documentacion de sistemas unidad i

8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I

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UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NCLEO MONAGAS.

ESCUELA DE INGENIERA Y CIENCIAS APLICADAS.

APLICACIN Y AUDITORIA DE SISTEMAS DE

INFORMACION.

PROFESOR: (Ing.) Jess E. Chaparro. D.

.

DOCUMENTACION DE

SISTEMAS.


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INDICE.

Pginas

INTRODUCCION..4

1. Documentaci n de sistemas. Definicin.5

2. Importancia de la documentaci n

2.1. Mejora la comunicacin........52.2. Control de avance de proyectos........5

2.3. Referencia histrica.62.4. Enseanza o capacitacin.62.5. Independiza al sistema de la persona6

3. Documentaci n de sistemas en las empresas..64. Normalizacin.8

5. Manuales. Definicin..9

5.1. Manuales administrativos..9

5.2. El manual como medio de comunicaci n..9

5.3. Objetivos de los manuales .10

5.4. Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos.

5.4.1. Ventajas..12

5.4.2. Desventajas..145.5. Tipos de manuales administrativos.

5.5.1. Manual de Organizacin15

5.5.2. Manual de Polt icas.16

5.5.3. Manual de Normas y Procedimientos16

5.5.4. Manual para Especialistas...17

5.5.5. Manual del Empleado..17

5.5.6. Manual de Contenido Mltiple.18

5.5.7. Manuales de Finanzas18


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5.5.8. Manuales del Sistema..19

5.5.9. Manual de Calidad19

5.6. Otros tipos de manuales

5.6.1. Manual tcnico..19

5.6.2. Manual de personal20

5.6.3. Manual de adiestramiento o instructivo20

5.7. Criterios Metodolgicos para el

diagnstico de los Manuales de Procedimientos..20

Conclusin..23


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INTRODUCCION.

Con el estado actual de innovacin tecnolgica, la complejidad de los mercados y lacompetitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que

la buena elaboracin y difusin de los objetivos, polticas, estrategias, normas de

trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del mbito apropiado, son actos

indispensables para el logro de los objetivos.

La finalidad del manual es ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de

las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jams podemos

considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organizacin.

En nuestros das, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran

tamao posean varios manuales de procesos. La verdadera orientacin consiste en

establecer una gua de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobacin del

conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a

travs de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organizacin sea

diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas quegeneralmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran

innecesario.

Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y uti l izacin del

grupo respectivo de la empresa. Para alcanzar este objetivo. Es preciso

consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido

como manual, que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para

que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda, ya que

existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que l imite la

l ibertad de improvisar y de hacer lo que mas le convenga a cada uno.


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1. Documentacin de sistemas. Definicin.

La documentacin de los sistemas debe incluirse como un tem de

importancia en el plan de implementacin. La misma debera incorporar

como mnimo: definicin de los objetivos del sistema, anlisis de impacto

en la organizacin (respecto a los procesos de negocio) y sus beneficios,

justif icacin tcnica, econmica y f inanciera del proyecto, anlisis de

impacto en los recursos humanos, documentacin de todos los programas

que integran el sistema, documentacin de datos, archivos y bases de

datos, medidas de seguridad fsicas y lgicas a adoptarse.

2. Importancia de la documentacin.

Esta es una necesidad, puesto que:

2.1. Mejora la comunicacin

En la medida que existe una correcta y completa documentacin, se

evitan malas interpretaciones, se facil i ta la comunicacin tanto entre el

personal tcnico informtico, como entre ste y los usuarios.

2.2. Control de avance de proyectos.

La documentacin facil i ta el anlisis del grado de avance de un

proyecto, en la medida en que se disponen de los objetivos,requerimientos y presupuestos, pudiendo evaluar en cualquier momento

el avance efectuado.


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2.3. Referencia histrica.

La documentacin soporta el sistema desarrollado. Permite ante

necesidades de recuperacin, de modificacin o nuevo desarrollo del

sistema, construir a partir de ella.

2.4. Enseanza o capacitacin.

A partir de la documentacin es posible entrenar a los usuarios, a los

ejecutivos de la organizacin o a personal tcnico.

2.5. Independiza al sistema de la persona.

Una buena documentacin permite aislar el sistema de las personas

que lo han desarrollado, brindando mayor f lexibil idad a la empresa ante

situaciones de no poder contar con dicho personal.

3. Documentacin de sistemas en las empresas.

Cuando se inicia un proceso como el de ISO 9000, no siempre se tiene

conciencia de la importancia para la empresa, de desarrollar documentos

de trabajo, no obstante los problemas cotidianos son similares a los ms

abajo referidos.

Uno de los problemas mayores en las empresas, se da cuando laspersonas hacen las cosas de distinta manera sin seguir una prctica

establecida como forma nica, consecuencia de ello son los resultados

obtenidos, totalmente distintos de una persona a otra, de un

departamento a otro o de una planta a otra.

Muchos de los usuales compradores de "hamburguesas" en alguna de


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las tiendas de comida rpida, confan en recibir invariablemente un mismo

tipo de producto, un mismo servicio y hasta una misma sonrisa. Esta

uniformidad nicamente se logra si las personas saben cuales cosas

deben hacer (procedimiento) y el cmo hacerlo (la instruccin).

Otra dif icultad generalizada se presenta cuando no se conoce con

claridad las responsabil idades o bien en donde terminan las labores de

una persona y en donde la pasa al compaero(a). Esto se evita con el

desarrollo de la documentacin partiendo del Manual de Calidad pues

desde ah se define el QUIEN HACE QUE y en los procedimientos muchasveces se incluye el CUANDO.

Por ult imo, se encuentra la capacitacin recibida cuando se ingresa a

la empresa la cual hoy da, pasa de "degeneracin en degeneracin". Ha

sido la costumbre, al iniciar un puesto el capacitar al recin l legado por

medio del ocupante actual, con lo cual el conocimiento se va

degenerando, pues no siempre se transmite al nuevo todo lo aprendido.

El sistema de documentacin permite, desde el mismo ingreso de una

persona o bien traslado a una nueva funcin, ser capacitado en la forma

originalmente establecida y considerando los cambios realizados con el

t iempo en los procesos documentados.

Si bien es reconocido el xito alcanzado por muchas empresas en el

pasado, sin contar con la documentacin apropiada, las exigencias del

entorno (competencia) y principalmente de nuestros clientes no nospermiten entregar productos distintos a los ofrecidos o bien peores a los

adquiridos la lt ima vez.

Existen otros elementos importantes como lo es la certif icacin, pero

es importante destacar que las empresas lo que requieren es un buen


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sistema de calidad, que aumente la satisfaccin de sus clientes, no una

certif icacin para colgar en la pared.

4. Normalizacin.

La normalizacin o estandarizacin es la redaccin y aprobacin de normas que

se establecen para garantizar el acoplamiento de elementos construidos

independientemente, as como garantizar el repuesto en caso de ser necesario,

garantizar la calidad de los elementos fabricados y la seguridad de funcionamiento.

La normalizacin es el proceso de elaboracin, aplicacin y mejora de las normas

que se aplican a distintas actividades cientficas, industriales o econmicas con el fin de

ordenarlas y mejorarlas. La asociacin estadounidense para pruebas de materiales

(ASTM), define la normalizacin como el proceso de formular y aplicar reglas para una

aproximacin ordenada a una actividad especfica para el beneficio y con la

cooperacin de todos los involucrados.

Segn la ISO (International Organization for Standarization) la Normalizacin es laactividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales,

disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de

ordenamiento ptimo en un contexto dado, que puede ser tecnolgico, poltico o

econmico.

La normalizacin persigue fundamentalmente tres objetivos:

Simplif icacin: se trata de reducir los modelos quedndose

nicamente con los ms necesarios.

Unificacin: para permitir la intercambiabil idad a nivel

internacional.

Especificacin: se persigue evitar errores de identif icacin

creando un lenguaje claro y preciso Las elevadas sumas de


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dinero que los pases desarrollados invierten en los organismos

normalizadores, tanto nacionales como internacionales, es una

prueba de la importancia que se da a la normalizacin.

5. Manuales. Definicin.

El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el

procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de

oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea

responsabil idades especficas. Un procedimiento por escrito signif ica

establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo".Esta definicin es segn Graham Kellog.

5.1. Manuales administrativos.

Los manuales administrativosson documentos que sirven como medios

de comunicacin y coordinaci n que permiten registrar y transmitir en

forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

Adems, estos son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una

serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los

integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin

que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas

legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso

del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la

empresa se encuentra organizada.

5.2. El manual como medio de comunicacin.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una

funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios

en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura


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organizacional y poner las polt icas y procedimientos en forma escrita y

permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso

instrumento administrativo.

En esencia, los manuales administrativos representan un medio de

comunicacin de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene

como propsito sealar en forma sistemtica la informacin

administrativa.

5.3. Objetivos de los manuales.

De acuerdo con la clasif icacin y grado de detalle, los manuales

administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos,

funciones, relaciones, polt icas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabil idades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al

personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo

ingreso, facil i tando su incorporacin a las distintas funcionesoperacionales.

e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin

de reformas administrativas.


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f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a

descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos

responsables de su ejecucin.

g) Auxil ian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin

del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada

puesto.

h) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

i) Interviene en la consulta de todo el personal.

j) Que se desee emprender tareas de simplif icacin de trabajo como

anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

k) Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya

existente.

l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteracin arbitraria.

m) Determina en forma ms sencil la las responsabil idades por fallas o

errores.

n) Facil i ta las labores de auditoria, evaluacin del control interno y suevaluacin.

o) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben

hacer y como deben hacerlo.

p) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.


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q) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

5.4. Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos.

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibil idades que

nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, t ienen ciertas

limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

5.4.1. Ventajas.

Un manual t iene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin

del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facil i ta el estudio de los problemas de organizacin.

4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las

modificaciones necesarias en la organizacin.

5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasif icacin ycompensacin del personal clave.

6. Determina la responsabil idad de cada puesto y su relacin con los

dems de la organizacin.

7. Evita confl ictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.


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8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los

diversos niveles.

9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para

la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de

cada quien.

10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los

funcionarios ms antiguos.

11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.

12. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.

13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polt icas,

los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a

travs del t iempo.

16. Son instrumentos ti les en la capacitacin del personal.

17. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.

18. Posibil i tan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones

escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control

por excepcin.


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5.4.2. Desventajas.

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los

siguientes:

1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos

sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, l imitativo y laboriosopreparar un manual y conservarlo al da.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y

rigidez.

4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones.

5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.

6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

8. Muy sinttica carece de uti l idad: muy detallada los convierte en

complicados.

5.5. Tipos de manuales administrativos.

Entre los tipos de manuales ms utilizados se encuentran:


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Manuales de organizacin.

Manuales de polticas.

Manuales de normas y procedimientos.

Manuales para especialistas.

Manual del empleado.

Manual de contenido mltiple.

Manuales de finanzas.

Manuales del sistema.

Manuales de calidad.

A continuacin se explican brevemente cada una de la clasificacin anterior:

5.5.1. Manual de Organizacin.

Es la versin detallada por escrito de la organizacin formal a travs de la

descripcin de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos

puestos de trabajo que componen su estructura.

Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes,

legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones, organigramas, nivelesjerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales de comunicacin

y coordinacin de una organizacin.

Tambin incluyen una descripcin de puestos cuando el manual se refiere a una

unidad administrativa en particular.


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5.5.2. Manual de Polticas.

Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos enla forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralizacin, al

suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma

de decisiones.

5.5.3. Manual de Normas y Procedimientos.

Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los

cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciacin denormas de funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los miembros de la

misma.

Se detallan a continuacin los elementos constitutivos de un manual de estas

caractersticas:

Normas de procedimientos: es la relacin por escrito de la secuencia de los

procedimientos que constituyen la base de la organizacin, con la indicacin delos distintos sectores a travs de los cuales los mismos se desenvuelven.

Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan

dentro de los circuitos administrativos.

Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se

conocen tambin como diagramas de procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos

administrativos, tienen por objeto:

Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de

la organizacin, los puestos o unidades administrativas que intervienen,


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precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar para

la realizacin de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteracin.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y

como deben hacerlo.

Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

5.5.4. Manual para Especialistas.

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicacin en forma

especfica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del

vendedor o compendio de la secretaria.

La preparacin de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es

recomendable cuando el nmero de empleados que los utiliza es lo suficientementegrande como para justificarlo.

El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el de entrenamiento y

capacitacin de empleados, como as servir tambin de elemento de consulta para la

realizacin de las tareas asignadas.

5.5.5. Manual del Empleado.

Su objetivo es lograr una rpida asimilacin de personal nuevo (induccin) as como

tambin para posterior entrenamiento, este manual es especialmente til para niveles

intermedios u operativos.

Se enuncian a continuacin algunas informaciones que un manual de estas

caractersticas debe contener:


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Actividades desarrolladas por la empresa.

Breve resea histrica.Objetivos generales que se persiguen.

Derechos y obligaciones de los empleados en general.

Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento obligatorio para todo el

personal.

Servicios que la empresa presta a sus empleados.

5.5.6. Manual de Contenido Mltiple.

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace

que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayora de

los manuales de oficina parecen estar diseados intencionalmente para varios fines,

por ejemplo, en la preparacin de cualquier manual de procedimientos existen dos

requisitos indispensables para asegurar su xito:

Manifestacin clara de las normas generales de la empresa.

Comprensin total de la organizacin bsica de la misma.

Es decir, de poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al

mismo tiempo la organizacin y las normas bsicas no son, claramente firmes y

comprensibles.

5.5.7. Manuales de Finanzas

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones

numerosas y especficas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los

bienes de la empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en todos los

niveles de la administracin.


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5.5.8. Manuales del Sistema

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema,y est constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente

manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura fsica del sistema,

ndice de componentes, etc.

5.5.9. Manual de Calidad.

Define un manual de calidad como un documento que enuncia la poltica de la

calidad y que describe el sistema de calidad de una organizacin. Este manual puedeestar relacionado con las actividades totales de una organizacin o con una parte

seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del

manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer.

Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad

5.6. Otros tipos de manuales son los siguientes:

5.6.1. Manual tcnico.

Trata de los principios y tcnicas de una funcin operativa

determinada. Se elabora como referencia para la unidad administrativa

responsable de la actividad y como informacin general para el personalinteresado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de

auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y

procedimientos". Estos sirven como marco de referencia y ayudan a

integrar a los nuevos miembros del personal.


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5.6.2. Manual de personal.

Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las

actividades y polt icas de la direccin superior en lo que se refiere a

personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como:

reclutamiento y seleccin, administracin de personal, l ineamientos para

el manejo de confl ictos personales, polt icas de personal, uso de

servicios, prestaciones, capacitacin, promocin, entre otros.

5.6.3. Manual de adiestramiento o instructivo.

Estos manuales explican, las labores, procesos y rutinas de un puesto

en particular, son comnmente ms detallados y especficos que un

manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario

tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo,

un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido

de la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un

manual de procedimientos omite esta instruccin y comienza con el

primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tambin

uti l iza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto-

evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del contenido por el

usuario.

5.7. Criterios Metodolgicos para el Diagnstico de los Manuales de

Procedimientos .

Con el propsito de estandarizar y unif icar los criterios bsicos para el

anlisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades

administrativas de la organizacin. Es necesario destacar los requisitos


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que debe reunir la documentacin que se genere en esta materia as

como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos,

instrucciones y estudios de diagnstico del procedimiento. A travs del

establecimiento de estos requerimientos mnimos de informacin, se

estar en posibil idades de emitir juicios y dictmenes que orienten a las

unidades administrativas en lo referente a la instrumentacin y aplicacin

de las medidas de mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia

operativas.

As pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberncontener los siguientes documentos. Este manual comprende en forma

ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que se ejecutan en

una unidad administrativa, los rganos que intervienen y los formatos que

se deben uti l izar para la realizacin de las funciones que se le han

asignado. El manual est integrado por los procedimientos que se dan en

el mbito de accin de la unidad de referencia o en los que participe por

la naturaleza de su competencia.

Cada uno de los procedimientos del manual contendr:

Objetivos de procedimiento. Se plantear el propsito que se

pretende lograr con la ejecucin del procedimiento.

Base jurdica. Enumeracin de los ordenamientos o normas jurdico

administrativas que rigen la operacin de la unidad,especficamente capitulo, artculo y fraccin que fundamentan el

procedimiento.

rganos que intervienen. Enumeracin de las unidades, sub-

unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se

trate.


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Polt icas y normas de operacin. Exposicin de criterios y normas

que orienten la realizacin de las actividades sin tener que

consultar los niveles jerrquicos superiores


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CONCLUSION.

Puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo es

mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento

interno con lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin,

requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin, de tal manera,

se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto

importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera

estructurada y que cumplen con los pasos del proceso administrativo.

De igual forma, estos representan una gua prctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene

informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente losobjetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que

sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.

Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de

decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y

proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada

una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de

informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes

para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han

encomendado.

Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada


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empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar,

cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada

uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su

alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin.

En fin son documentos eminentemente dinmicos que deben estar

sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades

cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir lacapacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben

reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a

mejorar la eficiencia de la empresa.

Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se

convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una

barrera que dificulte el desarrollo de la organizacin, estos tienden auniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes reas de la

organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos de la

direccin de la misma.

documentacion de sistemas unidad i

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