Documentos de formalización de la ventaUnidad 9Documentos de formalización de la venta

Estudiarás:

• La confección, registro y archivo de los documentos relacionados con la venta, desde que se formaliza el pedido hasta que se entrega el objeto de la venta y se informa del importe.

• La documentación comercial generada en las ventas.

• El albarán: tipos y cómo se confecciona.

• La factura: tipos y cómo se confecciona.

Documentos de formalización de la venta

CONTENIDOS

1. Introducción

2. Confección, registro y archivo de documentación

3. Documentación comercial generada en las ventas

4. Formalización del pedido en las ventas a distancia

5. El albarán

6. La factura2

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1. Introducción

El proceso de ventas genera toda una serie de documentos que son la prueba, y a la vez la memoria, de todos y cada uno de los compromisos y acciones que tanto vendedor como comprador van asumiendo.

Es fundamental que la empresa articule toda una serie de documentos y procedimientos que permitan la correcta custodia de esta información y que, al a vez, faciliten un rápido acceso a la misma.

Con este objetivo, el personal administrativo desarrolla sus funciones en los distintos departamentos de la empresa, y en el departamento de ventas, muy frecuentemente, los representantes complementan a los administrativos en la confección, registro y archivo de todos o d algunos documentos.

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2. Confección, registro y archivo de documentos

2.1. Confección de documentos

Existen numerosos tipos de documentos, atendiendo a múltiples criterios. En el contexto de la empresa, encontramos básicamente dos tipos de documentos a tener en cuenta en el momento de su cumplimentación.

•Documentos normalizados: están emitidos en formato de impreso para cumplimentar los espacios en blanco que siguen a los conceptos que debe reflejar el documento.

A menudo estos documentos deben reflejar datos regulados por la ley, de tal manera que es el emisor quien decide el diseño, pero contemplando como mínimo una serie de datos obligatorios. Por ejemplo, una factura.

Algunos documentos normalizados están emitidos por administraciones públicas que diseñan y emiten estos documentos. Por ejemplo, la letra de cambio.

•Documentos no normalizados: se redactan a conveniencia del emisor sin seguir una estructura reflejada en el documento. Por ejemplo, las cartas comerciales.

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2. Confección, registro y archivo de documentos2.2. Registro de documentos

2.3. Archivo de documentos

Proceso de confección, registro y archivo de documentos en una empresa.

El concepto de registro tiene dos acepciones:•Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.•Libros u otros soportes donde se deja constancia de la salida y/o llegada de documentos.

En las empresas, el concepto de registro que se aplica es el segundo, de tal manera que en los libros de registro, sea cual sea su soporte, se anota la llegada y/o salida de documentos con el fin de dejar constancia de que la empresa he emitido o recibido un documento. Por ejemplo, registro de facturas emitidas y registro de facturas recibidas.

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3. Documentación comercial generada en las ventas3.1. Definición y tipos de documentación comercial

Diferencias entre documentos comerciales y cartas comerciales.

La documentación comercial debe cumplir con las siguientes funciones:•Dejar constancia escrita de los derechos y obligaciones que vendedor y comprador asumen en una relación comercial.•Ser prueba de que se han llevado a cabo los actos comerciales acordados.•Constituirse como elementos básicos para la contabilización de las operaciones comerciales.•Ser fuente de información interna para futuras consultas.

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3. Documentación comercial generada en las ventas

Tipos de documentos comerciales * Documentos que siempre aparecen en una compraventa.

3.2. Los documentos comerciales

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3. Documentación comercial generada en las ventas

Secuencia en la que se genera la documentación comercial.

3.3. Esquema secuencial de la documentación comercial

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4. Formalización del pedido en las ventas a distancia

Fases en la realización de una ventaa a distancia.

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5. El albarán

Así, el albarán debe cumplir con las siguientes funciones:•Certificar la entrega: el comprador recibe el albarán como comprobante de que se ha realizado la entrega. Esto no anula la posibilidad de posteriores reclamaciones por defectos que se detecten después de la entrega.•Comprobar la entrega: el comprador debe comparar su pedido con el albarán, para asegurarse de que no hay ningún error en las mercaderías o en las unidades entregadas.•Informar al transportista: en el caso de que la operación se realice con transportista ajeno a las empresas compradora y vendedora, el albarán servirá para realizar la carta de portes o factura de transporte.

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5. El albarán

5.1. Tipos de albarán

Albarán y albarán valorado

Existen dos tipos de albarán, atendiendo a si incluyen o no información económica de la operación:

•Albarán sin valorar: es el albarán más utilizado, al que se denomina simplemente albarán, en él no se hacen constar los detalles económicos de la operación, es decir, no suelen constar los precios totales ni descuentos y/o gastos, y nunca constan los datos referidos al IVA (base, tipo y cuota) así como tampoco se informa del precio final de la operación.

•Albarán valorado: este albarán sustituye a la factura y cumple a la vez con las dos funciones, las del albarán y las de la factura. Deben constar en él todos los detalles económicos de la operación.

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5. El albarán

5.2. Confección del albarán y del albarán valorado

Información de lo que debe contener un albarán y un albarán valorado

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6. La factura

La factura debe ser emitida por el vendedor y sirve para la recaudación por parte de las empresas del IVA, que deben pagar los consumidores finales y que irá a la Hacienda Pública.Así la factura debe cumplir con las siguientes funciones:

•Informar pormenorizadamente al comprador de todos los detalles de la operación.

•Identificar los datos relativos al IVA: base imponible, tipo impositivo y cuota.

•Acreditar la existencia de una operación de compraventa y la obligación de pago por parte del comprador.

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6. La factura

Encontramos los siguientes tipos de facturas, atendiendo a su contenido y su función:

• Facturas ordinarias: son las definidas en el epígrafe anterior, las facturas que normalmente se realizan en una operación de compraventa.

• Facturas rectificativas: corrigen una factura ordinaria en la que se detectó un error o que debe ser modificada por algún problema en las mercaderías detectado posteriormente a la emisión de la factura

• Facturas recapitulativas: su objetivo es agilizar un proceso de facturación. Se incluyen en ellas las operaciones realizadas en un periodo de tiempo, siendo el máximo de un mes..

6.1. Tipos de facturas

Relación entre los tipos impositivos del IVA y el recargo de equivalencia.

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6. La factura

• Título del documento con su codificación o numeración.• Lugar y fecha de emisión de la factura.• Datos identificativos y NIF (número de identificación fiscal) del vendedor.• Datos identificativos y NIF del comprador.• Cantidad, descripción y precio unitario o por medida de las mercaderías.• Descuentos y gastos aplicados.• Información referente al IVA (base, tipo y cuota).• Importe total de la operación.

6.2. Confección de la factura

A. Datos que debe contener

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Documentos de formalización de la venta6. La factura

Desde el 1 de septiembre de 2012 los tipos impositivos del IVA son:•IVA general: 21%•IVA reducido: 10% aplicado a algunos productos alimenticios y a productos sanitarios, transporte de viajeros, la mayoría de servicios de hostelería y la construcción de viviendas nuevas.•IVA superreducido: 4% se aplica a artículos de primera necesidad, como la leche, el pan, la fruta, las verduras; también a libros y periódicos.

6.2. Confección de la factura

B. Cálculo del importe total

Para el cálculo del importe tota de la factura se deben determinar los siguientes conceptos:l

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Documentos de formalización de la venta6. La factura

Los minoristas que cumplan los requisitos legales pueden acogerse al régimen de equivalencia (RE) en sus operaciones para evitar así soportar el proceso administrativo de liquidación de IVA que implica el régimen general.

6.2. Confección de la factura

C. Cálculo del importe total en facturas con recargo de equivalencia

Relación entre los tipos impositivos del IVA y el recargo de equivalencia.

Debes tener presente que el recargo de equivalencia, RE, no sustituye al cálculo convencional del IVA, sino que lo complementa, es decir, se calculan base, tipo y cuota y además el RE.

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Documentos de formalización de la venta6. La factura

6.2. Confección de la factura

D. Confección digital de la factura

Ejemplo de confección de una factura en una aplicación informática y su posterior impresión en papel.

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Créditos:Derechos reservados © 2014, respecto a la segunda edición en español, por: McGraw-Hill/Interamericana de España, S.L. 

Autores del libro del alumnoRamón Colet AreánEduardo Polío Morán

Equipo editorial: M.ª Isabel Bermejo Bermejo, Elisabeth Sánchez, Silvia García Olaya, Rocío Orovengua, Miguel Montanyà RevueltoFotografías: 123 RTF, Archivo de imágenes de McGraw-Hill Ilustraciones: Jaime Martínez Tomás

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