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DOSSIER DE INDUSTRIA
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Sevilla, Mayo de 2016
Estimado/a amigo/a:
Nos complace comunicarte la celebración del XXXVII Congreso Nacional de la Sociedad Española de Medicina Interna (SEMI), XII Congreso de la Sociedad de Medicina Interna de Aragón, Navarra, La Rioja y País Vasco (SOMIVRAN) que tendrán lugar en Zaragoza los días 23, 24 y 25 de Noviembre de 2016.
La participación de la Industria Farmacéutica y Casas Comerciales es muy importante para el éxito de este Congreso, máximo exponente de nuestra actividad científica y profesional. Por ello, nos sentimos honrados al solicitar tu colaboración y presencia en este evento.
Incluimos dossier informativo y estamos a vuestra disposición a través de la Secretaría Técnica “S&H Medical Science Service” para ampliar cualquier información adicional que podáis precisar.
A la espera de tus noticias, recibe un saludo muy cordial,
Comité OrganizadorXXXVII Congreso Nacional de la Sociedad Española de Medicina Interna (SEMI)XII Congreso de la Sociedad de Medicina Interna de Aragón, Navarra, La Rioja y País Vasco (SOMIVRAN)
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ÍNDICE
Pág. 4: DATOS GENERALES. SECRETARÍA TÉCNICA INSTALACIÓN DE STANDS
Pág. 5: NORMAS GENERALES PARA EL MONTAJE DE STANDS DISTRIBUCIÓN DE STANDS
Pág. 6: TRANSPORTE DE MERCANCÍAS Y ALMACÉN MEDIDAS DE CONTROL PÓLIZA DE SEGUROS TARIFA DE ESPACIO PARA EXPOSICIÓN
Pág. 7: COMPENSACIONES DEL ESPACIO PARA LA EXPOSICIÓN COMERCIAL ANULACIONES NORMAS DE CONTRATACIÓN
Pág. 8: OTRAS PROPUESTAS DE ESPONSORIZACIÓN: ● CARTERA DE LA REUNIÓN ● DISTRIBUCIÓN DE PÓSTERS DEL CONGRESO ● OTROS PATROCINIOS
Pág. 9: PLANOS DE STANDS
Pág. 11: BOLETÍN DE RESERVA PARA ESPONSORIZACIONES
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DATOS GENERALES
Fecha: 23-25 de noviembre de 2016 Lugar: Zaragoza Sede: Palacio de Congresos de Zaragoza Plaza Lucas Miret Rodríguez, 1. 50018 Zaragoza Tfno.: +34 976 976 441 Página web: www.pcexpoaragon.com
SECRETARÍA TÉCNICA
S&H Medical Science ServiceC/ Espronceda, 27, Entreplanta - 28003 MadridTfno.: 91 535 71 83 • Fax: 91 554 41 14E-mail: [email protected]ágina Web: www.shmedical.es
ORGANIZA: Sociedad Española de Medicina Interna
HORARIO DE EXPOSICIÓN COMERCIAL (aprox.):Miércoles 23 de Noviembre: 09:00 a 20:00 horasJueves 24 de Noviembre: 09:00 a 20:00 horasViernes 25 de Noviembre: 09:00 a 19:00 horas
INSTALACIÓN DE STANDS
El espacio para la exposición comercial consta de: • Espacio físico contratado • Cuadro eléctrico 1 kw Los expositores podrán contratar este servicio a través de la web de la empresa montadora oficial del congreso: Web: https://servisboutique.com/semi16/es/ Empresa: SERVIS Tfno.: 976 330 598 E-mail: [email protected]
Cada expositor se debe limitar al espacio asignado y a los planos del mismo, así como a cumplir las normas de montaje y desmontaje, envío de materiales y cláusulas generales de participación del Palacio de Congresos de Zaragoza que se enviarán por email a principios de Septiembre de 2016.
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NORMAS GENERALES PARA EL MONTAJE DE STANDS
Los stands deben estar separados por paneles, tener el suelo cubierto con moqueta y las traseras y techos cubiertos. Es obligatorio que los stands que tengan tarima estén habilitados con una rampa. Los stands situados en las esquinas ya sean libres o modulares deberán ser abiertos y no podrán tener pared en el lateral que linde con la zona de tránsito.
Altura: • Stands 1-9 = 4 m • Stands 10-17 y Módulos A, B, C, y D = 3 m • Stands 18-26 = 2,5 m
NO ESTÁ PERMITIDO:
● Afectar a las instalaciones del Palacio de Congresos, pintar, fijar tacos, colgar letreros o cualquier otro objeto en las paredes.
● Colgar pósters o información promocional fuera del espacio contratado.● Utilizar materiales de construcción como cemento, yesos, arenas, escayolas, pinturas, etc.
NOTA: Se ruega revisar las Normas, Guías y Cláusulas Generales de Participación del Palacio de Congresos facilitados por la Secretaría Técnica.
El montaje del stand se llevará a cabo los días 21 y 22 de noviembre a partir de las 08.00 h. y debe estar finalizado antes del día 22 de Noviembre a las 21:00 horas.
El desmontaje debe realizarse el día 25 a partir de las 19:00 h., una vez finalizado el Congreso y debe estar finalizado antes de las 00:00 horas del mismo día.
Las empresas que deseen montar un stand de diseño deberán solicitar permiso al Comité Organizador y presentar el proyecto antes del 20 de Octubre para someterlo a su aprobación, presentando planos del mismo tanto de planta como de alzado, con sus cotas correspondientes y memoria de calidades.
DISTRIBUCIÓN DE STANDS
La adjudicación del espacio se realizará por riguroso orden de recepción de la solicitud, ya sea por fax o correo electrónico, a la Secretaría Técnica:
S&H Medical Science ServiceFax: 91 554 41 14 • E-mail: [email protected]
No está permitida la ocupación de un mismo espacio por varios co-expositores, salvo expresa autorización previa de la Organización.
La Organización se reserva la decisión final acerca del emplazamiento definitivo de los stands.
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TRANSPORTE DE MERCANCÍAS Y ALMACÉN
Toda la mercancía deberá estar correctamente etiquetada con:
● Nombre, fecha y dirección del Congreso ● Nombre de la Casa Comercial y del remitente ● Número del stand adjudicado ● Número de bultos
La mercancia se recibirá el Lunes 21 de Noviembre de 2016, de 10.00h a 14.00h.
Una vez terminado el Congreso, el material se deberá recoger el Viernes 25 de Noviembre. Las cajas con material deberán estar correctamente embaladas y etiquetadas, de otro modo, la empresa transportista no recogerá el material.
Ni la Organización ni el Palacio de Congresos se responsabilizan de la recepción de la mercancía que llegue fuera del horario marcado por la Organización.
MEDIDAS DE CONTROL
Durante la celebración del Congreso se controlará el acceso al recinto por medio de los identificadores que se entregarán a congresistas y patrocinadores.
Por cada expositor se entregarán 8 identificadores con el nombre del patrocinador.
PÓLIZA DE SEGUROS
Se dispondrá de un seguro de responsabilidad civil.
TARIFA DE ESPACIO PARA EXPOSICIÓN
N.os 1 al 26 (espacio de 3 x 3 m2): 9.500 € (IVA no incluido)
Stand A, B, C y D (espacio de 6 x 5 m2): 40.000,00 € (IVA no incluido)
Se adjuntan los planos donde están numerados los espacios dedicados a la exposición comercial.
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COMPENSACIONES ALQUILER DEL ESPACIO PARA LA EXPOSICIÓN COMERCIAL
El alquiler de espacios para la exposición comercial dará derecho a cada firma comercial a la entrega de:
● 1 documentación científica por patrocinador● 1 bono de almuerzo por día● 8 identificadores para acceder y transitar por el Palacio de Congresos
ANULACIONES
Se reembolsará un 50% del importe abonado si la anulación se realiza 4 meses antes de la celebración del Congreso. Si la anulación es posterior a esta fecha, no se realizará reembolso alguno. Las anulaciones se realizarán por escrito a: S&H Medical Science Service.
NORMAS DE CONTRATACIÓN
Para dar validez a la reserva del espacio deberán enviar a S&H Medical Science Service la confirmación del mismo a través de:
Fax: 91 554 41 14, o bien, E-mail: [email protected]
El pago se realizará mediante cheque nominativo a: S&H Medical - XXXVII Congreso Nacional Sociedad Española de Medicina Interna- Número de Cuenta: ES11 2038 2406 2760 0021 2293- SWIFT: CAHMESMMXXX
Y deberá remitirlo a:S&H Medical Science ServiceC/ Espronceda, 27, Entreplanta28003 Madrid
El pago deberá realizarse dentro de los 45 días siguientes a la reserva. La falta de pago faculta a la Organización para la cancelación de la solicitud, disponiendo libremente del espacio o patrocinio. Una vez enviada la solicitud por parte del patrocinador y realizada la confirmación por parte de la Organización, se considerará formalizado el contrato de patrocinio. La confirmación del stand asignado o el patrocinio correspondiente junto a la fecha será enviada por correo a la empresa participante.
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OTRAS PROPUESTAS DE ESPONSORIZACIÓN
CARTERA DE LA REUNIÓN
El patrocinio incluye:
● Serigrafía del logotipo del patrocinador en el interior ● Logo de productos (máximo 2)
OTROS PATROCINIOS ● Pantallas táctiles de las comunicaciones ● Lanyards ● Área de descanso ● Área de Internet ● Inclusión de Información en las carteras de los congresistas ● Arcos control créditos ● Wifi ● APP
Las empresas patrocinadoras dispondrán de: ● Logotipo en los materiales
DISTRIBUCIÓN DE PÓSTERS DEL CONGRESO
La empresa patrocinadora incluirá su logotipo y los pósters podrán ser distribuidos por su fuerza de ventas en los hospitales.
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PLANOS STANDS
ALT
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A M
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• Sta
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del 1
al 9
= 4
met
ros
• Sta
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del 1
0 al
17
= 3
met
ros
• Sta
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del 1
8 al
26
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BOLETÍN DE RESERVA PARA ESPONSORIZACIONES
ALQUILER DEL STAND
Reserva del/los espacio/s nº:
TOTAL m2: ………………………..
TOTAL Precio: ……………………....................... euros
Cheque nº: ……………………………………………………….(adjunto)
DATOS DEL PATROCINADOR:
Firma: …………………………………………………………………….....
Nombre comercial con el que desea aparecer en programa/rótulo:
.................................................................................................................................................................
Dirección: …………………………………………………………………......................................................
Nª CIF: ……………................................... Persona de contacto: ………………………............................
Tfno: ……………………………........................... Fax: …………………………………..............................
Correo electrónico: ………………………………………………………......................................................
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OTROS PATROCINIOS
Reserva de: .............................................................................................................................................
Nombre comercial con el que desea aparecer en programa ....................................................................
Precio: ………………………………………………………………………....................................................
Cheque nº: ………………………………………………………. (adjunto)
DATOS EMPRESA MONTADORA
Nombre: ..................................................................................................................................................
Dirección: ................................................................................................................................................
Tfno.: ....................................................
Fax: .....................................................
Persona de contacto: .............................................................................
E-mail: ....................................................................................................
Remitir a:S&H Medical Science Service
C/ Espronceda, 27, Entreplanta • 28003 MadridTfno: 91 535 71 83 • Fax: 91 554 41 14
Correo electrónico: [email protected]ágina Web: www.shmedical.es
S&H Medical Science ServiceC/Espronceda, Entreplanta. 28003 Madrid
Tfno.: 91 535 71 83 Fax: 91 554 41 14E-mail: [email protected]