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Curso

Qué es un BPMS

Escuela de Formación AuraPortal

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Documento –Fecha de Impresión: 09 09 2009

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1. GESTIÓN POR PROCESOS

Toda organización trabaja por procesos, aunque ésta no sea consciente de ello.

Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o

simultáneamente) con un determinado fin. Es una realidad innegable que toda empresa u organización

está gestionada internamente mediante procesos.

De hecho, la suma de todos los Procesos conformaría la actividad total de la empresa. O dicho

de otro modo, toda la actividad que desarrolla cualquier empresa u organización es la suma de sus

procesos. Algunos podrán ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o escritos, y otros complejos y

muy estructurados.

Un ejemplo de un proceso sería la entrega de un documento entre un empleado y su supervisor para la

aprobación y validación del mismo.

Evidentemente el ejemplo utilizado es muy sencillo y básico en su concepción, pero es suficiente para

demostrar el enunciado que inicia este punto de introducción.

Por otro lado uno de los objetivos de toda organización (empresas privadas, empresas públicas,

asociaciones, etc.) es mejorar y ser más eficiente en su gestión, para lograr mejores resultados.

Siguiendo el razonamiento anterior, si toda la actividad de una empresa es igual a la suma de sus

procesos, y una Gestión por Procesos (BPMS) es capaz de controlarlos adecuadamente, inevitablemente

una correcta implantación del BPMS mejorará TODA la organización, sacará a la luz los puntos débiles y

fortalecerá las actividades más importantes. De hecho será:

MÁS EFICIENTE

MÁS EFICAZ

MÁS COMPETITIVA

Es en este instante cuando la herramienta para la Gestión por Procesos o BPMS (Business Process

Management Suite) cobra mayor relevancia ya que es el software empresarial para diseñar y

ejecutar la automatización de los procesos, y en definitiva ayuda a las organizaciones a lograr

mejores resultados.

BPMS ¡Una Revolución!

Según la práctica totalidad de analistas, la aparición del BPMS representa quizás la más importante

revolución en el dominio del software empresarial, comparable en su entorno a la revolución que ha

supuesto la aparición de Internet.

Se prevé que a medio plazo TODAS las modernas empresas y organizaciones de cualquier tamaño

tendrán y trabajarán con BPMS para la gestión de la mayoría de sus actividades.

Llegados a este punto surgen una serie de preguntas debido a la heterogénea información existente en

el mercado, como por ejemplo:

1. ¿Qué es un BPMS (Business Process Management Suite)?

2. ¿Qué diferencias hay entre BPM y Workflow?

3. ¿Qué papel representa SOA en la Gestión por Procesos?

4. ¿Es BPMS y BRE (Motor de Reglas de Negocio) lo mismo?

5. ¿Por qué el estándar BPMN (Business Process Modeling Notation)?

CURSO QUÉ ES BPMS Página 2 de 21

2. PREGUNTAS Y RESPUESTAS

El objetivo de este punto es dar respuesta a las cinco preguntas formuladas en el punto anterior

ofreciendo una visión general del BPMS, y profundizando sólo en aquellos aspectos que se han

considerado de mayor interés para el lector.

2.1 ¿Qué es un BPMS?

BPMS significa ‘Business Process Management Suite’ y es, sin ninguna duda, la tendencia ya

consolidada e imparable que está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las

empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor

automatización y mucha mayor potencia.

Definición

BPMS puede ser definido como:

“Una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar,

implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es decir, Procesos- de

cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su

conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como

participantes en las tareas de los procesos”.

Alcance

Con una herramienta BPMS de máximo nivel como AuraPortal, la empresa puede automatizar de

manera sencilla cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad,

Compras, Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestión del Riesgo, Ventas, Facturación

y cualquier otra clase de proceso que sea específico y particular de la empresa.

Ventajas Competitiva y Económica

La tremenda ventaja competitiva que significa trabajar con BPMS es tal que un creciente número de

empresas y organizaciones están adoptando el uso de herramientas BPMS para no perder la

competitividad frente a otras que ya lo están utilizando. Ello es debido a que, además de la superior

potencia y flexibilidad operacional aportadas por los BPMS, se consigue, de forma prácticamente

instantánea, un ahorro de costes empresariales comprendido entre el 20% y el 50% y un Retorno sobre

la Inversión (ROI) de hasta el 400%.

Integración

Aunque los procesos diseñados dentro del BPMS pueden trabajar cómodamente de manera integrada

con software de gestión previamente existente en la empresa, como ERP y CRM, es previsible que las

empresas irán gradualmente modelizando mediante procesos BPMS las actividades de las aplicaciones

de ERP y CRM, para sustituir dichas aplicaciones por los procesos modelizados, consiguiendo así

mayor automatización, flexibilidad, seguridad y potencia, además de la unificación global de la operativa

empresarial.

Tres Pasos

El procedimiento para trabajar con BPMS comprende tres pasos fundamentales:

1. Construir el diagrama del modelo de proceso.

2. Definir los valores de los parámetros tales como los nombres o roles de los ejecutores de las

tareas, etc.

3. Poner inmediatamente en ejecución el proceso sin tener que esperar a ningún desarrollo de

programación (suponiendo que se está trabajando con AuraPortal).


Los BPMS son sistemas que permiten la orquestación de los procesos, las personas, las aplicaciones ya

existentes y la información que se va generando en la organización.

Por lo tanto un BPMS puede automatizar por ejemplo el proceso de aprobación por parte del Dpto.

Financiero de la compra de material cuyo importe es superior al permitido. En este caso el BPMS

orquesta el proceso (proceso de aprobación), las personas que intervienen en el proceso (Dpto.

Financiero, solicitante del material, etc.), las aplicaciones ya existentes (inicio del proceso desde el ERP

de la empresa) y la información que se va generando (importe del material, resultado del análisis por

parte del Dpto. Financiero, etc.).

Todo BPMS tiene un ciclo de 4 etapas: MODELIZACIÓN, EJECUCIÓN, MONITORIZACIÓN y

OPTIMIZACIÓN.

1. MODELIZACIÓN

La MODELIZACIÓN es la etapa donde se diseñan y construyen los procesos. Primero se dibuja el proceso

mediante objetos (tareas, eventos, compuertas, etc.) y luego se asignan atributos a esos objetos

(ejecutores, formularios, calendarios, tiempos, condiciones, etc.).

En este punto es importante no confundir la MODELIZACIÓN del BPMS con herramientas BPA (Business

Process Analysis) independientes que existen en el mercado. Estas herramientas permiten la

MODELIZACIÓN pero se quedan en la presentación del proceso, no en su ejecución. Para poder ejecutar

el proceso requieren de un BPMS. Por ello una herramienta BPMS incorpora su propio BPA para la

MODELIZACIÓN.

Si un BPMS no incorpora una herramienta de MODELIZACIÓN, no se considera un BPMS y por tanto

debería integrarse con herramientas BPA existentes en el mercado para poder considerarse como tal.

Otro aspecto importante dentro de la MODELIZACIÓN, es la Simulación de los procesos antes de

ejecutarlos. Existen dos tipos de Simulación: La Simulación Estadística y la Simulación Real.


2. EJECUCIÓN

La EJECUCIÓN es la etapa donde el BPMS realiza y ejecuta lo que se ha MODELIZADO en la etapa

anterior. La nueva generación de BPMS no requiere programación a la hora de ejecutar los Modelos.

Según asegura la consultora Gartner Inc.

3. MONITORIZACIÓN

La MONITORIZACIÓN es la etapa donde se observan y controlan los resultados de la EJECUCIÓN.


En este punto es importante no confundir la MONITORIZACIÓN de los procesos mediante una

herramienta BAM (Business Activity Monitoring) propia e integrada en el BPMS, y las herramientas BAM

independientes que ofrece el mercado.

Es habitual que la MONITORIZACIÓN mediante el BAM del BPMS se realice por el Área de Negocio para

conocer la situación de la actividad del área de su responsabilidad (cargas de trabajo de los usuarios,

tiempos de ejecución de las tareas, demoras, etc.). A diferencia de la MONITORIZACIÓN que realiza la

gente de IT con un BAM independiente al BPMS y que está enfocado a visualizar cargas de trabajo en la

red, estado de la arquitectura del hardware, etc.

4. OPTIMIZACIÓN

La OPTIMIZACIÓN es la etapa donde se realizan los cambios en los procesos una vez se han detectado

los aspectos mejorables a través de la MONITORIZACIÓN. Estos cambios se realizan en la

MODELIZACIÓN.


2.2 ¿Qué diferencias hay entre BPMS y Workflow?

El Workflow

La palabra inglesa workflow, comúnmente traducida como flujos de trabajo o flujos de tareas indica el

conjunto de actividades que se realizan en una empresa u organización para llevar a cabo su objetivo.

Por tanto el workflow tiene una aplicación universal ya que cualquier entidad activa funciona mediante

actividades susceptibles de ser identificadas y controladas.

Ejemplos típicos en los que se utilizaba workflow eran (y aun son) el ciclo de vida de un documento o

bien aprobaciones en general.

Cronológicamente Workflow es anterior a BPM y, aunque ambos han evolucionado a pasos agigantados a

lo largo de sus vidas, hoy en día nadie duda de que BPMS es mucho más que la simple gestión de flujos

de trabajo.

El BPMS

Como se ha dicho antes, BPMS es una nueva categoría de software empresarial que permite a las

empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es decir,

Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su

conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en

las tareas de los procesos”.

Con una herramienta BPMS de máximo nivel, cualquier entidad puede automatizar de manera sencilla

cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras,

Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestión del Riesgo, Ventas, Facturación y

cualquier otra clase de proceso que sea específico y particular de la empresa.

En este estado de continua evolución tecnológica en que estamos inmersos, determinar las

características necesarias para que una aplicación pueda ostentar el nombre de BPMS es muy difícil. Hay

muchos expertos y destacadas asociaciones que han publicado sus opiniones (en la mayoría de los casos

ya obsoletas), de las que más o menos puede sacarse la conclusión de que los BPMS son sistemas que

permiten la orquestación de los procesos, las personas, las aplicaciones ya existentes y la información

que se va generando en la organización. Deben contener las siguientes funcionalidades:


Diagramador de Proceso. Herramienta para dibujar el proceso.

Motores de Orquestación. Permiten coordinar la secuencia de actividades según los flujos y

reglas de las Clases de Proceso.

Diseñador de formularios. Herramienta de definición de formularios e informes que no están

disponibles en los componentes que se necesitan para apoyar el proceso de diseño.

Inteligencia de Procesos. Herramientas BAM (Business Activity Monitoring), BI (Business

Intelligence), Cuadro de Mandos, KPIs (Key Performance Indicators), etc.

Herramientas de Integración. Permiten integrar el modelo con otros sistemas, como ERP o

los sistemas legacy de la empresa.

Entonces ¿qué pasa con el Workflow?

Puestas así las cosas parece que el workflow como aplicación independiente tiende a desaparecer, pero

no como funcionalidad. Lo que pasa es que BPMS ha fagocitado al Workflow.

En un BPMS de última generación, la comunicación y colaboración se establece mediante tres sistemas

de workflow: 1) Workflow de Tareas de Proceso, 2) Workflow de Tareas Libres independientes de

los procesos, y 3) Workflow de Tareas Integradas dentro de Tareas de Proceso.

1. Workflow de Tareas de Proceso

Es el flujo de las tareas que siguen el Diagrama de un proceso una vez ha sido puesto en marcha.

Es el workflow básico de un BPM pero, como se ha dicho, en un BPMS de última generación puede

disponerse de otros dos workflows de una gran importancia en la práctica.

2. Workflow de Tareas Libres

Las Tareas Libres son las que se ejecutan dentro del Workflow Libre (plataforma de comunicación y

colaboración de la Intranet Corporativa) y que no están afectas a los Procesos BPM.

En ellas el creador de la tarea determina libremente el asignado (por Persona o por Cargo) y todos los

demás datos de la tarea. También crean registros en la Agenda del ejecutor, pueden estar enlazadas

al resto de elementos informativos de la Intranet, controla fechas y prioridades, puede conocerse el

coste de su ejecución, mantiene un histórico de sus fases y, en general, disfruta de todas las ventajas

que puede ofrecer la comunicación y colaboración actual.

Este workflow complementario es sin duda el medio más potente y cómodo de relacionarse que

tienen los usuarios.

3. Workflow de Tareas Integradas

Las Tareas Integradas son tareas Libres que pueden ser utilizadas desde las Tareas de Proceso. Están

especialmente diseñadas para disponer de un workflow adicional al de las Tareas de Proceso para

completar la información que pueda ser necesaria, simplificando mucho los diagramas de las Clases

de Proceso ya que no hay que tener prevista expresamente la posibilidad de comunicarse con algún

Empleado o usuario Externo en cualquiera de los puntos del proceso, circunstancia muy habitual.

Pueden ser enviadas a distintos destinatarios (Empleados o usuarios Externos) y/o grupos. El work-

flow generado es semejante al de las Tareas Libres: se pueden Enviar, Responder al Remitente, Res-

ponder al Creador, Reclamar y Terminar. También mantienen un histórico independiente del que se

configuró para la Clase de Proceso y, además, pasan a formar parte del Proceso vinculadas a las ta-

reas desde las que se formaron y, como tales, podrán verse en la Monitorización del proceso.

La operativa con Tareas Integradas es muy eficaz en la práctica diaria.

2.3. ¿Qué papel representa SOA en la Gestión por Procesos?


SOA (Service Oriented Architecture) es una filosofía de integración para ayudar a la Gestión por Procesos

de las organizaciones. SOA se basa en la tecnología de los Servicios Web, que entre otras funciones,

complementan a las herramientas BPMS para establecer canales de comunicación entre aplicaciones.

Los BPMS disponen de diferentes alternativas para conectarse con aplicaciones informáticas, y los

Servicios Web son una de ellas.

Normalización de la Estructura Tecnológica

Las empresas requieren de una estructura tecnológica que ayuda a la gestión diaria de sus procesos, y

por ende de su negocio. Esta estructura tecnológica está conformada en su mayoría por herramientas de

software que en muchos casos han de integrarse entre ellas mismas.

Según las necesidades de la empresa, el modelo de arquitectura tecnológica estará dispuesto de

diversas maneras. Una de ellas es basar su arquitectura tecnológica en servicios o SOA (Service

Oriented Architecture) que interconectan las herramientas de software. La tecnología que se utiliza para

ello son los Servicios Web. IT trabaja para poner a punto la arquitectura que soportará los procesos.

Pero esto no es suficiente, ya que en este tipo de arquitectura es necesario un ente que orqueste a las

herramientas de software y las personas, definiendo quién tiene que hacer qué, cuándo y cómo. La

fórmula queda completa cuando este modelo lo gobierna una herramienta BPM (Business Process

Management) que automatiza los procesos. Los usuarios de Negocio son los que conocen y definen cómo

han de ser los procesos.

El BPM resuelve un conflicto que a priori parecía insalvable, ya que los usuarios de Negocio no tienen

suficientes conocimientos técnicos para interconectar mediante Servicios Webs las aplicaciones que

intervienen en los procesos, y el personal de IT no conoce cómo han de ser los procesos de negocio de la

compañía. El BPM acerca ambos roles, permitiendo un entorno de colaboración, donde el personal de

Negocio es capaz de modelizar los procesos, y allí donde es necesario, IT configura Servicios Web para

integrar aplicaciones, tanto internas (ERP, aplicaciones legacy, etc.) como externas (de clientes,

proveedores, administración pública, etc.).

2.4 ¿Es BPMS y BRE (Motor de Reglas de Negocio) lo mismo?

Un BPMS y un BRE o Motor de Reglas de Negocio no son lo mismo, pero se complementan.

Las Reglas de Negocio pueden y deben utilizarse como repositorio general de la empresa donde

almacenar y consultar todas sus normas y procedimientos de aplicación general con independencia y

adicionalmente a su uso en los Procesos. Este repositorio es el Motor de Reglas de Negocio, que ha de

ser independiente a los procesos.

“Lo que en una Clase de Proceso es permanente, se soporta con su Modelo, representado por su

Diagrama y sus Objetos. Lo que es cambiante se soporta con las Reglas de Negocio. El Proceso consulta

las Reglas, cuando así lo dicta el Modelo, y aplica el resultado de las mismas”.

Los procesos consultarán la información que se encuentra en las Reglas de Negocio. De tal modo que

aquellos puedan mantenerse prácticamente sin cambios (excepto los derivados de las mejoras

introducidas en su diseño) ya que la mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del

entorno empresarial (mercado, políticas, estrategia, etc.), y esto queda definido en las Reglas de

Negocio.

Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPMS incorporan un Motor de

Reglas de Negocio independiente a los procesos. Por ello diferenciaremos entre Reglas de Negocio y

Reglas de Proceso. Las primeras son las explicadas en este punto. Las segundas son aquellas que su

alta, configuración y gestión se realiza desde el Modelo del proceso y su ámbito de actuación y

responsabilidad se limita al proceso configurado en la Modelización. Por tanto no son independientes al

mismo y por consiguiente no se pueden utilizar como repositorio general de la empresa donde

almacenar y consultar todas sus normas y procedimientos de aplicación general, como es el caso de las

Reglas de Negocio.


Ejemplo de Regla de Negocio:

Ejemplo de Regla de Proceso:

Todos los fabricantes incorporan Reglas de Proceso, pero muy pocos incorporan Reglas de Negocio, que

son independientes a los procesos.

Aunque las Reglas de Negocio no son vinculantes para la Gestión por Procesos, la potencian

enormemente, siendo evidentes sus beneficios.


2.5. ¿Por qué el estándar BPMN?

El Standard BPMN (Business Process Modeling Notation), desarrollado inicialmente por el consorcio BPMI

e integrado posteriormente en el grupo OMG es un sistema gráfico de Modelización de Procesos que

representa la culminación de los trabajos de consolidación de las mejores ideas aportadas por otros

estándares anteriores, algunos de los cuales todavía son usados actualmente, si bien han sido superados

por el BPMN. Ejemplos de estándares que han sido analizados y revisados como base de partida para el

desarrollo del BPMN son: UML Activity Diagram, UML EDOC Business Processes, IDEF, ebXML BPSS,

Activity-Decision Flor (ADF) Diagram, RosettaNet, LOVeM y Event-Process Chains (EPCs).

El éxito del BPMN, ya en sus primeros años de vida fue tal que se ha convertido rápidamente en el

Standard hegemónico en el mundo de la Modelización de Procesos de Negocio hasta el punto de que las

principales casas que ofrecen BPM están dirigiendo sus esfuerzos a la readaptación de la modelización

de sus productos siguiendo dicho Standard.

La notación BPMN puede ser ‘mapeada’ (convertida) a los estándares BPEL y XPDL, que son lenguajes

concebidos para la ejecución de procesos. Por tanto, los usuarios de AuraPortal que lo deseen, podrán

convertir los modelos diseñados en BPMN a los lenguajes de ejecución BPEL o XPDL, siguiendo las

instrucciones de ‘mapeo’ que contienen dichos lenguajes. Sin embargo la potencia de estos últimos es

comparativamente muy pobre y en muchos casos, la conversión obliga a limitar las ricas posibilidades, la

potencia y la flexibilidad de los procesos desarrollados automáticamente (son programar) en AuraPortal.

En esencia, el BPMN se compone de varios conjuntos de elementos que abarcan la representación, tanto

de los Objetos del flujo y sus conexiones como los instrumentos de ayuda que son las Bandas

(Swimlanes) y los Artefactos.

Los Objetos se dividen en tres categorías: Actividades, Eventos y Compuertas. A su vez, las Actividades

se dividen en Tareas y Subprocesos. Por tanto, en definitiva se contemplan los siguientes objetos.

Tareas. Realizan las actividades del Proceso. Pueden ser Personales y de Sistema.

Subprocesos. Son conjuntos de Tareas y otros Objetos que pueden funcionar como una unidad

operativa independiente, aunque integrada en el Proceso. Ejemplos de notación de Tareas y

Subprocesos:

Eventos. Se encargan de controlar los arranques y paradas de las corrientes del Proceso en los

hilos en los que están situados. Ejemplos de notación:

Compuertas. Redirigen las corrientes entre los hilos del Proceso según su configuración y

condiciones. Ejemplos de notación:

Lienzo y Bandas. El lienzo en donde se dibujan los objetos del Diagrama puede dividirse en

Bandas (Swimlanes), que son pasillos verticales u horizontales que sirven para ayudar a ubicar

las Tareas y Subprocesos en relación con los departamentos o roles de los ejecutores de los

mismos. Un ejemplo de Diagrama con Bandas:


Símbolo Función Imagen Básica indicada por BPMN

Tareas Simples

Tarea Personal

Tarea realizada por un Usuario del Sistema. Hay tres tipos de usuarios: Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuarios Invitados. Códi-go: TP

User, Manual, etc.

Tarea de Sistema

Tarea realizada por el sistema. Hay una Tarea de Sistema por cada función a realizar (En-viar una Notificación a uno o varios destina-tarios, Iniciar un Proceso, Ejecutar un Proce-dimiento Almacenado, etc.). Código: TS

Ser- vice,

Script, etc.

Tareas con Evento Incrustado


Aprobación de Inversión en Obra – (Página 1)

DirecciónAdministraciónObra

INICIOEl Jefe de Obra rellena un Formulario de

‘Solicitud de Aprobación de Inversión en Obra’ Revisión para 1ª Aprobación

Jefe de GrupoTP

1ª Aprobación?

DX

Requiere2ª Aprobación?

DX.23

Solo Lunes y Jueves de 10:00 a 12:00

ET

Revisión para 2ª Aprobación

Jefe de DivisiónTP.30

2ª Aprobación?

DX.34

CL

Aprobada

Si

Aprobada

No

Informa deNo Aprobación

TS

Informa deAprobación

TS.51

SubprocesoCuenta de Inversión

AdministrativoSP

No Aprobada

No Aprobada

K

K.68

FN

TP.33

TS

Tarea con Evento de Mensaje Incrustado

Lleva incrustado un Evento de Mensaje. Si llega el Mensaje antes de que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda abortada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento de Mensaje incrustado. Código: TPM

Ex-

ception Flow

Tarea con Evento de Tiempo Incrustado

Lleva incrustado un Evento de Tiempo. Si el Tiempo previsto llega antes de que el ejecu-tor de la Tarea la termine, ésta queda abor-tada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento de Tiempo incrustado. Código: TPT

Exception Flow

Tarea con Evento Múltiple Incrustado

Lleva incrustado un Evento Múltiple (combi-nación de Eventos de Mensaje y de Tiempo). Si se cumple uno de los Eventos antes de que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda abortada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento Múltiple incrustado. Código: TPX

Exception Flow

Tarea con Evento de Compensación Incrustado

Esta Tarea, que necesariamente ha de figurar dentro de una Transacción, es decir, en la notación desarrollada de un Subproceso SPC, lleva incrustado un Evento de Compensación que está asociado a una Tarea de Compen-sación (TC). Si una vez terminada con éxito la Tarea con Evento de Compensación incrustado (TPC), la Transacción no se puede completar, el siste-ma activa la Tarea de Compensación (TC) asociada para compensar (cancelar o retro-ceder) las acciones ya realizadas en la Tarea con Evento de Compensación (TPC) a la que está asociada. Código: TPC

Subprocesos Simples

Subproceso

Conjunto de Objetos (Tareas, Otros Subpro-cesos, Eventos y Compuertas), que constitu-yen una unidad operativa independiente dentro del Proceso. Código: SP


TPM

TPT

TPX.61

TC.37

TPC.47

SP

Subproceso de Compensación

Subproceso que ‘compensa’ los efectos de la Tarea con Evento de Compensación incrusta-do (TPC) a la que está asociado en una Tran-sacción. Solo se activa cuando la Tarea con Evento Compensación incrustado (TPC) ha sido ter-minada con éxito y sin embargo la Transac-ción (es decir el Subproceso SPC) a la que pertenece no se puede completar y ha de cancelarse, con lo que hay que volver atrás (compensar) mediante este Subproceso de Compensación las acciones ya realizadas mediante la Tarea TPC. Código: SC

Subprocesos con Evento Incrustado

Subproceso con Evento de Mensaje Incrustado

Si llega el Mensaje definido en el Evento incrustado antes de que Subproceso finalice de forma natural, se fuerza la terminación inmediata del mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Mensaje incrustado. La notación Desarrollada del Subproceso ha de diseñarse de manera que contenga la lógica necesaria para que se cumpla la mecá-nica descrita aquí. Código: SPM

Subproceso con Evento de TiempoIncrustado

Si se cumple el tiempo definido en el Evento incrustado antes de que Subproceso finalice de forma natural, se fuerza la terminación inmediata del mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Tiempo incrustado.

La notación Desarrollada del Subproceso ha de diseñarse de manera que contenga la lógica necesaria para que se cumpla la mecá-nica descrita aquí. Código: SPT

Subproceso con Evento MúltipleIncrustado

Lleva incrustado un Evento Múltiple que combina Eventos de Mensaje y de Tiempo. Su funcionamiento es el mismo descrito más arriba para los Eventos sueltos de Mensaje y de Tiempo incrustados. Código: SPX


SC

TPC.47

SPM

SPT

SPX

Transacción

Este Subproceso, que siempre lleva incrusta-do un Evento de Compensación, comprende los Objetos y Conexiones que configuran una Transacción. Si ésta no puede completarse con éxito, hay que realizar las compensacio-nes oportunas y activar la salida por el Even-to de Compensación incrustado.NOTA. La notación desarrollada de este Su-bproceso ha de construirse adecuadamente para que las compensaciones tengan lugar.Código: SPC

Eventos de Inicio

Evento de Inicio por Mensaje

Inicia el Proceso al recibirse el Mensaje edita-do con el Formulario que se especifica en los atributos de este Evento o bien por una Ta-rea de Sistema de Inicio de Proceso. Código: IM (Invisible)

Evento de Inicio por Tiempo

Inicia el Proceso al cumplirse el tiempo (cual-quier forma de definición: Día del mes, de la semana, fecha, hora, minuto, etc.) indicado en las condiciones especificadas para este Evento. Código: IT (Invisible).

Evento de Inicio Múltiple

Contiene cualquier combinación de Eventos de Mensaje y Tiempo. Inicia el Proceso cuan-do se cumplen las condiciones especificadas para uno de los Eventos que contiene. Códi-go: IX (Invisible)

Evento de Inicio de Subproceso

Evento de Inicio dentro de la Notación Desa-rrollada de un Subproceso. Se activa como hipervínculo de su correspondiente Notación Comprimida cuando la corriente del Proceso principal alcanza esta última. Código: IS

Eventos Intermedios

Evento Intermedio de Mensaje

Detiene la corriente de su hilo hasta que se reciba el Mensaje editado con el Formulario que se ha especificado para este Evento o mediante una Tarea de Sistema de activación de Mensaje, generalmente desde otro Proce-


SPC

IS.60

EM

so. Código: EM

Evento Intermedio de Tiempo

Detiene la corriente de su hilo hasta que se cumpla el tiempo que se ha especificado para este Evento. Código: ET

Evento Intermedio Múltiple

Contiene una combinación de Eventos de Mensaje y Tiempo. Detiene la corriente en su hilo hasta que se cumpla uno de los Eventos.Código: EX

Evento de Enlace (Link)

Envía o recibe la corriente hacia o desde otro Enlace con el que mantiene un hipervínculo. Código: EL

Eventos de Fin

Evento de Fin de Corriente

Indica el Fin de una Corriente dentro de un Proceso o de un Subproceso. Cuando se al-canza este Evento, la corriente de este hilo queda detenida definitivamente pero las corrientes de los demás hilos siguen su cur-so. Código: FC

Evento de Fin de Proceso o Subproceso

Si el evento está situado dentro del Proceso general fuerza la terminación completa del mismo y la cancelación definitiva de todos los objetos, incluidas las Tareas inconclusas y los Subprocesos que contiene. Si este evento se encuentra dentro de la notación desarrollada de un Subproceso, éste queda terminado y sus objetos cancela-dos. Sin embargo, el Proceso general que contiene el Subproceso sigue activo hasta alcanzar su propio Fin de Proceso.

Código: FN

Compuertas Divergentes

Compuerta Divergente Exclusiva (XOR)

Tiene una Entrada y varias Salidas. Las Sali-das han de estar numeradas para establecer el orden en el que han de ser examinadas, ya que la primera que cumpla las condiciones establecidas será la que conduzca la corrien-


ET

EX

EL

FC.32

FN.73

te del Proceso. Las demás Salidas serán inha-bilitadas. Código: DX

Compuerta Divergente Inclusiva (OR)

Tiene una Entrada y varias Salidas de las cuales una o varias serán válidas. Las Salidas válidas generarán corrientes paralelas en sus respectivos hilos y los demás hilos serán deshabilitados (no contendrán corriente). Código: DO

Compuerta Divergente Paralela (AND)

Tiene una Entrada y varias Salidas siendo todas ellas válidas. Cada Salida generará corriente paralela en su respectivo hilo. Códi-go: DA

Compuertas Convergentes

Compuerta Convergente Exclusiva (XOR)

Tiene varias Entradas y una Salida. Cuando se produce la primera Entrada conduce la co-rriente a la Salida y las demás Entradas que-dan invalidadas. Código: CX

Compuerta Convergente Inclusiva (OR)

Tiene varias Entradas y una Salida. La Com-puerta, que conoce cuales de los hilos de Entrada llevan corriente y cuales no, (depen-de de lo ocurrido en el Proceso aguas arriba), espera a que lleguen todas las que llevan corriente para permitir la única Salida.Código: CO

Compuerta Convergente Paralela (AND)

Tiene varias Entradas y una Salida. Todas las Entradas han de ser de hilos con corriente pues la Compuerta esperará a que se hayan producido todas las Entradas para permitir la única Salida. Código: CA

ARTEFACTOS

BPMN indica lo siguiente:

“A modeler or modeling tool may extend a BPD and add new types of Artifacts to a Diagram.”

Símbolo Función Imagen Básica


indicada por BPMN

Anotación

Texto explicativo en semi-cuadro con puntero. Se puede conectar a otro Ob-jeto por el extremo del puntero.

Documento

Indica un documento relacionado con un Objeto (generalmente una Tarea o Subproceso). Se puede conectar por cualquiera de sus cuatro puntos de conexión, uno en cada lado.

Contorno

Se usa para delimitar un Subproceso en su Notación Desarrollada o un frag-mento del Proceso que se desea identi-ficar. Puede conectarse a otros Objetos si se desea.

3. GLOSARIO DE ACRÓNIMOS

Seguidamente se recapitulan los acrónimos utilizados en este documento:

B2B = Business to Business

BAM = Business Activity Monitoring

BI = Business Intelligence

BPA = Business Process Analysis

BPEL = Business Process Execution Language

BPM = Business Process Management

BPMS = Business Process Management Suite

BPMN = Business Process Modeling Notation

BPP = Business Process Platform

BRE = Business Rules Engine

BRMS = Business Rules Management System

CMMI = Capability Maturity Model Integration

CRM = Customer Relationship Management

EAI = Enterprise Application Integration


EFQM = European Foundation for Quality Management

ERP = Enterprise Resource Planning

ESB = Enterprise Service Bus

H2H = Human to Human

H2S = Human to System

IT = Information Technology

LOPD = Ley Orgánica de Protección de Datos

SaaS = Software as a Service

SCM = Supply Chain Management

SOA = Service Oriented Architecture

S2S = System to System

ANEXO. CURSOS BÁSICOS ON-LINE DE INTRODUCCIÓN AL BPMS

Estos cursos están orientados a ofrecer una visión general de la Gestión por Procesos y su impacto en la

gestión empresarial moderna. Esta colección de cursos se estructura en dos Capítulos que se

corresponden con dos Niveles del conocimiento sobre BPM:

1. Conceptos Genéricos sobre BPMS

Orientados a ofrecer una visión general de la Gestión por Procesos automatizada mediante una Suite

BPM de última generación, su impacto en la gestión empresarial moderna y los beneficios que puede

aportar.

1.1. Qué es un BPMS. Su objetivo es obtener una visión general del mundo BPM: conceptos

básicos, evolución histórica y proyección de futuro, así como aclarar las relaciones y diferencias con

conceptos relacionados (Workflow, BRE, SOA, etc.).

1.2. Ciclo de Vida de los Procesos BPM. Su objetivo es obtener una visión teórica y, sobre todo, eminentemente práctica de la Gestión por Procesos en su ciclo completo, que abarca cuatro etapas: 1. Modelización, 2. Ejecución-Orquestación, 3. Monitorización y 4. Optimización.

1.3. La Gestión Empresarial con BPMS. Su objetivo es obtener una visión teórica y práctica del

nuevo enfoque de la gestión empresarial mediante una Suite BPM y de las ventajas que ello

conlleva, así como los aspectos concretos por los que BPMS es tan importante hoy en día y porqué

es ya una necesidad para la supervivencia de cualquier entidad.


1.4. Trabajar con BPMS. Su objetivo es obtener una visión práctica de la forma en que realizan

sus trabajos diarios las personas en una entidad con BPMS, y que resulta mucho más sencillo y

eficaz). Instrucciones, formularios dinámicos, campos calculados y condicionales, creación

automática de documentos, botones de acción, de enlace y de script, workflow libre, tareas

integradas, etc.

1.5. Trabajos Automáticos del BPMS. Su objetivo es conocer el alcance de las actividades que

pueden ser ejecutadas directamente por el sistema mediante los Motores de los Procesos sin

intervención humana. Estas acciones, que también pueden prepararse sin necesidad de

programación, suponen el máximo exponente del ahorro de tiempos y costes y, al mismo tiempo, la

seguridad de la ejecución de los Procesos Empresariales.

2. Aplicaciones Esenciales que deben componer un BPMS

Orientados a dar a conocer el alcance y las prestaciones que ofrece un BPMS de última generación y,

sobre todo, la sinergia que desencadena la inclusión en la Suite de algunas aplicaciones esenciales que

comparten entorno de forma totalmente integrada y sin costuras de manera amigable. Este conjunto

constituye la espina dorsal de la empresa.

2.1. Intranet Corporativa integrada en BPMS. Su objetivo es obtener una visión general de las

ventajas que se obtienen de la integración completa de la Suite BPM con la Intranet Corporativa,

facilitando significativamente el trabajo de todos los empleados y el control de actividades y

tiempos.

2.2. Extranet integrada en BPMS. Su objetivo es conocer la última tecnología disponible de

Información, Comunicación y Colaboración para crear canales privados, individuales y exclusivos de

comunicación y trabajo con Externos, y cómo quedan estos incluidos en el workflow los Procesos de

la entidad.

2.3. Gestión Documental Corporativa integrada en BPMS. Su objetivo es obtener una visión

general de las ventajas que se obtienen de la integración completa de la Suite BPM con la Gestión

Documental, consiguiendo la práctica automatización de los cuatro pilares en los que se asienta la

Gestión Documental: la Captura, de la Creación, del Flujo y del Acceso a los documentos.

2.4. CRM (Customer Relationship Management) integrado en BPMS. Su objetivo es conocer

una innovación que marcará sin duda el futuro del CRM: la sinergia que desencadena la integración

completa en BPMS de las funcionalidades del CRM con procesos de BPMS mediante Procesos

Patrón.

2.5. SCM (Supply Chain Management) integrado en BPMS. Su objetivo es obtener una visión

general de la gestión de la Cadena de Suministros mediante Procesos Patrón de BPMS, que se

revela como la herramienta más efectiva para gestionar la promoción, solicitud, preparación y

entrega de los bienes y servicios solicitados, ajustados siempre a las necesidades.


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