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DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE LOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA CENTRAL MAYORISTA DE ALIMENTOS

MERCASA P.H.

ESTEPHANI CORREA CARMONA

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS ECONÓMICAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRÁCTICAS ACADÉMICAS

PEREIRA

2012

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DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE LOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA CENTRAL MAYORISTA DE ALIMENTOS

MERCASA P.H.

ESTEPHANI CORREA CARMONA

INFORME DE PRÁCTICA ACADÉMICA

TUTOR

JUAN CARLOS MUÑOZ MONTAÑO

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS ECONÓMICAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRÁCTICAS ACADÉMICAS

PEREIRA

2012

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DEDICATORIA

Dedico este logro a mis padres en primer lugar, ya que gracias a todos sus esfuerzos y amor incondicional me guiaron siempre por el camino correcto,

brindándome todo su apoyo y ayuda ilimitada.

A mis hermanas, cuñados y amigos por ofrecerme su amor y ayuda incondicional, por brindarme siempre una mano amiga, y por estar conmigo en

los momentos más difíciles de mi vida y de mi formación como profesional.

A Johanna Correa Carmona por brindarme la oportunidad de estudiar, por ser mi más fiel hermana, mi confidente y mi mejor amiga. Por darme siempre los

mejores consejos y todo su amor incondicional.

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TABLA DE CONTENIDO

SÍNTESIS ..................................................................................................................................... 6

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 7

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA ........................... 8

1.1 NÚMERO DE COLABORADORES ......................................................................... 9

1.2 MISIÓN .............................................................................................................................. 9

1.3. VISIÓN ........................................................................................................................... 10

1.4 VALORES ....................................................................................................................... 10

1.5 PRODUCTOS Y SERVICIOS ...................................................................................... 10

1.5.1 Servicios para clientes internos: .......................................................................... 10

1.5.2 Productos para clientes externos e internos: ..................................................... 11

1.6 ORGANIGRAMA ...................................................................................................... 11

2. DIAGNÒSTICO DEL ÀREA DE INTERVENCIÒN ..................................................... 13

3. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................ 14

4. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................. 15

5. OBEJETIVOS ....................................................................................................................... 16

6. MARCO TEÓRICO .............................................................................................................. 17

6.1. MANUAL DE FUNCIONES ......................................................................................... 18

6.1.1 Descripción del cargo ................................................................................................ 19

6.1.2 Análisis del cargo ................................................................................................... 19

6.1.3 Descripción de funciones ...................................................................................... 20

6.1.4 Perfil del ocupante .................................................................................................. 20

6.1.5 Contexto del puesto ............................................................................................... 20

6.1.6 Requerimientos del puesto ................................................................................... 20

6.1.7 Responsabilidad ..................................................................................................... 21

6.1.8 Condiciones de trabajo .......................................................................................... 21

6.2. MARCO LEGAL ............................................................................................................ 24

7. CRONOGRAMA ................................................................................................................... 28

8. PRESENTACIÒN DE ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ........................................... 29

CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 30

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RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 31

LISTA DE REFERENCIAS...................................................................................................... 32

ANEXO A ................................................................................................................................... 33

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SÍNTESIS

El proyecto que se presenta en la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H, está basado en la actualización y complementación del manual de funciones. Éste se encuentra establecido con el fin de brindar y garantizar al colaborador un mejor desempeño laboral en el puesto de trabajo.

Descriptores: Análisis del puesto, cargos, naturaleza del cargo, identificación del cargo, especificaciones del cargo, condiciones de trabajo

The project being presented in the Central food whole saler MERCASA P.H, is based on the updated and follow up on the manual functions. This is established in order to provide and ensure a better contributor to the labor performance in your job.

Descriptors: analysis of the position, job, nature of the charge, identification of the charge, specifications of the charge, working conditions.

SÌNTESIS ABSTRAC

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INTRODUCCIÓN

Debido a los cambios económicos y tecnológicos, las empresas deben prepararse e implementar estrategias para enfrentarse a la competencia que cada día está más consolidada, con el fin de permanecer estables en el mercado por medio de la implementación de estrategias en las organizaciones; es por ello que MERCASA P.H Central Mayorista de Alimentos, ha encontrado la necesidad de generar cambios de mejoramiento en el proceso de gestión del talento humano, su esquema organizacional y restructuración de responsabilidades para garantizar una excelente calidad en el servicio.

El fin de este proyecto se basa en la realización y estructuración de un manual de funciones, ya que es necesario establecer y definir responsabilidades para cada cargo laboral, con esto, se pueden analizar e identificar fortalezas y debilidades de las personas que se encuentran desempeñando cada cargo de dicha organización, siendo ello de vital importancia, puesto que permite tener una amplia visión sobre el personal con que cuenta la compañía.

La descripción y perfil de cargo ayuda a elaborar un esquema entre los deberes y condiciones relacionadas con cada cargo, proporcionando al aspirante, una visión más clara y precisa de las obligaciones que deben desempeñar. Gracias a lo anterior, se eliminan tiempos ociosos en la organización, evitando realizar jornadas de inducción y preparación en cada aspirante, logrando así un mejor aprovechamiento del tiempo en cada labor a desempeñar por cada cargo de la organización.

Para enfatizar lo mencionado, el objetivo del presente trabajo es centrar los elementos fundamentales que sirven para analizar, describir, clasificar, organizar, diseñar y gestionar el trabajo en la organización. Con este trabajo se trata de determinar lo que hacen los colaboradores, cómo lo hacen, cuáles son las características de sus actividades, que procesos tienen lugar y cuáles son las calificaciones o requisitos que se necesitan para el desarrollo del puesto de trabajo a desempeñar.

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1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA Lugar de práctica: Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H Fecha: 1981 Ubicación: Occidente de la ciudad de Pereira, capital del Departamento de Risaralda, sobre la IV etapa de la Avenida Sur y a 600mts de la intersección de ésta con la doble calzada Pereira-Cartago Valor: Privado- Entidad sin ánimo de lucro

El proyecto de la construcción de una Central Mayorista de distribución de Alimentos se localiza en el occidente de la ciudad de Pereira. En 1981 se construyó por iniciativa de la Dra. Ana Milena Muñoz de Gaviria, la Sociedad Promotora de la Central de Abastos de Pereira Ltda, con participación del Estado e inversión privada, con el objeto social de la construcción y puesta en marcha de una central de abastos para la ciudad de Pereira.

Los profesionales que construyeron el proyecto fueron:

Promoción del proyecto: Fundación para el Desarrollo de Risaralda; gerencia del proyecto: Dra. Ana Milena Muñoz de Gaviria: proyecto arquitectónico. Eco diseño Ltda. Arquitecto Hernando Alfonso Pérez Castro: construcción general. MERCASA S.A dirección proyecto construcción: Arq. Jorge Enrique Martínez. Interventoría de urbanismo, acueducto, alcantarillado, telefonía: Ingeniero Carlos Pineda. Interventoría eléctrica; Ing. Liliana Patricia Croswhite. Interventoría edificio: Ingeniero. Álvaro Marulanda Monte. Levantamiento topográfico: Topo logó. Jorge Andrés Rojo. Proyecto estructural: Ingeniero. Armando Ramírez Villegas, Ingeniero. Álvaro Millán Ángel, Ingestudios. Diseño eléctrico IES LTDA. Diseño hidráulico y sanitario: Ingeniero. Pablo Posada. Proyecto vías Ingeniero. Carlos Pineda, Ingeniero. Enrique Castillón.

En 1986 con el propósito de que la sociedad tuviera más participantes se trasformó en sociedad anónima de orden municipal con aportes de orden nacional y departamental denominada: Mercadeo de Risaralda S.A. MERCASA, cuyo objetivo social era la comercialización de una central de abastos en la ciudad de Pereira y establecer y promover servicios adicionales al fortalecimiento de la comercialización de alimentos.

En 1991, ya estaba construida y vendida la primera etapa de la central mayorista de alimentos, la cual requería de un manejo administrativo apropiado lo que lleva a la creación de la Copropiedad Horizontal MERCASA P.H.

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La Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H. se ha diseñado para el almacenamiento y la comercialización de alimentos en Pereira y brindar una total cobertura a la región Centro-Occidental del país, su área de influencia dentro de los objetivos de MERCASA P.H., encaminados a la racionalización del sistema de distribución de alimentos.

El Centro Mayorista, involucra al pequeño productor, al mayorista, al minorista y al consumidor, tratando de eliminar el excesivo número de intermediarios en esta cadena. No se plantea como una solución o mecanismo de solución único y aislado, sino como una acción que actúa conjunta y coordinadamente con otras emprendidas por instituciones del sector, que buscan el beneficio económico y social de los participantes directos e indirectos involucrados en el proceso de la distribución de alimentos.

Actualmente MERCASA P.H, realiza su trabajo bajo el reglamento de Propiedad Horizontal en donde funciona como un condominio con su respectiva administración brindando a los comerciantes mantenimiento, seguridad y aseo.

Está compuesto por una planta física donde se encuentran 8 galpones, el edificio Administrativo, una zona de deportes y lotes en proyectos de construcción. En resumen la Central Mayorista es una empresa de orden civil municipal con una función específica que es la Administración de recursos obtenidos para el buen funcionamiento de la central, no es constrúyete de impuestos, no tiene cuotas de capital social, el sostenimiento se genera de los recaudos de las expensas cobrados a cada uno de los propietarios de áreas privadas quienes deben cumplir con su pago dentro de los 5 primeros días de cada mes.

1.1 NÚMERO DE COLABORADORES

Edificio Administrativo: 30 colaboradores. Plaza: aproximadamente 1.000 colaboradores.

1.2 MISIÓN

Hacer de la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H. el mayor centro de acopio de productos agrícolas, granos y abarrotes del eje cafetero. De esta forma garantizar el posicionamiento de los productos alimenticios y el abastecimiento local y nacional.

MERCASA P.H, tiene como misión mejorar la calidad de vida de visitantes, comerciantes y/o copropietarios, mediante el manejo óptimo de los recursos, talento humano, de conocimiento e innovación dentro de los valores y principios que rigen nuestra organización.

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1.3. VISIÓN

Hacer de la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H. un centro de acopio que sirva de ejemplo para el comercio local y nacional en cuanto a convivencia entre sus asociados, agricultores y comerciantes de productos alimenticios que contribuyan al desarrollo de la región.

1.4 VALORES Lealtad: reconocemos la lealtad como el valor que regula el éxito en nuestra organización, es por medio de ella, donde el beneficio personal se hace a un lado para luchar todos por el beneficio colectivo de toda la comunidad.

Honestidad: reconocemos la honestidad como el valor que otorgar al clima organizacional la confianza y la tranquilidad necesaria para asegurar una correcta relación personal y corporativa con el entorno.

Compromiso: reconocemos el compromiso como valor esencial para el logro de nuestros objetivos, pues es en él, donde nace la vida de nuestra organización.

Perseverancia: reconocemos la perseverancia como el valor que siempre debe estar sujeto a nuestra esperanza, razón para que ningún problema sea obstáculo en el desarrollo de nuestros objetivos, logrando así las metas trazadas.

1.5 PRODUCTOS Y SERVICIOS

1.5.1 Servicios para clientes internos:

• Aseo. • Vigilancia. • Cobro y cartera. • Mantenimiento de vías. • Mantenimiento eléctrico y telefónico. • Pesaje en báscula de vehículos. • Braceros independientes. • Transportadores independientes.

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1.5.2 Productos para clientes externos e internos:

• Distribuidores de granos, cereales y abarrotes. • Distribuidores de cárnicos y lácteos. • Comercializadora de frutas, verduras y hortalizas. • Venta al por mayor y al detal. • Supermercados. • Insumos agropecuarios. • Papelería, depósito de bodega de desechables. • Seguridad privada. • Licores. • Parqueadero vigilado. • Montallantas. • Cafetería interna. • Servicio de transporte público.

1.6 ORGANIGRAMA ILUSTRACIÓN 1: ORGANIGRAMA DE LA CENTRAL MAYORISTA DE ALIMENTOS MERCASA P.H

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ASAMBLEA

CONSEJO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRADORA

REVISOR FISCAL

ASISTENTE DE MERCADEO Y PUBLICIDAD

SECRETARIA

DIRECTORIA DPTO FINANCIRO

ASISTENTE CONTABLE

ASISTENTE CARTERA

AUX. CARTERA Y ARCHIVOS

INGENIERO DE OPERACIONES Y MANTENIMIENTO

AUX. MTO ELECTRICO Y TELEFONICO

AUX. MTO ACUEDUCTO,

PLANTAS Y REDES

OFICIOS VARIOS DE OPERACIONES Y MTO

GUARDAS DE SEGURIDAD

OPERARIO CIRCUITO DE CERRADO T.V

OPERARIO DE PORTERIA

OPERARIO DE BÁSCULA MENSAJERO

OFICIOS VARIOS ADMINISTRATIVO

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2. DIAGNÒSTICO DEL ÀREA DE INTERVENCIÒN

La línea de intervención en la que se enmarca este proyecto es estructurar y ejecutar la implementación y actualización del manual de funciones de la Central Mayorista de Alimentos MERCAS P.H, con el fin de permitir identificar a cada colaborador sus funciones y frecuencias en que se deben de llevar a cabo cada una de sus actividades. El fin de este proyecto se encuentra basado en la realización y estructuración de un manual de funciones, ya que es necesario establecer y definir responsabilidades para cada cargo laboral, con esto se pueden analizar e identificar fortalezas y debilidades de las personas que se encuentran desempeñando cada cargo de dicha organización, siendo esto de vital importancia, puesto que permite tener una amplia visión sobre el personal con que cuenta la compañía y la estabilidad que brinda al colaborador dicho proceso a realizar. Para la realización del presente trabajo se utilizaron instrumentos tales como: la entrevista, la encuesta y el encuentro personalizado con cada colaborador, para definir el plan de trabajo a partir de las necesidades requeridas por cada uno de ellos, con el ánimo de desarrollar los enfoques de intervención que se deben tener en cuenta para la realización de dicho proyecto.

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3. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

El área de Gestión del Talento humano se ha convertido en unas de las principales áreas estratégicas para cualquier tipo de organización y/o ente económico, esta área es el punto clave para el desarrollo y funcionamiento de una buena administración, permitiendo a las organizaciones alcanzar sus objetivos propuestos, lograr el éxito y asegurar una larga permanencia en el mercado.

Para lograr lo anterior, las organizaciones han evaluado la necesidad de estructurar y definir las actividades en se deben realizar en los puestos de trabajado, ya es aquí donde se procede a realizar el Manual de Funciones, el cual es el encargado de describir y especificar las actividades que se deben de realizar en cada puesto laboral que se encuentre establecido en las empresas.

La Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H. identificó la necesidad de definir, estructurar y actualizar el manual de funciones debido a las falencias y necesidades que se han visto reflejadas en la asignación de los cargos y tareas de los mismos, la organización tomó la decisión de actualizar el manual de funciones, ya que en este se encontrará el conocimiento claro y preciso de cada una de las responsabilidades y toma de decisiones de cada cargo a desempeñar en la organización, evitando realizar inducciones y capacitaciones con cada uno de sus colaboradores.

Cuando se tiene claridad y conocimiento en cada uno de los puestos de trabajo de las organizaciones, esto tiene como resultado que el colaborador perdure durante un ciclo extenso en la organización y en su puesto laboral, lo anterior se ve reflejado por el buen clima laboral, por la satisfacción con su cargo, y con un buen desempeño de sus labores.

El manual de funciones se realiza para establecer y certificar la calidad de la prestación de los servicios, garantizando a la organización una alta competencia con las demás Centrales Mayoristas y la permanencia en el mercado.

Para realizar dichas tareas y exigencias, se debe empezar por tener una estructura clara y visible dentro de la organización, teniendo en cuenta cuáles son sus necesidades y qué debe hacer para obtener la satisfacción de las mismas.

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4. JUSTIFICACIÓN

El manual de funciones es considerado como uno de los componentes más eficaces para la toma de decisiones en la Administración de cualquier organización, ya que facilita el desempeño y suministra la orientación precisa que requiere cada colaborador en cada una de sus actividades laborales que conforman la empresa, así mismo son la fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Este trabajo surge al alternar la necesidad e importancia que tiene el manual de funciones y al describir las actividades y responsabilidades a desempeñar en cada cargo Administrativo de la organización MERCASA P.H. Debido a esto, surge la necesidad de implementar dicho manual, con el fin de proporcionar una mayor información de las funciones que se deben desempeñar en los cargos requeridos por la compañía, trayendo así facilidades de comprender y realizar los actividades más fácil, tanto para los aspirantes como para la organización, dando paso a la eliminación de tiempos ociosos en el colaborador y así obtener como resultado un mejor desempeño en los puestos de trabajo.

Es importante realizar un manual de funciones, ya que por medio de este se puede realizar una descripción detallada de las funciones de los puestos de trabajo a los colaboradores, teniendo un enfoque detallado de la experiencia, educación y responsabilidades que adquieren en el puesto de trabajo, también permite coordinar actividades, facilita la selección, el adiestramiento y las asignaciones laborales para cada uno de los cargos Administrativos de la organización.

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5. OBEJETIVOS

5.1 OBJETIVO GENERAL:

Actualizar el Manual de Funciones para los Cargos del Edificio Administrativo de MERCASA P.H, Central Mayorista de Alimentos, que permita ajustar la gestión administrativa del área de talento humano a la descripción y análisis de los cargos de acuerdo con los perfiles requeridos por la organización.

5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• Garantizar que los cargos de la Organización MERCASA P.H, cuenten con las funciones y los requisitos específicos que contribuyan al cumplimiento de la misión y el objetivo general de la Central Mayorista de Alimentos.

• Facilitar en los colaboradores la comprensión de su asignación laboral,

en relación al desempeño eficiente de los puestos de trabajo, entregando a cada colaborador la información básica para el desempeño del cargo asignado.

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6. MARCO TEÓRICO

La administración es una de las disciplinas del conocimiento más importantes, debido a que la sociedad ha creado la necesidad de depender del esfuerzo grupal, ha querido superar limitaciones individuales para que las organizaciones puedan sobrevivir y crezcan en el medio globalizado que se deben desenvolver. Por medio de avances tecnológicos, políticos, sociales y económicos la administración de empresas no solo es vista como un organismo social, sino como un ente importante para el éxito de cualquier organización, pues, a través de esta se ha implementado la globalización. Por medio de la administración es que las organizaciones logran los procedimientos de planeación, toma de decisiones, delegación de funciones, estrategias para el buen desempeño y funcionamiento de la misma en el mundo empresarial.

Según Muñoz (2006, 116): “El nuevo orden económico no sólo puede generar oportunidades, sino también amenazas que requieren estar preparados para entender las demandas de la sociedad. No se puede simplemente pensar que la posibilidad de acercarse a los mercados está abierta y que lo único que se debe hacer es buscar clientes para venderles nuestros productos y ser rentables. La posibilidad de actuación dentro de una dinámica globalización está condicionada por las estrategias de acción que las organizaciones puedan fomentar con base a los retos que esta participación les demande. La globalización, requiere el desarrollo de nuevas competencias, el cambio de filosofía y cultura organizacional y el desarrollo del capital intelectual para identificar las oportunidades de negocios y más aún descubrirlas en donde antes no las identificábamos”.

Por lo anterior nombrado, se evidencia que por medio de la buena administración que manejan las organizaciones, si la buena administración es exitosa, esta se ve reflejada en la permanencia en el mercado, el éxito que obtienen las empresas llegando a posicionarse en el mercado en las grandes competencias nacionales e internacionales gracias a la alta calidad que estas manejan para obtener dichos méritos. Como lo expresa Muñoz (2006, 121) “Ya que la calidad se ha convertido en un elemento esencial de la gestión contemporánea. Esta ha evolucionado en su enfoque y ha sido más explícita en la medida que el mundo se ha desarrollado, pasando por control de calidad que actúa sobre las causas y no sobre las consecuencias, hasta llegar a la gestión de la calidad que centra su atención en los procesos y las personas”.

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El concepto de calidad esta tradicionalmente relacionado con la calidad del producto, se identifica ahora como aplicable a todas las actividades empresariales y a todo tipo de organización, ya que este concepto es el eje central para la permanencia y competitividad de cualquier producto y/o servicio que se encuentre en el mercado, es una estrategia que busca garantizar, a largo plazo, la supervivencia, el crecimiento y la rentabilidad de una organización optimizando su competitividad, mediante el aseguramiento permanente de la satisfacción de los clientes y la permanencia de estos. Lo anterior se puede lograr con la participación activa de todo el personal de la organización, bajo nuevas estructuras de liderazgo; siendo una estrategia que responde a la necesidad de transformar los productos, servicios, procesos, estructuras y cultura de las empresas, para asegurar su futuro y competitividad a largo plazo y poder lograr la sobrevivencia en el mercado, ya que las organizaciones deben estar preparadas a enfrentar un enfoque global, es decir, en los mercados internacionales y no tan sólo en mercados regionales o nacionales. Es por esto que Cantú expresa (2001, 44): “El efecto del control total de la calidad en la compañía involucra la implementación técnica y administrativa de actividades orientadas hacia el cliente. Todos los departamentos intervienen en la calidad según el grado de participación que tengan en el proceso. A fin de que el sistema funcione, es necesario que la compañía desarrolle matrices que indiquen las responsabilidades de cada departamento en el proceso. De aquí surge la necesidad de crear equipos interdepartamentales que tengan como función, analizar los diferentes puntos de vista de todos los departamentos y asegurar que estos se tomen en cuenta en la actividad de todo sistema de calidad”.

6.1. MANUAL DE FUNCIONES El manual de funciones es una guía para cualquier organización y puesto de trabajo, ya que describe cada una de las funciones, tareas y responsabilidades, facilita las labores de evaluación y desempeño de cada colaborador, brinda la información y el nivel de desempeño que se debe tener en cada cargo laboral, facilitando a las organizaciones asignar la persona adecuada a desenvolver los cargos que conforma la organización. Según Castillo (2007) “Es un documento que en forma ordenada y sistémica, nos presenta información sobre aspectos organizacionales necesarios para la realización del trabajo. Además es un compendio que describe cada uno de las diferentes funciones correspondientes a cada cargo dentro de la organización”.

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6.1.1 Descripción del cargo Es un documento el cual está encargado de reportar las funciones y deberes que deben ser realizadas en cada uno de los puestos de trabajo conformado por cualquier organización. Como lo expresa Chiavenato (2000, 331) “La descripción de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende”.

6.1.2 Análisis del cargo Este análisis es importante porque permite determinar las tareas que conforman un determinado puesto de trabajo, ya que valora la complejidad del mismo proporcionando cada una de las características que debe de tener el ocupante del puesto a ocupar, permitiendo con precisión el saber que se debe hacer. Según Chiavenato (2000, 334)”El análisis del cargo es una verificación comparativa de las exigencias (requisitos) que dichas tareas o funciones imponen al ocupante, en otras palabras son los requisitos físicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del cargo, cuáles son las responsabilidades que el cargo le impone y en qué condiciones debe desempeñarse el cargo”. También es importante resaltar en el análisis del cargo los diferentes objetivos y la calificación de los diferentes niveles de desempeño que puede obtener el colaborador al desempañar dichos cargos. Para Werther y Davis (2000. 99) “Los analistas de puesto tienen una aplicación adicional: permite formular niveles de desempeño en el puesto. Estos niveles de desempeño tienen dos objetivos. En primer lugar, se constituye en objetivos de desempeño a los que aspiran los trabajadores y de cuyo logro pueden derivar una legítima satisfacción. De hecho, la existencia de niveles de desempeños claros y razonables es uno de los principales elementos en la promoción de un adecuado entorno laboral. La moral y la motivación de los trabajadores pueden descender cuando no existen niveles adecuados. En segundo lugar, los niveles de desempeño conforman un parámetro que permite medir el grado en que se están lográndose las metas para las que se estableció la labor”.

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6.1.3 Descripción de funciones

Principalmente se debe de tener la información acerca de las funciones, labores, tareas y responsabilidades que deben ser realizadas por el colaborador, el cómo se debe realizar, los informes de entrega, archivos y procedimientos en el cargo a desempeñar, de igual forma en lo anterior debe ir el tiempo que indique la periocidad y la naturaleza del cargo. 6.1.4 Perfil del ocupante Se debe de reunir la información de la comprensión de cada persona, la comunicación, influencia en la toma de decisiones, la sensibilidad, entre otras, también se debe de tener en cuenta si el cargo requiere de la exigencia emocional como lo es el contacto con los clientes, realización de viajes, ya estos sean ocasionales o frecuentes, fechas de entrega de información o de productos etc. 6.1.5 Contexto del puesto Este contexto hace referencia a los esfuerzos que requiere el desempeño del cargo a realizar, tales como: esfuerzos físicos, mentales, visuales y/o riesgos. Físicos: si maneja objetos de mucho, mediano o poco peso. Mentales: si debe mantener mucha, mediana o poca concentración al realizar su trabajo. Visuales: si requiere de mucha, poca o mediana visibilidad para desempeñar sus actividades laborales Riesgos: se debe de escribir y especificar bien los riesgos a los que están expuestos los colaboradores al realizar sus actividades laborales. 6.1.6 Requerimientos del puesto Es de vital importancia contar con la información sobre los requerimientos intelectuales que se necesitan para la realización de las actividades del cargo de trabajo como lo son: académicos, habilidades, experiencia. Académicos: es significativa la exigencia de los niveles académicos, ya que es por medio de estos que se puede ver reflejado el nivel de desempeño en los cargos esenciales de las organizaciones. Experiencia: esta experiencia se exige dependiendo del cargo y las labores que en ella se vayan a desarrollar. Habilidades Manuales: si el cargo lo requiere para las actividades a realizar. Habilidades Visuales: si el cargo lo requiere para el desempeño de las actividades a realizar.

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6.1.7 Responsabilidad Se debe de escribir y definir las responsabilidades que deben de realizar al ocupar el cargo de trabajo, ya sean responsabilidades monetarias, de atención al cliente, de prestación de servicios o con el mismo cargo de trabajo.

6.1.8 Condiciones de trabajo Según Chiavenato (2000, 336) “Se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo, y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos”. Lo anterior hace referencia al clima laboral que se encuentran expuestos los colaboradores en la jornada de trabajo”. Álvarez (2007,37-38) expone: “El factor de riesgo se refiere a la presencia de elementos, condiciones o acciones humanas que tienen la capacidad potencial de producir enfermedades, accidentes o daños”. Según Álvarez (2007, 37-38) plantea cada factor de riesgo como: Físicos: Son todos aquellos factores ambientales de naturaleza física que al “ser percibidos” por las personas, pueden provocar efectos adversos a la salud según sea la intensidad, la exposición y concentración de los mismos. Los factores ambientales son tales como: el ruido, temperaturas altas y bajas, humedad y vibraciones. Químicos: Se refiere los elementos o sustancias orgánicas e inorgánicas que pueden ingresar al organismo por inhalación, absorción o ingestión y dependiendo de su concentración y el tiempo de exposición, pueden generar lesiones sistémicas, intoxicaciones o quemaduras. Líquidos, nieblas, aerosoles líquidos (niebla, neblina), polvos, humos y gases y vapores. Mecánicos: se refiere a todos aquellos objetos, máquinas, equipos y herramientas, que por sus condiciones de funcionamiento, diseño, estado, o, por la forma, tamaño y ubicación, tienen la capacidad potencial de entrar en contacto con las personas, provocando daños o lesiones. Fricciones, golpes, atrapamientos, proyecciones y caídas. Eléctricos: se refiere a los sistemas eléctricos de las máquinas, los equipos que conducen o generan energía dinámica o estática y que al “entrar en contacto con las personas” por deficiencias técnicas o humanas pueden provocar lesiones, según sea la intensidad y el tiempo de contacto con la corriente. Alta tensión y electricidad estática. Físico-Químicos: Abarca todos aquellos objetos, materiales, combustibles, sustancias químicas y fuentes de calor que bajo ciertas circunstancias de inflamabilidad o combustibilidad pueden desencadenar incendios y explosiones. Producción de chispas almacenamiento o manejo, inadecuado de

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sólidos y líquidos inflamables, producción y manejo inadecuado de vapores y vapores inflamables. Carga Física (Ergonómicos): Son todos aquellos objetos puestos de trabajo y herramientas, que por el peso, tamaño, forma o diseño (sillas, mesas, controles de mando, superficies de apoyo...) encierran la capacidad potencial de producir fatiga física o lesiones osteomusculares, por obligar al trabajador a realizar sobreesfuerzos, movimientos repetitivos y posturas inadecuadas. Carga estática: (de pie, sentado y otros). Carga dinámica: (esfuerzos y movimientos).

Psicolaborales: Se refiere a la interacción de los aspectos propios de las personas (edad, patrimonio genético, estructura sociológica, historia, vida familiar, cultura...) con las modalidades de gestión administrativa y demás aspectos organizacionales inherentes al tipo de proceso productivo. La dinámica de dicha interacción se caracteriza especialmente por la capacidad potencial. Organización del tiempo de trabajo: (turnos, incentivos y estándares). Relaciones interpersonales:(clima laboral). Ambiente de trabajo:(espacio, temperatura e iluminación). Contenido de la tarea:(grado de variedad, posibilidad de decisiones, nivel de responsabilidad y posibilidad de creatividad).

Estos factores de riesgos son de vital importancia para cualquier organización, ya que se debe tener presente en el momento de la asignación de tareas y funciones a cada colaborador.

Lo nombrado anteriormente conlleva a las organizaciones a tener responsabilidad social con la gestión del talento humano, puesto que es la humanidad el eje central de funcionamiento de cualquier ende económico, político, social y organizacional, es por esto que Chiavenato (2000, 128) Lo expresa como: “Los recursos humanos. Personas que ingresan, permanecen y participan en la organización, en cualquier nivel jerárquico o tarea. Los recursos humanos están distribuidos en el nivel institucional de la organización (dirección), en el nivel intermedio (gerencia y asesoría) y en el nivel operacional (técnicos, auxiliares y operarios, además de los supervisores de primera línea). El recurso humano es el único recurso vivo y dinámico de la organización y decide el manejo de los demás, que son físicos o materiales. Además, constituye un tipo de recurso que posee una vocación encaminada hacia el crecimiento y desarrollo”.

“Las personas aportan a la organización sus habilidades, conocimientos, actitudes, comportamientos, percepciones, etc. Sin importar el cargo que ocupen –director, gerente, supervisor, operario o técnico -, las personas cumplen diversos roles dentro de la jerarquía de autoridad y responsabilidad existente en la organización. Además, las personas difieren entre si y constituyen un recurso muy diversificado, en virtud de las diferencias individuales de personalidad, experiencia, motivación, etc. En realidad, la palabra recurso representa un concepto muy estrecho para abarcar a las personas, puesto que más que un recurso, ellas son participantes de la organización”.

Chiavenato (2002) define la Gestión Humana como “la función que permite la colaboración eficaz de las personas (empleados, funcionarios, recursos

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humanos o cualquier denominación utilizada) para alcanzar los objetivos organizacionales e individuales […] es contingente y situacional, pues depende, de aspectos como la cultura de cada organización, la estructura organizacional adoptada, las características del contexto ambiental, el negocio de la organización , la tecnología utilizada, los procesos internos”.

Como se puede evidenciar, la gestión del talento humano es indispensable para el funcionamiento de cualquier organización, ya que por medio de este se puede ver reflejado el manejo y funcionamiento de todos los progresos y crecimientos tecnológicos, científicos, políticos y económicos tanto a nivel nacional como internacional.

Para concluir según Chiavenato (2000, 152) “La GTH es contingencial, pues depende de la situación organizacional, del ambiente, de la tecnología empleada por la organización, de las políticas y directrices vigentes, de la filosofía administrativa predominante, de la concepción organizacional acerca del hombre y de su naturaleza y, sobre todo, de la calidad y cantidad de los recursos humanos disponibles. A medida que estos elementos cambian, varía también la manera de administrar los recursos humanos de la organización".

La ARH no es un fin en sí misma, sino un medio para alcanzar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones, a través del trabajo de las personas, que permite establecer condiciones favorables para que éstas consigan los objetivos individuales.

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6.2. MARCO LEGAL

Ley 190 de 1995 Todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público, o a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración deberá presentar ante la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces, el formato único de hoja de vida debidamente diligenciado en el cual consignará la información completa que en ella se solicita:

Articulo 9o. Dentro de los tres (3) meses siguientes a la vigencia de la presente ley las entidades públicas elaborarán un manual de funciones en el cual se especifiquen claramente las tareas que debe cumplir cada funcionario de la entidad. Aquellas que dispongan de manual de funciones deberán asegurar que respecto de cada servidor público se precisen de manera clara sus funciones. Las funciones asignadas serán comunicadas a cada empleado, quien responderá por el cumplimiento de las mismas de acuerdo con la ley, el reglamento y el manual. Ley 675 Del 2001 Artículo 1o. Objeto. La presente ley regula la forma especial de dominio, denominada propiedad horizontal, en la que concurren derechos de propiedad exclusiva sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre el terreno y los demás bienes comunes, con el fin de garantizar la seguridad y la convivencia pacífica en los inmuebles sometidos a ella, así como la función social de la propiedad.

Artículo 3o. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se establecen las siguientes definiciones: Régimen de Propiedad Horizontal: Sistema jurídico que regula el sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse. Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. Artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo: Elementos Esenciales. Artículo subrogado por el artículo 1o. de la Ley 50 de 1990. El nuevo texto es el siguiente: 1. Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos esenciales. a. La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo;

25

b. La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país. c. Un salario como retribución del servicio. 2. Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artículo, se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen.

Decreto 2649 de 1993 (diciembre 29) por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le otorga el numeral 11, articulo 189, de la Constitución Política de Colombia.

Decreta: Titulo Primero Marco Conceptual de la Contabilidad:

Capítulo I:

De los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:

Art. 1o. Definición. De conformidad con el artículo 68 de la Ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. Art. 2o. Ámbito de aplicación. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.

26

Capítulo II:

Objetivos y Cualidades de la Información Contable:

Art. 3o. Objetivos Básicos. La información contable debe servir fundamentalmente para: 1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período. 2. Predecir flujos de efectivo. 3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios. 4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. 5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. 6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. 7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. 8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y 9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad. Art. 4o. Cualidades de la Información Contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable. La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes. Art. 5o. Definición. Las normas básicas son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones, que fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que esta goce de las cualidades indicadas en el artículo anterior. Art. 6o. Ente económico. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. Art. 7o. Continuidad. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo. Al evaluar la continuidad de un ente económico debe tenerse en cuenta que asuntos tales como los que se señalan a continuación, pueden indicar que el ente económico no continuará funcionando normalmente:

27

1. Tendencias negativas (pérdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo negativos). 2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones, problemas de acceso al crédito, refinanciaciones, venta de activos importantes) y, 3. Otras situaciones internas o externas (restricciones jurídicas a la posibilidad de operar, huelgas, catástrofes naturales). Art. 8o. Unidad de Medida. Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional. La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

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7. CRONOGRAMA

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Identificación de la empresa, las labores a realizar

Informe de ubicación

Elaboración de encuesta Recolección de información. Revisión de cargos laborales

Primer informe (plan de practica)

Descripción de cargos Elaboración de cargos Revisión y aceptación de los cargos por la administradora general.

Revisión de visión y misión

Segundo informe (informe de avance)

Revisión del informe Entrega de borrador Revisión y aceptación del manual de funciones

Capacitación e implementación del manual de funciones y de procedimientos.

Entrega informe final

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8. PRESENTACIÒN DE ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Para la estructuración del área de gestión humanase han tomado en cuenta los siguientes parámetros:

Identificación del cargo: Refiere al nombre del cargo, área en que se desempeña el colaborador y superior inmediato que dirige el área.

Objetivo General del Cargo: Hace referencia a la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la organización.

Naturaleza del Cargo: En este punto se debe recalcar que la definición de la naturaleza del cargo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones que conforman el cargo a realizar. Documentos: Hace referencia a qué documentos se debe manejar para desarrollar el cargo a desempeñar.

Funciones Específicas del Cargo: En este numeral se debe incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describan adecuadamente los límites y la esencia del cargo a desempeñar.

Requisitos Intelectuales:

• Académicos: Nivel de estudios que debe de tener el aspirante al cargo para desempeñar adecuadamente el puesto de trabajo.

• Experiencia: Tiempo requerido en la misma labor o en actividades muy cercanas que debe tener el colaborador para realizar dicho cargo en la Central Mayorista de Alimentos.

• Habilidades: Son las destrezas intelectuales o físicas que el colaborador debe poseer para desempeñar el cargo al que este aspira desarrollar.

• Responsabilidades: Corresponde a las áreas sobre las cuales se responsabiliza al colaborador que desempeña el cargo.

• Esfuerzos: Los esfuerzos que se requieren para desempeñar el cargo, estos esfuerzos pueden ser físicos, mentales, visuales entre otros.

• Condiciones de Trabajo: Hace referencia a los diversos factores en que se puede desenvolver una labor. Para el presente manual se valoran las condiciones ambientales. (ruido, temperatura, polución, ventilación e iluminación).

30

CONCLUSIONES

Se pude concluir que el manual de funciones es un instrumento indispensable del cual las organizaciones pueden obtener diversas ventajas, por medio de este se puede contar con el análisis de cada uno de los puestos que se encuentran establecidos en las organizaciones, esto permitirá la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta información permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, a su vez, proporciona al colaborador la facilidad de tener la claridad de cada una de sus funciones a realizar y la frecuencia en que se deben llevar a cabo dichas funciones. Lo anterior mencionado nos lleva a destacar las ventajas que tiene tanto para el colaborador como para el empleador la elaboración de un manual de funciones en las organizaciones, ya que facilita a los Directivos dejar claras y precisas las funciones que deben desarrollar sus colaboradores, de esta manera las organizaciones manejan una inducción mucho más corta, al tener claras y establecidas cada una de las funciones a realizar por parte de sus colaboradores, ya que esto permite al colaborador realizar solo las funciones establecidas por su superior. A partir de que se haya implementado el manual de funciones en la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H, este debe de ser complementado con un manual de procesos y procedimientos, garantizando a la organización y al colaborador un desempeño en la realización de sus actividades.

Los integrantes del edificio administrativo de MERCASA P.H, se encuentran satisfechos por los cambios y actualizaciones que se desarrollaron en el manual de funciones de la organización, gracias a dichas actualizaciones los colaboradores cuenta con un mejor implemento de trabajo y una guía para el desempeño de sus funciones en el puesto laboral. El personal del edificio Administrativo cuenta con la información que se requería para la realización de la actualización del manual de funciones, gracias a la total disponibilidad que se obtuvo del personal se pudo realizar e implementar la actualización, ya que a partir de ésta, el colaborador no cometerá los errores que actualmente se encuentra cometiendo, puesto que ya cuenta con un documento que servirá de guía y apoyo para la elaboración y el desempeño de cada una de sus funciones laborales.

31

RECOMENDACIONES

De acuerdo con el proyecto realizado se sugiere a la Dirección de la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H:

• Un archivo sistematizado que permita un mejor uso y cuidado de la información de este manual de funciones, permitiendo que el manejo de la información del edificio Administrativa no sea modificado y/o hurtada.

• Hacer público el manual de funciones, este debe estar disponible

para cualquier persona que lo solicite en el edificio Administrativo de MERCASA P.H.

• Realizar capacitaciones permanentes acerca de la importancia que

tiene el manual de funciones dentro de la organización con el personal nuevo y antiguo para así poder obtener del colaborador un mejor desempeño en su trabajo laboral.

• Realizar actualizaciones constantes del mismo, permitiendo a la

compañía mantener en total actualización organizacional con las demás Centrales de abasto del país.

32

LISTA DE REFERENCIAS

ÀLVAREZ, Francisco. Salud Ocupacional. Primera Edición. Colombia: Eco Ediciones, 2006,37-38.

CANTÚ, Humberto. Desarrollo de una Cultura de Calidad. Segunda Edición. México: Mc Graw Hill, 2001, 44.

CASTILLO, Alejandro. (2007). Análisis de Cargos y Manual de Funciones en una EmpresaManufacturera.Recursosbiblioteca.utp.edu.co/tesisdigitales/texto/658306c352a.pdf /13 de Marzo del 2012.

CHIVENATO, Adalberto. Administración de los Recursos Humanos. Quinta Edición. Colombia: Mc Graw Hill, 2000,334. CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Bogotá: Mc Graw Hill, 2002. MUÑOZ, Juan Carlos. (2006). Revista Académica Institucional de la Universidad Católica Popular del Risaralda. Páginas 66.

WETHER, William y DAVIS, Keith. Administración de Personal y Recursos Humanos. Quinta Edición. México: Mc Graw Hill, 2000, 99.

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ANEXO A

Mercasa ph

Esta encuesta permitirá visualizar el desarrollo de las funciones de su puesto de trabajo. La presente tiene el carácter de confidencial cuyo uso será exclusivo para el análisis e investigación.

NOMBRE: CARGO:

1

¿Por qué cree que su cargo es muy importante en la empresa?

2

Para desempeñar su puesto de trabajo, ¿con que otros cargos tienen relación?

3

Para desempeñar el cargo que usted realiza ¿qué nivel educativo cree que debería tener la persona que lo desempeñe?

4

Para desempeñar el cargo que usted realiza ¿qué experiencia cree que debería tener la persona que lo desempeñe?

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5. Escriba las funciones principales que usted realiza en su cargo y en que periocidad.

FUNCIONES

FRECUENCIA

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6. Escriba las funciones esporádicas que usted realiza en su cargo y en que periocidad

FUNCIONES

FRECUENCIA

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MANUAL DE FUNCIONES

FECHA DE ELABORACIÓN: 20-02-2012

FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 8-06-2012

IDENTIFICACION DEL CARGO:

Nombre del Cargo: Operario de Báscula

Área: Operativa

Superior Inmediato: Administrador(a) General

OBJETIVO GENERAL

Velar por el cumplimiento de las normas dentro de la Central Mayorista de Alimentos; atendiendo dudas, sugerencias y brindando información a los comerciantes y clientes externos para prestar así una buena atención al cliente.

NATURALEZA DEL CARGO

Efectuar el peso o repeso y registro de los vehículos de carga que así lo soliciten, prestando un excelente servicio a los visitantes de la Central para garantizar al cliente total confiabilidad en el servicio adquirido.

38

ESPECÍFICAS DEL CARGO

1. Pesar los vehículos de forma inicial y final, sin importar las

condiciones en que ingrese a la Central (con carga- sin carga).

DESPLIEGUE:

1.1. Verificar que el reloj digital se encuentre en cero antes de que el

vehículo se ubique en la báscula.

1.2. Verificar que al ingreso a la báscula el radio de comunicaciones

no se emplee, debido a que este altera el reloj digital del peso.

1.3. Guiar a los conductores sobre la ubicación del vehículo y los

demás requisitos, con el fin de prestar correctamente el servicio.

1.4. Prestar atención que el vehículo quede ubicado en la mitad de

la báscula sin personal dentro.

1.5. Verificar que el peso sea el mismo que muestra el reloj digital y

el que se digitó en el sistema para poder facturar e imprimir

dicha factura.

1.6. Controlar los vehículos que solo ingresan a la Central a pesar,

y que estos a no más realicen dicho procedimiento sean

retirados inmediatamente de la misma.

2. Utilizar la Valera (recibos) cuando se dañe el sistema o se elabore

mal una factura, este se debe hacer de forma inicial y final.

2.1. Realizar el recibo en la Valera con los datos del vehículo y el

valor a pagar del peso realizado.

3. Ingresar al sistema las placas de los vehículos que entran a la

Central, para que dicho ingreso pueda verificar el valor de la

cancelación del vehículo.

DESPLIEGUE:

3.1. Cobrar el respectivo dinero a cada vehículo de acuerdo a su

categoría.

3.2. Hacer entrega al usuario o conductor del tiquete del peso y/o

repeso del vehículo.

3.3. Sistematizar la lectura de cada peso y/o repeso que se efectúe.

4. Llevar a cabo el seguimiento del reloj digital para verificar cuando este

necesita la realización de calibración.

4.1. Coordinar con algún copropietario de la Central Mayorista el préstamo de un vehículo

para llevar a cabo la calibración de la báscula, dicho procedimiento se llevar a cabo

cuando sea necesario.

FRECUENCIA

D S Q M T S A

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5. Revisar la tabla de pesaje para verificar que no hayan placas en cero y si se presentan, se debe hacer un reporte en la minuta para la entrega del puesto.

6. Al finalizar la jornada laboral se debe hacer entrega a la

administración de todos los dineros recolectados en el transcurso de esta.

7. Hacer uso diario y mantener en buen estado su presentación

personal, y utilizar un adecuado vocabulario.

8. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que no afecten su honor, dignidad o sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su actividad laboral o que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad en lo dispuesto por el artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley 50/90.

FRECUENCIA

D S Q M T S A

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ESPECIFICACIONES DEL CARGO:

FACTORES ESPECIFICACIONES

REQUISITOS INTELECTUALES

ACADÈMICOS

• Bachiller académico en cualquier modalidad.

• Técnico básico en sistemas.

EXPERIENCIA

• No se requiere ninguna experiencia específica para desarrollar el cargo.

HABILIDADES

MANUALES:

• Las labores del cargo requieren un conocimiento claro y un ágil del manejo sistemas

• Se requiere un ágil manejo de la báscula instalada dentro de la Central Mayorista, prestando un buen servicio a los visitantes de la Central que así lo soliciten.

41

RESPONSABILIDADES

Dinero Documentos o Títulos Valores

Manejo de dinero del pago del pesaje de vehículos dentro de la Central.

Por Manejo de Bienes Insumos y/o Equipos

Manejo de equipos de cómputo para el ingreso de información.

Por Información Confidencial

Debe guardar confidencialidad con respecto a los pesajes realizados.

ESFUERZO

FISICO

• Alto, dentro de las funciones del cargo está la rotación de turnos que exige un alto esfuerzo físico por posiciones prolongadas de pie.

CONDICIONES DE TRABAJO

• Las condiciones del medio ambiente son considerables por la exposición al sol y la lluvia en el momento de hacer los respectivos relevos de turnos. Ventilación, iluminación y ruido se encuentra en niveles altos.

42

MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Operario de Portería (Entrada)

Área: Operativa


OBJETIVO GENERAL

Velar por el cumplimiento de las normas establecidas en la entrada de la Central Mayorista de Alimentos; atendiendo dudas, sugerencias y brindando información a los comerciantes y clientes externos.


Ejercer control sobre el ingreso de vehículos a la Central Mayorista de Alimentos realizando los cobros respectivos de acuerdo a la Categoría, haciendo la entrega del documento correspondiente y el previo registro de los datos del mismo, dicho procedimiento de llega a cabo, para la satisfacción del cliente con el servicio que se le prestó en el ingreso a MERCASA P.H.

43

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO

1. Hacer entrega de las facturas y/o veleras a cada vehículo que

ingrese a la Central Mayorista de Alimentos, excepto a motos,

vehículos de servicio público y particulares (clientes).

DESPLIEGUE:

1.1. Realizar el registro de los datos de cada vehículo (placa,

categoría y ficha sistemática respectiva).

1.2. Recibir el dinero proveniente del pago de cada vehículo de

acuerdo a su categoría, haciéndose responsable de este.

1.3. Cobrar la entrada a los vehículos grandes que ingresen a la

Central Mayorista con carga.

1.4. No cobrar la entrada a vehículos que solo vayan a ser

pesados.

1.5. Verificar el control y buen funcionamiento de entrega y

recepción de facturas y o recibos de ingresos a los clientes.

1.6. Realizar los cuadres de caja en la administración.

2. Presentar informes a la administración en caso de presentarse

anomalías con el sistema o con la caja registradora.

3. Informar y guiar con atención a las personas que soliciten cualquier

tipo de información sobre la Central como ubicación de bodegas y

alquiler o venta de estas.

4. Mantener el buen estado de los equipos como radioteléfonos y

equipo de computo necesarios para el desarrollo de sus labores.

5. Trabajar en equipo junto con el personal de vigilancia privada y la

policía.

5.1. Controlar el ingreso a la portería del personal no autorizado

por la administración

5.2. Verificar que no se guarden paquetes, correspondencia y/o

dineros que correspondan a la administración, comerciantes,

empleados y terceros.

5.3. Controlar el ingreso a vehículos que no estén afiliados

(piratas)

5.4. Informar a su jefe inmediato o a la Administración General

cualquier anomalía o daños en la planta física (portería); así

como daños causados por terceros accidentalmente.

5.5. Controlar el cumplimiento por parte de los vehículos del sentido de las vías en el área de portería.

FRECUENCIA

D S Q M T S A

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5.6. Realizar las actividades extraordinarias que le

sean encomendadas por sus superiores.

5.7. Controlar que los empleados no realicen favores

ni regalos de los comerciantes, trabajadores de las

áreas privadas, transportadores, braceros o clientes

por ningún motivo.

5.8. Manejar un vocabulario respetuoso con todas las

personas que ingresan a la central incluyendo a

compañeros de labores. (Sobrenombres, palabras

soeces)

5.9. Abandonar el puesto de trabajo, sin informar a su

superior y sin razón justificada, traerá consecuencias.

6. Realizar el registro de los vehículos que ingresan a

pesaje en báscula y verificar que el conductor se

traslada hasta ella.

7. Informar a la Secretaría Administrativa cada vez que

ingrese a la plaza el Presidente de la Junta Directiva.

8. Diligenciar en el cuaderno en las horas nocturnas

10:00 pm a 3:00 am quién ingresa, número de placa

del vehículo y firma del conductor.

9. Se debe entregar el puesto con la base, con el cuadre

y los equipos funcionales.

10. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que no afecten su honor, dignidad

o sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su actividad

laboral o que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad en lo

dispuesto por el artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley 50/90.

FRECUENCIA

D S Q M T S A

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ACADÈMICOS


• Técnico básico en sistemas

EXPERIENCIA

• Mínimo un año en el manejo de programas generales de sistemas.

HABILIDADES

MANUALES:

• La rapidez y agilidad en la digitación son habilidades claves, ya que estas dependen únicamente del buen manejo y servicio que se está prestando al cliente en el momento de ingreso a la Central Mayorista.

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RESPONSABILIDADES


Manejo de dinero de pago del ingreso de vehículos dentro de la Central Mayorista de Alimentos.


Manejo de equipos de computo para el ingreso de información.

ESFUERZO

VISUAL

• Las labores exigen un alto esfuerzo visual, porque se debe a la realización de tareas tales como: la observación y digitación de las placas de cada vehículo que ingresa a la Central Mayorista de Alimentos.


• Las condiciones ambientales: temperatura, iluminación y niveles de ruido son adecuadas para el desarrollo de sus labores.

47

MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Operario de Portería ( Salida)

Área: Operativa


OBJETIVO GENERAL

Controlar el adecuado retiro de los vehículos de la Central Mayorista de Alimentos, y la verificación que estos queden fuera del sistema del parqueo, suministrando al cliente una mayor satisfacción del servicio obtenido.


Ejercer el control de los vehículos que salen de MERCASA P.H, recibiendo al cliente el tiquete que se le fue entregado a la entrada de la Central Mayorista de Alimentos, verificando que las placas del vehículo coincidan con las que se encuentran digitadas en el recibo, dicho procedimiento se realiza para hacer sentir al cliente una mayor seguridad con la vigilancia prestada al ingreso del vehículo dentro de la Central mayorista de Alimentos.

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1. Controlar la salida de cada vehículo para prestarle el servicio de levantar las barras.

2. Verificar que todo vehículo que reciba tiquete de entrada debe pasar por el lado izquierdo de la salida de la portería. DESPLIEGUE:

2.1. Recibir el tiquete que se le entregó al conductor del vehículo a la entrada de la Central Mayorista de Alimentos. 2.2. Comprobar que el tiquete que está siendo recibido coincida con el número de placa del vehículo que va a salir de la Central Mayorista de Alimentos. 2.3. Verificar que el tiquete pase por el lector de barras, para que este quede fuera del sistema de parqueo de MERCASA P.H. 2.4. Verificar si al conductor del vehículo por cualquier razón se le llega a perder el tiquete de que le fue entregado a la entrada, el encargado de portería (salida) debe de realizar manualmente dicho recibo, para este ser pasado por el código de barra y el vehículo quede registrado que esta fuera del parqueadero de la Central.

3. Controlar si hay alguna anomalía con las barras de seguridad en la salida de la Central Mayorista de Alimentos se debe informar inmediatamente al edificio Administrativo, para que dicho inconveniente sea resuelto.

4. Hacer uso diario y mantener en buen estado su presentación personal, y utilizar un adecuado vocabulario.

5. Mantener el buen estado los equipos de cómputo y el lector

de barras para el buen desarrollo de sus labores y del servicio al cliente.

6. Brindar información a los clientes que así lo requieran

7. Valar por el buen funcionamiento del control de portería de la

MERCASA P.H.

8. Despedir muy cordialmente al cliente.


FRECUENCIA

D S Q M T S A

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ACADÈMICOS


• Técnico básico en sistemas.

EXPERIENCIA

• No se requiere ninguna experiencia específica para desarrollar el cargo.

HABILIDADES

MANUALES:

• La rapidez y agilidad en la verificación de las placas son habilidades claves, ya que estas dependen únicamente del buen manejo y servicio que se está prestando al cliente en el momento de abandonar la Central Mayorista.

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RESPONSABILIDADES


Manejo de equipos de computo y lector de barra.

ESFUERZO

VISUAL

• Las labores exigen un alto esfuerzo visual, ya que estas se basan especialmente en la observación de las placas de cada vehículo que salgan de la Central Mayorista.


• Los niveles de iluminación, ventilación y ruidos son normales, sin omitir el continuo paso de vehículos de alto pesaje por el lugar de trabajo.

51

MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Asistente Contable

Área: Administrativa

Superior Inmediato: Contador(a)

OBJETIVO GENERAL

Apoyar al contador e informar sobre los egresos e ingresos de la compañía, verificar el buen funcionamiento de todos los libros y documentos relacionados con el manejo de la contabilidad, para garantizar así una mayor confiabilidad en lo anterior nombrado.


Responder por:

Asientos contables de gastos, compras y servicios de la copropiedad, interfaces de ingresos y recaudos de los departamentos de cartera y puestos de portería y báscula

El Asistente Contable es responsable de atender los pagos a los proveedores de la compañía, compras, servicios, honorarios, servicios públicos, anticipos, contratos y otros.

El pago de los aportes a EPS, ARP, Pensión y Parafiscales, pago de Nómina quincenal.

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1. Rendir informe diario a la Administración de los saldos de

Bancos, consultando por Internet los mismos.

2. Programar pagos de tesorería.

3. Entregar a la Contador(a) para revisión de documentos y visto

bueno del comprobante de Egreso.

3.1. Entregar al Administrador(a) para la aprobación del

comprobante de Egreso y firma registrada del cheque.

4. Actualizar diariamente el listado de Cuentas por Pagar y

pasarlo al Administrador(a).

5. Realizar llamadas cada ocho días a los Proveedores para

entrega de cheques, los que no reclaman se les llama y en su

defecto se les envía con el mensajero.

6. Efectuar la conciliación mensual de todos los Bancos.

7. Registrar en el sistema la causación de las cuentas de cobro,

facturas por pagar, Notas bancarias, Notas de Contabilidad y

consignaciones.

DESPLIEGUE:

7.1. Realizar la grabación de facturas (Gastos).

7.2. Efectuar la grabación en el sistema de los ingresos que

hubieron en la jornada laboral de Portería y Báscula,

verificando si estos están bien o si hay algún faltante.

7.3. Registrar la grabación de incapacidades.

8. Elaborar la nómina y liquidarla (quincenalmente), y generar

interface a contabilidad

8.1. INTERFACE (Pasar la información que genera cartera al

Asistente Contable, y este verifica si hay errores en la

información, y si los hay se debe corregir inmediatamente)

de cartera (facturación caja).

Los primeros ocho días de cada mes revisa y analiza la información para pago de las EPS, ARP, Pensión y Comfamiliar, Sena e instituto de Bienestar Familiar

FRECUENCIA

D S Q M T S A

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9.1. Organizar el Archivo de documentos de

contabilidad: gastos, compras, nómina, bancos, notas

contables, causación, cuentas por pagar, EPS.

9. Corregir e imprimir los reembolsos de Caja Menor.

10. Manejo de Portal Bancas empresariales.

11. Amortizaciones (Gastos que se pagan x anticipado).

12. Mantenimiento de circuito cerrado. (por contrato de

servicios).

DESPLIEGUE:

13.1. Mantenimiento correctivo y preventivo. (Por

contrato de servicios).

13.2. Realizar mantenimientos de equipo de

cómputo. (Por contrato de prestación de servicio).

13. Revisión de parafiscales de meses anteriores, y

después de ser revisadas se imprimen y al mismo

tiempo deben de ser archivar los aportes, planillas

pagadas.

14. Generar informe de retención en la fuente y/o Ica.

15. Realizar las notas contables de la organización.

16. Verificar el buen funcionamiento del SOFTWARE

administrativo, contabilidad, parqueo, nomina y

cartera.

DESPLIEGUE:

17.1Realizar copias de seguridad de SOFTWARE

de programas de contabilidad, parqueo oficinas,

parqueo portería.

17.2. Supervisar el sistema de red.

17. Revisar toda la documentación de contabilidad, y su

cumplimiento de normas contables y tributarias.

18. Responder por la caja fuerte y su contenido.

19. Informar a la administradora los vencimientos de los

contratos.

20. Manejo de las compras por inventario de propiedad,

planta y equipo.

21. Informar novedades en las compras realizadas en el edificio Administrativo.

FRECUENCIA

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54

22. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que no afecten su honor, dignidad o

sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su actividad laboral o

que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad en lo dispuesto por el

artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley 50/90.

55




ACADÈMICOS

• Debe tener estudios académicos en contabilidad, manejo de nóminas y libros contables.

• Tener conocimiento de estudios técnicos en el área de sistemas (Manejo Excel, Microsoft Word y Bases de Datos).

EXPERIENCIA

• Como mínimo un año de experiencia en el

manejo de la Contabilidad y Estudios técnicos en Cómputo.

HABILIDADES

MANUALES:

• Las funciones del cargo requieren habilidades mentales como la agilidad, la concentración, el trabajo en equipo con la Asistente Cartera y Aux. Cartera y Archivos, disciplina, responsabilidad, orden, tolerancia, perseverancia y ser una persona que reserve la confidencialidad de la empresa.

• De igual manera la adaptación a cambios, buena comunicación y por ultimo tener muy buenas relaciones interpersonales ya que es fundamental el contacto y buen trato a los clientes.

56

RESPONSABILIDADES


Manejo de nómina, conciliaciones bancarias, transacciones entre otros.

Por Manejo de Bienes Insumos y/o

Equipos

Manejo de equipos de cómputo para el ingreso de información, y compra de bienes y enseres de la empresa.


Manejo de la información financiera de la organización.

ESFUERZO

MENTAL

• Requiere una alta concentración en sus labores encomendas, debido a que en ninguno de los casos se puede cometer error matemático, ya que esto traería consecuencias ante los entes de control.

VISUAL

• Maneja agotamiento visual, ya que el

puesto de trabajo requiere de esfuerzo considerable de visualización en el momento de digitar la información contable de la compañía.


• Las condiciones ambientales: ruido, temperatura, iluminación y ventilación son adecuadas para el desarrollo de sus labores.

57

MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Mensajero

Área: Operativa


OBJETIVO GENERAL

Prestar un servicio ágil y eficiente a los funcionarios de la Central, entregando correspondencia, recibos y documentos en general; de acuerdo a los requerimientos de tiempo, para brindar a los copropietarios una mejor información.


Área encargada de realizar los cobros de las mensualidades de bodegas, mallas publicitarias, playa de venta, servicios públicos, trabajos eléctricos y de acueductos, mantenimiento de vías entre otros, para garantizar una mayor facilidad de pago de los copropietarios.

58


1. Desarrollar las labores de mensajería en forma eficiente,

reportando las diligencias que fueron efectuadas y todas

aquellas que no lo fueron.

2. Programar la ruta de entrega de los documentos, con el fin de

optimizar el tiempo.

3. Atender las inquietudes y observaciones realizadas por las

entidades o personas con las que la empresa tiene contactos

con el fin de transmitirlas a la empresa.

3.1. Sostener comunicación continua con la Secretaria

Recepcionista y demás integrantes de la Administración

General.

4. Realizar los cobros de las mensualidades de las bodegas en

la Central Mayorista de Alimentos.

DESPLIEGUE:

4.1. Efectua el manejo de dinero en el momento de realizar

las respectivas consignaciones o cualquier otro tipo de

diligencia que así lo requiera.

4.2. Entregar facturación correspondiente al cobro o (pago)

de la administración y otros ingresos

4.3. Realizar los cobros de los servicios públicos de Mercado

Minorista (MM).

4.4. Efectuar los cobros de los trabajos realizados en el área

de electricidad y acueductos de MERCASA P.H.

4.5. Realizar los cobros del mantenimiento de vías

(Mensualidad de los Vehículos).

4.6. Realizar el cobro de la prestación de servicio de las

vallas publicitarias que solicitan los dueños de las bodegas.

5. Controlar que al finalizar la jornada de cobros en la Central

Mayorista debe de realizar entregar el dinero y facturaciones

del mismo a la Aux. Cartera y Archivos, ya que esta es la

encargada de digitar dichas facturas e imprimirlas.

FRECUENCIA

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59


sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su actividad laboral

o que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad en lo dispuesto por el

artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley 50/90.

60




ACADÈMICOS

• Bachiller Académico en cualquier modalidad.

EXPERIENCIA

• Mínimo un año en el mismo cargo o un cargo similar.

HABILIDADES

INTELECTUALES:

• Las labores suelen ser repetitivas y no requieren de un alto grado de análisis para desempeñarlas, pero si requieren de una alta concentración a la hora de realizar los recibos de cancelación al cliente. MANUALES:

• Para desarrollar el cargo no requiere un alto nivel de habilidades manuales para el correcto desempeño de las funciones.

61

RESPONSABILIDADES


Manejo de dinero y consignaciones bancarias.

ESFUERZO

FISICO

• Sus labores le exigen un esfuerzo físico, ya que debe tener agilidad y rapidez para realizar las diligencias y las labores encomendadas en el respectivo tiempo.


• Las condiciones de trabajo son regulares, ya que está expuesto a altas temperaturas, polvo, ruido, agua entre otros factores, esto sucede ya que la mayoría de sus actividades son realizadas fuera del Edificio Administrativo.

62

MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Secretaria Recepcionista



OBJETIVO GENERAL

Brindar información sobre la Administración y la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H. en forma personal o por vía telefónica, para el buen funcionamiento de esta.


Guiar de forma adecuada la información y comunicación en el ámbito interno y externo para el personal de la Administración, comerciantes, usuarios y público en general, con el fin de garantizar un buen desempeño de la Central Mayorista de Alimentos y de sus integrantes.

63


1. Atender al público por teléfono y personalmente,

brindándoles información de la Administración y de la

Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H.

2. Enviar y recibir fax para suministrar la información al

personal administrativo, recibiendo y entregando al

destinario.

DESPLIEGUE:

2.1. Enviar correos suministrando la información

sobre los eventos que se vayan a realizar dentro de la

Central Mayorista de Alimentos.

2.2. Elaborar y enviar circulares informativos para los

comerciantes.

3. Manejar el archivo en general (personal

administrativo, comerciantes, braceros,

correspondencia, actas, órdenes de servicio, órdenes

de compra y otros).

4. Transcribir la correspondencia y documentos

generados por el Administrador(a) General.

5. Manejar la caja menor para cumplir los gastos

imprevistos y de menor valor de la Administración,

previamente autorizados por el Administrador(a)

General.

5.1. Realizar los reembolsos de caja menos al agotar

el presupuesto suministrado,

6. Coordinar las citas y reuniones del Administrador(a)

General de acuerdo a las instrucciones recibidas del

mismo.

6.1. Citar por escrito a los miembros del consejo de

Administración para asistir a reuniones programadas

según instrucciones del Administrador(a) General.

7. Redactar las actas de Consejo y Asamblea

(Información Confidencial de la Empresa).

7.1. Organizar los soportes de las Actas (Anexos de

la Asamblea y Consejo).

FRECUENCIA

D S Q M T S A

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8. Organizar los documentos del RUT y copias de

cédulas del Consejo Administrativo.

9. Elaborar contratos de servicios correspondientes

a

los servicios requeridos por la Administración.

10. Recepcionar las hojas de vida de aspirantes a

cargos vacantes.

DESPLIEGUE:

10.1. Realizar la vinculación del personal desde

hojas de vidas hasta elaboración del

contrato (seguros, riesgos profesionales

etc.).

10.2. Elaboración de hoja de vida de los braceros

10.3. Debe de realizar la función del archivo de

hojas de vidas, circulares, recibos de la

energía, telefonía etc.

10.4. Elaboración de los carnés para la Playa de

Venta.

10.5. Elaboración de permisos provisionales para

la venta por días en la Plaza.

11. Elaborar órdenes de servicio y órdenes de compra

indicadas por el Administrador(a) General y cada

uno de los funcionarios de la Administración.

12. Cotizar el mantenimiento y la reparación de los

muebles y enseres de la empresa.

13. Solicitar revisión de la báscula.

14. Recibir certificados de fumigación y archivar

dichos documentos.

15. Realizar los pedidos de papelería requeridos por

los funcionarios de la Administración.

15.1. Realizar las órdenes de pedidos de la

dotación (uniformes) de oficios varios cada seis

meses y Administrativos cada año.

16. Estar pendiente de que no se venzan las

representaciones legales.

17. Autorizar las solicitudes de videos cuando lo

requieran los comerciantes y mostrarlos al mismo

tiempo (cuando hay alguna eventualidad dentro de la Centra Mayorista)

FRECUENCIA

D S Q M T S A

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18. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que no afecten su honor,

dignidad o sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su

actividad laboral o que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad

en lo dispuesto por el artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley

50/90.

66




ACADÈMICOS

• Nivel técnico en el área de secretariado y conocimientos generales en sistemas.

• Técnico básico en sistemas • Debe de tener un estudio académico en el

área de recursos humanos. • Tener conocimiento sobe la ley 675/2001.

EXPERIENCIA

• Mínimo un año con experiencia en manejo de atención de clientes, manejo general de programas básicos.

HABILIDADES

MANUALES:

• Las funciones del cargo exigen coordinación,

atención, orden y exactitud en la realización

de todos los procesos.

INTELECTUALES:

• Debe tener capacidad y habilidad para las

relaciones interpersonales ya que se está en

continuo contacto con el cliente, las

personas y entidades que de una u otra

forma se relacionan con la Central Mayorista

de Alimentos.

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RESPONSABILIDADES

Dinero Documentos O Títulos Valores

Manejo de caja menor y recibos de

compra de la misma.


Manejo de equipos de computo para el ingreso de información y envió de la misma.


Maneja información confidencial de las actas redactadas en las reuniones de asambleas y consejos de la organización.

ESFUERZO

MENTAL

• El cargo y sus labores exigen un alto nivel de eficiencia y agilidad; así como la responsabilidad de la coordinación y puntualidad de las actividades administrativas.

VISUAL

• El trabajo frente al equipo de cómputo requiere de un esfuerzo visual mediano.


• Las condiciones son normales se pueden manejar un poco de estrés y cansancio ya que las funciones son monótonas.

• Las condiciones ambientales como el ruido, la temperatura, iluminación y ventilación son adecuadas para el desarrollo de sus labores.

68

MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Auxiliar Cartera y Archivos



OBJETIVO GENERAL

Prestar atención personalizada a los copropietarios y/o comerciante de la Central Mayorista de Alimentos, siendo este cargo un apoyo en los procesos logísticos que presente cartera para el mejoramiento continuo de facturación y cobros.


El Departamento de Cartera lleva los procesos de control interno, para garantizar el buen funcionamiento y manejo del pago a proveedores, recaudo de cartera, cuadres de caja de portería y báscula, manejo de archivo tanto del área contable como del área de cartera.

69


1. BASE DE DATOS CARTERA Y TESORERIA:

Debe de realizar el buen manejo de todas las bases de datos de:

DESPLIEGUE:

1.1. Copropietarios y/o comerciantes de la Central (diario).

1.2. Vehículos afiliados a las bodegas (diario).

1.3. Vehículos de transportadores independientes (diario).

1.4. Comerciantes para cobro de servicios públicos (diario).

1.5. Clientes por playa de ventas (diario).

1.6. Clientes por vallas publicitarias (diario).

1.7. Portería y báscula (diario).

Se debe efectuar el correcto manejo de la base de datos de tesorería de:

DESPLIEGUE:

1.8. Pago a proveedores (semanal).

1.9. Pago servicios públicos (semanal).

1.10 .Pago de nómina (semanal).

1.11 .Pago de honorarios (semanal).

1.12 .Pago de contratos (semanal).

2. EN TESORERIA: DESPLIEGUE:

2.1. Generar los comprobantes de egresos solicitados por contabilidad para el pago de proveedores, empleados, contrataciones, honorarios y servicios (mensual). 2.2. Debe de realizar el manejo del dinero de báscula, portería y mensualidades de la Central Mayorista de Alimentos diariamente (diario).

2.3. Mantener al día el archivo de comprobantes de egreso (diario).

3. EN CARTERA:

Generar los recibos de caja, de los pagos realizados en administración por los comerciantes, los pagos de portería y báscula, y recibir todos los dineros generados en la plaza y grabar los

70

respectivos recibos en cartera, y también recibir todos los dineros que recibe la Central por otros conceptos

DESPLIEGUES:

3.1Enviar a consignar diariamente (diario). 3.2. Análisis y Estados actualizados de toda la Cartera (diario).

Generar los respectivos informes de recaudo de dinero y consignaciones. (Cuadre diario de caja y flujo de efectivo mensual)

4. EN CONTABILIDAD:

Archivar todos los documentos contables, de acuerdo a los auxiliares de contabilidad registrados en el programa. Tener actualizada los documentos por mes.

DESPLIEGUE:

4.1. Libro de facturación (semanal).

4.2. Libro de cuadres de caja portería (semanal).

4.3. Libro de cuadres de caja báscula (semanal).

4.4. Libro de comprobantes de egresos (semanal).

4.5. Libro de Recibos de caja y consignaciones (semanal).

4.6. Libro de Causación de gastos (semanal).

4.7. Inventario de copropietarios y/o comerciantes de la Central (semanal).

4.8. Inventarios de vehículos afiliados a las bodegas (mensual).

4.9. Inventario de transportadores independientes (mensual).

4.10. Inventario de comerciantes para cobro de servicios públicos (diario).

4.11. Inventario de clientes por playa de ventas (diario).

4.12. Inventario de clientes por vallas publicitarias (diario).

• Imprimir los auxiliares de los respectivos libros (diario).

5. GESTION ADMINISTRATIVA:

Sus funciones son delegadas por el departamento de cartera, al cual se le debe brindar un total apoyo, y realizar las tareas encomendadas por su jefe inmediato y corresponden a colaborar en: DESPLIEGUE:

5.1. Atender público personal o telefónicamente, brindándoles información y aclaración

sobre su saldo (diario).

71

5.2. Informar vía telefónica inicialmente, por escrito posteriormente a los copropietarios

y/o comerciantes sobre los saldos atrasados; dejando constancia (copia del escrito) en

la carpeta de copropietario o bodega (diario).

5.3. Elaborar los cobros pre jurídicos solicitados para presentarlos al Administrador(a),

para su aprobación y firma (diario).

5.4. Realizar un seguimiento constante frente al cobro por todos los conceptos

discriminando capital e intereses (diario).

5.5. Mantener actualizadas las hojas de vida de transportadores (diario).

5.6. Mantener actualizadas las carpetas de los locales (diario).

5.7. Actualizar información de los locales, nuevos comerciantes y propietarios siempre

que sea suministrada la información (diario).


sus derechos laborales, ni impliquen desmejorar sustancialmente o graves perjuicios para él,

de conformidad en lo dispuesto por el artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la

ley 50/90.

72




ACADÈMICOS

• Debe de tener un estudio académico en el área contable.

• Debe de tener un alto conocimiento en el área de sistemas avanzado.

EXPERIENCIA

• Mínimo un año con experiencia en manejo de atención de clientes, manejo general de programas básicos como Word, Excel entre otros.

HABILIDADES

MANUALES:

• Las funciones del cargo exigen coordinación,

atención, orden y exactitud en la realización

de todos los procesos, y una buena agilidad

en el momento de digitar los recibos en el

sistema.

• Debe tener capacidad y habilidad para las

relaciones interpersonales y de

telecomunicaciones, ya que este puesto de

trabajo requiere continuo contacto con los

copropietarios y compañeros de trabajo de la


73

RESPONSABILIDADES

Por Manejo de Bienes Insumos y/o

Equipos

Manejo de equipos de computo para el

ingreso de información de la

mensualidad de los copropietarios de la

Central Mayorista.


Manejo de información confidencial

del pago de mensualidades.

ESFUERZO

MENTAL

• Requiere de una concentración mental, ya que un error matemático puede traer consecuencia con la empresa y con el puesto de trabajo.

VISUAL

• Requiere de un esfuerzo visual, ya que la mayoría de la jornada laboral debe de estar digitando e imprimiendo todos los documentos que el puesto de trabajo exige.


• Las condiciones son normales se pueden manejar un poco de estrés y cansancio ya que las funciones son monótonas.

• Las condiciones ambientales: temperatura, iluminación y

niveles de ruido son adecuadas para el desarrollo de sus

labores.

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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Oficios Varios Administrativos

Área: Operativa


OBJETIVO GENERAL

Brindar un buen servicio de atención a los trabajadores del edificio administrativo y a visitantes, para que el cliente se sienta satisfecho con la atención prestada.


Hacer de las instalaciones y de las oficinas Administrativas cada día un lugar limpio y ordenado; para facilitar así las labores de los funcionarios y transmitir una buena imagen de la empresa a quienes la visiten constantemente.

75


1. Realizar el aseo general en la oficina

administrativa.

2. Estar pendiente del jardín, suministrándole a las

matas agua.

3. Realizar el lavado de toallas para manos.

4. Mantener los utensilios de la cocina limpios (estufa,

microondas, vajilla).

5. Realizar las compras de implementos de aseo y

cafetería.

6. Efectuar la realización de suministración al área de

báscula, portería y circuito cerrado el café y azúcar.

6.1. Realizar el aseo general en báscula, portería y

circuito cerrado.

6.2. Mantener y realizar constantemente la

limpieza y el orden dentro de las oficinas

administrativas.

7. Prestar el servicio a los empleados de las oficinas

administrativas y a los visitantes la atención del

servicio de tinto, aromática y agua.

DESPLIEGUE:

7.1. Realizar y presta el servicio en horas del

almuerzo la elaboración del jugo para los

trabajadores de la oficina administrativa.

7.2. Presta el servicio a la Administradora General

realizándole el almuerzo cuando ella se lo requiera.





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FRECUENCIA

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ACADÈMICOS

• Requiere estudios académicos en bachillerato.

EXPERIENCIA

• El cargo y funciones no requieren de ninguna experiencia.

HABILIDADES

• Se requiere habilidades básicamente físicas como agilidad y eficiencia para cumplir a tiempo con las actividades asignadas.

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RESPONSABILIDADES


Manejo de equipos y enseres de la compañía.

ESFUERZO

FISICO

• El desarrollo de actividades en la jornada laboral requiere un alto esfuerzo físico para realizar la limpieza y mantener el orden en las en las instalaciones administrativas.


• Se considera un nivel de riesgo leve por accidente laboral, las posiciones físicas constantemente durante las actividades.


78

MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Asistente Cartera



OBJETIVO GENERAL

Establecer la coordinación y el seguimiento de las políticas de cobro previamente establecidas por la Dirección Administrativa y el reglamento de la Propiedad Horizontal, para llevar un control con las mensualidades establecidas por el edificio Administrativo.


Debe de cumplir con el manejo de las cuentas por cobrar a copropietarios, comerciantes y demás usuarios de la Central Mayorista, así como su revisión evaluación y control con respecto a la facturación (cuotas de administración, mantenimiento de vías, servicios públicos, playa de ventas, uso de áreas comunes, portería, báscula, servicios en general), la causación de intereses originados por los saldos en mora y, el recaudo y aplicación de los pagos o abonos en cuentas y de convenios establecidos por la Administración.

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1. INVENTARIOS

Es la encargada y responsable de manejar todas las bases de datos de:

DESPLIEGUE:

1.1. Copropietarios y/o comerciantes de la Central (cuota administración,

coeficientes, propietarios) (diario).

1.2. Vehículos afiliados a las bodegas (diario).

1.3. Vehículos de transportadores independientes (diario).

1.4. Comerciantes para cobro de servicios públicos (diario).

1.5. Clientes por playa de ventas (semanal).

1.6. Clientes por vallas publicitarias (mensual).

2. ANALISIS Y ESTADOS ACTUALIZADOS DE LA CARTERA

Suministrar toda la información sobre el estado de cartera de los comerciantes o

copropietarios que emite los siguientes reportes clasificados:

2.1. Cartera por edades, detallando quiénes deben en esas edades y cuál es el total de

la cartera por edades en sus diferentes conceptos (mensual).

2.2. Manejo, evaluación y el control de los siguientes conceptos por servicios:

DESPLIEGUE:

2.2.1Cuotas de Administración (diario).

2.2.2. Mantenimiento de Vías para bodegas (diario).

2.2.3. Mantenimiento de Vías transportadores independientes (diario).

2.2.4. Servicios Públicos (diario).

2.2.5. Arrendamiento de áreas comunes casetas, cubículos (diario).

2.2.6. Arrendamiento por playa de ventas (semanal).

2.2.7. Arrendamiento de Vallas publicitarias (mensual).

2.2.8. Servicios de mantenimiento (semanal).

2.3. Generar informes que muestren

DESPLIEGUE:

2.3.1. Saldos de cada local por cuotas de administración (mensual).

2.3.2. Saldos de cada local por mantenimiento de vías por bodega (mensual).

2.3.3. Saldos de cada transportador independiente (mensual).

2.3.4. Saldos de cada local por servicios públicos (mensual).

80

2.3.5. Saldos de cada tercero por el arrendamiento de áreas comunes

(mensual).

2.3.6. Saldos de cada tercero por el arrendamiento de Vallas publicitarias

(mensual).

2.3.7. Saldo de cada tercero o local para servicios de mantenimiento

(mensual).

2.3.8. Cada una de estos conceptos son detallados y totalizados (mensual).

2.3.9. Generar informes detallados para mantenimiento de vías de bodegas, el

local detallando cada placa con su saldo y totalizado (mensual).

• Generar informes consolidados así: 2.3.10. Por propietario de locales, detallando:

2.3.10.1. Cada local con su saldo por cuotas de administración

(mensual). 2.3.10.2. Cada local con detalle de las placas y saldo de cada una

(mensual). 2.3.10.3. Cada local con su saldo por servicios públicos (mensual). 2.3.10.4. Cada área común arrendada a locales (áreas comunes,

vallas y servicios de mantenimiento) (mensual). 2.3.11. Por Arrendatario, detallando lo mismo que los propietarios (mensual).

2.4. Generar cartera por cobros jurídicos y prejurídicos (mensual). 2.5. Generar los anteriores informes impresos para su revisión y conciliación con el

departamento de contabilidad los cinco primeros días de cada mes (mensual). 2.6. Generar informe de facturación por conceptos (mensual). 2.7. Generar informe de pagos o abonos en cartera por conceptos (estado de efectivo

mensual), incluyendo consignaciones identificadas (mensual). 2.8. Presentar informes gráficos del estado actual de la cartera por cada uno de los

conceptos, por edades, análisis comparativo por años, por meses, etc. (mensual).

3. GESTION ADMINISTRATIVA DESPLIEGUE: 3.1. Atender público personal o telefónicamente, brindándoles información y aclaración

sobre su saldo (diario).

3.2. Informar inicialmente vía telefónica y posterior a ello por escrito a los

copropietarios y/o comerciantes sobre los saldos atrasados; dejando constancia (copia

del escrito) en la carpeta de copropietario o bodega (quincenal).

3.3. Elaborar los cobros pre jurídicos y presentarlos al Administrador(a), para su

aprobación y firma (quincenal).

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3.4. Enviar a la abogada todos los documentos necesarios para realizar los procesos

por vía ejecutiva (trimestral).

3.5. Realizar un seguimiento constante frente al cobro por todos los conceptos

discriminando capital e intereses (semanal).

3.6. Elaboración de oficio sobre el estado de cuentas de las diferentes áreas de cartera:

administración, mantenimiento de vías, servicios públicos, áreas comunes y espacios

publicitarios (mensual).

3.7. Mantener actualizada la cartera y elaborar cada semana un listado como

herramienta en los cobros de todos los días (semanal).

3.8. Revisar extractos bancarios, buscar e identificar las consignaciones realizadas por

los propietarios o arrendatarios de los locales (semanal).

3.9. Elaborar los contratos de arrendamientos de áreas comunes (anual).

3.10. Velar para que se cumplan los contratos de arrendamiento de áreas comunes

establecidos (mensual).

3.11. Proporcionar al Administrador(a) y demás integrantes del Consejo toda la

información requerida del área de cartera con prontitud y claridad (mensual).

3.12. Mantener actualizadas las hojas de vida de transportadores (mensual).

3.13. Mantener actualizadas las carpetas de los locales (semanal).

3.14. Actualizar información de los locales, nuevos comerciantes y propietarios siempre

que sea suministrada la información (mensual).

3.15.Ingresar y desvincular vehículos afiliados a bodegas o transportadores

independientes a la base de datos de la central teniendo como soporte las cartas

diligenciadas por los copropietarios, autorizando la inscripción a la bodega incluyendo

el nombre del conductor, cédula, placa, tipo de vehículo, anexando copia documentos

vehículos, para la debida facturación (diario).

3.16. Actualizar de la base de datos de vehículos para portería y báscula (diario).

4. FACTURACIÓN: DESPLIEGUE:

4.1. Facturar mensualmente cuotas de administración, uso de áreas comunes, mantenimiento de vías, servicios públicos, playa de ventas, vallas publicitarias, y otros servicios en general (mensual). 4.2. Generar los respectivos informes al final de cada mes (mensual).





50/90.

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ACADÈMICOS

• Requiere estudios o conocimientos

académicos en el Área de Sistemas y recaudo de cartera, tales como:

• Manejo de bases de datos • Word y Excel • Mantenimiento de equipos • Administración de cartera

EXPERIENCIA

• Mínimo de dos años

HABILIDADES

MANUALES:

• Las funciones del cargo requieren habilidades como agilidad, trabajo en equipo, disciplina, responsabilidad, orden, tolerancia y perseverancia.

• De igual manera la adaptación a cambios, buena comunicación y por último buenas relaciones interpersonales ya que sus funciones requieren alto contacto con los clientes.

• Las funciones del cargo exigen coordinación, atención, orden y exactitud en la realización de todos los procesos, y mucha agilidad en el momento de digitar los recibos en el sistema.

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RESPONSABILIDADES


Manejo de pago de báscula, entrada y

mensualidades de los copropietarios y

vehículos que ingresan a la Central

Mayorista.


Manejo de equipos de computo para el ingreso de información de los copropietarios y visitantes de la Central Mayorista de Alimentos.


Manejo de Información de pago de mensualidades de bodegas de los copropietarios y arrendamiento de las mismas.

ESFUERZO

MENTAL

• Las labores requieren de un esfuerzo alto por la diversidad de funciones correspondientes y el orden que exige manejar la cartera de MERCASA P.H.

VISUAL

• La constante realización de actividades y actualización de datos en el sistema exigen un alto esfuerzo.



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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Auxiliar de Mantenimiento Electrónico y Telefónico

Área: Mantenimiento

Superior Inmediato: Ingeniero de Operaciones y Mantenimiento

OBJETIVO GENERAL

Brindar a la Central Mayorista de Alimentos el buen servicio y funcionamiento del mantenimiento eléctrico y telefónico, para garantizar una mayor seguridad y un alto desarrollo en el desempeño de sus actividades.


Prestar el servicio del mantenimiento eléctrico y telefónico a todos los copropietarios de la Central Mayorista de Alimentos o a quien solicite el servicio, para garantizar una mayor seguridad con los alumbrados y el mantenimiento de estos y una buena comunicación, ya que para el funcionamiento de cualquier organización dichos servicios son indispensables.

85


1. Llevar a cabo el desarrollo de alumbrado de las vías en

MERCASA P.H.

DESPPLIEGUE:

1.1. Desarrollar el mantenimiento de alumbrados en las

áreas comunes (pasillos).

1.2. Revisar y reparar los daños eléctricos que se

presenten en las áreas comunes.

2. Realizar las instalaciones de telefonía en toda la


3. Realizar frecuentemente la lectura de los contadores

de la Central Mayorista de Alimentos.

4. Atender los visitantes que vienen de las empresas

prestadoras de servicios públicos tales como: energía,

aguas y aguas, telefonía entre otras.

5. Desarrollar el mantenimiento de las instalaciones de

circuito cerrado que se encuentra establecido en la

Central Mayorista de Alimentos. (Cámaras, monitores,

adaptadores etc.).

6. Prestar la atención requerida a terceras personas, para

la solicitud de prestación de servicio del área de

mantenimiento eléctrico.

DESPLIEGUE:

6.1. Realizar la prestación de servicio de soldaduras a

quien lo requiera dentro de MERCASA P.H.

6.2. Prestar el servicio de plomería a quien lo requiera

dentro de la Central Mayorista de Alimentos.

7. Ejecutar trabajos en alturas para la revisión de la

electricidad en los postes.

8. Solicitar a su superior inmediato los materiales

necesarios para realizar el mantenimiento que se

requiera.

9. Dentro de las condiciones del contrato tienen como

función tener total disponibilidad de tiempo para

realizar cualquier tipo de mantenimiento o daño que se

presente en horas no laborales.

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ACADÈMICOS

Debe de tener estudios en tecnología de mantenimiento electrónico industrial.

EXPERIENCIA

Se requiere de experiencia mínimo de un año ejerciendo trabajos de mantenimiento eléctrico y telefónico.

HABILIDADES


• De igual manera la adaptación a cambios y requerimientos que soliciten en el préstamo de servicio a terceros, tener buenas relaciones interpersonales ya que es fundamental el contacto y buen trato a los clientes.

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RESPONSABILIDADES


Manejo de herramientas y equipos para el desarrollo de sus labores encomendadas.

ESFUERZO

FISICO

• El desarrollo de las actividades requiere alto esfuerzo físico, ya que debe tener agilidad y rapidez para realizar labores encomendadas y los servicios requeridos en el respectivo tiempo.


• Las condiciones de trabajo son de alto riesgo, ya que está expuesto a altas temperaturas, polvo, ruido, agua entre otros factores, esto sucede ya que sus actividades son realizadas en todos los alrededores de la Central Mayorista de Alimentos, también el nivel de riesgo es alto, ya que las labores a desarrollar requieren contacto con cables de energía entre otros, que representan un alto grado de accidentalidad.

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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Administrador(a)


Superior Inmediato: Consejo Administrativo

OBJETIVO GENERAL

Garantizar el cumplimiento oportuno de las reglas y funciones de la Centras Mayorista de Alimentos, para garantizar un eficaz cumplimiento y funcionamiento de las mismas.


Velar por el mejoramiento continuo de la organización, a través de la planificación, dirección y control de cada uno de departamentos, haciendo que se cumplan las funciones y objetivos propuestos por la empresa, para llevar a cabo el buen funcionamiento de MERCASA P.H.

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1. Convocar a la Asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.

2. Convocar al Consejo de Administración a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

3. Llevar directamente o bajo su dependencia y

responsabilidad, los libros de actas de la Asamblea y de registros de copropietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa de la Central Mayorista de Alimentos “MERCASA” Propiedad Horizontal-.

4. Poner en conocimiento de los copropietarios y

residentes de la Central Mayorista de Alimentos, las actas de la Asamblea General y del Consejo de Administración.

5. Preparar y someter a consideración del Consejo de

Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de copropietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

6. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la

contabilidad de la Central Mayorista de Alimentos “MERCASA”-Propiedad Horizontal-.

7. Administrar con diligencia y cuidado los bienes de

dominio de la persona jurídica que surge como consecuencia de la Desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la Asamblea General en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de Propiedad Horizontal.

8. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos

de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de Propiedad Horizontal.

9. Cobrar y recaudar, directamente o a través de

apoderado cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y en cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los copropietarios u ocupantes de bienes de dominio particular de la Central Mayorista de Alimentos, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.

FRECUENCIA

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10. Elevar a escritura pública y registrar las formas al reglamento de Propiedad Horizontal aprobadas por la Asamblea General de copropietarios, e inscribir antes la entidad competente todos los actos relacionados con la exigencia y representación legal de la persona jurídica. (cuando se requiera).

11. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales

12. para tales fines, cuando la necesidad lo exija.

13. Notificar a los copropietarios de bienes privados, por

los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la Asamblea General o el Consejo de Administración, según el caso por el incumplimiento de obligaciones no pecuniarias.

14. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones no pecuniarias previstas en la ley 675/2001, en el reglamento de propiedad horizontal y en las normas de convivencia, que hayan sido impuestas por el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutorias.

15. Expedir paz y salvo de cuentas con la administración de la Central Mayorista de Alimentos, cada vez que se produzca el cambio de tenedor o copropietarios un bien de dominio particular, con destino al nuevo propietario si el bien es enajenado, o en su defecto a favor del propietario y/o representante, si se trata de cambio de tenencia. Este paz y salvo deberá presentarse a la compañía de vigilancia para q la misma permita el desalojo del inmueble correspondiente.

16. Ejercer la función de mando, orden y control de personal de planta de la Central Mayorista de Alimentos “MERCASA” –propiedad horizontal-.

17. Iniciar el procedimiento, con el requerimiento escrito al propietario o tenedor de la unidad privada con indicación del plazo para ajustarse a las normas por el incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, y de persistir estas darle continuación hasta el final.

18. Contratar y mantener vigentes las pólizas de seguro que cubren a la copropiedad.

19. Las demás funciones previstas en la ley 675/2001 en el reglamento de propiedad horizontal, y las que no están expresamente prohibidas legal o estatutariamente se acostumbre a asignar a los administradores de bienes sometidos a régimen de Propiedad Horizontal solucionando así los vacios contradicciones que resultaren en este reglamento.

FRECUENCIA

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ACADÈMICOS

• La administrador(a) puede ser uno de los copropietarios, o una persona natural o jurídica.

EXPERIENCIA

• Mínimo dos años desempeñando la Administración y preferiblemente con conocimientos en propiedad horizontal.

HABILIDADES

INTELECTUALES: • Las respectivas funciones del cargo

requieren de habilidad mental alta, ya que exige mucho análisis, inteligencia, criterio, paciencia y seguridad para la toma de decisiones y así poder cumplir con los objetivos propuestos por la organización.

• Debe de tener una alta capacidad crítica y autocritica en el momento de evaluar la calidad del trabajo y servicio que se presta en la Central Mayorista de Alimentos; para un mejoramiento continuo de los cargos a mando y del buen funcionamiento del área de Gestión Humana.

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RESPONSABILIDADES

Supervisión de Personal

Manejo de todo el personal del edificio Administrativo de la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H.


Manejo de todo los enseres del edificio Administrativo y autorizaciones de todos los documentos y peticiones realizadas por los trabajadores del mismo.

Por Información

Confidencial

Manejo de toda la información confidencial de la compañía y al mismo tiempo es la encargada de realizar todos los ajustes a esta.

Por Toma de Decisiones

Realizar la toma de decisiones de lo que se hace y se va a dejar de hacer dentro del Edificio Administrativo y de la Central Mayorista de Alimentos.

ESFUERZO

MENTAL

• Las labores a realizar exigen alto

esfuerzo mental, pues se requiere controlar y organizar todo el funcionamiento de la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H.

VISUAL

• Se requiere esfuerzo visual, ya que es necesario y de vital importancia el uso del computador por largas jornadas.



94

MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Contador(a)



OBJETIVO GENERAL

Brindar siempre la información Contable necesaria y oportuna en el momento que esta sea requerida por la Administración o la Asamblea General de la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H. Para garantizar el buen funcionamiento de ingresos y/o egresos de la organización.


Ejecutar la contabilidad sistematizada de la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H, implementando y organizando el paquete contable que se instale para el desarrollo de las actividades que la empresa requiera como elaboración de los informes financieros,(balance general, estado de resultados, ejecución presupuestal, flujo de efectivo), codificación de soportes contables, terceros, plan de cuentas, formas contables como recibos de caja, comprobantes de egreso, notas de contabilidad, facturación y los demás elementos que sean utilizados para la realización y el desarrollo de la labor, lo anterior nombrado se lleva a cabo para garantizar el buen funcionamiento de la contabilidad financiera que se realiza dentro del funcionamiento de la organización.

95


1. Dar fe pública de hechos propios de la profesión.

2. Dictar los estados financieros

Actividad de la Ciencia Contable:

3. Organización, revisión y control de la contabilidad.

4. Certificar y dictaminar los Estados Financieros.

5. Aplicar los principios de Contabilidad generalmente

aceptados (decreto 2649/93).

6. Preparar los estados financieros mensuales, al cierre

de cada periodo. (balance, estado de resultados).

Estados en el cambio de la situación financiera,

estados de cambio en el patrimonio, estados de

fuentes y aplicaciones y estados de notas, se

presentan anualmente.

7. Colaborar con la preparación del presupuesto de

gastos (anual).

8. Asistir a las reuniones del consejo, en lo

concerniente a la rendición de informes financieros.

9. Asistir a la Asamblea General Ordinaria, con el fin de

presentar y dar una explicación clara y general de los

Estados Financieros.

Manejo operacional de la Contabilidad:

10. Registrar y codificar documentos de causación de

notas de contabilidad, notas bancarias, y

provisiones.

11. Revisar facturación causada por la Administración,

mantenimiento de vías, báscula y otros.

12. Revisar ingresos por caja.

13. Revisión de cheques (comprobantes de egreso y

soportes de pagos).

14. Preparar el flujo de efectivo (mensual).

15. Control de inventario de propiedad, planta y equipo

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16. Auditar todos los comprobantes generados por la

contabilidad contra los soportes.

17. Revisar conciliaciones bancarias y reembolsos de

caja menor.

18. Verificar constantemente los controles internos.

19. Corregir en contabilidad los errores generados

por los subalternos.

20. Generar informes financieros.

21. Realizar informe de la ejecución presupuestal.

22. Debe de realizar sugerencias acerca de la

publicidad que se vaya a realizar para la Central

Mayorista de Alimentos MERCASA P.H.

23. Responder correspondencia externa de tipo

financiero.

24. Redactar memorandos de tipo laboral.

25. Realizar la colaboración en funciones generales

de la administración en caso de ausencia de la

misma.

26. Efectuar la verificación de los archivos contables.

27. Estar al tanto de las disposiciones que tome el

Consejo Administrativo; en lo referente a

actividades que se reflejen en la contabilidad.

28. Preparar los certificados de retención en la fuente

para cada año.

29. Elaborar las declaraciones de retención en la

fuente e industria y comercio.





50/90.

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ACADÈMICOS

• Contador(a) Pública titulado(a). • Especialización en propiedad horizontal.

EXPERIENCIA

• Haber desempeñado el cargo de Contadora Pública por lo mínimo dos años.

• Tener conocimientos básicos sobre la ley 675/2001.

HABILIDADES

INTELECTUALES:

• Las labores del cargo requieren de alto esfuerzo mental, ya que las actividades a desarrollar exigen verificación y control de toda la información contable, también es esencial manejar de forma eficiente y correcta el programa contable PROSOF que se manejan en la organización.

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RESPONSABILIDADES

Supervisión Personal

Manejo de Auxiliares Contable y de Cartera.


Manejo de firma de documentos y títulos valores de la compañía.


Manejo de toda la información Financiera de la Organización.

ESFUERZO

MENTAL

• Las labores a realizar exigen alto esfuerzo mental, pues se requiere controlar y organizar todo el funcionamiento del área contable.

VISUAL

• Se requiere esfuerzo visual, ya que es necesario y de vital importancia el uso del computador por largas jornadas.


• Las condiciones de trabajo son normales, sin embargo maneja alta responsabilidad está sujeto(a) a sufrir riesgos psicológicos como el estrés.


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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Asistente de Mercadeo y Publicidad



OBJETIVO GENERAL

Promover a través de la publicidad y el mercadeo buenas relaciones interpersonales y estabilidad económica entre los clientes y la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H, para que la organización pueda darse a conocer y lograr tener una larga permanencia en el mercado.


Brindar la colaboración oportuna en todas las labores relacionadas con la comercialización y el mercadeo de los diversos productos que ofrece la Central Mayorista de Alimentos, organizar los eventos especiales que promuevan la imagen y los productos que ofrece la organización y tiene la participación en los programas de planeación y definición de objetivos del Departamento, brindando el apoyo logístico en la preparación y distribución de boletines informativos de MERCASA P.H.

100


1. Realiza contratos con empresas para la elaboración de

las vallas publicitarias.

DESPLIEGUE:

1.1. Efectúa la búsqueda de las empresas y el apoyo

económico de las mismas, para la participación de

la publicidad en las vallas.

1.2. Realiza por medio de correos electrónicos

promocionar las vallas publicitarias que fueron

realizadas para la Central Mayorista de Alimentos

2. Desarrolla la elaboración del boletín informativo de la


DESPLIEGUE:

2.1. Maneja la información que va ser utilizada en la

página Web de la Central Mayorista de Alimentos

MERCASA P.H.

2.2. Realizar la elaboración de revistas publicitarias de

MERCASA P.H.

2.3. Realización y coordinación de eventos dentro de

MERCASA P.H.

3. Ejecuta la coordinación del arrendamiento del auditorio

de la Central Mayorista de Alimentos.

4. Desarrolla la coordinación de las playas de ventas.

5. Realizar todos los procedimientos que se deben

efectuar para el arrendamiento de las bodegas

ubicadas dentro de la Central Mayorista de Alimentos.

6. Actualizar constantemente el directorio de los

comerciantes de MERCASA P.H.

7. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato

que no afecten su honor, dignidad o sus derechos

laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente

su actividad laboral o que pueda generar graves

perjuicios para él o ella, de conformidad en lo dispuesto por el artículo #23 del C.S.T

modificado por el artículo #1 de la ley 50/90.

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ACADÈMICOS

• Estudios profesionales en el área de Mercadeo con énfasis en Publicidad.

EXPERIENCIA

• Mínimo un año desempeñando el cargo de Mercadeo con énfasis en Publicidad.

HABILIDADES

• Desarrollar una alta capacidad crítica y autocritica en el momento de evaluar la calidad del trabajo y servicio que se presta a los clientes y a la Central Mayorista de Alimentos; es el encargado realizar y llevar a cabo el mejoramiento continuo en todas sus actividades, ya que el área de Mercadeo y Publicidad exige una alta creatividad e innovación de los productos que se están ofreciendo.

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RESPONSABILIDADES


Manejo de equipos de cómputo de la compañía.

ESFUERZO

MENTAL

• La labor que realiza exigen un alto esfuerzo mental, ya que esta área tiene a su cargo la buena imagen y publicidad de la Central Mayorista de Alimentos.

VISUAL

• Debe de manejar alta visualización en la innovación de los diseños que maneja en el programa sistematizado para la realización de sus labores.


• Las condiciones de trabajo son normales, maneja una alta responsabilidad está sujeta a sufrir riesgos psicológicos como el estrés.


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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Circuito Cerrado de Televisión

Área: Operativa


OBJTIVO GENERAL

Brindar la mayor seguridad a la Central Mayorista de Alimentos y a sus copropietarios a través de la prestación del servicio del circuito cerrado de T.V, para garantizar la seguridad y confiabilidad de todos los integrantes que pertenecen a la organización.


Velar por la seguridad de las bodegas de los copropietarios de los clientes que ingresan a la MERCASA, de los empleados y de toda la Central Mayorista de Alimentos, a través del servicio de cámaras de seguridad que se encuentran habilitadas en todos los alrededores de la organización.

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1. Realizar el monitoreo de todas las cámaras de seguridad de la Central Mayorista de Alimentos, para garantizar a los copropietarios una alta confiabilidad. 1.1. Por medio de las cámaras de vigilancia se debe de prestar el apoyo de seguridad a los guardas de vigilancia que se encuentran dentro de MERCASA P.H.

2. Llevar un control en la minuta de todas las

novedades que fueron presentadas en la jornada laboral, para tener control sobre estas y un seguimiento de las mismas.

3. Cualquier inconveniente que haya con las

cámaras de seguridad se debe de informar directamente a la Administración. 3.1. Monitorear cuando haya un daño en los

equipos no se puede realizar ningún tipo de reparación en estos, esto solo lo pueden realizar los técnicos de mantenimiento.

4. Verificar si dentro de la Central Mayorista de Alimentos ocurre alguna novedad, este debe de ser informada a los coordinadores de seguridad. 4.1. El encargado del puesto de trabajo debe de tener total disponibilidad para responder cualquier inquietud que se le presente a los coordinadores de seguridad.

5. Tener total confidencia con los videos

realizados dentro de la Central Mayorista de Alimentos.

6. Llevar un reporte de placas de los vehículos

que entren a la Central Mayorista de Alimentos y la báscula.

7. Coordinar que en el puesto de trabajo no

sea utilizado ningún dispositivo personal en los equipos de CCTV.


dignidad o sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su actividad laboral o que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad en lo dispuesto por el artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley 50/90

FRECUENCIA

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ACADÈMICOS


• Conocimiento básico en sistemas.

EXPERIENCIA

• Mínimo un año realizado labores que tenga relación con seguridad y monitoreo a través de cámaras.

HABILIDADES


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RESPONSABILIDADES

Por Manejo de Bienes

Insumos y/o Equipos

Manejo de equipo de vigilancia y cámaras de seguridad de la organización.


Manejo de videos e información dentro de la Central Mayorista.

ESFUERZO

VISUAL

• Se requiere alto esfuerzo visual para la elaboración del cargo y la prestación del servicio, porque dicho cargo consta de una alta prestación de atención en las cámaras de seguridad.


• Las condiciones de trabajo son normales, aunque maneja alta responsabilidad y puede estar sujeta a sufrir riesgos psicológicos como el estrés.


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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Auxiliar de Mantenimiento



OBJETIVO GENERAL

Brindar a los empleados de mantenimiento la atención y préstamo de los implementos que se requieran para desempeñar cada una de las labores a realizar, para garantizar el funcionamiento, mantenimiento y desempeño de cada una de sus funciones asignadas dentro de la organización.


Llevar a cabo el control y seguimiento de la compra de las herramientas de trabajo y el préstamo de las mismas a los trabajadores que conforman y hacen parte de la prestación del servicio de mantenimiento, jardinería y oficios varios, para el buen funcionamiento de la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H.

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1. Realizar el control y el préstamo de las herramientas de trabajo a los empleados de

2. jardinería, mantenimiento y oficios varios, para garantizar el desempeño de sus labores correspondientes dentro de la Central Mayorista de Alimentos.

3. Desarrollar la tarea de leer los contadores de MERCASA P.H.

4. Efectuar las órdenes de pedidos de materiales.

5. Desarrollar la prestación y la atención a las empresas

públicas que vienen a realizar sus labores dentro de la Central Mayorista de Alimentos.

6. Realizar el registro de los mantenimientos de los

sumideros (alcantarillas).

7. Realizar el aseo y el mantenimiento del taller y de las subestaciones.

8. Realizar el control y el seguimiento de las actividades que se van a llevar a cabo en la jornada laboral.

7.1. Llevar a cabo los registros y los controles del tiempo extra que laboran los empleados de oficios varios de la Central Mayorista de Alimentos.

9. Realizar el registro de los consumibles de

mantenimiento.

10. Efectuar la coordinación y la facturación de trabajos realizados a terceros dentro de MERCASA P.H.

11. Prestar el servicio de preatención y direccionamiento

de trabajo a terceros.


FRECUENCIA

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ACADÈMICOS

• Bachiller académico en cualquier modalidad. • Estudios técnicos en electricidad.

EXPERIENCIA

• Mínimo un año de experiencia en el área de Auxiliar de Mantenimiento.

HABILIDADES

• Se requiere de habilidades básicas en la

identificación de materiales de jardinería,

mantenimiento y oficios varios, las funciones

del cargo exigen coordinación, atención,

orden y exactitud en la realización de todos

los procesos, agilidad en el momento de

realizar las órdenes de compra.

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RESPONSABILIDADES


Manejo de herramientas y equipos y órdenes de compra de las mismas.

ESFUERZO

MENTAL

• La labor que realiza exige muy poco esfuerzo mental, ya que esta área

tiene a su cargo la atención, información y elaboración de

órdenes, la prestación de servicios a terceros y copropietarios de la Central Mayorista de Alimentos.


• Las condiciones de trabajo son normales, por que

maneja una alta responsabilidad y puede estar sujeta a sufrir riesgos psicológicos como el estrés.


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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Oficios Varios (Central)



OBJETIVO GENERAL

Garantizar un ambiente higiénico y total limpieza de la Central Mayorista de Alimentos, brindándoles a sus visitantes un sano y agradable ambiente.


Realizar el aseo y limpieza de todas las áreas comunes ubicadas dentro de MERCASA P.H, para garantizar a los clientes un ambiente sano en la organización y con el medio ecológico.

112


1. Realizar el barrido de toda la Central Mayorista de Alimentos y de las áreas comunes, para mantener la organización en un ambiente sano. DESPLIEGUE: 1.1. Desarrollar el lavado de pisos de los galpones, canales, báscula, edificio Administrativo y áreas comunes, obteniendo así un ambiente

1.2. Realizar el aseo general de paredes, techos, lámparas y el auditorio de la Central Mayorista de Alimentos. 1.3. Ejecutar la Limpieza de telarañas de los galpones

1.4. Efectuar la limpieza de los alcantarillados de MERCASA P.H.

2. Realizar trabajos de jardinería de la Central Mayorista

de Alimentos.

3. Ejecutar la organización de los cercos.

4. Prestar la colaboración al personal que contratan para la fumigación de toda la Central Mayorista de Alimentos.

4.1. Desarrollar la fumigación de todos los andenes

peatonales dentro de MERCASA P.H.

5. Realizar tareas de construcción básica de obra blanca y pintura.

6. Prestar la colaboración a los auxiliares de

mantenimiento para realizar sus labores.

7. Realizar trabajos de fontanería.

8. Desarrollar funciones de soldaduras como la reparación de puertas y avisos de señalización dentro de MERCASA P.H.

9. Efectuar tareas de recopilación de leña y eliminación

de la misma.

10. Realizar tareas de recolección de basuras y desechos de toda la Central Mayorista de Alimentos.

10. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato

que no afecten su honor, dignidad o sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su actividad laboral o que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad en lo dispuesto por el artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley 50/90

FRECUENCIA

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ACADÈMICOS

• Se requiere estudios académicos básicos en primaria y secundaria.

EXPERIENCIA

• No es necesario ningún nivel de experiencia.

HABILIDADES

• Para efectuar las labores del cargo se requiere un alto grado de agilidad y rapidez para desarrollar en el tiempo establecido el cronograma de actividades.

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RESPONSABILIDADES



ESFUERZO

FISICO

• Se requiere alto esfuerzo físico para desarrollar las labores de aseo, ya que las áreas comunes son amplias y es necesario un constante desplazamiento por toda la Central Mayorista de Alimentos.


• Las condiciones de trabajo son riesgosas, ya que está expuesto a altas temperaturas, polvo, ruido, agua entre otros factores, esto sucede porque sus actividades son realizadas en los alrededores de toda la Central Mayorista de Alimentos.

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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Jardinero



OBJETIVO GENERAL

Brindar un servicio eficiente en el mantenimiento preventivo de los jardines y zonas verdes urbanizadas dentro de la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H, para garantizar un ambiente sano y ecológico.


Conservar y mantener en óptimas condiciones todas las áreas verdes que rodean a las instalaciones del plantel, para propiciando un ambiente agradable en la Central Mayorista de Alimentos MERCASA P.H.

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1. Realizar el guadañado de todas las zonas verdes que se encuentran dentro de la Central Mayorista de Alimentos. 1.1. Efectuar la función de guadañado de zonas internas y externas de mallas de seguridad de MERCASA P.H.

2. Efectuar la reparación de suelos alrededor de plantas de los jardines. DESPLIEGUE:

2.1. Efectuar la tarea de la delimitación de

zonas verdes y zonas duras. 2.2. Realizar la recuperación de zonas

verdes desgastadas por el mal uso. 2.3. Desarrollar la función de la

recuperación de jardinería. 2.4. Desarrollar la labor de abono de plantas

y fumigación de las mismas. 2.5. Realizar los riegos de jardines internos

y jardines de colores en la época de bajo nivel de lluvia.

3. Realizar la podas de arboles de seguridad y

ornamentales de la Central Mayorista de Alimentos.

4. Reparación y mantenimiento de

canalizaciones de aguas lluvias en las zonas verdes de la Central Mayorista de Alimentos.

5. Desarrollar el mantenimiento interno de

jardinería de la Administración de la Central Mayorista de Alimentos.

6. Prestar la colaboración con el

mantenimiento con la herramienta utilizada para el desempeño de sus labores realizadas en la Central Mayorista de Alimentos. 6.1. Mantener en condiciones favorables de uso, aquellos materiales y herramientas de trabajo que le han proporcionado para cumplir con sus funciones.

7. Para realizar esta labor debe de utilizar

equipo de seguridad Industrial (guantes, caretas, botas, delantal, entre otros elementos).

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7.1. Debe cumplir con las normas y procedimientos de seguridad e higiene Industrial.

8. Solicitar con oportunidad, las semillas, abonos naturales, fertilizantes e insecticidas que utilizara para fortalecer el desarrollo de las plantas y todas las áreas verdes del plantel.

9. Responder por las actividades asignadas en el

tiempo establecido. DESPLIEGUE:

9.1. Cumplir con cualquier actividad que dentro de las funciones de su cargo fuese solicitada por su superior inmediato.

9.2. Asistir a reuniones de trabajo convocadas por su superior inmediato.

9.3. Notificar a su superior inmediato, sobre las descomposturas de herramientas de trabajo, y en sí, de todas las anomalías en materia de mobiliario y equipo de las instalaciones.


dignidad o sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su actividad laboral o que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad en lo dispuesto por el artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley 50/90.

FRECUENCIA

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ACADÈMICOS

• Requiere estudios académicos básicos en primaria y secundaria.

EXPERIENCIA

• Experiencia mínima de un año en la realización de trabajos relacionados con el mantenimiento de zonas verdes y jardinería.

HABILIDADES

• Para desarrollar las labores del cargo se requieren un alto grado de agilidad y rapidez, para poder cumplir con la programación de las tareas y frecuencias de las mismas.

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RESPONSABILIDADES



ESFUERZO

FISICO

• Para desempeñar sus labores se

requiere de alto esfuerzo físico, ya que debe de mantener cargando sus herramientas de trabajo.

VISUAL

• Las funciones a realizar requiere de un esfuerzo visual, ya que los implementos que se utilizan para el desarrollar las labores son de un alto riesgo.


• Las condiciones de trabajo de alto riesgo, ya que está expuesto a altas temperaturas, polvo, ruido, agua entre otros factores, esto sucede porque sus actividades son realizadas en los alrededores de toda la Central Mayorista de Alimentos.

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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Ingeniero de Operaciones y Mantenimiento



OBJETIVO GENERAL

Brindar el mantenimiento eléctrico y telefónico de todas las zonas de la Central Mayorista de Alimentos, para garantizar a los copropietarios y arrendatarios un servicio estable y seguro de lo anterior mencionado.


Realizar las labores especializadas en mantenimiento y reparación de instalaciones eléctricas y telefónicas de MERCASA P.H, para llevar a cabo los alumbrados de vías y la instalación de redes telefónicas.

121


1. Analizar el mantenimiento de alumbrado dentro de la Central Mayorista de Alimentos.

2. Monitorear el mantenimiento telefónico de MERCASA P.H.

3. Revisar el mantenimiento de alumbrado en las vías de la Central Mayorista de Alimentos

4. Monitorear la lectura de contadores que se lleva a cabo dentro de la Central Mayorista de Alimentos.

5. Supervisar que las visitas realizadas por las

empresas públicas hayan sido realizadas satisfactoriamente.

6. Verificar que los daños electrónicos que se presenten en las áreas comunes de MERCASA P.H, hayan sido reparados favorablemente.

7. Supervisar el aseo y mantenimiento que realizan

en el área de circuito cerrado de televisión de la Central Mayorista de Alimentos.

8. Controlar el servicio de reparación y atención de daños que solicitan los copropietarios y terceras personas.


FRECUENCIA

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ACADÈMICOS

• Tecnólogo o ingeniero técnico o mecánico.

EXPERIENCIA

• Mínimo dos años de experiencia en mantenimiento industrial.

HABILIDADES

• Las funciones del cargo requieren de eficiencia para solucionar con prontitud las dificultades presentadas en la parte eléctrica y telefónica dentro de MERCASA P.H.

• Requerimiento de alta disponibilidad para la prestación de servicios a terceros, tener buenas relaciones interpersonales, ya que es fundamental el contacto y buen trato a los clientes.

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RESPONSABILIDADES

Supervisión de personal

Es el encargado de supervisar el trabajo que realizan los colaboradores de oficios varios y del área de Mantenimiento Eléctrico y Telefónico de la Central Mayorista de Alimentos.

ESFUERZO

FISICO

• El cumplimiento de las actividades de mantenimiento necesita de un esfuerzo físico alto, por el desplazamiento dentro de la Central Mayorista de Alimentos.

VISUAL • Las labores requieren de un esfuerzo

visual normal, para el cumplimiento de observaciones y reparaciones.


• Las condiciones ambientales son de alto riesgo, se encuentra expuesto a altas temperaturas, polvo, ruido, agua entre otros factores. El nivel de riesgo es alto ya que las labores a desarrollar requieren contacto con cables de energía entre otros, que representan un alto grado de accidentalidad.

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MANUAL DE FUNCIONES




Nombre del Cargo: Auxiliar de Mantenimiento Acueducto, Planta y Equipo

Área: Operativa


OBJETIVO GENERAL

Garantizar y realizar la Coordinación de los empleados de oficios varios para brindar un ambiente higiénico y total limpieza de la Central Mayorista de Alimentos, ofrecerles a sus visitantes un sano y agradable ambiente.


Coordinar el aseo y limpieza de todas las áreas comunes ubicadas dentro de MERCASA P.H, para garantizar a los clientes un ambiente sano en la organización y con el medio ecológico.

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1. Coordinar el barrido de toda la Central Mayorista de Alimentos y de las áreas comunes, para mantener la organización en un ambiente sano. DESPLIEGUE: 1.1. Verificar y efectúa el lavado de pisos de los galpones, canales, báscula, edificio Administrativo y áreas comunes, obteniendo así un ambiente

1.2. Controla y realiza el aseo general de paredes, techos, lámparas y el auditorio de la Central Mayorista de Alimentos. 1.3. Supervisar y efectúa la Limpieza de telarañas de los galpones

1.4. Monitorear y realiza la limpieza de los alcantarillados de MERCASA P.H.

2. Controla y desarrolla trabajos de jardinería de la Central

Mayorista de Alimentos.

3. Supervisar y efectúa la organización de los cercos.

4. Controla y desarrolla la colaboración al personal que contratan para la fumigación de toda la Central Mayorista de Alimentos.

1.1. Supervisar y realiza la fumigación de todos los

andenes peatonales dentro de MERCASA P.H.

5. Verificar y efectúa tareas de construcción básica de obra blanca y pintura.

6. Prestar la colaboración a los auxiliares de mantenimiento

para realizar sus labores.

7. Controla y desarrolla los trabajos de fontanería.

8. Desarrollar y controla funciones de soldaduras como la reparación de puertas y avisos de señalización dentro de MERCASA P.H.

9. Coordinar y efectúa tareas de recopilación de leña y

eliminación de la misma.

10. Verificar y realizar tareas de recolección de basuras y desechos de toda la Central Mayorista de Alimentos.

11. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que

no afecten su honor, dignidad o sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su actividad laboral o que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad en lo dispuesto por el artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley 50/90

FRECUENCIA

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ACADÈMICOS

• Se requiere estudios académicos básicos en primaria y secundaria.

EXPERIENCIA

• Se requiere experiencia en manejo de personal.

HABILIDADES


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RESPONSABILIDADES

Supervisión de Personal

Es el encargado de supervisar el trabajo que realizan los colaboradores de oficios varios de la Central Mayorista de Alimentos.

ESFUERZO

FISICO

• El cumplimiento de las actividades de coordinación necesita de un esfuerzo físico alto, por el desplazamiento dentro de la Central Mayorista de Alimentos.



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MANUAL DE FUNCIONES

FECHA DE ELABORACIÓN:20-02-2012



Nombre del Cargo: Supervisor

Área: Operativa


OBJETIVO GENERAL

Mantener el control y coordinación de la toda la Central Mayorista de Alimentos, garantizando un mejor servicio a sus visitantes y un mejor ambiente social entre los arrendatarios y copropietarios que conforman la Central.


Establecer reglas y requisitos para el continuo mejoramiento de las áreas comunes y de la Central Mayorista de Alimentos, creando así una alta coordinación de la organización.

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1. Velar por el cumplimiento de cada uno de los artículos contemplados en el reglamento interno de MERCASA P.H, tanto para braceros, transportadores independientes, cafeterías, empleados y comerciantes.

2. Recibir los informes de vigilancia de las anomalías presentadas de los días anteriores o inmediatos.

3. Supervisar que la vigilancia realice el control oportuno sobre los recicladores, mendigos, vendedores ambulantes no autorizados, infractores, fundaciones solicitando donaciones no autorizadas, revisión constante de la carnetización de braceros y vendedores ambulantes.

4. Supervisar que las áreas comunes se encuentren desalojadas, de lo contrario informar a la administración para hacer efectivas las multas plasmadas en el reglamento.

5. Mantener actualizada la base de datos de comerciantes y copropietarios de la Central.

6. Presentar informes escritos de las actividades realizadas a la administrador(a).

7. Informar o guiar atentamente a los visitantes o clientes que se presenten en la Central desorientados, solucionando ayuda o información.

8. Trabajar en equipo con la vigilancia privada y la policía nacional.

9. Informar todos los acontecimientos que puedan afectar el normal funcionamiento de la Central Mayorista como pueden ser daños que haya en la plata física.

10. Velar por el cuidado de la honra y bienes de los comerciantes, trabajadores, funcionarios y transportadores de la Central Mayorista de Alimentos.

11. Atender todas las dudas, sugerencias e inquietudes de los comerciantes adscritos.

12. Realizar las actividades extraordinarias que sean encomendadas por la Administración General.

13. Cumplir con los horarios y órdenes impactadas por la Administración.

14. Hacer uso diario y mantener en buen estado la dotación que comprende uniformes, escarapelas y equipos de radioteléfono.

15. Mantener una excelente presentación personal, conservar buenas costumbres y hacer buen uso del vocabulario.

16. No aceptar favores ni regalos de los comerciantes, trabajadores, transportadores, braceros o clientes por ningún motivo.

FRECUENCIA

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17. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que no afecten su honor, dignidad o sus derechos laborales, ni que impliquen desmejorar sustancialmente su actividad laboral o que pueda generar graves perjuicios para él o ella, de conformidad en lo dispuesto por el artículo #23 del C.S.T modificado por el artículo #1 de la ley 50/90

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ACADÈMICOS

• Se requiere estudios académicos con fin de administración y manejo de personal.

EXPERIENCIA

• Se requiere mínimo dos años en manejo

de personal.

HABILIDADES


• Requerimiento de alta disponibilidad para la prestación de servicios a terceros, tener buenas relaciones interpersonales, ya que es fundamental el contacto y buen trato a los clientes.

• Las funciones del cargo requieren de eficiencia para solucionar con prontitud las dificultades que se presentan dentro de MERCASA P.H.

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RESPONSABILIDADES

Supervisión de personal

Es el encargado de supervisar el trabajo que realizan los guardas de seguridad de la Central Mayorista de Alimentos.

ESFUERZO

FISICO

• El cumplimiento de las actividades de coordinación necesita de un esfuerzo físico alto, por el desplazamiento dentro de la Central Mayorista de Alimentos.



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FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO ASAMBLEA GENERAL

1. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo. Aprobar los reajustes presupuestales y las cuotas extraordinarias cuando lo crea necesario y de acuerdo a la ley 675/2001 y este reglamento.

2. Aprobar o improbar y/o establecer la remuneración de todo el personal de la administración y la creación de cargos necesarios para el buen funcionamiento de la Central Mayorista de Alimentos Mercasa-Propiedad Horizontal.

3. Nombrar y renombrar libremente a los miembros del Comité de Convivencia para periodos de un año, o delegar en el Concejo de Administración el nombramiento del mismo.

4. Aprobar el presupuesto anual de la Central Mayorista de Alimentos Mercasa –Propiedad Horizontal-, y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, asi como incrementar el fondo de imprevistos cuando fuere el caso.

5. Elegir y renombrar los miembros del Consejo de Administración con sus correspondientes suplentes, por un periodo de un (1) año, y para su elección se empleará el sistema de cuociente electoral y con sujeción a los coeficientes de copropiedad.

6. Elegir al Revisor Fiscal y su suplente para un periodo de un (1) año. 7. Revocar los nombramientos hechos cuando así lo considere conveniente. 8. Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal, teniendo en cuenta la

mayoría calificada necesaria reglamentada en la ley 675/2001 y en el reglamento de propiedad horizontal.

9. Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales y, autorizar su venta o división cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el carácter esencial o no de un bien común.

10. Aprobar las mejoras voluntarias y modificaciones físicas o los bienes comunes y variar su destinación, siempre y cuando lo apruebe la autoridad competente de acuerdo a la ley de Desarrollo Territorial 388 de 1997 y su Decreto reglamentario 1052 de 1998.

11. Decidir la reconstrucción de la Central Mayorista de Alimentos Mercasa -Propiedad Horizontal, de conformidad con lo previsto en la ley 675/2001.

12. Decidir y/o aprobar la disolución y liquidación de la persona jurídica 13. Otorgar autorización al administrador(a) para realizar cualquier erogación con cargo al

fondo de imprevistos de que trata la ley 675/2001. 14. Delegar en el Consejo de administración alguna o algunas facultades que le

corresponden. 15. Las demás funciones fijadas en la ley 675/2001, en los decretos reglamentarios de la

misma, y en este reglamento de propiedad horizontal.

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FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO DEL REVISOR(A) FISCAL

El Revisor Fiscal como encargado(a) del control de las distintas operaciones de la persona jurídica, le corresponde ejercer las funciones previstas en la ley 43 de 1990 o en las disposiciones que la modifiquen adicionen o complementen, así como las previstas en la ley 675/2001.

1. Normas Personales a tener en cuenta del Revisor Fiscal de la Central Mayorista de Alimentos Mercasa-Propiedad Horizontal-.

a) El examen debe de ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitados legalmente para ejercer la Contaduría Pública en Colombia.

b) El Contador(a) Público debe tener independencia mental y en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus perjuicios.

c) En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional.

d) El trabajo debe de ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.

e) Debe de hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y la oportunidad de los procedimientos de la auditoria.

f) Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estados Financieros a su revisión.

2. De las normas que debe observar el Contador Público de la Central Mayorista de Alimentos Mercasa-Propiedad Horizontal-. Los Contadores Públicos están obligados a:

a) Observar las normas de ética profesional. b) Actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas. c) Cumplir las normas legales vigentes, así como las disposiciones emanadas de

los organismos de vigilancia y dirección de la profesión. d) Vigilar que el registro e información contable se fundamental en principios de

contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, y teniendo en cuenta la Reglamentación establecida en el Plan Único de Cuentas.

Según la ley 675/2001

El Revisor Fiscal no podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales, o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones con el administrador y/o los miembros del consejo de administración, cuando exista.

Los edificios o conjuntos de uso residencial podrán contar con Revisor Fiscal, si así lo decide la Asamblea General de Propietarios. En este caso, el Revisor Fiscal podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto.

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FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO CONSEJO DE ADMINISTRACION

2. DEL PRESIDENTE:

a) Presidir las reuniones que celebre el Consejo de Administración y exigir a los dignatarios el cumplimiento a las mismas.

b) Firmar las cuentas y cheques conjuntamente con el Administrador(a). c) Vigilar el desempeño del Administrador(a) y ejercer control directo. d) Ejercer las demás funciones inherentes a su cargo. e) Firmar la solución y contrato con el Administrador.

3. DEL VICEPRESIDENTE:

a) Colaborar y asesorar al Presidente en el ejercicio de sus funciones. b) Remplazar al Presidente en caso de ausencia o enfermedad u otra causa. c) Cumplir las funciones y contrato con el Administrador.

4. DEL SECRETARIO:

a) Verificar el quórum de las reuniones que realice el Consejo de Administración y levantar las actas correspondientes a casa sesión.

b) Suministrar todo tipo de información relativa a las funciones del Consejo de Administración a cualquiera de los asociados que la solicite.

5. DE LOS VOCALES O SUPLENTES:

a) Asistir cumplidamente a todas las sesiones que convoque el Consejo de Administración y aprobar e improbar las decisiones que se tomen en estas.

b) Presentar propuestas e inquietudes que permitan el desarrollo de los objetivos de la asociación.

c) Deliberar y votar en ausencia del principal.

descripciÓn y analisis de los puestos de...

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