DIAGNOSTICO Y PLAN DE ACCION DE LA BASE DE DATOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN EXISTENTES

PRODUCTO I

Presentado para:

Los Pinos Clnica DentalPor: Ral Grados CarreoOctubre 2015

I. IntroduccinEl presente documento desarrolla el Producto 1 que forma parte de la consultora denominada Diagnostico y plan de accin de la base de datos y Sistemas de Informacin existentes, solicitado por la gerencia de la clnica dental Los Pinos Huacho, en el marco del mejoramiento del proyecto de Planeacin de Recursos Empresariales ERP.

El objetivo del presente trabajo es: Realizar un diagnstico de los sistemas de informacin y la base de datos existentes, utilizados por el ente privado vinculados al proyecto. El diagnstico deber permitir identificar el estado actual de este tema, as como preparar recomendaciones y actividades para la consolidacin, expansin y vinculacin de los mismos para mejorar la confiabilidad, accesibilidad y utilidad de los datos y los sistemas para mejorar la administracin de las operaciones del negocio. Los resultados del diagnstico debern ser presentados de manera tal que permitan la estimacin de los costos requeridos para la implantacin de las recomendacionesEste Producto 1 es el informe en el cual se presentan los resultados obtenidos en el recojo de informacin, as como conclusiones preliminares.En ese sentido, el presente informe se encuentra estructurado de la siguiente manera: En el acpite II se revisa una visin general de los antecedentes. En el acpite III una descripcin breve de la metodologa empleada para recopilar la informacin. En el acpite IV del informe contiene los procesos actuales y las interrelaciones entre estos y sus actores. En el acpite V describe el diagnstico general de los sistemas, referidos al tema odontolgico, asistencial, logstica y contabilidad especficamente. El acpite VI del informe contiene las recomendaciones para las mejoras de procesos y sistemas referidos al tema. El acpite VII, contiene el glosario de trminos utilizados Anexo 1: Cuestionario enviado a Los Pinos.II. AntecedentesPara revisar los sistemas de informacin hay que revisar inicialmente el proyecto ERP y los sistemas anteriores que dieron pie al proyecto.

El objetivo de usar la tecnologa para ayudar a desarrollar las operaciones del negocio nace en el ao 2000 como necesidad de responder a la demanda de la gerencia de generar valor para sus clientes y colaboradores. Es as que se constituye un equipo humano conformado por jvenes de la Universidad del Callao y la gerencia para trabajar en un sistema que apoye los procesos de odontologa, admisin y contabilidad. El proyecto se vio truncado por razones que se desconoce habiendo sido concluido en la etapa del levantamiento de informacin. Para el ao 2006 el Sr. Contador ngel Luna Santos asume la responsabilidad de desarrollar el sistema bajo los conocimientos de desarrollo y la tecnologa FOX PRO, en la cual tena una amplia experiencia. Es as que de Enero Marzo se logr desarrollar e implantar un sistema monousuario.En el ao 2011 surge la necesidad de mejorar el sistema en FOX PRO, es as que se contrat a un nuevo equipo bajo la direccin del Ing. Julio Morales Len y se da inicio al proyecto ERP para la clnica. Se concluy que el sistema fuese desarrollado en Visual Studio 2008, SQL Server 2008 y el lenguaje C# de Microsoft. El sistema ERP cuenta con los mdulos de Admisin (Recepcin), Odontologa, Tesorera, Crditos, Logstica, Recursos Humanos, Ventas, Sistema y Marketing soportado por una base de datos.

III. MetodologaLa metodologa usada para recopilar informacin fue entrevistas personales en varias oportunidades. A continuacin se detallan las entrevistas que se dieron para recopilar informacin. Entrevistas: Cesar Solano Fuentes Rivera Cargo: Gerente General de la Clnica Dental. Andrea Livora Ausejo Cargo: Administradora de la Clnica Dental. Reunin del Equipo de trabajo Josue Mayta Caldern Sheyla Len Aguilar Ral Grados Carreo

IV. Procesos Actuales y Arquitectura del Sistema

Proceso de Atencin de Pacientes El siguiente cuadro muestra el proceso actual para la atencin de un paciente.El proceso inicia cuando el paciente o cliente solicita informacin en la ventanilla de admisin, luego se verifica si existe la persona (cliente o paciente), depende del resultado se entrega una ficha de registro en el cual se llenan los datos personales y luego se registran el sistema o se actualizan los datos de la persona si ocurrieron cambios y finaliza el proceso.

Proceso de Registro de CitasEl proceso inicia

Proceso de Confirmacin de Citas.El proceso inicia

Proceso de Registro de AsistenciasEl proceso inicia

Proceso de Registro de HorariosEl proceso inicia

Proceso de Registro de EmpleadosEl proceso inicia

Arquitectura del sistema actualEn la actualidad, el sistema ERP tiene una arquitectura centralizada.Manejan tecnologa ya antigua para los nuevos estndares

V. Diagnstico General

Sistema de informacinEn la actualidad la clnica tiene a su cargo un sistema informtico ERP -DOCTOR PINOS destinado al procesamiento de su informacin. Existe alguna documentacin parcial tcnica de la arquitectura del sistema. Los documentos existentes son diagramas de anlisis y diseo, procesos internos del sistema y manuales de usuario. ERP PINOS est desarrollado basado en una arquitectura cliente-servidor, usando Visual Studio. La base de datos es SQL Server 2008. El sistema se encuentra en proceso de mantenimiento, pero tambin existe necesidad de mejorar y desarrollar nuevas funcionalidades. El sistema cuenta con 7 mdulos que administran las operaciones de la empresa. De estos solo estn en funcionamiento tres, Admisin (Recepcin), RR.HH y Odontologa, los mdulos restantes an estn en desarrollo. Los mdulos operativos funcionan con limitaciones que hacen ver al sistema como poco fiable. Segn las entrevistas las pruebas se realizan con los usuarios finales, no se registran pruebas de carga o estrs. Usuarios del sistema: Registrados 61 de los cuales figuran como activos 22. No existe una forma directa de conocer las cantidades mximas o mnimas de usuarios. Los datos del sistema se pueden exportar a archivos Excel o Pdf Los cuadros de dilogos no brindan suficiente informacin de las acciones o eventos que ocurren en el sistema. El sistema permite el registro de datos indiscriminado por parte de los usuarios.

Equipo y Hardware La clnica cuenta con un servidor con sistema operativo Windows Server 2008 R2. No se tiene conocimiento si cuenta con un plan de mantenimiento desde que se adquiri. Este servidor cubre la demanda actual nicamente. Software de desarrollo, base de datos Visual Studio en su versin 2008, no se especific la vigencia y validez de la licencia. SQL Server 2008, no se especific la vigencia y validez de la licencia y/o el soporte.

Problemas detectadosEn base a lo expuesto, se pudo identificar los siguientes problemas:a)

VI. Conclusiones y RecomendacionesProcesos recomendadosProceso de Admisin

Como conclusiones de este anlisis de procesos, sistemas y base de datos, se puede concluir. Es necesario modificar el proceso actual, brindando mayor responsabilidad a los dueos de cada proceso. Es muy importante aprovechar las experiencias aprendidas por el equipo de la empresa y volcarlas en mejorar el sistema o una nueva versin.