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Comunicación interna y externa para asociaciones.
Camon Cigarreras, 10 de junio de 2011
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Veremos
Conceptos y factores que determinan una comunicación eficaz.
Principales herramientas para proporcionar una imagen positiva.
Comunicar es una manera de organizarnos.
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Conceptos
Identidad de una organización:
Características que nos diferencian de los demás. Es nuestra historia, estrategias, estilo de trabajo,
ideología, etc. ES LO QUE SOMOS.
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I. Conceptos
Imagen de una organización:
Lo que la opinión pública percibe. Es nuestra cara visible. ES LO QUE CREEN QUE SOMOS.
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I. Conceptos
Comunicación de una organización:
La que se genera desde la asociación y tiene intención consciente.
Incluye comunicación interna y externa. ES LA MANERA EN LA QUE QUEREMOS QUE NOS
VEAN.
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II. Planificamos
Análisis de la situación de partida. Definición de los objetivos. Definición de las estrategias. Elección de los mensajes. Planificar herramientas y actividades. Evaluar lo conseguido.
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II. Planificamos
Análisis de la situación de partida:
Preguntas, entrevistas, encuestas. Interna y externa.
¿Qué es para ti la asociación? ¿Qué crees que quieren sus socios? ¿Qué están logrando?
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II. Planificamos
Definición de los objetivos:
Prioritarios e indicadores cuantificables.
Ejemplos: Consolidar / crecer en socios. Impacto en los medios de comunicación. Cambios reales.
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II. Planificamos
Definición de los estrategias:
División del trabajo en la asociación. Elegir el público objetivo y el momento. Elegir los portavoces y responsables de
comunicación. Elaborar un plan de comunicación. Obligarse a comunicar. Destinar recursos y medios.
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II. Planificamos
Elección de los mensajes:
Generar opinión positiva en el receptor. Mensajes reales. Insistir en ellos.
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II. Planificamos
Elección de los mensajes:
Ejemplos: Abierta, participativa, dialogante. No depende de una única persona. Diferentes. Independientes. Trabajadores, etc.
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III. Herramientas Com. Interna 1. Manual de entrada. 2. Cartas y circulares. 3. Informes y actas. 4. Balances. 5. Publicaciones. 6. Tablón de anuncios. 7. Buzón, foro, email. 8. Reuniones y asambleas. 9. Jornadas internas. 10. Jornadas convivencia.
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III. Herramientas Com. Interna
1. Manual de entrada:
Acogida al nuevo integrante. Historia y memoria de la asociación. Características propias. Personas de contacto.
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III. Herramientas Com. Interna
2. Cartas o circulares:
Tanto para los que participan como para los que simplemente están “apuntados”.
Formato electrónico: emails. Lista de distribución (consultable en cualquier
momento). Redes sociales.
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III. Herramientas Com. Interna
3. Informes y actas:
Constar por escrito lo que se decide. Conocer lo que se ha decidido. Obrar coherentemente. Conocimiento para la nueva persona.
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III. Herramientas Com. Interna
4. Balances:
Memorias de actividades. Estadísticas. Fichas DAFO. Dossier de prensa.
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III. Herramientas Com. Interna
5. Publicaciones:
Página web / boletín. Folletos, carteles, manuales, etc. Artículos en prensa. Estudios propios.
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III. Herramientas Com. Interna
6. Tablón de anuncios:
Tablón de anuncios físico / virtual. Escaparate.
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III. Herramientas Com. Interna
7. Buzón, foro, email:
Correspondencia pública o privada. Abierta o particular.
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III. Herramientas Com. Interna
8. Asambleas y reuniones:
Foro informativo y decisivo. Obligación de informar. Motivadas por la realidad.
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III. Herramientas Com. Interna
9. Jornadas formativas internas:
Dirigidas al aprendizaje de los socios. Puesta en común de conocimientos. Momento de implicación debida.
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III. Herramientas Com. Interna
1. Jornadas de convivencia:
Almuerzos, comidas y cenas. Conocernos mejor. Unir al grupo. Crear vínculo y reconocimiento común.
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IV. Herramientas Com. Externa 1. Nota de Prensa. 2. Rueda de Prensa. 3. Entrevista. 4. Desayuno / Almuerzo. 5. Visitas de Prensa. 6. Campañas. 7. Cursos, jornadas, charlas. 8. Revista. 9. Página Web. 10. ...
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IV. Herramientas Com. Externa
1. Nota de Prensa:
Deben despertar interés, ser atractivas y facilitar su publicación (dar el trabajo hecho):
Nota previa: datos básicos, interesar. Nota resultante de lo acontecido, incluyendo
declaraciones. Nota de opinión y posicionamiento.
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IV. Herramientas Com. Externa
1. Nota de Prensa:
Claridad y calidad. Titular corto y llamativo. Cuerpo de 10 líneas con lo más importante. Nunca más de 2 folios, numerados y fechados. Debe aparecer logo y datos.
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IV. Herramientas Com. Externa
1. Nota de Prensa:
Mantener siempre la misma estructura. Incluir la frase “Para más información llamar a…” Guardarse. Disponerlas en página web junto a material gráfico.
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IV. Herramientas Com. Externa
2. Rueda de Prensa:
Sólo cuando haya algo noticiable que comunicar (quizás también aprovechar lago noticiable).
Convocarlas a primeras horas de la mañana (10 a 12 h.)
Planificar: listado de temas a tratar, no introducir elementos secundarios y confusiones.
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IV. Herramientas Com. Externa
2. Rueda de Prensa:
Nunca exceder más de 30 minutos. Si quieren ampliar, que sea aparte. No más de 3 personas en la mesa. Facilitar documentación, material gráfico. Emitir nota de prensa posterior. Realizar seguimiento.
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IV. Herramientas Com. Externa
3. Entrevista:
Pregunta-respuesta. Preparación previa:
Conocer el medio y periodista.Preguntar por él tema general, sin pretender
controlar.PREPARAR TITULARES que intercarlaremos
oportunamente.
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IV. Herramientas Com. Externa
3. Entrevista:
NO MENTIR NUNCA: nos jugamos credibilidad. No limitarnos a contestar, debemos conducir la
temática con expresiones del tipo “a esto te puedo contestar brevemente…, pero lo que de verdad quiero dejar claro…”
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IV. Herramientas Com. Externa
3. Entrevista:
Respaldar nuestra declaraciones con hechos, datos o testimonios de otras personas, especialmente si son creíbles y objetivos.
Ofrecernos a solventar dudas. Cuidado con las despedidas y el off the record.
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IV. Herramientas Com. Externa
4. Desayuno / Almuerzo con medios:
Mantener relación cordial con los medios. Encuentro distendido. Intercambiar opiniones (sabe también que piensan). Realizar balance. Avanzar cuestiones.
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IV. Herramientas Com. Externa
4. Desayuno / Almuerzo con medios:
Invitar a habituales pero también a especializados. Juntos o por separado. Facilitar lo necesario: documentación, etc. Oportunidad para consolidar relaciones.
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IV. Herramientas Com. Externa
5. Visita de prensa:
Dar la oportunidad de que un medio conozca nuestra actividad y trabajo pasando un tiempo con nosotros.
Mejor en momentos especiales: campañas, elementos novedosos, etc.
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IV. Herramientas Com. Externa
6. Campaña informativa:
Dar a conocer o sensibilizar sobre un tema en especial.
Busca un finalidad. Apoyadas en material gráfico. Cohesión y participación de los socios: actividad
ineludible.
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IV. Herramientas Com. Externa
6. Campaña informativa:
Definir claramente el motivo y mensaje. Especial interés en el material gráfico: es lo que
perdurará. Dividir el trabajo. Calendario de actuaciones.
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IV. Herramientas Com. Externa
7. Cursos, jornadas, charlas, etc.:
Formación para propios y extraños. Difusión de la asociación y sus objetivos. Valorables por la repercusión popular, número de
asistentes, alcance de objetivos, etc.
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IV. Herramientas Com. Externa
8. Revista / Boletín:
Exige un compromiso de trabajo. Depende del volumen de actividad e información
que generemos. Debe tener responsables claros.
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IV. Herramientas Com. Externa
8. Revista / Boletín ACLARAR:
Objetivo y finalidad. Público al que se dirige. Recursos económicos y humanos necesarios. Formato, secciones, nº de páginas, etc. Periodicidad, nº de ejemplares. Maquetación y confección. Distribución.
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IV. Herramientas Com. Externa
9. Página web:
Puede suplir a la revista. Perdura en el tiempo. Puede incluir más elementos. Muy importante: actualidad y actualización. Económica. Determinar responsables.
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IV. Herramientas Com. Externa
10. BOCA A BOCA:
La manera de comunicación más importante. Basado en las relaciones de confianza. Espontáneas, también válidas para adelantos y
“filtraciones”. ÚTIL Y PELIGROSA.
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IV. Herramientas Com. Externa
10. BOCA A BOCA:
La manera de comunicación más importante. Basado en las relaciones de confianza. Espontáneas, también válidas para adelantos y
“filtraciones”. ÚTIL Y PELIGROSA.
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V. Medios necesarios
Recursos organización y humanos:
Plan de Comunicación con calendario y presupuesto. Responsable de Comunicación. Responsables de la creación de materiales. Posible grupo de seguimiento y opinión.
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V. Medios necesarios
Recursos técnicos:
Ordenador, internet, impresora. Teléfono y fax. Listado datos de socios y simpatizantes. Listado datos de medios de comunicación. Material informativo.
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V. Medios necesarios
Infraestructuras:
Local de trabajo. Local para reuniones. Local para actos públicos.
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V. Medios necesarios
Infraestructuras:
Local de trabajo. Local para reuniones. Local para actos públicos.
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Comunicación interna y externa para asociaciones.
Camon Cigarreras, 10 de junio de 2011