diagrama de afinidad
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INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE LOS RIOS
1.5 Las herramientas administrativas
Las Herramientas administrativas de la calidad fueron creadas por los japoneses como un medio para enfrentar la nueva era de la calidad. Son más que un auxilio o una serie de técnicas modernas que les permite a los gerentes tomar decisiones cruciales y oportunas ante algún tipo de disparidad o desequilibrio en los procesos productivos, económicos, políticos y sobre todo sociales que constituyen la naturaleza y esencia de la empresa.
Son de tipo cualitativo y más complejo de utilizar.
Las HA tienen como propósitos los siguientes:
Organizar datos no-numéricos. Facilitar la planeación a través de herramientas efectivas. Mejorar el proceso de toma de decisiones.
1.5.1 Diagrama de afinidad
¿Que es un Diagrama de Afinidad?
El diagrama de afinidad es una herramienta muy original que es parte de un conjunto de nuevos instrumentos, que son conocidos como las “siete herramientas básicas para el control de calidad”.
El método conocido como Diagrama de Afinidad, construye un cuadro donde se agrupan datos verbales de muchas fuentes diferentes (hechos, predicciones, ideas, opiniones, causas, comentarios, soluciones, etc.), y basándose en las similitudes o elementos comunes establece un diagrama que proporciona pistas sobre la naturaleza global del problema bajo estudio.En general, esta herramienta se aplica a la organización de datos verbales como ideas, opiniones, pensamientos, etc., provenientes de una situación confusa, compleja o desordenada, para su posterior análisis en función de su afinidad.
El diagrama de afinidad sirve para identificar de manera precisa un problema a partir de una situación caótica a través de:
Acumular gran cantidad de información verbal entremezclada (ideas, opiniones y temas).
Organizar los datos en grupos basados en relaciones naturales. Lograr que posteriormente se pueda efectuar un análisis y encontrar posibles
soluciones.
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Los beneficios de utilizar el diagrama de afinidad son:
Facilitar el pensamiento analítico y estimular nuevas ideas. Permitir que el problema sea definido con exactitud Asegurar que todos reconozcan claramente el problema. Incorporar las opiniones de todo el grupo. Fortalecer el espíritu de grupo. Levantar el nivel de atención de todos. Motivar al grupo a la acción.
Un diagrama de afinidad es una forma de organizar la información obtenida en un proceso de lluvia de ideas. Está diseñado para reunir hechos, opiniones e idea sobre áreas que se encuentran en un estado de desorganización, cuando existen muchos temas complejos de agruparlos y entenderlos, y cuando existe necesidad de un consenso.
El uso del diagrama de afinidad ayuda a agrupar a aquellos elementos que están relacionados de forma natural, así como es un proceso creativo que produce consenso por medio de la clasificación que efectúa el equipo en vez de una discusión.
El diagrama de afinidad se debe utilizar cuando el problema es complejo o difícil de entender, parece estar desorganizado, requiere de la participación y soporte de todo el equipo o se quiere determinar los temas claves de un gran número de ideas y problemas.
Se trata de un proceso creativo que puede destruir profundamente las nociones preconcebidas (paradigmas), de una situación. Contribuye así a pensar los problemas de tres modos:
Definiendo la naturaleza del tema y descubriendo problemas ocultos. Ayudando a organizar y ordenar las ideas confusas. Mostrando nuevos enfoque que pueden promover innovaciones
radicales.
A continuación se dan a conocer los pasos para construir un diagrama de afinidad:
Armar el equipo correcto: Se elige un facilitador del equipo, quien es el responsable de dirigir el proceso a través de todos los pasos hasta concluir el diagrama de afinidad.
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Establecer el tema o el problema: El equipo o grupo debe establecer el tema o problema a atender. En este sentido resulta útil enunciar el tema o problema en forma de pregunta.
Reunir los datos verbales: A través de una sesión tradicional de lluvia de idea aunque también puede ser valido recoger los datos por observación directa, entrevistas u otro material de referencia.
Los datos recogidos se escriben en frases independientes, con un solo significado y solo una frase registrada en una tarjeta o post it.
Agrupar las tarjetas en grupos por temas similares y de afinidad natural: Las tarjetas se colocan en un panel o portafolio para que se les pueda apreciar adecuadamente, agrupando por similitud de temas, es decir que sean considerados de afinidad mutua.
Combinar la redacción de las tarjetas para elaborar una nueva que tenga un significado de correspondencia o afinidad: Deben leerse las tarjetas y revisarse de tal manera, primero a fin de verificar si los post it han sido agrupados correctamente y para asignar un único nombre a cada grupo de tarjetas por medio de una discusión en el grupo.
Este nombre debe transmitir en pocas palabras el significado de todas las frases de las tarjetas; para este objeto puede ser útil efectuar una combinación de las redacciones previas. El proceso se repite hasta que todos los grupos tengan nombre. En caso que cualquier tarjeta no parezca encajar en un grupo concreto puede incluirse en un grupo de “misceláneos”.
Elaborar el diagrama de afinidad: Se concluye colocando las tarjetas con los títulos asignados en la parte superior de cada uno de los grupos de tarjetas.
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