INSTRUCTIVO: CONSULTAR PAGO A PROVEEDORES DESDE BIENES Y BIENES Macroproceso: Gestión de la Construcción

Código: I-CO-005

Fecha Emisión: 2018-OCT-22

Proceso: Contratar

Versión: 3.0 Fecha Actualización: 2020-NOV-23

Objetivo:

Explicar los pasos que se deben seguir para consultar los pagos y el estado de las facturas en el Portal de Proveedores de Bienes y Bienes.

Descripción de actividades:

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Para ingresar al portal de proveedores deberás hacerlo a través de la página web de Bienes y Bienes, desde el navegador deberás ingresar a https://bienesybienes.com

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En la pagina deberás seguir la ruta: Proveedores/Consultar estado de pagos y facturas. Al realizar clic en “Consultar estado de pagos y facturas” se abrirá una nueva ventana en el navegador.

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Esta ventana te lleva al portal de proveedores, al cual solo puedes ingresar una vez te hayas registrado como proveedor. Si no cuentas con usuario y contraseña deberás dar clic en la opción para registrarte. El sistema permite tener solamente un usuario para cada NIT registrado, así que si ya existe un usuario registrado con el NIT, deberá utilizarlo para ingresar al portal. Si ya tiene un usuario registrado, inicie sesión escribiendo el NIT y la contraseña asignada.

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En ese momento el sistema solicitará los datos necesarios para crear el registro en portal de proveedores, deberá diligenciar cada uno de los campos y por ultimo, realizar clic en “Continuar”. El NIT, debe ser digitado sin puntos, guiones, ni dígito de verificación. Se debe adjuntar el RUT de la empresa que se está registrando, y esta será la base para la verificación y aprobación del usuario. Nota: La respuesta a esta solicitud llegará al correo electrónico diligenciado en el campo “Email contacto”.

5 El portal entregará una notificación de la solicitud de registro.

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Al correo electrónico llegará un mensaje con el resultado de la revisión de la solicitud. Una vez aprobada, podrás ingresar al portal con el NIT y la contraseña que te asignaste. El proceso de revisión y aprobación de solicitudes de registro, puede tomar hasta 48 horas.

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En ese momento podrás ingresar a nuestro portal de proveedores para realizar las consulta. Deberás escribir el NIT sin puntos, guiones, ni dígito de verificación y la contraseña. Por ultimo deberás dar clic en iniciar sesión.

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En la parte superior derecha deberás verificar que el numero de NIT si sea el de la empresa que necesitas consultar. Adicionalmente, encontrarás una sección con toda la información de registro de tu empresa en el portal.

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En el inicio del portal, encontrará algunos indicadores resúmen, con las facturas recibidas y los pagos realizados. Puede dar clic en el indicador para ver el detalle de los documentos.

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También encontrará un resúmen con las últimas 10 facturas recibidas y registradas en nuestros sistemas (para que verifique que las facturas que ha enviado, tanto de forma física como electrónica, han sido correctamente recibidas y procesadas) y un listado de los 10 últimos pagos realizados.

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En el portal puedes realizar las siguientes consultas: Facturas, Pagos realizados, Anticipos y Certificados.

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La primera consulta que puedes hacer es Facturas, en la cual puedes combinar algunos o todos los filtros (Rango de fechas, Compañía, Mostrar todo o solo facturas NO pagadas, Proyecto y Número de factura).

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La consulta de Pagos Realizados, permite combinar los filtros de rango de fechas, compañía y proyecto.

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Al realizar la consulta de pagos realizados, se puede ver el detalle de cada uno de los pagos dando clic en el ícono de Acciones que se encuentra al lado derecho de la consulta. En este detalle, encontrará la relación de facturas que se pagaron.

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El detalle del pago muestra el número de las facturas que fueron pagadas según los filtros aplicados. Al dar clic en el ícon de acciones, se puede ver el detalle de la causación, incluyendo impuestos y retenciones.

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Esta consulta permite ver los certificados emitidos y descargarlos en caso de ser necesario.

Control de Cambios

Versión Naturaleza del Cambio Fecha 1.0 Versión Inicial 2018-OCT-22 2.0 Actualización opciones del portal 2018-DIC-06 3.0 Nueva versión del portal de proveedores (v 2.0) 2020-NOV-23

Elaboró Revisó Aprobó (Dueño de Proceso)

Nombre: María Isabel Henao Cargo: Analista de Procesos

Nombre: Mauricio Vargas E Cargo: Jefe TI

Nombre: Mauricio Vargas E Cargo: Jefe TI