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REGISTROS SISTEMA CONTABLE
“CONTABILIDAD”
¿QUE ES CONTABILIDAD?
¿QUE ES CONTABILIDAD?
Definir la contabilidad y explicar el propósito de un sistema
contable.
Algunas personas piensan equivocadamente que la contabilidad es un campo altamente técnico
que solamente pueden entender los contadores profesionales. En realidad, casi todo el mundo
practica la contabilidad diariamente en una u otra forma. La contabilidad es el arte de interpretar,
medir y describir la actividad económica. Ya sea que se esté preparando un presupuesto para el
hogar, conciliando la chequera, preparando la declaración de renta, o manejando una empresa
como General Motors, se está trabajando con conceptos contables y con información contable.
A menudo se ha dado a la contabilidad el
nombre de "lenguaje de los negocios". La
gente que participa en el mundo de los
negocios -propietarios, gerentes, banqueros,
corredores de bolsa, inversionistas- utiliza
los términos y los conceptos contables para
describir los recursos y las actividades de
todo negocio, sea grande o pequeño.
Vivimos en una era en que se explica todo.
Aunque la contabilidad ha logrado su
progreso más notable en el campo de los
negocios, la función contable es vital en
todas las unidades de nuestra sociedad. Una
persona debe explicar sus ingresos y
presentar una declaración de renta. A
menudo, una persona debe proporcionar
información contable personal para poder
comprar un automóvil o una casa, recibir
una beca, obtener una tarjeta de crédito o
conseguir un préstamo bancario. Las
grandes compañías por acciones son
responsables ante sus accionistas, ante las
agencias gubernamentales y ante el público.
El gobierno, los Estados, las ciudades y los
centros educativos, deben utilizar la
contabilidad como base para controlar sus
recursos y medir sus logros. La contabilidad
es igualmente esencial para la operación
exitosa de un negocio, una universidad, una
comunidad, un programa social o una
ciudad.
En toda elección los votantes deben tomar decisiones sobre asuntos que involucran conceptos
contables. Por tanto, todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si
desean actuar en forma inteligente y aceptar los retos que les impone la sociedad.
Este libro le ayudará a desarrollar su conocimiento sobre contabilidad y su capacidad para
utilizar la información contable en la toma de decisiones económicas y políticas.
Propósito y naturaleza de la información contable.
El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una
entidad económica. En este libro la entidad económica en la que se centra es una empresa
comercial. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de una
empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la organización. La
información financiera también la requieren personas externas -propietarios, acreedores,
inversionistas potenciales, gobierno, y el público- quienes han proporcionado dinero a la empresa
o quienes tienen algún interés en el negocio que puede servirse de información sobre su posición
financiera y resultados de sus operaciones. El papel del sistema contable de la organización es
desarrollar y comunicar esta información.
Creación de información contable.
Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para
quienes toman las decisiones. Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer uso de
computadores y pantallas de video, como también de registros manuales e informes impresos. De
hecho, el sistema contable de cualquier empresa de tamaño apreciable probablemente incluye
todos estos registros y recursos. Independientemente de que e! sistema contable sea simple o
muy complejo, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando la información relacionada con las
actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir.
1. Registro de la actividad
financiera. La primera función de un
sistema contable consiste en crear un
registro sistemático de la actividad
comercial diaria en términos económicos.
Por ejemplo, se compran y se venden bienes
y servicios, se da .crédito a los clientes, se
contraen deudas y se recibe y se paga dinero
en efectivo. Estas transacciones son
características de los eventos comerciales
que se pueden expresar en términos
monetarios y se deben registrar en los libros
de contabilidad. El solo deseo o intención de
comprar bienes o servicios en el futuro no
representa una transacción. El término
transacción se refiere a una acción terminada
más que a una posible acción futura.
Existen muchas maneras de registrar una
transacción, por ejemplo anotándola
manualmente, digitando los datos 'en un
teclado de computador, o pasando las
etiquetas de los precios a través de un
explorador óptico de lectura.
Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios. Por
tanto, en los registros contables no se anotan
hechos como la muerte de un ejecutivo clave
o la amenaza de huelga de un sindicato.
2. Clasificación de la información.
Un registro completo de todas las
actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que sea útil
para los gerentes e inversionistas que toman
decisiones. Por tanto, la información se debe
clasificar en grupos o categorías. Por
ejemplo, un paso lógico en el desarrollo de
información útil sobre la situación financiera
de un negocio comprende la agrupación de
aquellas transacciones a través de las cuales
se recibe o se paga dinero.
3. Resumen de la información. Para
que la información contable pueda ser
utilizada por quienes toman decisiones, ésta
debe estar muy resumida. Por ejemplo, una
relación completa de las transacciones de
ventas para una empresa como Sears sería
demasiado larga para que cualquier persona
se dedicara a leerla. Los empleados
responsables de comprar mercancías
necesitan información de ventas resumida
por producto. Los gerentes de almacén
necesitarán la información de ventas
resumida por departamento, mientras que la
alta gerencia de Sears necesitará la
información de ventas resumida por
almacén. Las personas externas, por ejemplo
los accionistas de la empresa y el Ministerio
de Hacienda seguramente estarán más
interesados en un solo valor que represente
las ventas totales de la empresa.
Estos tres pasos que se han descrito -registro, clasificación y resumen- constituyen los medios
que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo
más que la creación de información. También involucra la comunicación de esta información a
quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma
de decisiones comerciales.
Es común querer comparar los estados financieros de la empresa A con los de la empresa B. A
partir de esta comparación se puede determinar cuál de las dos compañías es más rentable, cuál
es financieramente más fuerte y cuál ofrece una mejor posibilidad de éxito en el futuro. El lector
puede beneficiarse personalmente de este tipo de análisis empresarial si está considerando
invertir o trabajar para alguna empresa determinada.
Comunicación de información contable. ¿Quién utiliza los informes
de contabilidad?
Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios
externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. En el diagrama que
figura en la página siguiente aparecen los tipos más importantes de informes contables que
produce el sistema contable de una empresa comercial y los interesados que reciben esta
información.
La información contable está orientada al usuario.
Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información
contable. El tipo de información que un usuario determinado necesita, depende de los tipos de
decisiones que debe tomar. Por ejemplo, los gerentes necesitan información detallada sobre los
costos diarios de operación con el fin de controlar las operaciones del negocio y colocar precios
de venta razonables. Los usuarios externos, por otra parte, generalmente necesitan información
resumida con relación a los recursos disponibles y la información sobre los resultados de la
operación durante el año anterior para utilizarla en la toma de decisiones, para el cálculo de los
impuestos sobre la renta, o para tomar decisiones regulatorias.
Información Contable Operaciones del Negocio
EL CLICO CONTABLE INFORMACIÓN CONTABLE