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Contenido

1. ASPECTOS GENERALES .................................................................................................................................... 4

1.1. INTRODUCCION ............................................................................................................................................. 4

1.2 OBJETIVOS ..................................................................................................................................................... 4

1.3 ALCANCE ....................................................................................................................................................... 5

1.3.1 Definiciones .............................................................................................................................................. 6

1.4 PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO................................................................................................................ 15

1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD .................................................................................... 16

1.5.1 Requerimientos Normativos ................................................................................................................... 16 1.5.1.1 Requerimientos Normativos Legales .............................................................................................................. 16 1.5.1.2. Requerimientos Normativos Técnicos ............................................................................................................ 20

1.5.2 Requerimientos Económicos ................................................................................................................... 21

1.5.3 Requerimientos Administrativos ............................................................................................................. 21 1.5.3.1 Requerimientos de personal .......................................................................................................................... 21 1.5.3.2 Requerimientos de recursos físicos. ............................................................................................................... 22 1.5.3.3 Requerimientos de modernización ................................................................................................................ 22

1.5.4 Requerimientos Tecnológicos ................................................................................................................. 23 1.5.4.1 Requerimientos de hardware ......................................................................................................................... 23 1.5.4.2 Requerimientos de software .......................................................................................................................... 23 1.5.4.3 Requerimientos en plataformas tecnológicas. ............................................................................................... 24

2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL .......................................................... 25

2.2 PLANEACION ............................................................................................................................................... 25

2.2 PRODUCCION .............................................................................................................................................. 27

2.3 GESTION Y TRÁMITE .................................................................................................................................... 28

2.4 ORGANIZACIÓN ........................................................................................................................................... 29

2.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ............................................................................................................ 31

2.6 DISPOSICION DE DOCUMENTOS ................................................................................................................. 31

2.7 PRESERVACION A LARGO PLAZO ................................................................................................................. 32

2.8 VALORACION ............................................................................................................................................... 33

3 FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD.......................................................................................................... 34

3.1 ARTICULACION DEL PGD CON OTROS PROGRAMAS .................................................................................... 34

4 PROGRAMAS ESPECIFICOS ............................................................................................................................ 35

4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS ...................................... 35

4.1.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 35

4.1.2 Justificación ............................................................................................................................................ 35

4.1.3 Alcance ................................................................................................................................................... 35

4.1.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 35

4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES .............................................................................. 36

4.2.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 36

4.2.2 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................................. 36

4.2.3 Alcance ................................................................................................................................................... 36


4.2.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 36

4.3 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS...................................................................... 37

4.3.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 37

4.3.2 Justificación ............................................................................................................................................ 37

4.3.3 Alcance ................................................................................................................................................... 37

4.3.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 38

4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS ......................................................................................... 38

4.4.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 38

4.4.2 Justificación ............................................................................................................................................ 38

4.4.3 Alcance ................................................................................................................................................... 38

4.4.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 39

4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFIA .................................................................................................................... 39

4.5.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 39

4.5.2 Justificación ............................................................................................................................................ 39

4.5.3 Alcance ................................................................................................................................................... 39

4.5.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 40

4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES ................................................................................................ 40

4.6.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 40

4.6.2 Justificación ............................................................................................................................................ 40

4.6.3 Alcance ................................................................................................................................................... 40

4.6.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 41

4.7 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION .................................................................................................... 41

4.7.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 41

4.7.2 Justificación ............................................................................................................................................ 41

4.7.3 Alcance ................................................................................................................................................... 41

4.7.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 42

4.8 PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL ...................................................................................................... 42

4.8.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 42

4.8.2 Justificación ............................................................................................................................................ 42

4.8.3 Alcance ................................................................................................................................................... 42

4.8.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 43

5 ARMONIZACION DEL PGD CON MECI ............................................................................................................ 44

6 ARMONIZACION DEL PGD CON SGC ISO 9001 ............................................................................................... 45

7 ANEXOS ........................................................................................................................................................ 46

7.1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA CCC ................................................................................ 46

7.2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD ......................................................................................... 46

7.3 MAPA DE PROCESOS DE LA CCC VINCULADO AL PGD .................................................................................. 46

7.4 PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD ..................................................................... 46

8 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................................... 47


1. ASPECTOS GENERALES

1.1. INTRODUCCION

1.2 OBJETIVOS


1.3 ALCANCE


1.3.1 Definiciones


1.4 PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO


1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

1.5.1 Requerimientos Normativos

1.5.1.1 Requerimientos Normativos Legales

1 Organigrama correspondiente a la estructura orgánico funcional de la CCC para el año 2015.


1.5.1.2. Requerimientos Normativos Técnicos


1.5.2 Requerimientos Económicos

1.5.3 Requerimientos Administrativos

1.5.3.1 Requerimientos de personal


1.5.3.2 Requerimientos de recursos físicos.

1.5.3.3 Requerimientos de modernización

PERFIL PROFESIONAL

TITULAR/DELEGADO CODIGO NOMBRE

Ing. de Sistemas 260 SISTEMASPrograma de normalización de formas y formularios

electrónicos.

Prof. Ciencias de la Inf. 270 CINDOCCC Programa de documentos vitales o escenciales.

Ing. de Sistemas 260 SISTEMAS Programa de gestion de documentos electrónicos.

Prof. Ciencias de la Inf. 270 CINDOCCC Programa de archivos descentralizados.

Ing. de Sistemas 260 SISTEMAS Programa de reprografía.

Prof. Ciencias de la Inf. 270 CINDOCCC Programa de documentos especiales.

Ing. Industrial 200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Plan institucional de capacitación.

Administrador 320 CONTROL INTERNO Programa de auditoria y control.

Administrador 320 CONTROL INTERNO Armonización con el modelo de C.I para la CCC.

Administrador 320 CONTROL INTERNO Armonización con el modelo de C.I Confecamaras.

Ing. Industrial 310 CALIDAD Armonización con el modelo SGC para la CCC.

Ing. Industrial 300 GERENCIA DE DESARROLLO Armonización con los procesos estratégicos.

Ing. Industrial 300 GERENCIA DE DESARROLLO Armonización con los procesos misionales.

REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: PERSONAL - PGD - CCC

AREAPLAN/PROGRAMA/MODELO

CODIGO NOMBRE

CAJAS REF. X300.

CAJAS REF. X200.

CARPETAS CUATRO ALETAS

TAPA LEGAJADORA X 2

ESTANTES FIJOS

ESTANTES RODANTES

BODEGA DE ARCHIVO MTS CUADRADOS

REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: RECURSOS FISICOS - PGD - CCC

SOLICITANTE

CAJAS DE ARCHIVO

LEGAJOS/CARPETAS

ESTANTERIA PARA

ARCHIVO

RECURSO FISICO CARACTERISTICAS CANTIDAD X AÑO


1.5.4 Requerimientos Tecnológicos

1.5.4.1 Requerimientos de hardware

1.5.4.2 Requerimientos de software

2 Software de Gestión Documental MERCURIO. Aplicativo utilizado a la fecha. (Mayo de 2015).


1.5.4.3 Requerimientos en plataformas tecnológicas.


2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION

DOCUMENTAL

2.2 PLANEACION


1

1.1

1.1.1

1.1.2

1.2

1.2.1

1.2.2

SI NO

1.3.1

1.3.2

SI NO

Plantillas de documentos en MS Office, disponibles en una carpeta compartida.

Formatos establecidos por el SGC disponibles a través de una intranet.

Documentos elaborados por los empleados bajo sus propias reglas.

A través de formularios electrónicos dispuestos en la página web.

En plantillas para documentos electrónicos compartidas.

En formatos electrónicos definidos para cada área

A través de formularios electrónicos dispuestos en la página web.

Formatos definidos por el área de Atención al Cliente.

A través de links enviados a correos electrónicos.

Impresión. (Descripción de mecanismo)

Digitalización. (Descripción de mecanismo)

Fotocopiado. (Descripción de mecanismo)

3

3.1

3.1.1

3.1.2

4

4.1

4.1.1

4.1.2

4.2

4.2.1

4.2.2

4.3

4.3.1

4.3.2

5

5.1

5.1.1

5.1.2

5.2

5.2.1

5.2.2

SI NO

Eliminación de documentos

Selección de información y/o documentos

Reprografía de documentos. Digitalización / Microfilmación

Conservación de documentos en su formato original

Conservación de documentos en su formato original

SI NO

Almacenamiento de documentos en lugares adecuados para los soportes

documentales.

Utilización de materiales / mobiliarios de archivo para la debida conservación

de documentos.

Planes y/o programas de migración de información electrónica.

8

8.1

8.1.1

8.1.2

8.2

8.2.1

8.2.2

Identificación de los mecanismos de auditoría y control en los procesos de Gestión Documental en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.

Identificación de procesos internos para la valoración de los documentos en sus diferentes fases.

7 PRESERVACION A LARGO PLAZOEXISTE

7.1Identificación de procesos de preservación a largo plazo de

documentos en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.

VALORACION

6 DISPOSICION DE DOCUMENTOSEXISTE

6.1Identificación de procesos de disposición de documentos en la

CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.

Identificación de las actividades que se realizan en la transferencia documental secundaria.

Identificación de los valores secundarios existentes para los documentos de la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.

TRANSFERENCIA

Identificación de las actividades que se realizan en la transferencia documental primaria.

Identificación de los valores primarios existentes para los documentos de la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.

ORGANIZACIÓN

Identificación de las fases para el ciclo vital del documento en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA

2.4Identificación de mecanismos de reproducción de documentos

CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.

GESTION Y TRAMITE

Identificación de las actividades en el proceso de entrada y salida de documentos en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.

2.1La producción de documentos físicos en la CAMARA DE COMERCIO

DE CUCUTA se crea por intermedio de:

2.2La CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA genera documentos

electrónicos para usuarios internos:

2.3La CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA genera documentos

electrónicos para usuarios externos:

1.3Indicadores de Gestión que se utilizarán para la Gestión Documental

en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.DESCRIPCION DE INDICADORES

EXISTE

2 PRODUCCIONEXISTE

Establecimiento de las fases en las cuales de desarrollará la Gestión Documental para la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MATRIZ DE RECOLECCION DE INFORMACION

PLANEACION

Identificación de los objetivos que se obtendrán en la Gestión Documental para la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.


2.2 PRODUCCION

CODIGO NOMBRE

260 SISTEMAS

No. de formas y formularios

electrónicos normalizados / Total

de formas y formularios

electrónicos a normalizar.

Programa de normalización

de formas y formularios

electrónicos.

270 CINDOCCC Elaborado: Si o NO.Programa de documentos

vitales o escenciales.

260 SISTEMAS Elaborado: Si o NO.Programa de gestion de

documentos electrónicos.

270 CINDOCCC Elaborado: Si o NO.Programa de archivos

descentralizados.

260 SISTEMAS Elaborado: Si o NO. Programa de reprografía.

270 CINDOCCC Elaborado: Si o NO.Programa de documentos

especiales.

200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Elaborado: Si o NO.Plan institucional de

capacitación.

320 CONTROL INTERNO

No. de actividades a auditar o

controlar en GD / cantidad de

actividades auditadas o

controladas en GD.

Programa de auditoria y

control.

320 CONTROL INTERNO Elaborado: Si o NO.Armonización con el modelo

de C.I para la CCC.

320 CONTROL INTERNO Elaborado: Si o NO.Armonización con el modelo

de C.I Confecamaras.

310 CALIDAD Elaborado: Si o NO.Armonización con el modelo

SGC para la CCC.

300 GERENCIA DE DESARROLLO Elaborado: Si o NO.Armonización con los

procesos estratégicos.

300 GERENCIA DE DESARROLLO Elaborado: Si o NO.Armonización con los

procesos misionales.

1. Elaborar el plan de

trabajo de acuerdo al

cronograma de

implementación del

PGD. (Anexo 2).

LINEAMIENTOS DEL PGD - PLANEACION DOCUMENTAL

AREA(S) RESPONSABLE(S)ACTIVIDADES INDICADORES

DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS

- VINCULADOS


2.3 GESTION Y TRÁMITE

CODIGO NOMBRE

260 SISTEMASNormalización de formatos y

formularios electrónicos.Cuadro de Clasificación Documental

270 CINDOCCC Definición de tipologías documentales Cuadro de Clasificación Documental

Definicion de procedimientos para la

recepción de documentos físicos y

electrónicos.

Procedimiento de Gestión Documental

Definición de políticas de adecuado

uso de la reprografíaPrograma de reprografía.

Elaboración de instructivos para el

diligenciamiento de plantillas, formatos

y formularios de la CCC.

Actualización de registros y

documentos de los procedimientos

Listado maestro de documentos

310 CALIDAD

LINEAMIENTOS DEL PGD - PRODUCCION DOCUMENTAL

AREA(S) RESPONSABLE(S)TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS


2.4 ORGANIZACIÓN

CODIGO NOMBRE

Establecer las directrices para la

implementación de mecanismos que

permitan la entrega de los documentos a

los respectivos usuarios internos y

externos en la CCC.

Crear las políticas de consulta de

documentos en la CCC.

Elaborar las Tablas de Control de Acceso

a los documentos como instrumento

archivístico.

Programa de auditoria y control.

260 SISTEMAS

Definir los medios tecnológicos para la

interacción con los usuarios en los

soportes electrónicos.

Programa de gestión de documentos

electrónicos.

270 CINDOCCC

Reglamento Interno de Archivos

LINEAMIENTOS DEL PGD - GESTION Y TRAMITE DOCUMENTAL



3 Cartilla ilustrativa emitida por el AGN en el año 2009, sobre el proceso de foliación. Este documento se puede consultar directamente en su página web www.archivogeneral.gov.co

CODIGO NOMBRE

Establecer un cronograma de

seguimiento y control a la aplicación de la

TRD.

Elaborar los instructivos de organización

de archivos de gestión.

Integrar los invenatrios documentales de

todas las áreas de la CCC, establecidos

bajo un mismo formato.

Definir los metadatos de descripción de

documentos para los niveles requeridos:

Fondo, sección, serie, subserie, tipo

descritos en la norma.

NTC 4095 y documentos complementarios.

LINEAMIENTOS DEL PGD - ORGANIZACION DOCUMENTAL


270 CINDOCCC

Tabla de Retención y Valoración.

Documental

http://www.archivogeneral.gov.co/


2.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

2.6 DISPOSICION DE DOCUMENTOS

CODIGO NOMBRE

260 SISTEMAS

Elaborar un plan y cronograma respectivo

de migración de información de soportes

electrónicos.


electrónicos.

Definir el cronograma de transferencias

documentales para cada año.

Verificar la existencia y diligenciamiento

de los Inventarios documentales en cada

una de las áreas periódicamente.

Establecer los parámetros para la entrega

de documentos en las transferencias

documentales que se realicen.


LINEAMIENTOS DEL PGD - TRANSFERENCIA DOCUMENTAL


CINDOCCC270

Tabla de Retención Documental


2.7 PRESERVACION A LARGO PLAZO

CODIGO NOMBRE

Verificar los procedimientos de

Conservación Total, Digitalización y

Selección de documentos.

Establecer las tecnologías que se deben

utilizar para la reproducción de

documentos como la Digitalización,

Microfilmación u otra.

Verificar y documentar los procesos que

incluyan eliminación de documentos.

Establecer la metodología para realizar la

eliminación de documentos y avalarla con

el comité de gestión documental de la

CCC.

Establecer los porcentajes o muestras

para la selección de documentos que así

se requiera.

LINEAMIENTOS DEL PGD - DISPOSICION DOCUMENTAL


270 CINDOCCCTabla de Retención y Valoración

Documental.


2.8 VALORACION

CODIGO NOMBRE

Elaborar un modelo de requisitos para el

manejo de los documentos electrónicos

de archivo como instrumento archivístico.

Diseñar el Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo

(SGDEA) para la CCC.

Definir los mecanismos para la seguridad

de la información electrónica y su

preservación en el tiempo.

Elaborar un modelo de Conservación

Documental para los documentos físicos

y/o análogos.

Definir los mecanismos para la seguridad

de la información contenida en soportes

físicos y/o análogos y su preservación en

e tiempo.

LINEAMIENTOS DEL PGD - PRESERVACION DOCUMENTAL A LARGO PLAZO


Programa de normalización de formas y

formularios electrónicos.


electrónicos.

260 SISTEMAS

270 CINDOCCC

Programa de documentos vitales o

esenciales.

Programa de reprografía.

Programa de documentos especiales.

CODIGO NOMBRE

Registrar los procedimientos de

valoración realizados por las áreas

durante el ciclo vital de los documentos.

Diseñar modelos de identificación de los

documentos de archivo y documentos de

apoyo a partir de su utilización

administrativa, legal, fiscal o contable.

(Valores primarios)

LINEAMIENTOS DEL PGD - VALORACION DOCUMENTAL


270 CINDOCCCTabla de Retención y Valoración

Documental.


3 FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD

3.1 ARTICULACION DEL PGD CON OTROS PROGRAMAS

2015

S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2

Articulación con los Programas de Capacitación D

Articulación con el Programa de Bienestar

SocialD

Articulación con el Programa de Formación D

Articulación con el Programa de

Fortalecimiento InstitucionalD

Articulación con el Programa Comisión

Regional de CompetitividadD

Articulación con el Programa de la Unidad de

AfiliadosD

Articulación con el Programa de Promoción del

RegistroD

Articulación con el Programa Rutas

CompetitivasD

Articulación con el Programa Unidad de

EmprendimientoD

Articulación con el Programa Gestión de la

InnovaciónD

Articulación con el Programa de

Internacionalización de EmpresasD

Articulación con el Programa Nac.

Emprendimiento Reg. EmpresaD

CONVENCIONES:

D = Tiempo para la armonización del PGD con los programas definidos por la CCC.

S1 = Semestre 1

2018 2019 2020 2021

ARTICULACION DEL PGD CON LOS PROGRAMAS DEFINIDOS POR LA CCC

CRONOGRAMA

PROGRAMA

TIE

MP

OS FASE 1 FASE 2 FASE 3

2016 2017


4 PROGRAMAS ESPECIFICOS

4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS

ELECTRONICOS

4.1.1 Objetivo

4.1.2 Justificación

4.1.3 Alcance

4.1.4 Cronograma

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

EN

E

FE

B

MA

R

AB

R

MA

Y

JU

N

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

EN

E

FE

B

MA

R

AB

R

MA

Y

JU

N

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

1 Planificación.

2 Identificación de las necesidades.

3 Identificación de los recursos existentes.

4 Recopilación y análisis de información.

5 Prueba piloto.

6 Desarrollo y consolidación.

7 Elaboración de instrumentos de evaluación.

8 Aplicación de instrumentos de evaluación.

9 Registro y análisis de indicadores.

10 Acciones de mejora y retroalimentación.

PROGRAMA ESPECIFICO: NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS

CRONOGRAMA

No. ACTIVIDADES2015 2016 2017


4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

4.2.1 Objetivo


4.2.3 Alcance

4.2.4 Cronograma

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

EN

E

FE

B

MA

R

AB

R

MA

Y

JU

N

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

1 Planificación.




5 Prueba piloto.






PROGRAMA ESPECIFICO: DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

CRONOGRAMA

No. ACTIVIDADES2015 2016


4.3 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

4.3.1 Objetivo


4.3.3 Alcance


4.3.4 Cronograma

4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

4.4.1 Objetivo


4.4.3 Alcance

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

EN

E

FE

B

MA

R

AB

R

MA

Y

JU

N

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

EN

E

FE

B

MA

R

AB

R

MA

Y

JU

N

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

1 Planificación.




5 Prueba piloto.






PROGRAMA ESPECIFICO: PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

CRONOGRAMA

No. ACTIVIDADES2015 2016 2017


4.4.4 Cronograma

4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFIA

4.5.1 Objetivo


4.5.3 Alcance

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

EN

E

FE

B

MA

R

AB

R

MA

Y

JU

N

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

1 Planificación.




5 Prueba piloto.






PROGRAMA ESPECIFICO: ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

CRONOGRAMA



4.5.4 Cronograma

4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES

4.6.1 Objetivo


4.6.3 Alcance

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

EN

E

FE

B

MA

R

AB

R

MA

Y

JU

N

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

1 Planificación.




5 Prueba piloto.






PROGRAMA ESPECIFICO: REPROGRAFIA

CRONOGRAMA



4.6.4 Cronograma

4.7 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION

4.7.1 Objetivo


4.7.3 Alcance

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

EN

E

FE

B

MA

R

AB

R

MA

Y

JU

N

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

1 Planificación.




5 Prueba piloto.






PROGRAMA ESPECIFICO: DOCUMENTOS ESPECIALES

CRONOGRAMA



4.7.4 Cronograma

4.8 PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL

4.8.1 Objetivo


4.8.3 Alcance

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

1 Planificación.




5 Prueba piloto.






PROGRAMA ESPECIFICO: PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION

CRONOGRAMA

20

16

20

17

20

18

20

19

20

20

ACTIVIDADESNo.

20

21

2015


4.8.4 Cronograma

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

EN

E

FE

B

MA

R

AB

R

MA

Y

JU

N

JU

L

AG

O

SE

P

OC

T

NO

V

DIC

1 Planificación.




5 Prueba piloto.






PROGRAMA ESPECIFICO: AUDITORIA Y CONTROL

CRONOGRAMA



5 ARMONIZACION DEL PGD CON MECI


6 ARMONIZACION DEL PGD CON SGC ISO 9001

4 Certificado SC 2120-1 con fecha de vigencia hasta 19/MAR/2016 otorgado por ICONTEC - IQNET para la CCC.


7 ANEXOS

7.1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA CCC

7.2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD

7.3 MAPA DE PROCESOS DE LA CCC VINCULADO AL PGD

7.4 PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD


8 BIBLIOGRAFIA

No.CODIGO

AREADEPENDENCIA

PERSONA(S)

ENTREVISTADA(S)CARGO(S) FECHA

HORA

INICIAL

HORA

FINALDEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OBSERVACIONES

1 1-100 PRESIDENCIA EJECUTIVARUBIELA CEBALLOS,

NORAPEREZASISTENTE, ASISTENTE 25-nov 07:30 08:30

2 1-130 SECRETARIA GENERALLUZ MARY HERNANDEZ,

LINA PEÑARANDA

PROFESIONAL JURIDICO,

ASISTENTE JURIDICA25-nov 08:30 09:30

Utilizar las herramientas de office, no se

utilizan control de cambios, refuerzo en

capacitación de mercurio. Plantillas

automatizadas para la elaboración de

contratos y convenios.

Proformas listas para los documentos. Manejo completo del mercurio

3 1-110 COMUNICACIONES

MYRIAM GOMEZ, INGRID

SANCHEZ, EFRAIN

VASQUEZ

ASISTENTE, ASISTENTE

COMUNICACIONES Y REDES

SOCIALES, ASESOR DE

COMUNICACIONES.

25-nov 09:30 10:30

No todos los afiliados pueden tener acceso

a la información.

Los empresarios no están capacitados.

Falta unificar las bases de datos que

manejan las demás gerencias.

Las redes sociales no están parametrizados,

Se va construir una revista.

Emite toda la información oficial de la CCC

Redes sociales. Mensualmente sale un

registro de esta información; otra parte

entra a gestión de calidad.

Las herramientas tecnológicas están dadas.

Se pagan servicios adicionales por redes

sociales.

Manual de marca en construcción para dic

de 2014.

Manual de imagen corporativa esta en

proceso dinámico de cambios.

Se guarda copia de todas las piezas

publicitarias.

Se utiliza en un 50% el mercurio.

No se tiene acceso a la información que se

digitalizo y que se encuentra en la

biblioteca.

No hay copia de seguridad con el servidor

de piezas y redes.

4 1-250 TESORERIAMIREYA OROZCO,

JOHANA AYALA

PROF. SENIOR, AUXILIAR DE

TESORERIA25-nov 10:30 11:30 Mercurio tiene pero no maneja las alertas.

El mercurio es una herramienta que se

utiliza constantemente.

Se manejan físicamente los ingresos,

reembolsos de cajas y comprobantes.

Los títulos valores se manejan en caja

fuerte, no hay empresa de seguridad que

lo maneje.

El tiempo es corto para tramitar todos los

pagos.

Se debe comprobar que el nuevo software

JSP7 pueda interactuar con Mercurio.

La migración de los datos y la utilización

del nuevo ERP puede presentar

dificultades para su entendimiento.

5 1-220 PRESUPUESTO LILIANA VELANDIAPROF. SENIOR, AUX, DE

PRESUPUESTO25-nov 14:00 15:00

No se tiene formación completa en

programas como Excel, teniendo en cuenta

que se empezara a trabajar en ambientes

corporativos como en office 365

Solicitar copia de los formatos

diligenciados en presupuesto por parte de

las áreas para verificar dinero

presupuestado para la parte de

documentación.

6 1-230 COMPRASMARTHA AYALA, JENNY

LOPEZ

PROF. SENIOR, ASISTENTE

JUNIOR25-nov 15:00 16:00

El documento electrónico no hace parte de

lo estipulado en el nuevo sistema JSP7

No se maneja firma electrónica a la fecha.

Formularios web.

La CCC deberá cumplir las normas que se

darán con la NIIF.

Las transferencias documentales físicas se

realizan mensualmente.

Implementar el proceso JSP7 en reemplazo

de mercurio, puede generar

inconvenientes en el procedimiento.

7 1-210RELACIONES

INDUSTRIALES

ANDREA ROBAYO, MARIA

FERNANDA RAMIREZ,

INGRID BARBOSA.

PROF. SENIOR, PROF. SISO y

BIENESTAR SOCIAL, AUX. DE

PERSONAL

25-nov 16:00 17:00

Documentos se pueden encontrar

duplicados en dos o más expedientes.

El SII esta desde marzo de 2014, pero aún

esta en Excel.

Se presenta en todas las áreas que los

documentos del SGC se imprimen, se

firman y se digitalizan.

Para todas las áreas, MERCURIO debería

vincular los correos electrónicos y el web

service.

Se debe tener en cuenta el acuerdo 002 de

2014 para el expediente de Historia

Laboral.

Las plantillas, rutas y comentarios

establecidos en Mercurio permiten llevar

un registro completo de la HL.

En la actualización de información se

deberá realizar para los dos programas

Mercurio y JSP7

El nombre de la dependencia es

Talento Humano.

8 1-240 CONTABILIDADNUBIA VILLAMIZAR,

SANDRA CONTRERAS


JUNIOR25-nov 17:00 18:00

La administración documental deberá

realizarse en los dos esquemas de trabajo.

Administración de la información por el

archivo central.

El funcionamiento de los dos sistemas a la

vez.

9 1-420CONSOLIDACION

EMPRESARIAL

XIOMARA BOTIA, VIVIANA

CARDENAS, TATIANA

SILVA, PABLO CLAVIJO

PROFESIONAL,

PROFESIONAL, ASISTENTE

SENIOR, ASISTENTE

26-nov 08:00 09:00

No se tiene una Base de Datos consolidada.

No se tienen procesos establecidos para el

área.

No existe una clasificación o seguimiento

de empresarios.

No se tienen unificados los sistemas o

informes que se requieren para diferentes

asuntos.

Se requiere una persona o sistema para

documentar el proceso.

Se esta construyendo una página para los

clúster.

Se esta gestionando un CRM para el área.

Verificar la cámara de comercio de

Bucaramanga con el CRM.

Trabajo con diferentes programas.

Se incluye los convenios en Mercurio.

Se deben formalizar la utilización de las

redes sociales como el Whastapp.

La ausencia de procesos no permite medir

de forma concreta los resultados.

Solicitar plan de metas por la

áreas.

10 1-400

GERENCIA DE

COMPETITIVIDAD

REGIONAL

AYLEN PARRA GERENTE 26-nov 09:00 09:30Conectividad remota es de gran utilidad.

Firma digital.

ANEXO 1

DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL PGD - CCC

No.CODIGO

AREADEPENDENCIA

PERSONA(S)


HORA

INICIAL

HORA


ANEXO 1


11 1-440COMISION REGIONAL DE

COMPETITIVIDADAYLEN PARRA GERENTE 26-nov 09:30 10:00

Organización tripartita, gobernación,

cámara y alcaldía donde la cámara maneja

los recursos.

12 1-430 INTERNACIONALIZACION CAROLINA CABEZA COORDINADORA CICE 26-nov 10:00 11:00


Se registran los resultados mas no el

contenido de los documentos.

No hay seguimiento de afiliados por el

servicio.

CRM de proexport registra la información

adelantada por el área.

Adoptar los mimos formatos de calidad

que maneja proexport.

13 1-600

GERENCIA DE

ESTRUCTURACION Y

GESTION DE PROYECTOS

CAROLINA HERNANDEZ,

JOHANA CADENA,

SHIRLEY, ADRIANA

GERENTE, PROFESIONAL 26-nov 11:00 12:00

La documentación se registra en mercurio,

sin embargo el gran cumulo de

información, lo que no permite hacer la

actividad.


La documentación no esta centralizada en

un solo expediente.

Se debe estudiar dentro del proceso el

diseño de las rutas.

Adoptar los formatos que están

propuestos por las entidades que realizan

los proyectos, tratando de colocar todos

los formatos en un solo grupo.

Se requieren metadatos que identifique

los documentos por proyecto y los reúna.

Requerimiento de factura electrónica.

La clasificación de los documentos se

requiere que sean por proyecto para esta

área, por ejemplo que los pagos estén

identificados para el proyecto.

14 1-410 EMPRENDIMIENTO

GABRIEL SILVA, ANGELINA

ROPERO, BLANCA KELIN

CONTRERAS


JUNIOR, PERS. TEMPORAL26-nov 14:00 15:00


Requerimiento de un CRM para el registro

de datos que tiene el área.

Conocer para que se registra toda la

información en el sistema mercurio.

Anexos masivos de información, están

comprimidos.

15 1-500GERENCIA OBSERVATORIO

E INFOMEDIACION

CARLOS GAMBOA, CESAR

MUÑOZ, ISABEL RAMIREZ

GERENTE, ASISTENTE

JUNIOR, TEMPORAL26-nov 15:00 16:00

Pagina web DataCúcuta.

Venta de bases de datos.

Realizar la valoración de los documentos

que se encuentra en la Biblioteca Pública,

correspondiente al Centro de

Documentación.

Se debe proteger la información de las

tendencias.

No existe un backup que permita

resguardar la información.

16 1-260 SISTEMAS

TODO EL GRUPO.

ELIZABETH SUAREZ,

ANDREA CARDENAS,

CAROLINA DUARTE,

JENNY SALAZAR,

MAYERLY RIVEROS

COORDINADORA TIC,

ASISTENTE SENIOR,

ASISTENTE SENIOR,

PROFESIONAL, ING.

TEMPORAL

27-nov 10:30 12:00

No se cuenta con un programa de

seguridad de la información.

El área de TIC no cuenta con el

presupuesto suficiente para el desarrollo

de sus funciones.

Desde la dirección no se da la importancia

al proceso de tecnología.

No se ha involucrado al área de TIC en la

vinculación de los nuevos sistemas que

requieren las otras áreas. Siempre debe

estar una visita para los casos de éxito.

El programa Office 365 ya se instalo, sin

embargo no cumplió las expectativas el

proveedor.

Generar una política de seguridad de la

información para la empresa.

Docuware es el sistema de digitalización de

documentos, esta versión esta en 5

Averiguar sobre el SIPREF

17 1-320 CONTROL INTERNO JUAN AMAYA, ADRIANA

AUDITOR DE

INFORMACION (HABEAS

DATA)

27-nov 07:30 08:30

No se cierran las actividades

mensualmente o periódicamente.

Control interno se encarga de protección

de datos.

No existen roles claramente definidos.

Realizar el programa de Auditoria y

Control.

Se tiene un formato estándar para evaluar

todos los procesos de la empresa.

Se tiene SCCI que fue una adaptación del

MECI a las cámaras de comercio.

18 1-310 CALIDAD LEDYS QUINTERO

ASESOR ESPECIALIZADO

DES. ESTRATEGICO,

TEMPORAL

27-nov 08:30 09:30

MERCURIO:

Las rutas para las acciones y mejora.

Hacer la operación de bajar el archivo al

equipo y volverla a subir al programa.

No hay algo que avise sobre los

comentarios y se pueden pasar con barra

espaciadora.

No.CODIGO

AREADEPENDENCIA

PERSONA(S)


HORA

INICIAL

HORA


ANEXO 1


19 1-300

GERENCIA DE

DESARROLLO

ESTRATEGICO

MARICELA CASTILLO GERENTE 27-nov 09:30 10:30

Los comentarios en Mercurio no son

tomados en cuenta dentro del desarrollo

del proceso.

Esta por ser un área de planeación, se

necesita que Mercurio ofreciera

indicadores cuantitativos, que consolide la

información de gestión no solo

documental.

No hay privacidad de la información, con

la búsqueda avanzada.

Los temas no han permitido manejar de

forma integral los datos, que agilicen los

procesos.

Trabajar en línea y de manera integrada

con los 7 procesos que se ejecutan

principalmente.

Permite una trazabilidad del proceso.

El acceso y consulta a la información es

clara, aunque se debe fortalecer la

actualización de los documentos por parte

del personal.

Los archivos de calidad no están

centralizados en una sola compartida.

20 1-820CENTRO DE FORMACION

EMPRESARIAL

SILVIA ALVAREZ, CRISTIAN

GOYENECHEPROFESIONAL, AUXILIAR 27-nov 15:00 16:00

Mercurio se utiliza para temas de

funcionamiento.

El área empezará a trabajar con un CRM

que identificará la trazabilidad del proceso

de registro, control, seguimiento y

evaluación del personal que ingresa a los

programas.

Se realiza inscripción de programas a

través de las redes sociales, donde se hace

a partir de formularios electrónicos para

las inscripciones.

21 1-200

GERENCIA

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

ESPERANZA RANGEL GERENTE 28-nov 11:00 12:00

22 1-270 CINDOCCC TODO EL GRUPO. 26-nov 16:00 18:00El soporte de Servisoft (Mercurio) no ha

sido el esperado.

23 1-120 CIECCC

Espacio físico en la biblioteca

publica a cargo de

comunicaciones.

24 1-140 INVEST IN CUCUTA

Área conformada cuando se

realizaron los temas estratégicos

de la entidad, donde rediseñó el

organigrama de la CCC.

25 1-700GERENCIA DE

FORMALIZACION

EDILMA CORREDOR,

DISNEY ANGARITA, DORIS

NIÑO

GERENTE, ASISTENTE,

ASISTENTE JUNIOR04-feb 08:00 10:00

Los documentos que se tienen en custodia

no tiene un tiempo determinado.

Docuware y workflow ya no estarán para el

tiempo futuro. La migración se debe

planear en el tiempo.

Los documentos de RNT y reportes de las

diferentes estatales no son

responsabilidad de la CCC, pero la

responsabilidad de los registros si.

En los servidores de la CCC se tienen los

registros Mercantil, RUP y ESAL.

La información de las registros están

quedando en diferentes sistemas, unos en

Docuware, otros en SII y otros en SIREP.

Se debe involucrar la seguridad

informática para todos los servicios.

Se debe parametrizar las características de

las imágenes que envían los usuarios.

Imágenes del RUES; los usuarios tienen un

token para su verificación.

26 1-800GERENCIA DE SERVICIOS

EMPRESARIALES

GONZALO ARENAS,

VIANNEY HERNANDEZGERENTE, AUXILIAR 27-nov 14:00 15:00

Los procesos están afectando por su

demora los procesos .

Hay restricciones para el manejo de las BD.

El CRM estará para esta gerencia

Hay restricciones de la información a nivel

comercial se debe hacer una capacitación

sobre la información cameral y comercial.

Prioridades en el sistema de pagos y lo que

se debe dar para cada proceso.

En la formación se verificará que es mas

rentable.

27 1-810 AFILIADOS OLGA LUCIA OJEDA PROFESIONAL 27-nov 16:00 17:00

Ley 1727 del 11 de julio de 2014. donde se

definen nuevos parámetros. Se hacer la

averiguación correspondiente.

Crear los expedientes para los afiliados en

Mercurio.

No.CODIGO

AREADEPENDENCIA

PERSONA(S)


HORA

INICIAL

HORA


ANEXO 1


28 1-830CENTRO DE ARBITRAJE Y

CONCILIACION

INGRID MARTINEZ

RINCON, YULI GARCIADIRECTORA, TEMPORAL 27-nov 17:00 18:00

Arbitraje y conciliación funciona como un

juzgado, del cual se paga.

La firma de los documentos por parte de

los tribunales.

Los expedientes físicos no se encuentran

foliados correctamente.

Los correos electrónicos no están

quedando en Mercurio.

Se necesita incluir a los abogados externos

o actores independientes en Mercurio.

Posibilidad de tener licencias de mercurio

para los árbitros.

El centro forma a árbitros y conciliadores.

29 1-840 LOGISTICA NORA PEREZ ASISTENTE 25-nov 07:30 08:30

2015

S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2

PROGRAMAS ESPECIFICOS T

E

I

E

I

E

I

E

I

E

I

E

I

E

I

E

I

ARMONIZACION DEL PGD

CON MECIT

E

I

E

I

OBSERVACIONES

ANEXO 2

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC

2020 2021

Programa de normalización de

formas y formularios electrónicos.

Programa de gestión de

documentos electrónicos.Programa de archivos

descentralizados.

Programa de reprografía.

Programa de documentos

especiales.Plan institucional de

capacitación.


Armonización con el modelo de

C.I para la CCC.Armonización con el modelo de

C.I Confecamaras.

Modelo que será

elaborado e

implementado en el

tiempo establecido; sin

embargo estará en

constante evaluación y

mejoramiento.

Cada programa será

elaborado e

implementado en su

propio tiempo y de

manera simultanea si así

se requiere. Los recursos

presupuestados por la

CCC para cada uno de

éstos, deberán ser

estimados para su logro

individual.

Programa de documentos vitales

o esenciales.

DESCRIPCION

TIE

MP

O

S

FASE 1 FASE 2 FASE 3

2016 2017 2018 2019

2015

S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2

OBSERVACIONES

ANEXO 2

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC

2020 2021DESCRIPCION

TIE

MP

O

S

FASE 1 FASE 2 FASE 3

2016 2017 2018 2019

ARMONIZACION DEL PGD

CON SGC ISO 9001T

E

I

E

I

E

I

E

I

E

I

CONVENCIONES:

Armonización con los procesos

de evaluación.

T = Tiempo total para la Elaboración e Implementación.

E = Tiempo para la elaboración.

I = Tiempo para Implementación.

S1 = Semestre 1

Armonización con los procesos

administrativos.

Armonización con el modelo

SGC para la CCC.Armonización con los procesos

estratégicos.Armonización con los procesos

misionales.

Modelo que será

elaborado e

implementado en el

tiempo establecido. Se

rediseñará y evaluará

simultáneamente con el

Sistema de Gestión de

Calidad (SGC).

CU

MP

LIM

IEN

TO D

E R

EQU

ISIT

OS –

SATI

SFA

CC

IÓN

D

EL C

LIEN

TE

Mis

ion

ales

G

eren

cia

les

REQ

UIS

ITO

S D

EL C

LIEN

TE /

NO

RM

ATI

VO

S

OBSERVATORIO ECONÓMICO E

INFOMEDIACIÓN (OI)

FORMALIZACIÓN (FO)

SER

VIC

IOS

EMP

RES

AR

IALE

S (S

E)

COMPETITIVIDAD (CM)

ESTR

UC

TUR

AC

IÓN

Y

GES

TIÓ

N D

E P

RO

YEC

TOS

(GP

)

REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL (RI)

DESARROLLO ESTRATEGICO (DE)

Sop

ort

e

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (AF)

P

H V

A

MAPA DE PROCESOS

COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

(CP)

CONTROL INTERNO (CI)

Eval

uac

ión

2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Personal 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%

Recursos Físicos 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5%

Modernización 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5%

TOTAL REQUERIMIENTO 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20%

Hardware 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%

Software 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%


Programa de normalización de formas y formularios

electrónicos.8% 8% 8% 8% 8% 8% 8%

Programa de documentos vitales o escenciales. 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3%

Programa de gestion de documentos electrónicos. 8% 8% 8% 8% 8% 8% 8%

Programa de archivos descentralizados. 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3%

Programa de reprografía. 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3%

Programa de documentos especiales. 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1%

Plan institucional de capacitación. 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%

Programa de auditoria y control. 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5%


ANEXO 4

PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC

REQUERIMIENTOFASE 1. PGD FASE 2. PGD FASE 3. PGD

REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS

PROGRAMAS ESPECIFICOS

2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021

ANEXO 4

PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC

REQUERIMIENTOFASE 1. PGD FASE 2. PGD FASE 3. PGD

Armonización con el modelo de C.I para la CCC. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%

Armonización con el modelo de C.I Confecamaras. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%


Armonización con el modelo SGC para la CCC. 7% 7% 7% 7% 7% 7% 7%

Armonización con los procesos estratégicos. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%

Armonización con los procesos misionales. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%

Armonización con los procesos administrativos. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%

Armonización con los procesos de evaluación. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%


TOTAL PGD 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

NOTAS:

2. Los porcentajes estipulados se establecen con base a los requerimientos específicos y cronograma de aplicación.

1. El porcentaje total corresponde al asignado para el desarrollo del PGD por año.

ARMONIZACION DEL PGD CON MECI

ARMONIZACION DEL PGD CON SGC ISO 9001

documento elaborado por: tecnodocumental s.a.s // … · identificación de los mecanismos de...

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