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La Digitalización como Herramienta para mejorarla Seguridad de la Información.Por: Marcos Sciarra, Regional Consulting Services Practice Leader- Latin America
Estamos en la era de la explosiónde la información Digital
Cada vez más nos transformamos en Seres Digitales.
La Información Digital crece exponencialmente – IoT, Big Data, Redes Sociales -.
Los ciberataques ponen en el centro de la escena a la Seguridad de la Información.
Aumento de la Inversión en Seguridad de la Información
¿Somos conscientes del volumen y la criticidad de la Información en papel que maneja una Empresa?
de la información que maneja se encuentra en documentos almacenados en papel.
de las tareas típicas de una empresa involucran la búsqueda y distribución de documentos en papel.
95%
90%
30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información en papel para hacer el trabajo.
de la jornada de un trabajador – 35% en promedio –se pierde en gestionando la documentación– buscando, leyendo, cargando o registrándola -.
50%
El papel, un medio sin control
de los documentos generados, nunca vuelven a utilizarse.
del papel impreso termina destrozado al final del día.
85%
45%
15%de los documentos generados en papel, se encuentran mal guardados – o peor, perdidos -.
de todos los documentos que se escanean nacieron de un formato digital.45%
La información en papel cuesta más de lo que podemos imaginarnos
de los beneficios de una empresa se gastan en crear, manejar y distribuir documentos impresos.
le cuesta a una empresa encontrar un documento en papel perdido.
15%
$122
10m2 ocupa el almacenamiento de 100.000 hojas.
costos ocultos como tiempo en desplazarse, burocracia, lentitud de atención al cliente, falta de agilidad, etc.
¿?
Los principales problemas están ligados al riesgo
de la Seguridad de la Información
DOCUMENTOS EN PAPEL
Fuente: IDC White Paper sponsored by Ricoh, “It’s Worse Than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk,” Doc #6352
DOCUMENTOS EN PAPEL
36.2%
Requerimientos de Compliance insatisfechos
30.2%
Pérdida de Empleados Clave
24.9%
Pérdida de Principales Clientes
24.8%
Brechas en IT
20.4%
Hallazgos de Auditoría
19.1%
Crisis en RelacionesPúblicas
75.9%
Las brechas de seguridad por gestionarinformación en documentos en papel:
Las empresas sufren riesgos por gestionarinformación en documentos en papel
La fuga de la información en papel, el riesgo más descuidado en las empresas
de las empresas de tamaño medio de Europa y Norteamérica consideran que la información en papel es un riesgo a la seguridad – esto es más del doble que otras amenazas externas para los contenidos digitales.
asegura haber tenido en el último año al menos una pérdida de datos ocasionada por documentos impresos no protegidos.
62%
de la fuga de información de una empresa sucede por medio del papel impreso; siendo la segunda causa solamente detrás del correo electrónico.
70%
27%
4 de 10
Casos de los espionajes corporativos más renombrados
han involucrado documentos impresos
Big DataMobilityCloud
1 0 1 0 10 0 0 1 00 1 0 0 1
Social
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LA TRANSFORMACIÓN HACIA EL DOCUMENTO DIGITAL
IoT
CAPTURA WORKFLOW SALIDAANALITICOS
La clave: promover procesos impulsados por documentos digitales.
Almacenarlo en un entorno que garantice la Seguridad de la Información: Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad
Incorporar Firma Digital y definir Circuitos de Control de la Información
Securizar las Impresiones: autenticación y control de impresión, auditoría, trazabilidad del documento digital hacia el papel
Capturar el documento y digitalizarlo lo más cercano su origen1°2°
3°4°
La Estrategia: transformar documentos en papel en Documentos Digitales
SCAN
Integrando la Seguridad a la Gestión Documental
PROCESOS DE NEGOCIO
CAPTURAR
Captura de Información
TRANSFORMAR
Procesamientode Información
GESTIONAR
Entrega deInformación
Beneficios del Documento Digital
SEGURIDAD INTEGRALCOSTOSTIME ESPACIO
AGILIDAD ACCESIBILIDADCONTROL
CRECIMIENTO10%Gestión de Clientes
Inefectiva e Ineficiente
68.7%
Evita hacernuevos negocios
60.1%
Prefiere cambiarde proveedor
56.8%
Tiende a hablar mal sobre la empresa
Fuente: IDC White Paper , “Organizational Blind Spot: The Role of
Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth,”
Impacto de una gestión con Documentos Digitales
DOCUMENTODIGITAL
Del documento en papel a la Gestión de la Información basada en Documentos Digitales
¿De quién es la responsabilidad?
De las empresas depositan la responsabilidad final del riesgo en la información en papel en directivos de TI / CSO, y sólo entre el 1% y el 4% en un director de procesos o archivos.
73%
El CSO y TI deben ser actores protagónicos de la transformación hacia Documentos Digitales.
Procesos
Tecnología
Personas
Visión & Propuesta de ValorTRANSFORMACIÓN DE LA GESTION DOCUMENTAL
Clientes desinformados
INFORMACIÓN EN PAPEL
INFORMACIÓN DIGITAL
Clientes empoderados
DIGITAL BUSINESS
DIGITAL EXPERIENCES
Entender Mejorar Transformar Gobernar Optimizar
presente en 198 países y territorios
Líder en gestión de la Información
105,000+ empleados
Ventas por $19 billones
Fundada en 1936
Cert no: FS 33325
Quality Management System
ISO 9001:2008
Cert no: EMS 61761
Environmental
Management System
ISO 14001:2004Cert no: OHS 556746
Occupational Health
& Safety Management System
BS OHSAS 18001:2007
Cert no: IS 85241
'Information & Data Security
Management System
ISO 27001:2005
Una empresa Fortune 500
Ricoh AmericasCorporation
AmericasHeadquarters
Philadelphia, USA
Ricoh Europe PLCEuropean
HeadquartersLondon, UK
Ricoh AsiaPacific Pte Ltd
Asia Pacific& China HQ
Singapore
RicohCompany, Ltd.Global Corporate
Headquarters
Tokyo, Japan
Ricoh Japan Corporation
JapanHeadquarters
Tokyo, Japan
2012, 2014
RICOH Latinoamérica
12 Subsidiarias
21 Distribuidores+2000 dealers
+3,000Empleados directos
+1,000 profesionales de servicios
2 Centros de distribuciónPanamá y Uruguay
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