Download - CASO EstrategiasDocumentacion
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
1/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"%
Documentación, contexto y concepto
En una época en que la ciencia es un ente dominante, la información es su
elemento fundamental y por esto tiene una importancia vital para la sociedad en
general. La información, como conocimiento transmitido, es un fenómeno de enorme
complejidad en la sociedad actual y que afecta profundamente a todos los países y
estratos sociales.
La información es la transmisión del conocimiento por medio de un soporte
especico llamado documento, lo que se conoce como conocimiento objetivo y que tiene
una capacidad de acceso libre y claro para el resto de personas.
El tratamiento de la información requiere un alto grado de complejidad y diversidad,
en donde intervienen especialistas de todas las disciplinas, formando así un entorno
interdisciplinario que tiende a construir contenidos teóricos respaldados por un
consenso sobre su objeto, sus métodos y sus procedimientos.
Esta diversidad y complejidad de las operaciones sucesivas que exige el
tratamiento de la información justica esta aproximación interdisciplinaria. o se trata
de almacenar en un origen com!n y con un orden lógico cierto n!mero de documentos,
con la pretensión de que esto sea documentación, sino que se debe considerar en un
sentido m"s global y abstracto.
#e esta manera, #ocumentación se puede denir como el registro de todas las
actividades o procedimientos$ relacionados a ciertos sucesos, dejando evidencia de lo
que est" sucediendo actualmente con dic%as actividades. &e congura de un cuerpo
sistem"tico de conocimiento que en cierto sentido se puede contemplar como'
- (iencia' siendo el estudio de todos los aspectos desde los que su objeto ) el
documento) puede ser examinado.
&e manejar"n tres conceptos de documento' a* como %erramientas para la
transmisión de información y comunicación. El tipo y la extensión de la
documentación depender" de la naturale+a de los productos y procesos de la
organi+ación, grado de formalidad de los sistemas de comunicación y los
niveles de %abilidad de comunicación que tenga la organi+ación y la cultura
organi+acional. b* rovisión de evidencia que %a planeado y que actualmente
se esta llevando a cabo. c* (ompartir conocimientos en el sentido de propagar
y preservar la experiencia de la organi+ación. (omo por ejemplo la
$ -caminos especícos de llevar a cabo una actividad o proceso, /&01222'3222 ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S $
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
2/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% especicación técnica, la cual sirve como base para el dise4o y desarrollo de
nuevos productos. 5/&0 1222'322$6
- 7écnica' siendo el estudio de todas las reglas e instrumentaciones relativas a
las operaciones de producción, circulación, conservación y utili+ación de
documentos
- 0rgani+ación' siendo el estudio de los esfuer+os individuales e institucionales
en el trabajo intelectual y colectivo de documentar en todos los campos.
5 %ttp'88999.ucm.es8info8multidoc8multidoc8revista8num$28paginas8pdfs8:ros.pdf6
#ocumentación es memoria, selección de ideas, síntesis de datos, reagrupación de
nociones y conceptos, en donde %ay que seleccionar, evaluar, anali+ar, traducir, se4alar
el material capa+ de satisfacer necesidades especícas. ;unque las necesidades son
variables, todas se fundamentan en el mismo principio: la información tiene que ser
amistosa, conable, actual, exible y disponible de inmediato.
&e le considera como ordenadora de métodos, sistemas y tareas en general, para
obtener la comunicación de todas las informaciones que se generan sobre el estudio
teórico y pr"ctico de ciencias y que, por ende, facilitan las fuentes al investigador y,
en consecuencia, el avance de aquéllas.
5 %ttp'88999.ucm.es8info8multidoc8multidoc8revista8num$28paginas8pdfs8:ros.pdf6
(onsiderando las deniciones anteriores, el enfoque organi+acional es el que se
manejar" mayormente en este trabajo, el cual considera a la documentación una
%erramienta que permite asegurar la calidad3 en servicios y productos, sobre todo ser
una guía explícita de acciones como son' el control de calidad< revisiones para el
planteamiento de mejoras funcionales< %erramienta de seguimiento, almacenamiento,
desarrollo y distribución de sistemas organi+acionales< identicador de "reas
problem"ticas y distribución de información, lo que en conjunto forma la base del
conocimiento organi+acional.
3 La aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades de los clientes deniría su calidad.
Este término es aplicar excelencia a una disciplina, a la perfección de un proceso, a la obtención de buenos
resultados con una determinada técnica o procedimiento. &in embargo, aun dentro de este particular "mbito
del concepto, no existe una sola denición para la calidad. ;sí, para (rosbi, por ejemplo, calidad =es
conformidad con las especicaciones=< para 7rifus =es dar al cliente aquello que espera= y para 7aguc%i es
=producir los bienes y servicios demandados, al menor costo posible para la sociedad= ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S 3
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
3/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"%
Documentación como herramienta de aseguramiento de
calidad
Entender a la documentación como medio de transmisión de información, es para la
organi+ación, una %erramienta de vital importancia para el aseguramiento de calidad en
su gestión organi+acional por diversos motivos, siendo los principales'
Control de Calidad
La documentación como %erramienta de control de calidad, es una guía formal para
el establecimiento de est"ndares y politicas de calidad, que asegura la efectvidad y
eciencia en la planicación, operación y control de la cadena de procesos llevado a
cabo por la organi+ación.
oco a poco, a medida que se jan est"ndares y políticas de calidad relacionadas a
los procedimientos de dise4o y desarrollo de productos, en grandes organi+aciones que
poseen distintas sucursales y que distan geogr"camente entre sí, se logra %omologar la
reali+ación de dic%os productos. Lo que permite llevar a cabo procesos aparentemente
diferentes, pero en el fondo son los mismos.
Revisiones y Seguimiento
Las revisiones periódicas y seguimiento de actividades, como guía explícita de
acciones nos ayudan a conrmar que efectivamente se %an respetados los acuerdos y
caminos establecidos para lograr con éxito las metas propuestas durante el proyecto,
disminuyendo la frecuencia de re > trabajo.
&in embargo, %ay que tener cuidado en qué evaluar y qué revisar de manera de no
convertirlas en obst"culos, sino m"s bien una %erramienta de control y guía en las
diferentes actividades organi+acionales.
Medio de almacenamiento
&ea cual sea el formato o como se lleva a cabo, la documentación de procesos de
negocio de una organi+ación, representa una fuente de información disponible.
?epresentando el mecanismo m"s antiguo de almacenamiento de información.
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S @
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
4/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% ;l mantener en alg!n medio físico la %istoria de la organi+ación, se pueden %acer
an"lisis, pronósticos, estudios sobre impactos sufridos por cambios, y sobre todo, reAeja
la evolución de la organ+ación, lo cual es vital para manejar el control.
Identifcador de áreas problemáticas
;l tener los procesos bien documentados es f"cil identicar las "reas problema o
posibles falencias en el desarrollo de las diferentes actividades en desarrollo. ;dem"s,
identica al personal que no esta cumpliendo con sus deberes o tiene dicultades en la
reali+ación de actividades.
Distribución de inormación
La documentación es un verdadero canal de distribución de información, es un
medio formal de comunicación, que con los respectivos est"ndares, entendidos por todo
el personal de la organi+ación, representa un tipo de lenguaje organi+acional, con alta
Aexibillidad temporal, es decir, si existe, va a estar disponible y al alcance de todos en
cualquier momento.
Documentación de procesos en organi!aciones
Bna documentación est"ndar, co%erente y correlacionadora de actividades,
demuestra la ecacia de la planicación, operaciones, control y mejora continua de los
procesos de la organi+ación. &in embargo, muc%as veces se consideran una actividad
innecesaria en la gestión de procesos, siendo las principales causales' la falta de recurso
%umano, falta de organi+ación, carencia de datos, aumento en el tiempo de desarrollo,
falta de conocimiento %istórico y sobre todo falta de proyección, en otras palabras, se
considera como simples gastos extras que aumentan los costos y no como practicas que
ayudan a la reali+ación de proyectos.
Coy en día, en grandes organi+aciones existe la modalidad, sobre todo en el "rea
inform"tica, de exteriori+ar los servicios, es decir contratar peque4as empresas que se
encarguen de la labor inform"tica, sin un mayor control y scali+ación.
Esta modalidad de contratación masiva, desencadenada por toda una revolución
de reducción de costos, va provocando perdida en los procedimientos estandari+ados y
declaración formal de las actividades involucradas en la gestión organi+acional. #ebido
principalmente, a que las organi+aciones ya no tienen el control interno de sí mismas,
son simplemente clientes que esperan por un producto óptimo, perdiendo el estatus de
ente integral e independiente.
or otra parte, estan presentes las carreras que tienen estas peque4as empresas
por lograr alcan+ar los proyectos de las organi+aciónes y obviamente se lo ganar" la que
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S D
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
5/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% ofre+ca bajos costos de desarrollo. ajo estas circunstancias se %ace lo justo y lo
necesario, en el menor tiempo posible y al menor costo, eliminano todo aquello que no
sea requerido explícitamente.
Estas empresas, que se pueden considerar como peque4as "reas independientes
dentro de la organi+ación, en muc%os casos, proponen el proyecto, elaboran la
especicación de requerimientos, se ponen en contacto con el usuario y reali+an el
proyecto, bajo ciertos m"rgenes de costos y bajo sus propios par"metros de
funcionalidad, lo que trae como consecuencia, que la !nica acción sobre los proyectos
que tiene la organi+ación es sobre su inversion y, m"s a!n, en el caso que la empresa
contratistas retirar"n sus servicios, inmediatamente provocarían el término de los
proyectos que estan reali+ando, ya que son los !nicos que tienen el conocimiento de
ellos.
Bna de las soluciones a estos problemas, es establecer est"ndares y par"metros
de elaboración de documentación, de manera que sea un reAejo del conjunto de
actividades reali+adas para llevar a cabo proyectos y comen+ar a introducirla como
%"bito en el desarrollo de éstos.
Documentación como inversión
ara ver a la documentación como inversión@, es necesario que en las
organi+aciones existan canales de comunicación formal bien establecidos, en donde se
especiquen est"ndares de procedimientos para la elaboración de productos de calidad.
La documentación debe reAejar la cadena de procesos, que en conjunto le danexistencia a la organi+ación, debe estar al alcance del correspondiente personal por
medio de canales masivos, de f"cil acceso y actuali+ados. #e tal forma, si la organi+ación
necesita ampliar su staF no se requiera muc%o tiempo extra en entrenar a la nueva
gente, y8o, si la organi+ación decide implementar nueva tecnología, no necesite partir de
cero, debido a que los desarrolladores de los sistemas actualmente utili+ados, no est"n o
no recuerdan con el completo y necesario detalle el lugar, los responsables y la
información que contienen. ;sí, se puede enumerar muc%os puntos en donde la
inexistencia y mediocridad de la documentación se traduce en gastos adicional para laorgani+ación e inclusive, puede ser el término de proyectos.
La tabla G $ , muestra a grandes rasgos, sólo a modo de referencia, cual es el
costo y tiempo promedio perdido en un proyecto de H meses, tomando la %ora de
@ El concepto de documentación como inversión es la forma en que la empresa invierte %oy, para
no tener que %acer un gasto extra en la comunicación de los procesos organi+acionales en el
ma4ana. ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S I
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
6/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% ingeniero a 2.D BJ, en sólo comen+ar e identican el qué, cómo y dónde esta la
información necesaria para comen+ar a trabajar en él. &e parte de la base que los
procesos no estan documentados, lo que trae como consecuencia, que algunas perdidas
se arrastren durante el desarrollo del proyecto.
"ctividad #iempo Costo #iempo
real
Costo
real/denticar y ubicar al personal que
cono+ca del tema
3H %oras $2.K J @ %oras $.3 BJ
etición de cuentas y accesos a los
diferentes sistemas que estan
relacionado con el tema en cuestión
@ %oras $D.D
BJ
1 %oras @. BJ
;ctuali+ar y conocer los acuerdos y
formas de trabajo Mcomo mínimo @ %oras
por semana*
KD %oras @@.
BJ
$2 %oras D BJ
Bbicación de material !til Mlugares físicos
donde se encuentra la información*
322
%oras
K2 BJ DI %oras $K BJ
0btener ultimas versiones de sistemas
!tiles
@ %oras $.3 BJ $ %ora 2.D BJ
?euniones de avances Mminimo D por
proyecto*
$3 %oras D.K BJ D %oras $. BJ
7otales @3
%oras
$DD.K
BJ
H3 %oras 3K.K BJ
La columna tiempo real y costo real muestra el costo y tiempo que es aceptable
invertir por proyecto para la reali+ación de actividades y que estan contemplado como
parte del proyecto.
ara obtener los valores de la tabla G$, se sacó a groso modo un promedio de los
tiempos de ingenieros involucrados en proyectos de producción minera. &e tomó como
base, principalmente nuevos ingeniaron que se unían al grupo de desarrollo.
#e este modo, es de vital importancia para las organi+aciones crear una cultura
de documentación, que vaya m"s all" de la gestión documentalD, en donde cada
integrante de proyecto adquiera el %"bito de documentar sus procedimientos de forma
D La gestión documental es una forma de administración de documentos en donde se almacenan en grandes
repositorios. &e pueden ver, compartir, almacenar y distribuir en forma segura y masiva para todos los
usuarios de la organi+ación. o es m"s que una %erramienta integradora que permite optimi+ar recursos,
pero por sí sóla no aporta una solución óptima ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S
7abla G$, referencia de perdidas por proyecto, debido a la falta de
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
7/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% clara y precisa, siguiendo los est"ndares de la organi+ación, con el n de establecer las
bases del conocimiento organi+acional.
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S H
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
8/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"%
$% Caso de &studio
&e expondr"n aquellos puntos que tienen relación directa con la organi+ación y su
papel en el control de la elaboración de proyectos inform"ticos.
%o e(iste control sobre siste)as infor)*ticos. Neneralmente %ay una gran
rotativa y variedad de grupos de desarrollo de proyectos inform"ticos, con
entrega de escasa o ninguna documentación acerca del proyecto. Es así que
existen por lo menos 2 sistemas inform"ticos por división, de los cuales
muc%as veces no se sabe donde estan ubicados, que %acen, quien los
desarrolló y quien los administra. ?ecién al a4o pasado, se %i+o una especie de
catastro de los sistemas utili+ados, sin embargo no esta a disposición y
conocimiento de todo el personal.
La docu)entación +ue se e(ige es )íni)a. La !nica documentación exigida a
cada proyecto que se desarrolla, son manuales necesarios para ponerlo en
marc%a e involucra una serie de pasos correspondientes a testeo. Esta
transición, denominada -aso a producción, sólo exige manuales de usuarios,
de administrador y de operación. &in embargo, esta documentación es poco
efectiva y en caso de que %ubiesen revisiones, estas no son ex%austivas, es
m"s, en ciertos casos se sabe que la revisión de esta documentación no se
reali+ar".
%o a- infor)ación istórica. o existen registros de los procedimientos de
producción %istóricos, lo cual diculta en un mayor grado la tarea de
recolección de datos. O por lo mismo no %ay un medio de difusión de
información.
Est*ndares. o %ay est"ndares para el dise4o y desarrollo de sistemas
inform"ticos.
Alta dependencia de personal e(terno. &i el grupo de desarrollo, que por lo
general son externos, se van de la empresa o no les renuevan contrato, elproyecto termina a%í.
Licitaciones. o existen bases claras para la elaboración de licitaciones de
proyectos. (onstantemente, se estan a4adiendo puntos provocando demoras
en la entrega ocial del documento para llevar a cabo las licitaciones de
proyectos, es m"s en algunos casos %an llegado a demorar m"s de cinco
meses, sólo por el %ec%o de %acer actuali+aciones. Esto se debe
principalmente, a que son tres o cuatro personas las que trabajan en los
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S K
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
9/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% documentos de licitaciones y cada uno agrega sus modicaciones, no dejando
claro el lugar físico de la !ltima corrección, qué se %i+o, por qué se %i+o y
fec%as límites de entrega.
'rupo de desarrollo
Los puntos que se muestran a continuación tienen relación con la forma que tienen
los grupos de desarrollo de llevar a cabo los proyectos inform"ticos.
$. Desarrollo de pro-ectos. Las reuniones con el cliente, reuniones del grupo de
desarrollo, control de cambios, formato de aplicaciones no se documentan en
ning!n lugar.
3. Docu)entación de siste)as. o existe documentación del propio sistema una
ve+ que esta %ec%o.
@. &ólo el grupo de desarrollo sabe sobre los sistemas cabalmente.
D. $etodologías de traba/o. o existen formas explicitas de cómo se %ar" el
sistema. En caso de que se incorpore alguien nuevo al proyecto, se gasta
muc%o tiempo en explicar las formas de trabajo.
I. Control de versiones. o %ay control de versiones, por ejemplo no se sabe
cu"ndo y qué se %i+o la !ltima ve+ que se vio el sistema. O lo peor es que no se
sabe quien tiene la !ltima versión.
. Est*ndares. o existen formatos est"ndares para el desarrollo 9eb, por
ejemplo dimensiones de frames, denición de botones, opciones, color y
tama4o de texto, im"genes que se presentan en las interfaces de usuarios. Lo
que trae como consecuencias que interfaces de un mismo sitio 9eb no tengan
los mismos formatos.
H. 0ases de Datos. En cuanto a desarrollos de bases de datos, no existe un
modelamiento formal, se %acen artesanalmente.
(royectos
Estos puntos dan a conocer conceptos que estan relacionados con los proyectos
propiamente tal.
$. Sustento generico. Existen varios proyectos que no tienen sustento genérico,
como por ejemplo )ariables Cr*ticas, cuyas interfaces muestran tablas con
n!meros, pero en ninguna parte obedece a una problem"tica, es decir no
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S 1
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
10/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% existe un contraste con respectos a planes, son datos que no poseen un
camino explicito de cómo lograr que sean información.
3. A-uda en línea. o existen manuales de ayuda en línea. &e asume que el
personal que utili+ar" los sistemas tienen conocimiento de ellos.
@. Control de infor)ación. o se sabe qué datos, en qué lugar y quién controla la
información que manejan los distintos sistemas. ;sí, si uno quiere conseguir
alg!n tipo de información %ay que preguntar por teléfono o conar en
encontrar r"pidamente a la persona que te pueda ayudar.
D. %o e(isten diccionarios de datos. Neneralmente, debido a la falta de tiempo y
la no existencia de un requerimiento para la elaboración de diccionarios de
datos, éstos no se llevan a cabo.
I. o existe estandari+ación en los formatos de las interfaces.
. o existe un control explícito de los tipos de usuario y servidores que estan
relacionados con las bases de datos.
7odos los puntos, anteriormente mencionados, fueron anali+ados y obtenidos del
desarrollo, %istoria y documentación de un sistema en particular, el cual servir" como
base para la elaboración de las estrategias. El cual es presentado como (aso de Estudio.
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S $2
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
11/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"%
$% &S#R"#&'I" D& D+CM&-#"CI+-
7omando en consideración que el punto de interés de este trabajo es elaborar
estrategias de documentación, todos los puntos mencionados a continuación estar"n
referenciados a este tema, por lo tanto, es necesario establecer bien el valor y control de
la documentación. ara esto se toma de base los conceptos y directrices que entrega la
/&0122$'3222 para congurar sistemas de gestión de calidad y el est"ndar (PP.
De1nir el valor de la docu)entación
La documentación permite la comunicación del propósito y la co%erencia de la acción.
&u utili+ación contribuye a '
Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad
roveer la información apropiada
La repetibilidad y la traceabilidadroporcionar evidencias objetivas de las acciones reali+adas
Evaluar la ecacia y la adecuación continua de las acciones con respectos a la realidad.
La elaboración de la documentación no debería ser un n en sí mismo, sino que debería
ser una actividad que aporte valor. Mpag D de (%)1222)3222*
De1nir tipos de docu)entos
Existen numerosos tipos de documentos que apoyan el desarrollo de procesos
complejos, sin embargo es necesario %acer un ltro de los m"s importantes, los cuales
debería incluir'#eclaraciones documentales de las política y de los objetivos para lograr productos de
calidad
Panuales que especiquen los alcances de los sistemas, su interacción y descripción de
los procesos involucrados en ellos.
Los procedimientos documentados requeridos para normar al sistema, es decir la forma
en que sean establecidos, documentados, implementados y mantenidos.
#ocumentos necesarios para que la organi+ación pueda asegurar la ecacia de la
planicación, operación y control de sus procesos.Extensión de la documentación requerida y los medios a utili+ar para su distribución.
(omo tipos de documentos se destacan'
Especi1caciones' #ocumentos que establecen requisitos. (omo por ejemplo los
documentos de especicación de requerimientos y especicaciones de dise4o.
uías' #ocumentos que establecen recomendaciones o sugerencias.
$anuales2 #ocumentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las
actividades y los procesos de manera co%erente. 7ales documentos pueden incluir ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S $$
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
12/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planes, con el grado de detalle
que se requiera para el control de las actividades pertinentes, la responsabilidades,
autoridades e interrelaciones del personal que se gestiona, ejecuta, verica o revisa el
trabajo que afecta a la calidad, como se deben ejecutar las diferentes actividades, la
documentación que debe usarse y los controles que deben aplicarse.
Registros2 #ocumentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades
reali+adas o resultados obtenidos en los procesos o productos.
&lan de calidad2 documento que especica los procesos del sistema y los recursos
que deben aplicarse para el desarrollo de la entidad, bajo los conceptos de calidad.
E(tensión - for)ato de docu)entos
(ada organi+ación determina la extensión y formato de la documentación requerida y
los medios a utili+ar . Lo cual depende de una serie de factores tales como el tipo y el
tama4o de la organi+ación, la complejidad e interacción de los procesos, la complejidad
de los productos, los requisitos de los clientes, los requisitos reglamentarios que sean
aplicables, la competencia demostrada del personal y el grado en que sea necesario
demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema.
Control de los docu)entos
7odo tipo de documento requiere de control o validación durante el periodo de creación
y posterior aprobación.
Estos controles deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos, adem"s deben permanecer legibles, f"cilmente
identicables y recuperables. #ebe establecerse un procedimiento documentado para
denir los controles necesarios para la identicación, el almacenamiento, la protección,
la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de ellos.
#ebe establecerse un procedimiento documentado que dena los controles necesarios
para'
;probar los documentos antes de su emisión, considerando el personal que est"
involucrado en su elaboración y aprobación.
?evisar y actuali+ar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente
;segurarse de que identiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos
;segurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en los puntos de uso.
;segurarse de que los documentos permanecen legibles y f"cilmente identicables.
;segurarse de que se identican los documentos de origen externo y se controla su
distribución.
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S $3
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
13/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% revenir el uso de documentos obsoletos, y aplicarles una identicación adecuada en el
caso de que se mantenga por alguna ra+ón.
Distribución de la docu)entación
Es necesario especicar el método de distribución interna, si es total o por sección
deniendo controles, personal autori+ado y vías alternativas sobre esta.
&lan operativo
#espués vienen las acciones concretas, con un plan operativo, con la denición de
acciones concretas para distintos usuarios, clientes y operadores, denir estas acciones
de manera que sean co%erentes y dejen ver que realmente llevar"n a los objetivo.
E/ecución del &lan "perativo
;%ora viene el !ltimo paso y el esencial, ejecutar el plan operativo, y durante toda esa
planicación y ejecución tener en mente que todo se puede y debe mejorar, si ocurre
alg!n imprevisto es optimo incluirlo, para así tener un registro secuencial de los
caminos seguidos y los posibles errores cometidos
$e/ora Continua
La mejora continua asegura el incremento de la probabilidad de aumentar la
satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas para el logro de objetivos. Lo
cual se logra por medio del establecimiento de mejores pr"cticas a lo largo de toda la
organi+ación.
;dem"s, saber establecer mejoras continuas a la estrategia, puede marcar la diferencia
entre llegar o no a los objetivo, uno de los errores que se comete a menudo es %acer del
plan estratégico una foto est"tica que queda muy bien donde nadie lo ve, siendo que el
plan va acorde de una realidad cambiante .
Los siguientes puntos son algunas de las acciones destinadas a mejorar continuamente
cualquier actividad que %a sido puesta en marc%a '
- ;n"lisis y evaluación de la situación existente para identicar "reas para la
mejora.
- Establecimiento de los objetivos para lograr la mejora
- !squeda de posibles soluciones para lograr los objetivos
- Evaluación de dic%as soluciones y su selección
- /mplementación de la solución seleccionada
- Pedición, vericación, an"lisis y evaluación de los resultados de la
implementación para determinar que se %an alcan+ado los objetivos.
- Jormali+ación de los cambios.
- /ncluir al personal en las practicas de mejoramiento continuo.
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S $@
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
14/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% Los resultados se revisan, cuando es necesario, para determinar las oportunidades
adicionales de mejora, de esta manera, la mejora es una actividad continua. (uya
información retroalimentativa proviene de clientes involucrados, auditorias y revisiones.
pag (C 1222'3222
La serie de pasos anteriores denen los contenidos necesarios de una estrategia, en
donde se planica, piensa, conoce y act!a, conforme a todo ello se crea. Estos pasos se
pueden ver gr"camente en la gura G @.@. %ttp'88999.gestion3$.com8art222D.%tm
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S $D
http://www.gestion21.com/art0004.htmhttp://www.gestion21.com/art0004.htm
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
15/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"%
La importancia que tiene el %ec%o de documentar las acciones reali+adas en proyectos
de soft9are es concreti+ar lo intangible, de tal modo de poder aprender de los errores,
%acer m"s f"cil el acceso a la información y sobre todo la reutili+ación de la información
para las posteriores tomas de decisiones y alimentación de las bases de conocimiento de
las entidades, con mira %acia el establecimiento de est"ndares.
La gura G @.D, muestra qué participación deben tener las estrategias de
documentación sobre el ciclo de vida de proyectos de soft9are. El ciclo de vida
presentado en esta gura es un prototipo que est" en desarrollo actualmente en Q( ,
cuyas bases fueron creadas de acuerdo a los lineamientos presentados por el est"ndar
/7/L.
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S $I
Jigura G @.@, asos de implementación de estrategias
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
16/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"%
La gura G @.I presenta la visión completa de las estrategias de documentación dadas
a conocer en este trabajo, mostrando claramente sus interacciones en el contexto global.
Bna ve+ obtenidos los elementos y la forma de pensar para el logro de objetivos es
necesario establecer qué %erramientas se utili+ar"n para llevar a cabo lo propuesto con
el n de documentar la información necesaria y suciente obtenida de estas etapas
Estas metodologías que documentan din"micamente los procesos involucrados en la
entidad est"n agrupadas en un producto de soft9are denominado &ystem ;rc%itect.
Jigura G @.I, Podelo de estrategias de documentación
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S $
Jigura G @.D, ?elación estrategias con ciclo de vida de proyectos de
-
8/17/2019 CASO EstrategiasDocumentacion
17/17
Contribución de Daniela Cofré, profesor guía Luis Hevia
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"%
ESTRATE!AS DE D"C#$E%TAC!"% &ARA S!STE$AS C"$&LE'"S $H