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DEPÓSITO DE CUENTASDIEZCON
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Las cuentas anuales de ejercicios contables adaptados al PGC 2007 se ajustarán a lo establecido en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, en las que se aprobaron los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, así como a la modificación publicada en la Resolu-ción de 28 de febrero de 2011 (BOE 14/03/2011), de la Dirección General de los Registros y del Notariado.
El depósito de cuentas debe realizarse un mes después de haberse firmado el acta de aprobación de las cuentas anuales, al existir el plazo de seis meses para la celebración de la junta ordinaria que apruebe las cuentas, se suele realizar el depósito durante el mes de julio.
Esta obligación mercantil es la que se puede generar de forma automatizada con el módulo contable ‘Depósito de cuentas’ tanto:
Formato papel. Para su presentación impresa en el registro mercantil.
Formato digital. Para su presentación en soporte magnético en el registro mercantil.
Formato telemático. Para remitir al Registro competente las cuentas de forma telemática.
Con la instalación de este módulo se incorpora un nuevo menú en el programa contable, así como un botón en la ficha de la sociedad, en el apartado de Datos Generales.
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Datos Empresa
En la ficha de la misma se activará un botón de Cuentas Anuales donde se deberá grabar los datos de inscripción en el Registro Mercantil, la forma de Administración y la descripción del objeto social. Los campos de certificación y memoria se deben rellenar únicamente si el usuario usa plantillas personalizadas.
Desde la pantalla de Socios y Cargos, se debe cumplimentar las personas que según la marca indicada rellenarán diferentes apartados en la presentación de las cuentas:
• Administrador. Se indicarán los administradores de la sociedad que posteriormen-te se visualizarán en la Certificación y Declaración Medioambiental.
• Secretario. Aparecerá en la Certificación como Secretario de la Junta.
• Presidente. Al igual que el punto anterior aparecerá en la Certificación como Presidente de la Junta.
• Presentante. Se debe señalar con esta marca al Presentante que realiza la solicitud en la Instancia de Presentación.
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Datos Anuales
En este apartado del menú Cuentas Anuales, definimos el formato de cuentas y el tipo de presentación que vamos a tramitar en el Registro Mercantil.
El resto de datos están agrupados en función de los documentos en los que aparecen:Cuentas Anuales, entre los que destacan los datos de personal, el número de páginas u otras características del ejercicio.
Certificación, las diferentes fechas que aparecen la misma así como la distribución de resultados.
Memoria, los datos correspondientes al capital social, se arrastran entre ejercicios. Por otras parte también carga automáticamente el dato de saldo de PyG / Resultado contable después de impuesto [129] y el importe de Impuesto de Sociedades [630].
IMPORTANTE: En el caso de adjuntar documentos que no genera de forma estándar el programa hay que indicar en esta pantalla el número de páginas que se presentan al Registro.
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Certificación
• Se genera en Word
• Se puede modificar directamente el documento generado
• Se pueden grabar modelo personalizado para usarlo en todas las empresas
Para crear estas plantillas, accedemos al apartado de cuentas anuales dentro de la ficha de empresa escribimos el nombre de nuestra plantilla picamos en modificar y después de esto se nos abre el documento Word modificamos o añadimos lo que deseamos y después de esto en cada empresa que indiquemos ese nombre la aplicación utilizará dicho documento.
Las variables que utiliza este informe son:
*ADMIN* Administradores [EMPRESA]
*FORADM* Forma administración [EMPRESA]
*NOMEMP* Nombre empresa [EMPRESA]
*DIR*, *POB*, *PRO* Dirección Empresa [EMPRESA]
*NIF* N.I.F. [EMPRESA]
En este apartado, se puede obtener la certificación tanto en formato estándar como en formato personalizado. Es importante señalar en la pantalla anterior el formato de plan que se usa así como el tipo de presentación que se va a realizar en el depósito ya que dependiendo de ello se ajustarán los textos para indicarlo.
El primero de ellos se genera, según los modelos estándares y cumpliendo con la normati-va sobre este apartado prevista en el Plan General Contable. Se genera de forma automá-tica, en formato PDF y no se puede realizar ninguna modificación sobre el documento. Sin embargo, damos la posibilidad de que el usuario la personalice partiendo de la misma plantilla que el anterior y con las siguientes ventajas:�
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*FECJUN* Fecha Junta General [DATOS CIERRE]
*PRESI* Presidente [DATOS CIERRE]
*SECRE* Secretario [DATOS CIERRE]
*EJER* Ejercicio Contable [DATOS CIERRE]
*NUMHOJ* Numero Hojas de la cuentas anuales [DATOS CIERRE]
*RESULT* Resultado del Ejercicio [DATOS CIERRE]
*FECEMI* Fecha de emisión de la Certificación [DATOS CIERRE]
TABLA RESULTADOS compuesta por: [DATOS CIERRE]
A reserva legal ............................................................ *ARESLEG*
A reserva por fondo de comercio ............................. *FONDOCOM*
A reservas especiales................................................. *ARESESP*
A reservas voluntarias ................................................ *ARESVOL*
A dividendos ................................................................ *ADIV*
A remanente y otros ................................................... *AREM*
A compensación de pérdidas de ej. Anteriores ...... *ACOM*
TOTAL: *TOTDIS*
IMPORTANTE. Los documentos los podemos generar cada uno por individual en la pantalla creada para ellos o por el contrario de forma conjunta en el apartado de presentación de cuentas.
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Memoria
La memoria es uno de los documentos que integran las cuentas anuales, y tiene la función de completar, ampliar y comentar la información contenida en los documentos restantes. Por lo tanto, todas las empresas obligadas a presentar contabilidad deberán presentar este documento, la memoria, para aclarar determinados hechos y circunstancias que no pueden resumirse con el importe de una partida.
De la misma forma que hemos comentado anteriormente con la certificación con este do-cumento nos encontramos también con memoria estándar o personalizada. La primera de ellas se genera en formato PDF y no puede modificarse, por el contrario la personali-zada:
• Se genera en Word
• Se puede modificar directamente el documento generado
• Se pueden grabar modelo personalizado para usarlo en todas las empresas
Las variables utilizadas son:
*NOMEMP* Nombre empresa [EMPRESA]
*DIR*, *POB*, *PRO* Dirección Empresa [EMPRESA]
*NIF* N.I.F. [EMPRESA]
*TIPSOC* Forma jurídica [EMPRESA]
* FECCON* Fecha constitución [EMPRESA]
*REGIS* , *TOMO*, *FOLIO* y *HOJA* Datos registro mercantil [EMPRESA]
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*NOMACT* ACTIVIDAD [EMPRESA]
*OBJETO* Objeto social [EMPRESA]
*NUMACC* Numero de acciones [EMPRESA]
*VALNOM* Valor nominal acciones [EMPRESA]
SITUACIÓN FISCAL [DATOS CIERRE]
Resultado contable después de impuesto ............... *PYG*
Impuesto sobre Sociedades ......................................*IMPSOC*
Resto de ajustes extracontables ................................*AJUSTE*
Compensación bases imponibles negativas ........... *CAS547*
Base imponible del ejercicio ......................................*CAS552*
Después de tener la memoria, pasamos a completarla con los anexos, accediendo a Depósito de Cuentas / Memoria / Anexos:
[3] Aplicación de resultados
[5] Inmovilizado
[6] Activos financieros
[7] Pasivos financieros
[10/11] Ingresos y gastos / Subvenciones
[12] Operaciones con partes vinculadas
[13] Otra información
[14.1] Información sobre medioambiente
[14.2] Información gases efecto invernadero
[15] Aplazamiento de pago a proveedores
En cada pantalla ya estarán adaptadas las casillas al tipo de plan contable que tenga la sociedad. Se podrá obtener cada anexo por individual en la pantalla que tiene cada uno de ellos, o por el contrario conjunta con la opción que detallamos a continuación.
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Generación de Cuentas
Finalmente desde esta pantalla pasamos a obtener el depósito de cuentas. Se debe indicar el ejercicio y el tipo de presentación que se va a realizar, así como los documentos que incluimos en la presentación indicándolo con la correspondiente marca.
Los documentos de dicha pantalla están agrupados en dos bloques:
a) Cuentas anuales:
i. Solicitud de Presentación e Identificación de la Empresa; se cumplimentan con los datos introducidos en la ficha de la empresa y en Depósito de cuentas/Datos de cierre.
ii. Declaración Medioambiental; la aplicación indicará si existe o no existe alguna partida de naturaleza medioambiental en este documento dependiendo de si se ha grabado o no el anexo 14.1 “Información sobre Medio Ambiente”.
iii. Modelo de Autocartera; se genera para el caso de no haber realizado durante el presente ejercicio operación alguna sobre acciones/participaciones propias.
iv. Balance de Situación, cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Cambios de Patrimonio; estos tres últimos documentos tenemos que tenerlos previamente grabados dentro del menú de Listados, si no es así la aplicación nos avisará.
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b) Documentos:
En este apartado se emiten la Certificación y la Memoria, tanto las estándar como las personalizadas. Nos aparecerán marcados todos los Anexos de la Memoria que previamente tengamos grabados pudiendo elegir los que se quieren emitir.
En la pantalla de generación de cuentas encontramos, siempre y cuando genere-mos la memoria Standart, la posibilidad de numerar las páginas de nuestro depósi-to de cuentas.
Una vez seleccionados los documentos a presentar pulsando sobre el icono superior obtendremos el depósito que se puede seleccionar en formato papel, digital o telemático:
�Presentación en papel. Nos generará un pdf que posteriormente podemos guardar o imprimir directamente.� Presentación digital o telemática. Genera el correspondiente archivo para su posterior importación en el programa de Depósito Digital D2 del Colegio de Regis-tradores. Para ello es necesario indicar la ruta donde se guardarán en Definicio-nes / Parámetros en la pestaña de Parametrización en el apartado de Libros electrónicos o directamente en la pantalla.
Pulsando sobre el icono de la parte superior izquierda se generará un archivo.zip con el nombre de la base de datos y el ejercicio que se presenta, conteniendo el depósito con los formatos necesarios para su captura en el D2.
Para realizar esta importación dentro del D2, en la propia pantalla de selección del depósito digital se debe pulsar sobre el botón de “Importar y validar huella” apare-ciendo a continuación una ventana en la que se debe seleccionar la opción de importar el fichero de tipo ZIP anteriormente guardado.
La diferencia entre la presentación digital o telemática en la aplicación se visualizará en la certificación donde se hace referencia a qué tipo de depósito se realiza. En este caso la certificación se deberá generar desde la pantalla de Certificación.