digitalizaciÓn una herramienta para la fiscalización
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DIGITALIZACIÓN una herramienta para la
Fiscalización
DIGITALIZACIÓNQUE ES LA DIGITALIZACIÓN
Es el proceso de convertir documentos de papel en imágenes digitales a través de un scanner o cámara digital. Las imágenes obtenidas pueden ser integradas en un sistema de gestión que permita la consulta, recuperación y distribución de las mismas.
DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN
P R O C E S O D E F I S C A L I Z A C I Ó N
Recepción de laCuenta Pública
Planeación y Programación
Cédula de Notificación
Auditoría
Inic
io
Fina
l
Informe a la Legislatura
Publicación
Seguimientode procesosinstaurados
Órganos de control
1 7
6
5
4
3
2
DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN1.- Recepción de cuenta pública
Recepción de laCuenta Pública
Digitalización
1
DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN2.- Planeación y Programación
Digitalización
2Planeación y Programación
Oficio, informandoa Directores
DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN3.- Cédula de Notificación
Digitalización
3
Entidad Fiscalizada
Cédula de Notificación yOrden de Auditoría
DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN4.- Auditoría
4Auditoría
YA ES UN PROCESO DIGITALEN EL SISTEMA RALI
Inic
io
Fina
l
DIGITALIZACIÓNPROCESO DE FISCALIZACIÓN5.- Informe a la legislatura
5
Informe a la Legislatura
Digitalización
Acuse de recibido
DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
El personal dedica del 40% al 60% del tiempo productivo al manejo de documentos.
DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
El 5% de los documentos extraídos de un archivo no regresa al mismo.
DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
Cada documento producido en la empresa genera 19 copias durante su vida útil.
DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
Puede reducir el riesgo de pérdida de documentos ante la eventualidad de un siniestro.
DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
Gasta $20 USD promedio en archivar un documento.
DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
En cualquier momento entre el 3 y el 7% de los documentos están extraviados o mal
archivados.
DIGITALIZACIÓN
Archivo histórico Cuenta Pública Correspondencia
D I G I T A L I Z A C I Ó N
ARCHIVO HISTÓRICO
ARCHIVO HISTÓRICOProceso
Caja de documentosPreparar documento para
digitalizar
Digitalización de documentos
Almacén físico Almacenamiento en Base de Datos
C U E N T A P U B L I C A
C U E N T A P Ú B L I C AProceso
Almacenamiento en Base de Datos
Digitalización de documentos
Recepción de Cuenta Pública
en la ESFE
Entidad Fiscalizadaentrega Cuenta Pública
CORRESPONDENCIA
Diversas Instituciones Diversas Instituciones
Interior de la ESFE
CORRESPONDENCIAProceso
Digitalización de documentos
CorrespondenciaAlmacenamiento en Base de Datos
CUANTO HEMOS DIGITALIZADO
2.8 Millonesfojas
DIGITALIZACIÓN
DISPONIBILIDAD DE LADIGITALIZACIÓN
Archivo HistóricoCuenta Pública
Correspondencia
EN TODO MOMENTO
EN CUALQUIER LUGAR
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN
BUSQUEDADE DOCUMENTOS
INSTANTANEA
a) Ahorro de dinero
b) Aumenta la productividad
c) Mejora el servicio de consulta
d) Cero papel
TIPOS DE ESCANER
Cama Plana Alimentación Múltiple Mixto
Para TransparenciasAéreos para libros
Para planos y mapasgrandes dimensiones
PRIMERA BIBLIOTECA 100% DIGITAL EN EU
Estrena EU su primera biblioteca pública digital: la BiblioTechSe ubica en el condado de Bexar, en San Antonio, Texas, y cuenta con un acervo inicial de 10 mil títulos; las autoridades planean crear sitios complementarios (17 SEP 2013)