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ENTIDAD PRODUCTORA: RED DE SALUD DEL ORIENTE- E.S.E HOJA N° 1 DE 2

OFICINA PRODUCTORA: JUNTA DIRECTIVA

CODIGO DE OFICINA: 100

100.03 ACTAS

100.03.11 >Acta Reunion Junta Directiva

100.05 ACUERDOS

100.05.01 > Acuerdos Administrativos y Normativos

100.05.02 > Acuerdos de Talento Humano 2 10

X

100.05.03 > Acuerdos Presupuestales 2 10

X

JUNTA

DIRECTIVA

2 10

2

La serie Actas una vez cumplido su tiempo

de retención en el Archivo de Gestión del

área al que corresponda su custodia, pasa al

Archivo Central en formato papel, para su

optimizar consulta pasa a digitalización.

Para su conservación permanente se

microfilman los Acuerdos para optimizar

localización y busqueda. Los originales en

formato papel se conservan.









10 X

X

CÓDIGO

SERIES - Subseries - Tipos Documentales

TIEMPO DE

RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA SERIEARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected]

www.redoriente.net – Cali valle


OFICINA PRODUCTORA: JUNTA DIRECTIVA


100.1 COMUNICACIONES

100.10.01 >Externas

100.10.02 >Internas

100.55 INFORMES

110.55.21 >Informe General a la Junta Directiva

______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

2 10 X

Una vez culmine su periodo de retención

documental se conservan indefinidamente,

se levantarán inventarios y digitalización.

Circular 03 de 2015 AGN

CONVENCIONES: CT: Conservación Total o Permanente E: Eliminación O: Original S: Selección D: Digitalización AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central AH: Archivo Històrico

2 10 X





JUNTA

DIRECTIVA

PROCEDIMIENTO


GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

DISPOSICIÓN FINALCÓDIGO


TIEMPO DE

RETENCIÓN




OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA


110.03 ACTAS

110.03.10 >Actas General


110.10.01 >Externas

110.10.02 >Internas

110.42 FORMATOS

110.42.01 > Listado Maestro de Documentos




Archivo Central en formato papel, para






Muestra representativa del 10% según

comité de archivo.

2 10 X

2 10

PROCEDIMIENTO


GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

CÓDIGO


TIEMPO DE


X

2 10 XGERENCIA




OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA


110.55 INFORMES

110.55.01 >Informe A Entidades de Control

110.55.11 >Informe de Gestión Institucional

-Informe de Gestión por Dependencia

-Indicadores de Gestión

110.100 RESOLUCIONES

110.100.10 >Resoluciones Reglamentarias

2 10 X






______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

E S D




Circular 03 de 2015 AGNGERENCIA

2 10 X

CÓDIGO


TIEMPO DE


PROCEDIMIENTO


GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T




OFICINA PRODUCTORA: PLANEACIÓN


111.03 ACTAS

111.03.10 >Acta General


111.10.02 >Internas

111.42 FORMATOS

111.42.01 >Listado Maestro de Documentos

111.55 INFORMES

111.55.08 >Informe de Evaluacion Plan de Desarrollo

-Evaluación de Indicadores

-Evaluación de los Planes de Acción

111.55.11 >Informe de Gestión Institucional

111.55.12 >Informe de Gestión por Procesos

111.55.25 >Informe Rendición de Cuentas

111.78 PLANES

111.78.01 >Plan Bienal de Inversion

111.78.04 >Plan de Desarrollo Institucional

X

2 10 X

2 10 X

X





CÓDIGO


TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTODEPENDENCIA SERIE

ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D







comité de archivo.





X X

PLANEACIÓN

2 10 X

2 10

X





2 10 X

Calle 72U No. 28E-00 telefono 4377777 visitanos en www.redoriente.net.co


OFICINA PRODUCTORA: PLANEACIÓN


-Acta de aprobacion Plan Estrategico Junta Directiva

-Evaluacion plan de desarrollo institucional

111.78.07 >Plan de Gestion del Gerente

-Informe Evaluacion Plan de Gestion del Gerente

111.78.11 >Planes de Acción por Proceso

-Acta de Evaluación Planes de Accion

-Planes de mejoramiento

111.82 PROYECTOS

111.82.01 >Próyectos de Inversion

-Proyectos de Inversion Recursos Propios

-Proyectos de Inversion M.G.A


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA





X2 10 X





2 10 X X

CÓDIGO


DEPENDENCIA SERIE

PLANEACIÓN

TIEMPO DE


PROCEDIMIENTOARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D



OFICINA PRODUCTORA: SIAU


112.03 ACTAS


112.03.12 >Acta Reunión Asociación de Usuarios

- Apertura de Buzones PQRD

- Comité de Etica

- Reunion con personal


112.10.02 >Internas

112.42 FORMATOS


112.55 >INFORMES

112.55.22 >Informe Gestion SIAU

X

X

2 10 X X

2 10 X

PROCEDIMIENTO


comité de archivo.

CÓDIGO




GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

10 X


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

____________________________________________

LUGAR Y FECHA





2 10 X X

SIAU

2












OFICINA PRODUCTORA: CALIDAD


113.03 ACTAS 2 10 X X


113.10 COMUNICACIONES 2 10 X X

113.10.01 >Externas

113.10.02 >Internas

113.33 CONTROLES 2 10 X X

113.33.01 >Autoevaluacion Sistema Unico de Acreditacion

113.33.02 >Autoevaluacion Sistema Unico de Habilitacion

113.55 INFORMES 2 10 X

113.55.09 >Informe de Gestión

113.70 MANUALES 2 10

113.70.03 >Manual, Guias ,Protocolos y Procedimientos

113.78 PLANES 2 10 X X

113.78.05 >Plan de Gestión

- Informe de Indicadores

- Informe adutiroría de calidad

113.80 PROGRAMAS 2 10 X X

113.80.1 >Otros programas

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO




GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA





CALIDAD



























OFICINA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO


114.03 ACTAS

114.03.01 >Acta Comité Coordinador

114.03.02 >Acta Comité de Control Interno y Calidad

114.03.10 Acta General


114.10.02 >Internas

114.42 FORMATOS


114.55 INFORMES

114.55.04 >Informe Auditorías Internas

- Acta de Apertura

- Lista de Chequeo

- Entrevista Semi Estructurada

- Acta Cierre De Auditorias

- Plan De Mejoramiento

- Formato Citación Auditorias

- Formato Cronograma De Auditoria

- Programa Anual De Auditorias

- Formato De Identificación De Áreas Críticas

CONTROL

INTERNO


documental se conservan indefinidamente, se

levantarán inventarios y digitalización. Circular

03 de 2015 AGN

X

X

2 10 X

X

E S D

X




03 de 2015 AGN

PROCEDIMIENTO

2 10 X

CÓDIGO




GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T




03 de 2015 AGN

Muestra representativa del 10% según comité

de archivo.

2 10

2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO


114.55.03 >Informe Auditoría De Control Interno Contable

114.55.20>Informe Ejecutivo Anual de Evaluación al Sistema de Control

Interno

114.55.24 >Informe Pormenorizado de Control Interno Cuatrimestral

114.55.27 >Informe Sobre Sistema PQR

114.78 PLANES

114.78.02 >Plan de Accion

114.78.03 >Plan de Auditoria de Control Interno

114.78.08 >Plan de Mejoramiento

CONTROL

INTERNO




03 de 2015 AGN

X2 10 X

______________________________

FIRMA RESPONSABLE

________________________________________

LUGAR Y FECHA




03 de 2015 AGN


2 10 X X

CÓDIGO




ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D



OFICINA PRODUCTORA: AUDITORIA MEDICA


115.03 ACTAS

115.03.06 >Acta Comité de Historias Clinicas


115.10.01 >Externas

115.10.02 >Internas

115.42 >FORMATOS


115.55 INFORMES

115.55.04 >Informe de Auditorias Internas


115.70 MANUALES

115.70.03 >Manual de Guías, Protocolos y Procedimientos








ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D






comité de archivo.










______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

X

2 10 X

X

2 10 X X

AUDITORIA

MEDICA

2 10 X

2 10

X

2 10 X X



OFICINA PRODUCTORA: VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA DE LAS ENFERMEDADES DE INTERES EN SALUD PUBLICA


120.03 ACTAS



120.10.01 >Externas

120.10.02 >Internas

120.42 FORMATOS


120.55 INFORMES


120.55.15 >Informe de Promocion y Prevencion

120.80 PROGRAMAS

120.80.05 >Programa de Promoción y Prevención

- Plan de accion

- Actas

- Comunicaciones

- Planes de mejoramiento


Estos documentos deben ser conservados

debido a su valor para la investigación social

y como documento retroalimentador para el

planeamiento de programas futuros





SUBGERENCIA

DE PROMOCIÓN

Y PREVENCIÓN

2 10 X

2 10 X X

2 10

PROCEDIMIENTO






______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

CÓDIGO




GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E






comité de archivo.

S D

X

X

2 10 X

2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA DE LAS ENFERMEDADES DE INTERES EN SALUD PUBLICA

CODIGO DE OFICINA: 120.1

120.1.03 ACTAS

120.1.03.10 >Acta General


120.1.10.01 >Externas

120.1.10.02 >Internas

120.42 FORMATOS

120..1.42.01 > Listado Maestro de Documentos

120.1.55 INFORMES

120.1.55.05 >Informe COVE Institucional

120.1.55.13 >Informe de Investigacion Epidemiologico

120.1.55.14 >Informe de Perfil Epidemiologico

120.1.55.16 >Informe de Unidades de Analisis COVE

PROCEDIMIENTO

X

CÓDIGO




GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D






comité de archivo.

VIGILANCIA

EPIDEMIOLOGICA

DE LAS

ENFERMEDADES

DE INTERES EN

SALUD PUBLICA

2

2 10






2 X






______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

X2 10 X

10 X

X

10 X



OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CLINICA


120.1.03 ACTAS

130.03.3 >Acta Comité de Etica e Investigacion

130.03.10 > Acta General


130.10.01 >Externas

130.10.02 >Internas

130.42 FORMATOS


130.55 INFORME


- Informe

- Cuadros Estadísticos

SERIEARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

C.T E S D





PROCEDIMIENTO


comité de archivo.






CÓDIGO



DEPENDENCIA

2 10 X

SUBGERENCIA

CLINICA

X2 10 X

X

2






2 10 X X

10 X X



OFICINA PRODUCTORA: CENTROS DE SALUD


131.03 ACTAS



131.10.02 >Internas

131.42 FORMATOS


131.55 INFORMES

131.55.15 >Informe de Promoción y Prevención

CT E S D









PROCEDIMIENTO


comité de archivo.






______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

X

2 10

CÓDIGO




GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

CENTROS DE

SALUD

2 10 X

X X

2 10 X

X2 10 X




CODIGOCENTRO DE SALUD

131.1 Hospital Carlos Holmes Trujillo Calle 72 U # 28E - 00 Poblado II 4377777 ext 7119

131.2 Centro Salud Diamante Calle 41 Carrera 33C Esquina El Diamante 4372866 / 4372848

131.3 Puesto Salud Calipso Carrera 28E Calle 72 4379047

131.4 Puesto Salud Ricardo Balcazar Carrera 26I Diagonal 71A1 - 71C 6629937

131.5 Puesto Salud Ulpiano Lloreda Calle 72 Carrera 24 esquina 6631689

131.6 Puesto Salud Poblado Carrera 28 F # 72 X - 00 4370038

131.7 Puesto Salud Charco Azul Diagonal 70B # 72 - 00 Esquina 5213185

131.8 Puesto de Salud Los Lagos Carrera 26P Calle 72 O 4370039

131.9 Puesto de Salud El Vergel Calle 46B # 34A - 04 4370033

132 Puesto de Salud Comuneros II Calle 72F # 28A - 00 4269999

132.1 Centro Salud Marroquin Cauquita Diagonal 26 J Transversal 80 - 03 4483268 - 69

132.2 Puesto de Salud Alfoso Bonilla Aragón Carrera 26U Calle 76 4229748

132.3 Puesto de Salud Alirio Mora Beltrán Calle 73B1 Carrera 26 4229351

132.4 Puesto de Salud Manuela Beltrán Carrera 26K Calle 108 esquina 4483232

132.5 Puesto Salud Intervenidas Transv. 103 # 26P - 1S - 27 4483267

132.6 Puesto Salud Los Naranjos Carrera 26 G3 Calle 77 esquina 4224805

132.7 Centro de Salud Decepaz Carrera 26A # 123 - 10 4205990

132.8 Puesto de Salud Pizamos Calle 122D # 28G - 105 4205989

132.9 Puesto de Salud Potrero Grande

133 Puesto de salud Navarro

133.1 Centro de Salud El Vallado Cra. 41B Calle 50 esquina 3276884

133.2 Puesto de Salud Comuneros Calle 54B # 30A - 03 4370228

133.3 Puesto de Salud Córdoba Carrera 50 Calle 50 Ciudad Córdoba 3380699

133.4 Puesto de Salud El Retiro Carrera 39B Calle 49 esquina 4370031



OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ODONTOLOGIA


132.03 ACTAS

132.03.10 >Acta General 2 10 X X

132.10 COMUNICACIONES 2 10 X X

132.10.02 >Internas

132.42 FORMATOS 2 10 X



ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E S D

CÓDIGO



COORDINACION

ODONTOLOGICA






comité de archivo.


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

__________________________________________

LUGAR Y FECHA







OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN DE SERVICIOS HOSPITALARIOS


133.03 ACTAS



133.10.02 >Internas

133.42 FORMATOS


133.55 INFORMES

133.55.23 >Informe de Novedades

CÓDIGO


TIEMPO DE


PROCEDIMIENTO


GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S






comité de archivo.






______________________________

FIRMA RESPONSABLE

________________________________________

LUGAR Y FECHA

X

2 X

URGENCIAS,

HOSPITALIZACIÓN

Y PARTOS

10 X

2 10 X

2 10 X

2 10

X

D






X



OFICINA PRODUCTORA: GESTION DE SERVICIOS DE LABORATORIO


134.03 ACTAS



134.10.2 >Internas

134.42 FORMATOS


134.55 INFORMES

134.55.6 >Informe de Control de Calidad

. Informe de Indicadores y Control de calidad





CÓDIGO


TIEMPO DE


PROCEDIMIENTO


GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E S D






comité de archivo.





______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

X

2 10 X X


X

2 10 X X

LABORATORIO

CLINICO

2 10 X

2 10



OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN DE SERVICIOS DE IMAGENOLOGIA


135.03 ACTAS



135.10.02 >Internas

135.42 FORMATOS


135.55 INFORMES


- Informe de Indicadores y Control de calidad - Diagnósticos


TIEMPO DE



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E S D





PROCEDIMIENTO


comité de archivo.






______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

IMAGENOLOGIA





2

CÓDIGO

10 X X

X

2 10 X

2 10 X

X2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN DE SERVICIOS TERAPEUTICOS


136.03 ACTAS



136.10.02 >Internas

136.42 FORMATOS



comité de archivo.


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

X

TERAPEUTICA

2 10









X

CÓDIGO




ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E S D

X

2 10 X

2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN DE SERVICIOS FARMACEUTICOS


137.03 ACTAS



137.10.2 >Internas

137.42 FORMATOS


137.55 INFORMES


PROCEDIMIENTO


comité de archivo.


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

X

2 X

CÓDIGO




GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E S D

SERVICIO

FARMACEUTICO





2 10 X

10









X

2 10 X X

2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA


140.03 ACTAS

140.03.09 > Acta De Reunión De Personal



140.10.01 >Externas

140.10.02 >Internas

140.42 FORMATOS







comité de archivo.


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

2 10 X X

X

CÓDIGO









ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

SUBGERENCIA

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

2 10 X

2 10

X



OFICINA PRODUCTORA: PRESUPUESTO


141.03 ACTAS



141.10.02 >Internas

141.42 FORMATOS


141.55 INFORMES

141.55.07 Informe Ejecucion Presupuestal


- Indicadores de Gestión

- Actividades

- Cronograma

141.55.17 >Informe Decreto 2193 Anual

- Comunicación Externa

- Circular Externa

- Envío de Formularios

- Datos Generales

- Unidades Dependientes

- Ingresos

DISPOSICIÓN FINAL

DEPENDENCIA SSERIEARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E D









Muestra representativa del 10% según comité

de archivo.

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO


TIEMPO DE

X

2 10 X

2 10 X

X

2 10 X

PRESUPUESTO

2 10 X X









- Gastos

- Balance de Comprobación

- Facturación

- Cartera por Deudor

- Pasivos

- Mecanismos de Pago

- Balance General

- Estado de actividad

- Balance Comprobación de Saldos

- Capacidad Instalada

- Producción

- Recursos Humanos

- Pasivo Prestacional

- Formulario de Infraestructura de la Sede

141.55.18 >Informe Decreto 2193 Trimestral

- Comunicación Externa

- Envío de Formularios

- Circular Externa

- Datos Generales

- Cartera por Deudor

- Pasivo


ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

PRESUPUESTO 2

CÓDIGO







10 X X





- Producción

- Ejecución Presupuestal

- Balance de Comprobación Caja y Bancos

- Contratación

- Procesos Judiciales

- Balance General

- Estado de Actividad


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA


ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

XPRESUPUESTO 2

CÓDIGO TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL






10 X



OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS



142.10.02 >Internas

142.42 FORMATOS


142.55 INFORMES


C.T E S D


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

PROCEDIMIENTO






comité de archivo.





COSTOS

2 10

CÓDIGO


TIEMPO DE



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

X

2 10 X X

X

X2 10 X




OFICINA PRODUCTORA: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


143.03 ACTAS



143.10.01 >Externas

143.10.02 >Internas

143.30 CONTRATOS

- Estudio previo

- Certificado de Disponibilidad presupuestal

- Solicitud de cotización del ordenador del gasto

- Cotización o propuesta

- Acta de Evaluación de propuestas o cotizacion

- Contrato

- Registro presupuestal

- Garantía única o mecanismo de cobertura de riesgo cuando

aplique

- Acta de inicio cuando aplique

- designación del interventoria o supervision

- SECOP

143.30.01 >Contrato de Obra

143.30.02 >Contrato De Prestacion De Servicio o de Apoyo a la Gestion


ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

CÓDIGO







2 10 X X

X





JURIDICA

2 10 X

2 10 X





X



OFICINA PRODUCTORA: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


143.30.03 >Contrato Sindical

143.30.04 Contrato u Orden de Compra de Consumo

143.30.05 Contrato u Orden de Compra de Activos Fijos

143.30.06 Contrato u Orden de Mantenimiento

143.30.07 >Contrato u Orden de Suministro

143.30.08 >Contrato y/o Convenio Interadministrativo

143.42 FORMATOS


143.37 EXPEDIENTES

143.37.01 Derecho de Peticion

143.37.02 Procesos Judiciales

143.37.03 Tutelas

143.7 MANUALES

143.70.02 - Manual de Contratación

143.70.04 - Manual de Supervision e Interventoria


comité de archivo.






______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_________________________________________

LUGAR Y FECHA





2 10 XCONTRACIÓN

DE BIENES Y

SERVICIOS

2 10

X2 10 X

2 10 X X

CÓDIGO




ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D





X X



OFICINA PRODUCTORA: FACTURACIÓN


144.03 ACTAS

144.03.07 >Acta de Conciliación


144.10.01 >Externas

144.10.02 >Internas

144.42 FORMATOS


C.T E S D


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

____________________________________

LUGAR Y FECHA

PROCEDIMIENTO


comité de archivo.









FACTURACION

2 10

CÓDIGO


TIEMPO DE



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

X

2 10 X X

X

2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: RECURSOS FISICOS (BIOMEDICO-INFRAESTRUCTURA)


145.03 ACTAS



145.10.01 >Externas

145.10.02 >Internas

145.42 FORMATOS


145.50 HISTORIAS

145.50.03 Hoja De Vida De Equipos

145.55 INFORMES

145.55.02 >Informe Anexo 04 Semestral

145.70 MANUALES


C.T E S D

PROCEDIMIENTO


comité de archivo.













ARCHIVO

CENTRAL

2

X

SERIEARCHIVO

GESTIÓN

2 10 X

2 10 X

10

2 10 X









CÓDIGO


TIEMPO DE


DEPENDENCIA

X

2 10 X

2 10 X

XMANTENIMIENTO

BIOMEDICO E

INFRAESTRUCTURA

X



OFICINA PRODUCTORA: RECURSOS FISICOS (BIOMEDICO-INFRAESTRUCTURA)


145.83 REPORTES

145.83.01 >Reporte de Mantenimiento de Equipos Industriales

145.83.02 >Reporte de Seguridad Electronica en Equipos Biomedicos

145.83.03 >Reporte de Zonas Verdes o Adyacentes

145.83.04 >Reporte Mantenimiento de Equipos Biomedicos

CONVENCIONES: CT: Conservación Total o Permanente E: Eliminación O: Original S: Selección D: Digitalización AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central AH:

Archivo Històrico

______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA





PROCEDIMIENTO


GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

MANTENIMIENTO

BIOMEDICO E

INFRAESTRUCTURA

CÓDIGOTIEMPO DE



X2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: CARTERA


146.03 ACTAS

146.03.07 >Acta De Conciliación


146.10.01 >Externas

146.10.02 >Internas

146.42 FORMATOS

146.42.01 <Listado Maestro de Documentos

146.55 INFORMES



______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

2 10 X X

CARTERA









2 10 X

CÓDIGO




ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

X

2 10 X


comité de archivo.





X

2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA



147.10.01 >Externas

147.10.02 >Internas

147.42 FORMATOS

147.42.01 >Listado Maestro Documentos

147.74 MOVIMIENTO DE TESORERIA

147.74.01 >Boletin de Caja y Banco en Efectivo

147.74.02 >Comprobante de Egresos Titulo Valor

147.74.03 >Comprobante de Egresos Transferencia Bancaria

147.74.04 >Comprobante de Ingreso en Efectivo

147.74.05 >Comprobante de Ingreso por Cheque

147.74.06 >Comprobante de Ingreso por Transferencia Electronica

147.74.07 >Comprobante de Ingreso por Transferencia Electronica

147.74.08 >Notas de Tesoreria

CÓDIGO




ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

2


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

X

TESORERIA

2 10 X

2 10 X





X

10 XMuestra representativa del 10% según

comité de archivo.







OFICINA PRODUCTORA: RECURSOS FISICOS (ACTIVOS FIJOS Y ALMACEN)


148.03 ACTAS


148.03.04 > Acta de Baja de Activos

- Concepto Tecnico

- Denuncia


148.10.1 >Externas

148.10.2 >Internas

148.42 FORMATOS


148.55 INFORMES

148.55.19 Informe del Sistema de Informacion

______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA


comité de archivo.






ALMACEN Y

ACTIVOS FIJOS

2 10 X X

2 10 X





CÓDIGO




ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D





X

2 10 X

2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD


149.07 CERTIFICADOS

149.07.02 >Certificaciones Fiscales

- IVA

- Renta

- ICA


149.10.01 >Externas

149.10.02 >Internas

149.35 DECLARACIONES FISCALES

149.35.01> Declaraciones de Recaudo otros Impuestos e Industria y

Comercio

- Estampillas Pro hospital

- Formato Especifico para la Declaración

- Reporte de Movimiento de Cuentas

- Requerimientos

- Aclaración a Requerimientos

- Documentación Soporte Bancario

- Comunicaciones Internas y Externas

149.35.2 >Declaraciones de RENTA

- Declaración de Renta Anual

- Formato de la Declaración

149.35.03 >Declaración Rete fuente DIAN

- Formulario de la Declaración

- Reporte del Movimiento de las Cuentas

- Requerimientos de la DIAN

- Aclaración de Requerimientos

- Recibos de Pago de Retención

- Comunicaciones

- Medio Magnético

- Medio Físico

149.35.04 >Estampillas Pro Hospitales del Valle

- Formulario

- Soportes

- Pagos


ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

CÓDIGO



X X

2 10 X

2 10 X













X

X

CONTABILIDAD

2 10



OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD


149.42 FORMATOS


149.55 INFORMES

149.55.01 >Informe a Entidades de Control

- Informe CHIP a la Contaduría de la Nación Trimestral)

- Informe Circular Única a la Supersalud

- Información Exógena DIAN (Anual)

- Informe de Rendición de Cuenta Trimestral a la Contraloria

- Informe de Cierre Anual

- Informe Estados Financieros

149.55.09 >Informe de Gestion

- Estados Contables

- Indicadores Financieros

149.73 MOVIMIENTOS CONTABLES

149.73.01 > Causaciones Cuentas por Pagar

149.73.02 > Conciliaciones

149.73.03 > Libros Auxiliares

149.73.04 > Notas Contables

X


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA





2 10 X X

C.T

X


comité de archivo.X





DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOE S D

X

CONTABILIDAD

CÓDIGO


TIEMPO DE

2

2 10


GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL



OFICINA PRODUCTORA: SALUD OCUPACIONAL


150.03 ACTAS



150.10.01 >Externas

150.10.02 >Internas

150.42 FORMATOS


150.55 INFORMES

150.55.26 >Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo

150.78 PLANES

150.78.10 Plan Hospitalario de Emergencia

150.83 REPORTES

150.83.05 >Reportes Accidentes de Trabajo


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA





2 10 X X

2 10 X


comité de archivo.

CÓDIGO




ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D





X

2 10 X X

SALUD

OCUPACIONAL

2 10 X

2 15

2 10 X

X

X

X



OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN DOCUMENTAL


151.03 ACTAS

151.03.05 >Acta de Comité de Gestión Documental (Archivo)

- Acta

- Informes

- Proposiciones

- Normas y legislaciones Archivísticas vigentes

151.03.08 > Actas de Eliminación Documental

- Listado de serie o documentos eliminados ( formato

especifico)


151.10.02 >Internas

151.42 FORMATOS


154.50 HISTORIAS

154.50.01 >Historias Clinicas

C.T E S D

PROCEDIMIENTO


comité de archivo.





CÓDIGO


TIEMPO DE



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

GESTION

DOCUMENTAL

X

X

X

2 10

2 10 X

2 10 X

2 10





X X







OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN DOCUMENTAL


151.55 INFORMES

151.55.09 >Informes de Gestión

151.70 MANUALES

151.70.03 >Manuales Guías y Protocolos


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA





D

CÓDIGO


TIEMPO DE


GESTION

DOCUMENTAL


GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

2 10 X X

PROCEDIMIENTO

C.T E S

X2 10 X



OFICINA PRODUCTORA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN


152.03 ACTAS

152.03.10 Acta General

152.06 BACK UPS

152.06.01 Back ups Sistemas de Informacion


152.10.01 >Externas

152.10.02 >Internas

152.42 FORMATOS


152.70 MANUALES


C.T E S D


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

PROCEDIMIENTO






comité de archivo.













2 10

CÓDIGO


TIEMPO DE



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

XX

X

X

X

SISTEMAS

2 10

3 10

2 10

2 10



OFICINA PRODUCTORA: ESTADISTICA



153.10.01 >Internas

153.42 FORMATOS


C.T E S D


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

__________________________________________

LUGAR Y FECHA

PROCEDIMIENTO






comité de archivo.

2 10 X

CÓDIGO


TIEMPO DE



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

ESTADISTICA

X

2 10 X X





154.03 ACTAS


154.07 CERTIFICADOS

154.07.01 >Certificado Laboral


154.10.01 >Externas

154.10.02 >Internas

154.42 FORMATOS


154.50 HISTORIAS

154.50.02 >Historia Laboral (Circular 04-2003 A.G.N.)

Resolución de nombramiento

Oficio de notificación del nombramiento

Documento de Identificación

Hoja de Vida (Formato Unico de Función Pública - SIGEP

Soportes documentales de estudios y experencia según la

naturaleza del cargoActa de posesión

Certificado de antecedentes fiscales

Certificado de antecedentes disciplinarios

Declaración juramentada de bienes y renta - sobre sellado.

Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso y egreso)

Afiliaciones: Salud (EPS), pensión, cesantías.

Verificación de títulos (personal asistencial)

2 10 X X

2 10 X X

2 X

TALENTO

HUMANO

X

DARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E

10Muestra representativa del 10% según

comité de archivo.

CÓDIGO



PROCEDIMIENTODEPENDENCIA SERIE S













2 10 X





2 10 X X





Actos Administrativos: situaciones adminstrativas Del

funcionario : Vacaciones, Licencias, Comisiones, Ascensos,

Traslados, Encergos, Permisos, Ausencias temporales,

Inscripcion en carrera administrativa, Pago de cesantías,

evaluación de desempeño, entre otros.

Actos Administrativos de retiro o desvinculación

154.55 INFORMES

154.55.01 >Informe a Entidades de Control


152.70 MANUALES

152.70.01 >Manual de Funciones y Competencias

154.78 Planes

154.78.02 >Plan de Acción

154.75.10 >Plan Institucional De Capacitación (PIC)

154.80 PROGRAMAS

154.80.01 >Otros programas

154.80.02 >Programa Agresion a la Mision Medica

154.80.03 >Programa de Bienestar Social Laboral e Incentivos

154.80.04 >Programa de Inducción y Reinducción

154.80.06 >Programa Docente Asistencial

TALENTO

HUMANO

2 10 X

2 10 X

2 10


______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

X

X

10 X

X

2

2 10 x x

CÓDIGO




ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D





X

X



OFICINA PRODUCTORA: GESTION AMBIENTAL


155.03 ACTAS



155.10.01 >Externas

155.10.02 >Internas

155.42 FORMATOS


155.55 INFORMES

155.55.10 >Informes de Gestión Ambiental

155.75 PLANES

155.75.06 >Plan de Gestión Ambiental

2 10

X2 10 X

X

2 10 X X

2 10 X






comité de archivo.

CÓDIGO


TIEMPO DE


PROCEDIMIENTO


GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALC.T E S D

GESTION

AMBIENTAL










______________________________

FIRMA RESPONSABLE

_____________________________________________

LUGAR Y FECHA

X X

2 10 X X


entidad productora: red de salud del oriente- e.s€¦ · entidad productora: red de salud del...

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