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Resumen Ejecutivo DGICO-CA-PO-018-04

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Resumen ejecutivo DGICO-CA-PO-018-04

I. Nombre y antecedentes de la práctica

1. Anote el nombre de la práctica (tal y como se nombró en la solicitud de registro)

Periódico Electrónico Prensafondo

2. Anote el nombre completo de la unidad administrativa, centro de trabajo o

plantel

Fondo de Cultura Económica

3. Describa brevemente la situación o estado del proceso que se está mejorando,

previo a la implantación de la práctica (máximo 350 palabras).

Hasta julio de 2005, el Fondo de Cultura Económica (FCE) empleaba un mecanismo de difusión informativa, incompleto, complicado de operar, y falto de coordinación con programas gubernamentales:

Lo publicado en medios sobre los eventos en los que participaba el FCE, información general relevante y las noticias de carácter cultural, se entregaba de manera impresa sólo a personal de mando superior. (Población objetivo limitada)

El material anterior se obtenía a través de un resumen de la síntesis informativa preparada por la empresa contratada para ese fin.

La síntesis informativa integraba las noticias, de los diarios y medios de comunicación más importantes del país.

El resumen constaba de aproximadamente 20 páginas, mismo que era fotocopiado y se distribuía a la Dirección General, Gerencia General, Gerentes y Coordinadores Generales (11 mandos superiores), proceso que se realizaba todos los días, de lunes a viernes.

Esta forma de comunicar implicaba la utilización de un número importante de recursos, hojas, fotocopiadoras, tiempo y personal que fotocopiara y repartiera el resumen de la síntesis informativa entre las áreas.

Sólo existía un medio de difusión de las actividades editoriales y era impreso.

Para poder difundir algunas noticias relevantes al personal de las áreas interesadas, éstas tenían a su vez que fotocopiar la información y difundirla de manera manual.

No se tenía proyectado utilizar este medio de comunicación, como un canal de promoción y comercialización del catálogo editorial.

No se había visualizado la importancia de concientizar al personal, para

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que a través de la comunicación, se promoviera la identidad institucional.

No se contaba con una base de datos que integrara la historia de los eventos culturales en los que participaba el FCE y su impacto en los medios de comunicación.

4. Anote de manera específica el o los grupos de beneficiarios/usuarios que cubre

la práctica (población objetivo).

Personal del FCE: Casa Matriz 101 Unidades Administrativas:

Edificio central, almacén, librerías DF, Guadalajara y Monterrey (468 empleados)

Filiales en el extranjero (149 empleados) Otros grupos:

Editores, autores, reporteros, medios de comunicación, librerías, líderes de opinión e instituciones educativas y culturales. (Aprox. 500 usuarios)

Público en general:

Todas las personas que accesan a Internet a la página electrónica del FCE: http://www.prensafondo.com/.

5. Describa la(s) necesidad(es) o problema(s) a los que la práctica está dando respuesta (máximo 1000 palabras).

El periódico Prensafondo, es un medio electrónico de comunicación que tiene como objetivo dar a conocer a nivel interno y externo las actividades editoriales y culturales en las que participa el FCE, así como promover el catálogo editorial y la identidad del trabajador con la institución, contando con todo lo necesario para (Anexo 1):

Que los usuarios perciban el redimensionamiento de la estructura de contenido de la información que se da a conocer, fortaleciendo el vinculo entre el personal y la institución:

− Este punto atiende la falta de un esquema de trabajo más eficaz y eficiente, capaz de compilar mayor cantidad de noticias y notas impresas, que incluyera las noticias más relevantes de cultura y las de interés general (política, nacional e internacional). Asimismo, la falta de actualización permanente de la información (cortes informativos).

Que se amplíe la cobertura de difusión de la síntesis informativa para que

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abarque mayor cantidad de población objetivo.

− Este punto da respuesta a que dicha síntesis se difundiera a todo el personal de la institución, tanto los ubicados en el Distrito Federal como los que se encuentran en Guadalajara, Monterrey y demás librerías del interior de la República. Asimismo se extendiera la difusión a filiales del FCE y grupos especializados (Externos).

Que los usuarios perciban las ventajas del nuevo medio (periódico electrónico institucional), en cuanto al contenido, tipo de información, nivel de difusión y mejora en la operación:

− Este punto da respuesta a las necesidades de información y cobertura, mediante el aprovechamiento de la infraestructura informática. Dicha tecnología permitirá proporcionar los siguientes beneficios:

La captación de noticias de mayor número de medios y facilitaría el procesamiento y análisis de la misma.

Facilitaría el manejo de cuando menos tres canales tecnológicos (Intranet, correo electrónico e internet)

Se reduciría sustancialmente el soporte impreso, propiciando un ahorro de recursos (Anexo 2): humanos, materiales y financieros.

Automatizar el proceso y utilizar mejores métodos de búsqueda y acceso a la información, así como el uso de herramientas para el óptimo manejo de los recursos.

Contribuir al cuidado del medio ambiente, por la reducción del uso de papel. Asimismo, atender las políticas públicas que se hubieren emitido para tal efecto.

Oportunidad de la información. La intención principal es que el personal cuente con información instantánea del acontecer editorial de tal forma que le permita tomar decisiones de los eventos que se pudieran presentar.

Mayor impacto a los usuarios finales. Se requería que de manera paulatina se integraran entrevistas, notas o reportajes a través de animaciones en tercera dimensión con efectos llamativos (multimedia).

Interactividad. Que a través de la tecnología, el usuario

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tenga el control y pueda acceder a la información precisa que busque, realizándola a su propio ritmo y en el momento en que lo decida.

Que se conserve la historia editorial y cultural del FCE.

− Con este punto se cubre el registro en una base de datos, de la presencia del FCE en los medios de comunicación en México y de las filiales en el extranjero, lo que permitirá a la institución contar con una hemeroteca disponible tanto para el personal como para el público en general.

Que se promueva la identidad del trabajador como motor de cambio para mejorar el servicio hacia el público en general.

− Este punto da respuesta a la necesidad que se tiene para que el trabajador cubra, adicionalmente a las necesidades identificadas, las expectativas de los usuarios internos y externos del FCE. Esto de manera gradual, considerando que la comunicación maneja un aspecto relacional y tomando en cuenta que no sólo es la transmisión de información, sino que al mismo tiempo impone conductas, el impacto de la información que percibe el trabajador de Prensafondo (La página inicial contiene: logotipo, elementos institucionales recomendaciones de libros, Blogs de autores, etc.), permite asociarla con el cumplimiento de la misión, visión y objeto social del FCE.

Que se aproveche el medio electrónico para promocionar la producción editorial del FCE, mediante una liga comercial:

− Este punto nos permite optimizar la estrategia de comunicación y mercadeo, entre los lectores y público en general, además de ser un canal alternativo de promoción y difusión de obras incitando prácticamente a cualquier usuario a conocer los productos, autores, el acervo editorial y consolidar la imagen institucional.

II. Novedad de la práctica

6. Anote los objetivos que pretende alcanzar la práctica (máximo tres).

1. Modernizar la gestión del Fondo de Cultura Económica a través del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC)

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2. Promover Ia identidad del personal con la institución con la finalidad de que su desempeño, de manera paulatina, se refleje en los productos y servicios que proporcionan, interna y externamente.

3. Generar ahorro de recursos de manera permanente con la mejora continua.

7. Describa las estrategias o acciones emprendidas para alcanzar los objetivos

(máximo 2000 palabras).

Se modernizó la gestión del FCE a través del uso de la Tecnología

Se revisó la plantilla del personal del FCE para determinar el universo al que se tenía que cubrir con la implantación del proyecto y definición de la totalidad de autores, instituciones y demás grupos a quiénes se tenía que proporcionar el Prensafondo (público objetivo), así como el tipo de información que iba a contener.

Se definió el alcance del proyecto de implantación del periódico electrónico (Prensafondo) con la perspectiva de que cubriera la estructura operativa de un Portal electrónico. Acción realizada entre los Departamentos de Comunicación, de Diseño y de Desarrollo Tecnológico.

Se elaboró un programa de trabajo con fechas compromiso, actividades a realizar y responsables de las mismas.

Se desarrolló un diseño conceptual del periódico electrónico y el Portal Prensafondo, previendo su operación como si fuera uno sólo.

Se revisó la infraestructura tecnológica con la que cuenta el FCE:

− Hardware.- Número de máquinas (PC) por persona, contabilizando para ello las diferentes instalaciones con las que cuenta, tanto en el Distrito Federal y Área Metropolitana, como en las filiales de Guadalajara, Monterrey.

− Software.- Aplicaciones requeridas para operar el Periódico electrónico (Licencias).

− Se previó el soporte técnico a usuarios.- Para solventar cualquier problema en materia de informática y telecomunicaciones, mantener en operación continua los recursos informáticos, garantizar la seguridad y operación de respaldos, salvaguardando la información electrónica.

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− Se determinaron las características del sitio web (estructura) con el cuál operaría; entre otras cosas, en qué servidor va a residir la información, qué herramientas de desarrollo se van a utilizar para diseño (flash, procesador de imágenes, etc.), manejo de base de datos (SQL Server), de programación (Dreamwever) y demás aspectos técnicos.

Se planteó y desarrollo todo un esquema informático para que el mantenimiento del Portal de Prensafondo, una vez implantado, se llevara a cabo por personal del Departamento de Comunicación (autogestión), con el apoyo directo del personal de tecnología, solo como asesores o en la solución de algún aspecto técnico.

Para hacer más ágil la revisión y búsqueda de información esta se guarda en un servidor, con lo cual se garantiza no sólo su rapidez sino también el acceso a información anterior; el portal cuenta con la fecha de actualización para que el/la usuario/a conozca que tan reciente es.

El respaldo de esta información se lleva a cabo dos veces al día, por el personal del Departamento de Desarrollo Tecnológico, con la finalidad de garantizar que la información se encuentre segura.

Promoción de la identidad institucional (dignificar al servidor público)

Se aprovechó la coyuntura de la reestructuación del contenido de la síntesis informativa que se entregaba al personal de mando, para integrar algunos elementos tradicionales del FCE, en la nueva forma de comunicación (Prensafondo).

Se diseñó el contenido del Prensafondo atendiendo las directrices señaladas en el manual de imagen de la presidencia y reglas básicas de imagen institucionales con significados específicos; logotipo del FCE, colores institucionales, tamaño y tipo de fuente, etc. Elementos, que el trabajador percibe como propios (sentido de pertenencia).

Se asoció la cultura de identidad a través de la identidad visual, nombre del periódico electrónico (Prensafondo) y logotipo tradicional. Asimismo se promocionó al igual que otros medios electrónicos que están operando, dentro de las actividades de difusión del Sistema de Gestión de Calidad.

El contenido del Prensafondo se conforma y estructura de acuerdo con la línea editorial del FCE y éstas son acorde con el objeto de la institución, misión y visión institucionales. Lo que en conjunto con otros factores, tales como los valores, hace que se vaya formando un cultura de identidad.

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Para garantizar que lo que se va a publicar es congruente con el perfil del Prensafondo, se realizan una serie de actividades que evitan cualquier tipo de desviación con la línea establecida:

− Se jerarquiza el material seleccionado por posiciones y se preparan los productos predefinidos.

− Cada nota que se ingresa al portal debe ser calificada con una serie de variables (Tema, tipo de medio, fuente, tipo de mención, etc.).

− Las notas se suben íntegras, no hay edición.

Ahorro de recursos

Durante la planeación se estableció como estrategia reducir al máximo la síntesis informativa impresa y sustituirla por el periódico electrónico. La reducción se llevó a cabo en tres rubros:

− Recursos materiales.- Reducción de hojas, toner y tinta como insumos principales.

− Recursos humanos.- Eliminación del tiempo de las personas dedicadas a la impresión, revisión, corrección y reproducción (fotocopia) y distribución de la entonces síntesis informativa. El tiempo de dichas personas se dedica a otras actividades relevantes en el área.

− Recursos financieros.- Eliminación de los recursos económicos que se destinaban para abastecer o surtir los insumos requeridos para elaborar la síntesis informativa.

Otros

A través del ahorro de papel que se logra con la implantación del periódico electrónico se apoya al Programa de Desarrollo Institucional Ambiental y la nueva Política de Desarrollo Sustentable.

8. Describa aquellos elementos o procesos novedosos que se han adoptado en la

operación con la implantación de la práctica y que, según su perspectiva, justificarían la obtención del Reconocimiento a la Mejora de la Gestión (máximo 500 palabras).

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El periódico electrónico permitió optimizar, gracias al uso de la tecnología (Gobierno Digital), lo siguiente:

El uso de los recursos humanos, el personal del área de tecnología involucrado inicialmente, cede la estafeta al área de comunicación para el mantenimiento del contenido del periódico.

El contenido de la información que se difunde, pasó de un simple canal informativo a un medio de comunicación, haciendo posible la interacción del usuario (interno y externo) con el Prensafondo.

El manejo optimizado de los recursos materiales y financieros, reduciendo al máximo los desperdicios.

La promoción y venta del catálogo institucional a través de vínculos con los demás elementos de comunicación electrónica.

Un aspecto que es primordial es la identificación del personal con la institución. En el FCE se ha logrado un avance importante, ya que:

Promueve la participación del personal y publico en general en actividades culturales. Frecuentemente se anuncian ferias de libros, concursos, presentaciones, etc.

Sensibiliza y acerca a la lectura. Esto en función de las reseñas, comentarios de libros de diversos géneros que se presentan, etc.

Brinda material de lectura (A través de Blogs de autores).

Impulsa el desarrollo de la creación literaria, plástica y demás áreas del saber para los diversos grupos culturales.

Fortalece la imagen institucional y fines publicitarios.

Permite conocer el desarrollo cultural de la institución (hemeroteca).

Las acciones anteriores promueven aspectos específicos de identidad del personal con el FCE, esto es un sentido de pertenencia y por ende, le genera un compromiso con la institución. El cambio de actitud y mentalidad se ve reflejado en el cuidado de su trabajo, de los recursos que se le proporcionan (uso eficiente de los recursos públicos), de atención a las personas con las que tiene trato directo (autores, clientes, proveedores, etc.) dependiendo dónde se ubique el trabajador. Un ejemplo palpable es la percepción de los clientes que acuden a las librerías del FCE (Anexo 3).

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Prensafondo forma parte de un esquema de comunicación electrónica que se está utilizando para atender el quehacer institucional, el cuál se integra por diferentes portales orientados a actividades especificas (Anexo 4):

Los Portales que están en operación (Librería virtual, Portal de Calidad, Revista Interactiva, etc.) y aquellos que están en desarrollo cubren actividades estratégicas institucionales (comercialización, edición, etc.), con un enfoque particular (para distribuir y desplazar el catálogo editorial, para cubrir las necesidades y expectativas de clientes, etc.)

La estructura del Modelo es muy flexible y permite alinearse fácilmente a la dinámica operativa y a los requerimientos normativos internos y externos.

Cubre directa o indirectamente estrategias de gobierno (previstas durante la planeación, desarrollo y mantenimiento), por ejemplo: Programa Especial de Mejora de la Gestión de la Administración Pública Federal 2008-2012. Estrategia 1.2 Mejorar la entrega de servicios públicos mediante el uso y aprovechamiento de las tecnologías de información y comunicación (TIC), líneas de acción: 1.2.1 y 1.2.2; Estrategia 2.1, línea de acción 2.1.4 y Estrategia 2.4, línea de acción 2.4.5.

III. Efectividad y eficiencia de la práctica

9. Describa los resultados que se han alcanzado con la implantación de la práctica en función de los objetivos que fueron descritos en el punto 6 (máximo 2000 palabras). Si considera necesario, puede anexar al final del documento estadísticas o gráficas para robustecer la descripción de la práctica. Es importante que los anexos estén numerados y se haga referencia a ellos en el texto.

Con relación al primer objetivo Modernizar la gestión del Fondo de Cultura Económica a través del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), se ha alcanzado lo siguiente:

Modificación e innovación del proceso de comunicación en el FCE, por un proceso ágil, seguro y confiable, mediante el aprovechamiento al máximo de los Recursos informáticos, para beneficio de la institución y el público en general:

Operación ágil para la actualización del portal ya que cuenta con una interfase denominada “Mantenimiento”, que está habilitada para que sea operada directamente por el Departamento de Comunicación

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El diseño conceptual y técnico permiten que la estructura pueda ser modificada fácilmente para cubrir aspectos operativos y de control, derivados de acciones de mejora (flexibilidad para incorporar necesidades futuras).

Actualización diaria, incluyendo sábados y domingos; el proceso de mejora continua ha hecho posible que al día de hoy la actualización del portal se pueda realizar, incluso, desde una posición remota, con lo cual se reducen las posibles contingencias que impidan cumplir con dicha tarea.

Para el segundo objetivo, identificación del trabajador con el FCE, se han alcanzado los siguientes resultados:

La lectura y consulta del Prensafondo por parte de los trabajadores son factores importantes para la identidad, ya que no se limita a la información, sino también a la imagen institucional. Diariamente se envía el Prensafondo a la totalidad de trabajadores que cuentan con equipo de cómputo, 574, lo cuál representa el 93% del personal del FCE.

Se considera que la identidad del trabajador con la institución es aceptable. El promedio de los promedios generales de 2005, 2007 y 2008, es de un porcentaje de identificación de: 89.72 (Anexo 5).

− El índice de identidad del trabajador del FCE en comparación con los resultados del Sector Educación es mayor en un 11.39% al más alto, en 2008.

− Secretaría de Educación Pública, (70) Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura (70), Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (69), y Fondo de Cultura Económica (79). Cifras obtenidas del Programa Anual de Clima Organizacional periodo 2008-2009.

− La metodología que se considera es la aplicación de encuestas y programas de clima organizacional que se aplica a todo el sector público (muestra y censo). No incluye personal de filiales.

− Los reactivos que se consideran para determinar la identidad institucional son: 37 Recomiendo a la institución como un buen lugar para trabajar, 12 Mi institución es el mejor lugar para trabajar, 24 Me siento orgulloso de ser un trabajador al servicio del estado, 46 Me siento orgulloso de ser parte de mi institución, 46 Trabajar en el gobierno me permite estar al servicio de los más necesitados y 61 Trabajar en el gobierno me permite contribuir al bienestar de la sociedad.

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Con relación al tercer objetivo, Ahorro de recursos, se han obtenido de manera tangible los siguientes beneficios sin tomar en cuenta otros que por sinergia van implícitos (Anexo 2):

En recursos materiales. Un ahorro equivalente a 115,200 hojas, por la eliminación de la distribución de la síntesis informativa que se entregaba a personal de mando.

− De los 11 juegos que originalmente se reproducían, sólo se conservan 2 ejemplares impresos, uno de ellos para consulta física en el Departamento de Comunicación, que conserva durante 30 días y que posteriormente reprocesa.

− El ahorro es permanente y hasta la fecha se han contabilizado 3 años desde su eliminación.

• En Recursos Humanos (horas-hombre). En cuanto a la inversión de tiempo que utilizaba una persona para imprimir, fotocopiar, armar juegos y entregar a personal de mando en sus propias áreas. Se presenta un ahorro de 3,024 horas.

− Existe el aprovechamiento de una persona del Departamento de Desarrollo Tecnológico al capacitar a una persona del Departamento de Comunicación para que lleve a cabo el mantenimiento del Prensafondo (Autogestión).

• En recursos financieros. Considera la cuantificación monetaria de los recursos materiales que ya no se utilizan (Insumos). El importe de ahorro estimado en pesos es de $93,723.73 en tres años.

A través de este Portal se promueve el intercambio de información con otras dependencias de gobierno e instituciones públicas y privadas.

10. Describa en qué medida se han alcanzado los objetivos planteados por la

práctica y qué se está haciendo para cerrar la brecha. En caso de haber cubierto todos los objetivos al cien por ciento, describa qué mejoras se están planteando o realizando a la práctica (máximo 1000 palabras). En ambos casos incluya como anexo el programa de trabajo correspondiente.

En relación con los tres objetivos planteados, a continuación se detalla la situación que presenta cada uno de ellos:

Modernizar la gestión del Fondo de Cultura Económica. Se ha concluido

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al 100% el diseño, desarrollo e implantación del periódico electrónico a nivel tecnológico.

− Se diseñó y construyó una base de datos sólida que permite analizar y evaluar la presencia del FCE en los medios de comunicación. Al día de hoy se cuenta con una importante base de datos (Hemeroteca virtual), que consigna la presencia del FCE en los medios, así como las principales noticias en el ámbito cultural y sobre la industria editorial. A la fecha la base de datos cuenta con aproximadamente 27,600 registros de notas periodísticas.

− La estructura del portal permite que los usuarios puedan realizar consultas sobre autores, títulos de obras, fechas específicas, periodos o, incluso, por palabras. Esta capacidad de búsqueda se ha complementado con la incorporación de otros elementos informativos como videos, vínculos a blogs de autores destacados del FCE, lectura en línea de un fragmento de alguna novedad editorial, así como vínculos a la Librería Virtual del FCE en aquellos títulos y autores que son consignados en las notas periodísticas.

− El portal cuenta también con una sección denominada “Sala de Prensa”, en la cual se pueden encontrar los distintos comunicados y boletines de prensa que han sido emitidos por el FCE, así como aquellos elaborados por las filiales internacionales y que tienen una repercusión institucional. De esta manera, los usuarios pueden estar al tanto de la información oficial y los representantes de los medios hacer uso de los boletines y comunicados publicados. Permite también un intercambio entre los diferentes representantes de las áreas de prensa de las filiales del FCE y la casa matriz.

− Otro cuarto objetivo relacionado con la consolidación de una base de datos se ha alcanzado, aunque consideramos necesario mantenerlo en un proceso de mejora continua con las siguientes líneas de trabajo (Anexo 6):

Eficientar la búsqueda.

Aumentar la potencia de la base de datos incorporando el uso de palabras claves que permita tematizar las notas periodísticas.

Incorporar nuevos desarrollos como el caso de los podcast y una videoteca.

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Incorporar procedimientos de otras áreas del FCE a la base de datos desplegada por el Portal, de manera que se puedan integrar los diferentes procesos de comunicación en el lanzamiento de un nuevo título (Presentaciones, inserciones, invitaciones, en general todas las actividades de comunicación social).

Con relación al segundo objetivo, promover Ia identidad del personal con la institución con la finalidad de que su desempeño, de manera paulatina, se refleje en los productos y servicios que proporcionan, interna y externamente, se podría decir que se lleva un avance del 90% debido a:

− Definición y estandarización de elementos de identificación institucional.

− La imagen corporativa se hace presente en cada uno de los periódicos electrónicos que se publican.

− La información que se difunde está centralizada en el Departamento de Comunicación con filtros de selección, clasificación y jerarquización.

− La integración de la información se realiza conforme la línea editorial establecida. La estructura de trabajo está probada y cuenta con un mecanismo que evita las posibles desviaciones en las notas que se publican.

− El Periódico electrónico llega aproximadamente al 90% del personal (555 empleados de Casa Matriz y filiales en el extranjero).

El 10% restante se espera cubrirlo una vez que se establezca un mecanismo interno que nos permita identificar, evaluar y aplicar medidas específicas para promover la identidad institucional:

− Personal que directamente no cuenta con un equipo de cómputo asignado. Chóferes, almacenistas, etc. Dicho personal tiene acceso a uno o varios equipos dependiendo de la ubicación física dónde se encuentre.

− Identificación de variables controladas y no controladas, por ejemplo: la rotación de personal, forma de contratación, etc.

El tercer objetivo está relacionado con la generación de ahorro de recursos de manera permanente con la mejora continua de esta práctica, en esta fase se ha concluido al 100%, debido a que a esta fecha está

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funcionando el periódico electrónico, con la estructura, el contenido y la división de trabajo adecuada para su publicación y mantenimiento a la base de datos.

− Este objetivo es uno de los principales factores que se toman en cuenta para las mejoras que se están planeando para la consolidación de una base de datos.

11. Describa la manera en que se ha mejorado el uso de los recursos (humanos, económicos, informáticos o materiales) asignados al proceso en el que se ha implantado la práctica (máximo 500 palabras)

Recursos Humanos:

Actualmente el personal del Departamento de Comunicación, previa capacitación, está llevando a cabo la publicación del periódico electrónico y la actualización de la base de datos del Portal, propiciando que haya mayor control y oportunidad en la información que en él se proporciona (autogestión).

Anteriormente la actualización la realizaba el área de tecnología, lo que provocaba un desfase de dos a tres días en la actualización de la información. La opción por el método autogestivo permitió reducir considerablemente las horas hombre en cuanto al apoyo y asesoría del personal de dicha área y el desfase en la información.

El Departamento de Comunicación ha eliminado las tareas de impresión, recorte, pegado, fotocopiado, distribución y archivado de notas periodísticas, centrando sus esfuerzos en sus tareas sustantivas, y que generan valor agregado.

El personal de la Gerencia de Tecnología aprovecha el tiempo que antes dedicaba al mantenimiento de información, en otras actividades de desarrollo informático.

La oportunidad en la información ha repercutido en la toma de decisiones de todas aquellas áreas que la utilizan como un insumo.

Recursos Económicos:

Con relación a los recursos económicos cabe señalar que se ha utilizado la infraestructura tecnológica existente y no se genera un gasto debido a

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que no requiere de licencia para acceder a su consulta en el Portal asociado, con esto se utiliza el recurso al 100%, sin necesidad de hacer una inversión extra.

Recursos Informáticos:

Se ha aprovechado el uso del equipo informático, que en muchas ocasiones quedaba a nivel de procesador de textos. En este momento se utiliza en el procesamiento, administración, consulta y mantenimiento de información.

El desarrollo ha reducido notablemente el tiempo de integración de la información y la difusión de la misma, es oportuna y confiable.

Los canales tecnológicos permiten abarcar un mayor público objetivo y no se requiere un software especial para accesar a la información que se publica.

En relación con la infraestructura informática, se está aprovechando el modelo diseñado para replicarlo en otras actividades del FCE, utilizando como base principal el equipamiento informático con el que se cuenta.

El contar con una infraestructura informática como la que existe, promueve que de manera continua se vaya mejorando la calidad y manejo de la información.

Recursos Materiales:

El equipo de computo que utiliza el Departamento de Comunicación es el mismo que ha tenido asignado desde hace varios años y para aprovecharlos al máximo, cuentan con un espacio en la red institucional para manejar la información y administrar adecuadamente la misma.

− El espacio destinado a Prensafondo, permite el manejo de imágenes y videos con un tiempo de respuesta aceptable.

− Se cuenta con un espacio adicional para la actualización de la información a través de medios remotos, y que se utiliza en casos de contingencia.

Se utilizan tres canales tecnológicos que facilitan su consulta: Internet, Intranet y correo electrónico.

Los respaldos de información se realizan en servidores centralizados en la Gerencia de Tecnología.

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12. Anote las evidencias (verificables) con las que cuenta la práctica para demostrar los resultados alcanzados (archivos, registros, bases de datos, etc). Describa brevemente sus contenidos (máximo 50 palabras por cada una).

El periódico electrónico Prensafondo actualmente se encuentra en funcionamiento y se puede comprobar su operación en la dirección electrónica: http://www.fondodeculturaeconomica.com/prensa.asp.

Los archivos que se visualizan están contenidos en una ruta específica de la red interna con la que cuentan las áreas del FCE y en este caso en particular el, fceweb\mantenimiento y fceweb\subdirectorios_siteprensa.

Los archivos electrónicos de trabajo, se ubican de manera compartida en la red por los integrantes del Departamento de Comunicación.

En cuanto al aspecto técnico, la información se encuentra disponible en la Gerencia de Tecnología:

La base de datos reside en un servidor de base de datos (SQL Server)

IV. Impacto de la práctica

13. Describa los beneficios que se ofrecen a los usuarios/beneficiarios de la práctica (máximo 350 palabras).

El periódico electrónico Prensafondo ha contribuido a que los usuarios (internos y externos):

1. Conozcan el quehacer editorial y cultural en el que participa el FCE, de manera inmediata, completa y con la certidumbre de que las actualizaciones y cambios se ajustan a la línea editorial del FCE.

2. Accedan a notas informativas, comunicados de prensa, etc., así como a cualquier información relacionada con el desempeño editorial y cultural del FCE, en el país y de las filiales en el extranjero.

3. Perciban que la información que se dispone tiene una adecuada selección de contenidos y que integra información de los principales diarios y revistas del país, así como de los principales noticiarios y programas en los que se reseñan libros en radio y televisión.

4. Realicen consultas especializadas a la base de datos por autor, título,

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fecha, palabra y hemeroteca, a través del motor de búsqueda desarrollado para tal efecto.

5. Utilicen la información contenida en el Prensafondo para referencias, informes o reportes que en su caso tengan que preparar (Usuarios internos). Lo anterior en virtud de que las notas se insertan completas y no se editan.

6. Conozcan libros y nuevas publicaciones, eventos a los que pueden asistir (presentaciones de libros, ferias, etc.).

7. Consulten obras de lectura, a través del “Blogs de autores” que cuenta con una liga para acceder a libros de los autores que conforman dicha sección. Estos sitios tienen ligas a otros autores que a su vez, disponen sus propios libros para lectura.

8. Tengan acceso a la información disponible desde cualquier PC que tenga acceso a Internet. Que pueden ingresar a una sección en particular, como las notas periodísticas, lectura en línea, etc.

9. Perciban que el Prensafondo es un medio de promoción de títulos de nueva aparición y de autores nacionales y extranjeros.

10. Conozcan las actividades que realiza el FCE, en calidad de Organismo Público Descentralizado, atendiendo así a lo establecido en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental y su reglamento. (Participación Ciudadana)

14. Describa el impacto que se ha alcanzado en los usuarios/beneficiarios de la

práctica, a partir de sus resultados (máximo 350 palabras).

A partir de que el periódico electrónico Prensafondo entró en funcionamiento, cada uno de las personas a las que les llega se mantienen informadas al 100% de las actividades editoriales y culturales en las que participa o va a participar el FCE, lo que les permite, en algunos casos, dirigir sus tareas y esfuerzos a la atención de las actividades, eventos o presentaciones que se van a realizar.

El impacto que ha tenido en los usuarios internos (personal del FCE), se refleja en su cambio de actitud y la disposición para trabajar. Esto derivado del conocimiento y cultura que van adquiriendo al leer y consultar el Prensafondo. (Se está creando en el trabajador una identidad institucional). Ellos mismos van formando una cultura informática, en función del uso del medio electrónico.

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En cuanto al ahorro de recursos los usuarios de las áreas involucradas tienen presente que cualquier acción de mejora que promuevan, deberán prever el ahorro o reducción de los recursos que se vayan utilizar (humanos, financieros y materiales).

En general se tiene un impacto significativo en el personal, de tal forma que pretenden automatizar a través de la tecnología las actividades que realizan, optimizando así, los recursos que tienen asignados.

El envío del periódico electrónico Prensafondo enmarca la presencia del FCE en el medio editorial y cultural y va impactando a los usuarios externos (líderes de opinión, libreros, instituciones educativas y culturales, de comunicación, editoriales, etc.), de tal forma, que algunos quieren participar en el mismo. Hay autores que desean ser incluidos en la sección “Blogs de autores”.

La forma como se presenta la información va creando un interés por establecer algún tipo de comunicación con el FCE, ya sea cultural, comercial u otro.

Tienen acceso a la base de datos que representa el Prensafondo. De esta manera, la presencia de las actividades del FCE en los medios de comunicación se mantiene como una “memoria” susceptible de ser consultada vía electrónica por cualquier persona.

V. Promoción de la participación

15. Describa los procesos, mecanismos o la manera en que la práctica está promoviendo la participación ciudadana, administrativa o de la comunidad escolar (máximo 250 palabras)

Existen tres canales para obtener el Prensafondo: Internet, Intranet y correo electrónico.

Durante el desarrollo, implantación y mantenimiento del periódico Prensafondo, se han recabado sugerencias y propuestas de personal de otras áreas, las cuales previa valoración, se han materializado como mejora. No existe una metodología específica de procesamiento.

En la planeación del Prensafondo se previó la necesidad de utilizar tres canales de comunicación para atender las sugerencias, dudas y comentarios; del personal, grupos a los que se le envía el Prensafondo y público general.

Para el público en general a través de internet en la página comercial

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(www.fondodeculturaeconomica.com).

Las otras dos se colocaron dentro del Prensafondo:

− "Envía esta nota por correo”.- Se utiliza para enviar el Prensafondo de manera periódica, al usuario interesado. Cuenta con un campo específico para comentarios.

− “Contactos”.- Se colocaron los nombres de los contactos (4), números telefónicos convencionales y de celular, fax y correo electrónico, de atención inmediata.

La información captada por estos canales ha sido atendida, previa valoración respectiva.

VI. Sustentabilidad de la práctica

16. Describa las principales acciones que han sido tomadas para institucionalizar la práctica, es decir, para asegurar su permanencia más allá de la administración en turno (máximo 350 palabras).

La información que se da a conocer a través del Prensafondo esta ligada al 100% con el objeto social, la misión y visión institucionales.

Las notas contenidas en el Prensafondo están enlazadas con los diferentes sitios web del FCE. Por ejemplo: las notas del Prensafondo enriquecen la promoción y venta de libros, al colocarse de manera automática, como parte de “ver más” de un libro dispuesto en el Portal de Librería Virtual.

Que hay una base de datos desde la primera hasta la última noticia (memoria histórica)

Se utilizan los mismos programas para el diseño y desarrollo de los portales en operación y los que están en proceso de elaboración (El Trimestre Económico).

La estructura de operación del Prensafondo es la que se está replicando en toda la institución y responde a los requerimientos normativos

emitidos por la Secretaría de la Función Pública, para algunos portales, como: El de Transparencia, Normateca interna, etc.

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Se cuenta con los servicios técnicos, asesoría, capacitación y soporte a los usuarios para mantener en operación continua el Prensafondo.

17. Describa cuáles son los principales problemas a los que se enfrentó en el

proceso de implantación de la práctica y cómo fueron resueltos (máximo 350 palabras).

Prácticamente se presentaron dos problemas en la implantación del Prensafondo:

1. La definición de un periódico electrónico que tuviera asociado un portal de consulta (dos productos en uno). Se resolvió de la siguiente manera:

El Departamento de Comunicación en conjunto con el área de Tecnología prepararon diversos esquemas con la finalidad de desarrollar el modelo de prueba y definitivo.

Se decidió, después del análisis de varias alternativas, que se integrara al periódico electrónico una sección con una liga a la base de datos. Asimismo, que dicha base de datos se pudiera consultar a través de un portal (Intranet e internet), a través del periódico electrónico.

2. La definición de la base de datos y la carga de la información. Se resolvió de la siguiente forma:

Las primeras tareas realizadas fueron con el fin de revisar y analizar el tipo de información que se tenía que automatizar y definir la estructura de la base de datos (tipos de archivos, campos: (Memo, numéricos, etc.), etc.

Se acordó que el área de tecnología prepararía la estructura de captura y que el área de comunicación realizaría la carga de información.

Las dos actividades anteriores son importantes, ya que de éstas depende que la búsqueda realizada por el usuario responda a sus necesidades de información, es decir, no por palabras asociadas, sino por campos específicos. (A través de un motor de búsquedas).

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Estos apartados sólo los llenarán los inscritos en Categoría PMG

VII. ATENCIÓN AL PROGRAMA DE MEJORA DE LA GESTIÓN 18. Describa como se involucra el proyecto a el o a los sistemas del PMG, en el

que está inscrito (máximo 400 palabras).

VIII. NIVEL DE MADUREZ 19. Describir las mejoras que se han logrado desde la inscripción del proyecto al

PIMG a la fecha (máximo 350 palabras)

IX. ANEXOS a) Plan de Trabajo b) Indicadores o metodología de medición c) Costos de operación antes y después de haber instrumentado la práctica

“Certificamos que toda la información contenida en este resumen ejecutivo y sus anexos es verdadera”

Joaquín Diez-Canedo Flores Rafael Mercado Paredes

Nombre y firma del Titular de la unidad administrativa, plantel o centro

de trabajo que propone la práctica

Nombre y firma del responsable de la operación de la práctica

propuesta

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X. Replicabilidad de la práctica (opcional)

20. Sugiera algunos temas en los cuales podría replicarse la práctica en otros ámbitos o áreas de la Secretaría (máximo 250 palabras).

Nuestra práctica, promueve varios factores que son cuantificables y que reditúan beneficios tangibles, atendiendo así, compromisos institucionales y programas gubernamentales.

Sin embargo, hay uno en particular que es muy importante y que percibe la ciudadanía, en el caso del FCE, llámese clientes, proveedores, autores y público en general, y se denomina, identidad institucional.

Por lo anterior, se sugiere establecer en los organismos descentralizados, organismos desconcentrados e instituciones dependientes de la SEP, un periódico electrónico que muestre al personal, el quehacer del organismo. Que atendiendo símbolos (logotipo de la institución, nombre del periódico electrónico, etc.) y elementos institucionales (colores, tipo de letra, etc.) en conjunto con otros mecanismos (que ya existen o vayan creando como la misión, visión, etc.), promuevan entre el personal, una identidad institucional.

Una vez que se inicie, el personal tendrá al igual que los trabajadores del FCE, poco a poco, un claro compromiso institucional de servicio que garantice la atención adecuada a los ciudadanos.

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Anexos:

Anexo 1. Página Inicial Periódico Electrónico/Portal Prensafondo

Motor de búsqueda por fecha o por

palabras

La actualización

es diaria

Secciones

Noticias Principales

Promoción y comercialización del

catálogo editorial FCE

Blogs de

autores

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$105.435,82

0

$11.715,09

$93.720,73

$0,00

$70.000,00

$140.000,00

Esquema inicial Esquema Actual

Ahorro en pesos

2006-2009

Ahorro

Costo

129600

0

14400

115200

0

50000

100000

150000

H

o

j

a

s


Ahorro en papel

2006-2009

Ahorro

Utilizado

3024

0

0

3024

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

H

o

r

a

s

/

h

o

m

b

r

e


Horas -hombre

Ahorro 2006-2009

Ahorro

Tiempo utilizado

ANEXO 2 Ahorro de Recursos Bajo el Esquema de Uso de Tecnologías de Información (TIC´s)

Ahorro en papel considerando el esquema actual (electrónico). Hay un ahorro en papel del 89% con relación al esquema anterior (impreso)

Ahorro en pesos considerando el esquema actual (electrónico). Hay un ahorro en pesos del 89% con relación al esquema anterior (impreso)

Ahorro en tiempo debido a la eliminación de tareas como: Impresión, fotocopiado, armar juegos y entregar a personal de la entonces síntesis informativa

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ANEXO 3. Encuesta de Satisfacción del Cliente en las Principales Librerías del FCE

(Período: 2007 a 1er. Sem. 2009)

Resumen 2007 2008 2009

Rosario Castellanos 95,4 91 91,3

Octavio Paz 91,4 94,6 92,9

Daniel Cosió Villegas. 95,4 93 91,9

Alfonso Reyes 94,8 94,5 96,4

Elsa Cecilia Frost 98,2 82,9 94,8

Juan José Arreola 94,7 92,5 92,9

Un paseo por los libros 93,7 91,7 93,6

Totales 663,6 640,2 653,8

% de satisfacción del cliente 94,8 91,46 93,40

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Anexo 4. Esquema de Comunicación electrónica en el FCE

Información del Fondo de Cultura Económica Portal de Calidad

Información relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del FCE. Procedimientos Registros Preguntas frecuentes Fotogalería Buzón de quejas y sugerencias

Normatividad Herramienta de difusión y consulta de la normatividad aplicable al FCE. Fomenta la transparencia, el acceso a la información y combatir la corrupción . Portal abierto a cualquier persona interesada en el

Fondo.

Información comercial Librería Virtual Bolsa de trabajo Direcciones y teléfonos de las librerías del FCE Información institucional Convocatorias y concursos Sugerencias y quejas Cómo publicar el en FCE

Información Institucional

Noticias nacionales e internacionales relacionadas con el FCE. (Entrevistas, reseñas, adelantos, entre otros) Sala de prensa Links a Blogs de autores Panorama cultural

Información y avisos al personal

Onomásticos Recomendaciones de libros Avisos Actividades institucionales Actividades para el personal

Infraestructura tecnológica

Internet

Intranet

Correo electrónico

Estrategia de gobierno digital federal

Esquema de Comunicación Electrónica

Necesidades Operativas

Necesidades Operativas

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Anexo 5. Identidad con la Institución

Encuesta/Programa Clima Organizacional FCE

Reactivos/Años 2003 1 2004

1

2005-2006

2007-2008

2008-2009

37.- Recomiendo a la institución como un buen lugar para trabajar

85 89 86.97 -.- -.-

12.- Mi institución es el mejor lugar para trabajar.

-.- -.- -.- -.- 86

24.- Me siento orgulloso de ser un trabajador al servicio del Estado

84 87 87.96 -.- -.-

46.- Me siento orgulloso de ser parte de mi institución.

-.- -.- -.- 95.34 95

46.- Trabajar en el gobierno me permite estar al servicio de los más necesitados

72 81 -.- -.- -.-

61.- Trabajar en el gobierno me permite contribuir al bienestar de la sociedad.

-.- -.- -.- 88.7 88

Promedio general 80.33 85,67 87.47 92.02 89.67

1 Encuesta Clima Organizacional FCE 2004, Método muestra 2003 (200 encuestas);

Método censo 2004 (256 encuestas)

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Anexo 6. Programa de Trabajo

dgico-ca-po-018-04 - sep.gob.mx · el periódico prensafondo, es un medio electrónico de...

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