Desarrollo e Implantación de Comunidades de Práctica con SharePoint en Repsol

• Principales instalaciones productivas:• 5 refinerías en España, incluyendo dentro de ellas 2 complejos

petroquímicos• 1 refinería en Perú• 4 refinerías operadas en Argentina con 1 complejo petroquímico• 1 refinería participada en Brasil

• Más de 4.400 Estaciones de Servicio• Tercer distribuidor minorista de GLP en el mundo con más de 10 millones

de clientes de propano y butano.• Actividades de Exploración y Producción con presencia en diferentes

países (Libia, Argelia, Venezuela, Bolivia, Brasil, ...)• Participación en explotaciones compartidas y a través de

empresas participadas• Tercer operador mundial de GNL, con 14 buques de flota• Presencia en más de 30 países

Entorno del proyecto: REPSOL

Fuente: www.repsol.com

¿Por qué gestionar el conocimiento?

Todo esto impacta, de manera indirecta sobre la cuenta de resultados

Los costes del no-conocimiento• Repetición de errores porque anteriormente no fueron registrados o analizados.• Trabajo duplicado por desconocimiento de actividades y proyectos similares.• Las buenas ideas y las mejores prácticas no son compartidas lo que incide en

ineficiencias de la organización.• La continuidad de las operaciones se pone en riesgo porque el conocimiento crítico

reside en 1 ó 2 personas.• La relación con los clientes se ve perjudicada porque el conocimiento no está

disponible en el lugar y en el momento en que hace falta.• La compañía aprende con lentitud lo que lleva a retrasos en el desarrollo de

productos o a pérdida de oportunidades.• Los empleados se sienten frustrados porque no pueden acceder a la información

necesaria o a las personas que saben.• Surgen problemas por una deficiente transmisión del conocimiento en actividades

cotidianas, p.ej. en los cambios de turno.• Los eventos excepcionales de alto impacto, como incidentes de seguridad, de

producción, de mantenimiento, etc. están escasamente documentados.

Fuente: Rob van der Spek. 2006

1. Componente humano y organizacional: creación de entornos de colaboración

– Comunidades de Práctica: Redes de profesionales que aprenden, generan y comparten mejores prácticas en un área de especialización. Tienen roles y procesos definidos.

– Grupos de Interés: Redes de profesionales que pueden estar

asociadas a proyectos. Sus roles y procesos son informales.

2. Componente procesos/tecnológica: Introducción de procesos y tecnología (SharePoint) que facilitan la colaboración y posibilitan la gestión del conocimiento

¿Cómo gestionar el conocimiento?Entornos de colaboración

Comunidades de Práctica: componentes

OBJETIVOS DEL NEGOCIO

IndicadoresReconocimiento

Motivadores que potencien la participación, contribución y

reutilización

Flujos de trabajo que determinan la

operativa interna de la Comunidad y su interacción con la

herramienta

Alineación de los objetivos de la gestión del

conocimiento con los objetivos estratégicos del

área

Valoración de la aportación de la comunidad al negocio

Herramientas de colaboración y repositorios de

conocimiento: SharePoint.

Roles y responsabilidades requeridos

Personas

Procesos Tecnología

Antecedentes del proyecto (1/2)

• Taller previo para seleccionar un piloto• Elegidos dos en el área de Refino

• Decisión de la herramienta informática (MS-SharePoint® en V-2). En ese momento en fase de desarrollo final por Microsoft®

• Diseño de la primera Comunidad de RRHH• Puesta en marcha los dos pilotos en Refino.

• Instalación primera versión comercial MS-SharePoint® V-2

• Puesta en marcha (no lanzamiento) del proyecto de los pilotos de Refino y de RRHH

Antecedentes del proyecto (2/2)

• Puesta en servicio del entorno informático estable sobre MS-SharePoint® V-2 comercial

• Año de expansión dentro de la compañía• Plan de Marketing interno• Presentaciones institucionales• Refrendado por el presidente en su

presentación de visión y valores• Focalizado sobre la cantidad

• Plan de aseguramiento de las comunidades existentes

• Focalizado sobre la calidad

• Migración a entorno MOSS2007• Creación de una cuenta interna específica

para Gestión de Conocimiento

Dificultades encontradas• Excesiva verticalidad y estanqueidad dentro de algunas áreas o

negocios. En algunos casos se trata de culturas muy arraigadas tanto en la dirección como entre los miembros de la comunidad.

• Resistencia al cambio: problemas para incorporar la GdC a los procesos ordinarios; síndrome de “otro trabajo añadido”.

• Resulta muy difícil separar la componente cultural de la meramente informática (todo se reducía a manejar otra nueva herramienta).

• El uso de la comunidad de práctica como un simple almacén documental (falta la componente de aportación y reutilización de experiencias).

• ¿Cómo medir de forma concreta la calidad y la madurez de las comunidades de práctica? La medida de la aportación de valor al negocio.

Los problemas encontrados para el desarrollo de algunas comunidades han sido potentes contraejemplos para la gestación de otras en líneas de negocio similares Lecciones Aprendidas

Utilización de los entornos de colaboración

Uso de los entornos de colaboración en Repsol

7.295

1.844

20.493

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

Promedio de usuarios queacceden

Promedio de usuarios queAportan

Usuarios distintosacumulados

Núm

ero

de u

suar

ios

Un 30% de usuarios potenciales (con

acceso autorizado) están accediendo de

manera rutinaria.

65% de los empleados de

Repsol han accedido a

algún entorno de

colaboración.

Un 25% de los usuarios que

acceden realizan alguna

aportación

Crecimiento Grupos de Interés• Actualmente más de 350 Grupos de Interés activos • Creación de una media de 4 Grupos de Interés al mes

Crecimiento Grupos de Interés en EURM (2004-2010)

0

50

100

150

200

250

300

350

400

FEB

MA

RAB

RM

AY

JUN

JUL

AGO

SEP

TO

CT

NO

VD

ICEN

EFE

BM

AR

ABR

MA

YJU

NJU

LAG

OSE

PTO

CT

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PT

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TN

OV

DIC

ENE

FEB

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VD

ICEN

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NJU

LAG

OSE

PTO

CT

NO

VD

ICEN

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BM

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ABR

MA

YJU

NJU

LAG

OSE

PT

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

4 GI/mes

Situación actual: Índice de participación de Comunidades de Práctica

Indices de Participación(Media de 2010)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

ARCADIAARQUíMEDES

ATALAYACálculo y Simulación

ComoDynContinuidad de TI

EESS-EspañaFENIX

Gestión de CatalizadoresGestión Energética

GLPICARO

Ingeniería y MantenimientoLogística y servicio al cliente

Oficina de ProyectosPortal del Comprador

Programa de Reducción de CostesRelaciones Laborales

Sistemas de Control DistribuidoTEAM

I. Aportación (Nºusuar. Aportan/Nºusuar. accede)

I. Acceso (Nºusuar. accede/Nºusuarios alta

25% de usuarios

que acceden

De los usuarios que acceden,

un 50% contribuyen

Entornos de colaboración con externos

http://www.vernaallee.com/VA/Library.htm

• Creación de entornos de colaboración que den soporte a las redes de socios y colaboradores externos de Repsol (proveedores, asesores técnicos, clientes, universidades, etc.).

• 2 Comunidades de Práctica

• 26 Grupos de Interés

• ¿Cómo se accede?: - mediante la tecnología ADFS- desde el portal Repsol.com

• Fomenta el trabajo en equipo y el trabajo ”colaborativo” a través:

- Noticias- Eventos- Foros, blogs- Etc.

• Fomenta la generación de conocimiento a través de:

- Mejores Prácticas- Lecciones Aprendidas- Preguntas Frecuentes

• Posibilidad de incorporar “Atributos”, filtros y vistas para la contextualización de la información

Cómo nos ayuda SharePoint a gestionar el conocimiento

• Mejores procesos de trabajo mediante la edición online de archivos.

• Con el sistema de alertas los usuarios están informados de todos los cambios.

• La integración con los programas de Office permite a los usuarios colaborar usando las herramientas con las que están familiarizados.

• Posibilidad de configurar “Espacios de trabajo” independientes, con seguridad y alertas propias.

La finalidad de la herramienta elegida es que asegure que la información fluya entre los miembros de una organización dentro del ámbito del conocimiento. En este sentido

SharePoint nos ha ofrecido muchas posibilidades:

Un viaje por las comunidades de Repsol

Gestión Energética

Ingeniería y Mantenimiento

GLP

Ventas Directa y AviaciónEstaciones de Servicio

Portal 2.0 de Gestión del Conocimiento

Dudas, preguntas, sugerencias, …

Amador Gómez SaizJosé M. Trejo Menayo

Gestión del ConocimientoRepsol, S.A.

Mª Isabel Sánchez LópezAna Mª Cuenca López

Redcom Cibernético S.L.