direccion de compras y contratacion publica … · 2012-01-12 · la dirección de compras y...

L)ireccori

, ChileCompraInnovación Acceso . Servicto

DIRECCION DE COMPRAS Y CONTRATACION PUBLICA - CHILECOMPRA

SANTIAGO, 07 marzo 2011

VISTOS:

La dispuesto en Ia Ley Nümero 19.886, de 2003, Ley de Bases Sobre ContratosAdministrativos de Suministro y Prestación de Servicios; en el Articulo 41, del DFL N° 1,de 2001, del Ministerio Secretarla General de Ia Presidencia, que fija el texto refundido,coordinado y sistematizado de Ia Ley 18.575, Orgnica Constitucional de BasesGenerales de Ia Administración del Estado; en Ia Resolución N 1600/2008, de LaContralorIa General de Ia Repüblica, relativa a normas sabre exención del trámite deToma de Razón.

CONSIDERANDO:

1. Que corresponde al Director de Ia Dirección de Compras y ContrataciónPáblica Ia dirección superior, Ia organización y Ia administración del servicio.

2. Que por resolución exenta N° 191B de 01 de marzo de 2011 se aprobó elEstatuto Interno refundido de Ia Dirección de Compras y Contratación Püblica,que determinaba las funciones de cada una de las Divisiones, Departamentosy sus Unidades respectivas y Ia delegación de funciones requiere seractualizada a fin de responder a los requerimientos institucionales.

3. Que es necesaria efectuar ajustes al señalado Estatuto Interno para unamejor comprensión y para responder adecuadamente a los requerimientosinstitucionales y a los compromisos y desafIos asumidos par el servicio de Iamanera más eficiente y eficaz posible, optimizando los recursos disponibles.

4. La anterior, vengo en dictar Ia siguiente:

RESOLUCION

EXENTA N° 0211-B!

Apruébese el Estatuto Interno de Ia Dirección de Compras y ContrataciónPüblica, disponible en Ia intranet institucional, en el Sistema de Gestión deChileCompra, documento denominado "D-DIR-003 Estatuto Interno", en suversion 2.0; Ia cual deber estar permanente disponible en su versionactualizada.

2. Derogase Ia resolución 191B de 01 de marzo de 2011, que fija textorefundido del Estatuto Interno DCCP.

3. PublIquese el texto refundido del Estatuto en el banner de gobiernotransparente y cuyo texto deberá estar permanente disponible en su versionactualizada.

4. NotifIquese esta Resolución a todos los funcionarios de esta Dirección.

L6rT!IC/EDistribución:

Secretarla Dirección

Anótese, RegIstrese y Corn u n Iq uese,

DirecciOn

ChileComiratnncwaciOn • ACeSO • Serviio

ESTATUTO INTERNODIRECCIÔN DE COMPRAS Y CONTRATACIÔN PUBLICA

INDICE

.............................

.................................................................................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................................................

...........................................................................................................................

..........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

..........................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................

.............................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

..............

.......................................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

ANTECEDENTESGENERALES .2

2 ORGANIZACION FUNCIONAL DE LA DIRECCION DE COMPRAS Y CONTRATACION PUBLICA 2

2.1 AUDITORIA INTERNA 22.2 PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTION 32.3 DIVISION CORPORATIVA-JURIDICA 3

2.3.1 Departamento de Personas y Asuntos Institucionales 4

2.3.2 Departamento de AdministraciOn y Finanzas 6

2.3.3 Departamento de Comunicaciones 8

2.4 DIVISION DE CONVENIOS MARCO 102.4.1 Departamento de Bienes 11

2.4.2 Departamento de Servicios 11

2.4.3 Departamento OperaciOn Convenios Marco 12

2.5 DIVISION DE CLIENTES 122.5.1 Departamento ne Soporte a Clientes 13

2.5.2 Departamento de Monitoreo de Clientes 13

2.5.3 Departamento de Formación y Desarrollo 14

2.6 DIVISION DE TECNOLOGIA Y DESARROLLO 152.6.1 Departamento de Desarrolto de Software 16

2.6.2 Departamento de Operaciones 17

2.7 AREA DE MERCADO PCJBLICO 172.7.1 Departamento de Estudios 18

2.8 AREA DE DESARROLLO EMPRESARIAL 182.9 AREA DE NUEVOS NEGOCIOS 212.10 DIRECTORIO ESTRATEGICO 21

3 DELEGACION DE FUNCIONES 22

3.1 ADMINISTRACION DE PERSONAL 223.2 COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS 22

3.2.1 Compras y Contrataciones a través de Convenio Marco y Convenio de Suministro Servicios Generates y Básicos 23

3.2.2 Compras y Contrataciones a través de Trato Directo y Licitaciones 23

3.3 PAGO DE BIENES V SERVICIOS 233.3.1 Resotuciones de Pago 23

3.3.2 Pagos 24

3.4 ADMINISTRACION DE CONTRATOS 243.4.1 CONTRATOS ESTRATEGICOS 25

3.5 CUENTASCORRIENTES 253.6 LICITACIONES P(JBLICAS BAJO LA MODALIDAD DE CONVENIO MARCO 26

4 PROCEDIMIENTOS 26

1 ANTECEDENTES GENERALES

La Dirección de Compras y Contratación Piblica (o Dirección ChileCompra) es Ia institución queadministra el Sistema de Compras Püblicas de Chile, ChileCompra (wwwcjjjcopjc1), a travésdel cual los organismos del Estado realizan de manera autónoma sus compras y contrataciones ylas empresas pueden ofrecer sus productos y servicios.

La operación del Sistema de Compras Póblicas de Chile, ChileCompra, se basa en los principios detransparencia y eficiencia y opera con un sólido marco regulatorio tinico, basado en Ia gratuidad,Ia universalidad, Ia accesibilidad y Ia no discriminación. Es un Serviclo Pciblico descentralizado,dependiente del Ministerio de Hacienda, y sometido a Ia supervigilancia del Presidente de IaRepüblica. Se creó con Ia Ley de Compras PCiblicas N° 19.886 y comenzó a operar formalmente el29 de agosto de 2003.

2 ORGANIZACIÔN FUNCIONAL DE LA DIRECCION DE COMPRAS Y CONTRATACIÔNPUBLICA

Para el cumplimiento de su misión y objetivos estratégicos Ia Dirección ChileCompra se organizafuncionalmente de acuerdo a Ia siguiente estructura:

2.1 AUDITORIA INTERNALa unidad de Auditorla Interna depende directamente de Ia Dirección. Esta unidad es Iaencargada de otorgar apoyo al Director de Ia Dirección de Compras y Contratación Püblica, aobjeto de evaluar y contribuir a Ia mejora de Ia eficacia del proceso de administración, gestión deriesgos y control. Esto lo realizar mediante una estrategia preventiva, proponiendo comoproducto de su acción, polIticas, planes, programas y medidas de control para el fortalecimientode Ia gestión institucional, Ia promoción de Ia probidad y transparencia, Ia prevención de Iacorrupción y el salvaguardo de los recursos que les han sido asignados.

Para el cumplimiento de lo anterior, las funciones de AuditorIa Interna son las siguientes:

a) Proponer al Director polIticas, planes, programas yb acciones de aseguramiento orientados aluso económico, eficiente y eficaz de los recursos pibIicos, al control de Ia eficacia y eficienciade las operaciones financieras y contables, a Ia corrección de los procedimientos y a Iaprevención y administración de riesgos asociados a Ia gestión de Ia Administración Püblica.

b) Evacuar informes en materia de su competencia a petición del Director e informar de susresultados tanto al Director como al Auditor General de Gobierno.

c) Planificar las Auditorias, objetivos y otras revisiones, utilizando Ia metodologla de gestión enbase a riesgos u otra metodologla aprobada por el Consejo que permita a identificación yevaluación de los riesgos relevantes de Ia Dirección.

d) Efectuar tareas de seguimiento dentro de su mbito adecundose a las directrices que impartael Director y eI Consejo de Auditorla Interna General de Gobierno.

e) Verificar el cumplimiento de las metas y objetivos de resultados de gestión comprometidospara eI perlodo correspondiente.

f) Efectuar acciones yb actividades de aseguramiento a solicitud del Director, e informar de susresultados al Director y al Auditor General de Gobierno.

g) Recopilar, evaluar, analizar y documentar Ia información que estime relevante para elcumplimiento de los objetivos de Ia auditorIa u otra acción de aseguramiento, los cualesdebern estar relacionados con los riesgos y controles claves del proceso auditado.

h) Promover Ia coherencia de las polIticas y actividades de Ia Unidad de AuditorIa Interna,respecto de aquellas emanadas de Ia autoridad Presidencial, del Ministro de Hacienda y de lasorientaciones entregadas por el Consejo de Auditorla Interna General de Gobierno.

I) Coordinar polIticas, planes, y programas de auditorIa interna al interior de Ia Dirección deCompras y Contratación Póblica con un enfoque en base a riesgos.

2.2 PLANIFICACIÔN V CONTROL DE GESTIÔNEl rea de Planificación y Control de Gestión depende directamente de Ia Dirección. Esta rea esIa encargada de apoyar a Ia Dirección ChileCompra en Ia formulación e implementación de suestrategia y en el mejoramiento de su desempeño, a través de un proceso de planificación ycontrol de gestión, de Ia operación de su sistema de gestión, Ia mejora continua de los procesos,Ia incorporación de tecnologIas y herramientas de apoyo a los mismos, como también mediante Iaparticipación y compromiso de todas las personas de Ia organización.

Para el cumplimiento de lo anterior, esta area tiene las siguientes funciones:

a) Asegurar Ia continuidad operacional de los procesos de su ambito, el cumplimiento de losobjetivos estratégicos, los lineamientos gubernamentales, las metas de eficiencia institucionalcomprometidas y los compromisos con Ia PolItica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra.

b) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ambito,considerando ademas las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión delos contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asI como el analisis ygestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativasdefinidas.

c) Apoyar el proceso de planificación estratégica y el proceso de control de gestión del ciclo deprogramación anual de Ia Dirección ChileCompra.

d) Monitorear y reportar acerca del cumplimiento de los indicadores estratégicos, metas ycompromisos institucionales. Asimismo realizar el seguimiento del control de avance de losproyectos e iniciativas prioritarias de Ia institución, como también de riesgos asociados aéstos.

e) Apoyar a Ia institución en Ia optimización de procesos y en Ia implementación de mejoras a losrnismos, de manera de mejorar continuamente el desempeño de Ia organización.

f) Asegurar Ia optimización de los flujos internos y su automatización.g) Implementar y mantener el sistema de gestión institucional sustentado en el modelo de

mejora continua y de gestión de excelencia, a través de Ia operación del Sistema de Gestiónde Ia Calidad integrado con el Sistema de Gestión de Seguridad de Ia Información.

h) Representar a Ia Dirección en temas vinculados al Sistema de Gestión de Ia Calidad de IaInstitución.

i) Otros que le sean asignados por Ia Dirección.

2.3 DIVISION CORPORATIVA-JURiDICALa Division Corporativa-JurIdica tiene como misión velar porque el Sistema de Compras yContrataciones PCiblicas cumpla con el marco regulatorio vigente, asI como apoyar el desarrollode los procesos de Ia institución, asegurando que se ajusten a Ia normativa y dispongan de losrecursos financieros y humanos necesarios, conforme a Ia disponibilidad presupuestaria, paramantener una organización con los más altos estandares de calidad, productividad y climalaboral, teniendo las siguientes funciones principales:

a) Asegurar Ia continuidad operacional de los procesos de su ambito, el cumplimiento de losobjetivos estratégicos, los lineamientos gubernamentales, las metas de eficiencia institucionalcomprometidas y los compromisos con Ia PolItica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra.

3

b) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito,considerando ademâs las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión delos contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asI como el análisis ygestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativasdefi n Id as.

c) Velar por que el Sistema de Compras Püblicas se ajuste al marco regulatorio vigente.d) Proponer los ajustes al marco regulatorio que permitan hacer evolucionar el Sistema de

Compras Ptiblicas.e) Operar Ia Ley de Transparencia a Ia cual se encuentra afecta Ia Dirección ChileCompra.f) Asumir Ia representación jurIdica de Ia Dirección ante tribunales o cualquier otra instancia

segCin sea necesario.g) Coordinar las relaciones internacionales de Ia Dirección ChileCompra.h) Tramitar los actos administrativos necesarios para el funcionamiento de Ia Dirección.i) Proveer los servicios necesarios para el funcionamiento eficiente de Ia Dirección ChileCompra.

Estos servicios incluyen al menos:a. Recursos Humanos: Es responsabilidad de esta division generar las polIticas, normas y

procedimientos que permitan a Ia Dirección ChileCompra gestionar y desarrollar a laspersonas hacia altos estndares de eficiencia. Ademâs, es responsable del desarrolloorganizacional en su concepto ms amplio.

b. Contabilidad y Finanzas: Es responsabilidad de Ia division asegurar Ia gestiónfinanciera y contable de Ia Dirección ChileCompra, asI como el ciclo presupuestario,segün las normas establecidas.

c. Abastecimiento: Es responsabilidad de esta division gestionar el abastecimientoinstitucional en funcón de las directrices de Ia propia Dirección, el marco regulatoriovigente y las mejores prâcticas.

d. Servicios Generales: Es responsabilidad de esta division asegurarse que el entornolaboral sea adecuado y se provean los servicios necesarios para un trabajo eficiente.

j) Proveer servicios comunicacionales que incluyen:a. Comunicación Estratégica: Posicionamiento del servicio, imagen grfica, producción de

eventos, seguimiento y relación con medios y coordinación comunicacional con elg obi emo.

b. Administración Contenidos web: Contenidos de las plataformas web.c. Comunicaciones con Usuarios: A través de boletines, publicaciones o los medics que

sean necesarios. Adems, visar los contenidos comunicacionales que puedan seremitidos directamente desde otras divisiones.

d. Comunicación interna: Responsable por las comunicaciones desde Ia Dirección hacialos funcionarios de Ia Dirección ChileCompra, para esto administra parte de loscontenidos de Ia intranet del servicio. También difunde los eventos relativos a RecursosHumanos y las iniciativas internas de los propios funcionarios.

k) Cumplir el rd de Gestor Institucional, para lo cual revisa y gestiona las respuestas a losreclamos dirigidos a Ia Dirección ChileCompra por medic de Ia plataformawww. mercadopublico.cI.

I) Otras funciones que le sean asignadas per Ia Dirección.

Para el cumplimiento de estas funciones esta Division se organiza de Ia siguiente manera:

2.3.1 Departamento de Personas y Asuntos InstitucionalesEl Departamento de Personas y Asuntos Institucionales es el encargado de apoyar a Ia DirecciónChileCompra en el mbito de Ia gestión y desarrollo de personas propendiendo a una elevadaprofesionalización y especialización, bajo un clima laboral armónico que permita el desarrollaintegral de sus funcionarios. Asimismo, coordina y supervisa los temas internos encargados por elDirector, y tiene las siguientes funciones:

4

a) Asegurar el cumplimiento del marco legal en materia de recursos humanos y materiasre I acio n ad as.

b) Articular Ia estrategia de desarrollo de los Recursos Humanos.c) Asesorar a Ia Dirección, Jefes de Division y Departamento en los procesos relativos a las

relaciones laborales y a los asuntos colectivos de Ia Dirección ChileCompra.d) Administrar el Ciclo de Vida Laboral.e) Anticiparse a las necesidades de personas de las Divisiones y Areas de Ia Institución.f) Realizar el control de gestión de los Recursos Hurnanos de Ia Institución.g) Desarrollar Ia función de administrador de Ia plataforma de licitaciones del Estado

www.mercadopublico.cl para Ia Dirección ChileCompra.h) Realizar un oportuno cumplimento y reporte de los compromisos de su ámbito, a las reas

internas y externas de Ia Institución.I) Proponer y gestionar proyectos estratégicos de mejora para Ia gestión de los Recursos

Humanos.j) Dar cumplimiento a los objetivos y tareas comprometidos en Ia Meta de Eficiencia Institucional

del Sistema de Capacitación de ChileCompra, resguardando el perfeccionamiento y desarrolloprofesional de los recursos humanos de Ia institución.

k) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerrquico.

Para el logro de lo anterior, este Departamento se organiza en los siguientes ámbitos de trabajo,cuyas funciones son:

A. Gestión de Personas

a) Administración del Personal: Mantener y gestionar un sistema de información que permitaIa correcta administración de los recursos humanos de Ia organización; dar cumplimientoal marco legal en materias de administración de personal, asI como generar estadIsticas eindicadores de medición de personal que contribuyan a Ia toma de decisiones y Iadefinición de estrategias.

b) Realizar Ia gestión administrativa de recursos humanos tanto de planta, contrata yhonorarios a suma alzada. Esto incluye tramitar y gestionar los procesos de licenciasmédicas, vacaciones, ausencias, dIas administrativos, permisos especiales, etc.; asi comoemitir los informes y reportes requeridos en Ia materia.

c) Realizar Ia gestión de pago de remuneraciones de los contratos de personal de planta,contrata y honorarios a suma alzada, realizando el célculo y aprobación de remuneracionesy aplicación de los distintos componentes de Ia misma.

d) Coordinar Ia implementación de PolIticas de Recursos Humanos y supervisar elcumplimiento de ellas, en conjunto con el Comité Paritario de Higiene y SeguridadPrevención, en materias de Riesgos, Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes deTrabajo.

e) Administrar un registro de candidatos idóneos y disponibles de corto plazo segün lascompetencias que estén definidas para cada uno de los cargos de Ia DirecciOn. Estesistema deberá servir para proveer en tiempos breves candidatos idóneos a las Divisiones.

f) Otros que le sean asignados por Ia DirecciOn o su superior jerárquico.

B. Desarrollo Organizacional

a) Diseñar y articular los procesos organizacionales de gestión de las personas, velando porIa equidad en los procesos internos, Ia calidad y oportunidad de las decisiones y el cuidadode las situaciones individuales y grupales, asI como en Ia implementaciOn de las polIticasgubernamentales e institucionales en Ia materia y de su supervision.

b) Proveer a Ia organización del personal de planta, contrata y honorarios a suma alzadaidOneo, a través de procesos de reclutamiento y selección estandarizados, transparentes y

objetivos; asI como liderar y gestionar los procesos de selección, contratación, inducción,capacitación, evaluación, etc., hasta Ia desvinculación de Ia Institución.

C) Coordinar, dirigir y administrar el proceso de gestión del desempeño del personal de IaDirección ChileCompra.

d) Detectar necesidades de capacitación y formación, elaborar y ejecutar el Programa deCapacitación y las acciones necesarias para generar capacidades y habilidades orientadasa mejorar el desempeño y Ia productividad de los funcionarias en sus puestos de trabajo.Participar y coordinar las actividades del comité bipartito de capacitación.

e) Elaborar, implementar y ejecutar el Plan Trienal del Código de Buenas Prkticas Laborales.f) Monitorear el clima organizacional, seguimiento de aspectos motivacionales, y de

desarrollo, entre otros, promoviendo iniciativas que propendan a Ia generación de un climalaboral armónico. Proponer, diseñar, e implementar acciones que contribuyan al desarrollode las personas en Ia organización y al mejoramiento de Ia calidad de vida.

g) Asegurar el aprendizaje organizacional y Ia innovación desde las personas.h) Otros que le sean asignados par Ia Dirección a su superior jerrquico.

C. Servicio de Bienestar:

a) Gestionar y administrar beneficias del Servicio de Bienestar de Ia Dirección ChileCompra.b) Proponer al consejo administrativo plan anual de beneficios, presupuesta y agenda anual

de actividades.c) Ejecutar el presupuesto y entregar informes financieros para Ia toma de decisiones.d) Propaner y ejecutar acciones tendientes a mejarar Ia calidad de vida de los recursos

humanas de Ia institución, tales coma programas de calidad de vida, prevención delconsumo de alcohol y drogas, programas de conciliación de vida familiar y laboral, entreotros.

e) Coordinar y administrar Ia entrega del beneficia de sala cuna y jardIn infantil.f) Otros que le sean asignados par Ia Dirección a su superior jerárquico.

2.3.2 Departamento de Administración y FinanzasEl Departamento de Administración y Finanzas tiene coma objetivo dar un servicia de apayo enmateria de administración general a Ia Institución, a fin de satisfacer las necesidades materiales yde funcianamiento administrativo de las Divisiones, Areas y Departamentos de Ia Dirección deCompras para una eficiente gestión institucional. Entre sus principales funciones estn lassiguientes:a) Formular, gestianar, controlar y supervisar Ia ejecución presupuestaria de Ia Institución y del

Tribunal de Compras Pi.blicas.b) Representar a Ia institución coma contraparte de atros arganismas páblicos y privadas en

temas financieras.c) Propaner y gestianar prayectos estratégicos de mejara para su Departamento, Gestión

Interna e Infraestructura.d) Coordinar, contralar, manitorear y mantener un catastro de las cantratos de Ia institución,

aseguranda el cumplimiento de las hitos relevante sabre Ia ejecución de las mismas y lasobligacianes de los administradores de contrato.

e) Controlar y resguardar de documentación de Ia Institución.f) Cumplir y reportar apartunamente las campromisos del mbita del Departamenta de

Administración y Finanzas, a las reas internas y externas de Ia institución.g) Dar cumplimiento a las abjetivas y tareas camprometidas en Ia Meta de Eficiencia

Institucianal del Sistema de Compras y Cantratacianes de ChileCompra.h) Otros que le sean asignadas par Ia Dirección a su superior jerrquica.

Para el cumplimienta de Ia anterior, este Departamenta tiene los siguientes mbitos de trabaja:

A. Contabilidad y Finanzas

En el ámbito de Contabilidad y Finanzas, el Departamento de Administración y Finanzas tienecomo objetivo registrar debidamente los movimientos contables de Ia institución. Asimismo,prestar apoyo en Ia administración, ejecución, control y supervision de los recursos financierosinstitucionales, entre otros. Para el cumplimiento de lo anterior, sus funciones son:

a) Contabilidad: registro en el Sistema de Información para Ia Gestión Financiera del Estado(SIGFE), de todas las transacciones financieras y presupuestarias de Ia Institución y prepararInformes Contables mensuales para las entidades contraloras correspondientes.

b) Gestión de Pago a Proveedores: Bajo su responsabilidad se tiene el control, programación ypreparación de pagos a proveedores mediante los sistemas de transferencia electrónica quedisponga Ia institución como asI también mediante cheques bancarios de cuentas corrientesque mantiene Ia Dirección de Compras con entidades bancarias.

c) Pago de Remuneraciones: le corresponde realizar el pago de remuneraciones del personal deplanta, contrata y de los contratos a honorarios a suma alzada.

d) Control del Presupuesto: apoya directamente a Ia Jefatura del Departamento en el control ysupervision de Ia ejecución presupuestaria de Ia institución.

e) Custodia de GarantIas: le corresponde Ilevar Ia custodia de las garantlas y su respectivocontrol. Esto incluye Ia custodia de garantIas por Convenio Marco y otras licitacionesefectuadas por Ia Dirección de Compras.

f) Conciliación Bancaria: le corresponde Ilevar Ia conciliación bancaria de las diferentes cuentascorrientes que dispone Ia institución en entidades bancarias.

g) Administración de Ia Caja Chica: gestionar las compras de gastos menores realizando lasrespectivas rendiciones mensuales.

h) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerárquico.

B. Abastecimiento

Las funciones de Abastecimiento son:

a) Elaborar, controlar y hacer seguimiento del plan de compras institucional.b) Abastecimiento Interno: bajo su responsabilidad se encuentra Ia provision eficaz y eficiente de

bienes y servicios de calidad requeridos para el cumplimiento de las funciones de Iainstitución. Para estos efectos administra Ia cadena de gestión de abastecimiento de IainstituciOn y de sus diferentes divisiones y reas, en todo su ciclo, con tareas tales como:• Velar por que los procesos de adquisición realizados por las distintas reas internas, a

excepción de los procesos licitatorios de Convenio Marco, sean acorde a los criteriosdefinidos por Ia institución y Ia normativa vigente.

• Apoyar a las divisiones y reas internas en Ia definición de sus requerimientos de compra ycontratación;

• Gestionar los requerimientos de compra y contratación;• Participar en las comisiones de evaluación de ofertas de los procesos de compra y

contratación;• Gestionar Ia elaboraciOn y tramitaciOn de las resoluciones de compras y contratación a

excepción de Convenio Marco;• Gestionar Ia coordinación y visación de Ia recepción de los productos o servicios

adjudicados y contratados;• Generar Ia documentación para el proceso de pago;• Elaborar y entregar informe de Compras Excluidas del Sistema Electrónico de Compras

Piiblicas, de acuerdo a Ley de Transparencia y procedimiento interno correspondiente.c) Análisis y evaluaciOn de Indicadores de desempeño vinculados al proceso.d) Proponer planes y proyectos para optimizar el proceso de compra institucional.

e) Gestión de Inventarios: administrar y controlar inventario general de Ia institución,asegurando disponer de stock de productos crIticos en Ia bodega de materiales y Ia logIsticade distribución correspondiente.

f) Administrar, operar y mantener el sistema de información destinado para Ia gestión de activosfijos e inventario.

g) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerrquico.

C. Servicios Generales

En materia de Servicios Generales las funciones del Departamento de Administración y Finanzasson:

a) Administración y control de contratos de servicios y personal externo a Ia Dirección deCompras, en el âmbito de Servicios Generales y Bsicos.

b) Supervision y coordinación de auxiliares internos y externos en las labores de soporte aDivisiones; como por ejemplo: Servicios de Aseo, Servicios de Seguridad, Servicios deMantendón, entre otros servicios generales y bâsicos.

C) Supervision y coordinación del normal funcionamiento de Ia central telefónica de IainstituciOn y de los distintos conversores de Ilamadas.

d) Supervisar el mantenimiento de las instalaciones institucionales.e) Administración de Ia custodia de Ia documentaciOn institucional: tiene como responsabilidad

el debido control y resguardo, tanto en medio fIsico como digital, de documentacióninstitucional tales como: resoluciones de compras; facturas de proveedores; contratos deservicios; licitaciones; compras de egresos e ingresos bancarios; cartolas financieras; etc.

f) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerrquico.

2.3.3 Departamento de ComunicacionesEl Departamento de Comunicaciones es el encargado de comunicar y posicionar en los distintossegmentos de clientes - internos y externos, nacionales y extranjeros: proveedores,compradores, autoridades, lIderes de opinion y ciudadanla aquellas iniciativas, plataformas yservicios que realiza y brinda Ia Dirección ChileCompra y que tienen por objeto transparentar ycrear valor en el Mercado Püblico, de manera de lograr una buena percepción y conocimiento deIa marca y de los servicios que ofrece.

Las funciones del Departamento de Comunicaciones son:a) Posicionar a Ia DirecciOn ChileCompra a través de Ia difusión de sus proyectos y servicios en

medios de comunicación nacionales y extranjeros, y realizar el seguimiento de las noticiassobre Ia Dirección publicadas en estos medios.

b) Posicionar a Ia Dirección ChileCompra a través de sus plataformas web, canales y redessociales.

c) Asesorar y apoyar a Ia Dirección en sus comunicaciones estratégicas para su posicionamientoentre IIderes de opinion y stakeholders.

d) Crear, desarrollar, instalar y mantener a identidad corporativa de Ia Dirección ChileCompra,sus plataformas y servicios.

e) Crear, editar, administrar, supervisar los contenidos de las distintas plataformas electrónicasque opera Ia Dirección ChileCompra (www.chiIecorrnpça.d, wiymercadopubHco.cl,www.comprassustentabies.cI, entre otras).

f) Elaborar, editar, publicar, producir yb realizar envIos masivos de noticias, informativos,testimonios y videos, entre otros.

g) Apoyar en aspectos gráficos y cornunicacionales a través de los canales descritosanteriormente y de Ia producción de eventos, el desarrollo de nuevas funcionalidades,plataformas y proyectos de Ia Dirección.

B

h) Apoyar Ia difusión de las Tiendas Virtuales de Convenios Marco (actualización web, campañas,banners, edición de guIas de usuario, difusión licitaciones, grabación de videos y charlasinformativas, entre otros).

i) Apoyar Ia difusión internacional de Dirección ChileCompra y Sistemas que administra.j) Apoyar las comunicaciones internas en Ia Dirección ChileCompra con el fin de aportar a un

mejor clima organizacional y a que las comunicaciones internas sean fluidas.k) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerárquico.

Adicionalmente, Ia Division Corporativa JurIdica realiza las funciones de FiscalIa, que se ejecutanpor el equipo de abogados que Ia integran y bajo dependencia directa de Ia jefatura de Division.Es Ia encargada de aportar soluciones jurIdicas a Ia administraciOn de Ia organización y velar porsu legalidad, para lo cual participa del diseño de Ia regulación administrativa interna, junto conapoyar todas las operaciones de Ia Dirección, proveyendo servicios jurIdicos a todas sus reas.

Para el cumplimiento de lo anterior, tiene las siguientes funciones:

a) Representación• Asumir Ia defensa y representación jurIdica ante instancias jurisdiccionales, de Ia

Institución.• Previo requerimiento del Director, representar a Ia Dirección ante organismos

internacionales u otros Estados en materia de compras póblicas.• Representar a Ia Dirección ante altas autoridades püblicas y privadas en asuntos de interés

j u rid i co.• Participación en seminarios y conferencias organizadas por organismos nacionales o Ia

propia Dirección, en materia de compras pCiblicas.• Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerárquico.

b) Regulación• Detectar problemas de aplicación o necesidad de modificar o readaptar normativa de

compras páblicas, y proponer las modificaciones pertinentes para el mejor funcionamientodel sistema de compras de Ia Administración del Estado.

• Participar en los procesos de negociación de capItulo de compras püblicas de acuerdoscomerciales, como organismo técnico de contratación páblica, con el fin de resguardar elcumplimiento de Ia normativa interna y sus principios.

• Interpretar y velar por Ia correcta aplicación tanto de Ia Ley de compras como sureglamento, de dictmenes de Ia ContralorIa General de Ia Repüblica, instruccionespresidenciales y circulares ministeriales, entre otros.

• Elaborar yb visar, segin sea el caso, directivas y oficios circulares con el fin de que losorganismos pCiblicos apliquen de Ia forma ms adecuada, Ia normativa de compraspü bI i cas.

• Responder las consultas de orden jurIdico que efectóen las entidades páblicas• Control y revision juridica de los procedimientos de contratación de Ia Dirección

ChileCompra Asegurar el ajuste a Ia normativa vigente de los procesos de contrataciónque se realiceri en Ia Dirección por parte de cualquier Division o Departamento.

• Elaborar, revisar y visar las bases de las propuestas püblicas, privadas o los términos dereferencia en el caso de tratos directos.

• Elaborar las resoluciones que correspondan en los mencionados procesos de contratación,ya sean actos administrativos de aprobación o modificación de bases, de adjudicación, dedeclaración de desierta de Ia propuesta, de inadmisibilidad, etc.

• Revisar y visar las etapas de consultas, aclaraciones de bases y de ofertas si proceden.• Participar en los procesos de adjudicación para Ia visación legal, revisar actas,

resoluciones y evaluación efectuada.

• Elaborar contratos y verificar cumplimiento de requisitos legales solicitados en cada caso.(antecedentes legales, inscripción de ChileProveedores, etc.)

• Revisar procedencia legal de aplicación de multas, términos anticipados de contrato, cobrode boletas de garantlas.

• Revisar factibilidad de denuncia ante organismos competentes de los reclamos deusuarios, que sean enviados por Ia Division de Clientes.

• Visación de resoluciones de pago de conformidad a los procedimientos definidos.• Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerârquico.

c) Asesorla Legal• Preparación de informes jurIdicos relacionados con los mbitos de aplicación de Ia ley N°

19.886 y su Reglamento.• Instrucción de sumarios e investigaciones sumarias yb revision de los mismos, y

proposición de sanciones o medidas.• A las entidades püblicas que requieran Ia asesorIa jurIdica de Ia institución.• En materia de probidad administrativa.• Atención del sistema de consultas de orientación normativa a través de Ia plataforma

www.chilecompra ci.• Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerérquico.

d) Capacitación• Sobre normativa al interior de Ia institución.• Sobre normativa de contratación püblica a los usuarios de las entidades piblicas en

coordinación con Ia Division Clientes responsable de Ia formación de usuarios.• Sobre normativa de contratación püblica a los clientes de Ia Dirección ChileCompra, a

través del proceso de Orientación Normativa.• Otros que le sean asignados par Ia Dirección a su superior jerárquico.

e) Operación Ley de Transparencia:• Resolver por orden del Director todas aquellas solicitudes de información que con ocasiOn

de Ia aplicación de Ia ley N° 20.285 se reciban en esta Dirección.• Otros que le sean asignados par Ia Dirección a su superior jerârquico.

2.4 DIVISION DE CONVENIOS MARCOLa Division de Convenios Marco tiene coma misión principal agregar valor a Ia cadena deabastecimiento del Estado y apoyar su gestión implementando sistemas de contratacióntransversal y compras a través de las Tiendas Virtuales, teniendo las siguientes funcionesprincipales:

a) Asegurar Ia continuidad operacional de los procesos de su ámbito, el cumplimiento de losobjetivos estratégicos, los lineamientos gubernamentales, las metas de eficiencia institucionalcomprometidas y los compromisos con Ia PolItica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra.

b) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su mbito,considerando adems las actividades de administraciOn eficiente de los recursos, gestión delos contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asI coma el anâiisis ygestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativasd efi n i d as.

c) Analizar, definir, priorizar, ejecutar y controlar el plan anual de licitaciones de Convenio Marcode Bienes y Servicios, asI como Ia definición e implementación de estrategias para el diseño,desarrollo, ejecución, administraciOn, mantención y mejoramiento de dichos Convenios y lasTiendas Virtuales. Esto incluye analizar, definir, priorizar, ejecutar y controlar licitaciones deConvenio Marco Estratégicos definidos por Ia Dirección ChileCompra, en el mbito de Ia Saludu otra que le sea asignada.

10

d) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección.

Para el cumplimiento de estas funciones esta Division se organiza de Ia siguiente manera:

2.4.1 Departamento de BienesEste Departamento es encargado del diseño, desarrollo y administración de convenios marco enel ámbito de bienes que permitan aportar valor a los compradores páblicos. Asegurando el ciclode vida del convenio en conformidad con el marco regulatorio y las necesidades de loscompradores. Entre otras funciones debe:

a) Analizar el Mercado Püblico y sus posibilidades de optimización y agregación de valor,evaluando Ia viabilidad de potenciales convenios marco.

b) Diseñar y licitar convenios marco en función de estas necesidades.c) Administrar todos los aspectos de Ia vida del convenio marco incluyendo relaciones con

proveedores, gestiOn de precios, gestión de bienes, gestión con compradores, gestiónadministrativa, boletas de garantla, entre otras. Esto debe ser realizado en función del marcoregulatorio vigente y de acuerdo a las respectivas bases de licitaciOn.

d) Gestionar los reclamos que puedan haber dentro del ámbito del departamento.e) Gestionar Ia debida aplicación de multas yb sanciones a proveedores que no cumplen con lo

establecido en sus respectivas bases de licitación, contratos y normativa vigente.f) Asegurar Ia calidad de las fichas de bienes que despliegan las Tiendas Virtuales de Convenio

Marco.g) Asegurar Ia competitividad de los precios de los bienes del sistema de convenios marco en lo

que al alcance de este departamento compete.h) Llevar todos los registros de Ia operación de manera ordenada.i) Proponer a Ia jefatura de division metodologIas para el aumento parmente de Ia productividad

del departamento.j) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerrquico.

2.4.2 Departamento de ServiciosEste Departamento es encargado del diseño, desarrollo y administración de convenios marco enel ámbito de servicios que permitan aportar valor a los compradores püblicos. Asegurando el ciclode vida del convenio en conformidad con el marco regulatorio y las necesidades de loscompradores. Entre otras funciones debe:

a) Analizar el Mercado Püblico y sus posibilidades de optimización y agregación de valor,evaluando Ia viabilidad de potenciales convenios marco.

b) Diseñar y licitar convenios marco en función de estas necesidades.c) Administrar todos los aspectos de Ia vida del convenio marco incluyendo relaciones con

proveedores, gestión de precios, gestión de servicios, gestión con compradores, gestiónadministrativa, boletas de garantIa, entre otras. Esto debe ser realizado en función del marcoregulatorio vigente y de acuerdo a las respecdvas bases de licitaciOn.

d) Gestionar los reclamos que puedan haber dentro del ámbito del departamento.e) Gestionar Ia debida aplicaciOn de multas yb sanciones a proveedores que no cumplen con lo

establecido en sus respectivas bases de licitaciOn, contratos y normativa vigente.f) Asegurar Ia calidad de las fichas de servicios que despliegan las Tiendas Virtuales de Convenio

Marco.g) Asegurar Ia competitividad de los precios de los servicios del sistema de convenios marco en

lo que al alcance de este departamento compete.h) Llevar todos los registros de Ia operaciOn de manera ordenada.i) Proponer a Ia jefatura de division metodologIas para el aumento parmente de Ia productividad

del departamento.j) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerárquico.

11

2.4.3 Departamento Operación Convenios MarcoEl Departamento Operación Convenios Marco es el encargado de Ia gestión y operación delcontenido de los productos y servicios en las Tiendas Virtuales y de Ia operación de las mismas,en coordinación con Ia Division de TecnologIa y Desarrollo. Sus funciones principales son:

a) Desarrollar sistemas de catalogación y categorización, profundizando metodologlas decatalogación, definiendo estándares para ser utilizados en las Tiendas Virtuales.

b) Catalogar nuevos Convenios Marco por medio del desarrollo de fichas y contenidoselectrónicos para los productos y servicios de cada convenio marco licitado.

c) Operar, mantener y mejorar Ia catalogación de Convenios Marco existentes, enriqueciendo Iacalidad y cantidad de información de las fichas de productos y servicios en las TiendasVirtuales de Convenios Marco.

d) Operar las Tiendas Virtuales de acuerdo a los tiempos de respuesta definidos. Esto incluye Iacorrección de errores, subidas de proveedores, fichas electrónicas, convenios, precios,atributos extendidos, atributos variables, fotos, condiciones comerciales, condicionesregionales, archivos para fichas electrónicas, datos de proveedores, etc.

e) Gestionar los proyectos de desarrollo tecnológico de las Tiendas Virtuales, incluyendo backoffice, front office y otras aplicaciones complementarias que se desarrollen.

f) Desarrollar iniciativas y proyectos que permitan aumentar Ia productividad de Ia operación delos convenios marco.

g) Analizar el comportamiento de los compradores y proveedores en las Tiendas Virtuales, asIcomo el comportamiento de los bienes y servicios que en ella se ofrecen.

h) Emitir informes que orienten a los compradores, proveedores y Departamentos de Ia Divisionacerca del comportamiento de los actores, indicadores de catalogación u otro que seapertinente.

i) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerrquico.

2.5 DIVISION DE CLIENTES

La Division de Clientes es Ia encargada de proveer formación especializada, asistencia yorientación en compras püblicas, con elevados estândares de satisfacción y eficiencia, a losclientes del Mercado Püblico, teniendo las siguientes funciones principales:

a) Asegurar Ia continuidad operacional de los procesos de su mbito, eI cumplimiento de losobjetivos estratégicos, los lineamientos gubernamentales, las metas de eficiencia institucionalcomprometidas y los compromisos con Ia Polltica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra.

b) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su âmbito,considerando adems las actividades de administraciOn eficiente de los recursos, gestión delos contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asI como el análisis ygestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativasdefi n id as.

c) Desarrollar e implementar Ia estrategia de vinculación entre Ia Dirección ChileCompra y susclientes, con el objeto de mejorar y potericiar Ia operación del Sistema de Compras Püblicas.

d) Otros que le sean asignados por Ia Dirección.

Para ello se organiza de acuerdo a Ia siguiente estructura, cuyas funciones principales sedescriben a continuación:

12

2.5.1 Departamento de Soporte a ClientesEl Departamento de Soporte a Clientes es el encargado de:

a) Proveer los canales necesarios que permitan a los usuarios del sistema de compras püblicacomunicarse con Ia Dirección de Compras de manera fluida y eficiente.

b) Proveer los canales necesarios que permitan a los usuarios del sistema de compras piblicaobtener asistencia y soporte de calidad y eficiente.

C) Recibir, gestionar y resolver todos los incidentes que ingresen a Ia Dirección ChileCompra porlos distintos canales que se dispongan.

d) Administrar el contrato de Ia Mesa de Ayuda de ChileCompra u otro de soporte que exista.• Realizar Ia administración y gestión del contrato con el operador de Ia mesa de ayuda.• Coordinar y controlar las capacitaciones que se realicen a los operadores de Ia mesa de

ayuda, determinando los temas crIticos a reforzar.• Generar reportes de mesa de ayuda a Ia Division de Clientes.

e) Identificar Ilneas de acción y realizar seguimiento y gestión• Determinar plan de trabajo del Departamento• Coordinar aplicación del plan de trabajo del Departamento• Medir indicadores de gestión del Departamento y aplicar medidas correctivas.

f) Coordinar operación de Mesa de Ayuda y Ejecutivos Externos, asI como realizar seguimiento aIa gestión de éstos.

g) Asesorar a Clientes internos en Ia Dirección de Compras, asI como a otras reas para entregarIa mejor atención posible a nuestros usuarios.

h) Elaborar métodos de coordinación con las distintas reas de Ia institución para Ia entrega deinformación asociada, oportuna y necesaria a cada una de ellas.

i) Administrar y mejorar Ia plataforma CRM (Customer Relationship Management o Gestión de IaRelación con Clientes) que posee Ia institución.• Realizar seguimiento de incidentes.• Monitorear los SLA asociados.• Determinar nuevas funcionalidades y su aplicabilidad en relación a los objetivos de Ia

Institución.• Asegurar Ia mantención de Ia plataforma.

j) Elaborar métodos de coordinación con las distintas areas de Ia institución para Ia entrega deinformación asociada, oportuna y necesaria a cada una de ellas.

k) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerárquico.

2.5.2 Departamento de Monitoreo de ClientesEste Departamento tiene las siguientes funciones:

a) Establecer e implementar un conjunto de técnicas de analisis que conviertan Ia información delos participantes del mercado ptiblico en información preparada para Ia toma de decisiones.Para esto deberá:• Identificar Ia información existente y agruparla en bases de datos• Evaluar las herramientas informáticas existentes para trabajar con bases de datos del

sistema, bases de datos históricas, cubos de información del sistema, incluyendo Iainformación del sistema de gestión de Incidentes institucional, plataforma educativa,plataforma de gestión de reclamos y todos aquellos que tengan datos sobre losparticipantes del mercado piblico.

• Analizar Ia información contenida en las bases de datos, buscar perfiles y modelos decomportamiento y patrones ocultos en Ia información.

• Elaborar matrices de decision donde Ia información se encuentre ordenada y resulteasequible.

b) Establecer estándares de comportamiento para los compradores que utilizan Ia plataforma delicitaciones de ChileCompra www. mercadopublico.cl.

13

C) Monitorear, evaluar y divulgar el comportamiento de los compradores del Estado respecto delos estndares def9nidos por Ia Dirección, para que modifiquen aquellos indicadores que seencuentren bajo los estândares.

d) Analizar el comportamiento de los servicios pCiblicos que presentan mayores deficiencias enlos indicadores definidos por Ia Dirección, con el fin de apoyarlos mediante programas dediagnóstico, capacitación y elaboración de proyectos en gestión de abastecimiento a objeto demejorar sus sistemas de compras.

e) Establecer canales de comunicación entre compradores y proveedores de manera de mejorarel entendimiento de las adjudicaciones de los procesos licitatorios.

f) Diseño, elaboración, implementación y evaluación de las Metas de Eficiencia Institucional(MEl) y del Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG) del Sistema Compras.

f) Gestionar Reclamos Ingresados a través del Sistema Gestión de Reclamos, disponible enformularios en el sitio web www.chilecompra.cI.• Realizar Ia Gestión diana de reclamos ingresados a ChileCompra• Analizar cada reclamo y definir flujo.• Derivar los reclamos al Organismo PCiblico Correspondiente.• Realizar seguimiento a reclamos.

g) Asesorar a usuarios del sistema en Ia Gestión de Reclamos• Orientar a los Organismos Püblicos en Ia generación de respuestas a sus reclamos.• Orientar a Organismos Püblicos en Ia gestión de sus reclamos.• Entregar Ia información necesaria a Proveedores respecto a cómo generar reclamos, y

quienes deben responder.h) Asesorar a Clientes internos en Ia Dirección ChileCompra.

• Generar reportes de reclamos a Ia Division de Clientes, estadIsticas de reclamo.i) Gestionar denuncias

• Enviar y monitorear denuncias dirigidas a Ia ContralorIa General de Ia Repüblica y otrosentes fiscalizadores en las materias competentes a reclamos ingresados.

j) Mediar entre proveedores y compradores para casos de reclamos por parte de proveedores.k) Atención y soporte especializado a nuevos organismos compradores y organismos receptores

de fondos páblicos ingresados al Sistema de Compras Piblicas.I) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerrquico.

2.53 Departamento de Formación y DesarrolloEl Departamento de Formación y Desarrollo es el encargado de:

a) Diseñar, implementar y medir el programa de formación de compradores, de manera decontar con usuarios con altas competencias en compras páblicas para operar el sistema decompras del Estado.

b) Desarrollar un sistema de gestión por competencias para el comprador piiblico en función delas complejidades y riesgos de los distintos procesos licitatorios.

c) Coordinar e implementar todas las actividades de formación para compradores püblicos.d) Administrar y mejorar el portal educativo de ChileCompra.e) Diseñar y aplicar el proceso de acreditación de competencias en gestión de abastecimiento a

los compradores del Estado.f) Implementar y administrar actividades de formación para un correcto uso, conocimiento y

difusión de Ia plataforma y sistema de compras pCiblicas.g) Realizar diagnósticos de areas de formación para reforzar.h) Generar alianzas con grupos de interés, con el objeto de apoyar yb realizar actividades de

formación hacia usuarios del sistema de compras püblicas.i) Aplicar proceso de capacitación y acreditación a los Directores de los distintos Centros de

Emprendimiento que posee ChileCompra en Santiago y regiones.j) Coordinar actividades de formación y apoyar en Ia difusión de las actividades relacionadas

con usuarios compradores, en los Centros de Emprendimiento.

14

k) Diseñar, coordinar y aplicar los cursos en modalidad e-learning para los compradores delEstado. Generar reportes de usuarios capacitados de acuerdo a los requerimientos de Iainstitución.

I) Diseñar y distribuir material didctico y de formación en el ámbito de Ia Gestión deAbastecimiento y del Sistema de Compras Pt'iblicas, escrito, audiovisual, y de cualquier otrotipo que se determine.

m) Investigar y sistematizar conocimientos y habilidades complementarias a los básicos paratransar en el Mercado Páblico por parte de los usuarios de los servicios de Ia institución.

n) Implementar cursos de formación u otras actividades que permitan alcanzar conocimientos yhabilidades complementarias para un mejor desempeño en el mercado ptiblico por parte delos diferentes usuarios de los servicios institucionales.

o) Apoyar a Ia fidelización de los usuarios de Ia institución, a través de eventos, ferias u otrasactividades que permitan mejorar el conocimiento de los servicios de Ia institución y susatributos.

p) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerárquico.

2.6 DIVISION DE TECNOLOGIA Y DESARROLLOLa Division de TecnologIa y Desarrollo tiene como misión asegurar Ia operación de los sistemasque administra Ia Dirección ChileCompra y el desarrollo tecnológico de Ia institución, garantizandoel cumplimiento de sus niveles de servicio, utilizando herramientas y tecnologIas de punta, paralo cual estar en constante actualización de sus conocimientos y capacidades, lo anterior teniendolas siguientes funciones principales:

a) Asegurar Ia continuidad operacional de los procesos de su mbito, el cumplimiento de losobjetivos estratégicos, los lineamientos gubernarrientales, las metas de eficiencia institucionalcomprometidas y los compromisos con Ia Polltica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra.

b) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su mbito,considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión delos contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asI como el anlisis ygestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativasd efi n id as.

c) Gestionar el desarrollo tecnológico y evolución de las plataformas de comercio electrónico ydel Registro Nacional de Proveedores, considerando Ia administración, evaluación deproyectos tecnológicos y nuevos desarrollos.

d) Velar y mantener actualizada y en pleno funcionamiento las plataformas de Ia DirecciónChileCompra.

e) Administrar, operar, mantener y supervisar el funcionamiento de las plataformas de IaDirección ChileCompra, realizando control, seguimiento y las acciones correctivas para elcumplimiento de los niveles de servicio establecidos en cada caso.

f) Administrar, operar, mantener y supervisar los contratos y servicios que se le encarguen,asociados al desarrollo y funcionamiento de las plataformas de Ia Dirección ChileCompra.

g) Disefiar las herramientas de control para el monitoreo del sistema de compras piblicas.h) Prever, gestionar e implementar las situaciones de contingencias que puedan afectar el

correcto funcionamiento de las plataformas del Sistema de Compras Páblicas.i) Apoyar a Ia Dirección ChileCompra en el diseño, implementación, mantención y mejora de

aplicaciones y sistemas.j) Administrar y dar soporte a Ia infraestructura tecnológica e informática interna de Ia Dirección

ChileCompra.k) Informar debidamente el downtime de las plataformas del Sistema de Compras PCiblicas.I) Diseñar, construir, implementar y mantener módulos y piezas de software, a utilizar por Ia

Dirección ChileCompra en sus diferentes aplicaciones y plataformas.

15

I. Recepcionar los requerimientos de proyectos tecnológicos de las Divisiones/Areas deChileCompra.

ii, Especificar los proyectos segün Ia documentación definida.iii. Gestionar y planificar proyectos de desarrollo de software desde Ia toma de

requerimientos hasta Ia puesta en producción.iv. Administrar y controlar el avance de los proyectos, de acuerdo a indicadores de

rend i m ie nto.v. Solicitar las pruebas de los sistemas desarrollados, para asegurar Ia calidad del

sistema en producción.vi. Comunicar adecuadamente los pasos a producción, a las distintas Divisiones/Areas,

para disminuir el impacto hacia el usuario final.vii. Administrar los controles de camblo.viii. Dar por finalizado los proyectos con las respectivas aprobaciones y cierres

m) Velar por el cumplimiento y aseguramiento de calidad de los desarrollos de software y sudisposición en producción.

i. Recibir y analizar los requerimientos de testing derivados.ii. Realizar anâlisis de los procesos de desarrollo de software y Ia derivación a Quality

Assurance.iii. Elaborar y gestionar los Casos de Prueba para el proceso de testing funcional.iv. Realizar testing de software, considerando a realización de pruebas funcionales y de

desempeño de las aplicaciones.v. Realizar evaluaciones de vulnerabilidad en los aplicativos WEB.vi. Validar que los desarrollo de software cumplan con las polIticas de gobierno

electrónico vigentes.vii. Elaborar los informes de testing considerando los resultados del proceso, registros de

evidencias y diagnóstico de las aplicaciones desarrolladas.viii. Verificar funcionamiento post salida a producción de ambiente productivo.n) Implementar y mantener el Sistema de Gestión de a Seguridad de Ia Información sustentado

en el modelo de mejora continua y de gestión de excelencia.0) Otros que le sean asignados por Ia Dirección.

Para el logro de lo anterior, Ia Division de TecnologIa y Desarrollo se organiza de acuerdo a Iasiguiente estructura, cuyas funciones principales se describen a continuación:

2.6.1 Departamento de Desarrollo de SoftwareLas funciones del Departamento de Desarrollo de Software son las siguientes:a) Diseñar Ia arquitectura de las plataformas del Sistema de Compras Püblicas, considerando

infraestructura, componentes y modelos de datos, los cuales deben asegurar los mejorestiempos de respuesta, disponibilidad y escalabilidad en el tiempo.

b) Levantar, analizar y documentar requerimientos funcionales de software.c) Control de versiones e integración de software.d) Velar por el cumplimiento de Ia arquitectura en los desarrollos de software.e) Desarrollar aplicaciones de plataformas de comercio electrónico, compras püblicas y sistemas

de información considerando innovadoras tecnologIas de punta.f) Dar solución a las mantenciones de Ia plataforma, ya sea por mejoras o fallas.g) Realizar AuditorIas de código fuente, con el objetivo de asegurar Ia integridad de Ia

información.h) Otros que Ie sean asignados por Ia Dirección o su superior jerârquico.

16

2.6.2 Departamento de OperacionesLas funciones del Departamento de Operaciones son las siguientes:a) Operar, mantener y supervisar el funcionamiento de las plataformas de comerdo electrónico.b) Administrar y mantener Ia infraestructura tecnológica, informâtica y soporte interno de Ia

Dirección de Compras y Contratación PCiblica.c) Administrar y gestionar, coordinar tareas y actividades que permitan Ia operación de las

plataformas de comercio electrónico y velar por el cumplimiento de los niveles de servicioprestados por el operador de infraestructura.

d) Realizar el Monitoreo de Ia plataforma y realizar recomendaciones y cambios para cumplir conlos niveles de serviclo

e) Dar soporte Tecnológico de plataforma de las funcionalidades y aplicaciones.f) Administrar y mantener los ambientes de desarrollo, testing y producción de las plataformas

tecnológicas de Ia Dirección ChileCompra.g) Gestionar e informar aquellos errores o fallas en las plataformas a Ia cola de proyectos de Ia

Divisián, encargada de gestionar las mantenciones.h) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerrquico.

2.7 AREA DE MERCADO PUBLICOEl area de Mercado Póblico tiene como objetivo preparar e implementar soluciones y serviciosque agreguen valor al mercado püblico, en eficiencia y eficacia. Este equipo debe diseñar eimplementar reglas, directrices, herramientas y soluciones en torno al mercado piblico y susplataformas, que permitan al Estado realizar sus compras y contrataciones con elevadosestandares de transparencia y eficiencia, sus funciones principales son:a) Asegurar Ia continuidad operacional de los procesos de su ámbito, el cumplimiento de los

objetivos estratégicos, los lineamientos gubernamentales, las metas de eficiencia institucionalcomprometidas y los compromisos con Ia PolItica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra.

b) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito,considerando ademas las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión delos contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asI como el analisis ygestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativasdefinidas.

c) Liderar, apoyar, motivar y gestionar el diseño, incorporación y desarrollo de polIticas páblicasen el mercado püblico y gestionar Ia implementación de éstas, para asegurar el cumplimientode los objetivos estratégicos, en concordancia con los lineamientos gubernamentales y lasinstitucionales de Ia Dirección ChileCompra.

d) Administrar Ia plataforma de compras del Estado www.mercadopublico.cl y Ia plataforma deinteligencia de negocios del Estado www.analiza.cI, velando por sus niveles de servicio y porIa satisfacción de sus usuarios.

i. Medir SLA's de las aplicaciones de www.mercadopubIicocI y www.analiza.cl.ii. Completar el ciclo de compras digital.iii. Mejorar los procesos de cierre de las licitaciones.iv. Diseñar soluciones y servicios y sus correspondientes requerimientos funcionales.v. Proponer y gestionar integraciones de las plataformas que administra con otras

plataformas o aplicaciones.vi. Proponer funcionalidades, mejoras, corrección de errores y gestionar su diseño e

i m pIe me ntaci on.vii. Coordinar con Ia Division de TecnologIa y Desarrollo Ia corrección de errores e

instalación de nuevas funcionalidades.viii. Operar, mantener, mejorar y dar soporte a herramientas de inteligencia de negocios

en el mercado ptiblico.ix. Implementar instrumentos permanentes de análisis de información del mercado

püblico (inteligencia de negocios), particularmente para medir y controlar el

17

comportamiento, de instituciones, empresas y usuarios que reahzan sus compras através del mercado pblico, en materias de transparencia y calidad.

x. Instalar en MercadoPublico.cl herramientas tecnológicas para facilitar licitaciones mstransparentes (sistemas preventivos).

xi. Definir y realizar seguimiento a los resultados de los procesos de compra, de acuerdoa los estándares de Ia Dirección de Compras.

xii. Definir metas de comportamiento de instituciones que realizan sus compras a travésdel mercado püblico (indicadores).

e) Recoger las necesidades de los usuarios a través de laboratorio de usabilidad u otros medios.i. Analizar y revisar las aplicaciones de www.mercadopublicocl y www.analiza.cl desde el

punto de vista de Ia usabilidad.ii. Levantar iniciativas en el Mercado Ptblico, orientadas a fomentar Ia innovación en las

compras püblicas.iii. Analizar medios digitales y velar por el posicionamiento y encontrabilidad de las

plataformas.iv. Mantener manuales y guIas sobre las distintas aplicaciones puestas en producción.

f) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección.

2.7.1 Departamento de EstudiosEl Departamento de Estudios tiene las siguientes funciones:a) Investigar el comportamiento de los agentes del mercado y las dinámicas de las transacciones

y las licitaciones püblicas.b) Investigar los componentes de Ia satisfacción de los usuarios del mercado püblico, y generar

modelos de segmentación de usuarios.C) Proponer modelos de negociación y diseños óptimos de licitaciones, junto con instrumentos

que permitan asegurar el encuentro de oferta y demanda.d) Establecer Ilneas de acción a través de directivas de contratación y aplicar mejoramiento

continuo a las reglas actuales.e) Fomentar Ia investigación del mercado piiblico en universidades y centros de estudios,

generando alianzas con instituciones del mbito de Ia investigación.f) Generar y difundir información y estudios relacionados con el funcionamiento del Mercado

PCiblico.g) Implementar instrumentos permanentes de extracción de información del mercado püblico

(encuestas periódicas y un datawarehouse), particularmente para medir y controlar elcomportamiento, de instituciones que realizan sus compras a través del mercado piblico, enmaterias de transparencia y calidad.

h) Administrar el Datawarehouse institucional y generar Ia información oficial respecto delmercado püblico y sus actores.

i) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección o su superior jerrquico.

2.8 AREA DE DESARROLLO EMPRESARIALEl rea de Desarrollo Empresarial, es Ia encargada de agregar valor a Ia gestión empresarial parapotenciar Ia participación competitiva en el mercado de las compras püblicas, sus funcionesprincipales son:a) Asegurar Ia continuidad operacional de los procesos de su mbito, el cumplimiento de los

objetivos estratégicos, los lineamientos gubernamentales, las metas de eficiencia institucionalcomprometidas y los compromisos con Ia PolItica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra.

b) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito,considerando adems las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión delos contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asI como el anlisis y

18

gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativasdefinidas.

c) Administrar el Contrato con el operador del Registro Nadonal de Proveedores -Chileproveedores.

d) Crear las condiciones para fomentar Ia participación de los emprendedores y empresariosnacionales y extranjeros en el mercado de las compras piblicas.

e) Generar las condiciones para formar a los emprendedores y proveedores del Estado en lostemas relacionados con el mercado de las compras páblicas, tanto para el manejo de lasplataformas como las condiciones reglamentarias y mbitos de gestión empresarial.

f) Gestionar redes y contactos en el mbito del fomento empresarial, desarrollo de TIC'S,alternativas de financiamiento u otros que aporten al cumplimiento de metas.

g) Participar activamente en las redes creadas para fomentar el desarrollo tecnológico en lasem p resas.

h) Generar y Administrar convenios de colaboración entre instituciones de fomento empresarial.i) Proponer, desarrollar, implementar y gestionar servicios de apoyo a Ia gestión empresarial

Gestión, operación, control y explotación de Ia red territorial de Ia Dirección ChileCompra.j) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección.

Para el cumplimiento de lo anterior, esta area se organiza en los siguientes ambitos de trabajo:

A. Servicios Empresariales

En el ámbito de Servicios Empresariales, el Area de Desarrollo Empresarial tiene como objetivodefinir, coordinar y ejecutar las acciones para desarrollar y mantener una oferta de servicios deapoyo y que agreguen valor a Ia gestión empresarial. En éste âmbito al area tiene las siguientesfunciones:a) Con base a información de apoyo de mercado püblico como de otras fuentes que perniitan un

mejor conocimiento del mercado objetivo, definir y desarrollar Ia estrategia y las accionesnecesarias para incrementar Ia participación efectiva de los proveedores en el mercado de lascompras püblicas.

b) Gestionar Ia creación e implementación de productos y servicios para los segmentos delmercado objetivo definido.

c) Operar Ia oferta de servicios financieros que ofrece Ia Dirección ChileCompra a losempresarios, sean ordering, confirming u otros.

d) Explorar nuevos servicios que agreguen valor a los proveedores del mercado.e) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección o su superior jerarquico.

B. Registro Nacional de Proveedores

En el ámbito del Registro Nacional de Proveedores, el Area de Desarrollo Empresarial tiene comomisión gestionar y desarrollar el Registro Nacional de Proveedores - ChileProveedores, asI comarealizar Ia gestión administrativa y comercial respecto del Registro Nacional de Proveedores -ChileProveedores que genere aumento y fidelización en Ia participación de las empresas. Para ellodebe cumplir las siguientes funciones:

a) Realizar las acciones necesarias para gestionarexplotación del Registro Nacional de Proveedores -y proponiendo las iniciativas necesarias para asProveedores y su desarrollo comercial. Esto podrâmarcha de Ia plataforma que sostiene al Registro, Icual debe generar las condiciones de contrataciónadministración.

Ia mantención, operación, control yChileProveedores, diseñando Ia estrategiagurar Ia disponibilidad del Registro deimplicar todo lo relativo a Ia puesta en

a que pudiera ser externalizada y para lode un o varios operador(es) y su debida

19

En caso que Ia plataforma de Registro de Proveedores sea desarroflada por esta Dirección,ser quien lidere las definiciones de requerimientos y vele por su optima ejecución, ademsde convocar y coordinar a las distintas areas internas para colaborar con lo que se requiera.

b) En caso de que los servicios se encuentren externalizados, será contraparte oficial de IaDirección con el operador y deberá velar por el cumplimiento del contrato de Prestación deServicios, desde el punto de vista administrativo y comercial. Esto implica:• Supervisar y evaluar permanentemente el cumplimieno de disponibilidad de los

estândares de atención definidos (SLA) y de las funcionalidades de Ia plataforma delRegistro de Proveedores, ChileProveedores, como también de los servicios de apoyo queexistan. Por ejemplo: Mesa de Ayuda, ejecutivos u otros.

• Supervisar y velar por Ia ejecución y calidad de los servicios de soporte a usuarios, de lasactividades de capacitación y difusión, entre otras.

• Realizar las gestiones para el pago de los servicios al operador, fundado por Ia informacióncorrespondiente.

c) Velar porque exista una estrategia comercial y de difusión para aumentar y fidelizar losclientes. Esto implica: Aprobar las definiciones realizadas por el operador del servicio,supervisar y monitorear el desarrollo del Plan Comercial y Estrategia de Difusión diseñada.

d) Proponer y desarrollar estudios conducentes a una mejor calidad de servicio y satisfacción deusuarios compradores y proveedores.

e) Implementar un sistema de medición e indicadores, para reportar resultados y generaracciones correctivas o de optimización. Esto implica realizar monitoreo, auditorIas u otrosmecanismos que permitan cumplir el objetivo.

f) Gestionar Ia mantención e incorporación de Ia información oficial que debe proveer el registro.g) Gestionar el desarrollo de nuevos proyectos y su operación.h) Coordinar Ia relación entre el operador y las diferentes areas de Ia Dirección ChileCompraI) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección o su superior jerárquico.

C. Red Territorial

En el ámbito de Ia Red Territorial, el Area de Desarrollo Empresarial es Ia encargada de realizaracciones de gestión y operacionales para implementar y explotar los centros de atención deusuarios a nivel nacional. Sus funciones son:a) Diseñar e implementar un modelo de operación para Ia red territorial.b) Diseñar y utilizar un modelo de control de gestión para Ia red territorial, lo que implica:

• Definir, controlar e informar las metas y sus resultados por cada centro, las que seran deresponsabilidad de los Directores Ejecutivos respectivos por cada centro.

• Analizar los resultados de Ia operación, proponiendo un plan de mejoras.• Mantener control de Inventario de las infraestructuras de los centros.• Llevar el control presupuestario.• Realizar las acciones para Ia mantención adecuada de Ia infraestructura de los centros, lo

que incluye mobiliario, presentación del inmueble, computadores y licencias, entre otros.c) Gestionar acciones de difusión de los centros, para lo cual debe crear un plan anual, que

incluya material gráfico, apariciones en prensa, participaciOn en actividades masivas, entreotros.

d) Diseñar y gestionar el reclutamiento, selección, incorporaciOn y desarrollo de los Directoresde los Centros.

e) Evaluar Ia gestión de los Directores Ejecutivos.f) Implementar, mantener yb aumentar Ia red de centros de atención aI pCiblico en todo el

pals, de acuerdo a las pollticas de Ia institución.g) Diseñar e implementar una soluciOn que permita Ia atenciOn de usuarios de en todo Chile.h) Desarrollar instrumentos de apoyo para mantener activa las comunicaciones entre Ia red

territorial.i) Mantener comunicación directa y periódica con las personas contrapartes de cada centro de Ia

red territorial.j) ParticipaciOn activa y coordinación con Ia red de fomento.

20

k) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección o su superior jerrquico.

2.9 AREA DE NUEVOS NEGOCIOSEl rea de Nuevos Negocios tiene por objetivo detectar, evaluar y desarrollar proyectos quecontribuyan a Ia agregación de valor al mercado de las compras püblicas, fomentando el buen USCde los recursos, tranSparencia y el uso de tecnologIas de información, asI como Ia especializacióny perfeccionamiento de nuevas funcionalidades en el mercado piblico. SUS funciones principalesson:a) Asegurar Ia continuidad operacional de los procesos de su ámbito, el cumplimiento de los

objetivos estratégicos, los lineamientos gubernamentales, las metas de eficiencia institucionalcomprometidas y los compromisos con Ia Polltica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra.

b) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su mbito,considerando adems las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión delos contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asI como el análisis ygestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumpUmiento de metas e iniciativasdefinidas.

c) Analizar oportunidades de proyectos de mejora e innovación en el mercado páblico quepuedan ser desarrollados por Ia Dirección ChileCompra, considerando especialmente criteriosde eficiencia, optimización de procesos, aumento en satisfacción de usuarios, apoyo apolIticas póblicas prioritarias y alineación con los objetivos de ChileCompra.

d) Diseñar los proyectos especIficos que permitan optimizar las operaciones yb desarrollar losnuevos negocios que defina Ia Dirección.

e) Implementar los proyectos antes definidos, generando las condiciones operacionales para eIfuncionamiento en regimen de las iniciativas desarrolladas desde su puesta en marcha ytraspaso al rea responsable de 5U operación.

f) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección.

Para lograr SUS objetivos, el rea analiza, evalüa, desarrolla e implementa diversos proyectos, losque una vez validados son traspasados a las diversas reas de negocios de Ia institución, para sumasificación y operación.

2.10 DIRECTORIO ESTRATEGICOEl Directorio Estratégico es Ia instancia de toma de decisiones estratégicas de Ia institución, ycomo tal tiene por objetivo definir Ia planificación estratégica de Ia institución y realizar su controlde gestión.

De acuerdo a lo anterior, las principales funciones del Directorio Estratégico son:• Definir y controlar el Plan Estratégico de Ia institución, las metas e indicadores de gestión.• Aprobar de los compromisos de gestión, planes operativos y presupuesto de cada Division.• Aprobar Ia definición y modificación de modelos y reglas de negocio y de operaciOn.• Asesorar a Ia Dirección en Ia aprobación de nuevos proyectos estratégicos.• Realizar análisis del mercado de las compras piibIicas.

El Directorio Estratégico es integrado por el equipo directivo de Ia institución, el cual esconformado por el Director, los jefes de Division, y los jefes de Areas, el jefe del Departamentode Comunicaciones y el jefe del Area de Planificación y Control de Gestión.

Todos los miembros del Directorio Estratégico son responsables de reportar en esta instancia losprincipales hitos e incidentes producidos en cada una de sus areas, asI como de reportar yresolver potenciales oportunidades o amenazas para Ia sustentabilidad del cumplimiento de lasfunciones de Ia institución.

21

3 DELEGACIÔN DE FUNCIONES

3.1 ADMINISTRACION DE PERSONALLa administración de personal se encuentra delegada en:

1. El Jefe del Departamento de Personas y Asuntos Institucionales, o su subrogante o suplente,segün sea el caso, para las siguientes resoluciones y actos de orden administrativo:

a) Feriado legal y acumulación de feriadosb) Permisos con goce de remuneracionesC) Permiso sin goce de remuneracionesd) Licencias médicas y gestionar recuperación de S.I.L.e) Asignación familiarf) Asignación de antiguedadg) Horas extraordinariash) Comisiones de servicio, cometido funcional y viticos correspondientesi) Descuentos por atrasos e inasistenciasj) Beneficio de sala cuna y JardIn infantilk) Otorgamiento de certificados de personal

2. El Jefe de Ia Division Corporativa-JurIdica Ia justificación horaria y los asuntos señalados en lasletras a), b), C), h) e I) solicitados por los jefes de Division o Area, quien consultará previamenteal Director en los casos de mayor complejidad tales como permisos sin goce de remuneración ydescuentos por atrasos o inasistencias entre otros.

3.2 COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOSToda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice Ia Institución, se realizar deacuerdo a lo estipulado en Ia normativa legal vigente.

La tramitación interna de las compras y contrataciones se efectuará de acuerdo a lo estipulado enlos procedimientos internos de Ia institución.

La publicación de las resoluciones en Ia plataforma de licitaciones del Estadowwwmercadopublico.cI que adjudiquen o declaren desierta las compras y contrataciones debienes y servicios, serâ responsabilidad del Departamento de Administración y Finanzas; como asItambién lo serâ Ia publicación y envIo de las respectivas órdenes de compra. Se excluye de estasresponsabilidades las licitaciones concernientes a Convenios Marco.

Se exceptCia de Ia emisión de resoluciones de compra todas aquellas compras realizadas a travésde Convenio Marco, conforme con dictamen de Ia Contralorla General de Ia RepCiblica N° 49.119,de 4-IX-2009, hasta un monto de 100 UTM (impuestos incluidos), de acuerdo a procedimientosde control interno.

22

3.2.1 Compras y Contrataciones a través de Convenio Marco y Convenio de SuministroServicios Generales y Básicos

A. Compras y Contrataciones inferiores a 100 UTM (impuestos incluidos)El Jefe de Departamento de Administración y Finanzas o su subrogante resolver estascompras, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento vigente correspondiente.

B. Compras y Contrataciones superiores a 100 UTM e inferiores a 200 UTM(impuestos incluidos)Resolver y ejecutar estas compras y contrataciones el Jefe de Division que ocupa elprimer orden de subrogación del Director, en caso de ausencia de este por el Jefe deDivision que continua en Ia lInea de subrogación de conformidad con lo establecido en elDecreto (H) N° 1000 de 2009, y en caso de faltar este Ciltimo firmar Ia autoridaddelegante, el Director.

C. Compras y Contrataciones superiores a 200 UTM (impuestos incluidos)El Director de Ia Dirección ChileCompra o su subrogante resolvern estas compras, deacuerdo a lo establecido en el procedimiento vigente correspondiente.

3.2.2 Compras y Contrataciones a través de Trato Directo y Licitaciones

A. Compras y Contrataciones inferiores a 30 UTM (impuestos incluidos)El Jefe de Departamento de AdministraciOn y Finanzas o su subrogante resolverá estascompras, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento vigente correspondiente.

B. Compras y Contrataciones superiores a 30 UTM e inferiores a 200 UTM(impuestos incluidos)Resolver y ejecutará estas compras y contrataciones el Jefe de Division que ocupa elprimer orden de subrogación del Director, en caso de ausencia de este por el Jefe deDivision que continua en Ia Ilnea de subrogación de conformidad con lo establecido en elDecreto (H) N° 1000 de 2009, y en caso de faltar este ültimo firmará Ia autoridaddelegante, el Director.

C. Compras y Contrataciones superiores a 200 UTM (impuestos incluidos)El Director de Ia Dirección ChileCompra o su subrogante resolverán estas compras, deacuerdo a lo establecido en el procedimiento vigente correspondiente.

3.3 PAGO DE BIENES Y SERVICIOS

3.3.1 Resoluciones de PagoEn materia de los actos administrativos de los pagos de bienes y servicios (subtItulo 22, 24 y 29),deléguese en el Jefe primer subrogante del Director, en el Jefe de Departamento deAdministración y Finanzas, de acuerdo con los procedimiento vigentes respectivos.

Con el objeto de poder materializar un pago a un tercero se requerirá siempre, salvo aquellos quecorrespondan a compras que se realicen por Caja Chica, Convenio Marco y Convenio deSuministro de Servicios Generales, hasta un monto de 100 UTM (impuestos incluidos), que Iaresolución de adjudicación de Ia compra yb autorización del contrato contemple Ia autorizacióndel pago de los productos y servicios contratados, previa presentación de Informe de Recepción

23

Conform e.

Los pagos regulares de servicios básicos y de operación interna (electricidad, telefonIa, conexióna internet, gastos comunes, correo); servicios generales (servicios de aseo, servicios devigilancia); arriendo (oficinas y estacionamientos); otros gastos en bienes y servicios de consumo(contribuciones, pagos de retiro de basura), serán autorizados por el Jefe de Administración yFinanzas o quien lo reemplace en Ia función, previo Informe de Recepción Conforme sin requerirresolución de pago.

3.3.2 PagosEn materia de pagos de bienes y servicios (subtItulo 21, 22, 24 y 29), el acto de realizartransferencias electrónicas o en su defecto Ia suscripción de cheques bancarios, de acuerdo conlos procedimientos vigentes respectivos, estará radicado en el Director, en el Jefe de DivisionCorporativa JurIdica como primer Jefe de Division subrogante del Director, el Jefe de Personas yAsuntos Institucionales, en el Jefe de Departamento de Administración y Finanzas, y en elEncargado de Contabilidad y Finanzas.

Las funciones de pagos, reportes y control señaladas en este numeral son asumidas por el Jefedel Departamento de Administración y Finanzas y el Encargado de Contabilidad y Finanzas,quienes concurrirán simultneamente a dichos pagos. En caso de ausencia de alguno de ellos IafunciOn será asumida por Ia Jefe del Departamento de Personas y Asuntos Institucionales, por IaJefe de Division Corporativa JurIdica o por el Director de Ia Dirección ChileComprasubsidiariamente. El proceso de pago será establecido en detalle en el procedimiento respectivo.

3.4 ADMINISTRACION DE CONTRATOSLos administradores de contrato serân individualizados mediante Resolución del actoadministrativo que apruebe dicho contrato, en Ia cual se deIegarn las siguientes funciones, sinperjuicio de ello, el Jefe de Area o Division tiene Ia responsabilidad de velar por el debidocumplimiento de dicho contrato:

a) Administrar Ia operación del contrato y ser contraparte técnica para el coordinador delcontrato definido por el Proveedor.

b) Monitorear el seguimiento y avance de las actividades y de los hitos de los contratos,velando por el cumplimiento de cada uno de ellos de conformidad a lo establecido en elcontrato.

c) Monitorear y controlar el cumplimiento de los niveles de servicio obligados a losproveedores y analizar las observaciones que aI respecto éstos formulen.

d) Monitorear los plazos comprometidos en el respectivo contrato, asI como autorizar lasmodificaciones de plazos que sean necesarias.

e) Reportar los hitos relevantes del contrato, las probIemticas de operación y gestión,avances, posibles riesgos, atrasos, incidentes, multas y cualquier otro tema relevantesobre Ia marcha y ejecución del contrato.

f) Solicitar al proveedor de los servicios los antecedentes y respaldos que en cada casoestime necesarios para justificar el cumplimiento de las obligaciones que le impone elcorrespondiente contrato.

g) Exigir todas las acciones de mitigación en caso de que el producto o servicio presenteretrasos.

h) Exigir las asignaciones de tiempo comprometidas en Ia oferta técnica del proveedor de losservicios de todos los miembros de su equipo de trabajo para Ia puesta en marcha yoperación del presente contrato.

24

I) Otorgar Ia recepción conforme a Ia entrega a Iiberación de productos o servicioscantratados.

j) Llevar control de los pagos e informar su procedencia, sobre Ia base del presupuestodisponible. Asimismo, el control de garantIas cuando corresponda.

k) Autorizar Ia aplicación de multas cuando procedan de acuerdo al correspondiente contrato,asI coma sugerir sobre el cobra de garantlas de cumplimiento de contrata y atrassancianes que correspondan segn contrato.

I) Sugerir Ia renovación del contrato, en caso que corresponda.m) Sugerir a Ia Dirección ChileCompra el término anticipado del cantrato derivado del

incumplimiento de las obligaciones que el mismo impone al proveedor de los productos aservicios.

n) Coardinar y asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el oportunocumplimiento del contrato.

o) Generar tada Ia documentación, informes y reportes que exige el contrata, segün lasformatos y condicianes preestablecidos para cada uno de ellos. Cumplir con elpracedimiento de Gestión de Cantratos, definida par Ia institución.

p) Registrar y mantener actualizada Ia información y documentación asociada al cantrataDirección ChileCampra en repositaria destinada para ella.

q) Evaluar las causales de términa del cantrata, segán requerimienta del Director.

3.4.1 CONTRATOS ESTRATEGICOSLa responsabilidad de gestianar las contratos estratégicas de Ia Dirección ChileCompra y deasegurar Ia continuidad de las servicios contratados a través de éstos, son los siguientes:

a) Servicios de DataCenter - Jefe Division TecnologIa y Desarrallob) Servicias de Mesa de Ayuda - Jefe Division Clientesc) Servicias de Registro Nacional de Proveedares - Jefe Area Desarrolla Empresarial

3.5 CUENTAS CORRIENTESLa Dirección dispondré para efectas de los pagas señalados anteriormente, de las siguientescuentas corrientes:

1. Para Ia operación de los aportes fiscales y diferentes ingresos de Ia Dirección ChileCompra, ypara transferencias a las distintas cuentas de Ia InstituciOn se utilizaré Ia Cuenta Unica Fiscal delBanco Estado N° 9007440. Sabre esta cuenta padrn girar los siguientes funcionarios, quienesdeberán estar debidamente registradas en el banco respectivo:

• Encargada de Contabilidad y Finanzas del Departamento de Administración y Finanzas• Jefe de Departamenta de Administración y Finanzas• Jefe de Departamento de Personas y Asuntas Institucionales• Jefe de Division Corparativa JurIdica coma primer subragante del Director• Director

Asimismo, las giradores de las distintas cueritas corrientes de Ia Institución tendrán Ia facultadpara, que en representación de ésta, puedan solicitar el cobra, a beneficia de Ia Institución, decualquier documento en garantIa que hubiesen presentado las distintos praveedares de bienes aservicias para el fiel cumplimienta de cantratas, licitacianes a cualquier atra actividad quedemande Ia presentación de este tipo de documenta y que coma cansecuencia deincumplimientas genere eI cobra de estas a través de Ia respectiva resoluciOn.

2. Para pagos a un mismo beneficiario que sean inferiores a iguales a 200 UTM, Ia institucióndeberâ mantener una cuenta corriente bancaria distinta de aquellas pagos superiares a 200 UTM.El saldo méxima promedia en Ia cuenta corriente para pagos inferiores a iguales a 200 UTM serde 1000 UTM.

25

3. Para pagos que se deriven de operaciones del Tribunal de Compras, se realizarân a través deIa Cuenta Corriente N° 6387355-1 del Banco Santander, a excepción de los pagos previsionales,de impuestos y de proveedores que su origen este dado por descuentos voluntarios en lasremuneraciones del personal del Tribunal de Compras.

4. Para pagos que se deriven de operaciones del Serviclo de Bienestar institucional, se realizarana través de Ia Cuenta Corriente N° 9002049 del Banco Estado.

En materia de Apertura o cierre de cuentas corrientes institucionales o de productos o serviciosfinancieros, tales como: tarjetas corporativas o tarjetas de débito, u otras de similar naturaleza,se delega en el Jefe de Division primer subrogante del Director, y en el Jefe de Departamento deAdministración y Finanzas, dichas facultades, debiendo concurrir los citados funcionarios en formaconjunta.

Tanto Ia apertura de las cuentas corrientes como su cierre debern ser autorizados medianteresolución, como asI el inicio o cese de contrato respectivo.

3.6 LICITACIONES PUBLICAS BAJO LA MODALIDAD DE CONVENIO MARCOEn materia de Licitaciones Püblicas bajo Ia modalidad de Convenio Marco, delégase en el Jefe deDivision de Convenios Marco, las siguientes facultades: suscribir los contratos de los conveniosmarco ya adjudicados, dictar Ia resolución aprobatoria de los mismos y emitir todos los demásactos administrativos que se requieran durante Ia vigencia de los referidos contratos de conveniomarco, todo ello previa visación de Ia Division Corporativa-JurIdica.

Esta delegación de facultades rige exclusivamente para los contratos y actos administrativos quederiven de convenios marcos cuyas bases de licitación hayan sido aprobadas por resolucionesposteriores al 24 de septiembre de 2009, fecha de Ia resolución exenta N° 1062 por medio de Iacual se delegaron las presentes facultades.

4 PROCEDIMIENTOSLa descripción de los procesos y procedimientos de las distintas areas de Ia institución, asI comoIa actualización y mantención de éstos, será responsabilidad de cada una de ellas. Dichosprocesos y procedimientos se documentan y controlan en el Sistema de GestiOn de Ia DirecciónChileCompra. Este sistema permite no solo Ilevar Ia documentación de los procedimientos, sinoque permite Ia gestión de estos procesos bajo el enfoque de calidad.

26

direccion de compras y contratacion publica … · 2012-01-12 · la dirección de compras y...

Documents