diagnostico del proceso de planificacion estrategia el proceso de planificación se realiza para...

DIAGNOSTICO DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGIA

El proceso de planificación se realiza para cumplir con una demanda gerencial y no se ve como una necesidad para orientar la gestión de la compañía.

Se estima que la exigencia formal de la gerencia general no debiera ser incompatible con un proceso de planificación estratégica institucional que les facilite ordenar sus prioridades, vincularse con las necesidades de la compañía y que sea un apoyo para el ordenamiento de planes y proyectos, así como para el monitoreo y evaluación de la gestión de las diferentes áreas de la empresa


No existe una guía común o metodologías básicas que orienten el trabajo de planificación

Existe una “dispersión de objetivos, instrumentos y metas no alineadas e integradas entre sí bajo un concepto de conducción estratégica”

El análisis de las Definiciones Estratégicas se inicia con la Misión, examinando si éstas cumplen con los criterios de calidad con que debe contar esta declaración, esto es:“Qué hace”, o sea la definición clara y precisa de los bienes y servicios que entregan a los usuarios, “Para quienes”, es decir los usuarios o beneficiarios y, “Para qué” o sea el resultado esperado o impacto de la provisión de los bienes yservicios.


El análisis de la misión en relación a los objetivos estratégicos, permite establecer si hay congruencia y suficiencia de los éstos para el cumplimiento del propósito fundamental que se ha declarado. Uno de los criterios básicos de la planificación estratégica es que los objetivos estratégicos permitan operacionalizar la misión, en logros más concretos y medible en el mediano plazo.


Respecto al tipo productos estratégicos se presentan como productos lo que son actividades o procesos, o bien subproductos

Los objetivos estratégicos establecidos por la institución deben ser: Consistentes con la misión, es decir deben expresar las variables asociadas

a los resultados esperados en sus clientes, usuarios o beneficiarios (impacto, cobertura, calidad del servicio, entre otros). Permiten operacionalizar la misión y/o visión.

Son consistentes con las Prioridades Institucionales Permiten ser especificados en efectos o resultados deseados, susceptibles

de revisar y evaluar. Pueden ser desagregados en objetivos específicos o metas. Puede ser traducidos en tareas asignables a la organización. Son factibles de realizar en plazos determinados y con los recursos

disponibles. Son en su conjunto suficientes para lograr plenamente lo señalado en la

Misión con eficiencia, eficacia y calidad (se lograrán evaluar posteriormente los resultados esperados)


Existe insuficiencia de indicadores relevantes

Existe dificultades en la construccion de indicadores

Se debe entrar en un proceso de mejora continua

Los indicadores deben responder a los objetivos estrategicos

TRABAJEMOS EN EL PLAN

Es una herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer LA EMPRESA

No existe una buena planificación estratégica SIN LA PARTICIPACION NI MOTIVACION de todos los que hacemos la empresa

Funciones dela administración

Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control

VISION Y MISION

VISIONSer una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y servicios constructivos, reconocida por su excelencia, aporte en obras emblemáticas y compromiso con sus colaboradores, comunidad y medio ambiente

MISIONCon excelencia, compromiso procesamos, diséñanos, construimos y recuperamos tus sueños con duración milenaria

…, ¿qué es un Mapa Estratégico?

Cuando una organización ha desarrollado un Plan Estratégico y quiere implantarlo de una forma eficiente, fácil de comunicar y ágil de medir; con el fin de alcanzar los objetivos planificados de una manera eficiente y rentable, debe definir su Mapa Estratégico

…, ¿qué es un Mapa Estratégico?

es una poderosa herramienta que permite alinear a todos los miembros de la organización hacia la consecución de los objetivos descritos en su Plan Estratégico, a comunicarlos y a definir que es lo que tiene que hacer para alcanzarlos.

¿Para qué sirve un Mapa Estratégico?

Si una organización cuenta con un Mapa Estratégico, éste le va a permitir a ella y a sus miembros concentrar en un solo documento, a modo de hoja de ruta, lo que se debe hacer para alcanzar los objetivos planteados en el Plan Estratégico, con el fin de facilitar el entendimiento y compromiso de sus miembros y por ende, el desarrollo de las estrategias de una forma precisa, clara y medible hacia el logro de dichos objetivos.

¿Cómo es un Mapa Estratégico?

Concreción de las grandes líneas estratégicas. Definición de los objetivos financieros. Establecimiento de los objetivos estratégicos

desde la perspectiva de clientes. Deducción de los objetivos estratégicos desde

la perspectiva de procesos. Definición de los objetivos estratégicos desde

la perspectiva de aprendizaje. Estudio de las relaciones entre los diferentes

objetivos estratégicos.

NIVELES

NIVEL ESTRATEGICO NIVEL TACTICO NIVEL OPERATIVO

GRANDES LINEAS ESTRATEGICAS Altos estándares de satisfacción

del cliente Ser referentes en actividad

minera

PERSPECTIVA FINANCIERA

Es el primer nivel cuyo fin es identificar los objetivos financieros de la empresa para un período determinado, deben ser objetivos cuantificables y por tanto medibles.

Empresa sólida en

manejo económico

Incrementar

ingresos

Mejorar productividad (bajar

costos / mejorar el uso de

los recursos)

PERSPECTIVA DEL CLIENTE

Es el segundo nivel cuyo fin es identificar qué tenemos que hacer para conseguir los objetivos financieros teniendo en cuenta la satisfacción de nuestros clientes; es decir, lograr satisfacer los clientes con la venta de productos y/o prestación de servicios para facilitar alcanzar las metas planteadas en la perspectiva financiera (objetivos financieros).

PERSPECTIVA DEL CLIENTE

Alcanzar

certificaciones de

calidad , ambiente y

SSSO

Garantizar Calidad

Satisfacer

necesidades de

los clientes

Internacionalizaci

on Expandirse a

otros mercados

Participar en

proyectos

emblematicos

PERSPECTIVA DE PROCESOS

Es el tercer nivel cuyo objetivo es definir qué tenemos que hacer de manera interna para satisfacer la perspectiva de nuestros clientes y alcanzar nuestra perspectiva financiera.

Incorporar al

mercado

productos únicos

Creación de

productos

Proceso de innovación

Alianzas

estratégicas

Proceso de servicio

Crecimiento

sostenido y

sustentable de la

producción

Recuperacion de

las canteras

Proceso operativo

PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Es el cuarto nivel que tiene como fin el

definir cual es el conocimiento y/o capacidades a desarrollar para cumplir la “Perspectiva Interna”.

Capital humano

Atracción y retención del talento

Condiciones laborales y bienestar de los

empleados

Habilidades y competencias estratégicas

Capital de información

Sistemas de información

Aplicaciones informáticas para

mejorar los procesos

Capital organizacional

Cultura y estructura organizacional

Gestión del Talento Humano

Colaboradores sean accionistas

Contribución a la sociedad

INDICADORES

La gente responde sobre aquello que es inspeccionado, no sobre lo esperado

Los gestores utilizan los indicadores para comprobar el progreso de la organización en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.

Los indicadores muestran la relación entre objetivos y son una prueba constante sobre la validez de la estrategia.

Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la institución, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos

¿Para qué sirve esta información?

TOMAR DECISIONES

Indicadores

INDICADORES

Luego de estos pasos el proceso debe enfocarse en la selección de los indicadores que determinarán el éxito de cada gestión de acuerdo al diseño del Mapa Estratégico:

Los indicadores funcionan como una herramienta para llevar la organización hacia el comportamiento deseado.

Los indicadores dan dirección con respecto a lo que necesitan hacer para ejecutar la estrategia.

“Que indica o sirve para indicar”

Latín = “Indicare” = Mostrar o significar algo, con indicios y señales

Desempeño: capacidad de una institución para gestionar adecuadamente sus recursos y dar cumplimiento a los objetivos y metas establecidos

Indicadores

Es necesario definir indicadores para:

Eficacia Calidad Eficiencia

PROYECTOS

PROGRAMAS

REC

UR

SO

S

INSUMOS PROCESO PRODUCTOS RESULTADOS

• Eficacia• Calidad• Eficiencia• Economía

• Eficacia• Calidad• Eficiencia

• Eficacia

• (Eficiencia)

Bienes

SERVICIOS

Presupuesto ($)

Producción (Q)Resultados

(desde punto de vista de los beneficiarios)

Indicadores

Productos

-Cobertura y focalización

-Oportunidad

-Carácterísticas de Bs. y Ss.

-Costos

Indicadores

Misión y Objetivos

Estratègicos

-Intermedio

-Final

Insumos / Procesos

INSTITUCIÓN

Indicadores

Actividades

-Programas de trabajo

-Programación

-Ejecución de recursos

Por eso es importante comprender el concepto y sentido de los indicadores

• Son herramientas de gestión que proveen un valor de referencia a partir del cual se puede establecer una comparación entre las metas planeadas y el desempeño logrado

• Un indicador de desempeño es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la institución

• Los indicadores de desempeño son medidas que describen cuán bien se están desarrollando los objetivos de una institución, a qué costo y con qué nivel de calidad.

¿QUE TIPO DE INDICADORES HAY?

Clasificación de los indicadores

Según qué miden

(dimensiones del desempeño):

Eficacia Calidad Eficiencia Economía

Según etapa del proceso productivo:

Insumos Procesos Productos (bienes y servicios) Resultados

(intermedios y finales)

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMÍA

CALIDAD

PROCESOS PRODUCTO RESULTADOS

DI

MENSIONES

DESEMPENO

AMBITOS DE MEDICIÓN y DIMENSIONESAMBITOS: DESDE LA CADENA DE PRODUCCION

Indicador de EFICACIA

Mide el grado de cumplimiento de un objetivo.

No considera los recursos asignados para ello

Ejemplo: Porcentaje de producción terminada

entregadas en relación a las programadas

Tiempos de producción

EFICACIA

Es lograr una tarea,

Es desarrollar un proyecto.

Se dice que alguien es Eficaz si es que ha cumplido con la tarea que se le encomendó

Este carpintero es eficaz cuando hace muebles personalizados,sin embargo los costos se elevaron demasiado.

Tiene que ver con la realización y culminación de metas, no importa el tiempo o el costo.

Este alcalde hace obras si o si

Objetivos- Que?

CONCEPTOS

EFICACIA

• RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO)

• FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO)

• COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE)

• IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)

Indicador de EFICIENCIA

Mide la relación entre los productos y servicios generados con respecto a los insumos o recursos utilizados.

Aproximaciones a este concepto: Costos de producción (costos medios, costos unitarios

gastos administrativos en relación al gasto total) Productividad media de los distintos factores de

producción

Ejemplos: Costo promedio anual por alumno atendido Solicitudes tramitadas por funcionario

EFICIENCIA

Implica que se logre una tarea o proyecto con menos recursos y tiempo

Este carpintero es eficiente porque me hizo el mismo mueble por un menor precio y hasta en menos tiempo.

La eficiencia denota optimización de recursos, ser eficiente es hacerlo mejor con lo mismo

Recursos – Como?

EFICIENCIA

Indicador de eficiencia: costo por unidad de servicio o bienes provistos; o productividad de un input,

son útiles en evaluar los costos relativos y productividad que diferente métodos de servicio entregan o la producción de bienes.

Los indicadores de eficiencia pueden expresarse como “costo por producto”, o “unidades por insumo”, o “costo por resultado”.

EFECTIVIDAD

Mide los resultados de una acción o proyecto

Eficacia + Eficiencia = Efectividad

Si no tenemos reglas o una estructura básica, nos resultará muy difícil lograr resultados a cualquier tipo de plazo.

Resultados –Para que?

Indicador de CALIDAD Mide atributos, capacidades o

características que deben tener los bienes o servicios para satisfacer adecuadamente los objetivos del programa.

Calidad es una dimensión de la eficacia, pero por su importancia se la distingue con nombre propio

Ejemplos: Grado de satisfacción de los usuarios Tiempo de respuesta a requerimientos de

los beneficiarios

Calidad

Capacidad de la institución por responder en formaconsistente, rápida y directa a las necesidades delos usuariosA) Mediciones Indirectas.

Mejorar los atributos y características de los productos.

B) Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los

usuarios.

Indicador de ECONOMÍA

Mide la capacidad del programa para generar o movilizar adecuadamente los recursos financieros.

Economía es una dimensión de la eficiencia.

Ejemplos: Ingresos propios generados Presupuesto ejercido

Proceso (Actividades - productos intermedios):

Actividades vinculadas a la producción de bienes y servicios. Corresponden a las necesarias para generar los productos finales de la institución:

procedimientos de compra licitaciones procesos tecnológicos administración financiera etc.

- Porcentaje del presupuesto ejercido- Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado

Segun la Etapa del Proceso Productivo o Ambito de Medicion

Algunos ejemplos de Indicadores en el ámbito de los Procesos:

Porcentaje de ejecución del presupuesto Porcentaje de gasto en Recursos Humanos respecto de gasto total Porcentaje de gasto corriente respecto de gasto total Porcentaje de productos entregados respecto de lo programado Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado Porcentaje de licitaciones adjudicadas respecto de licitaciones totales Porcentaje de ingresos propios percibidos respecto de los programados Porcentaje de subsidios asignados Porcentaje de familias pobres catastradas Porcentaje de normas de aviación actualizadas

Ámbito de los Procesos productivos(Ejemplos para Actividades Centrales)

Definir aquellos procesos que son claves para la generación de los productos (bienes y/o servicios):

procedimientos de compra

Adquisición de insumos – contratación de empresas proveedoras

Licitaciones

Externalización de servicios - subcontratación de empresas que proveen los productos

procesos tecnológicos

Implementación de servicios por internet - procesos para generar productos

Producto (productos finales):

Bienes y/o servicios públicos producidos o entregados por la institución para cumplir con su misión. Está dirigido al beneficiario final, o en algunos casos, intermedio.

- Porcentaje de alumnos que reciben la beca oportunamente- Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda- Metros cuadrados construidos promedio por vivienda entregada

ÁMBITOS DE MEDICIÓN

Algunos ejemplos de indicadores de focalización:

Porcentaje de la población en situación de pobreza que recibe subsidio para agua potable Porcentaje de niños en situación de pobreza que reciben beca estudiantil Porcentaje de adultos mayores que reciben complemento alimenticio contra la desnutrición Porcentaje de deportistas que acceden a programas de alto rendimiento Porcentaje de comunas de alto riesgo cubiertas por programas especiales antidelincuencia

Finalmente, también en eficacia se mide al cumplimiento de programas de trabajo: Porcentaje de capacitaciones de funcionarios en relación a lo programado

Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de los Productos:

Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total

de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares

para reuniones, parques, plazas, juegos para niños) Porcentaje de familias que manifiestan satisfacción con la vivienda entregada

¿COMO CONSTRUIMOS UN INDICADOR?

10 pasos básicos para construir indicadores

1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición

2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir

3. Formular el indicador y describir la fórmula de cálculo

4. Validar los indicadores aplicando criterios técnicos

5 Recopilar los datos

6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición

7. Señalar la fuente de los datos o medios de verificación

8. Establecer supuestos (observaciones)

8. Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios

10. Comunicar e Informar el desempeño logrado

1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición del desempeño

MISION VISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS PRODUCTOS FINALES o ESTRATEGICOS

De las Definiciones estratégicas extraer los Factores Relevantes que deben ser medidos.

•¿Cuáles son los principales aspectos o variables claves que deben ser medidos en cada uno de los Objetivos (Misión, Objetivos Estratégicos, productos..) ?

•¿Qué ámbitos deben ser medidos?

•¿Qué dimensiones deben ser medidos?

•¿Quién utilizará la información?

•¿Qué decisiones tomará?

2. Establecer los factores relevantes, ámbitos y dimensiones de desempeño a medir…….

Factores relevantes a medir

Se refiere las características que deseamos medir respecto al logro del objetivo.

Ejemplo: Objetivo:Contribuir al desarrollo de la

vida familiar, comunitaria y ciudadana de las familias de escasos recursos, mediante la entrega de vivienda social ubicada en conjuntos habitacionales

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMÍA

CALIDAD

PROCESOS PRODUCTO Resultados (Intermedios y Finales)

DI

MENSIONES

2. Los ámbitos de medición y dimensiones atraviesan toda la cadena de producción y valor..hay que establecer qué es lo relevante

AMBITOS DE MEDICION

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Exportar piedra tipo andesita / internacionalización / expandirse en otros mercados internacionales

Crecimiento producción/ crecimiento Talento humano como más importante activo Alcanzar certificaciones Calidad, Ambiente y SSSO – Garantizar Calidad,

cuidado ambiente y SSO / responsabilidad ambiental / certificaciones / manejo sostenible y sustentable

Incorporar al mercado productos únicos Satisfacer necesidades de clientes Reconocimiento por apoyo a comunidad / con responsabilidad social Mejorar nivel de vida de colaboradores – vivienda Colaboradores sean accionistas / involucrando empleados en la propiedad Participar en proyectos emblemáticos – Metro UIO / Palacio de Nariño /

Obras emblemáticas Garantizar inversión / empresa sólida en manejo económico Alianzas estratégicas – Municipio de Quito / consolidar relación con

proveedores y accionistas Recuperación de las canteras

PRODUCTOS ESTRATÉGICOS

Sistemas de control disminución de ruido, polvo y residuos Implementar SGC ISO 9001, SGA ISO 14001 y OHSAS 18001 / implementar

/certificar Programa de incentivos y motivación Programa de formación continua y Plan de Carrera Capacitar actores estratégicos - proveedores, accionistas Desarrollar innovación tecnológica / tecnología de punta Ampliar locales de exhibición UIO y GYE Desarrollar Plan Marketing y hacer publicidad Participación con la comunidad Diversificar capital Productos especiales – Murales de piedra / Proyecto inmobiliario novedoso

/desarrollo e innovación constante de nuevos productos Plan de manejo ambiental y explotación sostenible y sustentable mina Catequillá Proceso de postventa Expandir línea de negocios a construcción viviendas estrato socio económico medio

alto UIO

LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR

Definiciones estratégicas

Factores Relevantes

Misión Con excelencia, compromiso procesamos, diséñanos, construimos y recuperamos tus sueños con duración milenaria



Factores Relevantes

Visión Ser una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y servicios constructivos, reconocida por su excelencia, aporte en obras emblemáticas y compromiso con sus colaboradores, comunidad y medio ambiente



Factores Relevantes

Objetivos estratégicos• Exportar piedra

tipo andesita / internacionalización / expandirse en otros mercados internacionales

• Crecimiento producción/ crecimiento

• Talento humano como más importante activo



Factores Relevantes

Objetivos estratégicos• Alcanzar

certificaciones Calidad, Ambiente y SSSO – Garantizar Calidad, cuidado ambiente y SSO / responsabilidad ambiental / certificaciones / manejo sostenible y sustentable

• Incorporar al mercado productos únicos



Factores Relevantes

Objetivos estratégicos• Reconocimiento

por apoyo a comunidad / con responsabilidad social

• Mejorar nivel de vida de colaboradores – vivienda

• Colaboradores sean accionistas / involucrando empleados en la propiedad


Definiciones estratégicas Factores Relevantes

Objetivos estratégicos• Participar en proyectos

emblemáticos – Metro UIO / Palacio de Nariño / Obras emblemáticas

• Garantizar inversión / empresa sólida en manejo económico

• Alianzas estratégicas – Municipio de Quito / consolidar relación con proveedores y accionistas

• Recuperación de las canteras



Productos estratégicos:• Sistemas de control

disminución de ruido, polvo y residuos

• Implementar SGC ISO 9001, SGA ISO 14001 y OHSAS 18001 / implementar /certificar

• Programa de incentivos y motivación

• Programa de formación continua y Plan de Carrera



Productos finales• Capacitar actores

estratégicos - proveedores, accionistas

• Desarrollar innovación tecnológica / tecnología de punta

• Ampliar locales de exhibición UIO y GYE

• Desarrollar Plan Marketing y hacer publicidad



Factores Relevantes

Productos finales• Participación con la

comunidad• Diversificar capital• Productos

especiales – Murales de piedra / Proyecto inmobiliario novedoso /desarrollo e innovación constante de nuevos productos



Productos finales• Plan de manejo

ambiental y explotación sostenible y sustentable mina Catequillá

• Proceso de postventa• Expandir línea de

negocios a construcción viviendas estrato socio económico medio alto UIO

CUÁLES SON LOS ASPECTOS RELEVANTES QUE DEBEN SER MEDIDOS QUÉ ÁMBITOS SE VAN A MEDIR CUÁLES DIMENSIONES

UNA VEZ QUE SE TIENE CLARIDAD SOBRE:

Corresponde construir cada uno de los indicadores

3. Formular el nombre del indicador y la fórmula de cálculo.

El nombre del indicador debe ser lo más ilustrativo posible de lo que se quiere medir, y la fórmula debe permitir informar sobre los parámetros o variables que se están midiendo

Nombre del indicador

Debe ser claro, preciso y autoexplicativo Que cualquier persona entienda qué se mide con

ese indicador Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben

definirse en una nota explicativa

Sentido de la medición

Indicador ascendente o descendente En general: Los indicadores de cobertura, focalización, accesibilidad,

cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente. Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios

son descendentes. Los indicadores que miden capacidad de utilización de recursos

son ascendentes Los indicadores que miden errores son descendentes Los indicadores que miden satisfacción de usuarios son

ascendentes

Fórmula de cálculo

La relación matemática de las variables deben entregar como resultado lo que se definió en el nombre


Variables que intervienen

Fórmula del indicador

Construcción de Fórmulas

El nombre del indicador debe ser:

Autoexplicativo

Contextualizado

Por ejemplo:

“Porcentaje de solicitudes respondidas”

¿Es autoexplicativo y contextualizado?

Nombre del Indicador

“Porcentaje de solicitudes respondidas”

En la Oficina Principal de la institución

En el país

En un mes

En un año

Respecto de las solicitudes presentadas

Etc.



Qué o cuál es la medición…………….universo a considerar

(contexto)

% de solicitudes respecto de las

respondidas solicitudes ingresadas


Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las solicitudes ingresadas

Variables

Variable 1: solicitudes respondidas Numerador

Variable 2: solicitudes ingresadas Denominador

RespondidasIngresadas

Indica la relación


Fórmula:

Numerador

Denominador

Total de solicitudes respondidas en el año t

Total de solicitudes ingresadas en el año t

* 100

* 100


Tipos de fórmulas más usadas

Porcentaje (proporciones)

Tasa de variación

Razón o promedio

Índices


Razón entre dos variables con una misma unidad de medida

numerador

denominador * 100 = X por ciento

Igual unidad de medida (personas, Km., solicitudes, etc.

1. Porcentajes (cobertura, focalización, etc.)

“Porcentaje de cobertura en la atención de adultos mayores”

(Total de adultos mayores atendidos / Total de adultos mayores del país)*100

Adultos Mayoresdel país Adultos Mayores

atendidos

COBERTURA

Cobertura:

“Porcentaje de adultos mayores atendidos que se encuentran en situación de extrema pobreza”

(Total de adultos mayores atendidos que se encuentran en situación de extrema pobreza / Total de adultos mayores atendidos)*100

Adultos Mayoresdel país

Adultos Mayoresatendidos

Adultos Mayorespobres

FOCALIZACIÓN

Focalización:

Razón entre una misma variable pero en periodos diferentes

variable año t variable año t – variable año t-1

Variable año t-1 variable año t-1

- 1

= X por ciento

* 100 = * 100

2. Tasa de variación

Ejemplo:

Tasa de variación de las exportaciones del país

{(Total exportaciones año t / Total exportaciones año t-1) – 1*100}*100

2. Tasa de variación

Relación entre dos variables con distinta unidad de medida

numerador

denominador= unidades promedio del numerador por cada unidad del denominador

3. Razón o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)

Ejemplo:

Tiempo promedio de tramitación de solicitudes

Tpo. Solicitud 1 + Tpo. Solicitud 2 + ..... + Tpo. Solicitud n

Total de solicitudes tramitadas

Sumatoria de tiempos de tramitación de cada solicitud / Total de solicitudes tramitadas = tiempo promedio por solicitud

3. Razón o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)

Permiten medir la evolución de una variable en el tiempo, a partir de un valor base.

Ejemplo, Índice de Remuneraciones

Promedio anual de remuneraciones año base: 5.000

Promedio anual de remuneraciones año t: 5.350

Índice año base: (Valor año base / valor año base)*100

= (5.000 / 5.000)*100 = 100

Índice año t: (Valor año t/ valor año base)*100

= (5.350 / 5.000)*100 = 107

4. Índices

Promedio anual de remuneraciones año n:

Índice año n = (Valor año n / valor año base)*100

4. Índices

4. Validar los indicadores

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Relevancia: debe reflejar una dimensión importante del logro del objetivo

¿Permite verificar el logro del objetivo en un aspecto sustantivo?

Pertinente: debe ser preciso e inequívoco

¿No hay dudas respecto de qué se está midiendo?

Debe aportar una base suficiente para evaluar el desempeño

¿Es suficiente para emitir un juicio respecto del desempeño?

Costo Razonable: la información necesaria para generar el indicador debe estar disponible a un costo razonable

¿El beneficio de la información es mayor que el costo de obtenerla?

Cada indicador propuesto debe ser validado técnicamente, según los siguientes criterios:

Confiable :¿Cualquier persona puede comprobar los resultados del indicador?

Independiente: La institución o programa controla el resultado que entrega el indicador

Integración: El total de los indicadores contempla las dimensiones de desempeno necesarias

Aporte marginal: si hay más de un indicador para medir el desempeño de un objetivo, debe proveer información adicional en comparación con los otros indicadores propuestos

¿Mide aspectos no considerados en los demás indicadores?

Cada indicador propuesto debe ser validado técnicamente, según los siguientes criterios:

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Paso 4: Validar los Indicadores

Indicadores Relevancia Pertinencia Costo Razonable

Confiable Independiente Integracion Aporte Marginal

¿Valida?

1. Sí Sí Sí Sí Sí Sí Sí

2. Sí Sí No Sí Sí Sí No

5. Recopilar los datos para construir los indicadores

Información contable-presupuestaria

Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal

Encuestas, estudios especiales

Benchmarking,etc

TIPOS DE INFORMACION

Para cada indicador, ¿está disponible la información en mi programa?

SÍ No

¿está en otra Entidad?

Sí No

¿el beneficio > costo de obtenerla?

Sí No

Fuentes de Información

Se mide

Se busca una proxy

6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la frecuencia de la medición

DESEMPEÑO HISTORICO

LINEA BASE

OBJETIVOS DEFINIDOS

DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

Metas

Las Metas constituyen la expresión concreta y cuantificable de los logros que se planea alcanzar en el año (u otro periodo de tiempo) con relación a los objetivos previamente definidos.

Sentido de la Medición:• Ascendente (cobertura, focalización, etc.)• Descendente (tiempos de respuesta, tasas de

enfermedades, etc.) ¿Qué es mejor como desempeño de la institución?

Importancia de las metas para el seguimiento (monitoreo) y evaluación

Medición y evaluación

Retroalimentación

Medidas correctivas

Evaluación

La evaluación es la comparación de los resultados obtenidos con las metas establecidas. La evaluación puede ocurrir durante el periodo de ejecución (evaluación contingente) o al finalizar dicho periodo (evaluación ex post).

Retroalimentación

Los resultados de las evaluaciones se comunican a los encargados de cada área y a la Dirección, a fin de que estén informados respecto al grado de avance de las metas planteadas y, en caso de producirse desviaciones importantes respecto a lo programado, se acuerden las medidas correctivas que se adoptarán.

Medidas correctivas

Las medidas correctivas pueden consistir en cambios en las áreas, cambio en las metas, nuevas asignaciones o recortes de los recursos presupuestarios, revisión de las tareas, etc.

Indicador y meta

El resultado de la medición del indicador entrega un “valor”.

Este valor se compara con la meta establecida para el indicador.

La comparación permite establecer un juicio respecto del desempeño de la institución.

Ejemplo

Indicador: Porcentaje de gastos administrativos

Valor del indicador: 15% Meta del indicador: 20%

Valor del indicador de institución similar: 10%

Juicios:

Cumplí la meta. Estoy por sobre el valor de una institución similar

Requisitos de las metas

Su establecimiento debe considerar diferentes parametros (desempeño histórico, programas similares, estándares)

Deben ser posibles de cumplir por la institución con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles

Su logro debe depender de la institución (establecer supuestos)

Requisitos de las metas

Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado

Deben expresar claramente el ámbito geográfico que cubre

Deben ser conocidas y acordadas con los ejecutores de las distintas áreas (establecer los responsables por el cumplimiento)

Para establecer la meta se deben considerar diferentes parámetros

Línea base y desempeño histórico

Desempeño de instituciones similares (benchmarking)

Estándares aplicados a normas técnicas

Pasos para determinar una meta

Identificar la línea base

Se toma como referencia el actual desempeño

Existe?

Meta

Indicador Año t

% de alumnos 60%

egresados

¿No existe?Se construye¡¡¡

•Programas similares

•Estándar técnico

¿Qué es la línea base?

Dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirán para evaluar el grado de cumplimiento de las metas.

Para indicadores nuevos, podría suceder que no exista un valor base, por lo cual debe ser estimado.

Una vez realizada la primera medición, se tomará como línea de base el último dato obtenido.

¿Dónde estamos ahora?

¿Cómo hemos estado antes?

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

2004 2005 2006 2007¿Cuan lejos queremos y podemos llegar?

Considerar el nivel de desempeño de las metas a nivel nacional / local

El tiempo de respuesta de la entrega de los pasaportes será el mismo en el país, en el Estado o en una determinada Región.

Los kilómetros de vías reparadas serán un promedio nacional o en un tramo específico.

Las metas deben tener asignados responsables por su cumplimiento a nivel de la organización

Debe quedar claramente establecido cual es la Unidad, Área, Dirección, que es responsable por el cumplimiento de la meta, aún cuando otras áreas intervengan con producción intermedia o final.

Problemas frecuentes cuando se establecen las metas

No existen o no se construyen los medios de verificación

Los supuestos no son pertinentes (se imputan aspectos que la institución sí controla)

La evaluación (el juicio sobre el desempeño no es confiable)

Las metas estimulan un desempeño poco innovador y desafiante


No existen datos disponibles para estimar la línea base

La institución desconoce estándares de entidades similares

Se desconoce la población objetivo y potencial

Riesgo se sobre o subvalorar la meta

No es posible evaluar

respecto de las mejores prácticas (autocomplacencia)

La meta no permite monitorear el avance hacia el cumplimiento

del objetivo (y por lo tanto no se pueden tomar decisiones adecuadas)


Subvaloracion de las metas frente a un ambiente punitivo de la evaluacion

Trampa de la medición: se muestra como resultados (y se hace) solo lo que se puede medir

Escasa utilidad para la toma de decisiones y mejora de la gestión

No es posible avanzar hacia la mejora de los resultados relevantes para la organización y por ende para la ciudadanía

Frecuencia

Misión

Objetivos

estratégicos

Productos

Actividades

Frecuencia

Disminuye

Aumenta

Depende de la disponibilidad de la información (Fuente de Información) y del nivel de los objetivos que se está midiendo

Las necesidades de uso de la información generada por los indicadores (proceso de toma de decisiones)

Tiempo estimado en que se producirán los resultados del programa en los beneficiarios

Disponibilidad de información cuando ésta es obtenida o proporcionada por fuentes externas

Compromisos de cuenta pública o de informar resultados de la gestión (Secretaría de Hacienda)

Factores que inciden en la frecuencia de medición de los indicadores

7. Señalar las fuentes de datos o medios de verificación

Registros de la institución (posibles de auditar)

Estadísticas oficiales

Encuestas (realizadas por entes externos)

8. Establecer Supuestos (observaciones)

Aspectos no controlables por la institución:

Deben ser muy concretos y no generales

Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios

pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc

Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la programación)

Flujo de recursos internacionales, etc.

Comprometo X meta siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos:

•Tipo de cambio no aumente más de 10%

•La solicitudes de tramitación no aumenten más de 15%

Supuestos

Ejemplos de algunos aspectos sobre los cuales establecer Supuestos

Situación macroeconómica Beneficiarios usan los componentes

adecuadamente Se cumplen las corresponsabilidades de otros

actores Otros estados o entidades destinan los recursos

para lo que está establecido Los recursos de prestamos internacionales son

entregados al programa en el tiempo establecido

Tercer Trabajo Grupal

Revise el conjunto de los indicadores construidos y aplique los criterios de validación

Complete la planilla de Indicadores para la programación presupuestaria

Comparar valor del indicador al final del periodo y meta establecida

Establecer No cumplimientos y Sobrecumplimientos (desviaciones)

Análizar las Causas de los resultados

Proponer Recomendaciones para corregir las desviaciones

Establecer Compromisos para implementar las recomendaciones

Definir Plazos de cumplimiento de los compromisos

Definir Responsables por el cumplimiento de compromisos

Definir Programa de Seguimiento de compromisos

9. Evaluación de los Resultados

Evaluación de los Resultados

(*): Indicadores Cumplidos, No Cumplidos o Sobrecumplidos

Indica-dores

ValorIndicador

Meta %Cumpli-miento

Resul-tado(*)

Causasdel

Resul-tado

Reco-menda-ciones

Compro-misos

Plazos Respon-sables

Breve reseña de la institución

Contexto de la medición: qué se midió y qué no

Recursos utilizados por la institución

Resultados de la gestión (logros y no logros)

Principales causas de desviaciones de resultados

Efectos de resultados negativos (en los ciudadanos, etc)

Compromisos para el periodo siguiente

10. Informar los Resultados

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA

COMO CAMBIAN LAS CONDICIONES INICIALES

CUANTOS RECURSOS OCUPAMOS

INDICADORES

Costos planillaCostos unidades de productos

Número de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Número de viviendas

Kilómetros construidos

Inspecciones realizadas

Costo por vivienda

Costo por kilómetro construido

Tiempo de respuesta inspecciones

Gasto administrativo/Gasto TotalGasto Ejecutado/Gasto programado

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE, USUARIOS

Porcentaje de viviendas con estándares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Disminución del déficit habitacionalProvincia X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfacción por calidad y entorno

TIPO

Insumos

Inptus

EficienciaCalidadEconomía

USO

INF.

Sistema de InformaciónInterna

Entidades

Contraloría

Eficacia(Cobertura, Focalización)Calidad

Eficacia (Cobertura, Focalización)EficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Presupuesto(Productos Finales)

Sistema deInformación Interna(Productos Intermedios)

Presupuesto

Sistema de Información interna(Productos intermedios, Productos finales, no relacionados con O.Estratégicos)

Presupuesto

Sistema de Información Directivo

Presupuesto

Sistema de Información Directivo

ORGANISMO DE PLANIFICACION

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADOINTERMEDIO

RESULTADO

FINAL

diagnostico del proceso de planificacion estrategia el proceso de planificación se realiza para...

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