DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Presentado por: Zharick Romero GalvisCurso: 1002 J.T

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Son el soporte de los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de los mismos. Se puede distinguir entre :

Entre documentos originales: el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma que se emitió.

Copia: es una reproducción del original, pudiendo ser copias simples, copias certificadas y copias compulsadas

FUNCIONES

Función de constancia. El documento asegra la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material, garantizándose la conservación de los mismos y el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración.

La comunicación puede ser: Interna. Entre las unidades de la misma organización

(entre todos los Centros de Salud). Externa. Entre unidades de distintas organizaciones

LA CARTA: La carta comercial sirve como medio de comunicación

entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

EstructuraUna carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

PARTES DE UNA CARTA:

Membrete: Nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

Fecha: Ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

Tratamiento: Nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Asunto: Expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

Texto: Exposición del asunto que motiva la carta. Posdata (P.D.): Algo que te hayas olvidado de explicar o quieras

aclarar Despedida: Razón social o denominación de la causa. Referencias finales: Iniciales, mayúsculas y minúsculas

respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta. Otros datos: Indicaciones de los anexos que se envían o el

nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

ESTILOS DE CARTAS:

Estilo bloque: La característica principal de este estilo, muy parecido al de bloque extremo, es que en él

todas las palabras y oraciones inician en

el margen izquierdo, dejando un doble espacio entre cada

párrafo

ESTILO SEMIBLOQUE:

Es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

ESTILO BLOQUE EXTREMO:

Es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

ESTILO SANGRADO:

es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

LA CIRCULAR: Es un documento de uso interno que dirige una

autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos

simultáneamente para darle a conocer disposiciones o

asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular pueden ser generalmente los siguientes:

Movimiento interno de los jefes de la institución Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía. Ascensos del personal que elabora en la

empresa.

PARTES:

a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

ESTILOS DE CIRCULAR Circular externa: Comunicación con el mismo texto,

utilizada por una empresa para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

CIRCULAR INTERNA:

Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA:

Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra  la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compañía.

Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital.

Se recomienda que la información sea  breve, veraz y eficaz

PARTES DE UNA HOJA DE VIDA

Identificación del documento: la frase de la hoja va contra a margen superior mayúscula sostenida

Nombre: el nombre de la persona sobre la que se elabora la hoja de vida corporativa se escriba con mayúscula sostenida

Datos básicos: numero de identificación, lugar y fecha d expedición; lugar y fecha de nacimiento, genero, estado civil, numero de hijos, lugar de domicilio, número de teléfono.

Información laboral: incluir datos como cuales entidades esta afiliado: pensiones, promotoras de salud aseguradora de riesgos ETC.

Información académica: incluye los títulos académicos (técnico, tecnológico, profesional, maestría, doctorado, según sea el caso). Asi como las fechas en que se obtuvo el o los títulos, del mas reciente al mas antiguo.

Experiencia laboral: se recomienda presentar esta información de manera cronologica desde la mas reciente hasta la mas antigua. Se sugiere ordenarlos de la siguiente forma: nombre de la empresa cargo y funciones desempeñadas, fechad e ingreso y de retiro

EL CERTIFICADO:

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente

a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente

dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley.

CLASES DE CERTIFICADO:

Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos: la asistencia, participación u organización en un curso,

jornada o acto los resultados académicos la docencia de determinado curso o seminario la experiencia profesional en determinado campo la pertenencia a un grupo o jerarquía los conocimientos de lenguas extranjeras la realización de cualquier otra actividad académica o

extra académica la adecuación de un objeto a una norma

ESTRUCTURA DEL CERTIFICADO

Nombre o logotipo de la instituciónCERTIFICADOD./Dª Nombre y apellidos, cargo que ocupa en la institución,CERTIFICAQue D./Dª nombre y apellidos, con DNI número (número), ha participado / organizado / realizado...Y, para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado, a petición de la persona interesada, en el (lugar), el día (fecha).(Firma de quien expide el certificado)Fdo.: (Nombre y apellidos)(Sello de la institución)

Aunque cada institución suele tener sus propios modelos de certificación, un modelo estándar de certificado es como sigue:

REQUISITOS:

MARGENES:

Superior entre 3cm y 4cm Inferior entre 2cm y 3cmIzquierdo entre 3cm y 4cmDerecho entre 2cm y 3cmEncabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3cm

Parte de los certificados :

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:

NÙMERO (REFERENCIA)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.

Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma secuencial.

CONSTANCIA:

En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros:

Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.

Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).

Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.

REQUSITOS:

MARGENES:

Superior entre 3cm y 4cm Inferior entre 2cm y 3cmIzquierdo entre 3cm y 4cmDerecho entre 2cm y 3cmEncabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3cm

Parte de las constancias:

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:

NÙMERO (REFERENCIA)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.

Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma secuencial.

MEMORANDO:

 es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.

PARTES DEL MEMORANDO:  Partes que conforman un memorando:

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

Lugar y fecha. Código. Destinatario. Asunto. Cuerpo. Despedida. Firma. "Con copia". Pié de página.

Y las siguientes complementarias:

Membrete Nombre del año. Referencia. Sello Anexo.

SOBRES COMERCIALES:

Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.

Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de correspondencia de manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.

CLASIFICACIÓN:

De acuerdo con su aplicación comercial:Oficial: correspondencia comercial.

Ventanilla: para ver a quien esta dirigida la carta o correspondencia. Cuadrado o español: social (agradecimiento, pésame, etc.). Rectángulo o ingles: corresponsal entidades bancarias y financieras.

De acuerdo con su destino:

Local: cuando el destino es la misma ciudad de origen.

Nacional: cuando el destino es una ciudad diferente.

Internacional: cuando se encuentra fuera del país de origen y se escribe en su idioma oficial.

DISTRIBUCIÓN DEL SOBRE:

El sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera:

Tercio Izquierdo.

Se emplea para anotaciones tales como: confidencial, personal, contiene disquete, contiene videocinta, contiene cinta magnética, contiene muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del tercio.

Tercio Central.

El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.

Tercio derecho.

Este tercio es para uso del correo. En caso de anotaciones necesarias para la oficina de correos.

PARTES:

Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.

Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.

· Tratamiento: titulo académico, con mayúscula inicial.

· Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

· Cargo: se escribe con mayúscula inicial.

· Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

· Dirección o apartado: se utiliza una de las dos.

· Destino: Puede ser local, nacional o internacional.