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Dirección General del Archivo Nacional

Departamento Servicios Archivísticos Externos

Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional

Informe de asesoría nº 003-2016

Elaborado por:

Mellany Otárola Sáenz

Junio, 2016

Informe de asesoría Nº 003-2016Dirección de Inteligencia y Seguridad (DIS)

Dirección de Inteligencia y Seguridad NacionalInforme de Asesoría Nº 003-2016

1. Justificación El presente informe se elaboró en respuesta a la solicitud presentada por la señora Ana Lorena Sánchez Castro, jefa del despacho de la Subdirección General y División Administrativa Financiera de la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional (DIS), mediante oficio nº SUBDIS0662016 de 19 de abril de 2016, donde se cita lo siguiente:

En visita realizada por el señor Emilio León, funcionario del Sistema Archivístico Institucional y el coordinador del departamento de Asesoría Legal de la DIS, Sr. Roberto Rodríguez, con la jefatura de Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se acordó realizar una valoración parcial de la información de INTERPOL, que se encuentra en la DIS, para que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, tenga conocimiento de dicho fondo documental. Por lo tanto, con el propósito de llevar a cabo este proceso de valoración, le solicitamos su colaboración, para que el Departamentos Servicios Archivísticos Externos (SAE) asesore a la DIS en esa materia.

Por esta razón, el 1 de junio de 2016 se efectuó una visita en las instalaciones de la DIS, ubicadas en Sabana.

2. Fuentes utilizadas Entrevista a los siguientes funcionarios de la institución: las señoras Yadira Araya

Mena, subjefa del Sistema Archivístico Institucional, Ileana González, funcionaria del Sistema Archivístico Institucional de la DIS, los señores Emilio León, archivista del Sistema Archivístico Institucional, José Francisco Montero, funcionario del Sistema Archivístico Institucional de la DIS y Arturo Barth García, jefe de Sección de Análisis de la DIS.

Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y su Reglamento No. 24023-C. Actualización de la Guía de Trámites y Servicios de la Dirección General del Archivo

Nacional Servicio Valoración documental. Publicado en la Gaceta N° 112 de 15 de junio de 2015.

Instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos (2013)

Resolución CNSED-01-2009. Publicada en la Gaceta Nº 101, del 27 de mayo del 2009 Resolución CNSED-01-2011. Publicada en la Gaceta Nº 184, del 26 de setiembre del

2011 Resolución CNSED-01-2012. Publicada en la Gaceta Digital N° 244, Alcance 206, del

18 de diciembre de 2012 Resolución CNSED-01-2013. Publicada en la Gaceta Digital N° 179 del 18 de

setiembre de 2013 Resolución CNSED-01-2014. Publicada en la Gaceta Digital Nº 5 de 8 de enero de

2015. Resolución CNSED-01-2015. Publicada en la Gaceta Digital Nº 242 de 14 de diciembre

de 2015.

3. Metodología

Entrevistas al personal. Se realizó una visita a la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional.

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Se consultó la normativa atinente a la institución y a la materia archivística. 4. Marco conceptual

A continuación, se detalla una serie de conceptos básicos relacionados con el ámbito archivístico en las instituciones públicas de Costa Rica:

Archivo: Conjunto orgánico de documentos e información que, independiente de sus características forma o soporte material en el que se encuentre, es producida o recibida por una persona jurídica, singular o colectiva, o por un organismo privado en el ejercicio de sus actividades y conservada, especializadamente en una institución de servicios que tiene como finalidad el tratamiento, preservación y uso de dicha información, como instrumento de apoyo a las actividades de los organismos y/o como testimonio de los mismos,1

Archivo Central2: Archivo que custodia los documentos y expedientes completos, transferidos desde las unidades productoras o desde los archivos de oficinas, cuyo uso administrativo todavía es frecuente.

Archivo de Gestión3:Es el propio de las unidades administrativas de una organización, de ahí que sea también conocido como archivo de oficina, y está compuesto por los documentos y expedientes en fase de tramitación, con plena vigencia administrativa y jurídica, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes de dicha unidad.

Documento4: Cualquier información registrada en cualquier soporte.

Documento de archivo5: Unidad de información estructurada y contextualizada, registrada en cualquier soporte, producida por un agente productor en el ejercicio de sus funciones y actividades atribuidas, testimonio y prueba de una o varias acciones cuya relación entre ellas determina dicha unidad.

Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

Valoración documental6: Acto de juicio formulado a partir del estudio de las series documentales, su origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la tipología documental, el valor que han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha producido, el que puedan ofrecer para su propia historia, para la investigación en general y para la difusión cultural; es decir, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación, presente y futuro. En definitiva, se

1 Archivo General de la Nación Colombia (1997). Hacia un diccionario de terminología archivística, Bogotá. p. 9. Citado por Mario González Camacho en: Informe de Asesoría 8-2007. Unión Mundial para la Naturaleza. Departamento de Servicios Archivísticos Externos, Dirección General del Archivo Nacional.2

3 Mundet, J. (2011). Diccionario de Archivística. Alianza Editorial, S.A. Pág. 80

4 Heredia, A. (2011). Lenguaje y vocabularios. Consejería de Cultura. Pág. 89

5 Ibíd.

6 Mundet, J. (2011). Diccionario de Archivística. Alianza Editorial, S.A. Pág. 356

3


trata de apreciar el valor de los documentos para establecer los criterios que rigen su destino.

Tabla de plazos de conservación de documentos7: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

Valoración parcial de documentos8: Es un instrumento que se utiliza para hace consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal.

5. Identificación de la entidad9

5.1 Reseña histórica:

La creación de la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional (DIS), es consecuencia de eventos históricos que marcaron el desarrollo político, militar, económico y social del mundo. Al finalizar la II Guerra Mundial y el comienzo de la Guerra Fría, el gobierno de los Estados Unidos de América ejecutó una serie de medidas en su política exterior orientadas a contener la expansión del comunismo en América Latina.

A través de la subscripción de la Declaración de San José en 1963, Costa Rica creó un organismo dependiente del Ministerio de Seguridad Pública para controlar la subversión comunista en su territorio e implementar un sistema de intercambio de información en aras de coordinar una política uniforme en materia de seguridad nacional.

La función principal de este grupo fue de velar por la seguridad del Estado en resguardo de la estabilidad, de la Constitución y las Leyes; además, del control de las actividades subversivas e investigación de actividades conexas. Desde su creación a la fecha este organismo ha respondido a diversos nombres: Agencia de Seguridad; Dirección de Seguridad Nacional; Dirección de Investigación y Seguridad y actualmente Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional.

Es así que de 1963 a 1994, su adscripción fluctuó entre el Ministerio de Seguridad Pública y el Ministerio de la Presidencia, hasta la aprobación de la Ley General de Policía 7410 en 1994, con la cual se respaldó su creación.

La supracitada ley define la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional como un cuerpo de inteligencia adscrito al Ministerio de la Presidencia encargado de detectar, investigar, analizar y comunicar al Presidente de la República o al Ministro de la Presidencia, la información necesaria para prevenir hechos que impliquen riesgo para la independencia o integridad territorial o que pongan en peligro la estabilidad del país o sus instituciones.

Misión

7Costa Rica. Leyes, decretos, etc. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 del 24 de octubre 1990. Ministerio de Cultura y Juventud, Dirección General del Archivo Nacional. (Tercera edición 2002)8 Ibíd. 9Historia, sf. Disponible en: http://www.tsc.go.cr.

4

http://www.tsc.go.cr/


Proveer al Estado de información oportuna y confiable, que le permita tomar decisiones respecto de su seguridad y estabilidad.

VisiónUn país con un nivel óptimo de seguridad interna y seguridad externa en función de mantener la paz, democracia y libertad, lo cual permita el desarrollo integral del país.

Marco Legal10

De acuerdo con la Ley General de Policía N° 7410 de 26 de mayo de 1995, se define a la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional de la siguiente manera:

Artículo 13—CreaciónCréase la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional, como órgano informativo del Presidente de la República, en materia de seguridad nacional. Funcionará bajo el mando exclusivo del Presidente de la República, quien podrá delegar, en el Ministerio de la Presidencia, la supervisión del cumplimiento de las funciones de este cuerpo policial

Sus funciones se encuentran delimitadas en los artículos 14 y 15 de la supra citada ley:

Artículo 14º—AtribucionesSon atribuciones de la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional:a) Detectar, investigar, analizar y comunicar al Presidente de la República o al Ministro de la Presidencia, la información necesaria para prevenir hechos que impliquen riesgo para la independencia o la integridad territorial o pongan en peligro la estabilidad del país y de sus instituciones.b) Coordinar con organismos internacionales los asuntos de seguridad externa.c) Ejecutar labores de vigilancia en materia de seguridad del Estado y de sus bienes, con la autorización previa y expresa del ministro respectivo.d) Informar a las autoridades pertinentes del Poder Judicial, de la amenaza o la comisión de un delito y trabajar coordinadamente con esos cuerpos, para prevenirlo o investigarlo.

Artículo 15º—RestriccionesLa Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional no podrá dirigir allanamientos, realizar interrogatorios, emitir citatorios ni participar en detenciones.Por su especialización técnica y si un caso lo justifica, esa Dirección podrá participar, junto con las autoridades que realizan acciones coercitivas, para brindarles información o colaboración.No obstante, esa intervención deberá autorizarla el juez respectivo.

Esta misma ley le concede el carácter de Secreto de Estado a los documentos producidos en la DIS, esta declaratoria se incluye en el artículo 16:

Artículo 16º—Documentos confidenciales y secretos de estadoLos informes y los documentos internos de la Dirección de Seguridad del Estado son confidenciales. Podrán declararse secreto de Estado, mediante resolución del Presidente de la República.

10 Ley General de Policía N° 7410 de 26 de mayo de 1995

5


La organización de la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional se especifica en el artículo 3 del reglamento 32522-P de 27 de julio de 200511:

Artículo 3º—Para el cumplimiento de los fines asignados por ley, la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional tendrá la siguiente organización administrativa:a) Dirección General,b) Área de Asesoría Legal,c) Área de Operaciones,d) Área de Recursos Humanos y Capacitación,e) Área de Recursos Materiales y Presupuesto,f) Unidad de Archivo.Todas las áreas y unidades estarán subordinadas directamente a la Dirección General, a quien deberán rendir informe.

6. Diagnóstico:

6.1. Sobre el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, Cised

En relación con la valoración documental, se debe indicar que el artículo nº 33 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, nº 7202, establece que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos debe estar conformado de la siguiente manera:

Artículo 33 Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.” (El subrayado no es del original)

Sin embargo, en la DIS no está conformado, debido a que no se cuenta con el nombramiento del asesor legal, por tanto, aunque la señora Ileana González, funcionaria del Sistema Archivístico Institucional, z indicó que la señora Lorena Sánchez, representante del supervisor administrativo y el señor Emilio León, encargado del Archivo Central, son miembros del Cised, esté no se encuentra integrado como lo estipula la normativa.

6.2. Archivo especializado de Interpol

Cabe señalar, que durante treinta años, la DIS, tuvo la representación de la Organización Internacional de la Policía Criminal (Interpol) de Costa Rica, por lo que se creó el Archivo Especializado de la Interpol de Costa Rica, debido a las funciones específicas que ejercía esta representación, la principal serie documental generada son los expedientes de delitos, los cuales pueden contener fotografías, solicitud de antecedentes, afiches de los prófugos de la justicia, correspondencia, entre otros. Es importante señalar que los expedientes de delitos a nivel interno de la DIS se conocen como “informes”.

11 Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional N°32522-P de 27 de julio de 2005

6


El señor Emilio León, encargado del Archivo Central de la DIS, comentó que la Ley contra la Delincuencia Organizada, n°. 8754, publicada en la Gaceta nº. 143 del 24 de julio de 2009, establece que la representación de la Interpol debe trasladarse al Organismo de Investigación Judicial (OIJ).

De acuerdo con el señor Arturo Barth, jefe de la Sección de Análisis, y en cumpliendo de la Ley supra citada, en el año 2009, los expedientes de delitos que se encontraban vigentes se remitieron al OIJ, para que este organismo continúe con el proceso correspondiente.

De este modo, la DIS custodia únicamente expedientes de delitos de casos cerrados y según lo señalado por el señor León esta serie documental tiene fechas extremas de 1974 a 2009.

La señora, Yadira Araya Mena, subjefa del Sistema Archivístico Institucional, comentó que los expedientes de delitos se encuentran clasificados por países y por delito, debidamente identificados, contenidos en cajas de archivo.

7. Propuesta para el Archivo Especializado de la Interpol de Costa Rica

7.1 Valoración documental:

La selección documental es una función importante en la administración actual, pues permite tanto la fijación de plazos de vida para los documentos, como la eliminación de estos cuando han cumplido su vigencia legal y administrativa y además carezcan de valor científico cultural.

Una mala práctica en este campo, ha producido en algunas ocasiones la eliminación prematura y deterioro propio de los documentos (con dolo o sin él), y en otras, acumulaciones masivas de papeles sin ningún valor. Ambos extremos producen problemas administrativos y legales, desperdicio de recursos humanos, de tiempo, de espacio y de dinero.

La Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, de 24 de octubre de 1990, regula lo relacionado con la selección de documentos y establece lo siguiente:

Artículo 31: Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se refiere el artículo 2 ° de la presente ley.

Artículo 33: Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2o de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos. b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.

7


Artículo 35: Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2 de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional.

Asimismo, el Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 24023-C, indica con respecto al tema lo siguiente:

Artículo 131: Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:

a. La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

b. Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural.

En acatamiento a lo dispuesto por la Ley y Reglamento vigentes, el Archivo Nacional propone a las instituciones la confección de tablas de plazos de conservación de documentos, en las cuales se plasme la producción documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se establezcan plazos de conservación racionales, y se indique cuáles son los documentos más representativos de la institución, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del país.

Para su confección debe existir un coordinador que brinde instrucciones acerca de cómo confeccionarlas, convoque al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -que debe hacer la revisión y autorización de los plazos de vigencia legal y administrativa-, y remita a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos dicho instrumento, para que esta asigne el valor científico-cultural a la documentación.

Se recomienda hacer las tablas de plazos desde la fase de gestión; no esperar a que la acumulación de documentos sea un problema en las oficinas o en los archivos centrales.

Asimismo, se recuerda que los Archivos Centrales son custodios de la documentación que transfieren las unidades administrativas, las cuales son las productoras de dichos documentos. Por esta razón, en las tablas de plazos debe incluirse la documentación que custodia tanto el Archivo Central, como aquella que se encuentra en el archivo de gestión de la dependencia que se valora.

La tabla de plazos de conservación de documentos es un instrumento de gran valor para orientar las políticas documentales de la institución. Si se elabora responsablemente, puede ayudar a un manejo más eficiente del recurso humano y el espacio físico, asegurando la información necesaria para la administración y para la historia del país.

En el marco de la reorganización de los archivos, los diferentes procesos archivísticos (clasificación, ordenación, selección, etc.) deben enlazarse en un todo debidamente

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coordinado, para que las acciones archivísticas iniciadas en las oficinas fluyan ordenada y consecuentemente, hasta llegar a la eliminación o conservación -debidamente planificada-de los documentos.

Por otra parte, la solicitud de valoración parcial es un procedimiento abreviado que facilita a las entidades la evaluación de documentos, generalmente muy voluminosos, que ya han perdido su vigencia administrativa y legal y cuya eliminación es urgente para habilitar espacios.

La diferencia con la tabla de plazos es que no se evalúa la producción total de una oficina, sino sólo algunas series documentales que ya han perdido su valor administrativo y legal.

Las solicitudes de valoración parcial se deben elaborar en el mismo formato de tabla, lo único que cambia es el nombre del instrumento, la cantidad de series evaluadas y que solo deben incluirse las series documentales que hayan perdido su vigencia administrativa y legal.

En cuanto a aspectos de cumplimentación, deben seguirse las mismas instrucciones de forma y fondo que para la elaboración de una tabla de plazos. La autorización para eliminar documentos derivada de una valoración parcial, afecta únicamente las series, oficinas y fechas extremas expresamente indicadas en el documento.

Es importante indicar, que para la elaboración tanto de las tablas de plazos como de las valoraciones parciales, se debe utilizar el formulario que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos ha establecido para este fin, el cual se encuentra en la guía de trámites publicada en el diario oficial La Gaceta nº 112 de 15 de junio 2015. A continuación se presenta este instrumento:

(Título del formulario: Tabla de plazos de conservación de documentos o valoración parcial de documentos)

Ejemplo: Tabla de Plazos de Conservación de Documentos o Solicitud de Valoración Parcial

Fondo: _________________________________________________________Subfondo: _______________________________________________________Funciones de la unidad: ____________________________________________Confeccionada por: _______________________________________________

Fecha de elaboración: ______________________________________________

Nº

Serie o tipo documental

¿O/Copia?

¿Cuáles otras oficinas tienen

esta serie? Señale a la par

si es O o C

Contenido

Soporte

Vigencia para docs en

c/soporte

Cantidad en metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl

_____________________________________ ____________________________________Nombre y firma del Jefe de la Oficina Productora Nombre y firma del Pte. Comité Institucional

9


de Selección y Eliminación de Documentos

Sello Sello Fecha Fecha

Asimismo, esta Comisión emitió un instructivo12 para la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales, el cual se detalla a continuación:

1. Número de orden: Es el número consecutivo que se asigna a cada tipo documental, en el orden en que se anoten.

Nº de orden Serie o tipo documental

1 2

2. Serie o tipo documental:

En esta columna debe anotarse la lista de todas las series o tipos documentales que produce o recibe la oficina. Las series son conjuntos de documentos homogéneos, repetitivos, porque tienen en común algún elemento. Generalmente el elemento común es el tipo documental y su presentación externa, aunque también una serie puede ser definida por una función o actividad.

Tipo documental es "la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte", y que responde a funciones, actividades e incluso la legislación de una institución o de un país; es decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos así.

Ejemplo: Expedientes de delitos

A veces estos tipos documentales tienen su "apellido", es decir, una palabra que los especifica más. Ejemplo: Existen varios tipos de expedientes; es bueno especificar el tipo de expediente de que se trata: de personal, judicial, legislativo.

Cuando se elabora una tabla o solicitud parcial, lo común es anotar la serie documental una sola vez, sin importar si hay un ejemplar o miles de ejemplares.

Nº Serie o tipo documental

¿O/Copia?

¿Cuáles otras oficinas

tienen esta serie? Señale a la par si es

O o C

Contenido

Soporte Vigencia para docs en

c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl

1 Expedientes de delitos

3. ¿Es original y/o copia?:

12 Ver anexo 1

10


En esta columna se debe indicar para cada tipo o serie documental, si la oficina evaluada custodia el original o la del documento. Si tiene el documento original en la columna se anota O. Si tiene ambos se anota: O y C. Si tiene 2 ó 3 copias del mismo se anota CC o CCC. Nº Serie o tipo

documental

¿O/Copia?



si es O o C

Contenido

Soporte


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl


O

4. ¿Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia de este documento?:

En esta columna deben anotarse los nombres de otras oficinas que tienen original o copia de la serie o tipo documental en cuestión. Debe señalarse cuál oficina tiene el original.


¿O/Copia?



si es O o C

Contenido

Soporte


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl


O Ninguna

En el caso de la correspondencia, se generaliza anotando la principal oficina o principales oficinas, a las cuales se elevan las decisiones o informaciones de la unidad estudiada.

La información de esta columna es fundamental para detectar duplicados y determinar a cuál oficina se le va a asignar la custodia temporal o permanente de determinado tipo documental. Por lo tanto, si en una oficina se indica que otra unidad tiene original o copia de un documento, esta información debe constar en la Tabla de ambas oficinas.

Es importante tener en cuenta que para cumplimentar las columnas que se explican en los puntos 3 y 4 del presente instructivo, la persona que elabora la tabla debe plantearse las siguientes preguntas.

-¿En dónde está el documento original? -¿Existen copias de este documento en otras oficinas? -¿Cuáles unidades son las que tienen copia del documento?

5. Contenido: Se resume el contenido o temática de cada serie / tipo documental, destacando los principales asuntos de cada uno.

En el caso de las series documentales compuestas, como por ejemplo los “expedientes” es indispensable que se haga un resumen de los tipos documentales que lo conforman. Asimismo, en cuanto al tipo documental “correspondencia” se debe indicar un resumen de las temáticas de que trata.

Ejemplo:

11



¿O/Copia?



O o C

Contenido Soporte


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl


O Ninguna Contiene: solicitud de captura, datos del prófugo, fotografías, afiches de captura, ……

12


6. Soporte:

En la columna soporte se debe anotar cada uno de los soportes en que está el documento: papel, microfilm y digital. A cada soporte se debe asignar el plazo en el renglón correspondiente, que puede ser igual o diferente para cada uno.


¿O/Copia?



O o C

Contenido

Soporte Vigencia para docs

en c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl



Papel

En el caso de que el documento original esté microfilmado, este dato puede modificar los plazos de vigencia administrativa-legal. Según la Ley de Microfilm, Nº 4278, y el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, los documentos textuales que han sido microfilmados con todas las normas de calidad, y que carecen de valor científico-cultural, pueden eliminarse un año después de haber sido microfilmados. También es posible que en una oficina se encuentre una misma serie documental en dos soportes, y el plazo de conservación de cada uno sea diferente.

Asimismo, se debe tomar en cuenta la Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005, en la cual se establece la equivalencia funcional del documento electrónico, siempre y cuando cumpla con los requisitos y las formalidades que la ley exija.

7. Vigencia Administrativa-Legal. Permanencia en la oficina:

La vigencia administrativa-legal es el período en que un documento tiene actualidad, plena capacidad para que, a través de él, se ordene, testifique, o informe. El valor fundamental de los documentos durante su vigencia es servir para la toma de decisiones, para los trámites corrientes de la oficina, y para la defensa de derechos.

El plazo de vigencia es diferente según cada tipo documental. El tiempo se puede dividir de tal manera que los documentos permanezcan un tiempo en la oficina productora, y otro en el Archivo Central. La columna que corresponde a permanencia en la oficina se fija atendiendo sobre todo a la frecuencia de consulta. El período en que los documentos son consultados más frecuentemente, deben permanecer en la oficina productora, generalmente, por un plazo de 1 a 5 años, dependiendo del tipo/serie documental, de acuerdo con el artículo 40 de la Ley 7202 y el artículo 62 de su Reglamento.


¿O/Copia?


Contenido


Cantidad en

Fechasextremas

Observaciones

13



O o C

c/soporte metros

Oficina Arch.

Ctrl



Papel 10 años13

8. Vigencia administrativa-legal. Permanencia en el archivo central:

En esta columna se anota el tiempo que debe custodiarse la documentación en el Archivo Central. El plazo se fija tomando en cuenta que los documentos guardan un valor potencial, que eventualmente pueden servir para probar derechos, o como antecedentes de proyectos. Durante su permanencia en el Archivo Central, un documento puede terminar de cumplir su vigencia administrativa-legal, o conservarse por precaución. Si un documento pierde todo su valor en la etapa de gestión, no debe pasar al Archivo Central, y se anotará 0 (cero) en esta columna.

Los plazos pueden ser recomendados por la oficina productora, pero la responsabilidad de su fijación definitiva corresponde al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Si el Cised fija los plazos muy bajos, puede resolver el problema de espacio, pero también puede enfrentarse a problemas legales posteriores. Si las vigencias son muy altas, se pueden conservar durante años documentos que no tienen ninguna utilidad, y que pueden causar graves problemas de espacio a la institución.


¿O/Copia?



O o C

Contenido


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl



Papel 10 años

1014 años

9. Cantidad en metros:

13 El plazo es un ejemplo, no debe tomarse como una vigencia definitiva, el Cised debe discutir y analizar que la vigencia no trasgreda la normativa establecida. 14 El plazo es un ejemplo, no debe tomarse como una vigencia definitiva, el Cised debe discutir y analizar que la vigencia no trasgreda la normativa establecida.

14


Se anota, en metros lineales, la cantidad total correspondiente a cada tipo/serie documental. La medida en metros se hace tomando en cuenta el espacio que los documentos ocupan en una gaveta o una estantería. Es decir, se mide la estantería ocupada.

En el caso de que la tabla de plazos incluya documentos electrónicos (audiovisuales y gráficos) y textuales firmados digitalmente, se debe indicar la cantidad en bytes, megabytes, entre otros (de acuerdo con su tamaño).

Ejemplo:


¿O/Copia?

¿Cuáles otras

oficinas tienen esta

serie? Señale a la par si es O

o C

Contenido


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl



Papel 10 años

10 años

10 ml

Electrónico 10 años

10 años

50 MB

Este dato es importante para planificar la conservación, tanto a nivel administrativo legal, como científico-cultural.

10. Fechas extremas:

Se anotan -las fechas extremas de cada tipo/serie documental, correspondientes al momento en que se realiza la tabla.

Se debe recordar que en las tablas de plazos debe incluirse la documentación que custodia el Archivo de Gestión y el Archivo Central, según las dependencias administrativas correspondientes. Por lo tanto, se deben incluir las fechas extremas de ambas etapas de archivo (gestión y central).

Para el caso de las valoraciones parciales, se debe recordar que sólo se deben anotar las fechas extremas de los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal. Ejemplo:

15


Ejemplo:


¿O/Copia?



O o C

Contenido

Soporte Vigencia para docs

en c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl



Papel 10 años

1015 años

10 ml 1974-1996

NOTA: En el caso de tratarse de una valoración parcial, los expedientes de delitos del año 1997 en adelante, no podrían incluirse en la valoración parcial ya que aún no ha caducado su vigencia administrativa y legal, lo cual es requisito indispensable al presentar una solicitud de valoración parcial, de acuerdo con el artículo 131, inciso b) del Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

11. Observaciones:

Este es un espacio especial que se destina para que la Comisión Nacional defina si el tipo documental tienen valor científico cultural y por ende deberá ser de conservación permanente, o si puede eliminarse una vez que caduque su vigencia administrativa-legal. Asimismo, puede aprovecharse, tanto por las oficinas productoras como por el Cised y la Comisión Nacional, para datos no contemplados en las columnas anteriores.

La tabla se autoriza, pero puede someterse a revisiones periódicas para incluir nuevos documentos, ratificar o rectificar plazos. Además, su vigencia es de 5 años a partir de que son conocidas en la CNSED, de acuerdo con el artículo 132 del Reglamento a la Ley 7202. Las actualizaciones de tablas de plazos deben realizarse en un plazo máximo de 6 años posterior a su conocimiento, de acuerdo con la Resolución CNSED-01-2012.

En relación con las solicitudes parciales, están no se actualizan debido a que una vez, que son conocidas por la CNSED, pueden eliminarse o conservarse con valor científico cultural los documentos de un periodo determinado.

15 El plazo es un ejemplo, no debe tomarse como una vigencia definitiva, el Cised debe discutir y analizar que la vigencia no trasgreda la normativa establecida.

16


Ejemplo:


¿O/Copia?



O o C

Contenido


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl



Papel 10 años

1016 años

10 ml 1974-1996

Los expedientes contienen datos sensibles, que no se podrán prestar al público.

También, es importante indicar que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos ha dictado algunos requisitos de forma para la presentación de tablas de plazos y valoraciones parciales, las cuales el Cised debe tomar en cuenta para llevar a cabo el proceso de valoración documental. A continuación se explican dichos requisitos:

A- Requisitos de forma que se deben cumplir para la presentación de tablas de plazos de conservación de documentos:

1. El formulario de la tabla de plazos debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas, tal como se indica en el instructivo correspondiente.

2. Las tablas de plazos deben remitirse con un oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos respectivo, el cual debe contener la conformación actualizada del Comité que aprobó el trámite (miembros que lo conforman, cargo y representación que ostentan). Además, debe indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó dichas tablas.

3. Las tablas de plazos deben estar acompañadas del organigrama de la institución, debidamente aprobado por Mideplán o por la autoridad competente. En este punto, es importante que el oficio de presentación de las tablas se explique la razón por la cual Mideplán no aprueba el organigrama del Tribunal, así como el funcionamiento de cada una de las unidades que conforman el órgano colegiado.

4. Las tablas de plazos de conservación de documentos deben presentarse en estricto orden jerárquico, iniciando con las dependencias de mayor rango. Lo anterior, debe hacerse siguiendo la jerarquía establecida en el organigrama del Tribunal.

16 El plazo es un ejemplo, no debe tomarse como una vigencia definitiva, el Cised debe discutir y analizar que la vigencia no trasgreda la normativa establecida.

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5. Sólo se aceptarán tablas de oficinas que estén legalmente constituidas (según organigrama aprobado por Mideplán o por la autoridad competente). Lo anterior, de acuerdo con las Resoluciones CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta n° 184 de 26 de setiembre de 2011 y CNSED-001-2012, publicada La Gaceta Digital n°244, alcance 206 de 18 de diciembre de 2012.

6. En el encabezamiento de la fórmula debe indicarse la oficina a que corresponde, según su ubicación en la estructura orgánica. Si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección pertenece. Esta información debe aparecer en todas la páginas de la tabla de plazos. Ejemplo:

Tabla de Plazos de Conservación de Documentos

Fondo: Dirección de Inteligencia y Seguridad NacionalSubfondo: Departamento Archivo CentralFunciones de la unidad: Confeccionada por: Fecha de elaboración:


¿O/Copia? ¿Cuáles otras oficinas tienen


si es O o C

Contenido Soporte Vigencia para docs en

c/soporte

Cantidad en metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl

_____________________________________ ____________________________________Nombre y firma del Jefe de la Oficina Productora Nombre y firma del Pte. Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

Sello SelloFecha Fecha

7. Indicar el nombre de la persona que elaboró la tabla, y la fecha en que lo hizo.

8. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina. Estas deben estar acordes con el decreto de creación de las unidades administrativas, el manual de funciones institucional o cualquier otro documento formal con que cuente la institución.

9. Debe contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la tabla de plazos. En el caso de tablas de plazos de conservación de documentos de unidades homólogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior jerárquico de las unidades homólogas productoras de los documentos o en su defecto el superior jerárquico de la entidad.

10. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este órgano, en cada una de las páginas de las tablas de plazos.

11. Numerar las páginas de la tabla.

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12. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos revisa las tablas, corrobora las duplicaciones de tipos documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal, y hace las recomendaciones pertinentes.

13. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED), con las observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, la cual señala los documentos con valor científico cultural, y devuelve las tablas, debidamente autorizadas al Comité, para que este haga saber a cada parte interesada lo que corresponde.

B- Requisitos de forma que se deben cumplir para la presentación de valoraciones parciales de documentos

1. El formulario de valoración parcial debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas.

2. La valoración parcial debe ser remitida con un oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos respectivo, el cual debe contener la conformación actualizada del que aprobó el trámite (miembros que lo conforman, cargo y representación que ostentan). Además, debe indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó la valoración parcial.

3. Las valoraciones parciales de documentos deben estar acompañadas del organigrama de la institución, debidamente aprobado por MIDEPLAN o la autoridad competente. Lo anterior, de acuerdo con las Resoluciones CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 de 26 de setiembre de 2011 y CNSED-001-2012, publicada La Gaceta Digital N°244, alcance 206 de 18 de diciembre de 2012.

4. En el encabezamiento de la fórmula debe indicarse la oficina a que corresponde, según su ubicación en la estructura orgánica. Ejemplo: si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección pertenece. Esta información debe aparecer en todas las páginas de la valoración parcial.

5. Indicar el nombre de la persona que elaboró la valoración, y la fecha en que lo hizo.

6. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina. Estas deben estar acordes con el decreto de creación de las unidades administrativas, el manual de funciones institucional o cualquier otro documento formal con que cuente la institución.

7. Debe contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la valoración parcial. En el caso de valoraciones parciales de unidades homólogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior jerárquico de las unidades homólogas productoras de los documentos o en su defecto el superior jerárquico de la entidad.

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8. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este órgano en cada una de las páginas que componen la valoración parcial.

9. Numerar las páginas de la valoración parcial.

10. El Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental revisa la valoración parcial, corrobora las duplicaciones de tipos documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal, y hace las recomendaciones pertinentes.

11. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED), con las observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, la cual señala los documentos con valor científico cultural, y devuelve las valoraciones, debidamente autorizadas al Comité, para que este haga saber a cada parte interesada lo que corresponde.

12. En la valoración parcial sólo se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal.

Normativa que se debe tomar en cuenta en valoración documental:

Es indispensable que el Cised analice y tome en consideración las siguientes resoluciones y circulares emitidas por la CNSED, previo a iniciar el proceso de elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos o solicitudes de valoración parcial:

a- Resolución CNSED-01-200917:

Nº 1.2008: relacionada con la vigencia administrativa y legal permanente en la oficina productora o en el Archivo Central.

Nº 2.2008: relacionada con la declaratoria general de valor científico cultural para las liquidaciones presupuestarias anuales custodiadas en la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria. (derogada mediante la resolución CNSED-01-2014 de 08 de enero de 2015).

Nº 3.2008: indica que las eliminaciones posteriores a la caducidad de las tablas de plazos (5 años), se realizan al margen de la Ley, por lo que procede es renovar las tablas de plazos.

b- Resolución CNSED-02-200918

Resuelve declarar con valor científico cultural los materiales audiovisuales (fotografías. Videos, filmes, presentaciones multimedia, afiches, material divulgativo en pequeño formato, grabaciones de audio, etcétera) producidos en los Despachos de la Presidencia, Consejo de Gobierno y Despachos de Ministros.

Nº 1.2011 “Presentación y trámite de tablas de plazos”: se establece que cada trámite, solamente se puede presentar un máximo de 10 tablas de plazos y en orden jerárquico de los niveles superiores a los inferiores de conformidad con el organigrama institucional.

17 Ver anexo 218 Ver anexo 3

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Nº 2.2011 “Presentación y trámite de valoraciones parciales”: indica que al igual que las tablas de plazos, solamente se pueden presentar 10 valoraciones parciales por cada trámite.

c- Resolución CNSED-01-201119:

Nº 1.2011 “Presentación y trámite de tablas de plazos”: se establece que cada trámite, solamente se puede presentar un máximo de 10 tablas de plazos y en orden jerárquico de los niveles superiores a los inferiores de conformidad con el organigrama institucional.

Nº 2.2011 “Presentación y trámite de valoraciones parciales”: indica que al igual que las tablas de plazos, solamente se pueden presentar 10 valoraciones parciales por cada trámite.

d- Resolución CNSED-01-201220:

Nº 1.2012 “Presentación y trámite de actualización de tablas de plazos”: indica que las actualizaciones de las tablas de plazos deben realizarse en un plazo máximo de 6 años posteriores a su aprobación, de lo contrario se iniciará como un trámite nuevo. (Derogada mediante la resolución Nº CNSED-02-2013)

Nº 2.2012 “Cantidad de valoraciones a resolver por la CNSED”: establece que la CNSED, solamente tramitará un máximo de 10 valoraciones entre tablas, actualizaciones de tablas y valoraciones parciales por institución y no se recibirán más solicitudes hasta que se finalice el trámite.

e- Resolución Nº 01-201321:

Nº 1.2013 “Presentación de trámites ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”: regula que la presentación de las tablas de plazos o valoraciones parciales de documentos deben presentarse tanto en soporte papel como electrónico y se reciben ya sea en la recepción del Archivo Nacional, por correo postal o por correo electrónico.

Nº 2.2013 “Instructivo y formularios para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales”: señala que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos modificó los instructivos y formularios para la elaboración de tablas de plazos y valoraciones parciales, los cuales pueden ser consultados en la página web del Archivo Nacional.

Nº 3.2013 “Requisitos por cumplir para presentar trámites de valoración documental”: menciona que la presentación de trámites de valoración documental, deben presentarse ante la CNSED por medio de un oficio suscrito por el presidente o secretario del CISED, el cual debe contener los cargos dentro y fuera de cada uno de los miembros del CISED. Así como presentarlas utilizando el formulario oficial aprobado por la CNSED y en tres tantos, dos originales en soporte papel y uno en electrónico.

Nº 4.2013 “Comunicación de avance”: indica el procedimiento que se lleva a cabo en la Comisión cuando ingresa un trámite de valoración y la forma que le será comunicado al interesado su avance.

19 Ver anexo 420 Ver anexo 521 Ver anexo 6

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Nº 5.2013 “Plazo para atender solicitudes de aclaración o subsanación formuladas por la Comisión de Selección y Eliminación de Documentos”: establece que la CNSED solicitará por una única vez y por escrito, las aclaraciones relacionadas con las valoraciones documentales, en caso de que así lo requiera, para lo cual el CISED contará con 10 días hábiles para responder, prorrogables a 10 días más a solicitud formal del CISED.

Nº 6.2013 “Archivo de trámites de valoración documental”: advierte que la Secretaría de la CNSED procederá a archivar el trámite, en caso de que el CISED no remita las aclaraciones solicitadas en el plazo establecido.

Nº 7.2013 “Convocatoria a sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”: establece que el Jefe o encargado del Archivo Central debe asistir a las sesiones de la CNSED cuando sea convocado para analizar las tablas de la institución que representa.

Nº 8.2013 “Conocimiento de las solicitudes de valoración por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”: reitera las competencias y responsabilidades tanto de la CSNED como de los CISED

Nº 9.2013 “Eliminación de documentos”: refiere a la comunicación de acuerdos relacionados con la autorización para eliminar documentos una vez finalizada la vigencia administrativa y legal, así como la obligación del CISED de elaborar actas de eliminación de documentos.

Nº 10.2013 “Presentación de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales para unidades administrativas de una misma institución con funciones homólogas ante la CNSED”: en esta norma se indica que los CISED tienen la posibilidad de presentar una valoración parcial de documentos o tabla de plazos de conservación de documentos aplicable para todas las unidades administrativas que tengan estructura orgánica y funciones homólogas dentro de una mima institución. Por ejemplo: farmacias, escuelas, direcciones regionales, etc.

f- Resolución CNSED-02-201322:

Nº 11.2013: Mediante la cual se indica que las Tablas de Plazos aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de cada institución que conforma el Sistema Nacional de Archivos, así como, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), cada cinco años a fin de determinar si los criterios originales son aún válidos. Si antes de los cinco años una institución revisa y actualiza su tabla de plazos, la conoce el CISED de dicha institución y la eleva ante la CNSED, cumpliendo todo el procedimiento formal establecido, concluido ese trámite, corre nuevamente el plazo de 5 años que establece el artículo 132 del Reglamento a la Ley N° 7202. (Deja sin efecto la norma Nº 1-2012)

g- Resolución CNSED-01-201423

Nº 01.2014: Comunica la declaratoria de valor científico cultural para series documentales específicas que se producen y reciben en las instituciones que conforman el Estado, específicamente en las siguientes unidades administrativas:

i. Órganos colegiados o superioresii. Áreas de Planificación Institucional


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iii. Áreas de Auditoría Internaiv. Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionalesv. Áreas de Recursos Humanos

Es importante aclarar, que debido a que esta norma se trata de una declaratoria general de valor científico cultural, es aplicable aún para aquellas instituciones que no cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Sin embargo, esta declaratoria no exime a las instituciones de presentar las tablas de plazos de conservación de documentos, correspondientes a cada una de las unidades administrativas que las conforman. También, se debe indicar, que las series documentales declaradas con valor científico cultural en esta norma, deben ser incluidas en la tabla de plazos de cada oficina productora.

Nº 02.2014: Autoriza la eliminación de algunas series documentales facilitativas que con frecuencia, se producen y reciben en las siguientes unidades administrativas de las instituciones que conforman el Estado:

i. Áreas de Planificación Institucionalii. Áreas de Auditoría Internaiii. Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionalesiv. Áreas de Recursos Humanos

Cabe señalar, que las instituciones pueden eliminar las series documentales señaladas en esta norma sin necesidad de consultar a la CNSED. Por tal motivo, no es necesario que sean incluidas en la tabla de plazos de la oficina productora.

h- Resolución CNSED-02-201424

Nº 03.2014: Establece una declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense, correspondiente a las Áreas:

i. Financiero Contablesii. Proveedurías Institucionales

Nº 04.2014: Autoriza la eliminación de algunas series documentales de carácter facilitativo que se producen y reciben en:

i. Áreas Financiero Contablesii. Áreas de Proveedurías Institucionales

i- Resolución CNSED-03-201425

Nº 05.2014: Establece una declaratoria general de la serie documental “Partituras musicales originales de bandas nacionales y municipales”


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j- Resolución CNSED-01-201526

Nº 01.2015: En la cual se establece una declaratoria general de valor científico cultural para las series documentales: "Filmes, videos y grabaciones" y "Entrevistas realizadas a personas que han tenido influencia en la sociedad". Esta norma también indica los criterios mínimos que deben contener dichas series documentales para adquirir la condición de valor científico cultural.

k- Circular Nº 06-201227 “Vigencia de las tablas de plazos de Conservación de Documentos cuando son actualizadas (CNSED)”: señala que si el CISED decide revisar y actualizar las tablas de plazos ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos antes de que venza su vigencia de 5 años, una vez finalizado el trámite, corre nuevamente la vigencia de los 5 años para la tabla actualizada.

l- Circular Nº 13-201228 “Declaratoria con valor científico cultural y criterios de selección y rescate de afiches”: reitera la declaratoria de valor científico cultural para los afiches y los parámetros que deben cumplir estos documentos.

m-Circular CNSED 01-201329 “Eliminación de documentos en blanco”: Se aclarar que la eliminación de documentos en blanco no requiere autorización de la CNSED.

n- Circular Nº CNSED-01-201430 “Presentación de tablas de plazos de conservación de documentos de unidades asesoras”: aclara aspectos sobre la obligación de presentar las tablas de plazos de conservación de documentos correspondientes a unidades asesoras o staff.

o- Circular CNSED-01-201531: Presentación de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales en formato electrónico.

p- Circular CNSED-02-201532: Traslado de documentos a los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos.

26 Ver anexo 1127 Ver anexo 1228 Ver anexo 1329 Ver anexo 1430 Ver anexo 1531 Ver anexo 1632 Ver anexo 17

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RECOMENDACIONES

1. Se debe conformar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), y cumplir con las siguientes funciones, según el artículo 33 de la Ley 7202.

Artículo 33 Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.

Además, debe acatarse lo dictado en el artículo nº 35 de la supracitada Ley:

Artículo 35. - Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.

Así como, lo estipulado en los artículos n° 131 y 139 de su reglamento:

Artículo 131: Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:a) La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural.

Artículo 139: Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Igualmente, se le recuerda que el artículo 36 de la Ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36: Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor.

Es importante, indicar que para realizar el proceso de valoración de cualquier documento de la institución, debe estar debidamente constituido el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised).

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También, aquellos documentos declarados con valor científico cultural y que cuenten con más de veinte años de haberse producido deben trasladarse al Archivo Nacional.

Departamento Servicios Archivísticos Externos

Mellany Otárola Sáenz Profesional asignada7 de junio de 2016

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ANEXO 1. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y VALORACIONES PARCIALES DE

DOCUMENTOS

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ANEXO 2. RESOLUCIÓN 01-2009

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ANEXO 12. CIRCULAR 06-2012

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ANEXO 13. CIRCULAR 13-2012

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ANEXO 14. CIRCULAR Nº CNSED 01-2013.

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ANEXO 15. RESOLUCIÓN Nº CNSED 01-2014.

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direcciÓn general del archivo nacional · web viewel señor emilio león, encargado del archivo...

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