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DOCUMENTO PROPUESTA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL NUEVO

ESQUEMA DE CONTROL FISCAL EN LÍNEA

CONTROL FISCAL EN LÍNEA PROYECTO FÁBRICA DE SOFTWARE GRUPO 2

COORDINACIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA

ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA @REPÚBLICA DE COLOMBIA – DERECHOS RESERVADOS

Bogotá, D.C, diciembre de 2012

PROPUESTA PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTROL

FISCAL EN LÍNEA CONTROL FISCAL EN LÍNEA

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FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título: DOCUMENTO PROPUESTA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL NUEVO ESQUEMA DE CONTROL FISCAL EN LÍNEA.

Fecha elaboración aaaa-mm-dd:

2012-10-22

Sumario:

En el documento se realiza una caracterización de los procesos misionales del control fiscal y se identifican las mejores prácticas encontradas en las Contralorías y en la Auditoría General de la República.

Palabras Claves:

Control Fiscal, Proceso Auditor y Plan General de Auditoria, Control a la contratación, Rendición de cuentas, Procesos de responsabilidad fiscal, Proceso administrativo sancionatorio, Participación ciudadana, simplificación de trámites, estatuto anticorrupción, interinstitucionalidad.

Formato: DOC Lenguaje: Español

Dependencia: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: Programa “Gobierno en Línea”- Coordinación de Desarrollo Tecnológico.

Código: GLFS2-CFL-PropuestasProcesos YProcedimientosControl FiscalenLinea

Versión: 2.0 Estado: Aprobado

Categoría:

Autor (es): Milena Rocío Ortiz Rubio Experto Líder de Procesos UT Software Works

Firmas:

Revisó:

Mónica Monroy Consultor Procedimientos y herramientas de Interventoría Consorcio S&M Andres Felipe Gómez Consultor de Desarrollos Tecnológicos Programa Agenda de Conectividad Rafael Oviedo Polo Consultor de Estructuración de Proyectos Programa Agenda de Conectividad Jorge Santiago Moreno Líder de Diseño y Desarrollo Programa Agenda de Conectividad Víctor Romero Gómez Gerente de Proyecto SCFL AGR Auditoría General de la República

Aprobó:

Claudia Jiménez Gerente de Proyecto Interventoría Consorcio S&M Martha Lucia Parra Coordinadora de Desarrollos Tecnológicos Programa Agenda de Conectividad

Información Adicional:

Ubicación:

El archivo magnético asociado al documento está localizado en el repositorio del proyecto CONTROL FISCAL EN LÍNEA en la siguiente ruta: 03. Fase de Ejecución / 01. Análisis / 02. Otros

COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA

ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 2012-10-22 No aplica UT Software Works Creación del documento

1.1 2012-11-15 No aplica UT Software Works Ajustes contenido del documento por solicitud de la Interventoría

1.2 2012-12-05 No aplica UT Software Works Ajustes contenido del documento por solicitud de la Auditoria y GEL

2.0 2012-12-10 No aplica UT Software Works Aprobación del documento



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TABLA DE CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR ................................................................................................... 7

CRÉDITOS ........................................................................................................................ 8

1. AUDIENCIA ................................................................................................................. 9

2. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 10

3. ELEMENTOS DE CONTEXTO CLAVE PARA EL MODELO PROPUESTO .............. 13

3.1 EL NUEVO ENFOQUE DEL CONTROL PREVISTO EN EL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN (LEY 1474 DE 2011) ....................................................................... 13 3.1.1 REPORTES DEL RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO. .......................... 13 3.1.2 OBLIGATORIEDAD DE COOPERACIÓN DE ENTES PÚBLICOS/PRIVADOS PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES TÉCNICOS .................................................. 14 3.1.3 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ................................. 14 3.1.4 DEFINICIÓN DE EJES ESTRATÉGICOS EN LA PLANEACIÓN DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL ........................................................................................ 14 3.1.5 INCLUSIÓN DE PROCEDIMIENTO VERBAL EN LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL .......................................................................................... 15 3.2 EL MODELO DE INTEROPERABILIDAD Y DE SINERGIA PROPUESTO EN MATERIA DE SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES (DECRETO 019 DE 2012) .................. 16 3.2.1 PROHIBICIÓN DE SOLICITAR INFORMACIÓN QUE REPOSA EN LAS ENTIDADES .................................................................................................................... 16 3.2.2 ESTABLECIMIENTO DE MECANISMO DE INTEROPERABILIDAD ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS/PRIVADAS QUE CUMPLAN FUNCIONES PÚBLICAS ............ 17 3.3 OTROS LINEAMIENTOS A NIVEL DE LA FUNCIÓN DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LAS ENTIDADES ESTATALES. ...................................... 18 3.3.1 OPORTUNIDAD DEL CONTROL. ..................................................................... 18 3.3.2 COORDINACIÓN ADECUADA ENTRE EL CONTROL SUBJETIVO Y CONTROL OBJETIVO ....................................................................................................................... 19

4. DIFICULTADES EN EL CONTROL FISCAL Y ALTERNATIVAS DE SOLUCION DEL MODELO ......................................................................................................................... 20

4.1 LOS ORGANISMOS DE CONTROL VIENEN ADELANTANDO ESFUERZOS DISPERSOS PARA LA MEJORA Y AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS ............. 20 4.2 LOS RECURSOS CON LOS QUE CUENTAN LOS ORGANISMOS DE CONTROL SON LIMITADOS .......................................................................................... 21 4.3 EL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA GENERA DESGASTES OPERATIVOS A CADA ORGANISMO DE CONTROL EN LA CADENA DE VALOR ....... 22 4.4 EL NIVEL DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL NO ESTÁ GARANTIZADO ....................................................... 23 4.5 REPORTE DE LA MISMA INFORMACIÓN A MÚLTIPLES INSTANCIAS ......... 24 4.6 CARENCIA DE INTERACCIÓN DE LOS DATOS E INFORMES ENTRE LOS DIFERENTES PROCESOS DE LA CADENA DE VALOR ............................................... 26 4.7 LAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE RIESGODEL PROCESO AUDITOR TIENEN UN ÉNFASIS ESTÁTICO EN LA MEDICIÓN ................................................................... 27



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4.8 RELACIONES ENTRE LOS ORGANISMOS DE CONTROL SIN PROCESOS ESTANDARIZADOS NI EXIGENCIA OPERATIVA .......................................................... 28 4.9 ESCASA COOPERACIÓN ENTRE LAS COMPETENCIAS DE INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL VERSUS EL CONTROL FISCAL ........................................... 29 4.10 RUPTURA EN LA CADENA DEL PROCESO CUANDO SE HACE REMISIÓN DE LOS HALLAZGOS HACIA LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN –FGN- Y LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN –PGN- .................................................... 30 4.11 NECESIDAD DE ESTABLECER BASES DE CONOCIMIENTO ....................... 30 4.12 LAS CONTRALORÍAS OTORGAN A LOS DESARROLLOS TECNOLÓGICOS UNA ALTA PRIORIDAD DENTRO DE SUS FUNCIONES .............................................. 31

5. ESQUEMA PROPUESTO PARA EL FLUJO DE LOS PROCESOS DE CONTROL FISCAL EN LINEA ........................................................................................................... 32

6. EL MODELO OPERATIVO PROPUESTO................................................................. 75

6.1 ESQUEMA MODELO DE INFORMACIÓN DE LOS SUJETOS DE CONTROL . 76 6.2 ESQUEMA MODELO DE CONSULTA DE INFORMACIÓN DE LAS PERSONAS 79

7. CONSIDERACIONES PARA POSIBLES VICTORIAS TEMPRANAS ...................... 84

8. CONCLUSIONES ...................................................................................................... 89

9. TERMINOLOGÍA ....................................................................................................... 91



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LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Flujo del proceso Rendición de cuentas ............................................................ 34

Figura 2. Flujo del proceso Auditor I ................................................................................ 38

Figura 3. Flujo del proceso Auditor II ............................................................................... 39

Figura 4. Flujo de responsabilidad fiscal I ........................................................................ 48

Figura 5. Flujo de responsabilidad fiscal II ....................................................................... 49

Figura 6. Flujo de responsabilidad fiscal III ...................................................................... 50

Figura 7. Flujo de responsabilidad fiscal IV ...................................................................... 51

Figura 8. Flujo proceso administrativo y sancionatorio I ................................................... 61

Figura 9. Flujo proceso administrativo y sancionatorio II .................................................. 62

Figura 10. Flujo proceso Jurisdicción coactiva I ............................................................... 66

Figura 11. Flujo proceso Jurisdicción coactiva II .............................................................. 67

Figura 12. Flujo Participación ciudadana ......................................................................... 72

Figura 13. Modelo Operativo propuesto para el Control Fiscal en Línea .......................... 75

Figura 14. Esquema Operativo propuesto, flujos de información sobre los sujetos de Control ............................................................................................................................. 77

Figura 15. Esquema Operativo, consulta de Información de personas ............................ 81

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Comportamiento efectividad proceso jurisdicción coactiva ................................. 23

Tabla 2. Proceso Rendición de Cuentas .......................................................................... 35

Tabla 3. Proceso Auditor (Incluye Elaboración PGA y Adaptación a Contralorías Tipo) ... 40

Tabla 4. Proceso de Responsabilidad Fiscal (Proceso Verbal y Proceso Ordinario ......... 52

Tabla 5. Proceso Administrativo Sancionatorio ................................................................ 63

Tabla 6. Proceso Jurisdicción coactivo ............................................................................ 68

Tabla 7. Proceso Participación Ciudadana ...................................................................... 73

Tabla 8. Esquema Flujo de Información ........................................................................... 78

Tabla 9. Esquema Flujo de Información ........................................................................... 82



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DERECHOS DE AUTOR

menos que se indique de forma contraria, el derecho de copia del texto incluido en este documento es del Gobierno de la República de Colombia. Se puede reproducir gratuitamente en cualquier formato o medio sin

requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:

1. El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido.

2. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.

3. Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto engañoso.

4. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la República de Colombia. Todos los derechos reservados."

5. El título del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicación o servicio.

Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, se debe solicitar el permiso entrando en contacto con el Programa Gobierno en Línea – Estrategia de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la República de Colombia o la Auditoría General de la República – Dirección de Planeación.

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CRÉDITOS

n un trabajo conjunto entre los consultores del Programa Gobierno en Línea – Estrategia Gobierno en Línea, funcionarios de la Auditoría General de la República, las firmas Consorcio S&M, la UT Software Works y las

Contralorías nacional y territoriales, se ha generado el presente documento siguiendo los estándares establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad del Programa Gobierno en Línea, para el proyecto IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS BAJO EL MODELO DE FÁBRICA DE SOFTWARE PARA LAS INICIATIVAS DEL PLAN VIVE DIGITAL A CARGO DEL PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD GRUPO 2.

Este documento fue revisado y aprobado por los consultores y profesionales del Programa Gobierno en Línea y la Auditoría General de la República, previa validación de la empresa interventora del contrato Consorcio S&M.

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1. AUDIENCIA

ste documento está dirigido a los integrantes de los equipos del Programa Gobierno en Línea - Estrategia Gobierno en Línea, la Auditoría General de la República, el Consorcio S&M y la Unión Temporal UT Software Works

que participan en el proyecto. Este documento es aplicable a la solución del proyecto Control Fiscal en Línea, el cual debe ser conocido por los miembros de los equipos del proyecto: IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS BAJO EL MODELO DE FÁBRICA DE SOFTWARE PARA LAS INICIATIVAS DEL PLAN VIVE DIGITAL A CARGO DEL PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD GRUPO 2.

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2. INTRODUCCIÓN

l objetivo de este documento, es presentar la propuesta de procesos y procedimientos en el marco de una futura implementación tecnológica de la solución Control Fiscal y las mejores prácticas en cuanto al diseño de

aplicativos y los sistemas informáticos encontrados en uso en las Contralorías.

El componente de análisis de procesos es indispensable para el establecimiento de mecanismos de virtualización, en efecto los lineamientos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –MinTIC,-1 indican que el reconocimiento de los usuarios y los procesos son de carácter transversal en cada entidad y es a partir de su estudio que se pueden reconocer los servicios que se desean incorporar, soportar y mejorar, a través del uso de medios electrónicos.

En el documento GLFS2-CFL-OT-DiagnosticoInventarioMejoresPracticas, se estableció el reconocimiento general de los procesos misionales en materia de control fiscal; todo ese insumo ha sido utilizado para la propuesta de un diseño de operación óptimo en el cual se tienen en cuenta a diferentes actores institucionales que trascienden a las entidades integrantes del convenio de Coadyuvancia 00459 de 2011.

De conformidad con los lineamientos de la Auditoría General de la República, los ejes temáticos propuestos convergen en los siguientes procesos:

Rendición de cuentas (Incluye la descripción del eje de control a la

contratación).

Proceso Auditor (Incluye la descripción del eje Plan General de Auditoría).

Responsabilidad fiscal.

Jurisdicción coactiva.

Administrativo sancionatorio.

Participación ciudadana

Es importante señalar que la construcción de la propuesta, ha sido validada con representantes de las siguientes entidades:

1 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en línea en

la República de Colombia Versión 3.0. Bogotá, junio de 2011 Pág. 9.

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Auditoría General de la República (proceso rendición de cuentas y auditor)

Contraloría Distrital de Bogotá (proceso rendición de cuentas, auditor, responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, administrativo sancionatorio y participación ciudadana)

Contraloría Departamental Atlántico (proceso rendición de cuentas, auditor, responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, administrativo sancionatorio y participación ciudadana)Contraloría Distrital de Barranquilla (proceso rendición de cuentas, auditor, responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, administrativo sancionatorio y participación ciudadana)

Contraloría Departamental de Sucre (proceso rendición de cuentas, auditor, responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, administrativo sancionatorio y participación ciudadana)Contraloría Municipal de Soledad (proceso rendición de cuentas, auditor, responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, administrativo sancionatorio y participación ciudadana)

La primera parte de este documento contenida en el tercer capítulo establece los lineamientos que el Gobierno colombiano ha venido desarrollando a nivel de simplificación de trámites, cooperación interinstitucional, transparencia, mejoras de la gestión pública, estatuto anticorrupción, entre otros, con el fin de identificar aquellos aspectos que resulten relevantes para el diseño propuesto.

Posteriormente, se analizan tanto las dificultadas en materia operativa del control fiscal, cómo los lineamientos de política pública que contextualizan la propuesta se pueden ver reflejados en el modelo. , En el quinto capítulo se presentan los flujos de los procesos, indicando en cada caso la descripción general, en la cual se tienen en cuenta los criterios de análisis para procesos de MinTIC2.

Entradas

Salidas

Registros y documentos asociados

Actores

Modelo de automatización

En el sexto capítulo, se presenta el comportamiento operativo del modelo a nivel de los actores participantes, en términos de indicar en cada uno de los procesos los aliados institucionales a tener en cuenta y el tipo de información que se requiere.

Se resaltan también unos criterios claves para la toma de decisiones, tanto de la Auditoria General de la República, como de MinTIC - Gobierno en línea, respecto de las posibles salidas tempranas del modelo con el fin de dejar planteadas unas

2 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en línea en

la República de Colombia Versión 3.0. Bogotá, junio de 2011 Pág. 15



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reflexiones a la luz del procedimiento óptimo propuesto y la realidad operativa que hoy en día se presenta.

Es importante rescatar algunas consideraciones o salvedades que han sido acordadas entre los diferentes participes de este proyecto en función del alcance de la solución.

En primer lugar se debe establecer que estos documentos obedecen a una fase preliminar al desarrollo de software de una solución tecnológica, que articule entidades, flujos de información y procesos entre sí. En este orden de ideas, existen elementos instrumentales que para esta etapa no pueden ser resueltos, sino en fases posteriores con la participación activa de los dueños de cada uno de los procesos, a nivel de establecimiento de formatos, campos de información en las aplicaciones, indicadores, alertas, entre otros.

No obstante a lo anterior, la formulación del modelo de proceso que se presenta a continuación, da importantes avances en materia de construcción de los desarrollos tecnológicos, puesto que una vez aprobados los procesos, serán estos los principales insumos para la construcción de las historias de usuario, las cuales hacen la caracterización general de las principales funcionalidades de la solución tecnológica.

Por todo lo anterior, se reconocerán elementos macro y de carácter general en los comportamientos de cada uno de los procesos analizados, para efectos de temas en los que actualmente se reconoce que no existen comportamientos estandarizados se realizaran las correspondientes distinciones, ejemplo de ello está en el caso de las indagaciones preliminares actividad que no se presenta en la totalidad de las contralorías o el hecho de que las denuncias de los ciudadanos deben surgir investigaciones exhaustivas antes de activar indagaciones preliminares o aperturas de procesos de responsabilidad fiscal, entre otros.



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3. ELEMENTOS DE CONTEXTO CLAVE PARA EL MODELO

PROPUESTO

a modelación de los procesos, no puede generarse sin tener en cuenta los lineamientos de política pública en los que está orientada la gestión de las entidades estatales. En estos últimos 20 años el enfoque de transparencia en

la labor institucional, la orientación de servicio al ciudadano y las tecnologías de información, han conducido a reformar y a modernizar los procesos a través de una visión integral con sinergias e interoperabilidad entre entidades; en donde la adopción de modelos de servicio enfocados a la satisfacción de las necesidades y a la promoción de las ciudadanía son primordiales.

A continuación se señalan los principales elementos de las uúltimas regulaciones en materia de la política de anticorrupción, simplificación de trámites, directivas presidenciales en materia del ejercicio de inspección, vigilancia y control y por supuesto, la estrategia marco de la organización de las tecnologías de la información.

3.1 EL NUEVO ENFOQUE DEL CONTROL PREVISTO EN EL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN (LEY 1474 DE 2011)

A pesar del especial énfasis que se introduce en la agilización del proceso de responsabilidad fiscal, a partir de las modificaciones propias a los procedimientos verbales; se presenta una serie de lineamientos estratégicos a nivel del control fiscal de carácter global que vale la pena resaltar a saber:

3.1.1 REPORTES DEL RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO.

En el artículo 9, se establece la obligatoriedad a los jefes de control interno, de remitir a los organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidades que hayan encontrado en el ejercicio de sus funciones y de publicar cada cuatro (4) meses en la web de la entidad un informe pormenorizado del estado del sistema de control interno en la misma.

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3.1.2 OBLIGATORIEDAD DE COOPERACIÓN DE ENTES PÚBLICOS/PRIVADOS PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES TÉCNICOS

El artículo 117 dispone, que se puedan requerir a entidades públicas o particulares, la elaboración de informes técnicos o especializados que se relacionen con su naturaleza y objeto, la no atención a estos requerimientos implica la imposición de multas y sanciones así se trate de organismos de naturaleza privada.

3.1.3 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Conforme al Artículo 126, los órganos de control a través del Sistema Nacional de Control Fiscal -SINACOF-, deben levantar el inventario de los sistemas de información desarrollados y “proponer una plataforma tecnológica unificada que procure la integración de los sistemas existentes y permita la incorporación de nuevos desarrollos previamente convenidos y concertados por los participantes de dicho sistema”3.

3.1.4 DEFINICIÓN DE EJES ESTRATÉGICOS EN LA PLANEACIÓN DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL

En términos del artículo 129, cada Contraloría debe contar con el plan estratégico institucional para el período del respectivo Contralor; dicho plan debe ser acorde al modelo estándar de control interno-MECI- y el sistema de gestión de calidad en la gestión pública, así mismo se deben tener en cuenta los siguientes referentes para su formulación:

La ciudadanía como principal destinataria y protagonista de la gestión fiscal.

Especial atención en la formulación y ejecución del Plan de Desarrollo de la respectiva entidad territorial.

Medición permanente de los resultados e impactos de la función de control fiscal.

Énfasis en enfoque preventivo, fortalecimiento sistemas de control interno y en la formulación y ejecución de planes de mejoramiento por parte de los sujetos vigilados.

Implementación de metodologías para el ejercicio inmediato del control posterior y el uso responsable de la función de advertencia.

3 CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 1474 de 2011 publicada en el Diario Oficial No. 48.128 de 12 de julio de 2011.



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Promoción de acciones de control social de apoyo directo mediante alianzas estratégicas.

3.1.5 INCLUSIÓN DE PROCEDIMIENTO VERBAL EN LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

En lo concerniente al nuevo esquema de procedimiento verbal en el artículo 97 y subsiguientes, se establece su aplicación siempre y cuando el análisis del dictamen del proceso auditor y/o de una denuncia, cuenten con elementos clave para proferir auto de apertura e imputación.

Durante el auto de apertura e imputación se indicarán, lugar y fecha para la audiencia de descargos y se puede ordenar la investigación de los bienes (si ya se tenían identificados, se procederá a fijar auto para decretar las medidas cautelares sobre los mismos).

Para ordenar las pruebas posteriores al auto de imputación, en el artículo 108 se indica que el órgano de control cuenta con un mes de plazo para las mismas y en particular se insta a la AGR a “incluir la constatación del cumplimiento de esta norma como parte de sus programas de auditoría y derivar las consecuencias por su desatención4”.

Conforme al Artículo 98, se inicia que para establecer si hay responsabilidad fiscal, se desarrollarán dos audiencias públicas, la primera denominada de Descargos y la segunda denominada de Decisión, en ellas se podrán utilizar medios tecnológicos que permitan la interacción virtual y remota entre las partes y los funcionarios investigadores.

En la audiencia decisoria, los responsables fiscales deberán manifestar si interponen recurso de reposición o apelación; la providencia final se entenderá notificada en estrados en la audiencia, así haya o no asistencia de los implicados o sus apoderados.

Igualmente, la estrategia de agilización también se acompaña con la promoción de grupos de reacción inmediata que en virtud del artículo 115 se prevén gracias al otorgamiento de facultades especiales a los Organismos de Control Fiscal para crear estos grupos con facultades de policía judicial.

4 CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 1474 de 2011 publicada en el Diario Oficial No. 48.128 de 12 de julio de 2011.



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3.2 EL MODELO DE INTEROPERABILIDAD Y DE SINERGIA PROPUESTO EN MATERIA DE SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES (DECRETO 019 DE 2012)

Recientemente en febrero de 2012 el Departamento Administrativo de la Función Pública, expidió el Decreto antitrámites bajo el cual se presenta por cada sector del aparato estatal, los principales derroteros en la materia.

3.2.1 PROHIBICIÓN DE SOLICITAR INFORMACIÓN QUE REPOSA EN LAS ENTIDADES

El artículo 09 indica la prohibición de exigir documentos que reposan en la entidad, en particular se indica que “a partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera directa, …Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública”5.

Estas consideraciones son sumamente importantes puesto que se logró detectar en el diagnóstico, que la información que se suministra por parte de los sujetos de control, es el insumo fundamental para ejercer las, revisiones micro y macro de los auditores, soportar hallazgos administrativos-fiscales, servir de evidencia probatoria en los procesos de responsabilidad fiscal, ser fuente de datos básicos para notificaciones en procesos de responsabilidad fiscal o de jurisdicción coactiva, entre otros.

Por este motivo y con el ánimo de garantizar que se cuente con la información necesaria, para que los agentes de control puedan actuar bajo certeza de la evidencia documental, se prevé la necesidad de contar con repositorios de documentación con lo cual se evitaría la solicitud de información que ya ha sido suministrada.

Así mismo, es importante traer a consideración que los artículos 222 y 223 del Decreto en mención, también tienen importantes elementos en materia de control fiscal. En el primero de los artículos, se da la supresión del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal –SICE-. En su defecto y de manera consecuente al principio racionalizador de la norma; los órganos de control, deben regirse por los precios que se registran en los sistemas de

5 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Decreto 019 de 2012 publicada en el Diario Oficial No. Diario Oficial 48308 del 10 de enero de 2012



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información o en los catálogos existentes sobre la contratación pública o privada, nacional o internacional.

En el artículo 223 se indica que a partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicaran en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente.

3.2.2 ESTABLECIMIENTO DE MECANISMO DE INTEROPERABILIDAD ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS/PRIVADAS QUE CUMPLAN FUNCIONES PÚBLICAS

Conforme al artículo 15 del Decreto antitrámites, se define necesidad por parte de las entidades que administran los registros públicos en materia inmobiliaria, mercantil, tributaria y de transporte; de generar mecanismos para el acceso a sus registros por parte de las autoridades que cumplan funciones públicas de manera expedita y gratuita. Así mismo, se indica que la consulta de dicha información “obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta6”.

A lo largo de toda la cadena del proceso, se identificaron los actores clave para que la información relevante en la ejecución de las tareas, pueda estar disponible de manera oportuna, esta situación es fundamental a la hora de establecer medidas cautelares, inscripción de embargos, entre otros eventos necesarios para los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y como se podrá observar en la propuesta, este tema es transversal a todo el engranaje del sistema de control fiscal en línea. Por otra parte, en el artículo 227, se reconoce la obligación de generar reportes al Sistema de Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP-, administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Este reporte consiste remitir los datos básicos de las personas nombradas en un empleo público o que celebren contratos de prestación de servicios; la información de hoja de vida, y la declaración de bienes y rentas. Toda esta información puede ser de gran utilidad a la hora de emprender procesos de responsabilidad fiscal y de cobro coactivo como se podrá observar en el proceso propuesto. En concordancia también debe tenerse en cuenta la Directiva presidencial 042 de 2012, bajo la cual en virtud de la eficiencia de los recursos públicos; se solicita la implementación de la cultura del cero papel a entidades de la rama ejecutiva. El propósito es totalmente aplicable a cualquier entidad independientemente de su naturaleza pues se pretende la sustitución de flujos documentales en papel por

6 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Decreto 019 de 2012 publicada en el Diario Oficial No. Diario Oficial 48308 del 10 de enero de 2012



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flujos de documentos electrónicos soportados en el uso de tecnologías de información.

3.3 OTROS LINEAMIENTOS A NIVEL DE LA FUNCIÓN DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LAS ENTIDADES ESTATALES.

En la Directiva No 10 de 2002, se definieron los derroteros clave para la regulación y control de las actividades empresariales; si bien la Directiva está dirigida a las funciones de Inspección, Vigilancia y Control –IVC- de las Superintendencias en cuanto a los vigilados que cumplen actividades privadas; la consultoría considera importante destacar los siguientes lineamientos por considerarse comunes a la esfera pública a saber7:

3.3.1 OPORTUNIDAD DEL CONTROL.

La supervisión de las entidades debe darse en función de calificaciones de riesgo. Lo anterior, implicará la medición permanente del riesgo y el diseño de mecanismos de seguimiento de su evolución para ellos, las entidades de control deben hacer uso de las facultades de prevención, corrección y sanción, según corresponda.

Como se pudo reconocer en las relatorías de trabajo de campo, anexas al documento GELFS2-GB-DIS-DD-Diagnostico e inventario mejores prácticas control fiscal; todas las contralorías consultadas cuentan con la definición de criterios de riesgos durante la planeación del PGA y para la definición de los sujetos de control que tendrán visitas de Auditoria “in situ”. El modelo propuesto realza el papel de la gestión del riesgo como un ingrediente permanente y dinámico para todo el proceso auditor en donde el seguimiento a la evolución de los riesgos toma un papel protagónico.

7 DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. Marco conceptual para reformar y consolidar el esquema institucional de regulación y

control de la actividad empresarial.



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3.3.2 COORDINACIÓN ADECUADA ENTRE EL CONTROL SUBJETIVO Y CONTROL OBJETIVO8

Este punto es de especial atención porque tal y como se pudo reconocer en el diagnóstico, existe una alta tendencia hacia la generación de control fiscal orientado a resultados y medición de la gestión del sujeto de control; sin embargo vale la pena rescatar que en la Directiva Presidencial 10 de 2002, desarrollada metodológicamente en el documento marco conceptual para reformar y consolidar el esquema institucional de regulación y control de la actividad empresarial se indica que las Superintendencias frente a los Organismos de Control deben ser autónomas, para evitar que los organismos de control hagan segundos juicios donde la ley haya conferido discrecionalidad a quién vigila9.

Lo anterior, quiere decir que siempre la función de control debe atender al criterio de eficiencia por lo tanto, se reconoce la importancia de establecer los siguientes mecanismos para optimizar esfuerzos entre los organismos de control y las entidades que ejercen funciones de Inspección Vigilancia y Control -IVC:

Generar una central única de información y riesgos; un sistema y procedimiento liquidatorio único.

Consolidar un sistema armonizado de radicación, correspondencia y archivo

Crear un sistema de cobro coactivo unificado y una red común de oficinas y seccionales.

Estos tres elementos son de gran relevancia a la hora de evaluar hacia donde debe apuntar la interoperabilidad del modelo e incluso, tal y como se identificó en el diagnóstico; pensar en esquemas de ajuste de competencias y de optimización del proceso de jurisdicción coactiva.

8 El control objetivo hace referencia a las facultades de Inspección Vigilancia y Control –IVC-, bajo las cuales las Superintendencias hacen

seguimiento de sus vigilados sin tener en cuenta el carácter específico de la actividad que el sujeto desempeña, es aquí en donde convergen con las contralorías la revisión de información contable, financiera y administrativa del vigilado. En tanto que el control subjetivo hace referencia a la actividad específica del sujeto de control y por ende, a la esencia misma del IVC de las superintendencias como lo son por ejemplo; evaluar las características de la prestación de los servicios públicos, auditar el cumplimiento de estándares en salud, entre otros aspectos de gestión los cuales son necesarios también en el ámbito del control fiscal, de cara a los lineamientos del articulo 129 del estatuto anticorrupción.

9 DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. Marco conceptual para reformar y consolidar. El esquema institucional de regulación y

control de la Actividad empresarial, disponible en:

http://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/PRAP/Trasnversales_Documentos/Marco_conceptual_para_reformar.PDF. Ultima consulta 14 de noviembre de 2012.

http://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/PRAP/Trasnversales_Documentos/Marco_conceptual_para_reformar.PDF



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4. DIFICULTADES EN EL CONTROL FISCAL Y ALTERNATIVAS DE SOLUCION DEL MODELO

n este capítulo se retomarán las dificultades detectadas a lo largo del trabajo tanto de campo como de investigación documental, con el fin de tratar la manera en que el diseño del proceso, control fiscal en línea, atiende

los principales cuellos de botella.

4.1 LOS ORGANISMOS DE CONTROL VIENEN ADELANTANDO ESFUERZOS DISPERSOS PARA LA MEJORA Y AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS

En el informe del resultado de la Encuesta de software realizada en octubre de 2011 a las Contralorías territoriales de país10 , se evidencia que todas las entidades han realizado esfuerzos para poder mejorar su labor misional. En efecto, el documento señalado logró establecer que en todos los procesos existen aplicaciones, pero el grado de madurez y de estandarización de los mismos es muy bajo; incluso se trata también de esquemas metodológicos y conceptuales pues existen dos fuertes tendencias en la manera de ejecutar el control fiscal: orientado a control de gestión y resultados y otra enfocada netamente en los aspectos presupuestales y financieros.

Este aspecto es fundamental en la línea de análisis propuesto, toda vez que en ocasiones los funcionarios de las contralorías expresaron su incredulidad al propósito de establecer un sistema único de control fiscal. Al respecto, es importante aclarar que la línea de acción propuesta soporta la heterogeneidad no tanto en función de los procesos (son los mismos; estructurados con adopción de mejores prácticas, para asegurar su eficacia y efectividad); sino más bien de los sujetos de control a cargo de las contralorías y de la AGR.

En este sentido, las alternativas para efectos del proceso de rendición de cuentas, deben establecer esquemas parametrizables tal cual opera el sistema de Rendición de Cuentas el Línea –RCL- de la Contraloría Departamental del Valle; en donde es posible orientar las solicitudes de información en función del “tipo de

10 Conforme al documento señalado, se establece que 27 Contralorías utilizan actualmente algún software de atención, quejas y denuncias

de Participación Ciudadana, 12 de ellas tienen en producción el sistema hace menos de 2 años, situación similar ocurre con el PGA en donde se indica que 31 contralorías tienen aplicación y de estas 18 lo tiene en producción hace menos de 3 años. AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA. Informe Encuesta de software Contralorías territoriales de país. Noviembre de 2011. Pág. 9 y 15.

E



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entidad”; por lo tanto, se trata de un esquema de operación que estaría en capacidad de adaptarse a las condiciones de cara al sujeto de control y por ende a las necesidades de información de las contralorías ya sean del orden nacional, departamental o municipal, para el ejercicio del control fiscal.

En lo que concierne a los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y procesos administrativos sancionatorios; la Consultoría encuentra que son tres ejes con alto grado de estandarización, pues independientemente de la entidad se trata de procesos contra las personas que son de idéntica naturaleza para todos los casos.

4.2 LOS RECURSOS CON LOS QUE CUENTAN LOS ORGANISMOS DE CONTROL SON LIMITADOS

Como es bien conocido, a partir de la expedición de la Ley 617/2000; las contralorías se vieron abocadas a la generación de mecanismos de ajuste fiscal que condujeron incluso, a la eliminación y supresión de algunas de ellas.

Según cifras estadísticas suministradas por la AGR sobre la Rendición de cuentas de las Contralorías en la vigencia 201111, las Contralorías ejercieron control fiscal a más de 362 billones de pesos y el presupuesto de las contralorías ascendió a más de 507 mil millones con lo cual, no supera el 0,14% de lo vigilado.

Esta situación, sumada a la dependencia misma que tienen en la asignación de los recursos (los cuales dependen de la categoría e ingresos de libre destinación de las entidades territoriales), otorga una serie de situaciones que atentan contra la autonomía de las contralorías quienes actualmente tienen a título de comodato equipos de cómputo de los mismos entes que vigilan; de hecho en la revista SINDERESIS de la AGR12 se afirma que la mayoría de las contralorías tienen un rezago tecnológico de por lo menos 10 años.

Lo anterior, pone en manifiesto la urgencia de generar economía de escala entre los órganos de control, pues de cara a la similitud de sus actividades, no tiene sentido que cada una inyecte recursos tecnológicos de manera aislada, por contrario las contralorías como salvaguardas de los recursos públicos, deben dar ejemplo y aceptar las bondades que brinda un proceso estandarizado bajo una plataforma única.

11

AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA. Informe Rendición de Cuentas 2011 de las 63 contralorías, cálculos propios con información

contenida entre las pág. 1 a la 20.

12 GÓMEZ Lee. Iván Darío. Alternativas para un control fiscal técnico y oportuno y de beneficios cuantificables, publicado en Revista

SINDERESIS No 13. AUDITORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Octubre de 2010. Pág. 43.



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4.3 EL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA GENERA DESGASTES OPERATIVOS A CADA ORGANISMO DE CONTROL EN LA CADENA DE VALOR

Desde ya hace varios años, en diferentes estudios y escenarios académicos se ha manifestado que los procesos de responsabilidad fiscal, cobro coactivo y las facultades sancionatorias desdibujan el papel técnico que desempeña la Contraloría y le restan eficiencia a la vigilancia del control fiscal, realizando afirmaciones como que “en muchos países no se encomienda a las Contralorías labores sancionatorias; su labor se limita a constatar la existencia de procedimientos, a evaluar los resultados, pero toda sospecha de manejos inadecuados o negligentes deben ser remitidas a autoridades judiciales”13.

En la práctica algunos funcionarios de las contralorías entrevistados, indicaron que no consideran justo el desgaste operativo que la jurisdicción coactiva genera en el órgano de control, de cara a que el dinero debe ser consignado a favor de la entidad en la que se originó el detrimento. En el siguiente cuadro se evidencia el valor del presunto detrimento patrimonial en procesos de responsabilidad fiscal en curso, la cuantía de títulos ejecutivos y el total de recaudo a 31 de diciembre de 2011. Cuando se revisa la efectividad del control fiscal en función de la relación de los títulos ejecutivos y el total de recaudo a 31 de diciembre de 2011, se nota que tan solo el 9,3% del valor de los títulos ejecutivos está siendo pagado.

13

CHARRIS, Rebollón. Sandra y OCHOA, Díaz. Héctor. Un modelo de control fiscal para el estado colombiano, contenido en Memorias

Foros Regionales. Bogotá febrero de 2004 Pág. 55.



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Tabla 1. Comportamiento efectividad proceso jurisdicción coactiva

CONTRALORÍA TOTAL GENERAL

Valor del Presunto Detrimento Patrimonial en Procesos de Responsabilidad Fiscal en curso a 2011-12-31

$6,404,502,394,175

Cuantía de los Títulos Ejecutivos $764,513,850,090

Total Capital Recaudados Durante el Proceso $52,280,968,364

Total Intereses Recaudados Durante la Vigencia $19,011,763,375

Total Capital e Intereses Recaudados $71,292,197,801

% de recaudo frente cuantía de títulos ejecutivos 9.3%

Fuente: construcción propia con datos del informe de la AGR sobre la Rendición de Cuentas 2011 páginas 49-61.

Por lo tanto, vale la pena concluir que la eficiencia operacional del proceso se obtiene a través de la inclusión de mejoras tecnológicas, no obstante se recomienda que puede tenerse una mayor efectividad del proceso de Control Fiscal, con la creación de una dependencia especializada de Cobro Coactivo, organizada en la CGR responsable a nivel nacional de recuperar los recursos públicos. Esta propuesta implica modificaciones estructurales a nivel normativo y operativo por lo que requiere de un estudio minucioso en la materia que trasciende el alcance de este documento.

4.4 EL NIVEL DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL NO ESTÁ GARANTIZADO

Tal como se pudo evidenciar en el trabajo de campo, las Contralorías territoriales en múltiples ocasiones requieren de criterios de expertos, que coadyuve en la sustentación de hallazgos fiscales o pruebas.

Esta circunstancia ha sido especialmente interpretada en el estatuto anticorrupción en donde se obliga a todos los estamentos públicos y privados a colaborar de manera expedita con la información que les sea solicitada.

En el diseño del proceso propuesto en diferentes actividades para la rendición de cuentas, proceso de responsabilidad fiscal, auditorias y cobro coactivo, todo el engranaje interinstitucional juega un papel protagónico. A partir de la lectura de los procesos suministrados por las entidades se conoció que para efectos de establecer medidas cautelares consultan: Oficinas de Registro, Instituto Geográfico Agustín Codazzi, Oficinas de Catastro autónomas, Fondo Nacional del Ahorro, entre otras instancias; situación que conduce no solo a un desgaste



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operativo sino que también no siempre se logran los resultados esperados; Tal es el caso de la situación jurídica de un inmueble si la información del titular de dominio solo puede ser suministrada por las Oficinas de Registro y en segundo lugar, porque en particular el registro inmueble no cuenta con una base de datos de carácter nacional, con lo cual el rezago territorial puede presentarse y además, porque en ocasiones las contralorías deben acudir a solicitar la intermediación de la AGR, para poder obtener información como canal oficial para su solicitud.

De acuerdo a lo anterior, la Consultoría observa que es necesario establecer Convenios con entidades como: Universidades, Fiscalía General de la Nación, Institutos de Investigación, Superintendencias, Asobancaria, entre otros organismos. La estructura operativa debe ser centralizada con desconcentración funcional, de tal suerte que las circunstancias territoriales puedan ser transparentes para efectos tanto de solicitud del servicio como de su atención.

De esta manera, se articulan organizadamente los esfuerzos pues, no se trata de que las Contralorías territoriales se desgasten generando acuerdos de servicio con sedes territoriales, sino que a través de organismos centrales se articule la colaboración para cualquier tipo de concepto. Este requerimiento también atiende a la especialidad de los órganos a cargo de suministrar información, pues cada entidad conoce las fortalezasde sus territoriales..

Finalmente, es fundamental que en el esquema propuesto, la plataforma pueda contar con un repositorio de conceptos técnicos en donde se alojen todos los resultados de estos estudios acompañado de buscadores y descriptores de palabras clave, para efectos consultas posteriores. De esta manera, no se generan tampoco desgastes operativos para las entidades responsables de suministrar conceptos y nuevamente empata con la necesidad de centralizar estos requerimientos y no de tenerlos dispersos.

4.5 REPORTE DE LA MISMA INFORMACIÓN A MÚLTIPLES INSTANCIAS

Es innegable que las entidades públicas -o que manejen recursos públicos-, sujetos de control, requieren de información proveniente de diferentes organismos, no solo de control fiscal, sino también en el ejercicio de las funciones de IVC, como ocurre en el caso de las Superintendencias; incluso, de información de gestión de resultados con el mismo Departamento Nacional de Planeación a través de los sistemas: –SUIP- Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión y –SICEP- Sistema de Información para la Captura de Ejecución Presupuestal, bajo los cuales se mide la gestión y la capacidad administrativa de las entidades territoriales y la Contaduría General de la Nación (CGN), quien a través del –FUT-



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Formulario Único Territorial del sistema CHIP, recoge entre otros, la siguiente información:14:

Ingresos - Transferencias recibidas

Gastos de funcionamiento

Gastos de funcionamiento - Transferencias giradas

Gastos de inversión

Servicio de la deuda

Reservas presupuestales

Cuentas por pagar

Vigencias futuras

Ejecución presupuestal resguardos indígenas

Ejecución presupuestal de los Fondos de Salud

Tesorería Fondos de Salud

Excedentes de liquidez

Registros Presupuestales SGP_APSB (Sistema General de Participaciones_ Agua Potable y Saneamiento Básico)

Inversión a favor de la población desplazada por la violencia

Regalías (sólo reportan las entidades que reciben regalías)

En lo que concierne a la información de la contratación de las entidades, elemento que es también parte de la información del proceso de rendición de cuentas; la Consultoría encuentra que es pertinente apalancar el proceso, en la información que las entidades reportan en el SECOP, esto también de conformidad a los lineamientos del estatuto anticorrupción que ya fueron expuestos anteriormente.

Conforme a la página web del sistema de contratación pública administrado por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia, se indica que a través del SECOP15 … cualquier persona, empresa u organismo, dentro o fuera del territorio

14

Información disponible en: http://www.chip.gov.co/schip_rt/paginiciofut.htm fecha de consulta 0ctubre 05 de 2012.

15 Información disponible en: https://www.contratos.gov.co/entidades/entLogin.html fecha de consulta 0ctubre 05 de 2012.

http://www.chip.gov.co/schip_rt/paginiciofut.htm

https://www.contratos.gov.co/entidades/entLogin.html



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nacional, puede acceder a la información sobre la demanda de bienes y servicios por parte del Estado y obtener los documentos básicos de estos procesos de contratación, de las etapas precontractual, contractual y postcontractual para las modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación directa , Mínima Cuantía y Regímenes Especiales de Contratación.

Teniendo en cuenta los dos casos anteriores y de conformidad a las disposiciones en materia de simplificación de trámites, es imperativo que antes de realizar inversiones en la plataforma tecnológica se genere un proceso de concertación de flujos de datos e información con la Contaduría y con la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia; no en términos de revisar la información y cruzarla para verificar que sea la misma, por contrario, la idea es que los sujetos de control no tengan que rendir la misma información a más de una entidad.

4.6 CARENCIA DE INTERACCIÓN DE LOS DATOS E INFORMES ENTRE LOS DIFERENTES PROCESOS DE LA CADENA DE VALOR

Tal como se identificó y se tuvo la oportunidad de reconocer en el trabajo de campo, solamente se evidenció en una Contraloría territorial, una infraestructura tecnológica capaz de soportar la interacción entre los diferentes procesos del control fiscal.

Esta situación es compleja porque genera retrocesos entre la cadena de valor por lo cual, uno de los puntos estratégicos del diseño propuesto, es el de tomar una fuente única de reporte de información. Dicha fuente debe ser aquella en donde se originan los datos, a su vez se deben generar esquemas de almacenamiento y cruces de la información tales como repositorios de documentos y generación de reportes e indicadores, entre otros;

Lo anterior, sumado a la escaza minería de datos de las aplicaciones conduce en últimas a errores, imprecisiones e incluso a subutilizar el potencial de los insumos generados durante el proceso de control fiscal para establecer análisis macro de los sujetos de control16; “Tal actividad se limita a la preparación de los informes que la ley, ordenanzas o acuerdos les exigen, sin realizar en ellos verdaderas evaluaciones de gestión y de resultados globales, análisis del entorno y tendencias de la gestión fiscal macro de la entidad territorial… ”

16 TUTA. A. Guillermo, Restrepo Manuel y Araujo Rocío. Control Fiscal Territorial. Validación de un modelo de mejoramiento de la gestión y

los resultados de las contralorías territoriales en Colombia. Universidad del Rosario 2010. Pág. 23.



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4.7 LAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE RIESGODEL PROCESO AUDITOR TIENEN UN ÉNFASIS ESTÁTICO EN LA MEDICIÓN

A partir del estudio de la Universidad del Rosario y de la Agencia Alemana de Cooperación Técnica–GTZ-17, se identifica la necesidad de elaborar matrices de riesgo y de levantar líneas de base en la gestión de los órganos de control con el fin de establecer la incidencia e impactos que la labor de control fiscal genera en la mejora de la gestión de los sujetos de control.

Este punto es esencial para el enfoque de gestión de riesgo estandarizado y con criterios parametrizables que propone la Consultoría, teniendo en cuenta que precisamente en la Contraloría pionera del modelo propuesto por el estudio (Manizales), se observó un ejercicio riguroso en la construcción de la matriz de riesgos, la cual comprende un total de 7 variables que agrupan alrededor de 122 factores de riesgo, se destaca que estas definiciones fueron producto de un trabajo riguroso en el cual se tuvo en cuenta el comportamiento de los hallazgos en los últimos 5 años, los informes de la rendición de cuentas, informes de auditorías externas, informes de las oficinas de control interno, de revisores fiscales y de las entidades que ejercen IVC tales como las Superintendencias.

Vale decir, que de acuerdo a conversación sostenida con funcionarios de planeación de la Contraloría de Bogotá en la cual también se viene gestando la lógica de procesos de la Contraloría “Tipo”, se indicó que el tratamiento de la matriz de riesgos es diferenciado de la matriz de selección de los auditados; pues a partir de la primera es que se establecen las necesidades de “auditorias exprés” y de la segunda, es que se pueden reconocer los sujetos de “auditorias regulares-especiales”.

Por otra parte y de manera complementaria, la Consultoría otorga a la matriz de riesgos un especial interés puesto que es el instrumento que permitirá estandarizar la información insumo de los sujetos de control y garantizar la objetividad en la selección de aquellos que sean objeto de Auditorias in situ.

17

Dentro de la propuesta de contraloría “Tipo” se reconoce un agrupamiento de los procesos mapeados por la Consultoría en el primer

informe de manera similar a lo auscultado por el Equipo, a saber:

Proceso de Control Macro: examen global de la entidad conforme a las políticas públicas de la administración, planes de desarrollo, planes de ordenamiento territorial entre otros.

Proceso de control Micro: el que se desarrolla en las visitas a entidades

Proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva

Proceso participación ciudadana.

Se tiene conocimiento de la operación de este modelo en las Contralorías de Manizales, Bogotá, Cúcuta, Valledupar, Norte de Santander, Caldas y Cesar.



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4.8 RELACIONES ENTRE LOS ORGANISMOS DE CONTROL SIN PROCESOS ESTANDARIZADOS NI EXIGENCIA OPERATIVA

A lo largo de las entrevistas adelantadas durante el trabajo de campo, han llamado la atención dos situaciones particulares en este sentido. La primera de ellas, a partir del Sistema Nacional del Control Fiscal –SINACOF- a cargo de la CGR y según el cual, el reporte de los Planes Generales de Auditoría deberían ser de obligatorio cumplimiento en el marco de las tareas de coordinación para la elaboración y publicidad del Plan Nacional de Auditorías –PNA-.

Sin embargo, la evidencia demostró que no todas las contralorías remiten la información o no la suministran en los tiempos señalados, el formato está garantizado porque se suben los datos en una aplicación, pero el hecho de la oportunidad de la información en este caso es fundamental, porque se trata de la programación de las auditorías para lo cual hay que fijar fechas y plazos en el tiempo.

El segundo aspecto tiene que ver con el hecho que la Consultoría encuentra particular el esquema de operación del sistema de control a la contratación realizado por la AGR, en primer lugar porque no todas las Contralorías están suministrando la información y en especial, porque algunas de ellas sienten que la AGR asume parte de las funciones de las contralorías territoriales, al generar reportes en función de los datos de sus sujetos de control, como se destacó en la relatoría del informe anterior GELFS2-GB-DIS-DD-Diagnostico e inventario mejores prácticas control fiscal; la AGR no solicita información de los contratos de las contralorías sino de los sujetos de control de estas y emite informes a nivel nacional sobre posibles situaciones irregulares que deberían ser observadas por los órganos de control fiscal territorial.

Estos dos ejemplos son bastante ilustrativos a la hora de aunar esfuerzos en pro de conseguir una optimización, en los resultados del control fiscal de manera conjunta; es preciso que se identifiquen y se acuerden formatos, tiempos y esquemas de operación, pues si bien los órganos de control son autónomos, indefectiblemente con la puesta en marcha de soluciones tecnológicas las actividades se regularizan por más parametrizable que sea el sistema y por ende, es muy importante tener las reglas del juego claras y las consecuencias en términos de sanciones, que puede acarrea la no observancia de las mismas.



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4.9 ESCASA COOPERACIÓN ENTRE LAS COMPETENCIAS DE INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL VERSUS EL CONTROL FISCAL

Teniendo en cuenta la cobertura y profundidad que se está imponiendo en la operación del control fiscal como evaluación integral de las políticas públicas, es preciso reconocer una dicotomía en materia de la diferenciación del control subjetivo/objetivo, la cual fue señalado en el capítulo anterior.

En el caso específico de los sectores de salud, transporte, servicios públicos; es muy importante fomentar un mayor grado de sinergia que hasta el momento se ha estructurado con los organismos de control. En la publicación SINDERESIS de la AGR18 que presenta las conclusiones del foro nacional sobre reforma al control fiscal realizado en mayo de 2010, el ponente Iván Darío Gómez Lee (Auditor General de la República) reconoce como un ejercicio conjunto con la Superintendencia Nacional de Salud, la generación de una Guía metodológica para la auditoría a los recursos de la salud por parte de los organismos de control fiscal.

Este ejercicio es sumamente valioso toda vez que permite mantener la autonomía de la superintendencia y la coordinación de las actividades en función de la labor especial de supervisión que la Supersalud tiene sobre una actividad específica, en donde obviamente se debe vigilar el adecuado uso de los recursos asignados; con la Superservicios también existen lineamientos puntuales con la prestación de servicios por parte de las empresas y la asignación de los subsidios a las tarifas, entre otros.

De igual manera, se presenta la función de control fiscal, en la cual se debe evaluar si la ejecución de los recursos ha sido eficiente, efectiva y eficaz y si realmente cumple y contribuye al mejoramiento de la salud pública.

Teniendo en cuenta la dinámica anterior, la sinergia entre los órganos de control y las Superintendencias es inherente a la labor de control fiscal, como quiera que sea, son estás ultimas quienes tienen la responsabilidad de verificar que el sujeto de control realice las actividades de manera adecuada y cumpla con los propósitos y resultados esperados.

18

GÓMEZ Lee. Iván Darío. Alternativas para un control fiscal técnico y oportuno y de beneficios cuantificables, publicado en Revista




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4.10 RUPTURA EN LA CADENA DEL PROCESO CUANDO SE HACE REMISIÓN DE LOS HALLAZGOS HACIA LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN –FGN- Y LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN –PGN-

Actualmente, los traslados de los hallazgos penales y disciplinarios son de carácter oficioso y se detecta un alto grado de pérdida de seguimiento de los mismos por parte de las contralorías.

Como se pudo conocer en el trabajo de campo, son las contralorías las que juegan un papel fundamental a nivel de activación de procesos penales y disciplinarios por lo tanto, no tiene razón de ser que el traslado de hallazgos se quede simplemente como una actividad de remisión de documentos y se pierda por completo todo el seguimiento de la actividad e incluso, no se pueda evaluar la efectividad de los hallazgos en los procesos llevados por al FGN y la PGN, insumos que son de vital importancia ya que alrededor del 30% de los procesos disciplinarios se activan precisamente con ocasión a los hallazgos fiscales y de estos alrededor del 78% corresponden a situaciones contractuales19.

En este orden de ideas, el proceso tiene planteado también la posibilidad de generar esquemas de articulación entre las entidades para que como mínimo se informe cuál es el número de radicado con el que se pueden hacer seguimiento al tratamiento de los hallazgos. Esta solicitud debe manejarse en el marco del Convenio de Coadyudancia ya suscrito entre los actores involucrados20 y puede verse también como un importante punto de encuentro con los procesos generados en la iniciativa de la Ventanilla Única de Denuncias.

4.11 NECESIDAD DE ESTABLECER BASES DE CONOCIMIENTO

El sistema propuesto debe estar en condiciones de generar reportes, de esta manera, la información puede reconocer las alertas que se pretenden identificar a través de la matriz de riesgos. En la medida en que se trate de información pública, la plataforma debe estar en condiciones de generar alertas a grupos y redes sociales y con ellos incentivar la participación ciudadana.

Por otra parte y tal como se pudo mencionar anteriormente, el repositorio documental debe ser muy robusto a fin de disponer de todos los soportes de las actividades e incluso, generar mecanismos de búsquedas a través de patrones clave.

19

MESA Díaz Carlos Augusto. Reformar el Control Fiscal territorial colombiano, publicado en Revista SINDERESIS No 13. AUDITORIA

GENERAL DE LA REPÚBLICA. Octubre de 2010. Pág. 87.

20 Convenio N°459/11 firmado entre la CGR, AGR, PGN, Contaduría Gral. de la Nación y el MinTIC.



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4.12 LAS CONTRALORÍAS OTORGAN A LOS DESARROLLOS TECNOLÓGICOS UNA ALTA PRIORIDAD DENTRO DE SUS FUNCIONES

En los conversatorios con funcionarios de las Contralorías manifestaron que hace años vienen generando de la mano con los desarrolladores, las especificaciones de las aplicaciones que soportan los procesos e incluso, se tiene el caso de una de ellas en las que el hecho de firmar convenios de cooperación con otras contralorías implica, constantes viajes de sus funcionarios para efectos de capacitación y soporte.

Por lo anterior, el ejercicio de reconocer las ventajas de incorporar un sistema único para el sistema control fiscal en línea, no debe ser asumido como una pérdida de autonomía del órgano de control sino como una puesta en común, tal y como lo advirtió la AGR,21 es indispensable que los órganos de control cuenten con unos mínimos criterios de unificación y estandarización de procesos.

A lo largo de la propuesta del modelo, se plantea la importancia de manejar Convenios Interadministrativos y la plataforma común para que el proceso pueda ser exitoso.

21

GÓMEZ Lee. Iván Darío. Alternativas para un control fiscal técnico y oportuno y de beneficios cuantificables, publicado en Revista




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5. ESQUEMA PROPUESTO PARA EL FLUJO DE LOS

PROCESOS DE CONTROL FISCAL EN LINEA

l presente capítulo se ocupará de exponer el esquema del modelo de proceso propuesto, a través de una matriz por cada uno de los procesos, en la cual se analizaran uno a uno los pasos de cada flujo en función de cada

uno de los siguientes componentes:

Actor responsable. Reconocimiento de las autoridades responsables de ejecutar la actividad a documentar. Incluye la descripción de la Dependencia, puede también incluir responsabilidades a cargo de la aplicación o Sistema de control fiscal en línea –SCFL-

Acción o actividad a realizar. Descripción de la tarea a desarrollar.

Entradas de la actividad. Inventario de los insumos necesarios para el desarrollo de las actividades, incluye conceptos, informes, registros, formatos, entre otros.

Salidas. Inventario de los productos generados con ocasión al desarrollo de las actividades, incluye conceptos, informes, registros, formatos, entre otros.

Registros y documentos asociados. Identificación de las evidencias documentales oficios, comunicados, informes, entre otros; bajo las cuales opera el registro de las actividades que se ejecutan por parte de los actores.

Grado de automatización. Teniendo en cuenta que deben preverse modelos de gradualidad dentro del proceso, se establecen tres grados de interoperabilidad entre los procesos.

Alta: Interacciones entre sistemas de información. Se asumen para este comportamiento, aquellas acciones que el sistema está en capacidad de generar tales como alertas e indicadores; pero que requieren de la actividad humana para poder conducir a un resultado final del proceso.

Media: Conduce a vínculos o páginas web en donde es posible obtener la información para que sea subida por el actor que ejerce la actividad. Bajo este comportamiento pueden comprenderse aquellas consultas de información que estén en bases de datos pero no tengan integración con el sistema.

E



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Baja: Implica el ingreso de información por parte de quien desarrolla la actividad; se trata de mecanismos de virtualización de las tareas y aplica en casos en los que no existan sistemas de información que soporten la operación o aquellos, en los que es necesario tener intervención humana para que la información sea final.

Se inicia la caracterización con el proceso de rendición de cuentas, primero se muestra el diagrama de flujo y luego a través de los componentes de la matriz se describe el comportamiento esperado.

A lo largo de este proceso intervienen los sujetos de control y los órganos de control; sin embargo el valor agregado para el modelo de proceso consiste en que aparte de estos actores se logren generar consultas interinstitucionales con diferentes entidades para proveer la información contable, presupuestal, contractual, financiera, entre otros, y con ello, lograr cumplir con las estrategias de simplificación de trámites y cooperación interadministrativa que se plantearon en el capítulo 3 de este documento.



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VIGILADOSCONTRALORIAS

2RENDIR LA INFORMACIÓN

DE LA CUENTA

VALIDACIÓN DE DATOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN AUDITOR

5REVISAR LA CUENTA

NO

MATRIZ DE RIESGOS

8EMITIR CONCEPTO SOBRE

EL BALANCE

Se puede activar el proceso Administrativo y Sancionatorio

Se puede activar el proceso Administrativo y Sancionatorio

1INICIO

3PROCESO AUDITOR

13FIN

6¿SE REQUIEREN

AJUSTES A LA INFORMACIÓN?

SI

7AJUSTAR

INFORMACIÓN

NO

ABSTENCIÓN

4CONTROL DE

ADVERTENCIA

9EVALUAR

INTEGRALMENTE LA CUENTA

10¿EL CONCEPTO DEL

BALANCE ES?

15EMITIR DICTAMEN DE FENECIMIENTO DE LA

CUENTA

11EMITIR DICTAMEN DE NO

FENECIMIENTO DE LA CUENTA

12¿LA EVALUACIÓN DE LA CUENTA CUMPLE CON

CRITERIOS?

RAZONABLEO

SALVAMENTO

NO RAZONABLE

SI

14¿HAY CAUSAL DE REACTIVACIÓN?

NO

SI

RegistrarConcepto de Balance

Dictamen de la cuenta

Fin

PROCESO DE RENDICIÓN DE LA CUENTA

Cruce para obtener información:Contaduría General de la Nación. El Sistema CHIP. Rendición de cuentas, ejecución contable; desempeño fiscal de las entidades.Departamento Nacional de Planeación. Sistema de Seguimiento a Proyectos, SICEP. Desempeño fiscal de las entidades. SIP y SUIFP. Seguimiento presupuesto de inversión. CONPES. Asignación recursos sectoriales de las ET.Departamento de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN información tributaria.Agencia Nacional de Contratación Pública. SECOP, información contractual de las entidades.Superintendencias: de Salud, de Servicios, de transportes y financiera: Informes sobre el IVC desarrollado a sus vigilados.Superintendencia Financiera UIAF-implicados en lavado de activos y financiación de terrorismo. Office of Foreign Assets Control. OFAC, Specially Designated Narcotics Traffickers o SDNT liS.Ministerio de Hacienda SIIF. Ejecución presupuestal recursos de la nación.Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP: Informes de oficina de control interno. SIGEP, Registro de empleos públicos Órganos de Control: Informes planes de mejoramiento de las entidades, cuentas presentadas anteriormente. Base de datos de personas con procesos de responsabilidad fiscal en marcha y/o cobro coactivo y/o administrativo sancionatorio. Antecedentes fiscales y resultados de auditorías.Procuraduría General de la República. Antecedentes disciplinarios.Fiscalía General de la Nación: Antecedentes penales.

Reporte de información a la AGR, CGR y Contralorías

Terrotoriales.

Dictamen financiero Pronunciamientos de legalidad. Conceptos de gestión

resultados (Gestión misional y Gestión de recursos públicos)

Figura 1. Flujo del proceso Rendición de cuentas



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Para efectos de comprender de una mejor manera el proceso propuesto, se presentan a continuación la siguiente matriz en la cual se detalla el paso a paso de las actividades involucradas para la rendición de la cuenta, teniendo en cuenta los componentes de entradas, salida, registros, entidad responsable y grado de integración con el sistema.

Tabla 2. Proceso Rendición de Cuentas

ACTIVIDAD ACTOR ENTRADAS SALIDAS REGISTROS Y DOCUMENTOS

ASOCIADOS

GRADO DE AUTOMATIZACIÓN

Rendir la cuenta

Sujeto de Control (tanto

de la AGR como de las contralorías)

Variable conforme a cada una de las entidades. Cada sujeto debe presentar información contractual, presupuestal, contable, administrativa, misional, entre otros. Se deben suministrar también imágenes que soportan.

Registro del diligenciamiento de la información. Validaciones básicas de los datos hacia el sujeto de control (extensión y tipos de carácter para los campos) Matriz de Riesgos Actualizada.

Formatos y registros diligenciados directamente en la aplicación. No consecutivos de envío de la información.

Alta: interactúa directamente con

los sistemas de información del sujeto de control, se alimenta periódicamente de manera automatizada. Conduce a vínculos o páginas web, en donde es posible obtener la información para que sea subida por el funcionario de control. Baja: Implica el ingreso de datos

por funcionario de la entidad sujeto de control; según periodos de corte determinados por las entidades.

Procesar información rendida y cruce con

indicadores de gestión y desempeño

interinstitucional

Sistema de control fiscal

en línea –SCFL-

Datos formularios diligenciados por los sujetos de control.

Indicadores de los datos. (Los indicadores deben ser estandarizados al igual que los criterios de análisis). Alertas sobre la situación jurídica de las personas. En materia de procesos de responsabilidad fiscal, disciplinarios, sancionatorios y de jurisdicción coactiva. Matriz de Riesgos Actualizada.

Informes estadísticos del comportamiento de los indicadores construidos. Registro consultas generadas y resultados obtenidos

La generación de los indicadores debe ser automatizada completamente al igual que las alertas. Igualmente interactúa con los sistemas de información de las entidades rectoras de temas contractuales, presupuestales, contables y de gestión.



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ASOCIADOS


Revisar la cuenta y cruces de

información

Organismo de Control –

Dirección de control fiscal o

quien haga sus veces

Cuentas rendidas por los sujetos de control. Índices e indicadores generados por los servicios del sistema, Consulta interinstitucionales para extraer informes

Solicitudes de ajuste a la información. Conceptos sobre el balance y sobre las cuentas (Razonable, no razonable, abstención, salvedad, fenecimiento o no fenecimiento

22).

Solicitud apertura proceso administrativo sancionatorio. Comunicados a la entidad en ejercicio de la función de advertencia.

Informes concepto por cada sujeto de control sobre las cuentas. Comunicados para ajuste de información Comunicados para apertura proceso administrativo sancionatorio Lista de verificación para registros de evaluación de las cuentas y del balance.

El grado de automatización es medio en cuanto a las consultas de los informes de otras entidades y registros. El ejercicio del auditor para pronunciarse sobre las cuentas, debe registrarse en el sistema, se asume como una integración media en el sistema. La remisión de comunicados para activación de procesos al interior de los organismos de control, debe ser alta. Baja: Disponer la información para

que la ciudadanía y los organismos de control político y social accedan a la información.

Remitir ajustes a las cuentas

Sujeto de control

Comunicado de órgano de control solicitando ajuste indicando plazo establecido.

Respuesta solicitud de ajuste, de proceder, el registro en la cuenta de versión corregida con el ajuste.

Registro aceptación o denegación del ajuste. Formato de versión ajustada de la rendición.

Alta o baja dependiendo del grado de integración que tenga el sistema con el sujeto de control.

22 Conforme a la ley 42/1993 artículo 14 “La revisión de cuentas es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los

responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones”, por lo tanto la revisión implica los factores contables pero también elementos de gestión y es adecuado indicar que en esta actividad se da el concepto sobre el balance y sobre las cuentas. Por otra parte, en el artículo 17 se establece “Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal”; con lo cual es claro que la revisión de las cuentas incluye un pronunciamiento sobre el fenecimiento de las mismas. No obstante, para el caso específico de la AGR, este pronunciamiento es preliminar dado que dicha entidad está en condiciones operativas de realizar auditorías “in situ” de todos los sujetos de control. En este orden de ideas, el pronunciamiento final del fenecimiento está asociado al proceso auditor y no al proceso de la rendición de la cuenta como tal; este aspecto queda blindado en el proceso toda vez que el hecho de que haya un fenecimiento de una cuenta no obliga a que no pueda hacerse un cambio de concepto sobre este aspecto cuando se realice el proceso auditor, tal como se indica en el artículo 17 de la ley 42/1993, es por ello que uno de muchos insumos del proceso auditor es el resultado de la revisión de las cuentas.



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ASOCIADOS


Reporte Matriz de Riesgos

Sistema de control fiscal

en línea -SCFL-

Indicadores de cruce de información, alertas y pronunciamiento de la revisión de las cuentas.

Reportes de calificación y de clasificación de entidades para el PGA

Registro de alerta con acción o decisión del órgano de control

Alta en todos los casos, la matriz requiere de los datos concretos para poder realizar la selección de manera automatizada.

Solicitar apertura proceso

administrativo sancionatorio.

Organismo de control

Comunicado solicitando apertura del proceso a Contralor

Registro traslado comunicado.

Registro en el sistema

Alta en la medida en que haya integración con el sistema de gestión documental y de correspondencia de la entidad.

Generar reportes gerenciales del

proceso

Organismo de control -

Dirección de Control fiscal

Todos los registros desarrollados durante el proceso

Reportes definidos por cada organismo de control político y social. Datos e información para rendición de las contralorías hacia la AGR. Variables a considerar para matriz de riesgos

Registro de generación del reporte

Alta porque toda la información reposa en el sistema.

En adelante, se ilustrará la propuesta para el proceso Auditor, se presentará inicialmente el flujograma del comportamiento del proceso y luego, a través de la matriz se desarrollará su correspondiente explicación.

Tal como se podrá establecer, existe un componente de vital importancia para este proceso en términos de la selección de entidades sobre las cuales se realizaron actividades de auditoría específicas, por lo tanto todo el insumo de la información generado en la rendición de cuentas resulta clave.

Por otra parte, a lo largo de las actividades que integran el proceso, se nota un papel más activo de la entidad sujeto de control quien tiene que estar en permanente interacción con el sistema para atender las solicitudes de información del órgano de control.



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ORGANISMO DE CONTROL (CONTRALORIAS Y AUDITORIAS)

2FORMULAR LA POLÍTICA

DE AUDITORÍA DEL ÓRGANO DE CONTROL

1INICIO

3FOMULAR DEL PLAN

GENERAL DE AUDITORÍA -PGA-

DIRECTORESFUNCIONARIOS (AS)

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Reparto y notificación a los auditores

Reparto y notificación a los auditores

AUDITORES

4¿RECUSA

ASIGNACIÓN?SI

NO

5PREPARAR DE LA

AUDITORÍA Y ELABORAR EL PLAN

DE TRABAJO

6¿ES APROBADO POR

EL COMITÉ DIRECTIVO?

SI

NO

A

AuditoríaRegular Especial

Express

PROCESO AUDITOR (I)

Resultados De Las Auditorías.Participación Ciudadana.Observatorio De MediosPor traslado de Entidades,

(Procuraduría, Fiscalía, etc)

Identificar las entidades, el propósito (lineamiento para muestras, levantamiento de información objetiva), perfil de los auditores y la programación de las visitas.Revisar recursos tecnológicos, de infraestructura, talento humano, etc. SINACOF-PNA

Matriz de Riesgos

Estudio general de la entidad.

Asunto a auditar. Selección de

mecanismos de control.Determinación de los

criterios de controlSelección de la muestra

(contratos, quejas, reclamos y denuncias,

etc)Información de control

interno.(sin perjuicio de

requerimiento de información a la

entidad)

Información de la rendición de la

cuenta de la entidad

Información de Superintendencias y la Contaduría General de la

Nación sobre sus pronunciamientos frente a los

vigilados

Equipo técnico

Selección de entidades, proyectos y contratos sujetos al proceso auditor

Programar Auditorías conjuntas, por ejemplo con Superintendencias.

Figura 2. Flujo del proceso Auditor I



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A


SISTEMA DE INFORMACIÓN AUDITORES

7AUDITAR VIGILADOS

INSITU

Controlar tiempos de acuerdo a programaciónSolicitar reportesInteroperabilidad

Controlar tiempos de acuerdo a programaciónSolicitar reportesInteroperabilidad

8LEVANTAMIENTO DE

EVIDENCIA OBJETIVA Y

REALIZAR MESAS DE TRABAJO

11ELABORAR INFORME PRELIMINAR DE

AUDITORÍA (Opcional)

SUJETO DE CONTROL(REPRESENTANTE LEGAL)

12 CONSULTAR INFORME

PRELIMINAR DE AUDITORÍA(Opcional)

13 ELABORAR INFORME DE

CONTRADICCIÓN

14DOCUMENTAR EN ACTA

LA ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LAS

CONTRADICCIONES

15ELABORAR INFORME FINAL DE AUDITORÍA Y DOCUMENTAR

HALLAZGOS

16CONSULTAR INFORME FINAL DE AUDITORÍA

20FIN

17ELABORAR PLAN DE

MEJORAMIENTO(REPRESENTANTE LEGAL)

19REPORTAR AVANCES EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO

SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO

ACTUALIZACIÓN MATRIZ DE RIESGOS

REPORTAR HALLAZGOS A LA PROCURADURÍA, FISCALÍA Y

SUPERINTENDENCIAS, SEGUIMIENTO AL TRÁMITE DE REPORTE EN ÉSTAS

ENTIDADES

ENTIDAD EXTERNA

9. CONSULTAR REPOSITORIO DE CONCEPTOS O SOLICITAR UNO

NUEVO


10 ATENDER

SOLICITUDES DE CONCEPTOS

18APROBAR Y

MONITOREAR PLAN DE MEJORAMIENTO

(CONTRALOR O AUDITOR GENERAL)






PROCESO AUDITOR (II)

Con certificado digital

Figura 3. Flujo del proceso Auditor II

23

23

Los pasos 11 y 12 del flujo tiene en carácter de opcional puesto que con ocasión a la nueva Guía de Auditoria de la CGR, se eliminan los

informes preliminares. Por referencia MINTIC, se ha conocido que la Guía Territorial acordada entre las Contralorías adopta también este lineamiento.



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Tabla 3. Proceso Auditor (Incluye Elaboración PGA y Adaptación a Contralorías Tipo)


ASOCIADOS


Definir política de auditorías

Organismo de Control

Dirección de control fiscal

Plan de Estratégico del órgano de control. Matriz de riesgo (contiene información de la política de intervención, de la rendición de cuentas y de todos los cruces de información que genera una calificación del riesgo de las entidades.). Evaluación gestión de la contraloría por parte de la AGR

Criterios de clasificación y puntuación para la ejecución del proceso Auditor.

Registro en el sistema de variables y puntuación correspondiente

Bajo porque la definición de criterios debe ser humana. Se presume la carga de criterios estandarizados a nivel nacional Puesto que no todos los criterios de la matriz de riesgos deben ser parametrizables por cada contraloría, debe haber acuerdos generales de cómo seleccionar un sujeto de control como por ejemplo; aquellas entidades cuyo presupuesto ascienda a x monto, aquellas entidades que en el último año tengan más de x procesos de responsabilidad fiscal, entre otros.

Formular Plan Genera de Auditorias

Organismo de Control- Dirección de control fiscal

Inventario de auditores disponibles y su perfil. Presupuesto para auditorias. Estudios de mercado (tiquetes y viáticos). Inventario de entidades a vigilar Inventario de políticas públicas a evaluar. Comunicados en ejercicio de la función de advertencia.

Plan General de Auditorias -PGA- Memorando de asignación de Auditorias

Plan General de Auditorias. Registro en sistema de memorandos

Para la revisión de las entradas bajo, la clasificación de auditorías selección de auditores, entidades y programación de visitas deben registrarse en el sistema.



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ASOCIADOS


Remitir PGA a la CGR


Plan General de Auditoría Constancia envío de información a la CGR.

Registro envío del documento

Puede ser alta en la medida en que exista el sistema de gestión documental y de correspondencia integrados al proceso; junto con el uso de certificados digitales para el envío. De lo contrario, obedece a esquemas de integración media o baja, para cargue de documentos en la aplicación; todo depende de qué tanto nivel de interacción exista con la aplicación del SINACOF.

Asignar auditorías a Equipo de trabajo. Recusar/Aceptar

designación


Memorando de asignación de la auditoria

Aceptación o rechazo de la asignación

Registro aceptación o rechazo. Registro motivaciones del rechazo junto con documentación evidencia

Media puesto que a pesar de ser actividades registradas en la aplicación; siempre requieren de intervención humana.

Preparar Auditoria, seleccionar muestras

Organismo de control- Equipo de

trabajo

Matriz de riesgo (contiene información de la política de intervención, de la rendición de cuentas y de todos los cruces de información de genera una calificación del riesgo de las entidades.) Cuentas rendidas. Contratos rendidos. Concepto revisión de las cuentas. Informes quejas y reclamos de

Programa de auditoría identificando la muestra.

Registro del programa

Media en cuanto a diligenciamiento del programa en la aplicación. Baja en el acceso a los informes y documentos de las entidades y alta en la recuperación de documentos ya integrados en el sistema como lo son: planes de mejoramiento, contratos y cuentas rendidas.



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ASOCIADOS


la entidad. Informes denuncias. Informes de control interno. Estado y avances de los Planes de mejoramiento Plan de Desarrollo de la entidad. Informes y evaluación gestión otras entidades: DNP, Superintendencias, Ministerio de Hacienda y otras contralorías. Conceptos técnicos del repositorio Informe anterior del vigilado

Aprobar plan de trabajo del Equipo. Realizar ajustes en

SINACOF



Planes equipos de trabajo para desarrollo de Auditorias

Registro aprobación del programa y autorización para su ejecución

Registro en el sistema (alimentación a SINACOF ajustes del caso)

Media porque requiere de interacción humana para la aprobación. Dependiendo de integración con SINACOF puede ser alta su actualización.

Comunicar a sujeto de control sobre la

auditoría


Equipo de trabajo Plan de Auditoria

Comunicado descripción de la auditoria

Registro envío de la comunicación

Alta, es un comunicado que pueda generarse electrónicamente.

Levantar evidencia virtual o in situ.


Equipo de trabajo

Plan de Auditoria

Actas. Imágenes (documentales,

Registro en el sistema de actas, imágenes, grabaciones e

Media requiere de intervención humana para subir información.



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ASOCIADOS


Desarrollar mesas de trabajo

fotografías, videos). Grabaciones de audio. Informes técnicos.

informes (estándar de tiempo para subir evidencias en la aplicación).

Es recomendable el uso de certificado digital para coordinador de Equipo e integración con el sistema de gestión documental.

Responder solicitud de información

Sujeto de control Informes técnicos Equipo Auditor

Información y documentación solicitada

Registro envío y recibo requerimientos de información. Alertas oportunidad entrega información.

Baja a pesar de que la información se sube al sistema, siempre requerirá de intervención humana.

Solicitar conceptos técnicos


Definición del concepto a requerir

Formatos o comunicados para gestionar solicitud

Registro de envió de la solicitud del concepto

Baja porque requieren de elaboración humana para su documentación

Responder solicitud de conceptos

técnicos

Entidades receptoras:

(universidades, superintendencias, DNP, FGN, PGN, CGR,CGN, entre

otros)

Informes técnicos Equipo Auditor


Registro envío de la solicitud y de turno generado en el sistema de la entidad receptora. Registro conceptos en repositorio para consultas posteriores (clasificación temática)

Media o baja dependiendo del grado de integración que tenga la entidad. Ante información con reserva deben establecerse protocolos de uso. Repositorio de conceptos técnicos.



Organismo de control - Dirección de Control fiscal

Comunicado solicitando apertura del proceso a Contralor o a Director de responsabilidad fiscal.

Registro traslado comunicado y motivación de la misma, negación de conceptos o evidencia de hallazgo fiscal

Registro en el sistema de la solicitud de apertura del proceso


Elaborar informe preliminar de

auditoria

Organismo de control-Equipo de

trabajo

Actas Imágenes (documentales, fotografías, videos) Grabaciones de audio Informes técnicos

Informe preliminar Observaciones administrativas, hallazgos fiscales, disciplinarios o penales

Ingreso en el sistema del informe preliminar y de las observaciones detectadas. (Subir informe con certificado digital)

Medio en el sentido que se puede traer toda la información reportada en el sistema pero requerirá de intervención humana, sobre todo en el tema de las observaciones administrativas.



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ASOCIADOS


Conceptos técnicos solicitados Información remitida por sujeto de control

Contradecir informe preliminar

Sujeto de control

Informe preliminar Observaciones administrativas hallazgos fiscales, disciplinarios o penales

Informe contradicción Imágenes y documentos soporte.

Registro actividad y soportes documentales.

Bajo y medio dependiendo de la integración que se tenga con el sujeto de control.

Elaborar informe final de auditoria

Organismo de control-Equipo de

trabajo

Informe preliminar Informe contradicción Conceptos técnicos solicitados Información adicional remitida por sujeto de control

Informe final de auditoría Inventario de hallazgos disciplinarios, fiscales, penales y administrativos.

Registro informe e inventario de hallazgos (subir informe con certificado digital)

Alto en el sentido de traer información que reposa en el sistema, medio por cuanto se requiere elaborar concepto de funcionarios para el informe.

Remitir hallazgos fiscales internos


Equipo de trabajo Inventario de hallazgos fiscales

Comunicado de traslado de hallazgos a la Dirección de Responsabilidad Fiscal

Registro del traslado y No de turno asignado y de aprobación o rechazo por la Dirección.

Alto por ser información suministrada previamente al sistema y por ser integración entre dependencias de la entidad.

Formular plan de mejoramiento

Sujeto de control y Organismo de

control-Equipo de trabajo

Informe final de auditoría e inventario de hallazgos

Plan de mejoramiento y cronograma de ejecución

Registro en el sistema del plan y del cronograma. Control y seguimiento a cumplimiento de compromisos

Alto en el sentido de traer información que reposa en el sistema. Bajo o medio dependiendo del nivel de interacción con el sujeto de control

Actualizar planes de mejoramiento

Sujeto de control

Cronograma de plan de mejoramiento. Alertas de cumplimiento del sistema.

Registro de compromisos cumplidos. Evidencia actividades: actas, imágenes, grabaciones, entre otros.

Registro en el sistema de la actividad Integración con matriz de riesgos

Medio en el sentido de que se necesita siempre la intervención humana para subir registros. Alto a nivel de generación de alertas y retroalimentación de la



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ASOCIADOS


matriz de riesgos

Consultar cumplimiento planes

de mejoramiento


Equipo de trabajo

Alertas de cumplimiento del sistema

Validación actividades de mejora del sujeto de control

Lista de verificación de las actividades del cronograma

Media pues requiere de intervención humana para establecer si la actividad realmente cumple con la mejora.

Remitir hallazgos fiscales externos


Equipo de trabajo

Inventario de hallazgos fiscales y lista de órganos de control fiscal

Comunicado de traslado de hallazgos

Registro del traslado y No de turno asignado en el sistema de entidad competente

Alto por ser información suministrada previamente al sistema. Baja en cuanto al retorno de No de radicación en la entidad competente

Remitir hallazgos disciplinarios


Equipo de trabajo

Inventario de hallazgos disciplinarios




Remitir hallazgos penales


Equipo de trabajo Inventario de hallazgos fiscales




Actualizar estados hallazgos

trasladados


Equipo de trabajo

Inventario de hallazgos trasladados

Indicadores para clasificación de los traslados y evaluación efectividad de los hallazgos por cada equipo de trabajo

Lista de verificación de las actividades del cronograma

Baja pues el seguimiento es posible en plataformas de las demás entidades y la evaluación de la efectividad depende del recurso humano.

Actualizar SINACOF Organismo de

control-Dirección de control fiscal

Matriz de riesgo (contiene información de la política de intervención de la rendición de cuentas y de todos los cruces

Informes cumplimiento PGA Comunicados ajustes PGA

Registro remisión de modificaciones al PGA

Alta o baja en función de la interacción que se tenga con el SINACOF.



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ASOCIADOS


de información de genera una calificación del riesgo de las entidades.) Activación auditorias exprés Actividades ejecutadas y registradas en el sistema.

Publicar información del proceso



Indicadores de gestión del proceso (cantidad de auditorías, valoración de auditorías, hallazgos, gestión de hallazgos trasladados, efectividad planes de mejoramiento, entre otros que se definan y no sean información de reserva)

Parámetros de reportes generados en el sistema. Clasificación de información pública

Datos y estadísticas a publicar



proceso



Reportes definidos por cada organismo de control. Datos e información para rendición de las contralorías hacia la AGR. Variables a considerar para matriz de riesgos

Registro de generación del reporte




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Una vez presentados los procesos de rendición de cuentas y el auditor, se realizará la descripción de los procesos que pueden resultar de la ejecución de las auditorías a saber: proceso de responsabilidad fiscal y administrativo sancionatorio.

El primero a desarrollar es el proceso de responsabilidad fiscal cuyo flujo de actividades reconoce a un actor hasta el momento no tratado y que podrá tener interacciones en éste y los subsiguientes dependiendo de si hay fallo con responsabilidad fiscal; se trata del sujeto procesal y corresponde a una persona natural a la que se está investigando con ocasión al detrimento fiscal.

Así mismo, se prevén intercambio de información con entidades que administran el registro de bienes y rentas con el fin de que se puedan fijar consultas y medidas cautelares, que a futuro puedan asegurar el pago de los hallazgos.



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SISTEMA DE INFORMACIÓNDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL

ABOGADOSSUJETO PROCESAL

1INICIO

12APERTURA JUICIO FISCAL, IMPUTACIÓN DE CARGOS

Y FIJACIÓN MEDIDAS CAUTELARES

14ABOGADO DE OFICIO

SI

Reparto y notificación abogados

Reparto y notificación abogados

2¿RECUSA

ASIGNACIÓN?SI

NO

3¿ES UNA

HALLAZGO?

SI5

DESARROLLAR INDAGACIÓN PRELIMINAR

NO

8¿EVIDENCIA

SUFICIENTE PARA APERTURA?

SI

NO

9¿PROCESOVERBAL?

11CITAR A IMPLICADO A

AUDIENCIA DE APERTURA E IMPUTACIÓN DE

CARGOS

13¿ASISTE?

SI

NO

10ARCHIVAR

A

NO

4

MATRIZ DE RIESGOS

FIN

4¿ES VIABLE LA APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR?

SI

NO

SUJETO DE CONTROL

6.2 REMITIR

INFORMACIÓN SOLICITADA Y

RECIBIR NOTIFICACIONES

DEL PROCESO

6.1SOLCITAR PRUEBAS,

INTERPONER RECURSOS Y

REMITIR INFORMACIÓN

SOLICITADA

6NOTIFICAR Y SOLICITAR INFORMACIÓN DURANTE EL PROCESO AL SUJETO DE

COTROL Y AL SUJETO PROCESAL

2

2 2

SOLICITAR APERTURA DE

PROCESO

3

3

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL (I)

Identificar responsablesCuantificar detrimento

Identificar Domicilio (SIGEP, SECOP Y ESP)Establecer consultas de bienes y patrimonioConvenios con entidades públicas y privadas (universidades e instituciones de educación, Superintendencias y con la Fiscalía para que

acompañen técnicamente la investigación)6 meses

Medidas CautelaresInteroperabilidad

Registro Inmobiliario-SIR/FOLIO (Supernotariado Registro mercantil -RUE (Confecamaras)

Registro de empleos públicos SIGEP (DAFP)Registro Único de Transporte -RUNT (Mintrasnporte)

Registro Tributario -MUISCA- (DIAN)Registro Financiero -CIFIN-(ASOBANCARIA) BOLSA DE VALORES

Salud Registro Patronal (FOSYGA)Empresas de Servicios Públicos (Telefonía Celular y Televisión por cable)

A los 5 años de ocurrir el detrimento el proceso caduca y a los 5 años de apertura de PRF el proceso prescribe.

-Proceso Auditor (Hallazgo)

-Proceso Participación Ciudadana (Denuncia)

-Oficio

Figura 4. Flujo de responsabilidad fiscal I



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A

NO15

¿ACEPTAN PRUEBAS?

SI

18SUSPENDER AUDIENCIA Y PRACTICAR PRUEBAS MÁX

DURANTE UN (1) AÑO

16¿PRESENTA RECURSOS?

SI17

RESOLVER RECURSOS EN LA MISMA AUDIENCIA

19AUDIENCIA DE DECISIÓN

SI

20¿FALLO CON

RESPONSABILIDAD FISCAL?

NO

24¿PRESENTA RECURSOS

DURANTE LOS 10 DÍAS?

23ARCHIVAR

NO

25DAR RESPUESTA AL

RECURSO DENTRO DE LOS DOS (2) MESES SIGUIENTES

FIN

SI

SI26

¿FALLO EN FIRME?

NO28

PROCESO COBRO COACTIVO

27¿PAGA

VOLUNTARIAMENTE?

SI

NO

Repositorio de audio y video de audiencias

Control de tiempos, generación de alertas y generación de formatos

Reporte a la Procuraduría General de la Nación-SIRI-

Boletín de Responsabilidades Fiscales de CGR.

Referir a la AseguradoraA la entidad sujeto de control para declarar

La caducidad del contrato (si no se ha liquidado)

21 CONSULTAR

CONTRALOR/ AUDITOR

22¿APRUEBA

FALLO?

NO

SI

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL (II)

Apelación según cuantía

Este pago puede ocurrir en cualquier momento del proceso.

Figura 5. Flujo de responsabilidad fiscal II



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SI

32¿SUFICIENCIA

PARA CONTINUAR PROCESO?

NO

Control de tiempos, generación de alertas y generación de formatos

4

29EXPEDIR AUTO DE

APERTURA DE PROCESO

Información personal del sujeto procesal en el SIGEP y en SECOP

30NOTIFICAR A SUJETO PROCESAL DE FORMA

PERSONAL Y ELECTRÓNICA

31REALIZAR AUDIENCIA FISCAL DE EXPOSICIÓN LIBRE Y

ESPONTANÉA

34EXPEDIR AUTO DE

IMPUTACIÓN DE CARGOS

35TRANSLADAR A SUJETO PROCESAL DE

FORMA PERSONAL Y ELECTRÓNICA

33ARCHIVAR

NO

38¿PRESENTA

RECURSO DE REPOSICIÓN?

SI

NO

39¿SE RESUELVE EL

RECURSO A FAVOR?

SI

B

36¿SOLICITA PRUEBAS

Y/Ó PRESENTA ARGUMENTOS?

SI

37¿APROBA

ARGUMENTOS Y/O PRUEBAS?

41

NO

40 NOSI

FIN

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL (IIi)

Apelación procede según

cuantía

Figura 6. Flujo de responsabilidad fiscal III



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41EXPEDIR AUTO DE

FALLO(30 DÍAS HÁBILES)

SI

43¿FALLO CON

RESPONSABILIDAD FISCAL?

NO


DURANTE LOS 10 DÍAS?

50ARCHIVAR

NO

45DAR RESPUESTA AL

RECURSO DE ACUERDO AL CCA

FIN

SI

NO

47¿EL SUJETO

PROCESAL ESTUVO REPRESENTADO

POR ABOGADO DE OFICIO?

SI

52PROCESO COBRO

COACTIVO

51¿PAGA O HAY

ACUERDO DE PAGO VOLUNTARIAMENTE?

SI

NO

Reporte a la Procuraduría General de la Nación-SIRI-

Boletín de Responsabilidades Fiscales de CGR

Referir a la AseguradoraA la entidad sujeto de control se le solicita declarar

La caducidad del contratoActualizar Matriz de Riesgos

B

40DECRETAR Y REALIZAR

PRUEBAS(30 DÍAS HÁBILES)

Antecedentes fiscales, disciplinarios, penales.Superfinanciera UIAF-lavado de activos y financiación de terrorismo.

Base de datos de personas con procesos de responsabilidad fiscal en marcha y/o cobro coactivo.Personas vinculadas con el Narcotráfico. Lista Clinton

SECOP de la Agencia Nacional de Contratación Pública.Contaduría General de la Nación. El Sistema CHIP

Sistema de Seguimiento a Proyectos, SISEP.Ministerio de Hacienda SIIF.

Repositorio de Conceptos Técnicos

Proceden recursos de acuerdo con el CCA

46¿FALLO EN

FIRME?

48TRASLADAR A

CONTRALOR PARA REVISIÓN DE FALLO

SI

SI

10

DESPACHO DEL CONTRALOR

42¿LAS

PRUEBAS SON SUFICIENTES?

NO

49¿APRUEBA

FALLO? SI

NO

53¿SE REACTIVA

PROCESO?

2333

NO

SI

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL (IV)

Apelación según cuantía

Convenios con entidades públicas y privadas (universidades e instituciones de educación, Superintendencias y con la Fiscalía para que acompañen técnicamente la investigación)

En caso de no obtener colaboración de las entidades públicas y privadas acudir al proceso de multas y sanciones. Estatuto Anticorrupción

El pago puede realizarse en cualquier momento

del proceso

Figura 7. Flujo de responsabilidad fiscal IV



A continuación, se relaciona en la matriz los componentes de las actividades bajo las cuales se integra el paso a paso del proceso de responsabilidad fiscal.

Tabla 4. Proceso de Responsabilidad Fiscal (Proceso Verbal y Proceso Ordinario


ASOCIADOS


Revisar traslados y clasificar solicitudes

Organismo de control:

Dirección de responsabilidad

fiscal

Traslados Dirección de control fiscal proceso auditor/proceso rendición de cuentas Traslados de otras áreas de la entidad (participación ciudadana/observatorio de medios)

24

Traslados otras entidades Alertas caducidad de los detrimentos Comunicados en ejercicio de la función de advertencia Matriz de riesgo (contiene información de la política de intervención, de la rendición de cuentas y de todos los cruces de información de genera una calificación del riesgo de las entidades).

Concepto requerimiento de indagación preliminar Comunicación apertura de proceso Comunicación denegación de la apertura Inventario procesos prioritarios en función de la fecha de caducidad del detrimento. Clasificación proceso.

Registro evaluación de los traslados. Registro devoluciones a Dirección de control fiscal. Registro de aperturas de procesos de responsabilidad fiscal Registro clasificación procesos (ordinario-verbal)

Alto en función de la información que reposa en el sistema y de interacción con dependencias internas de la entidad. Medio en relación con la clasificación de las solicitudes.

24

Se debe aclarar que para el caso de la AGR solo se reciben hallazgos, las denuncias ciudadanas; involucran siempre al proceso auditor, es probable que esta situación se presente en alguna otra

Contraloría por ejemplo en la de Antioquía se estaba evaluando la posibilidad de pasar las indagaciones preliminares al proceso de participación ciudadana y con ello garantizar este mismo comportamiento. En las correspondientes historias de usuario esto debe ser un elemento parametrizable.



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ASOCIADOS


Ejecutar reparto para asignación de

abogado

Organismo de Control:

Dirección de responsabilidad

fiscal

Memorando de asignación de la auditoria del proceso de responsabilidad o indagación


Registro aceptación o rechazo. Registro motivaciones del rechazo junto con documentación evidencia


Realizar indagación preliminar.

Organismo de Control:

Abogado asignado.

Matriz de riesgo (contiene información de la política de intervención de la rendición de cuentas y de todos los cruces de información de genera una calificación del riesgo de las entidades). Denuncia ciudadana Comunicado y soportes de traslado interno (audiencias, comunicados, observatorio de medios, entre otros). Cuentas rendidas Contratos rendidos Concepto revisión de las cuentas Informes quejas y reclamos de la entidad Informes denuncias Informes de control interno

Comunicación apertura de proceso. Comunicación denegación de la apertura del proceso

Registro de información sobre: presuntos responsables (alimentación base de datos para cruce con matriz de riesgos) Cuantificación detrimento.

Media puesto que a pesar de ser información contenida en la aplicación; siempre requieren de intervención humana para la toma de decisiones.



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ASOCIADOS


Planes de mejoramiento Plan de Desarrollo de la entidad Informes y evaluación gestión otras entidades: DNP, Superintendencias, Ministerio de Hacienda y otras contralorías. Conceptos técnicos del repositorio Alertas del sistema sobre la caducidad del detrimento para apertura de proceso.

Notificar apertura de indagación

preliminar a sujeto procesal y entidades involucradas con el posible detrimento.


Consideración de apertura del proceso

Comunicado de notificación de la apertura del proceso Comunicado solicitud de información

Registro envío y recibo requerimientos de información y de la realización de la notificación

Bajo porque siempre requiere de interacción humana y de la presencia del sujeto para desarrollar la notificación.

Responder solicitud de información

Sujeto de control



Registro envío y recibo requerimientos de información. Alertas oportunidad entrega información.

Baja a pesar de que la información se sube al sistema, siempre requerirá de intervención humana.

Responder solicitud de conceptos

técnicos

Entidades receptoras:

(universidades, superintendencias, DNP, FGN, PGN, CGR,CGN, entre

otros)



Registro envío de la solicitud y de turno generado en el sistema de la entidad receptora. Registro conceptos en repositorio para

Media o baja dependiendo del grado de integración que tenga la entidad. Ante información con reserva deben establecerse protocolos de uso.



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ASOCIADOS


consultas posteriores (clasificación temática)

Ejecutar consultas de bienes y

patrimonios de los presuntos

responsables

Superintendencia de Notariado y

Registro (registro inmuebles).

Confecamáras

(registro mercantil)

Ministerio de Transporte

(registro nacional automotor)

ASOBANCARIA

(Registro financiero y Bolsa

de Valores) DAFP (registro

empleos públicos)

DIAN (registro tributario nacional)

Ministerio del

trabajo (registro patronal)

Empresas de

Servicios Públicos (telefonía celular y

tv por cable)

Datos de identificación (nombres , tipos y No de documento de identidad) de los presuntos responsables del detrimento

Identificación de predios, vehículos, rentas, empresas y estimación de ingresos de los presuntos responsables.

Registro de consultas en el sistema.

De todas las consultas se conoce que existen bases de datos. Se plantea modelo alto. Sin embargo a nivel de salidas tempranas pueden contemplarse convenios de acceso de cada contraloría para hacer consultas individuales o masivas.



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ASOCIADOS


Realizar inscripción de medidas cautelares

Superintendencia de Notariado y Registro –SNR (registro inmuebles) Confecamáras (registro mercantil) Ministerio de Transporte ASOBANCARIA (Registro financiero) registro nacional automotor)

Entidad dueña del registro SNR –Oficinas de Registro Confecamaras –Cámaras de Comercio Asobancaria –Entidad financiera Ministerio de transporte –Secretaría de Tránsito

Datos de identificación del predio y documento que soporta la solicitud de la inscripción

Registro en el sistema de la solicitud, documento soporte y del No de turno con el que se gestionó y número de la inscripción de la anotación en el correspondiente registro.

Lo más probable es que sea integración baja pues la competencia de la inscripción, deber mantenerse en cada entidad dueña del registro.



Organismo de control:

Dirección de Responsabilidad

Fiscal

Comunicado solicitando apertura del proceso a Contralor.

Registro traslado comunicado y motivación de la misma, negación de conceptos y/o obstrucción del ejercicio de control fiscal

Registro en el sistema de la solicitud de apertura del proceso


Notificar apertura de proceso a presuntos

implicados (ordinario)

Organismo de control: Abogado responsable del

proceso

Comunicado a datos de notificación o por edicto si no es posible contactarlo.

Constancia de notificación o de publicación del edicto.

Constancia de la notificación.

Baja porque las notificaciones a los presuntos responsables son personales, salvo que la persona haya manifestado su consentimiento para que sea electrónica, situación que no es posible en esta etapa del proceso.

Programar Audiencias (apertura y decisión) y citar a

presunto responsable (verbal)


proceso

-Inventario salas de audiencia disponibles -Inventario recursos de audio y video

-Separación de recursos -Registro de recursos separados

Alta porque todo el inventario debe estar en el sistema al igual que los cronogramas de las audiencias.



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ASOCIADOS


Recibir declaración de presunto

implicado (ordinario)


proceso

-Declaración del presunto implicado

-Apertura de proceso -Archivo de proceso

-Registro en el sistema del archivo o apertura de proceso e imputación de cargos. Se debe incluir motivación de la decisión.

Baja porque todo depende de la decisión del actor, sin embargo se debe garantizar la virtualización de todas actividades.

Recibir declaración de otros agentes

(ordinario)

Organismo de control :Abogado responsable del

proceso

-Declaración de otros actores

-Elementos y pruebas para toma de las decisiones en el proceso -Archivar el proceso

Registro de pruebas -Registro procesos archivados

Baja, siempre se requerirá intervención humana.

Notificación entidad objeto del detrimento -y a la aseguradora.


proceso

-Comunicados a las entidades y aseguradoras sobre la apertura de proceso fiscal

-Certificación de notificación a entidad y a la aseguradora

-Registro de envío de comunicación, hora y fecha de envío.

Alta en la medida en que las entidades y aseguradoras acepten notificaciones electrónicas.

Desarrollar audiencia de apertura e

imputación de cargos (verbal)


proceso

-Logística requerida para la audiencia (grabación) -Medidas cautelares generadas -Expediente completo del proceso (hallazgo, conceptos técnicos, evidencia del detrimento)

-Apertura de proceso -Archivo de proceso -Auto imputación de cargos

-Registro en el sistema del archivo o apertura de proceso e imputación de cargos. Se debe incluir motivación de la decisión.

Baja porque todo depende de la decisión del actor, sin embargo se debe garantizar la virtualización de las actividades.

Notificar imputación de cargos al presunto implicado

Organismo de control: Abogado responsable del proceso

-Comunicado a datos de notificación o por edicto si no es posible contactarlo.

-Constancia de notificación o de publicación del edicto.

-Constancia de la notificación.

Baja porque las notificaciones a los presuntos responsables son personales, salvo que la persona haya manifestado su consentimiento para que sea electrónica.

Ejecutar pruebas


proceso

-Conceptos y respuesta a requerimientos de información de la entidad sujeto de control o cualquier otra entidad que haga estudios técnicos o lleve registros de interés.

-Continuar con el proceso -Archivar proceso

-Registro en el sistema del archivo o continuidad del proceso. Se debe incluir motivación de la decisión.




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ASOCIADOS


Realizar audiencia decisoria


proceso

-Conceptos pruebas, respuesta a requerimientos de información de la entidad sujeto de control o cualquier otra entidad que haga estudios técnicos o lleve registros de interés.

-Expedir auto de fallo -Archivar el proceso

-Registro en el sistema fallo proceso con o sin responsabilidad fiscal. Se debe incluir motivación de la decisión.

Baja porque todo depende de la decisión del actor, sin embargo se debe garantizar la virtualización de las actividades.

Notificación fallo decisorio


proceso

-Expediente completo del proceso (hallazgo, conceptos técnicos, evidencia del detrimento, pruebas, declaraciones e histórico del proceso)

-Auto de fallo proceso de responsabilidad fiscal y el edicto en caso de imposibilidad de notificación personal.

-Registro en el sistema de constancia de la notificación o edicto.

Baja porque el registro en el sistema depende del abogado responsable del proceso.

Realizar consulta al Despacho (archivo,

proceso sin responsabilidad

fiscal, procesos con abogado de oficio)

Despacho del Contralor

-Recurso de reposición/apelación -Expediente completo del proceso (hallazgo, conceptos técnicos, evidencia del detrimento, pruebas, declaraciones e histórico del proceso)

-Acto administrativo con fallo de responsabilidad fiscal en firme -Devolución del proceso

Registro en el sistema de tipo de decisión y su motivación

Alto en el sentido que en el sistema debería reposar toda la información del expediente. Bajo en el sentido de la comunicación al interesado sobre el recurso que requiere de notificación personal

Resolver recursos/(verbal-

según cuantía)descargos

(de la imputación)del implicado


proceso-Dirección de

Responsabilidad fiscal o Contralor

-Recurso de reposición/apelación -Expediente completo del proceso (hallazgo, conceptos técnicos, evidencia del detrimento, pruebas, declaraciones e histórico del proceso)

-Acto administrativo que mantiene la decisión -Acto administrativo para archivo del proceso



Pagar valor del detrimento o generar

acuerdo de pago Sujeto procesal

-Auto de apertura, imputación o fallo de responsabilidad fiscal. -Datos de cuenta de la entidad para efectuar pagos -Inventario medidas cautelares inscritas

-Constancia de pago (solicitud levantamiento medidas cautelares) -Documento soporte acuerdo de pago

Registro en sistema del pago o del documento de acuerdo de pago.

Baja dado que la información requiere ser analizada por funcionarios.



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ASOCIADOS


Levantar de medidas cautelares

-Superintendencia de Notariado y

Registro –SNR(registro inmuebles)

-Confecamáras (registro mercantil)

-Ministerio de Transporte

-ASOBANCARIA (Registro

financiero) registro nacional

automotor)

Entidad dueña del registro -SNR –Oficinas de Registro -Confecamaras –Cámaras de Comercio -Asobancaria –Entidad financiera -Mintransporte –Secretaría de Tránsito

Datos de identificación del predio y documento que soporta la solicitud de la cancelación de la medida cautelar.



Solicitar registro implicado en boletín de responsabilidad fiscal

Contraloría General de la República

-Datos de identificación y de documento de identidad del implicado -Comunicado solicitud de inscripción

-Certificación de inscripción en el sistema SIBOR

Registro inscripción del implicado y No de anotación de la inscripción de la entidad.

Baja en el sentido de que a pesar de existir una base de datos, la competencia de inscripción es de la CGR.

Solicitar registro implicado en sistema

de inhabilidades e incompatibilidades.

Procuraduría General de la

Nación


-Certificación de inscripción en el sistema SIRI


Baja en el sentido de que a pesar de existir una base de datos, la competencia de inscripción es de la PGN

Solicitar apertura proceso de

jurisdicción coactiva

Organismo de control: Dirección

de Responsabilidad

fiscal

-Fallo responsabilidad fiscal sin pago o acuerdo de pago.

-Traslado fallo ejecutoriado –título ejecutivo-.

Registro del traslado del proceso para su cobro

Alto porque toda la información reposa en el sistema. Se trata de un traslado interno que debe estar soportado con sistema de gestión documental del órgano de control.



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ASOCIADOS


Reactivar investigaciones

Organismo de control: Dirección

de Responsabilidad

fiscal

- Matriz de riesgo (contiene información de la política de intervención, de la rendición de cuentas y de todos los cruces de información de genera una calificación del riesgo de las entidades.). -Comunicado interno a propósito del (Observatorio de medios, conceptos solicitados, pruebas allegadas) -Denuncias (ciudadanos o de otras entidades)

-Acto administrativo de reactivación del proceso

-Registro Acto administrativo de reactivación del proceso y su documentación soporte

La activación tiene grado medio por cuanto depende de información de terceros, pero el comunicado de reactivación como tal, es de carácter automatizado.


proceso



-Reportes definidos por cada organismo de control -Datos e información para rendición de las contralorías hacia la AGR. -Variables a considerar para matriz de riesgos

-Registro de generación del reporte


El diagrama de flujo que se presenta a continuación establece las principales actividades y sus correspondientes actores para los procesos administrativos sancionatorios, nótese que a diferencia de los demás procesos, las sanciones pueden ser solicitadas alrededor de casi todos los procesos del control fiscal. De igual manera, se integra la matriz explicativa del diagrama de flujo del proceso.




DESPACHO CONTRALOR/SECRETARÍA GENERAL FUNCIONARIO RESPONSABLESISTEMA DE INFORMACIÓN

INICIO

Reparto y notificación a abogados

Reparto y notificación a abogados

2¿RECUSA

ASIGNACIÓN?SI

3DETERMINAR SI LA

CONDUCTA ES CAUSAL DE SANCIÓN

5EXPEDIR AUTO DE

APERTURA/REACTIVACIÓN DE PROCESO

ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

4¿ES CAUSAL DE

SANCIÓN?SI

NO

6ARCHIVAR

7¿HAY CAUSAL DE REACTIVACIÓN?

NO

SI

FIN

NO

Información de los procesos de

entradaRegistrar todas las

actuaciones y control tiempos

Traer la información del sujeto procesal

A

1SOLICITUD DE APERTURA DE

PROCESO (Remisión de

hallazgos)

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO (i)

-Proceso de rendición de la cuenta-Proceso Auditor-Proceso de Responsabilidad Fiscal

Los procesos sancionatorios caducan tres años después de

ocurrida la sanción, de presentarse la conducta sancionatoria

Figura 8. Flujo proceso administrativo y sancionatorio I



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ABOGADO RESPONSABLE SUJETO PROCESALSISTEMA DE INFORMACIÓN

Registro de comunicaciones

Registro de pruebas

15RESOLVER RECURSO Y NOTIFICAR AL SUJETO

PROCESAL

A

14¿PRESENTA RECURSOS:

REPOSICIÓN DENTRO 5 DÍAS?

N0

SI

17ARCHIVAR

FIN

SI

16¿RESOLUCIÓN CON

SANCIÓN EN FIRME?NO

18PROCESO COBRO

COACTIVO

Actualización matriz de riesgos

8NOTIFICAR APERTURA DE

PROCESO A SUJETO PROCESAL Y SOLICITAR

EXPLICACIONES

11DECRETAR Y PRACTICAR

PRUEBAS30 DÍAS

9¿SOLICITA PRUEBAS

DENTRO 15 DÍAS SIGUIENTES DE

COMUNICACIÓN?

SI

NO

10¿REQUIERE

PRÁCTICA DE PRUEBAS?

SI

NO

12EMITIR RESOLUCIÓN CON

O SIN SANCIÓN30 DÍAS

Registro de recursoRegistro de

resolución de recurso

Control de tiempos

Art. 47 al 52 del CCA

CON SANCIÓN13

¿RESOLUCIÓN?

SIN SANCIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO (II)

Figura 9. Flujo proceso administrativo y sancionatorio II



La siguiente matriz establece de manera organizada el paso a paso de cada una de las actividades representadas en el flujo.

Tabla 5. Proceso Administrativo Sancionatorio


ASOCIADOS


Analizar procedencia del proceso

Organismo de control –

Despacho del contralor

-Solicitud de apertura de proceso; proveniente de rendición de cuenta, o proceso auditor, o denuncia ciudadana o proceso de responsabilidad fiscal.

-Traslado solicitud a unidad o funcionario responsable -Denegación solicitud apertura y archivo

Registro apertura de proceso o su denegación. Incluye diligenciamiento motivación de la decisión tomada.

Alto puesto que toda la información y documentación por el sistema de gestión documental, estaría disponible en la aplicación.


abogado

Organismo de Control-

Despacho contralor

Memorando de asignación del proceso


-Registro aceptación o rechazo. -Registro motivaciones del rechazo junto con documentación evidencia


Analizar conducta objeto de sanción

Organismo de control – unidad

o funcionario responsable

-Expediente remitido por directores de procesos misionales de rendición de cuentas, auditor o de responsabilidad fiscal. -Conceptos del repositorio

-Auto apertura de proceso y solicitud de explicaciones. -Archivo de solicitud

-Auto de apertura -Respuesta de proceso

Alta en el sentido de disposición de la información y media por cuanto se necesita de concepto y análisis de funcionario, para determinar si procede o no la apertura del proceso.

Notificar al presunto sancionado



-Comunicado a datos de notificación o por edicto si no es posible contactarlo.

-Constancia de notificación o de publicación del edicto.

-Constancia de la notificación.

Baja porque las notificaciones a los presuntos responsables son personales, salvo que la persona haya manifestado su consentimiento para que sea electrónica, situación que no es posible en esta etapa del proceso

Realizar pruebas



-Conceptos y respuesta a requerimientos de información de la entidad sujeto de control o cualquier otra entidad que haga estudios técnicos o lleve registros de interés.

-Acto administrativo –Resolución- con o sin sanción -Cuando no hay sanción se procede al archivo

-Registro en el sistema del archivo o continuidad del proceso. Se debe incluir motivación de la decisión.




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ASOCIADOS


Notificación Resolución con o sin

sanción



-Expediente completo del proceso datos de remisión de parte de procesos misionales de rendición de cuentas, auditor o de responsabilidad fiscal, participación ciudadana -Conceptos técnicos emitidos para el caso -Resultado de las pruebas

-Resolución -Comunicado de notificación o edicto

-Registro en el sistema de constancia de la notificación o edicto.

Baja porque el registro en el sistema depende del funcionario y la notificación es presencial.

Resolver recursos del sancionado



-Recurso de reposición/apelación -Expediente completo del proceso (hallazgo, conceptos técnicos, pruebas e histórico del proceso)

-Acto administrativo que mantiene la decisión Acto administrativo para archivo del proceso



Solicitar apertura proceso de

jurisdicción coactiva

Organismo de control –– unidad o

funcionario responsable

-Resolución o acto administrativo que mantiene la decisión

-Traslado fallo ejecutoriado –título ejecutivo-.

Registro del traslado del proceso para su cobro

Alto porque toda la información reposa en el sistema. Se trata de un traslado interno que debe estar soportado con sistema de gestión documental del órgano de control.

Reactivar investigaciones

Organismo de control –– unidad o


-Comunicado interno a propósito del (Observatorio de medios, conceptos solicitados, pruebas allegadas) -Denuncias (ciudadanos o de otras entidades)

-Acto administrativo de reactivación del proceso

-Registro Acto administrativo de reactivación del proceso y su documentación soporte

La activación tiene grado medio por cuanto depende de información de terceros, pero el comunicado de reactivación como tal, es de carácter automatizado.


proceso









A continuación se presenta el flujo de proceso propuesto para la jurisdicción coactiva. Este proceso se activa a propósito de los títulos ejecutivos que se contemplan a nivel de salidas de los procesos de responsabilidad fiscal “fallo con responsabilidad fiscal” y administrativo sancionatorio, “resolución sancionatoria”.

Al igual que los dos procesos que lo anteceden el sujeto procesal se convierte en un importante actor, porque es este el que continuamente está en interacción con el sistema para atender notificaciones y requerimientos de la entidad, sin embargo, existen instancias adicionales de carácter institucional como lo son aquellas proveedoras de registros de bienes y rentas a efectos de hacer consultas e inscripciones de medidas cautelares y embargos.

Se presentan también interacciones con la entidad sujeto de control para efectos de la certificación de pagos y se integra como actor los secuestres, quienes deben ocuparse de la administración de bines y rentas que hayan sido embargados.




SISTEMA DE INFORMACIÓNUNIDAD ESPECIALIZADA EN JURISDICCIÓN COACTIVA SUJETO RESPONSABLE FISCALMENTE

7EXPEDIR AUTO DE APERTURA DE

PROCESO COACTIVO. MANDAMIENTO DE PAGO

Fallo de Responsabilidad FiscalInformación del proceso

Información del Sujeto responsable fiscalControl de tiempos

Validar y actualizar medidas cautelares

1INICIO

2REVISAR EXPEDIENTE DEL TÍTULO EJECUTIVO, DETERMINANDO LA

PROCEDENCIA DE LA APERTURA DEL PROCESO

3¿PROCEDE?NO

SI

Criterios de NO procedencia

9PRESENTAR EXCEPCIONES

4TERMINAR PROCESO Y

ORDENAR LEVANTAMIENTO DE MEDIDAS CAUTELARES

8¿PROCEDEN

EXCEPCIONES?

SI

NO

8NOTIFICAR A SUJETO

RESPONSABLE FISCALMENTE


REPOSICIÓN?SI

10¿ES FAVORABLE

EL RECURSO?

SI

NO

A

5REALIZAR COBRO

PERSUASIVO

6¿REALIZA PAGO?

4SI

NO

11EMITIR SENTENCIA

PARA EMBARGO

NO

PROCESO DE COBRO COACTIVO (i)

Pago en efectivoExistencia de acuerdoFalta de ejecutoriedad del título*Revocación o suspensión del título ejecutivoPrescripción de acción de cobro

Liquidación y valor a pagar en el mes siguiente

30 DÍAS

En caso de autorización

expresa notificar por

correo electrónico

Medidas CautelaresInteroperabilidad

Registro Inmobiliario-SIR/FOLIO (Supernotariado

Registro mercantil -RUE (Confecamaras)

Registro de empleos públicos SIGEP (DAFP)

Registro Único de Transporte -RUNT (Mintrasnporte)

Registro Tributario -MUISCA- (DIAN)Registro Financiero -CIFIN-

(ASOBANCARIA) BOLSA DE VALORESSalud Registro Patronal (FOSYGA)

Empresas de Servicios Públicos (Telefonía Celular y Televisión por

cable)

Figura 10. Flujo proceso Jurisdicción coactiva I




SISTEMA DE INFORMACIÓNUNIDAD ESPECIALIZADA EN JURISDICCIÓN COACTIVA SUJETO RESPONSABLE FISCALMENTE

A

16EJECUTAR Y REMATAR BIENES

17LIQUIDAR Y CERRAR EL PROCESO

15REALIZAR ACUERDO DE PAGO

13ORDENAR EMBARGO Y SECUESTRO

DE BIENES

Lista de auxiliares (secuestres)de la Rama Judicial

14¿SOLICITAR

ACUERDO DE PAGO?

SI

Solicitar inactivación de sujeto en SIBOR y SIRITraer reportes de pagoDe entidad financiera.

Registro acuerdo de pago

NO

FIN

PROCESO DE COBRO COACTIVO (ii)

InteroperabilidadRegistro Inmobiliario-SIR/FOLIO (Supernotariado Registro mercantil -RUE (Confecamaras)Registro de empleos públicos SIGEP (DAFP)Registro Único de Transporte -RUT (Mintrasnporte)Registro Tributario -MUISCA- (DIAN)Registro Financiero -SIFIN-(ASOBANCARIA)Registro Patronal

Esta situación

puede ocurrir en cualquier parte del proceso

Figura 11. Flujo proceso Jurisdicción coactiva II



Tabla 6. Proceso Jurisdicción coactivo


ASOCIADOS




Unidad especializada para

cobro coactivo.

Memorando de asignación del proceso


-Registro aceptación o rechazo. -Registro motivaciones del rechazo junto con documentación evidencia


Analizar procedencia del proceso y viabilidad de

apertura


cobro coactivo.

-Fallo de responsabilidad fiscal -Resolución sancionatoria -Histórico de pagos -Prescripción cobro

-Auto apertura de procesos -Archivo proceso

Registro en el sistema del archivo o continuidad del proceso. Se debe incluir motivación de la decisión

Alta en el sentido de las validaciones de prescripción ejecutoriedad y existencia de acuerdos de pago o pagos.

Realizar cobro persuasivo


cobro coactivo.

-Fallo de responsabilidad fiscal -Resolución sancionatoria -Histórico de pagos -Prescripción cobro

-Constancia de remisión de comunicado para cobro persuasivo

Registro en el sistema de envío de la comunicación

Baja porque se debe subir información al sistema y no se prevé comunicación electrónica en esta etapa.

Expedir auto de apertura


cobro coactivo.

-Datos de notificación del sancionado o responsable fiscal -Cuantificación del detrimento o sanción -Liquidación intereses a cargo

Notificaciones al sujeto procesal.

Registro en el sistema de haber realizado la notificación

Baja porque se debe subir información al sistema y no se prevé notificación electrónica en esta etapa.

Resolver excepciones


cobro coactivo.

-Revocación o suspensión del título ejecutivo (autoridad competente)

-Archivo del proceso -Continuidad del proceso

Registro en el sistema del archivo o continuidad del proceso. Se debe incluir motivación de la decisión

Baja en el sentido de que depende de fallos en segunda instancia de organismos judiciales.

Emitir Sentencia Unidad

especializada para cobro coactivo.

Expediente del proceso Sentencia que sirve como instrumento público para avalar la solicitud de embargo

Registro en sistema de emisión de la sentencia

Baja porque la sentencia se debe integrar a las actividades del sistema ya que debe ir firmada por la máxima autoridad de la unidad especializada u órgano de control.



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ASOCIADOS


Resolver recursos (solo apelación en mandamiento de

pago (solo reposición en

resolución decisoria )


cobro coactivo.

-Recurso de reposición -Expediente completo del proceso (hallazgo, conceptos técnicos, pruebas e histórico del proceso)

-Acto administrativo que mantiene la decisión -Acto administrativo para archivo del proceso



Ordenar embargo de los bienes





-ASOBANCARIA (Registro financiero y Bolsa de valores) MINTRASNPORTE (registro nacional

automotor)


Datos de identificación del predio y documento que soporta la solicitud de la inscripción del embargo.



Ordenar secuestro de los bienes

- Unidad especializada para

cobro coactivo.

-Listado de bienes y rentas con medidas cautelares -Listado auxiliares de la justica (secuestres)

-Elección de secuestres -Identificación de bien y renta para el secuestre -Acto administrativo para el secuestro de bienes y rentas


Baja porque las inscripciones son competencia de entidades dueñas de los registros. La selección de secuestres depende de la manifestación de voluntad de los mismos y por ende es un proceso personal.

Gestionar seguimiento de los

pagos y certificación de entidad objeto de

detrimento

- Unidad especializada para

cobro coactivo.

-Constancias de pago de sujeto procesal, aseguradoras y secuestres -Validación pagos con Asobancaria –Entidad

-Constancia de pago -Certificación de ingreso al presupuesto de la entidad

Registro en sistema de certificaciones de pago de entidades financieras y del pago total de la entidad

Alto o medio dependiendo del grado de integración con la entidad fuente del recaudo y del sujeto de control que sufrió el detrimento.



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ASOCIADOS


financiera objeto de detrimento. Alto en la medida que se pueda gestionar con la Asobancaria, el reporte automático de recaudo por parte de los bancos.

Levantar medidas cautelares





-ASOBANCARIA (Registro

financiero) registro nacional

automotor)


Datos de identificación del predio y documento que soporta la solicitud de la cancelación de la medida cautelar.



Solicitar baja del implicado en

registro boletín de responsabilidad

fiscal

Contraloría General de la

República


-Certificación de inscripción en el sistema SIBOR


Baja en el sentido de que a pesar de existir una base de datos, la competencia de inscripción es de la CGR.

Solicitar baja del implicado en registro

de inhabilidades e incompatibilidades.

Procuraduría General de la

Nación


-Certificación de inscripción en el sistema SIRI


Baja en el sentido de que a pesar de existir una base de datos, la competencia de inscripción es de la PGN


proceso



-Reportes definidos por cada organismo de control -Datos e información para rendición de las contralorías hacia la AGR. -Variables a considerar para





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ASOCIADOS


matriz de riesgos

A continuación se relaciona el comportamiento esperado para el flujo del proceso de participación ciudadana. Este proceso a pesar de no ser constituirse bajo dinámicas específicas de control fiscal, es considerado en la mayor parte de los organismos de control de carácter misional.

Esta situación ocurre porque los ciudadanos puede a través de los mecanismos de participación dispuesto por las entidades, radicar denuncias las cuales pueden constituirse en investigaciones tanto para procesos de responsabilidad fiscal o, generar auditorias en los sujetos de control.




SISTEMA DE INFORMACIÓNCIUDADANÍA FUNCIONARIOS (AS)

1INICIO

2SOLICITUD DE UN CIUDADANO (A)

REGISTRO DE SOLICITUDREGISTRO DE SOLICITUD

3CLASIFICAR SOLICITUD:

PETICIÓN, QUEJA, RECLAMO O DENUNCIA

4¿ES

COMPETENCIA?

NO

5REDIRECCIONAR A

AUTORIDAD COMPETENTE

FIN

6ARCHIVAR

SI

7¿ES UNA

PETICIÓN?

NO

9¿ES UNA QUEJA

Ó RECLAMO?

SI

8GESTIONAR PETICIÓN AL

INTERIOR DE LA ENTIDAD

SISEGUIMIENTO Y

CONTROL, GENERAR ALERTAS

NO

10¿ES UNA

DENUNCIA?

NO

ACTIVAR MATRIZ DE RIESGOS

15.1PROCESO AUDITOR

15.2INDAGACIONES PRELIMINARES

12RECIBIR RESPUESTA

POR CORREO ELECTRÓNICO SIEMPRE Y CUANDO EL

INTERESADO ASÍ LO HAYA SOLICITADO

11PROCESO

DISCIPLINARIO

13REALIZAR

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Y

SUSTENTACIÓN EN CASO DE SER HALLAZGO

SI

14¿AMERITA

HALLAZGO?

SI

NO

PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

TelefónicaPágina Web

En audienciasPresencial

VerbalTwiter

Facebook

Interoperabilidad con sistemas de radicación de correspondencia y gestión documental

Figura 12. Flujo Participación ciudadana



Tabla 7. Proceso Participación Ciudadana


ASOCIADOS


Registrar solicitud

Ciudadano (registrado o Anónimo)/

Dirección de participación ciudadana

-Formatos de radicación de petición del ciudadano -Documentación soporte de la solicitud -Llamada telefónica -Correo electrónico -Noticia Medio comunicación

-Asignación de No de radicado -Traslado a entidad competente y archivo

-Registro con asignación de No para trámite del sistema...

-Baja cuando se trate de registros con intermediación de funcionarios. Solo es alta cuando es el mismo ciudadano quien registra requerimiento en el sistema. Se requiere interacción con sistemas de información de radicación de cada organismo y de gestión documental.

Clasificar solicitud Dirección de participación ciudadana

-Solicitud registrada -Documentación soporte de la solicitud

-Registro de denuncias, documentación soporte e identificación de sujeto de control, tipo de hallazgo, datos de presunto responsable/sancionado -Registro de quejas-reclamos y documentación soporte, identificación de funcionario infractor. -Registro de peticiones, identificación dependencia responsable de resolver el requerimiento

Registro de clasificación y de dirección o dependencia responsable

Alta todo el insumo reposa en la aplicación y el traslado también debe ser por el sistema. Se requiere interacción con sistemas de información de radicación de cada organismo y de gestión documental.

Sustanciar requerimiento (denuncias)


-Solicitud registrada -Documentación soporte -Matriz de riesgos -Plan General de Auditorias

-comunicado a ciudadano o edicto -Archivo de solicitud -Traslado a Dirección de control fiscal o a Dirección de responsabilidad fiscal

Registro de evidencias para sustentación de la denuncia.


Realizar seguimiento a gestión de solicitud


-No de registro de la solicitud -Alertas generadas por el sistema

-Requerimiento de gestión de la solicitud

-Registro de requerimientos a dependencias internas




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ASOCIADOS


Remitir respuesta al solicitante


-No de registro -Respuesta proyectada por dependencia interna -Documentación soporte de la respuesta

-Respuesta y documentación soporte

-Registro de atención, control de tiempos de respuesta

Baja porque es necesario remitir información a datos de notificación, salvo que el ciudadano haya manifestado consentimiento para remisión electrónica.


proceso









6. EL MODELO OPERATIVO PROPUESTO

l modelo operativo propuesto para el desarrollo de los procesos, se basa en un sistema dinámico que integra la estructura por procesos, la tecnología y la infraestructura organizacional, que fundamental las interrelaciones a lo

largo de la cadena de valor del Control Fiscal en Línea.

Servicio de consulta

Bases de Datos

centralizadas

Bases de Datos

centralizadas

Procesos

entid

ades C

onve

nio

entidades

vig

iladas

Entidades de Control Nacional

Entidades de Control Territorial

Información

Información

InformaciónInformación

Información

InformaciónInformación

Figura 13. Modelo Operativo propuesto para el Control Fiscal en Línea

A nivel institucional se reconocen tres tipos de actores: las entidades de control fiscal que comprenden las Contralorías Departamentales, Distritales, Municipales, Contraloría General de la República y Auditoría General de la República; entidades que ejecutan los procesos de control fiscal, a partir del análisis de la información que proveen los demás actores y que reposa en el sistema o se accede, a partir de servicios con otros sistemas.

Existen también los sujetos de control quienes son fuente primaria los datos suministrados para la gestión de los procesos de rendición de cuentas y auditor

E



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principalmente Comprenden todos aquellos agentes que manejan fondos o bienes de recursos públicos ya sean nacionales, sectoriales o territoriales.

Finalmente, se encuentran identificadas las entidades proveedoras de información, quienes juegan un rol primordial en el ámbito de suministro de información que apoya los procesos pero que no es parte estructural de los mismos, como lo son Superintendencias, Ministerios, Universidades, entre otros. Dentro de este grupo se involucran dos aliados estratégicos; la Procuraduría y la Fiscalía quienes juegan un doble rol a nivel de transferencia de información-hallazgos y como consulta de bases de datos de las personas.

Para identificar con mayor detenimiento la estructura operativa planteada, se han caracterizado dos esquemas para el modelo operativo de acuerdo con las interacciones de los requerimientos que formula el proceso para su desarrollo en el marco de las funciones y competencias de los órganos de control nacional y territorial. El primer esquema se denomina Consulta de información de los sujetos de control y el segundo, Consulta de información de las personas.

6.1 ESQUEMA MODELO DE INFORMACIÓN DE LOS SUJETOS DE CONTROL

En el primer esquema del modelo se encuentran los procesos de: Rendición de las cuentas, Auditor y de Participación, teniendo en cuenta que en estos dos procesos el sujeto articulador, objeto de control son las entidades vigiladas.

En la siguiente figura se pueden observar la caracterización de los flujos de información previstos para el levantamiento de la información clave en el ejercicio del control fiscal hacia los sujetos de control



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Figura 14. Esquema Operativo propuesto, flujos de información sobre los sujetos de Control

Tal como se puede observar, este Esquema de Modelo Operativo, parte de la necesidad de los órganos de control tanto nacional como territorial, de realizar una gestión del riesgo al uso indebido de recursos públicos y que genere detrimentos patrimoniales en el Estado. Esta gestión se encuentra sustentada en la administración de Riesgos cuyo elemento principal es la formulación de variables de una matriz en la que se procesa la información recepcionada en la rendición de cuentas y de las consultas interinstitucionales.

Los órganos de control, con el fin de identificar las entidades sujetas de control que serán objeto del proceso Auditor in situ y que se formalizan a través de la



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formulación del Plan General de Auditoría, se configura al igual que la matriz; en una herramienta dinámica en atención a la presencia no solo de auditorías regulares sino también las denominadas exprés que se activan de acuerdo a los parámetros de calificación del riesgo ; igualmente las entradas y las salidas del proceso de participación ciudadana son insumo fundamental para la generación de alertas en la matriz que conllevan a la activación del proceso auditor.

En este sentido, la información que se ha identificado como requisito para la generación de insumos que contribuyen al desarrollo eficaz, eficiente y efectivo del proceso Auditor, con lo cual se refleja la necesidad de suscribir Convenios Marco para que los órganos de control nacional, centralicen la información y desde las cuales se generen consultas para las órganos de control territorial.

Por su parte, el proceso de Participación Ciudadana también se relaciona como proveedor de información en la figura 14. La primera entrada de información lo constituye en la información de la rendición de la cuenta, no obstante, existen entidades que pueden suministrar datos en materia contable, presupuestal y de gestión de resultados de los sujetos de control; las cuales pueden ser consultadas frente a esta información específica con el fin de no presentar inconsistencias en los reportes de las entidades sujetos de control y además generar cargas de doble reporte de una misma información.

En la siguiente figura se pueden reconocer las autoridades y los flujos de información previstos para cada proceso definido en el esquema operativo.

Tabla 8. Esquema Flujo de Información ENTIDAD

(PROVEEDOR)

SISTEMA- INFORMACIÓN PROCESOS

INVOLUCRADOS

Sujetos de control Propios o por ingreso de datos

en el SCFRL

-Rendición de cuenta a nivel

de consulta

-Auditor a nivel de gestión y

seguimiento

Contraloría General de la

República

Contralorías Territoriales

Auditoría General de la

República

SCFL

- Informes Planes de

Mejoramiento

-Repositorio funciones de

advertencia

-Repositorio Proceso de

responsabilidad fiscal

-Repositorio jurisdicción coactiva

-Repositorio denuncias


de consulta


seguimiento

-Participación ciudadana



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ENTIDAD

(PROVEEDOR)

SISTEMA- INFORMACIÓN PROCESOS

INVOLUCRADOS

ciudadanas

Departamento Administrativo de

la Función Pública -DAFP.

I Sin sistema

Informes de Oficinas de control

interno.


de consulta


seguimiento

Agencia Nacional de

Contratación pública

Información procesos

contractuales-SECOP


de consulta

-Auditor a nivel de consulta

Departamento Nacional de

Planeación

Clasificación desempeño fiscal y

de gestión territorial (FUT-CGR,

SICEP-DNP)


de consulta


-Seguimiento presupuesto de

inversión

(SIIP-DNP, SUIF-DNP)

-Conpes asignación recursos

sectoriales en las ET (DNP). No

cuenta con sistema de

información


de consulta


Superintendencia de Salud

Superintendencia de Servicios

Superintendencia de transportes

Superintendencia Financiera

Informes de Superintendencias

sobre el IVC desarrollado a sus

vigilados


de consulta


Contaduría General de la

República

-Rendiciones de cuentas

ejecución contable ante CHIP –

(CGR-FUT)


de consulta


Ministerio de Hacienda Ejecución presupuestal recursos

de la nación-SIIF


de consulta


6.2 ESQUEMA MODELO DE CONSULTA DE INFORMACIÓN DE LAS PERSONAS



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El segundo esquema para el modelo operativo, corresponde al originado en los procesos de Responsabilidad Fiscal, Cobro Coactivo y Administrativo Sancionatorio.

Este modelo se organiza alrededor de la información que se pueda obtener del implicado, ya que dentro del proceso auditor se recoge toda la información de la actuación que presuntamente conlleva a detrimento patrimonial; Igualmente es pertinente aquí se instaura también el modelo relacional con las universidades e instituciones técnicas que deben brindar apoyo técnico a los órganos de control en el ejercicio del Control Fiscal, con el fin de coadyuvar técnicamente en la identificación y argumentación de los hallazgos. En este punto se propone la consolidación de los conceptos técnicos en un repositorio que permita su consulta posterior en asuntos que puedan ser asumidos en circunstancias similares.

En la siguiente figura se muestra la estructura del segundo modelo operativo propuesto.



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Figura 15. Esquema Operativo, consulta de Información de personas

El segundo Modelo Operativo, se estructura a partir de los requisitos de información personal y en tal sentido se requiere un repositorio que permita la consolidación de información de entidades que cuenten con dicha información que permita asegurar el Resarcimiento del patrimonio público

Igualmente, se requiere la configuración de un repositorio que permita el traslado automático de los hallazgos a las entidades competentes así: los de incidencia disciplinaria a la Procuraduría y los de incidencia Penal a la Fiscalía; es requisito que esta tecnología permita su articulación con el sistema de radicación de las



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respectivas entidades y que se pueda realizar seguimiento a este traslado a través de la identificación de número de ingreso documental a las entidades.

Esta articulación institucional se debe generar a través de Convenios Administrativos de los órganos de Control Nacional que permitan la consecución y consolidación de la información, para que sea consultada por ellas mismas y por los órganos de control territorial.

El repositorio de información de Conceptos Técnicos, provenientes de las Universidades y de las Instituciones Técnicas, que se mencionaba anteriormente, debe generarse a través de un Convenio Marco de los órganos de control nacional con Universidades e Instituciones Técnicas Nacionales con presencia territorial y que se estipule la gestión de la comunicación, solicitudes y entregas de conceptos técnicos a través del sistema de información por parte de los organismos de control territorial y de las facultades y unidades técnicas territoriales. Este repositorio puede también apoyar los procesos de Auditoría en la medida en que pueden ser consultados.

En este modelo operativo, se propone la creación en la Contraloría General de la República de la Unidad Administrativa Especial de Cobro Coactivo, en atención a los resultados insuficientes en el recaudo de recursos por detrimento patrimonial al tiempo que conllevan los procesos, la infraestructura de las Contralorías territoriales, entre otros factores que inciden en la baja efectividad del ejercicio del cobro coactivo.

A partir de lo anterior, se presentan las entidades en información que se debe articular de acuerdo con el modelo:

Tabla 9. Esquema Flujo de Información ENTIDAD

(PROVEEDOR)

SISTEMA- INFORMACIÓN PROCESO

Contraloría General de la República

Contralorías territoriales

Auditoría General de la República

(SCFL)

-Repositorios Procesos o fallos de

responsabilidad fiscal,

administrativos sancionatorios,

jurisdicción coactiva25

-Responsabilidad fiscal

-Administrativo sancionatorio

-Jurisdicción coactiva

Superintendencia Financiera-UIAF Implicados en el lavado de activos

-Auditor


Office of Foreign Assets Control

(OFAC)

Specially Designated Narcotics

Traffickers o SDNT list.

-Auditor


25

Es importante que la información a consultar respecto a las personas, sea acorde a los lineamientos de la ley 1581 de 2012 por la cual se

dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.



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ENTIDAD

(PROVEEDOR)

SISTEMA- INFORMACIÓN PROCESO

Lista Clinton

Ministerio de Trabajo

Ministerio de Salud

-FOSYGA

Registro Patronal




Agencia Nacional de Contratación

pública

Información Contratistas, proceso

contractual-SECOP

-Auditor




Superintendencia de Notariado y

Registro

-SIR-FOLIO

Registro Inmobiliario



Confecamaras - RUE

Registro Mercantil

-Auditor



Departamento Administrativo de la

Función Pública –DAFP-

SIGEP

Registro de Empleados Públicos




Ministerio de Transporte -RUNT

Registro Automotores



Departamento de Impuestos y

Aduanas Nacionales –DIAN-

–MUISCA-

Registro información Tributario



Asobancaria

SIFIN

Registro Financiero

Registro de Pago a entidades.

Bolsa de Valores



Empresas de Servicios Públicos Domicilio de las personas -Responsabilidad fiscal


Universidades e Instituciones

Técnicas Conceptos Técnicos

-Auditor

-Responsabilidad Fiscal



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7. CONSIDERACIONES PARA POSIBLES VICTORIAS

TEMPRANAS

se a que la iniciativa cuenta con recursos de financiamiento de los gastos de inversión de la AGR con el correspondiente aval del Departamento Nacional de Planeación, es innegable que se encuentra en una etapa

preliminar, la cual es necesaria de abordar previa a la implementación de cualquier tipo de desarrollo tecnológico.

Durante esta etapa debe socializarse y validarse el modelo con todos los actores involucrados en los procesos (entidades externas, sujetos de control y órganos de control) para plantearse acuerdos en función de:

Generar Convenio marco entre los organismos de control e instituciones poseedoras de información tanto de entidades como de personas tal como se vio en el flujo de información de los modelos operativo propuestos y realizar mesas técnicas para la discusión y reglamentación específica de:

-Establecimiento de Protocolos de uso de la información, categorización de reserva, normas de acceso y uso de los datos. -Maduración de la interoperabilidad en función de la realidad tecnológica de cada entidad, existencia de bases de datos, tiempos de respuesta, responsables de la información entre otros, necesario s para la determinación de las metas de implementación, específicamente para el caso SICEP. -Reconocimiento de medidas de contingencia en caso de fallas del servicio de consultas -Adopción de desarrollos normativos internos -Esquemas de contraprestación para acceso a la información -Adopción y complementación de formatos únicos interinstitucionales para la operación del modelo

P



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Necesidad de generar convenios de estandarización para la adopción de los

procesos propuestos entre los organismos de control fiscal, en temas clave como: -Formatos de reporte de cuentas de los sujetos de control -Identificación de factores para la generación de la matriz de riesgos -Identificación de criterios de ponderación de las variables para calificación del riesgo -Elaboración de indicadores y alertas para cada factor de riesgo -Parametrización de colorimetría o esquemas de señalización para la calificación de entidades, proyectos y contratos, de acuerdo con la exposición del riesgo a uso indebido de recursos públicos. - Definir lineamientos generales para la calificación de gestión y resultados, la opinión del balance y el fenecimiento de las cuentas, de tal forma que se estandarice la evaluación para los vigilados. -Lineamientos para manejo de traslado de denuncias de la ciudadanía a Indagación preliminar o a proceso auditor; este tema también debe ser parametrizado en la matriz de riesgos con el fin de estandarizar las causales de inicio de éstos procesos y evitar desviaciones o dilaciones de investigación en caso de uso indebido de recursos públicos. -Revisión de modelos estandarizados para las facultades sancionatorias y tipificación de las conductas -Lineamientos básicos para implementar listas de chequeo en cada una de las tareas del sistema, sobre todo en materia de sustentación de los procesos. -Unificación de formatos para el registro de información de cada una de las tareas que apoyan los procesos. - Establecer metodología a adoptar para las auditorias de las contralorías territoriales; en cumplimiento de los estándares de la norma internacional de calidad ISO 9011.



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-Tener acuerdos sobre qué información va a dejar de ser requerida a los sujetos de control para a ser consultada por otras entidades o directamente en el sistema de control fiscal en línea. -Inventario de instituciones u entidades que puede reportar conceptos técnicos para la sustanciación de conceptos -Viabilidad de puesta en operación unidad especializada en cobro coactivo y de ser el caso, iniciar el estudio técnico para la reforma organizacional. En todo caso, tal como quedó diseñado el proceso se garantiza que la operación es aplicable al margen de la existencia de la unidad o de su ejecución por cada organismo de control.

De manera simultánea la AGR, y los demás organismos de control en coordinación con el MinTIC, deben analizar conjuntamente los siguientes temas: - Definir ente responsable de la administración del sistema de información del control fiscal en Colombia y su mantenimiento. -Establecer pruebas piloto para la implementación del modelo a través de fases de servicio. A nivel preliminar, la consultoría observa que para seleccionar un pilotaje deben reflexionarse sobre: -¿Se quiere intervenir integralmente un proceso? Esta situación conduce a metas de largo alcance, como se puedo evidenciar en el modelo operativo, todas los procesos requieren de consultas e interacciones con múltiples actores, por lo tanto el esfuerzo integral requiere de la colaboración de múltiples actores con lo cual no es viable proyectar una salida del servicio en el corto plazo. -¿Se quieren virtualizar las tareas? Uno de los aspectos que más llamo la atención, es que existe un grado bajo de soporte en sistemas de información para los procesos auditor, responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativo sancionatorio. A juicio de la Consultoría este puede ser un buen comienzo toda vez que se trata de desarrollos que no dependen de agentes externos, sino de simplemente la operación de un workflow para el registro de información y de documentación soporte.



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Así mismo, puede ser de gran utilidad en el aconductamiento hacia los funcionarios de los órganos de control, para el uso de plataformas tecnológicas. Se recomienda tener en cuenta que en la Contraloría de Antioquia ya hay avances en la materia significativos, porque existe interacción entre los procesos, sin embargo debe potencializarse que el desarrollo permita la generación de bases de datos, reportes e indicadores de los procesos, los cuales son insumos para la alimentación de la matriz de riesgos. -¿Se quieren apoyar contralorías pequeñas? Otras de las consideraciones posibles puede ser la de apoyar la gestión de contralorías que estén en rezago tecnológico. La consultoría ha observado una inquietud particular en esta problemática por parte de la AGR, y encuentra que esta alternativa es sumamente benéfica en el sentido de que impacta a organismos que requieren urgentemente de este tipo de soluciones para lograr unos mayores resultados. Esta situación es comprensible en la medida en que definitivamente con las contralorías que tienen desarrollos avanzados, no es viable solicitarles la sustitución de los mismos, por lo tanto es muy posible que haya demoras en la definición de acuerdos para su interoperabilidad.

-¿Se quiere iniciar con un pilotaje de alcance global con la participación de todas las contralorías? Para este tipo de implementación, la consultoría recomienda que se aplique internamente en sus procesos el pilotaje y luego, con las lecciones aprendidas se proceda a la réplica con los demás órganos de control. En efecto ya existe una aplicación que soporta los reportes de las rendiciones de cuenta, se trataría de generar mejoras en materia de seguridad de información, esquemas de flujos de información con las contralorías para los ajustes, estándares para la revisión de las cuentas e iniciar con un estudio riguroso de la administración de los riesgos. Bajo este esquema y de manera paralela, puede potencializarse el acceso a consultas interinstitucionales que apoyan los procesos de responsabilidad fiscal y de jurisdicción coactiva. Para ello y en virtud de la normatividad desarrollada a partir del estatuto anticorrupción y el decreto antitrámites, se recomiendan acciones inmediatas de solicitud de consultas con los siguientes registros: -Reconocimiento de titulares de dominio en bienes inmuebles con la Superintendencia de Notariado y Registro



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-Identificación de participación en empresas a partir de la consulta en el registro mercantil con las Cámaras de Comercio -Consultas al sistema financiero sobre cuentas bancarias con la Superintendencia Financiera/ASOBANCARIA. -Búsqueda de titulares en el registro automotor del Ministerio de Transporte. -Acceso a la información patronal del Ministerio de trabajo y Ministerio de la Salud. -Investigación de rentas a partir de reconocimiento del comportamiento tributario, con la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- -Realizar inventario de conceptos técnicos ya suministrados y empezar a generar el repositorio de conceptos técnicos. Finalmente, también se pueden establecer convenios en el corto plazo con la Fiscalía, la Contraloría General y la Procuraduría General de la Nación, con el fin de implementar mecanismos virtuales para el traslado de hallazgos y de reportes para el alta y baja de responsables fiscales en el SIBOR y SIRI. Esta labor incluye también la responsabilidad de dar identificadores a los traslados y remisiones, con el fin de garantizar el seguimiento a los mismos.



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8. CONCLUSIONES

e conformidad con todas las consideraciones expuestas para la operación del modelo es necesario que proceso propuesto sea flexible y acorde a la realidad e infraestructura; no solo de cada contraloría sino de cada sujeto de control. Por lo tanto, deben suponerse niveles de integración medios y bajo

que permitan a todos los actores cumplir con sus tareas independientemente del grado de automatización con las que se ejecuten; pues no es obligatorio que la interoperabilidad deba surtirse en esquemas de automatización plena. Todas aquellas tareas que no puedan ser ejecutadas por el sistema, deben ser remitidas a un back office en el que se fijen estándares de tiempo y resultado.

De igual manera, el equipo de implementación de la estrategia debe tener en cuenta que en la actualidad, todos los procesos se caracterizan por ser de carácter interinstitucional pero que tal y como se evidenció en el trabajo de campo, hoy día se ejercen actividades aisladas, en cierta medida desordenadas. Por lo anterior, es necesario organizar este tipo de cooperación a partir de Convenios interadministrativos en los cuales se fijen las reglas de suministro de información, se centralicen las solicitudes y se garantice la posibilidad de acceso a las bases de datos por todos los organismos de control, esta centralización del Convenio busca minimizar los trámites administrativos y estructurar un flujo de información descentralizada territorialmente.

Este ejercicio implicaría el desarrollo de mesas técnicas para revisar el grado de madurez del CHIP y del SECOP e identificar las variables y campos de información adicionales; así mismo el tipo de validación que se realiza durante el cargue. Se hace alusión específica a estos dos sistemas porque en el trabajo de campo, se pudo tener conocimiento de su funcionamiento y porque soporta información clave para la rendición de cuentas en materia presupuestal contable y contractual.

En lo que concierne a requerimientos específicos para las funcionalidades del sistema que soportará los procesos de control fiscal en línea, se considera pertinente reconocer que el diseño de la plataforma debe ser parametrizable de tal suerte que por cada una de las actividades de los procesos, se permita fijar reglas por cada contraloría y por cada sujeto de control.

Es importante también que se plantear la figura de comunidad de conocimiento a partir de la operación de mecanismos que permitan compartir información entre los organismos de control, es por ello que se plantea la operación de un repositorio de conceptos técnicos. Este repositorio pretende atender las necesidades de

D



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información que tienen las contralorías o la AGR durante los procesos auditor, responsabilidad fiscal, sancionatorio y de participación ciudadana; a través del mismo se plantea que ´se realicen solicitudes a algunos actores como universidades, centros de investigaciones, sociedades científicas, la misma Fiscalía, entre otros.

A juicio de los funcionarios de la AGR que tuvieron la oportunidad de conocer el contenido de este documento previa su publicación, es importante resaltar convenios con universidades, centros de desarrollo tecnológico o parques tecnológicos como parquesoft, que garanticen una apropiación del conocimiento que se genera en estas entidades del control fiscal. Los convenios con universidades permitirán desarrollar eventos conjuntos con investigadores en la materia tanto a nivel nacional como internacional incluso, generar escenarios para llamar la atención en muchos temas como Técnicas y Herramientas de Auditoría asistidas por computador (CAAT’s) en los procesos de control fiscal del país.

Así mismo, se pueden generar módulos a partir de los cuales se reconozcan las mejores prácticas y las lecciones aprendidas en materia de gestión de cada uno de los procesos misionales, reconocer en conjunto qué factores garantizan el éxito en los procesos verbales, qué otros factores se pueden reconocer en la matriz de riesgo que garanticen la efectividad del control, publicidad de la categorización de contralorías y de entidades sujetas de control, entre otros.

Por otra parte, como producto de la investigación realizada, se reconoce que puede ser pertinente establecer para el caso de la jurisdicción coactiva, no solo una mejora al proceso como tal, sino de dejar planteada la necesidad de una restructuración orgánica y legal, a partir de la cual los cobros coactivos producto de los procesos de responsabilidad fiscal y de los proceso sancionatorios, deben ser centralizadas en una única entidad, en lo posible por parte de la CGR quien a través de sus seccionales territoriales puede garantizar la presencia en todo el país26.

Para finalizar estas reflexiones iniciales, la consultoría quiere dejar planteado que independientemente de que se trate de los órganos de control, la tendencia hacia el mejoramiento de los procesos conduce indefectiblemente, a generar inversiones no solo en dinero sino también de recursos humanos en la gestión tecnológica.

26

En su momento, la contraparte técnica de la AGR advirtió que la consideración de la nueva dependencia para el proceso de jurisdicción

coactiva, debe plantearse considerando las falencias que se presentan en las contralorías territoriales en materia de recursos y por ende se puede estar generando una sobrecarga a la CGR. Adicionalmente hay que mirar cómo se les ayuda a las más pequeñas para que cumplan sus metas, lo que se propone puede direccionar a la desaparición de estas contralorías, porque no propone alguna alternativa que permita su fortalecimiento ya que la concentración puede generar falta de control.



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9. TERMINOLOGÍA

AGR: Auditoría General de la República. Auditoría: Es un proceso sistémico que facilita la evaluación posterior y selectiva de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control, mediante la aplicación individual, combinada o total de los sistemas de control fiscal (financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y la evaluación del control interno), con el fin de emitir pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, dictaminar la razonabilidad de los Estados Financieros y conceptuar sobre el cumplimiento de la normatividad aplicable, el sistema de control interno, la gestión fiscal y los resultados obtenidos, acorde con los sistemas aplicados. Auditoría regular: Es la auditoría que de manera obligatoria contempla la revisión total de la cuenta y la evaluación de los estados financieros con su correspondiente pronunciamiento y dictamen. Como resultado de la planeación del ejercicio auditor, esta modalidad podrá incluir la evaluación de otras actividades y procesos y la aplicación de los demás sistemas de control fiscal. Boletín de Responsables Fiscales: Publicación trimestral de la Contraloría General de la República que contiene los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal que se encuentre en firme y ejecutoriado y que no hayan satisfecho la obligación contenida en él, es decir, la deuda que tienen con el Estado por haber sido declarados responsables fiscales. Caducidad (como acción fiscal): Es una figura procesal que, cuando opera, imposibilita a la administración para intentar la acción. La acción fiscal caduca si transcurridos cinco años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal (con la Ley 610 de 2000). CGN: Contaduría General de la Nación. CGR: Contraloría General de la República. CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública.



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Contralorías delegadas: Dependencias dentro de la Contraloría General de la República encargadas de temas y labores específicos asignados por delegación por el Contralor General de la República. Existen en este momento siete contralorías delegadas encargadas de ejercer control micro, es decir, adelantar auditorías a las diferentes entidades del Estado; una contraloría delegada para economía y finanzas públicas, que realiza el control macro; una contraloría delegada encargada de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva; y una contraloría delegada para la participación ciudadana. Control Fiscal: Función pública que vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles y será ejercido en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales y municipales conforme a los procedimientos, sistemas y principios que se establecen en la ley27. Con base en sus investigaciones, los contralores pueden imponer sanciones, iniciar y concluir procesos de responsabilidad fiscal, hacer amonestaciones y exigir acciones tendientes a subsanar las deficiencias observadas. Control Fiscal Expos o Posterior: Se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. FGN: Fiscalía General de la Nación FUT: Formulario Único Territorial GTZ: Agencia alemana de cooperación técnica. IN SITU: En el sitio. IVC: Inspección, vigilancia y Control MECI: Modelo Estándar de Control Interno PGN: Procuraduría General de la Nación PREFIS: Sistema para el manejo y control del proceso de responsabilidad fiscal. PNA: Plan Nacional de Auditorías

27

Ley 42 de 1993. Art. 4°



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RCL: Rendición de Cuentas en Línea SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública SGP_APSB: Sistema General de Participaciones _Agua Potable y Saneamiento Básico SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICEP: Sistema de Información para la Captura de Ejecución Presupuestal SIGEP: Sistemas de Información y Gestión del Empleado Público. SIGESPRO: Sistema de Gestión de Proceso y Documentos SIMUC: Sistema de Cobro de Multas SINACOF: Sistema Nacional de Control Fiscal SIRECI: Sistema de Rendición de Cuenta Electrónica de la Cuenta e Informes SUIP: Sistema Unificado de Inversión Pública

documento propuesta de esquema de … general/2013120-d006- propuesta... · procesos y...

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