documentación del sistema

Centro de Innovación para la Acreditación

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Documentación según ISO


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Lineamientos


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Normalmente, cuando analizas ISO 9001, y no estás familiarizado con la interpretación de las normas, te costará determinar los documentos que te exigen como requisito del sistema de gestión de calidad.

Documentos Básicos


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Los documentos o registros del SGC se consideran agrupados por bloques. El número total de registros dependerá del sector al que pertenezca la institución y del grado de control de calidad que se exija por los requisitos normativos, legales o propios.

Documentos Básicos


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La empresa u organización debe de disponer de una política de calidad que cumpla con los requisitos de la norma.

1. Política de Calidad

Ejemplo:

La UABC establece su compromiso con la sociedad, ofreciendo

docencia, vinculación y servicios de calidad para conseguir la

formación integral de técnicos superiores universitarios que

garanticen la satisfacción de las necesidades y expectativas de

los sectores productivos y de servicios mediante la mejora

continua de su sistema de gestión de la calidad.


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Existen procedimientos documentados que son obligatorios para cualquier organización que desee certificar su sistema de gestión de calidad de acuerdo a la norma ISO 9001:

Control de documentos y Registros, Control del Producto No Conforme, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas Auditorías Internas, Revisión por la Dirección

2. Procedimientos documentados


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Disponer de un listado de todos los documentos y registros que forman parte de vuestro sistema de gestión de calidad. Se debe identificar, fecha, edición, responsables y si es actualizable o caduca en un tiempo definido en vuestro sistema.

3. Registro de documentos


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3. Registro de documentos


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Mapa de procesos de la empresa. Considera los procesos de la dirección, misionales y de apoyo.

4. Mapa de Procesos


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Registro de Objetivos e indicadores coherentes con los procesos definidos en el SGC. La determinación de los objetivos e indicadores es responsabilidad de la alta dirección de la organización.

5. Objetivos e Indicadores


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Se recomienda tener en cuenta la opinión de los responsables de las áreas, departamentos implicados, pues ante todo, los objetivos han de poder llegar a alcanzarse, y estas opiniones serán imprescindibles para conocer los recursos que requerirán los objetivos planteados y el análisis de los niveles alcanzados en los indicadores del sistema.



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El organigrama debe ser coherente con el procedimiento de funciones y responsabilidades del personal de la institución. El organigrama ha de ser funcional y nominativo.

6. Organigrama


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6. Organigrama Funcional Gerencia

General

Gerencia de Marketing -Desarrollar investigaciones

de mercado

-Gestionar los canales de distribución

-Realizar las campañas publicitaria

y de promoción

Gerencia de Operaciones

-Diseñar productos

-Elaborar productos

-Controlar la calidad del

producto

Gerencia de Finanzas -Establecer las políticas

de cobranzas

- Llevar el control financiero

Gerencia de

Informática

Gerencia de

RR.HH

Gerencia

Jurídica

Departamento

de Tesorería

Departamento

de Contabilidad

Departamento

de Publicidad

Departamento

de Ventas

Departamento

de Logística

Departamento

de Calidad


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6. Organigrama Funcional y Nominal Gerencia General

Carlos Pérez

Gerencia de Marketing

Gina Rojas Gerencia de Operaciones

Carlos Barbieri

Gerencia de Finanzas

Alejandro Gomes

Gerencia de Informática

Luís López

Gerencia de RH

Denis Roman

Departamento

de Tesorería

Cindy Jaimes

Departamento

de Contabilidad

Carmen Lavado

Departamento

de Publicidad

José Moreno

Departamento

de Ventas

Adela Quiroz

Departamento

de Logística

Julio Masco

Departamento

de Calidad

Linda Mejia

Gerencia Jurídica

Diana Recaredo


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Son las fichas de calificación del personal, registros de capacitaciones, registros de las propuestas de formación, registro de formación - plan de formación anual y el registro de evaluación de los cursos de formación.

7. Registros de Formación


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7. Registros de Formación


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La norma ha substituido el sistema de las acciones preventivas por el de evaluación de riesgos de calidad de los procesos. La correcta gestión del riesgo, hace que sus efectos se vean mitigados y sus consecuencias no sean tan adversas como lo serían si el riesgo no se gestionase.

8. Evaluación de Riesgos


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Esta revisión consiste en el análisis de los resultados aportados por el sistema de calidad y en la toma de decisiones para actuar y promover la mejora continua del sistema y de la propia organización.

9. Revisión por la Dirección


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Las auditorías internas al sistema de gestión de la calidad representan un requisito importante a ser implantado como parte de la norma ISO 9001, ya que es un mecanismo de control que le permite a la dirección medir la eficacia del sistema.

10. Auditoría interna


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Representa una herramienta de prevención de defectos y la vía para detectar oportunidades de mejora dentro de la organización. Desde el punto de vista de la certificación ISO 9001 representa un paso previo y necesario para saber si la organización se encuentra preparada para solicitar la auditoría de certificación.

10. Auditoría interna


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La norma ISO 9001 especifica los requisitos para estos sistemas, pero no precisa cómo lograr estos requisitos, ni tampoco cómo las organizaciones deberán emprender el proceso de diseño e implantación de un sistema de gestión de la calidad (SGC).

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