DISEÑO DE SALIDAS DE SISTEMAS

Edisson Andrés Barrero Issis Paola RodríguezOscar Pérez ContrerasRicardo Alfonso Silva

Sandra Jeanneth Hernández Yarlenis Zapata Bohórquez

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Análisis y Diseño de Sistemas II - Grupo 12011

Docente: Jorge Mario Zuluaga Campuzano

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Análisis y Diseño de Sistemas II - Grupo 12011

Las salidas en cualquier sistema de información es uno de los requisitos más importantes para los usuarios de dicho sistema, ya que de no resultarles útil podrían desistir de su uso fracasando inevitablemente.

Estas salidas pueden tomar muchas formas: la permanente tradicional de los reportes impresos y la fugaz, así como las pantallas, microformas y sonidos.

Por ello es indispensable identificar, detallar y especificarle a cualquier usuario la capacidad de un Sistema para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior.

Identificar las salidas que produce un sistema de información, así cómo las características de los dispositivos de salidas y los diferentes métodos y utilización.

Estudiar las necesidades de salida del sistema ; presentación de la información y diseño de salida impresa y de pantalla, como algunas de las temáticas que abarca esta presentación.

Una salida, es aquella que se entrega al usuario por medio de un Sistema de Información, donde los datos requieren un procesamiento extenso antes que se conviertan en salida adecuada.

Las salidas también son útiles y esenciales para asegurar el uso de un Sistema de Información, la cual comprende varios objetivos que un analista de Sistemas trata de obtener cuando diseña la salida.

La salida pueden tomar muchas formas, la permanente tradicional de los reportes impresos y la fugaz, tal como la de las pantallas VDT, microformas y sonido.

Una salida se usa para denotar cualquier información producida por un sistema de información , ya sea impresa o en una pantalla que será entregada a los usuarios.

Para que las Salidas sean útiles y esenciales, debemos trazarnos los siguientes objetivos:

Estos objetivos, son los primordiales que un analista de sistema de información debe trazarse en su meta de diseñar salida de sistemas de Información.

Reglas: Toda Salida debe tener un propósito. Si la salida no es funcional, no debe ser creada, por los

costos de tiempo y materiales de las salidas. No es suficiente que se ponga a disposición de los

usuarios un reporte o pantalla debido a que sea tecnológicamente posible de hacerlo.

El analista de sistemas es quien debe en la fase de análisis determinar cuáles propósitos aplicará a la hora de ejecutar una Salida.

Es difícil personalizar una salida para muchos usuarios, por que con un gran sistemas de información sirviendo a muchos usuarios habrá que tener en cuenta muchos propósitos.

Se deben diseñar con base en entrevistas, observaciones, consideraciones de costos y de prototipos , de esta forma se diseñan salidas que atiendan a muchos usuarios, aunque no todos las necesiten y las prefieran.

Hablando en términos generales, es posible crear salidas siempre y cuando sea crea específicamente para el usuario, y cuando se les diseñada para un sistema de soporte de decisiones altamente interactivo.

Parte de la tarea del diseño de salida es decidir la cantidad de salida que sea correcta para los usuarios.

Como regla útil, hay que tener en cuenta que el sistema debe proporcionar lo que cada persona necesita para complementar su trabajo.

Hay que tener en cuenta los tomadores de decisiones, cuando hay que decidir la cantidad de salida, aunque frecuentemente ellos no necesitan gran cantidad de salida, en especial si hay una forma fácil para accesar más.

Hace referencia a la salidas impresa en papel, desplegada en pantallas, difundida por bocinas y guardadas en microformas.

Para hacer usada y útil, la salida debe ser presentada al usuario adecuado, por este motivo se debe asegurar primero que las salidas estén revisadas por los tomadores de decisiones, Sin importar qué tan bien estén diseñados los reportes, por que de lo contrario no tendrán ningún valor.

La Temporalización adecuada de la salida puede ser crítica para las operaciones de cualquier negocio, por este motivo en esta fase del ciclo de vida del desarrollo del sistema, se debe tener en cuenta qué salida es necesaria , y en qué momento es preciso para distribuirla al usuario y con qué frecuencia se debe hacer.

Además hay que tener en cuenta a cerca de quién está recibiendo la salida, y preocuparnos que la distribución se haga dentro del tiempo establecido para esa salida.

Este es otro de los objetivos en el diseño de salida, donde la salida puede tomar muchas formas como reportes en papel, información en pantallas VDT, audio con sonidos digitalizados que simulan voz humana y microformas.

Aquí se debe pensar cómo la función influencia la forma y cómo el propósito pretendido influencia el método de salida que es escogido.

Por lo tanto, los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o presentar su salida en forma audible.

La salida siempre será un resultado de una computadora y pueden ser:

Un reporte. Un documento. Un mensaje.

De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida pueden ser impresa o presentada en una pantalla.

Primero se deben identificar las necesidades de los usuarios. Orientar la organización hacia su satisfacción, así como alcanzar

sus objetivos.

Determinar el potencial para los recursos de la salida. Observar la situación en la organización y sus colaboradores, que

sí realmente cumplen sus funciones con respecto a esa salida.

Identificar cuándo y con qué frecuencia es necesaria la salida, para que sí se den oportunidades de salida y de mejoras al sistema.

El método que se utilizará será impresa o presentada en pantalla.

Quiénes son los que reciben estas salida, por ejemplo para los usuarios internos y externos.

Detalles necesarios: por ejemplo, la cantidad de datos sugiere si deben emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.

Cada vez que se diseña una salida, es necesario pensar sobre como la función influencia la forma y como el propósito pretendido influencia el método de salida que se escoge.

Es posible conceptualizar la salida como externa (que sale del negocio )o interna (que permanece dentro del negocio ).

SALIDA EXTERNA

Este tipo de salida es muy familiar, ya que se presenta en anuncios, recibos, cheques de pago, reportes anuales, etc. Estas poseen instrucciones para que sean usados de forma adecuada.

Mucha salida externa contiene el logotipo y colores corporativos de la compañía.

SALIDA INTERNA

La salida interna incluye diversos reportes para los tomadores de decisiones.

Estos reportes van desde los reportes cortos de resumen ( por ejemplo, un reporte que sintetice los totales de ventas mensuales ) y los reportes detallados (Por ejemplo, un reporte de las ventas semanales por vendedor).

1. ¿Quién usará la salida?

2. ¿Qué tantas personas necesitan la salida?

3. ¿Dónde se necesita la salida?

4. ¿Cuál es el propósito de la salida?

5. ¿Cuál es la velocidad a la que se necesita la salida?

6. ¿Con qué tanta frecuencia se necesitara la salida?

7. ¿Qué tanto será o deberá ser guardada la salida?

8. ¿Bajo que reglamentos especiales es producida, guardada y distribuida la salida?

9. ¿Cuales son los costos iniciales y recurrentes de mantenimiento y artículos de consumo?

10. ¿ Cuales son los requerimientos ambientales (ruido, temperatura, espacio, cableado, etc.) de tecnología de salida?

Método de Salida

Ventajas Desventajas

Impresoras

Maneja grandes volúmenes de salidas. Está al alcance de las Organizaciones Flexible en los tipos de salida, ubicación

y capacidades. Altamente confiables.

Pueden ser ruidosas. Problemas de compatibilidad con el software. Dependiendo del modelo pueden ser lentas. Pueden requerir materiales de consumo

caros y especiales.

Pantallas VDT Trabaja transmisiones en tiempo real en línea a través de redes ampliamente dispersas.

Aprovecha las capacidades de la computadora para el movimiento dentro de bases de datos y archivos.

Buena para mensajes efímeros, accesados frecuentemente.

Requiere cableado y espacio donde estarTodavía puede requerir documentación impresaPueden ser costosas si se requiere para muchos usuarios.

Salida de Audio

Buena para usuarios individuales. Buena si la salida es muy repetitiva. Es muy buena en donde el trabajador

necesite tener as manos libres para otras tareas.

Es cara en su desarrollo Tiene aplicación limitada Todavía no es perfecta Se necesita un cuarto dedicado donde la

salida no interfiera con otras tareas

Método de Salida

Ventajas Desventajas

Microformas

Maneja grandes Volúmenes de Información.

Reduce espacio que se requiere para almacenamiento.

Preserva materiales frágiles Evita problemas de pasar hojas en

reportes.

Requiere Software especial para fácil acceso.

Necesita equipo especial para imprimir una copia en papel.

La inversión inicial es costosa.

CD-ROM Tiene gran capacidad. Permite salida multimedia. Tiene una recuperación rápida,

comparada con el papel y las microformas.

Es meno vulnerable al daño.

Su desarrollo es costoso.Es más difícil de actualizar. Es más difícil de usar en Red.

Correo electrónico

Reduce el papeleo. Puede ser actualizado y muy

fácilmente. Elimina las etiquetas telefónicas. Puede ser difundido con mayor

rapidez .

Por lo general tiene mayor resolución. No se le puede formatear Es difícil de transportar el contexto de los

mensajes.

Comparación de Método de Salida

La el diseño de salida de sistema de información éste se debe representar en formatos, cómo :

Gráficos Íconos Formatos Tabulares

En los sistemas de información basados en computadora el formato gráfico constituye un área en continuo crecimiento gracias a la existencias de los software que produce diagramas y gráficas de alta calidad, y que además permite usar datos provenientes de las bases de datos.

Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o producirse transparencias de color por medio de cámaras especiales que pueden conectarse a la computadora.

Gráficas de curvas: Éstas gráficas pueden ser utilizadas por ejemplo, para señalar el aumento en los gastos de los sistemas de producción, mercadotecnia y solicitudes de personal, dando realce a la tendencia global de los gastos, además de indicar qué categoría de gasto es la que presenta el mayor cambio.

Gráficas de sectores: describen partes de un todo que guardan relación con un desarrollo o actividad en particular.

Gráficas de áreas: muestran cambios en el desempeño a lo largo de varios períodos de tiempo.

Gráficas de barras y escalones: Estas muestran cambios en categorías.

Miden puntos de dato desde la escala horizontal hasta el nivel apropiado de la escala vertical. Cada período puede ser discreto, como en las gráficas de barras, o puede mostrarse de lado a lado, como en las gráficas de escalones. Con frecuencia, se superponen varios objetos para comparar las categorías de un año a otro.

Mapas: Estos pueden mostrar con eficacia variaciones a través de distintas zonas geográficas. Los mapas generados por computadora tienen la misma efectividad para mostrar las ventas o la penetración en el mercado.

Todo reporte gráfico en forma impresa o de pantalla debe incluir un título y la fecha en que se preparó.

Añadir números de páginas para una serie completa.

Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad.

Para los datos verticales, las etiquetes deben colocarse en forma horizontal teniendo cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un espaciamiento entre una y otra etiqueta para aumentar la claridad.

El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la barra.

Todos los ejes horizontales y verticales deben ser proporcionales al igual que sus etiquetas.

Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o subrayados para recalcar las frases o palabras importantes.

Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de mayúsculas en palabras, títulos o pies de figura extensos, ya que disminuye la claridad.

Emplear la misma tipografía.

Manejo del volumen de información: Separa la información en grupos más pequeños, lo que permite recordarlos y comprenderlos con mayor facilidad. Por lo tanto, la información fragmentada aísla los elementos y facilita su comparación.

Facilidad para la presentación efectiva de datos: Las gráficas son más adecuadas para detectar tendencias en el desempeño de la empresa y facilita las comparaciones, además ayudan a recordar grandes cantidades de datos asentados en una serie de reportes.

Satisfacción de preferencias personales: Se debe preparar la información de acuerdo a las necesidades de un campo determinado u ambiente específico. También es importante utilizar formatos de presentación que resulten familiares.

El Uso de los íconos son la representación gráfica de la entidades descritas por los datos. Éstos comunican información en forma inmediata cuando son seleccionados en forma apropiada, ya que duplican imágenes con las que los usuarios están familiarizados.

Con su uso eliminan la necesidad de que los usuarios aprendan abreviaturas, notaciones o nomenclatura especiales.

Seleccionar íconos que sean reconocidos y comprendidos por los usuarios.

Si no existe ningún ícono familiar para determinada situación, se puede emplear etiquetas para que los usuarios la evidencien, aprendan y recuerden

Utilizar el mismo ícono para representar los mismo conceptos a través de diferentes medios de salida.

Evitar el empleo de etiquetas en los íconos; la imagen misma debe comunicar su significado con claridad.

Mantenga el mismo tamaño entre los diferentes tipos de símbolos.

El color debe mejorar, no reemplazar, el buen diseño de la salida. De hecho, una buena práctica para los analistas es primero diseñar la salida en la mejor forma posible y luego considerar el empleo del color, por eso, recomendamos el uso de cuatro o menos colores en un reporte o pantalla, además, mantener la consistencia en el uso del color a través de toda la salida en reportes de un sistema.

El verde y el azul son mejores para representar situaciones normales. Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la información más

importante. Los colores brillantes incluyen al blanco, el turquesa y el rosa. Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul.

Tabulación de Datos: Se deben resaltar los siguientes aspectos:

Excepciones a las expectativas normales. Categorías más importantes de actividades o entidades. Resúmenes de las categorías o actividades más importantes. Identificación única de la información. Entidades que dependen del tiempo.

Formato Tabular: El formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:

Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones.

Cuando los detalles son presentados en categorías discretas. Cuando cada categoría debe tener una etiqueta. Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos

componentes.

Se deben hacer salidas impresas cuando sea absolutamente necesario, ya que el desarrollo de un sistema de información debe reducir y no aumentar, el número de reportes impresos de la organización.

Usando la información obtenida por medio de la fase de determinación de requerimientos de información, y habiendo decidido el uso de salida impresa, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseño físico.

La fuente de información a ser incluida en los reportes es el diccionario de datos.

El objetivo del Diseño de Salida Impresa es el manejo del volumen de la información generada.

La forma más común de Diseño de Salida Impresa es la forma pre impresa (incluye símbolos especiales y marcas de la organización). Estas formas aumentan el costo del papel, en ocasiones lo duplican, si es recomendada esta forma debe tener respaldo para su uso.

Las organizaciones en algunas ocasiones necesitan varias copias delas salidas, se pueden realizar por medio de impresión láser o fotocopiadora o por medio de papel carbón o papel químico.

Para el diseño de la salida impresa se tienen en cuentan los siguientes aspectos:

Encabezados Datos y detalles Resúmenes Lineamientos

Convenciones para el diseño de reporte: Cómo indicar el tipo de dato, cómo mostrar el tamaño exacto y cómo presentar la manera de indicar continuaciones en las formas de diseño consecutivas.

Calidad de papel, tipo y tamaño: Para hacer que la forma diseñada sea clara y estéticamente agradable.

Formas de salida especiales: Por ejemplo: Envío de

documentos de retorno a los clientes.

Consideraciones de diseño: Para que se proporcione al usuario la información necesaria en un formato legible, y estos deben estar ubicados de tal forma que sean fáciles de encontrar, además todas las columnas deben estar etiquetadas y no se debe utilizar abreviaturas.

Atributos funcionales: Todas las páginas deben tener encabezado o título, número de página, fecha de preparación, etc., en que fueron impresas.

Atributos estilísticos/estéticos: Los reportes deben estar organizados siguiendo la forma en que los ojos ven. Se deben utilizar de márgenes, espaciado y codificaciones y deben estar diseñados para ser leídos de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

La salida de pantalla difiere de la salida impresa, y por lo tanto es efímera.

Está más enfocado hacia el usuario.

Está disponible en momentos más flexibles.

No es portátil en la misma forma y veces no puede ser cambiado por medio de interacción directa.

Las salidas por pantalla tienen la desventaja del espacio comparada con las salidas impresas, además los usuarios saben buscar la información en un reporte impreso (saben voltear las paginas, etc.), en cambio no podemos suponer esto cuándo se diseñan pantallas.

En este diseño se incluyen el uso de gráficas e iconos, existen diversas formas de presentar la información por pantalla, la más usada es a través del uso de ventanas.

Hay ventanas estáticas y ventanas de aparición repentina, las estáticas se utilizan para mostrar alguna información que el usuario requiera, en cambio las de aparición repentina sirven para pedir información, dar advertencias o incluso mostrar errores.

Para realizar el diseño una plantilla, se necesita determinar los datos que estarán incluidos en el reporte. El análisis de requerimientos proporciona esta información y el diccionario de datos contiene la información descriptiva necesaria. Las plantillas de los reportes pueden formarse a partir de las plantillas de pantallas.

El diseño de una pantalla está compuesta por diferentes áreas, éstas son: Secciones de una pantallaDiseño de pantallas múltiplesDiseño de ventanasCapacidades de ventanasCriterios de diseño para ventanas

Las ventanas son subdivisiones de la pantalla que hacen posible presentar al mismo tiempo diferentes conjuntos de salida.

Capacidades de las ventanas : Puede ser posible reposicionar las ventanas sobre la pantalla, de acuerdo con los detalles del sistema. Su uso debe considerarse cuando la aplicación lo requiera o deba ser mejorada con facilidades para:

Presentar datos diferentes o conjuntos de reportes al mismo tiempo.Para cambiar entre varios programas, mostrando la salida de cada uno de ellos.Mover información de una ventana a otra (dentro del mismo programa o entre diferentes programas)Permitir que los usuarios reposicionen la información sobre la pantalla para adecuarla a sus necesidades particulares.

Se debe seguir las buenas prácticas de diseño: títulos, encabezados, números de página y demás aspectos importantes en las ventanas.

La plantilla es importante y requiere la capacidad del sistema para cambiar de una ventana a otra.

Cuando surge la necesidad de imprimir una copia de página, debe ser posible en una forma sencilla.

Recibir información procesada por la CPU. Reflejar la información previamente procesada, dejándola ver en un

lenguaje adecuado. Los periféricos están compuestos por una parte mecánica y otra parte

electrónica. Estas partes suelen separarse claramente para dar una mayor

modularidad. A la componente electrónica del periférico se le suele denominar

controlador del dispositivo o, también, adaptador del dispositivo. Si el dispositivo no tiene parte mecánica (como, por ejemplo, la

pantalla de un terminal), el controlador estará formado por la parte digital del circuito.

Los dispositivos de salida permiten representar la salida de los resultados con datos o por medio de ellos.

IMPRESORA

Es el periférico que el ordenador utiliza para presentar información impresa en papel.

MONITOR

Es el dispositivo en el que se muestran las imágenes generadas por el adaptador de vídeo del ordenador o computadora.

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PLOTER Es un dispositivo que conectado a una computadora puede dibujar sobre papel cualquier tipo de gráfico mediante el trazado de líneas gracias a las plumillas retirables de las que dispone.

FAX Dispositivo mediante el cual se imprime una copia de otro impreso, transmitida o bien, vía teléfono, o bien desde el propio fax. Se utiliza para ello un rollo de papel que cuando acaba la impresión se corta.

BOCINAS Algunas bocinas son de mesas, similares a la de cualquier aparato de sonidos y otras son portátiles (audífonos). Existen modelos muy variados, de acuerdo a su diseño y la capacidad en watts que poseen.

Durante el proceso de diseño de salida debemos tomar muy en cuenta la participación del usuario, el cual es fundamental para el desarrollo del sistema. Es necesario que el usuario interactúe en todos los pasos del diseño.

Las especificaciones de las salidas se desarrollan durante el diseño lógico del sistema de información.

Las salidas de un sistema de información resulta para el usuario la característica más importante, es por esta razón que si la salida no cumple con sus expectativas el proyecto podría no tener éxito. Es necesario desarrollar los métodos de salida que comuniquen la información con mayor efectividad.

Las organizaciones de acuerdo con sus necesidades adecuan sus salidas a formas pre impresas, formas múltiples o los documentos de retorno.

Las salidas se generan a través de variados medios como impresoras, cámaras e impresoras de tarjetas. Hoy día son empleadas las impresoras láser por su velocidad y la integración eficiente de las gráficas.

La plantilla es el modelo que usan los analistas para mostrar la localización de la información.

El diseño de la plantilla puede ser manual o por computadora. Allí se marcan valores que son constantes y los variables; además se indican los resúmenes, los totales y las marcas de control para enfatizar puntos específicos de información.

Como primer paso en el desarrollo de salidas efectivas tenemos que deben hacerse con miras a un fin específico, deben cumplir con un propósito definido previamente por el analista.

Luego de plantear la salida esta debe ser hecha en función de satisfacer los requerimientos de la “mayoría” de los usuarios, para lo cual debemos realizar un estudio y así englobar las necesidades que existen en común.

Otro aspecto importante y difícil de solventar la cantidad de salida adecuada para cada sistema, ya que en la mayoría de las ocasiones lo que se busca es disminuir la cantidad de salida innecesaria y poder trabajar con la información más útil.

Por otra parte los medios de distribución de la salida también son un factor importante, ya que cada tipo de usuario posee requerimientos distintos los cuales debemos analizar.

Entregar la salida a tiempo s un punto frágil para la toma de decisiones en una empresa, por tanto debe hacerse énfasis en clasificar las salidas para así poder asignar el momento preciso en el que debe estar disponible.

Por último, la elección del método de salida juega un gran papel en a parte financiera de la empresa, dependido a su vez de varios factores: almacenamiento, velocidad de distribución, facilidad, tiempo, etc.

SENN, James A. ; Análisis y diseño de sistemas de información. México: McGraw-Hill, 1992.

MORENO MARTÍNEZ, Gerardo. Análisis y diseño de sistemas [en línea]. [consultado el 27 de Abril de 2011]. Disponible EN : http://www.monografias.com/trabajos5/andi/andi.shtml

KENDALL, Kenneth E. ; Análisis y diseño de sistemas . México : Pretince Hall, c2005.

“Muchas gracias a todos y a tod@s y a Usted profesor por habernos dado este bello tema.”

FIN