Download - ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE …
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICO No 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S 1300-01 ACTAS 1300.01.01
Actas de Comité de Estratificación Convocatoria al comité de Estratificación
Acta de Comité de Estratificación
Anexos Acta Comité de Estratificación
1
10
X
Se selecciona las Actas más importantes de cada año para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del Comité.
1300.01.02
Actas de Consejo Territorial de Planeación Convocatoria Consejo Territorial Planeación
Acta Consejo Territorial Planeación
Anexos Consejo Territorial Planeación
1 10
X
Se selecciona las Actas más importantes de cada año para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del Comité.
1300.01.03
Actas de Consejo Municipal de Gestión Riesgo y Desastres. Convocatoria al Consejo Municipal
Acta Consejo Municipal
Anexos Acta Consejo Municipal
1 10 x Se selecciona las Actas más importantes de cada año para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del Comité.
1300.01.04 Actas de Comité de Control Interno Convocatoria al comité de Control Interno
Acta de Comité
Anexos Acta Comité
1
10
X
Se selecciona las Actas más importantes de cada año para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del Comité.
1300.01.05 Actas de Comité de Mecí Convocatoria al comité Mecí
Acta de Comité
Anexos Acta Comité
1
10
X
Se selecciona las Actas más importantes de cada año para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del Comité.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
Entidad Productora: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA Oficina Productora: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICO COS 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S 1300-01.06
Actas de Compromiso Anexos
10
X
Se selecciona las Actas más importantes de cada año para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del Comité.
1300.01.07 Actas de Ética
Anexos
1
10
X
Se selecciona las Actas más importantes de cada año para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del Comité.
1300-02
CIRCULARES
1 x
Se eliminan en el archivo de Gestión.
1300-03 1300.03.01 1300.03.02
COMUNICACIONES Comunicaciones Internas
Comunicaciones Externas
2 3 x Una vez culmine su periodo de retención documental se podrán eliminar prescribe los términos, se levantarán inventarios, y se convoca al Comité de Archivo.
1300.04 DERECHOS DE PETICIÓN Petición
Respuesta a la Petición Anexos a la respuesta de la Petición
Comunicación de traslado a otra entidad Recibo de pago de fotocopias
1
3
x Se selecciona el 10% de petición más importantes para conservarse en el archivo histórico, Una vez cumpla con su periodo de retención el Archivo Central se eliminará, ya que su valor legal y administrativo prescribe.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS No 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
1300.05
ESTUDIOS PREVIOS 1
20
x Se selecciona 30% de los estudios
previo de los Contratos más
importante para conservarse en el
Archivo Histórico previo concepto del
historiador y bajo la aprobación del
comité de Archivo.
1300.06
PROGRAMA SISBEN W 3
1300.06.01 Fichas Familiares Sisben
5
10
X
Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para
conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de Archivo.
1300.06.02 Encuesta Nueva 5
10
X
Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para conservarse en el Archivo Histórico
previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de Archivo.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS No 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
1300.06.03
Inclusión de Personas
5
10
X
Se selecciona 10% de las fichas
familiares mas importante para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y
bajo la aprobación del comité de Archivo.
1300.06.04
Modificación de Fichas del Sisben
5
10
X
Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para
conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de
Archivo.
1300.06.05 Retiro de Hogar 5
10
X
Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para conservarse en el Archivo Histórico
previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de Archivo.
1300.06.06 Retiro de Ficha 5
10
X
Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y
bajo la aprobación del comité de Archivo.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS No 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
1300.06.07
Retiro de Persona
5
10
X
Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para
conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de Archivo.
1300.07 INFORMES
1300.07.01 Informes de Gestión 4
6
X
Una vez termine su periodo de retención se debe cumplir con el
levantamiento de inventario y
convocar al comité de archivo se
eliminarán por carecer de valores tanto primarios como secundarios.
1300.07.02
Informes de Actividades
Informe Trimestral
Informe ley 1474
Informe ley DAFP
4
6
X
Una vez termine su periodo de
retención se debe cumplir con el levantamiento de inventario y
convocar al comité de archivo se
eliminarán por carecer de valores
tanto primarios como secundarios.
1300.07.03 Informe Plan de Mejoramiento
Contraloría Departamental
Contraloría Nacional
Informe Auditoria
Ficha Técnica
Mapa de Riesgos
Seguimiento a los procesos
Avances
4
6
X
Una vez termine su periodo de
retención se debe cumplir con el
levantamiento de inventario y
convocar al comité de archivo se
eliminarán por carecer de valores tanto primarios como secundarios.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS CODIGO 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
1300.07.04
Informes Inspección Ocular
Solicitud
formato de programación visita
Informe de inspección ocular (inspección de
Policía)
Reporte de visita técnica
Acta de inspección , Juzgado ó Fiscalía
4
6
X
Una vez termine su periodo de
retención se debe cumplir con el
levantamiento de inventario y convocar al comité de archivo se
eliminarán por carecer de valores
tanto primarios como secundarios.
1300.07.05
Informe de seguimiento
Planes de Desarrollo Municipal
Planes de Acción
4
6
X
Una vez termine su periodo de
retención se debe cumplir con el levantamiento de inventario y
convocar al comité de archivo se
eliminarán por carecer de valores
tanto primarios como secundarios.
1300.07.06 Informes a Entidades del Estado
Planeación Nacional
Planeación Departamental
Ficha Técnica
4
6
X
Una vez termine su periodo de
retención se debe cumplir con el
levantamiento de inventario y
convocar al comité de archivo se eliminarán por carecer de valores
tanto primarios como secundarios.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS CODIGO 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S 1300.08 LICENCIAS URBANÍSTICAS
1300.08.01
Licencia de Adecuación – Modificación –Ampliación.
fotocopia de la escritura
fotocopia del paz y salvo del predial (vigente 1 año)
fotocopia del certificado de tradición y libertad (vigente 1 meses)
fotocopia de recibos de agua y luz
4 juegos de planos arquitectónicos con su cuadro de aéreas y los planos achurados en donde se realiza la ampliación
1 plano de localización.
3 juegos de planos ejes, cimientos y desagües, hidráulico, eléctrico, estructural, detalles constructivos, cubierta y fachadas-
los planos deben ir firmados por el propietario, dibujante/o profesional quien realizó el diseño.
memoria de cálculo.
memorial responsable cumpliendo con la nsr-10 .
planos en medio magnético (CD)
los planos deben ir firmados por el propietario, dibujante/o profesional quien realizó el diseño.
si es propiedad horizontal: autorización y aprobación de los planos por la administración del condominio o conjunto para la ampliación.
2
12
x
Culminado el tramite la serie se conservar 2 años en el Archivo de Gestión, posteriormente se transfiere al Archivo central doce años y se traslada al archivo Histórico se conservara totalmente par que sirva de consulta e información histórica y desarrollo del Municipio.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS CODIGO 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S 1300.09 LICENCIAS URBANÍSTICAS
1300.09.01
Licencia de Construcción - Obra Nueva formulario único nacional (relacionando los
predios colindantes)
copia de la escritura
copia del paz y salvo predial (vigente 1 año)
copia del certificado de libertad y tradición (vigencia 1 mes)
certificado de disponibilidad de servicios (agua, luz y alcantarillado)
3 juegos de planos arquitectónicos con su respectivo cuadro de aéreas (que contenga ejes, cimientos, desagües, plantas, cortes, cubierta y fachadas)
1 plano de localización
2 juegos de planos hidráulico, sanitario y eléctrico
diseño estructural simplificado y memoria de calculo para construcciones de 1 y 2 pisos de acuerdo a la norma nsr/10.
para construcciones diferentes al titulo e de la norma, diseño estructural, memoria de cálculo y estudio de suelos.
memorial de responsabilidad del cumplimiento de
la nsr/10 por parte del constructor y el propietario
2
12
x
Culminado el tramite la serie se conservar 2 años en el Archivo de Gestión, posteriormente se transfiere al Archivo central doce años y se traslada al archivo Histórico se conservara totalmente par que sirva de consulta e información histórica y desarrollo del Municipio.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS CODIGO 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S 1300.09
1300.09.01
Licencia de Construcción – Obra Nueva
planos en medio magnético (cd)
si es propiedad horizontal (autorización y aprobación de los planos por el administración del condominio)
para construcción de piscinas, cumplimiento de la ley 1209 de 2008 y decreto 2171 de 2009.
poder debidamente otorgado, cuando se actúe mediante apoderado.
copia del documento de identidad del solicitante (personas naturales) o certificado de existencia y representación legal.
copia de tarjetas profesionales
2
12
x
Culminado el tramite la serie se conservar 2 años en el Archivo de Gestión, posteriormente se transfiere al Archivo central doce años y se traslada al archivo Histórico se conservara totalmente par que sirva de consulta e información histórica y desarrollo del Municipio.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS CODIGO 1300
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
1300.10 LICENCIAS URBANISTICAS
1300.10.01 Licencia de Cerramiento
Formulario único nacional Fotocopia de escritura
Paz y Salvo Predial Certificado de Tradición y Libertad
Presupuesto de Cerramiento Tres Copias de planos del cerramiento
12
x
Culminado el tramite la serie se conservar 2 años en el Archivo de Gestión, posteriormente se transfiere al Archivo central doce años y se traslada al archivo Histórico se conservara totalmente par que sirva de consulta e información histórica y desarrollo del Municipio.
1300.11 PROYECTOS
Ficha EBI
Formulación de Proyectos
Soportes técnico viabilidad
Informe de seguimiento del proyecto
Acta de finalización del proyecto
5
20
x
Se conservaran en el Archivo
histórico previo concepto de un
historiador y bajo la aprobación del comité de archivo.
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo
REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE RICAURTE
NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo