1.4 Otros aspectos relacionados con el sistema MRP y retos potenciales.

GENERACION DE INFORMACION

En un entorno dinámico de fabricación, casi siempre es preciso considerar como se hará el calculo de toda esta información para todos los productos. Existen tres enfoques básicos para lograr lo anterior, con sus variantes particulares:

• REGENERACION: Este proceso implica tomar toda la información necesaria (PMP datos del inventario, lista de materiales, archivo maestro de elementos) y realizar la totalidad de los cálculos. Este método demanda una gran cantidad de tiempo de computo, pero dado que los resultados casi siempre se imprimen en lugar de almacenarse en la computadora, la memoria de esta no se ve afectada. Este fue el método original que utilizaban las empresas cuando la memoria para computadora era pequeña y comprar memoria adicional resultaba bastante caro. Muchos sistemas modernos no utilizan la regeneración, a menos que las políticas propias del entorno de negocios lo indiquen explícitamente. Además, en diversos entornos tiende a consumir mucho tiempo, y la naturaleza dinámica de casi todas las operaciones ocasiona que la información pierda vigencia y se vuelva irrelevante casi tan pronto como se genera, en especial por que muchas compañías solo la regeneraran una vez a la semana.

• CAMBIO NETO: Este proceso indica que toda la información (inventario, realización de pedidos, pedidos de clientes, etc.) e ingresa en la computadora para que se le procese tan pronto como se presenta. Llevar a cabo esto toma muy poco tiempo pero requiere de una gran cantidad de memoria de computo, dado que toda la información se mantiene en línea y en tiempo real.

• LOTE: En realidad este proceso combina los dos métodos anteriores. Mantiene la mayoría de la información en línea para su acceso inmediato, pero no actualiza cambios de manera inmediata. En lugar de ello las modificaciones se mantienen en un subarchivo y periódicamente toda la información se utiliza para actualizar los registros. La empresa determina los tiempos entre la actualización de lotes, y hoy en dia muchos sistemas utilizan las actualizaciones de lote de forma tan efectiva que –desde el punto de vista del usuario- hay un poco diferencia entre los métodos de lote y de cambio neto; la única discrepancia sustancial es la demanda de memoria de computo.

ACTUALIZACION DE INFORMACION

A medida que transcurre el tiempo y se desarrolla la actividad de producción, los registros deben actualizarse para garantizar que se esta utilizando la información correcta para la toma de decisiones.

MENSAJES DE EXCEPCION

Casi todos los sistemas MRP generan tanta información que cualquier responsable de planificación encontraría difícil revisarla toda. Para ayudarla, el sistema casi siempre generara mensajes de excepción, los cuales básicamente sirven para llamar la atención del usuario y sugerirle algunas acciones para solucionar situaciones que puedan ser problemáticas. El mas común de estos mensajes es el que se emite para liberar un pedido. Los dos tipos principales de liberación de pedido son para ordenes de compra o para ordenes de producción. Casi siempre los artículos de la lista de materiales que no tienen componentes subordinados se adquieren a un proveedor externo, mientras que los componentes o subensamblajes que son padres de otros componentes generalmente se fabrican en la propia empresa.

OTRAS FUENTES DE DEMANDA

• PARTES DE SERVICIO. Aun si a un artículo determinado se le considera de demanda dependiente, puede experimentar una demanda de fuentes independientes. Muchos artículos que por lo general tienen demanda dependiente también tienen demanda independiente, o de servicio. Tal demanda debe reconocerse e integrarse en el registro del sistema MRP.

• INVENTARIO DE SEGURIDAD: Desafortunadamente todas las operaciones implican cierta incertidumbre, y no siempre resulta fácil controlarla. En ocasiones los registros de inventario son imprecisos, otras se presenta un problema con la calidad de cierta parte, y algunas mas el tiempo de entrega es impreciso, etc. En determinados casos existe incluso incertidumbre en cuanto a si el tiempo de espera para el reabastecimiento de actividades puede extenderse mas allá de un horizonte de planificación razonable. Muchas compañías eligen hacer frente a estas circunstancias por medio del uso del inventario de seguridad, “por si acaso” algo saliera mal. El sistema MRP puede utilizarse para generar pedidos planificados con inventario de seguridad en mente.

• La decisión de utilizar inventario de seguridad debe ponderarse cuidadosamente. Parafraseando a Oliver Weight, “El inventario de seguridad contamina las prioridades.”

• Con frecuencia se recomienda que, contando con un buen sistema y controles de calidad, el inventario de seguridad se utilice sobre todo en los niveles mas altos de la lista de materiales, muchas veces de manera exclusiva en el nivel del PMP, ya que es ahí en donde existe la variable mas difícil de controlar: La demanda de los clientes. Todo lo correspondiente a los niveles mas bajos deberá, por lo tanto, ser calculado y controlado desde la perspectiva de la dirección.

• RENDIMIENTO DE CALIDAD. Algunos procesos simplemente resultan incapaces de producir 100% de calidad para un lote completo, si se presenta un problema de rendimiento, el sistema podrá utilizarse para hacerle frente.

• CAMBIOS EN EL DISEÑO DE INGENIERÍA. El hecho de que el sistema MRP constituye un método de programación “que mira hacia adelante”, lo hace ideal para manejar cambios de diseño del producto. Utilizando la cifra de proyección de disponibilidad del balance, es fácil advertir cuando el inventario se encuentra demasiado bajo, o incluso cuando está en ceros, lo que nos permite programar un cambio de diseño con un riesgo reducido de que el inventario existente se vuelva obsoleto. En consecuencia, para que el sistema planifique el nuevo requerimiento de inventario todo lo que se necesita es integrar el nuevo número de partes en la lista de materiales y señalar una fecha efectiva.

• RASTREO. De vez en cuando surgen problemas imprevistos con los artículos que ocupan un nivel bajo dentro de la lista de materiales. Para obtener esta información utilizamos un concepto llamado rastreo, el cual —esencialmente— permite que el sistema trabaje de manera inversa hasta llegar a la lista de materiales y determinar los ensamblajes padres, o incluso a los pedidos de nuestros clientes que se verán impactados por el retraso de surtido. Esto nos permitirá notificar de forma oportuna a los clientes pueden ser notificados, o activar planes de contingencia antes de que el pedido retrasado se convierta en una crisis de producción. La re planificación basada la información de rastreo suele denominarse re planificación de abajo hacia arriba.

• PEDIDOS PLANIFICADOS EN FIRME. En muchas operaciones es frecuente que los pedidos de los clientes cambien; como tales modificaciones generalmente se presentan en el nivel superior de la lista de materiales, casi siempre dan lugar a numerosos cambios en todos los niveles inferiores. Esta condición suele denominarse “nerviosismo del sistema”, dado que un pequeño cambio en la parte superior ocasiona que todos los registros sufran alteraciones en respuesta. Esta situación hace que la planificación de un entorno relativamente estable se vuelva difícil; para evitarlo en ocasiones se utiliza el concepto de pedido planificado de la empresa para indicar al sistema que se trata de un valor fijo y por lo tanto retirarlo del control de la computadora.Otra forma de interpretar este concepto consiste en considerar que la computadora manejara el pedido planificado en firme como si fuera una recepción programada, aunque siga apareciendo en el renglón Liberación planificada del pedido y no represente recursos compartidos de la compañía.

• ASIGNACION. En algunos casos existe la necesidad de “guardar” una parte del inventario adicional para un uso especial; básicamente se apartan ciertos componentes y se resguardan, de manera que ya no estarán disponibles para la producción. Existen dos maneras de hacerlo, una de ellas se denomina ASIGNACION RIGIDA y consiste en que las partes se eliminan físicamente del almacén y los registros del inventario se modifican en consecuencia. Las partes se almacenan entonces en otra ubicación hasta que el técnico las solicite. El otro método es la ASIGNACION FLEXIBLE y consiste en llenar un campo de PMP para mostrar la utilización de las partes; Por lo general se prefiere la asignación flexible debido a que el registro muestra abiertamente la situación real.

• CODIFICACION DE BAJO NIVEL. En ocasiones un articulo aparece varias veces en la lista de materiales. Sin embargo en algunos casos el articulo aparecerá en un nivel distinto dentro de la lista de materiales. Para evitar este problema, por lo general a los artículos que se enumeran varias veces en una lista de materiales, se les asignara el código del nivel mas bajo en el que aparecen.

• HORIZONTE DE PLANIFICACION. Es un factor importante a considerar, es decir, que tan lejos en el futuro se desarrollaran los planes del sistema MRP. La respuesta casi siempre depende del tiempo de espera acumulado que requiere el producto en cuestión.Planificar sin tomar en cuenta un horizonte suficientemente amplio conlleva una serie de problemas.

RETOS POTENCIALESRETOS POTENCIALES

• A pesar del atractivo que guarda la lógica de los sistemas MRP, en ocasiones su efectividad se ve entorpecida por diversos factores de implementación. Algunos de los retos potenciales mas importantes para la implementación son:

PRECISION DE LOS DATOS

El sistema MRP es extremadamente dependiente de la información. De hecho, utiliza varias bases de datos que incluyen:

• Conteo y ubicación del inventario• Registros maestros de artículos• Registros de compras• Listas de materiales• Programas maestrosEn tantos que cualquiera de estas bases de datos

presente información imprecisa o el ingreso de los mismos se de con falta de oportunidad, el sistema reflejara el problema proporcionando cifras de planificación imperfectas.

CONOCIMIENTO DEL USUARIO

• La educación y capacitación de los usuarios es muy importante. Las personas que no comprenden qué hace el sistema o cómo utilizar las cifras de planificación de manera efectiva, tendrán menos probabilidades de hacerlo trabajar con eficiencia.

PMP SOBRECARGADO• Uno de los problemas más comunes que impactan de

manera negativa el uso efectivo del sistema MRP es la sobrecarga del mismo. En prácticamente todas las empresas se presentan de vez en cuando ciertos problemas inesperados (descomposturas de equipo, ausentismo, entregas retrasadas de proveedores, etcétera), que pueden ocasionar el incumplimiento de parte de la producción planificada en el programa maestro. Cuando esto sucede muchos gerentes bien intencionados simplemente insertarán el programa atrasado en el periodo de tiempo actual, sin importarles el impacto que esto tendría, tanto en la capacidad como en la utilización del material. Tales prácticas tarde o temprano dan lugar a programas poco factibles e irreales, lo que a su vez hace que las personas se muestren escépticas respecto de las cifras de planificación del MRP.

COMPROMISO DE LA DIRECCION GENERAL

• Para que un sistema MRP opere apropiadamente, es necesario contar con un alto nivel de disciplina dentro de la organización y, en algunos casos, exige también un cambio drástico en la “cultura corporativa” y en la prioridad de las medidas de desempeño dentro de la organización. Lograr esto es muy complicado en casi todas las organizaciones, sobre todo si no se cuenta con el liderazgo activo de un directivo superior. Éste debe comprender lo que el sistema hará por la organización, y asumir un papel activo y comprometido para realizar las modificaciones organizacionales necesarias a fin de apoyar el uso de este sistema de manera efectiva.

INSENSIBILIDAD DE LA CAPACIDAD

• La explosión básica del MRP genera liberaciones planificadas de pedidos, con el supuesto subyacente de que estos pedidos contarán con una capacidad apropiada y del tipo adecuado para producirlos o adquirirlos. Por este motivo los sistemas modernos utilizan planificación de la capacidad en conjunto con MRP. En gran medida, esto se logra mediante el desarrollo del plan de ventas y operaciones, pero este plan suele presentarse en un nivel demasiado alto para los pedidos de producción detallados. Por lo general se utilizan dos niveles adicionales de capacidad. El primero se denomina “corte aproximado” y se genera a partir de la información del PMP, al mismo tiempo que se desarrollan planes detallados de la capacidad, tomando en cuenta las liberaciones planificadas de pedidos del MRP.

LA NATURALEZA DE “EMPUJE” DEL MRP.

• El MRP es un sistema de “empuje”, lo que significa que los pedidos se liberan de acuerdo con el plan y se “empujan” hacia el área de trabajo apropiada. El supuesto es que, si el plan es correcto, será necesario el material específico en la cantidad determinada. A pesar de que se ponga el suficiente cuidado en el desarrollo del plan, la verdad es que con frecuencia los pedidos se empujan hacia un centro de trabajo antes de que realmente se requieran, y en ocasiones sin requerirse en absoluto.

Esta situación se presenta debido a la naturaleza volátil de muchos de los entornos de operación. Algunos problemas que pueden dar lugar a ello son:

• Cambios en los pedidos de los clientes, incluyendo tiempo y cantidad

• Problemas en el centro de trabajo, como fallas de la maquinaria

• Deficientes estándares de trabajo, que ocasionan que el trabajo real lleve más tiempo del planificado

• Problemas de entrega del proveedor, lo que da lugar a que un componente necesario para la producción no esté disponible