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Elaborado:11/01/13Control:ALM-001Manual de Funciones y ProcedimientosPgina13 de 14

Almacenero de Obra

MANUAL DE FUNCIONES DEL ALMACENERO DE OBRA

DIAR INGENIEROS

ENERO, 2013

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico en las empresas, el Almacn es una de las funciones que acta en el abastecimiento y la distribucin de materiales, constituyndose en una de las actividades clave para el funcionamiento de la empresa1. OBJETIVOEstablecer de manera especfica las funciones y procedimientos que deber cumplir el Almacenero de Obra, quien es responsable de la gestin y control del Almacn de la Obra con la mayor eficiencia y eficacia posible.

2. ALCANCEAplica para todas las obras que sean ejecutadas por DIAR INGENIEROS que cuenten con un Almacn de Obra y tengan un Almacenero formalmente designado.

3. RESPONSABILIDADEl Almacenero de Obra tiene la responsabilidad ineludible de asimilar este documento, conocerlo de memoria y llevarlo a la prctica de manera invariable y sin excepciones. Tambin es responsabilidad conjunta de la Gerencia General, Gerencia de Logstica, Controler y Jefatura de Almacn Central la difusin, capacitacin y entrega de este manual a todos los Almaceneros de Obra.

DIAR INGENIEROS ha establecido como poltica de empresa una capacitacin trimestral para todos los Almaceneros de Obra en temas de Seguridad, Gestin de Almacenes y sobre todo la retro-alimentacin que ellos puedan tener para la mejora u optimizacin de las polticas y procedimientos de la empresa en Obra. Esta capacitacin ser coordinada con 02 semanas de anticipacin por el Jefe de Seguridad.

4. LINEA DE MANDOEn la organizacin funcional de DIAR INGENIEROS, el Almacenero de Obra es designado con la debida anticipacin por el Jefe de Almacn Central en conjunto con el Gerente de Operaciones.

REPORTA A: Jefe de Almacn Central Ingeniero Residente de Obra

COORDINA CON: rea de Operaciones, Controler Asistente de Planificacin y Control Jefes de Lnea de las distintas especialidades

5. CONDICIONES DE CONTROLLos mecanismos operativos de control de DIAR INGENIEROS se llevan a cabo bajo la modalidad de Visitas sorpresas de Auditoria e Inspeccin a las Obras, las cuales pueden ser ejecutadas en cualquier momento por cualquiera de las siguientes reas: Controler, Almacn Central y Gerencia General.

Es requisito indispensable para un buen resultado de la visita de inspeccin que el Almacenero de Obra mantenga la totalidad de sus registros actualizados al da y correctamente archivados e identificados en los files correspondientes. Es igual de importante que el Almacenero de Obra demuestre un profundo conocimiento y manejo de memoria de la informacin ya que en todo momento se evaluar su habilidad y rapidez para gestionar la informacin del almacn a su cargo.

Las visitas realizadas por el Controler tendrn como resultado una escala de calificacin con la cual se evaluar la calidad del trabajo que est realizando el Almacenero de Obra: (1) Muy inferior a calidad exigida. (2) Inferior a la calidad exigida. (3) En la Calidad exigida. (4) Superior a la calidad exigida. (5) Muy superior a la calidad exigida.

En cada visita de control formal, el Almacenero deber firmar y colocar su huella digital en el Checklist de Inspeccin de Almacn de Obra, que el Controler confeccionar a partir de lo observado y revisado.

6. GLOSARIO DE TERMINOS USADOS EN ESTE MANUAL

A.Central: Almacn Central de la Empresa.

A.Obra: Almacn de la Obra donde trabaja el Almacenero.

BPA: Buenas prcticas de Almacenaje. Instructivo entregado por la empresa a cada Almacenero.

Control de Stocks (Excel): Hoja de Clculo en MS Excel proporcionada por la empresa para el control automtico de los ingresos y salidas de materiales en la obra.

File: Archivador de palanca fsico para almacenar los documentos que correspondan. Este debe encontrarse correctamente forrado y rotulado.

J.A.Central: Jefe del Almacn Central.

EMail: Correo electrnico.

O/C: Orden de Compra generada a favor del Proveedor por el rea de Compras/Logstica de DIAR INGENIEROS y enviada a A.Central, quien verifica y remite la misma a A.Obra para su conocimiento respectivo. La O/C corresponde a un Pedido realizado.

Proveedor: Empresa / Persona tercera que mediante orden de compra puesta por DIAR INGENIEROS, entrega los materiales directamente en obra.

7. EQUIPAMIENTO MINIMO REQUERIDO

DIAR INGENIEROS facilitar los equipos mnimos requeridos para la instalacin del Almacn de Obra. Estos equipos se encontrarn bajo custodia del Almacenero de Obra y ser el quien garantice la correcta instalacin y funcionamiento de los mismos:

02 Casetas prefabricadas, de madera o metal, destinadas para la oficina y almacn. 02 Computadoras (Ing. Residente, Almacenero de Obra). 02 Estabilizadores de corriente y/o UPS (uno para cada computadora). 01 Impresora (Oficina de Ingeniera). 01 Escner (Oficina de Ingeniera). 02 Escritorios (Ing. Residente, Almacenero de Obra). 04 Sillas (02 Ing. Residente, 02 Almacenero de Obra). 02 Estantes de madera para archivo de documentos (Ing. Residente, Almacenero de Obra).

8. FUNCIONES GENERALES:

Las funciones del Almacenero inician cuando este ingresa formalmente a trabajar al Almacn de la Obra, realizando un inventario de los materiales y herramientas existentes. Responsabilizarse y administrar el inventario existente en la obra a la cual a sido asignado. Controlar eficientemente las entradas y salidas de materiales asegurndose que exista en todo momento el documento sustentatorio correspondiente. Llevar un control detallado de los cables elctricos que sean entregados a campo. Supervisar que los pedidos se realicen de acuerdo a la programacin de materiales. Devolver de manera oportuna a A.Central los saldos de materiales. Remitir oportunamente va eMail la informacin solicitada por la oficina central. Realizar eficientemente y sin demoras los Inventarios Fsicos Mensuales. Cumplir en todo momento con los estndares de orden y limpieza descritos en las BPA. Asistir a la charla de seguridad en obra que se tenga programada en los horarios establecidos. Asistir a dems capacitaciones que la empresa convoque en los horarios designados. Las funciones del Almacenero de Obra concluyen con la devolucin total de los materiales y herramientas asignadas a la obra una vez que haya concluido la misma, o en caso contrario, cuando por designacin de la empresa, es destacado a otra obra o funcin encomendada.

9. FUNCIONES ESPECFICAS:

9.1 Construccin de oficinas e instalacin / traslado9.2 Custodia y cuidado de materiales9.3 Control de mltiples especialidades9.4 Ingreso fsico de materiales 9.5 Salida fsica de materiales 9.6 Registro en Excel de documentos de entrada y salida 9.7 Revisin de vales de salida de materiales 9.8 Control de stocks de materiales (Excel)9.9 Envo de stocks actualizado de materiales9.10 Control de cables por zona / circuito 9.11 Control de herramientas y equipos9.12 Transferencia de herramientas y materiales entre obras9.13 Generacin y seguimiento de pedidos de materiales9.14 Control de pedidos pendientes por completar9.15 Tareo de asistencia diaria 9.16 Planilla de asistencia semanal9.17 Inventario fsico mensual de materiales y herramientas 9.18 Inventario por cambio de almacenero9.19 Cierre de almacn9.20 Orden y limpieza del almacn9.21 Control de calidad9.22 Uso y control de EPPs9.23 Seguridad y prevencin de riesgos

9.1. CONSTRUCCION DE OFICINAS E INSTALACION / TRASLADO Coordinar con el Ing. Residente la ubicacin fsica inicial y el espacio asignado donde se debern armar las oficinas y el almacn. Coordinar con el Maestro de Obra la asignacin del personal necesario para el apoyo del armado de las casetas pre-fabricadas para las oficinas y el almacn. Armar la estantera y mesas de trabajo necesarias con los andamios y tablones que la empresa proporcione, garantizando que la estructura levantada sea fcilmente desmontable. Garantizar que la disposicin fsica de muebles y equipos, as como las instalaciones elctricas del A.Obra cumplan con los estndares de calidad de la empresa. Anticipar en todo momento el posible cambio de ubicacin fsica del A.Obra debido a los avances de trabajo de la Obra civil, coordinando con antelacin con el Ing. Residente que el nuevo espacio fsico asignado sea el adecuado para cumplir con los estndares de seguridad y almacenamiento requeridos por la empresa. Informar al J.A.Central la fecha exacta del traslado a fin de que no se realicen envos ese da. Realizar el cambio de ubicacin fsica cuando llegue el momento de hacerlo, coordinando con el Maestro de Obra el apoyo del personal de campo necesario para el traslado fsico de la estructura pre-fabricada, material, herramientas y equipos. Concluir el traslado del almacn con un inventario fsico de los materiales de mayor valor, informando por eMail al Ing. Residente y al J.A.Central acerca de las diferencias existentes.

9.2. CUSTIDIA Y CUIDADO DE MATERIALES Responsable directo de los Materiales, Herramientas y Equipos que se encuentren en A.Obra Coordinar con el Ing. Residente la necesidad de contar con un elemento de seguridad para el resguardo nocturno de los materiales y equipos que por motivos de espacio estn ubicados fuera del A.Obra, inclusive en diferentes zonas o reas fsicas. Visitar varias veces durante el da las zonas externas donde se encuentren almacenados los materiales, verificando la correcta implementacin de las medidas de seguridad tomadas. Coordinar con el Maestro de Obra que los trabajadores sigan los procedimientos adecuados para el pedido de materiales almacenados fueran de almacn, a fin de evitar problemas de desaparicin. Est prohibido la custodia de materiales, herramientas y equipos que no sean propiedad de DIAR.

9.3. CONTROL DE MULTIPLES ESPECIALIDADES Separar los materiales en espacios fsicamente diferentes, uno por cada especialidad, cuando en la obra se maneje ms de una: ELECTRICA, SANITARIA, SCI, etc. Esto facilitar la toma de inventario fsico y evitar confusiones. Garantizar que los materiales de cada especialidad no se mezclen entre s. Verificar que A.Central enve los materiales en guas separadas, por cada especialidad Mantener los espacios de cada especialidad adecuadamente sealizados Cotejar que A.Central enve archivos independientes del mdulo de Control de Stocks (Excel), uno por cada especialidad que se trabaje en la obra. Administrar de manera independiente la informacin en el mdulo de Control de Stocks (Excel) segn la especialidad que corresponda.

9.4. INGRESO FISICO Y CUSTODIA DE MATERIALES

a. Ingreso de Materiales provenientes de A.Central Al tomar conocimiento de la llegada de la mvil se deber realizar las coordinaciones necesarias con la debida anticipacin con el Ing. Residente, Maestro de Obra y PDR a fin de contar con todas las autorizaciones a tiempo y proceder con una rpida descarga de la mvil y evitar el retraso en otras entregas. Precisar al Maestro de Obra el volumen, peso y cantidad del material a descargar para que proporcione el apoyo del personal necesario para el traslado de los materiales desde la mvil hasta el almacn de obra. Recepcionar los materiales y herramientas enviados por A.Central verificando que estos se encuentren en buen estado y funcionamiento.

CONTINGENCIA POR MAL ESTADO Cuando se identifiquen materiales en mal estado, estos NO se debern aceptar, procedindose a la devolucin de los mismos.

Realizar en ese instante, con ayuda del conductor de la mvil, el conteo de verificacin fsica de los materiales, a fin de validar las cantidades que figuren en la gua de remisin. Verificar con la copia impresa del Pedido de Materiales, si este est siendo atendiendo de manera total o parcial.

CONTINGENCIA POR DIFERENCIAS Cuando existan diferencias entre el fsico recibido vs. la gua de remisin se deber identificar si estas se produjeron por: A) Error de digitacin en la cantidad enviada. B) Materiales en mal estado. Cuando se deba a un error de digitacin o materiales devueltos por mal estado, se deber anotar las cantidades correctas a manuscrito, en el original y copia de la gua, colocando la fecha, hora y firma respectiva. Tambin se anotarn estas cantidades en la Hoja de Pedido a fin de realizar el seguimiento de estos pendientes. Llamar inmediatamente al J.A.Central e informar de lo sucedido, segn el caso respectivo. Formalizar esta contingencia enviando un eMail al J.A.Central detallando lo sucedido y anotando los materiales y las diferencias ocurridas.

CONTINGENCIA POR PENDIENTES POR COMPLETAR Cuando existan diferencias entre la gua de remisin vs. el Pedido enviado por el Ing. Residente, se deber identificar si estas se deben a materiales pendientes por completar. Actualizar a manuscrito en la hoja del Pedido las cantidades no atendidas cada vez que se produzca un ingreso de materiales. Identificar si el pedido fue atendido total o parcialmente a fin de realizar el seguimiento.

Almacenar los materiales adecuadamente en las ubicaciones que corresponda y de acuerdo con la poltica de calidad y seguridad de la empresa. Archivar las guas de remisin de A.CENTRAL en el file correspondiente y de manera cronolgica, desde la ms antigua hasta la ms reciente.

b. Ingreso de Materiales provenientes del Proveedor Al tomar conocimiento de la llegada del proveedor deber informar al Ing. Residente sobre la llegada del material. Coordinar con el Maestro de Obra el volumen, peso y cantidad del material para que proporcione el apoyo del personal necesario para el traslado hasta el almacn de obra. Recepcionar los materiales enviados por el Proveedor, verificando visualmente y de manera detallada que estos se encuentren en buen estado, sean de primera calidad y sean realmente los requeridos.

CONTINGENCIA POR MAL ESTADO / NO SEAN LOS REQUERIDOS Cuando se identifiquen materiales en mal estado o que no cumplan con las especificaciones requeridas, NO debern ser aceptados, procedindose a la devolucin de los mismos.

Verificar que las cantidades que figuran en la gua del Proveedor correspondan a la O/C que A.Central remiti en su momento. Tener a la mano la Hoja de Pedido para cotejar la atencin total o parcial del mismo. Realizar el conteo de verificacin fsica de los materiales, a fin de validar las cantidades que figuren en la gua de remisin del Proveedor.

CONTINGENCIA POR DIFERENCIAS Cuando existan diferencias entre el fsico vs. la gua de remisin se deber identificar si estas se produjeron por: A) Error de digitacin en la cantidad enviada. B) Materiales en mal estado. Cuando se deba a un error de digitacin o materiales devueltos por mal estado, se deber anotar las cantidades correctas a manuscrito, en el original y copia de la gua, colocando la fecha, hora y firma respectiva. Tambin se anotarn estas cantidades tanto en la O/C como la Hoja de Pedido a fin de realizar el seguimiento de estos pendientes. Llamar inmediatamente al J.A.Central e informar de lo sucedido, segn el caso respectivo. Formalizar esta contingencia enviando un eMail al J.A.Central detallando lo sucedido y anotando los materiales y las diferencias ocurridas.

CONTINGENCIA POR PENDIENTES POR COMPLETAR Cuando existan diferencias entre la gua de remisin vs. la O/C enviada por A.Central se deber identificar si estas se deben a materiales pendientes por completar. Actualizar a manuscrito tanto en la O/C como en el Pedido las cantidades no atendidas cada vez que se produzca un ingreso de materiales. Identificar si el pedido fue atendido total o parcialmente a fin de realizar el seguimiento.

Almacenar los materiales adecuadamente en las ubicaciones que corresponda y de acuerdo con la poltica de calidad y seguridad de la empresa.

CONTINGENCIA POR MATERIALES NUEVOS Cuando los materiales que se ingresen al Control de Stocks (Excel) no existan en el mismo, se deber a que estos son nuevos. Identificar los materiales nuevos que no puedan ser ingresados y cargarlos en Control de Stocks (Excel) en la opcin correspondiente. Generar el archivo Excel de materiales nuevos y enviarlo por Email tanto al J.A.Central como al Responsable del Registro de Documentos del A.Central a fin de que procedan a la carga de los nuevos materiales a la base de datos. Recepcionar y actualizar en el Control de Stocks (Excel), la nueva base de datos de materiales con los cdigos nuevos ya ingresados. Esta base de datos la enviar el J.A.Central dentro de las 24 horas siguientes. Regularizar inmediatamente en el Control de Stocks (Excel), el ingreso pendiente de los materiales nuevos.

Archivar las guas de remisin del Proveedor en el file correspondiente y de manera cronolgica, desde la ms antigua hasta la ms reciente. Enviar ese mismo da por eMail, el escaneo de la gua de remisin del Proveedor al J.A.Central y al Responsable del Registro de Documentos del A.Central. No cumplir con este envo en el momento indicado, ser considerado como falta moderada ya que afecta directamente la gestin contable de la empresa. Considerar que si el Proveedor deja dos guas en A.Obra (CLIENTE, SUNAT), una de ellas (CLIENTE) deber ser enviada fsicamente a A.Central con el conductor de la mvil la siguiente vez que ste pase por la obra. Considerar que si el Proveedor deja slo una gua en A.Obra, esta slo deber ser archivada en A.Obra. En cualquier caso siempre quedar una copia en A.Obra archivada fsicamente.

c. Ingreso de Materiales provenientes de Campo (devolucin) Recepcionar los materiales no usados o sobrantes devueltos por los trabajadores de la obra, verificando visualmente que estos se encuentren en buen estado. Preparar el Vale correspondiente de manera clara y legible y hacerlo firmar por el trabajador. Est prohibido que el trabajador sea quien confeccione el vale. Almacenar los materiales adecuadamente en las ubicaciones que corresponda. Ingresar los vales de devolucin al Control de Stocks (Excel) luego de culminar la recepcin fsica. Est prohibido que el ingreso se realice al da siguiente. Archivar los vales de devolucin en el file correspondiente y de manera cronolgica, desde el ms antiguo hasta el ms reciente.

9.5. SALIDA FISICA DE MATERIALES Entregar al Ing. Residente, Maestro y Capataz la lista impresa de los principales materiales que se usan en obra, a fin de estandarizar los nombres correctos y evitar errores de escritura. Pegar en lugar visible, en la pared externa del almacn, la relacin de materiales usados en obra, para que todos los trabajadores identifiquen los nombres correctos de los materiales. Actualizar las listas cada vez que ingrese un nuevo material a obra. Instruir permanentemente al personal que el horario de salida de materiales de almacn se realizar en tres turnos al da. Fuera de este horario, almacn de obra permanecer cerrado.

Turno 1: 7am a 10am Turno 2: 1pm a 2pm Turno 3: 5pm a 6pm

a. Salidas a Campo Para efectos de un adecuado control y rpida entrega de materiales, cada Capataz (jefe de grupo/cuadrilla) contar con un talonario de Vales proporcionado por el Maestro de Obra. El Capataz sern quien llene el vale de salida con la relacin de materiales que requerir para la ejecucin de los trabajos de su equipo. En el caso de cables, se debern registrar en un vale slo de cables, sin escribir otros materiales, ya que estos vales se archivarn en su propio file, independiente del resto. Considerar tambin para el caso de cables, que el Capataz deber consignar de forma clara y legible en el campo observaciones la Zona y Circuito donde ser instalados. Cada vale llevar el nombre legible y firma del Capataz, as como la lnea diagonal de cierre que servir para evitar que se agreguen materiales a los ya escritos por este. Promover el orden entre los trabajadores que se acerquen a requerir sus materiales. Est prohibido que el Almacenero sea quien llene el vale, o acepte vales sin el nombre legible y firma del Capataz. Tampoco se aceptarn vales con correcciones o enmendaduras. Entregar los materiales recibiendo a cambio el vale de salida correspondiente. No se entregar ningn material que no cuente con la respectiva firma del Capataz en el vale. Archivar los vales de salida en el file correspondiente, considerando un file aparte para los cables. Se debern guardar de manera cronolgica, del ms antiguo al ms reciente.

a. Salidas a Almacn Central (devolucin) Rotular y ubicar los materiales a devolver a A.Central en la zona correspondiente: zona de devolucin. Todos los materiales que se encuentren en esta zona debern estar ya ingresados al Control de Stocks (Excel). Llamar telefnicamente al J.A.Central para informar sobre la devolucin a realizar y solicitar el envo de la mvil correspondiente con el documento formal de Gua de Remisin. Enviar por eMail al J.A.Central el archivo Excel con la relacin detallada de materiales a devolver, a fin de que este ordene la impresin de la gua de salida. A fin de evitar robos en los materiales que se recojan, est prohibido enviar a A.Obra Guas de Remisin en blanco. Todas deben salir de A.Central impresas por computadora con la relacin de materiales a devolver enviados por el Almacenero de Obra. Al tomar conocimiento de la llegada de la mvil se deber realizar las coordinaciones necesarias con la debida anticipacin con el Ing. Residente, Maestro de Obra y PDR a fin de contar con todas las autorizaciones a tiempo y proceder con una rpida carga de la mvil para evitar el retraso en otras entregas. Precisar al Maestro de Obra el volumen, peso y cantidad del material a devolver para que proporcione el apoyo del personal necesario para el traslado de los materiales desde el almacn de obra hasta la mvil. Cuando la mvil est en obra, se deber requerir al conductor la Gua de Remisin impresa por computadora. Cuando exista algn material que ya no vaya a ser retirado de Almacn de Obra, este deber ser tachado de la Gua de Remisin. En estos casos el Almacenero deber colocar a manuscrito una nota al final de la gua indicando los materiales que ya no se devolvern. Esta nota deber llevar el nombre legible del almacenero, as como su firma y fecha. Cargar la mvil con el material a devolver, verificando con el conductor que estos coincidan con la Gua de Remisin que se usar para este fin. Archivar la Gua de Remisin en el file correspondiente y de manera cronolgica, desde el ms antiguo hasta el ms reciente.

9.6. REGISTRO EN EXCEL DE DOCUMENTOS DE ENTRADA Y SALIDA Mantener diariamente actualizado los saldos de materiales en obra, a travs del registro oportuno de los documentos de entradas y salidas (Vales, Guas de Remisin de Almacn Central y Guas de Proveedor) en el mdulo de Control de Stocks (Excel). Estos registros debern realizarse el mismo da en que se haya movido el material. Est prohibido que se realicen al da siguiente o posteriormente. En el caso especfico de los vales por salida de cables a campo, se deber registrar la zona y circuito donde sern instalados. El uso y operatividad de esta herramienta informtica se detallan en el Instructivo Gua del Usuario del mdulo de Control de Stocks (Excel). No contar con los saldos diariamente actualizados en esta herramienta constituye una falta grave.

9.7. REVISIN DE VALES DE SALIDA DE MATERIALES Entregar al Ing. Residente todos los das a las 4pm, la copia de los vales de salida a campo de materiales y cables, a fin de que firme y selle cada uno de ellos y lleve el control detallado del consumo de los materiales que se mueven diariamente en la obra. Despus de revisar y firmar los vales, el Ing. Residente los devolver al Almacenero para que este proceda a su archivamiento respectivo.

9.8. CONTROL DE STOCKS DE MATERIALES Verificar permanentemente el stock de materiales y garantizar que las cantidades fsicas correspondan a lo que figura en el mdulo de Control de Stocks (Excel). Realizar permanentes coordinaciones con el Ing. Residente y el Maestro de Obra a fin de controlar la correcta cantidad de materiales en almacn, garantizando en todo momento que estos no se queden sin stock ni se cuente con excesos que no se utilizarn en el corto plazo. Reutilizar en lo posible, sin perjuicio de la calidad entregada al cliente, los materiales ya usados, retazados y retirados.

9.9. ENVIO DEL STOCK ACTUALIZADO DE MATERIALES Enviar al Ing. Residente va eMail, los das MARTES y VIERNES al finalizar el da, el stock actualizado de los materiales en obra, utilizando el mdulo de Control de Stocks (Excel).

9.10. CONTROL DE CABLES POR ZONA / CIRCUITO Apoyar la gestin del Ing. Residente en cuanto al adecuado uso, consumo y control de cables. Entender de manera clara que la adecuada gestin de cables constituye uno de los elementos fundamentales que afecta directamente el resultado econmico de la obra. Enviar al Ing. Residente va eMail, los das MARTES y VIERNES al finalizar el da, junto con el Stock Actualizado de Materiales, el archivo Excel de Control de Cables por Zona / Circuito. Coordinar con el Maestro de Obra o Ingeniero Residente el inicio del peinado de los tableros a fin de verificar que las retaceras sean devueltas al almacn. Demostrar pro-actividad en su gestin, informando al Ing. Residente y Maestro de Obra cuando observe consumos irregulares de cables o duplicidad en la instalacin de Zonas / Circuitos.

9.11. CONTROL DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS Responsabilizarse del cuidado y funcionamiento de herramientas y equipos que estn en A.Obra. Inspeccionar visualmente las herramientas cuando ingresen de A.Central, detectando un posible mal estado o falla de la misma. Ya en A.Obra, realizar una revisin detallada de la herramienta a fin de confirmar que esta se encuentra en buen estado y correctamente operativa. Evitar en todo momento que una herramienta en mal estado o mal funcionamiento salga a campo. Se considera falta moderada si el Almacenero deja que esto suceda. Controlar diariamente el uso de las herramientas llenando el Formato de Control de Herramientas cada vez algn trabajador las requiera para sus actividades diarias, consignando la hora de entrega y la hora de devolucin. En cada caso se deber hacer firmar al trabajador. Est prohibido que el trabajador sea quien complete el formato.

CONTINGENCIA POR MAL ESTADO O PRDIDA El mal estado de herramientas puede deberse a tres razones: A) Desgaste por antigedad o uso continuo. B) Mal uso, mala aplicacin de procedimiento de trabajo. C) Accidente fortuito Devolver rpidamente las herramientas a A.Central cuando en la revisin detallada en A.Obra se detecte el mal estado, funcionamiento de la misma. Informar al Ing. Residente y Maestro. Formalizar esta contingencia enviando un eMail al J.A.Central con el detalle de lo sucedido. Informar inmediatamente al Ing. Residente cuando un trabajador haya perdido la herramienta o la devuelva en mal estado / funcionamiento, a fin de que este realice una inmediata y rpida investigacin (el mismo da) para determinar la causa real de lo sucedido. Redactar el informe correspondiente a la conclusin del Ing. Residente y enviarlo por eMail al J.A.Central. En caso exista responsabilidad del trabajador el J.A.Central coordinar con la Gerencia de Operaciones las sanciones correspondientes y la forma de devolucin. Est totalmente prohibido que el trabajador haga devoluciones de herramientas directamente a la obra para reponer la falta cometida. De ser encontrado responsable, deber seguir el procedimiento formal a travs del Jefe de Seguridad de la Empresa y el J.A.Central. A.Obra proceder inmediatamente con la devolucin de la herramienta daada a A.Central. Esta devolucin se realizar en la misma Nota de Salida que se utiliza para los materiales.

Educar a los trabajadores, controlando siempre que las herramientas sean devueltas en el mismo estado de limpieza y funcionamiento que la recibieron. Es responsabilidad del Almacenero si las herramientas sufren deterioro por falta de cuidado y suciedad. Ser falta moderada. Est prohibido que devolver una herramienta sucia al A.Central. Ser falta moderada. Realizar el arqueo diario de herramientas a fin de verificar que todas hayan sido devueltas por los trabajadores a quienes se entregaron. Velar en todo momento por la permanencia de las herramientas en la obra. Est totalmente prohibido el prstamo o alquiler de las herramientas de la empresa a los trabajadores o a terceros. Cuidar estrictamente que las herramientas, equipos y materiales enviados a Campo se empleen solamente para los trabajos asignados a la empresa. Cuando suceda lo contrario reportarlo inmediatamente al Ing. Residente y al J.A.Central. Realizar una adecuada gestin de las herramientas de la obra, detectando aquellas que no estn siendo usadas y devolvindolas oportunamente a A.Central. La devolucin de herramientas a A.Central se har en el mismo estado de limpieza y funcionamiento que se recibieron.

9.12. TRANFERENCIA DE HERRAMIENTAS Y MATERIALES ENTRE OBRAS Recibir del J.A.Central la actualizacin semanal del Informe de Herramientas Asignadas a Obras, a fin de conocer que obras tienen que cantidad de herramientas. Cuando se requieran herramientas y materiales que A.Central no tenga en stock, se buscar que obra lo tiene y se verificar telefnicamente con el Almacenero de dicha obra. Coordinar con el Ing. Residente cuando se verifique la necesidad de una transferencia entre obras, a fin de que este coordine con su par de la otra obra la transferencia a realizar. Cuando se trate de una unidad, se podr hacer el movimiento entre obras utilizando slo un vale de salida. Informando inmediatamente al J.A.Central para que este proceda a la regularizacin documentaria del movimiento con las guas de entrada y salida respectivas (afectacin contable). Cuando se trate de ms de una unidad se enviar al J.A.Central el archivo Excel con el detalle de lo que se trasferir de la otra obra, a fin de que A.Central imprima las guas de movimiento respectivas y proceda con el traslado de lo solicitado lo antes posible.

9.13. GENERACION Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS DE MATERIALES Enviar al Ing. Residente, los das VIERNES y MARTES al final del da la plantilla EXCEL de pedido de materiales de obra con el stock actualizado a la fecha. Recepcionar y tomar conocimiento del Pedido de Materiales que el Ing. Residente enve al J.A.Central, considerando que este pedido lo realizar los das LUNES y MIERCOLES. Recordar al Ing. Residente, al finalizar cada da, los pedidos pendientes por entregar por parte de A.Central, validando la fecha sugerida de entrega anotada en el pedido realizado. Existir un plazo de 24 horas (Lima) para la atencin de los pedidos por parte de A.Central. Para provincia los pedidos sern consolidados cada 15 das, minimizando costos de fletes. Cuando A.Central no cuente con Stock, informar al Ing. Residente y Almacenero, la relacin de materiales que pasaran al rea de Compras para su respectivo proceso. Oportunamente, despus de coordinar con el rea de Compras, el Jefe de A.Central enviar al Ing. Residente y Almacenero copias de las O/C (sin precio) enviadas a los proveedores, a fin que sirvan para la verificacin de los materiales cuando el proveedor los remita directamente a obra.

9.14. CONTROL DE PEDIDOS PENDIENTES POR COMPLETAR Considerar como Pedidos Pendientes por Completar a todos aquellos que no fueron atendidos, o lo fueron de manera parcial por A.Central o por el Proveedor (O/C). Actualizar en el Pedido de Materiales y O/C las cantidades no atendidas cada vez que se produzca un ingreso de materiales. Identificar si el Pedido de Materiales y O/C fue atendido total o parcialmente. Informar al Ing. Residente y J.A.Central cuando existan materiales pendientes por completar en un Pedido u O/C. Evitar contactar con el proveedor para requerirle los pendientes por completar. Esta responsabilidad es exclusiva de A.Central. Coordinar permanentemente con A.Central la atencin de Pedidos Pendientes por Completar. Enviar por eMail al Ing. Residente, los das VIERNES Y MARTES al final del da, junto con el Excel de Pedido de Materiales, el informe consolidado de Pedidos Pendientes por Completar validando siempre la fecha de entrega que se consign en cada pedido.

9.15. TAREO DE ASISTENCIA DIARIA Facilitar a los trabajadores a primera hora del da la Hoja de Tareo de Asistencia Diaria. Todos los trabajadores, desde el Maestro de Obra, debern apersonarse al Almacn a registrar su ingreso, escribiendo su nombre completo de manera legible y colocando su firma. Realizar a las 8:00am el cierre de ingreso, trazando en color rojo una lnea diagonal desde el ltimo ingresante hasta el final de la hoja. Los trabajadores que ingresen a obra despus de las 8:00am, debern anotarse y firmar debajo de la lnea trazada. Considerar el ingreso posterior a las 8:00am como tardanza excepto cuando se trate de ingresos por primera vez o traslados de otra obra. En estos casos anotar lo sucedido con lapicero rojo. Cuando encuentre a trabajadores que asistieron pero no firmaron la Hoja de Tareo, anotar en rojo la frase NO FIRM e informar de estos casos al Maestro de Obra y al Ing. Residente. Los casos de NO FIRM darn lugar a una sancin al trabajador por parte del Ing. Residente. Entregar a las 3:00pm, al Maestro de Obra la hoja de Tareo de Asistencia Diaria para que este valide la asistencia del da, colocando su nombre y su firma en la hoja. Entregar a las 4:00pm, al Ing. Residente la Hoja de Tareo ya validada por el Maestro de Obra, a fin de que este revise la asistencia de los trabajadores, controle la evolucin de Mano de Obra y coordine lo necesario con el Maestro de Obra. El Ing. Residente firmar y sellar la hoja. Facilitar a los trabajadores, al finalizar el da la Hoja de Tareo de Asistencia Diaria, a fin de que estos registren su hora de salida y firma.

9.16. PLANILLA DE ASISTENCIA SEMANAL Los Martes temprano, se asegurar de haber transcrito a la plantilla de Excel Tareo de Asistencia Semanal a Obra la asistencia registrada en los ltimos 7 das en cada una de las respectivas Hoja de Tareo de Asistencia Diaria. Todos los MARTES a las 12m, entregar al Ing. Residente el archivo Excel de Tareo de Asistencia Semanal a Obra y las respectivas Hoja de Tareo de Asistencia Diaria, a fin de que este verifique las tardanzas, apruebe las HHEE ejecutadas y enve por eMail a RRHH la informacin referente a la planilla de la semana de trabajo. Copiar o escanear cada una de las Hoja de Tareo de Asistencia Diaria y las enviar por eMail, el mismo MARTES, al rea de RRHH para cualquier posible consulta.

9.17. INVENTARIO FISICO MENSUAL DE MATERIALES Y HERRMAIENTAS Llevar a cabo el ltimo da til de cada mes el inventario fsico mensuales de la obra. Considerar como requisito que para esta fecha A.Obra no deber tener nuevos cdigos de materiales pendientes por ingresar a la base de datos del mdulo de Control de Stocks (Excel). Considerar que el horario establecido para este inventario ser de 11:00am a 4:00pm. Durante este horario A.Obra cerrar sus puertas y no atender. Coordinar con el Ing. Residente y Maestro de Obra con 3 das de anticipacin y dependiendo del tamao del almacn y cantidad de materiales existentes, el apoyo de personal de campo para trabajar en el A.Obra en las siguientes tareas especficas: El da previo al inventario fsico, de 1:00pm a 5:00pm (4 horas), en labores de ordenamiento del almacn y de los materiales. El da del inventario fsico de 11:00am a 4:00pm, en labores de conteo de materiales. Coordinar con A.Central, la fecha y da exacto del inventario fsico, a fin de que este no realice envo de materiales el da del inventario y coordine con los proveedores las posibles entregas programadas.

Imprimir el formato de Planilla del Inventario Fsico Mensual del mdulo de Control de Stocks (Excel) que contendr adems el stock actualizado de todos los materiales y herramientas. Si la obra ejecuta ms de una especialidad, se deber concluir con una para iniciar la siguiente. Nunca se deber proceder con los inventarios en paralelo porque ocasionarn confusin. Iniciar el proceso registrando hora de inicio del inventario y nombre y DNI de los participantes. Comenzar el conteo de manera ordenada por cada una de las zonas y anaqueles del almacn. Registrar manualmente en la planilla impresa las cantidades contadas y verificadas as como las diferencias existentes versus el stock actual. Prestar las facilidades necesarias al Auditor que llegar a A.Obra en cualquier momento del inventario. El Auditor tendr la tarea de verificar aleatoriamente los conteos realizados y las diferencias existentes. Estn autorizados como Auditores cualquiera de las siguientes personas: A.Central: Designar 02 Auditores Oficina Central: Designar 02 Auditores (Auditor de Obra y Controler) Obra: Designar 01 Auditor (Ing. Residente) Verificar que antes de retirarse el Auditor asignado a la Obra firme en la Planilla del Inventario Fsico todos los materiales que verific.

Concluir todo el proceso de conteo y verificacin con la firma del Almacenero responsable y la colocacin de su huella digital del ndice derecho en la Planilla del Inventario Fsico. Hacer firmar a cada uno de los participantes que colaboraron en la toma del inventario. Recabar tambin la firma del Ing. Residente en la misma Planilla del Inventario Fsico.

Registrar en el mdulo de Control de Stocks (Excel) las cantidades correspondientes al conteo de cada uno de los materiales e Imprimir la planilla final, verificando y comparando ambas planillas para que no existan errores de digitacin. Enviar al J.A.Central va eMail, ese mismo da, el archivo del Inventario Fsico Mensual generado por el mdulo de Control de Stocks (Excel). Remitir en sobre cerrado al J.A.Central, al da siguiente del inventario, la Planilla del Inventario Fsico que contiene las firmas de todos los participantes.

9.18. INVENTARIO POR CAMBIO DE ALMACENERO

Este inventario est orientado a transferir adecuadamente los stocks de Materiales y Herramientas de una obra al Almacenero ingresante. Tendr dos modalidades: Inventario de Salida de Obra, cuando el Almacenero por fuerza mayor sea re-asignado a otra obra o funcin antes de concluir su labor. Lo efectuar su ltimo da en obra. Inventario por Ingreso a Obra, cuando el Almacenero ingrese a una obra que ya se encuentre en ejecucin. Cuando exista una toma de posta con el Almacenero anterior, lo efectuar el ltimo da en obra del Almacenero que se va. Cuando no encuentre al Almacenero anterior lo efectuar su primer da de ingreso a obra.

Coordinar con el Ing. Residente para aplicar estos inventarios sobre los materiales y herramientas de mayor rotacin / valor en A.Obra. Servir para verificar las existencias fsicas versus lo registrado en el mdulo de Control de Stocks (Excel).

Entregar al Ing. Residente, al final del da, la plantilla fsica del Inventario para que este la revise, firme y selle. Identificando las posibles causas de las diferencias encontradas y procediendo a levantar dichas diferencias en caso se pueda realizar.

Ingresar los ajustes de stocks reales al Mdulo de Control de Stocks Excel. Enviando adems al J.A.Central, por eMail, una copia del archivo del Inventario y el Fsico de la Planilla firmada y verificada por el Ing. Residente.

9.19. CIERRE DE ALMACEN Se asegurar que ningn trabajador tenga material o herramientas pendientes por devolver. Empacar y rotular adecuadamente los archivos que mantuvo durante la existencia de la obra y que son sustento de las actividades realizadas: Guas, Vales, Tareos, Planillas, Planos, etc. Preparar un Packing List detallado de la documentacin a devolver. Coordinar con el Maestro de Obra el apoyo necesario para el desmontaje de las casetas de Almacn y Oficina, as como el embalaje de las herramientas y equipos que tambin se devolvern. Programar con A.Central la fecha exacta para el recojo de todo el material, equipos y dems coordinando con el Maestro de Obra el apoyo de personal de campo necesario para la carga de materiales a la mvil.

9.20. ORDEN Y LIMPIEZA DEL ALMACEN Responsable de la correcta apariencia del almacn ante el mandante / cliente. Garantizar que la disposicin fsica del almacn facilite el adecuado control y rpida ubicacin de los materiales y herramientas cuando estos se requieran. Evitar que los materiales y herramientas queden en el piso o mal colocados. Colocar todos los materiales y herramientas en sus respectivas zonas de almacenaje, perfectamente empaquetados y correctamente rotulados. Mantendr las reas, estructuras e instalaciones del A.Obra en ptimas condiciones de limpieza y orden, con las zonas perfectamente sealizadas e identificadas. Conservar las reas de trabajo sin polvo, especialmente escritorios, archivos, equipos de cmputo y tiles de oficina. Solicitar el apoyo de asistentes cuando el personal asignado a obra supere los 50 trabajadores o se programe turno noche.

9.21. CONTROL DE CALIDAD Garantizar el buen estado deoperatividad de los equipos asignados al proyecto. Verificar que los suministros de almacn correspondan al estndar de ingeniera especificados en el Expediente Tcnico de la Obra. Informar inmediatamente al Ing. Residente, Maestro de Obra y J.A.Central cualquier desviacin de calidad encontrada en los materiales ingresados a obra.

9.22. USO Y CONTROL DE EPP Verificar que los EPP se encuentren en perfectas condiciones de operatividad. En caso de equipos en mal estado, estos no podrn ser usados y se proceder a devolverlos al A.Central. Controlar la entrega de EPP a los trabajadores, as como la devolucin al final del da. Coordinar con Ing. Residente y Maestro de Obra las observaciones de deterioro del EPP a fin de dar instrucciones al personal sobre el mal uso que vienen haciendo y el procedimiento correcto.

9.23. SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS Supervisar que todas las operaciones dentro del A.Obra se realicen bajo los ms estrictos parmetros de seguridad, establecidos por la empresa. Cumplir con todas las normas, procedimientos, polticas y medidas de seguridad establecidas por la empresa y por las Buenas Prcticas de Almacenaje. Supervisar que el personal a su cargo (cuando cuente con asistentes) cumpla rigurosamente con las normas de seguridad e higiene industrial en el trabajo, as como el uso obligatorio del EPP. Prohibir la entrada al A.Obra a todo el personal ajeno al rea. Asegurar que no existan materiales y/o desperdicios en el piso que provoquen condiciones de trabajo sub-estndar. Cumplir especficamente con las normas de seguridad para la custodia de los bienes a su cargo. Contar con los extintores contra incendios en lugares visibles y disponibles a la mano. Corregir sin demoras cualquier acto o condicin sub estndar que se produzca. Reportar inmediatamente ante el Ing. Residente, Supervisor de Seguridad y J.A.Central cualquier acto o condicin sub-estndar provocado por terceros o personal propio, que afecte moderada o gravemente el adecuado funcionamiento de los trabajos en la obra y principalmente en el A.Obra. Insistir con el Ing. Residente, J.A.Central y Jefe de Seguridad la solucin en el ms breve plazo de las condiciones sub-estndar que dependan de terceros.

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0215-ENE-13Pedro RuizGerente Administ. y FinanzasGerente General