direcciÓn de control interno y racionalizaciÓn de trÁmites- dafp departamento administrativo de...

DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES- DAFP

Departamento Administrativode la Función Pública

República de Colombia






COMPLEMENTARIEDAD DEL MECI Y EL SIGC

PRODUCTOS RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN




BASES NORMATIVAS MECI - SGC

LEY 87 DE 1993

LEY 872 DE 2003

Decreto 1599 de 2005

2 Años

20 mayo 2007 8 diciembre 2008

Decreto 2913de 2007

4 Años

8 diciembre 2008

MECI

SGC

MECI 1000:2005 NTCGP 1000: 2004

Decreto 4110 de 2004

Constitución Política1991, arts. 209 y 269




El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (L87/93)




SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONTROL ESTRATÉGICO

Mecanismos deEvaluación yVerificación

CONTROL ESTRATÉGICO

CONTROL DE GESTIÓN

CONTROL DE EVALUACIÓN

ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN

PLANESPRINCIPIOS

NORMAS

MÉTODOS PROCEDIMIENTOS

ACTUACIONESACCIONES

ADM. INFORMACIÓNADM. RECURSOS

MECANISMOS DEEVALUACIÓN YVERIFICACIÓN




SUBSISTEMA DE

CONTROL

ESTRATÉGICOPLANEAR

ACTUA

R

VERIFICAR HACERSUBSISTEM

A DE

CONTRO

L DE

EVALUACIÓN

SUSB

SIST

EMA D

E

CONTR

OL

DE

EVALU

ACI

ÓN

SUBSI

STEM

A DE

CONTR

OL

DE

GES

TIÓN

4. Requisitos generales

5. Responsabilidad de la Dirección

6. Gestión de recursos

7. Realización del producto o servicio

8. Medición, Análisis y

Mejora

PHVA MECI - SGC




PROPOSITOMECI 1000:2004

Proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades, con el fin de orientarlas hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

SGC – NTCGP 1000:2004

Orientado a dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades




AUTOCONTROL

AUTOGESTIÓN

FUNDAMENTOS

Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo detectar desviaciones y efectuar correctivos.

Aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI.

Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido

asignada



AUTORREGULACIÓNAUTORREGULACIÓN




Cultura vs. Políticas

• Las políticas oficiales especifican que es lo que quieren los directores que suceda.

• La cultura de la organización determina lo que sucede en la realidad, y que reglas se obedecen o ignoran.




Alto

Bajo

Bajo Alto

AB AA

BB BA

Formales:Formales:

ManualesManuales

PolíticasPolíticas

ProcedimientosProcedimientos

BurocraciaBurocracia

JerarquíaJerarquía

RegulacionesRegulaciones

LeyesLeyes

NormasNormas

Factores de Control Informales vs. Formales

Informales:Informales:

Etica, Liderazgo, Competencia, Etica, Liderazgo, Competencia, Comunicación, Moral, Trabajo en equipo, Comunicación, Moral, Trabajo en equipo, Confianza.Confianza.




Confianza Resultado de tres clases de JuiciosConfianza Resultado de tres clases de Juicios

“Esperanza firme que se tiene de algo o de alguien”Juicio de veracidad: Coherencia entre lo que se dice

y lo que se hace.

Juicio de competencia: Se conoce la idoneidad del otro para el desempeño.

Juicio de inclusión: Se hace parte de la planeación hacia el futuro. Se tienen en cuenta mutuamente, preocupación por el bienestar común.




PRINCIPIOS MECI - SGC

CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

IGUALDAD Enfoque hacia el cliente

Participación activa de los servidores públicos

MORALIDAD Liderazgo

Participación activa de los servidores públicos

EFICACIA Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones

ECONOMÍA Mejora continua

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.




CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

CELERIDAD Enfoque basado en los procesos

Mejora continua

IMPARCIALIDAD Participación activa de los servidores públicos

PUBLICIDAD Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Coordinación, cooperación y articulación

RESPONSABILIDAD Enfoque hacia el cliente

Enfoque del sistema para la gestión.

Liderazgo

EFICIENCIA Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.




ELEMENTOS COMUNES

Responsabilidad Alta Dirección

Comité de Coordinación Equipo MECI- Calidad Representante por la

Dirección Principios Gestión por procesos

Capacitación Equipos y servidores

Administración del Riesgo

Controles Información Comunicación Satisfacción usuarios

clientes Necesidades grupos de

interés




ROLES Y RESPONSABILIDADES

Informa en tiempo real los inconvenientes detectadosInforma en tiempo real los inconvenientes detectados

COMITÉ DE COORDINACIONCOMITÉ DE COORDINACIONDE CONTROL INTERNODE CONTROL INTERNO

GOBERNANTE O GOBERNANTE O GERENTE GERENTE PUBLICOPUBLICO

NIVELNIVELDIRECTIVODIRECTIVO

SERVIDORESSERVIDORESPUBLICOSPUBLICOS

JEFE DE CONTROLJEFE DE CONTROLINTERNOINTERNO

Evaluador IndependienteEvaluador Independiente

ResponsabilidadResponsabilidadDe ImplementarDe Implementar

El SCIEl SCI

Establecer, Desarrollar y MantenerEstablecer, Desarrollar y Mantener

Diseñar Métodos y Procedimientos Diseñar Métodos y Procedimientos

AplicarlosAplicarlos

Mide el Grado de Avance y Desarrollo del SCIMide el Grado de Avance y Desarrollo del SCI




MECISGC

Acuerdos, compromisos y

protocolos éticos (Estandar de

conducta)

P. Transparencia

6.2 Talento Humano

6.2.2. Competencia, toma de conciencia

y formación

AMBIENTE

DE

CONTROL

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO

Documento con principios y valores construido con participación.

Socialización de a todos los servidores

PRODUCTO




MECI SGC

Desarrollo del Talento Humano

6.2 Talento Humano

6.2.2.

Competencia, toma de

conciencia

Y formación

AMBIENTE

DE

CONTROL


Plan Institucional de Formación y Capacitación.Manual de funcionesPrograma Inducción Programa Bienestar Plan incentivosSelección Meritocrática Evaluación desempeño

PRODUCTO




MECI SGC

Estilo de

Dirección


5.1 Compromiso de la

Dirección

5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

AMBIENTE

DE

CONTROL


5.2 Enfoque al cliente

Acuerdos de Gestión suscritos y evaluados en las entidades.

Evidencias que soporte el compromiso de la alta dirección

Procesos de Comunicación

PRODUCTO




MECISGC

DIR

EC.

ESTRATÉGICO


PRODUCTO

Planes y Programas

5.Responsabilidad de la Dirección

5.3 Política de calidad

5.4.2 Planificación del sistema de calidad

La misión y visión institucionalesObjetivos institucionalesCronogramas, responsabilidades y metasDefinición de indicadores

5.4 Planificación

7.1 Planificación del

producto/servicio




MECISGC

Modelo de operación por procesos

4. Sistema de gestión de la

calidad

4.1

Requisitos generales

5.4.2 Planificación del sistema de calidad

DIR

.

ESTRATÉGICO


4.2

Gestión Documental

Procesos caracterizadosMapa de procesosDivulgación del Modelo de Operación por ProcesosGestión por procesos

PRODUCTO




MECI SGC

Estructura organizacional


6. Gestión de Recursos

6.1. Provisión de recursos

DIR

.

ESTRATÉGICO


5.5. Responsabilidad, autoridad y

comunicación

6.2. Talento Humano

Estructura organizacional flexible.Estructura con planta de personas, funciones, competencias, niveles de responsabilidad y autoridadLos perfiles de los cargo.

PRODUCTO




MECI SGC

• Contexto estratégico

• Identificación de riesgos

• Análisis de riesgos

• Valoración de riesgos

• Políticas de administración de riesgos

4.1(g) Identificar puntos de control

sobre riesgos

ADMON.

DEL

RIESGO


5.6.2 (h) Riesgos como entrada a revisión por la

Dirección

8. Medición, Análisis y Mejora

PRODUCTOS

7. Realización del producto o servicio




CONTEXTO ESTRATÉGICO Identificación de los factores internos y externos de riesgo

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Identificación de los riesgos con base en los objetivos de los procesos institucionales

ANÁLISIS DE RIESGOS Análisis de la probabilidad de ocurrencia de los riesgosAnálisis del impacto de las consecuencias de los riesgosEvaluación del riesgo frente a los procesos

VALORACIÓN DE RIESGOS Mapa de riesgos institucional (Plan de manejo de riesgos)

POLÍTICAS DE

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Definición y divulgación de las políticas de administración del riesgo a todos los servidores de la entidad




MECI

SGC

Políticas de operación

8.2.4. Seguimiento y medición del producto

y/o servicio

8.3 Control de producto no conforme

8.4 Análisis de datos

ACT

IVIDADES

DE

CONTROL

SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN

Políticas de Operación adoptadas por procesos y documentadasDivulgación de las políticas de operación

PRODUCTO

7.1. Planificación de la realización del producto

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio

7.5 Producción y prestación

•4.1. Requisitos generales

•4.2. Gestión documental




MECISGC

Procedimientos

8.5.3. Acción preventiva

ACTIVIDADES DE CONTROL








Procedimientos adoptados y divulgados

PRODUCTO

4.1. Requisitos generales

4.2. Gestión documental




MECI

SGC

Controles

Indicadores8.2.4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio.


8.2 Seguimiento y medición







Incorporar los controles preventivos riesgos.

Indicadores definidos por proceso

PRODUCTO







MECISGC

Manual de

Procedimientos/ Operación








Manual de Operaciones adoptado y divulgado

PRODUCTO













• Normas que establecen objetivos, estructura y funciones de la entidad.

• Acto Administrativo de adopción o modificación del Sistema de Control Interno.

• Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. • Misión y Visión.• Objetivos. • Mapa de Procesos. • Caracterización de Procesos incluyendo los

indicadores y controles. • Normograma de la entidad. • Descripción de procesos.

MANUAL DE OPERACIÓNMANUAL DE OPERACIÓN






MECI

SGC

Información

Primaria

INFORMACION


PRODUCTOS

4.2.3 ( f) Control de documentos de origen externo

5.2. Enfoque al cliente

Recepción y registro de la ciudadaníaFuentes de información primariaMecanismos para la obtención información para la gestión




MECI

SGC

Información Secundaria

4.1. b, Determinar secuencia e

interacción de procesos

4.2. Gestión Documental


4.2.4. Control de registros

8.2 Seguimiento

y Medición

8.4. Análisis de datos

PRODUCTOS

INFORMACION

Recibir sugerencias o recomendaciones de servidoresTablas de retención documental Información primaria procesada (manuales informes, actos administrativos, registros)




MECI

Sistemas de Información

4.1. (d) Recursos e información para apoyo a la operación

6.3. (b) Equipo para

los procesos


Sistematización de la correspondencia Medios para la atención de quejas y reclamos.Sistema documental institucional

4.1 (d) Recursos e información para apoyo a la operación

SGC PRODUCTO

INFORMACION




MECI

Comunicación Organizacional

5.1 Compromiso de la Dirección

5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación

5.5.3. Comunicación interna

COMUNICAC

IÓN

PÚBL

I

CA


POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Comunicación entre la dirección y los servidores Comunicación entre los responsables de los procesos

SGC PRODUCTO




MECI

Comunicación informativa

7.2. Procesos relacionados con el

cliente

7.2.3. Comunicación

con el cliente

COMUNICACIÓN PÚBL

ICA


PRODUCTOSSGC

Medios de Comunicación entre la entidad y cliente, organismos de control y los grupos de interésInforme de resultados de gestión de la EntidadRendición anual de cuentas.Publicación trámites y formularios oficiales




MECI

Medios de comunicación

5.5.3. Comunicación

Interna

7.2. Procesos relacionados con el cliente

6.3. (c) Servicios de

apoyo comunicación

7.2.3. (a), Información sobre

producto / servicio


Medios de comunicación entre la dirección de la entidad y los servidores

Area de atención al usuario.

Medios de acceso a la información con la que cuenta la Entidad

COMUNICACIÓN

PÚBLICA

PRODUCTOSGC

5.5.. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación




MECI

SGC

Autoevaluación del control

4.1. c, Requisitos generales

AUTOEVALUACIÓN

SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN

8.2.3. Seguimiento y mediciónDe los procesos

Actividades de sensibilización sobre la cultura de la autoevaluación.

Procedimientos de autoevaluación definidos

PRODUCTO

8.2.4. Seguimiento y medicióndel producto y/o servicio




MECI

SGC

Autoevaluación de Gestión

5.6. Revisión por la Dirección

8.4. Análisis

de datos

AUTOEVALUACIÓN

8.5.1. Mejora

continua


Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación.

Procedimientos de autoevaluación de gestión definidos

Seguimiento a los indicadores

PRODUCTO




MECI

Evaluación del sistema de

control interno

Auditoría interna


8.2.2. Auditoría

interna

8.5.3. Acción preventiva

EVALUACION INDEPENDIENTE


Informe ejecutivo anual del sistema de control interno.

Procedimiento de auditoria interna

8.4. Análisis

de datos

PRODUCTO

SGC




MECI SGC

PLANES DE

MEJORAMIENTO

• Institucional

PLANES DE MEJORAMIENTO

INSTITUCIONAL

8.5.1 Mejora continua



8.5.2. Acciones Correctivas

8.5.3. Acciones Preventivas

6.2.2., d Competencia, Toma de conciencia y formación

Procedimiento definido para la elaboración del plan de mejoramiento institucional

PRODUCTO





MECI SGC

PLANES DE

MEJORAMIENTO

•Procesos

• Individual

INSTITUCIONAL

8.5.1 Mejora continua



8.5.2. Acciones Correctivas

8.5.3. Acciones Preventivas

6.2.2., d Competencia, Toma de conciencia y formación

Procedimiento definido para la elaboración del plan de mejoramiento por procesos e individual

PRODUCTO

SUBSISTEMA DE EVALUACIÓNPLANES DE MEJORAMIENTO




VENTAJAS Y RIESGOS PARA LA VENTAJAS Y RIESGOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y IMPLEMENTACIÓN Y

CONSOLIDACIÓN DELCONSOLIDACIÓN DELMECIMECI




Facilita que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de la política y objetivos de calidad

Define y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones

Mejora el servicio y atención al usuario, destinatario o beneficiario

VENTAJAS DE IMPLEMENTAR EL MECI




Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administración de sus áreas

Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación.

Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo

Permite unificar criterios

VENTAJAS DE IMPLEMENTAR EL MECI




Falta de liderazgo y apoyo de la alta gerencia

Deficiencia en las actividades previas a la implementación: Sobredimensionar o subestimar del alcance del proyecto

No disponibilidad del equipo de trabajo humano adecuado

Ausencia de compromiso del personal de la entidad

RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI




• Entrega de información pobre, incompleta o tardía

• No preparación adecuada en la capacitación

• No asignación de recursos

• Baja disposición al estudio y autocapacitación

• Distribución inadecuada de responsabilidades

RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI




“ TODO LO QUE USTED HAGA O SUEÑE QUE PUEDE HACER, COMIENCELO YA, LA OSADIA CONTIENE EN SI, PODER Y MAGIA”

GOETHE






Direccción de Políticas de Control Interno Direccción de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de TrámitesEstatal y Racionalización de Trámites

WWW.dafp.gov.coWWW.dafp.gov.co

Carrera 6 No. 12 – 62. Piso 5Carrera 6 No. 12 – 62. Piso 5PBX: 3344080 a 87 Extensión 165, 126,146 y PBX: 3344080 a 87 Extensión 165, 126,146 y

135. FAX: 3412120135. FAX: 3412120Teléfono Directo: 3360686Teléfono Directo: 3360686

E_mail: [email protected]_mail: [email protected]

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