DIAGNÓSTICO SOBRE HALLAZGOS RECURRENTES
IDENTIFICADOS PARA EL SECTOR CULTURA,
RECREACIÓN Y DEPORTE, EN EL MARCO DE LOS
INFORMES DE AUDITORÍA REGULAR DE LA
CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, INFORME EJECUTIVO
ANUAL DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO,
INFORMES DE AUDITORÍAS INTERNAS Y EVALUACIÓN
CONTROL INTERNO CONTABLE
(Vigencia 2015)
Bogotá, D.C., febrero de 2017
(En cumplimiento de las funciones de control preventivo de la Veeduría
Distrital hacia el cumplimiento del ejercicio del control interno)
Acuerdo 24 de 1993, Artículo 9º
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
2
Tabla de contenido
Introducción ................................................................................................................................... 3
1. Análisis realizado ................................................................................................................... 4
1.1 Marco Normativo ................................................................................................................... 4
1.2 Objetivo General .................................................................................................................... 5
1.3 Objetivos Específicos ............................................................................................................ 5
1.4 Alcance .................................................................................................................................. 6
1.5 Metodología ........................................................................................................................... 6
2. Resultados .............................................................................................................................. 8
2.1 Hallazgos identificados por la Contraloría de Bogotá enmarcados como recurrentes ........ 14
2.2 Hallazgos recurrentes identificados por el Informe Ejecutivo Anual - DAFP .................... 16
2.3 Hallazgos recurrentes identificados en el informe presentado a la Contaduría General de la
Nación ....................................................................................................................................... 18
2.4 Hallazgos recurrentes identificados por las Auditorías Internas realizadas en cada
Entidad ...................................................................................................................................... 19
3. Conclusiones y Recomendaciones ...................................................................................... 22
3.1 Conclusiones ........................................................................................................................ 22
3.2 Recomendaciones ................................................................................................................ 23
Lista de tablas
Tabla 1. Tipología de hallazgos recurrentes .................................................................................................... 7
Tabla 2. Número de hallazgos por entidad ...................................................................................................... 8
Tabla 3. Distribución de hallazgos por tipología. .......................................................................................... 8
Tabla 4. Hallazgos no conformidad vs causas relacionadas ....................................................................... 9 Tabla 5. Relación de entidades del sector cultura que incurrieron en los hallazgos de la
Contraloría de Bogotá. ......................................................................................................................................... 16
Tabla 6. Relación de entidades del sector cultura que incurrieron en los hallazgos del DAFP ..... 17 Tabla 7. Relación de entidades del sector cultura que incurrieron en los hallazgos de la
evaluación al sistema de control interno contable. ...................................................................................... 19
Tabla 8. Relación de entidades del sector cultura que incurrieron en los hallazgos de las
auditorías Internas ................................................................................................................................................. 21
Lista de figuras
Figura 1. Participación de cada entidad del sector en el total de hallazgos. ........................................ 14
Figura 2. Hallazgos identificados por la Contraloría de Bogotá. ............................................................ 15
Figura 3. Hallazgos identificados por el informe ejecutivo anual – DAFP. ........................................ 17
Figura 4. Hallazgos identificados evaluación Control Interno Contable. ............................................ 18
Figura 5. Hallazgos identificados auditorías internas sector cultura. .................................................... 20
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
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Introducción
En el marco del cumplimiento de las obligaciones establecidas a la Delegada para la Eficiencia
Administrativa y Presupuestal de la Veeduría Distrital mediante el Acuerdo 24 de 1993, se
realizó un ejercicio de seguimiento e identificación de los hallazgos recurrentes registrados por
las diferentes instancias de verificación de gestión tales como las auditorías regulares
gubernamentales que efectúa la Contraloría Distrital anualmente, las evaluaciones realizadas al
control interno contable de cada entidad que son reportadas a la Contaduría General de la Nación
cada vigencia, el informe ejecutivo anual que se entrega al Departamento Administrativo de la
Función Pública (DAFP) donde se evalúa el Sistema de Control Interno de cada entidad y las
auditorías internas que practican las oficina de control interno cada vigencia.
De acuerdo con lo anterior, se procedió a elaborar el presente informe que contiene la
identificación y el análisis de la información recopilada en el sector cultura, recreación y deporte;
así mismo las conclusiones y/o recomendaciones debidamente soportadas.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
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1. Análisis realizado
El presente informe está estructurado en el marco de las funciones de control preventivo de la
Veeduría Distrital hacia el cumplimiento del ejercicio del control interno en las entidades del
sector cultura, recreación y deporte. A continuación se describe el marco normativo, objetivos,
alcance y metodología empleada para los análisis realizados a los informes de auditoría regular
de la Contraloría de Bogotá, informe ejecutivo anual de las oficinas de control interno, las
evaluaciones al control interno contable e informes de auditorías internas.
1.1 Marco Normativo
Constitución Política de 1991, con fundamento en los artículos 209 y 269 y el Decreto Ley
1421 de 1993 "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de
Bogotá" la Contraloría Distrital realiza el control fiscal a las entidades y hospitales del Distrito
mediante las auditorias regulares.
Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)”.
Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 2014.
Resolución 357 de 2008 “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de
reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”.
Circular Externa No 100-001-2015 del Departamento Administrativo de la Función Pública,
respecto a la presentación del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, a través de la
Evaluación y Seguimiento al Sistema de Control Interno y al de Gestión de la Calidad – NTCGP
1000:2009.
Acuerdo 24 de 1993 “Por el cual se determina la estructura orgánica de la Veeduría Distrital, se
definen sus funciones generales por dependencia; se establece su planta de personal se adopta el
sistema especial de nomenclatura y clasificación de cargos; se fija la escala de remuneración para
los distintos empleos y se dictan otras disposiciones”.
Artículo 8º. - Corresponde a la Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y
Presupuestal:
(…)
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
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b) Velar porque los funcionarios encargados del Control Interno cumplan eficientemente con
sus funciones, de conformidad con las normas vigentes.
Artículo 9º.
(…)
b. Verificar que las entidades del Distrito den cumplimiento al ejercicio del Control Interno
previsto en la normatividad vigente, para lo cual podrá hacer las respectivas evaluaciones.
c. Preparar las recomendaciones que deba hacer la Veeduría a la Administración Distrital en
materia de Control Interno.
Acuerdo 207 de 2006 “Por el cual se modifica la estructura orgánica, la planta y se ajusta la
nomenclatura y la clasificación de los empleos de la Veeduría Distrital”.
Artículo 5º.- Las funciones que según el artículo 9 del Acuerdo 24 de 1993, correspondían a
la Unidad de Apoyo para el Control Interno de la Veeduría Distrital, serán ejercidas por la
Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal.
Decreto 370 de 2014 “Por medio del cual se establecen normas relacionadas con el Programa
Anual de Auditoría a cargo de las Unidades u oficinas de control interno; la presentación de
reportes por parte de los responsables de tales dependencias al/la Alcalde/sa Mayor, y se
dictan otras disposiciones”.
1.2 Objetivo General
Analizar los hallazgos documentados en informes de auditoría interna, informes de auditoría
regular de la Contraloría de Bogotá, las evaluaciones realizadas al sistema de control interno
contable y los informes ejecutivos anuales de las oficinas de control interno reportadas al DAFP,
con el fin de identificar los tipos de hallazgos recurrentes en la vigencia 2015 en el sector cultura,
recreación y deporte.
1.3 Objetivos Específicos
Establecer categorías que agrupen los tipos de hallazgos identificados.
Analizar la información consolidada establecida en las categorías de hallazgos
identificados.
Documentar los resultados del análisis de información.
Realizar conclusiones y recomendaciones.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
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1.4 Alcance
Realizar análisis de información secundaria publicada por las entidades de forma oficial en sus
páginas web, correspondiente a los informes producto de las auditorías realizadas por la
Contraloría de Bogotá, informes ejecutivos anuales reportados al Departamento Administrativo
de la Función Pública, la evaluación al sistema de control interno contable y las auditorías
internas efectuadas en cada entidad del sector cultura durante la vigencia 2015 y así generar
recomendaciones de acuerdo a los resultados obtenidos.
1.5 Metodología
Para la elaboración del presente informe se solicitaron los informes de auditoría interna de la
vigencia 2015, a las siguientes entidades del sector cultura, recreación y deporte:
Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte (SCRD).
Instituto Distrital de Recreación y Deporte (IDRD).
Instituto Distrital de las Artes (IDARTES).
Orquesta Filarmónica de Bogotá (OFB).
Instituto Distrital de Patrimonio Cultural (IDPC).
Fundación Gilberto Alzate Avendaño (FUGA).
Canal Capital.
Los informes de auditoría regular de la Contraloría de Bogotá, se descargaron del sitio web:
http://www.contraloriabogota.gov.co/destino.asp?solicitud=informes.htm, link auditorías
gubernamentales; en este sitio web se encuentran los informes de auditorías regulares de la
vigencia 2015 realizadas por la Contraloría de Bogotá. Es importante anotar que las auditorías
que realiza la Contraloría están orientadas a revisar el fenecimiento (o no) de la cuenta, con
fundamento en la aplicación de los sistemas de control de gestión, resultados y financiero
(opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros), el acatamiento a las disposiciones
legales y la calidad y eficiencia del control fiscal interno.
Se revisaron las evaluaciones de la vigencia 2015 que realizaron las entidades al Sistema de
control interno contable publicadas en las páginas web de cada entidad y que son reportadas a la
Contaduría General de la Nación, con el fin de evaluar la efectividad de las acciones mínimas de
control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y
ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar, razonablemente, la producción de
información contable confiable, relevante y comprensible.
Se revisaron los informes ejecutivos anuales que fueron presentados al DAFP producto de la
evaluación que realizaron las entidades a la operación del Sistema de Control Interno,
correspondiente a la vigencia 2015, y que fueron allegados a la Veeduría vía correo electrónico.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
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Para la consolidación de la información se diseñó la siguiente matriz en Excel con base en los
hallazgos recurrentes identificados en los diferentes informes de auditoría, los cuales se
relacionaron con los requisitos establecidos en la Norma Técnica Colombiana para la Gestión
Pública NTCGP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, enmarcados en
las siguientes tipologías:
Tabla 1. Tipología de hallazgos recurrentes.
Hallazgos recurrentes
Entidades
SC
RD
OF
B
IDA
RT
ES
IDR
D
Ca
na
l
Ca
pit
al
FU
GA
IDP
C
Cumplimiento de actividades descritas en guías, manuales y
procedimientos internos
Cumplimiento de requisitos legales para la operación de las funciones de
la entidad
Control de registros
Control de documentos
Definición de objetivos, estrategias, metas, planes
Gestión del riesgo
Gestión de indicadores
Gestión Producto No Conforme
Gestión de planes operativos anuales
Ejecución de recursos
Avance cumplimiento metas
Cumplimiento planes de mejoramiento contraloría
Cumplimiento planes de mejoramiento interno
Operación Sistemas de información
Operación sistemas de comunicación internas y externas
Gestión de PQRS
Servicio al ciudadano
Planificación contractual
Inconsistencias en la ejecución contractual
Falta de Planeación direccionamiento estratégico
Incumplimiento de normas ambientales
Inconsistencias en los estados financieros de la entidad (control interno
contable)
Gestión del Talento Humano
Desarrollo de los proyectos y cumplimiento de metas
Debilidad en los procesos, procedimientos y formatos
Gestión Documental Archivo
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en los hallazgos repetitivos encontrados en los informes de
auditorías de las diferentes fuentes.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
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2. Resultados
Se revisaron 141 informes de auditoría bajo las condiciones anteriormente señaladas, en los
cuales se identificaron 1024 hallazgos así:
Tabla 2. Número de hallazgos por entidad. Entidad Hallazgos
SDCRD 112
OFB 117
IDARTES 227
IDRD 137
Canal Capital 316
FUGA 51
IDPC 64
TOTAL 1024
Fuente: elaboración Veeduría Distrital.
En la siguiente gráfica se muestra la relación de la tipología de hallazgos establecida vs. el
número de hallazgos identificados por todas las fuentes de información, así:
Tabla 3. Distribución de hallazgos por tipología.
Hallazgos
No. de
Hallazgos
Cumplimiento de actividades descritas en guías, manuales y
procedimientos internos
204
Cumplimiento de requisitos legales para la operación de las funciones de
la entidad
167
Control de registros 68
Control de documentos 84
Definición de objetivos, estrategias, metas, planes 7
Gestión del riesgo 17
Gestión de indicadores 23
Gestión Producto No Conforme 6
Gestión de planes operativos anuales 6
Ejecución de recursos 43
Avance cumplimiento metas 11
Cumplimiento planes de mejoramiento contraloría 14
Cumplimiento planes de mejoramiento interno 18
Operación Sistemas de información 31
Operación sistemas de comunicación internas y externas 16
Gestión de PQRS 1
Servicio al ciudadano 14
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
9
Hallazgos
No. de
Hallazgos
Planificación contractual 21
Inconsistencias en la ejecución contractual 73
Falta de Planeación direccionamiento estratégico 7
Incumplimiento de normas ambientales 2
Inconsistencias en los estados financieros de la entidad (control interno
contable)
83
Gestión del Talento Humano 7
Desarrollo de los proyectos y cumplimiento de metas 11
Debilidad en los procesos, procedimientos y formatos 41
Gestión Documental Archivo 49
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en la revisión de 141 informes de auditorías de las entidades del
Sector Cultura, vigencia 2015.
Con base en estos resultados es posible observar los hallazgos que se pueden enmarcar como
recurrentes, según las diferentes fuentes de información, toda vez que representan el 59% del
total de los hallazgos, en su orden:
Cumplimiento de actividades descritas en guías, manuales y procedimientos internos
que presentó el 20 % del total de los hallazgos.
Cumplimiento de requisitos legales para la operación de las funciones de la entidad con
el 16%.
Control de documentos con el 8%.
Inconsistencias en los estados financieros de la entidad (control interno contable) con el
8%.
Inconsistencias en la ejecución contractual con un 7%.
Las debilidades que dan origen a los hallazgos según los informes de auditoría de las diferentes
fuentes están asociadas entre otras a:
Tabla 4. Hallazgos no conformidad vs causas relacionadas. Hallazgo (No conformidad) Causas relacionadas
Cumplimiento de actividades descritas
en guías, manuales y procedimientos
internos.
Ejecución de actividades que no están contempladas en
procedimientos guías o manuales internos que están adoptados
oficialmente.
Debilidad en los registros y operación de puntos de control
establecidos en los procesos y procedimientos.
Incumplimiento de procedimientos adoptados por la entidad.
Falta de control y seguimiento al cumplimiento de los
procedimientos.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
10
Hallazgo (No conformidad) Causas relacionadas
Debilidad en los procesos de autocontrol.
Falta de seguimiento al cumplimiento de lo establecido en guías y
manuales internos.
Deficiencias en los procesos de Inducción y reinducción.
Cumplimiento de requisitos legales para
la operación de las funciones de la
entidad
Desconocimiento e incumplimiento de las normas aplicables a la
entidad y al sector público.
Incumplimiento de Leyes, Decretos, normas o requisitos legales
Nacionales o Distritales aplicables según la naturaleza de la entidad.
Incumplimiento del debido proceso frente a solicitudes quejas
peticiones o reclamos presentados por las partes interesadas.
Incumplimiento de normas internas.
Incumplimiento de políticas establecidas por la Alta Dirección de la
entidad.
Control de Documentos
Incumplimiento del procedimiento de gestión documental.
Documentos mal archivados.
Archivos documentales que no cumplen con la norma establecida
para su manejo.
Carpetas con documentos y soportes incompletos.
Tablas de retención desactualizadas.
Archivos de gestión que no corresponden con las tablas de retención
documental aprobadas.
Incumplimiento en el traslado de archivo de gestión al archivo
general.
Inconsistencias en los estados financieros
(control interno contable)
Las actividades de control no son eficaces y eficientes, afectan el
propósito de calidad, no otorgan un adecuado nivel de confianza; por
lo cual no contribuyen a la prevención y neutralización del riesgo
inherente al proceso contable, como propósito del Sistema Nacional
de Contabilidad Pública.
Falta de revelación de la cuenta en Notas a los Estados Contables.
Deficiencias en la operación del Comité de Saneamiento Contable
antes del cierre de cada vigencia.
Incumplimiento de la política contable de la entidad.
Falta de soporte documental de las cifras registradas en los estados,
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
11
Hallazgo (No conformidad) Causas relacionadas
informes y reportes contables.
Falta de manejo y conocimiento del régimen de contabilidad pública
aplicable para la entidad.
Adecuada utilización de cuentas para la clasificación de las
transacciones hechos u operaciones realizadas por la entidad contable
pública.
Adecuada utilización del catálogo General de cuentas.
Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias y
cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, contabilidad tesorería
y los demás procesos de la entidad.
Se realiza periódicamente la toma de inventarios y se realizan los
respectivos registros.
Falta de idoneidad de los servidores en la gestión financiera.
Inconsistencias en la ejecución
contractual
Inconsistencias en la constitución de garantías como pólizas.
Irregularidades en la Planeación suscripción, vigilancia y
seguimiento de la gestión contractual.
Reportes inoportunos en el SECOP.
Deficiente supervisión de los contratos.
Falta de documentos y soportes para la suscripción de contratos.
Deficiencias en la planeación reflejada en la carencia de estudios de
mercado de idoneidad.
Falta de liquidación de los contratos.
Celebración de contratos sin el lleno total de los requisitos legales,
sin tenerse en cuenta los principios de eficacia, economía, celeridad,
imparcialidad y publicidad, consagrados en el artículo 209 de la
Constitución Política, los cuales deben ir siempre encaminadas a las
actuaciones administrativas dentro del ejercicio de la función pública
garantizándose la transparencia.
Carencias de planeación y soportes relacionadas con adiciones,
prórrogas, suspensiones entre otras y la respectiva actualización de
las pólizas.
Inadecuado manejo, uso, organización y archivo de la documentación
que soporta la ejecución contractual.
Falta de control y seguimiento a las obligaciones contractuales.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
12
Hallazgo (No conformidad) Causas relacionadas
Pagos de contratos sin los debidos soportes documentales.
Falta de liquidación de los contratos.
Incumplimiento de los requisitos estipulados en el Manual de
Contratación, para la estructuración de la etapa precontractual
(estudios de conveniencia y oportunidad), contractual y pos
contractual.
Cumplimiento a planes de mejoramiento No se realizó un adecuado análisis causa raíz sobre los hallazgos
identificados por el ente de control.
Las acciones identificadas no subsanan la causa que dieron origen a
los hallazgos.
No se cumplieron las acciones dentro del tiempo establecido en el
plan de mejoramiento.
No se generaron acciones a los hallazgos identificados por el ente de
control.
Gestión de Indicadores
La entidad no cuenta con un mecanismo de medición y seguimiento a
la gestión de la entidad.
Los indicadores están mal formulados.
La entidad no cuenta con indicadores de eficiencia, eficacia y
efectividad como lo establece la norma.
No hay un seguimiento a la medición y resultado de los indicadores.
La entidad no ha generado acciones producto de los resultados de los
indicadores.
El resultado de los indicadores no suministra información relevante
que permita la toma de decisiones.
Inconsistencia entre la gestión de la entidad y el resultado de los
indicadores.
Gestión de planes operativos anuales
Planes que no están alineados con la planeación estratégica de la
entidad.
La entidad no ha definido planes operativos anuales.
Incumplimiento de las acciones establecidas en los planes operativos.
No se evidencia seguimiento a los planes establecidos.
No hay registros documentales que den cuenta de las actividades
desarrolladas en el marco del plan operativo.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
13
Hallazgo (No conformidad) Causas relacionadas
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en informes de auditoría de las entidades.
Con base en lo anteriormente expuesto y la experiencia del equipo de trabajo de la Veeduría
Distrital y sus funciones en el Sistema de Control Interno en el Distrito, se pueden asociar los
resultados obtenidos a posibles debilidades en:
Deficiencia en procesos de capacitación, inducción o reinducción de los servidores.
Deficientes actividades de autoevaluación y autocontrol.
Debilidad en las auditorías realizadas a los procesos y procedimientos
Deficiente análisis de causa raíz en la identificación de acciones correctiva preventivas
o de mejora, producto de las auditorías internas o externas realizadas en la entidad.
Falta de idoneidad de profesionales que ejecutan actividades en las entidades.
Desconocimiento de políticas establecidas por la entidad.
Procedimientos, guías, manuales desactualizados.
Deficiente identificación y/o operación de los puntos de control en la gestión de los
procesos y procedimientos.
Es importante aclarar que el equipo de trabajo de la Veeduría Distrital elaboró el presente
informe a partir de la consolidación de información secundaria en el cual hace una aproximación
sobre las debilidades que pueden estar afectando la gestión de las entidades con base en los
informes de auditoría emitidos por las diferentes instancias; para identificar en cuál debilidad
incurren las entidades que hacen parte del sector cultura, tendría la Veeduría que realizar una
visita de campo y analizar frente a la particularidad de cada una.
En la siguiente gráfica se muestra el porcentaje de participación en los hallazgos encontrados que
presentó cada una de las 7 entidades que pertenecen al sector cultura, recreación y deporte, con
base en la totalidad de los mismos identificados por cada una de las fuentes de información.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
14
Figura 1. Participación de cada entidad del sector en el total de hallazgos.
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en la consolidación de información de los entes de control, vigencia
2015.
Los siguientes son los resultados de la consolidación de hallazgos en las tipologías identificadas
para la captura de información por cada ente de control y las auditorías internas realizadas por
cada entidad adscrita al sector.
2.1 Hallazgos identificados por la Contraloría de Bogotá enmarcados como recurrentes
A partir de la consolidación de datos producto de los informes de auditoría regular realizada en la
vigencia a cada entidad por la Contraloría de Bogotá, se identificaron los siguientes hallazgos:
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
15
Figura 2. Hallazgos identificados por la Contraloría de Bogotá.
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en las auditorias de la Contraloría de Bogotá, vigencia 2015.
De acuerdo con los resultados de este análisis los hallazgos representativos del sector cultura
según los informes de la Contraloría de Bogotá en su orden son:
Inconsistencias en los estados financieros que corresponde al 24,1 % del total de los
hallazgos.
Inconsistencias en la ejecución contractual que corresponde al 19,5%.
Cumplimiento de actividades descritas en guías, manuales y procedimientos internos
que tienen una participación del 10,7% del total de los hallazgos.
Cumplimiento de requisitos legales para la operación de las funciones de la entidad que
corresponde a un 9,6%.
La sumatoria de otros hallazgos enmarcados en la tipología inicial menos
representativos pero no menos importantes tuvieron una participación del 36,1 % del
total.
A continuación se relacionan las entidades que incurrieron en los hallazgos según la tipología
identificada:
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
16
Tabla 5. Relación de entidades del sector cultura que incurrieron en los hallazgos de la
Contraloría de Bogotá.
Hallazgo Entidades Total
Entidades
Inconsistencias en los estados financieros de
la entidad (control interno contable)
SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC.
7
Inconsistencias en la ejecución contractual SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC.
7
Cumplimiento de actividades descritas en
guías, manuales y procedimientos internos
SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC.
7
Cumplimiento de requisitos legales para la
operación de las funciones de la entidad
SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC.
7
Ejecución de recursos SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC.
7
Planificación contractual SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC.
7
Desarrollo de los proyectos y cumplimiento de
metas
SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
IDPC.
5
Operación Sistemas de información SCRD, IDRD, FUGA, IDPC. 4
Falta de Planeación direccionamiento
estratégico
OFB, IDARTES, FUGA, IDPC.
4
Cumplimiento planes de mejoramiento
contraloría
IDARTES, Canal Capital, IDPC. 3
Operación sistemas de comunicación internas
y externas
SCRD, Canal Capital. 2
Talento Humano OFB, IDARTES. 2
Debilidad en los procesos, procedimientos y
formatos
SCRD, OFB. 2
Definición de objetivos, estrategias, metas,
planes
Canal Capital. 1
Gestión del riesgo FUGA. 1
Control de registros FUGA. 1
Avance cumplimiento metas SCRD. 1
Incumplimiento de normas ambientales FUGA. 1
Gestión Documental Archivo IDPC. 1
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en la información de la Contraloría de Bogotá.
2.2 Hallazgos recurrentes identificados por el Informe Ejecutivo Anual - DAFP
En los informes ejecutivos anuales los jefes o asesores de control interno de las entidades
distritales evalúan el sistema de control interno en cumplimiento de la circular externa No 100-
001-2015 del 19 de enero de 2015 del Departamento Administrativo de la Función Pública,
mediante la Evaluación y Seguimiento al Sistema de Control Interno a la luz del MECI 2014 y al
de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009. Realizando la consolidación de datos, se
identificaron los siguientes hallazgos:
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
17
Figura 3. Hallazgos identificados por el informe ejecutivo anual – DAFP.
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en los informes ejecutivos anuales del DAFP, vigencia 2015.
De acuerdo con los resultados de éste análisis los hallazgos más representativos del sector cultura
según los informes ejecutivos anuales reportados al DAFP, en su orden son:
Control de documentos con el 24%.
Cumplimiento planes de mejoramiento Interno con un 14%.
Gestión de Indicadores con un 14%.
Gestión de Planes operativos anuales con un 10%.
La sumatoria de otros hallazgos enmarcados en la tipología inicial menos representativos
pero no menos importantes tuvieron una participación del 38 % del total.
A continuación se relacionan las entidades que incurrieron en los hallazgos según la tipología
identificada, así:
Tabla 6. Relación de entidades del sector cultura que incurrieron en los hallazgos del DAFP. Hallazgo Entidades Total Entidades
Control de documentos OFB, Canal Capital, FUGA, IDPC. 4
Gestión de Indicadores OFB, Canal Capital, FUGA. 3
Cumplimiento de Planes de Mejoramiento
Interno OFB, Canal Capital, FUGA. 3
Control de registros OFB, IDRD. 2
Gestión de planes operativos anuales OFB, FUGA. 2
Gestión de riesgo OFB 1
Gestión producto no conforme IDRD 1
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
18
Hallazgo Entidades Total Entidades
Avance cumplimiento de metas IDRD 1
Cumplimiento Planes de mejoramiento
Contraloría IDRD 1
Operación sistemas de información OFB 1
Gestión de las PQRS IDRD 1
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en la información del DAFP.
2.3 Hallazgos recurrentes identificados en el informe presentado a la Contaduría
General de la Nación
Mediante la presentación de este informe se pretende revisar la existencia y efectividad de los
procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo
que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características
fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad
Pública, de acuerdo a estos aspectos se identificaron los siguientes hallazgos en las distintas
entidades del sector, así:
Figura 4. Hallazgos identificados evaluación control interno contable.
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en las evaluaciones al sistema de control interno contable de las
entidades, vigencia 2015.
De acuerdo con los resultados de este análisis los hallazgos más representativos del sector
cultura, según la evaluación al sistema de control interno contable que se reporta anualmente a la
Contaduría General de la Nación, en su orden son:
Cumplimiento de requisitos legales para la operación de las funciones de la entidad con
un 28%.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
19
Cumplimiento de actividades descritas en guías, manuales y procedimientos internos
con un 21%.
Operación de sistemas de información con un 16%.
Gestión del riesgo con un 9%.
La sumatoria de otros hallazgos enmarcados en la tipología inicial menos
representativos pero no menos importantes tuvieron una participación del 26 % del
total.
A continuación se relacionan las entidades que incurrieron en los hallazgos según la tipología
identificada, así:
Tabla 7. Relación de entidades del sector cultura que incurrieron en los hallazgos de la
evaluación al sistema de control interno contable. Hallazgo Entidades Total Entidades
Cumplimiento de actividades descritas en
guías, manuales y procedimientos internos
SCRD, OFB, IDARTES, IDRD, Canal
Capital, IDPC.
6
Cumplimiento de requisitos legales para la
operación de las funciones de la entidad
OFB, IDRD, Canal Capital, FUGA,
IDPC.
5
Operación Sistemas de información SCRD, OFB, IDARTES, Canal
Capital, FUGA.
5
Gestión del Riesgo OFB, Canal Capital, FUGA, IDPC 4
Gestión de Indicadores SCRD, OFB, Canal Capital. 3
Control de Documentos IDARTES, Canal Capital 2
Control de Registros IDRD 1
Gestión Producto No conforme Canal Capital 1
Avances Cumplimiento de metas IDARTES 1
Cumplimiento de planes de mejoramiento
Contraloría
IDRD 1
Servicio al Ciudadano IDARTES 1
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en las evaluaciones al sistema de control interno contable de las
entidades.
2.4 Hallazgos recurrentes identificados por las Auditorías Internas realizadas en cada
entidad
De acuerdo con el Decreto 370 de 2014 “Por medio del cual se establecen normas relacionadas
con el Programa Anual de Auditoría a cargo de las Unidades u oficinas de control interno; la
presentación de reportes por parte de los responsables de tales dependencias al/la
Alcalde/sa Mayor, y se dictan otras disposiciones”, las entidades y organismos del Distrito deben
diseñar un programa anual de auditoría atendiendo los parámetros establecidos en el mencionado
Decreto; por lo anterior expuesto y porque las entidades poseen características particulares en su
misión, estructura, tamaño y presupuesto entre otras, es importante tener en cuenta que el número
de auditorías internas realizadas en una vigencia no son las mismas para cada entidad.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
20
Figura 5. Hallazgos identificados auditorías internas sector cultura.
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en las auditorías internas realizadas por cada entidad durante la
vigencia 2015.
De acuerdo con los resultados de éste análisis los hallazgos más representativos del sector cultura
según las auditorías internas realizadas por cada entidad adscrita, en su orden son:
Cumplimiento de actividades descritas en guías, manuales y procedimientos presento el
23 % del total de los hallazgos.
Cumplimiento de requisitos legales para la operación de las funciones de la entidad
participó con un 18%.
Control de documentos con un 11%.
Control de Registros con un 9%.
Gestión documental y archivo con un 7%.
Debilidad en procesos procedimientos y formatos con un 6%.
Inconsistencias en la ejecución contractual con el 3%.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
21
Inconsistencias en los estados financieros de la entidad (control interno contable) con el
3% del total de los hallazgos.
A continuación se relacionan las entidades que incurrieron en los hallazgos según la tipología
identificada, así:
Tabla 8. Relación de entidades del sector cultura que incurrieron en los hallazgos de las
auditorías Internas Hallazgo Entidades Total Entidades
Cumplimiento de actividades descritas en
guías, manuales y procedimientos internos
SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC. 7
Cumplimiento de requisitos legales para la
operación de las funciones de la entidad
SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC. 7
Control de registros SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC. 7
Control de documentos SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital, FUGA, IDPC. 7
Gestión de Indicadores SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
FUGA, IDPC. 6
Cumplimiento Planes de mejoramiento
interno
SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
FUGA, IDPC. 6
Operación sistemas de comunicación
internas y externas
SCRD, OFB, IDARTES, Canal
Capital, FUGA, IDPC. 6
Ejecución de recursos SCRD, OFB, IDARTES, IDRD,
Canal Capital. 5
Operación Sistemas de información SCRD, OFB, IDRD, FUGA, IDPC. 5
Servicio al ciudadano SCRD, IDARTES, IDRD, IDPC. 4
Definición de objetivos, estrategias, metas,
planes
SCRD, IDARTES, IDRD.
3
Gestión Producto No Conforme SCRD, IDRD, IDPC. 3
Avance cumplimiento metas OFB, IDARTES, IDRD. 3
Inconsistencias en la ejecución contractual OFB, IDRD, Canal Capital. 3
Gestión del Riesgo OFB, IDARTES. 2
Gestión de planes operativos anuales IDRD, IDPC. 2
Planificación contractual IDRD, Canal Capital. 2
Inconsistencias en los estados financieros
de la entidad (Control Interno Contable) OFB, Canal Capital. 2
Talento Humano OFB, IDRD. 2
Debilidad en los procesos, procedimientos
y formatos OFB, Canal Capital
Cumplimiento planes de mejoramiento
contraloría IDPC 1
Gestión de PQRS IDRD 1
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
22
Hallazgo Entidades Total Entidades
Falta de Planeación direccionamiento
estratégico OFB 1
Gestión Documental Archivo Canal Capital 1
Fuente: elaboración Veeduría Distrital con base en la información de las auditorías internas de las entidades.
3. Conclusiones y Recomendaciones
3.1 Conclusiones
Los resultados de este informe reflejan los hallazgos que fueron identificados por las diferentes
instancias de evaluación y seguimiento de forma recurrente. Si bien es cierto las entidades
cuentan con distintos mecanismos de control que les permite alertarse de los incumplimientos
que se están presentando en el desarrollo de su gestión de forma oportuna, no se están empleando
mecanismos adecuados que les permita hacer un correcto análisis causa raíz de los hallazgos para
identificar e implementar las acciones apropiadas que corrijan la causa raíz que dieron origen a
las mismas.
De acuerdo con los datos obtenidos a través de la publicación oficial de información producto de
las evaluaciones por parte de los entes de control y los datos suministrados por las entidades
como resultado de sus auditorías internas, se observa que los hallazgos encontrados en dos o más
informes de diferentes fuentes son:
Cumplimiento de actividades descritas en guías, manuales y procedimientos internos.
Cumplimiento de requisitos legales para la operación de las funciones de la entidad.
Control de documentos.
Inconsistencias en los estados financieros de la entidad (control interno contable).
Inconsistencias en la ejecución contractual.
Sin perjuicio del criterio para establecer los hallazgos recurrentes, es importante anotar que pese a
que los siguientes hallazgos no se identificaron en más de una fuente, requieren de acciones
efectivas que permitan mitigar las causas que los originaron, toda vez que fueron evidenciados en
los resultados finales:
Cumplimiento a planes de mejoramiento interno.
Gestión de indicadores.
Gestión de planes operativos anuales.
Operación de sistemas de información.
Gestión del riesgo.
Hallazgos recurrentes en el Sector Cultura, Recreación y Deporte. Vigencia 2015.
23
3.2 Recomendaciones
Se recomienda al sector revisar internamente los resultados del presente informe con el propósito
de que los hallazgos recurrentes identificados puedan disminuir en el corto y mediano plazo. A
continuación se presentan actividades que el sector puede desarrollar de manera preventiva para
mejorar los resultados en las evaluaciones que realizan las diferentes instancias de control:
1. Es necesario revisar y ajustar los procesos y procedimientos periódicamente, es importante
recordar que los mismos deben acomodarse a la realidad de las instituciones.
2. Se recomienda validar de forma periódica los puntos de control establecidos en los
procesos y procedimientos.
3. Es importante mejorar los procesos de capacitación e inducción en puestos de trabajo que
permitan afianzar la adherencia de los procesos y procedimientos asociados al
cumplimiento de los objetivos en el desarrollo de la gestión de cada entidad.
4. Es conveniente implementar acciones orientadas a mejorar la gestión documental.
5. Se requiere mejorar la supervisión documental, física y financiera de la ejecución
contractual.
6. Se debe revisar y ajustar los procesos y procedimientos para la validación y consolidación
de las cifras de los estados financieros.
7. Definir y adoptar una metodología efectiva que permita el correcto análisis causa raíz a
través del cual se identifiquen acciones orientadas a eliminar las causas que originan los
Hallazgos.
FIN.