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Material Inductivo Procesos Programa Nacional de

Alimentacin Escolar Qaliwarma

UNIDAD DE ASESORA JURDICA

CONSULTA DE OPININ LEGAL

RECEPCIN DE RDE QUE REQUIERE LA PARTICIPACIN DE AJ EN COMISIONES CONFORMADAS

DEMANDAS RELACIONADAS A PROCESOS JUDICIALES

INVITACIN A CONCILIACIN O ARBITRAJE

NOTIFICACIN DE POSIBLE NOTICIA CRIMINAL

SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS

SOLICITUD DE MODIFICACIN O RECONOCIMIENTO DE INTEGRANTES DE COMITES DE COMPRA

UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

Normas y directivas relacionadas con el proceso de Planeamiento:

Resolucin de Presidencia del Consejo Directivo N26-2014-CEPLAN/PCD: Aprueban Directiva N 001-2014-CEPLAN Directiva General del Proceso dePlaneamiento Estratgico Sistema Nacional dePlaneamiento Estratgico.

Resolucin Ministerial N 006-2013-MIDIS:Aprueban Plan Estratgico Sectorial Multianual(PESEM) 2013 -2016 y Plan EstratgicoInstitucional (PEI) 2013 2016.

Resolucin Ministerial N 251-2014-MIDIS:Aprueban Directiva N 004-2014-MIDISDisposiciones para la programacin, formulacin,seguimiento, evaluacin y reformulacin del PlanOperativo Institucional del Pliego 040: Ministeriode Desarrollo e Inclusin Social.

Resolucin Ministerial N 174-2012-MIDIS:Aprueban Manual de Operaciones del ProgramaNacional de Alimentacin Escolar QaliWarma.

Normas y directivas relacionadas con el proceso de Racionalizacin:

Decreto Supremo N 004-2013-PCM: PlanNacional de Modernizacin de la Gestin Pblica.

D.S. N 043-2006-PCM: Aprueban lineamientospara la elaboracin y aprobacin del Reglamentode Organizacin y Funciones ROF por parte delas Entidades de la Administracin Pblica.

R.P.E. N 152-2014-SERVIR/PE y modificatorias:Aprueban Directiva N 001-2014-SERVIR/GPGSC,Establece reglas de aplicacin para la aprobacindel Cuadro de Puestos de las Entidades.

D.S. N 008-2012-MIDIS y modificatorias: Crean elprograma Nacional de Alimentacin EscolarQaliWarma.

R.M. N 108-2012-MIDIS: Aprueban lineamientospara la elaboracin del Manual de Operaciones deProgramas del Ministerio de Desarrollo e InclusinSocial.

R.M. N 174-2012-MIDIS: Aprueban Manual deOperaciones del Programa Nacional deAlimentacin Escolar QaliWarma.

PROCEDIMIENTO 01: FORMULACIN Y APROBACIN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

UPP- PLANEAMIENTO UPP UUOO DE MIDIS

FIN

INICIO

Elaborar proyecto de memorando a lasUnidades Orgnicas para la elaboracindel POI.

Revisar el proyecto de memorando,suscribir y derivar. Secretaria registra,fotocopia y remite.

Recibir, tomar conocimiento y disponeracciones en hoja de trmite. Secretariaregistra y entrega.

Analizar, evaluar, coordinar y formularproyecto de POI de su unidad orgnica.

Presentar y sustentar proyecto de POI desu unidad; preparar memorando derespuesta.

Revisar, suscribir y derivar.Toma conocimiento, registra y deriva.Recibir propuestas, estudiar, analizar,coordinar y evaluar proyecto de POI.

Sistematizar, integrar, consolidar,formular, presentar y sustentar POI.

Revisar, suscribir y derivar.Recibir, tomar conocimiento y disponeracciones.

Recibir, procesar, evaluar y coordinarcon PNAEQW.

Aprueba

Suscribir y derivar.

SI

NO

Disponer aprobacin, difusin ycustodia de autgrafa del POIaprobado.

Aprueba

SI

NO

1

1

Aprueba

SI

NO

PROCEDIMIENTO 02: EVALUACIN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

UPP-PLANEAMIENTO UPP UUOO DE MIDIS

INICIO

Elaborar proyecto de memorando alas Unidades Orgnicas solictandola Evaluacin del POI.

Revisar el proyecto de memorando,suscribir y derivar. Secretariaregistra, fotocopia y remite.

Recibir, tomar conocimiento ydisponer acciones en hoja de trmite.Secretaria registra y entrega.

Analizar, evaluar, coordinar yformular Evaluacin del POI de suunidad orgnica.

Presentar y sustentar Evaluacindel POI de su unidad; prepararmemorando de respuesta.

Revisar, suscribir y derivar.Toma conocimiento, registra yderiva.

Consolidar evaluaciones de lasUUOO, analizar, coordinar y revisarlas evaluaciones del POI.

Sistematizar, integrar, consolidar,formular, presentar y sustentarEvaluacin del POI con informetcnico

Revisar, suscribir y derivar.Tomar conocimiento de laEvaluacin del POI.

Aprueba

Suscribir y derivar.

SI

NO

FIN

Recibir, evaluar y coordinar conPNAEQW.

Disponer aprobacin ydifusin .

Aprueba

SI

NO

Aprueba

SI

NO

1

1

PROCEDIMIENTO 3 : REQUERIMIENTO DE OPININ TECNICA EN MATERIA ORGANIZACIONAL

UNIDAD ORGANICA USUARIA UPP

INICIO

Requerimiento creacin de cargo / conformacin de equipos de trabajo / proyecto de normativas

/ opinin tcnica organizacional diversas

Realiza anlisis y evaluacin tcnica correspondiente,

observando factibilidad o procedencia respecto

a la normatividad

Recibe documento derespuesta paraprosecucin de trmites(en caso de emitirse OTFcorrespondiente)

FIN

Emite opinin tcnica correspondiente segn

materia y deriva a jefatura

Revisa, visa y firma documento en seal de

conformidad

Registra informacin y asigna profesional

NORMAS QUE REGULAN EL SISTEMA PRESUPUESTARIO

Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

Ley N 30281 Ley de Presupuesto para el Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015. (Anualmentese emite una nueva ley)

Directiva N 003-2014-EF/50.01 Directiva para la Programacin y Formulacin del Presupuestodel Sector Pblico. (Anualmente se emite una nueva Directiva)

Directiva N 005-2010-EF/76.01 Directiva para la Ejecucin Presupuestaria y sus modificatorias.

Directiva N 006-2005-EF/50.01 Directiva para la Evaluacin Semestral y Anual de losPresupuestos Institucionales de las Entidades del Gobierno Nacional y Gobierno Regionales parael Ao Fiscal 2012 y sus modificatorias.

Resolucin Directoral N 045-2008-EF/76.01 Aprueban nuevos Clasificadores de Ingresos yGastos a ser utilizados en las diferentes operaciones del Sector Pblico durante las etapas delProceso Presupuestario

Resolucin Directoral N 003-2009-EF/76.01 Modifica el Clasificador de Ingresos Anexo 1 yClasificador de Gastos Anexo 2, aprueban Clasificadores Presupuestarios para el ao Fiscal2009, modifican el documento Modificatorias y Derogatorias Directiva N 003-2007/76.01 ymodifican la Directiva N 0036-2007-EF/76.01 Directiva para la Ejecucin Presupuestaria.

I PROGRAMACION PRESUPUESTAL

Especialista prepara proyecto de memorando para la Unidad de Administracin, solicitando la proyeccin del gasto anual del ao siguiente de todas las dependencias que conforma elPNAEQW. Se requiere que la misma este desagregada a nivel de Categora Presupuestal, Producto, Actividad, Genrica, Sub Genrica y Especifica nivel 1 y 2 de gasto, priorizando losgastos de carcter permanente (planilla CAS, servicios de agua, luz, telfono).

Jefatura revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite.

Unidad de Administracin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trmite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones delPNAEQW.

Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW, analizan, evalan, coordinan y programan su presupuesto en funcin a los objetivos y metas establecidas en el Plan OperativoInstitucional y el gasto que prevn ejecutar.

Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW preparan informe o memorando de respuesta, remitiendo en digital (CD) y fsico la proyeccin del gasto de su Unidad o Coordinacin.

La Unidad de Administracin, Analiza, evala, coordina, consolida y remite a UPP la programacin del gasto consolidado de cada Unidad o Coordinacin del PNAEQW.

UPP Analiza, evala, coordina la programacin de gastos de las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW. Si es viable, sistematiza, integra, consolida y registra en el Aplicativo WEB delMEF la informacin presupuestal, caso contrario, es devuelto a la Unidad de Administracin con las observaciones pertinentes.

Especialista de presupuesto prepara proyecto de documento a la Direccin Ejecutiva remitiendo el informe del presupuesto anual del PNAEQW para su revisin, anlisis y posteriorremisin a la OGPP.

La OGPP, recibe, toma conocimiento, evala y dispone acciones pertinentes. Si es viable, se consolida en el aplicativo WEB del MEF, caso contrario es devuelto con observacionespara subsanacin.

La OGPP, remite documentos a la Direccin Ejecutiva comunicando el techo presupuestal aprobado para el PNAEQW.

La Direccin Ejecutiva revisa y deriva en hoja de trmite. Secretaria registra, registra saca copia y remite a UPP.

Jefatura de UPP toma conocimiento y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite.

Especialista de presupuesto, analiza, evala, coordina y procede a programar el techo presupuestal informado por OGPP. Efecta la rebaja del monto presupuestario inicial.

Especialista prepara una demanda adicional sobre la base del monto rebajado al presupuesto inicial.

Especialista en Planificacin de UPP toma conocimiento, analiza, evala, coordina y procede a rebajar las actividades y metas programadas, ajustndolas al techo presupuestalinformado por la DGPP.

Especialista de Presupuesto, elabora proyecto de memorando a la Unidad de Administracin informando sobre el marco presupuestal aprobado para el PNAEQW.


La Administracin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trmite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW.

Las Unidades y Coordinaciones toman conocimiento y reformulan sus actividades adecundolas al techo presupuestal informado.

Las Unidades y Coordinaciones remiten sus actividades reformuladas a la Unidad de Administracin para su anlisis y evaluacin.

La Unidad de Administracin deriva a UPP todas las actividades reajustadas de las Unidades y Coordinaciones para su evaluacin y anlisis y consolidacin.

II FORMULACION PRESUPUESTAL

El MIDIS va correo, propicia reunin de coordinacin para exponer los lineamientos generales remitido por el MEFpara elaborar y formular el presupuesto de todas las Unidades Ejecutoras del PNAEQW.

UPP, recibe invitacin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes.

Especialista disea la Estructura Funcional, la que refleja los objetivos de la institucin. Muestra las categoraspresupuestarias, consideradas en el clasificador presupuestario. Se determina las metas en funcin de la escala deprioridades, consigna las cadenas del gasto y las fuentes de financiamiento.

Especialista prepara informe para la Direccin Ejecutiva para que eleve la Estructura Funcional a la OGPP


Direccin Ejecutiva, revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite

OGPP evala, analiza y consolida la informacin, de encontrarla viable la sistematiza, caso contrario es devuelta conlas observaciones del caso.

Especialista prepara memorando para la Unidad de Administracin remitiendo la Estructura Funcional del PNAEQW

Jefatura, revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite.

Unidad de Administracin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trmite o documento.Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW.

III APROBACION PRESUPUESTAL

La OGPP del MIDIS, remite Memorando Mltiple a la Direccin Ejecutiva informando elPresupuesto Institucional de Apertura (PIA), correspondiente al Ao Fiscal vigente.

La Direccin Ejecutiva toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja detrmite o documento. Secretaria registra y entrega a la UPP.

Jefatura de UPP avala, analiza y de ser el caso, dispone efectuar los reajustes necesariosen el sistema.

Especialista avala, analiza y de ser el caso, efecta los reajustes necesarios en el sistema(aprobado el PIA ya no se realizan modificaciones en el aplicativo WEB)

Especialista elabora proyecto de memorando para la Unidad de Administracin informandola aprobacin del PIA institucional.

Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite

Unidad de Administracin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hojade trmite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones delPNAEQW.

IV EJECUCION PRESUPUESTAL

Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW, en base a las metas y actividadesaprobadas, realizan diversos requerimientos para la adquisicin de bienes y servicios.

Unidades y Coordinaciones del PNAEQW realizan diversos requerimientos a la UPP(solamente abastecimiento y recursos humanos solicitan CCP.

Jefatura de UPP, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja detrmite o documento. Secretaria registra y entrega a especialistas.

Especialistas, evalan, analizan, coordinan, emiten opinin. En el caso de los CCP, si esviable se aprueban en el SIAF, caso contrario se rechaza.

Especialista registra solicitud de CCP cuando es viable, en el sistema de control de losCCP.

Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite.

Las Coordinaciones de Recursos Humanos y Abastecimiento y Servicios Generales,solicitan realizan Notas Modificatorias, para financiar los CCP rechazados por falta derecursos.

Jefatura de UPP, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja detrmite o documento. Secretaria registra y entrega a especialistas.

Especialistas, evalan, analizan, coordinan, registra y tramitan ante la OGPP suaprobacin, caso contrario la devuelven.

EVALUACION PRESUPUESTAL

La evaluacin presupuestaria se efecta mensualmente, para lo cual se utiliza la informacindel SIAF. En ella se mide el avance presupuestal en funcin de los objetivos y metasprogramados para el Ao Fiscal.

Cada segundo da de finalizado el mes, Se extrae informacin presupuestaria del SistemaIntegrado de Administracin Financiera (SIAF).

Se evala, analiza y procesa la informacin del SIAF.

Se preparan cuadros de resultado, para mostrar el nivel de avance de la ejecucinpresupuestaria.

Se cruza informacin entre el presupuesto programado y el nivel de avance alcanzado.

Se prepara informacin para la Direccin Ejecutiva y los rganos que tiene cuenta conasignacin presupuestaria.

Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite

UNIDAD DE PRESTACIONES

El proceso de compra se organiza y ejecuta de conformidad con las disposiciones establecidas en:

La Octogsima Cuarta Disposicin Complementaria Final de la Ley N 29951, Ley del Presupuesto delSector Pblico para el Ao Fiscal 2013.

El Decreto Supremo N 001-2013-MIDIS, que establece disposiciones para la transferencia de recursosfinancieros a los comits u organizaciones que se constituyan para la provisin de bienes alimentarios yservicios a los usuarios del PNAEQW.

La Directiva N 001-2013-MIDIS, Procedimientos Generales para la Operatividad del Modelo de Cogestinpara la atencin del servicio alimentario del PNAEQW, aprobada por Resolucin Ministerial N 016-2013-MIDIS, y sus modificatorias.

El Manual de Compras del Modelo de Cogestin para la Atencin del Servicio Alimentario del PNAEQW,aprobado mediante Resolucin de Direccin Ejecutiva N 7344-2015-MIDIS/PNAEQW de fecha 19-12-2014.

Las Bases de Raciones y de Productos, aprobadas mediante Resolucin de Direccin Ejecutiva N 7345-2015-MIDIS/PNAEQW de fecha 19-12-2014.

PROCESO DE COMPRA DE RACIONES Y PRODUCTOS

Conformacin de los Comits de Alimentacin Escolar (CAE).

Normativa del proceso de conformacin de CAE.

Se aprob el Protocolo para la Conformacin de los Comits de alimentacin Escolar (CAE) de las InstitucionesEducativas Usuarias del PNAEQW mediante Resolucin de Direccin Ejecutiva N5202-2014-MIDIS/PNAEQW.Se logr una Norma Tcnica para la Cogestin del servicio alimentario del PNAEQW, del sector Educacin Aprobadamediante Resolucin de Secretaria Tcnica General N602-2014-MINEDU.Flujo Grama del proceso de conformacin de CAE.

El proceso de conformacin de CAE tiene tres fases:

Generacin de condiciones: desde la SedeCentral se establecen las metas deconformacin de CAE y es el Componente quienbrinda asistencia tcnica permanente a las UT afin de cumplir lo establecido y desde las UT secoordina con la Direccin Regional de Educacin(DRE) y las Unidades de Gestin Educativa Local(UGEL), a fin de garantizar el proceso deconformacin de CAE.

Conformacin de CAE: es el proceso propio dela conformacin del CAE en la institucineducativa, siendo la funcin del Director(a) oquien de sus veces, conformar el CAE, para locual realiza las siguientes actividades:

Consolidacin de la informacin: en esta etapase realiza el registro de la informacin (ficha dedatos de integrantes del CAE) correspondienteal aplicativo virtual de conformacin de CAE, esel Monitor de Gestin Local responsable dedesarrollar dicha accin.

- Verifica que su I.E. este priorizada

para ser atendida por el PNAE QW,

accediendo al portal electrnico o

cursando una comunicacin a la

Unidad Territorial correspondiente.

- Convoca a una reunin de padres de

familia para informar sobre la

necesidad de la conformacin del

CAE.

- Suscribe el Acta de Conformacin e

Instalacin y Carta de Compromiso

de los Integrantes del CAE. As

tambin completa la informacin

correspondiente a la Ficha de Datos

de los Integrantes.

Procesos de conformacin de CAE en la institucin Educativa

Implementacin de Pilotos y Proyectos en las Modalidades de Atencin del Programa

Tomando en consideracin la diversidad decontextos socio econmico, cultural yambiental en el cual el programa atiende, yenmarcados en la necesidad de articular lagestin local con el servicio alimentario, elprograma formula, propone e implementaactividades y alternativas innovadoras para laatencin efectiva y eficiente a los usuariosfinales del programa.

Pilotos y proyectos, como los huertosescolares para la produccin y disponibilidadde productos perecibles a fin decomplementar las raciones alimentarias en IEubicadas en distritos de quintil 1 y 2, estosproyectos son modelos alternativos que seviene implementando en coordinacin con elComponente Educativo y Alimentario de laUnidad de Prestaciones.

Otras propuestas vinculadas con laimplementacin de pilotos y proyectos quedesarrolla el componente estn vinculadas aldesarrollo de sistemas alternativos deequipamiento (cocinas mejoradas) y lagestin de los residuos slidos que seoriginan en el servicio en la modalidad deraciones y productos

Acciones de Coordinacin y Articulacin Intersectorial e Intergubernamental

Articulacin intergubernamental:

Se desarrolla la firma de convenios con organismos pblicos yprivados como instrumentos normativos importantes para laarticulacin y ejecucin de actividades que contribuyan con lamejora del servicio alimentario a nivel nacional. En ese sentidoresulta importante la formulacin, aprobacin, ejecucin yacompaamiento de los convenios suscritos o por suscribirsedesde el programa.

Se generan espacios que permitan la articulacin con actorespblicos y privadas a fin de fortalecer las capacidades de ofertalocal, desarrollo de proveedores locales, inversin pblica y/oprivada.

Articulacin intersectorial e intergubernamental

Desarrollado mediante la iniciativa Intersectorial eintergubernamental de Aprende Saludable entre losMinisterios de Educacin, Salud, MIDIS y Vivienda a nivelcentral, as como la articulacin intergubernamental con lasDirecciones Regionales de Salud y las Direcciones Regionales deEducacin en los Gobiernos Regionales, para fortalecer laintervencin conjunta como estado en el espacio de la escuelagarantizando alimentacin, salud y educacin de calidad.

FLUJOGRAMA PROCESO COMPONENTE ALIMENTARIO UNIDAD DE PRESTACIONES

UNIDAD DE SUPERVISIN Y MONITOREO

Principales Procesos

Flujo a Nivel Sede Central Coordinacin de Supervisin y Evaluacin

Flujo Coordinacin de Monitoreo y Seguimiento

Comit Multidisciplinario de Atencin y Monitoreo de Denuncia, Quejas y Reclamos

Manejo y Anlisis de Base de Datos

Gestin Administrativa

Proceso Tcnico Normativo

UNIDAD DE TRANSFERENCIAS

Proceso de Transferencia de Recursos Financieros

Es el procedimiento a travs del cual el PNAEQWdetermina, autoriza y ejecuta las accionesnecesarias para el desembolso de recursosfinancieros a favor de los Comits de Compra,debidamente reconocidos a efectos de financiar laprovisin de los bienes y servicios necesarios para laejecucin de las prestaciones del servicioalimentario a cargo del Programa.

Proceso de Liquidacin de Contratos

Procedimiento mediante el cual se verifica elcumplimiento de las obligaciones por parte delproveedor y el Comit de Compra especificadas en elContrato. Dicho procedimiento se realiza una vezculminada la prestacin del servicio alimentario;asimismo, luego de aprobada la liquidacin seprocede a la devolucin de las cartas fianzas ofondos de garantas, segn sea el caso.

UNIDAD DE ADMINISTRACIN

COORDINACIN DE RECURSOS HUMANOS

PLANIFICACION Y DESARROLLO DE CONVOCATORIAS CAS

Etapa Preparatoria.- El requerimiento (*) eselaborado por la Unidad Orgnica respectiva ydirigido a la Direccin Ejecutiva del PNAE QaliWarma, donde de considerarse factible dar su vistobueno y derivar el mismo a la UnidadAdministrativa, donde tambin estar sujeto aobservaciones de considerarse oportuno, parafinalmente ser derivado a la Coordinacin deRecursos Humanos para el inicio del proceso.

Etapa de Convocatoria.- Esta etapa inicia con lacomunicacin de la(s) vacante(s) al Direccin delServicio Nacional del Empleo del Ministerio deTrabajo y Promocin del Empleo. La mencionadacomunicacin de realizarse diez (10) das hbiles (*),previos a la publicacin de las mismas en la BolsaLaboral del PNAE Qali Warma.

Etapa de Seleccin.- Est conformada por laevaluacin del postulante en funcin alcumplimiento de los requisitos en los Trminos deReferencia. En esta etapa est dividida en fases, lascuales son cancelatorias, correspondiendo lapublicacin de los resultados (*) de las mismas, lamencionada publicacin debe acompaarse por loslineamientos (lugar, hora, etc.) que debern cumplirlos postulantes aptos para la siguiente etapa. LaCoordinacin de Recursos Humanos brinda soportetcnico al comit evaluador durante el desarrollo deestas etapas.

Convocatoria Desierta: La convocatoria se declarardesierta solo bajo los siguientes criterios: cuando nose presenten postulantes, cuando ninguno de lospostulantes cumpla con los requisitos mnimosexigidos; y cuando habiendo cumplido con losrequisitos mnimos, ninguno de los postulantesobtiene el puntaje mnimo establecido en las etapasdel proceso

Cancelacin del Proceso de Seleccin.- Solo seproceder a esto bajo los siguientes criterios:

Cuando desaparece la necesidad del servicio previacomunicacin de la Unidad solicitante del proceso, a laUnidad de Administracin y Coordinacin de RecursosHumanos

Por restricciones presupuestales.

Otros supuestos debidamente justificados o motivos defuerza mayor.

Postergacin del proceso de seleccin.- El Comitevaluador en coordinacin con Recursos Humanos,podr disponer de manera justificada y pblica lapostergacin del proceso de seleccin * Tanto laCancelacin como la Postergacin podr realizarseantes del desarrollo de la ltima etapa del procesode seleccin.

Publicacin final de resultados: Tras la finalizacinde la Etapa de Seleccin, los postulantesseleccionados recibirn una comunicacin por partede la Coordinacin de Recursos Humanos donde seles detallar la documentacin a presentar, ascomo los pasos a seguir para concretar suvinculacin laboral con el Programa, Esta accindeber realizarse en un plazo no mayor a cinco (5)das hbiles.

BIENESTAR SOCIAL

1. Procesos con ESSALUD

Trmites de Inscripcin: Est dirigido a los derechos habientes del trabajador, una vez que

el trabajador haya realizado tres aportaciones consecutivas o 4 no consecutivas ante

ESSALUD. El trabajador presentarn a su unidad, coordinacin o Unidad territorial, el

formulario 1010 y copia de su DNI, con los siguientes requisitos del derecho habiente a

quien registrar:

Hijos Menores de Edad

Copia del DNI

Hijos con discapacidad

Original de Resolucin de incapacidad otorgado por el Centro Asistencial de ESSALUD

correspondiente.

Copia DNI

Cnyuge

Partida de matrimonio (original y copia), no menor de 3 meses de antigedad.

Copia del DNI

Conviviente

Declaracin Jurada de Relacin de Concubinato de acuerdo al formato de ESSALUD, con

firma del titular

Copia del DNI, la direccin debe coincidir con el DNI del titular.

Trmites de Subsidios: Referidos a los subsidios por incapacidad temporal, maternidad, y lactancia. Le compete al trabajador

mediante solicitud requerir el subsidio correspondiente:

Subsidio por Incapacidad Temporal: Dinero que se le otorga al trabajador fin de compensar la prdida econmica derivada de la

incapacidad para el trabajo. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al

inicio de la incapacidad.

Requisitos:

A partir del veintiuno avo da (21) de se debe requerir el subsidio ante essalud

Formulario 8002 en dos juegos con firma del empleador y el trabajador

El clculo del subsidio debe hacerse por el 30% de la base imponible de una UIT, la parte restante la paga el empleador.

Copia del DNI del trabajador

Certificado de incapacidad temporal emitida por ESSALUD, despus del 20 avo da.

Se registrar la incapacidad en el Sistema de administracin de Recursos Humanos (SARH).

Subsidio por maternidad: Dinero que tiene derecho la trabajadora a fin de resarcir el lucro cesante por alumbramiento y cuidado

del recin nacido. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al mes que

inicio el goce de subsidio.

Requisitos:

Tener vnculo laboral al momento de la concepcin

Formulario 8002 debidamente firmado por la entidad y el trabajador.

Certificado de Incapacidad temporal CIIT.

Subsidio por Lactancia: Dinero que se entrega a la madre con el objeto de contribuir al cuidado del recin nacido. S/. 820 por

cada lactante. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al mes que se

produjo el parto.

Requisitos:

Formulario 8002 debidamente firmado por la entidad y el trabajador.

Copia del DNI del lactante

El lactante debe estar inscrito como derecho habiente.

Procesos con EPS

Se difunde el plan de Entidad Prestadora de Salud, Plan Base, Plan adicional 1, adicional 2, varan los costos de acuerdo a los planes y las redes de atencin.

Si el trabajador desea comunica a Bienestar Social y se registra mediante formulario, puede inscribir a sus derechos habientes.

El 25% del descuento de los aportes a ESSALUD cubre parte del pago de la EPS, el excedente lo cubre el trabajador mediante descuento.

Una vez firmado el formulario se informa la alta o inclusin del trabajador a la EPS a la Ca. de Seguros Rmac y a la brker de la Protectora que pertenece a Rmac.

Para el caso de las bajas el trabajador informa a Bienestar Social y este a su vez informa a Rmac y la brker la baja o exclusin.

Se realiza un reporte de trabajadores que tiene EPS y se emite este reporte a planillas a fin de hacer los descuentos respectivos. Asimismo se informa la baja.

Procesos con SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES

Las Unidades o Unidades territoriales remitirn a la Unidad de Administracin el reporte de viajes realizados por los trabajadores de cada unidad, coordinacin o unidad territorial, a

fin de que Bienestar Social consolide el reporte de viajes del PNAEQW, y lo remita a brker de la Protectora, a fin de generar la factura y pago correspondiente por la coordinacin

de tesorera.

Descansos Mdicos

Las unidades, coordinaciones o unidades territoriales (JUT), enviar a la unidad de administracin el descanso mdico correspondiente a fin de remitirlo a la coordinacin de

Recursos Humanos, este a su vez deriva el documento a Bienestar Social, a fin de revisar y validar la documentacin.

Requisitos: para el caso el caso que no exceda de 20 das

Boleta de pago por honorarios atencin mdica (original).

Recetas mdicas (Copia).

Boleta de compra de medicinas (Original).

Copia de resultado de exmenes auxiliares (de haber)

Se validan los requisitos y se registran en el Sistema de administracin de Recursos Humanos (SARH) el descanso mdico por enfermedad.

Cuando exceden de los 20 das se presentar el Certificado de Incapacidad y se tramitar el subsidio ante ESSALUD.

De no validarse se coordinar la subsanacin de la documentacin faltante o se devuelve el documento a unidad o unidad territorial correspondiente de ser el caso.

Permisos:

Hora de Lactancia: La trabajadora solicitar a la unidad, coordinacin o jefe de la unidad territorial el permiso por hora de lactancia, esta solicitud se enviar a la Coordinacin de

Recursos Humanos, a fin de proyectar el documento de permiso, elevarlo a la unidad de administracin se apruebe y firme el documento.

La trabajadora recibir una copia de la autorizacin de permiso por hora de lactancia y la CRH tendr una copia la misma que se entregar a control y asistencia.

Bienestar Social, registrar el documento en la nmina del lactario, a fin de que pueda hacer uso de ste servicio.

Licencia por Paternidad: El trabajador solicitar el permiso por nacimiento de su hijo, presentando un acopia del documento de atencin y la programacin de parto, a fin de tener

los 4 das de permiso.

Unidad de Administracin

enva memorando consultando

sobre la renovacin o no renovacin de los contratos a las Unidades Territoriales y Sede Central

UT/SEDE CENTRAL

responde a la Unidad de

Administracin

Unidad de Administracin

enva a la Coordinacin de Recursos

Humanos las respuestas

Coordinacin de Recursos

Humanos recepciona los documentos y

realiza las renovaciones y las cartas de no

renovacin

Coordinacin de Recursos

Humanos enva a UT o Sede

central para la firma del

trabajador.

Renovaciones de Contratos

COORDINACIN DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES

Consolidacin del Cuadro de Necesidades y Formulacin del Plan Anual de Contrataciones

PROGRAMACI

N ALMACN

A D QUISIC IO

N ES/

SER VIC IOS

GEN ER A LES

COORDINACIO

NES DE LA

UNIDAD

1

La Coordinacin de Abastecimiento y Servicios

Generales remite a las unidades orgnicas memo

mltiple, una vez habilitado el Modulo del Cuadro

de Necesidades por la Coordinacin de

Informtica y Gestin de la Informacin, para el

ingreso de las necesidades de los usuarios.

1 DA

3

La informacin de las necesidades de los usuarios

es derivada a programacin para su

consolidacin.

2 DAS

4

La informacin consolidada de los bienes

requeridos es derivada al almacn para verificar

si existe el stock de los bienes requeridos.

2 DAS

5

Una vez que almacn reporta el stock de los

bienes requeridos, es derivado al rea de

Adquisiciones y Servicios Generales para su

valorizacin y priorizacin en funcin al marco

presupuestal, para la formulacin del Plan Anual

de Contrataciones.

8 DAS

6

Una vez recibida la informacin de Adquisiciones y

Servicios Generales el rea de Programacin

verifica compulsa y Formula PAC con los tipos de

procesos de seleccin y se procede a solicitar la

Certificacin del Crdito Presupuestario, suscrita

por la Coordinacin de Abastecimiento y Servicios

Generales

1 DA

7

La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, otorga

cobertura presupuestal del PAC y remite a la

Coordinacin de Abastecimiento y Servicios

Generales la Certificacin de Crdito

Presupuestario para el Plan Anual de

Contrataciones.

8

La Certificacin de Crdito Presupuestario para el

Plan Anual, es derivado a Programacin para la

emisin del Informe y se procede el ingreso de la

informacin en el anexo SEACE y remite el Plan

Anual para su visacin a la Coordinacin de

Abastecimiento y Servicios Generales

1 1/2

DAS

9

El Plan Anual de Contrataciones es derivado a la

Jefatura de la Unidad Administrativa para su

visacin.

1/2 DA

10

La Jefatura de la Unidad Administrativa luego de la

visacin del Plan Anual de Contrataciones, lo

eleva al Director Ejecutivo para la aprobacin.

11

La Direccin Ejecutiva luego lo deriva a la

Unidad de Asesora Jurdica para la proyeccin de

la Resolucin respectiva que debe ser aprobado

por la Mxima Autoridad Adm. dentro de los

quince (15) das hbiles siguientes de la

aprobacin del Presupuesto Institucional. Art. 8

del Reglamento de la Ley de Contrataciones.

12

El Plan Anual de Contrataciones y el documento

que lo aprueba, deber ser publicado en el

SEACE en un plazo no mayor de cinco (05) das

hbiles de aprobado Art. 8 del Reglamento de la

Ley de Contrataciones.

5 DAS

JEFE DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATI

VA

COORDINACIN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

TIEMPO

ESTIMAD

O

HRS/DIAS

EQ. DE

CASG

DESCRIPCIN DIRECCIN

EJECUTIVA

UNIDAD DE

PLANEAMIE

NTO Y

PRESUPUE

STO

reas usuarias efectuan el correcto Ingreso de la

informacin al Modulo del Cuadro de Necesidades

y reportan la informacin Fsica a la Coordinacin

de Abastecimiento y Servicios Generales,

debidamente revisada y verificada.

2

UNIDAD DE

ASESORA

JURDICA

PASOS

JEFATURA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Plan Anual

Plan Anual

Plan Anual

Publicacin SEACE

Memo Multiple

Trmino

Inicio

Cuadro de Necesidades

Plan Anual

Plan Anual de

Contrataciones

Modulo

Habililitado

Stock Almacn

Plan Anual de

Contrataciones

Memo Soliciitud

Certificacin

Certificacin de Credito

Presup.

Visacin

Visacin

Plan Anual de

Contrataciones


Certificacin

Plan Anual Proy.Res.

Plan Anual

Aprobacin


del usuario

PROGRAMACI

N ALMACN

A D QUISIC IO

N ES/

SER VIC IOS

GEN ER A LES

COORDINACIO

NES DE LA

UNIDAD

1


Generales remite a las unidades orgnicas memo

mltiple, una vez habilitado el Modulo del Cuadro

de Necesidades por la Coordinacin de

Informtica y Gestin de la Informacin, para el

ingreso de las necesidades de los usuarios.

1 DA

3

La informacin de las necesidades de los usuarios

es derivada a programacin para su

consolidacin.

2 DAS

4

La informacin consolidada de los bienes

requeridos es derivada al almacn para verificar

si existe el stock de los bienes requeridos.

2 DAS

5

Una vez que almacn reporta el stock de los

bienes requeridos, es derivado al rea de

Adquisiciones y Servicios Generales para su

valorizacin y priorizacin en funcin al marco

presupuestal, para la formulacin del Plan Anual

de Contrataciones.

8 DAS

6

Una vez recibida la informacin de Adquisiciones y

Servicios Generales el rea de Programacin

verifica compulsa y Formula PAC con los tipos de

procesos de seleccin y se procede a solicitar la

Certificacin del Crdito Presupuestario, suscrita

por la Coordinacin de Abastecimiento y Servicios

Generales

1 DA

7

La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, otorga

cobertura presupuestal del PAC y remite a la

Coordinacin de Abastecimiento y Servicios

Generales la Certificacin de Crdito

Presupuestario para el Plan Anual de

Contrataciones.

8

La Certificacin de Crdito Presupuestario para el

Plan Anual, es derivado a Programacin para la

emisin del Informe y se procede el ingreso de la

informacin en el anexo SEACE y remite el Plan

Anual para su visacin a la Coordinacin de

Abastecimiento y Servicios Generales

1 1/2

DAS

9

El Plan Anual de Contrataciones es derivado a la

Jefatura de la Unidad Administrativa para su

visacin.

1/2 DA

10

La Jefatura de la Unidad Administrativa luego de la

visacin del Plan Anual de Contrataciones, lo

eleva al Director Ejecutivo para la aprobacin.

11

La Direccin Ejecutiva luego lo deriva a la

Unidad de Asesora Jurdica para la proyeccin de

la Resolucin respectiva que debe ser aprobado

por la Mxima Autoridad Adm. dentro de los

quince (15) das hbiles siguientes de la

aprobacin del Presupuesto Institucional. Art. 8

del Reglamento de la Ley de Contrataciones.

12

El Plan Anual de Contrataciones y el documento

que lo aprueba, deber ser publicado en el

SEACE en un plazo no mayor de cinco (05) das

hbiles de aprobado Art. 8 del Reglamento de la

Ley de Contrataciones.

5 DAS

JEFE DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATI

VA

COORDINACIN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

TIEMPO

ESTIMAD

O

HRS/DIAS

EQ. DE

CASG

DESCRIPCIN DIRECCIN

EJECUTIVA

UNIDAD DE

PLANEAMIE

NTO Y

PRESUPUE

STO

reas usuarias efectuan el correcto Ingreso de la

informacin al Modulo del Cuadro de Necesidades

y reportan la informacin Fsica a la Coordinacin

de Abastecimiento y Servicios Generales,

debidamente revisada y verificada.

2

UNIDAD DE

ASESORA

JURDICA

PASOS


Plan Anual

Plan Anual

Plan Anual

Publicacin SEACE

Memo Multiple

Trmino

Inicio


Plan Anual

Plan Anual de

Contrataciones

Modulo

Habililitado

Stock Almacn

Plan Anual de

Contrataciones

Memo Soliciitud

Certificacin


Presup.

Visacin

Visacin

Plan Anual de

Contrataciones


Certificacin

Plan Anual Proy.Res.

Plan Anual

Aprobacin


del usuario

Emisin de Requerimiento de Bienes y Servicios hasta la definicin de la Modalidad de Adquisicin

AREA USURIA ALMACN

ADQUSICIONES/

SERVICIOS

GRLES

COORDINACIO

NES DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIV

1

El rea usuaria remite el Requerimiento de

Bienes y Servicios a la Unidad Administrativa

para su aprobacin.

2


Generales recepciona el requerimiento, da el

V B y traslada segun sea el caso:

1.- Servicios Generales, si el requerimiento es

de servicios para proceder con el trmite para

la contratacin de servicio en conformidad con

la Ley de Contrataciones del Estado.

2.- Almacn, si es bienes para verificar si

existe en almacn para su atencin.

1/2 DA

3

El almacn verifica el Stock, si se cuenta con el

bien atiende el requerimiento, de no existir

Stock informa a la Coordinacin de

Abastecimiento y Servicios Generales para la

Adquisicin correspondiente.

1 DA

4


Generales recepciona el requerimiento del

Almacn y lo deriva a Adquisiciones para el

Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado

y se proceda a elaborar el expedienteTcnico

para la Adquisicin en conformidad con la Ley

de Contrataciones del Estado y su reglamento.

1/2 DA

5

Se inicia el Estudio de Posibilidades que ofrece

el mercado, se determina el Valor Referencial y

el tipo de proceso de seleccin que

corresponda segun el TDR para servicios o

las caracteristicas tcnicas para bienes, se

elabora el cuadro comparativo de cotizaciones,

es aprobado por la jefatura de la CASG, luego

se solicita la Certificacin de Credito

Presupuestario.

4 DAS

6

La Unidad de Planeamiento y Presupuesto,

remite a la Coordinacin de Abastecimiento y

Servicios Generales la Certificacin de Crdito

Presupuestario.

7

Se adjunta al Expediente Tcnico la

Certificacin y se elabora el Informe Ejecutivo

de ser el caso

1/2 DA

8

El Expediente Tecnico se eleva a la Gerencia

de la Unidad Administrativa para su

aprobacin.

1/2 DA

9

La Gerencia de la Unidad Administrativa

aprueba el expediente para ser remitido al

CESPE o C.E.

10


Generales remite el Expediente Tcnico al

CESPE o C.E. Para convocatoria del proceso

de seleccin que corresponda.

1/2 DA

TIEMPO

ESTIMADO

HRS/DIAS

EQ. DE

CASG

DESCRIPCIN

UNIDAD DE

PLANEAMIENT

O Y

PRESUPUESTO

CESPE O C.E.

COORDINACIN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

JEFE DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA


PASOS

Requerimiento BB y /o SS

Convocatori

Inicio

SI

NO


Requerimiento SSs

Requerimiento BBs.

Pecosa

Requerimiento BBs.

Requerimiento BBs.

Requerimiento BBs.

Memo Soliciitud

Certificacin

InformeCertificacin

Bien

Ex pediente Tecnico

Memo aprobacin Ex pediente

Ex pediente Tecnico

Aprobacin

Ex pediente Tecnico de

proceso


proceso

InformeCertificacin

AREA USURIA ALMACN

ADQUSICIONES/

SERVICIOS

GRLES

COORDINACIO

NES DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIV

1

El rea usuaria remite el Requerimiento de

Bienes y Servicios a la Unidad Administrativa

para su aprobacin.

2


Generales recepciona el requerimiento, da el

V B y traslada segun sea el caso:

1.- Servicios Generales, si el requerimiento es

de servicios para proceder con el trmite para

la contratacin de servicio en conformidad con

la Ley de Contrataciones del Estado.

2.- Almacn, si es bienes para verificar si

existe en almacn para su atencin.

1/2 DA

3

El almacn verifica el Stock, si se cuenta con el

bien atiende el requerimiento, de no existir

Stock informa a la Coordinacin de

Abastecimiento y Servicios Generales para la

Adquisicin correspondiente.

1 DA

4


Generales recepciona el requerimiento del

Almacn y lo deriva a Adquisiciones para el

Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado

y se proceda a elaborar el expedienteTcnico

para la Adquisicin en conformidad con la Ley

de Contrataciones del Estado y su reglamento.

1/2 DA

5

Se inicia el Estudio de Posibilidades que ofrece

el mercado, se determina el Valor Referencial y

el tipo de proceso de seleccin que

corresponda segun el TDR para servicios o

las caracteristicas tcnicas para bienes, se

elabora el cuadro comparativo de cotizaciones,

es aprobado por la jefatura de la CASG, luego

se solicita la Certificacin de Credito

Presupuestario.

4 DAS

6

La Unidad de Planeamiento y Presupuesto,

remite a la Coordinacin de Abastecimiento y

Servicios Generales la Certificacin de Crdito

Presupuestario.

7

Se adjunta al Expediente Tcnico la

Certificacin y se elabora el Informe Ejecutivo

de ser el caso

1/2 DA

8

El Expediente Tecnico se eleva a la Gerencia

de la Unidad Administrativa para su

aprobacin.

1/2 DA

9

La Gerencia de la Unidad Administrativa

aprueba el expediente para ser remitido al

CESPE o C.E.

10


Generales remite el Expediente Tcnico al

CESPE o C.E. Para convocatoria del proceso

de seleccin que corresponda.

1/2 DA

TIEMPO

ESTIMADO

HRS/DIAS

EQ. DE

CASG

DESCRIPCIN

UNIDAD DE

PLANEAMIENT

O Y

PRESUPUESTO

CESPE O C.E.

COORDINACIN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

JEFE DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA


PASOS


Convocatori

Inicio

SI

NO


Requerimiento SSs

Requerimiento BBs.

Pecosa

Requerimiento BBs.

Requerimiento BBs.

Requerimiento BBs.

Memo Soliciitud

Certificacin

InformeCertificacin

Bien

Ex pediente Tecnico

Memo aprobacin Ex pediente

Ex pediente Tecnico

Aprobacin


proceso


proceso

InformeCertificacin

Modelo de Especificaciones Tcnicas para la Contratacin de Bienes

01. DENOMINACION DE LA CONTRATACION (*)

Indicar una breve descripcin del requerimiento, mediante la denominacin del (los), bien(s), a ser contratado(s).

02. FINALIDAD PUBLICA (*)

Definir el inters pblico que se persigue satisfacer con la contratacin. 03. ANTECEDENTES (*)

Se trata de una explicacin general respecto del motivo por el cual se efecta el requerimiento de contratacin de bienes.

04. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION (*)

Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivos(s) especficos(s) de la contratacin.

05. ALCANCE Y DESCRIPCION DE LOS BIENES A CONTRATAR

Debern detallarse segn corresponda 5.1 Caractersticas y Condiciones 5.1.1 Caractersticas Tcnicas 5.1.2 Condiciones de Operacin 5.1.3 Embalaje y rotulado 5.1.4 Reglamentos Tcnicos 5.1.5 Normas Tcnicas 5.1.6 Impacto Ambiental 5.1.7 Acondicionamiento, montaje o instalacin 5.1.8 Modalidad de ejecucin contractual 5.1.9 Transporte y Seguros 5.1.10 Garanta Comercial 5.1.11 Disponibilidad de servicios y repuestos 5.1.12 Visitas y Muestras 5.2 Prestaciones Accesorias a la prestacin principal: 5.2.1 Mantenimiento Preventivo 5.2.2 Soporte Tcnico 5.2.3 Capacitacin y/o entrenamiento 5.3 Requisitos del Proveedor y/o Personal. 5.4 Lugar y Plazo de ejecucin de la prestacin: (*)

5.5 Entregables: (*) 5.6 Otras Obligaciones

5.7 Adelantos 5.8 Subcontratacin 5.9 Confidencialidad 5.10 Medidas de control durante la ejecucin contractual 5.11 Pruebas para la conformidad de los bienes: 5.11.1 Pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes 5.12 Forma de Pago 5.13 Formula de reajuste 5.14 Otras penalidades aplicables 5.15 Responsabilidad por vicios ocultos 5.16 Declaratoria de viabilidad 5.17 Normativa especfica

06. ANEXOS

Modelo de Especificaciones Tcnicas para la Contratacin de Bienes

Modelo de Trminos de Referencia para la Contratacin de Servicios

Formato para Envo de Cotizaciones de Bienes por parte de las Unidades Territoriales

RUC: RUC: RUC:

CONTACTO: CONTACTO: CONTACTO:

TELFONO: TELFONO: TELFONO:

E-MAIL: E-MAIL: E-MAIL:

PRECIO UNITARIO

(Consignar moneda

del valor

referencial)

PRECIO TOTAL

(Consignar moneda del valor

referencial)

PRECIO UNITARIO

(Consignar moneda

del valor

referencial)

PRECIO TOTAL


referencial)

PRECIO UNITARIO

(Consignar moneda

del valor

referencial)

PRECIO TOTAL


referencial)

MARCA

MODELO

PROCEDENCIA

AO DE FABRICACIN

GARANTA COMERCIAL

PLAZO DE ENTREGA

FORMA DE PAGO

MONEDA DE LA FUENTE

PRECIO UNITARIO EN LA

MONEDA CONSIGNADA EN

LA FUENTE

TIPO DE CAMBIO QUE SE USA

FECHA DE SOLICITUD

CANTIDAD DE VECES QUE SE

REITERO LA SOLICITUD

FECHA DE RECEPCIN

PROVEEDOR SE DEDICA AL

OBJETO DE LA

CONTRATACIN

LA DEPENDENCIA USUARIA

PARTICIP EN LA

VERIFICACIN DEL

CUMPLIMIENTO DE LOS RTM

CUMPLE CON LOS RTM O LA

CONTRATACIN ES IGUAL O

SIMILAR AL REQUERIMIENTO

SE TOMO EN CUENTA PARA

LA DETERMINACIN DEL

VALOR REFERENCIAL

ITEM

NDESCRIPCIN UNIDAD DE MEDIDA

FUENTE: COTIZACIONES ACTUALIZADAS

NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL PROVEEDOR NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL PROVEEDOR

CANTIDAD

INFORMACIN

ADICIONAL DE LA

FUENTE

ACCIONES

ADMINISTRATIVAS

REALIZADAS

NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL PROVEEDOR

RUC: RUC: RUC:

CONTACTO: CONTACTO: CONTACTO:

TELFONO: TELFONO: TELFONO:

E-MAIL: E-MAIL: E-MAIL:

PRECIO UNITARIO

(Consignar moneda

del valor

referencial)

PRECIO TOTAL


referencial)

PRECIO UNITARIO

(Consignar moneda

del valor

referencial)

PRECIO TOTAL


referencial)

PRECIO UNITARIO

(Consignar moneda

del valor

referencial)

PRECIO TOTAL


referencial)

PLAZO DE EJECUCIN

FORMA DE PAGO

MONEDA DE LA FUENTE

PRECIO UNITARIO EN LA

MONEDA CONSIGNADA EN

LA FUENTE

TIPO DE CAMBIO QUE SE USA

INFORMACIN

ADICIONAL DE LA

FUENTE

ITEM

NDESCRIPCIN UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD

FUENTE: COTIZACIONES ACTUALIZADAS

NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL PROVEEDOR NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL PROVEEDOR NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL PROVEEDOR

Formato para Envo de Cotizaciones de Servicios por parte de las Unidades Territoriales

Topes para Procesos de Seleccin 2015

Plazo para un Concurso o Licitacin Pblica

Plazo para una Adjudicacin Directa Selectiva

Plazo para una Adjudicacin de Menor Cuanta

COORDINACION

DE TRAMITE

DOCUMENTARIO

MESA DE PARTES COORDINACION

TECNICO DE

CONTRATACION

DIRECTA

PROGRAMADOR

TECNICO DE REVISION

DE EXPEDIENTE PARA

PAGO

SOLICITUD DE CONTRATACION DE

TERCEROS

RECEPCION DE LA SOLICITUD

REVISION DE DE SOLICITUD Y EMISION

DE PEDIDO DE SERVICIO

SOLICITA APROBACION DE PEDIDO DE

SERVICIO A CONTRATAR

DERIVAR PARA CONSOLIDACION DE

SOLICITUDES

EVALUACION DE TDR Y ELABORACION DE

CUADRO CONSOLIDADO

CONVOCATORIA DE CONTRATACION

PARA SERVICIO DE TERCEROS

CUMPLE CON LOS REQUISITOS PARA LA

CONTRATACION

COMUNICA AL AREA USUARIA PARA

REPLANTEAR SOLICITUD

MODIFICACION DE SOLICITUD

SOLICITUD DE APROBACION PARA LA

CONTRATACION DE PERSONAL

SELECCIONADO PARA SERVICIO DE

TERCERO.

APRUEBA LA CONTRACION

TRAMITE ADMINISTRATIVO PARA

SOLICITAR PRESUPUESTO

SOLICITA CERTIFICACION PRESUPUESTAL

APROBACION DEL CERTIFICADO

PRESUPUESTAL

RECEPCION DEL CERTIFICADO

PRESUPUESTAL

EMISION DE LA ORDEN DE SERVICIOS

FIRMA DE LA ORDEN DE SERVICIOS

NOTIFICACION DE ORDEN DE SERVICIOS

AL AREA USUARIA

DERIVAR PARA ORDEN DE SERVICIOS

PARA SU PAGO CORRESPONDIENTE

DIRECCION

EJECUTIVA

UNIDAD DE ADMINISTRACION

COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

TAREA ACTIVIDAD UNIDAD DE

ADMINISTRACION

FIN DE PROCESO

AREA USUARIAUNIDAD DE

PRESUPUESTO

UNIDAD TECNICA

(SUPERVISION DE

COMIT DE

COMPRA)

INICIO DE PROCESO DE CONTRATACION DE SERVICIOS POR

TERCEROS

PRESENTACION DE

SOLICITUD

REVISION DE SOLICITUD DE

CONTRATACION PARA

APROBACION

APROBACION DE

CONTRATACION

SOLICITUD DE

CERTIFICACION

PRESUPUESTAL

EMISION Y NOTIFICACION

DE LA ORDEN DE

SERVICIOS

SI

NO

NO

INICIO

12

13

1

14

FIN

3

4

9

2

5

6 6

11

13 13

15

16

17

7

SI

8 11

9

10 10

11

14

16

1818

21 22

4

SI APRUEBA

1920

SI ES UT SI NO ES UT

1

NO APRUEBA

Contratacin de Servicios de Terceros

Reconocimiento de Deuda

Convenio UNOPS - PNUD

Las Unidades yCoordinaciones determinansus necesidades deContratacin va Convenio.

Se desarrollo el Plan Anual deContrataciones ConvenioUNOPS - PNUD

Programa Nacional de Alimentacin Escolar

Qali Warma

Toma conocimiento

Presenta la propuesta de Plan de trabajo a la Direccin Ejecutiva y Coordinacin del Convenio PNAEQW

PNUDGestiona y canaliza las

coordinaciones entre PNUD y las reas.

Unidades presentan los trminos de Referencia para cada una de las actividades.

PNAEQW Coordinacin y

Unidades

COORDINACIN DE TESORERA

CAJA CHICA, USO Y RENDICION

1. Objetivo

Garantizar que la ejecucin de los gastos de la Caja Chica se realice en forma eficiente y oportuna.

2. Base legal

Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin Directoral N 002-2007-EF/77.15.

Normas Generales de Tesorera, aprobadas por Resolucin Directoral N 026-80-EF/77.15.

Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley N 28112.

Ley de Presupuesto del Sector Pblico Ley N 30281, para el ao 2015.

3. Definiciones

Cheque: Es un ttulo valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta.

Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de

registro, seguimiento, evaluacin y control de las mismas.

Caja Chica: Monto de recursos financieros constituido con Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza nicamente

cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelacin inmediata o que, por su

finalidad y caractersticas, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.

Reposicin: Consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados de acuerdo a lo aprobado y solicitado, previa verificacin de la

documentacin sustentatoria.

Sistema integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro,

procesamiento y generacin de la informacin relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y

operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores de los sistemas integrantes de la

Administracin Financiera del Sector Pblico.

Pago: Constituye la etapa final de la ejecucin del gasto, en la cual el monto del gasto devengado se cancela total o parcialmente,

debiendo formalizarse a travs del documento oficial correspondiente

4. Productos

Gastos menudos y urgentes atendidos inmediatamente.

6. Formatos o documentos internos

Vale provisional entregado al personal o rea usuaria con el que se solicita el dinero de la Caja Chica.

7. Consideraciones

El gasto del mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de tres (03) veces del monto constituido,

indistintamente del nmero de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo.

Los recursos entregados mediante Recibo Provisional autorizados por la Unidad de Administracin deben

justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente.

La ltima rendicin de cuentas de la Caja Chica que se tramita al trmino del ejercicio fiscal se utiliza para

liquidar estos fondos aperturados.

Se recomienda como una prctica sana de control, que al designar al encargado del manejo de la Caja Chica se

elija a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el Libro de Bancos.

Descripcin del Proceso Actividad Direccin Responsable

Descripcin de las actividades

1 reas usuarias Solicitud de efectivo mediante Recibos Provisionales

Las reas usuarias solicitan a la Coordinacin de Tesorera efectivo para la atencin de

gastos menudos y urgentes, mediante Recibos Provisionales con la firma de la Unidad

de Administracin.

Producto:

Recibo Provisional con la firma de la Unidad de Administracin.

2 Coordinacin

de Tesorera

Recepcin del Recibo Provisional

La Coordinacin de Tesorera recepcin de las reas Usuarias el Recibo Provisional con

la firma de la Unidad de Administracin, a travs del cual solicitan gastos menudos y

urgentes, lo analiza y evala, si no corresponde lo devuelve al rea usuaria para ser

corregida; y de estar conforme lo firma y efecta el desembolso.

Producto:

Fondos entregados al personal para la atencin de gastos menudos y urgentes, a travs

de Recibo Provisional.

3 reas Usuarias Presentan documentacin sustentatoria para rendir el Recibo Provisional recibido

Las reas Usuarias que recibieron recursos provisionales para la atencin de los gastos

menudos y urgentes, presentan a la Coordinacin de Tesorera la documentacin

sustentatoria firmada por la Unidad de Administracin dentro del plazo establecido

para su rendicin.

4 Coordinacin

de Tesorera

Recepcin de documentacin sustentatoria por el Recibo Provisional entregado

La Coordinacin de Tesorera recepciona de las reas Usuarias la documentacin

sustentatoria por los recursos provisionales entregados, la analiza, evala y verifica, de

no ser conforme devuelve la documentacin para su regularizacin; y si lo est anula el

Recibo Provisional que expidi.

Producto:

Documentacin sustentatoria aprobada por la Oficina de Administracin

5 Coordinacin

de Tesorera

Rendicin de cuentas documentada para su reposicin

La Coordinacin de Tesorera con los Comprobantes de Pago que cancel gastos

menudos y urgentes, prepara la rendicin de cuentas documentada y solicita a la

Unidad de Administracin su firma en seal de autorizacin para la reposicin del

fondo.

Producto:

Rendicin de cuentas documentada.

6 Unidad de Administracin Rendicin de cuentas documentada para su autorizacin

La Unidad de Administracin recepciona de la Coordinacin de Tesorera la rendicin de

cuentas de los gastos menudos y urgentes, la revisa, si no es conforme la devuelve sin

visarla; y de serlo la devuelve visada para continuar con el trmite de reposicin.

Producto:

Rendicin de cuentas documentada autorizada por la Oficina de Administracin para su

pago o reembolso correspondiente

7 Coordinacin de Tesorera Recibe rendicin de cuentas documentada autorizada

La Coordinacin de Tesorera, recibe la rendicin de cuentas autorizada por la Unidad de

Administracin y la remite mediante documento a la Coordinacin de Contabilidad para

el control previo, compromiso y devengado en el Sistema SIAF SP.

8 Coordinacin de Contabilidad Rendicin de cuentas devengada en el Sistema SIAF SP

La Coordinacin de Contabilidad recepciona la rendicin de cuentas documentada, la

fiscaliza de acuerdo a la normatividad vigente, si no est conforme la devuelve a la

Coordinacin de Tesorera; y si esta, la compromete y devenga en el sistema SIAF SP para

continuar su trmite en la Coordinacin de Tesorera.

Producto:

Rendicin de cuentas documentada validada y con la fase del devengado aprobado en el

sistema SIAF SP

9 Coordinacin de Tesorera Rendicin de cuentas girada en el Sistema SIAF SP

La Coordinacin de Tesorera recibe de la Coordinacin de Contabilidad la rendicin de

cuentas documentada con el devengado aprobado en el Sistema SIAF SP, efecta el

girado, imprime el Comprobante de Pago y emite el cheque para la respectiva reposicin

del fondo.

Producto:

Comprobante de Pago

Cheque a nombre del encargado del fondo

10 Coordinacin de Tesorera Archivo de la documentacin sustentatoria de la reposicin de la Caja Chica

La documentacin sustentatoria de la reposicin de la Caja Chica debe ser archivada para

su custodia de acuerdo a ley

Producto:

Rendicin de cuentas documentada de la Caja Chica concluida

FLUJOGRAMA: CONTROL Y CUSTODIA DE LAS CARTAS FIANZA

Unidad de

AdministracinCoordinacin de Tesorera

Unidad de

Transferencia y/o

Coordinacin de

Abastecimiento

Inicio

Remisin de la Carta Fianza

Pone en conocimiento y deriva la Carta

Fianza

Recepciona la Carta Fianza

Consulta en entidad financiera sobre

validez de la Carta Fianza

Es valido la Carta Fianza

Registro de la Carta Fianza

Custodia en caja fuerte de la Carta Fianza

Acciones de control previo Carta Fianza

custodiado

Revisin de la vigencia de la Carta Fianza

Oficios a los bancos

Memorandum a la Unidad de Transferencia

y/o, a la Coord. De Abastecimiento

Procede renovacin o

devolucin de la Carta Fianza

Comunica sobre la procedencia de

efectuar la devolucin de la Carta Fianza al

proveedor

Acta de devolucin de la

Carta Fianza

Archivo de la Carta Fianza entregado

si

Devuelve con

documento de

invalidez

no

Renovacion

Devolucin

1 23

4

5

6

8

7

9

10

Fin

CONTROL Y CUSTODIA DE LAS CARTAS FIANZA

1. Objetivo

Efectuar las acciones necesarias que permitan al PNAE Qali Warma llevar el control y custodia de las Cartas Fianzas en forma permanente.

2. Base legal

Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N 28411.

Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao 2015, Ley N 30281.


Nueva Ley de Ttulos Valores, Ley N 27287. 4. Productos

3. Definiciones

Custodia: Cuidado y vigilancia de las Carta fianzas, incluyendo el ejercicio de los derechos que correspondan en sus respectivos vencimientos.

Reporte de las Cartas Fianzas en Custodia: Documento digital que forma parte del Sistema Integral de Administracin y en el cual se consignar toda la informacin relativa a la

Carta Fianza a custodiar.

Carta Fianza: Documento negociable que acredita unos derechos a su tenedor y unas obligaciones al emisor del mismo.

Recibo de ingresos: Documento interno que emite la Coordinacin de Tesorera para el registro y control del dinero captado por la entidad.

4. Productos

Carta Fianza entregado al proveedor a cambio de recibir una prestacin satisfactoria de los servicios y/o recepcin satisfactoria de los bienes

5. Formatos o documentos internos

Reporte de Cartas Fianzas en Custodia.

Memorndum a la Unidad de Transferencias y/o Coordinacin de Abastecimiento.

Oficios a los Bancos.

Acta de Devolucin.

6. Consideraciones

La Coordinacin de Tesorera es responsable de llevar el registro, control, custodia, verificacin de la validez y de la vigencia de los documentos de valor resguardados.

la Unidad de Transferencias o La Coordinacin de Abastecimientos confirma que la Carta Fianza cumpla con los requisitos dispuestos en la Ley de Contrataciones del Estado y su

Reglamento; y la Coordinacin de Tesorera consulta en la entidad financiera que emiti el ttulo-valor sobre su autenticidad.

La Coordinacin de Tesorera deber comunicar a la Unidad de Transferencias o la Coordinacin de Abastecimiento con diez (10) das de anticipacin sobre el vencimiento de las

Cartas Fianzas en custodia.

El Reporte de las Cartas Fianzas en Custodia ser un documento digital que forme parte del Sistema Integral de Administracin, el cual permitir en lnea conocer la situacin de las

Cartas Fianzas.

El Acta de Devolucin emitida por la Coordinacin de Tesorera para entregar el documento valor al proveedor deber contar con la firma de la Unidad de Administracin, en seal

de aprobacin de dicha entrega.

La devolucin de la Carta Fianza lo efectuar Coordinacin de Tesorera, previa remisin por parte de la Unidad de Transferencias o Coordinacin de Abastecimiento del documento

en el cual se autoriza la entrega de la Carta Fianza.

Descripcin del Proceso

Direccin Responsable Descripcin de las actividades

1 * Unidad de Transferencias

* Coordinacin de

Abastecimiento y servicios

Generales

Recepcin de la Carta Fianza

La Unidad de Transferencias o Coordinacin de Abastecimiento, remite a la

Unidad de Administracin la Carta Fianza en original, aprobado en su contenido

de acuerdo a los aspectos contractuales.

Producto:

Carta Fianza2 Unidad de Administracin Recepcin de la Carta Fianza

La Unidad de Administracin verifica la Carta Fianza y lo deriva a la Coordinacin

de Tesorera, para su registro, custodia y control.3 Coordinacin de Tesorera Recepcin de la Carta Fianza

La Coordinacin de Tesorera recepcin la carta fianza en original, debiendo

verificar la originalidad del documento para su custodia.

Asimismo siempre deber mantenerse en caja fuerte.4 Coordinacin de Tesorera Consulta en entidad financiera sobre la originalidad de la carta fianza

La Coordinacin de Tesorera consulta a la entidad financiera que genero la carta

fianza sobre su autenticidad del documento, de no ser conforme se devuelve con

documento a la Unidad de Transferencias o Coordinacin de Abastecimientos,

para las acciones correspondientes, de serlo se contina con la siguiente

actividad.

Producto

Carta Fianza validado por la Unidad de Administracin

5 Coordinacin de Tesorera Registro de la Carta Fianza

Con la conformidad de la entidad financiera se procede a registrar los datos de la carta fianza en el reporte cuadro

Excel, para su control y custodia

Producto:

Reporte de cartas fianzas en custodia

6 Coordinacin de Tesorera Custodia en caja fuerte de las Cartas Fianzas

Una Vez finalizado el registro se colocara el documento de valor en la caja fuerte para su resguardo.

7 Coordinacin de Tesorera Acciones de control para verificar el respaldo de la Carta Fianza custodiado

La Coordinacin de Tesorera deber comunicarse peridicamente con los bancos para confrontar los saldos de las

cartas fianzas que tienen en custodia y de existir diferencia en contra de la carta fianza lo comunicara a la Unidad de

Transferencia Coordinacin de abastecimiento, para las acciones que correspondan realizar

Producto:

Oficios a los Bancos

8 Coordinacin de Tesorera Revisin de la vigencia de la Carta Fianza

Asimismo, la Coordinacin de Tesorera deber revisar diariamente la situacin de la carta fianza, determinando el

prximo a vencer, el cual deber ser comunicado a la Unidad de Transferencia o Coordinacin de Abastecimiento,

mediante documento, con diez (10) das de anticipacin, a fin que informen si procede la renovacin o la devolucin

de mismo.

En caso de renovarse la carta fianza se iniciara nuevamente el proceso, y de comunicarse que procede la devolucin

se continua con la siguiente actividad.

Si no responden al documento enviado y venciera se tomaran las medidas legales para su ejecucin.

Producto:

Memorndum a la Unidad de Transferencia o Coordinacin de abastecimiento

9 Coordinacin de Tesorera Devolucin de la Carta Fianza

La Unidad de Transferencia o Coordinacin de Abastecimiento, mediante documento comunica que procede a

efectuar la devolucin de la Carta Fianza al proveedor.

La Coordinacin de Tesorera entregara al proveedor la carta fianza en custodia mediante Acta de Devolucin.

Producto:

Acta de Devolucin

10 Coordinacin de Tesorera Archivo de la Carta Fianza entregado

La Coordinacin de Tesorera archivara el expediente de la carta fianza para las acciones de control posterior que

pudieran presentarse, con los siguientes documentos:

Original del Acta de Devolucin, Copia de la Carta fianza que estuvo en custodia, documento de la Unidad de

Transferencias o Coordinacin de Abastecimiento con el que se comunica que procede la devolucin.

Producto:

Expediente de la Carta Fianza

FLUJOGRAMA: GIROS TRANSFERENCIAS A LOS COMITS DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES, C.A.S., VITICOS, CAJA CHICA, ENTRE OTROS

Coordinacin de

TesoreraUnidad de Administracin

Coordinacin de

Contabilidad

Inicio

Remisin de los Expedientes de gastos

y Transferencias devengados en el Sistema SIAF-SP

Regularizacin

Expedientes

Control previo de la documentacin

sustentatoria

Cuenta con la documentacion

sustentatoria

Expediente de pago y transferencia devengado y debidamente

documentado validado

Registro de la Fase del Girado en el Sistema

SIAF-SP

Expediente de pago registrado en la fase Girado del SIAF-SP

2

4

3

Firma Electrnica en el Sistema SIAF SP, firma

de cheques y cartas ordenes

5

Firma Electrnica para la aprobacin del girado en el

Sistema SIAF SP

6

Remisin de la Resolucin Ejecutiva

para giro de Transferencias 1

Impresin y firma de los Comprobantes de Pagos, Cheques, Carta orden y

Autorizacin de Transferencia Electrnica

7

Firma de Cheques, Carta Orden

8

Pago de honorarios, viticos, proveedores,

transferencias a los comits de compras

10

Archivo de la documentacin sustentatoria de los

expedientes de gastos y transferencias

FIN

11

NO

Firma de Comprobantes de

Pagos

Firma de los Comprobantes de Pagos

9

GIROS TRANSFERENCIAS A LOS COMITES DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES, CAS, VIATICOS, CAJA CHICA, ENTRE OTROS.

Objetivo

Garantizar la Transferencia a los Comits de Compras y el pago de conceptos honorarios, cualquiera sea la modalidad contractual, as como viticos, caja chica, proveedores, entre

otros, en forma oportuna y bajo las disposiciones de ley.

Base legal


Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015, Ley N 30281.


Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley N 28212.

Resolucin de Direccin Ejecutiva N 001-2013-MIDIS-PNAEQW

Definiciones

Contratacin Administrativa de Servicios: Es una modalidad contractual de la Administracin Pblica, privativa del Estado, que vincula a una entidad pblica con una persona natural

que presta servicios de manera no autnoma. Se rige por normas del derecho pblico y confiere a las partes nicamente los beneficios y las obligaciones que establece el Decreto

Legislativo N 1057 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo N 075-2008-PCM.

Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de direccin y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administracin de los recursos

financieros, materiales, fsicos y humanos.

Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades pblicas con autorizacin de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico para el manejo

de los fondos pblicos.

Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluacin y control de

las mismas.

Expedientes de gastos: Conjunto de documentos que evidencian y sustentan las operaciones de gastos, los cuales estn sujetos a verificaciones posteriores. Por ejemplo: expedientes

de gastos de viticos, encargos internos, planilla de Contratacin Administrativa de Servicios - CAS, proveedores, entre otros.

Caja Chica: Monto de recursos financieros constituido con Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza nicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera

efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no pueden ser debidamente programados para efectos de su

pago mediante otra modalidad.

Comits de Compras: Es una organizacin que congrega a representantes de la sociedad civil y entidades pblicas que tienen el inters y/o competencia para apoyar el cumplimiento

de los objetivos del PNAE Qali Warma.

Mejor fecha: Es aquella en la cual vence la obligacin contrada, y en la que, segn la naturaleza de la obligacin, debe realizar el pago del gasto devengado. Dicha fecha se encuentra

establecida en los cronogramas mensuales de pago y en los contratos pactados.

Pago: Etapa mediante el cual se extingue parcial o totalmente la obligacin contrada por la entidad hasta por el monto del gasto devengado y registrado en el SIAF-SP.

Servicios No Autnomo: Es la prestacin de servicios que realiza una persona a favor de una Entidad Pblica de manera dependiente, sin que ello implique un vnculo laboral con la

Entidad.

Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin

relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores

de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

Producto

Planilla del personal contratado bajo el rgimen de CAS pagada.

Planilla de viticos pagada.

Asignacin de la Caja Chica.

Reposicin de la Caja Chica.

rdenes de Servicios pagada.

rdenes de Compra pagada.

Transferencia a los comits de compras en sus respectiva cuenta corriente.

Formatos o documentos internos

Comprobantes de Pago.

Cheques.

Carta Orden.

Consideraciones

Se deber tener en cuenta al efectuar los pagos (CAS, impuestos, aportaciones, entre otros) los Cronogramas establecidos, a efectos de

cancelarlos dentro de las fechas programadas y evitar sobrecostos innecesarios para la entidad por concepto de multas o moras.

Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a travs de la Direccin Nacional de

Tesoro Pblico (DNTP), se efecten a travs de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias. Para ello, la Coordinacin de

Abastecimiento debe requerir a los proveedores su Cdigo de Cuenta Interbancaria - CCI, como requisito indispensable para que se

presenten en el proceso de contratacin, a fin de evitar retrasos en sus pagos.

Cuando se utilizan cheques para el pago, de conformidad con lo dispuesto por la Directiva de Tesorera N 002-2007-EF/77.15, quien lo

recibe debe firmar el Comprobante de Pago y cancelar la Factura o Boleta de Venta en seal de conformidad de lo recepcionado.

En caso, el pago se haya realizado mediante Cdigo de Cuenta Interbancaria - CCI, la Coordinacin de Tesorera debe cancelar toda la

documentacin estampando el sello pagado.

El documento que autoriza la apertura de la Caja Chica es la Resolucin Jefatural firmado por la Unidad de Administracin, en la que se

debe sealar la Coordinacin, responsable, monto total asignado, monto total para cada adquisicin, los procedimientos y plazos para la

rendicin de cuentas debidamente documentadas.

Descripcin de Proceso

Actividad Direccin Responsable Descripcin de las actividades

1 Unidad de Administracin Remisin de la Resolucin Ejecutiva

La Unidad de Administracin enva la Resolucin Ejecutiva por las Transferencias a los comits de compras, a

la Coordinacin de Contabilidad

2 Coordinacin de

Contabilidad

Remisin de los expedientes de gastos devengados en el Sistema SIAF SP

La Coordinacin de Contabilidad remite a la Coordinacin de Tesorera los expedientes de gastos y

Transferencias con la documentacin sustentatoria que exige la normatividad vigente y registrados en el

Sistema SIAF SP la fase de devengado, la cual debe encontrarse debidamente aprobada.

Producto:

Expediente de gastos y transferencias, documentado con el devengado aprobado en el Sistema SIAF SP.

3 Coordinacin de Tesorera Control Previo de la documentacin sustentatoria

La Coordinacin de Tesorera recepciona el expediente de gastos y transferencias con el devengado

aprobado en el Sistema SIAF SP, para revisar si la documentacin est conforme y cuenta con los vistos y

autorizaciones requeridas, de acuerdo a la normas sobre la materia, de no estar conforme se devuelve a la

Coordinacin de Contabilidad para su regularizacin respectiva, y de estar conforme se continua con la

siguiente actividad.

Producto:

Expediente de gastos y transferencias validado por la Coordinacin de Tesorera.

4 Coordinacin de Tesorera Registro de la fase del girado en el Sistema SIAF SP

Despus de que la Coordinacin de Tesorera ha revisado el expediente de transferencias, de gastos de

honorarios, viticos, impuestos entre otros y es conforme, procede a registrar la fase del girado en el Sistema

SIAF SP para continuar con la siguiente actividad.

Producto:

Expediente de transferencias y gastos registrado en el Sistema SIAF SP, la fase de girado

5 Coordinacin de Tesorera Firma electrnica en el Sistema SIAF SP, carta orden y cheques

Solo en el pago a los proveedores, adicionalmente, la Coordinacin de Tesorera procede a la firma

electrnica en el Sistema SIAF SP, dado que el abono en sus cuentas se debe efectuar mediante la

transferencia electrnica a su Cdigo de Cuenta Interbancaria CCI. Luego lo deriva a la Unidad de

Administracin para la firma electrnica correspondiente.

6 Unidad de Administracin Firma Electrnica para la aprobacin del girado en el Sistema SIAF SP

En el caso de los expedientes de gastos de los proveedores la Unidad de Administracin los recepciona y procede a

firmarlos electrnicamente para la aprobacin respectiva del girado, debido a que el abono en sus cuentas se debe

efectuar mediante su Cdigo de Cuenta Interbancaria CCI, Una vez firmado, se deriva a la Coordinacin de Tesorera para

continuar con la actividad siguiente.

7 Coordinacin de Tesorera Impresin de los Comprobantes de Pago, Cheques, Carta Orden y Autorizacin de Transferencia electrnica

Luego de aprobado la fase de girado en el Sistema SIAF SP, en todos los casos, se imprime y firman los Comprobantes de

Pago, Cheques, Cartas Orden y Autorizacin de Transferencia Electrnica, los cuales son anexados al expediente de gastos

respectivos y derivados a la Unidad de Administracin y Coordinacin de Contabilidad para su firma.

Se remite los cheques y carta orden a la Unidad de Administracin para su 2da firma y los comprobantes de pagos a la

Coordinacin de Contabilidad

Producto:

Comprobante de Pago.

Cheques.

Carta Orden.

Autorizacin de Transferencia Electrnica

Expediente de gastos con la fase de girado aprobado en el Sistema SIAF-SP

8 Unidad de Administracin Firma de los Cheques y carta orden

Aprobado los cheques y carta orden, la Unidad de Administracin firma los cheques y carta orden y los remite a la

Coordinacin de Tesorera.

9 Coordinacin de Contabilidad Firma los comprobantes de pagos

Firma los comprobantes de pagos y remite a la Unidad de Administracin quien lo firmara y remitir a la Coordinacin de

Tesorera para su archivo

10 Coordinacin de Tesorera Transferencias a los comits de compras y Pago de Gastos, CAS, Viticos, Proveedores, entre otros

Se paga al personal CAS y/o proveedores mediante abono en cuenta bancaria y/o cheques, de acuerdo al gasto. As como

se transfieren los fondos a los comits de compras.

Producto:

Cheque

Abono en cuentas bancarias.

Carta Orden.

11 Coordinacin de Tesorera Archivo de la documentacin sustentatoria de los expedientes de gastos

Recibe el comprobante de la Unidad de Administracin y con toda la documentacin sustentatoria de las transferencias y

de gastos debe ser archivada para su custodia y verificacin posterior de los rganos de Control, de acuerdo a ley.

Producto:

Expediente de gastos y transferencias a los comits de compras debidamente documentados y cancelados

FLUJOGRAMA: DEVOLUCIONES POR MENORES GASTOS DE VITICOS Y/O

ENCARGOS ASIGNADOS - (T6)

COORDINACIN DE TESORERAREA USUARIA

Inicio

Entrega dinero no utilizado por viticos, encargos asignado y

otros

- Fondo no utilizado- Recibo de Ingresos

Emisin de recibos de ingresos

Recibo de ingresos

Registro de la devolucion en el sistema SIAF-SP

Expediente de devolucin registrada y aprobada en el sistema

SIAF-SP

Deposito del importe recaudado

Recepcin del importe no utilizado

Papeleta de deposito T6 a favor del Tesoro

Publico

Archivo de la documentacin que sustente el ingreso

Expediente de devolucin concluido

Fin

1

2

3

4

5

6

DEVOLUCIONES POR MENORES GASTOS DE VIATICOS Y/O ENCARGOS ASIGNADOS (T6)

Objetivo

Efectuar las acciones necesarias que permitan al PNAE Qali Warma recuperar el dinero no utilizado en forma oportuna, el cual fue entregado por viticos y/o encargos internos

al personal de la entidad.

Base legal




Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao 2015, Ley N 30281.

Directiva Interna de Tesorera

Definiciones

Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades pblicas con autorizacin de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico para el

manejo de los fondos pblicos.

Encargos: Es la asignacin de recursos para el cumplimiento de actividades no programadas.

Menores gastos: Son los fondos asignados por concepto de viticos y encargos no utilizados.

Papeleta de depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6): Es un documento establecido por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico, con el cual se registra las recuperaciones

efectuadas a favor del Tesoro Pblico.

Recibo de ingresos: Documento interno que emite la Coordinacin de Tesorera para el registro y control del dinero captado por la entidad.

Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin

relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores

de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

Viticos: Es la asignacin de fondos para cubrir los gastos por alimentacin, hospedaje y movilidad local, segn sea el caso, cuando el funcionario o personal se desplaza fuera de la

localidad o de su centro de trabajo, por comisin de servicios con el carcter de eventual o transitorio.

Productos

Depsito del dinero a favor del Tesoro Pblico recuperado por menores gastos realizados por personal de la entidad.

Formato de documentos informes

Recibo de Ingresos.

Papeleta de Depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6).

Consideraciones

Si el dinero recuperado corresponde a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, la Coordinacin de Tesorera deposita el importe recaudado en la cuenta bancaria

utilizando la Papeleta de Depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6).

Cuando la comisin de servicios se realiza a nivel nacional, la rendicin de cuentas se presentar dentro de los ocho (08) das calendarios despus de culminada la misma.

De conformidad con la Directiva de Tesorera, la rendicin de cuentas de encargos deber presentarse como mximo dentro de los tres (03) das hbiles despus de concluida la

actividad materia del encargo.

Actividad Direccin

Responsable

Descripcin de las actividades

1 rea Usuaria Entrega del dinero no utilizado por viticos y/o encargos asignados

El personal de la entidad que recibi fondos por viticos y/o encargos deber efectuar la devolucin del dinero no utilizado a la

Coordinacin de Tesorera, dentro de los plazos establecidos por ley, presentado copia de la rendicin para la sede central y/o recibos de

ingresos emitidos por las Unidades Territoriales de acuerdo al circular

Producto:

Fondos no utilizados de los viticos y/o encargos asignados

Recibos de ingresos

2 Coordinacin de

Tesorera

Recepcin del importe no utilizado

La Coordinacin de Tesorera recepciona el dinero no utilizado por la persona que realizo la comisin de servicio y/o encargos;

contrastando dicho monto con el que figura en la rendicin de cuenta de viticos, para que no exista diferencia al momento de registrar la

devolucin en el Sistema SIAF SP. En el caso de las Unidades Territoriales se cie al Circular

3 Coordinacin de

Tesorera

Emisin de Recibos de Ingresos

La Coordinacin de Tesorera, una vez conforme la recepcin de los saldos no utilizados, emite el Recibo de Ingresos correspondiente.

Producto

Recibos de Ingresos

4 Coordinacin de

documento inductivo procesos qaliwarma impresión

Documents