diseño de un sistema de información para el control

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ CONVENIO UNESR - IUTIRLA BARCELONA ESTADO ANZOTEGUI

Diseo de un Sistema de Informacin para el Control de Inventario de Materiales de Oficina en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del Estado Anzotegui

Trabajo Especial de Grado Como Requisito Parcial Para Optar al Titulo de Licenciado en Administracin Mencin Informtica

Tutor: Lic. Noris Hernndez

Participante: T.S.U. Molina, Alexander

Barcelona, Abril 2.003

Diseo de un Sistema de Informacin para el Control de Inventario de Materiales de Oficina en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del Estado Anzotegui

NDICE

DEDICATORIA AGRADECIMIENTO LISTADO DE GRFICOS LISTADO DE TABLAS INTRODUCCIN CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema. Objetivos de la Investigacin: Objetivo General. Objetivo Especficos.

iii iv v vi 2 3

5 5 6

Justificacin e Importancia.

CAPITULO II MARCO TERICO Resea Histrica. Trabajos Afines. Bases Tericos. Fundamentos Tericos.

8 10 12 13

CAPITULO III MARCO METODOLGICO Tipo y Diseo de la Investigacin. Tcnica e Instrumentos de Investigacin. Poblacin. Muestra.

17 18 19 19

Validacin del Instrumento. Anlisis e Interpretacin de los Datos.

20 20

CAPITULO III MARCO METODOLGICO Presentacin y anlisis de los resultados. Conclusiones. Recomendaciones.

21 51 53

CAPITULO III MARCO METODOLGICO Sistema Propuesto. Referencias Bibliograficas. Anexos.

55-95 96 97

INTRODUCCIN

Un sistema de informacin automatizado es de gran importancia, ya que a travs de ste se pueden mejorar los procesos en las organizaciones, razn por la cual surgi el presente estudio, el cual va a permitir automatizar los procesos de Control de Inventario de Materiales de Oficina de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del estado Anzotegui, la cual se encarga de realizar actividades pblicas a toda la comunidad perteneciente a este Municipio, stas son realizadas a travs de aportes por el Gobierno Central y recaudos del Municipio. Actualmente este proceso se lleva de forma manual lo que ocasiona un gran descontrol en la Entrada y Salida de los materiales, la gran cantidad de documentos que manejan, extravo de estos, prdida de tiempo para el personal encargado de realizar el inventario, etc. Para solventar la problemtica existente en el Control de Inventario de la Alcalda se utiliza la metodologa estructurada para el sistema actual, ya que a travs de sta se puede modificar fcilmente, bien sea para introducir nuevos elementos o para eliminarlos, esta metodologa posee tcnicas o herramientas que facilitan la interpretacin de los sistemas de informacin,

entre ellas tenemos: Los diagramas de flujo de datos, diccionarios de datos, tabla visual de contenido, entre otras. Esta tcnicas sirven de gran ayuda al momento de realizar el anlisis previo de nuestra investigacin del Sistema de Informacin para el Control de Inventario, en el cual se pueden describir paso a paso todos los procesos actuales en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones. Tambin se utiliza la metodologa Orientada a objetos para el sistema propuesto, este nos muestra la esencia del mismo

con su identificacin y organizacin de los conceptos del dominio de la investigacin. Entre las tcnicas para la recoleccin de datos se uso la entrevista estructurada, que se realiz a las personas que laboran en el Departamentos, Direcciones e institutos autnomos, Observacin Directa, en esta se podr observar la forma como trabajan en dicho departamento, y as saber con exactitud cul es el problema en s. La investigacin se desarroll como se describe a continuacin: Capitulo I: El Problema: Planteamiento del Problema, Justificar e Importancia y los Objetivos General y Especficos. Capitulo II: Marco Terico: la Resea Historia, Trabajos Afines, Bases Tericas, Fundamentos Tericos. Capitulo III: Marco Metodolgico: Tipo y Diseo de la investigacin, Tcnicas e Instrumentos de Investigacin, Poblacin, Muestra, Validacin del Instrumento, Anlisis e Interpretacin de los Datos. Capitulo IV: Presentacin y Anlisis de los resultados. Conclusiones Recomendaciones Capitulo V: Marco Operativo Sistema propuesto Se presentaran adems las Referencias Bibliogrficas y los Anexos.

2

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La Alcalda del Municipio Simn Bolvar del Estado Anzotegui

se

encarga de realizar actividades pblicas a toda la comunidad perteneciente al Municipio, a travs de aportes y asignaciones por el Gobierno Central y recaudos del Municipio para as solventar los problemas de la comunidad en s. La Alcalda del Municipio Simn Bolvar presenta dificultades en el control de inventarios de los materiales de oficina que se lleva especficamente en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones, el cual se encarga de realizar operaciones diarias relacionadas con las adquisiciones de los materiales para el consumo del departamento, as como tambin el suministro a otros departamentos o direcciones como lo son: Auditoria, Catastro, Aforo, Contabilidad, Capacitacin y Seleccin, Bienes y Materias, Fiscalizacin, Liquidacin entre otros y para esto es necesario realizar un inventario de los materiales que salen del departamento, que sean solicitados o existentes, este proceso actualmente es llevado de forma manual, ocasionando un gran descontrol del mismo. Al momento de realizar el Inventario lo ms importante es llevar el control de todos los materiales

3

existentes en el depsito, la entrada y salida de los mismos, saber a cules personas les fueron estregados, la fecha de haber realizado la operacin y saber con exactitud cuntos materiales quedan al momento de realizar la orden de Compras. La forma como actualmente se ha venido trabajando en ese departamento genera una serie de dificultades al momento de realizar el Inventario: Descontrol en la entrada y salida de los materiales, por el gran nmero de departamentos que solicitan materiales, convirtindose sta en una tarea tediosa, ya que estos tienen que buscar en un libro todos los movimientos realizados en la entrada de los materiales para verificar si hay o no el material solicitado. Al momento de recibir los materiales por parte de los proveedores, la cantidad de estos se registran en un libro, archivando la factura de los materiales recibidos en la carpeta correspondiente al proveedor en cuestin. En este libro de inventario se puede detectar mal clculo de la cantidad actual registrada ms la cantidad facturada en sus registros por no estar actualizado. La situacin esta asociada a la falta de un sistema de informacin para el control de inventario de materiales de oficina en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar que pueda dar veracidad y seguridad en las operaciones que se llevan el dicho departamento.

4

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

GENERAL:

Disear un Sistema de Informacin para el Control de Inventario de Materiales de Oficina en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del estado Anzotegui.

ESPECFICOS:

Analizar los Procesos Actuales de Control de Inventario en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda. Determinar los Requerimientos de Entrada, Salida y Funcionales. Crear las Bases de Datos que permitan almacenar la informacin referente a los materiales de oficina. Desarrollar los procesos que conllevan a la automatizacin del Inventario en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda.

5

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA

En la actualidad, muchos organismos gubernamentales se han visto en la necesidad de estar en la vanguardia tecnolgica actual, para ello se deben automatizar los procesos que conlleven a que la gestin que realicen los mismos, sean en forma transparente, eficiente y eficaz. En la Alcalda del Municipio Simn Bolvar especficamente en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones la forma como actualmente se est realizando el inventario de materiales de oficina trae como consecuencia prdida de tiempo para el personal que labora en el departamento de Redes y Telecomunicaciones, debido a que estos tienen que buscar en un libro todos las operaciones realizadas donde se especifica el da en que los materiales fueron recibidos y las salidas del mismos, luego revisar los que quedan en el depsito, que no es ms que el conteo fsico de las materiales, tomando en cuenta que ste se realiza de forma manual, chequeando poco a poco cada uno de los materiales, ocasionado esto, por lo extenso de realizarlo, el riesgo de equivocarse al momento de realizar el informe final del inventario y prdida de tiempo al personal involucrado. Razn por la cual se hace necesario disear un Sistema de Informacin para el Control de Inventario de Materiales de Oficina en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar con el fin de estar en la vanguardia actual y con esto poder dar as agilizar la bsqueda y obtencin de informacin deseada al menor tiempo posible, como tambin se espera conocer con mucho ms rapidez el nmero de materiales existentes y as al momento de realizar la orden de Compras esta sea una decisin efectiva, poder tener clasificado los materiales por grupo, cantidad de material consumido por una direccin, departamento o instituto autnomo y as poder determinar el gasto y estimar el prosupuesto del trimestre sucesivo con mayor exactitud y precisin. En si permite en

6

llevar un control de todos los materiales que entran, salen y se encuentran almacenados en el departamento de redes y Telecomunicaciones la Alcalda del Municipio Simn Bolvar.

7

CAPITULO II

MARCO TERICO

Resea Histrica De La Alcalda Del Municipio Simn Bolvar

En 1.855 los hermanos Bolet Peraza, elaboran para Don Manuel Snchez, un plano de una casa habitacional de dos plantas; sta casa fue constituida en 1.858 en el sitio comprendido en el cruce de la calle Bolvar y la calle Marina. En el ao de 1.927, el General Lino Daz H., quien desempeaba la Presidencia del Estado Anzotegui, adquiere dicha casa, en donde posteriormente funcion en ella conjuntamente: El Despacho del Gobernador, La Legislatura, El Concejo Municipal y los Tribunales. Es posible que esta adquisicin del Gobierno Estadal haya sido la primera del Estado para que despachasen en ella oficinas gubernamentales. Por derrumbamiento de parte del techo de la Casa de Gobierno el 16 de Septiembre de 1.979, el Lic. Guillermo lvarez Bajares, quien ejerca la primera autoridad de esta entidad, se encontr en la necesidad de trasladar la Sede de la Gobernacin para un edificio ubicado en la Avenida Cagigal, el cual empez a funcionar el 24 de Septiembre de 1.979. Los trabajos de restauracin son iniciados por MINDUR; pero despus de haber invertido dos millones de bolvares (Bs. 2.000.000,00), se encontraron

8

con la triste necesidad de abandonar la obra por falta de recursos. Fue cuando el entonces Presidente del Concejo Municipal de esta ciudad Ing. Bruno Cavalieri, se preocupa por la paralizacin de la construccin de la Sede, porque el edificio donde funcionaba el Concejo, se encontraba en tan mal estado que era un constante peligro para todos los ciudadanos que concurran diariamente a esta Sede. Todas estas irregularidades trajeron como consecuencia la aprobacin por parte del Cabildo del Distrito Bolvar, de la continuacin de la referida obra, finalizndola el Consejo Municipal, quien aport tres millones de bolvares (Bs. 3.000.000,00). Se inaugur como Sede para el Concejo Municipal el 14 de Marzo del ao 1.983. Es el ao de 1990 cuando el gobierno de Denis Balza la cmara municipal decreta como Alcalda del Municipio Simn Bolvar, y actualmente la directiva est conformada por el Alcalde Capitn Jos Prez Fernndez y (11) Concejales, posee (19) Direcciones y (33) Departamentos.

9

TRABAJOS AFINES

Realizadas las investigaciones pertinentes a la problemtica existente, no existe ningn tipo de antecedentes, sin embargo, el sistema presenta antecedentes que fueron implantados en otras empresas, entre los cuales se sealan los siguientes: Rodrguez Salazar, N. (1998) Instituto Universitario de Tecnologa de Administracin Industria, Titulado: El Sistema de Informacin para el Control de Inventario para la Sala de Operaciones del Departamento de Geosistema INTESA Puerto la Cruz, el cual se realiz en la empresa Informtica Negocios y Tecnologa S.A, (INTESA). conclusin: El informe mensual del inventario que se elabora en la sala de operaciones de la empresa INTESA es de forma manual trayendo muchos inconvenientes al momento de realizarse por el alto volumen de informacin que manejan, es decir no arroja cifras certeras de las entradas y salidas de materiales por consiguiente se hace necesario desarrollar e implantar un sistema que permita de manera eficaz la elaboracin de inventario mensual. Chacin, N. (1993) Universidad Nacional Abierta, Titulado: Diseo de procedimiento para mejorar el Control de Inventario de la empresa Samatesa (Grupo Polar) Maracaibo-Edo. Zulia el cual lleg a la siguiente conclusin: La revisin de procedimiento existente para el control de Inventario arrojo discrepancia entre el Inventario fsico y contable, Situacin que se tratara de mejorar con la aplicacin algunas recomendaciones que se darn despus de haber analizado las diferencias. Donde estas recomendaciones mejoraron el procedimiento actual del control de Inventario. Contreras, E. (1998) Universidad Nacional Abierta, Titulado: Diseo de un Sistema Contable Administrativo del Control de Inventario para El cual lleg a la siguiente

10

Empresas Comercializadoras de Productos de Consumo Masivo el cual lleg a la siguiente conclusin: Los procedimientos utilizados en los procesos de inventarios en lnea general son adecuados, pero carecen de una supervisin constante para el cumplimiento de dichos procedimientos. Por esta razn se le hizo un seguimiento al desarrollo del proceso de recepcin, despacho, avera, devoluciones de mercanca y la toma de inventario fsico para establecer mecanismos de control en algunos de los procesos y recomendar procedimientos de supervisin necesarios para el funcionamiento del almacn sea efectivo, ya que del buen manejo de la mercanca dependen las ganancias de la empresa. De estas investigaciones se escogi la forma como abordaron los temas para solventar la problemtica que est en estudio, donde estos enfocaron su fundamento terico en lo siguiente: En cuanto a la clase, utilizaron la teora del Inventario de Suministro, ya que los sistemas verifican la disponibilidad de suministros. En cuanto al mtodo de inventario se basaron en la teora del Inventario Peridico Fsico o Intermitente, porque para verificar la existencia de la mercanca se realiza un conteo fsico y se le asignan los respectivos valores al final del proceso. Adems usaron como referencia el mtodo del Costo Promedio Mvil, porque se fijan los precios de la existencia dependiendo a las variaciones producto de la entrada y salida en el suministro de la mercanca, es de all donde radica la importancia de los temas citados.

11

BASES TERICAS

Las Bases Cientficas estn orientadas en la Teora General de Sistemas, la cual propone que un sistema no es ms que un conjunto de procesos que trabajan en comn para alcanzar un objetivo que no es otro que lograr el correcto funcionamiento del sistema. Van Bertadanffy, L. (1968) Seala que la Teora General de los SistemasEs una disciplina capaz de trascender los problemas exclusivos de cada ciencia y de proporcionar principios generales y de modelo generales para todos las ciencias, de modo tal que, los descubrimientos efectuados en cada ciencia pudieran utilizarse para las dems. Esta teora menciona que los sistemas no pueden ser comprendidos plenamente solo por el anlisis separado y exclusivo de cada uno de sus partes, se basa en la comprensin de la dependencia reciproca de todas las disciplinas y de las necesidades de su integracin. Basndose en esta teora, actualmente la Alcalda del Municipio Simn Bolvar, est trabajando en proyectos de automatizacin de sus sistemas, de manera que estos ayuden a optimizar el funcionamiento de la organizacin y garantizar sus resultados. (Pg. 58)

Murdick R y Munson J. (1988) Explican que el sistema dentro de la empresa, es toda la organizacin en subsistema; es cmo est conformada la empresa ejemplo: por los departamentos, direcciones, dependencias, etc. (Pg. 48) De tal forma logramos definir la estructura del sistema, para que esto se pueda manifestar, debe existir una relacin necesaria entre la computadora y los seres humanos, ya que se necesitan mutuamente para poder alcanzar los objetivos del sistema en una organizacin. Cmo podemos observar en las definiciones anteriores la palabra sistema implica integridad y complejidad, de ah la importancia para una organizacin mantener el orden organizacional con sus sistemas para no llegar al desorden de la misma.

12

Para mantener el orden organizacional es necesario registrar y controlar todas las operaciones que realizan, por ello la intencin de crear un sistema que permita ordenar y controlar todas las operaciones que realiza el departamento de Compras con respecto al Control de Inventario de Materiales de Oficina, en el cual la ubicacin de los sistemas, procedimientos y recursos humanos, ser el elemento administrativo en la planificacin donde se definen cmo se van hacer las cosas. Es lo que interesa recalcar en este proyecto para resolver la problemtica existente en el sistema Actual. Fundamentos Tericos Para el desarrollo de trabajo se hizo necesario revisar bibliografas referente al tema, con la finalidad de proporcionar definiciones tericas sobre el tema. Inventario: Salomn, Vargo, Schrorder (1988) Lo definen como: los bienes adquiridos para su venta ulterior a clientes, al analizar las empresas mercantiles. Esta definicin es satisfactoria para minoristas y mayoristas, pero es necesario ampliarla para las empresas dedicadas a la produccin de bienes.(Pg. 331) Mtodos de valuacin de inventarios: Entre los mtodos tenemos los siguientes:

13

Costo o mercado el ms bajo: Significa que las existencias se valoran de acuerdo con el precio inferior, de entre las dos mencionadas. De esta manera se cumple con el principio contabilstico del conservatismo, de no anticipar beneficios ni prever posibles prdidas. Mtodo del promedio armnico o ponderado: Este promedio se obtiene ponderando los precios con las unidades compradas para luego dividir los importes totales entre el total de la unidades en existencia a la fecha del inventario. Mtodo del costo promedio mvil o del saldo: Expresa el valor de los artculos en existencia, de acuerdo con las variaciones producidas por las entradas y salidas, o sea las compras y las ventas, de acuerdo con las cuales se van obteniendo promedios sucesivos. Este sera el mtodo ms recomendable, cuando se utilice inventario continuo o perpetuo.

Mtodo FIFO o PEPS (ltimos costos): Este mtodo de valoracin de los inventarios supone que las existencias estn formadas por las ltimas compras; ya que lo primero que se compr fue lo primero que se vendi. Ofrece la ventaja de ajustarse ms a la realidad, en cuanto a las tendencias de los precios; puesto que se adapta

14

ms a la situacin del mercado, al emplear una valoracin basada en los costos ms recientes. Mtodo LIFO o UEPS (costo ms viejo): En este mtodo se utiliza una mecnica un tanto similar a la anterior; pero supone que lo ltimo que se compra es lo primero que se vende. De all que en los cmputos se trate de agotar las ltimas compras, para satisfacer los pedidos. Ofrece la ventaja de que, cuando hay tendencia al alza de los precios, el inventario tiende a mantenerse con un valor estabilizado. Diagrama de Flujo de Datos (D.F.D): Representan la cantidad de informacin que a lo largo de un tiempo determinado va recibiendo el sistema, en ella se va a reflejar todos los procesos que se llevan actualmente en el departamento de Redes y Telecomunicaciones.

Diccionarios de Datos (D.D): Este es una forma de identificar toda la informacin acerca de los entes representados o contenidos en los diagramas de flujo de datos, es decir, se describe proceso, flujos y archivos (fsicos y lgicos). Tabla Visual de Contenido: Su Funcin es mostrar en forma global los componentes de los procesos del sistema que se va a disear, a travs de cuadros que representarn cada mdulo del mismo.

15

Diagrama de Flujo de Objetos (D.F.O): Martn-Odell. (1996) Define como un conjunto de diagramas que muestran actividades que interactan con otras como puede ser pedidos, artculos terminados, diseo, servicios, hardware, software, o datos, es decir, indica los objetos que se producen y las actividades que las produce e intercambias. (Pg. 111) Diagrama de Transicin de Estado (D.T.E): Modelan el comportamiento dependiente del tiempo y describen los procesos de control o la temporizacin de la ejecucin de funciones y del acceso a datos que son desencadenados por los sucesos. Diagrama Entidad - Relacin (D.E.R): Martn-Odell. (op-cit) Define como un tipo de objeto esta asociado con otros tipos, ejemplo un empleado trabaja en un lugar, un cliente hace un pedido, un pedido corresponde a varios productos. (Pg. 152) Diagrama de Evento (D.E): Martn-Odell. (op-cit) Define como el cambio en el estado de un objeto, ejemplo al incluir un registro en una base datos este paso de nulo a incluido (Pg. 152).

16

CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

El logro de todo proyecto de investigacin tiene que estar estructurado en base a un diseo metodolgico cuyas pautas tericas le permitan tener aceptacin dentro del rea a investigar a la cual se dedique para el logro del objetivo planteado por el investigador.

Tipo y Diseo De Investigacin Segn el propsito final se inserta dentro de un proyecto factible, lo que implica la formulacin de un proyecto, el cual consisti en Disear un Sistema de Informacin para el Control de Inventario de Materiales de Oficina en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del estado Anzotegui. Segn Universidad Pedaggica Experimental Libertador (U.P.E.L.) (1957), el proyecto factible consiste en: la investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta de modelos operativos viables, para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales, puede referirse a la formulacin de programas, tecnologa mtodos o procesos (P.98). De acuerdo a nivel de anlisis, en investigacin de tipo descriptivo porque en la misma se describe e interpreta un proceso de inventario.

17

Tcnica e Instrumento de Recoleccin de Datos Como tcnica se uso la entrevista por considerar que se adapta a las

necesidades de la investigacin y presenta gran facilidad para su manejo, con preguntas con alternativas fijas o de respuestas cerradas, donde las alternativas son SI o No, el instrumento utilizado para la recoleccin de datos se consider el cuestionario, Segn Sabino (1995), es el proceso de la investigacin de que se vale el investigador como recurso, para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin (Pg.143), mediante esta tcnica y con los instrumentos previamente seleccionados (Entrevista y Observacin directa) se lograr constatar la forma como actualmente han venido trabajando, gracia a un registro sistemtico y una codificacin optima de los hechos, se podr conocer la eficiencia o no de los procesos que se efectan diariamente en el departamento. Revisin Documental se refiere al anlisis de la informacin recopilada en los documentos para poder identificar el sentido del flujo de informacin a travs del sistema., a ser aplicadas en la misma secuencia para todos los entrevistados, siendo la informacin obtenida de fcil manejo y anlisis.

18

Poblacin Hernndez Sampier, R (1991) define la poblacin o universo, es el conjunto de elementos o unidades que pueden ser personas, documentos, instituciones, etc., a las que se refieren las conclusiones o generalizaciones logradas en una investigacin (Pg. 141). Aqu el inters se centra en quines, es decir en los sujetos u objetos de estudio. Para efecto de la investigacin se tom como poblacin 63 personas que conforman el 100% de los usuarios involucrados en el sistema. Atendiendo a estos conceptos se define la poblacin como el conjunto los departamentos, direcciones e institutos autnomos que conforma la estructura de la alcalda Muestra Acevedo A, Rolando y Rivas Franco, J (1991) La define como: el sub conjunto representativo del universo o poblacin. Suele ser definida como un sub grupo de la poblacin (Pg.135). Hernndez Sampier, R (op-cit) La Define como:Las muestras en dos grandes ramas: las muestras probabilsticas y las muestras no probabilsticas. En estas ltimas todos los elementos tienen la misma posibilidad de ser escogidas. En las muestras no probabilsticas, la eleccin de la muestra no depende de la probabilidad, sino de causas relacionadas con las caractersticas del investigador o del que hace la muestra.

Para seleccionar la muestra deben delimitarse caractersticas de la poblacin y en nuestro caso esa caracterstica es el suministro de materiales de oficina de tipo no probabilstica y esta conformada intencionalmente por el rgano en objeto de estudio, para efecto de la investigacin se tomo como muestra 19 personas que representan un 30% de la poblacin.

19

Validacin del Instrumento La validacin del instrumento se hizo mediante el juicio de expertos como son: un Administrador, un Ingeniero de Informtica y un Licenciado en Educacin, quienes opinaron sobre la pertinencia del tema y darn certeza del instrumento a aplicar. Anlisis e Interpretacin de los datos La informacin del instrumento aplicado se representaron en grficos de torta y tablas para su anlisis cuantitativo y cualitativo.

20

CAPITULO IV

PRESENTACIN Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS

Los resultados de la investigacin son producto del cruce de informacin del cuestionario de preguntas cerradas que se aplic en los diferentes dependencias involucradas en las operaciones de control de Inventario, para conocer su punto de vista de las distintas actividades que realiza. Los resultados fueron presentados en tablas y grficos estadsticos para cada item del cuestionario. Las respuestas afirmativas indicaron que el procedimiento se est cumpliendo, las respuestas negativas indican el no cumplimiento.

21

Parte I. Control de inventario. tem 1. Se llevan libros u otros registros del movimiento de deposito (almacn)? Tabla 1 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 19 0 19 % 100 0 100%

Fuente: Alexander Molina, Tesis 2003

0%

SI NO

100%

Grfico 1, Fuente: Alexander Molina, Tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 1, el 100% de las personas consider que si se llevan libros u otros registros de las operaciones del deposito (almacn).

tem 2. Se registran las operaciones de inventario en l deposito (almacn) a travs de la computadora?

22

Tabla 2 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 08 11 19 % 42 58 100%

Fuente: Alexander Molina, tesis 2003

42% SI NO 58%

Grfico 2, Fuente: Alexander Molina, Tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 2, se observa que el 58% de los entrevistados indic que no se registran las operaciones de inventario a travs del computador, mientras que el 42% restante conoce de las operaciones de registro de inventarios a travs del computador.

tem 3. La informacin transcrita actualiza automticamente los archivos de inventario?

Tabla 3ALTERNATIVAS RESPUESTA %

23

SI NO TOTAL

6 13 19

32 68 100%


32% SI NO 68%

Grfico 3, Fuente: Alexander Molina, Tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 3, el 68% de los entrevistados consider que la informacin transcrita en el libro no actualiza los archivos de inventarios, el 32% restante manifest por completo de este proceso, lo cual puede ser debido a que no manipulan informaciones en computadoras.

tem 4. Existe algn control sobre las mercancas dadas de baja en los inventarios, pero que fsicamente an estn en l deposito (almacn)? Tabla 4 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 4 15 19 % 21 79 100%

24


21% SI NO 79%

Grfico 4, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 4, se observa que un 79% de los entrevistados seal no conocer de control alguno sobre estas mercancas, un 21 % dijeron saber de algn tipo de control, tal vez esto se deba, a que el control si es que existe, es ejecutado de alguna manera informal.

tem 5. Estn separadas las reas de recepcin y despacho dentro del deposito (almacn)? Tabla 5 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 17 02 19 % 89 11 100%


25

11% SI NO 89%

Grfico 5, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 5, se observa que un 89% manifest de la separacin de las reas de recepcin y despacho, un 11% respondi que no estn separadas.

Parte II. Capacitacin de personal. tem 1. Existe algn programa de capacitacin para el personal de Redes y Telecomunicaciones?

Tabla 1ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 04 15 19 % 21 79 100%


26

21% SI NO 79%

Grfico 1, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 1, se observa que un 79% afirm que no existe programa alguno de capacitacin, 4 personas respondieron que s para un 21%.

tem 2. El personal que trabaja en Redes y Telecomunicaciones est debidamente enterado para ejercer sus funciones?



27

47% 53%

SI NO

Tabla 2, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 7, se observa que un 53% cree no estar suficientemente capacitado para ejercer sus labores, mientras que un 47% de los encuestados si cree estarlo.

tem 3. Son asignadas a cada trabajador tareas y/o funciones especficas?

Tabla 3ALTERNATIVAS S NO TOTAL RESPUESTA 8 11 19 % 42 58 100%


28

42% 58%

SI NO

Grfico 3, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 3, se observa que un 58% de los entrevistados cree que le son asignadas tareas especficas, mientras que un 44% creen que no le son asignadas tareas especficas.

Parte III Orden de Compra A) Requisicin tem 1. El jefe del departamento y personal delegado conoce los procedimientos para realizar una requisicin? Tabla 1 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 19 0 19 % 100 0 100%

29


0%

SI NO

100%

Grfico 1, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 1, el 100% de las personas entrevistadas afirmaron que el jefe del departamento y personal delegado conoce los procedimientos para realizar una requisicin.

tem 2. Los procedimientos estn establecidos en funcin del objetivo? Tabla 2 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 07 12 19 % 37 63 100%


30

37% SI NO 63%

Grfico 2, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 2, se observa que el 63% de los entrevistados reconocieron que los procedimientos no estn establecidos en funcin del objetivo, mientras que el 37% restante considera que si.

tem 3. El jefe del departamento y personal delegado conoce el formato para realizar una requisicin?



31

0%

SI NO

100%

Grfico 3, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 3, el 100% de los entrevistados respondi que el jefe del departamento y personal delegado conoce el formato para realizar una requisicin.

tem 4. Los Funcionarios saben llenar el Formato de la requisicin? Tabla 4 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 16 3 19 % 84 16 100%


32

16%

SI NO

84%

Grfico 4, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 4, se observa que un 84% de los entrevistados sealaron que los funcionarios saben llenar el formato de la requisicin, el 16% restante dijeron que no.

tem 5. El formato esta bien definido? Tabla 5, ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 17 02 19 % 89 11 100%


33

11% SI NO 89%

Grfico 5, Fuente: Alexander Molina, Tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 5, se observa que un 89% contestaron que el formato esta bien definido, un 11% respondi que no estn bien definido.

B) Cotizacin o Presupuesto tem 1. Piden las cotizaciones o presupuestos con relacin a las requisiciones hechas?



34

21% SI NO 79%

Grfico 1, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 1, el 79% de los entrevistados saben que las cotizaciones o presupuestos realizadas las hacen con relacin a las requisiciones hechas, el 21% restante dijeron que no.

tem 2. Solicitan varias cotizaciones o presupuestos con relacin a las requisiciones hechas? Tabla 2 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 13 6 19 % 68 32 100%


35

32% SI NO 68%

Grfico 2, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 2, se observa que un 68% de los entrevistados dijeron que se solicitan varias cotizaciones o presupuestos con relacin a las requisiciones hechas, el 32 % restante a firmaron que no se solicitan.

tem 3. Las cotizaciones o presupuestos son analizadas para determinar cual es la mejor opcin? Tabla 3 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 17 02 19 % 89 11 100%


36

11% SI NO 89%

Grfico 3, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 3, se observa que un 89% sealaron que las cotizaciones o presupuestos son analizadas para determinar cual es la mejor opcin, un 11% respondi que no conocer dicho anlisis.

C) Factura tem 1. En la Factura vienen registrados todos los productos solicitados en requisicin?



37

11%

SI NO

89%

Grfico 1, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 1, el 89% de los entrevistados consideraron que en la factura vienen registrados todos los productos solicitados en requisicin, el 11% restante dijeron que no.

tem 2. La entrega de los materiales se hace en la fecha estipulada? Tabla 2 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 4 15 19 % 21 79 100%


38

21% SI NO 79%

Grfico 2, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 2, se observa que un 79% de los entrevistados sealaron que no son entregados los materiales se hace en la fecha estipulada, un 21 % dijeron que si son entregados a la fecha estipulada.

tem 3. Se hacen notas de entrega por materiales entregados en forma parcial? Tabla 3 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 17 02 19 % 89 11 100%


39

11% SI NO 89%

Grfico 3, Fuente: Alexander Molina, Tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 3, se observa que un 89% respondieron que se hacen notas de entrega por materiales entregados en forma parcial, un 11% afirmaron que no hacen notas de entrega parcial.

D) Listado de precio tem 1. Son solicitados los listados de precios a los proveedores con respecto a las requisiciones hechas?



40

0% SI NO 100%

Grfico 1, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 1, el 100% de los entrevistados afirmaron que son solicitados los listados de precios a los proveedores con respecto a las requisiciones hechas.

tem 2. Estos precios son estudiados con el mercado en general? Tabla 2 ALTERNATIVAS SI NO TOTAL RESPUESTA 12 7 19 % 63 37 100%


41

37% SI NO 63%

Grfico 2, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 2, se observa que un 63% de los entrevistados expresaron que estos precios son estudiados con el mercado en general, un 37% dijeron saber de algn tipo de estudio, tal vez esto se deba, a que el control si es que existe, es ejecutado de alguna manera informal.

E) Registro de Mercanca tem 1. Es entendible el contenido de la mercanca requerida en el formato? Tabla 1 ALTERNATIVAS S NO TOTAL RESPUESTA 19 0 19 % 100 0 100%


42

0% SI NO 100%

Grfico 1, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 1, se observa que un 100% reconocieron que es entendible el contenido de la mercanca requerida en el formato.

tem 2. Se entrega formato con copia del material entregado?



43

0% SI NO 100%

Grfico 2, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 2, el 100% de los entrevistados afirmaron que se entrega formato con copia del material entregado.

tem 3. Se asientan todos los materiales requeridos en el libro de inventario? Tabla 3 ALTERNATIVAS S NO TOTAL RESPUESTA 19 0 19 % 100 0 100%


44

0%

SI NO

100%

Grfico 3, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 3, se observa que un 100% de los entrevistados afirmaron que se asientan todos los materiales requeridos en el libro de inventario

tem 4. En el libro de inventario esta bien definido? Tabla 4 ALTERNATIVAS S NO TOTAL RESPUESTA 17 02 19 % 89 11 100%


45

11%

SI NO

89%

Grfico 4, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 4, se observa que un 89% afirmaron reconocer que en el libro de inventario esta bien definido, un 11% respondi que no estn bien definido.

tem 5. En el libro de inventario es fcil determinar la existencia real fijada a cada producto?



46

32% SI NO 68%

Grfico 5, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 5, el 68% de los entrevistados respondieron que no es fcil determinar la existencia real, 32% restante afirmaron que si se puede determinar la existencia de mercancas.

tem 6. En el libro de inventario queda asentado el departamento o dependencia que hizo la solicitud de materiales? Tabla 6 ALTERNATIVAS S NO TOTAL RESPUESTA 19 0 19 % 100 0 100%


47

0%

SI NO

100%

Grfico 6, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 6, se observa que un 100% de los entrevistados consideraron que si son asentado el departamento o dependencia que hizo la solicitud de materiales.

tem 7. Con el libro de inventario se puede hacer rpido y eficiente un pedido nuevo de materia para actualizar la existencia de material? Tabla 7 ALTERNATIVAS S NO TOTAL RESPUESTA 03 16 19 % 16 84 100%


48

16% SI NO 84%

Grfico 7, Fuente: Alexander Molina, tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 7, se observa que un 84% afirmaron que no se puede hacer rpido y eficiente un pedido nuevo de materia para actualizar la existencia de material, un 16% respondi que si se puede realizar dicha accin.

tem 8. Con el libro de inventario se puede determinar el consumo de un departamento o dependencia para varia el mximo y mnimo de un material?



49

32% SI NO 68%

Grfico 8, Fuente: Alexander Molina, Tesis 2003 De acuerdo a la pregunta No. 8, el 68% de los entrevistados consideraron que con el libro de inventario no se puede determinar el consumo de un departamento o dependencia para varia el mximo y mnimo de un material, el 32% restante reconocieron que si se puede hacer.

CONCLUSIONES

El propsito fundamental de ste trabajo, fue realizar un estudio detallado de cada uno de los elementos que intervienen en el proceso Control de Inventario de Materiales de Oficina en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del Estado

50

Anzotegui, para identificar los puntos crticos y de esta forma presentar un diseo que mejore y optimice el proceso de Inventario. Del anlisis realizado a los instrumentos aplicados se pudo deducir lo siguiente: Se detect que en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del Estado Anzotegui, no llevan correctamente el control de inventario de material de oficina, ya que no se tiene la existencia de un material de oficina en un momento determinado. Inventario de Materiales, no cumple con los objetivos que espera la parte administrativa y gerencial, como es, conocer los gastos de material de una determinada dependencia, para que esta pueda estimar su presupuesto en un momento determinado. En el libro de Inventario refleja las transacciones hecha por un determinado dependencia en forma sucesiva, ocasionando atraso en la elaboracin de los diferentes informes, herramientas bsicas para la evaluacin de los resultados; no permitiendo de esta manera la presentacin de proyecciones econmicas, por ejemplo, el presupuesto de gastos de Materiales de oficina. Algunos de los formatos empleados actualmente no cumplen sus objetivos, por tanto, se hizo necesario implementar unos nuevos que sustituyan los anteriores y permitan mejorar las actividades en las cuales estn inmersos.

51

Los sistemas de informacin son de gran ayuda dentro de una organizacin, ya que la implantacin de estos permite solventar cualquier problema existente en la misma. Por tal razn, el sistema de Informacin para el Control de Inventario de Materiales de Oficina que se ha diseado en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del Estado Anzotegui , es sencillo y fcil de manejar, debido a que esta sujeto a una serie de opciones, las cuales pueden ser efectuadas por el usuario en un momento determinado, ofreciendo as los resultados confiables y con ello una mayor seguridad al personal encargado de llevar el mencionado control.

52

RECOMENDACIONES

Dentro de las recomendaciones necesarias para el manejo del sistema de informacin para el control de inventario de materiales de oficina se pueden mencionar los siguientes: Chequear los reporte de existencia de mercanca para saber si esta el mximo o mnimo de producto esta bien establecido. Hacer estudios trimestrales, sobre las solicitudes de materiales, para estimar el consumo y optimizar el suministro de los mismo para cada dependencia. Establecer polticas de recepcin de materiales, para la mejora de los controles en la recepcin de los mismos. Realizar inventarios continuos. Facilitar reporte de consumo de material para que cada dependencia pueda estimar su presupuesto trimestral. Que el sistema lo manipule una persona con conocimientos bsicos en Windows. Instalar un antivirus actualizado. Utilizar un regulador de voltaje para el computador donde se instalar el sistema. Realizar el respaldo de la informacin contenida en el sistema, con la finalidad de mantener la informacin protegida, esta se realizara semanalmente o dependiendo del volumen de la informacin que se maneje. Guardar los respaldos en un lugar seguro, por ejemplo: Una Bveda. Mantener los equipos (computador e impresora) en buen estado para que el sistema funcione a plenitud.

53

Leer detenidamente los mensajes emitidos por el sistema para evitar errores. Realizar un nuevo manual de normas y procedimiento que se adapten a los procedimientos establecidos.

Establecer o implantar normas y procedimientos para que se pueda controlar la eficiencia del trabajador al momento del inventario.

Considerar la realizacin de evaluaciones peridicas al sistema, de manera de reajustarlo (si fuese necesario), a los posibles cambios que puedan presentarse, en cuanto a su crecimiento.

54

CAPITULO V

MARCO OPERATIVO

Introduccin

El crecimiento impone a las organizaciones o entes gubernamentales ir adaptando sus esquemas de funcionamiento a las nuevas realidades existentes, aspecto que no slo implica ir a la par con los avances tecnolgicos sino tambin redefinir sus polticas y adecuarlas a los cambios deseados; para lograr as que respondan a los objetivos perseguidos. Este trabajo se centr en el flujo de informacin y el manejo correcto de los datos de inventario de materiales de oficina del Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar, para el diseo de un sistema automatizado que controle el Inventario de Materiales de Oficina, lo que supone para ella gran efectividad en el manejo de informacin a tiempo, debido a la alta rotacin de sus inventarios, el cual permitir dar todas las herramientas necesarias desarrollar dicho sistema. Estructurado de la siguiente manera: Objetivo General. Sistema: Que comprende la definiciones de los requerimientos, Diseo de la Base de Datos, Tabla Visual de Contenido, Diagramas de Objetos, Eventos, Transicin de Estado, Elaboracin del manual de usuario. OBJETIVOS para que se pueda

55

GENERAL: Especificar los lineamientos necesarios para el uso de un sistema de informacin para el Control de Inventario de Materiales de Oficina en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del estado Anzotegui.

56

SISTEMA

El Diseo del Sistema de Control de Inventario, que se presenta se enfoca en los requerimientos que presentan el Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Alcalda del Municipio Simn Bolvar del estado Anzotegui luego del levantamiento de informacin, para que el mismo supla al Sistema Actual, y solucione los percances que genera el mismo. La Alcalda de Bolvar necesita un Sistema para llevar el control de todos los procesos concernientes a la elaboracin del Inventario, en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones; que almacene los datos de los proveedores, los usuarios, los materiales, as como tambin las entradas y salidas de los materiales de oficina; todo esto con la finalidad de mantener en buena forma el Inventario que se debe llevar. Entre los requerimientos se encuentran los siguientes:

Requerimientos de Entradas.

Los requerimientos de entradas vienen dados a travs de unos formatos por pantalla para la captura de informacin, donde son reflejados todos y cada uno de los datos concernientes al Inventario, que se realiza en el Departamento de Redes y Telecomunicaciones, tales como: Datos de Direcciones o Departamento que realizan la solicitud, proveedores, entrada y salida de materiales, inventario, Requisicin de Materiales, Cotizacin, donde la persona autorizada en manejar el sistema

57

pueda procesar la informacin, basndose o tomando en cuenta las preguntas y mensajes emitidos por el sistema. Requerimientos de Salidas. Permiten obtener los datos a travs de los diferentes dispositivos de salidas como la pantalla y la impresora, estos permiten visualizar la informacin requerida. Pantalla Aqu se obtiene la salida de informacin por medio de formatos por donde se destacan todos los datos concernientes al Control del Inventario, donde el operador del sistema puede visualizar los datos seleccionados y los resultados de los mismos, luego de procesarlos y almacenarlos en sus respectivas tablas. Impresora Aqu se obtendrn los reportes generados por el sistema segn la opcin escogida por el operador, tales como: entrada y salida de los materiales, inventario, Almacn, Articulo, Cotizacin, Orden de Compras, obteniendo como salida: los datos de los diferentes materiales de oficina entregados, sus totales en existencia, donde el operador del sistema puede visualizar los datos relacionados y los resultados de los mismos, luego de almacenarlos en sus respectivas tablas.

58

Requerimientos de Almacenajes. Toda la informacin que se maneja en el Sistema de Informacin para el Control de Inventario de materiales de oficina, se encuentran almacenadas en la base de datos, que a su vez se desglosa en varias tablas como son: Proveedores, Usuarios, Inventario, Orden de Compra, Orden de Compra detalle, Cotizacin, cotizacin detalle, Requisicin, Requisicin Detalle, Movimiento, Movimiento Detalle, entre otras. Seguridad Se encuentra presente en el Diseo del Sistema de Informacin para el Control de Inventario de Materiales de Oficina, mediante una clave de acceso la cual es conocida exclusivamente por las personas autorizadas, donde se debe tomar en cuenta que ninguna persona ajena al sistema o que no tenga conocimientos en el manejo del sistema, pueda tener acceso al mismo.

Requerimientos Funcionales. Para lograr que funcione a la perfeccin el Sistema de Informacin para el Control de Inventario de Materiales de Oficina, se requiere de un personal el cual es el que se encargar de operar el sistema; dicho sistema cuenta en sus inicios con una pantalla de proteccin a la informacin y al sistema en s (Clave de Acceso), entre los aspectos resaltantes del sistema, nos encontramos con que este lleva el control de los materiales o sea controla es stock mnimo de estos, emitiendo mensajes de informacin o de alerta al usuario del sistema cuando los materiales alcanzan esta cantidad mnima establecida por el Departamento, el sistema tambin emite ciertos

59

mensajes cuando los materiales no se hayan en existencia para cubrir sus necesidades. DISEO DE LA BASE DE DATOS Se realiz la Normalizacin que es un proceso que clasifica relaciones, objetos, formas de relacin y dems elementos en grupos, en base a las caractersticas que cada uno posee. Si se identifican ciertas reglas, se aplica un categora; si se definen otras reglas, se aplicar otra categora. Se uso las Base De Datos Relacional. La forma de efectuar esto es a travs de los tipos de dependencias que podemos determinar dentro de la relacin. Se hizo la relacin que est en la forma normal ms elevada posible es que mejor se adapta a nuestras necesidades debido a que optimiza las condiciones que son de importancia para nosotros: La cantidad de espacio requerido para almacenar los datos es la menor posible; La facilidad para actualizar la relacin es la mayor posible; La explicacin de la base de datos es la ms sencilla posible.

Esta diseo de base de datos se recre hasta la cuarta forma normal, para ello se tom en cuenta la primera forma normal que debe ser solamente una relacin propia, una matrz m por n, donde: Ninguna celda de la matriz est vaca; El valor n cualquier columna est definido por el dominio para dicho atributo. Cada tupla tiene una clave que la identifica en forma unvoca, pero dicha clave no significa orden.

60

que la no existencia de transitividades entre sus atributos (si ya se encuentra en la segunda forma normal). Una vez cubierta estas formas normales ya descritas llegamos a la cuarta forma normal, que no es mas que una dependencia multivaluada, es decir, que cuando un valor de una variable est siempre asociado con varios valores de otra u otras variables dependientes que son siempre las mismas y estn siempre presentes.

NOMBRE DE LA TABLA: AccesoUsuario Nombre del Tipo Campo NOMBREUS Texto U CODIGOFR Texto M ACCION Texto Tamao 25 15 3 Descripcin Nombre del Usuario Cdigo del Formulario Rutina a las cuales Accesa del Formulario (1) Incluir-ModificarEliminar Indexado Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) No

NOMBRE DE LA TABLA: ClaveAutorizacin Nombre del Tipo Campo ClaveAutorizaci texto on NOMBREUSU texto CodigoDpto texto Tamao 8 25 6 Descripcin Clave Autorizada Para Hacer La Solicitud Nombre del Usuario Cdigo del Departamento Solicitante Indexado Si (Sin Duplicado) Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado)

NOMBRE DE LA TABLA: Conceptos Nombre del Campo CodigoConcept Tipo texto Tamao 3 Descripcin Cdigo de Concepto Indexado Si (Sin

61

o Nombre

texto

50

Nombre del Concepto

Duplicado) No

NOMBRE DE LA TABLA: ConceptosDpto Nombre del Campo CodigoConcept o CodigoDpto Tipo texto texto Tamao 3 6 2 1 Descripcin Cdigo de Concepto Cdigo del Departamento Cdigo de Sucursal Cdigo de Empresa Indexado Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado)

CodigoSucursal texto CodigoEmpresa texto

NOMBRE DE LA TABLA: FormaDePago Nombre del Tipo Tamao Descripcin Campo NumeroDocumen texto 8 Nmero de documento to (Num.Factura,Document o Ajuste,N.Otras Salidas etc.) FormaPago texto 3 Cheque, Efectivo, Tarjeta NroDocumentoP ago CodigoBanco texto texto 10 3 Nmero de documento de pago (Cheque, Tarjeta) Cdigo del Banco Indexado Si (Sin Duplicado) Si (Con Duplicado) No Si (Con Duplicado)

NOMBRE DE LA TABLA: Formularios Nombre del Campo CODIGOFRM Tipo Tamao texto 15 50 5 Descripcin Cdigo del Formulario Nombre del Formulario Grupo de Trabajo (1) Administrador - Gerencial - Supervisor - Operador Invitado Indexado Si (Sin Duplicado) No No

DESCRIPCIN texto CODIGOGRUPO texto

62

NOMBRE DE LA TABLA: GrupoUsuario Nombre del Tipo Tamao Descripcin Campo CODIGOGRUPO texto 1 Cdigo del grupo NOMBREGRUP O texto 15 Nombre del grupo Indexado Si (Sin Duplicado) No

NOMBRE DE LA TABLA: Almacen Nombre del Campo CodigoAlmacen Descripcin TipoInventario CodigoSucursal CodigoEmpresa Tipo Tamao texto texto texto texto 2 texto 1 5 30 1 Descripcin Cdigo de almacn (xxx-xx) CompaaSucursal-Almacn Descripcin Tipo de Calculo Inventario (P.- Precio Promedio,F.-Fifo,L.-Lifo) Cdigo de Sucursal Cdigo de Empresa Indexado Si (Sin Duplicado) No No Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado)

NOMBRE DE LA TABLA: Artculo Nombre del Campo CodigoArticulo Descripcion Unimedida Impuesto Tipo Tamao texto texto texto texto 7 65 3 1 Descripcin Cdigo Articulo Descripcin Unidad de medida (Unidad,Caja) El artculo Maneja Impuesto (S.- si N.- No, puede ser IVA O otro Impuesto) Cdigo del Impuesto utilizado Indexado Si (Sin Duplicado) No Si (Con Duplicado) No

CodImp

texto

1

Si. (Con Duplicado)

63

NOMBRE DE LA TABLA: Cargo Nombre del Campo CodigoCargo Descripcion Tipo Tamao texto texto 2 35 Descripcin Cdigo del Cargo Descripcin del Cargo Indexado Si (Sin Duplicado) No

NOMBRE DE LA TABLA: Control Nombre del Tipo Tamao Descripcin Indexado Campo NumeroOrdenCo texto 8 Nmero de Control de la No mpra Orden de compra (x-xxxxxxx) compaa sucursal- nro de orden NumeroMovimien texto 8 Nmero de control No to Movimientos de almacn (x-xx-xxxxx) compaa sucursal- nro de movimiento NumeroRPM texto 8 Nmero de control para No Requisicin de Materiales (x-xx-xxxxx) compaa - sucursal- nro de Requisicin para materiales NroCotizacion texto 8 Nmero de Cotizacin No NroTransaccion texto 8 Nmero de Transaccin No NumeroPresupue Num Doble Nmero de Presupuesto No sto Porcentaje Num Entero Porcentaje de No Largo Incremento para los Artculos en Presupuesto CodigoSucursal texto 2 Cdigo de Sucursal Si (Con Duplicado) CodigoEmpresa texto 1 Cdigo de Empresa Si (Con Duplicado)

NOMBRE DE LA TABLA: Inventario

64

Nombre del Campo NroTarjeta CodigoArticulo CodigoAlmacen NroCon1 NroCon2 ExistenciaReal ExistenciaTeorica CostoPromedio Fecha Status CodigoSucursal CodigoEmpresa

Tipo Texto Texto Texto Num Num Num Num Moned a Fecha/ Hora texto texto texto

Tamao 8 7 5 Doble Doble Doble Doble 1 2 1

Descripcin Tarjeta del Articulo Cdigo Articulo Cdigo de almacn Primer Conteo Segundo Conteo Existencia en Real Existencia en Terica Costo Promedio

Indexado Si (Sin Duplicado) Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) No No No No No

fecha de la ultima No compra Estatus del Inventario No ((A)bierto O (C)errado) Cdigo de Sucursal Si (Con Duplicado) Cdigo de Empresa Si (Con Duplicado)

NOMBRE DE LA TABLA: ExistenciaArticulo Nombre del Campo CodigoArticulo CodigoAlmacen Ubicacin Grupo Eximinima ExiMaxima ExistenciaCantid ad CostoPromedio CostoVenta PrecioUltima Tipo texto texto texto texto Num Num Num Moneda Moneda Moneda Tamao 7 5 10 2 Doble Doble Doble Descripcin Cdigo Articulo Cdigo de almacn Ubicacin del Articulo Grupo de Artculos Existencia Mnima Existencia Mxima Existencia en Cantidad Costo Promedio Costo de Venta Precio de la ltima Compra Indexado Si (Con Duplicado) Si.(Con Duplicado) No Si.(Con Duplicado) No No No No No No

65

Fechaultima

Fecha/ Hora ExistenciaBolivar Num es

Doble

fecha de la ltima compra Existencia en Bolvares

No No

NOMBRE DE LA TABLA: Grupo Nombre del Campo Grupo Descripcin Tipo texto texto Tamao 2 50 Descripcin Cdigo de Grupo Indexado

Si (Sin Duplicado) Descripcin del Grupo No

NOMBRE DE LA TABLA: Impuesto Nombre del Campo CodImp Descripcin Tasa Fecha Status Tipo texto texto Num Fecha / Hora texto Tamao 1 15 Simple Descripcin Cdigo de Impuesto descripcin del impuesto Porcentaje de impuesto a aplicar Fecha de registro "A"ctivo o "I"nactivo Indexado Si (Sin Duplicado) No No No No

1

NOMBRE DE LA TABLA: Movimiento Nombre del Tipo Campo CodigoMovimient Texto o Descripcin Texto Tipo TipoTransaccion texto texto Tamao 3 30 1 2 Descripcin Cdigo Movimiento Descripcin del movimiento Tipo de Movimiento1.Entrada, 2.- Salida Tipo de Transaccin (T.- Incrementa Cantidad y Valor,V.Incrementa solo Valor,C.- Incrementa Solo Cantidad) Cdigo Movimiento Indexado Si (Sin Duplicado) No No Si (Con Duplicado)

Mixentrada

texto

3

No

66

MixSalida

texto

3

Mixto de Entrada Cdigo Movimiento Mixto de Salida

No

NOMBRE DE LA TABLA: Personal Nombre del Campo Cedula Nombre CodigoCargo CodigoDpto Status Tipo texto texto texto texto texto Tamao 10 35 2 6 10 Descripcin Cdula del trabajador Nombre del Trabajador Cdigo del Cargo Cdigo del Departamento Status del Trabajador (Activo-Retirado) Indexado Si (Sin Duplicado) No Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) No

NOMBRE DE LA TABLA: Proveedor Nombre del Campo Codigo Nombre Direccin Rif Nit Telefono FechaUltCompra Tipo texto Tamao 4 40 50 12 12 30 10 1 1 1 Descripcin Cdigo de Impuesto Nombre Proveedor Direccin Proveedor Rif del Proveedor Nit del Proveedor Telfono del Proveedor Fecha Ultima Compra Nmero Ultima Factura Tipo de persona (N)atural,(J)uridica Status de Proveedor (A)CTIVO,(I)NACTIVO Contribuyentes o No (0Si, 1-No) Indexado Si (Sin Duplicado) No No No No No No No No No No

texto texto texto texto texto Fecha /Hora NumeroUlFactura texto TipoPersona texto Status Tipo texto texto

NOMBRE DE LA TABLA: UniMedida Nombre del Campo Unimedida Tipo texto Tamao 3 Descripcin Cdigo Unidad de Indexado Si (Sin

67

Descripcin FactorConver

texto Num

20 Doble

Medida Descripcin Unidad De medida Factor de Conversin

Duplicado) No No

NOMBRE DE LA TABLA: MovFactura Nombre del Tipo Campo NumeroDocumen texto to NumeroFactura OrdenCompra FechaFactura TipoPago FormaPago Status Plazo texto texto Fecha / Hora texto texto texto Num Tamao 8 Descripcin Nmero de documento (Num.Factura, Documento Ajuste, N.Otras Salidas etc.) Nmero de Factura (solo para Compras) Nmero de la orden de compra (solo para Compras) Fecha de la factura (Co)ntado o (Cr)edito Cheque, Efectivo, Tarjeta (P)endiente, (C)ancelada o (N) Anulada Das de Plazo Fecha de Vencimiento Fecha de Pago Indexado Si (Sin Duplicado) No Si (Con Duplicado) No No Si (Con Duplicado) No No No No

10 8 2 3 1 Entero Largo 3 8 1

FechaVencimient Fecha o /Hora FechaPago Fecha /Hora CodigoConcepto texto NroTransaccion TipoCompra texto texto

Cdigo Concepto de Si (Con Compras Duplicado) Nmero de Transaccin Si (Con Duplicado) Tipo de Compras No (N)acionales O (E)xtranjera

NOMBRE DE LA TABLA: MovimientoEspecfico Nombre del Tipo Tamao Descripcin Indexado

68

Campo NumeroDocumen Texto to CodigoArticulo CostoUnitario Cantidad CostoArticulo Texto Num Num Moned a Num

Tasa

Nmero de documento Si (Con (Num.Factura,Docume Duplicado) nto Ajuste,N.Otras Salidas etc.) 7 Cdigo del Articulo Si (Con Duplicado) Doble Costo Unitario No Doble Cantidad del Articulo No "Bs"#.## Por seguridad (Costo No 0,00;"- del articulo total) Bs"#.##0 ,00 Simple Porcentaje de No impuesto a aplicar

8

NOMBRE DE LA TABLA: MovimientoGeneral Nombre del Tipo Campo NumeroDocumen texto to NroRPM texto Tamao 8 Descripcin Nmero de documento (Num.Factura,Docume nto Ajuste,N.Otras Salidas etc.) Nmero de Requisicin para la Solicitud cuando lo hace un dpto Cdigo de Movimiento de entradas o salidas (compra,requisiciones, ajustes etc.) Fecha de registro del documento (factura etc.) Fecha de Entrega del Material costo total de la entrada (Por seguridad) Cdigo de Departamento Solicitante solo para Salida, cuando es Indexado Si (Sin Duplicado) Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) No No No Si (Con Duplicado)

8

CodigoMovimient texto o FechaProceso FechaRecepcion Monto CodigoDpto Fecha/ Hora Fecha/ Hora Num texto

3

Doble 6

69

CodigoAlmacen Usuario HoraProceso

texto texto

5 25 4

000000 no existe Cdigo de almacn Nombre del usuario que realiza la transaccin Hora del Proceso

Si (Con Duplicado) No No

Fecha/ Hora CodigoProveedor texto

Cdigo del Proveedor Si (Con Cuando no hay Orden Duplicado) de Compra, cuando es 0000 no existe

NOMBRE DE LA TABLA: OtrosMovimiento Nombre del Tipo Campo NumeroDocumen texto to Tamao Descripcin 8 Indexado

Observacin

texto

255

Nmero de documento Si (Sin (Num.Factura, Duplicado) Documento Ajuste,N.Otras Salidas etc.) Observacin del No documento

NOMBRE DE LA TABLA: Requisicin Nombre del Campo NroRPM Fecha CodigoAlmacen CodigoDpto status Tipo texto Fecha/ Hora texto texto texto Tamao Descripcin 8 Fecha Corta 5 6 1 Nmero de Requisicin para la Solicitud Fecha de Solicitud Cdigo de almacn Cdigo del Departamento Solicitante Estado de la Orden ( S.- Totalmente Suplida, I.- Suplida Parcialmente, P.Pendiente Por Indexado Si (Con Duplicado) No Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) No

70

Uso Condicion ClaveAutorizada NOMBREUSU Salida NumeroPresupue sto CedulaRetirado CodigoConcepto CodigoSucursal CodigoEmpresa

texto texto texto texto texto texto texto Texto texto texto 2 1

80 7 8 25 7 8 10 3

Suplir,A.-Anulada) El porque de esta Solicitud Condicin (Normal Urgente) Clave Autorizada Para Hacer La Solicitud Nombre del Usuario Almacn - Compras Nmero Del Presupuesto Persona que Retira el Material Cdigo Concepto de Compras Cdigo de Sucursal Cdigo de Empresa

No No No Si (Con Duplicado) No Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado)

NOMBRE DE LA TABLA: RequisicinDetalle Nombre del Campo NumeroRPM Codproducto CantidadSolicitad a CantidadEntrega da CostoUnitario Status Tipo texto texto Num Num Num texto Tamao Descripcin 8 7 Doble Doble Doble 1 Nmero de RPM Cdigo del Producto Cantidad Solicitada Para la Compra Cantidad Entregada Por el Proveedor Costo Unitario Estado del Producto ( S.- Totalmente Suplida, I.- Suplida Parcialmente, P.Pendiente Por Suplir,A.-Anulada) Indexado Si (Con Duplicado) Si (Con Duplicado) No No No No

NOMBRE DE LA TABLA: Usuario

71

Nombre del Campo CODIGOUSU NOMBREUSU CODIGOGRUPO TIPO CODIGOSUC

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto

Tamao Descripcin 8 25 1 6 2 Cdigo del Usuario Nombre del Usuario Cdigo del Grupo Tipo Global o Local Cdigo de la Sucursal

Indexado No Si (Sin Duplicado) Si (Con Duplicado) No Si (Con Duplicado)

Diagramas de Objeto, Eventos y Transicin de Estado Actualmente una de las reas ms candentes en la industria y en el mbito acadmico es la orientacin a objetos. La orientacin a objetos promete mejoras de amplio alcance en la forma de diseo, desarrollo y mantenimiento del software ofreciendo una solucin a largo plazo a los problemas y preocupaciones que han existido desde el comienzo en el desarrollo de software: la falta de portabilidad del cdigo y reusabilidad,

72

cdigo que es difcil de modificar, ciclos de desarrollo largos y tcnicas de codificacin no intuitivas. Un lenguaje orientado a objetos ataca estos problemas. Tiene tres caractersticas bsicas: debe estar basado en objetos, basado en clases y capaz de tener herencia de clases. Muchos lenguajes cumplen uno o dos de estos puntos; muchos menos cumplen los tres. La barrera ms difcil de sortear es usualmente la herencia. El elemento fundamental de la OOP es, como su nombre lo indica, el objeto. Podemos definir un objeto como un conjunto complejo de datos y programas que poseen estructura y forman parte de una organizacin. Esta definicin especifica varias propiedades importantes de los objetos. En primer lugar, un objeto no es un dato simple, sino que contiene en su interior cierto nmero de componentes bin estructurados. En segundo lugar, cada objeto no es un ente aislado, sino que forma parte de una organizacin jerrquica o de otro tipo. Por lo antes expuesto se creara estos diagramas bajo el esquema Orientado a Objeto.

73

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Acevedo A, Rolando y Rivas Franco, J (1991). Tcnica de Documentacin e Investigacin II. Universidad Nacional Abierta. Chacin, N. (1993). Diseo de procedimiento para mejorar el Control de Inventario de la empresa Samatesa (Grupo Polar) Maracaibo-Edo. Zulia. UNA-Zulia. Contreras, E. (1998). Diseo de un Sistema Contable Administrativo del Control de Inventario para Empresas Comercializadoras de Productos de Consumo Masivo. UNA-Zulia. Van Bertadanffy, L. (1968). Anlisis y Diseo de Sistema. Editorial Pretince-Hall. Mxico. Martn-Odell.(1996). Anlisis y Diseo de Sistema Orientado A Objeto. Editorial Prentice Hall. Mxico Salomn, Vargo, Schrorder (1988) Principios de la Contabilidad. Editorial Harla. Espaa. Sabino, C (1995) Como hacer una Tesis 2da Edicin Parapo CaracasVenezuela. Sabino, C (1998). Investigacin Cientfica. Universidad Nacional Abierta. Hernndez Sampier, R. (1991). Metodologa de la Investigacin. Mc Graw Hill interamericana editores, S.A. Mxico. Redondo A. Curso Prctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I. Rodrguez Salazar, N.(1998). Sistemas De Informacin Para El Control De Inventario Para La Sala De Operaciones Del Departamento De Geosistemas Intesa-Puerto La Cruz, IUTA-Puerto La Cruz. UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA. Tcnicas de Documentacin e investigacin I y II Publicaciones UNA, Caracas Venezuela.

74

diseño de un sistema de información para el control

Documents