Documentación administrativa.

Nombre: Hugo Esteban Martínez Hernández.Curso: 4ª medio mención (administración de empresa

Fecha de entrega: 30 de abril de 2014Nombre de su profesor: Paulina Espina Inzunza

[Escriba texto]

.

Índice** Correspondencia Interna

- Memorándum

- La Circular

- El Informe

- La Citación

** Correspondencia Laboral

- La Carta De Empleo

- La Solicitud

- Curriculum Vitae

- El Certificado

- La Nota Verbal

**Comunicaciones

- Oficio

- Circular

- Memorándum

**Documentos Ofíciales

- Certificado

- Resolución

- Decreto

**Documentos Notariales

-Declaración Jurada

-Poder

-Acta

[Escriba texto]

Redacción administrativa.

Correspondencia Interna:

Memorándum: Es una comunicación de carácter interno que obedece a la estructura vertical de información. de uso frecuente, es emitida por la gerencia

o por algún otro departamento O sección. Se utiliza utiliza para entregar órdenes, órdenes, informaciones o solicitudes; el estilo redaccional debe ser

breve, preciso y objetivo

ESTRUCTURA MEMORANDO

1.-Encabezamiento: Conste de membrete simple, número de orden, fecha, emisor, receptor y materia del mensaje.

2-.Cuerpo: Exposición clara y precisa del asunto que motiva el mensaje.

3.-Final: Frase de saludo, firma, nombre y cargo del emisor. Los inclusos o anexos que especifican abajo al lado izquierdo.

4.-Clasificación: el Memorando puede ordenar, solicitar o informar.

Las órdenes obligan al destinatario a cumplir la decisión adoptada por el emisor. Estas son transmitidas de Gerente a jefe, de jefe a trabajador, en forma

individual

[Escriba texto]

La circular: Es la comunicación que con idéntica redacción, transmite el mismo mensaje a múltiples destinatarios. El mensaje puede ser una orden, una instrucción o una información. Su uso es generalizado en la empresa. Es una

comunicación rápida y ágil por cuanto su mensaje puede ser conocido al instante por varios receptores.

ESTRUCTURA CIRCULAR:

TITULO: La palabra CIRCULAR escrito enteramente con mayúscula y seguida de su número de orden.

INTRODUCCIÓN : Breve preámbulo para caracterizar la situación y referirse a una norma general.

TEXTO: Particularización de la regla general. El emisor da una orden o instrucción, o bien suministra una información.

RECOMENDACIÓN: Requerimiento del emisor para que los destinatarios den cabal cumplimiento a la disposición impuesta.

LUGAR Y FECHA: Localidad y fecha de la Circular. Estos datos son muy importantes para los efectos de la supervisión de la Circular.

FIRMA: Nombre, cargo y firma del emisor.

INICIALES DE RESPONSABILIDAD: En mayúscula de la persona que emite el documento y en minúscula de quien digita.

DATOS DEL DESTINATARIO.

[Escriba texto]

El informe: Tiene como característica principal entregar a la jefatura hechos, situaciones, de manera que ésta obtenga la información necesaria para la toma

de decisiones. Por esta razón, siempre son comunicaciones verticales ascendentes.

Estructura del informe:

1.-Membrete

2.-Titulo del documento

3.-Fecha

4.-referencia

5.-vocativo

6.-Introducción

7.-mensaje expuesto en párrafos numerados

8.-conclusiones

9.-sugerencias

10.-frase salutación

11.-nombre, cargo y firma del emisor

12.-iniciales de responsabilidad

13.-Inclusos

14.-c.c.

[Escriba texto]

La citación: Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por su Gerencia y Directiva, convoca a reunión a un grupo de

personas, con la finalidad de entregar información o tomar acuerdos acerca de asuntos que interesan a los citados.

Estructura de la citación:

1.-Membrete (nombre de la institución)

2.- Palabra CITACIÓN

3.-Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, especial)

4.- Fecha, lugar, hora

5.- Tipo de citación (primera, segunda o única citación)

6.- Personas citadas

7.- Tablas (materias que se tratarán en la sesión)

8.- Nombre y cargo (de quien cita a reunión)

9.- Lugar y fecha del emisión

10.- Datos del destinatario (debe ser individualizado)

[Escriba texto]

Correspondencia laboral:

La carta de empleo: También se le conoce como carta de ofrecimiento de servicios. Su objetivo principal es el de obtener una entrevista personal, que

haga posible demostrar los antecedentes y méritos expuestos. Esta comunicación tiene su origen por avisos publicados en diarios o revistas, por información de personas cercanas a la institución que requiere personal o por

iniciativa del interesado.

Estructura de la carta de empleo:

1.-Primer párrafo: presentación Muestra interés por la oferta publicada, indicando cómo la has conocido o presentándote como candidato espontáneo para futuros procesos de

selección de la empresa.

2.-Segundo párrafo: conocimientos y/o experiencia Describe y da a conocer tus conocimientos y/o experiencias en relación al puesto al que te presentas, o destaca aquellos puntos fuertes que te

convierten en el candidato ideal en futuras selecciones.

3.-Tercer párrafo: concertar cita Expresa el deseo de concertar una entrevista o tu interés por una futura

comunicación.

4.-Último párrafo: despedida Despídete de una manera formal y firma la carta.

[Escriba texto]

La solicitud: Es de uso frecuente en las empresas de Estado. Se utiliza para solicitar empleo pedir traslado, solicitar permiso, etc.

Estructura de la solicitud:

1.- Encabezamiento: Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y datos opcionales

(profesión, centro de trabajo, etc.)

2.- Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática; se deben exponer todos

los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que esté basada la solicitud.

Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de

documentos incorporados a la solicitud.

El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda persona del plural (os) o bien una fórmula impersonal. En

ocasiones, cuando la instancia va dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a la misma (V.E., V.M.E., V.I., etc.)

3.- Petición o exposición de la solicitud: Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjunción que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido....,

o bien SOLICI-TO: Que se acepte esta petición de...

4.- La despedida debe indicar: Fecha: lugar, día, mes y año Firma de quien presenta la instancia, Nombre del organismo, institución, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia; estos nombres deben ir escritos todos en mayúsculas. Por ejemplo:

DECANATO DE LA FACULTAD DE BIOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE EXCELENTISIMOSEÑOR RECTOR MAGNIFICO DE LA UNIVERSIDAD

DEILUSTRISIMO SEÑOR PRESIDENTE DEL EXCELENTISIMO Finalmente, hay que recordar que, según los criterios de modernización de los documentos públicos, debe

evitarse el uso de formas arcaicas o de carácter humillante. Por ejemplo, son innecesarias y debe evitarse expresiones como: "es gracia que espero alcanzar", o "SUPLI-CO".

[Escriba texto]

Curriculum vitae

Es el conjunto de experiencias (educacionales, laborales y vivenciales) de una persona. Se aplica comúnmente en la búsqueda de empleo. En la mayoría de los casos su presentación en forma de documento es requisito indispensable

para solicitar empleo. Es un término de origen latino que en español significa carrera de la vida es por analogía y contraposición a la carrera

profesional de los magistrados romanos. Por simplificación se usa el término currículum, mientras que en ocasiones se puede encontrar (carrera de

vida y estudios).

[Escriba texto]

El certificado

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en

especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona

con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o

falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley.

[Escriba texto]

Nota verbal

Es una comunicación oficial escrita dirigida por una misión diplomática en el Ministerio de Asuntos Exteriores del Estado receptor o viceversa que, en su origen, recogía los términos de una conversación (de ahí su nombre) y era,

muy frecuentemente, entregada al término de la misma.

Actualmente la nota verbal es la nota diplomática por excelencia y su uso se ha generalizado hasta el punto que constituye el vehículo normal de comunicación

escrita entre las embajadas y el Ministerio de Asuntos Exteriores del Estado receptor. Ya no hacen referencia, casi nunca, a una conversación previa que generalmente no ha tenido lugar, y se emplean para cualquier tipo de gestión, desde las más estrictamente diplomáticas (comunicación de una información,

petición de apoyo en una instancia internacional, etc.) hasta las puramente administrativas, como la solicitud de una franquicia, comunicación de un cese

de personal, etcétera.

[Escriba texto]

COMUNICACIONES

Oficio

El  oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las

diferentes dependencias públicas o privadas

[Escriba texto]

La circular

Se utiliza para órdenes o normas de trabajo dentro de la universidad. El esquema o contenido del oficio circular y del oficio

múltiple es similar al oficio, excepto el indicativo en donde se le agrega la palabra “MULTIPLE” o “CIRCULAR” en mayúscula.

[Escriba texto]

Memorándum

Es el documento de uso interno que se emplea para impartir órdenes, recomendar situaciones, remitir documentos o comunicar asuntos a otras

dependencias y/o funcionarios de rango inferior o similar. Es un documento de redacción breve y precisa, que no debe exceder de una página de tamaño

normalizado.

[Escriba texto]

DOCUMENTOS OFICIALES

Resoluciones

Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de

competencia del servicio. 

Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio público. En cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a

todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio público. 

En cuanto al territorio, las resoluciones pueden tener alcance nacional o local, tratándose de servicios descentralizados.

Las resoluciones tienen un enorme impacto en la actividad económica y social, pues tienen un grado de flexibilidad, oportunidad e información que la ley no

puede tener, y en ese sentido la complementan.

[Escriba texto]

Decreto

Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario,

por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras

específicamente tasadas.

[Escriba texto]

DOCUEMENTOS NOTARIALES

Declaración jurada

Se denomina declaración jurada a la manifestación personal, verbal o escrita, donde se asegura la veracidad de esa misma declaración bajo juramento ante

autoridades administrativas o judiciales. Como consecuencia se presume como cierto lo señalado por el declarante hasta que se pueda acreditar lo

contrario.

La institución de la declaración jurada ha sido establecida por diversos sistemas jurídicas, tanto como del Derecho continental, en gran parte para dar

rapidez a ciertos trámites legales, sustituyendo transitoriamente a la presentación de documentos escritos o testimonios de terceros, mediante

una presunción  (que admite prueba en contrario).

La importancia de la declaración jurada se halla en el hecho que permite abreviar procedimientos tanto ante autoridades judiciales como administrativas, y al mismo tiempo genera una responsabilidad legal para el declarante en caso que la declaración jurada resulte ser contraria a la verdad de los hechos que se

acrediten posteriormente, equiparando la declaración jurada con un efectivo juramento o promesa de decir la verdad. Este último elemento puede

tener consecuencias a nivel penal en los ordenamientos jurídicos que consideran al perjurio (o violación de juramento) como un delito, o en los países

que imponen castigos penales o administrativos para quien formula cualquier declaración falsa ante ciertas autoridades.

[Escriba texto]

Poder

La carta poder, tiene como finalidad, delegar algún poder o responsabilidad, sobre alguna cosa o circunstancia. Este se otorga en ámbito muy selecto y

circunstancias específicas. Este documento entrega a la persona entregada, facultades o poderes en materia jurídica y esta facultad puede ser general o

limitada.

[Escriba texto]

Acta

Documentó de carácter oficial que declara la condición legal de una persona o institución, como el acta de diputado que reciben los parlamentarios electos en

algunos países.

[Escriba texto]

Certificado

Es un documento utilizado para comprobar algunos hechos o acreditar ciertos méritos personales. Su uso es muy variable,

podemos decir que es uno de los documentos que nos acompaña a lo largo de toda la vida, es así como tenemos c. nacimiento, c.

estudio, c. título, c. médico, c.honorabilidad, c. empleo, c. estado civil, c, defunción, etc.

[Escriba texto]