SHARONSHARON AGUIRREAGUIRRE

Access es un programa de gestión de bases de datos que viene integrado con Access es un programa de gestión de bases de datos que viene integrado con el paquete Office de Microsoft. Nos ofrece un entorno desde el que podemos el paquete Office de Microsoft. Nos ofrece un entorno desde el que podemos

desarrollar nuestras aplicaciones de bases de datos, pues nos da la desarrollar nuestras aplicaciones de bases de datos, pues nos da la posibilidad de crear formularios e informes sin necesidad de acudir a posibilidad de crear formularios e informes sin necesidad de acudir a

herramientas externas o a programación. Es adecuado para aplicaciones herramientas externas o a programación. Es adecuado para aplicaciones sencillas y bases de datos de tipo pequeño/mediano. sencillas y bases de datos de tipo pequeño/mediano. Al iniciar Access se nos muestra la siguiente pantalla: Al iniciar Access se nos muestra la siguiente pantalla:

Escogeremos "Nuevo -> Base de datos en blanco" y la grabaremos en el Escogeremos "Nuevo -> Base de datos en blanco" y la grabaremos en el directorio que más nos convenga con el nombre que queramos. Para los directorio que más nos convenga con el nombre que queramos. Para los

objetivos de este curso trabajaremos con una base de datos que modela una objetivos de este curso trabajaremos con una base de datos que modela una agenda de contactos agrupados por categorías y cuyo diseño iremos agenda de contactos agrupados por categorías y cuyo diseño iremos

mostrando. Una vez grabada, Access nos muestra la pantalla principal desde mostrando. Una vez grabada, Access nos muestra la pantalla principal desde la que iremos eligiendo las opciones: la que iremos eligiendo las opciones:

Pantalla principal de trabajoPantalla principal de trabajoVemos pues que el programa está dividido en la barra de menús, la barra de Vemos pues que el programa está dividido en la barra de menús, la barra de herramientas y el resto de la pantalla es área de trabajo, donde la ventana herramientas y el resto de la pantalla es área de trabajo, donde la ventana que nos permite el acceso a tablas, consultas, formularios, etc. permanece que nos permite el acceso a tablas, consultas, formularios, etc. permanece

siempre mientras trabajamos (a no ser que cerremos la base de datos). siempre mientras trabajamos (a no ser que cerremos la base de datos). Dependiendo de la opción que tengamos pulsada en esta pantalla, las Dependiendo de la opción que tengamos pulsada en esta pantalla, las opciones del menú y los botones de la barra de herramientas pueden opciones del menú y los botones de la barra de herramientas pueden

cambiar. Por ejemplo, si pulsamos sobre "Consultas" y creamos una nueva cambiar. Por ejemplo, si pulsamos sobre "Consultas" y creamos una nueva consulta, mientras trabajemos con esa consulta veremos que se ha añadido consulta, mientras trabajemos con esa consulta veremos que se ha añadido

la opción "Consulta" al menú principal y los botones "Tipo de consulta" y la opción "Consulta" al menú principal y los botones "Tipo de consulta" y "Mostrar tabla" a la barra de herramientas. "Mostrar tabla" a la barra de herramientas.

A lo largo de este curso veremos que las cosas pueden hacerse de varias A lo largo de este curso veremos que las cosas pueden hacerse de varias maneras; nosotros elegiremos siempre hacerlas en una de esas maneras, maneras; nosotros elegiremos siempre hacerlas en una de esas maneras,

que se llama "modo de diseño". Es la forma que nos permite mayor control que se llama "modo de diseño". Es la forma que nos permite mayor control sobre lo que estamos haciendo. sobre lo que estamos haciendo.

TABLASTABLAS Access TablasPara crear una tabla escogemos la opción "Tablas" de la pantalla principal y pulsamos sobre "Crear una tabla en vista Diseño". Hecho esto, se nos muestra la pantalla:

Almacenaremos datos de tipo numérico. Este tipo presenta los siguientes subtipos:

Tipo de dato

Aclaración

Texto Almacenaremos cadenas de texto.

Memo Almacenaremos textos de gran longitud (descripciones, notas, etc).

Numérico

Fecha/Hora Almacena fechas y horas.

Moneda Almacena valores monetarios.

Auto numérico

Se trata de un entero largo que es generado automáticamente, incrementándose en una unidad cada vez.

Sí/No Booleano; admite los valores Sí/No (Verdadero/Falso).

Objeto OLE Almacena un objeto OLE como puede ser un documento Word o una hoja de Excel.

Hipervínculo

Almacena hipervínculos.

Subtipo Descripción

Byte Su tamaño es de 1 byte, pudiendo almacenar números de 0 a 255

Entero Su tamaño es de 2 bytes, almacenando números de -32768 a 32767

Entero largo Su tamaño es de 4 bytes, almacenando números de -2.147.483.648 a 2.147.483.647

Simple Decimal de simple precisión, ocupa 4 bytes

Doble Decimal de doble precisión, ocupa 8 bytes

• Presenta tres columnas principales y una pestaña con opciones concretas. Las tres columnas principales persiguen lo siguiente: "Nombre del campo" es el nombre que vamos a dar al campo de la tabla. "Tipo de datos" es el tipo de dato que usaremos para ese campo y "Descripción" es una descripción que queramos dar para aclarar algo sobre el campo. Cuando introducimos un nombre para el campo y un tipo de dato, entonces en la pestaña "General" se nos muestran algunas propiedades que podemos definir para el campo.

• En Access tenemos los siguientes tipos de datos:

Cuando introducimos el nombre del campo en su columna, debemos escoger uno de los tipos de datos mostrado. Es en este momento cuando en la pestaña "General" de

"Propiedades del campo" se nos muestran varias propiedades, destacando las siguientes: Título

Título que aparecerá para este campo. Predeterminado

Aquí podemos indicar un valor por defecto para el campo. Regla de validación

Establece unos requisitos que deben cumplir los datos que se entren. Texto de validación

Texto que aparecerá si no se cumple la regla de validación. Requerido

Si le decimos que sí, entonces se han de introducir valores forzosamente. Indexado

Si le decimos que sí, Access creará un índice para ese campo. El índice puede tener o no duplicados.

Máscara de entrada (campos de tipo Texto, Número, Fecha/Hora y Moneda) La utilizaremos si queremos que los datos tengan un formato predeterminado.

Regla de validación: La regla de validación debe ser una expresión válida para Access. Si nos ponemos sobre esta fila, veremos que aparece un botón con puntos suspensivos. Al

pulsar sobre él:

Access nos abre el generador de expresiones:

En el que podemos componer la expresión pulsando sobre sus botones o bien escribirla directamente en el área de la pantalla en la que se muestra la expresión. Ejemplos de expresiones válidas son: > 0 > 1 Y < 100 Que quieren decir, respectivamente, "mayor que cero" y "mayor que uno y menor que cien". Si examinamos su biblioteca de funciones, veremos que tenemos funciones matemáticas, de cadenas, de fecha y hora, etc.

Máscara de entrada: Vamos a ver cuáles son los caracteres con los que construiremos la máscara de entrada en los campos que lo permiten.

Carácter Descripción

0 Dígito de entrada obligatoria

9 Dígito de entrada no obligatoria

# Dígito o espacio de entrada no obligatoria

L Letra de entrada obligatoria

? Letra de entrada no obligatoria

A Letra o dígito de entrada obligatoria

a Letra o dígito de entrada no obligatoria

& Cualquier carácter o un espacio de entrada obligatoria

C Cualquier carácter o un espacio de entrada no obligatoria

\Hace que el siguiente carácter se muestre como tal. Por ejemplo, \( se mostrará como (

Clave principal de una tabla: Para decir a Access que uno o varios campos van a componer la clave principal de la tabla, los seleccionaremos y pulsaremos el botón

. Hecho esto, los campos seleccionados ya son clave principal de la tabla. Si guardamos la tabla sin haber creado la clave, Access nos avisa y nos pregunta si queremos crearla en ese momento. Diciéndole que sí, creará un campo llamado Id de tipo Autonumérico que será la clave de la tabla. Si no queremos que este campo lo sea, podemos posteriormente crear la clave como hemos indicado y eliminar, si no lo vamos a neesitar, el campo Id que nos ha creado.

Índices: Un índice es un campo o campos tales que cuando se realizan búsquedas sobre estos campos, las búsquedas son más rápidas. Vienen a ser como el índice de un libro. Para crear un índice pulsaremos sobre el botón Índices

y se nos abre la siguiente ventana:

Para crear un índice de varias columnas escribiremos el nombre del índice en la columna "Nombre del índice" y seleccionaremos el campo en la columna "Nombre del campo". Por ejemplo, en el gráfico, el índice llamado IDX_NAFN consta de los campos "Nombre", "Apellidos" y "Fecha de nacimiento", en este orden. Vemos que al lado de "Apellidos" y "Fecha de nacimiento" no hemos vuelto a escribir el nombre del índice; esto sólo se realiza en la primera fila. Vemos también en el gráfico dos índices más que ha creado Access de forma automática. El primero es por ser un campo de tipo auto numérico y el segundo por ser la

clave principal de la tabla. Siempre se crea un índice para la clave principal de la tabla.

EJEMPLO DE UNA TABLA CON CLAVEEJEMPLO DE UNA TABLA CON CLAVE

Visto todo esto, vamos a crear las tablas de nuestra Visto todo esto, vamos a crear las tablas de nuestra

base de datos de contactos.base de datos de contactos. Tabla "CONTACTOS":

Campo "ID contacto": Auto numérico, clave principal Campo "Nombre": Texto(50) Campo "Apellidos": Texto(50)

Campo "Fecha nacimiento": Fecha/hora Campo "ID categoría": Numérico (Entero largo)

Tabla "TELEFONOS": Campo "ID contacto": Numérico (Entero largo)

Campo "Teléfono": Texto(12) Tabla "EMAILS":

Campo "ID contacto": Numérico (Entero largo) Campo "email xto100)

Tabla "SANTOS": Campo "Nombre": Texto(50), clave principal

Campo "Santo": Fecha/hora Tabla "CATEGORIAS":

Campo "ID categoría": Auto numérico, clave principal Campo "Descripción": Texto(50)

RelacionesPulsando el botón "Relaciones"

se nos abre la ventana "Relaciones", desde la que agregaremos las tablas que componen nuestra base de datos y que relacionaremos por una parte, para tener el esquema del diseño y, por otra parte, para exigir integridad referencial en aquellas tablas en las que sea necesario. Agregamos todas las tablas de nuestro ejemplo y las dejamos en una dispositiva

Procedemos análogamente con las tablas EMAILS y CATEGORIAS, campos ID contacto e ID categoría, respectivamente. Respecto a la tabla de SANTOS, enlazaremos los campos Nombre de SANTOS y CONTACTOS, pero no exigiremos integridad referencial porque, de hacerlo, tendríamos que tener todos los nombres a insertar en la tabla CONTACTOS dados de alta previamente en la tabla SANTOS. Con todo esto, el esquema de relaciones queda como sigue:

• Un espacio de tablas es una división lógica de la BD. Cada BD tiene al menos uno (SYSTEM). Un espacio de tablas puede pertenecer sólo a una BD. Los Un espacio de tablas es una división lógica de la BD. Cada BD tiene al menos uno (SYSTEM). Un espacio de tablas puede pertenecer sólo a una BD. Los espacios espacios de tablas se utilizan para mantener juntos los datos de usuarios o de aplicaciones para facilitar su de tablas se utilizan para mantener juntos los datos de usuarios o de aplicaciones para facilitar su mantenimiento o mejorar las prestaciones del sistema.mantenimiento o mejorar las prestaciones del sistema.

• De esta manera, cuando se crea una tabla se debe indicar el espacio de tablas al que se destina. Por defecto se De esta manera, cuando se crea una tabla se debe indicar el espacio de tablas al que se destina. Por defecto se depositan en el espacio de tablas SYSTEM, que se crea por defecto. Este espacio de tablas es el que contiene el depositan en el espacio de tablas SYSTEM, que se crea por defecto. Este espacio de tablas es el que contiene el diccionario de datos, por lo que conviene reservarlo para el uso del servidor, y asignar las tablas de usuario a diccionario de datos, por lo que conviene reservarlo para el uso del servidor, y asignar las tablas de usuario a otro. otro.

• Lo razonable y aconsejable es que cada aplicación tenga su propio espacio de tablas. Lo razonable y aconsejable es que cada aplicación tenga su propio espacio de tablas. • Hay varias razones que justifican este modo de organización de las tablas en espacios de tablas: Hay varias razones que justifican este modo de organización de las tablas en espacios de tablas: • Un espacio de tablas puede quedarse Un espacio de tablas puede quedarse offlineoffline debido a un fallo de disco, permitiendo que el SGBD continúe debido a un fallo de disco, permitiendo que el SGBD continúe

funcionando con el resto. funcionando con el resto. • Los espacios de tablas pueden estar montados sobre dispositivos ópticos si son de sólo lectura. Los espacios de tablas pueden estar montados sobre dispositivos ópticos si son de sólo lectura. • Permiten distribuir a nivel lógico/físico los distintos objetos de las aplicaciones. Permiten distribuir a nivel lógico/físico los distintos objetos de las aplicaciones. • Son una unidad lógica de almacenamiento, pueden usarse para aislar completamente los datos de diferentes Son una unidad lógica de almacenamiento, pueden usarse para aislar completamente los datos de diferentes

aplicaciones. aplicaciones. • Cuando se crean se les asigna un espacio en disco que Oracle reserva inmediatamente, se utilice o no. Si este Cuando se crean se les asigna un espacio en disco que Oracle reserva inmediatamente, se utilice o no. Si este

espación inicial se ha quedado pequeño Oracle puede gestionar el crecimiento dinámico de los ficheros sobre espación inicial se ha quedado pequeño Oracle puede gestionar el crecimiento dinámico de los ficheros sobre los que se asientan los espacios de tablas. Esto elimina la posibilidad de error en las aplicaciones por fallos de los que se asientan los espacios de tablas. Esto elimina la posibilidad de error en las aplicaciones por fallos de dimensionamiento inicial. Los parámetros de crecimiento del tamaño de los espacios de tablas se especifican dimensionamiento inicial. Los parámetros de crecimiento del tamaño de los espacios de tablas se especifican en la creación de los mismos. en la creación de los mismos.

• Dentro de cada espacio de tabla se pueden almacenar objetos de distinta naturaleza: tablas, índices, etc. Pero Dentro de cada espacio de tabla se pueden almacenar objetos de distinta naturaleza: tablas, índices, etc. Pero no se pueden mezclar si más. Necesitamos una manera de separarlos, y eso son los no se pueden mezclar si más. Necesitamos una manera de separarlos, y eso son los segmentossegmentos. .

• Se pueden almacenar más de un segmento por espacio de tabla. Un segmento está contenido en su totalidad Se pueden almacenar más de un segmento por espacio de tabla. Un segmento está contenido en su totalidad en un espacio de tabla. Un segmento está constituido por un conjunto de extensiones, que no son más que en un espacio de tabla. Un segmento está constituido por un conjunto de extensiones, que no son más que grupos de bloques de disco ORACLE contiguos. Cuando se borra un segmento, el espacio es devuelto al espacio grupos de bloques de disco ORACLE contiguos. Cuando se borra un segmento, el espacio es devuelto al espacio de tabla. de tabla.

• Todos los datos de la BD están almacenados en segmentos. Y existen 5 tipos de segmentos: Todos los datos de la BD están almacenados en segmentos. Y existen 5 tipos de segmentos: • de datos: almacenan las tablas. de datos: almacenan las tablas. • de índices: permiten un acceso rápido a los datos dependiendo de la cantidad de los mismos (árboles B). Las de índices: permiten un acceso rápido a los datos dependiendo de la cantidad de los mismos (árboles B). Las

consultas que sólo referencian a columnas indexadas se resuelven en el índice. Establecen un control de consultas que sólo referencian a columnas indexadas se resuelven en el índice. Establecen un control de unicidad (los índices son automáticos cuando se definen claves primarias). Cada índice ocupa un segmento unicidad (los índices son automáticos cuando se definen claves primarias). Cada índice ocupa un segmento independiente del segmento de datos y deberían estar en un espacio de tablas distinto al de los datos, para independiente del segmento de datos y deberían estar en un espacio de tablas distinto al de los datos, para mejorar el rendimiento. mejorar el rendimiento.

• de de rollbackrollback: son objetos internos de la BD que permiten efectuar la restauración de las transacciones no : son objetos internos de la BD que permiten efectuar la restauración de las transacciones no validadas asegurando la consistencia en lectura. La estructura de los registros de validadas asegurando la consistencia en lectura. La estructura de los registros de rollbackrollback es : es :

– Identificador de la transacción. Identificador de la transacción. – Dirección del bloque donde está la tabla. Dirección del bloque donde está la tabla. – Número de fila. Número de fila. – Número de columna. Número de columna. – Valor del dato antiguo (antes de ser modificado). Valor del dato antiguo (antes de ser modificado).

Dado que estamos trabajando sobre el ejemplo de la agenda, vamos a introducir, en este orden, los siguientes datos en las tablas:

CATEGORIAS: ID categoría Descripción------------------------------------ 1 Amigos 2 Trabajo 3 FamiliaresCONTACTOS: ID

contacto Nombre Apellidos Fecha nacimiento ID categoría---------------------------------------------------------------------------- 1

Pepe Sánchez 1/1/1970 1 2 Luis Gómez 2/3/1965 2 3 Carlos Pérez 3/5/1967

1TELEFONOS: ID contacto Teléfono-------------------------------- 1 961234567 1 961112345EMAILS: ID contacto

email--------------------------- 2 a@a.com 3 b@b.com 3 c@c.com

Este orden es necesario porque habíamos activado la exigencia de integridad, por tanto, antes de dar de alta un contacto he de asegurarme de que existe un ID categoría en la tabla CATEGORIAS que se corresponda, y antes de dar de alta un teléfono o un email he de asegurarme de que existe un ID contacto en la tabla CONTACTOS que se corresponda.

Las consultas nos van a permitir obtener un conjunto de filas como respuesta a una pregunta, una actualización de una serie de filas, una inserción o una eliminación de filas. Crearemos las consultas en la vista de diseño pulsando sobre el botón "Consultas" de la pantalla principal que abre Access y, a continuación, "Crear una consulta en vista diseño". Hecho esto, Access nos muestra una ventana en la que aparecen todas las tablas de la base de datos:

Elegiremos la tabla "CONTACTOS", pulsaremos "Agregar" (con lo que la tabla se añade en las tablas seleccionadas para la consulta) y después pulsaremos "Cerrar". A continuación, vemos la siguiente rejilla que será donde prepararemos nuestra consulta:

Elegiremos los campos "Nombre" y "Apellidos" de los desplegables que hay en la fila "Campo". Concretamente, en la primera columna "Campo" elegiremos "Nombre" (veremos que en la fila "Tabla" aparece "CONTACTOS") y en la segunda columna "Campo" elegiremos "Apellidos" (de nuevo, en la fila "Tabla" aparece "CONTACTOS"), tomando la rejilla el aspecto:

Hemos de notar que la casilla "Mostrar" aparece marcada en ambos casos; esto quiere decir que al ejecutarse la consulta, se mostrarán los dos campos seleccionados. Podemos querer que sólo se muestre uno de ellos, de manera que desmarcaríamos el que no queramos mostrar. Cuando creamos una consulta, lo que nos interesa es el resultado. Para ello, pulsaremos el botón de "Ejecutar consulta"

y nos aparecerá una ventana con los resultados de dicha consulta:

Si ahora queremos hacer una consulta que involucre a dos tablas, por ejemplo, a la tabla "CONTACTOS" y a la tabla "TELEFONOS" (queremos obtener los teléfonos de los contactos), creamos una nueva consulta en modo diseño, agregamos las dos tablas y seleccionamos los campos "CONTACTOS.Nombre", "CONTACTOS.Apellidos" y "TELEFONOS.Telefono". Ejecutamos la consulta y obtenemos:

En la celda "Criterios" podemos escribir una expresión válida para Access que será un criterio que nos restrinja la búsqueda. Por ejemplo, queremos obtener únicamente aquellos nombres y apellidos tales que el nombre comience con la letra "L". Para ello, usamos la función "Como" de Access y el comodín *, escribiendo el criterio de búsqueda 'Como "L*"':

Al ejecutar la consulta, obtendremos el resultado:

El comodín * quiere decir que puede substituirse por cualquier texto de cualquier longitud. Así, L* quiere decir "palabras que empiecen por L", *N quiere decir "palabras que acaben en N" y *B* quiere decir "cualquier palabra que tenga una B". Tenemos otrocomodín? que se puede sustituir únicamente por un carácter. Así, L? será una palabra de dos letras cuya segunda letra puede ser cualquiera, ?B? será una palabra de tres letras tal que la segunda es la B y la primera y la tercera puede ser cualquiera. Si queremos introducir una fecha en los criterios (porque el campo sea de tipo fecha) la escribiremos entre #, por ejemplo, #1/1/1970#. En las expresiones a introducir en los criterios podemos usar los operadores de comparación =, >, <, >=, <=, <> y los nexos Y, O para crear expresiones complejas. Siempre escribiremos el criterio en la columna del campo al que queramos aplicar el criterio. Podemos querer que el usuario introduzca algún dato para crear la consulta; por ejemplo, podemos querer que el usuario introduzca el apellido y le aparezca como resultado de la consulta el nombre y el apellido. Para lograrlo, crearemos la siguiente consulta:

Escribimos en el campo Criterio la pregunta a mostrar al usuario. Al ejecutar la consulta, veremos que nos sale el siguiente cuadro pidiéndonos el apellido:

Introducimos el apellido y nos sale el resultado de la consulta.Si queremos que se cumpla una condición para dos o más campos a la vez, escribiremos las condiciones correspondientes a cada campo en la misma fila de criterios. Si, por el contrario, queremos que se cumpla al menos una de ellas, escribiremos cada condición en una fila distinta.Por ejemplo, la siguiente consulta exige que se cumplan los dos criterios:

Mientras que en la siguiente consulta basta con que se cumpla uno de ellos:

Sacaremos mayor partido de nuestras consultas si las escribimos directamente en la "vista SQL". De hecho, Access crea la sentencia SQL correspondiente a la consulta que le ponemos en la rejilla. Puede ser que en alguna ocasión tengamos que rectificar esta consulta, cambiando, por ejemplo, un INNER JOIN por un LEFT JOIN.

Consultas de actualización y de eliminaciónUna consulta de actualización es aquella que actualiza todos los registros de una tabla al valor o valores nuevos que especifiquemos, o bien actualiza sólo aquellos registros que cumplan una determinada condición. Para crear una consulta de actualización, empezaremos creando una nueva consulta en tiempo de diseño y a continuación, en el menú "Consulta" escogeremos "Consulta de actualización", con lo que la rejilla cambia a la siguiente:

En el campo "Actualizar a" escribiremos el nuevo valor, y escribiremos los criterios (si los hay) como hemos aprendido a hacerlo en las consultas de selección. Al pulsar el botón de ejecutar la consulta, Access nos pedirá confirmación de la acción. Hay que asegurarse bien de que se quieren actualizar los valores.

Una consulta de eliminación es aquella que borra todos los registros de una tabla o sólo borra aquellos que cumplan los criterios que especifiquemos. Para crear una consulta de eliminación, empezaremos creando una nueva consulta en tiempo de diseño y a continuación, en el menú "Consulta" escogeremos "Consulta de eliminación", con lo que la rejilla cambia a la siguiente:

En el campo "Criterios" escribiremos los criterios si es que queremos borrar sólo los valores que cumplan una determinada condición. Pulsando el botón de ejecutar la consulta, Access nos pedirá confirmación. Hay que remarcar que, una vez borrados los datos, no se pueden recuperar.