DocuWare 5

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Gestión profesional del contenido empresarial

DocuWare es un sistema de gestión documental con tecnología avanzada para realizar una gestión

profesional del contenido empresarial y optimizar el almacenamiento electrónico. Consultar los

documentos independientemente de su formato o origen en el momento y lugar en que se necesitan

permite optimizar la eficiencia del negocio.

Características principales deDocuWare

Interfaz de usuario intuitiva

Administración sencilla

Integración rápida

Movilidad y acceso remoto

Transparencia y seguridad

Los documentos en papel o formato electrónico, lacorrespondencia, el correo electrónico, los archivos deimpresión o spool, CAD, MS Office y un largo etcéterapueden almacenarse, compartirse y gestionarse desde unarchivador central de documentos.

DocuWare cumple todos los requisitos de integración yseguridad en estructuras de TI existentes,complementando las ventajas de las aplicacionesinternas. Admite todos los estándares y procedimientoshomologados en los entornos de oficina y de sistemascorporativos.

Otras funciones de gestión documental permiten elacceso seguro, controlado y protocolizado en todomomento a los documentos y su contenido. Mediante funciones de flujo de trabajo, gestión de contenido web eintegración universal, DocuWare aporta todos los elementos necesarios para una gestión eficaz del contenidoempresarial.

Los usuarios más exigentes apreciarán las posibilidades de las funciones, la facilidad de uso y la sencillaadministración.

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1. Importación de documentos

Trabajando directamente desde elnavegador

El cliente Web de DocuWare ofrece todas lasherramientas necesarias para utilizar losdocumentos con eficiencia directamente desdecualquier navegador web. El método detrabajo del DocuWare Web Client se basa enprocedimientos estándar que se aplican enmuchas oficinas.

El Windows Explorer Client ofrece un métodosencillo para acceder a los archivadores conlas opciones de gestión de archivos deWindows. DocuWare aparece como carpetaindependiente en el sistema de archivos deMicrosoft. Los archivos pueden trasladarse alos directorios del archivador desde aquí obien almacenarse en una carpeta delarchivador desde cualquier aplicaciónmediante el comando “Guardar como”.

El rendimiento y la aceptabilidad de un sistema degestión documental dependen en gran medida de larapidez y facilidad con que los distintos tipos dedocumentos, procedentes de fuentes diversas, puedenimportarse al sistema y utilizarse. DocuWare centra sufuncionamiento principalmente en entornos de oficinaestándar y en los procedimientos que los usuarios yaconocen: los documentos llegan a las bandejaselectrónicas, que emulan las bandejas físicas de unescritorio. En ellas, los documentos pueden ordenarse y,si hace falta, graparse.

Los documentos se transfieren de las bandejas a losarchivadores. Los diversos archivadores conforman elrepositorio central, que es el origen del flujo de trabajoen la red y el encargado de controlar todos losdocumentos. DocuWare ofrece funciones de importaciónavanzadas que se pueden automatizar con diversasopciones, a fin de garantizar la correcta ubicación paracada documento archivado.

DocuWare presenta una amplia variedad de opcionespara importar y procesar documentos, que van de ladigitalización de documentos en papel al trabajocompartido y basado en web.

Documentos en papelDiferentes documentos como la correspondencia entrantey saliente, recibos, notas y otros materiales impresos oescritos a mano pueden importarse con casi cualquiertipo de escáner. DocuWare integra tanto dispositivossencillos, conectados a una estación de trabajo, comoescáneres de alto rendimiento. También es posibleintegrar directamente escáneres de red y dispositivosmultifunción (copiadoras digitales) sin necesidad de usarotro software.

Una vez digitalizados, los documentos llegan a lasbandejas de DocuWare, para procesarlos y guardarlos enlos archivadores. Una opción puede ser usar un móduloadicional para extraer datos directamente de losdocumentos mediante OCR (reconocimiento de texto) oreconocimiento de códigos de barras durante el procesode digitalización. Después los documentos se categorizan,indexan y almacenan automáticamente en unarchivador.* Además, DocuWare soporta los principalesprogramas de interpretación de documentos medianteinterfaces universales.

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Archivos de MS Office, CAD y otros formatosDocuWare dispone de varios métodos de importación.Puede utilizar el ratón para arrastrar los archivos a lasbandejas o usar el menú de importación. Para importarde manera automática grandes volúmenes de archivos, DocuWare puede supervisar cualquier carpeta delsistema de archivos.

El cliente DocuWare está disponible en un navegador oen Windows para almacenar y procesar documentos.Asimismo, DocuWare dispone de un método de trabajoalternativo y eficaz mediante la integración directa enWindows Explorer. Con el Windows Explorer Client,DocuWare aparece como una carpeta independiente enel sistema de archivos de Microsoft. Esta carpetavisualiza los archivadores. Los documentos o inclusodirectorios completos se pueden almacenar desdeWindows con el método de arrastrar y soltar. De estemodo cada archivo se indexa automáticamente.Además, la integración en el explorador de Windowspermite almacenar los documentos desde cualquieraplicación de Windows. Esta acción se realiza de lamanera habitual, es decir, con el comando “Guardarcomo”. El proceso de indexación se efectúaautomáticamente al seleccionar el archivador deseadoo mediante un diálogo de almacenamiento.

Cualquier información de los archivos es útil paracategorizar e indexar. De este modo, los archivos sealmacenan automáticamente o con informaciónadicional que se introduce manualmente. También esposible usar diálogos de almacenamientopersonalizados con el SDK (Software Developer Kit)de DocuWare.

Los archivos, importados en su formato original,pueden visualizarse con el visor universal de DocuWareo bien con el programa original con el que se crearon.Con el controlador de impresora de DocuWare tambiénpueden archivarse documentos imprimiéndolos desde elprograma original. A partir de la impresión del archivo,se genera una réplica exacta del documento que sealmacena en el archivador de DocuWare en un procesoen segundo plano mientras se imprime el documento.En los documentos que usan un formato común, porejemplo facturas salientes, presupuestos o albaránes deentrega, los índices se extraen directamente deldocumento. Así se almacenan los documentos deforma totalmente automática.

Orientado a

soluciones: la

organización

eficiente de un gran

volumen de datos y

documentos permite

aumentar la

productividad y el

trabajo con el

contenido.

Documentos comunes ydatos existentesDocuWare puedeintegrarse en cualquiersistema empresarialmediante interfaces yfunciones universales. Losdocumentos creadosinternamente comofacturas, libros decontabilidad o informesse archivanautomáticamente conDocuWare. Para ello seimporta la impresión delsistema operativo Windows mediante una funciónestándar de DocuWare, o se importan archivos de colade impresión de otros entornos como AS/400 con elmódulo opcional COLD/READ.* Los datos de impresiónse almacenan como documentos individuales, secategorizan, indexan y almacenan en el archivador.DocuWare también puede superponer formularios ymembretes. Esto permite, si hace falta, visualizar losdocumentos archivados como réplicas exactas deldocumento original.

DocuWare importa automáticamente datos que espreciso conservar por razones legales para poderconsultarlos. Si el sistema original o una herramientade análisis necesitan los datos posteriormente,DocuWare los exportará conservando el nombre dearchivo y el formato originales.

Correo electrónicoLa documentación de los procesos empresarialestambién abarca la importación de los correoselectrónicos. El correo electrónico puede gestionarsejunto con otros documentos relacionados y organizarseconforme a los mismos criterios. DocuWare puedeimportar mensajes de correo electrónico desdeMicrosoft Outlook/Exchange, o desde LotusNotes/Domino.

Para realizar la indexación automática se utilizan datoscomo el emisor, el destinatario, la fecha y el asunto.Los nombres de personas y empresas se complementancon información tomada de libretas de direcciones obases de datos de contactos. El proceso dealmacenamiento puede realizarse de modo totalmenteautomático o con la intervención del usuario (paraconfirmar o corregir).

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2. Almacenamiento organizado y seguro

Ahorro de tiempo y recursos graciasa la clasificación automática

DocuWare detecta automáticamente datos delcorreo electrónico como el emisor, eldestinatario, la fecha y el asunto, que utilizapara la indexación.

Para optimizar el uso de la información, el

acceso a los documentos debe ser sencillo y los

documentos deben almacenarse en una

plataforma estructurada que pueda adaptarse

bien a los requisitos del futuro.

DocuWare agrupa los documentos, sea cual sea suorigen, en un repositorio central (los archivadores)basándose en criterios definidos centralmente. Esto esaplicable a documentos empresariales (digitalizados ocreados con un sistema informático), correspondencia,expedientes, dibujos técnicos, imágenes y todo tipo dedocumentación, así como los correos electrónicos yarchivos de Office.

Estándares abiertos para datos de índice ydocumentosLos documentos se guardan en su formato original o,según la fuente de datos, como PDF, TIFF, JPEG o PNG.Por cada documento se guarda un metarchivo enformato XML. Éste se usa para registrar la informaciónsobre el documento y su contenido: incluye anotaciones,sellos digitales y firmas electrónicas. Por una mayorseguridad también se guardan por duplicado los datosde índice y la categorización del documento en estemetarchivo XML. Sin embargo, la ubicación principal delos datos de indexación y categorización es una base dedatos relacional con vínculos a los documentos. Estofacilita la recuperación rápida y la posibilidad de añadirun índice de texto completo.

Clasificación automáticaDocuWare ofrece métodos para asumir automáticamenteíndices procedentes de fuentes externas, por ejemploarchivos de texto, bases de datos y libretas dedirecciones, para asegurar una indexación y unacategorización correctas. Algunos de esos métodos sonfunciones estándar, mientras que otros requierenmódulos adicionales. El módulo DocuWare ACTIVEIMPORT, que funciona en segundo plano, supervisa losdirectorios para detectar nuevos archivos y mensajes decorreo electrónico, que importará y almacenará enDocuWare de forma automática. Los documentos no solo se clasifican, sino que también pueden indexarsemediante índices de bases de datos externas* (por ejemplo, de sistemas ERP o CRM).

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Procesamiento inmediato de losarchivos entrantes

DocuWare ACTIVE IMPORT detecta, encarpetas o directorios de correo electrónico,archivos entrantes que pasa a archivar eindexar automáticamente.

Almacenamiento según las necesidadesLos archivadores de DocuWare gestionan los documentosen sus diversas fases: desde el momento en que seimportan o crean, durante la etapa de edición yprocesamiento, hasta el archivado a largo plazo. Seadmiten todas las tecnologías de almacenamientoactuales: de sistemas de discos duros o RAID, CD, DVD yBD, de funcionamiento manual o de jukebox, a ContentAddressed Storage (CAS) y soluciones de red de área dealmacenamiento (SAN). La gestión mediante HSM(Integrated Hierarchical Storage Management) asegura latransferencia automática de documentos al medio dealmacenamiento más apropiado según su estado (esdecir, teniendo en cuenta factores como la frecuencia deacceso o requisitos legales).

Archivadores autónomos e independientes delsistemaTodo un archivador o determinados documentos sepueden exportar a CD/DVD/BD, memoria USB o discoduro externo. También se proporciona un módulo debúsqueda independiente. De este modo, en el ordenadordel usuario no hace falta un cliente DocuWare parabuscar y visualizar los documentos exportados. Elexpediente de un proyecto que contiene por ejemplocatálogos, listas y dibujos técnicos, puede exportarsefácilmente al medio deseado, y la información se puede distribuir a los socios o clientes que no tengan instaladoun sistema DocuWare. Además, los archivadores autónomos son ideales para el archivado a largo plazo, así comopara soluciones de backup, puesto que el contenido es accesible desde cualquier sistema y el medio dealmacenamiento seleccionado se puede guardar en un lugar seguro.

La asignación de derechos, garantía de confidencialidad

La sofisticada y personalizada asignación de derechos de DocuWare posibilita garantizar la

confidencialidad de forma permanente y trasladar los diferentes niveles de permisos existentes en una

empresa al propio sistema.

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3. Gestión de documentos: acceso y almacenamientocontrolados

Gama completa de funciones deseguridad

Cuando se abre un documento, DocuWaremuestra inmediatamente si lleva una firmaelectrónica y si ésta es válida. De este modo,se determinará si el documento está intacto ysu contenido es válido.

DocuWare dispone de mecanismos de seguridad para elcontrol interno y para satisfacer requisitos de auditoria yde protección de datos. De este modo, los documentosse protegen durante su vida: desde la importación hastael archivado a largo plazo en sistemas dealmacenamiento protegidos y soportes de solo lectura.DocuWare cumple con diferentes normativas y leyes,tales como la Digitalización Certificada según la AEAT,AO, HIPAA, Basel II y Sarbanes-Oxley. Los periodos deretención y eliminación también se pueden controlarautomáticamente.

Acceso a datos y documentos conforme con la leyDocuWare asegura la posibilidad de acceso a todos losdatos necesarios durante el correspondiente periodo deretención legal mediante funciones de exportación. Todoslos documentos, así como los datos de la cola deimpresión que se importaron automáticamente medianteCOLD/READ* o mediante el controlador de impresora deDocuWare pueden reproducirse en formato originaldesde el sistema.

Derechos de acceso personalizadosEl acceso a los documentos se controla de maneraestricta según una detallada estructura de autorizacióncompuesta por grupos, funciones y perfiles. De estemodo se asegura que empleados, auditores, clientes oproveedores tengan acceso únicamente a los documentospermitidos según su nivel de autorización. El accesodirecto a los documentos a través del explorador dearchivos del sistema operativo no es posible. Mediantelas funciones de registro queda constancia durante años de quiénes y cuándo han accedido a un documento y lohan modificado.

Firma electrónicaDocuWare admite todo tipo de firma electrónica: simple, avanzada, cualificada, reconocida así como marcas detiempo y firmas manuscritas. Están totalmente integradas en el sistema DocuWare y disponibles para los usuariosautorizados. Proporcionan un sistema adicional para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos, asícomo la identidad de los usuarios. La gama completa de funciones de seguridad de DocuWare garantiza elcumplimiento de distintas normas que puede haber dentro de una organización.

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4. Encontrar documentos

La seguridad genera confianza: la protección de

los datos y el cumplimiento de la normativa

legal son una base excelente.

Aumento de la productividad con un botón de

búsqueda integrado en la aplicación empresarial

que se utiliza habitualmente.

La utilidad de un sistema de gestión documentaldepende principalmente de la rapidez con que seencuentra la información requerida por los usuarios.DocuWare permite realizar búsquedas de manera simpley eficiente: los términos de búsqueda se pueden escribirpor completo, parcialmente, en combinación oseleccionarse de listas. Es posible combinar búsquedascategorizadas y de texto completo. Cualquier métodoofrece resultados en cuestión de segundos y los presentaen una lista que el usuario puede organizar como desee.También es posible representar gráficamente losarchivadores de forma jerárquica, en una estructura deárbol. Especialmente práctico: para leer o editar losdocumentos que aparecen en la lista de resultados nohace falta que la aplicación original esté instalada en elordenador. El visor universal de DocuWare permiteutilizar casi todos los tipos de archivos sea cual sea suaplicación de origen.

Búsqueda de texto completoLa eficaz función de texto completo de DocuWare puedeutilizarse con todos los sistemas de base de datoscompatibles. Además, puede extraer texto de cualquierdocumento digitalizado. La búsqueda de texto completotambién permite la busqueda parcial de palabras o unacombinación de las mismas. Los resultados del textorequerido se resaltan en color en el visor de DocuWare.

Perfiles de almacenamiento y busqueda predefinidosLos administradores pueden definir para el mismoarchivador diferentes diálogos de búsqueda yalmacenamiento, además de listas de resultados. En ladefinición de los diálogos se determinan los camposdisponibles y si algunos de ellos están bloqueados yrellenados con un valor preestablecido. Los diferentesdiálogos pueden asignarse a funciones o usuariosconcretos. Los usuarios trabajan con el diálogo que másse ajuste a su trabajo en DocuWare seleccionándolodesde una lista mostrada en la ventana principal. Estaopción facilita y agiliza el acceso a documentos que senecesitan con frecuencia, por ejemplo contratos oinformes de un cliente específico. Documentosrelacionados además pueden vincularse en DocuWare.Así, cuando se recupera un determinado documento, lainformación correspondiente de otros documentostambién queda disponible de manera inmediata.

Trabajo desde otros programasCon el objetivo de facilitar al máximo los flujos de trabajo, se puede acceder y visualizar documentos directamentedesde otras aplicaciones. En este caso, DocuWare ofrece el módulo Smart Connect* opcional. Con solo pulsar unbotón, las palabras de búsqueda pueden leerse automáticamente desde casi cualquier programa y así recuperar el

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contenido y los documentos archivados según el contexto. Con un solo clic en la aplicación que utilizanhabitualmente, los usuarios recuperarán los documentos relacionados con un proceso determinado. Laconfiguración es intuitiva para que la puedan realizar tanto administradores como usuarios, en función de suspropios requisitos.

Adicionalmente, la integración directa en una aplicación es posible mediante diferentes SDK (Software DeveloperKit) para C, COM, Java, Web Services e interfaces .NET, además de la integración en navegadores y una interfaz deSAP homologada.* Nuestros partners también proporcionan interfaces específicas para soluciones locales de ERP.

Smart Connect: recuperación con un solo clic

Smart Connect permite recuperar los documentosque necesita el usuario mediante un botónintegrado directamente en la aplicación.

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5. Editar documentos

Usar las herramientas de escritoriohabituales

DocuWare es fácil de usar porque el métodoes conocido: las anotaciones, los comentarios,las firmas y los sellos se incorporan en losdocumentos de la manera habitual. Elhistorial y el estado de edición se ven almomento. Sin embargo, el documentopropiamente dicho no se modifica.

Sencillo e inteligente: las herramientas de trabajo

conocidas aportan una gestión eficaz y

optimizada de los documentos.

DocuWare proporciona una amplia variedad de opcionesde edición para poder utilizarlas en documentos que seactualizan con regularidad y por varias personas a lavez.

Gestión de versionesLos documentos almacenados en DocuWare puedeneditarse con el programa en que se han creado. Según laconfiguración de perfil de usuario, la edición puederealizarse directamente en el archivador o después debloquear el documento. En este caso, la versión que seencuentra en el archivador se bloquea para impedir quela editen otros usuarios; al volver a almacenarlo en elarchivador, se crea una versión nueva. Las versionesprevias se conservan para fines de auditoría yseguimiento. Asimismo, los archivos pueden editarsedirectamente en el archivador desde el Web Client.

Anotaciones, comentarios y sellosEl visor universal de DocuWare brinda una serie deherramientas avanzadas para la edición de documentos.Las anotaciones de texto y comentarios, los textosresaltados y los sellos pueden aplicarse prácticamente acualquier formato de documento. Sin embargo, losdocumentos propiamente dichos no se modifican. Todoslos elementos se añaden como una capa superpuesta yse almacenan por separado. Es posible crear sellos parabloquear y desbloquear documentos, e integrar firmaselectrónicas. También se pueden usar dispositivos tipotablet para hacer anotaciones y firmas a mano enDocuWare.

Trabajar con correos electrónicosLos mensajes de correo electrónico archivados conDocuWare se marcan automáticamente con el icono decorreo electrónico. De este modo, se puede responder alcorreo o reenviarlo directamente desde el Web Client deDocuWare mediante la aplicación local de correoelectrónico, por ejemploOutlook o Notes.

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6. Flujo de trabajo

La notificación por correoelectrónico dinamiza los procesos

La notificación por correo electrónico de laexistencia de documentos para procesarseincrementa la eficiencia de los flujos, inclusosi la persona responsable no se encuentra enla oficina.

Los sellos son un método probado y fiable decontrolar los procesos de trabajo, por ejemploen flujos de aprobación.

DocuWare ayuda a automatizar los procesos basados endocumentos. Asegura la canalización de documentos alos destinatarios pertinentes y facilita al máximo laconfiguración de flujos documentales, por ejemplomediante listas de tareas opcionales y sellos integradosen el sistema. Las listas de tareas pueden definirse yasignarse a usuarios de manera centralizada para su usointegrado en Internet mediante tecnologías web 2.0. Deeste modo, es posible incorporar personal interno ypersonas externas a los flujos de trabajo por Internet y,al mismo tiempo, mantener todos los mecanismos deseguridad del archivador electrónico. Los dispositivosmóviles también pueden incluirse mediante clientes paraSmartphones opcionales.*

Control automático con sellos o con módulosadicionalesLos flujos de trabajo se controlan con sencillos sellos deaprobación o denegación, o bien mediante sellos quecontienen formularios. La colocación de un selloconcreto y la asignación de un valor a un formulariodeterminan el próximo paso en un flujo de trabajo. Porejemplo, se define a quién debe enviarse el documentoen cuestión. El uso de sellos para controlar los procesosemula los métodos usados en la oficina física y facilitael uso de las aplicaciones. De forma opcional se puedencambiar los estados de documentos automáticamentecon el módulo DocuWare AUTOINDEX* o con el SDK deprogramación. Esto permite que programas externosinfluyan en ciertos pasos de un flujo. Task Manager*, unmódulo opcional, permite notificar por correoelectrónico a los usuarios de la existencia dedocumentos nuevos en su lista de tareas. Esto sueleacelerar los flujos y, sobre todo, mantiene informados alos usuarios remotos o móviles acerca de nuevas tareas.

Transparencia máximaAdemás de su facilidad de uso, los flujos de trabajo deDocuWare se caracterizan por su transparencia. El uso deun sello y su formulario asociado registraautomáticamente cada paso del proceso con la fecha yel nombre del usuario, añadiendo esta información aldocumento. De esta forma, todo el proceso puedeseguirse en el documento (como si estuviera en papel)de forma comprensible incluso para personas no involucradas en el flujo de trabajo. Dependiendo de las directricesinternas, puede optar por hacer visibles o invisibles sellos y otras anotaciones en la pantalla o al imprimirse eldocumento.

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7. Ubicaciones remotas y usuarios móviles

Hoy día, las organizaciones utilizan dispositivosmóviles para facilitar el acceso, la visualización y, sies preciso, la edición de documentos durante losdesplazamientos físicos.

Información sincronizada en todaslas ubicaciones

Una de las ventajas más importantes de la gestióndocumental electrónica es la posibilidad de disponer delos documentos y expedientes desde cualquier lugar. ConDocuWare, los usuarios pueden acceder por Internet alos archivadores del repositorio central, con la seriecompleta de funciones, en parte a través del Web Clienty en parte a través de programas cliente. También sefacilita la integración de usuarios móviles, por ejemplocon Smartphones,* y sin perjudicar los estándares de altaseguridad de DocuWare.

Sincronización de archivadoresEs posible sincronizar entre sí archivadores en distintasubicaciones. Un minucioso conjunto de reglas determinaqué documentos de un archivador situado dentro de lacentral deben sincronizarse con el archivador ubicado enuna delegación subordinada (y viceversa). Así, segarantiza que tanto la sede central como la localtrabajen con el mismo contenido, con tiempos derespuesta mínimos y sin sobrecargar líneas de datos. Esun método óptimo de integrar filiales y sucursales, tantonacionales como internacionales, en el sistema degestión documental.

Procesos de flujo de trabajo independientes de laubicaciónLa arquitectura de DocuWare integra los flujosdocumentales en escenarios con usuarios que seconecten desde otras delegaciones o desde casa. Inclusolos usuarios móviles pueden participar en el proceso. Laeficacia, especialmente en comparación con los flujos detrabajo basados en papel, se incrementa de formasignificativa y la notificación opcional por correoelectrónico* acelera aún más los flujos documentales enlas ubicaciones remotas y los usuarios móviles.

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8. Gestión de contenido web

Acceso flexible por Internet sinnecesidad de un cliente específico

El DocuWare Web Client permite acceder yprocesar documentos por Internet con lamisma flexibilidad y el mismo grado deseguridad que en los sistemas internos deuna compañía. Solo se necesita un navegadorweb normal y corriente.

El Web Client de DocuWare garantiza el acceso a losdocumentos en cualquier momento y lugar mediantenavegadores web convencionales. En los flujos de trabajobasados en web es posible facilitar los documentoscompletos al usuario para que los pueda procesar, o,como alternativa, mediante un hipervínculo aldocumento archivado. Eso significa que los flujos detrabajo pueden adaptarse fácilmente a los requisitos decada organización y también al rendimiento de latransmisión de datos por Internet.

Integración flexible y seguridad en InternetLas dos características principales de la arquitectura webde DocuWare son su extraordinaria facilidad deintegración y el uso de tecnologías web 2.0. Lasfunciones de usuario para acceder a documentos seestablecen como un cliente ligero, ejecutable encualquier navegador y sistema operativo. En DocuWareAdministration es fácil definir diferentes configuracionesdel Web Client y asignarlas mediante una dirección URLexclusiva. Así, los documentos se transmiten al usuariopor un canal seguro. De esta manera se posibilita laasignación individual de derechos y niveles de acceso, relacionados con determinadas responsabilidades. Los iniciosde sesión se implementan de manera segura, por ejemplo mediante inicios de sesión automáticos (inicio de sesiónúnico). Finalmente, el control de la suma de comprobación permite saber inmediatamente si se ha manipulado undocumento archivado.

Base de información para empleados, clientes y sociosGracias a la flexibilidad y capacidad de integración de la arquitectura web de DocuWare, es posible publicarinformación y documentación específica para un usuario en Internet. Por ejemplo, es posible que los clientes deuna empresa recojan desde la web sus facturas y albaranes de entrega. Los empleados pueden acceder a suspropios documentos o nóminas desde su domicilio o mientras viajan. Otro ejemplo muy ilustrativo es que losclientes siempre pueden acceder a la documentación actualizada sobre los productos de una compañía. Estomejora el servicio al cliente y la productividad. Los mecanismos de seguridad protegen la información contraaccesos no autorizados, incluso en Internet. Las herramientas habituales de DocuWare para importar y editardocumentos permiten realizar fácilmente el mantenimiento de la documentación. Los empleados no requierenninguna formación específica para publicar los contenidos en Internet. Únicamente deben ser usuarios autorizadosde DocuWare.

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9. Configuración

Simplicidad significa usar las funciones de

manera fácil y eficiente. Los administradores

valoran la fácil configuración y administración

del sistema DocuWare en su conjunto.

La instalación y administración del sistema DocuWare sehan caracterizado siempre por su sencillez. Estascaracterísticas se mantienen intactas en cadaactualización, pese al aumento considerable de funcionesrespecto a las versiones anteriores. La simplicidad es elúnico modo de asegurar que los usuarios empleen lasnumerosas funciones de la gestión documental.

Arquitectura con garantía de futuroDocuWare tiene una arquitectura de varios niveles que distingue los componentes de cliente, servidor einfraestructura. La comunicación entre los componentes y el entorno informático implantado se realiza medianteinterfaces y protocolos estándar. El Web Client y determinados programas cliente acceden a los módulos deservidor de DocuWare a través de un canal de comunicaciones que utiliza http/https o TCP/IP. Los módulos deservidor se comunican con los sistemas de almacenamiento, las bases de datos y los directorios de usuario. Estaarquitectura crea las condiciones para facilitar la escalabilidad de un sistema que presenta la máxima seguridad.

Arquitectura del sistema DocuWare

La arquitectura del sistema DocuWare dispone de formas flexibles para integrarse en infraestructurasinformáticas existentes.

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Éxito garantizado

mediante diferentes

formas de

integración y

personalización

conforme a

requisitos especiales.

Administración centralDocuWare Administrationo Web Administration seencargan de toda laconfiguración: ladisponibilidad deservidores, laadministración deusuarios y archivadores,la configuración de flujosde trabajo, etcétera.Incluso los usuarios ymódulos de servidor situados en ubicaciones remotasse gestionan desde aquí. Las completas herramientas deregistro y logging permiten crear documentaciónexacta del sistema e, incluso, hacer transparentes lasinstalaciones y configuraciones más complejas. Con laversión ENTERPRISE Server, también es posible definir ygestionar varias organizaciones dentro del mismosistema, lo que resulta especialmente útil paraadministrar varios clientes en escenarios de hosting oCloud Computing/ SAAS.

EscalabilidadSi el número de usuarios es muy elevado, los módulosde servidor de DocuWare pueden distribuirse en variosordenadores. Si la carga se distribuye, se mejorará elrendimiento en todas las estaciones de trabajo.DocuWare lo hace usando siempre los mismoscomponentes y funciones, tanto en estaciones detrabajo individuales como en soluciones para grandescorporaciones. De este modo, las tareas deadministración son fáciles y claras, especialmente ensistemas que crecen y se amplian para incluir másubicaciones y departamentos.

SeguridadLa arquitectura básica de DocuWare ofrece ya un altogrado de seguridad contra intentos de acceso noautorizado a los datos. DocuWare utiliza elprocedimiento de autenticación „Ticket-Granting-Ticket“. La identificación de usuarios individuales,mediante el inicio de sesión de DocuWare o el iniciode sesión único, con autenticación de Windowsautomática, es totalmente segura. Y si se utiliza laversión ENTERPRISE Server, hay más funciones deseguridad disponibles que protegen el acceso adocumentos de gran importancia, incluso si el intentode acceso es de un administrador de sistemas interno.La protección adicional contra manipulaciones seobtiene mediante el registro detallado de todos loscambios producidos en el sistema.

DocuWare también ofrece óptima protección contra lapérdida de datos: todos los índices se guardan porduplicado, una versión en la base de datos y otra enlos metarchivos XML de los documentos. Así, se facilitael restablecimiento de una base de datos. Para hacercopias de seguridad de los documentos en sí, sepueden utilizar las herramientas existentes o lasproporcionadas por DocuWare.

Módulos adicionalesUn sistema de gestión documental como DocuWaredebe poder integrarse en un entorno informáticoexistente. Con DocuWare, el intercambio de datos ydocumentos con otros sistemas es óptimo, y las tareasde administración mínimas. Dicho grado de integraciónes posible gracias a los numerosos módulos adicionalesopcionales, que amplían las ya de por sí numerosasfunciones e interfaces estándar que DocuWare ofrece.Estos módulos permiten personalizar el sistema deacuerdo con cualquier requisito. Enwww.docuware.com, obtendrá información generalsobre los módulos adicionales y podrá descargar losinformes técnicos detallados en la versión más reciente.

* Para obtener información detallada sobre las funciones que presenta cada módulo de DocuWare, consulte la

sección Productos en www.docuware.com.

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This document can also be found here: http://pub.docuware.com/es/docuware-5

Para obtener más información,visitenuestra página web enwww.docuware.com

LicenciamientoDocuWare está disponible en tres versiones deservidor:

1. DocuWare BUSINESS Server consiste en unasolución básica para organizaciones pequeñas conun solo servidor que opera en una única ubicacióny no necesita módulos adicionales ni archivadoresgrandes. La licencia incluye el Web Client Server.

2. DocuWare PROFESSIONAL Server es unasolución flexible para medianas empresas. Admiteuna organización final por sistema DocuWare,tamaño ilimitado de archivado y sincronización dearchivadores ubicados en diferentes ubicaciones(cada ubicación necesita una licencia de servidor).La licencia incluye el Web Client Server; losmódulos adicionales están disponibles de formaopcional.

3. DocuWare ENTERPRISE Server consiste en unasolución escalable para empresas de gran tamaño.Admite una cantidad ilimitada de organizacionesen el mismo sistema DocuWare. Asimismo,proporciona equilibrio de carga, clustering, cifradode documentos y conexión con soluciones dealmacenamiento externo. La licencia incluye el WebClient Server.

Las licencias de clientes para los usuarios delsistema pueden adquirirse según la modalidadconcurrente (cantidad de usuarios que iniciansesión en el sistema de forma simultánea) o lamodalidad nominal (cantidad de usuarios siempreconectados al sistema). Una licencia concurrentepuede convertirse en dos licencias nominales.

Solicite a su Partner Autorizado de DocuWare más información sobre su solución a medida. Encontrará unalista de nuestros Partners Autorizados en www.docuware.com en la sección Contacto.

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