DOCUMENTACION UTILIZADA EN EL SECTOR GUBERNAMENTAL1.-DOCUMENTOS FUENTE1.1 rea de BienesComprende las operaciones de adquisicin u obtencin, almacenamiento y distribucin de los bienes muebles del gobierno. Incluye tambin la construccin, adquisicin y registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos pblicos.De acuerdo a las normas de abastecimientos, los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por el Almacn Central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se har slo con documentos fuentes. Se denomina as por ser stos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.Orden de Compra - Gua de InternamientoUtilizados para las adquisicin de bienes corrientes y de capital y controla en unidades fsicas el movimiento y saldo de cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado.

Orden de ServiciosDocumento emitido por el rea de abastecimiento, mediante el cual se autoriza al Proveedor la prestacin del servicio.

Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)Todos los bienes se deben entregar mediante la PECOSA respectiva, por ser un documento que acredita la salida del bien del almacn municipal, en ptimas condiciones para ser usado por el rea usuaria solicitante. Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con PECOSA.Inventario Fsico Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad. Sirve para detectar los faltantes y sobrantes de inventario. Corresponde al abastecimiento dar las instrucciones a efecto de realizar la verificacin de bienes de almacn.

Existencias Valoradas de AlmacnSuministra sobre el movimiento de entrada y salida de bienes en almacn, as determinar existencias en cantidades totales y unitarias, debidamente valorizadas. El registro de este documento debe ser permanente y estar a cargo del rgano de abastecimiento en un rea distinta a la de almacn.Control Visible de AlmacnEs la que controla en unidades fsicas el movimiento y saldo de cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado.

DOCUMENTOS CONTABLESOrden de Compra - Gua de InternamientoPedido-Comprobante de Salida (PECOSA)Nota de entrada al Almacn. Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacn o bodega de la entidad constituyndose as en el soporte para legalizar los registros en almacn y efectuar los asientos en contabilidad.Tambin se utiliza cuando se recibe donaciones, altas de bienes, etc.

1.2 rea de FondosEsta rea es la encargada de controlar y registrar el movimiento de dinero en efectivo y de los documentos valorados.Recibo de IngresosEs el documento que sustenta la recepcin de dinero que puede ser en efectivo o cheque para luego ser depositado en cuenta corriente a favor del o depositados en cuentas corrientes aperturadas por las entidades por fuentes de financiamiento distintas al tesoro publico.

Papeleta de depsitosEs el documento que sustenta la recepcin del dinero que puede ser en efectivo o cheque y que su dinero final es una fuente de financiamiento distinta al tesoro pblico hoy denominado recursos ordinariosNota de cargoEs un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general: Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Nota de abonoLa Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, as como por la anulacin de operaciones.

Comprobantes de pagoEs el que sustenta los pagos que se realiza a los proveedores.

Planillas de Haberes y Pensiones Planillas de Pensiones de los Fondos Administrados por ONP Planilla de Remuneraciones (divisin de personal) Planilla de Viticos (diversas reas: Jefatura, Control Interno, Legal, Operaciones, etc.) Planilla Movilidad- Especiales- Jefatura. Declaraciones Telemticas.

Valorizacin de ObraEs la cuantificacin econmica del avance fsico en la ejecucin de la obra, realizada en un perodo determinadoAsimismo, se podra definir a la valorizacin como el monto de la contraprestacin que corresponde abonar al contratista, por el trabajo ejecutado en un periodo de tiempo, usualmente mensual; sin embargo, nada impide establecer en las Bases o el contrato otra periodicidad. Adicionalmente, cabe sealar que las valorizaciones tienen el carcter de pagos a cuenta, toda vez que en la liquidacin final es donde se define el monto total de la obra y el saldo a pagar.

1.3 rea de PresupuestoLos documentos que sustenten las operaciones contables de bienes, servicios y de Fondos servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda.Presenta documentos fuentes propios del rea que nos permite registrar operaciones contables y documentos fuentes mixtos es decir que provienen de otras reas y que son sustento para registros en la contabilidad presupuestaria y son los siguientes:Presupuesto Institucional Aprobado (PIA)Presupuesto inicial de la entidad pblica aprobado por su respectivo Titular con cargo a los crditos presupuestarios establecidos en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal respectivo. En el caso de las Empresas y Organismos Pblicos Descentralizados de los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, los crditos presupuestarios son establecidos mediante Decreto Supremo.

Presupuesto Institucional Modificado (PIM)Presupuesto actualizado de la entidad pblica a consecuencia de las modificaciones presupuestarias, tanto a nivel institucional como a nivel funcional programtico, efectuadas durante el ao fiscal, a partir del PIA

Calendario de CompromisosEs la herramienta para el control presupuestal del gasto que aprueba la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico, para establecer el monto mximo para comprometer mensualmente, dentro del marco de las Asignaciones Presupuestarias aprobadas en el Presupuesto Institucional del Pliego y de acuerdo a la disponibilidad financiera de la Caja Fiscal. (Resolucin Directoral N 007-99-EF/76.01, Glosario de Trminos de Gestin Presupuestaria del Estado, publicada el 23 de febrero de 1999)

Clasificadores de IngresosNos muestra a travs de partidas presupuestales expresadas en cdigos, la naturaleza de los ingresos que se captan por toda fuente de financiamiento.

Clasificadores de Gasto PblicoNos muestra a travs de cdigos como se estructura el nivel de gastos pblicos, expresados en categora de gastos.

1.4 rea de Operaciones complementariasLos documentos que se utilizan en las reas antes referidas, tambin son documentos fuente de esta rea, adems otros documentos tales como Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza, etc.Esta registra operaciones que no realizan las dems reas, no significa ingreso ni egreso de dinero, entradas ni salidas de bienes, ni tiene incidencia presupuestaria. Esta rea registra sus operaciones a travs de cuentas de orden y el movimiento de cuentas patrimoniales, para luego emitir notas de contabilidad.Comprenden: Las notas de contabilidad, que emiten las diferentes reas de actividad. Los informes tales como: Inventarios Fsicos Saldos de Fondo, tanto en efectivo como en cuentas de ahorro y corriente. Informes de Rentas de Cuentas Pendientes de Cobro. Informe de Abastecimientos de Cuentas de Pagar Pendientes. Conciliaciones Bancarias Informes de Personal de Provisiones para Beneficios Sociales Informes sobre Depreciaciones y Amortizacin de Activos.

2. Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del Sector PblicoLos Organismos del Sector Pblico Nacional, excepto Empresas Pblicas continuarn registrando sus operaciones en los libros contables que a continuacin se indican:2.1 PRINCIPALES2.1.1 Inventarios y BalancesEl libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelar: La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan el activo de la Entidad. La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad. Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el patrimonio con que inicia su gestin. La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro el Inventario Final y Balance General de su Gestin. Este libro ser de foliacin simple. Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente con la verificacin fsica de los mismos.2.1.2 Libro DiarioEl libro Diario ser de foliacin simple y contendr en cada folio el movimiento diario del debe y del haber.2.1.3 Libro MayorEn este libro principal se registrarn todas las cuentas asentadas en el libro Diario.2.2 Auxiliares2.2.1. Caja Utilizar el diseo que estime conveniente el usuario.2.2.2. Registro de Ventas.2.2.3. Registro de Compras.2.2.4. Fondo para Pagos en EfectivoSe utilizar el documento denominado "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo".2.2.5. BancosSe deber aperturar por cada cuenta corrienteEl registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deber efectuarse en el formato Auxiliar Estndar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de Ventas y el de Compras.En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; estos registros debern tener una informacin ms detallada para facilitar su anlisis.En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada bien, indicando la fecha de adquisicin, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciacin y/o revaluacin.3. Legalizacin de Libros Contables La funcin de registro, foliacin y rubricacin de los libros principales y auxiliares, corresponde a las Direcciones Generales de Administracin u oficinas que hagan sus veces en las entidades pblicas, excepto empresas; para tal efecto se aperturar un registro en el que se inscribir antes de ser usados. La legalizacin de los libros contables principales se efectuarn de acuerdo a los dispositivos legales vigentes.