descripciÓn de las actividades administrativas de...
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Universidad Nacional Experimental De Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Coordinación de Pasantías
“Auto Repuestos Neón, C.A.”
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA EMPRESA AUTO RESPUESTOS NEÓN, C.A.
CIUDAD BOLIVAR – ESTADO BOLIVAR
Informe final de pasantía presentado para optar al título de licenciada en
administración de empresas.
Bachiller: Diana Torres
C.I. 20.080.615
Pasante
Ciudad Bolívar, junio 2013
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DEDICATORIA
A mi familia, en especial a mi madre por su apoyo incondicional en cada
momento de mi vida, por estar siempre ahí guiándome con cada consejo
para ser una mejor mujer.
A mi padre, gracias por brindarme tu apoyo y comprensión.
A mi hermano, que esta siempre presente en cada momento de mi vida te
quiero mucho.
A Fernando Maita, gracias por ser quien eres y por todo el apoyo que me
has brindando te amo amor.
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AGRADECIMIENTO
Principalmente a dios y a mi nazareno bendito por guiarme cada día de mi
vida por brindarme salud, sabiduría y fuerzas para seguir adelante superando
cada obstáculo y ayudándome a cumplir cada meta deseada.
A mis padres, hermano y novio por ser un pilar incondicional en mi vida
por su apoyo sin ningún tipo de interés, por sus consejos para hacer de mí
una mejor persona, gracias por todo el apoyo brindado en esta etapa de mi
vida, son todo para mí las amo mucho.
A la empresa auto repuestos neón C.A por abrirme sus puertas y
permitirme realizar mis pasantías a nivel profesional, a la licenciada
Jocshana Rojas mi tutor industrial por brindarme los conocimientos en el área
administrativa y contable.
A mi tutor académico la economista Milagros Hernández, por guiarme y
apoyarme en el transcurso de mis pasantías.
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INDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………
7
1. DIAGNISTICO DE LA SITUACIÓN………………………………….
1.1 Identificación de la organización……………………………….. 8
1.2 Reseña Histórica…………………………………………………. 8
1.3 Misión……………………………………………………………… 9
1.4 Visión……………………………………………………………… 9
1.5 Valores…………………………………………………………….. 9
1.6 Descripción de la Unidad donde se desarrolló la Pasantía..… 10
1.7 Estructura general de la organización…………………………..
11
2. PROBLEMAS OBSERVADO………………………………………...
2.1 Problemas observados en la Empresa………………………….
12
3. OBJETIVOS DE LAS PASANTIAS………………………………….
3.1 Objetivo general………………………………………………….. 13
3.2 Objetivos específicos…………………………………………… 13
3.3 Plan inicial de trabajo…………………………………………….
13
4. LOGROS DEL PLAN DEL TRABAJO………………………………
4.1 Logros del plan de trabajo acordado…………………………… 14
4.1.1 Inducción del proceso administrativo…………………… 14
4.1.2 Organización y clasificación de documentos…………… 14
4.1.3 Asentar facturas de compras y ventas en el Sistema A2 15
4.1.4 Realizar los libros de compra y de venta………………… 16
4.1.5 Elaborar los reportes de caja chica y de prorrata………. 17
4.1.6 Emitir los comprobantes de retención de IVA e ISLR…. 18
4.1.7 Elaborar los reportes de las cuentas por pagar a
proveedores………………………………………………… 19
4.1.8 Elaborar los reportes de las cuentas por cobrar a
clientes………………………………………………………. 19
6
4.1.9 Control sobre los pagos de servicios básicos…………… 20
4.1.10 Control sobre los pagos de impuestos (municipales e
IVA)…………………………………………………………. 20
4.1.11 Control sobre los pagos y solvencias de IVSS y
BANAVIH…………………………………………...………
20
5. FACILIDADES Y DIFICULTADES…………………………………..
5.1 Facilidades………………………………………………… 21
5.2 Dificultades…………………………………………………. 21
6 APRECIACIÓN DE CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS…………...
6.1 Conocimientos adquiridos durante el proceso de
Pasantías……………………………………………………… 21
6.1.1 Las cuentas por pagar…………………………………… 22
6.1.2 Las cuentas por cobrar…………………………………… 22
6.1.3 Libros de compras y ventas………………………………
6.1.4 Arqueo de caja chica………………………………………
23
23
CONCLUSIONES……………………………………………………………. 24
RECOMENDACIONES……………………………………………………… 25
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………. 26
ANEXOS………………………………………………………………………. 27
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INTRODUCCIÓN
El avance constante del mundo y sus operaciones hace que cada día los
procedimientos se vayan adaptando a las necesidades de las
organizaciones, por ende en importante involucrar de manera temprana al
estudiante al ámbito laboral por medio de las pasantías, ya que le
proporcionara una antesala de lo que tendrá que manejar y dominar una vez
terminada su formación académica.
La empresa seleccionada para realizar las pasantías a nivel profesional
es Auto Repuestos NEÓN, C.A. La cual se dedica a comercializar
maquinarias y repuestos agroindustriales, como también, repuestos de
automóviles, además se ubica entre el tipo de organizaciones, dedicadas a la
prestación de servicios, consistentes en la venta de equipos y repuestos para
la agroindustria.
Las actividades realizadas durante el periodo de pasantías fueron
desarrolladas en la Unidad de Administración, donde se aplicó cada uno de
los procedimientos de acuerdo a lo establecido en el plan inicial de trabajo
contribuyendo al cumplimiento de las funciones de la empresa y por ende
todos los objetivos fueron alcanzados de manera satisfactoria.
El informe está integrado por seis aspectos, en función a la descripción
de la empresa, del proceso de pasantías y de los resultados obtenidos en su
culminación. La estructura del mismo contempla el diagnóstico de la
organización que consiste en la identificación de la empresa, una breve
reseña histórica y su filosofía de gestión, además la estructura organizativa y
descripción del área donde se ejecutaran las pasantías; la explicación de los
problemas observados, objetivo de las pasantías, los logros alcanzados del
plan de trabajo, las facilidades y dificultades percibidas, y la apreciación
sobre los conocimientos adquiridos durante el todo el proceso de pasantías.
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1. DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN
1.1. Identificación de la organización
La Pasantía fue realizada en la empresa “AUTO REPUESTOS NEÓN,
C.A.”, ubicada en el Paseo Orinoco, Edificio Neón, Piso PB, Local 217,
Ciudad Bolívar, estado Bolívar. Es una empresa constituida bajo la figura
jurídica, expresada Compañía Anónima; la cobertura geográfica de su acción
es a nivel local y regional, especialmente relacionado al sector agroindustrial
y debido a su diversificación también se dedica a la venta de repuestos de
vehículos.
El objeto de la empresa consiste en la compra, venta, importación,
exportación, distribución, representación y comercialización en general de
partes y repuestos para vehículos a motor (Autos, camionetas y maquinarias)
al mayor y detal, de lubricantes, baterías, filtros, accesorios diversos,
maquinarias, repuestos, partes y accesorios para la producción agropecuaria
primaria, su reparación, mantenimiento y servicio, motosierras,
desmalezadoras y motoguadañas, fumigadoras, implementos agrícolas,
maquinaria para el sector forestal, entre otros productos relacionados con el
área automotriz.
1.2. Reseña histórica
Auto Repuestos Neón, C.A., fue fundado en el año 1961 en Ciudad
Bolívar - estado Bolívar. Promoviendo la venta de repuestos automotrices en
toda la localidad. Pocos años después, se introdujo en el mercado del sector
agrícola ofreciendo así, las mejores maquinarias agropecuarias para aquellos
clientes dedicados a la explotación de la tierra. Actualmente, aparte de
dedicarse a la venta de repuestos automotrices ofrecen una gran gama de
repuestos y maquinarias agrícola, con la mejor calidad y los precios más
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accesibles del mercado este negocio tiene 50 años de trayectoria y con su
segunda generación al mando sigue siendo una empresa exitosa.
1.3. Misión
Auto Repuestos Neón, C.A. es una empresa sólida dedicada a la venta
al mayor y detal de maquinaria agrícola, Repuestos Toyota y Herramientas
Mecánicas de la más alta calidad y los mejores precios, ganada a satisfacer
las necesidades de nuestros clientes locales y regionales, mediante la
gestión personal el cual buscan la excelencia en el servicio serio y la
rentabilidad de la empresa.
1.4. Visión
Ser la empresa líder en el mercado agrícola a nivel nacional ofreciendo
los mejores precios y calidad de productos. Manteniendo una posición de
vanguardia en el desarrollo del campo agrícola e industrial, llenando las
expectativas de nuestros clientes y trabajadores involucrándolos en los
procesos de cambio que permitan mantenernos en la preferencia del
mercado local y nacional. Como también, brindarle los mejores servicios de
asesoramiento.
1.5. Valores
Los principales valores que conforman la estructura organizativa de Auto
Repuestos Neón, C.A. son: respeto responsabilidad honestidad
transparencia, calidad, diversidad, integridad, colaboración y liderazgo.
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1.6. Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía
Las actividades de pasantías fueron desarrolladas en la Unidad de
Administración; quien se encarga de dirigir, controlar y supervisar todas las
actividades tanto administrativas como financieras para que el desempeño
de las actividades se ejecuten de manera eficaz y eficiente; además se
encarga de la administración del personal que conforma el recurso humano
de la empresa. Por lo tanto, las funciones de esta unidad están dadas a:
Manejo y control de las facturas tanto de compras como de ventas.
Elaboración de Libros de Compras y Ventas.
Elaboración de cheques y comprobantes de pagos a proveedores,
clientes, gastos generales (agua, electricidad, teléfono y aseo),
impuestos y gastos de nomina.
Emisión del arqueo diario, lo cual incluye los ingresos obtenidos por
concepto de las ventas realizadas, menos las salidas del efectivo a
través de los depósitos bancarios.
Declaraciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto Sobre
la Renta (ISLR), Instituto Nacional de Capacitación y Educación
Socialista (INCES), Instituto Venezolano de Seguro Social (IVSS),
entre otros.
Actualización de archivos.
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1.7. Estructura general de la organización
Organigrama
Fuente: Auto Repuestos Neón, C.A.
STAFF
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
CAJERA
JEFE DE
VENTAS VENDEDOR MECANICO DEPOSITARIO CHOFER
JUNTA
DIRECTIVA
PRESIDENTE
VICE-
PRESIDENTE
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2. PROBLEMAS OBSERVADOS
2.1. Problemas observados en la empresa
La unidad de administracion de la empresa Auto Repuestos Neon, C.A.
de acuerdo a la observacion directa aplicada, presenta una serie de
dificultades en el proceso de ejecucion de sus actividades, producto de que
las operaciones principales de la empresa se centralizan en esta unidad y no
dispone de suficiente personal para desempeñar sus correspondientes
funciones.
Por esta razon, la presencia de los pasantes es de mucha ayuda, debido
a que cooperan con una parte de las actividades, para poder alcanzar los
objetivos de dicha empresa, a traves de la ejecucion de tareas tales como:
manejo de los archivos de los proveedores, clientes y personal, el control de
la caja, en funcion a los ingresos percibidos y desembolsos para atender las
necesidades de la empresa, la elaboracion de los Libros de Compras y
Ventas, el pago al dia de los servicos y las declaraciones de acuerdo al
lapso de tiempo determinado.
Pero debido a la corta estadia de los pasantes se pierde tiempo en
explicar como se efectua cada una de las actividades, restando tiempo a la
ejecucion de la misma; sumado a esto, tambien incide el monitoreo
constante de cada actividad que desarrolla el pasante por parte de la
persona encargada de esta area, ya que esta bajo su responsabilidad
cualquier error o inconsistencia cometida por este. Los problemas
observados se pueden condensar en:
Centralizacion en un solo personal.
Espacio reducido para el resguardo de los archivos.
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3. OBJETIVOS DE LAS PASANTIAS
3.1 Objetivo general
Describir las actividades administrativas de la empresa Auto Repuestos
Neon, C.A.
3.2 Objetivos específicos
Diagnosticar la situación actual de los procedimientos administrativos
llevados en la empresa Auto Repuestos Neón, C.A. Ciudad Bolívar –
estado Bolívar.
Identificar las actividades a realizar en la empresa Auto Repuestos
Neón, C.A. Ciudad Bolívar – estado Bolívar.
Señalar las herramientas de control aplicadas en los procesos
administrativos y contables de la empresa Auto Repuestos Neón,
C.A. Ciudad Bolívar – estado Bolívar.
3.3 Plan inicial de trabajo
Este plan inicial de trabajo contempla cada una de las actividades
programadas de manera especifica, en funcion del lapso de tiempo de diez y
seis (16) semanas que dura el periodo de pasantía, con el objetivo de
asignar las tareas, funciones y responsabilidades del pasante, garantizando
la aplicación de los conocimientos teóricos y prácticos que ha adquirido en su
formación académica.
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4. LOGROS DEL PLAN DEL TRABAJO
4.1 Logros del plan de trabajo acordado
De acuerdo a lo establecido previamente en el plan de trabajo, todas las
actividades fueron cumplidas de manera satisfactorias, sin mayor grado de
dificultad, gracias al apoyo del personal que labora en la empresa, en
especial el tutor industrial, ademas del asesoramiento del tutor académico.
Obteniendo de esta forma la experiencia y conocimientos necesarios y
requeridos para el corrrecto desempeño de las operaciones del area de
trabajo. Estas actividades desarroladas contemplan lo siguiente:
4.1.1 Induccion del proceso administrativo.
En primer lugar se mostro cada area de la empresa “Auto Repuestos
NEÓN, C.A.” con la finalidad de conocer los procesos y metodos de trabajo
de cada una de ellas; y como se integran estos con la unidad de
administración. Ademas se recibio la explicacion de como se ejecutan las
operaciones en la unidad de administracion, para su correcto funcionamiento,
y las actividades a realizar por parte del pasante.
4.1.2 Organización y clasificación de documentos.
Consiste en la actualizacion y renovacion de carpetas y docuementos
tanto de los clientes como los proveedores. Ya que, cuando las carpetas se
saturan de documentos e informacion o no estan en buen estado es,
necesario reemplazarlas por carpetas nuevas. La empresa posee un area de
archivo donde se encuentran todos los expedientes y carpetas
correspondientes a las cuentas por pagar que ya han sido canceladas y las
que faltan cancelar, las referentes a las compras que realizar para poder
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ejecutar sus operaciones, y ademas las correspondientes a las entidades
oficiales como lo son el SENIAT, IVSS, INCES, BANAVIH.
4.1.3 Asentar facturas de compras y ventas en el sistema A2.
Asentar las facturas consiste en procesar estos documentos en el
Sistema Administrativo A2 en el correspondiente periodo contable objeto de
declaración. Primeramente se debe realizar la revisión de los documentos y
soportes correspondientes a las compras y ventas realizadas por la
organización, ordenando de manera cronológica y consecutiva las facturas
de ventas, compras y gastos, clasificándolos con el fin de determinar que
cumplan con la Ley del IVA y la providencia 0071, para realizar de los libros
de compra y venta. En la ejecución de esta actividad fue necesario examinar
los elementos que integran una factura:
Denominación de Factura, Numeración Consecutiva y Única.
Numero de Control
Nombre y Apellido o Razón Social, domicilio Fiscal y Registro Único
de Información Fiscal (RIF) del emisor.
Total de los Números de Control asignados (desde el Nº… hasta el
Nº…)
Fecha de Emisión.
Descripción del bien o de la prestación del servicio.
Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado
deberá aparecer a lado de la descripción o de su precio el carácter
(E) separado por un espacio en blanco y entre paréntesis.
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4.1.4 Realizar los libros de compra y de venta.
4.1.4.1 Libro de compra:
Consiste en procesar las facturas de compras y gastos en el sistema A2
correspondientes al periodo contable que se va a declarar, este proceso de
realiza de la siguiente manera:
Se procede a insertar los datos de las factura como lo son: El número
de factura, número de control, nombre del proveedor, fecha de
emisión de la factura, mes de aplicación y base imponible,
automáticamente el sistema hace el cálculo del monto IVA según la
alícuota y el monto total de la operación.
Luego, se genera el libro de compra Automáticamente, donde se
especifica lo que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla
forma 0030, a fin de detallar el crédito fiscal que se posee en el mes
correspondiente.
4.1.4.2 Libro de venta:
En este proceso se realiza la inserción de las facturas de ventas en el
sistema A2 cumpliendo con el orden cronológico y correlativo de facturas.
Se procede a insertar los datos de la factura de venta como lo son: el
Número de factura, numero de control, nombre del cliente, fecha de
emisión, y base imponible, automáticamente el sistema hace el cálculo
del monto IVA según la alícuota y el monto total de la operación.
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Posteriormente, se genera el libro de venta, donde se especifica lo
que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla forma 0030, en
la sección de las ventas, a fin de detallar el débito Fiscal del mes.
4.1.5 Elaborar los reportes de caja chica y de prorrata.
4.1.5.1 Reporte de caja chica
El reporte de caja chica ayuda a saber cuánto es el total de los ingresos
por la venta de mercancía y los desembolsos efectuados para el buen
funcionamiento de la empresa. Este reporte, debe de ser objetivo, oportuno y
confiable. Para realizar este reporte se debe:
Determinar el periodo en que se va a generar el reporte de caja chica;
que en este caso es mensual.
De acuerdo a los soportes que respaldan los ingresos y desembolsos,
establecer el tipo de documento, la fecha, la descripción y el monto.
Por último, dar a conocer cuál es el monto que refleja la caja chica a
final de mes.
4.1.5.2 Reporte de prorrata
La prorrata o prorrateo consiste en determinar cuál es el monto real de
los créditos, para poder establecer exactamente la cuota tributaria del
periodo; este se realiza cuando se efectúan ventas tanto exentas como
grabadas. Para la elaboración del reporte se requiere de la ejecución de los
siguientes pasos:
Establecer el periodo de aplicación de la prorrata.
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Determinar las ventas grabadas y el total de las ventas, para obtener
el porcentaje de prorrateo que se va a aplicar.
Determinar los gastos que van a ser objeto de aplicación de la
prorrata. Especificando todos los datos contenidos en la factura,
como lo son el nombre o razón social, el número de Rif, la fecha,
número de la factura, el total general de la factura, la base imponible
de los gastos y el cien por ciento (100 %) de los créditos.
Se realiza el cálculo, que consiste en aplicar el porcentaje de prorrata
al cien por ciento (100%) de los créditos fiscales. Obteniendo así,
específicamente el crédito fiscal deducible del periodo
correspondientes a los gastos.
4.1.6 Emitir los comprobantes de retención de IVA e ISLR.
Estos comprobantes se emiten, cuando se recibe un servicio por parte
de personas tanto naturales como jurídicas. Dentro de estos servicios están
los fletes, honorarios profesionales, arrendamiento, sueldos y salarios, entre
otros. Para la emisión de este comprobante se requiere de lo siguiente:
Determinar cuál es el agente de retención, que en este caso es Auto
Repuestos NEÓN, C.A. estableciendo su número de Rif, dirección y
número de teléfono.
Establecer los datos del agente retenido o beneficiario como nombre o
razón social su número de Rif, dirección y número de teléfono.
Fijar el porcentaje de retención del impuesto a aplicar.
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Detallar las facturas que van a ser objeto de aplicación de retención,
colocando el número de la factura, número de control, el monto total,
la base imponible, el porcentaje a aplicar a cada factura y el monto
retenido.
Una vez que se tengan todos estos datos, se le aplica el porcentaje de
retención a la base imponible de cada factura en caso de retención de
impuesto sobre la renta y al crédito fiscal en caso de retención del
impuesto al valor agregado. Totalizando cual es el monto del Impuesto
retenido.
4.1.7 Elaborar los reportes de las cuentas por pagar a proveedores
Esta actividad consistió en actualizar y controlar las cuentas por pagar
que posee Auto Repuestos NEÓN, C.A. con sus proveedores; se elaboró el
reporte de dichas cuentas por pagar en función a los convenios estipulados
en el soporte o factura emitida por cada proveedor. En función a esto se
realizó la identificación del proveedor, y de los datos contenidos en la factura,
como el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento del
plazo para cancelar la compra a crédito, y el monto de la factura. Estos
reportes ayudan a mantener un control de las deudas y obligaciones
contraídas por la empresa, velando por el pago de estas en el periodo y
condiciones acordadas.
4.1.8 Elaborar los reportes de las cuentas por cobrar a clientes
El desarrollo se está actividad se realizó, en cierto modo, bajo los mismos
lineamientos que las cuentas por pagar a proveedores, solo con la variante
de que las cuentas por cobrar representan ventas a créditos y necesitan
mayor control sobre sus movimientos. El reporte de estas cuentas debe ser
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elabora determinando los datos de los clientes; primeramente el nombre o
razón social, seguido del número de factura, la fecha de emisión, la fecha de
vencimiento del plazo de la venta a crédito y los montos del importe. Además
se posee una base de datos que contienen toda la información adicional de
los clientes, para un mejor control a la hora efectuar el cobro de la factura.
4.1.9 Control sobre los pagos de servicios básicos
En este proceso se realizo la verificacion de que todos los servicios
basicos (agua, electricidad, telefono), esten cancelados en su fecha
correspondientes a fin de evitar inconvenientes. Mensualmente se efectua la
cancelacion de los saldos pendientes de cada uno de los servicios basicos
que posee la empresa.
4.1.10 Control sobre los pagos de impuestos (municipales e IVA)
Al igual que el procedimiento anterior, en este proceso se efectuó la
verificación del impuesto para la preparación, declaración y cancelación
mensual tanto del impuesto municipal, correspondiente al aseo domiciliario y
actividad económica, como al impuesto al valor agregado y las retenciones
de IVA e ISLR, en los plazos establecidos para cada uno de ellos, por
ejemplo: Las retenciones del IVA se pagan dos veces al mes dependiendo el
calendario del SENIAT y el valor agregado de las compras y ventas que
genera la empresa se paga mensual una vez al mes.
4.1.11 Control sobre los pagos y solvencias de IVSS y BANAVIH
Las actividades en este aspecto consistieron en realizar un seguimiento
del estatus de la empresa ante el IVSS, BANAVIH e INCES, para cumplir con
el pago de las cuotas emitidas por sus respectivos sistemas, una vez
realizado el pago, solicitar la solvencia de la empresa en cada una de ellas.
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5. FACILIDADES Y DIFICULTADES
5.1 Facilidades
Asesoramiento y orientacion por parte del tutor industrial en la
ejecución de las actividades desarrolladas en la Unidad de
Administracion de la empresa “Auto Repuestos NEÓN, C.A.”
Cuenta con un sistema administrativo (A2), que facilita el trabajo,
permitiendo con ello realizar las operaciones de forma más eficiente y
eficaz en el menor tiempo posible.
Asesoramiento y apoyo del tutor academico en la elaboracion del
informe y en los conocimientos teoricos, puestos en practica durante el
proceso de pasantias.
5.2 Dificultades
Limitado acceso a la información de los archivos y documentos de
interes para el conocimiento.
Dificultades al principio en cuanto al dominio y manejo del sistemas
administrativo A2.
6. APRECIACIÓN DE CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
6.1 Conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantía:
Durante el periodo de Pasantía, las actividades ejecutadas se realizaron
tomando en consideración las pautas asignadas para el cumplimiento de las
mismas, fortaleciendo lo aprendido a nivel academico; todo esto orientado al
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cumplimiento de las normas legales Venezolanas. A continuacion se
presentaran las areas mas resaltantes de la Unidad de Administracion de la
Empresa Auto Repuestos NEÓN, C.A.
6.1.1 Cuentas por pagar
Se originan por la compra de mercancia, servicios, recibos, adquision de
activos fijos o gastos incurridos, que son necesarias para el funcionamiento
estable de la empresa. En el caso de los pagos a los proveedores se realiza
de la manera siguiente:
Se recibe al proveedor
Se realiza el pedido, a travez de la emision de una orden de compras.
Se Solicita la cotizacion del producto.
Se recibe la facura, para efectuar las respectivas retenciones.
Se emite el pago para la liquidacion de la deuda.
Para la empresa los limites maximos de un credito no superan los
noventas (90) dias; de lo contrario se puede generar intereses moratorios;
por otra parte, al pagar antes del tiempo y de acuerdo a las condiciones
convenidas entre el proveedor y cliente, recibira descuento por pronto pago.
En esta seccion se emite mensualmente un listado mostrando la situacion de
cada una de las cuentas por pagar.
6.1.2 Las cuentas por cobrar
Constituyen el credito que la empresa Auto Repuestos NEÓN, C.A.
concede a sus clientes, como resultado de la entrega de un articulo o
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servicio. Normalmente el plazo de pago estipulado por la empresa oscila
entre los treinta (30), cuarenta y cinco (45) y sesenta (60) días.
En el momento en que se realiza una venta a crédito se efectua el
registro de la misma, y posteriormente estas facturas son archivadas en una
carpeta especifica hasta el momento de su liquidacion, tomando en cuenta la
fecha para llevar un orden cronologico y numerico de los documentos. Ya
que una vez cobradas se clasifican en una carpeta diferente; para distinguir
las facturas cobradas y no cobradas.
6.1.3 Libros de Compra y Ventas
En la empresa Auto Repuestos NEÓN, C.A., a principio de cada mes se
va organizando todas las facturas que se generan por las adquisiciones de
mercancias, bienes o servcicios (compras) o por la venta de un producto o
prestacion de un servicios (ventas) llevando una relacion cronologica de
dichos documentos con la finalidad de estructurar tanto el libro de compras
como el de ventas, a fin de evitar el desorden o extravio de facturas y
posibles inconvenientes con el tiempo. Estos libros beden estar actualizados
antes de los primero quince (15) dias de cada mes para efectuar la
declaracion del IVA.
6.1.4 Arqueo de caja chica
Este proceso es realizado para analisar los movimientos del efectivo,
durante el lapso de tiempo de un mes, con el objetivo de comprobar si
realmente se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto, conocer el
saldo final que arroja la cuenta una vez culminado el periodo. Este
correponde lo que se encuentra en efectivo y cheque fisicamente. Ademas,
sirve para evidenciar si los controles internos se estan llevan
adecuadamente.
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CONCLUSIONES
Durante el periodo establecido las pasantias se realizaron de manera
exitosa como tambien, las actividades asignadas en el area de administrativa
tales como: clasificar, ordenar y asentar todos los documentos en el sistema
A2, elaborando libros de compras y ventas, así como emitir los reportes
contables, cumpliendo satisfactoriamente con los objeticos específicos
planteados. Por lo tanto, durante dicho trayecto se concluyo lo siguiente:
1. Se evidencio una situación dentro de la empresa en donde
gran parte del personal no tiene el conocimiento preciso acerca de
las actividades, trayendo esto como consecuencia que se
produzcan confusiones y un estado de desorientación con
respecto a las funciones de cada trabajador mermando el
desarrollo de las actividades e impidiendo lograr los objetivos de
manera eficaz y eficiente.
2. Se evidencio que en la organización la comunicación es de tipo
informal y, el flujo de información es deficiente por consiguiente,
se presentan retrasos en algunos procedimientos ocasionando
que los empleados tanto administrativos como operativos no
lleven a cabo sus funciones de forma eficiente y eficaz.
3. Esta unidad no cuenta con un amplio espacio que permita la
instalación de estantes y archivadores suficientes para el resguardo
de la informaión, por lo que se ha visto en la necesidad de trasladar
archivos de poca relevancia a las otras oficinas donde el espacio es
mas amplio.
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RECOMENDACIONES
1. Definir de manera concreta las funciones y tareas a ser
cumplidas por el personal en todos los cargos existentes dentro
de la empresa para evitar la distorsión de los procesos, duplicidad
de actividades, sobrecarga de trabajo, evasiones de
responsabilidades, usurpación de autoridad así como retrasos en
la ejecución de las actividades.
2. Dar a conocer a todo el personal la Filosofía de gestión sobre
la cual se rige la organización, con la finalidad de permitir que las
actividades y operaciones que se realicen se hagan en
consonancia con los planes que se han propuestos, motivado así
ha trabajar en equipo para el alcance de los objetivos.
3. Ampliar el espacio administrativo y su capacidad de almacenaje
para la conservacion y resguardo de todos los documentos de la
empresa.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Código de C comercio. Gaceta Oficial Nº 475, publicada el 21 de Diciembre de 1955.
Ley del Impuesto al Valor Agregado, Gaceta Oficial Nº 37.999 publicada el 11 de Agosto de 2011.
Ley del Seguro Social, Gaceta Oficial Nº 4.322, publicada el 03 de Octubre de 1991.
Providencia Administrativa que Establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos. SNAT/2011/00071. Gaceta Oficial Nº 39.795 publicada el 8 de Noviembre de 2011.
27
ANEXOS
28
29
30
Acceso al Sistemas Administrativo A2
31
Retención de IVA a proveedores
32
33
Retenciones de ISLR
INFORMES DE LOS PROVEEDORES, CLIENTES, INVENTARIOS, Y
COMPRAS
34
Base de datos de los proveedores
35
Base de datos de los clientes
Base de datos de los inventarios
36
Relación de compras
37
Libro de Compras
38
Libro de ventas
39
Reporte de Caja Chica
Reporte cuentas por pagar proveedores
40
Reporte de prorrata
41
Planilla de pago BANAVIH
42
Solvencia de INCES
Planilla de pago IVSS
43
Solvencia del IVSS