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DOCUMENTO DE OPORTUNIDADES DE MEJORA Y RESULTADOS EN

LAS ACTIVIDADES DE ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO EN EL

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE EN LA FASE II

Octubre de 2013

Oportunidades de Mejora y Resultados en Actividades de Acompañamiento y Seguimiento – Fase II

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título:

DOCUMENTO DE OPORTUNIDADES DE MEJORA Y RESULTADOS EN

LAS ACTIVIDADES DE ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO EN EL

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE EN LA FASE II

Fecha elaboración: 2013-10-29

Sumario:

Informe sobre el avance en las actividades de acompañamiento y seguimiento

en la tercera etapa de la Fase II del proceso de implementación del SAE,

presentación de las oportunidades de mejora identificadas, conclusiones y

recomendaciones.

Palabras Claves:

Implementación, Soporte, Recurso Humano, SIREF, SAE, Gobernabilidad

de TI, Proceso de Responsabilidad Fiscal, Indicadores, Capacitación, Plan

de Regionalización, Oportunidades de Mejora.

Formato: DOC Lenguaje: Español

Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República

Código: Versión: 1.0 Estado: Generado

Categoría: Documento Técnico

Autor (es): Oportunidad Estratégica

Contrato Nº 291 de 2013

Firmas:

Revisó: Oficina de Sistemas e Informática de la

Contraloría General de la República

Aprobó: Supervisor del contrato Nº 291 de 2013

Información

Adicional:

Ubicación:

Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un archivo

magnético asociado al documento y está localizado bajo el nombre

SAE_Oportunidades_de_Mejora _3_V1.0, en disco adjunto.


CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 2013-10-29 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento


TABLA DE CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR........................................................................................................................... 1

CRÉDITOS .................................................................................................................................................. 2

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 3

2. RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS ..................................................................... 3

2.1 REUNIONES Y ACTIVIDADES ADELANTADAS ................................................................ 3

2.1.1 Plan regional de implantación del SAE .............................................................................. 3

2.1.2 Avance equipo operativo SICA ............................................................................................ 4

2.1.3 Entrega de informes y documentos..................................................................................... 4

2.1.4 Adopción de la Política “Cero Papel” .................................................................................. 4

2.1.5 Seguimiento SICA .................................................................................................................. 4

2.1.6 Modelo de datos del SAE ..................................................................................................... 5

2.2 INFORMES Y DOCUMENTOS PRESENTADOS ............................................................... 5

2.2.1 Informe de Hitos y/o Medidas Administración y Seguimiento SAE ................................ 5

2.2.2 Informe de Seguimiento a Compromisos Adquiridos ....................................................... 5

2.2.3 Guía para el usuario en videos ............................................................................................ 5

2.2.4 Propuesta de Integración entre el Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal

– SIREF – y el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE – ................................................ 6

3. OPORTUNIDADES DE MEJORA Y RECOMENDACIONES ...................................................... 6

3.1.1 Seguimiento de hitos y/o medidas de SAE ........................................................................ 7

3.1.2 Plan regional de implantación del SAE .............................................................................. 7

3.1.3 Proceso de capacitación ....................................................................................................... 8

3.1.4 Aspectos de tecnología ......................................................................................................... 8

3.1.5 Proceso de entrega del acta .............................................................................................. 10

ANEXOS .................................................................................................................................................... 11

ANEXO 1 – CRONOGRAMA DE REUNIONES .......................................................................... 11

ANEXO 4 – ACTAS DE REUNIONES ........................................................................................... 21


1

DERECHOS DE AUTOR

La autoría de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica, quien a través

de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo su aprobación

por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución del contrato Nº

291 de 2013, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales especializados

para el acompañamiento al proceso de implementación del Sistema de Aseguramiento

Electrónico –SAE. La Contraloría General de la República y Oportunidad Estratégica,

autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente, en cualquier formato o medio sin requerir

un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:

1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.

2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.

3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de

la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."

4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser

reproducidos como parte de otra publicación o servicio.

Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso

entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la

República.

Oportunidades de Mejora y Resultados en Actividades de Acompañamiento y Seguimiento – Fase II 2

CRÉDITOS

Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE de la

Contraloría General de la República - CGR, se han generado por parte de la Oficina de

Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación

Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de

Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema

General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de

Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido

liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico - SAE,

un conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de

este documento.


1. INTRODUCCIÓN

La Fase II del proyecto inició el día 16 de agosto y terminó el 29 de octubre de 2013. La

ejecución de esta fase fue dividida en tres etapas, correspondientes a los meses de agosto,

septiembre y octubre. El objetivo principal de esta fase es el acompañamiento y seguimiento al

proceso de implantación SAE en el Nivel Central y en el Departamental. Para ello, se realizaron

una serie de reuniones y actividades, seguidas por entregas de informes relacionados con el

monitoreo y seguimiento a indicadores y de seguimiento a compromisos adquiridos durante las

reuniones que se llevaron a cabo en esta etapa. Igualmente, se entregaron los videos guía para

el usuario funcional y un documento de propuesta de integración entre el SIREF y el SAE.

La primera parte de este documento consiste en una recopilación de dichas actividades y

documentos. Posteriormente, se mencionan las oportunidades de mejora identificadas, así

como una serie de recomendaciones con respecto a temas de: tecnología, administración de

procesos, capacitación, regionalización y seguimiento a indicadores (mediciones de los días 26

de septiembre, y 2, 9, 15 y 23 de octubre de 2013).

2. RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS

2.1 REUNIONES Y ACTIVIDADES ADELANTADAS

Durante esta tercera y última etapa, se llevaron a cabo once (11) reuniones, enfocadas en

temas relacionados con el seguimiento al proceso de regionalización e implantación del SAE,

reporte de avances del equipo operativo SICA y entregas de documentos.

Adicionalmente, se realizaron actividades complementarias como la realización de reuniones

con otras instituciones estatales sobre la adopción de la política de “Cero Papel”, la aplicación

de la encuesta de diagnóstico de la situación actual del Sistema Integral de Control de

Auditorías – SICA, y el modelo de datos del SAE.

2.1.1 Plan regional de implantación del SAE

Se realizaron dos (2) Comisiones Directivas del SAE, cuyos objetivos principales fueron:

Presentar el avance del proyecto en el nivel central.

Presentar el plan de regionalización y de capacitación.

Verificar y hacer seguimiento a los compromisos que se han adquirido.

Presentar la gestión realizada por el equipo de Oportunidad Estratégica.

Mostrar los resultados de los principales hitos del proyecto, proposiciones y varios.


Además, se hicieron tres (3) reuniones de seguimiento al Plan de Regionalización con el

objetivo de conocer su avance, y realizar las aprobaciones y correcciones necesarias para su

funcionamiento.

2.1.2 Avance equipo operativo SICA

Se hizo una reunión con el equipo operativo SICA y la señora Vicecontralora, con el fin de

presentar y contextualizar a la Dra. Ligia H. Borrero sobre los avances y ajustes generados por

parte del equipo operativo a la aplicación SICA.

2.1.3 Entrega de informes y documentos

Se hicieron tres (3) reuniones de entrega de informes en las que se presentaron los siguientes

documentos:

Documento de Oportunidades de Mejora y Resultados en las Actividades de

Acompañamiento y Seguimiento en el Proceso de Implementación del SAE en la Fase II

(Segunda entrega).

Guía para el usuario en videos.

Propuesta de Integración entre el Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal –

SIREF- y el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE-.

Adicionalmente, se enviaron los reportes del Informe de Hitos y/o Medidas Administración y

Seguimiento a SAE (Mediciones 4 a 9).

2.1.4 Adopción de la Política “Cero Papel”

Se realizaron dos (2) reuniones con funcionarios del Ministerio de Tecnologías de la

Información y Telecomunicaciones, entre éstos, la Viceministra María Isabel Mejía. Estas

reuniones tenían como objetivos:

Dar a conocer el proceso de implementación del SAE.

Comprender los procesos para la implementación de la política de “Cero papel”,

llevados por el Ministerio de las TICS.

Discutir sobre temas relacionados con la política, la modernización de la Rama Judicial

y el Sistema de Salud, y el proyecto de arquitectura empresarial del Estado.

2.1.5 Seguimiento SICA

Otra de las acciones que se ha venido adelantando es la revisión o seguimiento a la adopción

del SICA, con miras a revisar el proceso de sostenibilidad de este sistema misional. Para esto,


se aplicó una encuesta con el fin de tener un diagnóstico inicial sobre la percepción de los

usuarios del sistema en aspectos como el proceso de capacitación, SICA informático (aspectos

técnicos de usuario) y apoyo al SICA. A la fecha, la información recolectada se encuentra en

proceso de análisis.

2.1.6 Modelo de datos del SAE

Se ha venido adelantando la construcción del diagrama lógico del modelo de datos, a partir de

la información de las estructuras de datos (tablas) que se encuentran creadas en la base de

datos del SAE. Posteriormente, se hará un análisis para identificar posibles mejoras para dicho

modelo.

2.2 INFORMES Y DOCUMENTOS PRESENTADOS

2.2.1 Informe de Hitos y/o Medidas Administración y Seguimiento SAE

Se presentaron seis (6) informes de seguimiento SAE correspondientes a las mediciones de los

días 26 de septiembre, y 2, 9, 15, 23 y 29 de octubre de 2013. Los siguientes, son los

indicadores que se encuentran siendo monitoreados:

1. Firmas digitales asignadas

2. Usuarios capacitados en SAE

3. Documentos incorporados en SAE

4. Expedientes digitalizados

5. Carpetas digitalizadas

Es importante mencionar, que en los informes se hace una diferenciación en los indicadores

entre el nivel central y el regional.

2.2.2 Informe de Seguimiento a Compromisos Adquiridos

A partir de las reuniones realizadas, se ha venido construyendo un tablero de control de

compromisos adquiridos para su seguimiento, presentado periódicamente en estos informes.

A la fecha se han realizado cinco (5) informes de este tipo, en donde se incluyen los

compromisos adquiridos en las reuniones, y que han sido consignados en cada una de las

actas.

2.2.3 Guía para el usuario en videos


Con el fin de apoyar el proceso de capacitación en las regiones, se entregó de forma física y

digital una carpeta con el siguiente material:

Guía Rápida del PRF en SAE

Material audiovisual de consulta y capacitación del SAE. Se grabaron en total 95

minutos, distribuidos en 14 videos:

- Creación del antecedente

- Trámite del antecedente

- Creación de la indagación preliminar “IP”

- Trámite de la indagación preliminar “IP”

- Cierre de la indagación preliminar “IP”

- Creación del proceso de responsabilidad fiscal “PRF” ordinario

- Trámite del proceso de responsabilidad fiscal “PRF” ordinario

- Creación y trámite del proceso de responsabilidad fiscal “PRF” verbal

- Medidas cautelares

- Imputación

- Fallo

- Remisión del proceso para trámite de recursos

- Aspectos técnicos – configuración de clientes (Internet Explorer)

- Aspectos técnicos – configuración de clientes (Mozilla Firefox)

2.2.4 Propuesta de Integración entre el Sistema de Información de

Responsabilidad Fiscal – SIREF – y el Sistema de Aseguramiento Electrónico

– SAE –

Se realizó un documento que presenta una propuesta sobre la integración que se podría dar

entre el Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal - SIREF y la plataforma del SAE.

El informe presenta en primer lugar los aspectos funcionales del PRF que soportan tanto el

SIREF como la plataforma SAE, así como una serie de aspectos tecnológicos relevantes de

cada uno de estos sistemas. De esta forma, a partir de un análisis riguroso de dichos aspectos,

se describe una propuesta de manejo de la información del SIREF, frente a la información que

maneja la plataforma SAE.

3. OPORTUNIDADES DE MEJORA Y RECOMENDACIONES

Las siguientes oportunidades de mejora y recomendaciones, surgieron como resultado de las

revisiones y análisis desarrollados a lo largo de esta etapa del proyecto:


3.1.1 Seguimiento de hitos y/o medidas de SAE

Se observa una disminución en la cantidad de carpetas digitalizadas a nivel central. Esto

puede atribuirse a una disminución de la producción como consecuencia de las

capacitaciones del nuevo personal que entró a reforzar el proceso, lo que implicó que los

digitalizadores debieron explicarle a los nuevos integrantes el proceso.

Igualmente, la disminución en productividad también está asociada al hecho de que no

todas las dependencias han reportado el inventario de carpetas que tienen por

digitalizar, por lo que el proceso se está llevando a cabo a medida que llegan los

expedientes y de acuerdo con la prioridad que éstos tengan, disminuyendo la

organización con que se adelanta el proceso.

Por lo anterior, sería recomendable hacer la gestión para tener al día dichos inventarios

y poder establecer un cronograma de digitalización, con lo que se tendría un mayor

orden sobre la producción de documentos digitales.

3.1.2 Plan regional de implantación del SAE

Es necesario aumentar el recurso disponible de la USATI para las actividades de

digitalización y así tener una capacidad de 9 personas con equipos (cámaras).

Se recomienda hacer seguimiento a las actividades de mitigación de los problemas

documentales reportados en Atlántico y Cauca.

Es muy importante que se haga cuanto antes la avanzada de la DIAC a la Gerencia

Departamental de Bolívar.

Es recomendable realizar un plan piloto en la Gerencia Departamental de Vichada, para

tener un diagnóstico sobre la conectividad y proponer alternativas para la operación del

SAE en las gerencias que cuentan con conexión satelital.

De igual forma, se debe planear el traslado de la información de las gerencias

satelitales. Para esto, se debe comunicar al NOC cuando se vaya a hacer la

digitalización para que sea más rápido el servicio y se le dé prioridad frente a otros

sistemas.

Es importante que se evalúe la adición de una nueva iteración para digitalizar las

carpetas “no disponibles” (saldos) de cada una de las gerencias.


Se sugiere realizar una actividad lúdica denominada “El que sabe… SAE”, en la que se

organizarán por segmentos las gerencias, con el fin de que realicen actividades de

cargue a ciertas horas predefinidas y se logre medir el comportamiento del aplicativo.

Esto, en el contexto de un juego en el que los usuarios funcionales serán premiados con

un reconocimiento, por la cantidad de archivos que logren cargar.

La Contraloría Auxiliar para el Sistema General de Regalías necesita apoyo de un

padrino funcional y necesitan más talleres de cargue.

Es importante que se tengan en cuenta las fechas en que se realizarán los traslados

necesarios para cumplir con las actividades de implementación del SAE. Lo anterior con

el fin de garantizar los viáticos para las fechas posteriores al 6 de diciembre de 2013.

3.1.3 Proceso de capacitación

Es conveniente que se adicionen 3 funcionarios nuevos al grupo de capacitadores, con

lo que se consolidaría un total de 9 facilitadores.

Es importante que se reevalúe el tiempo de dedicación al SAE de los funcionarios Juan

Andrés Leal y Magda Molano, en donde lo óptimo sería que pasaran a estar tiempo

completo en las labores del SAE.

Se encontró que los reportes generados por SAE sobre la cantidad de documentos

cargados, solo muestran los documentos “activos” pero no lo invalidados por los

usuarios, lo que genera confusión en la lectura del reporte.

Surgió la duda sobre si los documentos (procesos) son invalidados de forma consciente

o intencional por los usuarios, o si por el contrario, es una acción involuntaria. Con el fin

de verificar este punto, se hizo una encuesta a 26 usuarios, de los 38 que registraron

invalidaciones (Ver Anexo 2). Todos los usuarios consultados realizaron esta acción de

manera consciente. Sin embargo, es importante que en las capacitaciones se continúe

enfatizando sobre las implicaciones de invalidar un proceso, caso en el cual deberán

cargar nuevamente los archivos.

3.1.4 Aspectos de tecnología

Se solicitó la información correspondiente a los perfiles y proceso de escaneo, así como

una presentación sobre el proceso de cargue y no se ha tenido respuesta. Es importante

que esta información sea remitida a Oportunidad Estratégica, para incluirla en las

presentaciones.


Se observó que el SAE ha estado presentando el error “ERROR: ENG-0x 10003”. En el

documento de diagnóstico del componente tecnológico ya se había discutido sobre la

aparición de este error. Sin embargo, se puede evidenciar que no han tomado las

medidas correctivas para solucionarlo ya que se sigue presentando.

Se recomienda que el desarrollo de aplicaciones de sistemas sea orientado al uso del

bus de servicios (Procesa), y no a la conexión directa entre los diferentes aplicativos.

Particularmente, es muy importante que se mantengan los sistemas SIREF y SAE de

manera independiente y de acuerdo con sus aspectos funcionales.

Se ha detectado que la firma digital y el estampado de tiempo en los documentos pdf

que son firmados en SAE tienen una hora diferente a la de Colombia. Aparentemente se

estampa con la zona horaria GMT, mientras que la colombiana es GMT -5. Esto puede

tener implicaciones legales importantes, por lo que se recomienda realizar el ajuste lo

antes posible.

Se registró que algunos documentos pdf. aunque han sido firmados, no tienen el

estampado de la firma digital en el documento debido a que tienen una protección

(restricción) de impresión en las propiedades del documento. Esto puede generar

múltiples inconvenientes, tanto a nivel jurídico, como de trazabilidad y certificación de los

mismos. Por lo tanto se sugiere revisar con carácter prioritario esta situación. A

continuación se presenta una hipótesis sobre la causa de esta situación y unas

alternativas para la mitigación temporal (no definitiva) de la misma:

o Hipótesis sobre la causa: El problema puede estar asociado con la versión o

configuración Adobe Reader, principalmente, o con la configuración del escáner

con el que se genera el documento, con menor probabilidad.

o Estrategias de mitigación: 1- Verificar la versión y configuración del Adobe

Reader de los digitalizadores y de los abogados que interactúan con el SAE. 2-

Verificar la configuración de los escáneres de los digitalizadores y de los que se

están instalando en las distintas dependencias. 3- Solicitar a Mnemo que se

identifique en el inicio del proceso aquellos archivos que tienen esta protección y

que no permita su cargue a SAE. 4- Generar una solución a largo plazo, ya que

si el archivo tiene esta protección de impresión, se debe buscar que el sistema

cambie las propiedades del mismo y permita la impresión de la firma digital.

Se deben revisar un mensaje que se encuentra en las propiedades de los documentos

digitales firmados en SAE, el cual es visible al dar click derecho sobre el mismo, ya que

hay un mensaje que parece desvirtuar validez de la firma digital del documento.


Durante la semana del 21 al 25 de Octubre se realizó la semana de suspensión de

términos en la delegada de investigaciones y las gerencias departamentales de Caldas,

Quindío, Risaralda y Tolima, y se realizaron capacitaciones en las gerencias

departamentales de Antioquia, Boyacá y Valle. Durante dicha semana se registraron

inconvenientes con el desempeño de la plataforma SAE. Los usuarios expertos

(capacitadores) indicaron que la velocidad de acceso, cargue y firma estaba muy lenta y

generó un número importante de errores.

Con tal fin, se realizó el registro de la cantidad de documentos cargados durante este

periodo, por aquellos usuarios que participaron en la suspensión de términos. Se buscó

identificar aquellos que tienen un mayor número de documentos subidos a SAE,

agrupados conforme a cada una de las dependencias que participaron en el ejercicio.

Posteriormente se hizo una entrevista a estos usuarios, buscando identificar: aspectos

positivos del ejercicio, aspectos negativos, cuáles factores contribuyeron al éxito en el

cargue, recomendaciones y el tiempo que estarían dispuestos a destinar al cargue de

expedientes en SAE (Ver Anexo 3). Una vez analizados los resultados para esta

población (usuarios con mayor número de documentos cargados) estos fueron los

siguientes:

o Todos los usuarios registraron los problemas de funcionalidad del SAE, antes

indicados. De tal forma, se puede asumir que enfrentaron condiciones similares a

los demás usuarios.

o Todos los usuarios atribuyen su mayor cargue a factores de perseverancia e

insistencia, en donde algunos además buscaron espacios como la hora de

almuerzo y los fines de semana para adelantar su tarea de cargue.

o Todos los usuarios indican que el funcionamiento del aplicativo no fue óptimo y

solicitan que el problema de desempeño se corrija cuanto antes.

o Los usuarios coinciden en que tener regularidad en el cargue de archivos, bien

sea diariamente (una hora diaria) o semanalmente (un día a la semana), es una

forma efectiva de organizar el proceso de cargue de documentos a SAE.

3.1.5 Proceso de entrega del acta

Continúan presentándose inconsistencias en el manejo de las actas de entrega de

tokens. Por ejemplo, a nivel central no se han entregado todas las actas al SOC,

generando que haya problemas para hacer seguimiento al indicador de las firmas

digitales. Por esto, se recomienda que se centralice la gestión de estas actas a la mayor

brevedad posible.


11

ANEXOS

ANEXO 1 – CRONOGRAMA DE REUNIONES

OBJETO DE LA

REUNIÓN CONTACTO CGR ASISTENTES OE FECHA HORA LUGAR

ESTADO

AGENDA

NÚMERO ACTA /

INFORME

REPORTE DE

AVANCES EQUIPO

SICA

Dra. Ligia Helena Borrero

Dra. María Judith Reyes Gómez Ing. Gladys Rodríguez Dra. Sandra Aragón

Dra. Marisol Cruz Dr. Alcibíades Suárez Alba

Pablo Cubillos

Astrid Mora 1-Oct-13 8:00 Piso 9 CUMPLIDA 45

POLÍTICA CERO

PAPEL

MINISTERIO DE TICS Viceministra María Isabel Mejía

Johanna Pimiento Paola Vargas

CGR

Ing. Fernando Peña

Jorge Hernán Cárdenas Pablo Cubillos

María Victoria Echavarría Ana María González G.

1-Oct-13 10:00

Ministerio de

comunicaciones ,

Edif, Murillo Toro

CUMPLIDA 46

REUNIÓN

SEGUIMIENTO

REGIONALIZACIÓN

Ing. Libardo Núñez Ing. Gladys Rodríguez

Ing. Fernando Peña Dra. Adriana Corredor

Dra. Martha Patricia Tovar Luisa Fernanda Romero

Juan Andrés Leal Gloria Blandón

Francy del Pilar Bahamón

Pablo Cubillos

José D. Tovar

Ana María González

2-Oct-13 8:00 Piso 7 CUMPLIDA 47

COMISIÓN

DIRECTIVA SAE

Vicecontraloría General

Dirección de Investigaciones

Oficina de Sistemas

DIAC

USATI

Oficina de Planeación

Regalías

Anticorrupción

Pablo Cubillos

José D. Tovar




OBJETO DE LA


ESTADO

AGENDA

NÚMERO ACTA /

INFORME

ENTREGA 2 DE

INFORME DE

OPORTUNIDADES

DE MEJORA

Ing. Celeste Mendoza

Ing. Libardo Núñez

Ing. Gladys Rodríguez

Pablo Cubillos

Daniela González 4-Oct-13 14:00 Piso 7 CUMPLIDA -

POLÍTICA CERO

PAPEL

MINISTERIO DE TICS Dra. María Isabel Mejía

Dr. Víctor Beltrán Dra. Sandra Ujueta

Dr. Hugo Sin

GOBIERNO EN LÍNEA Dr. Joaquín Polo

CGR

Dra. Sandra Morelli Dr. Javier Alonso Lastra Ing. Libardo Núñez Páez Dra. Adriana Corredor Coronel Jairo Gordillo

Jorge Hernán Cárdenas

Pablo Cubillos

Valentina Pérez


REUNIÓN

SEGUIMIENTO

REGIONALIZACIÓN

Ing. Libardo Núñez Páez Ing. Gladys R. Rodríguez

Ing. Fernando Peña Dra. Adriana Corredor

Dra. Martha Patricia Tovar Carlos Jiménez

Héctor Reina

Dr. Juan Andrés Lea

Pablo Cubillos

José D. Tovar



ENTREGA VIDEOS

SAE Y

SEGUIMIENTO

COMPROMISOS

Ing. Libardo Núñez Páez Ing. Gladys R. Rodríguez

Pablo Cubillos

Juan Pablo Franco


11-Oct-13 9:00 Piso 7 CUMPLIDA -

ENTREGA

ANÁLISIS SAE-

SIREF

Ing. Libardo Núñez.

Pablo Cubillos

Astrid Mora

Francisco Rueda

Eliécer Vanegas

11-Oct-13 11:00 Piso 7 CUMPLIDA -


OBJETO DE LA


ESTADO

AGENDA

NÚMERO ACTA /

INFORME

REUNIÓN

SEGUIMIENTO

REGIONALIZACIÓN

Fernando Peña Francy del Pilar Bahamón

Martha Patricia Tovar Marieni Daza

Héctor Leonardo Peña

José David Tovar 23-Oct-13 4:00 Piso 7 CUMPLIDA 51

COMISIÓN

DIRECTIVA SAE

Vicecontraloría General

Dirección de Investigaciones

Oficina de Sistemas

DIAC

USATI

Oficina de Planeación

Regalías

Anticorrupción

Pablo Cubillos


José D. Tovar



14

ANEXO 2. VERIFICACIÓN DE LA INVALIDACIÓN DE DOCUMENTOS SUBIDOS AL SAE

A continuación se presenta el listado de los usuarios tanto del nivel central, como de las gerencias pertenecientes a las iteraciones 1 y 2, que han

invalidado documentos cargados al SAE, así como de las razones por lo que usaron dicha herramienta, algunos de ellos aún no han sido

entrevistados.

Lista de Usuarios que realizaron invalidaciones de procesos en SAE

Dependencia Usuarios Documentos

Activos Documentos

Inactivos Conscientemente / Inconscientemente

INVESTIGACIONES - COACTIVA

Hernando Medina 432 20

Durante el taller de cargue realizaron invalidaciones

Juan Andrés Leal Parada 279 1

María Angelica Perez Grimaldos 51 27

INVESTIGACIONES - PRIMERA INSTANCIA

Martha Yinneth Suarez Quiroga 695 50 Invalidó conscientemente, con ayuda de Juan

Andrés.

Isaac Pedraza Ordoñez 383 21 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

Ronald German Machado Guerrero 308 20 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

CARLOS ANDRES TELLEZ RONCANCIO 262 127 Realizó invalidación de un proceso que se

traslado a otro sustanciador.

Derly Jhoana Leon Cruz 210 127 Invalidó conscientemente, debido a que un

antecedente no se conectó con la IP

Margareth Rodriguez Mora 196 2 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

Luis María Useche Piña 186 15 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

Jhon Robert Sánchez Vargas 112 30 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

Alejandra María del Pilar Gutierrez Flórez 75 14 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

LEONARDO FABIO GUTIERREZ BECERRA 75 20 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones


Carol Arlette Rojas Sanchez 62 68

Juan Andrés Leal Parada 15 6 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

ANTICORRUPCION

Lina María Tamayo Berrio 1023 132

José Miguel Char Chicre 238 89

Teresa de Jesús Ortega Pedroza 164 149

Jorge Antonio Vasquez Subiroz 124 4

Teresa Botello Parada 80 16

REGALIAS Ana María Garzon Botero 2 2

QUINDIO Winston Alexander Cabrera Tamato 8 14

RISARALDA

MARÍA DEL R GARZON GUZMAN 712 14 Invalidó conscientemente

MONICA BEATRIZ MURILLO MORENO 543 6 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

CLAUDIA C ALZATE CIFUENTES 533 1 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

SANDRA PATRICIA VELEZ CADENA 167 11 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

Carolina Gallego Martínez 88 5

CALDAS

JORGE HERNAN CARVAJAL CIFUENTES 510 76 Invalidó conscientemente

ANA LUCY BERRIO GALEANO 457 20 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

Diana Marcela Hoyos Cuervo 438 55 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

Juan Carlos Martinez Botero 194 5 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

TOLIMA GABRIEL ALFONSO MORALES GAMBOA 296 21

ANA EDDY CHITIVA RAMIREZ 219 2

SAN_ANDRES Diego Javier Rivero Gonzalez 150 24 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones


BOYACA Alexandra María Ojeda Pulido 89 20

VALLE

SANDRA MILENA DUQUE BETANCOURTH 188 6 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

LILIAN CERON VERGARA 86 23 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones

BEATRIZ EUGENIA CUBIDES MORENO 81 6 Durante el taller de cargue realizó

invalidaciones


17

ANEXO 3. ENTREVISTAS A LOS USUARIOS CON EL MAYOR NIVEL DE CARGUE DE DOCUMENTOS DURANTE LA SEMANA DE SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS.

Resultados de las entrevistas a los usuarios que presentaron mayor nivel de cargue durante la semana de suspensión de términos. Se incluyen las dos personas con más documentos en el nivel central, y cada uno de los usuarios con mejores resultados de las 4 gerencias de la iteración 1.(Quindío, Risaralda, Caldas y Tolima).

EXPERIENCIA EN EL CARGUE DEL SAE

DEPENDENCIA FUNCIONARIO INICIO 21-10-2013

FIN 26-10-2013

DOCUMENTOS

CARGADOS

ASPECTOS POSITIVOS

FACTORES NEGATIVOS

FACTORES ÉXITO RECOMENDACIONES

TIEMPO QUE ESTARÍA

DISPUESTO A DESTINAR AL

SAE

INVESTIGACIONES -

PRIMERA INSTANCIA

Martha Yinneth Suarez Quiroga

220 695 475

Durante el taller de cargue se lograron afianzar los conocimientos en el manejo del SAE, permitiendo en la semana de suspensión de términos cargar los expedientes con mayor confianza.

El sistema colapsó por la gran cantidad de usuarios en el SAE simultáneamente, presentando errores constantes que no permitían cargar los documentos. Eso entorpeció la labor.

Mucha insistencia, cargó 1 proceso por día ya que asegura son procesos cortos. Sólo tiene 2 procesos más grandes por cargar.

En el momento de subir los archivos, la notificación de si desea cargar documentos adicionales debería ser más notorio. Eso puede generar problemas, ya que al finalizar una etapa no se puede volver a incluir documentos.

1 HORA DIARIA

Se recibió ayuda por parte de Juan Andrés Leal y de Daniel B.

No se logró conectar correctamente un antecedente con una IP, debido a una falla del SAE, y tocó invalidar un proceso.

Utilizó las carpetas en físico para asegurarse de subir todo correctamente.


INVESTIGACIONES -

PRIMERA INSTANCIA

Blanca Lucía

Espinosa Cepeda

54 425 371

Se lograron cargar archivos en horas de la tarde, cuando el sistema estaba menos saturado.

Se presentaron muchos errores al firmar, teniendo que convertir los documentos en PDF Creator.

Intentar constantemente

Debería mostrar una nota de advertencia de qué archivos están cargados, antes de realizar el cargue de documentos y no hasta que se vayan a firmar.

1 HORA DIARIA

El SAE estaba muy lento, y no hay un sistema de consulta que permita verificar los archivos ya cargados.

El sistema deja los documentos en desorden, debería tener un motor de búsqueda y dejar los archivos ordenados.

Los documentos contenidos en los DVD son muy pesados y no se pueden cargar fácilmente.

Debería contar con un ambiente de prueba, como lo tenía el SIGEDOC.

QUINDIO Cruz Elvira

Escobar Pineda

212 404 192

Todos los usuarios estaban dispuestos, algunos trabajaron el día sábado.

Se envió un correo con los errores presentados al Ing. José Miguel Miranda.

Mucha insistencia

Corregir los errores presentados y aumentar la velocidad de respuesta del sistema para poder cargar los archivos de forma rápida.

RISARALDA

María Del Rosario Garzón Guzmán

263 712 449

Se pueden cargar todas las actuaciones rápido.

Presentó muchos errores, cuando se quería entrar a un proceso se dirigía a

Bastante dedicación, se lograron subir más archivos el

Destinar un día a la semana para todos los de la gerencia en donde se

1 DÍA A LA SEMANA


los detalles, además tenía complicaciones con el JAVA, otros errores fueron los 1003, el 84 y 86.

día viernes en horas de la tarde-noche.

dediquen a cargar procesos, se está pensando en que sean los viernes.

El sistema es complicado, requiere de seguir muchos pasos para subir un documento, y los sube en desorden.

Se recibió mucha ayuda por parte de la directora.

CALDAS

Jorge Hernán Carvajal

Cifuentes

228 510 282

No había presión de los coordinadores frente a las tareas cotidianas, mientras que otros compañeros debían cumplir ciertos compromisos.

La semana fue perdida, ya que por los errores no se logró el objetivo de cargar la mayor cantidad de expedientes. El diseño del SAE no es eficiente, es muy lento. Se tiene que sacar información del SIREF, lo que hace más lento el proceso de cargue.

Coordinadores no estaban pidiendo otros conceptos.

Más ágil el programa.

2 HORAS

Cada 5 documentos cargados presentaba un error, y tocaba salir del sistema constantemente.


Un proceso no apareció en la bandeja de entrada completo y tocó invalidarlo.

TOLIMA

Gloria Ascened

Varón Devia

154 365 211

Durante la presente semana (28-01) el sistema estaba más rápido, pero en la semana de suspensión estaba lento.

Todos trabajando al tiempo se ponía lento el sistema. Se presentaron problemas con el JAVA y con la creación de entidades.

Persistencia y dedicación, se comprimieron en.zip los CDS.

Mejorar la velocidad del sistema.

1 HORA DIARIA

Se generó inconveniente para entrar a las carpetas, además, es muy demorado firmar de a uno en uno los documentos.


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ANEXO 4 – ACTAS DE REUNIONES

documento de oportunidades de mejora y resultados en las actividades de acompaÑamiento y...

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