DOCUMENTOS DE COMERCIOSirven de soporte contable y respaldan las transacciones; se elaboran en original y tantas copias como lo exijan las necedades de la empresa.Toda transaccin c omercial genera una serie de documentos que sirven de respaldo para el registro de la informacin relacionada con la forma como se efecta la operacin y sus condiciones.CLASES DE DOCUMENTOS:Documentos comerciales no negociables:Sirven de informacin sobre cualquier transaccin comercial y suministran los datos para su registro contable no tienen carcter negociable. Entre estos tenemos:a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS:COTIZACION:Es un documento que expide el vendedor a solicitud del cliente, contiene informacin del bien o servicio que se ofrece y las condiciones de la negociacin para la toma de decisiones acerca de la mejor porcin, consta de los siguientes datos: - Nombre del cliente, Fecha, Tiempo de validez, Forma de pago,Despacho, Descripcin, Observaciones, Firma de los responsables.PEDIDO:Es el compromiso formal para una compra de un bien o servicio, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre del cliente, Fecha del pedido, Direccin del cliente, Forma de entrega, Nombre del vendedor, Forma de pago, Descripcin del Pedido, Firma de los responsables.REMISIN:Le permite al comprador la confrontacin de la mercanca recibida con la solicitada en su pedido, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre y direccin del comprador, datos del transportador,Descripcin de la mercanca, Observaciones, firma de los responsables.TARJETA DE KARDEX:Ofrece informacin inmediata acerca de las existencias de un producto, con el objeto de mantener actualizado el saldo disponible para la venta, consta de lo siguiente: Fecha, descripcin, valor unitario, entradas, salidas, saldo, proveedores, ubicacin, unidad, mximas y mnimos, articulo.b) DOCUMENTOS SOPORTES:Bien sean negociables o no, sirven de respaldo al asiento contable y por consiguiente se deben anexar al comprobante de diario o comprobante de contabilidad, entre los documentos soportes ms comunes tenemos:FACTURA COMERCIAL: Es el soporte de la compra-venta realizada, sirve para el cobro de las mercancas despachadas o servicios prestados al cliente. Consta de: datos del cliente, nombre del vendedor, fecha, lugar donde se despacho, forma de pago, Nmero de la cedula de ciudadana, o Nit del comprobador, descripcin, importacin contable, firma de los responsables.RECIBO DE CAJA:Se conoce tambin comocomprobante de ingreso, sirve como comprobante de todos los ingresos recibidos y de constancia del pago efectuado por un cliente consta de: Nmero, persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago, imputacin contable, firma y sello.RECIBO DE CAJA MENOR:respalda todos los pagos que por diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algn servicio o venden un bien y que firman en seal de haberlo recibido.COMPROBANTE DE EGRESO:Sirve de constancia de los dineros entregados por la empresa.COMPROBANTE DE CONSIGNACION:Es el que se elabora cuando se deposita dinero en efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crdito en la cuenta corriente bancaria, para que este comprobante de consignacin tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del banco.NOTA DBITO: Este documento se diligencia cuando es necesario informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algn tipo de incremento por diferentes conceptos, en los bancos indica disminucin del saldo de las cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras, intereses comisiones.NOTA CRDITO: Documento que se elabora cuando se le debe informar a un cliente que su deuda disminuye por algn concepto, en el sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas corrientes o de ahorro por prestacin concedida u otros conceptos.DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLESSon los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar las deudas adquiridas por las personas cuando realizan negocios y sirven de soportes para el registro contable, los principales son:CHEQUE:Es un documento negociable, donde el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurdica, previa presentacin, firma y entrega del cheque al mismo banco.De acuerdo con la manera como se diligencie el cheque, este recibe diferentes nombres:?Cheque Cruzado:Es el que se le trazan dos lneas paralelas en uno de sus ngulos superiores del cheque, indica que solo puede hacerse efectivo mediante consignacin, no se pueden cobrar por ventanilla.?Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en medio de las dos lneas paralelas que debe ser cobrado nicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre del mismo, este cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro.?Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos se hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece total garanta al beneficiario.?Cheque certificado:Es el que el banco certifica indicando que la cantidad girada en el cheque cuenta con los recursos en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en estos casos el encargado de las cuentas corriente en el banco coloca un sello con la leyendaCertificadoy firma para dar crdito al sello.COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRDITO:-Llamada tambin dinero plstico es un medio de pago muy difundido actualmente se adquiere mediante contrato entre el cliente (tarjeta habiente) y un establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por la entidad crediticia, el usuario puede efectuar pagos en establecimientos comerciales afiliados al sistema de crdito; se puede diferir el pago, es un documento de mucha aceptacin.PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se compromete a pagar una suma de dinero en una fecha determinada a otra persona, que se llamada beneficiario, este documento es utilizado por empresas de financiamiento comercial, para captacin de dinero, en su diligenciamiento se utiliza formatos pre impresos en papel de seguridad, es de circulacin privada y utilizado por las entidades de crdito.LETRA DE CAMBIO:Documento negociable mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente.LIBRANZA:Documento comercial utilizado regularmente, por cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un prstamo o crdito, mediante la libranza el deudor autoriza a su patrono la deduccin de cuotas peridicas de su salario, honorarios o participaciones a que tiene derecho para la cancelacin de suobligacin crediticia.