document generalctti.gencat.cat/.../tgv10-0-mu-manual-dusuari.docx · web view: s’ha de fer...

TG – MU – Manual d’usuari

Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 1 / 216

Revisió Redactat per Revisat per Aprovat per Data aprovació

Data publicació

4.5 UTE (IBM/INSA) 20/01/2016

5.1 UTE (IBM/INSA) 10/03/2016

5.2 UTE (IBM/INSA) 26/09/2016

6.0 UTE (IBM/INSA) 01/12/2016

7.0 UTE (IBM/INSA) 14/03/2017

7.1 UTE (IBM/INSA) 28/04/2017

8.0 UTE (IBM/INSA) 26/09/2017

9.0 UTE (IBM/INSA) 20/12/2017

9.1 UTE (IBM/INSA) 20/02/2017

NOTA: Al final del document es troben les signatures i comentaris a la revisió i aprovació

Registre de Canvis

Revisió Apartat Data Modificació

Motiu del canvi

4.5 20/01/2016 Revisió de l’estructura per tal de millorar la usabilitat d’aquest document.

5.1 25/02/2016 Reestructuració segons índex lliurat per l’Alicia Besada.Evolutiu SAIP

5.2 26/09/2016 Evolutius:1. Adaptació PSGD2. Noves dades específiques i expedients prioritaris

6.0 01/12/2016 Evolutius:1. Obtenció Carta de Pagament.2. Reintents PICA.3. Pack Millores en NT: passaport, múltiples

destinataris., evidències.4. Optimització pantalla Inici i exportació a Excel el

resultat de la Cerca d'expedients.5. Historial d’Administració.

7.0 14/03/2017 Evolutius:1. Cercador i selecció tipus documentals PSGD.2. Cerques predefinides i personalització Safata Inici.3. Import-export configuració administració

7.1 27/04/2017 Evolutius:1. Les 3 primeres pestanyes de la pantalla Inici només

mostren expedients que l’usuari pot gestionar.2. Incorporació de noves variables de fusió disponibles

per a la generació de plantilles.3. Incorporació dels canvis d’estat de requeriments de

documentació i de pagament al sistema de reintents.4. Enriquiment filtres de cerca d’expedients per dates

relatives.5. Reordenament formulari de Cerca de documents

document.docx. 11/09/2023


Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 2 / 216

6. Nova pantalla d’historial de permisos de l’usuari.8.0 26/09/2017 1. Evolutius SOC fase 1.

2. NT amb múltiples documents.3. NT múltiples individuals.4. Nova gestió d'intervinents.5. Fase II Rendiment.6. Còpia de dades d’expedients.

9.0 21/11/2017 1. Millora dades específiques.2. Alineament GSIT-PICA.3. Complement Interessats.4. Activar sincronització a ARESTA per TM.

9.1 15/02/2018 1. Integració de canals amb EACAT

10.0 03/07/2018 1. Modificació massiva de dades específiques.2. Millores a la visualització de l’historial de tramitació

d’un expedient.

RESPONSABLE DEL DOCUMENT:

Í N D E X

1. INTRODUCCIÓ.......................................................................................................12

2. DESCRIPCIÓ GENERAL DEL SISTEMA...............................................................12

2.1 Entorn de treball......................................................................................................12

2.2 Configuració Client..................................................................................................12

2.3 Perfils d’Usuari........................................................................................................13

2.4 Funcionament del Sistema......................................................................................13

2.5 Requeriments d’utilització.......................................................................................14

2.6 Sistemes relacionats...............................................................................................15

2.7 Permís, sobre els expedients..................................................................................15

2.8 Gestió per àmbits....................................................................................................15

2.9 Llistes d’expedients.................................................................................................16

3. FUNCIONALITATS DEL SISTEMA........................................................................18

3.1 Identificació.............................................................................................................19

3.1.1 Descripció...............................................................................................................19

3.1.2 Perfils d’Usuaris Autoritzats....................................................................................19

3.1.3 Operativa de la Funcionalitat..................................................................................19

3.2 Capçalera................................................................................................................21

3.3 Pantalla d’inici.........................................................................................................22

3.3.1 Descripció...............................................................................................................22




Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 3 / 216


3.3.3.1 Pantalla Els meus expedients.................................................................................24

3.3.3.2 Pantalla Nou expedients.........................................................................................24

3.3.3.3 Pantalla Expedients amb accions del ciutadà.........................................................24

3.3.3.4 Pantalla La meva cerca...........................................................................................25

3.4 Consulta de la informació d’un expedient...............................................................25

3.4.1 Descripció...............................................................................................................25



3.4.3.1 Capçalera................................................................................................................26

3.4.3.2 Pestanya Accions...................................................................................................28

3.4.3.3 Pestanya Documents..............................................................................................28

3.4.3.4 Pestanya Interessats..............................................................................................29

3.4.3.5 Pestanya Observacions..........................................................................................29

3.4.3.6 Pestanya Historial de Tramitació............................................................................29

3.4.3.7 Pestanya Dades genèriques...................................................................................29

3.4.3.8 Pestanya Dades específiques.................................................................................29

3.4.3.9 Peu.- Terminis.........................................................................................................29

3.5 Gestió d’un expedient.............................................................................................30

3.5.1 Descripció...............................................................................................................30

3.5.2 Perfil d’Usuaris Autoritzats......................................................................................31

3.5.3 Operativa de Funcionalitat......................................................................................31

3.5.3.1 Assignació d’àmbit a un expedient..........................................................................31

3.5.3.1.1 Descripció...........................................................................................................31

3.5.3.1.2 Operativa de la Funcionalitat..............................................................................31

3.5.3.2 Etiquetatge d’un expedient......................................................................................32

3.5.3.2.1 Descripció...........................................................................................................32


3.5.3.3 Modificació de la prioritat d’un expedient................................................................34

3.5.3.3.1 Descripció...........................................................................................................34


3.5.3.4 Alta manual d’expedient..........................................................................................34

3.5.3.4.1 Descripció...........................................................................................................34

3.5.3.4.1.1 Pantalla d’alta..............................................................................................35

3.5.3.4.2 Perfils d’Usuaris Autoritzats................................................................................35




Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 4 / 216

3.5.3.5 Cerca d’expedients.................................................................................................36

3.5.3.5.1 Descripció...........................................................................................................36



3.5.3.5.3.1 Pestanya Expedient.....................................................................................37

3.5.3.5.3.2 Pestanya Interessats...................................................................................39

3.5.3.5.3.3 Pestanya Dades específiques......................................................................40

3.5.3.5.3.4 Pestanya Àmbits..........................................................................................40

3.5.3.6 Cerca predefinida d’expedients...............................................................................42

3.5.3.6.1 Descripció...........................................................................................................42



3.5.3.7 Accions massives sobre el resultat de la cerca d’expedients..................................44

3.5.3.7.1 Modificació massiva de dades específiques.......................................................44

3.5.3.7.1.1 Descripció....................................................................................................44

3.5.3.7.1.2 Operativa de la Funcionalitat.......................................................................45

3.5.3.7.1.2.1 Pestanya Expedients................................................................................45

3.5.3.7.1.2.2 Pestanya Dades específiques...................................................................46

3.5.3.7.2 Etiquetatge massiu.............................................................................................47

3.5.3.7.2.1 Descripció....................................................................................................47


3.5.3.7.2.2.1 Priorització d’expedients de forma massiva..............................................48

3.5.3.7.2.2.2 Assignació d’etiquetes de forma massiva.................................................48

3.5.3.7.3 Canvi d’estat massiu...........................................................................................49

3.5.3.7.3.1 Descripció....................................................................................................49


3.5.3.7.4 Tancament massiu..............................................................................................51

3.5.3.7.4.1 Descripció....................................................................................................51


3.5.3.8 Exportació del resultat d’una cerca.........................................................................52

3.5.3.8.1 Descripció...........................................................................................................52



3.5.3.8.3.1 Pestanya “Expedients”.............................................................................53

3.5.3.8.3.2 Pestanya “Interessats”...........................................................................53

3.5.3.9 Nou canvi d’estat i consulta dels canvis realitzats..................................................54



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 5 / 216

3.5.3.9.1 Descripció...........................................................................................................54


3.5.3.10 Alta, consulta i gestió dels requeriments de documentació.....................................56

3.5.3.10.1 Descripció.........................................................................................................56

3.5.3.10.2 Operativa de la Funcionalitat............................................................................57

3.5.3.10.2.1 Alta de requeriment de documentació.......................................................57

3.5.3.10.2.1.1 Alta de requeriment de documentació amb notificació............................58

3.5.3.10.2.2 Canvi d’estat sobre el requeriment de documentació................................61

3.5.3.10.2.3 Consulta del requeriment de documentació...............................................62

3.5.3.11 Alta, consulta i gestió dels requeriments de pagament...........................................63

3.5.3.11.1 Descripció.........................................................................................................63


3.5.3.11.2.1 Alta de requeriment de pagament..............................................................65

3.5.3.11.2.1.1 Alta de requeriment de pagament amb notificació..................................66

3.5.3.11.2.2 Canvi d’estat sobre el requeriment de pagament.......................................68

3.5.3.11.2.3 Consulta del requeriment de pagament.....................................................68

3.5.3.12 Resolució d’un expedient........................................................................................69

3.5.3.12.1 Descripció.........................................................................................................69


3.5.3.13 Alta i consulta de les notificacions..........................................................................71

3.5.3.13.1 Descripció.........................................................................................................71


3.5.3.13.2.1 Canvi d’estat d’una notificació postal.........................................................76

3.5.3.13.2.2 Consulta del detall d’una notificació...........................................................77

3.5.3.14 Apunt Carpeta.........................................................................................................80

3.5.3.14.1 Descripció.........................................................................................................80


3.5.3.15 Copiar dades dels expedients.................................................................................82

3.5.3.15.1 Descripció.........................................................................................................82


3.5.3.16 Relacionar expedients............................................................................................84

3.5.3.16.1 Descripció.........................................................................................................84

3.5.3.16.2 Perfils d’Usuaris Autoritzats..............................................................................84


3.5.3.17 Tancament d’expedient...........................................................................................85

3.5.3.17.1 Descripció.........................................................................................................85



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 6 / 216


3.5.3.18 Reobertura d’expedient...........................................................................................85

3.5.3.18.1 Descripció.........................................................................................................85


3.5.3.19 Documentació de l’expedient..................................................................................86

3.5.3.19.1 Descripció.........................................................................................................86



3.5.3.19.3.1 Documents d’entrada.................................................................................87

3.5.3.19.3.2 Altres Documents.......................................................................................87

3.5.3.19.3.2.1 Afegir document a l’expedient.................................................................88

3.5.3.19.3.2.2 Generar un document a partir de plantilla i desar-ho en local.................91

3.5.3.19.3.2.3 Esborrar un document.............................................................................92

3.5.3.19.3.2.4 Descarregar una còpia del document.....................................................92

3.5.3.19.3.2.5 Consultar/Modificar document................................................................92

3.5.3.19.3.2.6 Fer una còpia autèntica...........................................................................92

3.5.3.19.3.3 Evidències tecnològiques...........................................................................94

3.5.3.20 Interessats de l’expedient.......................................................................................94

3.5.3.20.1 Descripció.........................................................................................................94



3.5.3.20.3.1 Identificació de les variables genèriques dels interessats (plantilles)......100

3.5.3.21 Observacions de l’expedient.................................................................................101

3.5.3.21.1 Descripció.......................................................................................................101

3.5.3.21.2 Operativa de la Funcionalitat..........................................................................101

3.5.3.22 Historial de tramitació...........................................................................................101

3.5.3.22.1 Descripció.......................................................................................................101

3.5.3.22.2 Perfils d’Usuaris Autoritzats............................................................................102


3.5.3.22.3.1 Vista genèrica..........................................................................................103

3.5.3.22.3.2 Personalització de l’historial de tramitació...............................................103

3.5.3.22.3.3 Exportació dels documents de l’historial de tramitació.............................104

3.5.3.22.3.4 Exportació historial de tramitació.............................................................105

3.5.3.23 Consulta de les dades genèriques de la sol·licitud...............................................105

3.5.3.23.1 Descripció.......................................................................................................105




Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 7 / 216


3.5.3.24 Dades específiques..............................................................................................107

3.5.3.24.1 Descripció.......................................................................................................107



3.5.3.25 Cerca d’accions....................................................................................................108

3.5.3.25.1 Descripció.......................................................................................................108



3.5.3.26 Cerca de pagaments (Conciliació dels pagaments de taxes)...............................114

3.5.3.26.1 Descripció.......................................................................................................114



3.5.3.26.3.1 Trameses.................................................................................................114

3.5.3.26.3.2 Pagaments...............................................................................................116

3.5.3.27 Cerca de documents.............................................................................................119

3.5.3.27.1 Descripció.......................................................................................................119



3.5.3.28 Requereix atenció.................................................................................................122

3.5.3.28.1 Descripció.......................................................................................................122



3.6 Administració........................................................................................................125

3.6.1 Descripció.............................................................................................................125

3.6.2 Perfils d’Usuaris Autoritzats..................................................................................125

3.6.3 Operativa de la Funcionalitat................................................................................125

3.6.4 Usuaris.................................................................................................................. 126

3.6.4.1 Descripció.............................................................................................................126

3.6.4.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................126

3.6.4.3 Operativa de la Funcionalitat................................................................................126

3.6.5 Grups de tràmits...................................................................................................132

3.6.5.1 Descripció.............................................................................................................132

3.6.5.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................132


3.6.6 Configuració del tràmit..........................................................................................134



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 8 / 216

3.6.6.1 Descripció.............................................................................................................134

3.6.6.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................134


3.6.6.3.1 Importar i exportar la configuració d’un tràmit/modalitat...................................135

3.6.6.3.1.1 Exportar.....................................................................................................135

3.6.6.3.1.2 Importar......................................................................................................136

3.6.6.3.2 Dades de pagament..........................................................................................137

3.6.6.3.3 Notificacions electròniques...............................................................................137

3.6.6.3.4 Còpia autèntica.................................................................................................138

3.6.6.3.5 Registre de sortida S@rcat...............................................................................139

3.6.6.3.6 Alta expedient...................................................................................................139

3.6.6.3.7 Etiquetes...........................................................................................................140

3.6.6.3.8 Àmbits...............................................................................................................141

3.6.6.3.8.1 Canvis a la configuració del tràmit respecte dels àmbits...........................142

3.6.6.3.9 Exportació automatitzada d'expedients.............................................................143

3.6.6.3.10 Alertes per correu electrònic...........................................................................144

3.6.7 Dades específiques..............................................................................................145

3.6.7.1 Descripció.............................................................................................................145

3.6.7.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................145


3.6.7.4 Comportament del TG davant una dada específica..............................................151

3.6.8 Plantilles................................................................................................................151

3.6.8.1 Descripció.............................................................................................................151

3.6.8.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................152


3.6.9 Gestió Documental...............................................................................................154

3.6.9.1 Descripció.............................................................................................................154

3.6.9.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................154


3.6.9.3.1 Sincronitzar documents a ARESTA..................................................................154

3.6.9.3.2 Configuració de la sèrie documental.................................................................154

3.6.9.3.3 Productors per àmbits.......................................................................................156

3.6.9.3.4 Documents predefinits......................................................................................156

3.6.10 Valors per defecte.................................................................................................159

3.6.10.1 Descripció.............................................................................................................159

3.6.10.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................159



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 9 / 216


3.6.11 Rols interessats....................................................................................................160

3.6.11.1 Descripció.............................................................................................................160

3.6.11.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................160


3.6.12 Àmbits................................................................................................................... 161

3.6.12.1 Descripció.............................................................................................................161

3.6.12.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................161


3.6.12.3.1 Alta d’àmbit.....................................................................................................162

3.6.12.3.2 Modificació d’àmbit.........................................................................................163

3.6.12.3.3 Eliminació d’àmbit...........................................................................................163

3.6.12.3.4 Alta de valors d’àmbit......................................................................................163

3.6.12.3.4.1 Funcionalitat genèrica per a qualsevol nivell............................................163

3.6.12.3.4.2 Alta de valors d’àmbit a nivell 1................................................................163

3.6.12.3.4.3 Alta de valors d’àmbit de nivell 2..............................................................163

3.6.12.3.4.4 Alta de valors d’àmbit de nivell 3..............................................................164

3.6.12.3.5 Modificació de valors d’àmbit..........................................................................164

3.6.12.3.6 Eliminació de valors d’àmbit...........................................................................164

3.6.12.3.7 Exportar Identificadors....................................................................................165

3.6.12.3.8 Exportar..........................................................................................................166

3.6.12.3.9 Importar..........................................................................................................166

3.6.13 Auditoria interfícies...............................................................................................168

3.6.13.1 Descripció.............................................................................................................168

3.6.13.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................168


3.6.14 Historial................................................................................................................. 170

3.6.14.1 Descripció.............................................................................................................170

3.6.14.2 Perfils d’Usuari......................................................................................................170


4. CONVERTIR A FORMAT TEXT COMPATIBLE UNA COLUMNA EXCEL...........174

4.1 Introducció............................................................................................................174

4.2 Passos a seguir....................................................................................................174

5. CREACIÓ DE PLANTILLES................................................................................177

5.1 Descripció General del Sistema............................................................................177

5.2 Requeriments........................................................................................................177



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 10 / 216

5.3 Identificació variables genèriques.........................................................................178

5.4 Identificació variables específiques.......................................................................182

5.5 Creació de plantilla...............................................................................................184

6. INTEGRACIÓ PROCÉS DE CONCILIACIÓ BANCÀRIA......................................192

6.1 Introducció............................................................................................................192

6.2 Antecedents..........................................................................................................192

6.3 Limitacions............................................................................................................193

6.4 PASSOS PER ACTIVAR LA CONCILIACIÓ DE PAGAMENTS...........................193

6.5 Petició de simulació a PRE...................................................................................194

6.6 Petició per informar de la posta en marxa de pagaments a PRO.........................196

6.7 ANNEX: Comprovar una conciliació.....................................................................197

6.8 ANNEX: Estructura del Quadern 57......................................................................198

7. PROCEDIMENT D’ALTA D’USUARI sFTP PER UNITAT GESTORA..................201

7.1 Objectiu................................................................................................................. 201

7.2 Requisits...............................................................................................................201

7.3 Sol·licitud d’alta d’usuari sFTP..............................................................................201

7.3.1 Petició Remedy.....................................................................................................201

7.3.2 Prova d’accés.......................................................................................................202

8. PROCEDIMENT D’INTEGRACIÓ D’EXPEDIENTS AMB CÀRREGA MASSIVA..204

8.1 Introducció............................................................................................................204

8.1.1 Objectiu................................................................................................................. 204

8.1.2 Audiència..............................................................................................................204

8.1.3 Descripció de la integració....................................................................................204

8.2 REQUERIMENTS PER A LA INTEGRACIO.........................................................204

8.2.1 Requeriments d’infraestructura.............................................................................204

8.2.2 Sol·licitud d’alta d’usuari sFTP..............................................................................205

8.2.3 Estructura de directoris del sFTP..........................................................................205

8.2.4 Estructura dels fitxers ZIP de les trameses...........................................................205

8.2.4.1 Nom del fitxer zip de la tramesa............................................................................206

8.2.4.2 Estructura del fitxer zip de la tramesa...................................................................206

8.2.4.2.1 Dades del fitxer .lot...........................................................................................207

8.2.4.2.2 Format del nom dels fitxers XML......................................................................207

8.2.4.2.3 Format del nom dels fitxers annexes................................................................208

8.2.5 Requeriments d’aplicació......................................................................................208

8.2.5.1 Creació de la Unitat Gestora.................................................................................208

8.2.5.2 Definició de tràmits i modalitats............................................................................208



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 11 / 216

8.2.5.3 Definició d’usuaris de l’aplicació amb els seus rols...............................................209

8.2.5.4 Autoritzar els usuaris als tràmits-modalitat............................................................210

8.3 FORMAT D’INTERCANVI DE L’EXPEDIENT.......................................................210

8.3.1 Presentació...........................................................................................................210

8.3.2 Esquema GROTGLite...........................................................................................210

8.3.2.1 Comparació amb l’esquema original.....................................................................211

8.3.2.1.1 DadesParticulars/DadesTramitadorGeneric.....................................................212

8.3.2.2 Exemple de document XML GROTGLite..............................................................212

8.3.2.3 Exemple de tramesa ZIP.......................................................................................213

8.3.3 Fitxers de resultats................................................................................................213

8.3.3.1 Format del fitxer d’errors.......................................................................................213

8.3.3.2 Format del fitxer de resultat de processament......................................................213

8.4 CONSIDERACIONS SOBRE LES APLICACIONS D’ORIGEN.............................214

8.4.1 Determinació del codi d’origen..............................................................................214

8.4.2 Selecció d'expedients a enviar en una tramesa....................................................215

8.4.3 Constància de la integració de la tramesa............................................................215

8.4.4 Correcció d’errors i reenvio d’expedients no processats per error........................215



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 12 / 216

1. INTRODUCCIÓ

L’objectiu d’aquest document és el de donar una visió general del Tramitador Genèric i descriure les funcionalitats que proporciona, així com el seu ús i particularitats, per tal que serveixi d’ajuda a totes aquelles persones que, en més o menys grau, tinguin algun tipus de relació amb els expedients gestionats mitjançant aquest sistema d’informació.

També es descriurà breument la relació d’aquest sistema amb els diferents canals d’entrada dels expedients, per exemple, el GSIT que és la plataforma que actuarà com interfície d’intercanvi d’informació amb el ciutadà i empresa i EACAT, plataforma del consorci AOC per l’intercanvi amb els ajuntaments.

2. DESCRIPCIÓ GENERAL DEL SISTEMA

El Tramitador Genèric és un sistema de gestió d’expedients que dona servei a procediments pels quals no estigui justificada l’existència d’un sistema de gestió específic

Aquest sistema permetrà recepcionar, emmagatzemar i tractar les sol·licituds i documentació aportades pel ciutadà i, al mateix temps, fer-los-hi arribar les peticions de requeriments, notificacions, resolucions i canvis d’estat generats al llarg de la tramitació de l’expedient. Així com la creació d’expedients d’ofici per part d’un usuari gestor.

2.1 Entorn de treballEl Tramitador Genèric és una aplicació web ubicada en uns servidors de la xarxa XCAT de la Generalitat de Catalunya i accessible, només, des de terminals ubicats dins d’aquesta xarxa.

La tramesa d’informació entre els portals de Tràmits Gencat, el canal empresa, EACAT i el Tramitador Genèric es realitzarà mitjançant els diferents productes de tramitació (GRO, GRD, GDE, GDP, etc..) i notificació (Avisos, notificacions electròniques, etc...) que proporciona la plataforma PICA.

Es disposa d’un entorn de preproducció on podreu realitzar les proves funcionals del sistema i des d’on haureu de realitzar les proves d’acceptació dels desenvolupament correctius i de nous evolutius.

2.2 Configuració ClientPer poder utilitzar l’aplicació us caldrà disposar d’un terminal connectat a la xarxa XCAT i disposar d’un dels navegadors d’internet següents:

Internet Explorer (v11.0 i superior).Si feu servir aquest navegador hi ha certes consideracions que han de tenir-se en compte

o En les opcions de configuració del navegador l’opció “Inclou el camí del directori local en penjar fitxers a un servidor” ha d’estar inhabilitada.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 13 / 216

o Depenent de la versió d’aquest navegador, poden no visualitzar-se els asteriscs que indiquen l’obligatorietat d’un camp. Més concretament en la pantalla d’Alta Manual d’Expedient.

Google Chrome (v38.0 i superior).

Firefox (v33.0 i superior).

Es recomana fer servir els navegadors Google Chrome o Firefox.

El navegador ha de permetre que tots els llocs executin JavaScript (per defecte aquesta opció ja està activada).

La resolució de pantalla recomanada és 1280 x 1024 o superior.

Per usuaris administradors: S’ha de fer servir una versió de Microsoft Office 2007 o superior per la funcionalitat de creació de plantilles i inclusió de camps de fusió en les plantilles.

2.3 Perfils d’UsuariEn aquesta fase no s’ha definit cap tipus de particular i, per tant, l’autorització d’accés us dóna privilegis per a utilitzar qualsevol de les funcionalitats que proporciona el sistema.

2.4 Funcionament del SistemaL’alta de l’expedient al sistema es realitza mitjançant la incorporació d’una sol·licitud realitzada des del portal de tramitació de Tràmits Gencat o des del canal empresa. Una vegada integrada la sol·licitud en el Tramitador Genèric podreu realitzar sobre l’expedient o expedients totes les funcionalitats de gestió i consulta que suporta el sistema.

Totes les actuacions que es vagin realitzant sobre l’expedient es faran arribar, via els diferents productes publicats en la PICA, a la carpeta del ciutadà o empresa dels portals corresponents.

Mitjançant la carpeta del ciutadà de Tràmits Gencat o del canal empresa, els ciutadans i empreses podran aportar la documentació que se’ls hi vagi requerint al llarg de la tramitació i també, si s’escau, podran realitzar els pagaments de les taxes i/o sancions associades a l’expedient.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 14 / 216

Els canvis d’estat i requeriments els podreu realitzar de manera individualitzada o bé simultàniament sobre un grup d’expedients prèviament seleccionats mitjançant les funcionalitats de cerca.

Totes les pantalles de l’aplicació disposen d’una capçalera genèrica que us permetran en qualsevol moment:

- Abandonar l’aplicació (clic sobre el literal “Desconnecta” de la part superior dreta de la pantalla)

- Accedir a la documentació a la Intranet de Processos i Administració Electrònica (IPAE)

- Accedir al frontal d’agents

- Accedir al portal web de la Plataforma d’Integració i Col·laboració Administrativa (PICA)

- Accedir a la pantalla d’inici de l’aplicació

- Accedir a la funcionalitat de cerca d’expedients

- Accedir a la funcionalitat de cerca d’accions

- Accedir a la funcionalitat de cerca de pagaments (clic sobre la pestanya Cerca de pagaments)

- Accedir a la funcionalitat d’Administració (si teniu un perfil de Gestor d’Unitat o Administrador del tràmit)

Des de la pantalla de detall d’un expedient podreu realitzar qualsevol de les funcionalitats, que proporciona el Tramitador Genèric, aplicades només a l’expedient que esteu consultant.

Des de la pantalla del resultat de la cerca d’expedients podreu realitzar les funcionalitats, en aquest cas, aplicades a un lot d’expedients.

Sempre que el resultat d’una consulta mostri una relació de files, aquestes les podreu ordenar d’acord amb el valor d’alguna de les columnes. Cal que passeu el cursor per les diferents columnes per a comprovar si estan incloses en els criteris d’ordenació (en passar el cursor el literal queda subratllat). El primer clic sobre una d’aquestes columnes ordena de major a menor. El segon clic ordenarà de menor a major.

Si el resultat d’una cerca supera el màxim de resultats a visualitzar per pàgina, s’activarà automàticament la funcionalitat de paginació. En aquest cas, al final de la relació de resultats de la pàgina se us mostrarà la relació de pàgines que inclou el resultat de la cerca. Fent clic sobre els literals d’anterior o següent, podreu navegar pàgina a pàgina. També podeu accedir directament a una pàgina concreta fent clic sobre el número de la pàgina desitjada.

Si feu un clic sobre el camp del codi d’expedient de qualsevol de les files resultants de l’execució d’una cerca, accedireu directament a la consulta d’informació de l’expedient seleccionat i, des d’aquí, podreu consultar totes les dades de l’expedient o realitzar totes les activitats de gestió incloses en el Tramitador.

2.5 Requeriments d’utilitzacióPer poder gestionar sol·licituds d’un nou tipus de tràmit en aquest sistema serà imprescindible configurar una sèrie de paràmetres que s’associaran a cadascun dels tràmits/modalitats.

Aquesta funcionalitat del sistema està accessible des de la pestanya Administració. Veure l’apartat Configuració del tràmit.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 15 / 216

2.6 Sistemes relacionatsEl Tramitador Genèric es relaciona amb els següents sistemes:

- GSIT (Gencat serveis i tràmits)

- EACAT (Extranet de les administracions catalanes)

- Sistema de notificacions electròniques (eNotum)

- Sistema de registre d’entrada i sortida (S@rcat)

- Sistema de còpies electròniques autèntiques (ecòpia)

- TEI (Tramitador de la OGE – Pla FUE)

2.7 Permís, sobre els expedientsPodeu tenir permís de consulta o de gestió sobre els expedients d’un tràmit/modalitat que teniu assignat. Per defecte el permís és de gestió.

El permís de consulta sobre un expedient, us permet accedir al detall de l’expedient, visualitzar-ne tota la informació i descarregar la documentació associada (us permet generar documentació a partir de plantilla, però no us permet afegir aquesta documentació a l’expedient). No podreu realitzar cap acció sobre l’expedient.

2.8 Gestió per àmbitsA partir de la versió 4.0 es pot assignar expedients als usuaris per a la seva gestió d’acord a l’àmbit al qual pertany una sol·licitud i els valors d’àmbits que tingui assignat l’usuari.

La gestió dels tràmits considerant els àmbits és opcional i es configura a nivell de tràmit/modalitat, per defecte un tràmit/modalitat no es gestiona per àmbits.

Si un tràmit/modalitat es gestiona per àmbits, opcionalment, es pot permetre la visualització de tots els expedients dels altres àmbits. Aquesta opció també es configura a nivell de tràmit/modalitat.

Podeu pertànyer a un o més àmbits. Des de la pantalla Administració us assignen els àmbits que us corresponen per cada tràmit/modalitat.

Tant l’Administrador com el Gestor d’Unitat poden assignar àmbits als usuaris i es pot fer des de la pestanya “Administració/Usuaris" o des de la pestanya “Administració/Grups de tràmits”. L’assignació del permís de gestió o consulta per a un tràmit/modalitat també es realitza des d’aquestes mateixes pantalles i la poden realitzar els mateixos rols: Administrador i Gestor d’Unitat.

La gestió per àmbits permet que:

Podeu gestionar i/o consultar:

o Tots els expedients d’aquells tràmits/modalitats, assignats amb permís de gestió, que no es gestionin per àmbit.

o Tots els expedients, d’aquells tràmits/modalitats, assignats amb permís de gestió, que sí que es gestionin per àmbit, que no tinguin informat el valor d’àmbit.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 16 / 216

o Tots els expedients, d’aquells tràmits/modalitats, assignats amb permís de gestió, que sí que es gestionin per àmbit, que tinguin un valor d’àmbit informat i que aquest valor estigui dintre del conjunt d’àmbits al qual pertanyeu.

Només podeu consultar:

o Tots els expedients, d’aquells tràmits/modalitats (assignats amb permís de gestió) que sí que es gestionin per àmbit, que tinguin un valor d’àmbit informat però que aquest valor no estigui dintre del conjunt d’àmbits al qual pertanyeu, sempre que el tràmit/modalitat tingui activada la consulta d’altres àmbits.

o Tots els expedients, d’aquells tràmits/modalitats (assignats amb permís de consulta):

Que el tràmit/modalitat no es gestionin per àmbit.

Que el tràmit/modalitat sí que es gestioni per àmbit i que l’expedient no tingui informat cap valor d’àmbit.

Que el tràmit/modalitat sí que es gestioni per àmbit, que l’expedient tingui assignat un valor d’àmbit i que aquest valor estigui dintre del conjunt d’àmbits al qual pertanyeu.

Que el tràmit/modalitat sí que es gestioni per àmbit, que l’expedient tingui assignat un valor d’àmbit, però que aquest valor no estigui dintre del conjunt d’àmbits al qual pertanyeu, sempre que el tràmit/modalitat tingui activada la consulta d’altres àmbits.

No teniu accés (ni per gestió, ni per consulta):

o A cap expedient d’aquells tràmits/modalitats que no teniu assignats.

o A cap expedient, d’aquells tràmits/modalitats (assignats amb permís de gestió o de consulta) que sí que es gestionin per àmbit, que tinguin un valor d’àmbit informat però que aquest valor no estigui dintre del conjunt d’àmbits al qual pertanyeu, si el tràmit/modalitat no té activada la consulta d’altres àmbits.

2.9 Llistes d’expedientsA qualsevol pantalla de l’aplicació on es mostri una llista d’expedients, podreu diferenciar els permisos que teniu sobre aquests de la següent forma:

Es mostren en manera Gestió (color viu):

Tots els expedients dels tràmits/modalitats que teniu assignats (amb permís de gestió) que no es gestionin per àmbit.

Tots els expedients dels tràmits/modalitats que teniu assignats, amb permís de gestió, que sí que es gestionin per àmbit, però no tinguin cap valor d’àmbit informat.

Tots els expedients dels tràmits/modalitats que teniu assignats, amb permís de gestió, que sí que es gestionin per àmbit, i que tinguin informat un àmbit que estigui dintre del conjunt de valors d’àmbits al qual pertanyeu.

Es mostren en manera Consulta (color pàl·lid):

Tots els expedients dels tràmits/modalitats que teniu assignats, amb permís de consulta, que no es gestionin per àmbit.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 17 / 216

Tots els expedients dels tràmits/modalitats que teniu assignats, amb permís de consulta, que sí que es gestionin per àmbit, però no tinguin cap valor d’àmbit informat.

Tots els expedients dels tràmits/modalitats que teniu assignats, amb permís de consulta, que sí que es gestionin per àmbit, i que tinguin informat un àmbit que estigui dintre del conjunt de valors d’àmbits al qual pertanyeu.

Tots els expedients dels tràmits/modalitats que teniu assignats, amb permís de gestió o de consulta, que sí que es gestionin per àmbit, que permetin als usuaris la consulta de tots els valors de l’àmbit, i que tinguin informat un àmbit que no estigui dintre del conjunt de valors d’àmbits al qual pertanyeu.

A partir de la versió 5.2, al costat esquerre del codi dels expedients, en una nova columna, es mostra una marca per als expedients prioritaris .

Aquesta nova columna, com la resta, és ordenable: el primer clic sobre el títol d’aquesta columna ordena de major a menor, el segon clic ordenarà de menor a major



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 18 / 216

3. FUNCIONALITATS DEL SISTEMA

Les funcionalitats del sistema són:

1. Identificació

2. Capçalera

3. Pantalla d’inici

4. Consulta de la informació d’un expedient

5. Assignació d’àmbit a un expedient

6. Etiquetatge d’un expedient

7. Modificació de la prioritat d’un expedient

8. Alta manual d’expedient

9. Cerca d’expedients

10. Cerca predefinida d’expedients

11. Etiquetatge massiu

12. Priorització d’expedients de forma massiva

13. Canvi d’estat massiu

14. Tancament massiu

15. Exportació del resultat d’una cerca

16. Nou canvi d’estat i consulta dels canvis realitzats

17. Alta, consulta i gestió dels requeriments de documentació

18. Alta, consulta i gestió dels requeriments de pagament

19. Resolució d’un expedient

20. Alta i consulta de notificacions electròniques

21. Apunt carpeta

22. Copiar dades dels expedients

23. Relacionar expedients

24. Tancament d’expedient

25. Reobertura d’expedient

26. Documentació de l’expedient

27. Interessats de l’expedient

28. Observacions de l’expedient

29. Historial de tramitació

30. Consulta de les dades genèriques de la sol·licitud

31. Dades específiques

32. Cerca d’accions



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 19 / 216

33. Cerca de pagaments (Conciliació dels pagaments de taxes)

34. Cerca de documents

35. Requereix atenció

36. Administració

3.1 Identificació

3.1.1 DescripcióÉs la primera pantalla que se us mostrarà quan accediu al sistema del Tramitador Genèric.

En aquesta pantalla es validarà que disposeu de la corresponent autorització per accedir al sistema.

A més de disposar de l’autorització d’accés al Tramitador, haureu d’estar donats d’alta en el directori corporatiu de la Generalitat i disposar d’un usuari d’accés al GICAR.

3.1.2 Perfils d’Usuaris AutoritzatsNo es requereix cap tipus de perfil per poder realitzar la identificació al sistema.

3.1.3 Operativa de la FuncionalitatPer accedir al sistema us caldrà invocar, des de la barra de direcció del navegador, la URL del formulari que us permetrà realitzar la identificació.

Aquesta URL serà diferent segons l’entorn on vulgueu accedir.

Per a accedir a l’entorn de preproducció caldrà anar a:

https://pre.tramitador.intranet.gencat.cat/tramitador/AppJava/views/index.xhtml

Per a accedir a l’entorn de producció caldrà anar a:

https://tramitador.intranet.gencat.cat/tramitador/AppJava/views/index.xhtml

La pantalla que se us mostrarà és:


https://tramitador.intranet.gencat.cat/tramitador/AppJava/views/index.xhtml

https://pre.tramitador.intranet.gencat.cat/tramitador/AppJava/views/index.xhtml


Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 20 / 216

La identificació la podeu realitzar utilitzant un usuari i contrasenya o bé utilitzant el certificat digital.

Si la identificació es correcta i disposeu de l’autorització adient, accedireu a la pantalla d’inici del Tramitador.

En cas contrari, se us mostrarà un missatge d’error.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 21 / 216

3.2 CapçaleraTotes les pantalles de l’aplicació disposen d’una capçalera genèrica que us permetran en qualsevol moment:

- Abandonar l’aplicació (clic sobre el literal “Desconnecta” de la part superior dreta de la pantalla)

- Accedir a la documentació a la Intranet de Processos i Administració Electrònica (IPAE) (clic sobre el literal “Documentació”)

- Accedir al frontal d’agents (clic sobre el literal “Frontal d’agents”)

- Accedir al portal web de la Plataforma d’Integració i Col·laboració Administrativa (PICA) (clic sobre el literal “PAE”)

- Accedir a la pantalla d’inici de l’aplicació (clic sobre la pestanya Inici)

- Accedir a la funcionalitat de cerca d’expedients (clic sobre la pestanya Cerca d’expedients)

- Accedir a la funcionalitat de cerca d’accions (clic sobre la pestanya Cerca d’accions)

- Accedir a la funcionalitat de cerca de pagaments (clic sobre la pestanya Cerca de pagaments)

Si teniu perfil d’Administrador o Gestor d’Unitat, també podreu:

- Accedir a la funcionalitat d’Administració (clic sobre la pestanya Administració).



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 22 / 216

3.3 Pantalla d’inici

3.3.1 DescripcióMostra una visió general de les darreres activitats dels expedients des de tres punts de vista diferents:

Nous expedients,

Els meus expedients

Expedients amb accions del ciutadà.

A partir de la versió 5.2 es produeix un canvi en el patró del codi d’expedient:

<ABC>_<AAAA>_EXP_<TM>_<1...30>.

ABC és el codi de productor del tràmit/modalitat (si aquest codi no està configurat, s’aplica XXX com a codi productor

AAAA any actual

‘EXP’ literal fix

TM és el codi del tràmit/modalitat

<1...30 > seqüencial de 8 dígits:

El codi dels expedients generats amb anterioritat a la versió 5.2 no modifiquen el seu patró:

EXP-<T>-<M>-<AAAA>-<MS>-<1...30>.

‘EXP’ literal fix

T és el codi del tràmit

M és el codi de la modalitat

AAAA> any actual

MS mes actual

<1...30 > seqüencial de 5 dígits:

A partir de la versió 5.2, al costat esquerre del codi dels expedients, en una nova columna, es mostra una marca per als expedients prioritaris .

Aquesta nova columna, com la resta, és ordenable: el primer clic sobre el títol d’aquesta columna ordena de major a menor, el segon clic ordenarà de menor a major.

A partir de la versió 6.0 aquests tres punts de vista es mostren com a pestanyes independents de la pantalla Inici, amb el següent ordre:

1. Els meus expedients.

2. Nous expedients.

3. Expedients amb accions del ciutadà.

3.3.2 Perfils d’Usuaris AutoritzatsEn aquesta fase no s’han definit cap tipus de perfil i, per tant, podran fer ús d’aquesta funcionalitat tots els usuaris que hagin estat autoritzats a accedir al sistema.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 23 / 216

3.3.3 Operativa de la FuncionalitatDes de la pantalla d’inici podeu:

Tenir una visió general dels expedients del sistema (que no estiguin en estat Finalitzat, Resolt o Tancat) classificada en 4 bústies:

o Els meus expedients

o Nous expedients

o Expedients amb accions del ciutadà

o La meva cerca (disponible a partir de la versió 7)

Consultar qualsevol dels expedients que se us mostren a cadascuna de les bústies. En aquest cas només cal fer un clic sobre el camp del codi d’expedient desitjat.

Realitzar una Alta manual d’un expedient.

A continuació es mostra una taula il·lustrativa dels expedients que es mostren o no, en algunes de les 3 bústies que ofereixen una visió general: “Els meus expedients”, “Nous expedients” i “Expedients amb accions del ciutadà”:

Expedients que NO ES MOSTREN a cap de les 3 pestanyes de la pantalla Inici Els meus expedients

o Expedients que l’usuari autenticat NO pot gestionar.

o Expedients en estat Finalista:

Resolt.

Finalitzat.

Tancat.

o Expedients que fa més de 3 mesos que no s’han modificat.

o Expedients en els quals l’última acció ha estat realitzada per un altre usuari (excepte l’acció de canvi d’àmbit).

Expedients en els quals l’última acció ha estat realitzada per l’usuari autenticat (excepte l’acció de canvi d’àmbit).

Nous expedients

Expedients que han entrat al sistema:

o S’acaben de donar d’alta o no se’ls ha realitzat cap acció des que es van donar d’alta.

o L’última acció ha estat un canvi d’àmbit.

Expedients amb accions del ciutadà

Expedients en els quals l’última acció ha estat realitzada pel ciutadà:

o Requeriments de documentació: Ha presentat un document. El requeriment de documentació ha quedat

exhaurit.o Requeriments de pagament:

Ha pagat. El requeriment de pagament ha quedat

exhaurit.o Notificació:

El ciutadà/empresa ha acceptat la notificació..

S’ha exhaurit el termini vigent de la notificació (rebuig).



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 24 / 216

3.3.3.1 Pantalla Els meus expedients

En aquesta secció trobareu els expedients que esteu gestionant, és a dir, expedients:

Sobre els quals heu fet l’última modificació: canvi d’estat, afegir i/o treure etiquetes, afegir i/o treure documents, enviar notificacions, requeriments de documentació / pagament, etc.

Que no estiguin en estat Finalitzat, Resolt o Tancat.

No totes aquestes modificacions tenen una correspondència en la carpeta del ciutadà, de fet, només el Canvi d’estat Finalització i la Resolució comporta un canvi d’estat en la carpeta del ciutadà.

Cal remarcar que l'assignació i/o modificació d'àmbit a l'expedient no es considera una modificació de l'expedient com tal, i per tant, si l'última operació sobre l'expedient ha estat una modificació del seu àmbit, aquest expedient apareixerà a la pantalla Nous expedients.

A partir de la v7.1 aquesta pantalla només mostra els expedients que teniu assignat en manera Gestió.

3.3.3.2 Pantalla Nou expedients

En aquesta secció podeu trobar tots els nous expedients. Aquests expedients poden provenir de diversos canals d’entrada:

OVT, via sol·licitud del ciutadà.

Des del canal d’empresa o de d’EACAT,

Procedents d’altres sistemes com des de el TEI-OGE, a través de PICA.IBT

En aquesta pantalla també podeu trobar expedients que, encara que ja se’ls hagi realitzat alguna gestió, se’ls ha modificat l’àmbit.


3.3.3.3 Pantalla Expedients amb accions del ciutadà

En aquesta pantalla trobareu els expedients dels quals:

L’última operació sigui un canvi d’estat del requeriment, de documentació i/o pagament, o de notificació perquè:

o El ciutadà ha donat resposta a:

Alguns dels requeriments de l’expedient.

Algunes de les notificacions de l’expedient (acceptant-les o rebutjant-les).

o Se’ls hagi exhaurit el termini per a:

Respondre a qualsevol dels requeriments de l’expedient

Per a realitzar alguna acció sobre les notificacions.

Que no estiguin en estat: Finalitzat, Resolt o Tancat.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 25 / 216

Per tal d’evitar un gran nombre d’expedients a mostrar en aquesta bústia, NO apareixeran els expedients que faci més de 3 mesos que estan en aquesta situació (sempre apareixeran com a resultat d’una cerca d’expedients).


3.3.3.4 Pantalla La meva cerca

Aquesta pantalla està disponible a partir de la versió 7. Serà la primera pantalla que us mostrarà el sistema sempre que tingueu una cerca predefinida configurada com a pantalla d’Inici.

Aquesta pantalla mostra el resultat de la cerca d’expedients predefinida que teniu configurada com a pantalla d’inici.

Els expedients que es mostren en aquest apartat, han de pertànyer als tràmits/modalitats que tingueu assignat en manera Gestió o en manera Consulta.

En accedir a aquesta pantalla per primera vegada, el sistema us mostrarà un text indicant que, si ho desitgeu, podeu configurar una cerca predefinida com a pantalla d’inici fent clic a la icona del llapis que apareix al costat esquerre del títol de la pantalla: “La meva cerca”

Si feu clic a la icona del llapis, apareixerà un pop up que us permetrà escollir la cerca predefinida que voleu que s’executi en accedir a la pantalla d’inici.

Podeu escollir entre 2 opcions:

Cap.- En accedir a la pantalla d’inici, el focus estarà a la pantalla “Els meus expedients”.

Cerca predefinida.- En aquest cas, haureu d’escollir un tràmit/modalitat determinat. En funció del tràmit/modalitat seleccionat, podreu seleccionar qualsevol de les cerques predefinides disponibles pel tràmit/modalitat. Es poden diferenciar les cerques públiques de les privades perquè les públiques mostren un (*) per davant del nom de la cerca. En accedir a la pantalla d’inici, el focus estarà a la pantalla “La meva cerca”, que mostrarà el resultat de la cerca predefinida seleccionada.

Cal tenir present que les cerques predefinides públiques (les ha donades d’alta l’Administrador i les ha deixades disponibles pel tràmit/modalitat) poden veure-se’n modificades i/o eliminades, i per tant, en algun moment poden deixar d’estar disponibles. En aquest cas, en accedir a la pantalla d’inici, el sistema us mostrarà un text indicant que la cerca predefinida, que teníeu configurada com a pantalla d’inici, ja no es troba operativa atès que ha estat modificada i/o eliminada per l’administrador del tràmit. Si ho desitgeu, podeu tornar a configurar una altra cerca predefinida com a pantalla d’inici, fent clic a la icona del llapis.

3.4 Consulta de la informació d’un expedient

3.4.1 DescripcióDes d’aquí podreu consultar tota la informació de l’expedient, tant si teniu accés a l’expedient en manera Gestió o en manera Consulta.

Podreu accedir a la funcionalitat de consulta de les dades d’un expedient tot fent un clic en el camp del codi d’expedient des de qualsevol pantalla on es mostri una relació d’expedients.

L’accés el podreu realitzar:

- Des de la pantalla d’inici



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 26 / 216

- Des de la pantalla amb el resultat de la cerca d’expedients

- Des de la pantalla amb el resultat de la cerca d’accions

- Des de la pantalla amb el resultat de la cerca de pagaments.

Des de la pantalla de l’expedient, a més de tota l’operativa de consulta de l’expedient podeu:

- Consultar les diferents accions realitzades a l’expedient.

- Consultar i descarregar la documentació de l’expedient.

- Consultar les observacions de l’expedient

- Consultar les dades genèriques de l’expedient

- Consultar les dades específiques de l’expedient.

- Mitjançant el botó Expedients Relacionats, del final de la pantalla, podeu consultar els diversos expedients que poden estar relacionats amb l’expedient de consulta.

Des de les pantalles de cerca (expedients, accions i pagaments) podeu fer la consulta i exportar a Excel el resultat d’aquesta.

3.4.2 Perfils d’Usuaris AutoritzatsL’autorització d’accés us dóna privilegis per a utilitzar les funcionalitats que proporciona el sistema. Depenent de la configuració dels tràmits/modalitats que teniu assignats i del conjunt de valors d’àmbit al qual pertanyeu, podreu accedir als expedients en manera Gestió o en manera Consulta.

Si a l’accedir a la consulta d’un expedient de forma concurrent hi ha altre/s usuari/s que hi accedeixen es mostrarà un missatge informatiu indicant el/s usuaris que estan consultant de forma simultània l’expedient, l’avís és el següent:

3.4.3 Operativa de la Funcionalitat

3.4.3.1 Capçalera

A la capçalera d’un expedient es mostra:

Codi de l’expedient.-

o A partir de la versió v5.2 respon al patró: <ABC>_<AAAA>_EXP_<TM>_<1...30>

ABC.- Codi productor del tràmit/modalitat (configurat per l’Administrador del tràmit a la pantalla Administració). Si aquest codi no està configurat pel TM, en el patró del codi d’expedient apareix XXX.

AAAA.-Any actual



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 27 / 216

EXP.- Literal fix

TM.- Codi del tràmit/modalitat de l’expedient

Seqüencial de 8 dígits.

o El codi dels expedients generats amb anterioritat conservaran el patró: EXP-<T>-<M>-<AAAA>-<MS>-<1...30>

EXP.- Literal fix

T.- Codi del tràmit de l’expedient

M.- Codi de la modalitat de l’expedient

AAAA.- Any actual

MS.- Mes actual

Seqüencial de 5 dígits.

Títol de l’expedient.- Per defecte correspon al cognom i nom del sol·licitant, però es pot editar fent un clic a la icona del llapis que apareix entre el codi de l’expedient i el títol de l’expedient. En aquest cas, es mostrarà una pantalla on es pot editar el nom de l’expedient. Aquest títol, que no ho visualitza el ciutadà, és una metadada necessària per a enllaçar amb la Gestió Documental. Els expedients generats abans de la versió 5.2 no tindran títol informat per defecte.

A partir de la v9.0 es mostra una icona a la part dreta de la barra de títol, en forma de petita icona, que indica que l’expedient està sincronitzat a ARESTA. Si es passa el cursor pel damunt, es mostra el missatge “Expedient sincronitzat a Aresta”.

Descripció del tràmit/modalitat.

Sol·licitant.- Nom, cognom i NIF.

Número de registre.

Identificador o Codi de tràmit.- Si es tracta d’un expedient donat d’alta manualment, l’expedient no tindrà assignat un identificador fins que no es realitzi l’apunt carpeta.

Estat de l’expedient.

Canal d’entrada de l’expedient.

Idioma en el qual el sol·licitant ha omplert el formulari de sol·licitud.

Icona per assignar/modificar l’àmbit de l’expedient.- Si l’expedient ja té àmbit informat, al costat d’aquesta icona apareix l’àmbit de l’expedient amb el patró: àmbit nivell 1 :: àmbit nivell 2 :: àmbit nivell 3. Aquesta icona només apareix si l’expedient pertany a un tràmit/modalitat que es gestioni per àmbits.

Icona per etiquetar un expedient.- Si l’expedient ja té etiquetes assignades, al costat d’aquesta icona apareix la llista d’etiquetes de l’expedient. Aquesta icona només apareix si l’expedient pertany a un tràmit/modalitat que tingui etiquetes assignades.

Identificació de prioritat de l’expedient.- Serveix per a diferenciar els expedient

prioritaris dels que no són prioritaris . Si es fa un clic sobre aquesta identificació, la prioritat canvia de forma alterna.

Metadades per a la Gestió documental, definides per l’Administrador del tràmit en la pantalla Administració:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 28 / 216

o Sèrie documental del tràmit/modalitat.- Si no està informada apareixerà XXXXX

o Codi productor:

De l’àmbit de l’expedient.- Si l’expedient té assignat un àmbit al qual l’AT ha assignat un codi productor diferent del codi productor del tràmit modalitat

Del tràmit/modalitat de l’expedient.- Opció per defecte.

Si no està informat apareixerà XXX.

o Codi òrgan del tràmit/modalitat.- Si no està informada apareixerà XXX

De l’àmbit de l’expedient.- Si l’expedient té assignat un àmbit al qual l’AT ha assignat un codi d’òrgan diferent del codi d’òrgan del tràmit modalitat

Del tràmit/modalitat de l’expedient.- Opció per defecte.

Si no està informat apareixerà XXX.

També podeu accedir fent un clic en la pestanya corresponent a la informació de l’expedient relativa a:

- Accions. Podreu consultar les accions que s’han realitzat sobre un expedient.

- Documents. Podreu consultar la documentació associada a l’expedient.

- Observacions: Podreu consultar els comentaris o observacions.

- Historial de tramitació: Podreu consultar l’historial de tramitació de l’expedient.

- Dades genèriques: Podreu consultar el detall de la informació del formulari de sol·licitud.

- Dades específiques de la sol·licitud: Podreu consultar el detall de les dades específiques del formulari de sol·licitud. Les dades específiques que es recullen de la sol·licitud que es rep estan definides per cada tràmit i modalitat (veure l’apartat Administració).

3.4.3.2 Pestanya Accions

En aquesta secció trobareu les diferents accions que s’han realitzat sobre l’expedient. La informació es mostra en diferents subapartats:

- Requeriment de documentació.-Informa dels diferents documents requerits al ciutadà.

- Requeriments de pagament.-Mostra els diferents requeriments de pagament de l’expedient.

- Notificacions.-Es pot fer el seguiment de les diferents notificacions, electròniques i/o postals, enviades al ciutadà, i els seus estats.

- Canvis d’estat.- Informa dels diferents canvis d’estat de l’expedient.

3.4.3.3 Pestanya Documents

Aquesta secció mostra els diferents documents associats a l’expedient. Es mostren en diferents subapartats:

- Documents d’entrada.- Conté tots els documents aportats pel ciutadà. Ja sigui aportats en el moment de la sol·licitud o a posteriori.

- Altres documents.- Aquí es troba tota la documentació relativa a la gestió de l’expedient. Es poden incorporar a l’expedient tots els documents que hagin de formar-hi part.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 29 / 216

- Evidències tecnològiques.- Aquí es troben les evidències de validació de les signatures en cas que n’hi hagi. Es carreguen automàticament.

3.4.3.4 Pestanya Interessats

Disponible a partir de la versió 8. Aquesta secció mostra els diferents interessats associats a un expedient

Des d’aquesta pantalla es pot accedir a afegir, editar o eliminar els interessats de l’expedient.

3.4.3.5 Pestanya Observacions

Finestra per afegir observacions al tràmit.

Es poden utilitzar les observacions per apuntar els esdeveniments rellevants de l’expedient

3.4.3.6 Pestanya Historial de Tramitació

Apartat de consulta que mostra qualsevol acció o esdeveniment que ha succeït a l’expedient.

3.4.3.7 Pestanya Dades genèriques

Aquesta pantalla mostra les dades genèriques que s’informen en el formulari de sol·licitud.

- Dades del tràmit.

- Dades del sol·licitant i dades del presentador.- Pot ser una persona física o una persona jurídica, en aquest cas, també inclou les dades del representant.

- Dades d’autenticació.- Informa si per presentar la sol·licitud es van autenticar, o si es va fer de forma anònima.

- Dades de pagament.- En cas que el formulari especifiqui import i altres dades de pagament, es podran consultar en aquesta secció.

3.4.3.8 Pestanya Dades específiques

Aquesta pantalla mostra les dades específiques que:

Es recullen de la sol·licitud que es rep.

S’han informat manualment per un gestor.

3.4.3.9 Peu.- Terminis

En aquesta secció trobareu les referències visuals dels terminis que pugui tenir un expedient. Els diferents terminis de l’expedient es mostren ordenats, ascendentment, per data, de manera que es mostren en primer terme els terminis vençuts o més propers a vèncer. Per a cada termini es mostra:

o Una icona d’estat.- En forma de cercle, en color vermell, groc, verd o gris en funció del termini i la seva proximitat a vèncer:

o Color vermell.- Terminis vençuts la data de termini és anterior a la data actual.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 30 / 216

o Color groc.- Terminis propers a vèncer En falten 5 dies, o menys, per arribar a la data termini.

o Color verd.- Terminis llunys de vèncer En falten 6, o més, dies per arribar a la data termini.

o Color gris.- Terminis d’un expedient en estat finalista: resolt, finalitzat o tancat.

o El nom del termini.

o La data de termini.

3.5 Gestió d’un expedient

3.5.1 DescripcióDes de la pantalla d’inici, es pot:

- Donar d’alta un expedient de forma manual (expedients en paper /intern o d’ofici)

Des de la pantalla de detall de l’expedient, a més de tota l’operativa de consulta de l’expedient podeu:

- Modificar i/o assignar valors d’àmbit a l’expedient (en cas que el tràmit/modalitat de l’expedient es gestioni per àmbits).

- Assignar a l’expedient una o diverses etiquetes del tràmit al qual pertany l’expedient (en cas que el tràmit/modalitat tingui etiquetes associades).

- Modificar la prioritat de l’expedient

- Afegir documentació a l’expedient.

- Incorporar observacions a l’expedient

- Si l’expedient ha estat donat d’alta de forma manual, es pot modificar alguna dada genèrica de l’expedient.

- Informar i/o modificar alguna dada específica de l’expedient.

- Mitjançant els botons del final de la pantalla podreu generar noves activitats sobre l’expedient:

Canviar l’estat o finalitzar l’expedient.

Afegir requeriments de documentació.

Afegir requeriments de pagament.

Resoldre l’expedient.

Enviar notificacions electròniques.

Realitzar un apunt a la carpeta del ciutadà (integració de canals), en cas que l’expedient hagi estat donat d’alta manualment

Relacionar expedients.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 31 / 216

Tancar l’expedient.

Reobrir-lo.

Des de les pantalles de cerca podeu gestionar massivament diversos expedients:

- Etiquetar massivament diversos expedients resultants d’una cerca d’expedients.

- Canviar l’estat massivament a diversos expedients resultants d’una cerca d’expedients.

- Tancar massivament a diversos expedients resultants d’una cerca d’expedients.

3.5.2 Perfil d’Usuaris AutoritzatsAquesta funcionalitat del sistema està accessible pels expedients als quals teniu accés en manera Gestió.

3.5.3 Operativa de Funcionalitat

3.5.3.1 Assignació d’àmbit a un expedient

3.5.3.1.1 Descripció

Pels expedients dels tràmits que es gestionin per àmbits, aquesta funcionalitat us permetrà assignar un àmbit a l’expedient que estigueu gestionant, en cas que no estigués informat amb anterioritat, o modificar l’àmbit de l’expedient que estigueu gestionant, en cas que ja estigués informat amb anterioritat.

Podreu accedir a la funcionalitat d’assignació d’àmbit a l’expedient tot fent un clic sobre la icona vermella d’àmbit que apareix a la capçalera de les pantalles d’informació d’un expedient.

3.5.3.1.2 Operativa de la Funcionalitat

Si feu un clic sobre la icona vermella d’àmbit des de la capçalera de qualsevol de les pantalles d’informació de l’expedient, accedireu a la pantalla d’assignació d’àmbit.

En aquesta pantalla es mostra una llista desplegable amb tots els valors d’àmbit assignats al tràmit/modalitat de l’expedient, encara no que no pertanyeu a algun dels àmbits que es mostra.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 32 / 216

Per assignar (o canviar) l’àmbit a l’expedient, seleccioneu l’àmbit que voleu assignar a l’expedient i premeu el botó Enviar. Veureu que aquest botó no està actiu si l’expedient ja tenia un àmbit informat i a la llista desplegable seleccioneu el mateix àmbit.

El sistema us informarà que el fet de canviar l’àmbit trasllada l’expedient i pot implicar que deixi de poder consultar/gestionar-ho i us demanarà confirmació. Si accepteu, l’àmbit seleccionat quedarà assignat a l’expedient.

Si a l’expedient li assigneu un àmbit al qual vosaltres no pertanyeu:

- Si el tràmit/modalitat, a la seva configuració, permet als usuaris la consulta de tots els valors d’àmbit, l’expedient que fins ara podíeu gestionar, ara només el podreu consultar.

- Si el tràmit/modalitat, a la seva configuració, no permet als usuaris la consulta de tots els valors d’àmbit, l’expedient que fins ara podíeu gestionar, a partir d’ara no el tindreu accessible.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació amb el tipus acció Canvi d’àmbit de (àmbit anterior, o Sense àmbit assignat, en el cas que l’àmbit no estigués informat amb anterioritat) a (àmbit actual).

Una vegada sortiu de la pantalla d’assignació d’àmbit, tornareu a la pantalla de detall on podreu veure l’àmbit que l’expedient té assignat.

3.5.3.2 Etiquetatge d’un expedient


Pels expedients dels tràmits que tinguin etiquetes associades, aquesta funcionalitat us permetrà assignar etiquetes a qualsevol dels expedients als quals tingueu accés en manera Gestió.

Es mostren les etiquetes associades a l’expedient a la capçalera de la pantalla de l’expedient.

Podreu accedir a la funcionalitat d’Etiquetatge d’un expedient tot fent un clic la icona d’etiqueta vermella que apareix a la capçalera de les pantalles d’informació d’un expedient.


Si feu un clic sobre la icona de l’etiqueta vermella des de la capçalera de qualsevol de les pantalles d’informació de l’expedient, accedireu a la pantalla d’Etiquetes d’un expedient.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 33 / 216

En aquesta pantalla es mostren dues taules:

A l’esquerra la taula de totes les etiquetes associades al tràmit de l’expedient pendent d’assignar a aquest expedient.

A la dreta la taula de totes les etiquetes, associades al tràmit de l’expedient, ja assignades a aquest expedient.

Podeu passar les etiquetes d’una taula a l’altre segons necessiteu:

Si premeu el botó Assignar tots.- Assignareu totes les etiquetes del tràmit a l’expedient. Veureu com la taula de l’esquerra queda buida mentre que la taula de la dreta està plena.

Si premeu el botó Assignar.- Assignareu a l’expedient les etiquetes seleccionades, de la taula de l’esquerra prèviament (tot just fent un clic sobre el nom de l’etiqueta, en cas de voler assignar només una etiqueta, o si necessiteu assignar més d’una, fent un clic sobre cadascuna de les etiquetes mantenint premuda la tecla Ctrl). Veureu com les etiquetes seleccionades passen de la taula de l’esquerra a la taula de la dreta.

Si premeu el botó Desassignar.- Desassignareu de l’expedient les etiquetes seleccionades, de la taula de la dreta prèviament (tot just fent un clic sobre el nom de l’etiqueta, en cas de voler desassignar només una etiqueta, o si necessiteu desassignar més d’una, fent un clic sobre cadascuna de les etiquetes mantenint premuda la tecla Ctrl). Veureu com les etiquetes seleccionades passen de la taula de la dreta a la de l’esquerra.

Si premeu el botó Desassignar totes tots.- Desassignareu totes les etiquetes de l’expedient. Veureu com la taula de la dreta queda buida mentre que la taula de l’esquerra està plena.

No hi ha un nombre màxim d’etiquetes per expedient. La limitació bé donada pel tràmit/modalitat que només pot tenir associades 30 etiquetes com a màxim.

Una vegada teniu etiquetat correctament l’expedient (amb les etiquetes assignades segons les vostres necessitats) heu de prémer el botó Enviar per tal que el Sistema enregistri l’operació realitzada. (Si voleu sortir sense desar els canvis, heu de prémer el botó Sortir). El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 34 / 216

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’Expedient amb el tipus acció Etiqueta assignada o Etiqueta eliminada segons correspongui a les vostres accions.

Una vegada sortiu de la pantalla d’etiquetes de l’expedient, tornareu a la pantalla de detall on podreu veure les etiquetes que l’expedient té assignades.

3.5.3.3 Modificació de la prioritat d’un expedient


Aquesta funcionalitat us permetrà donar/treure prioritat a qualsevol dels expedients als quals tingueu accés en manera Gestió.

Si l’expedient està marcat com a prioritari, a la capçalera de l’expedient, es mostra la icona de prioritari activa (color vermell), si no ho està, aquesta icona es mostra inactiva (color gris).


Si feu un clic sobre la icona de prioritari des de la capçalera de qualsevol de les pantalles d’informació de l’expedient, modificareu de forma alterna la prioritat de l’expedient.

Expedient marcat com a prioritari. A les diverses llistes d’expedients on aparegui, tindrà a l’esquerre del seu codi la marca de prioritat.

Si es fa un clic sobre aquesta icona, quan l’expedient està marcat com a prioritari, a l’expedient se l’elimina la marca de prioritat.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’Expedient amb el tipus acció Expedient prioritari: Marcat o Expedient prioritari: Desmarcat segons correspongui a les vostres accions.

3.5.3.4 Alta manual d’expedient


Aquesta funcionalitat us permetrà crear i gestionar nous expedients, dels tràmits/modalitats que teniu assignats amb permís de Gestió, al TG de forma manual, sense rebre una sol·licitud de forma telemàtica, bé perquè s’ha rebut la sol·licitud en paper bé perquè s’ha iniciat un tràmit Intern o d’ofici.

A partir de la versió 7, es pot accedir a aquesta funcionalitat des de qualsevol pantalla de gestió (pantalles d’inici, pantalles de detall de l’expedient, cerca d’expedients, cerca d’accions i

cerca de documents), fent clic en el botó que es mostra a la banda dreta de la capçalera de la pantalla.

Per a generar expedients de forma manual d’un tràmit/modalitat caldrà que des de l’Administració del Tràmit s’hagi configurat per a tal fi. (Veure l’apartat corresponent a Administració>Configuració Tràmit).



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 35 / 216

Els expedients creats per alta manual es podran consultar com qualsevol altre expedient, però a més, es permetrà la modificació de les dades de la sol·licitud des de la pestanya de Detall de la sol·licitud.

3.5.3.4.1.1 Pantalla d’alta

Aquesta pantalla serà un formulari per l’entrada de les dades pròpies de la sol·licitud. Els blocs de dades a informar en cada cas són:

Registrada en paper:

Dades identificatives de la sol·licitud

Dades del Presentador

Dades del Sol·licitant

Dades de Contacte

Dades del Registre

Expedient intern/ofici:

Dades identificatives de la sol·licitud

Dades de l’Intervinent

Dades de Contacte

En ambdós casos es podrà accedir a les dades específiques de la sol·licitud i gestionar-les.

3.5.3.4.2 Perfils d’Usuaris Autoritzats

Per accedir a aquesta funcionalitat heu de tenir assignat algun tràmit/modalitat amb permís de gestió i que permeti l'alta manual d'expedients interns/d'ofici i/o registrats en paper.


Si premeu el botó d’Alta manual d’expedient, accedireu a la pantalla que us permetrà informar les dades de l’expedient que esteu registrant per a poder tramitar i gestionar mitjançant el Tramitador Genèric.

Les dades que podeu informar en el moment de fer l’alta són:

Dades Genèriques:

- Tràmit: seleccionarem el tràmit de la llista desplegable que ens mostrarà els valors possibles, tots els tràmits que teniu assignats, amb permís de gestió, i que permetin l’alta manual.

- Modalitat: seleccionarem la modalitat del tràmit, des de la llista desplegable amb tots els valors possibles

- Canal d’entrada: podem seleccionar Intern/ofici o Paper, segons el cas i en funció del que el tràmit modalitat permeti.

- Idioma: seleccionarem l’idioma dels valors possibles: català, castellà, aranès o anglès.

- Presentador: Dades identificatives del presentador de la sol·licitud, en el cas que s’identifiqui una persona jurídica s’obrirà el bloc de representant de presentador. Aquest bloc només apareix en el cas que s’hagi identificat el canal d’entrada en paper.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 36 / 216

- Sol·licitant/Intervinent: Dades identificatives del sol·licitant o intervinent de l’expedient. A partir de la v9.1, si el sol·licitant és una persona jurídica amb el tipus d’identificador “CIF”, el sistema us mostra una casella de verificació amb el títol “Ens públic”, que haureu de marcar per tal d’indicar que el tipus d’interessat associat al requeridor de l’expedient és un Ens públic, per exemple, un ajuntament.

- Dades de Contacte: Es podran copiar les dades d’algun dels blocs anteriors, són les dades identificatives de la persona de contacte.

- Registre: En el cas de sol·licitud registrada en paper s’informarà el número de registre i la data de registre de la sol·licitud. A partir de la v9.1 es permet informar l’hora i minut, per defecte s’estableix les 12:00 del dia seleccionat en el calendari.

Dades Específiques:

- S’informaran les dades específiques que s’hagin definit per al tràmit/modalitat que s’estigui registrant.

- La gestió per àmbits, a la Configuració del Tràmit, permet identificar el camp específic per assignació automàtica del valor de l'àmbit. Tanmateix, atès que en el procés d’alta manual no es carrega cap XML, i que la informació es carrega automàticament mitjançant el XML GRO de sol·licitud, encara que per alta manual informeu aquest camp específic, l’expedient es donarà d’alta sense cap àmbit assignat. Per tal d’evitar confusions, a partir de la versió 5.2, es deshabilita l’edició de la dada específica que l’administrador del tràmit hagi establert com a camp d’assignació automàtica del valor d’àmbit.

En qualsevol moment podeu prémer el botó Desar per a generar un nou expedient.

El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Si confirmeu l’acció, es crearà un nou expedient amb les dades que hàgiu informat. En fer-ho es mostrarà un missatge informatiu amb l’identificador de l’expedient generat.

Un cop generat l’expedient podeu accedir al detall de l’expedient clicant sobre l’identificador del mateix expedient.

El canvi realitzat queda registrat a l’Historial de Tramitació amb el tipus acció “Expedient creat per alta manual d'ofici o paper”.

3.5.3.5 Cerca d’expedients


Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar una selecció dels expedients que compleixen els valors que haureu indicat en els paràmetres del filtre de la cerca, amb un possible triple objectiu:

- Localitzar un determinat expedient per a poder-lo consultar o, si el veieu amb manera Gestió, realitzar alguna de les funcionalitats de tramitació.

- Aplicar una de les funcionalitats de gestió (Etiquetatge massiu, Canvi d’estat massiu o Tancament massiu) a un grup d’expedients del lot resultant de la cerca. Només pels expedients que veieu amb manera Gestió.

- Exportar el resultat de la cerca a un document en format Excel.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 37 / 216

Els paràmetres que han de servir de filtre estan agrupats en quatre conceptes diferents:

- Paràmetres relatius a dades de l’expedient i la seva classificació i gestió

- Paràmetres relatius als interessats: sol·licitant, presentador o algun dels destinataris de l’expedient.

- Paràmetres relatius a les dades específiques definides per al tràmit/modalitat seleccionat a la pantalla de cerca.

- Paràmetres relatius als àmbits dels expedients.


En aquesta fase no s’han definit cap tipus de perfil i, per tant, podran fer ús d’aquesta funcionalitat tots els usuaris que hagin estat autoritzats a accedir al sistema.


Si premeu la pestanya de cerca d’expedients, accedireu a la pantalla que us permetrà informar els paràmetres de filtre, relatius a dades de l’expedient, que han d’acomplir tots els expedients seleccionats.

3.5.3.5.3.1 Pestanya Expedient

En aquesta pestanya podeu informar els següents paràmetres:

- Tràmit: És una llista desplegable amb la relació de tràmits/modalitats que esteu autoritzats a gestionar i/o consultar.

- Codi expedient

- Estat: És una llista desplegable amb tots els valors possibles d’estat, que són:

En execució de la resolució

En tramitació

Finalitzat

Iniciat

Pendent de requeriment

Reobert

Resolt

Tancat

Només es podrà seleccionar un dels estats.

- Dates: modificació, petició, tancament i registre. A partir de la v7.1 s’ha enriquit el filtre de cerca d’expedients en funció d’una data per tal que aquest filtre es pugui emmagatzemar, i posteriorment utilitzar, a les cerques predefinides:

Rang de 2 dates.- És l’opció per defecte. Al costat es mostren dos controls de selecció de dates en forma de calendari: data inici període i data fi període.

Data exacta.- Es mostra només un control de selecció de data.

Avui.- Internament se selecciona la data actual del sistema.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 38 / 216

Aquesta setmana.- Desapareixen els controls de selecció de dates i internament el sistema assumeix la cerca d’un rang de dates on:

- Data inici període és la data de dilluns de la setmana actual.

- Data fi període és la data actual.

Aquest mes.- De manera anàloga al filtre anterior, el sistema assumeix com a:

- Data inici període.- El primer dia del mes actual.

- Data fi període.- Data actual.

Aquest any.- De manera anàloga al filtre anterior, el sistema assumeix com a:

- Data inici període.- El primer dia de l’any actual.

- Data fi període.- Data actual.

Amb la versió 8, el filtre de data petició queda restringit per defecte als últims 3 mesos. Vosaltres podeu modificar aquests paràmetres que es mostren per defecte sempre que ho considereu necessari.

Si esteu cercant expedients i no els trobeu, podeu ampliar la data inici període de la data petició (o netejar-la) i tornar a realitzar la cerca d’expedients.

- Observacions: Selecciona aquells expedients que tinguin alguna observació amb les dades indicades al camp de cerca.

- Codi tràmit: Selecciona l’expedient associat a un codi de tramitació

- Número de registre: Selecciona l’expedient amb el registre d’entrada informat

- Usuari modificador: Selecciona els expedients que han estat modificats per l’usuari indicat, dos camps de cerca per nom i/o cognom d’usuari.

- Canal d’entrada: Llista desplegable que permet a l’usuari seleccionar els expedients segons l’origen de l’alta de la sol·licitud. S’indicarà si s’ha realitzat per internet en mode autoservei (TRÀMITS GENCAT/Canal Empresa), a través d’un empleat públic (Tramitació Atesa), via EACAT, o alta manual expedient intern/ofici o sol·licitud registrada en paper. A partir de la v8.0 del TG hi ha disponible un nou canal d’entrada d’expedients: Càrrega massiva.

- Codi EACAT: Selecciona els expedients associats a un codi EACAT.

- Codi d’expedient origen: En el cas que es rebi l’expedient des d’un altre BO (pe: TEI), es podrà fer la selecció pel codi d’expedient original. La recepció d’expedients des del TEI està disponible des de la versió Tramitador v3.1.

- Per tal de facilitar la gestió, el sistema mostra:

Una casella de verificació que permet restringir el resultat de la cerca als expedients que podeu gestionar.

Una casella de verificació que permet restringir el resultat de la cerca als expedients prioritaris.

- Si a la pantalla de cerca informeu un tràmit/modalitat que tingui etiquetes associades, a la dreta de la pantalla, apareix, una taula de classificació amb totes les etiquetes d’aquest tràmit/modalitat per poder incloure una, varies o totes les etiquetes en el filtre de cerca. Per seleccionar una etiqueta, només haureu de fer



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 39 / 216

clic damunt del seu nom. Si necessiteu seleccionar més d'una, haureu de fer clic sobre cadascuna d'elles mantenint premuda la tecla Ctrl.

A partir de la versió 7.1 el sistema mostra marcada, per defecte, la casella de verificació “Mostrar només els expedients que puc editar”.

Si esteu cercant expedients que només podeu consultar, cal que reviseu si aquesta casella està marcada.

Cal tenir present que la casella de verificació “Mostrar només els expedients que puc editar” es mostra activada per defecte, i per tant, el sistema no us mostrarà els expedients que només podeu consultar.

3.5.3.5.3.2 Pestanya Interessats

A partir de la v9.0 del TG, aquesta pantalla permet fer la selecció d’expedients utilitzant com a filtre paràmetres relatius a les dades de qualsevol dels interessats de l’expedient.

Els paràmetres de filtre que podeu utilitzar per a cada un dels possibles interessats són:

- Rol interessat.- Llista desplegable associada al camp Rol interessat. Si s’ha definit una llista de rols específica pel TM, aquesta llista contindrà aquests valors. Si no s’ha definit cap llista específica de rols pel TM, aquest desplegable mostrarà els valors estàndards:

Sol·licitant.

Presentador.

Persona de contacte.

Persona a notificar.

- Identificador.

- Tipus identificador.- Llista desplegable amb els valors:

NIF.

NIE.

Passaport.

Document Identitat Estranger.

CIF.

VAT

- Primer cognom.

- Nom.

- Raó social.

- Segon cognom.

En el moment d’accedir a aquesta pantalla cap dels camps que es mostren tenen caràcter obligatori, però:

Si se selecciona un tipus d’identificador, és obligatori informar un Identificador.

Si el tipus d’identificador seleccionat és “CIF” o “VAT”, no es poden informar els camps “Nom”, “Primer cognom” o “Segon cognom”.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 40 / 216

Si el tipus d’identificador seleccionat és “NIF”, “NIE”, “Passaport” o “Document Identitat Estranger”, no es pot informar la “Raó social”.

Altres validacions del sistema són:

No és compatible informar el “Nom”, “Primer cognom” o “Segon cognom” amb la “Raó social”.

A qualsevol dels camps s’ha d’informar com a mínim dos caràcters.

3.5.3.5.3.3 Pestanya Dades específiques

Aquesta pantalla us permetrà fer la selecció d’expedients utilitzant com a filtre paràmetres relatius a les dades específiques de la sol·licitud. Per a accedir a aquesta cerca cal que tingueu seleccionat el tràmit/modalitat a la primera pestanya de cerca, expedients.

Els paràmetres de filtre són les dades específiques definides per al tràmit/modalitat seleccionat.

Per a les dades tipus Text es podrà introduir una part o la totalitat del text a cercar.

Per a les dades de tipus Data i Termini, es podrà introduir un interval de dates.

Per a les dades de tipus Numèric es podrà introduir un rang de números. Com a la resta de paràmetres on es permet la cerca per un rang de dades, es podrà informar tant valor inicial com final del rang o el valor inicial o el valor final.

Per a les dades de tipus Llista es podrà seleccionar un dels elements que es mostren a la llista desplegable. Els valors de la llista els ha definit l’administrador del tràmit a la configuració de dades específiques pel tràmit/modalitat.

Per a les dades de tipus Llista Multiselecció, disponibles a partir de la v9.0 del TG, es podran seleccionar els valors de la llista que es mostren a la llista de l’esquerra (valors seleccionables). Els valors seleccionats es mostren a la llista de la dreta. Es pot interactuar amb els botons >>, >, <, << per incloure o excloure els valors que volem cercar. Els valors, i l’ordre, de la llista els ha definit l’administrador del tràmit a la configuració de dades específiques pel tràmit/modalitat.

3.5.3.5.3.4 Pestanya Àmbits

En aquesta pestanya es mostra l’arbre d’àmbits (nivell 1, 2 i 3) definit per l’Administrador en la Configuració del tràmit.

Es poden seleccionar un o diversos àmbits tant de nivell, 1 2 o 3, fent clic sobre la casella de verificació que apareix al costat de cada àmbit.

Quan un àmbit no té descendència (node tipus fulla), apareix una petita imatge de punt al marge esquerre de la casella de verificació de l’àmbit.

Quan un àmbit sí que té descendència, apareix una petita imatge, al marge esquerre de la casella de verificació de l’àmbit, representant una fletxa. Aquesta fletxa mira cap:

- a la dreta si conté àmbits de nivell inferiors agrupats (no visibles). Fent un clic sobre la fletxa es desagrupen (es fan visibles).

- cap avall si aquests àmbits de nivell inferior estan desagrupats (estan visibles). Fent un clic sobre la fletxa s’agrupen (s’oculten).



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 41 / 216

Per accedir-hi a aquesta cerca cal que tingueu informat el tràmit/modalitat a la pestanya d’expedients.

Si el tràmit/modalitat no es gestiona per àmbits, en accedir a aquesta pestanya, la pantalla apareixerà en blanc.

Cal tenir present que els criteris de cerca informats a totes les pestanyes, excepte a la pestanya Àmbits, són acumulatius (funció lògica AND). A la pestanya Àmbits, per tal de facilitar la cerca d’expedients, es permet la selecció múltiple d’àmbits, de forma que els criteris informats a aquesta pestanya són dissociatius (funció lògica OR).

En prémer el botó de cerca obtindreu la relació d’expedients que compleixen TOTS els valors del filtre que s’han informat a les diferents pestanyes.

Depenent de l’àmbit de l’expedient, de la Configuració del tràmit i dels valors d’àmbits als quals pertanyeu, veureu els expedients en manera Consulta i/o en manera Gestió. Us mostren una taula amb els casos possibles i la manera amb la qual podreu accedir a l’expedient.

Pot ser que la cerca no us generi cap resultat, si esteu cercant per tràmit/modalitat que no permeti als usuaris la consulta de tots els valors de l’àmbit i només hi hagi expedients amb àmbits als quals vosaltres no teniu accés (casos 4 i 7). També pot succeir que tenint un expedient en manera Gestió (casos 3 i 5) que pertanyi a un tràmit/modalitat que no permeti als usuaris la consulta d’altres àmbits, li hàgiu canviat l’àmbit per un valor d’àmbit al qual no pertanyeu. El sistema us deixa fer la modificació, però, a continuació, aquest expedient deixarà de ser visible per vosaltres (cas 4).

Una vegada s’han mostrat els expedients seleccionats per pantalla, podeu:

- Consultar un dels expedients tot fent un clic sobre el camp del número d’expedient.

- Realitzar una actuació massiva d’etiquetatge, canvi d’estat o tancament, sobre els expedients que veieu en manera Gestió.

- Exportar el resultat de la cerca a un document en format Excel.

Si el nombre de resultats a mostrar supera el màxim definit per pàgina, s’activarà, automàticament, la funcionalitat de paginació.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 42 / 216

Podeu ordenar el resultat de la cerca d’acord amb el valor d’alguna de les columnes. Cal que passeu el cursor per les diferents columnes per a comprovar si estan incloses en els criteris d’ordenació (en passar el cursor el literal queda subratllat). El primer clic sobre una d’aquestes columnes ordena de major a menor. El segon clic ordenarà de menor a major.

Igual que a la resta de pantalles, disposareu de les opcions incloses en la capçalera.

Trobareu la descripció de les funcionalitats de tractament massiu, ja sigui l’etiquetatge, el canvi d’estat o el tancament, i exportació a l’Excel en els següents apartats del document.

3.5.3.6 Cerca predefinida d’expedients


Aquesta funcionalitat està inclosa dintre de la Cerca d’expedients, però donada la seva operativa, hem cregut convenient explicar-la en un punt a part.

Aquesta funcionalitat us permetrà definir els criteris de cerca d’una cerca d’expedients, a nivell de tràmit/modalitat i tenir-la disponible sempre que la seleccioneu de la llista desplegable de cerques predefinides.

Les cerques predefinides sempre estan associades a un tràmit/modalitat concret.



Els usuaris amb rol administrador del tràmit, pel tràmit seleccionat a la cerca d’expedients, tindran l’opció de deixar disponible aquesta cerca pel tràmit/modalitat, els usuaris que no tinguin aquest rol, no tindran aquesta opció.


Les cerques predefinides d’expedients han d’estar associades a un tràmit/modalitat concret, que heu de seleccionar a la capçalera de la pantalla de Cerca d’expedients.

La definició de la cerca predefinida d’expedients es realitza des de les pantalles de cerca d’expedients, establint els diferents filtres de cerca a qualsevol de les pantalles de cerca d’expedients: Expedients, Interessats, Dades específiques i/o Àmbits i fent clic en el botó “Desar la cerca” que trobareu a la part dreta de la capçalera, al costat de la llista desplegable de cerques predefinides.

A partir de la versió 7, s’incorpora una capçalera comuna a totes les pantalles de cerca d’expedients on es poden seleccionar els diferents tràmits/modalitats que teniu assignats i les diverses cerques predefinides associades a aquests tràmits/modalitats

Hi han dos tipus de cerques predefinides d’expedients:

1. Pública : Les definides per l’Administrador del tràmit que s’habilitin pel tràmit/modalitat. Accessibles, per tant, per a tots els usuaris d’aquest tràmit/modalitat.

2. Privada : Les definides pel Gestor (o per l’Administrador del tràmit que no s’habilitin pel tràmit/modalitat). Aquestes només estaran accessibles pel mateix usuari que les ha definit.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 43 / 216

A la llista desplegable de cerques predefinides d’expedients es mostren tots dos tipus de cerques, ordenades alfabèticament.

Per tal de poder distingir ambdós tipus de cerques predefinides, les públiques tenen el prefix (*) per a indicar que només les poden modificar un administrador del tràmit/modalitat associat a la cerca d’expedients predefinida.

Per a seleccionar, i executar, una cerca predefinida ja existent:

Seleccionar un tràmit/modalitat concret.- A la part esquerra de la capçalera.

Seleccionar una cerca d’expedients predefinida associada al tràmit/modalitat escollit.- A la part dreta de la capçalera.

Amb independència del caràcter públic o privat de la cerca d’expedients predefinida, una vegada seleccionada, el sistema mostrarà el resultat de la cerca predefinida, de la mateixa manera que mostra el resultat d’una cerca d’expedients.

Per a donar d’alta una cerca predefinida d’expedients:

Seleccionar un tràmit/modalitat concret.- A la banda esquerra de la capçalera.

No seleccionar cap cerca predefinida d’expedients de la llista desplegable de cerques predefinides.

Informar els diversos criteris de cerca de les diferents pestanyes: Expedients, Interessats, Dades específiques i/o Àmbits.

Fer un clic en el Botó “Desar la cerca” que es mostra al costat dret de la llista desplegable de cerques predefinides.

El sistema us mostrà la nova pantalla “Nova cerca predefinida” on:

o Haureu d’informar el nom de la cerca predefinida d’expedients.- Aquest nom ha de ser únic per a totes les cerques predefinides del tràmit/modalitat.

o Si teniu rol administrador del tràmit per al tràmit de la cerca predefinida, el sistema us donarà l’opció d’habilitar la cerca per a aquest TM.

Si feu un clic en aquesta casella de verificació, en prémer el botó Desar i acceptar la confirmació de l’acció, haureu donat d’alta una cerca predefinida d’expedients pública.

Si no feu un clic en aquesta casella de verificació, en prémer el botó Desar i acceptar la confirmació de l’acció, haureu donat d’alta una cerca predefinida d’expedients privada.

o Si no teniu rol administrador del tràmit per al tràmit de la cerca predefinida, una vegada introduït el nom de la cerca predefinida d’expedients, haureu de prémer el botó Desar per a donar d’alta una carca predefinida privada.

Per a modificar una cerca predefinida d’expedients ja existent:

Cal indicar que es poden modificar totes les cerques predefinides privades, però només es poden modificar les cerques predefinides públiques si sou administradors del tràmit relacionat amb el tràmit de la cerca predefinida.




Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 44 / 216

Seleccionar la cerca d’expedients predefinida de la llista desplegable de cerques predefinides.- A la banda dreta de la capçalera.

Modificar els criteris de cerca que siguin necessaris.- De les diferents pestanyes de cerca d’expedients. Expedients, Interessats, Dades específiques i/o Àmbits.

Prémer el botó “Desar la cerca” que es mostra al costat dret de la llista desplegable de cerques predefinides.

o Si en aquesta pantalla modifiqueu el nom de la cerca, es donarà d’alta una nova cerca amb el nom que heu introduït.- Aquesta funcionalitat és molt útil per a copiar cerques predefinides complexes a les quals només li voleu introduir alguns canvis específics.

Per a copiar una cerca predefinida pública:

Si no teniu rol d’Administrador pel tràmit de la cerca predefinida però us interessa tenir una cerca predefinida molt semblant a la qual li voleu modificar alguns filtres específics:



Modificar els criteris de cerca que siguin necessaris.- De les diferents pestanyes de cerca d’expedients. Expedients, Interessats, Dades específiques i/o Àmbits.

Prémer el botó “Desar la cerca” que es mostra al costat dret de la llista desplegable de cerques predefinides.

o Assignar-li un nou nom la cerca predefinida. Després d’acceptada l’acció, es donarà d’alta la nova cerca d’expedients predefinida de caràcter privat.

Per a eliminar una cerca predefinida d’expedients ja existent:

Cal indicar que es poden eliminar totes les cerques predefinides privades, però només es poden eliminar les cerques predefinides públiques si sou administradors del tràmit relacionat amb el tràmit de la cerca predefinida. En aquest cas, la icona de la paperera no està disponible.



3.5.3.7 Accions massives sobre el resultat de la cerca d’expedients

3.5.3.7.1 Modificació massiva de dades específiques

3.5.3.7.1.1 Descripció

Aquesta funcionalitat està disponible a partir de la v10 del TG. Us permetrà modificar el valor d’una o diverses dades específiques de tots els expedients que hàgiu seleccionat dins del conjunt resultant de l’execució de la cerca.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 45 / 216

Cal que premeu el botó de Dades específiques, dintre de l’apartat Accions massives, per poder accedir a la pestanya Expedients des d’on podreu seleccionar els expedients als quals caldrà aplicar la modificació massiva de dades específiques. La pestanya Dades específiques, us permetrà informar els valors de les dades específiques a modificar de forma massiva.

Per tal de garantir un rendiment òptim de l’aplicació, aquesta funcionalitat es limita a un màxim de 1500 expedients.

Com a resultat de la cerca d’expedients, podeu veure expedients en manera Gestió i expedients en manera Consulta, si premeu el botó de Modificació massiva de Dades específiques, a la pestanya Expedients només apareixen els expedients que podeu gestionar.

3.5.3.7.1.2 Operativa de la Funcionalitat

Una vegada heu obtingut el conjunt d’expedients resultats de l’execució de la cerca, caldrà que premeu el botó de Dades específiques (primer botó dintre de l’apartat Accions massives) que trobareu en la part inferior dreta de la pantalla.

En fer-ho, accedireu a la finestra emergent anomenada Modificació massiva de dades específiques. Aquesta finestra té dues pestanyes: Expedients, on haureu de seleccionar els expedients als quals caldrà aplicar la modificació massiva i Dades específiques, on haureu d’informar els valors de les dades específiques a modificar de forma massiva. La pestanya Expedients és la que es mostra en primera instància quan s’obre aquesta finestra emergent, però podeu navegar d’una a una altra pestanya revisant o modificant les dades que considereu oportunes.

Una vegada seleccionat com a mínim un expedient i una dada específica, el botó Acceptar s’activarà i el podreu prémer per tal que s’iniciï el procés de modificació massiva de dades específiques sobre tots els expedients seleccionats.


Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de cada expedient seleccionat a la taula d’expedients amb el tipus acció Dades específiques informades.

3.5.3.7.1.2.1 Pestanya Expedients

Aquesta pestanya mostra els expedients resultats de la cerca d’expedients que prèviament heu realitzat abans de prémer el botó d’acció massiva Dades específiques. Cal tenir present que només es mostren els expedients que podeu gestionar. Els expedients es mostren ordenats per data de modificació per ordre descendent, és a dir, primer apareixen els expedients que s’han modificat més recentment.

Si el resultat de la cerca supera el màxim de 10 resultats a visualitzar per pàgina, s’activarà automàticament la barra de desplaçament vertical. El resultat es pot ordenar de major a menor o a l’inrevés segons els valors continguts en les columnes: P(Prioritat), Codi Expedient, Estat i Data Modificació. Per a fer-ho, només cal que feu un clic sobre el nom de la columna. El primer clic realitza l’ordenació de major a menor. El segon clic realitza l’ordenació a l’inrevés.

Per a seleccionar els expedients als quals caldrà aplicar la modificació massiva de dades específiques, caldrà que feu un clic sobre la casella de verificació de la fila que conté l’expedient. En fer-ho veureu que queda marcat amb un tic de selecció. Per a seleccionar-los tots podeu clicar a la casella que hi ha a la barra



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 46 / 216

de títols. Si voleu desseleccionar un expedient que ja havíeu seleccionat, només caldrà que torneu a fer un clic sobre el mateix camp de selecció de la fila i, automàticament, aquesta quedarà sense el tic de selecció marcat.

Una vegada realitzada la selecció dels expedients, caldrà que informeu els valors de les dades específiques a modificar a la pestanya Dades específiques que es descriu en el següent apartat.

3.5.3.7.1.2.2 Pestanya Dades específiques

Aquesta pestanya mostra la llista de totes les dades específiques definides per al tràmit/modalitat, amb les corresponents seccions si n’hi ha, amb el mateix ordre que ha definit l’administrador del tràmit d’aquest TM. És a dir, és igual que la pantalla “Dades específiques” de qualsevol expedient d’aquest TM.

En aquesta pestanya, s’activa automàticament la barra de desplaçament vertical si s’escau.

Atès que es presenten totes les dades específiques de múltiples expedients i que cadascú pot tenir, o no, informat un valor diferent de dades específiques, aquestes es mostren sense cap valor assignat, malgrat que l’expedient seleccionat sí que tingui la dada específica informada amb un valor concret.

Per a seleccionar les dades específiques a modificar, caldrà que feu un clic sobre la casella de verificació de la fila que conté la dada específica. En fer-ho veureu que queda marcat amb un tic de selecció. Si voleu desseleccionar una dada específica que ja havíeu seleccionat, només caldrà que torneu a fer un clic sobre el mateix camp de selecció de la fila i, automàticament, aquesta quedarà sense el tic de selecció marcat.

Podeu modificar el valor de la dada específica seleccionada per a:

Modificar o informar el valor de la dada específica en funció de si prèviament aquesta tenia o no un valor informat.

Eliminar el valor de la dada específica.

Per a la primera opció caldrà que seleccioneu la dada específica i introduïu el valor que aquesta ha de tenir. No es pot introduir cap valor si prèviament no s’ha seleccionat la dada específica a modificar.

Per a la segona opció només caldrà que seleccioneu la dada específica a la qual se li vol eliminar el valor, en cas que el tingués prèviament informat.

Podreu seleccionar totes les dades específiques que necessiteu modificar. Atès que el sistema interpreta que ha d’eliminar el valor de la dada específica seleccionada si la dada específica se selecciona però no s’informa cap valor, no s’ha habilitat cap casella a la barra de títols per a seleccionar totes les dades específiques.

Una vegada hàgiu seleccionat com a mínim un expedient i una dada específica, s’activarà el botó Acceptar i l’haureu de prémer per tal que s’iniciï el procés de modificació massiva de dades específiques sobre tots els expedients seleccionats.

El Sistema us mostrarà una finestra emergent on us demanarà que confirmeu l’acció. El missatge d’aquesta finestra de confirmació de l’acció us informarà del nombre total d’expedients a modificar. En el cas que hàgiu eliminat el valor d’alguna dada específica, també us informarà del nombre total de dades específiques a les quals li voleu eliminar el valor. A la part inferior dreta d’aquesta finestra es mostren dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no. El botó Sí romandrà inactiu fins que no feu clic a la casella de confirmació de l’acció.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 47 / 216

En el moment que s’actualitzen les dades específiques de tots els expedients seleccionats, el sistema us retornarà a la pestanya Expedients de la finestra emergent Modificació massiva de dades específiques on la columna Resultat mostrarà la icona d’OK o de KO al costat de cadascun dels expedients seleccionats.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de cada expedient seleccionat amb el tipus acció Dades específiques informades.

3.5.3.7.2 Etiquetatge massiu


Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar prioritzar expedients i/o assignar etiquetes de forma massiva a un conjunt d’expedients que haureu seleccionat, prèviament, des de les funcionalitats de cerca d’expedients.

Tant la priorització com l’etiquetatge es realitzarà simultàniament sobre tots els expedients que hàgiu seleccionat dins del conjunt resultant de l’execució de la cerca.

Cal que premeu el botó d’Etiquetatge, dintre de l’apartat Accions massives, per poder accedir a la pantalla des d’on podreu seleccionar els expedients als quals caldrà aplicar la:

Priorització.-

Classificació.- Assignant o desassignant les etiquetes requerides per a la realització de l’activitat d’etiquetatge.


Com a resultat de la cerca d’expedients, podeu veure expedients en manera Gestió i expedients en manera Consulta, si premeu el botó d’etiquetatge, a la pantalla d’Etiquetatge massiu només apareixen els expedients que podeu gestionar.


Una vegada heu obtingut el conjunt d’expedients resultats de l’execució de la cerca, caldrà que premeu el botó d’Etiquetatge (dintre de l’apartat Accions massives) que trobareu a la part inferior dreta de la pantalla.

En fer-ho, accedireu a la finestra d’Etiquetatge massiu

En aquesta pantalla:

a la part superior, es mostra el conjunt d’expedients resultants de la cerca anterior, però només el que podeu veure en manera Gestió.

a la part inferior, apareixen totes les etiquetes associades a tots els tràmits als quals pertanyen els expedients mostrats. En el cas que hi hagin etiquetes duplicades, només es mostren una sola vegada

Si el resultat de la cerca supera el màxim de 10 resultats a visualitzar per pàgina, s’activa automàticament la barra de desplaçament vertical, per tal de facilitar la navegació. El resultat es pot ordenar de major a menor o a l’inrevés segons els valors continguts en les columnes: P(Prioritat), Codi Expedient, Estat i Data Modificació. Per a fer-ho, només cal que feu un clic



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 48 / 216

sobre el nom de la columna. El primer clic realitza l’ordenació de major a menor. El segon clic realitza l’ordenació a l’inrevés.

A la taula d’expedients, entre les columnes de Data modificació i Resultat, s’informa de les etiquetes associades a l’expedient. En el cas que la informació no càpiga dins la casella veureu els caràcters «...» I, si passeu el cursor per damunt, totes les etiquetes es veuran en una finestra d’ajuda addicional sensible a la posició del cursor.

Haureu de seleccionar els expedients als quals caldrà aplicar la priorització i/o l’etiquetatge.

Per a seleccionar els expedients, heu de fer un clic sobre la casella de verificació de la fila que conté l’expedient. En fer-ho veureu que queda marcat amb un tic de selecció. Per a seleccionar-los tots podem clicar a la casella que hi ha a la barra de títols.

Si voleu desassignar un expedient que ja havíeu seleccionat, només caldrà que torneu a fer un clic sobre el mateix camp de selecció de la fila i, automàticament, aquesta quedarà sense el tic de selecció marcat.

3.5.3.7.2.2.1 Priorització d’expedients de forma massiva

Una vegada realitzada la selecció dels expedients, caldrà que premeu el botó Prioritzar o Desprioritzar segons si voleu marcar els expedients seleccionats com a prioritaris o eliminar la marca de prioritat dels expedients seleccionats.


Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de cada expedient seleccionat a la taula d’expedients amb el tipus acció Expedient prioritari: Marcat o Expedient prioritari: Desmarcat segons correspongui a les vostres accions.

3.5.3.7.2.2.2 Assignació d’etiquetes de forma massiva

Una vegada realitzada la selecció dels expedients, caldrà que assigneu o desassigneu les etiquetes necessàries per a realitzar l’acció d’etiquetatge.

No hi ha un nombre màxim d’etiquetes per expedient. La limitació bé donada pel tràmit/modalitat que només pot tenir associades 30 etiquetes com a màxim.

Les etiquetes es mostren en dues taules una, la de la dreta de la pantalla amb les etiquetes seleccionades i l’altre, la de l‘esquerra, amb les que encara no ho estan. Podeu

passar les etiquetes d’una a l’altra segons necessiteu amb les icones o si



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 49 / 216

necessiteu seleccionar una, varies o totes les etiquetes o amb les icones o si necessiteu desassignar una, varies o totes les etiquetes.

Per assignar totes les etiquetes als expedients seleccionats, podeu prémer la icona

. La taula de l’esquerra quedarà buida i la de la dreta plena. En acabar, premeu el botó Assignar.

Per assignar una etiqueta als expedients seleccionats, l’heu de seleccionar, de la

taula de l’esquerra, fent clic sobre l’etiqueta i prémer la icona . L’etiqueta passarà de la taula esquerra a la taula de la dreta. En acabar, premeu el botó Assignar.

Per assignar diverses etiquetes als expedients seleccionats, les heu de seleccionar, de la taula de l’esquerra, fent clic sobre cadascuna de les etiquetes mentre premeu la tecla Ctrl, per a la selecció múltiple. Una vegada teniu

seleccionades les etiquetes, premeu la icona . Les etiquetes seleccionades passaran de la taula de l’esquerra a la taula de la dreta. En acabar, premeu el botó Assignar.

Per desassignar totes les etiquetes als expedients seleccionats, podeu prémer la

icona . La taula de l’esquerra quedarà buida i la de la dreta plena. En acabar, premeu el botó Desassignar.

Per desassignar una etiqueta als expedients seleccionats, l’heu de seleccionar, de

la taula de l’esquerra, fent clic sobre l’etiqueta i prémer la icona L’etiqueta passarà de la taula esquerra a la taula de la dreta. En acabar, premeu el botó Desassignar.

Per desassignar diverses etiquetes als expedients seleccionats, les heu de seleccionar, de la taula de l’esquerra, fent clic sobre cadascuna de les etiquetes mentre premeu la tecla Ctrl, per a la selecció múltiple. Una vegada teniu

seleccionades les etiquetes, premeu la icona . Les etiquetes seleccionades passaran de la taula de l’esquerra a la taula de la dreta. En acabar, premeu el botó Desassignar.


S’assignaran o desassignaran, a tots els expedients escollits a la taula d’expedients, totes les etiquetes seleccionades sempre que l’etiqueta estigui associada al tràmit de l’expedient.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de cada expedient seleccionat a la taula d’expedients amb el tipus acció “Etiqueta assignada” o “Etiqueta eliminada” segons correspongui a les vostres accions.

3.5.3.7.3 Canvi d’estat massiu


Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar un canvi d’estat massiu sobre un conjunt d’expedients que haureu seleccionat, prèviament, des de les funcionalitats de cerca d’expedients.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 50 / 216

El canvi d’estat es realitzarà simultàniament sobre tots els expedients que hàgiu seleccionat dins del conjunt resultant de l’execució de la cerca.

Cal que premeu el botó de Canvi d’estat, dintre de l’apartat Accions massives, per poder accedir a la pantalla des d’on podreu seleccionar els expedients als quals caldrà aplicar el canvi d’estat i completar la informació requerida per a la realització de l’activitat de canvi d’estat. Si s’escau, també podreu adjuntar el document que es farà arribar a la carpeta de ciutadà o empresa o EACAT associat a l’activitat de canvi de cada un dels expedients.


Com a resultat de la cerca d’expedients, podeu veure expedients en manera Gestió i expedients en manera Consulta, si premeu el botó de Canvi d’estat massiu, a la pantalla de Canvi d’estat massiu només apareixen els expedients que podeu gestionar.

No es podran fer canvi d’estat a expedients generats de forma manual i que no tinguin completat l’Apunt de carpeta ciutadana, aquests no apareixeran a la finestra de selecció.


Una vegada heu obtingut el conjunt d’expedients resultats de l’execució de la cerca, caldrà que premeu el botó de canvi d’estat (dintre de l’apartat Accions massives) que trobareu en la part inferior dreta de la pantalla.

En fer-ho, accedireu a la finestra on haureu de seleccionar els expedients als quals caldrà aplicar el canvi d’estat i informar les dades requerides per a poder realitzar aquesta actuació.

Si el resultat de la cerca supera el màxim de 10 resultats a visualitzar per pàgina, s’activarà automàticament la funcionalitat de navegació. El resultat es pot ordenar de major a menor o a l’inrevés segons els valors continguts en les columnes: Codi Expedient, Estat i Data Modificació. Per a fer-ho, només cal que feu un clic sobre el nom de la columna. El primer clic realitza l’ordenació de major a menor. El segon clic realitza l’ordenació a l’inrevés.

Per a seleccionar els expedients als quals caldrà aplicar el canvi d’estat, caldrà que feu un clic sobre la casella de verificació de la fila que conté l’expedient. En fer-ho veureu que queda marcat amb un tic de selecció. Per a seleccionar-los tots podem clicar a la casella que hi ha a la barra de títols. Si voleu desseleccionar un expedient que ja havíeu seleccionat, només caldrà que torneu a fer un clic sobre el mateix camp de selecció de la fila i, automàticament, aquesta quedarà sense el tic de selecció marcat.

Una vegada realitzada la selecció dels expedients, caldrà que informeu les dades associades a aquesta activitat:

- Data del canvi d’estat.

- Estat de l’expedient: Estat en el qual hauran de quedar els expedients als quals es realitzi aquest canvi d’estat. Els estats possibles són:


En tramitació

Finalitzat




Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 51 / 216

- Comentari públic: Aquest comentari quedarà associat al canvi d’estat i serà visible des de la carpeta de ciutadà o empresa i EACAT associat a l’activitat de canvi d’estat.

- Opcionalment també podeu annexar un document que s’associarà a l’activitat del canvi d’estat de tots els expedients inclosos en la relació. El document l’haureu de tenir emmagatzemat en alguna carpeta de la vostra màquina i incorporar-lo tot prement el botó “afegeix”. Caldrà indicar si, en el moment de realitzar el canvi, s’ha de realitzar un assentament de sortida d’aquest document per a cada un dels expedients o no. Aquest document quedarà inclòs en el conjunt de documents de cadascun dels expedients seleccionats i serà visible a la secció Altres documents de la pestanya Documents de l’expedient.

Una vegada hàgiu incorporat tota la informació caldrà que premeu el botó Acceptar per tal que s’iniciï el procés de canvi d’estat sobre tots els expedients seleccionats.


Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de cada expedient seleccionat a la taula d’expedients amb el tipus acció Canvi d’estat d’expedient efectuat. Si s’ha annexat un document al canvi d’estat, addicionalment es registra una altra entrada a l’historial amb el tipus acció Documents afegits manualment.

3.5.3.7.4 Tancament massiu


Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar un tancament massiu d’un conjunt d’expedients que haureu seleccionat, prèviament, des de les funcionalitats de cerca d’expedients.

El tancament es realitzarà simultàniament sobre tots els expedients que hàgiu seleccionat dins del conjunt resultant de l’execució de la cerca.

Com a resultat de la cerca d’expedients, podeu veure expedients en manera Gestió i expedients en manera Consulta, si premeu el botó de Tancament massiu, a la pantalla de Tancament massiu només apareixen els expedients que podeu gestionar.

Cal que tingueu present que el tancament d’un expedient és una funcionalitat pròpia del Tramitador Genèric que no té cap tipus d’efecte sobre l’estat de l’expedient en la carpeta del ciutadà o empresa.


Una vegada heu obtingut el conjunt d’expedients resultats de l’execució de la cerca, caldrà que premeu el botó de Tancament (dintre de l’apartat d’Accions massives) que trobareu en la part inferior dreta de la pantalla.

Accedireu a la pantalla de tancament massiu, que us mostra tots els expedients que podeu gestionar, on podreu seleccionar els expedients que desitgeu tancar massivament.

Si el resultat de la cerca supera el màxim de 10 resultats a visualitzar per pàgina, s’activarà automàticament la funcionalitat de navegació. El resultat es pot ordenar de major a menor o a



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 52 / 216

l’inrevés segons els valors continguts en les columnes: Codi Expedient, Estat i Data Tancament. Per a fer-ho, només cal que feu un clic sobre el nom de la columna. El primer clic realitza l’ordenació de major a menor. El segon clic realitza l’ordenació a l’inrevés.

Per a seleccionar els expedients als quals caldrà realitzar el tancament, caldrà que feu un clic sobre la casella de verificació de la fila que conté l’expedient. En fer-ho veureu que queda marcat amb un tic de selecció. També podreu seleccionar-los tots fent un clic a la casella que hi ha a la barra de títols.

Si voleu desseleccionar un expedient que ja havíeu seleccionat, només caldrà que torneu a fer un clic sobre la casella de verificació de la fila i, automàticament, aquest quedarà sense el tic de selecció.

Una vegada hàgiu seleccionat els expedients desitjats, haureu de prémer el botó Acceptar per a iniciar el procés de tancament massiu.


Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de cada expedient seleccionat a la taula d’expedients amb el tipus acció Canvi d’estat d’expedient efectuat, i com a Descripció Tancat.

3.5.3.8 Exportació del resultat d’una cerca


Aquesta funcionalitat us permetrà exportar les dades bàsiques d’un conjunt d’expedients que haureu seleccionat, prèviament, des de les funcionalitats de cerca d’expedients a un document en format Excel.

El document inclourà les dades de tots els expedients resultants de l’execució de la cerca.

A partir de la v9.0 del TG, s’habilita, de manera opcional, una nova pestanya d’aquest Excel amb la informació dels diversos Interessats dels expedients resultat de la cerca.




Una vegada heu obtingut el conjunt d’expedients resultats de l’execució de la cerca, caldrà que premeu el botó d’exportar a Excel que trobareu en la part inferior esquerra de la pantalla.

A partir de la v9.0 del TG, el sistema us mostrarà una pantalla anomenada “Opcions d’exportació” on haureu d’escollir si en el document Excel que es generarà voleu la informació dels expedients resultants de la cerca i/o la informació dels interessats relacionats amb els expedients resultants de la cerca.

Una vegada hàgiu escollit una de les dues opcions, o les dues opcions, heu de fer clic en el botó “Exportar” per tal que el sistema generi un fitxer en format Excel, que a partir de la v9.0 del TG, s’anomena “TG-Export-Expedients_<entorn>_<timestamp>.xls“ on:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 53 / 216

<entorn> informa de l’entorn en el qual s’ha realitzat la cerca d’expedients: PREproducció o PROducció.

<timestamp> informa del moment en el qual el resultat de la cerca d’expedients s’ha exportat a Excel, en format DDMMAAAAmmssms.

Aquest document pot contenir els fulls (pestanyes) “Expedients” i/o “Interessats” segons hagi estat la vostra selecció a la pantalla “Opcions d’exportació”.

3.5.3.8.3.1 Pestanya “Expedients”

L’atribut de prioritat de cada expedient, s’exporta a Excel com un camp tipus text on No significa que l’expedient no ha estat marcat com a prioritari i Sí indica que l’expedient és prioritari.

Si heu fet una cerca per tràmit/modalitat i aquest té definides dades específiques, en fer l’exportació a Excel, també s’exportaran les dades específiques dels expedients resultant de la cerca.

En el cas de dades específiques de tipus termini, s’exportarà tant el valor de la data termini com els dies d’antelació de primer i segon avís.

En el cas de dades específiques de tipus llista multiselecció, s’exportaran els diferents elements (codis i valors) de la llista diferenciats pel separador pipe ‘|’. Si aquesta la dada específica tipus llista multiselecció no té cap valor assignat, aquesta columna es mostra buida.

3.5.3.8.3.2 Pestanya “Interessats”

Aquesta pestanya conté informació de TOTS els interessats de l’expedient:

Codi d’expedient.

Rol.- Indica el rol de l’interessat.

Tipus interessat.- Indica si es tracta d’una persona jurídica o una persona física

Tipus identificador.- Indica si el tipus d’identificador de l’interessat és NIF, NIE, Passaport, Document Identitat Estranger, CIF o VAT.

País document.- Indica el país en el qual ha estat expedit el document d’acreditació de l’interessat.

Nom/ Raó social.- Indica el Nom de l’interessat, si es tracta d’una persona física, o la Raó social, en el cas d’una persona jurídica.

Primer cognom.- Primer cognom de la persona física.

Segon cognom.- Segon cognom de la persona física.

Gènere.- Indica si l’interessat és un home o una dona, en cas que hagi informat aquesta dada.

Data naixement.- Indica la data de naixement de la persona física.

Adreça.- Indica l’adreça postal de l’interessat.

Codi municipi.- Codi INE

Codi postal.

Nom municipi

Nom comarca.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 54 / 216

Telèfon.

Telèfon mòbil.

eMail.- Indica l’adreça de correu postal de l’interessat.

Canal notificació.- Indica si l’interessat prefereix que les notificacions es realitzin per correu postal o electrònic.

Dades del representant.- En el cas que l’interessat sigui una persona jurídica, també es mostren les dades del seu representant:

o Tipus identificador.

o Identificador.

o País document.

o Nom.

o Primer cognom.

o Segon cognom.

3.5.3.9 Nou canvi d’estat i consulta dels canvis realitzats


Si voleu realitzar un canvi d’estat de l’expedient haureu de situar-vos a la pantalla de detall d’un expedient i fer un clic sobre el botó de canvi d’estat situat a la part inferior de la pantalla. Aquesta acció estarà deshabilitada per als expedients manuals que no hagin completat l’Apunt a la carpeta ciutadana.

Per a consultar els canvis d’estat realitzats o el detall d’algun d’ells, haureu de fer-ho des de l’apartat de canvis d’estat que es mostra en la pantalla de consulta de l’expedient.

Cal que tingueu present que els canvis d’estat que realitzeu queden reflectits, immediatament, sobre l’expedient de la carpeta del ciutadà o empresa i EACAT.


Si voleu realitzar un canvi d’estat, haureu de prémer el botó corresponent del final de la pàgina.

Per a fer efectiu el canvi haureu d’informar:

- Data del canvi d’estat.- Per defecte data i hora actual.

- Estat de l’expedient.- Nou estat que ha de tenir l’expedient. Els estats possibles són:


En tramitació

Finalitzat


- Comentari públic (opcional).- Un comentari que es veurà, des de la carpeta del ciutadà o empresa i EACAT, associat al canvi d’estat.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 55 / 216

- Document (opcional).- El document que volem que quedi associat, en la carpeta del ciutadà o empresa i EACAT, a l’acció del canvi d’estat. Cal que tingueu present que aquest document l’haureu hagut d’incorporar, prèviament, als documents de gestió de l’expedient. En el cas que annexeu un document, haureu d’informar al sistema si caldrà o no fer l’assentament automàtic al registre de sortida

- Registre de sortida.- Per tal de controlar que un mateix document tingui 2 registres S@RCAT de sortida, en la pantalla de canvi d’estat/finalització, quan se selecciona el fitxer, si aquest està ja registrat de sortida, el botó d’opció de registre de sortida automàtic estarà deshabilitat. Si es demana el registre de sortida automàtic, és molt important que l’administrador del tràmit hagi informat correctament les dades del registre de sortida S@rcat, en cas contrari, el sistema donarà error.

Una vegada informats tots els camps, haureu de fer clic sobre el botó Enviar per tal que es faci efectiu el canvi.


Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Canvi d’estat d’expedient efectuat.

Si voleu consultar els canvis d’estat realitzats i el detall de cada un d’ells, us haureu de situar en la pantalla de consulta del detall de l’expedient, pestanya Accions, secció Canvis

d’estat.

Visualitzareu una línia per a cada canvi d’estat realitzat amb la informació bàsica de cada un d’ells:

- Data petició.- Data en la qual s’ha generat el canvi d’estat.

- Comentari públic.- Si en el canvi d’estat s’ha informat un comentari públic (visible a la carpeta del ciutadà), aquí es mostrarà el comentari públic.

- Estat de l’expedient .- Quan un expedient entra en el sistema el seu estat és Iniciat. Després, en funció dels canvis d’estat que se li hagin realitzat a l’expedient, el seu estat pot ser: En tramitació, Pendent de requeriment, En execució de la resolució, Finalitzat, Resolt, Tancat o Reobert.

- Data de canvi d’estat.- S’informa, amb la data del sistema, en el moment que es realitza un canvi d’estat de l’expedient.

- Enviament.- Amb una única icona es mostra l’estat de l’enviament del canvi d’estat de l’expedient cap a la carpeta del ciutadà:

Enviat .- Enviat correctament.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 56 / 216

Reintentant .- El canvi d’estat no s’ha pogut enviar, però el sistema ho continua reintentant. Per exemple, quan PICA no està disponible.

A partir de la versió 6.0 el sistema realitza reintents automàtics cada certa freqüència fins que s’aconsegueixi enviar correctament el canvi d’estat a la carpeta del ciutadà o fins que s’exhaureixin un nombre màxim de reintents.

Requereix atenció .- L’acció no s’ha pogut enviar i es requereix que el gestor vagi a la nova pestanya “Requereix atenció” i decideixi si la reintenta o la descarta. Per exemple, quan el Tramitador Genèric ja ho ha reintentat el màxim nombre de vegades i no ha aconseguit enviar correctament el canvi d’estat. Si es fa clic sobre l’enllaç +info, el sistema ens dirigeix automàticament a aquesta nova pestanya.

Error .- Error no recuperable. Per exemple, quan s’envia un fitxer que conté accents o caràcters estranys en el seu nom. El gestor ha de repetir l’acció una vegada corregit el motiu de l’error.

En la darrera columna de cada fila es mostra una imatge d’una lupa on, si feu un clic a sobre, se us mostrarà la informació detallada del canvi d’estat:

Data d’entrada

Descripció

Estat enviat

Data canvi d’estat

Document adjunt.- Podreu descarregar aquest document (fent un clic a la icona de descàrrega que apareix al costat del nom del document adjunt) i/o consultar el detall de les metadades del document adjunt (fent clic a la icona de la lupa que es mostra al costat de la icona de descàrrega).

Núm. registre

Detall de l’error.- Si s’ha produït un error durant l’enviament del canvi d’estat, podreu consultar el detall de l’error fent un clic sobre la icona de la lupa.

El Tramitador, quan rep la sol·licitud, crea l’expedient en estat iniciat. El ciutadà l’estat que veu és ‘Rebuda’ (a menys que en la parametrització del GSIT s’hagi establert que l’estat inicial és ‘Finalitzat’, això es fa en alguns casos en els quals el tràmit és finalista).

Només el canvi d’estat Finalització i la Resolució, comporta un canvi d’estat en la carpeta del ciutadà.

3.5.3.10 Alta, consulta i gestió dels requeriments de documentació


Per a accedir a les funcionalitats d’alta, consulta i gestió dels requeriments de documentació haureu de situar-vos en la pantalla de consulta de la informació d’un expedient.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 57 / 216

Si voleu donar d’alta un nou requeriment, haureu de fer un clic sobre el botó requeriment de documentació situat a la part inferior de la pantalla. Aquesta acció estarà deshabilitada per als expedients manuals que no hagin completat l’Apunt a la carpeta ciutadana.

Per a consultar o canviar l’estat d’un requeriment de documentació haureu de fer-ho des del mateix requeriment que es mostra en la pantalla de consulta de l’expedient.

Cal que tingueu present que les accions que es realitzen sobre els requeriments queden reflectides sobre l’expedient de la carpeta del ciutadà o empresa.


Si voleu donar d’alta un nou requeriment de documentació haureu de prémer el botó corresponent del final de la pàgina.

Si l’administrador del tràmit ha configurat un o diversos documents predefinits, podreu escollir-ne un de la llista desplegable que mostra tots els documents predefinits, que puguin ser requerits, que l’administrador del tràmit ha creat pel tràmit/modalitat de l’expedient.

Aquest document predefinit és una facilitat per a preomplir els camps que cal informar per a generar el requeriment de documentació. En seleccionar un document predefinit de la llista desplegable, automàticament s’informen les dades de la pantalla segons els valors que l’administrador del tràmit ha fitxat pel document predefinit.

Tots aquests camps són susceptibles de ser modificats, si es considera necessari.

3.5.3.10.2.1 Alta de requeriment de documentació

Les dades que caldrà que informeu seran:

- Títol. Breu descripció del document que s’està requerint. La informació que s'introdueixi en aquest apartat apareixerà en la carpeta del ciutadà sota l'epígraf Document.

- Detall. Descripció més detallada del document. La informació que s'introdueixi en aquest apartat apareixerà en la carpeta del ciutadà sota l'epígraf Detall.

- Data del requeriment, ha de ser sempre la data actual.

- Data límit d’entrega. Heu d’indicar la data límit per a realitzar el lliurament d’aquesta documentació. Si no voleu indicar una data límit, haureu d’activar la casella corresponent.

A partir de la v9.0 del TG, es permet que la data límit del requeriment estigui vinculada a la data de la notificació.

A partir d’aquesta versió v9, es presenta una llista desplegable per tal de seleccionar el tipus de data límit d’entrega:

Fixa .- Si escolliu aquesta opció, haureu de seleccionar la data límit en el calendari que es presenta al costat.

A comptar des de la notificació .- Si seleccioneu aquesta opció, haureu d’introduir el nombre de dies o mesos a comptar des de la notificació (informant el nombre d’unitat en la casella anomenada “Període” i seleccionant el valor “Dies” o “Mesos” a la llista desplegable que es presenta al costat). Aquesta opció implica que necessàriament haureu d’enviar aquest requeriment de documentació amb una notificació associada. En el moment que es practiqui la notificació, el sistema



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 58 / 216

calcularà la data límit en funció del període introduït en el moment de donar d’alta el requeriment de documentació.

Sense data límit .- Per als requeriments de documentació que no han de tenir data límit.

A comptar des del requeriment .- Si escolliu aquesta opció, haureu d’introduir el nombre de dies o mesos a comptar des del moment d’enviar el requeriment de documentació.

Si despleguem l’apartat Altres dades:

- Autenticació obligatòria. En el cas que voleu que l’accés al requeriment de documentació obligui al ciutadà a autenticar-se al portal de Tràmits Gencat o al canal empresa.

- Permetre interessats. Si voleu que el lliurament el pugui realitzar una persona diferent del sol·licitant.

- Mida màxima del document. Si voleu que el fitxer que us lliurin no superi un nombre màxim de KB.

- Extensions permeses. Si voleu que el format del fitxer a lliurar només pugui tenir algunes extensions determinades.

- Metadades Gestió documental. Quan el ciutadà adjunti aquest documents tindran aquestes metadades incorporades:

Codi Productor.- Per defecte, es mostra el codi productor de l’expedient.

Codi Òrgan.- Per defecte, es mostra el codi òrgan de l’expedient.

Tipus document.- Es mostra el tipus de document que l’Administrador del tràmit ha definit com a tipus per defecte a la configuració de la Gestió documental pel tràmit/modalitat. Atès que pot tractar-se d'una llista molt extensa, a partir de la versió 7, es permet l'entrada manual de caràcters per tal que el sistema cerqui els tipus de documents que continguin els caràcters introduïts (funció d'autocompletat).

Idioma

Un cop informades les dades del document requerit premem el botó Afegir requeriment, ens apareixerà a la graella situada baix.

Podem requerir fins a 5 documents diferents en una mateixa petició. La graella de documents requerits ens permet modificar el document o eliminar-lo mitjançant les icones que hi ha a la dreta: lupa i paperera.

3.5.3.10.2.1.1 Alta de requeriment de documentació amb notificació

Si voleu que la notificació del requeriment es realitzi mitjançant una notificació electrònica, llavors haureu de marcar la casella de verificació “Notificar requeriment” i procedir com qualsevol notificació. Si heu escollit que la data límit del requeriment estigui vinculada a la notificació, el sistema valida que el requeriment de documentació s’estigui enviant amb una notificació associada.

Enviar el requerimentUna vegada informats tots els camps, haureu de fer clic sobre el botó Enviar per tal que es faci efectiu l’enviament del requeriment.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 59 / 216


En el cas que el requeriment s’enviï amb notificació i el tipus identificador sigui Passaport o VAT i no s’hagi activat la casella que indica que la notificació serà accessible per paraula de pas, es mostrarà un missatge informant de la conveniència que es pugui accedir a la notificació per paraula de pas.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Requeriment de documentació efectuat.

Si heu enviat el requeriment de documentació amb notificació, cal tenir en compte que:

Si la notificació és col·lectiva, es crearà una única notificació independentment del nombre de destinataris. Si la notificació és individual a diversos destinataris (màxim 5), es crearà una notificació per a cada destinatari.

La notificació no s'enviarà fins que el requeriment no hagi arribat a la carpeta del ciutadà, per garantir la consistència entre el requeriment i la notificació.

Si la notificació electrònica s’ha enviat a diversos destinataris de forma col·lectiva, l'estat de la notificació electrònica canvia en el moment que qualsevol dels destinataris realitzi qualsevol acció que comporti un canvi d'estat d'aquesta notificació. El canvi d’estat d’una notificació postal s’ha de realitzar de forma manual.

Quan la notificació electrònica ha estat practicada:

o Es calcula la data límit, en funció del període informat en el moment de donar d’alta el requeriment de documentació, de tots els requeriments que tinguin la data límit vinculada a aquesta notificació.

o El càlcul de la data límit del requeriment de documentació vinculada a una notificació és una operació que es mostra a l’historial d’administració de l’expedient amb el Tipus acció “Canvi d’estat de documentació efectuat”.

o L’evidència del procés de notificació queda recollida com a evidències tecnològiques dintre dels documents de l’expedient.

Per a gestionar un requeriment de documentació haureu d’anar a la consulta dels requeriments

de documentació de l’expedient.

La pantalla us mostrarà una línia de detall per a cada requeriment existent amb la informació bàsica d’aquest:

- Data petició.- Data en la qual s’ha generat el requeriment de documentació.

- Títol del requeriment.- Nom del document requerit que es mostra a la carpeta del ciutadà.

- Data límit.-

“Pendent d’informar notificació” per als requeriments que tinguin la data límit vinculada a una notificació que encara no ha estat practicada.

“Sense data límit” per als requeriments que no tenen data límit

Data fins a la qual es pot presentar el document requerit, per a la resta de requeriments:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 60 / 216

- Data límit fixa.

- Data límit vinculada a una notificació que ja ha estat practicada (calculada en funció del període informat en el moment de donar d’alta el requeriment de documentació i la data en la qual s’ha practicat la notificació).

- Data límit vinculada al requeriment de documentació.

- Enviament.- Amb una única icona es mostra l’estat de l’enviament del requeriment de documentació cap a la carpeta del ciutadà:


Reintentant .- El requeriment de documentació no s’ha pogut enviar, però el sistema ho continua reintentant. Per exemple, quan PICA no està disponible.

A partir de la versió 6.0 el sistema realitza reintents automàtics cada certa freqüència fins que s’aconsegueixi enviar correctament el requeriment de documentació a la carpeta del ciutadà o fins que s’exhaureixin un nombre màxim de reintents.

Requereix atenció .- L’acció no s’ha pogut enviar i es requereix que el gestor vagi a la nova pestanya “Requereix atenció” i decideixi si la reintenta o la descarta. Per exemple, quan el Tramitador Genèric ja ho ha reintentat el màxim nombre de vegades i no ha aconseguit enviar correctament el requeriment de documentació. Si es fa clic sobre l’enllaç +info, el sistema ens dirigeix automàticament a aquesta nova pestanya.


- Estat del requeriment.- Aquest estat es mostra en blanc fins que el sistema no hagi aconseguit enviar el requeriment de documentació a la carpeta del ciutadà. En el moment que s’aconsegueix, l’estat és Pendent interessat. Després, en funcions de les accions que hagin realitzat sobre aquest requeriment de documentació, l’estat pot ser, Acceptat, Cancel·lat, Presentat i acceptat per altre canal, Rebutjat o Termini exhaurit.

- Darrer canvi d’estat.- A partir de la versió v7.1, els canvis d’estat dels requeriments de documentació s’afegeixen al sistema de reintents. En el moment que es realitza un canvi d’estat del requeriment de documentació, s’informa:

Icona que mostra l’estat de l’enviament del canvi d’estat del requeriment de documentació. Si passeu el cursor sobre aquesta icona, el sistema us mostrarà l’estat final del requeriment enviat amb un missatge:

Enviat .- Enviat correctament. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Enviat amb èxit el canvi d’estat a: <nou estat>”

Reintentant .- El canvi d’estat del requeriment de documentació no s’ha pogut enviar, però el sistema ho continua reintentant. Si



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 61 / 216

passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Reintentant el canvi d’estat a: <nou estat>”

A partir de la versió 7.1 el sistema realitza reintents automàtics cada certa freqüència fins que s’aconsegueixi enviar correctament el canvi d’estat del requeriment de documentació a la carpeta del ciutadà o fins que s’exhaureixin un nombre màxim de reintents.

Requereix atenció .- L’acció no s’ha pogut enviar i es requereix que el gestor vagi a la nova pestanya “Requereix atenció” i decideixi si la reintenta o la descarta. Per exemple, quan el Tramitador Genèric ja ho ha reintentat el màxim nombre de vegades i no ha aconseguit enviar correctament el canvi d’estat del requeriment de documentació. Si es fa clic sobre l’enllaç +info, el sistema ens dirigeix automàticament a aquesta nova pestanya. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Requereix atenció el canvi d’estat a: <nou estat>”

Error .- Error no recuperable. El gestor ha de repetir l’acció una vegada corregit el motiu de l’error. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Error en el canvi d’estat a: <nou estat>”

Data en la qual es produeix el canvi d’estat del requeriment.

- En la darrera columna de cada detall del requeriment podeu trobar dues imatges que, en fer un clic sobre alguna d’elles, us han de permetre:

Realitzar un canvi d’estat sobre el requeriment de documentació.

Consultar el detall del requeriment.

3.5.3.10.2.2 Canvi d’estat sobre el requeriment de documentació

Si feu un clic sobre la primera imatge, accedireu a una pantalla on podreu indicar el nou estat del requeriment. Un requeriment de document quan es crea queda en estat Pendent interessat i en realitzar el canvi d’estat els possibles nous estats són:

Acceptat,

Cancel·lat,

Pendent interessat1, a partir de la v9.0 del TG es mostra aquest estat (igual que l’estat original) per a poder modificar la data límit d’entrega.

Presentat i acceptat per un altre canal,

Rebutjat

Termini Exhaurit.

1 Cal tenir present que: Si s’escull “Pendent interessat” com a estat final del requeriment de documentació:

o L’estat inicial del requeriment de documentació ha de ser “Pendent interessat” o S’ha d’introduir una data límit d’entrega

En cas contrari, el sistema donarà error.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 62 / 216

Cal que tingueu present que aquest canvi d’estat en el moment que s’enviï correctament es veurà reflectit en el requeriment existent a la carpeta del ciutadà o empresa.

3.5.3.10.2.3 Consulta del requeriment de documentació

Si feu un clic sobre la icona de la lupa, accedireu a la pantalla de consulta del detall del requeriment. Aquesta informació està estructurada en 4 seccions:

1. Dades del requeriment de documentació

Títol del requeriment

Data requeriment

Data límit

o “Pendent d’informar notificació” per als requeriments que tinguin la data límit vinculada a una notificació que encara no ha estat practicada.

o “Sense data límit” per als requeriments que no tenen data límit.

o Data fins a la qual es pot presentar el document requerit, per a la resta de requeriments:

Data límit fixa.

Data límit vinculada a una notificació que ja ha estat practicada (calculada en funció del període informat en el moment de donar d’alta el requeriment de documentació i la data en la qual s’ha practicat la notificació).

Data límit vinculada al requeriment de documentació.

Detall

Autentificació obligatòria

Permetre interessats

Mida màxima (en KB)

Extensions permeses

2. Gestió documental

Productor

Òrgan

Tipus de document

Idioma

Origen

Estat

3. Estat del requeriment

Estat actual

Data estat actual



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 63 / 216

Té notificació

Detall de l’error

4. Dades de l’enviament

Document

Núm. registre

Autentificació

Data registre

Aquesta informació és de consulta excepte la referent a la gestió documental: Productor, Òrgan, Tipus de document i Idioma que es pot modificar si així es considera, mentre que l’estat sigui Pendent interessat. Per a desar aquests canvis caldrà prémer el botó Enviar.

En el cas que s’indiqui que el requeriment de documentació té una notificació apareixerà la imatge d’una lupa que, si fem un clic a sobre d’ella, ens obrirà una nova finestra amb el detall corresponent a la notificació electrònica.

La notificació electrònica pot tenir el següents estats:

Registrada : és l’estat inicial que es posa quan s’ha pogut enviar la notificació al sistema eNotum

Dipositada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que ja ha pogut enviar/dipositar la notificació a la persona destinatària.

Visualitzada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que la persona destinatària ha visualitzat la notificació.

Rebutjada sense accés : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari no ha accedit a la notificació i el termini s’ha exhaurit.

Practicada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari ha acceptat la notificació.

Rebutjada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari ha rebutjat la notificació.

Rebutjada sense acció : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari no ha realitzat cap acció (acceptar o rebutjar) amb la notificació i el termini s’ha exhaurit.

A partir de la versió 6.0 està disponible la notificació a múltiples interessats, en aquest cas, cal tenir en compte que l'estat de la notificació canvia en el moment que qualsevol dels destinataris realitzi qualsevol acció que comporti un canvi d'estat d'aquesta notificació.

A partir de la versió 8.0 l’enunciat anterior aplica per a les notificacions a múltiples destinataris enviades de forma conjunta. Les notificacions a múltiples destinataris enviades de forma individual tenen cadascuna el seu cicle de vida.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 64 / 216

3.5.3.11 Alta, consulta i gestió dels requeriments de pagament


Per a accedir a les funcionalitats d’alta, consulta i gestió dels requeriments de pagament haureu de situar-vos en la pantalla de consulta de la informació d’un expedient.

Pels expedients que el canal d’entrada és EACAT no aplica fer requeriments de pagament. Tampoc s’aplica als expedients d’alta manual que no hagin completat l’acció de l’Apunt de la carpeta ciutadana.

A partir de la v9.0 del TG, s’ajusten el requeriment de pagaments procedents de GSIT (carregats directament de l’XML GRO de la sol·licitud) per tal que tinguin el mateix funcionament que els requeriments de pagaments donats d’alta per l’aplicació. D’aquesta manera, a partir de la v9.0 del TG es poden conciliar els requeriments de pagament automàtics (procedents de GSIT).

A partir de la v8.0 del TG, per a poder realitzar requeriments de pagament, cal que l’administrador del tràmit/modalitat hagi activat prèviament la casella de verificació “Tràmit amb pagament associat”.

Si voleu donar d’alta un nou requeriment, haureu de fer un clic sobre el botó requeriment de pagament situat a la part inferior de la pantalla. Cal considerar que només hi podrà haver un requeriment de pagament en estat pendent.

Per a consultar o canviar l’estat d’un requeriment de pagament haureu de fer-ho des del mateix requeriment que es mostra en la pantalla de consulta de l’expedient.

Cal que tingueu present que les accions que es realitzen sobre els requeriments queden reflectides sobre l’expedient de la carpeta del ciutadà o empresa.

A partir de la v8.0 del TG està, en fase pilot, un nou model bancari (Q60) a banda del que es gestiona habitualment (Q57). El model Q60 (també anomenat MUI, acrònim de Model Únic d'Ingressos) és un instrument de pagament pensat per a poder ingressar qualsevol tipus de deute de qualsevol organisme de la Generalitat de Catalunya.

Els requeriments de pagament, i els pagaments dels diversos expedients del tràmit/modalitat es gestionen per un únic model bancari: Q57 o Q60, segons ho hagi configurat l’administrador del tràmit/modalitat.

Les diferències entre el model Q57 i Q60 són:

En aquesta fase pilot, el Q60 no té connexió amb GSIT, per tant:

o Els requeriments de pagament dels expedients d'un TM que tinguin configurat el nou model bancari (Q60), no seran visibles des de la carpeta del ciutadà.

Generació dels requeriments de pagament.- Independentment del quadern que el tràmit/modalitat tingui associat per als pagaments, la dinàmica és la mateixa, per tant, s'accedeix des de la mateixa pantalla, però:

o Les pantalles "Nou requeriment de pagament", "Detall requeriment de pagament" i "Canvi d'estat de requeriment de pagament" està adaptada a cada tipus de quadern. Per al Q60:

Els missatges informatius que es mostren a la part superior de la pantalla indiquen que el requeriment de pagament no serà visible a la carpeta del ciutadà i recorda que s'ha de notificar al ciutadà/empresa la carta de pagament.

No es parla de data límit d'entrega sinó de data venciment.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 65 / 216

No es parla de Quadern/Emissora i Sufix sinó de Quadern/Emissora i Tribut.

No existeix la possibilitat de pagar en línia pel Q60 (en aquesta fase pilot).

o Els requeriments de pagament amb un Q60 s'ha de realitzar sense notificació associada, ja que és a partir de l'enviament del requeriment de pagament quan es genera automàticament la carta de pagament (MUI). Una vegada obtinguda la carta de pagament és quan s'ha de realitzar la notificació.


Si voleu donar d’alta un nou requeriment de pagament, haureu de prémer el botó corresponent del final de la pàgina.

3.5.3.11.2.1 Alta de requeriment de pagament


- Data del requeriment. Sempre és la data actual, del moment que es fa el requeriment.

- Data límit d’entrega. Heu d’indicar la data límit per a realitzar el pagament requerit. Per defecte, és un mes posterior a la data d’alta del requeriment de pagament.

- Pagament. Breu descripció del pagament que s’està requerint.

- Detall. Descripció més detallada del pagament.

- Identificador del pagament. Per defecte coincideix amb la data límit d’entrega (amb format DDMMAA). En el cas que el pagament no tingui data límit, aquest valor per defecte, pot ser informat amb el valor que l’òrgan gestor consideri oportú. Sempre seran 6 dígits numèrics. Aquest valor per defecte el podeu modificar.

- Import del pagament

- Canal de pagament. Si voleu concretar un valor diferent del valor per defecte que estigui parametritzat en la fitxa de configuració del tràmit al GSIT. Existeixen dues opcions, mitjançant una Carta de Pagament o Pagament en línia.

A partir de la versió 6.0, sempre que estigui activada la casella de verificació Carta de Pagament, es generarà, de forma automàtica i simultània amb l’alta del requeriment de pagament, la carta de pagament que quedarà emmagatzemada com un document de l’expedient, a la secció Altres documents.

Descarregar? En el cas que s’activi la casella de selecció Descarregar? , la carta de pagament es descarregarà automàticament una vegada hagi finalitzat la seva generació.

Cal tenir present que l’entitat de dipòsit identificarà el cobrament, segons estableix el Codi de Procediment de Recaptació CPR 9050794, amb les següents dades:

Emissora.- Entitat emissora de pagament associada al tràmit (Veure l’apartat Configuració de tràmits, secció Dades de pagament, de la pestanya Administració)

Referència del requeriment.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 66 / 216

Identificador del requeriment.

Import del requeriment.

3.5.3.11.2.1.1 Alta de requeriment de pagament amb notificació

Si voleu que la notificació del requeriment es realitzi mitjançant una notificació electrònica, llavors haureu de marcar la casella de verificació "Notificar requeriment" i procedir com qualsevol notificació.

Enviar el requerimentUna vegada informats tots els camps, haureu de fer clic sobre el botó Enviar per tal que es faci efectiu l’enviament del requeriment.


En el cas que el requeriment s’enviï amb notificació i el tipus identificador sigui Passaport o VAT i no s’hagi activat la casella que indica que la notificació serà accessible per paraula de pas, es mostrarà un missatge informant de la conveniència que es pugui accedir a la notificació per paraula de pas.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Requeriment de pagament efectuat.

Si heu enviat el requeriment de pagament amb notificació, cal tenir en compte que:

Si la notificació és col·lectiva, es crearà una única notificació independentment del nombre de destinataris (màxim 5). Si la notificació és individual a diversos destinataris, es crearà una notificació per a cada destinatari.

La notificació no s'enviarà fins que el requeriment no hagi arribat a la carpeta del ciutadà, per garantir la consistència entre el requeriment i la notificació.

Si la notificació electrònica s'ha enviat a diversos destinataris de forma col·lectiva, l'estat de la notificació canvia en el moment que qualsevol dels destinataris realitzi qualsevol acció que comporti un canvi d'estat d'aquesta notificació. El canvi d'estat d'una notificació postal s'ha de realitzar de forma manual.

Quan la notificació electrònica ha estat practicada, l’evidència del procés de notificació queda recollida com a evidències tecnològiques dintre dels documents de l’expedient.

En el moment que es crea el requeriment de pagament, el sistema li assigna una referència de pagament que és la que s’ha d’indicar a l’entitat bancària, en el moment de fer efectiu el pagament.

Per a gestionar un requeriment de pagament haureu d’anar a la consulta dels requeriments de pagament de l’expedient.

La pantalla us mostrarà una línia de detall per a cada requeriment existent amb la informació bàsica d’aquest.

- Data petició.- Data en la qual s’ha generat el requeriment de pagament.

- Referència.- Identificador únic del pagament.

- Data límit.- Data fins la qual es pot realitzar el pagament.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 67 / 216

- Enviament.- Amb una única icona es mostra l’estat de l’enviament del requeriment de pagament cap a la carpeta del ciutadà:


Reintentant .- El requeriment de pagament no s’ha pogut enviar, però el sistema ho continua reintentant. Per exemple, quan PICA no està disponible.

A partir de la versió 6.0 el sistema realitza reintents automàtics cada certa freqüència fins que s’aconsegueixi enviar correctament el requeriment de pagament a la carpeta del ciutadà o fins que s’exhaureixin un nombre màxim de reintents.

Requereix atenció .- L’acció no s’ha pogut enviar i es requereix que el gestor vagi a la nova pestanya “Requereix atenció” i decideixi si la reintenta o la descarta. Per exemple, quan el Tramitador Genèric ja ho ha reintentat el màxim nombre de vegades i no ha aconseguit enviar correctament el requeriment de pagament. Si es fa clic sobre l’enllaç +info, el sistema ens dirigeix automàticament a aquesta nova pestanya.


- Estat del requeriment.- Aquest estat es mostra en blanc fins que el sistema no hagi aconseguit enviar el requeriment de pagament a la carpeta del ciutadà. En el moment que s’aconsegueix, l’estat és Pendent de pagar. Després, en funcions de les accions que hagin realitzat sobre aquest requeriment de pagament, l’estat pot ser, Cancel·lat, Pagat o Termini exhaurit.

- Darrer canvi d’estat.- A partir de la versió v7.1, els canvis d’estat dels requeriments de pagament s’afegeixen al sistema de reintents. En el moment que es realitza un canvi d’estat del requeriment de pagament, s’informa:

Icona que mostra l’estat de l’enviament del canvi d’estat del requeriment de pagament. Si passeu el cursor sobre aquesta icona, el sistema us mostrarà l’estat final del requeriment enviat amb un missatge:

Enviat .- Enviat correctament. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Enviat amb èxit el canvi d’estat a: <nou estat>”

Reintentant .- El canvi d’estat del requeriment de pagament no s’ha pogut enviar, però el sistema ho continua reintentant. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Reintentant el canvi d’estat a: <nou estat>”

A partir de la versió 7.1 el sistema realitza reintents automàtics cada certa freqüència fins que s’aconsegueixi enviar correctament el canvi d’estat del requeriment de pagament a la carpeta del ciutadà o fins que s’exhaureixin un nombre màxim de reintents.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 68 / 216

Requereix atenció .- L’acció no s’ha pogut enviar i es requereix que el gestor vagi a la nova pestanya “Requereix atenció” i decideixi si la reintenta o la descarta. Per exemple, quan el Tramitador Genèric ja ho ha reintentat el màxim nombre de vegades i no ha aconseguit enviar correctament el canvi d’estat del requeriment de pagament. Si es fa clic sobre l’enllaç +info, el sistema ens dirigeix automàticament a aquesta nova pestanya. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Requereix atenció el canvi d’estat a: <nou estat>”

Error .- Error no recuperable. El gestor ha de repetir l’acció una vegada corregit el motiu de l’error. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Error en el canvi d’estat a: <nou estat>”

Data en la qual es produeix el canvi d’estat del requeriment.

- En la darrera columna de cada detall del requeriment podeu trobar dues imatges que, en fer un clic sobre alguna d’elles, us han de permetre:

Realitzar un canvi d’estat sobre el requeriment de pagament.

Consultar el detall del requeriment.

3.5.3.11.2.2 Canvi d’estat sobre el requeriment de pagament

Si feu un clic sobre la primera imatge, accedireu a una pantalla on podreu indicar el nou estat del requeriment.

Un requeriment de pagament quan es crea queda en estat Pendent de pagar, des d’aquest estat es pot fer el canvi als estats: Pagat, Cancel·lat o Termini Exhaurit.

Amb aquesta funcionalitat es pretén poder informar els pagaments que resten fora del circuit de conciliació bancària, o aquells que, malgrat estar inclosos dins del circuit, requereixen ser informats sense esperar la tramesa del fitxer per part de les entitats bancàries.

Realitzar aquest canvi d’estat requereix informar els següents camps:

Data del pagament.

Oficina del pagament.

Entitat de pagament.

Mitjà de pagament.- Les opcions possibles són:

o Carta pagament en oficina.

o Carta pagament en terminal autoservei.

o Carta pagament per Internet.

o Transferència bancària.

Si el procés de conciliació es troba un pagament, tramès per l’entitat bancària, en estat Pagat, no ho considera un error sinó que interpreta que ha estat informat manualment.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 69 / 216

Cal que tingueu present que aquest canvi d’estat es veurà reflectit de forma immediata en el requeriment existent en la carpeta del ciutadà o empresa.

3.5.3.11.2.3 Consulta del requeriment de pagament

Si feu un clic sobre la segona imatge, accedireu a la pantalla de consulta del detall del requeriment.

En el cas que s’indiqui que el requeriment de pagament té una notificació apareixerà la imatge d’una lupa que, si la premem, ens obrirà una nova finestra amb el detall corresponent a la notificació electrònica.

La notificació electrònica pot tenir els següents estats:


Dipositada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que ja ha pogut enviar/dipositar la notificació a la persona destinatària

Visualitzada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que la persona destinatària ha visualitzat la notificació.

Rebutjada sense accés : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari no ha accedit a la notificació i el termini s’ha exhaurit.

Practicada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari ha acceptat la notificació.

Rebutjada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari ha rebutjat la notificació.

Rebutjada sense acció : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari no ha realitzat cap acció (acceptar o rebutjar) amb la notificació i el termini s’ha exhaurit.

A partir de la versió 6.0:

Es mostra una icona que permet descarregar la carta de pagament (que es troba emmagatzemada com a document de l’expedient a la secció Altres documents) sempre i quan s’hagi activat la carta de pagament com un dels canals de pagament.

Està disponible la notificació a múltiples interessats, en aquest cas, cal tenir en compte que l'estat de la notificació canvia en el moment que qualsevol dels destinataris realitzi qualsevol acció que comporti un canvi d'estat d'aquesta notificació.

A partir de la versió 8.0 l’enunciat anterior aplica per a les notificacions a múltiples destinataris enviades de forma conjunta. Les notificacions a múltiples destinataris enviades de forma individual tenen cadascuna el seu cicle de vida.

3.5.3.12 Resolució d’un expedient


Aquesta funcionalitat us permetrà informar de la resolució d’un expedient.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 70 / 216

En la carpeta del ciutadà o empresa, aquesta activitat es mostra dins l’apartat Resposta dins de la consulta del detall de l’expedient.

Podeu realitzar més d’una resolució per al mateix expedient.


Si voleu realitzar una resolució d’un expedient, haureu de prémer el botó corresponent del final de la pàgina.

Per a realitzar la resolució us caldrà informar:

- La data de la resolució

- El comentari que vulgueu que es mostri associat a l’activitat de resolució dins de la consulta de l’expedient en la carpeta del ciutadà o empresa.

- El document que volem que quedi associat, en la carpeta del ciutadà o empresa o EACAT, a l’activitat de resolució. Cal que tingueu present que aquest document l’haureu hagut d’incorporar, prèviament, als documents de gestió de l’expedient, i en el cas que es vulgui enviar una còpia autèntica s’haurà de generar prèviament, des de la pestanya de documents de l’expedient. En el cas que annexeu un document, haureu d’indicar si és el cas, si correspon a còpia autentica o document original, i també s’haurà d’informar al sistema si caldrà o no fer l’assentament automàtic al registre de sortida. Per tal de controlar que un mateix document tingui 2 registres S@RCAT de sortida, en la pantalla de resolució de l’expedient, quan se selecciona el fitxer, si aquest està ja registrat de sortida, el botó d’opció de registre de sortida automàtic estarà deshabilitat. Si es demana el registre de sortida automàtic, és molt important que l’administrador del tràmit hagi informat correctament les dades del registre de sortida S@rcat, en cas contrari, el sistema donarà error.

- Notificació (opcional)

Una vegada informats tots els camps, i sempre i quan no vulgueu notificar electrònicament la resolució, haureu de fer clic sobre el botó d’Enviar per tal que es faci efectiu el canvi d’estat de l’expedient.

En el cas que desitgeu notificar electrònicament la resolució, llavors haureu de marcar la casella de verificació "Notificar resolució" i procedir com qualsevol notificació.

Una vegada hàgiu introduït tota la informació, haureu de fer un clic sobre el botó Enviar per tal que es faci efectiva la resolució de l’expedient.




Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 71 / 216

En el cas que la resolució s’enviï amb notificació i el tipus identificador sigui Passaport o VAT i no s’hagi activat la casella que indica que la notificació serà accessible per paraula de pas, es mostrarà un missatge informant de la conveniència que es pugui accedir a la notificació per paraula de pas.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Resolució/resposta efectuada.

Si heu enviat la resolució amb notificació, cal tenir en compte que:

Si la notificació és col·lectiva, es crearà una única notificació independentment del nombre de destinataris. Si la notificació és individual a diversos destinataris (màxim 5), es crearà una notificació per a cada destinatari.

La notificació no s'enviarà fins que el requeriment no hagi arribat a la carpeta del ciutadà, per garantir la consistència entre la resolució i la notificació.

Si la notificació electrònica s'ha enviat a diversos destinataris de forma col·lectiva, l'estat de la notificació canvia automàticament en el moment que qualsevol dels destinataris realitzi qualsevol acció que comporti un canvi d'estat d'aquesta notificació. El canvi d'estat d'una notificació postal s'ha de realitzar de forma manual.

Quan la notificació electrònica ha estat practicada, l'evidència del procés de notificació queda recollida com a evidències tecnològiques dintre dels documents de l'expedient.

Per a consultar la resolució o resolucions d’un expedient, haureu de seguir el mateix procediment que en el cas de la consulta del canvi d’estat.

3.5.3.13 Alta i consulta de les notificacions


Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar una notificació electrònica a algun dels intervinents de l’expedient o a altres interessats. Les notificacions electròniques no estan habilitades per expedients de canal EACAT, perquè no aplica.

La consulta de les notificacions es realitzarà des de la pantalla de consulta de l’expedient.

Cal dir que, així com en el Tramitador les notificacions electròniques queden associades a l’expedient, a la carpeta del ciutadà o empresa no existeix aquesta associació. En aquest cas les notificacions es consulten i gestionen mitjançant la carpeta de notificacions electròniques i no des de la consulta de l’expedient.

A partir de la versió 8 del Tramitador Genèric:

La notificació deixa de tractar-se a nivell d’expedient i s’associa a cada persona interessada. El TG permet identificar cada interessat amb la seva informació, inclòs el mitjà de notificació (vegeu apartat “Interessats de l’expedient” d’aquest manual).

Una mateixa notificació electrònica es pot fer arribar, simultàniament, a un o més interessats (màxim 5) de forma conjunta.

Es poden afegir fins a 5 documents en una única notificació electrònica.

Es contempla la notificació postal.- L’acció de la notificació sempre és electrònica, però es permet que, alhora, el gestor pugui generar la notificació postal, si així ho ha determinat la persona interessada:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 72 / 216

o El sistema permet la generació de la targeta blava quan s’està realitzant una notificació per correu postal.

o El sistema deixa traça que s’ha generat una notificació postal.

o Els canvis d’estat s’han de realitzar de manera manual, ja que no hi ha integració amb cap sistema extern de seguiment de notificació postal.

o Només es poden generar notificacions postals de forma individual.


Per a generar una nova notificació cal que feu un clic sobre el botó corresponent que teniu al final de la pantalla de consulta de l’expedient.

El sistema mostra una pantalla emergent amb dues pestanyes: “Destinataris” i “Notificació”.

A partir de la v8.0 del TG, la primera pestanya és la de Destinataris, ja que la selecció del destinatari determina si la notificació es realitza pel canal electrònic, postal o per ambdós canals.

Realitzar la notificació de forma individual.- Aquesta casella de verificació només aplica per a les notificacions electròniques amb diversos destinataris (com a màxim es poden seleccionar 5 destinataris).

Si aquesta casella està marcada, el sistema N notificacions als N destinataris, cadascuna d’aquestes té vida pròpia. Per al seu seguiment es mostren N accions, una per a cada destinatari.

Pel contra, si aquesta casella de verificació està desmarcada, es considera que la notificació electrònica és col·lectiva, és a dir, que s’envia una única notificació al grup dels N destinataris. Quan qualsevol d’aquests destinataris realitzi una acció sobre aquesta notificació, es considerarà la notificació com a practicada per a tot el grup. Per al seu seguiment es mostra una única acció amb N destinataris.

En la part inferior d’aquesta pestanya, es mostra la relació d’interessats de la sol·licitud, indicant per a cada un d’ells:

Rol o tipus de relació de l’interessat amb l’expedient.

Nom i Cognoms o Raó Social del destinatari

Canal o mitjà de notificació.- En cas que el canal sigui postal i es disposi de l’adreça de correu electrònic, la notificació es realitzarà de manera simultània per ambdós canals. Es representa per icones: per a les notificacions per correu postal i per a les notificacions enviades electrònicament.

Adreça de notificació.- Es mostra, depenent del canal de notificació, l’adreça postal o telèfon mòbil i adreça electrònica.

No es poden seleccionar simultàniament destinataris amb canal de notificació postal i electrònica. Quan se selecciona un destinatari amb canal postal, es deshabilita la casella de selecció dels destinataris pel canal electrònic, i viceversa.

La pestanya Notificació inclou els següents apartats:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 73 / 216

Documentació a notificar .- Permet seleccionar els documents a notificar. A partir de la v8.0 del TG, es permet seleccionar fins a un màxim de 5 documents. S’ha de seleccionar cada Tipus de document: un d’ells ha de ser “Resolució” i la resta s’han d’identificar com “Annex”. Quan s’han seleccionat els documents, el sistema els mostra en formar de graella. Per a cadascú dels documents es mostra una fila amb la següent informació:

o Tipus de document.- Indica si el document ha estat seleccionat com a Resolució o com Annex.

o Document a notificar.- Nom del document a notificar

o Icona de descàrrega.- Permet la descàrrega del document.

o Icona de paperera.- Permet eliminar el document de la documentació a trametre.

Notificació electrònica .- Es mostren els valors per defecte que hagi definit l’administrador del tràmit (vegeu l’apartat Valors per defecte d’aquest manual). Podreu modificar qualsevol d’aquests valors si així ho considereu.

o Títol o assumpte de la notificació.

o Missatge o descripció de la notificació.

o Peu Recurs: peu de recurs de la resolució o terminis en cas de requeriment de pagament i/o documentació.

o Dies expiració: nombre de dies durant els quals la notificació romandrà a disposició del ciutadà per a ser acceptada o rebutjada.

o Accessible per paraula de pas: si l’accés a la notificació es podrà realitzar mitjançant una paraula de pas o si caldrà identificar-se amb certificat digital

Notificació postal .- Aquest apartat només aplica per a les notificacions postals, per tant, no es mostra quan la notificació es realitza exclusivament pel canal telemàtic. Cal seleccionar l’ofici de notificació per a acompanyar el document a notificar. Aquest document ha de ser, també, còpia autèntica del document original i signat i ha d’haver-se incorporat prèviament als documents de l’expedient. Quan s’ha seleccionat l’ofici de la notificació, es mostra, en format graella:

o Document d’ofici de notificació.

o Número de registre.

o Icona de descàrrega.- Permet la descàrrega del document d’ofici de notificació.

o Icona zip .- Si es fa clic sobre aquesta icona, es genera tota la documentació necessària per a realitzar la tramesa per correu postal de tal manera que el gestor pot imprimir-los directament (el TG no està integrat automàticament amb cap servei d’impressió).

o Icona de la impressora blava .- Permet imprimir la targeta blava, necessària per a la tramesa postal. Aquest document no s’incorporarà a la documentació de l’expedient, és un document de comunicació amb el servei de correus. Aquesta targeta blava s’elabora a partir de la plantilla de targeta blava que cada tràmit/modalitat ha de tenir integrat amb el tipus document [TD09-010] Justificant de recepció, ja que conté dades fixes que depenen directament de l’organisme que envia el certificat (adreça de retorn i número



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 74 / 216

d’autorització de franqueig). La impressió es fa sobre unes cartolines blaves que proporciona el mateix servei de correus.

o Icona de la paperera.- Permet eliminar la selecció del document d’ofici de la notificació.

Una vegada hàgiu introduït tota la informació, haureu de fer un clic sobre el botó Enviar per tal que es faci efectiva l’alta de la notificació


En el cas que el tipus identificador sigui Passaport o VAT i no s’hagi activat la casella que indica que la notificació serà accessible per paraula de pas, es mostrarà un missatge informant de la conveniència que es pugui accedir a la notificació per paraula de pas.

Per a les notificacions en paper i posades a disposició, es genera la notificació en paper, i es posa a disposició de l’interessat la notificació electrònica. En cas que l’interessat accedeixi a la seu electrònica podrà acceptar o rebutjar la e-notificació. En aquest supòsit, la primera notificació practicada, electrònica o postal, serà la que establirà la data de notificació i, per tant, la que s’utilitzarà en el càlcul de terminis.

Si la notificació ha estat col·lectiva, el sistema només envia una única notificació als diversos (màxim 5) destinataris. La notificació es considerarà practicada, per a tots els destinataris, en moment que un dels destinataris realitzi una acció (que comporti un canvi d’estat) sobre aquesta notificació .

Si la notificació s’ha enviat individualment a diversos destinataris, el sistema enviarà una notificació a cada destinatari, independents entre si. I cadascuna d’aquestes notificacions tindran el seu estat depenent de les accions realitzades pels destinataris.

Si la notificació s’ha realitzat per correu postal, la notificació queda com a “Pendent recepció targeta”.

Quan la notificació electrònica està practicada, l’evidència del procés de notificació queda recollida com a evidències tecnològiques dintre dels documents de l’expedient.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Notificació efectuada.

Si voleu consultar les notificacions que s’han creat associades a l’expedient i veure’n el detall d’alguna d’elles, caldrà que us ubiqueu en la pantalla d’accions de l’expedient:

En aquesta pantalla se us mostrarà una fila per a cada notificació que s’hagi creat associada a aquest expedient amb la informació bàsica d’aquesta notificació. Cal que tingueu present que en aquesta relació també es mostraran les notificacions generades en el moment de realitzar algun requeriment o l’alta d’alguna resolució.

A partir de la versió 8.0 es mostra:

Data petició.- Data en la qual s’ha enviat la notificació electrònica.

Destinatari/s de la notificació.

Títol.- Títol de la notificació que es mostra a la carpeta de notificacions electròniques.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 75 / 216

Canal.- Identifica el canal pel qual s’ha enviat la notificació. Es representa per icones: per a les notificacions per correu postal, per a les notificacions enviades

electrònicament i per a les notificacions en paper posades a disposició.

Referència.- Aquesta referència de la notificació l’identifica de forma única i s’indica en el cos del missatge electrònic que rep l’interessat i a la carpeta de notificacions electròniques.

Data límit.- Només aplica per a les notificacions electròniques. Calculada en funció dels dies d’expiració, indica la data límit per a poder acceptar o rebutjar la notificació electrònica.

Estat.- Relació d’estats possibles de la notificació. En el cas de doble canal de notificació, es mostra l’estat de la notificació per correu postal (opció seleccionada pel ciutadà) tot i que, si finalment es practiqués pel canal telemàtic, aquesta es donaria per notificada. Una única columna informa de l’estat de les notificacions amb una icona:

o Per a les notificacions electròniques:

En espera .- La notificació es va enviar associada un requeriment o una resolució i l'acció associada encara no s'ha pogut enviar al ciutadà. Per tant, s'està esperant que es pugui enviar per començar a enviar la notificació.

Reintentant .- La notificació es troba en fase d'enviament. Es mostra si la notificació està en procés de reintents o en espera del dipòsit per part d'eNotum.

Dipositada .- La notificació ha estat dipositada a eNotum i està a disposició del ciutadà. A partir de la data de dipòsit comença el comptador de termini.

Notificada .- La notificació s'ha realitzat. En aquest estat finalitza la notificació i s'omple la data de notificació. Aquest estat inclou els estats:

Practicada (acceptada pel ciutadà).

Rebutjada.

Rebutjada sense accés (termini exhaurit).

Requereix atenció .- L'acció no s'ha pogut enviar i requereix que el gestor vagi a la nova pestanya d'incidències: Requereix atenció i decideix si la reintenta o la descarta. Es pot accedir directament a aquesta nova pestanya fent clic a l'enllaç + info.

Error .- Error no recuperable. S’ha de tornar a realitzar l’acció.

o Per a les notificacions postals:

Pendent lliurar correus .

Pendent recepció targeta .



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 76 / 216

Notificada .

No notificada .

Pendent d’edicte .

Data notificació.- Es mostra la data en la qual la notificació s’ha fet efectiva. Es mostra la data primera entre les següents:

o Data notificació en paper (el gestor sempre la d’informar manualment).

o Data acceptació o rebuig de la notificació electrònica.

Icona del canvi d’estat.- Aquesta icona només es mostra habilitada per a les notificacions realitzades pel canal de correu postal. En fer clic sobre aquesta icona es mostrarà la pantalla que permet realitzar el canvi d’estat de la notificació.

Icona de consulta del detall de la notificació. En fer clic sobre la icona de la lupa, el sistema mostra la pantalla de consulta del detall de la notificació.

3.5.3.13.2.1 Canvi d’estat d’una notificació postal.

El canvi d’estat d’una notificació electrònica es produeix de forma automàtica quan l’interessat realitza qualsevol acció sobre la notificació.

Atès que el Tramitador Genèric no està integrat automàticament amb cap servei d’enviament i seguiment de notificacions postals, el canvi d’estat d’una notificació postal ho ha de realitzar el gestor de forma manual per cada notificació postal de l’expedient.

Si necessiteu modificar l’estat d’una notificació postal, cal que feu clic sobre la icona de canvi d’estat . El sistema mostra una pantalla (disponible a partir de la v8.0 del TG) de “Canvi d’estat d’una notificació”. Aquesta pantalla té diverses seccions:

Títol.- Títol de la notificació.

Correu.- Aquesta secció mostra els diversos estat de la notificació i informació relacionada amb el nou estat:

Estat de la notificació.- Llista desplegable amb els estats que pot tenir una notificació postal:

Pendent lliurament correus.

Pendent recepció targeta.

Notificat.

No notificat.

Data de canvi d’estat.- Data en la qual s’informa el nou estat.

Data de notificació.- Només aplica quan el nou estat és “Notificat”. Es pot informar la data del canvi d’estat postal que trobareu en la targeta blava tornada pel servei de correus.

Evidències.- El sistema mostra un botó que permet incorporar al sistema els documents amb les evidències de la notificació. La selecció es realitza des de la relació de documents associats a l’expedient, per tant, cal que hàgiu incorporat prèviament l’evidència:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 77 / 216

Digitalització segura de la targeta blava.- Si l’estat és Notificat

Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.- Si l’estat és No notificat

Causa no notificació.- Camp obligatori quan el nou estat és “No notificat”. Llista desplegable amb els següents valors:

Domicili desconegut.

Absent.

Mort.

No retirat en llista.

Edicte.- Aquesta secció només es mostra quan la notificació està en estat “No notificat”

Estat edicte.- L’alternativa a una notificació que no s’ha pogut lliurar és publicar aquesta notificació en el DOGC via edicte. Aquesta llista desplegable conté els diversos estats en els quals pot estar l’edicte:

Pendent tramesa edicte.

Pendent publicació.

Publicat.

Número DOGC.- Només aplica quan el nou estat és “No notificat” i l’estat de l’edicte és “Publicat”. Cal informar el número del DOGC on s’ha publicat l’edicte.

Data publicació.- Només aplica quan el nou estat és “No notificat” i l’estat de l’edicte és “Publicat”. Cal informar la data en la qual s’ha publicat l’edicte.

Data notificació.- Només aplica quan el nou estat és “No notificat” i l’estat de l’edicte és “Publicat”. Data a partir de la qual es considera notificada mitjançant edicte.

Una vegada hàgiu introduït tota la informació, haureu de fer un clic sobre el botó Enviar per tal que es faci efectiu el canvi d’estat de la notificació


Cal destacar que una notificació postal, no es considera que està en estat finalista fins que no està en un dels següents estats:

Notificada.

No notificada amb l’edicte publicat. Per aquest motiu, el semàfor de l’estat de la notificació serà vermell si l’estat de l’edicte és:

o Pendent tramesa edicte.

o Pendent publicació.

3.5.3.13.2.2 Consulta del detall d’una notificació.

Si voleu veure’n el detall d’alguna de les notificacions de l’expedient, llavors haureu de fer un clic sobre la icona de la lupa que es mostra en la darrera columna d’aquesta notificació. El sistema mostrarà la pantalla “Detall notificació” que està dividida en diferents àrees d’informació:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 78 / 216

Informació general.- Ubicada en la part superior esquerra de la pantalla:

o Referència.- Identificador únic de la notificació, visible a la carpeta del ciutadà.

o Data enviament notificació.- Data en la qual l’usuari ha llançat l’operació enviar notificació.

o Accessible per paraula de pas.- Només aplica per a les notificacions electròniques. Indica si l’accés, l’acceptació o el rebuig de la notificació electrònica es pot realitzar també amb una paraula de pas.

o Documents notificats.- Relació de documents enviats a la notificació. Aquests documents es poden descarregar fent un clic sobre la icona de descàrrega.

Notificació electrònica.- En aquest apartat es mostren les dades de gestió de les notificacions enviades pel canal telemàtic:

o Títol.- Títol de la notificació. Aquest títol es mostra a l’alerta que rep l’interessat.

o Missatge.- Missatge de la notificació.

o Peu Recurs.- Peu de recurs que es va informar en la notificació.

o Estat de la notificació.- La notificació electrònica pot tenir els següents estats:


Dipositada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat eNotum, que avisa al TG que ja ha pogut enviar/dipositar la notificació a la persona destinatària

Visualitzada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat eNotum, que avisa al TG que la persona destinatària ha visualitzat la notificació. Quan la notificació està en aquest estat el ciutadà pot decidir acceptar o rebutjar la notificació. Per tal que aquesta decisió tingui una validesa legal el ciutadà ha de signar l’acceptació o rebuig amb el seu certificat digital o, en el cas que s’hagi creat amb tipus d’accés paraula de pas, es pot realitzar també amb una paraula de pas

Rebutjada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat eNotum, que avisa al TG que el destinatari ha rebutjat la notificació o no ha accedit a la notificació o no ha fet cap acció i el termini s’ha exhaurit.

Practicada : es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat eNotum, que avisa al TG que el destinatari ha acceptat la notificació. Quan l’interessat accepta la notificació, pot accedir al contingut d’aquesta.

Error : s’arriba a aquest estat quan la notificació ha estat involucrada en l’execució d’algun procés del sistema que ha produït repetidament errors. En aquest estat, la notificació no pot ser acceptada ni rebutjada ni pel ciutadà ni pel sistema.

o Data canvi estat.- Data i hora de l’últim canvi d’estat.

o Número registre de sortida.- Quan la notificació queda en estat Registrada, el sistema li assigna un identificador o número de registre.

o Data registre sortida.- Data en la qual la notificació ha quedat registrada.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 79 / 216

o Data dipòsit.- Data en la qual la notificació ha passat a l’estat Dipositada. En aquesta data s’envia una alerta a l’interessat pel canal triat (correu electrònic o via SMS) en la qual s’informa del dipòsit de la notificació.

o Data límit accés.- Data fins a la qual el destinatari pot accedir al contingut de la notificació. Correspon a la data final del període de vigència de la notificació electrònica.

o Data notificació.- Data en la qual l’interessat accedeix a la notificació electrònica.

o Evidència de la notificació. Si la notificació electrònica ha estat practicada, fent clic a la icona de descàrrega , es pot descarregar l’evidència de la notificació, que també està disponible a la pestanya Documents, secció Evidències tecnològiques.

Notificació correu postal.- En aquest apartat es mostren les dades de gestió de les notificacions enviades per correu postal:

o Document notificat.- Document de notificació amb el corresponent número d’assentament de registre i icona de descàrrega.

o Estat de la notificació.- La notificació per correu postal pot tenir els següents estats:

Pendent lliurament correus.

Pendent recepció targeta.

Notificat.

No notificat.

o Data canvi d’estat.- Data i hora de l’últim canvi d’estat.

o Motiu no notificació.- Només aplica en el cas de les notificacions postal en estat “No notificat”. Es contemplen els següents motius:

Domicili desconegut.

Absent.

Mort.

No retirat en llista.

o Estat publicació edicte.- Només aplica en el cas de les notificacions postal en estat “No notificat”. Els diversos estats són:

Pendent tramesa edicte.

Pendent publicació.

Publicat.

o Número DOGC.- Número del diari oficial on s’ha publicat l’edicte. Només aplica en el cas de les notificacions postal en estat “No notificat” i estat publicació edicte “Publicat”.

o Data publicació.- Només aplica en el cas de les notificacions postal en estat “No notificat” i estat publicació edicte “Publicat”. Data publicació de l’edicte.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 80 / 216

o Data notificació. Només aplica en el cas de les notificacions postal en estat “No notificat” i estat publicació edicte “Publicat” o notificacions en estat “Notificat”. Data en la qual es considera que la notificació ha estat notificada.

o Evidència de la notificació. Només aplica en el cas de les notificacions postal en estat “No notificat” i estat publicació edicte “Publicat” o notificacions en estat “Notificat”. Icona que permet la descàrrega de l’evidència de la notificació:

Targeta blava.- En el cas de la notificació en estat “Notificat”.

DOGC on es mostra l’edicte.- En el cas de la notificació en estat “No notificat” i estat de l’edicte “Publicat”.

Dades dels Interessats de la notificació.- Ubicada en la part dreta de la pantalla. Indica les dades de contacte, per a cadascú dels destinataris de la notificació:

o Tipus de relació del destinatari de la notificació amb l’expedient (Rol).

o Destinatari.- Nom i cognoms del destinatari, en cas de persona física, o Raó social en cas de persona jurídica.

o Mitjà o Canal de notificació.

o Adreça de notificació.- Adreça de correu electrònic o postal, segon sigui el canal de notificació: electrònic o postal, respectivament.

3.5.3.14 Apunt Carpeta


Aquesta funcionalitat, també coneguda com a “Integració de canals”, us permetrà realitzar un apunt a la carpeta ciutadana/empresa (GSIT) o d’un ens públic (EACAT) per a tots aquells expedients que s’hagin creat de forma manual, que tingui el canal d’entrada: “Sol·licitud registrada en paper”, “Alta expedient intern/ofici”, expedients creats manualment des de TEI i els expedients donats d’alta en el TG per “Càrrega massiva”. Aquesta acció serà prèvia per a poder fer altres accions que requereixen que estigui identificat l’intervinent a la carpeta ciutadana/empresa o EACAT, aquestes accions són les següents: requeriments de documentació, de pagaments, canvis d’estat i resolucions.

Accedirem des del botó que hi ha a la barra d’accions Apunt Carpeta.

A partir de la v9.1 es possibilita la integració de canals cap a EACAT (Extranet de les Administracions Catalanes) ), sempre i quan el requeridor de l’expedient sigui un ens públic (un ajuntament, per exemple).


Per a realitzar l’Apunt a la carpeta ciutadana cal que l’expedient tingui informades les dades requerides per a aquesta acció que són:

- Identificació de Presentador (en el cas de les altes manuals en paper): dades identificatives del presentador, tipus identificador, identificador, nom, cognoms o raó social, adreça de correu electrònic. Adreça del presentador: dades d’adreça postal del presentador. En el cas d’EACAT aquestes dades no són necessàries.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 81 / 216

- Identificació de l’Intervinent (requeridor o sol·licitant): dades identificatives de l’intervinent, tipus identificador, identificador, nom, cognoms o raó social, adreça de correu electrònic. Adreça de l’intervinent: dades d’adreça postal de l’intervinent.

- Dades de Contacte: dades identificatives de la persona de contacte, tipus identificador, identificador, nom, cognom i adreça de correu electrònic. Adreça del contacte: dades d’adreça postal de la persona de contacte. A partir de la v9.1, sempre que el requeridor sigui una persona física, no és necessari informar les dades de contacte. En el cas d’EACAT aquestes dades tampoc són necessàries.

- Dades de Registre (en el cas d’una alta manual en paper amb integració de canals EACAT): Codi de la Unitat Registral, Número de registre, Any i Data de registre, en format dd-mm-aaaa hh:mm

Si premem l’acció Apunt Carpeta, el sistema ens mostrarà un pop-up “Apunt a la carpeta ciutadà/empresa o EACAT” on ens informarà que estem enviant un contingut que serà visible a la carpeta del ciutadà/empresa o EACAT. Al mateix temps, ens mostra dues opcions:

GSIT.- que crea un apunt a la carpeta del ciutadà o empresa.

EACAT.- que crea un apunt a la carpeta d’EACAT (Extranet de les Administracions Catalanes. Aquesta opció es mostrarà disponible només en el cas que el requeridor sigui un Ens públic, per exemple, un ajuntament.

El sistema recorda l’última selecció realitzada pel tràmit/modalitat i serà la que mostri per defecte.

En aquesta pantalla, el sistema ens permetrà seleccionar la versió de negoci a la que correspongui a la sol·licitud, per defecte es mostrarà l’última versió del tràmit/modalitat.

Un cop realitzada l’acció es mostrarà un missatge informatiu indicant que la integració de canals manual s’ha realitzat correctament.

En el cas que en prémer l’acció Apunt Carpeta falti alguna de les dades obligades es mostrarà un missatge informatiu identificant les dades que ens falta informar. Per esmenar-ho s’ha de clicar a la pestanya “Detall de la sol·licitud” i omplir les dades que manquin.

Els canvis realitzats queden registrats

Un cop s’ha completat l’Apunt Carpeta:

Quedarà deshabilitat el botó de l’acció corresponent,

Es mostrarà el codi de tràmit assignat:

o Número de cas.- En el cas d’haver realitzat la integració de canals a GSIT. Per exemple: C8F996DSV.

o IdInstanciaServei/IdInstanciaTramit.- En el cas d’haver realitzat la integració de canals a EACAT. Per exemple: 48435/54810.

L’acció quedarà gravada a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció:

o Apunt carpeta GSIT (integració de canals).- En el cas de GSIT.

o Apunt carpeta EACAT (integració de canals).- En el cas d’EACAT.

La realització d’aquesta acció en els expedients manuals permet que es puguin realitzar altres accions que requereixen aquesta, són les següents:

- Requeriment de documentació

- Requeriment de pagament



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 82 / 216

- Canvi d’estat

- Resolució

I quedaran habilitades a la barra d’accions de l’expedient.

3.5.3.15 Copiar dades dels expedients


Aquesta nova funcionalitat (disponible a partir de la v8.0) us permetrà donar d’alta un expedient a partir d’altre expedient ja existent a la base de dades (expedient origen). D’aquesta manera no caldrà que hàgiu d’informar a mà les dades genèriques i específiques de l’expedient destí.

No es copiaran altres atributs o propietats de l’expedient origen:

Etiquetes. Dades registrals. Marca de prioritat. Observacions. Accions realitzades: Requeriments de documentació. Requeriments de pagament. Notificacions. Canvis d’estat. Metadades de la Gestió documental. Historial de tramitació.

Sí que està permesa la còpia del valor d’àmbit assignat a l’expedient origen.

Per a poder utilitzar aquesta funcionalitat s’han de complir les següents condicions:

Heu de tenir permís de gestió sobre l’expedient origen i l’expedient destí.

El tràmit/modalitat de l’expedient destí ha de tenir habilitada l’alta manual d’expedients i ha de permetre la còpia de dades d’expedients.


A partir de la v8.0 el sistema mostra, a la botonera d’accions, una marca visual que separa les accions amb visibilitat a la carpeta del ciutadà o empresa de les accions internes del Tramitador Genèric.

Com a primer botó de les accions internes, a partir de la v8, es mostra el nou botó que permet copiar les dades genèriques i específiques d’un expedient ja existent a la base de dades.

Aquest nou botó es mostrarà actiu sempre que tingueu permís de gestió per l’expedient al qual heu accedit. En cas contrari (permís de consulta), aquest botó es mostrarà inactiu.

Si feu clic en el botó, s’obre la pantalla d’alta manual d’expedients.

A la llista desplegable de tràmit/modalitat es mostraran els tràmits/ modalitat que compleixen les següents condicions:

TM pels quals teniu permís de gestió.

TM que permetin la còpia d’expedients.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 83 / 216

Si el TM origen compleix aquestes 2 condicions, serà el TM que es mostri per defecte.

A la llista desplegable de canal d’entrada, es mostraran els canals d’entrada manual permesos pel TM destí seleccionat. Si el canal d’entrada de l’expedient origen compleix amb aquesta condició, serà el que es mostri per defecte.

Es mostraran preomplertes les següents dades de l’expedient origen:

Dades genèriques de la sol·licitud:

o L’idioma de la sol·licitud.

o Bloc Notificació.

o Bloc Sol·licitant/Intervinent. A partir de la v9.1 es mostra una nova casella de verificació: “Ens públic” si el sol·licitant és una persona jurídica amb el tipus d’identificador “CIF”. Si el sol·licitant origen és un Ens públic (un ajuntament, per exemple), aquesta casella es mostrarà marcada.

o Bloc Presentador (si en té).

o Bloc Representant (si en té).

o Bloc Dades contacte (si en té).

Dades específiques de l’expedient origen (sempre que siguin compatibles):

o Es recuperen totes les dades específiques, des de l’expedient origen a l’expedient destí, que concordin exactament amb el tipus i el mateix nom (Literal):

Dades específiques tipus Text.- Es permet la còpia només si la longitud de la dada específica definida en el TM destí és igual o major que la longitud de la dada específica definida en el TM origen.

Dades específiques tipus Data.- Es permet la còpia només si el format de les dates (origen i destí) és el mateix.

Dades específiques tipus Termini.- Es permet la còpia només si el format de les dates (origen i destí) és el mateix. Cal indicar que no es copien els dies d’antelació 1r i 2n avís sinó que es respecten els valors definits a la dada específica del TM destí, atès que sempre les podeu modificar.

Dades específiques tipus Numèric.- Es permet la còpia només si les dades específiques (origen i destí) tenen el mateix format i nombre de decimals.

Dades específiques tipus Llista.- Es permet la còpia només si les dades específiques (origen i destí) tenen el mateix codi i valor de llista que es vol copiar.

Si l’expedient origen té un valor d’àmbit assignat i el TM de l’expedient origen està associat a la mateixa plantilla d’àmbit que la associada al TM seleccionat a la pantalla d’alta manual, el sistema mostra un nou bloc (Àmbit) que permet copia l’àmbit de l’expedient origen. Aquest bloc consta de:

Una casella de verificació anomenada “Copiar àmbit”, que per defecte es mostra marcada.

El valor d’àmbit de l’expedient origen.

Aquest procés de còpia només informarà automàticament aquestes dades en l’expedient destí, però vosaltres heu de revisar aquestes dades (navegant per les pantalles “Dades comunes” i “Dades específiques”) i fer les modificacions que considereu oportunes abans de prémer el botó “Desar” (o “Sortir” si voleu cancel·lar la còpia).



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 84 / 216

Si premeu el botó “Desar” i confirmeu l’acció, el sistema genera un nou expedient, del TM seleccionat a la pantalla d’alta manual, amb les dades introduïdes per pantalla. Aquest nou expedient sempre estarà en estat “Iniciat”, independentment de l’estat de l’expedient origen. De la mateixa manera que en el procés d’alta manual, l’expedient destí no tindrà codi de sol·licitud (codi tràmit) fins que no es realitzi una integració de canals (Apunt carpeta).

Si s’ha copiat el valor d’àmbit de l’expedient origen i el tràmit/modalitat d’aquest expedient origen té activada l’alerta per correu electrònic “Entrada de nous expedients i assignació de valor d'àmbit”, el sistema enviarà els avisos corresponents, de manera anàloga a quan entra un GRO assignació automàtica d’àmbit.

Automàticament es crearà una relació entre expedient origen i expedient destí. Aquesta relació automàtica no es mostra quan es fa una cerca d’accions, atès que la cerca d’accions mostra les relacions que només han estat creades manualment.

Respecte a l’historial de tramitació dels expedients origen i destí:

A l’expedient origen no es mostra cap traça (ni de la nova acció còpia de dades de l’expedient ni de l’acció de relació automàtica d’expedients, atès que aquesta és una funcionalitat de facilitació de l’emplenament de dades en l’expedient destí.

A l’expedient destí:

o Es mostra la traça d’alta manual d’expedient.

o No es mostra cap traça de la relació d’expedients creada automàticament entre l’expedient origen i l’expedient destí, atès que el procés de còpia de dades de l’expedient és una facilitat i no una garantia de còpia de les dades origen (el gestor sempre podrà modificar-les parcialment o totalment abans de desar).

3.5.3.16 Relacionar expedients


Aquesta funcionalitat us permetrà establir vincles, de forma manual, entre l’expedient que esteu treballant, en manera Gestió, respecte d’expedients que ja estan introduïts al sistema.

Des de la mateixa funcionalitat també podreu realitzar la consulta dels expedients relacionats o anul·lar aquesta relació manual.


Es pot accedir a aquesta funcionalitat amb dos objectius diferents:

1. Relacionar expedients de forma manual.- Per fer-ho necessiteu accedir a l’expedient en manera Gestió.

2. Consultar els expedients relacionats.- Podeu fer-ho encara que accediu a l’expedient en manera Consulta.


Per a gestionar la llista d’expedients relacionats amb l’expedient que estem consultant cal fer un clic sobre el botó corresponent:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 85 / 216

Apareixerà una llista de tots els expedients relacionats amb l’expedient que esteu gestionant/consultant:

En color viu, els expedients als quals teniu accés en manera Gestió.

En color pàl·lid, els expedients als quals teniu accés en manera Consulta.

En color gris, els expedients als quals no teniu accés.

A partir de la v8.0, també es mostren les relacions automàtiques creades en el procés de Còpia d’expedients. La informació mostrada a la columna Origen relació distingeix un i altre tipus de relació:

Relació manual.- Fa referència a la relació que el gestor crea manualment.

Còpia de dades.- Fa referència a la relació automàtica creada pel procés de còpia d’expedients.

Tot fent un clic sobre algun expedient relacionat (sempre que tingueu accés), el sistema us redirigirà cap a la pantalla de detall d’expedient sobre el qual heu fet clic.

Per afegir una relació manual a un expedient cal que indiqueu el codi de l’expedient a afegir a la llista i feu clic sobre el botó d’Afegir expedient. No podreu afegir cap expedient pel qual no tingueu accés en manera Gestió.

Per a donar de baixa un expedient de la relació manual, al que heu accedit en manera Gestió, cal que feu un clic sobre la imatge del cub de deixalles.

Si premeu el botó Sortir, tornareu a la pàgina de consulta de l’expedient.

Les relacions manuals establertes o eliminades queden registrades a l’Historial de Tramitació amb el tipus acció Relació d’expedients creada o Relació d’expedients eliminada i es poden cercar a la pantalla de cerca d’accions.

3.5.3.17 Tancament d’expedient


Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar el tancament d’un expedient.

Aquest estat és propi del Tramitador Genèric i, per tant, l’activitat no quedarà reflectida en l’expedient de la carpeta del ciutadà o empresa.

Quan un expedient està tancat, les úniques accions que podreu realitzar sobre ell és la reobertura i la relació amb altres expedients.


Si voleu realitzar el tancament d’un expedient, caldrà que us ubiqueu en la pantalla de consulta feu un clic en el botó corresponent de la part inferior del formulari:

El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció del tancament de l’expedient amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Canvi d'estat d'expedient efectuat i com a Descripció Tancat.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 86 / 216

3.5.3.18 Reobertura d’expedient


Aquesta funcionalitat només la podreu executar sobre els expedients que estiguin tancats.

Aquesta activitat és pròpia del Tramitador Genèric i, per tant, no quedarà reflectida en l’expedient de la carpeta del ciutadà o empresa.


Si voleu realitzar la reobertura d’un expedient caldrà, que us ubiqueu en la pantalla de consulta, feu un clic en el botó corresponent de la part inferior del formulari, que només estarà habilitat si l’expedient està tancat, i se us mostrarà una pantalla amb un missatge de confirmació de reobertura de l’expedient amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Canvi d'estat d'expedient efectuat i com a Descripció Reobert.

3.5.3.19 Documentació de l’expedient


Des d’aquesta funcionalitat podreu consultar tots els documents associats a l’expedient i, també, afegir o esborrar els documents que utilitzareu en la gestió de l’expedient. S’accedeix a la pantalla de documentació des de la consulta d’un expedient.

Trobareu la documentació agrupada en tres blocs diferents:

1) Documents d’entrada:

Conté tots els documents aportats pel ciutadà. Ja sigui aportats en el moment de la sol·licitud o a posteriori.

A partir de la versió 3.2 s’inclou el document de conformitat quan s’envia des del canal Tramitació Atesa.

2) Altres documents:

En l’apartat Altres documents hi haureu d’incloure tots aquells documents de gestió de l’expedient. Ja sigui documents que vulgueu fer arribar al ciutadà en un canvi d’estat, en una resolució o en una notificació electrònica o documents propis de l’expedient.

Si el tràmit/modalitat de l’expedient té plantilles associades, podeu:

Adjuntar un fitxer local.

Adjuntar un document a partir d’una plantilla

Generar un document a partir d’una plantilla i desar-lo en local.

3) Evidències tecnològiques:

Es mostren tots els documents de caràcter tècnic:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 87 / 216

Evidències de les validacions de la signatura. XML enviat pel validador de CATCERT.

Dades de gestió de tramitació atesa en cas que l’expedient entri per aquest canal (XML amb les dades de gestió/atenció).

XML GRO de la sol·licitud (disponible a partir de la versió v5.2 del Tramitador Genèric)

A partir de la v9.0 del TG, a qualsevol de les seccions de la pestanya “Documents” de l’expedient, es mostra una marca visual per als documents que estiguin sincronitzats a ARESTA, en forma de petita icona situada a la dreta de la pantalla, en primer lloc al costat esquerre de la resta d’icones. Si es passa el cursor per sobre d’ella, es mostra el missatge “Document sincronitzat a Aresta”.



1. Adjuntar /Eliminar documentació a l’expedient.- Per fer-ho necessiteu accedir a l’expedient en manera Gestió.

2. Consultar / Descarregar una còpia la documentació de l’expedient.- Podeu fer-ho encara que accediu a l’expedient en manera Consulta.


Per a accedir a la documentació de l’expedient cal que, des de la pantalla de consulta

d’expedient, feu un clic sobre la pestanya de documents.

3.5.3.19.3.1 Documents d’entrada

Si voleu consultar la documentació aportada pel ciutadà, caldrà que feu un clic sobre el text

. En fer-ho es mostrarà una línia per a cada document que hagi estat aportat pel ciutadà. En aquest apartat sempre hi haurà, com a mínim, dos documents:

- El document en format PDF de la sol·licitud que ha generat l’obertura de l’expedient.

- L’acusament de rebuda que el portal ha lliurat al ciutadà com a resguard de la seva sol·licitud.

Es poden modificar les metadades de tots els documents que no siguin la sol·licitud o el justificant de recepció fent un clic sobre la icona del llapis que trobareu al costat dret del número de registre del document.

Si el document ha estat aportat com a consequencia d’un requeriment de documentació, les metadades del document es correspondran amb les metadades que hagui definit el gestor quan va generar el requeriment.

3.5.3.19.3.2 Altres Documents

Podeu descarregar una còpia del document a la vostra màquina tot fent un clic sobre la icona de descàrrega que figura en la darrera columna de la fila de cada un dels documents.

Per donar d’alta, esborrar o consultar els documents de gestió de l’expedient, caldrà que feu un clic sobre el text.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 88 / 216

Es mostrarà una fila per a cada un dels documents que s’hagin donat d’alta amb les dades més destacades.

A partir de la v9.0 del TG, al costat esquerre de les icones es mostra una T per als documents que hagin estat marcats com a documents de treball. Si es passa el cursor per sobre, es mostra el missatge “Document de treball (no sincronitza a Aresta)”.

Des d’aquesta pantalla podrem realitzar les següents accions:

3.5.3.19.3.2.1 Afegir document a l’expedient

Per a donar d’alta un nou document caldrà que feu un clic sobre el botó i se us mostrarà una pantalla des d’on podreu seleccionar el document que s’ha d’incorporar a la carpeta tot afegint-hi informació sobre el tipus document, origen, número de registre, etc.

Si l’administrador del tràmit ha configurat un o diversos documents predefinits, podreu escollir-ne un de la llista desplegable que mostra tots els documents predefinits que l’administrador del tràmit ha creat pel tràmit/modalitat de l’expedient.

Aquest document predefinit és una facilitat per a preomplir els camps que cal informar per a Afegir un document a l’expedient. En seleccionar un document predefinit de la llista desplegable, automàticament s’informen les dades de la pantalla segons els valors que l’administrador del tràmit ha fitxat pel document predefinit.

Tots aquests camps són susceptibles de ser modificats, si es considera necessari.


- Document.- Es pot afegir un document local o crear un document a partir de plantilla i afegir-ho a l’expedient, en cas que el tràmit/modalitat tingui plantilles associades.

Fitxer.- Per a afegir un document local.- Si feu un clic sobre la icona Selecciona s’obrirà l’explorador d’arxius de Windows per tal que seleccioneu el fitxer que voleu afegir a l’expedient. Recordeu que si el fitxer conté caràcters especials o accents en el seu nom, quan s’envia a PICA (canvi d’estat, resolució o notificació) dóna un error.

Plantilla.- Per a afegir un document a partir de plantilla. En una sola acció podeu generar i afegir un document a partir d’una plantilla associada al tràmit/modalitat. Per poder seleccionar la plantilla cal que feu un clic sobre la icona Selecciona, s’obrirà una pantalla de Selecció de Plantilla on haureu d’introduir les següents dades:

- Plantilla (Obligatori).- Apareixerà una llista desplegable amb totes les plantilles assignades al tràmit/modalitat de l’expedient. Heu de fer clic sobre la plantilla que voleu fer servir per a generar el vostre document.

- Tipus de fitxer (Obligatori).- De la llista desplegable heu d’escollir el tipus de document que voleu generar: Word o PDF. Per defecte surt PDF.

- Nom document a generar (Opcional).- Correspon al nom del document que es generarà. Si no s’informa, el Sistema l’anomena, per defecte, amb el nom de la plantilla utilitzada, seguida d’un guió, la data en què s’ha generat del document (en format ddmmaaaa) un guió baix i l’hora de generació del document (en format hhmmss).



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 89 / 216

En acabar, heu de prémer el botó per tal que es generi el document. El sistema us tornarà a la pantalla anterior (Afegir un nou document).

- Metadades del document.- Propietats de la gestió documental (ARESTA - Plataforma de Serveis de Gestió Documental):

Tipus de document.- A la llista desplegable es mostren tots els tipus que l’administrador del tràmit ha determinat pel tràmit/modalitat. Atès que pot tractar-se d'una llista molt extensa, a partir de la versió 7, es permet l'entrada manual de caràcters per tal que el sistema cerqui els tipus de documents que continguin els caràcters introduïts (funció d'autocompletat).

Nom del document.- Recordeu que el nom no pot contenir caràcters especials ni accents.- Si no s’informa per defecte:

- Si el document ha estat creat a partir d’un document predefinit, el nom és el nom del document predefinit (amb una seqüència al final si l’expedient ja té un document amb el mateix nom).

- Si el document no ha estat creat a partir de cap document predefinit, el nom estarà format pel tipus de document i el nom del fitxer (amb una seqüència al final si l’expedient ja té un document amb el mateix nom).

Estat.- Pot tenir els valors: Definitiu, Esborrany i Pendent de signatura.

Origen.- Administració o Ciutadà.

Idioma.- Llista desplegable amb els valors: Anglès, Aranès, Castellà, Català i Francès. Per defecte Català.

Productor.- Per defecte el codi productor de l’expedient.

Òrgan.- Per defecte el codi òrgan de l’expedient.

Data inici. No pot ser posterior a la data actual.

Data fi.- Si l’estat no és Definitiu, no pot tenir data de finalització, al contrari, si l’estat és Definitiu, ha de tenir informada la data de finalització i no pot ser posterior a la data actual.

Observacions

Dades del registre:

- Nº, data i hora del registre d’entrada.

- Nº, data i hora del registre de sortida.

Dades de digitalització.- Si es tracta d'un document digitalitzat, no podrà haver-se generat a partir de plantilla.

- Digitalitzat.- Casella de verificació per a indicar que es tracta d’un document digitalitzat.

- Data digitalització.

- Operador.

- Usuari.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 90 / 216

Dades de signatura:

- Té signatura?.- Casella de verificació per a indicar que el document ve signat.- Si s’activa, el sistema mostrarà la icona Afegir signatura, que us donarà la possibilitat d’escollir del vostre disc dur o unitat de xarxa el fitxer de signatura i incorporar-ho al document. Es poden incorporar tantes signatures com tingui el document. Els documents de signatura es poden descarregar o eliminar fent clic a la icona de descàrrega o d’eliminació (paperera) que es mostra al costat del nom de document de signatura, a la graella Documents de signatura.

També podreu indicar si es tracta d’un document de treball, fent clic a la casella de verificació que es mostra després de la llista desplegable dels documents predefinits. Si s’activa aquesta casella, s’està indicant que el document queda exclós de la gestió documental. Per aquests documents de treball només cal informar:

Fitxer

Nom del document

Observacions

Si esteu d’acord amb les dades introduïdes, podeu afegir aquest document a l’expedient tot fent un clic sobre el botó Desar, en cas contrari, podeu fer les modificacions que considereu oportunes.


Nota: Si el sistema no aconsegueix reconèixer el fitxer que ha d'afegir a l'expedient, el botó Desar no s'activa. Aquest fet només s'ha detectat quan el navegador que es fa servir és Internet Explorer.

Exemple botó Desar inactiu



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 91 / 216

Exemple botó Desar actiu

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Documents afegits manualment.

3.5.3.19.3.2.2 Generar un document a partir de plantilla i desar-ho en local

Si encara no voleu afegir el document a l’expedient, el podeu generar a partir d’una plantilla, associada al tràmit/modalitat de l’expedient, desar aquest document localment i posteriorment afegir-lo a l’expedient tal com s’ha explicat a l’apartat Afegir un document local.

Encara que només tingueu permís per consultar l’expedient, podeu generar documentació a partir de qualsevol de les plantilles associades al tràmit/modalitat de l’expedient. Tanmateix, no podreu afegir aquesta documentació a aquest expedient.

Si escolliu aquesta opció, cal que a la pantalla d’expedient, pestanya documents, feu un clic

sobre la icona . S’obrirà una pantalla de selecció de plantilla on haureu d’introduir les següents dades:

- Plantilla (Obligatori).- Apareixerà una llista desplegable amb totes les plantilles assignades al tràmit/modalitat de l’expedient. Heu de fer clic sobre la plantilla que voleu fer servir per a generar el vostre document.

- Tipus fitxer (Obligatori).- De la llista desplegable heu d’escollir el tipus de document que voleu generar: Word o PDF. Per defecte surt PDF.

- Nom document a generar (Opcional).- Correspon al nom del document que es generarà. Si no s’informa, el Sistema l’anomena, per defecte, amb el nom de la plantilla utilitzada, seguida d’un guió, la data en què s’ha generat del document (en format ddmmaaaa) un guió baix i l’hora de generació del document (en format hhmmss).

-

En acabar, heu de prémer el botó per tal que es generi el document. A la part inferior d’aquesta mateixa pantalla, apareixerà el document generat, amb el nom que heu introduït o, si no l’heu informat, el nom que el Sistema li ha assignat per defecte. A la dreta del nom del document generat, apareix la icona de descàrrega. Si feu un clic sobre ella podeu desar el document en local.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 92 / 216

Si el tràmit/modalitat de l’expedient no té associada cap plantilla, a la pantalla de Selecció de Plantilla, el Sistema us informarà que no existeixen plantilles definides pel tràmit/modalitat.

Respecte a les plantilles, cal indicar que, per afegir i/o generar documentació a partir de plantilla no és necessari disposar una versió Office 2007, o superior, les podeu fer servir amb una versió anterior d’Office sempre que tingueu instal·lat el mòdul de compatibilitat.

3.5.3.19.3.2.3 Esborrar un document.

Per a esborrar un document només us caldrà fer un clic sobre la imatge de la paperera de reciclatge que trobareu en la darrera columna de la fila corresponent al document.


Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Documents eliminats.

3.5.3.19.3.2.4 Descarregar una còpia del document

Per a descarregar el document només us caldrà fer un clic sobre la icona de descarrega de la fila corresponent al document.

3.5.3.19.3.2.5 Consultar/Modificar document

Per a consultar i/o modificar les metadades del document només us caldrà fer un clic sobre la icona del llapis de la fila corresponent al document. Es poden modificar totes les dades descrites a l’apartat Afegir un document a l’expedient excepte el fitxer annexat.

A partir de la v9.0 del TG, a la banda dreta de la barra de títol de la pantalla “Consulta/Modificació de document” es mostra una marca visual per als documents sincronitzats a Aresta, amb el tooltip “Document sincronitzat a Aresta”.

Si heu modificat qualsevol dada i voleu desar el canvi caldrà fer un clic sobre el botó Desar.


Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Document. Propietats modificades.

3.5.3.19.3.2.6 Fer una còpia autèntica.

Un cop seleccionat el document es podrà prémer el botó Fer còpia autèntica. En aquest

moment s’obrirà una finestreta amb la informació de la còpia autèntica.

NOTA: És important tenir en compte que el fitxer al qual se li vol realitzar la còpia autèntica no pot superar els 2 Mb hi ha d’estar signat electrònicament.

Els literals que trobem en aquesta pantalla són:

- Títol del document. Nom amb el qual volem crear la còpia d’aquell document,

- Tipus de còpia: pot ser:

Còpia autèntica: Còpia que té el mateix valor d’evidència que el document a partir del qual ha estat produïda. Ha estat emesa pel custodi del



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 93 / 216

document a partir del qual ha estat produïda, que n’ha deixat constància. La còpia autèntica és vàlida en qualsevol procediment extern a l’organització que l’ha generat, atès que en qualsevol moment es pot contrastar la seva validesa comparant-la amb l’original.

Còpia simple: Còpia que no té el valor evidencial del document a partir del qual ha estat produïda, i en conseqüència no el pot substituir amb efectes administratius ni jurídics.

Còpia compulsada: Còpia que, previ acarament amb un altre document, ha estat declarada una reproducció fidedigna d’aquest document per una persona autoritzada per a fer-ho. També dita còpia confrontada, compulsa electrònica, i també compulsa. La còpia compulsada només és vàlida per a l’organització que l’ha generat, ja que no es pot contrastar la seva validesa accedint a l’original.

Còpia d’arxiu: Còpia autèntica feta amb la finalitat de substituir el document a partir del qual ha estat produïda amb l’objectiu de protegir el seu contingut informatiu dels danys, lesions, deteriorament o destrucció.

Còpia imitativa: Còpia que reprodueix de manera fidedigna la forma externa del document original, amb independència del suport documental. També dita còpia figurada, i també facsímil.

Còpia no imitativa: Còpia que reprodueix el contingut textual i gràfic del document original, però no en manté la forma externa. La certificació es pot considerar una còpia no imitativa.

Còpia parcial: Còpia que reprodueix només una part del contingut del document original, habitualment per motius de confidencialitat. També dita extracte.

Actualment només està operatiu el tipus “Còpia autèntica”

- Període de vigència: segons normativa serà un màxim de 3 anys.

- Òrgan signatari: òrgan autoritzat per fer la còpia en aquest tràmit

- Verificació: verificable pel ciutadà (document amb tractament de públic) o Accessible per empleat públic (qualsevol document amb tractament de públic o intern)

- Registre de sortida: Número de registre (en el cas que el document ho tingui informat) i que s’enviarà al servei de eCòpia.

- Observacions

En prémer el botó Enviar, s’enviarà la petició de còpia autèntica i es mostrarà el missatge informatiu indicant si s’ha pogut realitzar correctament la còpia autèntica.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Còpia autèntica creada.

IMPORTANT: la configuració del servei de Còpia es realitza per cada òrgan en el mateix servei de Còpia Autèntica.

Per a poder consultar la còpia autèntica d’un document caldrà prémer sobre la icona

En prémer s’obrirà una finestra emergent amb la informació de la còpia autèntica.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 94 / 216

Podrem descarregar la còpia autèntica en prémer la icona de descàrrega

3.5.3.19.3.3 Evidències tecnològiques

Per a consultar els documents tècnics cal que feu un clic sobre el literal En fer-ho se us desplegarà una fila per a cada una de les

evidències tecnològiques associades al document.

Les evidències tecnològiques són, entre d’altres, documents generats amb la resposta de la validació del certificat digital utilitzat a l’autenticació i signatura del formulari o en la realització de l’alta en la tramitació atesa.

A partir de la versió 5.2 com a evidència tecnològica es podrà trobar l’XML GRO de la sol·licitud.

Podeu descarregar-vos la prova de validació tot fent un clic en la imatge de la darrera columna (icona de descàrrega) de la fila del document.

3.5.3.20 Interessats de l’expedient


Pantalla, disponible a partir de la v8.0 del Tramitador Genèric, centralitzadora de la informació de totes les persones interessades en un expedient. Des d’aquesta funcionalitat podreu consultar tots els interessats associats a l’expedient i, també, afegir, editar o eliminar els interessats que formen part de la gestió de l’expedient. S’accedeix a la pantalla d’interessats des de la consulta d’un expedient.



1. Afegir / Editar / Eliminar interessats a l’expedient.- Per fer-ho necessiteu accedir a l’expedient en manera Gestió.

2. Consultar la informació dels diversos interessats de l’expedient.- Podeu fer-ho encara que accediu a l’expedient en manera Consulta.


Per a accedir als interessats de l’expedient cal que, des de la pantalla de consulta d’expedient,

feu un clic sobre la pestanya Interessats.

Es pot classificar els diversos interessats associats a un expedient en dos grups:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 95 / 216

1. Interessats inclosos en l’obertura de l’expedient (alta de la sol·licitud).- Aquests interessats no es poden eliminar i només se’ls hi pot modificar algunes dades.

2. Interessats identificats durant el procés de gestió de l’expedient . Poden ser persones implicades en la tramitació de l’expedient, per exemple: organismes externs als quals se’ls sol·licita algun tipus de documentació o informes. Aquests interessats es poden eliminar sempre que no estiguin relacionats amb cap tasca de l’expedient.

Aquesta pantalla mostra tres tipus d’informació:

Dades d’autenticació.- Es mostra només si la persona que ha enviat la sol·licitud s’ha identificat digitalment.

Tipus d’autenticació. Certificat digital, idCAT Mòbil, Cl@ve

Tipus document de la persona autenticada.

Identificador o codi document de la persona autenticada.

Noms i cognoms de la persona autenticada.

Dades signatura.- Es mostra només si la sol·licitud s’ha signat digitalment abans d’enviar-la.

Tipus signatura.

Tipus document de la persona signatària.

Identificador o codi document de la persona signatària.

Noms i cognoms de la persona signatària.

Dades dels interessats.- Per a cada interessat es mostra la següent informació:

Rol de l’interessat dintre de l’expedient.- És la manera d’identificar les persones d’un expedient. Existeixen un rols estàndards, però l’administrador del tràmit pot crear-ne tants com consideri necessaris per a la gestió dels expedients del TM. Els rols estàndards són:

o Presentador,

o Sol·licitant,

o Representant (de la persona jurídica: presentador i/o sol·licitant). Cal destacar que el representant no és un rol que s’incorpora automàticament com a persona interessada, sinó que resta informat dintre de la persona jurídica a la qual representa.

o Persona de contacte,

Nom i cognoms de la persona física o Raó social de la persona jurídica.

Número de documentació d’identificació.

Tipus de persona:

o Persona física,

o Persona jurídica,

o Ens públic.

Representant, de la persona jurídica

Canal de notificació.- Icona que representa el mitjà de comunicació



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 96 / 216

o .- Per a les notificacions electròniques.

o .- Per a les notificacions per correu postal (segons Llei 39/2015 només per a persones físiques)

Origen.- Indica si l’interessat forma part de la sol·licitud inicial (Obertura) o ha estat afegit durant la gestió de l’expedient (Gestió).

En la darrera columna es mostren les icones amb les accions que es poden realitzar sobre cada un dels interessats:

o Edició (icona del llapis). Permet modificar algunes de les dades associades a l’interessat.

o Consulta (icona de la lupa). Permet la consulta de les dades d’un interessat.o Eliminar interessat (icona del cub de deixalles). Aquesta opció només es

mostra per als interessats afegits durant la gestió de l’expedient sempre que no estiguin vinculats a cap acció realitzada durant la tramitació.

En cas que la sol·licitud hagi estat signada digitalment abans d’enviar-la, es pot identificar

l’interessat signatari per la icona que es mostra al costat del seu Nom i cognoms (en el cas d’una persona física) o Raó social (en el cas d’una persona jurídica o Ens públic).

Al final de la relació d’interessats es mostrarà el botó “Afegir interessat” que mostrarà la pantalla d’alta de nous interessats.

Si el nombre d’interessats supera els 20, automàticament s’activen les funcions de paginació.

Si es fa clic sobre aquest botó es mostrarà la pantalla “Afegir un nou interessat”. Les dades a introduir per a cada interessat són les següents:

Dades identificatives

Tipus de persona.- Llista desplegable amb els tipus de persona:

o Persona física.

o Persona jurídica.

o Ens públic.

Tipus identificador.- Llista desplegable amb els tipus d’identificador:

o Per a persones físiques:

NIF

NIE

Passaport

Document Identitat Estranger

o Per a persones jurídiques:

CIF

VAT

o Per a Ens públic:

CIF



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 97 / 216

Rol de l’interessat.- Llista desplegable amb les possibles relacions dels interessat amb l’expedient. Es mostra la matriu de rols que tingui definida el tràmit/modalitat, excepte els valors reservats per als formularis de sol·licitud (S.-Sol·licitant, P.-Presentador i C.-Persona de contacte):

o Dret a visita.

o Petició informe

o .......

Identificador.- Codi document identificador.

País del document.- País origen del document d’identificació.

Dades bàsiques

Persones físiques

o Nom.- Cal introduir el nom de l’interessat.

o Nacionalitat.- A escollir de la llista desplegable de nacionalitats.

o Primer cognom.

o Gènere.- Cal seleccionar entre

Home.

Dona.

o Segon cognom.

o Data de naixement.

o Adreça electrònica.- Per defecte es mostra l’adreça [email protected]

o Telèfons: mòbil i fix.

o Prefereix notificació per correu postal.- Casella de verificació per a indicar que l’interessat, a més de rebre les notificacions pel canal de notificació electrònica, també desitja rebre-les pel canal de correu postal.

o Prefix camp de fusió (Mergefield).- Només aplica pels interessats diferents del Sol·licitant i el Presentador. Aquest prefix s’afegirà a les variables a extreure a la fusió de documents. El sistema proposa un prefix en funció de la informació introduïda, però el podreu modificar. Aquest prefix us permetrà incloure la informació dels interessats a les plantilles (vegeu apartat Identificació de les variables genèriques dels interessats (plantilles) d’aquest manual).

o Rol acreditació (apunt carpeta).- Llista desplegable amb els valors (Persona física, Persona jurídica, Persona vinculada i Professional). Resta deshabilitada si la sol·licitud té assignat un número de cas que es correspon amb el codi de sol·licitud de la carpeta del ciutadà.

o Vol rebre avisos.- Casella de verificació que indica si l’interessat vol rebre avisos o no. Si s’activa, es mostra una llista desplegable per a seleccionar la preferència d’avís amb tots els canals definits per a rebre els avisos del sistema:

Missatge SMS.


mailto:[email protected]


Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 98 / 216

Correu electrònic.

Correu electrònic/Missatge SMS.

Persones jurídiques / Ens públic:

o Raó social

o Té representant?.- Casella de verificació només disponible per a les persones jurídiques i Ens públic. Si s’activa aquesta casella, al final de la pantalla es mostra una nova secció per a introduir les dades del representant.

o Adreça electrònica.- En cas de persona jurídica amb representant, aquesta dada no es mostra en el bloc de dades bàsiques sinó en el bloc representant.

o Telèfons: mòbil i fix. En cas de persona jurídica amb representant, aquesta dada no es mostra en el bloc de dades bàsiques sinó en el bloc representant.

o Prefix camp de fusió (Mergefield).- Només aplica pels interessats diferents del Sol·licitant i el Presentador. Aquest prefix s’afegirà a les variables a extreure a la fusió de documents. El sistema proposa un prefix en funció de la informació introduïda, però el podreu modificar. Aquest prefix us permetrà incloure la informació dels interessats a les plantilles (vegeu apartat Identificació de les variables genèriques dels interessats (plantilles) d’aquest manual).

En cas de persona jurídica aquesta dada no es mostra en el bloc de dades bàsiques sinó en el bloc representant (s’assumeix que tota persona jurídica ha de tenir un representant).

En cas d’Ens públic amb representant, aquesta dada no es mostra en el bloc de dades bàsiques sinó en el bloc representant.

Adreça

Cal tenir en compte que els valors de les llistes desplegables són els establerts pel Framework GSIT

Per a tot tipus de persona es mostra la següent informació de l’adreça postal:

o País.- Llista desplegable amb la relació de països.

o Província.- Només visible quan se selecciona estat espanyol. Llista desplegable amb la relació de províncies.

o Municipi.- Si s’ha seleccionat estat espanyol, es mostra la llista desplegable amb la relació de municipis de la província seleccionada. En cas contrari, es mostra un quadre de text per tal de poder informar manualment aquesta dada.

o Codi postal.- Si es tracta d’un municipi de l’estat espanyol, el sistema valida que sigui un codi numèric de 5 posicions.

o Tipus via.- Llista desplegable amb els diferents tipus de via definits.

o Nom via.

o Número.

o Bloc.

o Escala.

o Pis.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 99 / 216

o Porta.

Comentaris.- Quadre de text per a informar allò que es cregui convenient. No té cap visibilitat a la carpeta del ciutadà.

Representant

Tipus d’identificador.

Identificador.

País del document.

Nom.

Nacionalitat.

Primer cognom.

Gènere.

Segon cognom.

Data de naixement.

Adreça electrònica. Per defecte es mostra l’adreça [email protected]

Telèfons.

Prefereix notificació per correu postal.

Prefix camp de fusió (Mergefield).

Rol acreditació apunt carpeta.

Vol rebre avisos. Casella de verificació que indica si l’interessat vol rebre avisos o no. Si s’activa, es mostra una llista desplegable per a seleccionar la preferència d’avís amb tots els canals definits per a rebre els avisos del sistema:

o Missatge SMS.

o Correu electrònic.

o Correu electrònic/Missatge SMS.

Adreça postal (els valors de les llistes desplegables són els establerts pel FW GSIT):

o País. Llista desplegable amb la relació de països.

o Província.- Només visible quan se selecciona estat espanyol. Llista desplegable amb la relació de províncies.

o Municipi.- Si s’ha seleccionat estat espanyol, es mostra la llista desplegable amb la relació de municipis de la província seleccionada. En cas contrari, es mostra un quadre de text per tal de poder informar manualment aquesta dada.

o Codi Postal.- Si es tracta d’un municipi de l’estat espanyol, el sistema valida que sigui un codi numèric de 5 posicions.

o Tipus via.- Llista desplegable amb els diferents tipus de via definits.

o Nom via.

o Número.

o Bloc.




Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 100 / 216

o Escala.

o Pis.

o Porta.

o Adreça electrònica.

o Telèfons: mòbil i fix.

o Prefix camps de fusió (Mergefiled).

Si esteu d’acord amb les dades introduïdes, podeu afegir aquest interessat a l’expedient tot fent un clic sobre el botó Desar, en cas contrari, podeu fer les modificacions que considereu oportunes.


Els nous interessats afegits tindran el valor “Gestió” com a valor del camp Origen.

3.5.3.20.3.1 Identificació de les variables genèriques dels interessats (plantilles)

Variable genèrica de l’interessat Camp de fusió (Mergefield)Tipus de document identificació «[Prefix]_TIP_DOC»Identificador «[Prefix]_IDENTIFICADOR»Nom «[Prefix]_NOM»Primer cognom «[Prefix]_COGNOM_1»Segon cognom «[Prefix]_COGNOM_2»Raó social «[Prefix]_RAO_SOCIAL»

Tipus de document identificació representant «[Prefix]_REP_TIP_DOC»Identificador representant «[Prefix]_REP_IDENTIFICADOR»Nom representant «[Prefix]_REP_NOM»Primer cognom representant «[Prefix]_REP_COGNOM_1»Segon cognom representant «[Prefix]_REP_COGNOM_2»

Gènere «[Prefix]_GENERE»Data de naixement «[Prefix]_DATA_NAIX»Tipus de via «[Prefix]_TIPUS_VIA»Nom de la via «[Prefix]_NOM_VIA»Número «[Prefix]_NUM_VIA»Bloc «[Prefix]_BLOC»Escala «[Prefix]_ESCALA»Pis «[Prefix]_PIS»Porta «[Prefix]_PORTA»Codi Postal «[Prefix]_CP»



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 101 / 216

Variable genèrica de l’interessat Camp de fusió (Mergefield)Província «[Prefix]_PROVINCIA»Comarca «[Prefix]_COMARCA»Municipi «[Prefix]_MUNICIPI»Correu electrònic «[Prefix]_EMAIL»Telèfon «[Prefix]_TELF»Telèfon mòbil «[Prefix]_TELF2»

3.5.3.21 Observacions de l’expedient


Aquesta funcionalitat us permetrà afegir qualsevol comentari a un expedient determinat.

Des de la mateixa funcionalitat també podreu realitzar la consulta les observacions que s’han realitzat a l’expedient i, també, donar-les de baixa.

S’accedirà a aquesta funcionalitat des de la pantalla de consulta de l’expedient.


Per a accedir a la pantalla que us permetrà veure i gestionar les observacions cal que feu un clic en la pestanya d’observacions de la pantalla de consulta d’expedient.

Es mostrarà una línia per a cada una de les observacions que s’hagin afegit a l’expedient.

- Per afegir una nova observació cal que feu un clic sobre el botó d’afegir observació.

Cal que informeu la descripció de l’observació i feu clic sobre el botó de desar.

- Si voleu donar de baixa una observació, només cal que feu un clic sobre la imatge de la paperera de reciclatge que figura en la darrera columna de la fila de l’observació.

Abans de fer-se efectiva la baixa de l’observació, el sistema us demanarà la confirmació.

3.5.3.22 Historial de tramitació


El sistema confecciona un diari amb totes les activitats de gestió que es realitzen sobre cada un dels expedients.

Aquesta funcionalitat us permetrà consultar l’historial de tramitació d’un determinat expedient.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 102 / 216

A partir de la v10, vosaltres podreu personalitzar les accions que voleu visualitzar en aquesta pantalla. Aquesta personalització afecta a tots els expedients que gestioneu/consulteu del tràmit/modalitat de l’expedient sobre el qual heu fet la personalització. Es tracta d’una personalització per usuari i per tràmit/modalitat, de forma que pot succeir que dos usuaris, que estiguin consultant el mateix expedient, estiguin visualitzant accions diferents realitzades sobre el mateix expedient.




Per a accedir a la pantalla que us permetrà veure l’historial de la tramitació que s’ha realitzat sobre un expedient, cal que feu un clic en la pestanya d’historial de tramitació de la pantalla de consulta d’expedient.

El sistema mostra una fila per a les activitats que s’hagin realitzat sobre l’expedient amb la següent informació:

- Data .- Data de l’acció, amb format dd/mm/aaaa hh:mm

- Tipus d’acció .- Text que descriu l’acció. És el mateix que el que es mostra a la llista desplegable “Tipus acció” de la Cerca d’accions. Veureu que algunes de les accions es mostren en color vermell per a indicar que si feu clic sobre el tipus d’acció, el sistema us mostrarà el detall de l’acció. Aquestes accions, amb enllaç a la finestra emergent de detall de l’acció, són:

Canvi d'estat de pagament efectuat (Conciliació de pagament). Canvi d'estat d'expedient efectuat. Documentació presentada pel ciutadà. Notificació efectuada. Notificació electrònica: canvi d’estat. Notificació postal: canvi d’estat. Requeriment de documentació efectuat. Requeriment de pagament efectuat. Resolució/resposta efectuada.

- Descripció .- Detall de l’acció, El contingut del qual està en funció de l’acció realitzada.

- Document .- Icona de descàrrega per a poder-vos descarregar el(s) document(s) associat(s) a l’acció. Només es mostra la icona en les accions relacionades amb algun document.

Acció Document per descarregar Existència del document

Canvi d'estat d'expedient efectuat

Enllaç al document associat a l’acció de canvi d’estat sempre que aquest s’hagi donat d’alta

Opcional

Documentació presentada pel ciutadà

Enllaç a la descàrrega del document aportat

Obligatori

Documents afegits manualment

Enllaç a la descàrrega del document incorporat a la carpeta de l’expedient.

Obligatori

Notificació efectuada Enllaç al document de tipus resolució Obligatori



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 103 / 216

Acció Document per descarregar Existència del document

de la notificacióNotificació electrònica: canvi d’estat

Enllaç a la descàrrega de l’evidència de notificació en el cas que aquesta existeixi

Opcional

Notificació postal: canvi d’estat

Enllaç a la descàrrega del document d’evidència de notificació

Opcional

Resolució/resposta efectuada

Enllaç al document de resolució Opcional

- Usuari .- Nom i cognoms de l’usuari que ha realitzat l’acció.

Cal especificar que el sistema només mostrarà les operacions que s’han realitzat correctament. Només si activeu la casella de verificació “Mostrar operacions amb error”, el sistema us mostrarà la columna Resultat, i les operacions que han donat error que abans d’activar aquesta casella no es mostraven.

A partir de la v10, la pantalla de l’historial de tramitació mostra botons a la part inferior dreta de la pantalla: “Exportar documents” i “Exportar historial”.

3.5.3.22.3.1 Vista genèrica

Si esteu accedint a l’historial de tramitació d’un expedient d’un tràmit/modalitat pel qual no teniu cap personalització, el sistema us mostrarà la vista genèrica que inclou les operacions:

Apunt carpeta EACAT (integració de canals). Apunt carpeta GSIT (integració de canals). Canvi d'estat d'expedient efectuat. Canvi d'estat de pagament efectuat (Conciliació de pagament). Canvi d'àmbit. Documentació presentada pel ciutadà. Documents afegits manualment. Etiqueta assignada. Etiqueta eliminada. Expedient creat pel TEI (OGE). Expedient creat pel TEI (OGE) – Actualització. Expedient creat per Tràmits GENCAT, Canal Empresa, EACAT, Tramitació Atesa o

Càrrega Massiva. Expedient creat per alta manual d'ofici o paper. Notificació efectuada. Notificació electrònica: canvi d’estat. Notificació postal: canvi d’estat. Requeriment de documentació efectuat. Requeriment de pagament efectuat. Resolució/resposta efectuada.

3.5.3.22.3.2 Personalització de l’historial de tramitació

Per tant, s’exclouen de la vista genèrica les següents accions:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 104 / 216

Canvi d'estat de documentació efectuat. Còpia autèntica creada. Còpia autèntica descarregada. Dades específiques informades. Document. Propietats modificades. Documents eliminats. Expedient prioritari: Desmarcat. Expedient prioritari: Marcat. Interessats: Alta. Interessats: Baixa. Interessats: Modificació. Modificació d'expedient creat per alta manual. Modificar requeriment de documentació. Observacions eliminades. Observacions informades. Relació d'expedients creada. Relació d'expedients eliminada. Títol de l'expedient modificat.

Si voleu consultar alguna d’aquestes accions, haureu de personalitzar l’historial de tramitació escollint del desplegable, que es mostra a la part superior esquerra de la pantalla, l’opció “Vista personalitzada”. A continuació heu de fer clic a la icona del llapis, per tal que se us mostri la finestra emergent “Edició de la vista personalitzada”. En aquesta finestra emergent, les operacions es mostren en dues taules una, la de la dreta de la pantalla amb les accions seleccionades (si encara no heu fet cap personalització per a aquest tràmit/modalitat, són les accions genèriques) i l’altre, la de l‘esquerra, amb les accions que encara no ho estan (si encara no heu fet cap personalització per a aquest tràmit/modalitat, són les accions no genèriques).

Podeu passar les accions d’una a l’altra segons necessiteu amb les icones o si

necessiteu seleccionar una, varies o totes les accions o amb les icones o si necessiteu desseleccionar una, varies o totes les accions.

Una vegada hàgiu fet la vostra selecció, cal que premeu el botó “Enviar” per tal de consolidar la vostra personalització. Si no voleu consolidar-la, premeu el botó “Sortir”.

El sistema us retornarà a l’historial de tramitació i us mostrarà les accions tal com les heu personalitzat.

Sempre que accediu a qualsevol expedient d’aquest tràmit/modalitat, el sistema us mostrarà la mateixa personalització de les accions.

3.5.3.22.3.3 Exportació dels documents de l’historial de tramitació.

El botó “Exportar documents” us permetrà obtenir un fitxer zip, anomenat “EXPORT_DOCUMENTS_<codi d’expedient>_<data>1.zip” amb tots els documents associats a les accions que mostra l’historial (genèriques o personalitzades, segons la visualització que hàgiu escollit).

Si un document està relacionat amb més d’una acció, només descarregarà una vegada.

1 Data en la qual s’ha realitzat l’exportació de documents, en format ddmmaaaa_hhmmss.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 105 / 216

Si esteu veient una vista de l’historial de tramitació, on cap acció està relacionada amb documents, el botó “Exportar documents” es mostra inactiu. Si la mida total dels documents, associats a les accions de la vostra vista de l’historial de tramitació, supera els 50MB, i premeu el botó “Exportar documents”, el sistema us informarà que no és possible descarregar els documents. Sempre podreu filtrar per accions de manera que la mida total no superi les 50MB.

3.5.3.22.3.4 Exportació historial de tramitació.

El botó “Exportar historial” us permetrà obtenir un fitxer Excel, anomenat “EXPORT_HISTORIAL_<codi d’expedient>_<data>1.xlsx” amb totes les accions mostrades a l’historial (genèriques o personalitzades, segons la visualització que hàgiu escollit).

Les accions es mostren, en el document Excel, ordenades descendentment per data de l’acció (és a dir, primer es mostren les accions més recents) de la mateixa manera que es mostren per pantalla.

En el fitxer Excel es mostra la següent informació per a cada acció (columnes):

Data .- Data que es mostra per pantalla. Es correspon amb la data en la qual s’ha realitzat l’acció

Tipus acció .- Tipus acció que es mostra per pantalla. Es correspon amb el tipus d’acció realitzada.

Descripció .- Descripció que es mostra per pantalla. Es correspon amb una petita descripció de l’acció realitzada.

Documents .- “Sí” o “No” per a indicar que l’acció està associada a un document o no. Equival a mostrar, o no, la icona de descàrrega per pantalla.

Usuari .- Usuari que es mostra per pantalla. Es correspon amb l’usuari que ha realitzat l’acció.

Resultat .- Resultat de l’acció. Aquesta informació es mostra en el fitxer Excel encara que vosaltres no hàgiu seleccionat la casella de verificació “Mostrar operacions amb error”, és a dir, veureu aquesta informació en el fitxer Excel encara que no la vegeu per pantalla.

En el cas, poc probable, que l’historial de l‘expedient que esteu consultant tingui més de 1500 accions i premeu el botó “Exportar historial”, el sistema us informarà que només serà possible exportar les 1500 darreres accions realitzades sobre l’expedient.

3.5.3.23 Consulta de les dades genèriques de la sol·licitud


Aquesta funcionalitat us permetrà consultar les dades genèriques de la sol·licitud, enviada des de:

Tràmits Gencat,

Des del canal d’empresa o de d’EACAT, o

Procedents d’altres sistemes com des del TEI-OGE, a través de PICA.IBT

1 Data en la qual s’ha realitzat l’exportació de l’historial, en format ddmmaaaa_hhmmss.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 106 / 216

que ha generat l’obertura de l’expedient.

En cas d’una alta manual permetrà consultar i modificar les dades comunes de la sol·licitud generada de forma manual al TG.

L’accés a aquesta consulta es realitza des de la pantalla de consulta de l’expedient.

Les dades que se us mostraran fan referència als intervinents de la sol·licitud, tipus de tràmit, tipus d’autenticació, organisme destinació de la sol·licitud, etc...




Per a accedir a la pantalla que us permetrà consultar la informació bàsica de la sol·licitud, cal que feu un clic en la pestanya del detall de la sol·licitud de la pantalla de consulta d’expedient.

En aquesta pantalla podreu consultar:

- Les dades del tipus de tràmit

- Si s’ha autoritzat la notificació electrònica.- En aquest sentit, cal destacar que NO es mostra aquesta informació:

Si el formulari no utilitza el panell estàndard de notificacions.

Si s’utilitza el formulari genèric per la sol·licitud i es marca l’opció “Notificació col·lectiva”.

Les dades personals i de contacte del sol·licitant/intervinent

- Les dades personals i de contacte del representant, si n’hi ha

- Les dades personals i de contacte del presentador

- Les dades d’autenticació de la persona que ha realitzat la presentació

- Les dades de la signatura electrònica de la sol·licitud

- Les dades de registre de l’oficina destinatària de la sol·licitud

- Les dades del pagament associat a la sol·licitud

En el cas d’un expedient manual es permetrà la consulta i modificació de les dades introduïdes prèviament, quan s’ha generat l’expedient en el TG. Es podran modificar totes les dades, les mateixes que es poden informar en el procés de l’alta manual, a excepció del tipus d’identificador i l’identificador tant del sol·licitant/intervinent com de la persona de contacte si s’ha fet l’acció d’Apunt a la carpeta ciutadana. Un cop modificades les dades es premerà el botó Desar canvis, aquests es guardaran a l’expedient.

o En el cas dels expedients TEI, es mostrarà els apartats de tràmit, sol·licitant i representant i presentador i representant sempre i quan aquests hagin arribat informats en la tramesa. Donat que a través d’IBT no s’envia informació relacionada amb requeriments de documentació o pagament, notificacions, o altra informació relacionada amb accions de comunicacions realitzades amb anterioritat sobre l’expedient electrònic, en el detall de la sol·licitud No apareix informació de si vol rebre avisos o si és signatari.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 107 / 216

3.5.3.24 Dades específiques


Aquesta funcionalitat permet incorporar a l’expedient informació que és específica del tràmit/modalitat al qual pertany l’expedient.

Aquestes dades específiques han estat definides per l’Administrador en configurar el tràmit.

Les dades específiques es recullen de la sol·licitud que es rep, si s’han informat al formulari, i es poden modificar manualment des d’aquesta pantalla.

Poden servir com a filtre a la cerca d’expedients.




Per a accedir a la pantalla que us permetrà consultar les dades específiques de l’expedient, cal que feu un clic en la pestanya de Dades específiques de la pantalla de detall d’expedient.

Es mostren les dades específiques agrupades per seccions segons l’ordre definit per l’Administrador del Tràmit. D’aquesta manera, primer es mostra la secció definida en primer lloc i totes les dades específiques associades a aquesta primera secció segons l’ordre (ascendent) definit per a cada dada específica. Després es mostra la secció definida en segon lloc i totes les dades específiques associades a aquesta segona secció segons l'ordre (ascendent) definit per a cada dada específica. Aplica el mateix criteri per a les n seccions restants. En últim lloc, es mostren les dades específiques que no tenen cap secció assignada, segons l’ordre (ascendent) definit per a cada dada específica.

Aquestes dades són modificables pel Gestor i poden ser dels tipus:

- Text .- El Sistema no farà cap validació de la informació introduïda. Poden tenir una longitud màxima que haurà definit l’Administrador.

- Data .- Per a introduir la data s’ha de fer servir el calendari que apareix al costat.

- Termini .- A més d’introduir la data de termini, apareixen 2 camps de tipus text que representen els dies d’antelació 1r avís i 2n avís abans del compliment de la data de termini.

S’ha d’introduir valors enters d’una longitud màxima de 3 dígits.

Els dies d’antelació del 1r i 2n avís poden venir informats, si l’Administrador així ho ha configurat. Tanmateix, poden ser modificades pel Gestor.

Poden generar avisos, que s’envien per correu electrònic, quan faltin el nombre de dies establert en el camp dies antelació 1r avís i 2n avís per exhaurir la data termini. A la configuració del tràmit, l’Administrador estableix si s’han de rebre avisos quan el termini estigui proper a vèncer i si aquests avisos l’han de rebre els gestors o una bústia concreta.

Generen una icona, de diferents colors segons la seva proximitat a vèncer, que indica el nom del termini i la data de venciment. Aquesta icona està visible al peu de la pantalla, compartit per totes les pantalles de detall de



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 108 / 216

l’expedient, per tal de servir com a referència visual que ajudi a la gestió respecte dels terminis que pugui tenir l’expedient. Apareixeran tantes icones, ordenades per prioritats, com terminis tingui associat l’expedient.

- Numèric .- El sistema valida que el format del número introduït sigui el correcte. Si no és així, es mostra l’error: Format del camp nom de la dada específica incorrecte. El número a introduir només ha de tenir els caràcters numèrics del 0 al 9 i, si escau, una coma com a separador de decimals (màx.: nombre de decimals definit per l'administrador del tràmit en configurar aquesta dada específica).

- Llista .- Es mostra una llista desplegable amb els valors, i l’ordre, definits per l’administrador del tràmit. S’haurà d’escollir un valor de la llista o es podrà deixar sense seleccionar.

- Llista Multiselecció .- Disponible a partir de la v9.0 del TG, aquests tipus de dades específiques es mostren amb un component picklist idèntic al que es fa servir per assignar o desassignar etiquetes a un expedient de forma massiva. Es mostren dues llistes, la llista de l’esquerra conté els valors de la llista seleccionables i la llista de la dreta mostra els valors de la llista seleccionats. Es pot interactuar amb els botons >>, >, <, << per assignar tots els valors, assignar el valor seleccionat, desassignar el valor seleccionat i desassignar tots els valors, respectivament.

En prémer el botó Desar, el Sistema us demanarà que confirmeu l’acció amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Dades específiques informades.

3.5.3.25 Cerca d’accions


Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar una selecció de les accions que s’han realitzat sobre els expedients i que compleixen els valors que haureu indicat en els paràmetres del filtre de la cerca.

El resultat de la cerca el podreu exportar en un fitxer en format Excel.

Els paràmetres que han de servir de filtre estan agrupats en dos conceptes diferents:

- Paràmetres relatius a l’expedient (tipus de tràmit, estat, etc..)

- Paràmetres relatius a les accions realitzades (tipus d’acció, estat, usuari, etc...).

Aquesta pantalla també inclou la capçalera genèrica.





Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 109 / 216


Si premeu la pestanya de cerca d’accions des de qualsevol pantalla de l’aplicació, accedireu a la pantalla que us permetrà informar els paràmetres de filtre, relatius a dades de l’expedient o accions, que han de complir totes les accions seleccionades:

La relació de paràmetres que podeu informar són:

- Tràmit: modalitat de la sol·licitud

- Codi del tràmit

- Codi expedient

- Estat: estat de l’expedient

- Tipus d’acció: Les accions són els esdeveniments que li succeeixen als expedients, ja sigui per part del ciutadà, d’un usuari intern, o d’algun procés automàtic del Tramitador. Podeu fer una cerca segons el tipus d’acció efectuat a l’expedient. La tipologia d’acció per la qual podeu fer la cerca és:

Apunt carpeta EACAT (integració de canals).- Cercarà tots els expedients, creats de forma manual, als quals s’hagi realitzat un apunt a la carpeta d’EACAT i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions. El sistema us permetrà informar un interval de data de petició, per tal d’acotar la vostra cerca.

Apunt carpeta GSIT (integració de canals).- Cercarà tots els expedients, creats de forma manual, als quals s’hagi realitzat un apunt a la carpeta del ciutadà/empresa, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions. El sistema us permetrà informar un interval de data de petició, per tal d’acotar la vostra cerca.

Canvi d'estat d'expedient efectuat.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi canviat l’estat (visible a la carpeta del ciutadà): En execució de la resolució, En tramitació, Finalitzat i Pendent de requeriment, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions. Aquesta acció no aplica als expedients d’alta manual que no hagin completat l’acció de l’Apunt carpeta ciutadà. El sistema us permetrà informar un interval de data de canvi d’estat i seleccionar un estat del canvi, per tal d’acotar la vostra cerca.

Canvi d'estat de documentació efectuat.- Cercarà tots els expedients que tinguin algun requeriment de documentació i aquests requeriments hagin canviat d’estat: acceptat, cancel·lat, pendent d’enviar, presentat i acceptat per altre canal , rebutjat i termini exhaurit i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions).

Canvi d'estat de notificació.- Cercarà tots els expedients que tinguin alguna notificació enviada per correu postal, que hagi canviat d’estat: Pendent recepció targeta, Notificat, No notificat.

Canvi d'estat de pagament efectuat (Conciliació de pagament).- Els canvis d'estat poden haver estat provocats de forma manual per l'usuari (s'informa manualment el canvi d'estat, per ex. a cancel·lat o pagat) o automàticament pel sistema TG (de pendent de pagar a termini exhaurit, si es compleix el termini de validesa i no s’ha realitzat el pagament, o pagat, si es realitza el pagament via conciliació bancària), i



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 110 / 216

que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions. Aquesta acció no aplica pels expedients amb canal d’entrada EACAT i pels expedients d’alta manual que no hagin completat l’acció de l’Apunt carpeta ciutadà.

Canvi d’àmbit.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi ha modificat l’àmbit que ja tenia assignat, o als quals se’ls hi haguí assignat un àmbit per primera vegada, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de la cerca d’accions.

Còpia autèntica creada.- Cercarà tots els expedients que tinguin documents als quals se’ls hi hagi realitzat una còpia autèntica (còpia que té el mateix valor d’evidència que el document a partir del qual ha estat produïda), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Còpia autèntica descarregada.- Cercarà tots els expedients on el sistema TG hagi realitzat una consulta del Codi Segur de Verificació (CSV) d'un document còpia autèntica, per tal de descarregar-la i emmagatzemar-la en un expedient. Aquesta acció interna pròpia del sistema, on l'usuari tramitador no hi intervé.

Dades específiques informades.- Cercarà tots els expedients amb dades específiques actualitzades, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Document. Propietats modificades.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi realitzat alguna modificació de les metadades d’un document, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Documentació presentada pel ciutadà.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi realitzat algun requeriment de documentació al ciutadà i que aquest l’hagi respòs (i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions).

Documents afegits manualment.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi afegit algun document, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Documents eliminats.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi eliminat algun document associat, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Etiqueta assignada.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi afegit alguna etiqueta, per tal d’etiquetar l’expedient, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Etiqueta eliminada.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi eliminat alguna etiqueta associada, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Expedient creat pel TEI (OGE).- Cercarà tots els expedients iniciats per interoperabilitat des del sistema TEI (OGE), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions. Aquesta acció no aplica pels expedients d’alta manual.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 111 / 216

Expedient creat pel TEI (OGE) - Actualització.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi realitzat una actualització externa al TG, produïda per una modificació de l'expedient en el sistema origen TEI (OGE).

Expedient creat per Tràmits GENCAT, Canal Empresa, EACAT, Tramitació Atesa o Càrrega massiva.- Cercarà tots els expedients iniciats pel ciutadà/empresa/ens local via electrònica (TRÀMITS GENCAT, Canal Empresa, Tramitació Atesa, EACAT o càrrega massiva) , i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Expedient creat per alta manual d'ofici o paper.- Cercarà tots els expedients que s’hagin creat de forma manual (sense rebre cap sol·licitud de forma telemàtica, bé per què la sol·licitud s’ha rebut en paper, bé per què s’ha iniciat un tràmit intern o d’ofici), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Expedient prioritari: Desmarcat.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi tret la marca de prioritat de l’expedient, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Expedient prioritari: Marcat.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi assignat la marca de prioritat de l’expedient, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Interessats Alta.- Cercarà tots els expedients als quals s’hagi donat d’alta un interessat), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Interessats Baixa.- Cercarà tots els expedients als quals s’hagi donat de baixa un interessat), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Interessats Modificació.- Cercarà tots els expedients als quals s’hagi modificat un interessat), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Modificació d'expedient creat per alta manual.- Cercarà tots els expedients donats d’alta de forma manual als quals se’ls hi hagi modificat alguna dada de la sol·licitud, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Modificar requeriment de documentació.- Cercarà tots els expedients que tinguin requeriments de documentació als quals se’ls hi hagi modificat alguna metadada.

Notificació amb acció efectuada pel ciutadà.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi realitzat alguna notificació electrònica, i s'hagi rebut en el TG un canvi d'estat d'aquesta aquesta notificació. Els estats possibles, i que generen una acció d'aquest tipus són: Dipositada, Visualitzada, Acceptada, Rebutjada, Rebutjada sense accés, Rebutjada sense acció (i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions).



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 112 / 216

Notificació efectuada.- Cercarà tots els expedients que tinguin alguna notificació, enviada a algun dels intervinents de l’expedient o d’altres interessats, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions. Aquesta acció no aplica pels expedients del canal EACAT. Per tal de poder acotar la cerca d’aquesta acció, el sistema us permetrà informar altres filtres: Referència, Data de la petició, Estat de la notificació, Data canvi d’estat notificació, Data dipòsit, Data notificació, Adreça electrònica, Tipus d’identificador, Identificador, Nom usuari i Cognom usuari.

Observacions eliminades.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi eliminat comentari (observació), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Observacions informades.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi afegit algun comentari (observacions), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Relació d'expedients creada.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi creat un vincle amb altres expedients del sistema, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Relació d'expedients eliminada.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi eliminat algun vincle, entre altres expedients introduïts al sistema, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Requeriment de documentació efectuat.- Cercarà tots els expedients que tinguin algun requeriment de documentació (visibles a la carpeta del ciutadà), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions. El sistema us permetrà seleccionar l’estat del requeriment i informar un interval de dates (data petició, data límit d’entrega i data presentació doc.) per tal d’acotar la vostra cerca.

Requeriment de pagament efectuat.- Cercarà tots els expedients que tinguin algun requeriment de pagament (visibles a la carpeta del ciutadà), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions. Aquesta acció no aplica pels expedients del canal EACAT. El sistema us permetrà informar la referència de pagament i l’estat del requeriment i informar un interval de dates (data petició i data límit d’entrega) per tal d’acotar la vostra cerca.

Resolució/resposta efectuada.- Cercarà tots els expedients que tinguin alguna resolució informada (visible a la carpeta del ciutadà), i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

Títol de l'expedient modificat.- Cercarà tots els expedients als quals se’ls hi hagi modificat el títol de l’expedient, i que compleixin la resta dels criteris de cerca que hàgiu introduït a la pantalla de cerca d’accions.

- Usuari que ha realitzat l’acció

- Resultat enviament, pot indicar tres resultats: si l’acció s’ha processat correctament amb avisos, si ha fallat o si s’ha enviat sense incidència.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 113 / 216

- Codi EACAT.-Selecciona els expedients associats a un codi EACAT.

- Àmbit: Llista desplegable, que s’activa en el moment que s’informa la dupla tràmit/modalitat a la pantalla de cerca sempre que aquest tràmit/modalitat es gestioni per àmbit, i que mostra:

Si el tràmit/modalitat permet als usuaris la consulta de tots els valors de l’àmbit (vegeu Configuració del tràmit). Tots els valors possibles d’àmbits associats al tràmit/modalitat seleccionat com a paràmetre de cerca, En aquest cas és possible que vegeu altres àmbits als quals no pertanyeu; si feu una cerca per qualsevol d’aquests àmbits (que no teniu assignat), només podreu consultar els expedients resultats de la cerca.

Si el tràmit no té permès als usuaris la consulta de tots els valors de l’àmbit (vegeu Configuració del tràmit). El conjunt de valors d’àmbits, associats al tràmit modalitat seleccionat com a paràmetre de cerca, al qual pertanyeu.

Una vegada informat els paràmetres del filtre, cal que feu un clic en el botó Cercar per iniciar el procés.

Depenent de l’àmbit de l’expedient, de la Configuració del tràmit i dels valors d’àmbits als quals pertanyeu, veureu els expedients en manera Consulta i/o en manera Gestió. Us mostren una taula amb els casos possibles i la manera amb la qual podreu accedir a l’expedient.

Pot ser que la cerca no us generi cap resultat, si esteu cercant per tràmit/modalitat que no permeti als usuaris la consulta de tots els valors de l’àmbit i només hi hagi expedients amb àmbits als quals vosaltres no teniu accés (casos 4 i 7). També pot succeir que tenint un expedient en manera Gestió (casos 3 i 5) que pertanyi a un tràmit/modalitat que no permeti als usuaris la consulta d’altres àmbits, li hàgiu canviat l’àmbit per un valor d’àmbit al qual no pertanyeu. El sistema us deixa fer la modificació, però, a continuació, aquest expedient deixarà de ser visible per vosaltres (cas 4).

Si les accions a mostrar superen el màxim definit per a una pàgina, automàticament es mostrarà una funcionalitat de paginació al final del formulari on se us indicarà el nombre de pàgines que conté el resultat de la cerca i us permetrà accedir a qualsevol de les pàgines tot fent un clic sobre el número de la pàgina.

El resultat es pot ordenar de major a menor o a l’inrevés segons els valors continguts en algunes columnes. Per a fer-ho, només cal que feu un clic sobre el nom de la columna. El primer clic realitza l’ordenació de major a menor. El segon clic realitza l’ordenació a l’inrevés.

En aquest cas podeu ordenar per qualsevol columna excepte les columnes:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 114 / 216

- Estat

- Usuari requeridor

- Títol

Per a exportar el resultat de la cerca a un fitxer en format excel, cal que feu un clic sobre el botó

d’exportar a excel.

3.5.3.26 Cerca de pagaments (Conciliació dels pagaments de taxes)


El procés de conciliació bancària és un procés que incorpora en el TG, de forma automàtica, la informació dels pagaments efectuats, pels diferents subjectes passius, a les entitats bancàries.

El procediment de conciliació requereix la tramesa periòdica d’un o de diversos fitxers amb tots els pagaments realitzats a l’entitat bancària durant un període determinat. Aquest fitxer (o fitxers) inclouen la informació dels pagaments de totes les emissores definides en el Tramitador. La tramesa dels fitxers es realitza per fora del Tramitador.

El Tramitador incorpora una funcionalitat per accedir a la informació dels pagaments rebuts. La informació es pot consultar a dos nivells diferents:

Trameses.- Permet consultar la informació de les trameses rebudes i processades. Cada tramesa correspon a un fitxer rebut. Generalment, cada fitxer correspon a una entitat emissora.

Pagaments.- Permet consultar cada pagament rebut.

Aquesta pantalla també inclou la capçalera, comú a tota l’aplicació.



Cada usuari identificat podrà accedir als pagaments dels tràmits sobre els que tingui permisos de gestió.


Si premeu la pestanya de cerca de pagaments des de qualsevol pantalla de l’aplicació, accedireu a la pantalla que us permetrà cercar informació de trameses o de pagaments.

3.5.3.26.3.1 Trameses

Aquest formulari us permetrà consultar la informació agrupada de les diferents emissores que inclou un fitxer enviat per una entitat bancària, associades als tràmits que esteu autoritzats a gestionar.

La relació de paràmetres que podeu informar, per fer la cerca, són:

- Tràmit.- És una llista desplegable amb la relació de tràmits que esteu autoritzats a gestionar /consultar.

- Emissora i sufix.- És una llista desplegable de les Entitats Emissores de Pagaments associades als tràmits (Veure l’apartat Configuració de tràmits, secció



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 115 / 216

Dades de pagament, de la pestanya Administració) que esteu autoritzats a gestionar.

- Entitat financera.- Entitat bancària que lliura el fitxer de tramesa.

- Data lliurament.- Selecciona aquelles trameses que s’han lliurat durant l’interval de temps indicat.

En prémer el botó de cerca obtindreu la relació de trameses que compleixen TOTS els valors del filtre que s’han informat i que pertanyin a les emissores associades als tràmits que esteu autoritzats a gestionar.

Les dades que es mostren són:

Emissora-Sufix.- Entitat emissora de pagament (i sufix) associada al tràmit

Entitat lliurament.- Entitat que ha lliurat aquesta informació (normalment, coincideix amb l’Entitat del fitxer de tramesa).

Import.- Totals dels pagaments d’aquesta emissora.

Total registres.- Nombre total de registres inclosos en el fitxer de tramesa (cal tenir en compte que sempre hi ha un registre de capçalera i un altre registre de totals).

Data lliurament.- Data de lliurament de la informació de l’entitat emissora.

Data càrrega.- Data de càrrega de la informació en el sistema.

Nombre d’errors.- Nombre d’errors en els pagaments. Si el Sistema es troba amb un incident o una situació anormal, el pagament s’emmagatzema amb una indicació d’error i el missatge explicatiu. Els possibles incidents són:

o No trobar un requeriment de pagament.

o Trobar un requeriment de pagament pendent de pagament però amb un import diferent.

o També es poden produir un altra sèrie de errors més tècnics, com:

L’Entitat bancària no ha enviat el fitxer.- L’entitat bancària ha d’enviar diàriament un fitxer de tramesa, encara que no s’hagin produït pagaments. En aquest cas, l’import de pagament és 0. Si un tràmit admet conciliació, es pacta amb l'emissora la freqüència d'enviament del fitxer (cada dia, només els dies laborables) i l'hora d'enviament.El sistema està preparat per detectar l'absència d'aquest fitxer en el dia i l'hora pactada. Aquesta absència provoca l'enviament d'un correu electrònic a l'Oficina Tècnica per tal d'informar-la que el fitxer de conciliació de l'emissora no s'ha rebut. D'altra banda, si no s'ha rebut el fitxer, a la cerca de trameses es constata la no existència d'aquesta tramesa.

L’Entitat bancària ha enviat el fitxer, però l’estructura d’aquest no és la correcta.

Els imports totals i/o el número de registres del registre de totals, no coincideix amb el número de registres tractats.

Si el procés de conciliació es troba un pagament, corresponent a un requeriment de pagament en estat pagat, el sistema no ho considera un error sinó que interpreta que el canvi d’estat ha estat informat manualment.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 116 / 216

Podeu descarregar-vos el fitxer físic de la tramesa si feu un clic sobre la icona de descàrrega . L’estructura del fitxer de tramesa es comenta a l’apartat ANNEX: Estructura del Quadern

57.

Si el nombre de resultats a mostrar supera el màxim definit per pàgina, s’activarà, automàticament, la funcionalitat de paginació

Podeu ordenar el resultat de la cerca d’acord amb el valor d’alguna de les columnes. Cal que passeu el cursor per les diferents columnes per a comprovar si estan incloses en els criteris d’ordenació (en passar el cursor el literal queda subratllat). El primer clic sobre una d’aquestes columnes ordena de major a menor. El segon clic ordenarà de menor a major. En aquest cas, podeu ordenar per qualsevol columna, excepte per Nombre d’errors.

Igual que a la resta de pantalles, disposareu de les opcions incloses en la capçalera.


d’exportar a excel. . En aquest cas, es genera un document, Excel, amb la següent informació:

Una capçalera localitzada en la part superior del document, amb les dades dels paràmetres que s’han utilitzat com a flitre:

o Tràmit.

o Modalitat.

o Codi emissora- sufix.

o Entitat financera

o Data lliurament

Detall de la informació de la tramesa:


o Entitat de lliurament.

o Import total.- Total dels imports dels pagaments de l’entitat emissora.

o Total registres.- Nombre de registres de l’entitat emissora.

o Data lliurament

o Data càrrega tramesa

o Nombre d’errors. Nombre d’error que ha detectat el sistema en executar el procés de conciliació.

3.5.3.26.3.2 Pagaments

Aquest formulari us permetrà consultar la informació de detall dels pagaments que inclouen un o més fitxers enviats per les entitats bancàries.

Cal diferenciar la Cerca per:

Acció “Canvi d’estat per requeriment de pagament efectuat (Conciliació de pagament)”, que cerca tots els requeriments de pagaments,

Cerca de Pagament, que cerca els requeriments rebuts de forma automàtica per a la conciliació bancària, encara que no hagin conciliat correctament.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 117 / 216

La relació de paràmetres que podeu informar són:

- Tràmit.- És una llista desplegable amb la relació de tràmits que esteu autoritzats a gestionar.

- Emissora i sufix.- Filtra la cerca per una emissora determinada que haureu d’escollir de la llista desplegable. Aquesta llista conté, les Entitats Emissores de Pagaments associades als tràmits que esteu autoritzats a gestionar.

- Referència.- És la referència de pagament del requeriment de pagament.

- Entitat financera.- Entitat bancària que lliura el fitxer de tramesa.

- Data pagament.- Selecciona aquells pagaments que s’han pagat durant l’interval de temps indicat.

- Data lliurament.- Selecciona aquells pagaments que s’han lliurat durant l’interval de temps indicat.

En prémer el botó de cerca obtindreu la relació de pagaments que compleixen TOTS els valors del filtre que s’han informat i que pertanyin als tràmits que esteu autoritzats a gestionar.


Codi d’expedient.- Només es mostra si s’ha pogut relacionar el pagament amb un requeriment de pagament. En cas contrari, significa que s’ha produït un error.

Emissora-Sufix.- Entitat emissora de pagament (i sufix) associada al pagament.

Referència.- És la referència que està associada al requeriment de pagament.

Identificació.- Identificador del requeriment de pagament. Normalment és la data límit de cobrament en format DDMMAA. Exemple: 290615 (29 de juny de 2015)

Import.- Import pagat. Ha de coincidir amb l’import del requeriment de pagament.

Error.- Si s’ha produït un error, es mostra el motiu pel qual no s’ha realitzat correctament la càrrega del pagament.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 118 / 216

Data pagament.- Data de pagament de la informació de l’entitat emissora.

Oficina.- Oficina en la qual s’ha produït el pagament.

Entitat lliurament.- Entitat que lliura la informació de pagament.

Canal de pagament.- Forma de pagament. Les opcions possibles són:

o Carta de pagament en oficina.

o Carta pagament en terminal autoservei.

o Carta pagament per Internet.

Id requeriment.-. És un referència interna.

Data lliurament.- Data de lliurament de la informació de pagament. Fent un clic en aquest camp, es mostra la informació relativa a la tramesa d’aquest fitxer

Si el nombre de resultats a mostrar supera el màxim definit per pàgina, s’activarà, automàticament, la funcionalitat de paginació

Podeu ordenar el resultat de la cerca d’acord amb el valor d’alguna de les columnes. Cal que passeu el cursor per les diferents columnes per a comprovar si estan incloses en els criteris d’ordenació (en passar el cursor el literal queda subratllat). El primer clic sobre una d’aquestes columnes ordena de major a menor. El segon clic ordenarà de menor a major. En aquest cas, podeu ordenar per qualsevol columna, excepte per Error.


d’exportar a excel. . En aquest cas, es genera un document, Excel, amb la següent informació:

Una capçalera localitzada en la part superior del document, amb les dades dels paràmetres que s’han utilitzat com a flitre:

o Tràmit.

o Modalitat.


o Referència

o Entitat financera

o Data pagament

o Data lliurament

Detall de la informació de la tramesa:

o Codi expedient.

o Emissora – sufix

o Referència.- Referència del requeriment de pagament.

o Identificació.- Identificador del requeriment de pagament. Normalment, és la data límit de cobrament, en format DDMMAA.

o Import.

o Error.- Descripció de l’error.

o Data pagament.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 119 / 216

o Oficina.

o Entitat lliurament.- Entitat finacera que lliura el fitxer de conciliació.

o Canal de pagament.- Mitjà de pagament que hi figura en el fitxer de conciliació.

o Id requeriment.- Referència interna.

o Data lliurament.

3.5.3.27 Cerca de documents


Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar una selecció dels documents que estan annexes als expedients que compleixen els valors que haureu indicat en els paràmetres del filtre de la cerca.

El resultat de la cerca el podreu exportar en un fitxer en format Excel.

Els paràmetres que han de servir de filtre es corresponen amb les diverses metadades disponibles en els documents.

Aquesta pantalla també inclou la capçalera genèrica.




Si premeu la pestanya de “Cerca de documents” des de qualsevol pantalla de l’aplicació, accedireu a la pantalla que us permetrà informar els paràmetres de filtre, relatius a les metadades, que han de complir tots els documents seleccionats:

A partir de la v7.1 es reordenen els paràmetres de filtre:

- Tràmit modalitat dels expedients

- Codi expedient .- Permet cercar els documents d’un determinat expedient. No cal introduir el codi d’expedient sencer, si informeu només una part del codi d’expedient, el sistema mostrarà els documents dels expedients que continguin la cadena de caràcters que heu introduït.

- Any expedient .- Permet cercar els documents dels expedients d’un determinat any.

- Estat .- Permet realitzar la cerca de documents en funció del seu estat: “Definitiu”, “Esborrany” o “Pendent de signatura”.

- Tipus document .- Permet cercar un tipus documental determinat.

- Nom document .- Permet cercar un document pel nom del fitxer. No cal introduir el nom complet del fitxer, si informeu només una porció del nom del fitxer, el sistema cercarà tots els documents que continguin aquesta cadena de caràcters en el nom del fitxer.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 120 / 216

Sota el títol “Paràmetres addicionals” (que per defecte es mostra plegat), s’agrupen diversos paràmetres addicionals de filtre:

- Id document.- Permet realitzar la cerca d’un document concret si informeu l’Id del document. Aquest Id es mostra a la pantalla “Consulta/Modificació de document” a la part superior dreta de la pantalla. El sistema ho assigna automàticament i no es pot modificar.

- Idioma.- Permet realitzar la cerca de documents per l’idioma definit pel mateix document: “Anglès”, “Aranès”, “Castellà”, “Català”, “Francès”.

- Origen.- Permet la cerca de documents en funció del seu origen: “Administració”, “Ciutadà”.

- Òrgan.- Permet realitzar la cerca de documents d’un determinat òrgan.

- Productor.- Permet cercar els documents associats a un Productor determinat.

- Data finalització.- Permet cercar els documents finalitzats en un determinat període.

- Data inici.- Permet cercar els documents iniciats en un determinat període.

- Data reg. entrada.- Permet realitzar la cerca de documents registrats (entrada) en un determinat període.

- Registre entrada.- Permet cercar els documents associats a un registre d’entrada concret.

- Data reg. sortida.- Permet realitzar la cerca de documents registrats (sortida) en un determinat període.

- Registre sortida.- Permet cerca els documents associats a un registre de sortida concret.

- Data digitalització.- Permet realitzar la cerca de documents digitalitzats en un determinat període.

- Digitalitzat.- Permet cercar els documents en funció de si s’ha marcat la casella de verificació “Digitalitzat”.

- Usuari.- Permet cercar els documents digitalitzats per un determinat usuari.

- Operador.- Permet cercar els documents digitalitzats per un determinat operador.

- Observacions.- Permet cercar els documents en funció del contingut de les observacions. Si informeu només una porció de text, el sistema cercarà tots els documents que continguin aquesta cadena de caràcters en les observacions del document.

- Signatura.- Permet realitzar la cerca de documents en funció de si s’ha marcat la casella de verificació “Té Signatura?”.

Una vegada informats els paràmetres del filtre, cal que feu un clic en el botó “Cercar” per iniciar el procés. Llavors el sistema mostrarà la relació de documents que compleixin amb tots els criteris de cerca informats (criteri AND, criteri restrictiu).

Cada document es mostra com una fila d’informació, amb la següent estructura:

Id document (Nomenclatura) Nom document Tipus document Òrgan del document Data inici



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 121 / 216

Data finalització Data registre d’entrada Data registre de sortida Codi d’expedient al qual està associat el document (amb enllaç a l’expedient). A partir de la v9.0 del TG es mostra una nova columna anomenada “Aresta”

ordenable, que mostra, amb diverses marques visuals, l’estat del document respecte a la sincronització a Aresta:

o La nova icona per als documents sincronitzats a ARESTAo La lletra T per als documents de treballs (no sincronitzen a

ARESTA). o Un guió per als documents que pertanyen a un

tràmit/modalitat que no té activada la sincronització a ARESTA.

Icona per a poder descarregar el document.

Depenent de l’àmbit de l’expedient, de la Configuració del tràmit i dels valors d’àmbits als quals pertanyeu, veureu els documents dels expedients en manera Consulta i/o en manera Gestió. Us mostren una taula amb els casos possibles i la manera amb la qual podreu accedir a l’expedient, i per tant, als seus documents.

Pot ser que la cerca no us generi cap resultat, si esteu cercant per tràmit/modalitat que no permeti als usuaris la consulta de tots els valors de l’àmbit i només hi hagi documents d’expedients amb àmbits als quals vosaltres no teniu accés (casos 4 i 7). També pot succeir que tenint documents d’un expedient en manera Gestió (casos 3 i 5) que pertanyi a un tràmit/modalitat que no permeti als usuaris la consulta d’altres àmbits, li hàgiu canviat l’àmbit per un valor d’àmbit al qual no pertanyeu. El sistema us deixa fer la modificació, però, a continuació, aquest expedient deixarà de ser visible per vosaltres (cas 4).

Si els documents a mostrar superen el màxim definit per a una pàgina, automàticament es mostrarà una funcionalitat de paginació al final del formulari on se us indicarà el nombre de pàgines que conté el resultat de la cerca i us permetrà accedir a qualsevol de les pàgines tot fent un clic sobre el número de la pàgina.

El resultat es pot ordenar de major a menor o a l’inrevés segons els valors continguts en algunes columnes. Per a fer-ho, només cal que feu un clic sobre el nom de la columna. El primer clic realitza l’ordenació de major a menor. El segon clic realitza l’ordenació a l’inrevés.

En aquest cas podeu ordenar per qualsevol columna excepte les columnes:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 122 / 216

- Estat

- Usuari requeridor

- Títol


d’exportar a excel.

3.5.3.28 Requereix atenció


Aquesta funcionalitat us permetrà gestionar les incidències, reenviant-les o esborrant-les, produïdes per un error de tipus tècnic en el consum d’algun dels productes PICA.

A partir de la versió 6.0, el Tramitador Genèric davant un error tecnològic en un enviament, sempre intenta realitzar l’enviament per si mateix. A la fi d’una sèrie d’enviaments si no s’ha pogut realitzar amb èxit l’acció o si s’ha produït algun error irrecuperable:

A totes les pantalles on es mostri una llista d’expedients, al costat del codi d’expedient

es mostra una icona indicant que aquest expedient requereix atenció.

A pantalla Accions de l’expedient, a la nova columna Enviament, la icona ens indicarà l’acció que requereix atenció.

A la nova pantalla Requereix atenció es mostra una imatge intermitent

indicant el nombre d’incidències que teniu pendent de visualitzar. En el moment que s’accedeix a aquesta nova pantalla, la imatge intermitent desapareix.



Aquesta funcionalitat del sistema està accessible pels expedients als quals teniu accés en manera Gestió.


Si premeu la pestanya Requereix atenció des de qualsevol pantalla de l’aplicació, accedireu a la pantalla que us permetrà gestionar les incidències produïdes per un error de tipus tècnic en el consum d’algun dels productes PICA. Des d’aquesta pantalla podreu seleccionar una o múltiples incidències i reenviar-les o esborrar-les.

Aquesta pantalla té el mateix funcionament que qualsevol pantalla de cerca del Tramitador Genèric: s’informen determinats filtres de cerca i es mostra la relació d’incidències que acompleixen amb TOTS els paràmetres de cerca introduïts.

Es poden filtrar les incidències utilitzant els diferents paràmetres de cerca:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 123 / 216

Tràmit/Modalitat.

Codi d’expedient.

Tipus acció.- Llista desplegable amb les accions que poden generar error en el moment de consumir els diferents productes PICA:

o Notificacions electròniques.

o Canvis d’estat.

o Resolució.

o Requeriments de documentació.

o Requeriments de pagament.

o Alta sol·licitud (Integració de canals).

Nom de l’usuari que ha realitzat l’acció que ha generat error.- Per defecte el nostre nom.

Cognom de l’usuari que ha realitzat l’acció que ha generat error.- Per defecte el nostre cognom.

Data petició.- Es pot introduir un interval de dates en la qual s’ha generat l’acció que ha generat error.

En prémer el botó Cercar obtindreu la relació d’incidències que compleixen TOTS els valors del filtre que s’han informat i que pertanyin als expedients que esteu autoritzats a gestionar.


Quadre de selecció associat a l'esborrat de la fila o al reenviament massiu. Calseleccionar les files a esborrar o reenviar i prémer el botó corresponent. En el cas delreenviament, es realitza un enviament amb la mateixa informació, sense opció amodificar-la, de l'activitat objecte de l'error.

Codi d’expedient.

Acció que s’intentava realitzar quan s’ha produït l’error.

Usuari requeridor.

Data petició.

Descripció de l’error.

Recomanació.

Referència.- Identificador de l’acció. Variable segons el tipus d’acció. Respon al següent patró CA_CS_DTRA. Sent

o CA.- Codi de l’acció:

GRD_PETICIO_ACCIO_DOCUMENT.- Requeriment de documentació.

GRD_PETICIO_ACCIO_PAGAMENT.- Requeriment de pagament.

GRD_CANVI_ESTAT.- Canvi d’estat

GRD_RESULTAT.- Resolució.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 124 / 216

GRD_CANVI_ESTAT_ACCIO_DOCUMENT.- Canvi d’estat d’un requeriment de documentació o modificació del termini màxim per al lliurament.

GRD_CANVI_ESTAT_ACCIO_PAGAMENT.- Canvi d’estat d’un requeriment de pagament.

NT_ENVIAR_NOTIFICACION.- Enviament de la notificació.

NT_CONSULTAR_DETALL_NOTIFICACIO_EP.- Consultat de l’estat d’una notificació.

o CS.- Codi sol·licitud o número de cas.

o DTRA.- Data, en la qual el sistema ha deixat de fer reintents i s’anota a la pantalla Requereix atenció. Es mostra en formatdia_mes_any_hora_minut_segon_milisegon.

Data error.

Icona que, en fer clic sobre ella, mostra la pantalla des de la qual es va generar la petició, amb la mateixa informació, per a permetre realitzar el reenviament. Aquest reenviament generarà una nova activitat de notificació, canvi d'estat, resolució, etc...



Una vegada s’han mostrat les incidències per pantalla, podeu:

- Consultar un dels expedients tot fent un clic sobre el camp codi d’expedient.

- Fer clic a la icona de Modificació/enviar modificar les dades que han provocat l’error (per exemple modificar el nom del fitxer per tal que no contingui ni accents ni caràcters estranys en el seu nom) i tornar a enviar. En aquest cas, el procés comença des del principi.

- Seleccionar una o múltiples incidències i prémer el botó:

Reenviar.- L’acció es torna a enviar (sense que s’hagi produït cap modificació en les dades d’enviament) i comença el procés des del principi.

Esborrar.- L ‘incidència s’esborra. En aquest cas, l’acció passa a tenir l’estat Error i ja no es pot reintentar l’enviament ni apareix en el llistat de Requereix atenció.

3.6 Administració

3.6.1 DescripcióAquesta funcionalitat us permetrà administrar: els usuaris, els grups de tràmits i tots els paràmetres de configuració de cadascun dels tràmits.

També inclou la capçalera comú.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 125 / 216

3.6.2 Perfils d’Usuaris AutoritzatsTindran accés a aquesta funcionalitat els usuaris amb perfil: Administrador [ROLE_AT] i Gestor d’Unitat [ROLE_GU] pels tràmits/modalitats que tinguin assignats amb permís de Gestió.

3.6.3 Operativa de la FuncionalitatSi premeu la pestanya d’administració des de qualsevol pantalla de l’aplicació, accedireu a la pantalla que us permetrà gestionar els usuaris, grups d’usuaris i paràmetres de configuració dels tràmits.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 126 / 216

3.6.4 Usuaris

3.6.4.1 Descripció

Aquesta funcionalitat us permetrà gestionar els usuaris i associar els tràmits que cadascú podrà dur a terme.

3.6.4.2 Perfils d’Usuari

Tindran accés a aquesta funcionalitat els usuaris amb perfil: Administrador [ROLE_AT] i Gestor d’Unitat [ROLE_GU] pels tràmits/modalitats que tinguin assignats amb permís de Gestió.

Un usuari només pot gestionar usuaris amb perfil inferior al seu, excepte l’assignació d’àmbits. Atès que un usuari no es pot gestionar a si mateix, l’assignació d’àmbits està oberta als usuaris del mateix perfil.

Per modificar els atributs dels usuaris, excepte l’assignació de valors d’àmbit, sempre s’ha de demanar permís a un usuari d’un rol superior:

Un Gestor d’Unitat ha de demanar permís a un Administrador.

Un Administrador ha de demanar permís a l’Oficina Tècnica.

3.6.4.3 Operativa de la Funcionalitat

Des de la pestanya d’Usuaris podem consultar l’estructura d’usuaris, consultar el detall d’un usuari, crear i modificar usuaris, assignar tràmits, amb permís de gestió o consulta als usuaris seleccionats i assignar el conjunt de valors d’àmbit al qual els usuaris seleccionats han de pertànyer.

A la part esquerra de la pantalla podem veure, en forma d’arbre, els usuaris que tenen el mateix rol o un rol inferior pels tràmits de l’usuari identificat:

Per consultar el detall de les dades d’un usuari cal seleccionar l’usuari a l’arbre situat a l’esquerra de la pantalla, i es mostrarà a la part dreta, tota la informació de l’usuari en mode consulta: les seves dades, i tots els tràmits i grups de tràmits als quals pertany.

A partir de la v7.1 per a veure l’historial de permisos de l’usuari seleccionat, que es mostra a partir de la versió v6.0, cal fer clic a l’enllaç “Veure historial de permisos de l’usuari”.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 127 / 216

Aquesta pantalla mostra les traces que han modificat els permisos de l’usuari seleccionat:

Tipus acció Descripció

Usuaris: Alta d’usuari

<NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom>; <rol_aplicació><TM1>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;<TM2>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>; (...)<TMn>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;

Usuaris: Modificació d’usuari

<NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom>; [<rol_aplicació>; <email>]<TM1>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;<TM2>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>; (...)<TMn>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;

Grup de tràmits: Alta de grup <nomGrup>; <descripcióGrup>; <NIF_Responsable>; {<T1>, <T2, ..., <Tn>}

Grup de tràmits: Baixa de grup <nomGrup>

Grup de tràmits: Modificació de grup <nomGrup>; <descripcióGrup>; <NIF_Responsable>; {<T1>, <T2, ..., <Tn>}

Grup de tràmits: Assignació d’usuari <nomGrup>; <NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom>

Grup de tràmits: Eliminació d’usuari <nomGrup>; <NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom>

Grup de tràmits:Modificació d’usuari (permís gestió)

<nomGrup>; <NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom><TM1>;<permís_gestió_S_o_N><TM2>;<permís_gestió_S_o_N>(...)<TMn>;<permís_gestió_S_o_N>

Grup de tràmits:Modificació d’usuari (àmbits)

<nomGrup>; <NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom><TM1>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;<TM2>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>; (...)<TMn>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 128 / 216

Si es fa clic sobre el botó Editar, es pot realitzar les següents accions sobre l’usuari seleccionat:

Modificar l’adreça de correu electrònic.

Modificar el rol d’aplicació.

Afegir tràmits.

Modificar els tràmits que ja té assignat:

o Modificar el permís de Gestió/consulta per tràmit/modalitat.

o Modificar els valors d’àmbit d’un tràmit/modalitat (cas que el tràmit/modalitat es gestioni per àmbits).

Eliminar tràmits.

Totes aquestes accions no sempre estan disponibles, la seva disponibilitat està en funció dels permisos de l’usuari autenticat i de l’usuari editat i es recullen a la següent taula:

Per tal de facilitar la gestió de permisos per àmbits, l’Administrador del tràmit pot editar-se el seu perfil, però només pot modificar els àmbits, als quals ha de pertànyer, pels tràmits/modalitats que tingui assignats.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 129 / 216

Podrem afegir un nou usuari si premem el botó corresponent a l’acció, situat a la dreta de la

pantalla: “Afegir Usuaris”

Ens apareix una nova finestra per a poder filtrar i seleccionar algun dels usuaris del directori corporatiu. Els diferents camps que es poden informar per aplicar a la cerca són:

Nom unitat major

Nom unitat menor

Codi d’usuari

NIF

Nom

Primer Cognom

Segon Cognom

Si premem el botó Cercar al directori, ens mostrarà els resultats de la cerca, el llistat d’usuaris que compleixen els filtres informats.

Quan el TG incorpora un usuari agafa les dades (nom, cognoms, correu electrònic, unitat major, etc.) que hi hagi en aquell moment en el directori corporatiu (cas el directori corporatiu de PRE ó de PRO segons l'entorn).

D'aquestes dades que incorpora inicialment el TG, a posteriori només podeu canviar el correu electrònic, el nom de la unitat menor i el de la unitat major,. La resta d'informació no es pot modificar.

Mitjançant el camp de selecció, situat a l’esquerra de cadascun dels resultats de la cerca, podem seleccionar un dels usuaris i prémer el botó assignar tràmits.

En el cas que no es pugui seleccionar un usuari concret, en lloc de la casella de selecció, apareixerà el símbol d’atenció. Si passeu el cursor sobre ell, el sistema us informarà del motiu perquè no podeu afegir aquest usuari.

Seleccionarem el tràmit a assignar (del conjunt de tràmits que teniu assignats) i premerem el botó Afegir tràmit. Per a cada tràmit assignat a l’usuari caldrà:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 130 / 216

Assignar un rol de tràmit. Aquest sempre serà inferior al rol que vosaltres teniu per aquest tràmit.

Determinar el permís de gestió o consulta

Definir el conjunt de valors d’àmbits al qual ha de pertànyer l’usuari que volem afegir.

Per assignar el permís de gestió o consulta caldrà fer un clic sobre la icona del llapis que hi ha a la graella de Gestió / Consulta. Apareixerà una pantalla on es mostra, pel tràmit que heu afegit, les modalitats i el permís de gestió. Per defecte aquesta casella està activada, i significa que l’usuari té permís per gestionar els expedients del tràmit/modalitat. Si es desactiva, l’usuari té permís de consulta pel tràmit/modalitat.

Per assignar el conjunt de valors d’àmbit al qual ha de pertànyer l’usuari caldrà fer clic sobre la icona del llapis que hi ha a la graella d’Àmbits. Per a cada modalitat del tràmit, apareixerà un arbre amb capacitat de multi selecció amb els diferents àmbits (de nivell 1, 2 i 3) associats a la plantilla d’àmbit del tràmit/modalitat assignat a l’usuari.

Per tal de facilitar la gestió, existeix una casella, ubicada a la capçalera de l’arbre, que en cada clic seleccionarà o deseleccionarà tots els valors d’àmbit de l’arbre complet. Aquest comportament es replica per a cada per a cada node que tingui descendència, és a dir, si feu un clic sobre un node de nivell 2 que té àmbits de nivell 3 associats, automàticament queden marcats (o desmarcats) tots els seus fills.

Per defecte, no hi ha cap valor d’àmbit assignat. Si el tràmit no es gestiona per àmbits, aquesta pantalla no mostrarà cap valor d’àmbit.

Un cop assignats tots els tràmits finalitzarem l’acció amb el botó Afegir usuari per a consolidar totes les dades inserides.

Per modificar les dades d’un usuari caldrà fer un clic sobre el nom de l’usuari i prémer el botó editar.

Els camps modificables són els següents:

- Rol d’aplicació

- Correu electrònic

- Unitat major

- Unitat menor

També podreu afegir nous tràmits a l’usuari seleccionant un tràmit de la llista i prement el botó

Afegir tràmit, es mostrarà el tràmit a la taula de Tràmits de l’usuari, o eliminar alguna de les assignacions de tràmits, en aquest cas prement sobre la icona paperera del tràmit corresponent i s’eliminarà de la Taula Tràmits de l’usuari.

Per a cada tràmit/modalitat assignat a l’usuari, teniu l’opció de modificar el permís de gestió/consulta i de modificar el conjunt de valors d’àmbit assignats a l’usuari.

Un cop modificades les dades que vulgueu heu de prémer el botó desar, caldrà que confirmeu l’operació.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 131 / 216

Cal tenir present que després de qualsevol canvi en el permís de gestió/consulta o en l’assignació de valors d’àmbit a l’usuari al qual heu realitzat la modificació haurà de desconnectar-se i tornar-se a connectar per tal que els nous permisos de l’usuari es carreguin en el sistema.

NOTA: S’ha de diferenciar entre rol d’aplicació (perfil de l’usuari) que dóna accés, o no, a determinades funcionalitats de la pestanya Administració, i el rol amb el qual l’usuari pot gestionar un determinat tràmit. Encara que un usuari, pel seu rol d’aplicació, tingui accés a determinades funcionalitats, només estaran accessibles per aquells tràmits que tingui assignats amb un rol que ho permeti. Per exemple, un Administrador de tràmit té accés a configurar el tràmit, però només per aquells tràmits que pugui gestionar amb rol Administrador.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 132 / 216

3.6.5 Grups de tràmits

3.6.5.1 Descripció

Aquesta funcionalitat us permetrà gestionar i crear grups de tràmits, per tal d’agilitzar les tasques de gestió i administració en el TG.


Tindran accés a aquesta funcionalitat els usuaris amb perfil: Administrador [ROLE_AT] i Gestor d’Unitat [ROLE_GU] pels tràmits/modalitats que tinguin assignats amb permís de Gestió.


Accedint a la pestanya de Grups de Tràmits podem donar d’alta, consultar i gestionar els grups de tràmits.

Se’ns mostra una taula amb tots els grups de tràmits que hem donat d’alta o dels quals són usuaris responsables, aquests es poden ordenar clicant sobre dels camps habilitats per a l’ordenació, si passem amb el cursor sobre ells, es mostren subratllats, al costat del camp clicat ens apareixerà una fletxa que indicarà el sentit de l’ordenació.

Cada fila de grup de tràmit té tres icones a la dreta, que ens permeten:

- Veure els usuaris assignats al grup, assignar usuaris al grup i eliminar usuaris del grup . A cada usuari del grup:

o Se l’ha d’assignar el permís de gestió/consulta de cada modalitat de tots els tràmits del grup. Per defecte, sempre està assignat el permís de gestió.

o Se l’ha d’assignar els valors d’àmbits als quals ha de pertànyer l’usuari per a cada modalitat de tots els tràmits del grup. L’assignació funciona de la mateixa forma que l’assignació d’àmbits a un usuari, és a dir, en format arbre multi selecció. Per defecte, no hi ha cap valor d’àmbit assignat.

Si un usuari té un tràmit assignat, des de la pantalla Administració/Usuaris amb un conjunt de valors d’àmbits assignats, i el volem incloure dintre del grup, per defecte, apareixeran activats els valors d’àmbits seleccionats des de la pantalla Administració/Usuaris, i tots els canvis d’assignació de valors d’àmbit que realitzem des de la pantalla d’Administració/Grups de tràmits, es veuran reflectits quan tornem a accedir a la pantalla d’Administració/Usuaris.

- Editar el detall del grup de tràmits, permet modificar les propietats i assignar/des assignar tràmits al grup

Un cop modificades les dades i assignats/desassignats els tràmits al grup premem el botó desar per a fer efectius els canvis.

L’usuari responsable del grup de tràmits podrà modificar el grup de tràmits i assignar i desassignar usuaris al grup.

Per a poder afegir tràmits al grup caldrà que l’usuari que efectua l’acció tingui assignats els tràmits a afegir al grup de tràmits.

Només podrà modificar l’usuari responsable del grup l’usuari Administrador [ROLE = AT] que hagi generat el grup de tràmits.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 133 / 216

- Eliminar el grup de tràmits: aquesta operació sol·licita confirmació mitjançant un missatge.

Per afegir un nou grup ho podem fer prement el botó Afegir Grup situat a sota la taula a la part

dreta,

Les dades que s’han d’informar són:

- Nom del grup

- Descripció

- Usuari responsable, mitjançant el botó d’assignar responsable s’accedeix a la cerca i selecció.

- Tràmits: mitjançant els botons Afegir tràmit i Eliminar tràmit es seleccionen els tràmits que pertanyen al grup, aquests queden a la banda dreta dels botons.

Al clicar el botó Crear es genera el nou grup amb les dades informades prèviament, que ens apareixerà a la taula de grups.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 134 / 216

3.6.6 Configuració del tràmit

3.6.6.1 Descripció

Aquesta funcionalitat us permetrà configurar els tràmits, assignant tots els paràmetres i propietats necessaris per a la seva tramitació mitjançant el TG.


Tindran accés a aquesta funcionalitat els usuaris amb perfil: Administrador [ROLE_AT] pels tràmits/modalitats que tinguin assignats.


Accedint a la pestanya de Configuració de tràmit podem consultar i editar les propietats de cadascun dels tràmits.

Per a fer-ho caldrà filtrar el tràmit a configurar seleccionant el Tràmit i la modalitat, i ens mostrarà els paràmetres dels tràmits corresponent.

Els paràmetres estan agrupats en blocs: Dades de pagament, Notificacions electròniques, Còpia autèntica, Registre S@rcat, Alta expedient, Etiquetes, Àmbits i Alertes per correu electrònic.

Totes les dades a informar són opcionals i dependrà dels tipus de tràmit la seva complementació. Cal recordar que aquests paràmetres s’utilitzaran en la tramitació dels expedients, en les diferents accions que es realitzen als expedients, com ara: enviar requeriment de documentació, resoldre un expedient, etc.

A partir de la versió 7, es possibilita poder exportar i importar la configuració d’un tràmit/modalitat, amb independència de l’entorn. D’aquesta manera, es podrà:

Transportar a PRO la parametrització d’un tràmit/modalitat realitzada a PRE (transport vertical amb diferents entorns origen i destí).

o S'ha de tenir en compte que els canvis de configuració d'un TM i el seu esquema associat s'han de propagar entre entorns, per la qual cosa podria succeir que algú fitxer d'export generat en un entorn no sigui vàlid contra l'esquema vigent a l'entorn destí , aquesta situació només es donarà fins que els entorns tornin a estar alineats i donat el cas es pot gestionar modificant manualment el fitxer XML generat.

Facilitar el procés de configuració de tots els paràmetres que regeixen un nou tràmit/modalitat que sigui similar a un altre tràmit/modalitat ja existent de la mateixa unitat gestora (transport horitzontal, mateixos entorns origen i destí).

Aquest procés inclou els següents blocs d’informació:

Configuració general.

Dades específiques.

Plantilles.

Àmbit.- Àmbit associat al tràmit/modalitat i els codis productor i d’òrgan, de la gestió documental, associats a diferents valors d’àmbits del TM.

Gestió documental.

Documents predefinits.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 135 / 216

3.6.6.3.1 Importar i exportar la configuració d’un tràmit/modalitat

La funcionalitat d’exportació/importació s’ha d’utilitzar exclusivament per l’administrador en algun d’aquests 2 casos:

- Traspàs d’una configuració de PRE a PRO. Quan l’administrador ha finalitzat la parametrització a PRE pot traspassar-la a PRO.

- Quan ha de parametritzar un nou tràmit/modalitat a PRE, i vol copiar-se la configuració d’un altre tràmit de PRE.

MOLT IMPORTAT: La funcionalitat d’importació i exportació de la configuració d’un tràmit/modalitat pot veure’s compromesa quan es realitza verticalment entre entorns amb diferents versions de l’aplicació.

El procés d’exportació i importació inclou els següents blocs d’informació:

Configuració general.

Dades específiques.

Plantilles.

Àmbit.- Àmbit associat al tràmit/modalitat i els codis productor i d’òrgan, de la gestió documental, associats a diferents valors d’àmbits del TM.

Gestió documental.

Documents predefinits.

3.6.6.3.1.1 Exportar

Aquesta funcionalitat està disponible a partir de la versió 7, i permet als administradors del tràmit copiar la configuració d’un tràmit/modalitat concret.

Per a utilitzar-la, cal accedir a la pantalla Administració/Configuració del tràmit/Configuració general i prémer el botó “Exportar”.

El sistema genera un fitxer XML segons l’esquema TG_Import_Export_TM_vNN.xsd anomenat segons patró:

export_config_<entorn>_<tràmit>_<modalitat>_<AAAAMMDDHHmmss>.XML

que es descarrega al sistema d'arxius local de l'usuari.

Cal tenir present que:

Només si inclourà el bloc “Dades específiques” en el fitxer d’exportació, en el cas que hi hagi almenys una dada específica configurada per al tràmit/modalitat.

Només s’inclourà el bloc “Plantilles” en el fitxer d’exportació, en el cas que hi hagi almenys una plantilla configurada per al tràmit/modalitat.

Només s’inclourà el bloc “Documents predefinits” en el fitxer d’exportació, en el cas que hagi almenys un document predefinit configurat per al tràmit/modalitat.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 136 / 216

3.6.6.3.1.2 Importar

Aquesta funcionalitat està disponible a partir de la versió 7, i permet als administradors del tràmit copiar la configuració d’un tràmit/modalitat concret.

Per a utilitzar-la, cal accedir a la pantalla Administració/Configuració del tràmit/Configuració general i prémer el botó “Importar”.

En el missatge de confirmació de l’acció mostrarà la llista de blocs continguts en el fitxer d’importació. Haureu de marcar la casella de verificació: “Accepto continuar amb la importació” i prémer el botó “Sí”.

Generalment el fitxer a importar s’haurà generat prèviament en un procés d’exportació, i pot haver-se editat de forma externa a l’aplicació, eliminant els blocs de dades que no es volen modificar.

Per a cada bloc inclòs al fitxer s'invoca al procés corresponent. Cada bloc es una unitat de procés independent que pot finalitzar amb estat OK o KO, segons les següents validacions:

Si l’organisme emissor, l’organisme requeridor o el centre de procedència associats al TM origen és diferent de l’organisme emissor, l’organisme requeridor o el centre de procedència associat al TM de l’entorn destí, aquests codis d’organisme emissor, organisme requeridor i el centre de procedència, es modifiquen per a totes les modalitats del tràmit (de la mateixa manera que es fa manualment).

Si el fitxer d’importació, conté informació en el bloc Àmbits:

o La unitat gestora del TM destí ha de ser igual a alguna de les unitats gestores a les quals està associat l’àmbit del TM origen.

o Si l’àmbit associat al TM origen no existeix en l’entorn destí, el sistema valida que no existeixi cap valor d’àmbit origen associat a qualsevol àmbit de la unitat gestora destí.

o Si l’àmbit associat al TM origen sí que existeix en l’entorn destí, el sistema valida que tots els valors d’àmbits existeixin en aquest entorn destí.

Només s'actualitzen a la configuració del TM els blocs que s'hagin processat correctament, quedant amb els valors originals la resta de blocs -no presents i els processats KO-.

Per a cada bloc de dades modificat OK se sobreescriu la configuració:

S'eliminen les dades existents prèviament.

S'actualitzen els paràmetres de configuració segons les dades informats al fitxer.

Si l’àmbit associat al TM origen no existeix en l’entorn destí, es crea l’àmbit com a part d’aquest procés.

L’eliminació de dades específiques originals implica la pèrdua de dades de negoci dels expedients, del TM de l’entorn destí, que fan servir aquestes dades específiques eliminades.

Quan s'ha processat l'últim bloc present al fitxer, es mostra la finestra de fi de procés indicant que la importació ha finalitzat, la llista de blocs processats amb el seu resultat (OK/KO), i un enllaç per poder descarregar l'informe d'execució.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 137 / 216

3.6.6.3.2 Dades de pagament

A partir de la v8.0 del TG, si un tràmit/modalitat pot tenir requeriments de pagament, ha de tenir marcada la casella de verificació “Tràmit amb pagament associat”. Si no ho està, no es podran realitzar els requeriments de pagament ni els pagaments dels expedients d’aquest tràmit/modalitat.

Si el tràmit/modalitat permet la conciliació bancària, s’haurà d’informar el “Quadern” que descriu el procediment normalitzat que fa referència al format, maneres d’operar, estructura i enviament de fitxers.

A partir de la v8.0 del TG està, en fase pilot, un nou model bancari (Q60) a banda del que es gestiona habitualment (Q57). El model Q60 (també anomenat MUI, acrònim de Model Únic d’Ingressos) és un instrument de pagament pensat per a poder ingressar qualsevol tipus de deute de qualsevol organisme de la Generalitat de Catalunya.

Les diferències entre el model Q57 i Q60 són:

En aquesta fase pilot, el Q60 no té connexió amb GSIT, per tant:

o Els requeriments de pagament dels expedients d’un TM que tinguin configurat el nou model bancari (Q60), no seran visibles des de la carpeta del ciutadà.

Generació dels requeriments de pagament.- Independentment del quadern que el tràmit/modalitat tingui associat per als pagaments, la dinàmica és la mateixa, per tant, s’accedeix des de la mateixa pantalla, però:

o Les pantalles “Nou requeriment de pagament”, “Detall requeriment de pagament” i “Canvi d’estat de requeriment de pagament” està adaptada a cada tipus de quadern. Per al Q60:

Els missatges informatius que es mostren a la part superior de la pantalla indiquen que el requeriment de pagament no serà visible a la carpeta del ciutadà i recorda que s’ha de notificar al ciutadà/empresa la carta de pagament.

No es parla de data límit d’entrega sinó de data venciment.

No es parla de Quadern/Emissora i Sufix sinó de Quadern/Emissora i Tribut.

No existeix la possibilitat de pagar en línia pel Q60 (en aquesta fase pilot).

o Els requeriments de pagament amb un Q60 s’ha de realitzar sense notificació associada, ja que és a partir de l’enviament del requeriment de pagament quan es genera automàticament la carta de pagament (MUI). Una vegada obtinguda la carta de pagament és quan s’ha de realitzar la notificació.

3.6.6.3.3 Notificacions electròniques

Òrgan emissor.- Aquest codi d'òrgan és necessari per poder enviar notificacions electròniques i per poder utilitzar els diversos productes de tramitació a la PICA.

Per a poder enviar notificacions electròniques, és necessari i obligatori informar les següents dades a nivell de tràmit/modalitat:

Del bloc Notificacions electròniques:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 138 / 216

o Òrgan emissor.

Del bloc Registre de sortida S@rcat:

o Oficina de registre.

o Centre de procedència.

Nota: Per a poder enviar les notificacions electròniques cal que l’òrgan emissor estigui donat d’alta a eNotum. Podeu consultar quins òrgans ja estan donats d’alta i el procediment per gestionar-ho a la Intranet IPAE.

Consulteu a l’epígraf Registre S@rcat com heu de configurar a PRE i PRO les dades de registre.

Si el tràmit/modalitat permet la notificació electrònica (Òrgan requeridor i dades registre de sortida S@rcat informades i donat d’alta a eNotum), el sistema enviarà notificacions electròniques, mitjançant el sistema eNotum. Aquestes notificacions s’enviaran quan l’usuari del tràmit o Gestor (o rol superior) realitzi una de les següents accions:

Donar d’alta una notificació electrònica, per tal de comunicar a l’interessat les resolucions i els actes administratius relacionades amb la sol·licitud (notificació electrònica).

Notificar electrònicament que l’interessat té un, o diversos, requeriments de documentació (requeriment de documentació amb notificació electrònica).

Notificar electrònicament que l’interessat té un requeriment de pagament (requeriment de pagament amb notificació electrònica).

Opcionalment es podrà indicar si serà possible la notificació electrònica amb paraula de pas. En aquest cas, quan l’usuari del tràmit o Gestor (o rol superior) doni d’alta una notificació electrònica o un requeriment (de documentació o de pagament) amb notificació electrònica, per defecte estarà activada la casella de verificació Accessible per paraula de pas. Si es permet l’accessibilitat per paraula de pas, l’interessat podrà accedir a la notificació, signar per acceptar-la o signar per rebutjar-la amb certificat digital o amb una paraula de pas que se li comunicarà al destinatari sota demanda.

El destinatari de la notificació:

Rebrà un avís (enviat per eNotum), a l’adreça de correu electrònic informada pel gestor en l’acció d’enviament de la notificació. Aquesta adreça es preomple pel Tramitador, sempre que es trobi una adreça de correu electrònic a les dades genèriques.

Podrà accedir a la notificació pels mitjans establerts.

3.6.6.3.4 Còpia autèntica

És necessari i obligatori identificar l’òrgan requeridor (custòdia de documents i/o dades) del tràmit/modalitat per tal de poder realitzar còpies autèntiques.

Els següents òrgans ja estan autoritzats i donats d'alta en el servei de còpia autèntica. Si el vostre tràmit pertany a algun d'aquests òrgans, no cal que gestioneu l'alta.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 139 / 216

Codi Òrgan NomGDI090077 Agència Catalana de l’Aigua1DPEC000 Dept. Economia i Coneixement1DPPO000 Dept. Territori i Sostenibilitat1DPAG000 Dept. Agricultura Ramaderia Pesca Alimentació i Medi Natural1DPGO2001DPEX015 Dept. d’Afers i Relacions Institucionals i Exteriors i Transparència

1DPIU000 Dept. Empresa i Ocupació1DPIT000 Dept. d'Interior1DPGO000 Dept. Governació i Relacions Inst.1DPPR000 Dept. Presidència1DPCU000 Dept. de Cultura1DPBE000 Dept. Benestar Social i Família1DPEN000 Dept. d'Ensenyament1DPJU000 Dept. de justícia1DPSA000 Dept. Salut

3.6.6.3.5 Registre de sortida S@rcat

Per tal que es puguin fer accions per exemple, canvis d’estat i resposta, que requereixin un apunt de sortida al registre, i també per poder realitzar accions amb notificacions, és necessari informar les dades corresponents: Oficina de Registre, Centre de Procedència, i l’assumpte que es vol pel registre de documents associats a aquest tràmit/modalitat.

L’oficina 9015 és genèrica per registre electrònic. Es pot fer servir amb qualsevol centre de procedència. Recomanem que sigui la que s’utilitzi sempre.

En el cas que algun òrgan, per qüestions pròpies, necessiti informar una altra oficina ho pot fer però, recomanem que abans ho coordini amb l’Oficina Tècnica del Tramitador Genèric, ja que caldria fer autoritzacions prèvies en el S@rcat (autorització de l’oficina específica pel centre de procedència per fer sortides des del Tramitador Genèric i també l’autorització de l’usuari de PICA –sarcat_APP_GSIT).

Disposem d’un centre de procedència per tal de realitzar proves a l’entorn de Preproducció, és el 79435 i ho pot fer servir qualsevol departament fent proves a PRE.

3.6.6.3.6 Alta expedient

S’identificarà si es vol permetre l’alta d’expedients manuals, en alguna de les dues opcions:

Expedient intern/ofici : permetre crear en el TG expedients interns o d’ofici, on el sol·licitant és la mateixa administració pública. Els tràmits/modalitats que tinguin identificat aquest tipus de tràmit/modalitat no podrà tenir sol·licituds rebudes de forma telemàtica.

Alta manual en paper: permetre enregistrar en el TG sol·licituds en paper, aquest tràmit/modalitat no tindrà sol·licituds rebudes de forma telemàtica.

A partir de la versió 8.0 està disponible la parametrització de la Còpia de dades d’expedients mitjançant la casella de verificació “Permetre còpia dades altres expedients”. Aquesta casella es mostra inactiva per defecte i només es pot activar si almenys una de les



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 140 / 216

dues caselles d’alta manual d’expedients (Intern/ofici o En paper) està marcada. Si aquesta casella està marcada i es desactiven les dues caselles de verificació d’alta manual d’expedients, aquesta casella es desactiva automàticament.

Activar la casella de verificació “Permetre còpia dades altres expedients” significa que es permet l’alta manual d’expedients d’aquest tràmit/modalitat de forma automàtica mitjançant la còpia d’altre expedient (de qualsevol tràmit/modalitat).

Quan s’activi algun tipus d’alta manual d’expedient caldrà definir les versions de negoci que s’utilitzaran per a l’acció d’Apunt a la carpeta ciutadana, Podem accedir a afegir i gestionar les versions de negoci prement el botó Assignar versió negoci.

Podem afegir noves versions de negoci identificant-les per defecte, són les que s’assignarà en fer l’Apunt de la carpeta per al tràmit/modalitat, tot i que es permetrà modificar a l’usuari per una altra versió de negoci que prèviament s’hagi afegit al tràmit/modalitat.

El codi de versió de negoci ha d’existir al GSIT / EACAT, en el cas d’introduir un codi que no existeixi en el GSIT / EACAT , l’aplicació no funcionarà correctament.

En posar una nova versió de negoci i prémer el botó afegir queda assignada al tràmit i modalitat i es mostra a la graella de la mateixa pantalla.

Amb la columna de versió per defecte podem marcar o desmarcar la versió corresponent, sempre ha de quedar una versió marcada per defecte.

Podem esborrar una versió de negoci assignada clicant la icona de la paperera.

Un cop realitzats premem el botó Desar.

En cas que s’hagi generat algun expedients d’aquest tràmit modalitat pel canal GSIT- Autoservei, o pel canal entrada IBT – TEI, per saber quina és la versió d'un Tràmit-modalitat, que hem de parametritzar a la configuració, podem consultar-la en qualsevol expedients que hagi entrat des de GSIT ó des de IBT-TEI accedint a la pestanya "Dades genèriques", dins de la subsecció "Tràmit".

3.6.6.3.7 Etiquetes

Permet donar d’alta etiquetes per tal de permetre etiquetar els expedients d’aquest tràmit/modalitat, amb informació útil de negoci. Si el tràmit/modalitat té assignades etiquetes, apareixen en aquest apartat. Podeu accedir a l’alta, modificació i eliminació d’etiquetes per a aquest tràmit/modalitat si premeu la icona d’etiqueta vermella. Un tràmit/modalitat pot tenir un màxim de 30 etiquetes. La longitud màxima del nom d’una etiqueta és de 30 caràcters. Per poder distingir-les fàcilment, no es pot repetir el nom d’una etiqueta per a un mateix tràmit/modalitat.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 141 / 216

Les accions permeses en la configuració d’etiquetes són:

- Alta etiqueta: l’etiqueta és un literal de com a màxim 30 caràcters que ha de ser únic dins l’àmbit del tràmit..

- Modificar etiqueta: la modificació de l’etiqueta consisteix en la modificació del nom de l’etiqueta. Es comprova que el nom sigui únic per tràmit/modalitat.

- Eliminar etiqueta: en qualsevol moment es pot eliminar una etiqueta d’un tràmit/modalitat. En el cas que l’etiqueta ja estigui associada a un expedient, el Sistema us demana l’acceptació de la desassignació de l’etiqueta de tots els expedients associats. Si accepteu, es des-assigna l’etiqueta de tots els expedients (inclosos expedients tancats) i s’elimina l’etiqueta del tràmit/modalitat.

3.6.6.3.8 Àmbits

Si el tràmit/modalitat s’ha de gestionar per àmbits, cal activar la casella de verificació Habilitar la gestió per àmbit. Per defecte aquesta casella està desactivada.

Si un tràmit/modalitat es gestiona per àmbit:

Es pot activar la casella de verificació Permetre als usuaris la consulta de tots els valors de l’àmbit, per permetre la consulta de tots els expedients que tinguin un àmbit al qual no pertany l’usuari. Per defecte, aquesta opció està desactivada. Si el tràmit/modalitat no es gestiona per àmbit, aquesta casella està deshabilitada.

Els permisos d’accés d’un usuari als diferents expedients, es defineixen d’acord amb ells indicadors prèviament definits que es mostren en aquest quadre:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 142 / 216

Permisos resultantsA meu A altre

"Habilitar la gestió per àmbit" activat Consulta Consulta Consulta"Permetre als usuaris la consulta de tots els valors de l'àmbit" activat Gestió Gestió Consulta

A meu A altre"Habilitar la gestió per àmbit" activat Consulta Consulta"Permetre als usuaris la consulta de tots els valors de l'àmbit" no activat Gestió Gestió

A meu A altre"Habilitar la gestió per àmbit" no activat Consulta

Gestió

Permís usuari per aquest tràmit

Àmbit meu?

Àmbit meu?

Permís usuari per aquest tràmit

Qualsevol Àmbit

Permís usuari per aquest tràmitConsulta

Gestió

Cal configurar els possibles valors d’àmbit per aquest tràmit/modalitat, això es fa seleccionant el tipus d’àmbit (definit a la pantalla Administració/Àmbits ) de la llista desplegable Àmbits.

Es pot assignar un camp específic per a l’assignació automàtica del valor d’àmbit, tot escollint de la llista desplegable Camp específic per assignació automàtica del valor de l’àmbit la dada específica (definida, per aquest tràmit/modalitat, a la pantalla Administració/Dades específiques) on es recollirà l’àmbit de l’expedient. Informar aquest camp és opcional. Si s’escull una dada específica de tipus llista multiselecció, l’àmbit de l’expedient es correspondrà amb el primer dels codis de la llista multiselecció que s’especifiqui en l’XML GRO.

3.6.6.3.8.1 Canvis a la configuració del tràmit respecte dels àmbits

Si l’Administrador del tràmit desactiva la casella “Habilitar la gestió per àmbit”, el sistema demanarà confirmació de l’acció. Una vegada confirmada l’acció, el sistema detecta si existeixen:

Expedients associats a qualsevol dels valors d’àmbit de la plantilla d’àmbit relacionada amb el tràmit/modalitat que s’està configurant. Si existissin, es mostrarà un missatge informant-vos d’aquest fet i donant-vos la possibilitat de continuar amb l’acció sol·licitada si s’accepta que tots els expedients afectats quedin sense àmbit informat.

Per temes de seguretat, el botó que us permet confirmar l’acció (Sí) només s’activarà quan feu un clic a la casella d’acceptació.

Usuaris que pertanyen a qualsevol dels valors d’àmbit de la plantilla d’àmbit relacionada amb el tràmit/modalitat que s’està configurant. Si existissin, es mostrarà un missatge informant-vos d’aquest fet i donant-vos la possibilitat de continuar amb l’acció sol·licitada si s’accepta que tots els usuaris afectats deixin de pertànyer a aquest àmbit.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 143 / 216

Per temes de seguretat, el botó que us permet confirmar l’acció (Sí) només s’activarà quan feu un clic a la casella d’acceptació.

Si l’Administrador del tràmit canvia la plantilla d’àmbit del tràmit/modalitat Apliquen els mateixos criteris que a la deshabilitació de la gestió per àmbits.

3.6.6.3.9 Exportació automatitzada d'expedients

A partir de la v8.0 es disposa d’un procés nocturn que permet exportar a un fitxer Excel, de forma automàtica, la informació de tots els expedients d’un tràmit/modalitat que compleixen les condicions seleccionades a la cerca predefinida vinculada a aquest procés. En aquesta exportació també s’inclouen els documents (segons els tipus documentals seleccionats) dels expedients, compactats en únic fitxer .zip per a cada expedient. El nom d’aquest fitxer compactat de documents es troba en l’última columna del fitxer Excel, abans de les dades específiques.

Protocol de transferència .- Es podrà escollir si es vol que el procés d’exportació es faci via sFTP o via Webservice depenent de com s’hagi configurat la Unitat gestora

o sFTP .- La Unitat gestora associada al tràmit ha de tenir un usuari sFTP (consulteu l’apartat PROCEDIMENT D’ALTA D’USUARI sFTP PER UNITAT GESTORA d’aquest manual). El fitxer Excel generat en el procés diari d’exportació, es deixa en una carpeta de l’sFTP del Tramitador Genèric anomenada export que penja de la carpeta de la Unitat gestora integrada en aquest servei (és la mateixa carpeta que es fa servir per a l’entrada massiva per lot d’expedients si la unitat està integrada amb la funcionalitat de tramesa nocturna d’expedients massiva, descrita a l’apartat PROCEDIMENT D’INTEGRACIÓ D’EXPEDIENTS AMB CÀRREGA MASSIVA, d’aquest manual).

o WS .- En fase pilot i actualment desactivat en entorn corporatiu. La Unitat gestora del tràmit podrà exportar informació dels expedients via Servei Web.

Activar exportació diària .- Un cop l’Oficina Tècnica del Tramitador Genèric resol positivament una petició de la Unitat Gestora d’integració als serveis de Càrrega Massiva i/o Exportació Automatitzada d’expedients (consulteu l’apartat PROCEDIMENT D’ALTA D’USUARI sFTP PER UNITAT GESTORA d’aquest manual), L’Administrador del Tràmit podrà marcar aquesta casella de per activar l’exportació diària d’expedients i documents associats. Per defecte aquesta casella es mostra desmarcada i només es pot marcar si:

o La Unitat Gestora, associada al tràmit, disposa d’usuari sFTP creat per l’Oficina Tècnica del Tramitador Genèric.

o El tràmit/modalitat disposa d’alguna cerca predefinida habilitada per a tot el tràmit/modalitat.

o El tràmit/modalitat té disponible almenys un tipus documental que es pugui associar als documents que es volen exportar.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 144 / 216

Cerca predefinida .- Llista desplegable de totes les cerques predefinides associades al tràmit/modalitat. Sempre ha d’existir una cerca predefinida associada al procés d’exportació diària d’expedients, ja els expedients resultants d’aquesta cerca predefinida són els que s’exportaran en el fitxer Excel.

Carpeta sFTP .- Només apareix informat si està activa l’exportació diària. Mostra l’acrònim de la Unitat gestora associada al tràmit que és el nom de l’usuari sFTP creat en el PROCEDIMENT D’ALTA D’USUARI sFTP PER UNITAT GESTORA i és a la vegada el nom físic de la carpeta sFTP.

Tipus de documents a exportar .- Enllaç que mostra la llista dels tipus de documents a exportar. Té associat la icona del llapis per a poder accedir a la pantalla de selecció de tipus documentals a exportar. Cal almenys que el tràmit/modalitat disposi d’un per poder activar aquesta funcionalitat.

Servei WS .- Només mostrarà informació en el cas que el protocol de transferència sigui per via Servei Web (en fase pilot i actualment desactivat en entorns corporatius).

Camp control exportació .- Llista desplegable de totes les dades específiques definides pel tràmit/modalitat amb format Data. Aquesta dada específica s’informarà automàticament, amb la data del moment en què s’ha executat una exportació, en els diferents expedients inclosos en el procés d’exportació diària.La data específica que es triï a tal efecte serà la que tindrà la data de l’exportació d’un expedient inclòs en aquest procés d’exportació diària, i per tant permet completar el criteri d’una cerca predefinida com una marca que identifica quins expedients han estat exportats i quins no.

Activar exportació d’accions .- Casella de verificació, desmarcada per defecte, que indica si també s’exporten les accions dels expedients. Només es pot activar si s’ha seleccionat el protocol de transferència per Servei Web (en fase pilot i desactivat actualment).

3.6.6.3.10 Alertes per correu electrònic

A nivell de tràmit/modalitat es permet parametritzar les següents opcions:

Activar / desactivar les alertes per correu electrònic.

Decidir qui rebrà aquestes alertes:

o Usuaris gestors

o Una bústia determinada.

Determinar quins fets activaran l’enviament d’aquests avisos per correu electrònic:

o Quan el ciutadà hagi fet qualsevol acció (adjuntar documentació, pagar, acceptar o rebutjar una notificació electrònica) o quan s’hagin exhaurit els terminis de requeriments de documentació i/o pagament.

o Quan entrin nous expedients o quan s’assigni/modifiqui el valor d’àmbit d’un expedient.

o Quan un termini estigui proper a vèncer (en funció dels dies d’antelació configurats).

o Quan una acció d’algun expedient d’aquest tràmit/modalitat passi a l’estat Requereix atenció (disponible a partir de la versió 6.0)



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 145 / 216

Un cop informades les dades corresponents al tràmit prement el botó Desar es completarà l’acció guardant les dades informades prèvia confirmació.

Nota: Per a poder utilitzar el servei d'alertes per correu electrònic, cal que l'òrgan emissor de les notificacions electròniques estigui informat i estigui dona d'alta en el servei eNotum.

3.6.7 Dades específiques

3.6.7.1 Descripció

Aquesta funcionalitat us permetrà definir les dades específiques de cada tràmit i modalitat que es recolliran i guardaran de forma amb entitat pròpia al TG, com a dades específiques.

A partir de la v9.0 del TG:

Per tal de millorar la visualització de les diverses dades específiques d’un tràmit/modalitat, es permet agrupar aquestes dades específiques en blocs sota un títol identificatiu d’una secció. És l’administrador del tràmit qui ha de donar d’alta les diverses seccions del TM i decidir quines dades específiques han d’aparèixer associades a cadascuna de les seccions.

Es permet carregar qualsevol de les dades provinents de les sol·licituds XML. És a dir, s’elimina la restricció de carregar només les dades específiques incloses dintre del bloc <DadesParticulars> de l’XML GRO o del bloc <DadesEspecifiques> de l’XML de l’Informe FUE, donant llibertat a mapejar qualsevol tag.

Es permet donar d’alta dades específiques tipus llista multiselecció. D’aquesta manera els gestors podran informar diversos valors de la llista.

Es permet donar d’alta dades específiques tipus llista a partir d’un fitxer Excel que contingui la relació de codis i valors. Aquesta facilitat només està disponible en el moment de la creació d’una dada específica de tipus llista (simple o multiselecció).




Accedint a la pestanya de Dades específiques podem consultar i editar les propietats de cadascun dels tràmits i modalitats.

Per a fer-ho caldrà filtrar el tràmit seleccionant el Tràmit i la modalitat, i ens mostrarà les dades específiques definides del tràmit corresponent.

En la graella es mostren les dades específiques i les seves propietats, en la columna de la dreta hi ha dues icones que ens donen accés a la modificació de les propietats de la dada específica o a l’eliminació de la dada específica.

Per a eliminar una dada específica, s’ha de fer clic sobre la icona de paperera a la fila de la graella que correspongui, es demanarà confirmació de l’acció.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 146 / 216

Si es vol eliminar alguna dada específica que ja s’estigui utilitzant en un o més expedients, el sistema informarà que continuar amb l’eliminació suposarà la pèrdua de la informació i demanarà si es vol continuar, o no, amb l’eliminació.

No passa el mateix quan s’elimina algun element d’una dada específica tipus llista, atès que no s’està eliminant la dada específica sinó un element (codi i valor) d’aquesta. L’eliminació d’un element d’una dada específica tipus llista no és física sinó lògica per tal que:

Els expedients que tinguin la dada específica tipus llista informada amb el valor que s’ha eliminat, conserven aquesta informació.

Quan, a la gestió de l’expedient, s’intenta informar aquesta dada específica:

o Si abans no tenia cap informació o tenia un valor diferent del valor eliminat El valor eliminat no es mostra al desplegable dels valors de la dada específica tipus llista.

o Si abans contenia el valor eliminat Aquest valor eliminat, sí que es mostra al desplegable dels valors de la dada específica tipus llista.

Per a modificar una dada específica la seleccionarem i farem clic a la icona del llapis, els valors de les propietats de la dada específica es mostraran a la pantalla “Editar dada específica” i es podran modificar i desar.

Per afegir noves dades específiques acomplirem les seves propietats a la capçalera de la pantalla:

Tràmit: Fa referència al tràmit/modalitat al que voleu afegir la dada específica.

Tipus XML: Identificarem la dada específica de tipus:

o XML GRO, quan es carregui automàticament a partir del XML de la sol·licitud que rep el TG de GSIT.

o XML informe FUE, quan es carregui automàticament a partir del XML de la sol·licitud que rep el TG de TEI

Camp lliure: Identificarem com a camp lliure (fent un clic a la casella de verificació) si la dada específica no té correspondència amb cap tag del XML de la sol·licitud.

Nom del tag XML: En el cas d’haver identificat la dada específica com a tipus XML GRO, haurem de carregar el fitxer XML amb l’esquema de la sol·licitud del tràmit mitjançant el botó Carregar XML, i seleccionar el tag corresponent a la dada específica que volem definir.

Des de la versió 5.2 del Tramitador Genèric, aquest XML GRO de la sol·licitud es troba a la pantalla de l’expedient, pestanya Documents, secció Evidències tecnològiques.

L’obtenció del XML informe FUE pot ser directa si s’agafa directament d’un expedient (canal d’entrada IBT-TEI) que s’hagi creat en el TG a PRE. Aquest XML informe FUE es troba a la pantalla de l’expedient, pestanya Documents, secció evidències tecnològiques.

A partir de la v9.0 del TG, es pot carregar qualsevol dada provinent d’un XML i no només les que estaven incloses dintre del bloc <DadesParticulars> de l’XML GRO o del bloc <DadesEspecifiques> de l’XML de l’Informe FUE .

El sistema processa l’XML i en acabar mostra en la llista desplegable Nom del tag XML la ruta completa de tots els nodes de tipus fulla que hagi trobat en tot l’XML. En primer lloc es mostra els elements trobats, en ordre d’aparició, els elements inclosos



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 147 / 216

dintre del bloc <DadesParticulars> de l’XML GRO o XML GROLite, o del node <DadesEspecifiques> de l’XML de l’Informe FUE; i en darrer lloc la resta d’elements (tags) trobats des del principi fins al final de l’XML, ordenats per aparició.

Tipus valor: Definirem el tipus de valor, seleccionant algun dels valors possibles: text o data, o termini.

o Text.- Si es tracta d’una dada tipus text, el sistema demana una longitud del camp. Per defecte és 50 i el màxim permès és de 255.

o Data.- En el cas de dades tipus data, el sistema demana seleccionar, de la llista desplegable, el format en què s’ha d’introduir aquesta data en el TG. Les dates, a les pantalles del Tramitador Genèric, es veuen en format dd/mm/aaaa.

o Termini.- Quan s’introdueix alguna dada tipus termini, el sistema demana:

Seleccionar, de la llista desplegable, el format en el qual s’ha d’introduir la data termini a l’aplicació.

Els dies d’antelació, respecte a la data termini, en el qual s’ha de produir el primer avís. Ha de ser un valor enter amb una longitud màxima de 3 dígits.

Els dies d’antelació, respecte a la data termini, en el qual s’ha de produir el segon avís. Ha de ser un valor enter amb una longitud màxima de 3 dígits.

o Numèric.- Quan s’introdueix una dada d’aquest tipus, el sistema demana:

El format amb el qual s’espera rebre aquesta dada en un tag XML del GRO (1.234,10, 1234,10, 1,234.10 i 1234.10). Si el format rebut al GRO no coincideix (encara que sigui que el separador decimal no és el que l’Administrador ha definit), no es guardarà el valor en el camp de l’expedient. Les dades específiques tipus numèric apareixeran a les diverses pantalles del Tramitador Genèric amb el separador de la coma per als decimals.

Els decimals que contindrà (com a màxim) aquesta dada específica (del 0 al 10). Si a l’expedient o a la sol·licitud s’informa un nombre superior de decimals, el sistema només considerarà el nombre de



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 148 / 216

decimals definits per aquesta dada específica per l’administrador del tràmit.

o Llista.- En seleccionar aquest tipus, es mostrarà un component per afegir valors a una llista al mateix temps que es permet ordenar-la, editar i/o esborrar els valors que s’han anat afegint a la llista.

A partir de la v9.0 quan es vol donar d’alta una dada específica tipus llista, es mostra una casella de verificació, anomenada “Multiselecció” i desmarcada per defecte, per a indicar que està permès seleccionar diversos valors de la llista. La característica de multiselecció no es pot modificar una vegada s’hagi donat d’alta la dada específica tipus llista.

Per a donar d’alta una específica de tipus llista cal:

Informar un codi i valor de llista.- Amb un nombre màxim de 100 caràcters per a cada valor i un nombre màxim de 50 elements per llista. El codi serveix per a tenir els mateixos valors en diferents idiomes. En l’XML de Sol·licitud (GRO) es recull el codi de la llista. Si en aquest XML ve informat un codi que no està inclòs dintre del conjunt de codis definits de la llista, aquesta dada específica no estarà informada en l’expedient. Es recomana no fer servir comes ni altres caràcters especials en el codi i valor de la llista.

Fer clic en el botó Afegir a la llista

Els diversos codis i valors que es van afegint a la llista es mostren a la graella inferior. Si se selecciona un valor (encara que aquesta llista sigui temporal, és a dir, encara no s’ha desat) es pot:

Fixar la posició que aquest element seleccionat ha de tenir dintre de la llista.- Amb els botons: Primer, Amunt, Avall, Últim.

Editar el valor de la llista seleccionat.- Fent clic a la icona del llapis que es mostra sota dels botons de posició.

Eliminar el valor seleccionat.- Fent clic a la icona de la paperera que es mostra sota dels botons de posició i al costat de la icona de llapis.

A partir de la v9.0 quan s’està donant d’alta una dada específica de tipus llista, es poden informar els diversos codis i valors a partir d’una relació de codis i valors d’un fitxer Excel.

Per a fer servir aquesta funcionalitat cal fer clic en el nou botó anomenat “Carregar Excel” que us permetrà seleccionar un fitxer Excel del vostre ordinador. El sistema processa cadascuna de les 50 files que trobi que contingui valors, tipus text, informats en les dues primeres columnes A i B i carrega temporalment les parelles de codi (columna A) i valor (columna B) en el component de la pantalla, de la mateixa manera que si les haguéssiu afegides manualment, per tant podeu fer les mateixes accions que es poden fer en una llista temporal donada d’alta manualment: Fixar la posició, editar el valor de la llista seleccionat i Eliminar el valor de la llista seleccionat.

És molt important destacar que:

El fitxer Excel no pot tenir més de 50 files.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 149 / 216

El sistema no interpretarà les capçaleres de les columnes en cas d’haver-hi, per tant, si carregueu la dada específica tipus llista a partir d’un fitxer Excel amb capçaleres a les columnes, el primer element de la llista serà la capçalera de la columna A (codi) i la capçalera de la columna B (valor).

No es poden introduir codis o valors amb:

Més de 100 caràcters. Comes o altres caràcters no permesos1.

Les dues columnes han de tenir format text. Si els codis o els valors de la dada específica de tipus llista són numèrics, seguiu les instruccions per a convertir a format text compatible una columna Excel, que trobareu a l’apartat Convertir a format text compatible una columna Excel.

No poden haver-hi codis o valors duplicats.

Si ja heu introduït manualment alguns codis i valors a la llista temporal i voleu fer la càrrega des d’un fitxer Excel, el sistema sobreescriurà aquests valors, per això prèviament us haurà demanat confirmació de l’acció.

Aquesta facilitat de poder carregar els diversos elements (codis i valors) d’una dada específica de tipus llista no està disponible a la modificació de la dada específica només està disponible a l’alta d’aquesta dada específica.

Literal: Indicarem el nom que volem que es mostri a la pestanya de dades específiques de l’expedient.

Nom del camp de fusió (Mergefiled): Es necessita per a la creació de plantilles. El nom del camp de fusió és el que haureu de posar com a nom de camp de fusió per tal que quan es generi el document, a partir de la plantilla, es fusioni el patró amb el contingut d’aquesta dada específica. S’ha de tenir cura de no duplicar noms de camps de fusió per a un mateix tipus de tràmit/modalitat per tal de no generar conflictes. No pot superar els 30 caràcters. Per tal que es generi correctament el document, a partir de la plantilla que contingui aquesta etiqueta com a camp de fusió, no s’han d’introduir caràcters rars. Si no l’informeu, s’informarà automàticament amb la informació del camp Literal.

Ordre presentació: indicarem l’ordre de visualització de les dades específiques de l’expedient, hi poden haver ordres repetits. A partir de la v9.0 del TG aquest ordre de visualització fa referència a l’ordre de visualització de la dada específica dintre de la secció assignada o si no té cap secció assignada, a l’ordre de visualització de la dada específica al lloc de la pantalla on es mostren les dades específiques que no tenen cap secció associada.

Secció.- Disponible a partir de la v9.0 del TG. Llista desplegable que mostra totes les seccions definides pel tràmit/modalitat. Si seleccioneu una secció (per defecte aquest desplegable mostra l’opció en blanc), la dada específica quedarà associada a la secció seleccionada. Si feu clic a la icona del llapis, el sistema us mostrarà la pantalla “Edició de seccions” on podreu:

o Afegir una nova secció al TM.

o Visualitzar les diferents seccions definides pel TM.

1 Els caràcters permesos són [A-Za-záàâãéèêìíïòóôõöùúüçñÁÀÂÃÉÈÍÏÓÔÕÖÚÇÑ·'0-9@_.()-]



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 150 / 216

o Modificar l’ordre de visualització de la secció seleccionada prement els botons “Primer”, “Amunt”, “Avall” i “Últim”. El canvi d’ordre d’una secció determinada comporta el canvi d’ordre automàtic de les dades específiques associades a aquesta secció.

o Editar el nom de la secció seleccionada fent clic a la icona del llapis. El canvi de nom d’una secció determinada no comporta cap canvi de nom en les dades específiques que tingui associades.

o Eliminar una secció seleccionada fent clic a la icona de la paperera.- Cal senyalar que l’eliminació d’una secció determinada no elimina cap de les dades específiques associades a aquesta secció, només les deixa sense secció assignada.

Caldrà prémer el botó Desar per a conservar els canvis realitzats a la edició de seccions. El sistema us demanarà confirmació de l’acció i us retornarà a la pantalla Dades específiques.

Finalment en prémer el botó Desar s’afegirà la dada específica i es mostrarà a la graella amb la resta de dades específiques definides.

En aquesta graella es mostra la següent informació:

Nom del tag XML.- Nom del tag XML seleccionat del GRO o informat per pantalla en el cas d’un camp lliure.

Literal.- Nom que es mostrarà a la pestanya Dades específiques de l’expedient.

MergeField.- Nom del camp de fusió que s’ha de fer servir a la creació de plantilles.

Secció.- Nom de la secció a la qual està associada la dada específica. Si la dada específica no està associada a cap secció, aquest camp es mostra en blanc.

Ordre.- Aquesta columna es mostra al costat de la columna Secció atès que la posició on es presenta la dada específica, a la pestanya Dades específiques de l’expedient, està en funció de la Secció en primer lloc i de l’Ordre en segon lloc

Tipus.- Tipus de dada específica: Text, Data, Termini, Numèric i Llista. Les llistes multiselecció s’identifiquen amb el tipus Llista (M).

Dies 1.- Aplica a les dades específiques tipus Termini. Indica els dies d’antelació, respecte a la data termini, en el qual s’ha de produir el primer avís.


A partir de la v9.0 del TG l’ordre de visualització de les dades específiques és el següent:

o Primer es visualitzen les dades específiques associades a les diferents seccions, per ordre de secció. L’ordre de les seccions serà el que hàgiu determinat a la pantalla Edició de seccions.

Dintre de cada secció es mostren les dades específiques per l’ordre, ascendent, que hàgiu informat al camp “Odre presentació”.

o En darrer lloc es visualitzen les dades específiques que no tenen cap secció assignada.

o L’ordre és mostra de manera ascendent, de menor a major.


Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 151 / 216

Dies 2.- Aplica a les dades específiques tipus Termini. Indica els dies d’antelació, respecte a la data termini, en el qual s’ha de produir el segon avís.

Longitud.- Aplica a les dades específiques tipus Text. Indica el màxim nombre de caràcters que es poden informar a la dada específica.

Format.- Aplica a les dades específiques tipus:

Data.- Indica el format en la qual s’espera rebre aquesta data en un XML GRO.

Termini.- Indica el format en el qual s’espera rebre la data termini en un XML GRO.

Numèric.- Indica el format en el qual s’espera rebre aquest número en un XML GRO.

Icones del llapis, per a editar una dada específica, i del cub de deixalles, per a eliminar una dada específica.

No existeix cap limitació en el nombre de dades específiques que es poden definir per un tràmit/modalitat.

3.6.7.4 Comportament del TG davant una dada específica.

En arribar un XML de sol·licitud d’expedient per la via de GRO (GSIT o EACAT), GROLite (Càrrega massiva) o InformeFUE (TEI), el sistema parseja l’XML mapejant les dades específiques definides pel tràmit-modalitat al qual pertany l’expedient i recuperant els seus valors per a l’expedient de nova creació.

En el cas que la dada específica mapejada es correspongui amb una de tipus llista amb l’atribut de Multiselecció marcat, el sistema parseja la informació del tag considerant que conté diferents codis de la llista separats per pipe ‘|’.

En el cas que el tràmit/modalitat tingui assignada una dada específica tipus llista multiselecció per a l’assignació automàtica del valor d’àmbit, es pren el primer codi del N que arribin separats per pipe.

Si es donés el cas que arribi una dada específica en un tag de l’XML GRO que no es correspon a la definició de la dada específica (per exemple un format diferent), el sistema donaria d’alta l’expedient, però sense cap informació de la dada específica (com si no s’hagués introduït cap informació).

Si no concordés la longitud, per exemple la dada específica està definida com un text de 255 caràcters i ens arriba 300 caràcters, el sistema donarà d’alta l’expedient amb la informació truncada a 255 caràcters.

Si tota la informació concorda, el sistema donà d’alta l’expedient amb la informació que arriba mitjançant la dada específica.

3.6.8 Plantilles

3.6.8.1 Descripció

Aquesta funcionalitat permet definir les plantilles de cada tràmit i modalitat per poder generar documents a partir de les dades de l’expedient.

La plantilles s’han de crear de forma externa al TG, per exemple, mitjançant Microsoft Word. A l’apartat Creació de Plantilles pel TG s’especifica com s’han de crear aquestes plantilles.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 152 / 216

A un tràmit/modalitat es poden associar un nombre il·limitat de plantilles.




Accedint a la pestanya de Plantilles podeu gestionar les plantilles de cadascun dels tràmits i modalitats. Per a fer-ho caldrà filtrar el tràmit seleccionant el Tràmit i la modalitat, i ens mostrarà les plantilles definides del tràmit corresponent.

En la graella es mostren les plantilles associades al tràmit/modalitat i les seves propietats:

Nom Plantilla.- Nom de la plantilla. Màxim 50 caràcters.

Descripció.- Opcional. Petita descripció que ajudi al gestor a seleccionar la plantilla quan estigui gestionant expedients d’aquest tràmit/modalitat.

Tipus Document.- Llista desplegable que mostra tots els tipus de documents que l’administrador del tràmit ha definit per al tràmit/modalitat. Atès que pot tractar-se d'una llista molt extensa, a partir de la versió 7, es permet l'entrada manual de caràcters per tal que el sistema cerqui els tipus de documents que continguin els caràcters introduïts (funció d'autocompletat).

Nom Fitxer.- Recordeu que es produeix un error quan s’envia a PICA un fitxer que conté caràcters especials o accents en el seu nom. Per tal d’evitar-ho, es recomana que el nom del fitxer de la plantilla no contingui caràcters especials ni accents.

En la columna de la dreta hi ha tres icones que ens donen accés a veure el detall de la plantilla (i a modificar-la si fos necessari), a l’eliminació de la plantilla o a descarregar aquesta plantilla.

Per a modificar una plantilla heu de fer un clic sobre la icona del llapis a la fila de la graella que correspongui a la plantilla que voleu modificar. Els valors de les propietats de la plantilla es mostren a la pantalla emergent i es poden modificar i desar.

Es pot eliminar una plantilla independentment que hi hagi generats documents amb aquesta plantilla. Per a fer-ho heu de fer un clic sobre la icona de paperera a la fila de la graella que correspongui, es demanarà confirmació de l’acció.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 153 / 216

Per descarregar una plantilla heu de fer un clic sobre la icona de descàrrega a la fila de la graella que correspongui a la plantilla. S’obrirà un quadre de diàleg de Windows on es demanarà si voleu obrir o desar el fitxer de plantilla, tal com es mostra a la figura:

Per afegir noves plantilles cal complimentar les seves propietats a la capçalera de la pantalla:

Nom Plantilla (Obligatori).- Nom associat a la plantilla. Aquest nom es mostrarà a la pantalla de selecció de plantilla, en generar documentació d’un expedient. El nom dins l’àmbit d’un tràmit/modalitat ha de ser únic per poder diferenciar les diverses plantilles.

Descripció (Opcional).- Descriu la funcionalitat de la plantilla.

Tipus Document. (Obligatori).- S’ha d’escollir de la llista desplegable el tipus de document que s’assignarà per defecte al document generat.

Nom Fitxer (Obligatori).- Document que es farà servir com a plantilla per a la generació de documents. Per afegir un fitxer, cal que premeu sobre la icona

i s’obrirà l’explorador d’arxius de Windows on haureu d’escollir el fitxer que servirà de plantilla per a generar documents a qualsevol dels expedients d’aquest tràmit/modalitat. Només són vàlids els arxius amb extensió .doc o .docx

Finalment en prémer Desar (aquest botó restarà inactiu fins que no s’hagi annexat el fitxer de plantilla) s’afegirà la plantilla al tràmit/modalitat i es mostrarà a la graella amb la resta de plantilles definides.

Respecte a les plantilles cal indicar que es necessita una versió Microsoft Office 2007, o superior, per crear-les i que es reconeguin els diferents Camps de fusió, però es pot treballar amb les plantilles, associades al tràmit/modalitat, amb una versió inferior sempre que es tingui instal·lat el mòdul de compatibilitat.

Pel que fa a la creació de plantilles, veure l’epígraf CREACIÓ DE PLANTILLES



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 154 / 216

3.6.9 Gestió Documental

3.6.9.1 Descripció

Sota aquesta pestanya es disposen les funcionalitats relatives a la gestió documental i arxiu, on es permet definir els paràmetres d’interoperabilitat amb la plataforma de gestió documental corporativa de la Generalitat de Catalunya (ARESTA), com ara la classificació d’expedients, els tipus documentals disponibles pel tràmit/modalitat i les diverses metadades associades als documents.

A partir de la v9.0 del TG, s’habilita un interruptor que permet activar la sincronització a ARESTA per tràmit-modalitat.




Accedint a la pestanya de Gestió documental podeu configurar els diferents paràmetres necessaris per garantir la futura interoperabilitat amb el Gestor Documental Corporatiu (ARESTA) a través de la Plataforma de Serveis de Gestió Documental (PSGD).

3.6.9.3.1 Sincronitzar documents a ARESTA

A partir de la v9.0 del TG, s’habilita aquesta casella de verificació per tal que l’administrador del tràmit pugui activar o desactivar la sincronització dels expedients, i dels seus documents associats, a ARESTA. Per defecte es mostra desactivada.

IMPORTANT: L’activació de la sincronització de documents a Aresta només s’ha de fer si es té la seguretat que el tràmit-modalitat està correctament configurat i els expedients i documents tenen les metadades correctament informades.Abans de procedir a activar aquesta funció cal contactar amb el CTTI a través de la bústia [email protected] i rebre el seu vist i plau.

3.6.9.3.2 Configuració de la sèrie documental

En aquesta pantalla s’han de configurar les dades:

Codi classificació (Sèrie documental), productor i òrgan Codi classificació (Sèrie documental).- Definit per tràmit. Nivell de classificació que

conté les diferents carpetes tipus expedients que finalment contenen els documents.

Productor.- Aquest codi de 3 lletres que identifica de forma unívoca un Departament, Organisme o Ens productor de la documentació.

Òrgan.- Codi SAC que identifica un òrgan concret.




Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 155 / 216

S’ha establert que la font d’aquesta codificació sigui la base de dades del Servei d’Atenció Ciutadana (SAC) del Departament de la Presidència, perquè garanteix la seva actualització i el nivell de granularitat de l’estructura orgànica requerida per aquelles unitats que ho puguin necessitar en virtut del seu model de gestió. Es poden consultar aquests codis (Productor i Òrgan) fent clic en el literal (veure llistat) que es mostra al costat de cadascun d’aquests camps.

Aquests 3 valors establerts a nivell de tràmit – modalitat, Codi classificació (Sèrie documental), productor i òrgan, quedaran associats a tots els expedients que es creïn (amb excepció que s’hagin personalitzat valors per a cada àmbit en la pestanya següent). Els valors es poden modificar en qualsevol moment del temps, amb el subseqüent canvi per tots els expedients que es creïn a partir del moment de canvi.

Els valors també serviran per preomplir els codis de productor i òrgan dels documents.

Tipus de documents A partir de la versió 7, per a definir nous tipus de documents disponibles pel tràmit/modalitat, haureu de prémer el botó “Editar”. El sistema mostrarà, en format arbre multi selecció de tres nivells, tots els tipus documentals, definits al Tramitador Genèric. Al costat esquerre de cada tipus documental es mostra una casella de verificació que:

- Estarà marcada si prèviament es va habilitar aquest tipus de document pel tràmit/modalitat.

- Estarà desmarcada si aquest tipus de document no està disponible pel tràmit/modalitat.

També es mostra una casella de verificació, com a capçalera, per tal de poder seleccionar, o eliminar la selecció de, tots els tipus documentals.

Finalment cal prémer “Desar” per tal que tots els canvis quedin registrats. Els tipus de documents assignats es mostraran en la quadrícula de la part inferior de la pantalla anomenada “Tipus assignats” que conté:

Codi NTI.- Codi del tipus NTI (Normes Tècniques d’Interoperabilitat) al qual s’ha assignat cada tipus de la Generalitat.

Categoria.- Correspondència de cada tipus amb sis grans categories que utilitza l’NTI: ”documents de judici”, “documents de ciutadà”, “documents de constància”, “documents de decisió”, “documents de transmissió” i “altres”.

Codi Generalitat.- Codi del tipus de la Generalitat de Catalunya.

Tipus.- Denominació normativa del tipus, a partir de fonts jurídiques.

Tipus documental per defecte A partir de la versió 7, per a definir el tipus documental per defecte, cal seleccionar-ho de la llista desplegable que es mostra a la dreta de la pantalla. Aquesta llista conté tots els tipus de documents disponibles pel tràmit/modalitat. Atès que pot tractar-se d’una llista molt extensa, es permet l’entrada manual de caràcters per tal que el sistema cerqui els tipus de documents que continguin els caràcters introduïts (funció autocompletat).



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 156 / 216

3.6.9.3.3 Productors per àmbits

Si el tràmit/modalitat es gestiona per àmbits, en aquesta pantalla es podran establir valors dels codis productor i d’òrgan per a cada valor d’àmbit que necessiteu que siguin diferents dels valors establerts pel tràmit/modalitat.

La pantalla mostra tots els valors d’àmbits definits pel tràmit/modalitat en format arbre: valors de nivell 1, valors de nivell 2 i valors de nivell 3. Si un valor d’àmbit té valors d’àmbit d’un nivell inferior, el sistema mostra una fletxa. Per expandir aquesta fletxa i veure els àmbits de nivell inferior cal fer un clic sobre aquesta fletxa que mira cap a la dreta.

De la mateixa forma, es pot contraure i deixar de veure els àmbits de nivell inferior, fent clic sobre la mateixa fletxa que ara mira cap a baix.

Els valors d’àmbit que no tenen valors d’àmbit d’un nivell inferiors, nodes tipus fulla, s’identifiquen per tenir punt en comptes d’una fletxa.

Per a informar els codis productor i d’òrgan que han de ser diferents dels establerts pel tràmit/modalitat, cal seleccionar-los de l’arbre d’àmbits (es permet la selecció múltiple) i prémer el botó Editar. El sistema mostrarà una pantalla d’Assignació de codis d’òrgan per valors d’àmbit, on es podrà informar el Productor i/o Òrgan que vulgueu que tinguin els àmbits seleccionats. Cal prémer el botó Desar per consolidar els canvis realitzats.

De la mateixa manera que a la pestanya de Configuració general, el sistema no realitzarà cap validació sobre els codis introduïts per l’Administrador.

El sistema us retornarà a la pantalla anterior. Al costat dels valors d’àmbit als quals se’ls ha modificat el valor del codi productor o òrgan, es mostrarà els valors d’aquestes metadades.

Si a un tràmit-modalitat se li deshabilita la gestió d’àmbits o se li canvia la plantilla d’àmbit, llavors s’esborra tota aquesta configuració de codis personalitzats per al tràmit-modalitat en qüestió.

3.6.9.3.4 Documents predefinits.

Els documents predefinits són una facilitat per incorporar documents a l’expedient. Es tracta de donar valor a les metadades de la gestió documental i referenciar-los amb un nom (document predefinit).

Aquesta pantalla mostra els diferents documents predefinits pel tràmit/modalitat.

Per donar d’alta un document predefinit, cal fer un clic en el botó “Afegir document predefinit”.

El sistema mostra la pantalla d’Alta de document predefinit on es recullen les dades:

Document predefinit.- És el nom amb el qual es referenciarà el conjunt de valors assignats a les diverses metadades del document.

Generació a partir de plantilla.- Si el document predefinit s’associa a una plantilla.

o Plantilla.- Llista desplegable de totes les plantilles disponibles pel tràmit/modalitat.

o Format de sortida.- Si el fitxer que es generarà a partir d’aquesta plantilla tindrà format PDF o WORD.

Document. En aquest bloc s’agrupen les metadades del document propietats relatives a signatura i digitalització.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 157 / 216

o Metadades del document

Tipus de document.- A la llista desplegable es mostren tots els tipus de documents que l’administrador del tràmit ha determinat pel tràmit/modalitat. Atès que pot tractar-se d'una llista molt extensa, a partir de la versió 7, es permet l'entrada manual de caràcters per tal que el sistema cerqui els tipus de documents que continguin els caràcters introduïts (funció d'autocompletat).

Nom del document.- Recordeu que el nom no pot contenir caràcters especials ni accents.- Si no s’informa, per defecte, quan es dona d’alta un document a l’expedient:

- Si el document ha estat creat a partir d’un document predefinit, el nom és el nom del document predefinit (amb una seqüència al final si l’expedient ja té un document amb el mateix nom).

- Si el document no ha estat creat a partir de cap document predefinit, el nom estarà format pel tipus de document i el nom del fitxer (amb una seqüència al final si l’expedient ja té un document amb el mateix nom).

Estat.- Pot tenir els valors: Definitiu, Esborrany i Pendent de signatura.

Origen.- Administració o Ciutadà. Si el document predefinit té activada la casella de verificació Digitalitzat?, l’origen sempre serà Administració.

Idioma.- Llista desplegable amb els valors: Anglès, Aranès, Castellà, Català i Francès. Per defecte Català.

Assignacions valors codi productors i òrgan.-

- Assignar el productor i òrgan del tràmit/modalitat o àmbit.- Si es desitja que els requeriments i els documents que es generin a partir d’aquest document predefinit tingui el mateix codi productor i òrgan que els definits pel tràmit/modalitat o per l’àmbit de l’expedient en cas que aquest àmbit tingui valors de codi productor i òrgan diferenciats dels valors definits pel tràmit/modalitat.

- Assignar valor fix.- Si es desitja introduir manualment els codis:

o Productor

o Òrgan

o Dades de digitalització.- Si es tracta d’un document digitalitzat, no podrà haver-se generat a partir de plantilla.

Digitalitzat.- Casella de verificació per a indicar que es tracta d’un document digitalitzat.

Data digitalització.

Operador.

Usuari.

o Dades de signatura:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 158 / 216

Té signatura?.- Casella de verificació per a indicar que el document ve signat.- Si s’activa aquesta casella, en afegir documents a l’expedient, a partir d’aquest document predefinit, apareixerà el botó Afegir signatura que donarà la possibilitat d’incorporar tots els documents de signatura relacionats amb el document.

Requeriment. Aquest bloc no conté dades de gestió documental en si mateix. Aquí s’agrupen les dades que es poden fer servir per preomplir els camps que es presenten a l’hora de crear un requeriment de documentació.

o El document pot ser requerit?.- Casella de verificació per a indicar que es pot fer servir el document predefinit en fer un requeriment de documentació quan es gestionin expedients del tràmit/modalitat al qual pertany el document predefinit.

o Informació que apareixerà en el requeriment de documentació generat a partir d’aquest requeriment predefinit:

Detall.

Data límit d’entrega.- A partir de la v9.0 del TG, el sistema permet escollir el tipus de data límit d’entrega:

- Fixa .- Si escolliu aquesta opció, haureu de seleccionar la data límit en el calendari que es presenta al costat.

- A comptar des de la notificació .- Si seleccioneu aquesta opció, haureu d’introduir el nombre de dies o mesos a comptar des de la notificació (informant el nombre d’unitat en la casella anomenada “Període” i seleccionant el valor “Dies” o “Mesos” a la llista desplegable que es presenta al costat). Aquesta opció implica que necessàriament haureu d’enviar aquest requeriment de documentació amb una notificació associada. En el moment que es practiqui la notificació, el sistema calcularà la data límit en funció del període introduït en el moment de donar d’alta el requeriment de documentació.

- Sense data límit .- Per als requeriments de documentació que no han de tenir data límit.

- A comptar des del requeriment .- Si escolliu aquesta opció, haureu d’introduir el nombre de dies o mesos a comptar des del moment d’enviar el requeriment de documentació.

Autentificació obligatòria.

Permetre interessats.

Mida màxima (en Mb).

Extensions permeses (format: ext1, ext2, ...)

També podreu indicar si es tracta d’un document de treball, fent clic a la casella de verificació que es mostra després del nom del document predefinit. Si s’activa aquesta casella:

S’està indicant que el document queda exclós de la gestió documental.

En afegir documents a l’expedient a partir d’aquest document predefinit, només caldrà informar: Fitxer, Nom del document i Observacions.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 159 / 216

Si esteu d’acord amb les dades introduïdes, podeu afegir aquest document predefinit al tràmit/modalitat tot fent un clic sobre el botó Desar, en cas contrari, podeu fer les modificacions que considereu oportunes.


A la graella inferior es mostren tots els documents predefinits disponibles pel tràmit/modalitat seleccionat. A la part dreta de la pantalla, per a cada document predefinit apareix la icona del llapis per a modificar qualsevol informació del document predefinit, i la de la paperera que permet, prèvia confirmació de l’acció, eliminar el document predefinit.

Es podrà modificar qualsevol valor d’un document predefinit, encara que ja existeixin expedients amb documents generats a partir d’aquest document predefinit. En aquest cas, no hi haurà cap implicació sobre els documents dels expedients ja existents. Si es modifiquen o es generen nous documents, ja tindrien els nous valors incorporats.

3.6.10 Valors per defecte

3.6.10.1 Descripció

A partir de la v8.0, dins la configuració del tràmit/modalitat es poden definir els valors per defecte dels cinc valors requerits quan es realitza una notificació electrònica. En realitzar l’alta d’una nova notificació aquests camps s’ompliran amb els valors definits en la parametrització del tràmit. L’usuari podrà mantenir aquests valors o modificar-los abans de realitzar l’enviament.




Accedint a la pestanya “Valors per defecte” podeu configurar els diferents paràmetres necessaris per a poder enviar una notificació electrònica:

Títol.- Assumpte de la notificació.

Missatge.- Descripció de l’acte que s’està notificant.

Peu del recurs.- Peu del recurs en la resolució o descripció dels terminis altres requeriments.

Dies expiració.- Dies en què la notificació estarà disponible per a ser acceptada o rebutjada pel ciutadà.

Accessible per paraula de pas.- Indica si l’accés a la notificació es podrà realitzar obtenir una contrasenya d’un sol ús o si serà obligatori autenticar-se digitalment per a poder accedir a aquesta notificació.

Quan s’informa qualsevol d’aquests valors, la resta passen a ser obligatoris.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 160 / 216

Si esteu d’acord amb les dades introduïdes, heu de fer un clic sobre el botó Desar, en cas contrari, podeu fer les modificacions que considereu oportunes.


Els canvis realitzats en aquesta pantalla es mostraran en l’historial de configuració del tràmit.

3.6.11 Rols interessats


A partir de la v8.0, es possibilita, per a cada tràmit/modalitat, la definició d’una relació de rols dels interessats respecte a l’expedient. En cas que no sigui necessària aquesta definició, s’utilitzarà la relació de valors per defecte definida en el sistema.




Accedint a la pestanya “Rols interessats” podeu configurar els diferents tipus d’interessats que poden tenir els expedients del tràmit/modalitat que esteu configurant.

Quan s’accedeix per primera vegada, aquesta pantalla mostra la taula de rols definida per defecte en el sistema:

S.- Sol·licitant o subjecte passiu de l’expedient.

P.- Presentador.

C.- Persona de contacte.

N.- Destinatari de la notificació.

Aquests codis no es poden eliminar, però si es pot canviar la descripció associada fent un clic a la icona del llapis associada a cada Codi de rol. Si modifiqueu la descripció d’un rol determinat, a la pantalla Interessat de l’expedient, el rol es mostrarà amb la seva descripció associada.

Si esteu d’acord amb les dades introduïdes, heu de fer un clic sobre el botó Desar, en cas contrari, podeu fer les modificacions que considereu oportunes.


Si es realitza qualsevol canvi sobre els valors existents, es crea automàticament una nova taula d’ús exclusiu per aquest tràmit/modalitat.

Els canvis realitzats en aquesta pantalla es mostraran en l’historial de configuració del tràmit.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 161 / 216

3.6.12 Àmbits


Aquesta funcionalitat permet definir els àmbits de cada tràmit/modalitat per poder permetre la gestió per àmbits dels expedients.




Accedint a la pestanya d’Àmbits podeu gestionar els àmbits que voleu integrar al sistema.

En aquesta pantalla hi ha 3 blocs de dades per a cada tràmit/modalitat: Àmbits, Unitat gestora i Valors (que poden ser de nivell 1, 2 o 3).

Quan s’accedeix a aquesta pantalla, el sistema mostra els àmbits definits per a la vostra Unitat gestora. Aquesta Unitat gestora sempre es mostrarà per pantalla independentment de les accions que realitzeu. Si un àmbit estigués definit per a més d’una Unitat gestora, es mostraria la llista d’Unitats gestores per a les quals s’ha definit l’àmbit.

Nota: Cada tràmit està assignat a una Unitat Gestora determinada. Als usuaris del Tramitador Genèric se’ls hi assigna uns determinats tràmits per administrar, gestionar o tramitar. D’aquesta manera, cada usuari queda vinculat a les Unitats Gestores dels tràmits que tenen assignats.

Un àmbit pot tenir fins a 3 nivells de profunditat. El primer nivell d’àmbit és obligatori, mentre que el segon i el tercer són opcionals i depèn de la configuració de l’àmbit. El nivell de profunditat de l’àmbit anirà variant a mesura que es donin d’alta nous valors d’àmbit en funció del nivell en el qual estem donant d’alta els nous valors.

Seleccionant un àmbit de la casella d’Àmbits, el sistema us mostrarà els Valors de nivell 1 d’aquest àmbit seleccionat.

Fent un clic sobre un valor d’àmbit de nivell 1, apareixen, en una nova secció a la dreta de la pantalla, els valors d’àmbit de nivell 2 associats.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 162 / 216

De la mateixa manera, fent un clic sobre un valor d’àmbit de nivell 2, s’han de mostrar, en una nova secció a la dreta de la secció de valors de nivell 2, els àmbits de nivell 3.

3.6.12.3.1 Alta d’àmbit

Per donar d’alta un nou àmbit cal que feu un clic sobre el botó que trobareu a sota de la graella Àmbit, a l’esquerra de la pantalla.

S’obrirà una nova pantalla on haureu d’informar les següents dades:

Nom d’àmbit.- És el nom de l’àmbit. Si habiliteu la gestió per àmbit d’un tràmit/modalitat, a la configuració del tràmit en escollir el tipus d’àmbit, a la llista desplegable, apareixerà aquest nom. No es pot duplicar el nom d’un àmbit que ja existeixi.

Unitat Gestora.- Apareixen totes les Unitats Gestores a les quals esteu vinculat. Podeu escollir tantes Unitats Gestores com sigui necessari, però almenys heu d’escollir una Unitat Gestora per poder donar d’alta l’àmbit.

Una vegada hàgiu introduït tota la informació, haureu de fer un clic sobre el botó Desar àmbit per tal que es faci efectiva l’alta de l’àmbit. El nou àmbit apareixerà a la graella Àmbit, situada a l’esquerra de la pantalla.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 163 / 216

3.6.12.3.2 Modificació d’àmbit

Si es fa un clic sobre la icona del llapis que hi ha la dreta, es pot modificar el nom de l’àmbit (no es pot duplicar el nom d’un àmbit) i/o associar-lo a una o varies de les Unitats Gestores a les quals esteu vinculats. És necessari que l’àmbit estigui associat amb almenys una Unitat Gestora.

3.6.12.3.3 Eliminació d’àmbit

Si es fa un clic sobre la icona de la paperera que hi ha la dreta, es pot eliminar l’àmbit, sempre que no hi hagi cap expedient associat a cap dels valors d’aquest àmbit.

3.6.12.3.4 Alta de valors d’àmbit

3.6.12.3.4.1 Funcionalitat genèrica per a qualsevol nivell

Per donar d’alta valor d’àmbit, de qualsevol nivell, un clic sobre el botó Alta valor que trobareu a la dreta de la pantalla.

S’obrirà una nova pantalla on haureu d’introduir el nom del valor. A la capçalera d’aquesta petita pantalla s’indica el nivell del valor d’àmbit que esteu donant d’alta. No podeu duplicar el nom de cap valor d’àmbit dintre del mateix nivell d’àmbit. El nom del valor és una dada obligatòria i té una longitud màxima de 150 caràcters.

Una restricció a tenir en compte és que no es permetrà introduir el caràcter “:” (‘dos-punts’), perquè la parella de caràcters “ :: ” (una parella de ‘dos-punts’ amb un espai a cada costat) es farà servir com a separador de nivells en altres pantalles.

Per tal de facilitar l’alta de diversos valors d’àmbit del mateix nivell, aquesta pantalla continuarà activa fins que no feu un clic sobre el botó Sortir.

3.6.12.3.4.2 Alta de valors d’àmbit a nivell 1

Per tal de donar d’alta valors d’àmbit de nivell 1, s’ha de seleccionar un àmbit de la graella d’àmbits.

3.6.12.3.4.3 Alta de valors d’àmbit de nivell 2

Per tal de donar d’alta valors d’àmbit de nivell 2, s’ha de seleccionar:

Un àmbit de la graella d’àmbits.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 164 / 216

Un valor d’àmbit de nivell 1.

3.6.12.3.4.4 Alta de valors d’àmbit de nivell 3

Per tal de donar d’alta valors d’àmbit de nivell 2, s’ha de seleccionar:

Un àmbit de la graella d’àmbits.



3.6.12.3.5 Modificació de valors d’àmbit

Al costat dret de cada valor d’àmbit, sigui del nivell que sigui, hi ha una icona de llapis. Si es fa un clic sobre aquesta icona, es pot modificar el valor de l’àmbit. Recordeu que no poden haver-hi dos valors d’àmbit del mateix nivell amb el mateix nom, i es que no es poden fer servir els dos punts “:”. Si es modifica el nom d’un valor d’àmbit i ja existeixen expedients que tenen aquest valor informat, automàticament tots els expedients s’actualitzen amb aquest nou valor d’àmbit.

3.6.12.3.6 Eliminació de valors d’àmbit

Al costat dret de cada valor d’àmbit, sigui del nivell que sigui, hi ha una icona de la paperera. Si es fa un clic sobre aquesta icona, es pot esborrar el valor de l’àmbit. Si s’elimina un valor



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 165 / 216

d’àmbits, automàticament queden eliminats els valors d’àmbit de nivell inferior que tingui associats.

Si ja existeixen expedients amb el valor d’àmbit eliminat (i/o amb qualsevol dels valors d’àmbit fills), els expedients resten sense cap valor d’àmbit assignat.

Cal tenir present que:

A un tràmit/modalitat se li assigna un àmbit (del conjunt d’àmbits de la Unitat Gestora associada al tràmit) i a un expedient se li assigna un valor (del conjunt de valors de l’àmbit).

Per poder habilitar la gestió per àmbits d’un tràmit/modalitat, és necessari que existeixi almenys un àmbit assignat a la Unitat Gestora vinculada al tràmit.

Un àmbit (amb els seus valors) pot ser administrat per un altre administrador que tingui assignat algun tràmit d’alguna de les Unitats Gestores de l’àmbit (encara que els tràmits que tingui assignats no coincideixin amb els vostres). En el cas que l’altre administrador no estigui vinculat a totes les Unitats Gestores, amb les quals es va donar d’alta l’àmbit, aquest altre administrador només veurà les seves Unitats Gestores. Per contra, podrà veure, i administrar, tots els valors de l’àmbit.

No existeix cap limitació respecte al nombre d’àmbits, ni respecte al nombre de valors d’àmbits que pot tenir 1 àmbit determinat.

3.6.12.3.7 Exportar Identificadors

A partir de la versió 5.1, atès que els PDFs de la sol·licitud podran ser multiidioma (català, castellà, aranès), la dada per relacionar l’assignació automàtica d’àmbit, no serà el literal que informa el ciutadà, sinó un codi intern que actua d’identificador.

El sistema interpreta automàticament el valor d’àmbit informat a la sol·licitud pel seu codi intern, però per a les altes manuals (expedients interns o d’ofici o en paper) s’ha d’introduir directament el codi de valor d’àmbit.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 166 / 216

Per tal de tenir la llista d'identificadors associats als valors d'àmbit, s'ha habilitat una nova funcionalitat (fent un clic sobre el botó Exportar Identificadors, que es troba a la part baixa a l'esquerra de la pantalla) que permet obtenir aquesta llista en un fitxer Excel.

Si, en el moment d’introduir l’identificador del valor d’àmbit, ens equivoquem, l’expedient és dóna d’alta correctament però sense cap valor d’àmbit assignat. Caldrà llavors, entrar al detall de l’expedient i assignar-li el valor d’àmbit que li correspongui.

A partir de la versió 7, es possibilita poder transportar àmbits entre entorns (transport vertical).

Aquest transport ja està inclòs a la funcionalitat Exportació/Importació d’un tràmit/modalitat si l’àmbit associat al TM origen no existeix a l’entorn destí.

Per a poder transportar un àmbit en el mateix entorn, s’haurà de manipular el fitxer XML generat en el procés d’exportació: nom d’àmbit i valors d’àmbits.

3.6.12.3.8 Exportar

Aquesta funcionalitat està disponible a partir de la versió 7, i permet als administradors del tràmit copiar un àmbit concret.

Per a utilitzar-la, cal accedir a la pantalla Administració/Àmbits i prémer el botó “Exportar”.

El sistema genera un fitxer XML segons l’esquema TG_Import_Export_Ambit_vNN.xsd anomenat segons patró:

export_ambit_<entorn>_<àmbit>_<AAAAMMDDHHmmss>.XML

que es descarrega al sistema d'arxius local de l'usuari.

3.6.12.3.9 Importar

Aquesta funcionalitat està disponible a partir de la versió 7, i permet als administradors del tràmit copiar un àmbit concret.

Per a utilitzar-la, cal accedir a la pantalla Administració/Àmbits i prémer el botó “Importar”.

En el missatge de confirmació de l’acció mostrarà el bloc contingut en el fitxer d’importació. Haureu de marcar la casella de verificació: “Accepto continuar amb la importació” i prémer el botó “Sí”.

Generalment el fitxer a importar s’haurà generat prèviament en un procés d’exportació, i pot haver-se editat de forma externa a l’aplicació.

El sistema realitza les següents validacions:

L’àmbit no ha d’existir en destí.

No ha d’existir cap valor d’àmbit en destí associat a qualsevol dels àmbits destí vinculats a les unitats gestores origen.

El procés d’importació processa la informació de la mateixa manera que si es realitzés de forma manual:

o Es dóna d’alta l’àmbit.

o Es processen les diferents unitats gestores:

Per a cada unitat gestora origen trobada en destí, s’associa l’àmbit.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 167 / 216

Si no es troba la unitat gestora origen en destí, es continua processant la següent unitat gestora origen

o Es copien els valors de l’àmbit respectant les seves dependències.

Només s’actualitza l’àmbit si el procés és OK.

Quan s'ha processat el fitxer, es mostra la finestra de fi de procés indicant que la importació ha finalitzat amb el seu resultat (OK/KO), i un enllaç per poder descarregar l'informe d'execució.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 168 / 216

3.6.13 Auditoria interfícies


Aquesta funcionalitat permet consultar totes les traces resultants de les crides als diferents serveis externs consumits pel Tramitador Genèric.

És un servei de caràcter tecnològic que, encara que està a disposició dels administradors, la seva utilització no entra dins de les seves responsabilitats.

Aquesta interfície és utilitzada per l’equip tècnic per realitzar tasques de revisió en cas d’alguna incidència tecnològica de comunicació amb tercers sistemes.




Dins del menú Administració, a partir de la versió 6.0, es pot accedir a aquesta nova la pestanya Auditoria interfícies on podeu consultar totes les traces resultants de les crides a serveis externs consumits pel Tramitador Genèric.

Aquesta pantalla té el mateix funcionament que qualsevol pantalla de cerca del Tramitador Genèric: s’informen determinats filtres de cerca i es mostra la relació de traces que acompleixen amb TOTS els paràmetres de cerca introduïts.

Es poden filtrar les traces utilitzant els diferents paràmetres de cerca:

Actor. Llista desplegable de serveis externs consumit pel Tramitador Genèric:

o AVISALERT.- Sistema d'avisos i alertes SMS o correu-e del CTTI.

o CONSULTA_CSV.- Verificació de documents electrònics (CodiSegurdeVerificació).

o NT.- Servei de Notificacions electròniques.

o GRD.- Servei Gestor de respostes diferides.

o ECOPIA.- Servei Copia Autentica.

Codi d’expedient.

Data.- Interval de dates en la qual s’ha realitzat el consum del producte invocat.

Tràmit/modalitat.

En prémer el botó Cercar obtindreu la relació de traces que compleixen TOTS els valors del filtre que s’han informat i que pertanyin als expedients que esteu autoritzats a gestionar.


Actor.- Producte consumit en la interfície: AVISALERT, CONSULTA_CSV, NT, GRD, ECOPIA.

Modalitat.- Modalitat consumida del producte:

Usuari que ha realitzat l’acció.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 169 / 216

Codi d’expedient.

Resultat de la crida.

Missatge.- Fitxer XML amb el contingut de la petició. Cal fer clic sobre la icona per a descarregar el fitxer.

Resposta.- Fitxer XML amb el contingut de la resposta. Cal fer clic sobre la icona per a descarregar el fitxer.

Codi error.- Si el resultat de la crida ha estat error, es mostra el codi d’error generat. Si es passa el cursor sobre la icona d’informació , es mostra la descripció de l’error.

Data inici.- Data i hora de la petició.

Data fi. Data i hora de la resposta.





Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 170 / 216

3.6.14 Historial


Aquesta funcionalitat permet consultar la traçabilitat de les acciones realitzades en les funcions d’administració que ofereix l’aplicació.




Les accions d’administració queda continguda en les següents pestanyes disponibles.

Usuaris Administració d’Usuaris i Grups de tràmits Grups de tràmits Configuració general del tràmit

Administració de Tràmits/Modalitats i Àmbits

Dades específiques Plantilles Gestió documental

o Configuració de la sèrie documentalo Productors per àmbitso Documents predefinits

Valors per defecte Rols interessats Àmbits Auditoria interfícies

Gestió de l’Administració de TM. Càrrega massiva Historial

Dins del menú Administració, a partir de la versió 6.0, es pot accedir a una nova pestanya Historial on podeu consultar totes les traces d’activitat realitzades en les funcions d’administració, igual que es fa en l’historial de tramitació a nivell d’expedient.

Aquesta nova pantalla Historial és accessible només per als usuaris amb rol d’aplicació Administrador i només tindrà accés a les traces d’activitats realitzades sobre tots els tràmits per als quals tingui rol de tràmit Administrador.

Respecte dels àmbits, un usuari amb rol d’aplicació AT, té accés a les traces d’activitat relacionades amb les plantilles d’àmbit dels seus òrgans (les diferents unitats gestores associades als tràmits que aquest usuari AT administra.

Aquesta nova pantalla inclou els desplegables de Tràmit i Modalitat de manera que:

Si no se selecciona cap tràmit, es mosta totes les traces possibles

Si s’utilitza la selecció concreta d’un tràmit-modalitat es filtren les traces relacionades amb el tràmit/modalitat seleccionat.

La informació mostrada és la següent:

Data de l’activitat



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 171 / 216

Usuari que ha realitzat l’activitat.

Tipus acció.- Acció realitzada.

Descripció.- Presenta els detalls de l’acció efectuada. És variable en funció del tipus d’acció. Respon al següent quadre:


Configuració general:Modificació paràmetres

<TM>; {<nomParam1>=<nouValor>,<nomParam2>=<nouValor>,..., <nomParamn>=<nouValor>};

Configuració general: Alta etiqueta <TM>; <Nom etiqueta>

Configuració general: Baixa etiqueta <TM>; <Nom etiqueta>

Configuració general:Modificació etiqueta

<TM>; <Nom etiqueta>

Configuració general:Alta versió de negoci

<TM>; <Nom versió de negoci> [(versió per defecte)]

Configuració general:Baixa versió de negoci

<TM>; <Nom versió de negoci>

Configuració general:Modificació versió de negoci

<TM>; <Nom versió de negoci> [(versió per defecte)]

Dades específiques: Alta

<TM>;<tipus>;<Nom dada específica (literal)>: <tag XML>;<format>;<etiqueta>;<ordre>[;<longitudDecimal>;<dies1>;<dies2>;<llista_codis_valors>]

Dades específiques: Baixa <TM>; <tipus>; <Nom dada específica (literal)>

Dades específiques: Modificació

<TM>; <tipus>;<Nom dada específica (literal)>: <tag XML>;<format>;<etiqueta>;<ordre>[;<longitudDecimal>;<dies1>;<dies2>;<llista_codis_valors>]

Dades específiques: Alta Secció <TM>;<Nom secció>:<Ordre>Dades específiques: Baixa Secció <TM>;<Nom secció>Dades específiques: Modificació Secció <TM>;<Nom secció>:<Ordre>

Gestió documental:Modificació paràmetres

<TM>; {<nomParam1>=<nouValor>,<nomParam2>=<nouValor >,..., <nomParamn>=<nouValor>}; {llistaTipusDisponibles};

Gestió documental àmbits:Modificació de valor

<TM>; <<nivell1> :: <nivell2> :: <nivell3>>; <codiProductor>; <codiOrgan>; <nomOrgan>

Documents predefinits: Alta <TM>; <nomDocPredefinit>: <param1>;< param2>;< param3>; (...);<paramN>

Documents predefinits: Baixa <TM>; <nomDocPredefinit>

Documents predefinits: Modificació <TM>; <nomDocPredefinit>: <param1>;< param2>;< param3>; (...);<paramN>

Plantilles: Alta <TM>; <Nom plantilla>: <descripció>;<tipus document>;<nom fitxer>

Plantilles: Baixa <TM>; <Nom plantilla>

Plantilles: Modificació <TM>; <Nom plantilla>: <descripció>;<tipus document>;<nom fitxer>



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 172 / 216


Àmbits: Alta d’àmbit <Nom plantilla àmbit>: {<unitatGestora1>, <unitatGestora2>,..., <unitatGestoran>}

Àmbits: Baixa d’àmbit <Nom plantilla àmbit>

Àmbits: Modificació d’àmbit <Nom plantilla àmbit>: {<unitatGestora1>, <unitatGestora2>,..., <unitatGestoran>}

Àmbits: Alta de valor d’àmbit <Nom plantilla àmbit>: <nivell1> [:: <nivell2> [:: <nivell3]]

Àmbits: Baixa de valor d’àmbit <Nom plantilla àmbit>: <nivell1> [:: <nivell2> [:: <nivell3]]

Àmbits: Modificació de valor d’àmbit <Nom plantilla àmbit>: <nivell1> [:: <nivell2> [:: <nivell3]]

Usuaris: Alta d’usuari

<NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom>; <rol_aplicació><TM1>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;<TM2>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>; (...)<TMn>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;

Usuaris: Modificació d’usuari

<NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom>; [<rol_aplicació>; <email>]<TM1>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;<TM2>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>; (...)<TMn>;<rol>;<permís_gestió_S_o_N>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;

Grup de tràmits: Alta de grup <nomGrup>; <descripcióGrup>; <NIF_Responsable>; {<T1>, <T2, ..., <Tn>}

Grup de tràmits: Baixa de grup <nomGrup>

Grup de tràmits: Modificació de grup <nomGrup>; <descripcióGrup>; <NIF_Responsable>; {<T1>, <T2, ..., <Tn>}

Grup de tràmits: Assignació d’usuari <nomGrup>; <NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom>

Grup de tràmits: Eliminació d’usuari <nomGrup>; <NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom>

Grup de tràmits:Modificació d’usuari (permís gestió)

<nomGrup>; <NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom><TM1>;<permís_gestió_S_o_N><TM2>;<permís_gestió_S_o_N>(...)<TMn>;<permís_gestió_S_o_N>



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 173 / 216


Grup de tràmits:Modificació d’usuari (àmbits)

<nomGrup>; <NIF>; <Cognom1 Cognom2, Nom><TM1>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;<TM2>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>; (...)<TMn>; <enllaç_descarrega_XLS_valorAmbits>;





Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 174 / 216

4. CONVERTIR A FORMAT TEXT COMPATIBLE UNA COLUMNA EXCEL

4.1 IntroduccióL’objectiu d’aquest document és descriure el procediment per a convertir a format text compatible una columna Excel, per tal que es pugui utilitzar el document Excel per a informar els diferents elements d’una dada específica tipus llista.

Aquestes indicacions apliquen quan una de les dues columnes (codis i valors) contenen només números. En aquests casos, malgrat es faci manualment la conversió de les cel·les o columna a un format text, Excel interpreta internament que es tracta d’una columna de tipus numèric i en el moment de donar d’alta la dada específica de tipus llista a partir d’aquest fitxer Excel, el sistema dóna error perquè necessita que les dues columnes siguin, internament, de tipus text.

4.2 Passos a seguir1) Seleccionar la columna sencera:

2) Prémer el botó “Datos” de la barra d’eines i seleccionar l’opció “Texto en columnes” a la cinta d’opcions i seguir les instruccions de l’assistent:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 175 / 216

a) Seleccionar “Tabulación” com a separador (és l’opció per defecte) i prémer el botó “Siguiente”:

b) Seleccionar “Texto” com a format de les dades en columnes i prémer el botó “Finalizar”:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 176 / 216



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 177 / 216

5. CREACIÓ DE PLANTILLES

5.1 Descripció General del SistemaLes plantilles estandarditzen el format dels diversos documents generats a partir d’elles. A les plantilles es poden distingir dos tipus d’elements:

Patró.- El formen tots els elements comuns.

Variables.- Són camps de fusió on l’indiquem al Sistema que, en el moment de generar el document, haurà d’omplir-lo amb dades de la sol·licitud. Distingim dos tipus de variables:

o Variables genèriques.- Dades genèriques a tots els tràmits

o Variables específiques Dades particulars per a cada tràmit. Estan definides a la pantalla d’Administració, pestanya Dades Específiques.

5.2 Requeriments Han de ser documents amb extensió.docx, compatibles amb Microsoft Word. Les plantilles

pròpiament dites de Microsoft Word, extensió .dot i .dotx, no són suportades.

Han de ser creades amb Office 2007, o superior, per tal que Microsoft Word reconegui els diferents camps de fusió incorporats a la plantilla. Heu d’anar amb compte per què per defecte es pot desar el document com a “Documento de Word 97-2003” i la plantilla no funcionarà. En el moment de generar un document a partir d’aquesta plantilla us donarà el següent error:

L’heu de desar sempre com a “Documento de Word”.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 178 / 216

Els camps a substituir s’hauran de definir com a camps MergeFields (veure apartat: Creació de Plantilla).

Els noms dels camps de fusió hauran de coincidir amb els noms definits al XML de la sol·licitud, en el cas que es tractin de GRO, o amb el nom assignat en la definició de la dada específica, en el cas que es tracti d’un camp lliure.:

o Variables genèriques.- Estan especificades en el següent apartat.

o Variables específiques.- Es correspon amb l’Etiqueta de Dada Específica del tràmit.

5.3 Identificació variables genèriques

A continuació es relacionen les dades genèriques dels expedients que poden utilitzar-se com a camps de fusió. Podeu fer servir les opcions de Copiar (Ctrl+C) i Pegar (Ctrl+V) per incorporar-les a la vostra plantilla. En el moment que feu clic sobre qualsevol lloc del camp de fusió, veureu com queda seleccionat tot el camp i es mostra ombrejat en color gris.

A partir de la versió 7.1, s’incorporen noves variables de fusió:

De la CAPÇALERA de l’expedient:

o Títol de l’expedient.

o Data registre d’entrada.

o Idioma en el qual el sol·licitant ha omplert el formulari de sol·licitud.

De les DADES GENÊRIQUES:

o Si el sol·licitant és una persona jurídica (PJ), la variable de fusió «SOL_NOM» contindrà la Raó Social.

o Totes les dades del representant, si existeix, per al sol·licitant i presentador.

o La Unitat Poblacional per a qualsevol sol·licitant, representant o presentador.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 179 / 216

EX

PE

DIE

NT

1 Codi expedient «CODI_EXP»

2 Codi sol·licitud «CODI_SOL»

3 Codi EACAT «CODI_EACAT»

4 Tràmit «TRAMIT»

5 Modalitat «MODALITAT»

6 Data petició «DATA_PETICIO»

7 Data modificació «DATA_MODIFICACIO»

8 Data tancament «DATA_TANCAMENT»

9 Estat «ESTAT»

10 Canal entrada «CANAL_ENTRADA»

11 Nº de registre «NUM_REGISTRE»

12 Data registre «DATA_REGISTRE»

13 Títol expedient «TITOL_EXP»

14 Idioma «IDIOMA»

SO

L·LI

CIT

AN

T

1 Tipus doc identificació «SOL_TIP_DOC»

2 Identificador «SOL_IDENTIFICADOR»

3 Nom «SOL_NOM»

4 Primer cognom «SOL_COGNOM_1»

5 Segon cognom «SOL_COGNOM_2»

6 Gènere «SOL_GENERE»

7 Data de naixement «SOL_DATA_NAIX»

8 Tipus de via «SOL_TIPUS_VIA»

9 Nom de la via «SOL_NOM_VIA»

10 Número «SOL_NUM_VIA»

11 Bloc «SOL_BLOC»

12 Escala «SOL_ESCALA»

13 Pis «SOL_PIS»

14 Porta «SOL_PORTA»

15 Codi Postal «SOL_CP»



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 180 / 216

16 Província «SOL_PROVINCIA»

17 Comarca «SOL_COMARCA»

18 Municipi «SOL_MUNICIPI»

19 Correu electrònic «SOL_EMAIL»

20 Telèfon «SOL_TELF»

21 Telèfon mòbil «SOL_TELF2»

22 Unitat poblacional «SOL_UNIT_POBLAC»

RE

PR

ES

EN

TAN

T D

EL

SO

L·LI

CIT

AN

T

1 Tipus doc identificació «REP_SOL_TIP_DOC»

2 Identificador «REP_SOL_IDENTIFICADOR»

3 Nom / Raó Social «REP_SOL_NOM»

4 Primer cognom «REP_SOL_COGNOM_1»

5 Segon cognom «REP_SOL_COGNOM_2»

6 Gènere «REP_SOL_GENERE»

7 Data de naixement «REP_SOL_DATA_NAIX»

8 Tipus de via «REP_SOL_TIPUS_VIA»

9 Nom de la via «REP_SOL_NOM_VIA»

10 Número «REP_SOL_NUM_VIA»

11 Bloc «REP_SOL_BLOC»

12 Escala «REP_SOL_ESCALA»

13 Pis «REP_SOL_PIS»

14 Porta «REP_SOL_PORTA»

15 Codi Postal «REP_SOL_CP»

16 Província «REP_SOL_PROVINCIA»

17 Comarca «REP_SOL_COMARCA»

18 Municipi «REP_SOL_MUNICIPI»

19 Correu electrònic «REP_SOL_EMAIL»

20 Telèfon «REP_SOL_TELF»

21 Telèfon mòbil «REP_SOL_TELF2»

22 Unitat poblacional «REP_SOL_UNIT_POBLAC»



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 181 / 216

PR

ES

EN

TAD

OR

1 Tipus doc identificació «PRE_TIP_DOC»

2 Identificador «PRE_IDENTIFICADOR»

3 Nom «PRE_NOM»

4 Primer cognom «PRE_COGNOM_1»

5 Segon cognom «PRE_COGNOM_2»

6 Gènere «PRE_GENERE»

7 Data de naixement «PRE_DATA_NAIX»

8 Tipus de via «PRE_TIPUS_VIA»

9 Nom de la via «PRE_NOM_VIA»

10 Número «PRE_NUM_VIA»

11 Bloc «PRE_BLOC»

12 Escala «PRE_ESCALA»

13 Pis «PRE_PIS»

14 Porta «PRE_PORTA»

15 Codi Postal «PRE_CP»

16 Província «PRE_PROVINCIA»

17 Comarca «PRE_COMARCA»

18 Municipi «PRE_MUNICIPI»

19 Correu electrònic «PRE_EMAIL»

20 Telèfon «PRE_TELF»

21 Telèfon mòbil «PRE_TELF2»

22 Unitat poblacional «PRE_UNIT_POBLAC»

RE

PR

ES

EN

TAN

T D

EL 1 Tipus doc identificació «REP_PRE_TIP_DOC»

2 Identificador «REP_PRE_IDENTIFICADOR»

3 Nom «REP_PRE_NOM»

4 Primer cognom «REP_PRE_COGNOM_1»

5 Segon cognom «REP_PRE_COGNOM_2»

6 Gènere «REP_PRE_GENERE»

7 Data de naixement «REP_PRE_DATA_NAIX»



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 182 / 216

PR

ES

EN

TAD

OR

8 Tipus de via «REP_PRE_TIPUS_VIA»

9 Nom de la via «REP_PRE_NOM_VIA»

10 Número «REP_PRE_NUM_VIA»

11 Bloc «REP_PRE_BLOC»

12 Escala «REP_PRE_ESCALA»

13 Pis «REP_PRE_PIS»

14 Porta «REP_PRE_PORTA»

15 Codi Postal «REP_PRE_CP»

16 Província «REP_PRE_PROVINCIA»

17 Comarca «REP_PRE_COMARCA»

18 Municipi «REP_PRE_MUNICIPI»

19 Correu electrònic «REP_PRE_EMAIL»

20 Telèfon «REP_PRE_TELF»

21 Telèfon mòbil «REP_PRE_TELF2»

22 Unitat poblacional «REP_PRE_UNIT_POBLAC»

5.4 Identificació variables específiques

Les variables específiques són pròpies de cada tràmit. Per a identificar-les cal anar a la pantalla d’Administració, pestanya Dades Específiques. El nom del camp de fusió ha de coincidir amb el nom del camp Etiqueta.

La incorporació d’una dada específica està descrita al Manual d’Usuari, però en aquest apartat farem referencia a les actuacions necessàries per poder identificar variables específiques.

Si es tracta d’un GRO:

Caldrà que carregueu el XML del tràmit. Una vegada carregat, podeu desplegar la llista Nom del Tag XML per tal de seleccionar la dada específica requerida.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 183 / 216

Una vegada seleccionada la dada específica, cal que li assigneu una Etiqueta per tal que la plantilla relacioni el camp de fusió amb la dada específica:

Aneu amb compte de no deixar cap espai en blanc en el nom de l’etiqueta, en cas contrari, quan es generin documents a partir de la plantilla, que contingui aquesta dada específica, es produirà un error:

Quan hàgiu complimentat tota la informació necessària, premeu el botó Desar i la dada específica apareixerà a la graella de Nom del tag XML:

Si es tracta d’un camp lliure (la dada específica no té correspondència amb cap tag del XML de la sol·licitud):



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 184 / 216

Heu d’assignar-li un nom (Literal) i una Etiqueta per poder incorporar aquesta dada específica a la vostra plantilla. Compte de no deixar cap espai en blanc en el nom de l’etiqueta.

Si necessiteu modificar l’etiqueta de la dada específica, sigui del tipus que sigui, cal que feu un clic sobre la icona del llapis i apareixerà la pantalla d’edició de la dada específica on podeu modificar l’etiqueta (o qualsevol altra propietat de la dada específica).

5.5 Creació de plantilla

Per tal que es mantingui el format correcte quan a la capçalera i/o al peu del document hi hagi imatges i altres elements, es recomana que per a l'encapçalament i peu de plantilles es facin servir taules per ubicar els elements a esquerra i dreta, i imatges per als logotips, i amb un mínim d'1 per a l'interlineat.

Quan genereu una plantilla, la nostra recomanació és que primer determineu el patró d’aquesta, escrivint tota la informació necessària, deixant lloc pels camps de fusió. En aquesta primera fase els podeu anomenar com vulgueu, també recomanem identificant-los per tal que després siguin fàcilment recognoscibles.

Per exemple:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 185 / 216

On nom del gos raça del gos i servei seran camps de fusió.

Una vegada teniu el patró, heu d’incorporar tots els camps de fusió de la vostra plantilla.

Si es tracta de variables genèriques, recordeu que, per a facilitar-vos la feina podeu fer servir les opcions del Word Copiar (Ctrl+C) i Pegar (Ctrl+V), de la secció Identificació variables genèriques.

Si es tracta de variables específiques (o per a les variables genèriques que no vulgueu enganxar de la taula de referència) caldrà que indiqueu al Word on s’ubicaran els camps de fusió. Per això cal que seleccioneu tota l’àrea que heu deixat pel camp de fusió (d’aquí la importància de fer-los recognoscibles) i en el grup “Elementos rápidos” de la fitxa “Insertar” de Microsoft Word, escolliu l’opció “Campo”.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 186 / 216

Apareixerà una pantalla emergent amb les propietats del camp:

A la taula “Nombres de campos” heu d’indicar que el camp és del tipus MergeField (camp de fusió), i al “Nombre del campo” de l’apartat “Propiedades de campo” heu de posar-hi exactament el mateix nom que apareix a:

La taula descrita al punt d’identificació de variables genèriques, per a les variables comunes.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 187 / 216

L’etiqueta de la dada específica, per a les variables específiques.

Accepteu i tornareu al document de plantilla. Veureu com s’ha inserit el camp de fusió en el lloc corresponent.

Si el seleccioneu, fent un clic sobre qualsevol lloc del camp, veureu com queda seleccionat tot el camp i ombrejat en gris.

Repetiu aquestes accions per a tots els camps de fusió de la vostra plantilla.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 188 / 216



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 189 / 216



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 190 / 216

Quan tingueu tots els camps de fusió creats, heu de desar el document en format .docx per tal que sigui compatible amb Microsoft Word.

Una vegada creat la vostra plantilla l’heu d’incorporar al TG mitjançant la pantalla d’Administració, pestanya Plantilles, el procediment està explicat en l’apartat Plantilles de la Funcionalitat del Sistema: Administració, del Manual d’Usuari.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 191 / 216

Quan genereu un document a partir d’aquesta plantilla (vegeu apartat: Altres documents de la Funcionalitat del Sistema: Documentació de l’expedient, del Manual d’Usuari), veureu com s’ha fusionat correctament el patró de la plantilla amb els valors de les variables de l’expedient. Per exemple:



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 192 / 216

6. INTEGRACIÓ PROCÉS DE CONCILIACIÓ BANCÀRIA

6.1 IntroduccióL’objectiu d’aquest document és descriure el procediment per demanar, configurar i habilitar el procés automàtic de conciliació bancària donant el suport necessari a les unitats que es volen integrar en aquest servei de cobraments que ofereix el Tramitador Genèric (TG).

L’única entitat bancària associada a aquest servei és, fins ara, CaixaBank “La Caixa” (2100) i els pagaments han de seguir la norma/procediment del Quadern 57.

6.2 AntecedentsPrevi a l’alta de la conciliació bancaria al TG, caldrà haver gestionat un conjunt de tasques relacionades amb l’Alta als serveis corporatius de pagament descrits en el site de l’OPAE:

http://ipae.intranet.gencat.cat/index.php?page=epagament

En especial, cal tenir en compte diferents documents alhora de configurar el servei que trobareu en l’espai anterior:

Plantilla d’alta al servei de l’ATC.

Procediment d’incorporació de nous usuaris al servei de pagament corporatiu en línia a través del GSIT-PICA.

Com a resultat de les configuracions i les proves descrites en els procediments, obtindreu:

Emissora i sufix proporcionades per l’entitat bancaria que caldrà configurar en el TG (Administració del tràmit) amb el Quadern 57:

Validacions de pagaments efectuats tant en els entorns de PRE com en l’entorn de PRO tant per Carta de pagament com Pagament online amb targeta. Recordeu que podreu utilitzar les funcionalitats del propi TG per crear les cartes de pagament o el pagament en línia utilitzant expedients de proves tal i com us mostrem en la següent figura.


http://ipae.intranet.gencat.cat/index.php?page=epagament


Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 193 / 216

Finalitzat aquest punt, el TG està configurat per iniciar els pagaments reals al ciutadà però no rebrà l’estat real del pagament, es a dir, la conciliació bancària dels pagaments efectuats. Per tal de gestionar en el TG la capacitat de conciliar els pagaments i per tant obtenir informació actualitzada automàticament dels mateixos, cal prosseguir amb els següents passos del document.

6.3 LimitacionsEn l’actualitat cal tenir en compte que el procés de conciliació bancària del Tramitador Genèric funciona exclusivament per als requeriments de pagament creats manualment des del propi Tramitador Genèric i exclusivament amb pagaments que segueixen la norma del Quadern 57.

Per a la propera versió 9 se suportarà la conciliació de pagaments de noves sol·licituds d’expedients amb requeriments de pagaments automàtics iniciats des dels frontals de tramitació.

6.4 PASSOS PER ACTIVAR LA CONCILIACIÓ DE PAGAMENTSQuan un departament ha de posar en marxa un tràmit al Tramitador Genèric que requereix cobraments a través del servei de conciliació bancària, s’han de completar els següents passos (les dues primeres no les gestiona l’equip del Tramitador Genèric).

1. L’àrea de gestió econòmica del departament o unitat gestora determina l’emissora i el sufix en la que s’han de rebre els cobraments (veure antecedents).

2. L’àrea de gestió econòmica del departament o unitat gestora envia una carta a CaixaBank informant que per aquesta emissora-sufix la transmissió ha de ser protocol sFTP a Tramitador Genèric.

En la carta es recorda a CaixaBank que les transmissions han de ser diàries, encara que siguin amb fitxers buits quan no hi ha pagaments.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 194 / 216

NOTA: És molt important que la unitat gestora garanteixi que l’emissora-sufix sigui d’ús exclusiu per als pagaments del TG i que no es fa servir en cap altre backoffice.

3. Amb el tràmit-modalitat correctament configurat, l’àrea d’organització (ó l’Àrea TIC) del departament o unitat gestora pot obrir una petició Remedy al Tramitador Genèric demanant suport per executar una prova de simulació de conciliació bancària a l’entorn de PRE (Veure Petició simulació a PRE i Annex: Comprovar una conciliació ). Aquesta prova no és necessària quan ja s’han realitzat amb èxit altres proves de pagaments amb la mateixa emissora.

4. Amb la prova unitària de conciliació resolta favorablement, l’organització o unitat gestora del tràmit, obre un ticket de suport al Tramitador Genèric a Remedy per avisar de la data a partir de la qual esperen començar a rebre els fitxers reals amb cobraments per part de CaixaBank. (Veure Petició per informar de la posta en marxa de pagaments a PRO). Amb aquesta comunicació, l’Oficina Tècnica del Tramitador Genèric inclourà en la seva monitorització diària la comprovació del lliurament de la tramesa per part de CaixaBank.

A continuació s’amplien els detalls dels punts 3 i 4 relatius a les peticions Remedy que cal fer a l’equip del Tramitador Genèric.

6.5 Petició de simulació a PREAmb el tràmit-modalitat correctament configurat, l’àrea d’organització (ó ATIC) del departament o unitat gestora, i sobretot en els casos en que ha demanat l’alta d’una nova emissora no provada amb anterioritat, pot obrir una petició Remedy al Tramitador genèric demanant suport per executar una prova unitària de simulació de conciliació bancària a PREproducció.

Abans de sol·licitar-la:

1. Heu de tenir expedients en el Tramitador Genèric de PREproducció del tràmit-modalitat corresponent, configurat correctament.

2. Heu d’haver creat manualment almenys un requeriment de pagament associat a algun d’aquests expedients i amb l’estat pendent de pagar. Dades a considerar d’aquests requeriments de pagament i que haureu d’informar en la petició:

Emissora-sufix: <EEEEEEEEE-SSS> Expedient: <CODI_TG_EXPEDIENT> Referència del requeriment de pagament: <referència> Data límit: <DD-MM-AAAA> Import: <XX.XX€>

Amb aquests requisits, es pot crear una petició de suport funcional a Remedy al Tramitador Genèric amb el següent contingut.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 195 / 216

Exemple de petició via Portal d’Autoservei Remedy

Per copiar i enganxar:

Descripció breu del suport

Prova unitària de Conciliació Bancària per al tràmit <TTTTTT-MMMM> i l’emissora-sufix <EEEEEEEE-SSS>

Descripció detallada del suport

S’ha configurat el tràmit <TTTTTT-MMMM> i s’ha creat un expedient a PRE amb un requeriment de pagament pendent de pagar per tal de provar el procés de conciliació bancària del Tramitador Genèric.

Les dades per fer la prova són:

-Emissora-sufix: <EEEEEEEE-SSS>

-Expedient: <CODI_TG_EXPEDIENT>

-Referència del requeriment de pagament: <referència>

-Data límit: <DD-MM-AAAA>

-Import: <XX.XX€>

Gràcies



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 196 / 216

Aquesta petició arribarà a l’equip del Tramitador Genèric, el qual executarà a PRE una simulació de conciliació bancària sobre el requeriment pendent de pagar i resoldrà la petició adjuntant el fitxer en format Quadern 57 usat per a la prova.

6.6 Petició per informar de la posta en marxa de pagaments a PROAmb la prova unitària de conciliació resolta favorablement, l’organització o unitat gestora del tràmit, ha d’obrir un ticket de suport al Tramitador Genèric a Remedy purament informacional per avisar de la data a partir de la qual esperen començar a rebre els fitxers reals a PRODUCCIÓ amb cobraments transmesos per part de CaixaBank i d’aquesta manera l’Oficina Tècnica del Tramitador Genèric els incloguin en el monitoratge diari que fa de l’eina.

Abans d’obrir la petició, cal tenir a mà les següents dades que haureu d’informar en la petició:

Tràmit-modalitat <TTTTTT-MMMM> Emissora-sufix: <EEEEEEEE-SSS>

Amb aquests requisits, s’ha de crear una petició de suport funcional a Remedy al Tramitador Genèric amb el següent contingut.

Exemple de petició via Portal d’Autoservei Remedy



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 197 / 216

Per copiar i enganxar:

Descripció breu del suport

Inici Conciliació Bancària a PRO del tràmit <TTTTTT-MMMM> i l’emissora-sufix <EEEEEEEE-SSS>


El dia/A partir del DD-MM-AAAA s’espera rebre al Tramitador Genèric de PRODUCCIÓ els primers fitxers Q57 reals de Conciliació Bancària per al tràmit i emissora-sufix següents:

-Tràmit-modalitat: <TTTTTT-MMMM>

-Emissora-sufix: <EEEEEEEE-SSS>

Sol·licitem la inclusió d’aquests pagaments en el monitoratge diari.

Gràcies

Aquesta petició arribarà a l’equip del Tramitador Genèric, el qual inclourà aquesta informació en el seu monitoratge diari que servirà per detectar alguna incidència relacionada amb la transmissió d’aquests fitxers.

6.7 ANNEX: Comprovar una conciliació

1. Consultar la tramesa (fitxer en format Quadern 57) en l’aplicació (pestanya ‘Cerca de pagaments’ | ‘Trameses’):– Comprovar els possibles errors

2. Consultar el pagament (pestanya ‘Cerca de pagaments’ | ‘Pagaments’).3. Accedir a un expedient i comprovar que el requeriment de pagament ha canviat l’estat a

‘Pagat’.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 198 / 216

6.8 ANNEX: Estructura del Quadern 57El procediment de comunicació amb les diferents entitats financeres es recull en el Quadern 57 (cobraments per finestreta i autoservei). És un procediment normalitzat i comú a totes les entitats financeres que prestin aquest servei.

Els fitxers de trameses segueixen l’estructura descrita a l’annex 3 del quadern 57.

El fitxer té 100 posicions i la seva estructura està en funció del tipus de registre que es tracti:

Un registre de capçalera.- Registre únic per fitxer:o Posicions 01-02: Codi de Registre 01.o Posicions 03-04: Codi d’Operació 70 (euros).o Posicions 05-10: Lliure.o Posicions 11-18: Entitat emissora.o Posicions 19-22: Lliure.o Posicions 23-26: Entitat bancària que lliura el fitxer (pot ser diferent de

l’entitat que realitza el cobrament).o Posicions 27-36: Lliure.o Posicions 37-42: Data de lliurament del fitxer en format DDMMAA, per

exemple, si el fitxer es lliura el 26 de juny del 2015, la data de lliurament seria 260615.

o Posicions 43-100: Lliure.

Un registre de capçalera per cada emissora – sufix.- Registre únic per emissora – sufix:

o Posicions 01-02: Codi de Registre 02.o Posicions 03-04: Codi d’Operació 70 (euros).o Posicions 05-10: Lliure.o Posicions 11-18: Entitat emissora.o Posicions 19-21: Sufix de l’entitat emissora.o Posició 22: Lliureo Posicions 23-26: Entitat bancària que lliura el fitxer (pot ser diferent de

l’entitat que realitza el cobrament).o Posicions 27-36: Lliure.o Posicions 37-42: Data de lliurament del fitxer en format DDMMAA, per

exemple, si el fitxer es lliura el 26 de juny del 2015, la data de lliurament seria 260615.


Un (o varis) registre(s) de detall per a cadascun dels pagaments.

o Posicions 01-02: Codi de Registre 60.o Posicions 03-04: Codi d’Operació 70 (euros).o Posicions 05-10: Lliure.o Posicions 11-18: Entitat emissora.o Posicions 19-21: Sufix de l’entitat emissora.o Posició 22: Canal de pagament.- Els valors possibles són:

1.- Carta pagament en oficina (finestreta). 2.- Carta pagament en terminal autoservei (caixers autoservei i

similars). 3.- Carta pagament per Banca virtual (Internet, Banca telefònica,

etc.)



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 199 / 216

o Posicions 23-26: Entitat bancària que lliura el fitxer (pot ser diferent de l’entitat que realitza el cobrament).

o Posicions 27-30: Oficina bancària que ha efectuat el cobrament.o Posicions 31-36: Data de cobrament, en format DDMMAA, per exemple, si

el cobrament s’ha realitzat el 25 de juny del 2015, la data de cobrament seria 250615.

o Posicions 37-48: Import cobrat, amb dos decimals encara que la coma decimal no es reflecteixi. Aquest camp s’omple de zeros a l’esquerra, tants com calgui fins esdevenir 12 posicions. El sistema valida que l’import del pagament sigui el mateix que el del requeriment de pagament.

o Posicions 49-54: Identificador del cobrament. Normalment, és la data límit de cobrament, en format DDMMAA. El sistema valida que aquest identificador, sigui el mateix identificador del requeriment de pagament.

o Posicions 55-75: Lliure.o Posició 76: Codi d’anul·lació. Si el registre anul·la a altre registre, ja inclòs

en el fitxer, aquest camp conté un “1”, en cas contrari està a blancs.o Posicions 77-87: Referència.- El sistema valida que aquesta referència

sigui la mateixa que la del requeriment de pagament.o Posicions 88-89.- Dígit de control del número de referència. El sistema no

fa cap validació sobre aquest camp.o Posicions 90-100: Lliure.

Un registre de totals per cada emissora – sufix.

o Posicions 01-02: Codi de Registre 80.o Posicions 03-04: Codi d’Operació 70 (euros).o Posicions 05-10: Lliure.o Posicions 11-18: Entitat emissora.o Posicions 19-21: Sufix de l’entitat emissora.o Posició 22: Lliure.o Posicions 23-28: Nº total de registres de l’emissora-sufix (incloent-hi el

registre de capçalera i aquest mateix registre). Aquest camp s’omple de zeros a l’esquerra, tants com calgui fins esdevenir 6 posicions.

o Posicions 29-36: Lliure.o Posicions 37-48: Suma total dels imports dels diferents registres de

l’emissora-sufix, amb dos decimals encara que la coma decimal no es reflecteixi. Aquest camp s’omple de zeros a l’esquerra, tants com calgui fins esdevenir 12 posicions. En el cas d’existir, en el fitxer, registres amb codi d’anul·lació “1”, els imports corresponents a aquests registres es resten en comptes de sumar.

o Posicions 49-75: Lliure.o Posició 76: Signe de l’import, si l’import fos negatiu (com a conseqüència

d’una anul·lació), aquest camp contindria un “1”, en cas contrari està a blancs.


Un registre de totals per fitxer.

o Posicions 01-02: Codi de Registre 90.o Posicions 03-04: Codi d’Operació 70 (euros).o Posicions 05-10: Lliure.o Posicions 11-18: Entitat emissora.o Posicions 19-22: Lliure.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 200 / 216

o Posicions 23-28: Nº total de registres del fitxer, inclosos el registre de capçalera de fitxer i el de totals de fitxer.

o Posicions 29-36: Lliure.o Posicions 37-48: Suma total dels imports dels diferents registres del fitxer,

amb dos decimals encara que la coma decimal no es reflecteixi. Aquest camp s’omple de zeros a l’esquerra, tants com calgui fins esdevenir 12 posicions. En el cas d’existir, en el fitxer, registres amb codi d’anul·lació “1”, els imports corresponents a aquests registres es resten en comptes de sumar.

o Posicions 49-75: Lliure.o Posició 76: Signe de l’import, si l’import fos negatiu (com a conseqüència

d’una anul·lació) aquest camp contindria un “1”, en cas contrari està a blancs.


El fitxer ha de ser de text pla en format .txt.

Incrustem una plantilla d’exemple que ja té instruccions autocontingudes, les quals s’han d’esborrar.

NOTA: El fitxer ha d’estar codificat en ANSI o en UTF-8 WITHOUT BOM (UTF-8 però sense la marca d’ordre de bytes).



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 201 / 216

7. PROCEDIMENT D’ALTA D’USUARI sFTP PER UNITAT GESTORA

7.1 Objectiu Aquest procediment té l’objectiu de detallar la gestió que una Unitat gestora propietària d’un tràmit ha de seguir per demanar un usuari sFTP del Tramitador Genèric i beneficiar-se d’alguna de les següents funcionalitats que s’ofereixen si es disposa d’una carpeta al servidor sFTP de l’aplicació:

1. Tramesa nocturna de càrrega d’expedients massiva.

2. Exportació nocturna d’expedients i documents relacionats.

7.2 Requisits El tràmit/modalitat relacionat en l’alta de l’usuari sFTP ha d’existir al Tramitador Genèric i estar degudament parametritzat.

7.3 Sol·licitud d’alta d’usuari sFTPCada departament o unitat gestora propietària d’un tràmit-modalitat podrà sol·licitar l’alta d’un usuari sFTP per disposar d’una carpeta al servidor sFTP del Tramitador Genèric.

Disposar d’una carpeta a l’sFTP del Tramitador Genèric proporciona accés a les següents funcionalitats:

1. Tramesa nocturna d’expedients massiva (Veure “Procediment d’Integració d’expedients en el TG amb càrrega massiva”).

2. Exportació nocturna d’expedients i documents relacionats .Les dades d’aquests usuaris les custodiarà l’Àrea TIC corresponent i el llistat d’usuaris sFTP donats d’alta el mantindrà l’equip del Tramitador Genèric.

7.3.1 Petició RemedyPer sol·licitar la creació d’aquest usuari sFTP, la unitat gestora d’un tràmit haurà de coordinar-se amb la seva l’Àrea TIC qui haurà de sol·licitar l’alta al proveïdor de la solució (lot A8) a través de Remedy (o SAU departamental si el departament no està integrat a Remedy), com una sol·licitud de Suport Funcional, informant per a quina funcionalitat el necessita i per a quins tràmits.

Plantilla de petició segons la funcionalitat:

1) Sol·licitud per la funcionalitat de Canal d’entrada massiva d’expedientsDescripció breu del suport

Sol·licitud d'usuari sFTP per al canal d’entrada massiva d’expedients del Tràmit <TM>


Se sol·licita la creació d'un usuari sFTP per al canal d’entrada massiva d’expedients.

-Departament: <DPT>-Tràmits: <CODI_TRAMIT_1>, <CODI_TRAMIT_2>, ..., <CODI_TRAMIT_N>-Email de contacte on proporcionar les credencials: <[email protected]>



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 202 / 216

Gràcies

2) Sol·licitud per la funcionalitat d’Exportació diària d’expedients i documents relacionatsDescripció breu del suport

Sol·licitud d'usuari sFTP per al procés d’exportació diària d’expedients del Tràmit <TM>


Se sol·licita la creació d'un usuari sFTP a <PRE|PRO|PRE i PRO> per al procés d’exportació d’expedients diària.

-Departament: <DPT>-Tràmits: <CODI_TRAMIT_1>, <CODI_TRAMIT_2>, ..., <CODI_TRAMIT_N>-Email de contacte on proporcionar les credencials: <[email protected]>

Gràcies

Exemple de sol·licitud via Portal d’Autoservei Remedy per a l’alta d’usuari sFTP per a l’exportació diària d’expedients

La petició s’enviarà a l’equip del Tramitador Genèric, el qual sol·licitarà la conformitat del responsable del servei del CTTI i delegarà finalment la petició a l’equip de CPD4 responsable de l’sFTP si s’ha de crear l’usuari sFTP.

Si es resol positivament, l’equip del Tramitador Genèric enviarà a l’adreça de correu electrònic indicat, les dades de connexió a l’sFTP i el nom i la contrasenya de l’usuari creat.

7.3.2 Prova d’accésPer realitzar una prova d’accés necessitem un client FTP. Es tracta d’un programari que caldrà tenir instal·lat en l’ordinador i que us permetrà connectar-vos a un servidor sFTP.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 203 / 216

Us podeu descarregar el client Filezilla, completament openSource i amb llicència lliure GNU GPL, des d’aquest enllaç https://filezilla-project.org/download.php?type=client

Els passos a realitzar per verificar el correcte accés de l’usuari a la carpeta sFTP del Tramitador Genèric són:

1. Obrir el vostre client FTP que tingueu instal·lat, Filezilla, per exemple.

2. Us heu de connectar al servidor sFTP del Tramitador Genèric a l’adreça IP que se us hagi proporcionat per correu electrònic quan vau sol·licitar l’alta de l’usuari sFTP, juntament amb el nom de l’usuari i la contrasenya. El port és el 22 (port segur).

3. Heu de comprovar que connecteu i que l’estructura de carpetes és:


https://filezilla-project.org/download.php?type=client


Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 204 / 216

8. PROCEDIMENT D’INTEGRACIÓ D’EXPEDIENTS AMB CÀRREGA MASSIVA.

8.1 Introducció

8.1.1 Objectiu L’objectiu d’aquest procediment és detallar els requeriments per a la integració d’expedients amb el Tramitador genèric (TG) mitjançant el canal de càrrega massiva d’expedients

8.1.2 Audiència Aquest procediment va dirigit a l’equip gestor i tècnic de qualsevol Unitat Gestora interessada a fer servir el TG com eina de tramitació dels expedients originats als seus sistema d’informació.

L’equip gestor trobarà els passos a seguir per a sol·licitar la creació de la infraestructura de SFTP necessària per a la comunicació dels sistemes.

L’equip tècnic trobarà la descripció dels formats i regles que defineixen la interfase de comunicació entre l’aplicació que origina els expedients i el Tramitador Genèric.

8.1.3 Descripció de la integracióAquesta integració amb el Tramitador Genèric té com a finalitat establir un nou canal d’entrada d’expedients mitjançant la càrrega massiva per lots dels expedients generats a l'aplicació d’origen.

Aquest canal d’entrada té com a característiques:

Comunicació asíncrona per lots

Orientat a volums grans de dades

La principal diferència entre aquest nou canal i els canals actuals d’integració amb el TG, és el processament asíncron per lots d’expedients enfront del processament síncron a la recepció de cada fitxer d'expedient individual.

Donat l'alt volum de dades a intercanviar la solució es planteja com una EAI basada en transferència de fitxers.

8.2 REQUERIMENTS PER A LA INTEGRACIO

8.2.1 Requeriments d’infraestructuraDonat que la integració es basa en la transferència de fitxers, serà necessari sol·licitar al CPD un usuari d'sFTP en el servidor d’aplicacions de l'aplicació TG. Aquesta petició a CPD l’executarà l’equip del Tramitador Genèric en base a la petició realitzada per la unitat gestora que desitja integrar-se.

Cada Unitat Gestora integrada tindrà un usuari d’sFTP amb l'estructura de directoris que es defineixen a continuació on deixaran els fitxers que corresponents als expedients que es vulguin enviar al TG.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 205 / 216



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 206 / 216

8.2.2 Sol·licitud d’alta d’usuari sFTPEl procediment per a sol·licitar l’alta d’un usuari sFTP està detallat a l’apartat anterior d’aquest manual, anomenat: PROCEDIMENT D’ALTA D’USUARI sFTP PER UNITAT GESTORA

8.2.3 Estructura de directoris del sFTPQuan la unitat gestora es connecti a l’sFTP amb l’usuari assignat pel CPD veurà la següent estructura de carpetes:

/<arrel UG1>

/in

/.done

/.fail

/.res

/out

in : Directori d’entrada

En aquest directori és on es deixaran els fitxers a carregar.

.done: Directori fitxers carregats

Quan un fitxer s’ha carregat amb èxit a l'aplicació TG, es mou de in a .done.fail: Directori fitxers carregats

Quan un fitxer no s’ha pogut carregar a l'aplicació TG, es mou de in a .fail.res Directori de informes

Es deixa un llistat amb el resultat del processament de la carrega amb el mateix nom del fitxer zip de la tramesa i l’extensió .okQuan es produeixen errors en processar una tramesa, es deixa el llistat de errors en aquest directori amb el mateix nom del fitxer zip de la tramesa i l’extensió .err

out: Directori de sortida

TG deixarà el resultat de les exportacions de dades.

8.2.4 Estructura dels fitxers ZIP de les tramesesLa comunicació d'expedients a integrar en l’aplicació del Tramitador Genèric es realitza per lots d’expedients als quals anomenem trameses d’expedients.

Cada tramesa consisteix d’un o més documents XML, un per cada expedient que es vulgui integrar amb el TG.

Físicament els documents XML d’una tramesa s’agruparan en un fitxer amb format comprimit (.zip) que ha de seguir les normes que es detallen a continuació.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 207 / 216

8.2.4.1 Nom del fitxer zip de la tramesa.

És molt important que cadascú dels fitxers zip es pugui identificar de forma unívoca.

Es recomana que els fitxers zip tinguin la següent codificació:

EXP_OOO_TTTTTT_MMMM_yyyymmdd_hhmmss.zip

EXP: És un literal fix que identifica el tipus de fitxer (n’és un fitxer de càrrega d’expedients)

OOOOOO: És un acrònim que identifica la Unitat Gestora (p. ex. SOC, JUS)

TTTTTT: Codi de tràmit.

MMMM: Codi de modalitat.

yyyymmdd_hhmmss : Data i hora de generació del fitxer zip.

L’objectiu d’aquesta codificació recomanada és garantir la unicitat de noms de fitxer dins del sFTP de la unitat gestora i garantir l'ordenació cronològica.

Els fitxers es processaran en ordre de nom, això vol dir per data i hora.

8.2.4.2 Estructura del fitxer zip de la tramesa

Els expedients de cada tramesa s’envien al sFTP dins d’un fitxer comprimit .zip amb el nom de fitxer indicat en l'apartat Nom del fitxer zip de la tramesa.

Internament el fitxer zip ha de tenir la següent estructura:

/

.lot

/dadesFitxer1.XML

Fitxer2.XML

...

FixterN.XML

/annexos

/Fitxer1

Doc1.pdf

Doc2.pdf

/Fitxer2

Doc3.XML

Doc4.docx

Doc5.md5



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 208 / 216

.lot És un fitxer de meta informació de la tramesa, el contingut es descriu a continuació.

/dadesÉs el directori on s’han d'incloure els fitxers XML dels expedients que s'envien al TG en aquesta tramesa

/annexosÉs el directori on s’han d'incloure els documents annexos referenciats en els XML.

Crearem un subdirectori per cada document XML de la carpeta dades que tingui documents. El nom del subdirectori ha de ser el mateix del document a qui pertanyen els documents annexos sense l’extensió XML.

Els documents annexos han d'estar referenciats dins del document XML en el tag <FitxerUrl> de l’element <FitxersAdjunts>, només caldrà indicar el nom i extensió del fitxer adjunt.

8.2.4.2.1 Dades del fitxer .lot

El fitxer .lot és un fitxer de text amb l'estructura típica d'un fitxer de propietats: clau=valor

El fitxer .lot ha de contenir la següent informació:

UnitatGestora=SOC

CodiTramit=BGP001

CodiModalitat=SOLC

DataTramesa=yyyymmdd hhmmss

NombreExpedients=nnnnn

8.2.4.2.2 Format del nom dels fitxers XML.

El format del nom dels fitxers XML és lliure, encara que es recomana la següent estructura:

<CODIORIGEN>_yyyymmdd_hhmmss.XML

CODIORIGEN: És el codi que identifica unívocament l’expedient en l'aplicació d’origen

yyyymmdd_hhmmss : Data i hora de generació del fitxer XML.

Dins del zip, el codi d’origen de l’expedient ja identifica unívocament el document. La data i hora és interessant quan es torna a generar el mateix fitxer en una segona tramesa, normalment per a la correcció d’errors.

Els documents es presentaran per defecte per ordre de codi d’origen encara que l’usuari podrà ordenar per altres criteris.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 209 / 216

8.2.4.2.3 Format del nom dels fitxers annexes

El format del nom dels fitxers annexos és lliure donat que es troben dins una carpeta amb el nom del document a qui pertanyen i per tant no poden haver-hi noms duplicats.

8.2.5 Requeriments d’aplicacióPer poder fer la integració d’expedients amb el Tramitador Genèric, primer serà necessari definir dins l’aplicació:

La unitat Gestora Els tràmits i modalitats dels tipus d’expedient que s’enviaran Els usuaris de l’aplicació amb els seus rols Els tràmits i modalitats autoritzades a aquests usuaris

Tots aquests requeriments són executats i satisfets per l’equip del Tramitador Genèric juntament amb l’àrea de Solucions Transversals del CTTI, només correspon a l’Administrador de Tràmits completar la configuració dels tràmits-modalitats i crear la resta d’usuaris atorgant-los els drets d’accés..

8.2.5.1 Creació de la Unitat Gestora

Es definirà la unitat gestora amb el seu nom i codi o acrònim.

Aquest mateix codi es fa servir per crear la carpeta sFTP de cada unitat gestora.

La definició d’aquesta informació al Tramitador Genèric pot fer-se en el moment inicial de l’alta del tràmit o posteriorment assignant aquest atribut a la unitat gestora propietària del tràmit. En qualsevol cas és una tasca que executarà l’equip del Tramitador Genèric juntament amb l’àrea de Solucions Transversals del CTTI quan es té confirmació que la unitat gestora propietària del tràmit té habilitat l’usuari sFTP per a la càrrega massiva d’expedients.

8.2.5.2 Definició de tràmits i modalitats

L’equip de Solucions transversals del CTTi haurà de donar d’alta a l’aplicació el tràmit i almenys una modalitat d’aquest tràmit.

Un tràmit s'assigna a una unitat gestora en el moment de creació del tràmit. És molt important tenir en compte que tot el procés de càrrega massiva està totalment relacionat amb la Unitat



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 210 / 216

Gestora, ja que l'acrònim d'aquesta és la carpeta sFTP on es realitzarà la transferència de fitxers.

Això implica que a la carpeta sFTP es trobaran els diversos fitxers que puguin haver-hi de tots el tràmit/modalitat, amb el procés de càrrega massiva activat, que comparteixin la unitat gestora.

Els codis de tràmit i modalitat els necessiteu perquè els haureu d’incloure al fitxer .lot del zip de cada tramesa, veure el punt Dades del fitxer .lot . i també perquè s’han d’incloure al document XML de cada expedient als tags <Tramit> i <Modalitat> de l’element <Objecte>

Heu de recordar que tots els expedients d'una tramesa (tots el que van en el mateix zip) han de ser del mateix tipus i per tant tindran el mateix codi de tràmit i modalitat.

La versió de negoci tot i ser obligatòria no es valida en el canal de càrrega massiva (propietat heretada del GRO de GSIT). Es recomana posar el valor 201701, és a dir, l’any d’entrada del tràmit/modalitat i el mes 01.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 211 / 216

8.2.5.3 Definició d’usuaris de l’aplicació amb els seus rols

S’hauran de donar d’alta a l’aplicació els usuaris amb els rols d’Administrador de Tràmit, Gestor d’Unitat i Usuari Tramitador.

L’Administrador de Tràmit serà l’encarregat de:

Configurar el tràmit/modalitat.

Crear la resta d’usuaris i atorgar-los els drets d’accés als tràmits/modalitats que hagin de gestionar.

Consultar l’estat de les càrregues.

8.2.5.4 Autoritzar els usuaris als tràmits-modalitat

Cada gestor d’unitat haurà de atorgar drets d'operació als usuaris tramitadors (gestors) que consideri per tramitar els expedients del tràmits-modalitat de la seva competència.

8.3 FORMAT D’INTERCANVI DE L’EXPEDIENT

8.3.1 PresentacióEn aquest apartat es defineix el format del document XML que accepta l'aplicació TG per importar els expedients de l'aplicació d’origen.

El document d'intercanvi és un fitxer XML amb codificació UTF-8 compatible amb el format del servei de GESTIÓ DE RESPOSTES ONLINE de la PICA conegut per les seves sigles GRO.

S’ha triat el format GRO per ser un format estàndard que ja admet actualment l’aplicació TG per altres canals d'integració com l’OVT o el Canal Empresa.

El format GRO és molt ampli i hi ha molts elements de dades opcionals que no farem servir. Per tal de facilitar la integració s’ha definit un esquema xsd que serà el subconjunt de GRO utilitzat en aquesta integració i que és compatible amb el format GRO original.

El format complet del GRO es pot consultar al document P070085-OTPICA-PD3-GU-Guiad'us del servei GRO.pdf i els esquemes al fitxer xsd_GRO_v6.1.zip . Es poden descarregar des de la següent URL http://ipae.intranet.gencat.cat/index.php?page=GRO de la intranet del CTTI.

8.3.2 Esquema GROTGLiteS’ha dissenyat un esquema xsd que anomenem GROTGLite que és un subconjunt de l’esquema PICA_GRO_BO_Sol-licitud que al seu torn està basat en l’esquema GSIT_PICA_GRO_Sol-licitud de la PICA.

L’esquema GROTGLite és totalment compatible amb els documents XML GRO.


http://ipae.intranet.gencat.cat/index.php?page=GRO

http://ipae.intranet.gencat.cat/upload/files/documents/Tramitaci%C3%B3/GRO/xsd_GRO_v6.1.zip

http://ipae.intranet.gencat.cat/upload/files/documents/Tramitaci%C3%B3/GRO/P070085-OTPICA-PD3-GU-Guiad'us%20del%20servei%20GRO.pdf

http://ipae.intranet.gencat.cat/upload/files/documents/Tramitaci%C3%B3/GRO/P070085-OTPICA-PD3-GU-Guiad'us%20del%20servei%20GRO.pdf


Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 212 / 216

L’esquema GROTGLite està format pel document GROTGLite.xsd i un seguit de documents xsd complementaris que defineixen tipus de dades del document principal.

Els document auxiliars són els mateixos (sense cap canvi) que els definits a l'esquema del GRO original. Aquests són els documents xsd complementaris:

MIS-V31-CodiLlistaIdiomasISO639-1.xsd

MIS-V31-CodiLlistaPaisosISO3166-1.xsd

MIS-V31-CodiLlistaTipologiesDocumentals.xsd

PicaAvis.xsd

PicaError.xsd

TipusBasics_V165.xsd

8.3.2.1 Comparació amb l’esquema original

1) El nom de l’element arrel s’ha canviat de PICA_GRO_BO_SOLLICITUD a TG_GROLITE_SOLLICITUD.

2) S’han tret els elements opcionals que no són necessaris.El següent document xsd mostra comentats amb @REMOVE els tags que s’han eliminat.

3) Bloc especial a dades particulars.

L'element de dades particulars segueix essent del tipus xs:anyType, però el sistema validarà l’existència de l’element CodiExpedientOrigen ubicat en el path XML:

/DadesParticulars/DadesTramitadorGeneric/ExpedientOrigen/CodiExpedientOrigen

De manera opcional, en aquest bloc especial anomenat DadesTramitadorGeneric dins de les dades particulars es podran informar dos opcions més:

a. URL de l’expedient d’origen (UrlExpedientOrigen).

Es podrà informar de la URL del sistema d’informació on es visualitza o relaciona l’expedient d’origen

b. Etiquetes de l’expedient



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 213 / 216

Es podran informar, separades per coma, les etiquetes que es volen assignar a l’expedient de manera automàtica en donar-se d’alta al Tramitador Genèric.

Han de ser etiquetes existents per al tràmit-modalitat configurat a nivell d’administració de l’aplicació.

8.3.2.1.1 DadesParticulars/DadesTramitadorGeneric

Actualment s’ha definit les següents dades a l’element especial DadesTramitadorGeneric descrit abans:

CodiExpedientOrigen

UrlExpedientOrigen

Etiquetes

Ubicació Nom Tipus Req DescripcióDadesTramitadorGeneric ExpedientOrigen - Si Dades identificació expedient d’origen

ExpedientOrigen ./CodiExpedientOrigen string(100) Sí Codi obligatori de l’expedient a l’aplicació d’origen

ExpedientOrigen ./ UrlExpedientOrigen string(100) No URL per accedir a l’expedient en l’aplicació de origen amb el navegador des de el Tramitador genèric

DadesTramitadorGeneric Etiquetes string(100) No Cada etiqueta que es vol afegir a l’expedient separada per coma

<grolite:DadesParticulars>

<grolite:DadesTramitadorGeneric>

<grolite:ExpedientOrigen>

<grolite:CodiExpedientOrigen>SOCSANC2017100001</grolite:CodiExpedientOrigen>

<grolite:UrlExpedientOrigen>http://sistematercer.gencat.cat/codiexpedientSOCSANC2017100001</grolite:UrlExpedientOrigen>

</grolite:ExpedientOrigen>

<grolite:Etiquetes>Etiqueta,Etiqueta2,Etiqueta3</grolite:Etiquetes>

</grolite:DadesTramitadorGeneric>

<... a partir d’aquí les dades particulars reals de l’expedient... ></grolite:DadesParticulars>



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 214 / 216

8.3.2.2 Exemple de document XML GROTGLite

S’adjunta a continuació una instància d’exemple d’un GROTGLite

8.3.2.3 Exemple de tramesa ZIP

S’adjunta a continuació un ZIP de tramesa

8.3.3 Fitxers de resultats

8.3.3.1 Format del fitxer d’errors

Per cada tramesa processada, el sistema deixa al directori .res de l’sFTP un fitxer de text amb els errors que hagi trobat amb el següent format. El nom del fitxer es el mateix del zip amb la extensió .err.

Registres processats: nnnnnnn

Registres amb error: nnnnnnn

Detall dels errors:

<codi.Origen> # <codi error> # <Descripció de l’error>


....


Si no hi ha errors, el fitxer es genera igualment amb les dues línies de capçalera.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 215 / 216

8.3.3.2 Format del fitxer de resultat de processament

Per cada tramesa processada, el sistema deixarà al directori .res de l’sFTP un fitxer de text amb els expedients processats correctament amb el següent format. El nom del fitxer es el mateix del zip amb la extensió .ok.

Registres processats: nnnnnnn

Registres carregats: nnnnnnn

Detall dels expedients generats:

<codi.Origen> # <Num. Sol·licitud TG > # <Num. Expedient TG>


....


Si no hi ha errors, el fitxer es genera igualment amb les dues línies de capçalera.

8.4 CONSIDERACIONS SOBRE LES APLICACIONS D’ORIGENL’objectiu de la integració amb el canal de càrrega massiva d’expedients és disposar d’un nou servei d’entrada d’expedients provinents d’altres sistemes d’informació departamentals. Cada aplicació des del sistema d’informació d’origen de cada Unitat Gestora pot assolir els requeriments de la integració de forma diferent que sigui adient a les seves característiques, no obstant això, totes hauran de plantejar-se les consideracions que es relacionen a continuació:

Determinació del codi d’origen de l’expedient.

Extracció d’expedients a enviar en una tramesa

Constància de la transferència finalitzada de la tramesa

Constància de la integració (processament) de la tramesa.

Correcció d’errors i reenvio d’expedients no processats per error.

Reenvio d’una tramesa sencera.

8.4.1 Determinació del codi d’origenEl Tramitador genèric assigna un codi d’expedient a cada expedient que li arriba, no obstant això, és necessari tenir un codi que unívocament identifiqui a l'expedient en origen per poder establir la correspondència entre expedient TG i expedient origen.



Manual d’usuari

N. versió : 10.0 Pàg. 216 / 216

Aquest codi ha d'incloure el tipus d'expedient i no només el nom. Per exemple, si a origen tenim un procediment sancionador SAN1 i un procediment sancionador SAN2 i cadascú numera per any/seqüència, El codi d’origen ha de ser SANx-any/seqüència.

8.4.2 Selecció d'expedients a enviar en una tramesaEl primer problema és determinar quins expedients enviar al Tramitador, com generar les trameses assegurant que s’envien els expedients que s’han d'enviar i no ens deixem cap o no enviem el mateix expedient dues vegades en diferents trameses.

8.4.3 Constància de la integració de la tramesaLa revisió dels directoris sFTP de .fail i .done i del contingut del fitxer de resultats en el directori .res proporcionarà la informació per verificar el processament d'una tramesa. En un futur es planteja la creació d'un nou perfil d'usuari de tipus tècnic que pugui gestionar l'estat de les trameses des d'una pantalla de l'aplicació.

8.4.4 Correcció d’errors i reenvio d’expedients no processats per errorInevitablement es produiran errors en el processament d’expedients al TG que rebutjarà el document XML. S’ha previst el mecanisme per corregir els documents o les dades dels documents a origen i tornar a enviar els documents rebutjats en una tramesa d’erronis o en una tramesa que els inclogui.

Nota: Els errors que no depenen de les dades d’origen se solucionen re processant el document original a TG, no cal tornar-ho a enviar.
