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Control y EvaluaciónEstratégica.
José Ventura Ph.D.Profesor Invitado
Universidad Peruana Los Andes UPLA
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Monitoreo (Seguimiento)
Observación continua mediante la recogidasistemática de datos pertinentes y selectivos.
El objetivo es proporcionar a la gerenciaEl objetivo es proporcionar a la gerenciaindicadores sobre el grado de avance y de logrode los objetivos, así como sobre el proceso deimpacto.
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Control
Función clave en el seno de una Organizaciónque consiste en seleccionar los datospertinentes con respecto al pilotaje y al reflejode su desempeño.de su desempeño.
Luego, análisis e interpretación de esos datos,con el fin de proporcionar una base sólida paralas decisiones gerenciales.
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Evaluación
Apreciación de una Organización, su diseño,implementación (procesos) y efectos.
El objetivo es determinar la pertinencia yEl objetivo es determinar la pertinencia yrealización de los objetivos, la eficiencia, laefectividad, el impacto y la sostenibilidad.
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Tipos de Evaluación
• por momento:
ex ante – intermedia – ex post
• por tipo:
explorativa – descriptiva
cualitativa– cuantitativa
• por focalización:
pertinencia
efectividad
eficiencia
procesos cualitativa– cuantitativa
• por función:
cognición (genera conocimientos)
legitimación (estratégica, política)
controlling (monitoreo de logros)
• por actor:
interna
externa
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1ra columna: Jerarquía de objetivos
Cambios estructurales a largo plazo a losque contribuye la organización .
Efectos directos/inmediatos en losbeneficiarios y el entorno
VISION
PLA
NIF
ICA
CIO
NES
TRA
TEG
ICA
MISION
Todo tipo de acción mediante el cual laOrganización producirá los productos oservicios previstos
Productos o servicios producidos oproporcionados (resultados = productosa entregar)
beneficiarios y el entorno
Productos(resultados, productos a entregar)
Actividades(componentes )
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1ra columna: Jerarquía de objetivos
INDICADORES DE IMPACTO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
VISION
PLA
NIF
ICA
CIO
NES
TRA
TEG
ICA
MISION
INDICADORES DE EFICIENCIA
INDICADORES DE PRODUCTOProductos
(resultados, productos a entregar)
Actividades(componentes )
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¿QUE ES UN INDICADOR?
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Los Indicadores
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“Que indica o sirve para indicar”
Latín = “Indicare” = Mostrar o significar algo, con
Indicador
Latín = “Indicare” = Mostrar o significar algo, conindicios y señales
Desempeño: capacidad de una institución paragestionar adecuadamente sus recursos y darcumplimiento a los objetivos y metas establecidos
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Es una herramienta que entrega informacióncuantitativa respecto del logro o resultado de losobjetivos de la institución, cubriendo aspectoscuantitativos o cualitativos
Indicadores de Desempeño
cuantitativos o cualitativos
¿Para qué sirve esta información?
TOMAR DECISIONES
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UN INDICADOR ES UNA SEÑAL, UN AVISO, QUE NOS
ENTREGA INFORMACIÓN
SE RELACIONA DIRECTAMENTE Y SIEMPRE CON UN OBJETIVO
Aumentar nivelde ingresos por
estudiante
Años promedio deEstudio por estudiante
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Es necesario definir indicadores para:
• Eficacia• Calidad• Eficiencia
INSUMOS PROCESO PRODUCTOS RESULTADOS
• Eficacia• Calidad• Eficiencia• Economía
• Eficacia• Calidad• Eficiencia
• Eficacia
• (Eficiencia)
PROYECTOS
PROGRAMAS
Bienes
SERVICIOS
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Por eso es importante comprender elconcepto y sentido de los indicadores
• Son herramientas de gestión que proveen un valor de referencia a partirdel cual se puede establecer una comparación entre las metas planeadas yel desempeño logrado
Un indicador de desempeño es una herramienta que entrega información• Un indicador de desempeño es una herramienta que entrega informacióncuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de lainstitución
• Los indicadores de desempeño son medidas que describen cuán bien seestán desarrollando los objetivos de una institución, a qué costo y con quénivel de calidad.
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¿QUE TIPO DE INDICADORES HAY?
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Clasificación de los indicadores
• Según qué miden
(dimensiones deldesempeño):
• Según etapa del procesoproductivo:
– Insumos
– Eficacia
– Calidad
– Eficiencia
– Economía
– Insumos
– Procesos
– Productos
(bienes y servicios)
– Resultados (intermedios yfinales)
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Indicador de EFICACIA
• Mide el grado de cumplimiento de unobjetivo.
• No considera los recursos asignados paraelloello
• Ejemplo:
– Porcentaje de becas entregadas en relación alas programadas
– Número de alumnos por carrera
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CONCEPTOS
EFICACIA
• RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTOREALIZADO-SOLICITADO)
• FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO)
• COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE)
• IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIEREATACAR)
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Indicador de EFICIENCIA
• Mide la relación entre los productos y servicios generadoscon respecto a los insumos o recursos utilizados.
• Aproximaciones a este concepto:– Costos de producción (costos medios, costos unitarios gastos
administrativos en relación al gasto total)
– Productividad media de los distintos factores de producción
• Ejemplos:
– Costo promedio anual por alumno atendido
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EFICIENCIA
• Indicador de eficiencia: costo por unidad de servicioo bienes provistos; o productividad de un input,
• son útiles en evaluar los costos relativos yproductividad que diferente métodos de servicioentregan o la producción de bienes.entregan o la producción de bienes.
• Los indicadores de eficiencia pueden expresarsecomo “costo por producto”, o “unidades porinsumo”, o “costo por resultado”.
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Indicador de CALIDAD
• Mide atributos, capacidades o características quedeben tener los bienes o servicios para satisfaceradecuadamente los objetivos del programa.
• Calidad es una dimensión de la eficacia, pero porsu importancia se la distingue con nombre propio
• Ejemplos:
– Grado de satisfacción de los usuarios
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Calidad
Capacidad de la institución por responder en forma
consistente, rápida y directa a las necesidades de
los usuarios
A) Mediciones Indirectas.
Mejorar los atributos yMejorar los atributos ycaracterísticas de los productos.
B) Mediciones Directas.
Grado de satisfacción de losusuarios.
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Indicador de ECONOMÍA
• Mide la capacidad del programa para generar omovilizar adecuadamente los recursos financieros.
• Economía es una dimensión de la eficiencia.
• Ejemplos:
– Ingresos propios generados
– Presupuesto ejercido
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¿COMO CONSTRUIMOS UN INDICADOR?¿COMO CONSTRUIMOS UN INDICADOR?
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10 pasos básicos para construir indicadores
1. Establecer las definicionesestratégicas como referentepara la medición
2. Establecer las áreas dedesempeño relevantes a medir
6. Establecer las metas o el valordeseado del indicador y laperiodicidad de la medición
7. Señalar la fuente de los datos omedios de verificación
3. Formular el indicador ydescribir la fórmula de cálculo
4. Validar los indicadoresaplicando criterios técnicos
5 Recopilar los datos
8. Establecer supuestos(observaciones)
8. Evaluar: establecer referentescomparativos y establecerjuicios
10. Comunicar e Informar eldesempeño logrado
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1. Establecer las definiciones estratégicas comoreferente para la medición del desempeño
• MISION
• VISION
• OBJETIVOS ESTRATEGICOS• OBJETIVOS ESTRATEGICOS
• PRODUCTOS FINALES o ESTRATEGICOS
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De las Definiciones estratégicas extraer los Factores Relevantes que debenser medidos.
•¿Cuáles son los principales aspectos o variables claves que deben sermedidos en cada uno de los Objetivos (Misión, Objetivos Estratégicos,
2. Establecer los factores relevantes, ámbitos ydimensiones de desempeño a medir…….
medidos en cada uno de los Objetivos (Misión, Objetivos Estratégicos,productos..) ?
•¿Qué ámbitos deben ser medidos?
•¿Qué dimensiones deben ser medidos?
•¿Quién utilizará la información?
•¿Qué decisiones tomará?
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LISTA DE FACTORES RELEVANTES AMEDIR
Definicionesestratégicas
Factores Relevantes
Visión
MisiónMisión
Objetivos estratégicos
Productos finales
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3. Formular el nombre del indicador y la fórmula de cálculo.
El nombre del indicador debe ser lomás ilustrativo posible de lo que sequiere medir, y la fórmula debepermitir informar sobre lospermitir informar sobre losparámetros o variables que se estánmidiendo
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Nombre del indicador
• Debe ser claro, preciso y autoexplicativo
• Que cualquier persona entienda qué se mide con eseindicador
• Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben definirse en unanota explicativanota explicativa
• “Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS”
• Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema deaterrizaje instrumental con que cuentan los aviones paraaterrizar en condiciones de baja visibilidad.
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Fórmula de cálculo
• La relación matemática de las variables debenentregar como resultado lo que se definió enel nombre
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Nombre del indicador
Variables que intervienen
Construcción de Fórmulas
Variables que intervienen
Fórmula del indicador
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Tipos de fórmulas más usadas
Porcentaje (proporciones)
Tasa de variación
Fórmula de cálculo
Tasa de variación
Razón o promedio
Índices
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4. Validar los indicadores
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5. Recopilar los datos para construir los indicadores
• Información contable-presupuestaria
TIPOS DE INFORMACION
• Estadísticas de producción física, cargas detrabajo del personal
• Encuestas, estudios especiales
• Benchmarking,etc
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Para cada indicador, ¿está disponible la información en miprograma?
SÍ No
¿está en otra Entidad?
Fuentes de Información
¿está en otra Entidad?
Sí No
¿el beneficio > costo de obtenerla?
Sí No
Se mide
Se buscauna proxy
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6. Establecer las metas o el valor deseado delindicador y la frecuencia de la medición
• DESEMPEÑO HISTORICO
• LINEA BASE
• OBJETIVOS DEFINIDOS
• DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONESSIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.
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7. Señalar las fuentes de datos omedios de verificación
• Registros de la institución (posibles de auditar)
• Estadísticas oficiales
• Encuestas (realizadas por entes externos)
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8. Establecer Supuestos(observaciones)
Aspectos no controlables por la institución:
Deben ser muy concretos y no generales
• Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectarniveles de ingresos esperados, tarifas, etc
• Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probadaposibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar laprogramación)
• Flujo de recursos internacionales, etc.
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DEFINICION
• Es una herramienta que permite traducir la Visión de laOrganización, expresada a través de su estrategia, en términosyobjetivos específicos para su difusión a todos los niveles,estableciendo unsistema de medición del logro de dichos objetivos. (Kaplan ysistema de medición del logro de dichos objetivos. (Kaplan yNorton )
• Cuadro de Mando Integral
• Sistema Balanceado de Medidas
• “No se puede gestionar lo que no se puede medir”
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Cuadro Dimensiones: Perspectivas
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FUNDAMENTOS
• Combina indicadores financieros y nofinancieros “creación de valor”. (100 años)
• Definición de la estrategia de la empresa. (40años)años)
• Utilizar indicadores que realicen elseguimiento de la estrategia de una empresa.(40 años)
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LO NUEVO Y DIFERENTE
• Busca el balance entre indicadores financierosy no financieros, el corto plazo y el largo plazo,los indicadores de resultados y los de procesoy un balance entre el entorno y el interior dey un balance entre el entorno y el interior dela firma.
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¿Por qué es Equilibrado?
Plan Estratégico
Largo Plazo
Gestión
Corto Plazo
Medidas de largo plazo
Medidas de Resultado
del
ultimo período
Medidas de corto Plazo
Medición del Potencial
futuro
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PERSPECTIVA FINANCIERA
• Determina el rendimiento del capital invertido.
• Los objetivos financieros representan el objetivo alargo y corto plazo de la organización.
INDICADORES:INDICADORES:
• Ingresos versus Egresos (Corto Plazo)
• El indicador financiero Retorno sobre elPatrimonio se obtiene a través de la división de lautilidad por el patrimonio neto (Largo Plazo)
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• Representa el objetivo de corto plazo (numero declientes ahora), pero tiene efectos en el largo plazo(fidelidad de los clientes).
• La Clave es tener el mayor numero de clientes
Perspectiva de los Clientes
La Clave es tener el mayor numero de clientesposible.
INDICADORES
• Satisfacción del cliente
• Compras repetitivas de los clientes
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Perspectiva de los Procesos Internos
• Representa objetivos de corto plazo.• Determina los procesos internos críticos que la empresa debe
cuidar y someter a una mejora continua para la satisfaccióndel cliente.
• Este análisis incluye frecuentemente la identificación derecursos y capacidades que la propia empresa necesitamejorar.
INDICADORES:INDICADORES:• Costes de desarrollo / Beneficios operativos --> generado por
un nuevo producto en un período de tiempo• Número de veces en que se modifica un nuevo diseño de
producto• Posible pérdida en ventas por tiempo dedicado a generación
de nuevos productos• % de desechos• % de material en almacen.
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Perspectiva de Formación y Crecimiento
• Esta perspectiva desarrolla objetivos e indicadores paraimpulsar el aprendizaje y el crecimiento de laorganización. Los objetivos de crecimiento yaprendizaje.
• Se considera como la perspectiva clave por excelencia,ya que tiene en cuenta el talento humano con unya que tiene en cuenta el talento humano con unelemento de importancia en la gestión; además trata lacultura organizacional, pues desde allí se procede aestablecer cambios en la organización.
• INDICADORES– Satisfacción del personal– Retención del personal clave.– Productividad del personal.
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Indicadores de Resultados delFormación y Crecimiento
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Ejemplo: Mapa Estratégico Básico
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INDICADORESRentabilidad (Causa y efecto)
• Implantación de la estrategia
• Satisfacción y servicio de los clientes
• Control, productividad, calidad e innovaciónde los procesos.de los procesos.
• Formación y actitud del personal
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INDICADORES
• Indicadores de cumplimiento
• Indicadores de evaluación
• Indicadores de eficiencia
• Indicadores de eficacia• Indicadores de eficacia
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PERSPECTIVAS DE UN CMI
• - 4 perspectivas más comunes
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Perspectiva financiera
• Responde la pregunta:
– ¿Qué indicadores tienen que ir bien para que losesfuerzos de la empresa se transformenesfuerzos de la empresa se transformenrealmente en valor ?
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Perspectiva del cliente
• Responde la pregunta:
– ¿Qué indicadores tienen que ir bien para reflejar elposicionamiento de la empresa en el mercado o en lossegmentos de mercado donde se quiere competir?
- Ejemplo:* Cuota de mercado* Índice de comparación de precios
con los de la competencia
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Perspectiva interna
• Recoge indicadores de procesos internos queson críticos para el posicionamiento en elmercado y para llevar la estrategia a un buendesarrollo.desarrollo.
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Perspectiva de aprendizaje y crecimiento
• Responde la pregunta de que tanto se hainvertido en la mejora y el desarrollo de losrecursos humanos.
- Se refleja en la situación futura y actual de laempresa.
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Otras perspectivas …
• Perspectiva proveedores.
• Perspectivas del comportamiento de laspersonas y de las acciones hacia lacomunidad.comunidad.
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ESQUEMA DE PERSPECTIVAS EINDICADORES
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MODELO GENERAL
• Indicadores del cliente
indicadores avanzados.
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PASOS A SEGUIR EN DISEÑO E IMPLANTACIÓNDE UN CMI
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3.Areas de intervencion
Línea de Base
MarcoLógico
Definición dela estrategia
4.Areas de intervencion
Efectos/Impactos
Sistema deMonitoreo
Rendir Cuentas,Aprender,Ajustar
COMO? PARA QUE?QUE?
Realidades: Fortalezas/Problemas/Necesidades
Árbol deproblemas
Posibles Soluciones/IntervencionesÁrbol deobjetivos
Priorizaciónde intervencio-nes
Identificaciónde intervencio-nes
Análisis desituación
Justificacióndel proyecto
1.
2.