Distribución de las áreas de trabajo

Distribución de las áreas de trabajoPara lograr una organización de alto desempeño no basta contar con estructuras de organización adecuadas, con sistemas de procedimientos de trabajo idóneos ni con aptitudes elevadas del personal; se requiere además integrar los elementos y espacios de trabajo para crear un ambiente favorable para el desempeño eficiente de las actividades.

Este proceso es vital para todas las organizaciones, ya que les permite obtener óptimos resultados de parte de los empleados, sin mencionar que en casi cualquier lugar se tienen normas establecidas para asegurar la salud de los mismos, y es por esto que ya es una parte fundamental de cualquier organización que se precie el realizar un análisis de distribución de las áreas de trabajo, así como tomar en cuenta las normas que se deben de seguir, para lograr un optimo desarrollo.

Análisis de la distribución de áreas de trabajo y distribución de personas y mobiliario.

El análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo

CONCEPTO.- La distribución del espacio de trabajo se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para lograr una máxima eficiencia.OBJETIVOS.- Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. b) Cambios en la estructura de la organización. c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. d) Como respuesta a las propuestas del personal. e) Incremento del volumen de trabajo. f) Aumento o disminución de personal. g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. h) Renovación del mobiliario y equipo. i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos. k) Por reformas al marco legal ambiental. l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. m) Por disposiciones oficiales en materia económica

En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores:1. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.2. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.3. Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones.4. Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.5. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.6. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.

TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

Principios para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como la integración total y la distribución que integra y coordina personas, equipo, máquinas y materiales para que funcionen como una unidad.

Mínima distancia recorrida. Distribución que permita que los objetos, documentos, formas, materiales y piezas circulen lo menos posible, reduciendo la distancia quelas personas tienen que transitar para realizar una actividad, contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos.

Circulación. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo.

Flexibilidad. Distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

GUÍAS FUNDAMENTALES La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema, han permitido el desarrollo de una serie de quías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, ya adaptabilidad al cambio.2. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas, pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden, ruido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia.3. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común, suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables, que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio.

4. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando, en lo posible, una línea recta, por lo que se debe evitar las idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso.5. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y si, deben colocarse próximas o adyacentes.6. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Esto da flexibilidad a los cambios, mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal.7. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona, a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente.

Para el mobiliario y equipo

Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia; entre los datos relevantes están: cantidad, dimensiones, clase, modelo, material, antigüedad, así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final.

Requerimiento de espacio

MobiliarioTomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo.

Personal Prever los cambios de número de personal, pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados, resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etc.) M

Estimación de la superficie requerida

Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina, este cálculo se repite por cada nivel, sumando las áreas requeridas por todos los puestos.Inventario del personal actual y necesidades de espacio.

El inventario puede hacerse anotando por cada unidad, los datos relativos a los puestos como son: lista de puestos; número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él; categoría de los puestos y número depuestos por categoría; número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados, y número total de puestos contemplado.

a) Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo.

b) Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo, tales como archiveros, libreros, gabinetes para papelería y otros.

c) Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén., salón de c

*NORMAS PARA EL ESPACIO DE

AREAS ADMINISTRATIVAS*

Normas para el espacio del área

Los estudios muestran que un valor de 60 pies cuadrados de espacio utilizable para cada uno de los empleados generales de oficina es una norma conveniente. De 75 a 85 pies por empleado es un área típica y bastante grande. Sin embargo, no existe una regla objetiva que norme el número de pies cuadrados por empleado.

La superficie está influenciada por muchos factores: La naturaleza del trabajo, la superficie total disponible, la extensión de las áreas de servicio, la necesidad de aislamiento, el número y tipo del equipo y de las máquinas, exposición y obstrucciones dentro del mismo espacio total. También podemos calcular más o menos el espacio del personal administrativo, ejecutivo principal de 400 a 450 pies cuadrados; ejecutivo intermedio de 275 a 300 pies cuadrados y ejecutivo supervisor de 110 a 125 pies cuadrados.

Uniformidad en lo que se proporciona para máquinas y muebles a un ejecutivo o a un supervisor

Escritorio: Las sugestiones para el espacio mínimo, es acomodando los escritorios con medidas de 50 x 30" como unidades aisladas con pasillos adyacentes, o si se acomodan por partes, extremo contra extremo, con pasillos juntos a cada escritorio.

Pasillos: Los pasillos principales o corredores deben ser de 5 a 8 pies de ancho, dependiendo de la cantidad de tráfico que se maneje. Los principales pasillos, en el área de una oficina deben ser de 4 a 5 pies de ancho, y la medida de los pasillos secundarios deberá ser de 3 a 4 pies de ancho. Los pasillos trasversales deben quedar a unos 50 pies.

Archivos: El espacio de los archivos depende de la frecuencia de su uso y del tipo de archivo. Cuando se utilizan varios archivos, es mejor colocarlos siempre dando frente uno con el otro.

La Oficina Privada: Las decisiones respecto al uso de una oficina privada sólo deberá hacerse después de un amplia consideración de las circunstancias individuales. Debe utilizarse una oficina privada cuando su uso esté dictado por hechos y un criterio recto. Nunca porque siempre se ha proporcionado para un puesto en particular o porque las solicitudes o en ocasiones las presión la han puesto en uso.

Técnicas o nomas auxiliares de la

distribución del espacio.Se requiere de criterios rectores para orientar las acciones, en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio, y para ello se utilizan los principios de: la integración total, que se refiere a la distribución que integra y coordina personas, equipos, documentos, formas, materiales, entre otros para que funcionen como una unidad total.

La mínima distancia recorrida, que es el tipo de distribución que permite que los objetos, documentos, materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible reduciendo, de este modo, la distancia que tienen que transitar las personas para realizar una actividad. La circulación, que encierra la distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

Guías que favorecen el desarrollo de

una distribución

eficaz y ayudan a

alcanzar los objetivos

establecidos

Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.

Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.

Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.

Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.

Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre si adyacentemente.

Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.

Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.

Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme.

Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones.

Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos.

Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción.

Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas.

Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.

Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.

Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.

Estimación de la superficie requerida

Esta superficie se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina.

Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio.

La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función del tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo, una descripción de cada articulo del mobiliario y equipo aparte del incluido por cada individuo

La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. A este debe añadírsele el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.

La tercera etapa de la planeación comprende la ubicación de unidades, antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales,

Los requerimientos de un tipo especifico de espacio por tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.

Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular, se requiere planear el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y área dentro de la organización buscando facilitar el trabajo, respetar su flujo e integrar una oficina funcional y atractiva, para ofrecer una imagen positiva y que el personal se desempeñe con mayor eficiencia en su trabajo

NORMAS SOBRE EL IMBILIARIO DE

OFICINA

Algunos requerimientos para el mobiliario de oficina

1. Adaptabilidad para trabajo en escritorios y terminales de computadoras.

2. Diseño de acuerdo a principios ergonómicos. 3. Accesibilidad y manejo de los dispositivos relacionados a la

tarea. 4. La superficie de trabajo debe ser lo suficientemente amplia para

permitir al usuario flexibilidad y seguridad en cuanto a la disposición de la pantalla de visualización, el teclado, el teléfono, y otros materiales de oficina y para facilitar el paso de los cables del equipamiento.

5. El espacio debe ser suficiente para la disposición de las piernas por debajo del plano de trabajo.

6. El diseño debe cumplir con unas especificaciones mínimas de seguridad, lo cual incluye comprobar su resistencia estructural y acabados superficiales.

7. Sus componentes deben ser resistentes al fuego.

Normativa sobre mobiliario de oficinaEn la actualidad ya está aprobada la norma UNE-EN ISO 9241-5,relativa a la Concepción del Puesto de Trabajo y exigencias posturales.

Esta norma no aporta criterios prácticos claros

Esta es una norma centrada en el uso del ordenador, y no el trabajo de oficina ni en sus diferentes variantes.

No incluye recomendaciones concretas sobre diferentes tipos de equipos de mobiliario y se limita a establecer una relación entre dimensiones del asiento o de la mesa y dimensiones antropométricas de la población.

En cualquier caso, la citada norma incluye algunos aspectos no considerados en la Guía Técnica,

entre los que hay que citar los siguientes:

Con respecto a la silla de trabajo: Establece la relación (no cuantitativa) entre cada dimensión de la silla y la correspondiente dimensión antropométrica, aunque no da rangos dimensionales concretos.

Introduce conceptos sobre aspectos dinámicos de la postura: inclinación del asiento

Señala los reposabrazos como elementos convenientes. Indica como necesarias las ruedas en la silla.

Distingue entre diferentes tipos de respaldo (altos y bajos), aunque no darecomendaciones dimensionales, salvo relación con alguna dimensión antropométrica. Nohace referencia a la regulación del respaldo.

Con respecto a la mesa: Establece relaciones entre parámetros antropométricos y las holguras y espacios debajo de la mesa.

Además de la norma UNE-EN ISO 9241, procedente del ámbito del diseño del puesto de trabajo, hay otras normas específicas sobre mobiliario de oficina, que plantean una información más detallada sobre los requisitos para las normas sobre mobiliarios de oficina.

Se trata de las siguientes normas:

·UNE EN 527, sobre mesas de oficina.

UNE EN 1335, sobre sillas de oficina.

UNE EN 13761, sobre sillas de confidente.

UNE EN 1023, sobre mamparas de separación.

Información extraída de:DIARIO OFICIAL

SECRETARIA DEL TRABAJO Y PREVISION SOCIAL

NORMA Oficial Mexicana NOM-025-STPS-2008, Condiciones de

iluminación en los centros de trabajo.

ObjetivoEstablecer los requerimientos de iluminación en las áreas de los centros de trabajo, para que se cuente con la cantidad de iluminación requerida para cada actividad visual, a fin de proveer un ambiente seguro y saludable en la realización de las tareas que desarrollen los trabajadores.

Campo de aplicaciónLa presente Norma rige en todo el territorio nacional y aplica en todos los centros de trabajo.

DefinicionesPara efectos de esta Norma, se establecen las definiciones siguientes:

Brillo: Es la intensidad luminosa que una superficie proyecta en una dirección dada, por unidad de área. Se recomienda que la relación de brillos en áreas industriales no sea mayor de 3:1 en el puesto de trabajo y en cualquier parte del campo visual no mayor de 10:1.

Condición crítica de iluminación: Deficiencia de iluminación en el sitio de trabajo o niveles muy altos que bien pueden requerir un esfuerzo visual adicional del trabajador o provocarle deslumbramiento.Deslumbramiento: Es cualquier brillo que produce molestia y que provoca interferencia a la visión o fatiga visual.

Nivel de iluminación: Cantidad de flujo luminoso por unidad de área medido en un plano de trabajo donde se desarrollan actividades, expresada en luxes.Sistema de iluminación: Es el conjunto de luminarias de un área o plano de trabajo, distribuidas de tal manera que proporcionen un nivel de iluminación específico para la realización de las actividades.Tarea visual: Actividad que se desarrolla con determinadas condiciones de iluminación.

“Tanto el patrón como el trabajador tienen obligaciones que cumplir respecto a la iluminación”

MantenimientoEn el mantenimiento de las luminarias se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

a) La limpieza de las luminarias;

b) La ventilación de las luminarias;

c) El reemplazo de las luminarias cuando dejen de funcionar, o después de transcurrido el número predeterminado de horas de funcionamiento establecido por el fabricante;

d) Los elementos que eviten el deslumbramiento directo y por reflexión, así como el efectoestroboscópico, y

e) Los elementos de pre encendido o de calentamiento.

Uso de colores

Tiene como objetivo, establecer en forma precisa, el uso de diversos colores de seguridad para identificar lugares y objetos, a fin de prevenir accidentes en todas las actividades humanas, desarrolladas en ambientes industriales, comerciales y tareas caseras.

El Color es: lenguaje, símbolo, expresión, atmósfera, temperatura, emoción, acción, reposo, excitación y puede ser agradable, inquietante, atractivo, repulsivo, alegre, triste o tenebroso.

Factores de Seguridad:

El sistema de aplicación de los colores funcionales debe reducir los riesgos de accidentes y acelerar el uso de los dispositivos de socorro.

1) Tiene que ser estándar y ser reconocido universalmente.

2) Tiene que utilizar ciertos colores para llamar la atención.

3) Tiene que utilizar ciertos colores como identificación.

4) Tiene que emplear las asociaciones de colores reconocidas.

5) Tiene que emplear signos simbólicos en combinación con los colores.

Factores de Confort:

El sistema debe ser un estimulante para el operario en su trabajo.

· Tiene que estimular limpieza y orden, por el uso de los colores claros.

· Tiene que proporcionar mayores niveles de iluminación a los equipos, instalaciones o maquinarias.

· Los colores tienen que satisfacer en cierto modo, los gustos del operario.

Factores de Rendimiento:

· Proporciona los colores adaptados al tipo de trabajo y a la iluminación.

· Utilizar el color para regulen la movilidad del ojo.

· Eliminar o reducir los contrastes entre los alrededores de la tarea y el resto del campo visual.

Cuando se necesita de un control exacto de los parámetros acústicos de acuerdo a las características funcionales de algún proyecto rara vez funcionan adecuadamente, y suelen resultar tan ineficaces como costosas.

Sonorización

• Medición y evaluación de las condiciones del espacio a tratar.•   Estudio de los aislamientos acústicos requeridos.•   Simulación y evaluación en programas de diseño acústico, para las soluciones propuestas.•   Desarrollo global de soluciones para el mejor acondicionamiento acústico.•   Elaboración de planos para la construcción de dispositivos acústicos personalizados.•  Dirección o asistencia para la aplicación de los diseños en la planificación del proyecto.

El viento es uno de los parámetros más importantes a considerar en la arquitectura, ya sea para captarlo, evitarlo o controlarlo. Ventilación.- a la renovación del aire del interior de una edificación mediante extracción o inyección de aire. La finalidad de la ventilación es:•Asegurar la limpieza del aire no respirable.•Asegurar la salubridad del aire, tanto el control de la humedad, concentraciones de gases o partículas en suspensión.•Luchar contra los humos en caso de incendio.

Ventilación

•Disminuir las concentraciones de gases o partículas a niveles adecuados para el funcionamiento de maquinaria o instalaciones.•Proteger determinadas áreas de patógenos que puedan penetrar vía aire.•Colaborar en el acondicionamiento térmico del edificio.•Se realiza mediante el estudio de las características arquitectónicas, uso y necesidades de cada área.

• Ventilación Forzada Es la que se realiza mediante la creación artificial de depresiones o sobrepresiones en conductos de distribución de aire o áreas del edificio. Éstas pueden crearse mediante extractores, ventiladores, unidades manejadoras de aire u otros elementos accionados mecánicamente.

Tipos de Ventilación

• Ventilación Natural Es la que se realiza mediante la adecuada ubicación de superficies, pasos o conductos aprovechando las depresiones o sobrepresiones creadas en el edificio por el viento, humedad, sol, convección térmica del aire o cualquier otro fenómeno sin que sea necesario aportar energía al sistema en forma de trabajo mecánico.

•Ventilación selectiva La Ventilación selectiva es una estrategia de diseño bioclimático de edificio, cuando el tenor de humedad del aire es bajo y de aplicarse estrategias como la ventilación cruzada en el edificio. Se aprovecha de la diferencia entre el aire diurno y nocturno favoreciendo el refrescamiento de los espacios interiores de los edificios. Esto implica que durante el día la ventilación será mínima, reduciendo todo lo posible la incidencia de la radiación solar directa y difusa. Con esto se mantendrá fresco el edificio.

Es el conjunto de conocimientos aplicados para la adecuación de los entornos a las necesidades y características de sus usuarios

Ergonomía

Es utiliza para adaptar el lugar de trabajo al trabajador a fin de evitar distintos problemas de salud

Trabajador

Diseño del puesto de

trabajo

Lugar de

trabajo

ObjetivoMejorar la calidad de vida del usuario

AntropometríaEs la disciplina que estudia las

dimensiones del cuerpo incluidas las dimensiones lineales, peso, volumen, tipos de movimiento entre otros

Las dimensiones de la persona y de sus gestos más característicos se indican con carácter promedio para hombres y mujeres

Antropometría estática: mide las diferencias estructurales del cuerpo humano, en diferentes posiciones, sin movimiento

Antropometría dinámica: considera las posiciones resultantes del movimiento