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INTEGRANTES
• LEIDY PARRA• YAMILE SANCHEZ
GRUPO 63.635
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
APLICADOS EN LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO
ELECTRONICO
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Instrumento utilizado para precisar actividades, responsabilidades y autoridades relacionadas
con la organización, con el propósito de cumplir con las políticas, directivas, objetivos y normas.
En las organizaciones disponen de sistemas de gestión con el propósito de asegurar sus
objetivos y cumplir con una misión.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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• Precisar responsabilidades de las actividades a realizar por cada uno de los trabajadores de la empresa, en este debe describirse con claridad las funciones especificas del cargo a desempeña en la entidad.
• Facilitar la evaluación del desempeño de los trabajadores.
OBJETIVO
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• Permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la ejecución de las actividades a desempeñar del trabajo evitando la repetición de instrucciones.
• Es una herramienta de orientación e integración del personal nuevo para facilitar su corporación al trabajo.
• Se aprovecha el Talento Humano y los recursos materiales
¿PARA QUE SIRVE?
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Es cualquier representación en forma electrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediante mensajes de datos.
Es también un método de expresión que requiere de un instrumento de conservación,
cancelación y transmisión, el cual está constituido por un aparato electrónico
DOCUMENTO ELECTRONICO
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Los archivos de texto creados en un computador.
Las fotografías digitales. Los videos digitales. Los correos electrónicos. La música digital Las páginas de Internet.
Son Documentos Electrónicos
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Los msj de texto y los msj multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS).
Los fax.Las hojas de cálculo.
En general, cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o
grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.
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El Manual ayuda a los archiveros a enfrentarse a los retos que plantean las modernas tecnologías de la información para los
archivos. Ofrece orientación en un entorno en rápido cambio y enfoques tácticos para
problemas prácticos. Su objetivo es ayudar a los archiveros a garantizar la conservación de
documentos electrónicos comprensibles y accesibles a lo largo del tiempo.
VENTAJAS
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FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN ALFONSO
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EL RECTOR DE La FUNDACION UNIVERSITARIA SAN
ALFONZO, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el
acuerdo 01 de 1998
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• ARTICULO PRIMERO Adóptese el Manual de procesos y procedimientos de la FUNDACION UNIVERSITARIA SAN ALFONZO, cuyo texto es
el siguiente
RESUELVE
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DEPARTAMENTOS
1. RECTORIA • Secretaria General• Coordinación de Registro y Control • Oficina Aseguradora Jurídica• Oficina Asesora de Planeación• Oficina Asesora de Relaciones
Interinstitucionales Nacionales e Internacionales
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2. VICERRECTORIA ACADEMICA• Consejo Académico• Decanatura• Comité de autoevaluación y Currículo• Direcciones de Departamento• Dirección de Pregrado• Dirección de Posgrado
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• Docentes• Dirección de Investigación• Dirección de Proyección y Extensión
Social• Dirección de Biblioteca• Dirección de idiomas • Dirección de publicaciones
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3 VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
• Coordinación de Bienestar Institucional• Coordinación del Recurso Humano• Coordinación de Sistemas• Coordinación de Multimedia • Coordinación de Publicidad y Mercadeo
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• Coordinación de Planta física• Coordinación Suministros • Coordinación de Presupuesto y contabilidad• Coordinación de Cartera• Coordinación de Tesorería y Caja
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Los Procesos y Procedimientos adoptados deberán ser aplicados en las vicerrectorías de la FUNDACION UNIVERSITARIA SAN ALFONSO
por todos y cada uno de los funcionarios vinculados en el área respectiva, en ejecución de las funciones que les son propias, so pena
de incurrir en causal de mala conducta y demás acciones derivadas de su
incumplimiento.
ARTICULO SEGUNDO
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Toda modificación o actualización que deba realizarse a los Procesos y Procedimientos
adoptados mediante la presente Resolución, con el fin de mejorarlos para obtener la
eficiencia, eficacia y transparencia que se pretende con los mismos, deberá surtir la
oficialización correspondiente, y ser notificada a cada uno de los funcionarios de la
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN ALFONSO a que pertenece el proceso y el procedimiento
ARTICULO TERCERO
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• PARAGRAFO:
Corresponde a los jefes de cada Dependencia, velar por la aplicación y actualización del Manual de Procesos y
Procedimientos, cuando las circunstancias así lo ameriten por razones de cambio en
la normatividad sobre la materia o modernización de los trámites.
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Comuníquese la presente Resolución a los funcionarios de la FUNDACION
UNIVERSITARIA SAN ALFONSO para su conocimiento y aplicación.
ARTICULO CUARTO
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La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas la disposiciones que le sean contrarias
ARTICULO QUINTO
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GRACIAS POR SU ATENCIÓN
FIN
GRACIAS POR SU
ATENCIÓN