doc-gf-004-matriz de riesgo gestion financiera

MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIÒN FINANCIERA

1

(1)CÓDIGO

(2)RIESGO

(3)DESCRIPCIÓN

Sobreestimación presupuestal de ingresos y/o subestimación del gasto

Hace referencia a los mecanismos o medios utilizados para la programación del presupuesto sin bases fidedignas, confiables y coherentes para su correcta estimación

2

3

4

Desactualización del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP)

Hace referencia a la omisión de los actos administrativos que emiten los órganos de control competentes para efectos de uniformidad en la información contable pública

Imcumplimiento, inoportunidad o inexactitud en la presentación de informes financieros

Define la inoportunidad en la tenencia de la información financiera consolidada en informes

Pago inoportuno de las obligaciones

Expresa el incumplimiento de los pagos de las obligaciones en las fechas correspondientes

4

5

6

7 Falta de planeación presupuestal

8 Trámites dispendiosos

Pago inoportuno de las obligaciones

Expresa el incumplimiento de los pagos de las obligaciones en las fechas correspondientes

Deterioro y pérdida de los soportes Físicos.

Se refiere al extravio y/o daño de los documentos que respaldan los diferentes hechos económicos, y que componen el archivo histórico y corriente del Dpto. de Gestión Financiera.

Incumplimiento de plazos en respuesta de requerimientos

Se refiere a la extemporaneidad en la respuesta de las diferentes solicitudes o derechos de petición dirigidos al Departamento de Gestión Financiera

Desconocimiento de principios básicos en la elaboración y ejecución del presupuesto y la gestión financiera

El exceso de procedimientos y papeleos diluyen la responsabilidad de los funcionarios y fomentan el cobro de“peajes” para el pago de cuentas.

9 Estacionalidad de fondosAltas sumas de dinero son mantenidas en cuentas corrientes o en caja sin generar ningún rendimiento

MATRIZ DE RIESGOS


Déficit presupuestal

Fuente de la información no veráz

(6) CAUSAS

(7)CONSECUENCIAS

Designación de un funcionario incompetente que desarrolle las actividades de programación

Bajo rendimiento en informes de gestión

Carencia de estudios que soporten las cifras estimadas

Contínuas modificaciones presupuestales

Falta de planificación de las partidas presupuestales de gastos e ingresos

Retrazos y limitacion en la ejecución de proyectos

Error en la parametrización del aplicativo

Fallas en el suministro del fluido eléctrico

Inadecuada programación de pagos.

Incompentencia del funcionario encargado

Devoluciones de cuentas

Desconocimiento y/o desactualización de la normatividad vigente

Errores al validar la información para el envio de informes a la Contaduría General de la Nación

Falta de uniformidad con la codificación establecida para efectos de registro de la información contable

Incompetencia de los funcionarios responsables de la información Retrasos en los envíos de informes

correspondientes, debido a los errores en la validación que generan una homologación posterior

Dificultades de comunicación con el órgano competente

Falta de planificación para el registro, consolidación y confección de informes de los hechos económicos desarrollados por la institución

Sanción a la entidad y/o representante legal

Incumplimiento de la programación por desarrollo de otras actividades necesarias institucionalmente

Desconfianza de agentes o usuarios externos

Deficiencia de tipo tecnológico con el aplicativo

Error en información suministrada por el sistema. Retraso en la elaboración de registros

Falla en los equipos de computo y dependencia de internet para el registro de la información

Retraso de las actividades a realizar diariamentePérdida o error en la información procesada

Ausencia o incumplimiento de un plan anual mesualizado de caja (PAC)

Carencia de herramientras informaticas para el efecto de ejecucion y control

Deterioro de la imagen institucional frente a la prestacion de servicios

Distorcion de los flujos proyectados de caja

Equivocación en la información enviada a las Fiducia para el pago de las obligaciones

Rechazos en los pagos

Falta de recursos

Almacenamiento Incorrecto.

Sobre carga laboral

Recibir la información incorrecta o incompleta para determinar la fuente de la obligacion

Posibles demandas por no pagosClientes insatisfechos

Falta de control de quien desarrolla los proyectos en los diferentes procesos

Incumplir con términos mínimos establecidos por Ley para dar respuestas a las diversas solicitudes realizadas a la entidad ya que no se localizan los soportes

Infraestructura inadecuada para el almacenamiento seguro.

Demora en la radicación de la solicitud en el Departamento de Gestión Financiera desde su recibo en la oficina de archivo.

Sanciones Disciplinarias - Clientes Insatisfechos

Dificultad para encontrar la informacion requerida

Falta de capacitación del personal encargado de elaborar y ejecutar el presupuesto en diferentes dependencias

• Incumplimiento de términos.• Ordenar gastos sin facultad legal.• Retardar el pago de obligaciones legales.• Traslado irregular de fondos.• Prolongar la vigencia fiscal.• Compra de bienes innecesarios.

•Frenar trámites por exceso de requisitos en procedimimientos•Desconocimiento de los trámites•Falta de compromiso y lealtad de los funcionarios que coordinan y hacen parte de los procesos•Falta de control de los proceso

• Pagos dobles.• Demora en el pago de obligaciones legalmente contraídas por favorecer aquellas previamente acordadas.• Pérdida de credibilidad en las entidades

Falta de control en auditorías internas y externas

• Favorecimiento a entidades bancarias con el propósito de obtener beneficios personales (préstamos, comisiones, etc.).

MATRIZ DE RIESGOS


ANALISIS DE RIESGOS

10 Media 2

(8)VALOR

(9)PROBABILIDAD

(10)VALOR

5 Baja 1

10 Media 2

20 Alta 3

20 Alta 3

5 Baja 2

5 Baja 2

5 Baja 3

5 Baja 3

5 Baja 3

MATRIZ DE RIESGOS MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIÒN FINANCIERA PROCESO: GESTIÒN FINANCIERA

ANALISIS DE RIESGOS EVALUACIÓN DE RIESGOS

Media (Moderado) 20

(11)IMPACTO

(12)SEVERIDAD

(Riego Inherente)

(13)CONTROL

Seguimiento a la ejecución presupuestal

Leve 5 Validador del sistema CHIP

Media (Moderado) 20

Catastrofico 60

Programación de cronograma de confección de informes financieros

Planeación oportuna de los proyectos

Catastrofico 60

Media (Moderado) 10

Media (Moderado) 10

Alto (Catastrofico) 15 Capacitación

Alto (Catastrofico) 15

Planeación oportuna de los proyectos

Vigilancia y control de insumos, espacio y archivo de registros y documentos

Evaluación del servicio de gestión documental en especial de la conformidad del procedimiento para la recepción, clasificación y distribución de las comunicaciones oficiales

Revisión de procesos y procedimientos

Alto (Catastrofico) 15Auditoría interna y externa por Entes de Control

MATRIZ DE RIESGOS


EVALUACIÓN DE RIESGOS

Detectivo Si

(14)DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

(15)TIPO DE CONTROL

(16) ESTA DOCUMENTADO

?

(17) DONDE ESTA DOCUMENTADO

Revisar, Analizar y Evaluar el proceso presupuestal y de tesorería.

Matriz de Indicadores del proceso de gestión

financiera

Correctivo SI

Preventivo Si

Preventivo Si Estatuto presupuestal

Antes del envio de la información hacia la Contaduría General de la Nación se hace una validación de los datos para verificar que los códigos contables correspondan a los establecidos por el Ente de Control para la Uniformidad de la Información Pública.a.

Normatividad emitida por la Contaduría General de

la Nación

Se hace una programación cronológica para la correcta confección de los diversos informes solicitados a la Universidad, definiendo actividades y funcionarios responsables, para cumplir con los plazos establecidos por Ley.

Caracterización del Proceso Gestión

Financiera CAR-GF-001

Identificando las necesidades de gastos durante la planeación del proyecto y estudiando el flujo de caja con el fin de tener recursos disponibles para ejecutarlos en forma adecuada

Preventivo Si Estatuto presupuestal

Preventivo Si PRO-GD-002

Correctivo Si PRO-GD-001

Preventivo No

Preventivo No

Identificando las necesidades de gastos durante la planeación del proyecto y estudiando el flujo de caja con el fin de tener recursos disponibles para ejecutarlos en forma adecuada

Verificar que el sitio asignado para el archivo de documentos sea adecuado para este fin. vigilancia y control de insumos comprendido en la solicitud, el recibo, el uso y los resultados que se obtengan con los mismos

De acuerdo al flujo de recepción de requerimientos, presentar periodicamente al proceso de gestión documental información a cerca de la conformidad del servicio prestado

Desarrollar las habilidades y destrezas de los servidores en un proceso de enseñanza-aprendizaje de las funciones de programación y ejecución de presupuesto público, de forma que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales.

Constitución Política de ColombiaLey anticorrupciónCódigo Contencioso Administrativo

Gestión del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos asegurando la eficacia en los resultados


Preventivo No

Realizar un examen de los procesos y de la actividad económica de la organización para confirmar si se ajustan a lo fijado por las leyes o los buenos criterios.


MATRIZ DE RIESGOS


EVALUACIÓN DE RIESGOS

Si Media Mensual 10 Media

(18)APLICACIÓN

(19)EFICACIA DEL

CONTROL

(20)FRECUENCIA DEL

CONTROL

(21)VALOR

(22)PROBABILIDAD

Si Alta Trimestral 20 Baja

Si Alta Mensual 10 Media



Si Media 10 Media

Si Media 10 Media

Si Alta 10 Media

Si Alta 10 Media

Cada vez que se requiera




Si Alta 10 MediaCada vez que se requiera

MATRIZ DE RIESGOS


TRATAMIENTO

2 Media (Moderado) 20

(23)VALOR

(24)IMPACTO

(25)SEVERIDAD

(26)ACCIÓN DE TRATAMIENTO

Capacitación al personal encargado de elaborar el presupuesto de las diferentes dependencias

Establecer políticas claras y definidas sobre el control de la ejecución del presupuesto para cada dependencia

1 Leve 20

2 Media (Moderada) 20


Auditorias al presupuesto de cada dependencia.

Revisión periódica de la normatividad emitida por el ente de control

Establecimiento de canales de comunicación claros entre la universidad y el ente de control

Hacer constante seguimiento del cumplimiento del cronograma establecido y de los funcionarios responsables para la oportuna confección de los Informes financieros.

Realizar seguimientos periódicos a la ejecución de los diferentes proyectos


Auditorias al presupuesto de cada dependencia.


2 Media (Moderado) 20 Establecer una Plantilla de Seguimiento



Adquisición de Muebles para el correcto y seguro archivo de los diversos documentos emitidos por Gestión Financiera

Delegación de personal autorizado para el manejo de los documentos soportes de Gestión Financiera

Adecuación de Espacios Físicos exclusivos para el seguro almacenamiento de los muebles archivadores.

Control y vigilancia por entes de control internos y externos

Control y vigilancia por entes de control internos y externos

2 Media (Moderado) 20Control y vigilancia por entes de control internos y externos

MATRIZ DE RIESGOS


TRATAMIENTO

Medio

CODIGO: DOC-GF-004VERSIÓN: 2PAGINA: 1 DE 5

(27)TIEMPO DE

IMPLEMENTACIÓN

(28)COSTO

(29)RESPONSABLE

Un mes (de acuerdo al cronograma de

programación del presupuesto)

Rector, Vicerrector Administrativo y

Financiero, Jefe del Departamento de Gestión

Financiera

Un mes (de acuerdo al cronograma de

programación del presupuesto)

Semanal

Bajo

Semanal

Semanal Bajo

Mensual

Bajo

Seis meses

Profesional Universitario con funciones de contador

Vicerrector Administrativo y Financiero, Jefe del

Departamento de Gestión Financiera, Profesional

Universitario con Funciones de Contador

Jefe del Departamento de Gestión Financiera

Seis meses

Bajo

Un año Medio

Una semana Bajo

Un año Medio

Quince días Bajo

Un mes Medio

Un mes Medio




RectorVicerrector Administrativo y

FinancieroJefe del departamento de

Gestión Financiera



Gestión Financiera

Un mes Medio



Gestión Financiera

doc-gf-004-matriz de riesgo gestion financiera

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