desarrollo del sistema de gestión de pasantías de la...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE CIENCIAS
ESCUELA DE COMPUTACIÓN
CENTRO DE INVESTIGACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN (CISI)
Desarrollo del Sistema de Gestión de Pasantías de la Escuela
de Computación de la Facultad de Ciencias bajo el enfoque
de Gestión de Procesos de Negocio
Trabajo Especial de Grado presentado ante la ilustre
Universidad Central de Venezuela por el Bachiller
Isaac Enrique Herrera Mujica
C.I. V-22.347.504
Tutoras:
Profesora Mercy Ospina
Profesora Concettina Di Vasta
Ciudad Universitaria de Caracas, octubre de 2016
ii
iii
AGRADECIMIENTOS
Previo a mis agradecimientos, surge la curiosidad por entender el significado de ésta
palabra, y qué más preciso que indagar sobre las etimologías para iniciar con el
entendimiento de una palabra. “Agradecimiento” es una palabra latina compuesta por el
prefijo ad- (hacia), gratus (bien recibido), -escer (proceso), y el sufijo
-mento (instrumento o resultado), por lo que su significado es o podría ser “instrumento o
resultado de sentir gratitud”, y en este punto descubrimos la “gratitud”, palabra que la Real
Academia Española define como única acepción: 1. f. Sentimiento que nos obliga a estimar
el beneficio o favor que se nos ha hecho o ha querido hacer, y a corresponder a él de alguna
manera.
Ahora bien, puedo decir con toda propiedad que soy poseedor de ese sentimiento
que es la gratitud y que siento la obligación, no como exigencia moral ni autoritaria sino por
convicción al amor, de corresponder a todo y todos por el logro que obtengo al presentar
este trabajo. Así pues, no describiré una lista imprecisa de personas sino que dedico estas
palabras de amor al universo entero donde coexisten todos los seres que han favorecido
de manera directa e indirecta en la construcción del hombre que soy, así como en cada
logro que hoy he de haber conquistado. Sin embargo, hago la única excepción de agradecer
específicamente a mi madre, América Moraima Mujica Martínez, ser que me confiere la
oportunidad de escribir estas palabras, no solo al hacer posible mi nacimiento en esta vida
sino también por los largos y buenos años de crianza donde me enseño con esfuerzo y
constancia los más poderosos secretos de la vida como los son los valores, la educación y
sobretodo el amor como único camino hacia la felicidad, el éxito y la evolución de la
consciencia.
iv
RESUMEN
La pasantía de la Escuela de Computación, obligatoria para optar al título de
Licenciado en Computación, tiene un proceso complejo que involucra a varios actores como
son los estudiantes que van a realizar la pasantía, los profesores como tutores académicos,
las organizaciones ofertantes y la Comisión de Pasantías como ente rector. Este proceso
se lleva a cabo en su mayor parte de manera manual, especialmente lo relacionado a
eventos y notificaciones, lo que genera errores, demoras, y trabajo repetitivo ya que la
solución actual no contempla el control y la automatización de dichas tareas. El siguiente
Trabajo Especial de Grado tiene como finalidad el desarrollo de un sistema para la gestión
del proceso de pasantía en la Escuela de Computación de la Facultad de Ciencias de la
Universidad Central de Venezuela, el cual lleva por nombre Sistema de Gestión de
Pasantías (SIGEPAS versión 2), fundamentado en la metodología de Gestión de Procesos
de Negocio (BPM: Bussiness Process Management) con el objetivo de aprovechar el
beneficio de ésta en cuanto al control y automatización de los procesos de negocio. Este
sistema fue desarrollado a través de la herramienta Bonita BPM, permitiendo la
orquestación entre las tareas humanas y de sistema implicadas en el proceso de pasantías
modelado, así como también la definición e integración de distintos actores como los son el
dueño del proceso, es decir, la Comisión de Pasantías, los estudiantes de la Escuela de
Computación quienes pueden ser aspirantes a realizar pasantías, o pasantes una vez que
tengan asignada la misma, los tutores organizacionales y los tutores académicos
encargados de evaluar la pasantía en los dos aspectos de interés para la Universidad, el
desempeño profesional y el aporte académico, y las organizaciones interesadas en ofertar
programas de pasantía, y permitiendo una comunicación fluida entre los distintos actores.
Palabras clave:
Automatización de Procesos, Gestión de Procesos de Negocio, Bonita BPM, Sistema Web,
Pasantías, Universidad Central de Venezuela, Escuela de Computación.
v
INDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1
1 CAPITULO I PROBLEMA DE INVESTIGACION ................................................. 3
Planteamiento del problema ................................................................................. 3
Solución propuesta .............................................................................................. 6
Objetivo General .................................................................................................. 7
Objetivos Específicos ........................................................................................... 7
Justificación y alcance.......................................................................................... 8
2 CAPITULO II MARCO TEÓRICO ........................................................................... 9
Antecedentes ....................................................................................................... 9
Sistema de Gestión de Pasantías de la Universidad de Carabobo ................ 9
Sistema de Pasantías Empresariales de la Universidad Simón Bolívar ....... 11
Proceso de Pasantía en la Escuela de Computación ......................................... 15
Estudio del actual Sistema de Gestión de Pasantías (SIGEPAS) ................ 17
Gestión de Proceso de Negocio ......................................................................... 32
Proceso de negocio .................................................................................... 32
Ciclo de vida BPM ....................................................................................... 33
Notación BPMN .......................................................................................... 34
Herramientas tecnológicas para BPM ......................................................... 38
Aplicaciones Web ............................................................................................... 45
Arquitectura Cliente / Servidor..................................................................... 45
Patrón de diseño Modelo-Vista-Controlador ................................................ 46
Framework .................................................................................................. 48
Herramientas tecnológicas para el desarrollo de aplicaciones web ............. 48
3 CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO ........................................................ 55
Metodología de desarrollo propuesta ................................................................. 55
Fases de desarrollo ..................................................................................... 55
4 CAPITULO IV MARCO APLICATIVO ................................................................. 59
Proyecto ............................................................................................................. 59
Plataforma utilizada en el desarrollo del sistema ................................................ 59
Requisitos mínimos de sistema .......................................................................... 60
vi
Aplicación de la metodología de desarrollo propuesta ....................................... 60
Análisis de requisitos y diseño .................................................................... 60
Arquitectura y modelado ............................................................................. 63
Ejecución y prueba ...................................................................................... 81
Implantación y optimización ...................................................................... 107
5 CONCLUSIONES ..................................................................................................... 112
6 TRABAJOS FUTUROS ............................................................................................ 114
7 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Y DIGITALES ......................................... 115
8 A N E X O S .......................................................................................................... 121
vii
INDICE DE FIGURAS
Figura 1 Solución propuesta. .............................................................................................. 7
Figura 2 Página principal del Sistema de Gestión de Pasantías de la UC ........................ 10
Figura 3 Biblioteca Virtual del Sistema de Gestión de Pasantías – UC............................. 10
Figura 4 Página principal del Sistema de Pasantías Empresariales de la USB ................ 11
Figura 5 Página de autenticación para la comunidad de la USB ...................................... 12
Figura 6 Validación para empresas del Sistema de Pasantías Empresariales de la USB . 12
Figura 7 Registro de empresas en el Sistema de Pasantías Empresariales de la USB .... 13
Figura 8 Página inicio para empresas registradas del Sistema de Pasantias Empresariales
de la USB ......................................................................................................................... 14
Figura 9 Solicitud de pasantes desde el Sistema de Pasantías Empresariales de la USB 14
Figura 10 Flujo del subproceso de formalización de pasantía - Pasante. ......................... 19
Figura 11 Flujo de carga de documentos de pasantía - Pasante. ..................................... 20
Figura 12 Flujo del subproceso de evaluación de pasantías - Tutor. ................................ 21
Figura 13 Flujo del subproceso de creación de semestres y registro de pasantes. .......... 23
Figura 14 Flujo del subproceso de asignación de tutor. .................................................... 24
Figura 15 Formalización de pasantías. ............................................................................. 26
Figura 16 Carga de documentos de pasantía. .................................................................. 28
Figura 17 Asignación de tutores académicos. .................................................................. 30
Figura 18 Evaluación del pasante. ................................................................................... 31
Figura 19 Ciclo de vida BPM. Fuente: Ebenezer H. Sánchez y Hugo Estrada (2011) ...... 34
Figura 20 Ejemplo de modelado mediante BPMN 2.0. Fuente: Stephen A. White (2009).
Guia de Referencia y Modelado BPMN (pág. 38) ............................................................. 35
Figura 21 Arquitectura Cliente – Servidor. Fuente: Tanenbaum (2002) ............................ 46
viii
Figura 22 Modelo MVC. Fuente: miblogtecnico.wordpress.com/tag/asp-net-mvc-2 .......... 47
Figura 23 Metodología de desarrollo propuesta. Adaptado por: Isaac Herrera (2016) ...... 58
Figura 24 Actor Estudiante. .............................................................................................. 62
Figura 25 Actor Administrador. ......................................................................................... 62
Figura 26 Actor Organización. .......................................................................................... 62
Figura 27 Actor Invitado. .................................................................................................. 63
Figura 28 Actor Tutor académico. .................................................................................... 63
Figura 29 Notación de cardinalidad del Modelo Relacional. ............................................. 64
Figura 30 Modelo Relacional del Modelo de Datos de Negocio. ....................................... 64
Figura 31 Registro de organizaciones. ............................................................................. 66
Figura 32 Registro de estudiantes. ................................................................................... 67
Figura 33 Validación de créditos. ..................................................................................... 67
Figura 34 Registro de oferta de pasantía. ........................................................................ 68
Figura 35 Gestión de tutores organizacionales. ................................................................ 69
Figura 36 Gestión de tutores académicos. ....................................................................... 70
Figura 37 Gestión de áreas y subáreas de conocimiento. ................................................ 71
Figura 38 Gestión de oferta de pasantías. ........................................................................ 71
Figura 39 Gestión de semestres. ...................................................................................... 72
Figura 40 Generador de constancias del Tutor académico. .............................................. 73
Figura 41 Generador de constancias del Pasante. ........................................................... 73
Figura 42 Cambiar contraseña de acceso - Tutor académico. .......................................... 74
Figura 43 Envío de correo masivo. ................................................................................... 74
Figura 44 Gestión de documentos. ................................................................................... 75
Figura 45 Realizar pasantía. ............................................................................................ 77
Figura 46 Registro de organizaciones. ............................................................................. 80
ix
Figura 47 Revisión de registros de organizaciones. ......................................................... 80
Figura 48 Vista de inicio de sesión a BonitaBPM. ............................................................ 81
Figura 49 Formulario de registro de organización. ........................................................... 82
Figura 50 Mensaje de envío exitoso de datos de la organización. .................................... 82
Figura 51 Revisión del registro de organización. .............................................................. 83
Figura 52 Formulario de registro de estudiantes. ............................................................. 83
Figura 53 Mensaje de envío exitoso de datos del aspirante. ............................................ 84
Figura 54 Validación de créditos. ..................................................................................... 84
Figura 55 Formulario de registro de nueva oferta. ............................................................ 85
Figura 56 Retroalimentación de envió exitoso. ................................................................. 86
Figura 57 Nueva oferta de pasantía. ................................................................................ 86
Figura 58 Corrección de datos de oferta de pasantía. ...................................................... 87
Figura 59 Postulación para oferta de pasantía - Aspirante. .............................................. 89
Figura 60 Revisión de nueva postulación - Organización. ................................................ 90
Figura 61 Validación de horas totales del Plan de Trabajo. .............................................. 90
Figura 62 Validación del Plan de Trabajo - Aspirante. ...................................................... 91
Figura 63 Aprobación del Plan de Trabajo y asignación de Tutor Académico - Administrador.
......................................................................................................................................... 91
Figura 64 Revisión de asignación de pasantía (aceptada) - Tutor académico. ................. 92
Figura 65 Declaración de Control de Pasantias - Pasante. ............................................... 92
Figura 66 Revisión del Control de Pasantías. ................................................................... 93
Figura 67 Evaluación de desempeño. .............................................................................. 93
Figura 68 Carga del Informe Final de Pasantía - Pasante. ............................................... 93
Figura 69 Reprobación de la pasantía - Tutor Académico. ............................................... 94
Figura 70 Solicitud de correcciones del informe final. ....................................................... 94
Figura 71 Corrección del Informe Final - Pasante. ........................................................... 95
x
Figura 72 Aprobación de la pasantía - Tutor Académico. ................................................. 95
Figura 73 Agregar nuevo tutor organizacional. ................................................................. 96
Figura 74 Actualizar o modificar datos del tutor organizacional. ....................................... 96
Figura 75 Agregar tutor académico. ................................................................................. 97
Figura 76 Actualizar datos o eliminar tutor académico. .................................................... 98
Figura 77 Agregar una nueva área de conocimiento. ....................................................... 99
Figura 78 Actualizar/eliminar áreas/subáreas de conocimiento. ....................................... 99
Figura 79 Actualizar o archivar una oferta de pasantía. .................................................. 100
Figura 80 Oferta de pasantías archivadas. ..................................................................... 101
Figura 81 Agregar nuevo semestre. ............................................................................... 102
Figura 82 Actualizar o eliminar un semestre. .................................................................. 102
Figura 83 Cambiar/actualizar contraseña de acceso. ..................................................... 103
Figura 84 Validación de coincidencia de campos. .......................................................... 103
Figura 85 Modificación de subáreas de conocimiento. ................................................... 104
Figura 86 Validación de subáreas ya asignadas. ........................................................... 104
Figura 87 Formulario generador/visualizador de reportes. .............................................. 105
Figura 88 Visualizar estadísticas por periodos de semestres. ........................................ 105
Figura 89 Visualizador de estadísticas por organización. ............................................... 106
Figura 90 Generador de constancias del tutor académico. ............................................. 106
Figura 91 Generador de constancias del Pasante. ......................................................... 107
Figura 92 Registro de estudiantes. ................................................................................. 128
Figura 93 Validación de créditos. ................................................................................... 128
Figura 94 Registro de ofertas de pasantía. ..................................................................... 129
Figura 95 Revisión de nueva oferta de pasantía. ........................................................... 129
Figura 96 Corrección de oferta de pasantia. ................................................................... 130
xi
Figura 97 Postulación para ofertas de pasantía. ............................................................ 130
Figura 98 Revisión de postulación para oferta de pasantía. ........................................... 131
Figura 99 Validación de plan de trabajo asignado. ......................................................... 131
Figura 100 Aprobación del plan de trabajo y asignación de tutor académico. ................. 132
Figura 101 Revisión de asignación de pasantía - Tutor académico. ............................... 132
Figura 102 Declaración de tareas realizadas. ................................................................. 133
Figura 103 Revisión de tareas culminadas por el pasante.............................................. 133
Figura 104 Carga del informe final de pasantías. ........................................................... 134
Figura 105 Evaluación de pasantías. ............................................................................. 134
Figura 106 Corrección del informe final de pasantías. .................................................... 134
Figura 107 Gestión de tutores organizacionales. ............................................................ 135
Figura 108 Gestión de tutores académicos. ................................................................... 136
Figura 109 Gestión de área y subareas de conocimiento. .............................................. 136
Figura 110 Gestión de ofertas de pasantía. .................................................................... 137
Figura 111 Gestión de semestres. .................................................................................. 137
Figura 112 Cambiar contraseña de acceso - Tutor académico. ...................................... 138
Figura 113 Visualizador de reportes. .............................................................................. 138
Figura 114 Visualizador de estadísticas. ........................................................................ 138
Figura 115 Generador de constancias del Pasante. ....................................................... 139
Figura 116 Generador de constancias del Tutor académico. .......................................... 139
Figura 117 Modificación de subáreas de conocimiento. ................................................. 139
Figura 118 Configuración de interfaz de red puente. ...................................................... 140
Figura 119 Archivo de configuración para la Máquina Virtual. ........................................ 141
Figura 120 Archivo de configuración luego de la instalación. ......................................... 142
xii
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 Actores del proceso de pasantía ......................................................................... 17
Tabla 2 Tabla de objetos tipo compuertas BPMN 2.0 ....................................................... 36
Tabla 3 Tabla de objetos tipo eventos BPMN 2.0 ............................................................. 37
Tabla 4 Tabla de objetos tipo tareas BPMN 2.0 ............................................................... 38
Tabla 5 Tabla de objetos tipo subprocesos BPMN 2.0 ..................................................... 38
Tabla 6 Comparación entre Bonita BPM, Intalio y Oracle BPM ........................................ 44
Tabla 7.1 Pruebas internas. ........................................................................................... 109
Tabla 7.2 Pruebas internas. ........................................................................................... 110
Tabla 8.1 Pruebas externas. .......................................................................................... 110
Tabla 8.2 Pruebas externas. .......................................................................................... 111
1
INTRODUCCIÓN
La Comisión de Pasantías de la Escuela de Computación de la Facultad de Ciencias
de la Universidad Central de Venezuela, se encarga de supervisar y controlar los programas
de pasantías como requisito para optar al título de Licenciado en Computación, gestionando
todos los procesos relacionados a la postulación, formalización y aprobación de las
actividades que desempeñará el estudiante como pasante en alguna organización. La
Comisión de Pasantías tiene entre sus objetivos, facilitar al estudiante el cumplimiento de
la labor de pasantía, así como también las actividades de validación y aprobación por parte
del tutor académico.
Actualmente la Escuela cuenta con el Sistema de Gestión de Pasantías (SIGEPAS),
el cual es una aplicación web desarrollada en Ruby on Rails (Montes, F. y Florville, J., 2013)
que ofrece funcionalidades básicas de acuerdo a tres tipos de roles: pasante, tutor y
administrador, proporcionando mecanismos que automatizan parte de los procesos de
pasantía, tales como, la formalización de pasantía por parte del pasante, la revisión y
evaluación del pasante por parte de los tutores académicos, la generación de constancias
y reportes, la carga de pasantes inscritos por semestre por parte de la comisión, entre otros.
Sin embargo el control de los procesos lo debe realizar la Comisión de Pasantía de forma
manual, ya que el sistema no genera alertas cuando se cumple alguna actividad, por
ejemplo un tutor no sabe si tiene pasantes asignados a menos que entre al sistema y
verifique, o que la Comisión le envíe un correo notificando este evento. Esto hace que la
comisión deba revisar constantemente el sistema para verificar si hay cambios que generen
eventos, lo cual puede producir errores humanos cuando se manejan semestres con
grandes cantidades de pasantes. Por otro lado a través de esta aplicación no se puede
garantizar que el estudiante tenga un plan de trabajo aprobado antes de comenzar la
pasantía como se establece en la normativa, ya que el proceso inicia cuando el estudiante
ha inscrito la pasantía y en muchos casos ya la ha realizado. Esto ha causado que se
presenten casos donde pasantes han realizado actividades no acordes con lo establecido
en la normativa de pasantía. Previamente se ha tratado de realizar modificaciones de
alguna funcionalidad ya implementada, pero ha sido complejo por requerir conocer y
manipular el código fuente.
2
En tal sentido, este trabajo se enfoca en el estudio y análisis del proceso de pasantía,
los elementos positivos del sistema actual, el estudio de sistemas similares utilizados por
otras universidades o instituciones para la gestión de pasantías, esto para determinar qué
requerimientos y qué elementos tecnológicos y metodológicos son necesarios para la
implementación de un Sistema de Gestión de Pasantías que permita automatizar de
manera eficiente el proceso de pasantía actual, acorde a las políticas y necesidades de la
Escuela de Computación.
El objetivo de este trabajo consiste en implementar el Sistema de Gestión de
Pasantías (versión 2) para el control del proceso de pasantía en la Escuela de Computación
de la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela con el uso de gestión
de proceso de negocios.
Dicho trabajo se estructura en cuatro capítulos descritos a continuación:
En el Capítulo I, denominado Problema de Investigación, se realiza un análisis de las
funcionalidades del Sistema de Gestión de Pasantías (SIGEPAS versión 1) y del proceso
de pasantía actual, para determinar los puntos de fallo a partir del cual se identifican los
objetivos de la investigación, así como su justificación.
En el Capítulo II, Marco Teórico, se describen los trabajos relacionados con el tema,
se describe de manera detallada el proceso de Pasantías de la Escuela de Computación y
las tecnologías que se pudieran utilizar en la implementación de la nueva versión del
Sistema de Gestión de Pasantías (versión 2).
En el Capítulo III se describe la Metodologías de desarrollo utilizada para los fines
propuestos.
En el Capítulo IV se presenta el sistema desarrollado, describiendo las fases de
desarrollo, alcance y plataformas implementadas en el desarrollo del mismo.
Finalmente, las conclusiones, recomendaciones, trabajos futuros y referencias
bibliográficas.
CAPITULO I PROBLEMA DE INVESTIGACION
3
1 CAPITULO I
PROBLEMA DE INVESTIGACION
Planteamiento del problema
En la Escuela de Computación de la Facultad de Ciencias de la Universidad Central
de Venezuela, es un requisito que los estudiantes realicen una pasantía profesional, la cual
es una actividad pedagógica obligatoria de contenido práctico que contribuya a su
formación, ya que complementa la formación académica con la profesional, y por lo que es
indispensable para optar al título de Licenciatura en Computación.
Para esto la Comisión de Pasantías debe asegurar que cada pasantía cumpla con los
requerimientos y procedimientos establecidos en el Pensum de Estudios y en la normativa
de Pasantías en Computación. Para ello, la Escuela de Computación cuenta en la
actualidad con una aplicación web llamada Sistema de Gestión de Pasantías (SIGEPAS),
desarrollada como una solución a las debilidades de control y gestión de documentos que
presentaba la Comisión en el momento de su desarrollo. Este sistema tiene como función
la verificación de algunos de los requerimientos y la semiautomatización de los procesos,
permitiendo establecer una forma de compartir documentos como el informe de pasantía, y
permitir el contacto entre los pasantes, la comisión y los tutores académicos (Montes, F. y
Florville, J., 2013).
Este sistema aunque solucionó varios de los problemas que tenía la Comisión de
Pasantía en su momento, no tiene la facilidad de evolucionar con el tiempo para cubrir las
necesidades que se han presentado posteriormente, o que no fueron tomadas en cuenta
inicialmente, especialmente el control y monitorización de las actividades del proceso de
pasantía, la incorporación o cambio de funcionalidades y el manejo de sus plataformas
tecnológicas, como lo es el control de versiones del Framework Web donde se encuentra
implementado y la compatibilidad entre los distintos componentes que utiliza, siendo
necesario por un lado monitorizar el proceso de manera manual (ingresar al sistema y
verificar cambios tales como, la subida de un informe o planilla, o el vencimiento de un plazo
para una actividad), por otro lado para para incorporar nuevas funcionalidades o realizar
cambios en las actuales se requiere cambiar el código de la aplicación en un desarrollo
fuertemente acoplado.
CAPITULO I PROBLEMA DE INVESTIGACION
4
El proceso de pasantía, que será explicado en detalle en el próximo capítulo, consta
actualmente de un conjunto de subprocesos tales como:
Creación y apertura de semestres para el registro de pasantes
Formalización de pasantías por parte de los pasantes
Aprobación de las formalizaciones de pasantías y asignación de tutores
académicos por parte de la comisión
Manejo de los documentos relacionados con la pasantía como planillas, plan de
trabajo e informe.
Evaluación del pasante por parte del tutor académico
Además, SIGEPAS versión 1 cuenta con una serie de reportes que permite hacer
solicitudes a consejo de escuela, generar constancias de tutoría para los tutores
académicos o llevar las calificaciones para ser ingresadas por la Comisión al sistema de
Control de Estudios de la Facultad de Ciencias (CONEST).
En el estudio del proceso se observó que el subproceso de formalización se realiza
con los estudiantes que ya están inscritos en el semestre y se realiza durante el semestre,
esto causa que los estudiantes ya están ejecutando las actividades antes de formalizar, por
lo que la Comisión no tiene oportunidad de dar sus observaciones antes de que el
estudiante comience las pasantías. Esto ha ocasionado que se presenten casos donde la
pasantía realizada no cumple con los requerimientos establecidos en las normativas y
procedimientos de la Escuela de Computación.
De igual forma, el sistema no envía notificaciones por evento, tales como asignar tutor
o cargar informe de pasantía, por lo que los usuarios deben revisar constantemente para
verificar este tipo de cambios y la Comisión debe enviar correos de manera manual para
notificarlos.
Por otro lado la Comisión requiere actualmente manejar datos de las organizaciones
que solicitan pasantes, validar los tutores organizaciones y asociar las ofertas de pasantía
a los estudiantes.
En este Trabajo Especial de Grado se propone redefinir e implementar el proceso de
pasantía de manera que se pueda garantizar el control del flujo de trabajo y que tome en
cuenta aspectos como:
CAPITULO I PROBLEMA DE INVESTIGACION
5
Áreas de conocimiento:
En la Escuela de computación se ofertan varias opciones que dan lugar a que el
estudiante se especialice en una o más áreas de conocimiento tales como Aplicaciones en
Internet, Bases de datos, Cálculo numérico, Redes, entre otros. Asimismo las ofertas de
pasantía buscan un perfil asociado a algunas de estas áreas.
Se requiere que el sistema permita que los estudiantes selecciones las áreas de
conocimientos donde desean realizar las pasantías y que las ofertas a su vez estén
asociadas a dichas áreas, de manera que cada estudiante pueda ver las ofertas que más
les puedan interesar.
Plan de trabajo:
Todo pasante debe tener un plan de trabajo aprobado por la comisión para poder
iniciar la pasantía, de manera que se garantice que cumple con los requerimientos
establecidos en la normativa de pasantías de la Escuela de Computación.
El plan de trabajo debe describir claramente el propósito de la pasantía y sus
actividades, y tener información sobre la organización y el tutor organizacional (ver anexo
A).
Aspirante y Pasante:
Se requiere que los estudiantes de la Escuela de Computación puedan registrarse
en el sistema validando los requisitos a través del kardex y especificando las áreas de
conocimiento en que desean realizar la pasantía. De esta manera pueden consultar las
ofertas publicadas por las organizaciones y postularse a las que sean de interés
A su vez pueden visualizar y validar las actividades asignadas por la organización
para pasar de aspirante a pasante, y continuar con el proceso de pasantía. La Comisión
debe validar que todo estudiante inscrito en pasantía tiene aprobado un plan de trabajo.
Organización y tutores organizacionales:
Las organizaciones podrán registrarse, asociar tutores organizacionales y publicar
ofertas de pasantía. Los tutores tendrán dentro de sus tareas definir las actividades a
realizar por el pasante, las cuales conforman el plan de trabajo, para luego validar la
ejecución por parte del pasante y finalmente evaluar su desempeño.
CAPITULO I PROBLEMA DE INVESTIGACION
6
Tutor académico:
Los tutores académicos registrados, son asignados a los pasantes por la Comisión y
pueden consultar el plan de trabajo y dar sus observaciones sobre el mismo, las mismas se
envían automáticamente al pasante y a la organización, finalmente puede evaluar los
informes de pasantía y calificar al pasante.
Comisión de pasantía:
Los miembros de la Comisión son los dueños del proceso de pasantía por lo que
pueden gestionar todos los subprocesos que componen el mismo, tales como, gestión de
información de áreas y subáreas de conocimiento, semestres, tutores académicos, registro
de organizaciones, entre otros, para lo cual deben validar recursos y usuarios que se
registren en el sistema, como las organizaciones, los aspirantes, las ofertas de pasantía y
los planes de trabajo.
Con el análisis del problema descrito anteriormente y las consideraciones descritas
se requiere un sistema que permita gestionar el proceso de pasantía desde que el
estudiante decide realizar la pasantía y cumple los requisitos, hasta que finalmente esta es
evaluada, pasando por la gestión de ofertas de pasantía y la postulación por lo que se
deben tomar en cuenta herramientas y tecnologías orientadas al control y gestión de
procesos, considerando así el uso de BPM para el desarrollo de la solución. En base a esto
se definen los siguientes objetivos para este Trabajo Especial de Grado.
Solución propuesta
A partir del planteamiento del problema descrito, se construye la solución que se
muestra en la figura 1 la cual se fundamenta en la implementación de una plataforma de
Gestión de Procesos de Negocio (BPM), iniciando con el levantamiento de información
mediante el análisis de requisitos del proceso de pasantías propuesto por la Comisión de
Pasantías. Luego, se ejecuta el despliegue de la herramienta Bonita BPM donde son
modelados todos los subprocesos que componen al proceso de pasantías así como
también se definen el dueño del proceso como lo es la Comisión de Pasantías, los roles de
usuarios que participan en dicho proceso, la estructura de la organización, el Modelo de
Datos de Negocio y los formularios de usuarios para las tareas humanas. Una vez
finalizadas las etapas de modelado y despliegue se procede con la implantación y puesta
CAPITULO I PROBLEMA DE INVESTIGACION
7
en producción del sistema, partiendo de las configuraciones del servidor donde es
implantado y la integración con el Sistema Manejador de Base de Datos PostgreSQL y el
sistema de Gestión Documental Alfresco, el primero encargado de almacenar toda la
información generada en las ejecuciones del proceso de pasantías y las evaluaciones de
los pasantes al final de dicho proceso y el segundo como plataforma de apoyo en la gestión
de los informes finales de pasantía.
Figura 1 Solución propuesta.
Objetivo General
Implementar el Sistema de Gestión de Pasantías para el control del proceso de
pasantía en la Escuela de Computación de la Facultad de Ciencias de la Universidad
Central de Venezuela con el uso de gestión de proceso de negocios.
Objetivos Específicos
1. Realizar el levantamiento de información a partir del proceso de pasantía
propuesto por la Comisión de Pasantías (ver anexo B).
B O N I T A B P M
Modelado Despliegue
Ejecución
Análisis de requisitos y diseño del proceso
de pasantía propuesto por la Comisión.
Comisión de Pasantías
Estudiantes
Tutores académicos
Organizaciones
• Evaluaciones de pasantes de la Escuela de Computación.
• Informes finales de pasantía
CAPITULO I PROBLEMA DE INVESTIGACION
8
2. Modelar el proceso de pasantía y sus subprocesos con las mejoras propuestas
usando BPMN (Notación para Modelado de Procesos de Negocio, por sus siglas
en inglés)
3. Elaborar la documentación del proceso modelado.
4. Implementar el proceso de pasantía a través de la plataforma de Gestión de
Procesos de Negocio Bonita BPM.
5. Diseñar las interfaces de usuario según patrones o lineamientos de usabilidad y
requerimientos de los usuarios.
6. Poner el Sistema de Gestión de Pasantías en producción.
7. Realizar pruebas funcionales y de aceptación del sistema.
Justificación y alcance
La principal razón en el uso de una herramienta de BPM radica en su capacidad de
dar soporte al ciclo de vida de los procesos de negocios ejecutados en una organización,
esto se refiere específicamente a las fases de modelado, ejecución, monitorización y
optimización que implica el desarrollo de dichos procesos. Esta capacidad permite a las
organizaciones definir y redefinir de manera formal y eficaz sus procesos internos a fin de
reducir las tareas humanas o automatizar la ejecución de estos procesos, resumiéndose
esto en un aumento de beneficios y reducción de costos.
En ese sentido, se plantea el uso de una suite para BPM o BPMS que permita definir
y modelar cada uno de los subprocesos implicados en el proceso de pasantía, garantizando
que exista un control durante la ejecución de estos y un mayor entendimiento en el flujo de
las actividades para cada uno de los actores involucrados.
Se propone un sistema basado en Bonita BPM que permita gestionar el proceso de
pasantía, con las consideraciones descritas en la sección anterior, que maneje los roles
descritos, que permita la gestión del informe de pasantía y que genere una serie de
reportes, sin embargo es importante aclarar que aunque se ha estudiado el proceso
detalladamente este puede cambiar con el tiempo. La elección de un sistema de gestión de
proceso de negocio permite validar el proceso con el dueño del proceso y que los cambios
futuros sean relativamente fáciles de implementar a través del motor de flujo de trabajo, por
lo que es importante describir en detalle el levantamiento de información realizado y la
implementación de dicho sistema, siendo ésta la información que permite estas mejoras o
actualizaciones del sistema en trabajos futuros.
CAPITULO II MARCO TEORICO
9
2 CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
En este Capítulo se describen las distintas definiciones, conceptos y tecnologías
sobre BPM y aplicaciones Web, así como el actual proceso involucrado en la formalización
de las pasantías en la Escuela de Computación de la Universidad Central de Venezuela.
Antecedentes
En esta sección se realizó una investigación acerca de los sistemas para la gestión
de pasantías tanto a nivel nacional como de Latinoamérica. A nivel nacional se hallaron
muy pocos, la mayoría de Universidades. Estos sistemas reservan el acceso solo a las
comunidades de sus respectivas universidades, a excepción de la Universidad Simón
Bolívar, la cual cuenta con un módulo de registro para empresas interesadas en solicitar
pasantes. A continuación se describen dos de estos sistemas:
Sistema de Gestión de Pasantías de la Universidad de Carabobo
La Facultad Experimental de Ciencias y Tecnología de la Universidad de Carabobo
(UC), dispone de un sistema que tiene como finalidad gestionar y facilitar todo el proceso
que se lleva a cabo para cumplir con el requisito de las pasantías. (UC, 2016)
El acceso a este sistema está reservado solo a la comunidad estudiantil de la UC,
quienes, como se muestra en la figura 2, deben comunicarse con el Coordinador de
Pasantías del Departamento específico del aspirante a cursar pasantías o con el
Especialista en Pasantías en la Dirección de Extensión del Decanato de la Facultad. Por
otra parte, como se puede observar en la figura 3, el sistema provee de una biblioteca
virtual, la cual permite descargar Informes de Pasantías de los estudiantes que ya han
cumplido con el requisito se pasantía.
CAPITULO II MARCO TEORICO
10
Figura 2 Página principal del Sistema de Gestión de Pasantías de la UC
Figura 3 Biblioteca Virtual del Sistema de Gestión de Pasantías – UC
CAPITULO II MARCO TEORICO
11
Sistema de Pasantías Empresariales de la Universidad Simón Bolívar
En el caso de la Universidad Simón Bolívar (USB), existe un sistema que permite
ejecutar distintas tareas de acuerdo al rol del usuario que la accede, como se puede
observar en la página de inicio de la aplicación que se muestra en la figura 4, siendo estas
las siguientes (USB, 2016):
Estudiante: permite realizar la Inscripción, Documentación, Formulación y
Culminación de Pasantías Empresariales.
Profesor: permite la Revisión de Planes de Trabajo, Asignación de Notas y
Consulta de Pasantías Tutoradas.
Coordinación de Corporación Técnica (CCT): permite realizar Consultas
Avanzadas y Reportes de utilidad para la comunidad de la USB.
Empresa (pública o privada): permite solicitar pasantes, revisar el plan de trabajo
y recibir anuncios de charlas y estudiantes interesados en hacer pasantías largas,
intermedias o cortas.
Figura 4 Página principal del Sistema de Pasantías Empresariales de la USB
Los miembros de la comunidad universitaria deben ingresar al mismo utilizando el
USBID como lo especifica la página de autenticación que se muestra en la figura 5, mientras
que las empresas disponen de un módulo de registro e inicio de sesión tal como se observa
en las figuras 6 y 7.
CAPITULO II MARCO TEORICO
12
Figura 5 Página de autenticación para la comunidad de la USB
Figura 6 Validación para empresas del Sistema de Pasantías Empresariales de la USB
CAPITULO II MARCO TEORICO
13
Figura 7 Registro de empresas en el Sistema de Pasantías Empresariales de la USB
Una vez que la empresa se ha registrado en el sistema, puede ingresar
inmediatamente al mismo a fin de realizar alguna de las tareas descritas previamente a
partir de las páginas de inicio y solicitud de pasantes mostradas en las figuras 8 y 9:
CAPITULO II MARCO TEORICO
14
Figura 8 Página inicio para empresas registradas del Sistema de Pasantias Empresariales de la USB
Figura 9 Solicitud de pasantes desde el Sistema de Pasantías Empresariales de la USB
CAPITULO II MARCO TEORICO
15
En cuanto a investigaciones realizadas en el extranjero relacionadas con el tema se
señala la publicada por García, J. C., González, M. I., Guzmán, D., Passoni, I. y Zanfrillo A.
I (2003), en Mar del Plata, Argentina, titulada “Las Pasantías en el sistema universitario.
Estudio de caso: la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad
Nacional de Mar del Plata”, en la cual se propone un modelo de sistema de gestión de
pasantías capaz de garantizar la correcta ejecución de las actividades de Pasantías
Externas por parte de la Universidad Nacional de Mar del Plata, en cumplimiento con el
estatuto de Extensión Universitaria. Para ello, los autores propusieron como objetivos de
investigación los siguientes:
Analizar la contribución de la realización de pasantías a la formación académica y
laboral del alumno
Describir los atributos que conforman el perfil académico del alumno y contrastarlo
con el perfil solicitado por el sistema de Pasantías.
Relevar las actividades de formación e innovación tendientes a propiciar en la
formación del alumno ventajas competitivas.
Analizar los cambios en los diseños curriculares y las metodologías de enseñanza-
aprendizaje que requieran una transformación para disminuir la distorsión entre el
perfil del alumno actual y el perfil del alumno solicitado para pasantías.
Contrastar los objetivos estatuidos por la Facultad, los de las organizaciones que
adhieren al sistema y los objetivos logrados por los alumnos.
En el sistema propuesto se espera contar con datos que en un futuro permitan hacer
este tipo de análisis.
Una vez estudiados los trabajos relacionados, se presentan algunas definiciones
involucradas en el desarrollo de aplicaciones de BPM y se estudian tres herramientas
tecnológicas consideradas para el desarrollo de la solución propuesta para el TEG.
Proceso de Pasantía en la Escuela de Computación
Se conoce como pasantía a la práctica profesional bajo poca o ninguna remuneración
que realizan los estudiantes en empresas, industrias e instituciones relacionadas a su
CAPITULO II MARCO TEORICO
16
carrera universitaria para la obtención de experiencia de campo, como requisito para
graduarse y de esta manera introducirse en el campo laboral. La pasantía le permite a las
empresas desarrollar proyectos donde los estudiantes apliquen los conocimientos
adquiridos en los estudios y generar nuevos proyectos de investigación y desarrollo.
La identificación y estudio de este proceso, se llevó a cabo en varias reuniones de
trabajo con la profesora Mercy Ospina, coordinadora actual de la Comisión de Pasantías
de la Escuela de Computación, logrando determinar que el proceso de pasantía se
compone de varios subprocesos, siendo estos:
Creación y apertura de semestres para el registro de pasantes
Formalización de pasantías
Aprobación de las formalizaciones de pasantías
Entrega física y carga sobre el sistema de planillas de control de pasantías y
desempeño del pasante
Carga sobre el sistema del informe final de pasantías
Evaluación del pasante
Asignación de calificaciones
Además de los subprocesos descritos anteriormente, se determinaron otros factores
importantes relativos a la definición de un proceso, tales como, entradas y salidas del
proceso, dueño del proceso y actores involucrados. Específicamente para el proceso de
pasantía, el dueño de este proceso es la Comisión de Pasantías como órgano encargado
de controlar todas las actividades de dicho proceso en la Escuela de Computación. Los
actores involucrados en el proceso se describen en la tabla 1:
CAPITULO II MARCO TEORICO
17
Tabla 1 Actores del proceso de pasantía
Actor Descripción
Administrador Rol desempeñado por la Comisión de Pasantías
Aspirante a pasantías Estudiante de la Escuela de Computación que desea hacer
pasantía y cumple los requisitos académicos
Pasante Estudiante que ya tiene asignada una pasantía en una
organización.
Organización Ente ofertante de pasantías que puede ser una empresa,
institución, organismo, dependencia, entre otras.
Tutor académico Profesor de la Escuela que evalúa los aspectos académicos
de la pasantía a través del Informe
Tutor organizacional Profesional del área, asociado a la organización que evalúa
el desempeño profesional del pasante.
Finalmente las entradas del proceso están dadas por la información sobre ofertas de
pasantías publicadas por las organizaciones y las postulaciones a dichas ofertas por parte
de los aspirantes, dando así inicio al proceso de pasantía que generará las salidas
respectivas a las evaluaciones y aprobación del pasante por parte de los tutores
organizacionales y académicos.
A continuación, se describe el Sistema de Gestión de Pasantías que se mantiene en
funcionamiento actualmente y se presentan los diversos diagramas de actividades.
Estudio del actual Sistema de Gestión de Pasantías (SIGEPAS)
El Sistema de Gestión de Pasantías (SIGEPAS) es una aplicación web desarrollada
sobre Framework Ruby On Rails, dirigida a la comunidad estudiantil de la Escuela de
Computación de la Facultad de Ciencias y a las organizaciones interesadas en postular
programas de pasantías para la captura de capital intelectual.
Este sistema, provee funcionalidades de acuerdo a tres tipos de roles: pasante, tutor
y administrador. En principio, el rol de pasante corresponde a los estudiantes que han
inscrito “Pasantía” en el semestre en curso, a quienes se les asigna una clave de acceso
para dar inicio al proceso de formalización de la pasantía. El subproceso de formalización,
CAPITULO II MARCO TEORICO
18
que se muestra en el diagrama de actividades de la figura 10, se realiza actualmente como
se describe a continuación:
1. Ingresar al sistema y llenar la planilla de formalización con los datos pertinentes al
tutor organizacional, la organización y el trabajo de pasantía, guardar e imprimirla
cuando el sistema genere el documento en formato PDF.
2. Firmar y sellar la planilla de formalización por parte del tutor organizacional.
3. Escanear la planilla de formalización (firmada y sellada) para cargarla en el sistema,
esto debe hacerse una sola vez, ya que el sistema asigna un código al documento
en carga y, en caso de existir incongruencias, debe repetirse todo el proceso de
formalización.
4. Registrarse en el Sistema de Pasantías Central del Vicerrectorado Académico
a través del portal web: http://appportal.rect.ucv.ve/vrac_ pasantias/
5. Finalmente, entregar la planilla de formalización en físico (firmada y sellada) a la
Comisión de Pasantías de la Escuela de Computación.
CAPITULO II MARCO TEORICO
19
Formalización de pasantías - Pasante
SIGEPASPasanteTutor organizacional
Inicio
Llenar planilla de formalización
Guardar planilla en el sistema
Generar planilla en formato PDF
Imprimir planilla
Recaudar firma y sello del tutor organizacional
Escanear planilla y cargar a SIGEPAS
Entregar planilla firmada y sellada en
físico a la Comisión de Pasantías
Fin
Firmar y sellar planilla de formalización
Figura 10 Flujo del subproceso de formalización de pasantía - Pasante.
Por otro lado, existe un subproceso, cuyo flujo se muestra en la figura 11, en el cual
el pasante debe escanear y cargar a SIGEPAS las planillas “Desempeño del pasante” y
“Control de pasantías” luego de haber sido llenadas, firmadas y selladas por parte del tutor
organizacional, posteriormente debe elaborar y cargar el informe final de pasantías el cual
CAPITULO II MARCO TEORICO
20
se evalúa junto con las planillas anteriores por el tutor académico asignado, tal como se
muestra en la figura 10 el flujo de este subproceso:
Carga de documentos de pasantía - Pasante
SIGEPASPasanteTutor organizacional
Escanear y cargar planillas de “Desempeño del pasante” y “Control de pasantías”, evaluadas, firmadas y selladas por el tutor organizacional.
Guardar documentos del pasante
Inicio
Fin
Descargar planillas de “Desempeño del pasante” y
“Control de pasantías”
Entregar planillas al tutor organizacional
Evaluar y llenar planillas entregadas por el pasante.
Firmar y sellar.
Devolver planillas debidamente
completadas, firmadas y selladas.
Elaborar informe final de pasantía para su evaluación por parte del tutor académico
Cargar informe final a SIGEPAS
Guardar informe final del pasante
Figura 11 Flujo de carga de documentos de pasantía - Pasante.
En cuanto al rol de Tutor, el cual corresponde a los profesores que son asignados
como tutores de pasantías, son quienes cumplen con la revisión y evaluación del proceso
de pasantía que lleva el pasante asignado, esto incluye, revisar las planillas de
“Formalización”, “Desempeño del pasante” y “Control de pasantías” y el informe final, para
CAPITULO II MARCO TEORICO
21
concluir con la evaluación del pasante. El flujo de este subproceso se muestra en la figura
12.
Evaluación de pasantía - Tutor
SIGEPASTutor Pasante
Seleccionar pasante asignado
Mostrar documentos del pasante
seleccionado
Permitir opción para descarga de documentos
Descargar y revisar documentos del
pasante
Evaluar documentos del
pasante
Asignar calificación en
SIGEPAS
Inicio
¿Aprobado?
Si
¿Necesita correcciones?
No
No
Comunicación vía correo electrónico
tutor-pasanteSi
Cargar documento/s corregido/s al sistema
Guardar calificación del pasante
Fin
Figura 12 Flujo del subproceso de evaluación de pasantías - Tutor.
Finalmente, el rol de administrador corresponde al usuario con privilegios de
administración sobre el sistema y es representado por la Comisión de Pasantías, siendo
sus operaciones las siguientes:
Ver, agregar, modificar o eliminar:
o Usuarios administradores o coordinadores
o Tutores
CAPITULO II MARCO TEORICO
22
o Documentos informativos
o Noticias
o Ofertas
o Plantillas para correo electrónico
o Semestres
o Pasantes
Enviar correos electrónicos a los pasantes en base a una plantilla predefinida
Enviar contraseña a los pasantes
Generar reportes:
o Pasantes inscritos y/o formalizados
o Lista de asignaciones tutor/pasante
A continuación se diagraman algunos de los procesos más complicados del sistema
actual respecto a poca automatización de los mismos, siendo estos la creación de
semestres y registro de pasantes y la asignación de tutores, que fueron elaborados en
reuniones con la coordinadora, tal como se observa en las figuras 13 y 14 respectivamente:
CAPITULO II MARCO TEORICO
23
Creación de semestres y registro de pasantes
Comisión de Pasantías SIGEPAS
Inicio
Registrar información del
semestre, tales como: tipo de
semestre y año, fecha de inicio y
fin
Fin
Registrar el listado de
pasantes, uno por uno, del
semestre activo
Crear semestre en el
sistema
Activar el semestre en
curso
Guardar información de
estudiantes registrados
Figura 13 Flujo del subproceso de creación de semestres y registro de pasantes.
CAPITULO II MARCO TEORICO
24
Asignación de tutores
Comisión de Pasantías SIGEPASPasante
Inicio
Consultar formalizaciones sin
asignaciones de tutor
Fin
Consultar listado de tutores
Generar y mostrar listado
de pasantes del semestre
activo
Verificar:
1. El documento cargado coincida con el
documento fisico
2- Las actividades descritas se rigen por la
normativa
3. Posee la firma y sello de la organizacion
¿Verificado?
Corregir documento y
cargar
NO¿Falta firma o
sello?
SI
Generar nuevo
proceso de
formalizacion
NO
Fin
SI
Generar y mostrar listado
de tutores con cantidad de
pasantes asignados
Asignar tutor para la pasantia
Figura 14 Flujo del subproceso de asignación de tutor.
El proceso de pasantía llevado por SIGEPAS, permite algunas situaciones que no
deben ocurrir dentro del marco de la normativa de la Escuela de Computación (Acosta, E.,
León, C. y Purves, F., 2001), siendo estas:
Las formalizaciones se hacen, en algunos casos, luego de culminar la pasantía,
trayendo como consecuencia que las actividades desarrolladas no sean acordes
con la normativa.
El tutor académico no es involucrado desde el inicio del proceso.
No se validan las credenciales del tutor organizacional.
A continuación, se describe el Proceso de pasantías sobre el SIGEPAS actual
mediante el modelado BPMN:
Formalización de pasantías:
La formalización de pasantías inicia con la inscripción de la materia “Pasantías” en
el Sistema de Control de Estudios (CONEST) por parte del estudiante. Durante el desarrollo
CAPITULO II MARCO TEORICO
25
del semestre en curso, la Comisión de Pasantías procesa una lista proporcionada por
CONEST de estudiantes que inscribieron “Pasantías” para hacer el registro manual sobre
SIGEPAS. Una vez registrados los estudiantes en el Sistema, la Comisión realiza una
convocatoria a los mismos mediante un envío de correos masivos desde dicho Sistema
para lo que éstos deberán asistir a una charla introductoria al Proceso de Pasantías.
Concluida la charla introductoria, la Comisión deberá enviar las credenciales de acceso a
cada estudiante registrado, quienes luego podrán ingresar al Sistema para completar la
planilla de formalización la cual es almacenada y puede ser descargada. Cada estudiante
debe imprimir la planilla de formalización y hacerla firmar y sellar por su Tutor organizacional
para luego escanearla y cargarla en SIGEPAS, y entregar a la Comisión la planilla en físico.
En la figura 15 se muestra el proceso descrito anteriormente, observándose que no existe
un control ni automatización para cada una de las tareas quedando éstas fuera del flujo
natural del proceso de formalización y/o siendo complejas de cumplir.
CAPITULO II MARCO TEORICO
26
Figura 15 Formalización de pasantías.
CAPITULO II MARCO TEORICO
27
Carga de documentos de pasantía:
Una vez que el pasante ha cumplido con el mínimo de doscientas cuarenta (240)
horas de trabajo o bien, ha alcanzado la meta del trabajo de pasantía, debe descargar
desde SIGEPAS la planilla de evaluación del pasante la cual entrega a su Tutor
organizacional solicitándole la evaluación de su desempeño, su firma y el sello de la
organización. Una vez reunida dicha información, el pasante debe escanear y cargar ésta
planilla a SIGEPAS y empezar a desarrollar el Informe final de pasantías, el cual carga
igualmente en el sistema quedando es espera de la evaluación de su Tutor académico. En
la figura 16 se modelan las tareas descritas previamente y, al igual que en el diagrama
anterior, se evidencian los puntos de fallo en cuanto al control y automatización de tareas
además de la ausencia de notificaciones entre cada una de éstas, tal es el ejemplo cuando
el pasante carga el informe final y la única forma de notificar a su Tutor académico en
solicitud de su evaluación es contactándolo directamente, ya sea mediante un correo
electrónico, vía telefónica o personalmente. Así mismo, se observa que existe una
complejidad en cuanto a la manipulación de documentos físicos y que son digitalizados que
puede ser mejorada al trasladar estos documentos a formularios Web.
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Figura 16 Carga de documentos de pasantía.
CAPITULO II MARCO TEORICO
29
Asignación de tutores académicos:
Como se observa en la figura 17, la Comisión de Pasantías debe revisar
periódicamente a través de SIGEPAS, la lista de estudiantes registrados para ubicar a los
pasantes que ya han formalizado una pasantía con el fin de asignarles un tutor académico
a cada uno de estos. Para ello, debe revisar que la planilla de formalización de cada pasante
cumple con las siguientes condiciones: el documento cargado coincide con el documento
físico, las actividades del plan de trabajo descritas se rigen por la normativa y posee firma
y sello de la organización y/o tutor organizacional. Si el pasante cumple con dichas
condiciones, la Comisión asignará un Tutor académico al pasante a partir de una lista
generada por SIGEPAS, de lo contrario debe contactar al pasante para notificarle sobre el
incumplimiento o, si el caso lo amerita, informar que debe generar un nuevo proceso de
formalización. Nuevamente queda en evidencia la debilidad del sistema actual respecto a
la automatización de notificaciones entre cada actor involucrado en el proceso, así como el
exceso de trabajo manual que debe ejecutar la Comisión de Pasantías. Por otra parte, se
puede destacar la oportunidad de mejora respecto a la clasificación de Tutores académicos
en base a sus áreas de conocimiento, evitando el riesgo actual de asignar tutorías de
pasantías enmarcadas en áreas de conocimiento ajenas al tutor.
´
Evaluación del Pasante:
La evaluación del pasante corresponde al tutor académico quien revisa a través de
SIGEPAS la lista de pasantes que le fueron asignados, evaluando los documentos de
Evaluación de desempeño e Informe final de cada pasante a fin de aprobar, reprobar o
notificar al pasante sobre la necesidad de corregir su informe, tal como se observa en la
figura 18.
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Figura 17 Asignación de tutores académicos.
CAPITULO II MARCO TEORICO
31
Figura 18 Evaluación del pasante.
CAPITULO II MARCO TEORICO
32
Ya habiendo descrito el proceso actual y conociendo sus puntos de debilidad, a
continuación se realiza el estudio de los conceptos y tecnologías que estén orientadas a
dar solución a estos.
Gestión de Proceso de Negocio
La Gestión de Procesos de Negocio (BPM, por sus siglas en inglés Business Process
Management), es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías que tienen como
objetivo mejorar la eficiencia dentro de una organización por medio de BPM, el cual es
modelado, organizado, documentado y optimizado de forma continua. Este tipo de
estrategia es llevada a cabo por de un conjunto de herramientas que dan el soporte
necesario para cumplir con el ciclo de vida de BPM, dicho conjunto de herramientas son
llamadas Business Process Management System y con ellas se construyen aplicaciones
BPM. (PFS Grupo, 2011).
Por otro lado, se puede definir BPM como un enfoque centrado en los procesos para
mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de
proceso y gobierno. BPM es una colaboración entre personas de negocio y tecnólogos para
fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles y transparentes. BPM abarca personas,
sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios. (Garimella, K., Lees, M. y
Williams, B., 2008).
Entre las ventajas que proporciona el BPM destaca la mejora en toda la entidad que
lo implanta y la capacidad de administrar y controlar los procesos internos, sacando a la luz
todas las debilidades y fortalecer las actividades más importantes, por lo que permite que
las organizaciones sean más flexibles, competitivas y eficientes.
Proceso de negocio
Un proceso consiste, como se observa en el ciclo de vida BPM mostrado en la figura
14, en una secuencia de pasos dispuesta lógicamente para la obtención de un resultado
específico o para mejorar la productividad de una actividad a través de un orden establecido
y la eliminación de algún tipo de problema. Representa una serie discreta de actividades o
pasos de tareas que incluyen personas, aplicativos, eventos de negocio y/u organizaciones
tal como el proceso de pasantía descrito en la sección 2.2.
CAPITULO II MARCO TEORICO
33
Según Thomas Davenport (1993), un proceso de negocio es “…un conjunto
estructurado, medible de actividades diseñadas para crear un producto o servicio
especificado, para un cliente o mercado específico. Implica un fuerte énfasis en CÓMO se
ejecuta el trabajo dentro de la organización, en contraste con el énfasis en el QUÉ,
característico de la focalización en el producto”.
Si un proceso de negocio es muy grande o complejo se puede dividir en subprocesos,
que cumplen el mismo objetivo de producir un producto o servicio, que se podrían ejecutar
de manera simultánea, si son independientes, pudiendo optimizar los tiempos de respuesta
del proceso macro.
Ciclo de vida BPM
Para trabajar con procesos se define el ciclo de vida BPM, el cual está constituido
principalmente por cinco etapas: Diseño, Modelamiento, Ejecución, Monitoreo y
Optimizació. Como se observa en la figura 19, dichas etapas se encuentran organizadas
cíclicamente con el objetivo de que un proceso se ejecute de forma permanente, dinámica
y flexible, y a su vez genere conocimiento nuevo y se garantice el mejoramiento continuo
(Bello, J. M., Uribe, C. A. y Núñez, O. F., 2012). Las cinco etapas o fases del ciclo de vida
se describen a continuación:
1. Diseño: se identifican procesos existentes para ser re-estructurados o eliminados
y se diseñan nuevos que sean efectivos. Se determinan los flujos de procesos, actores,
alertas y notificaciones, mecanismos de entrega de tareas, entre otros eventos o roles
involucrados en el proceso.
2. Modelamiento: en esta etapa se construyen o modelan, en base al diseño
planteado, cada uno de los procesos utilizando la Notación de Modelado de Procesos de
Negocio. En primer lugar, se crea el diagrama del proceso mediante el uso de objetos que
identifican tareas, eventos, compuertas de decisiones, etc., para luego configurar los datos
tales como ejecutores, roles, formularios, variables de negocio, etc. (AuraPortal, 2016).
3. Ejecución: los procesos modelados son puestos en marcha constituyendo la
fase de producción que genera resultados tangibles.
4. Monitoreo: se hace un seguimiento de la ejecución individual de los procesos,
evaluando su rendimiento mediante el análisis de los resultados y la comparación con
CAPITULO II MARCO TEORICO
34
anteriores. Algunos aspectos determinantes son los tiempos de ejecución, retrasos o
progresos, costes, etc.
5. Optimización: es la última etapa del ciclo donde se toman la información de la
etapa de Modelamiento y los datos obtenidos en la etapa de Monitoreo para compararlos y
así identificar los aspectos mejorables. Si la etapa de Optimización arroja mejoras, estas
son aplicadas al diseño, de lo contrario si la optimización no es buena, se considera la
realización de reingenierías del proceso.
Figura 19 Ciclo de vida BPM. Fuente: Ebenezer H. Sánchez y Hugo Estrada (2011)
Notación BPMN
La Notación de Modelado de Proceso de Negocio (BPMN por sus siglas en inglés,
Business Process Model and Notation o también Business Process Modelling Notation) se
define como la notación grafica estandarizada para el modelado de los procesos de
negocio. Esta notación fue creada especialmente para coordinar la secuencia de los
procesos y los mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades,
CAPITULO II MARCO TEORICO
35
como se puede observar en la figura 20, por lo que su objetivo es resolver las dificultades
de comunicación que tiene el lenguaje común, lo cual implica lo siguiente:
Proporcionar un método normalizado para representar procesos de negocio
Facilitar el entendimiento debido a la poca complejidad de su notación
Proporcionar un lenguaje común entre los usuarios de negocio y los técnicos
Facilitar la diagramación de los procesos de negocio.
Entre las características que le dan importancia al BPMN para la gestión de procesos
de negocio se encuentra que es una estándar internacional, es independiente de cualquier
metodología de modelado de procesos, crea un puente estandarizado para disminuir la
brecha entre el proceso de negocio y su implementación y además, permite modelar los
procesos de una manera unificada que permite un entendimiento a todas las personas de
una organización. De este modo, BPMN define la notación y semántica de un Diagrama de
Procesos de Negocio (Business Process Diagram, BPD), el cual, como su nombre lo indica,
consiste en un diagrama diseñado para representar gráficamente la secuencia de todas las
actividades que ocurren durante un proceso, basado en la técnica de “Flow Chart”,
incluyendo además, toda la información que se considera necesaria para el análisis. Los
diagramas de procesos de negocio son usados por los analistas de procesos, quienes
diseñan, controlan y gestionan los procesos.
Figura 20 Ejemplo de modelado mediante BPMN 2.0. Fuente: Stephen A. White (2009). Guia de Referencia y Modelado BPMN (pág. 38)
CAPITULO II MARCO TEORICO
36
El BPMN se compone de varios conjuntos de elementos que representan objetos
del flujo y sus conexiones y las bandas o swimlanes y los artefactos del proceso modelado,
algunos de estos elementos se describen en las tablas 2, 3, 4 y 5. Los objetos se dividen
en tres categorías: eventos, compuertas y actividades, y este último en tareas y
subprocesos. Estas categorías se describen de la siguiente manera:
Eventos: están encargados de controlar los arranques y paradas del flujo del
proceso, se constituyen de eventos de inicio, intermedios y de finalización.
Compuertas: redirigen el flujo de acuerda a una configuración o una condición.
Tareas: realizan las actividades del proceso y pueden ser tareas humanas o
tareas de servicio.
Subprocesos: son conjuntos de objetos que funcionan como una unidad
independiente pero están integrados a un proceso.
Tabla 2 Tabla de objetos tipo compuertas BPMN 2.0
Símbolo Función
Recibe el flujo del proceso y crea varias salidas siendo todas válidas. Cada salida genera un flujo en paralelo.
Recibe el flujo del proceso y genera una salida de acuerdo a una condición. Las condiciones son evaluadas en el orden que se han configurado.
Recibe el flujo del proceso y genera varias salidas de acuerdo a una o varias condiciones. Las condiciones validas crean flujos en paralelo.
Fuente: BizAgi (2015)
CAPITULO II MARCO TEORICO
37
Tabla 3 Tabla de objetos tipo eventos BPMN 2.0
Símbolo Función
Inicio
Inicia el proceso al recibirse un mensaje previamente especificado en los atributos del objeto o por una tarea de servicio de inicio de proceso.
Inicia el proceso luego de cumplirse el tiempo especificado en el parámetro del objeto.
Intermedios
Detiene el flujo del proceso hasta que se cumpla el tiempo estipulado en el parámetro del objeto.
Detiene el flujo del proceso hasta que sea recibido un mensaje específico o una tarea de servicio de activación de mensaje.
Es un hipervínculo hacia o desde otro enlace, el cual envía o recibe el flujo del proceso.
Finalización
Indica el fin del flujo del proceso o de un subproceso.
Indica el fin del flujo del proceso y la terminación o cancelación de todos los objetos dentro de su entorno.
Fuente: BizAgi (2015)
CAPITULO II MARCO TEORICO
38
Tabla 4 Tabla de objetos tipo tareas BPMN 2.0
Símbolo Función
Es una tarea ejecutada por un usuario del sistema.
Es una tarea realizada por el sistema y es ejecutada como un servicio interno del proceso.
Fuente: BizAgi (2015)
Tabla 5 Tabla de objetos tipo subprocesos BPMN 2.0
Símbolo Función
Es un conjunto de tareas, otros subprocesos, eventos y compuertas que conforman una unidad independiente dentro del proceso.
Fuente: BizAgi (2015)
Herramientas tecnológicas para BPM
Bussiness Process Management Suite (BPMS) es el nombre del conjunto de
módulos, componentes e infraestructura de apoyo integrados para realizar todas las
funciones de la tecnología BPM, es decir, es el conjunto de utilidades de software para
definir, modelar, implementar y mejorar procesos de negocio (Garimella, K., Lees, M. y
Williams, B., 2008). Entre los principales beneficios aportados por una herramienta de BPM
destacan:
Proporciona una interfaz de trabajo al usuario mediante un portal de tareas.
Facilita la orquestación o control de tareas humanas y de sistema de un
proceso.
Asegura la consistencia en las tareas rutinarias de una organización.
CAPITULO II MARCO TEORICO
39
Permite la adaptación por parte de la organización ante las necesidades del
mercado y el manejo de excepciones de manera ágil a través del
replanteamiento de las reglas de negocio y/o los procesos.
Ayuda a identificar las oportunidades de mejoras y verificar el cumplimiento
de las políticas de la organización.
Permite la reasignación de actividades o la modificación de un proceso
iniciado adaptando las reglas de negocio en tiempo real.
A continuación, se evalúan distintas herramientas de BPM consideradas para cumplir
con los objetivos propuestos en este trabajo:
Bonita BPM Suite
Bonita BPM es una suite de código abierto (Open Source) para BPM y realización de
Workflows, creada por la empresa BonitaSoft. Esta herramienta destaca por su facilidad de
uso gracias al diseño intuitivo de los diferentes elementos que lo componen y por el bajo
coste de su implantación al ser, principalmente, un software de código abierto (Bonitasoft,
2016).
Características
o Modelado de procesos
Bonita BPM permite un modelado de procesos de negocio con BPMN:
Modelado de procesos con BPMN 2.0 utilizando un modelador gráfico de
fácil uso.
Asignación y mapeo de actores de una organización para el enrutamiento de
tareas.
Modelado colaborativo usando el repositorio compartido para modelos de
procesos.
o Conexión y personalización
Integración simplificada con sistemas externos:
Conexión con casi cualquier sistema empresarial tales como CRMs, ECMs,
ERPs y bases de datos.
CAPITULO II MARCO TEORICO
40
Creación de conectores propios con herramientas extensibles.
Fácil integración con APIs REST/Java
Sincronización automática de la organización para la gestión eficiente de
usuarios.
o Construcción de aplicaciones de negocio atractivas
Permite transformar procesos en aplicaciones de negocio personalizadas y atractivas:
Diseño de interfaces de usuario que funcionan en cualquier dispositivo móvil.
Despliegue de procesos sobre un poderoso y robusto motor de ejecución.
Integración y despliegue continuo de procesos.
Realización de tareas de usuario desde el portal Bonita BPM web y móvil.
Creación de aplicaciones de usuario final completamente personalizadas.
o Fácil adaptación
Bonita BPM permite tanto construir aplicaciones de forma rápida como actualizarlas
fácilmente:
Aplicación de cambios en tiempo real sin interrupciones.
Creación de tareas “ad-hoc” para mejorar la flexibilidad de los procesos.
Manipulación de errores al instante permitiendo repararlos y reiniciar o saltar
actividades fallidas.
o Escalabilidad conforme a la empresa
Bonita BPM se asegura de que el negocio pueda escalar y funcionar sin problemas
con el mayor tiempo de actividad y mínima interrupción:
Monitoreo constante mediante cuadros de mando incorporados y
visualización de gráficos.
Alta disponibilidad de la plataforma BPM a través de clustering.
Servicio a múltiples e independientes organizaciones, aisladas de una
plataforma compatible con múltiples usuarios.
CAPITULO II MARCO TEORICO
41
Componentes
La suite de Bonita BPM se compone de varios módulos:
o Bonita Execution Engine: es el motor de BPM encargado de la conexión
de los procesos que existen en el sistema así como el despliegue y ejecución
de los procesos. El módulo de Bonita Studio está conectado directamente a
este otro modulo para funcionar.
o Bonita Studio: es la aplicación grafica para el diseño de los procesos de
BPM mediante el estándar BPMN, sobre un área de diseño de forma muy
intuitiva basada en “drag & drop” y posteriormente su configuración mediante
una o varias pestañas propias del elemento.
o Bonita Form Builder: es la aplicación encargada de mostrar los formularios
a los usuarios. Este módulo se ocupa especialmente de aquellos procesos
que requieren una entrada de datos por parte del usuario implicado.
o Bonita User Experience: este se ocupa de la gestión de todo lo relacionado
con el despliegue de los procesos BPM. Su uso resulta muy intuitivo gracias
a su semejanza con una aplicación de gestión de correos.
Oracle BPM Suite
La empresa Oracle, proveedora de software para Planificación de Recursos
Empresariales ofrece una Suite de BPM, la cual es un entorno integrado para el desarrollo,
administración y el uso de aplicación de negocio enfocados en los procesos de negocio
(Oracle Help Center, 2016).
Características
Oracle BPM Suite cuenta con las siguientes capacidades:
Disponibilidad para crear modelado de procesos basados en estándares con
aplicaciones amigables al usuario. Permite la colaboración entre desarrolladores y
analistas de procesos. Oracle BPM mantiene soporte con BPMN 2.0 y BPEL para
el modelado y monitoreo de ejecuciones.
Disponibilidad de personalización de procesos de negocio y Reglas de Negocio
Oracle (Oracle Business Rules) por parte de analistas y propietarios de procesos.
CAPITULO II MARCO TEORICO
42
Proporciona una aplicación basada en web para la creación de procesos de negocio,
edición de Reglas de Negocio Oracle y personalización de tareas mediante
componentes predefinidos.
Permite el trabajo colaborativo gracias a la integración Oracle Process Spaces el
cual conduce hacia la productividad e innovación.
Unifica diferentes etapas del ciclo de vida en el desarrollo de aplicaciones a través
del direccionamiento end-to-end de requisitos para el desarrollo de aplicaciones
basadas en procesos.
Componentes
Algunos componentes de Oracle BPM Suite son:
Oracle BPM Studio: provee un entorno amigable al usuario para la creación de
modelos de procesos de negocio y ejecución de simulaciones. Soporta BPMN 2.0.
Oracle Business Process Composer: es una aplicación basada en web que
permite la colaboración entre usuarios de negocio y desarrolladores y diseñadores
de procesos.
Oracle BPM Engine: ofrece un entorno de tiempo de ejecución para la ejecución
de procesos.
Oracle Enterprise Manager: es una aplicación basada en web que permite a
administradores de sistema controlar y gestionar la ejecución de aplicaciones. Así
mismo, los administradores de negocio pueden configurar y gestionar aplicaciones
de negocio e instancias de proceso.
Intalio | bpms
Intalio es una compañía de plataforma de procesos de negocio de código abierto, la
cual ofrece una amplia plataforma de ámbito empresarial para diseñar, desplegar y
gestionar procesos de negocio complejos. Intalio | bpms, siendo la herramienta BPM de
dicha compañía, cuenta con un diseñador visual intuitivo y potente, y un confiable servidor
de alto rendimiento para ejecución de procesos. Además, incluye capacidades de nivel
empresarial tales como actividades de negocio y métricas de monitoreo, reglas de negocio
y gestión de decisiones, gestión de documentos, soporte de movilidad y herramientas de
integración de sistemas (Intalio, 2016).
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Características
Entre las características más relevantes de Intalio | bpms se encuentran:
Fácil y rápido modelado de procesos, mediante la asignación dinámica de tareas
basado en las reglas de negocio, almacenamiento centralizado de procesos para
fácil acceso y múltiples formas para el rápido diseño de procesos a través de una
paleta de contexto.
Desarrollo ágil gracias al soporte de XML y archivos adjuntos, conectores a base de
datos pre-configurados y mapeo de datos de forma gráfica.
Monitoreo del negocio y procesos utilizando la herramienta de reporte BIRT u otra
disponible para su elección y gestionando el ciclo de vida de los procesos desde la
consola de administración o a través de APIs.
Modelamiento de las reglas de negocio mediante un intuitivo editor gráfico incluido
en cada proceso de negocio.
Componentes
Intalio | bpms cuenta con los siguientes módulos o componentes:
Diseñador: es un modelador de procesos grafico compatible con BPMN 2.0
permitiendo el diseño de formularios web del tipo 2.0 utilizando un editor drag-and-
drop.
Servidor: permite manipular cualquier volumen de datos y niveles de complejidad.
Admite el escalamiento gracias a la ejecución en un cluster, partiendo de un
apropiado balanceo de cargas. Además garantiza que fallos a nivel de hardware no
afecten al negocio.
Monitor de actividades de negocio (BAM): reportador en tiempo real enfocado en
los aspectos funcionales del proceso el cual muestra las estadísticas desde un
tablero gráfico.
Motor de reglas de negocio: permite la creación de reglas complejas usando
múltiples variables de entrada que determinan distintas salidas, las cuales pueden
ser interpretadas para el enrutamiento hacia distintos procesos.
CAPITULO II MARCO TEORICO
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En la tabla 6 se muestra una comparación entre las tres herramientas estudiadas
anteriormente:
Tabla 6 Comparación entre Bonita BPM, Intalio y Oracle BPM
BONITA BPM INTALIO | bpms ORACLE BPM
Versión BPMN 2.0 2.0 2.0
Plataformas Windows, Linux,
Mac
Windows, Linux Windows, Linux
Licencia GPLv2 Licencia Apache
v2.0/Privada
Privada
Tipo Workflow Workflow Workflow
Generador UI Xforms, Web Web Web
Simulación Usando Bonita Studio
Usando Intalio Server
Usando Oracle BPM Studio
Tecnología base Java Java Java
Studio Si Si Si
Motor de ejecución Si Si Si
API Si Si Si
Monitor de actividades
Si Si Si
Reglas de negocio Si Si Si
Luego de haber estudiado las tres herramientas antes expuestas, se decidió que la
suite Bonita BPM se adecua mejor para el desarrollo del Sistema de Gestión de Pasantías,
principalmente por ser una herramienta de código abierto y por disponer, a partir de su
versión 7, con importantes características en cuanto al despliegue de aplicaciones web
basados en procesos.
En los siguientes apartados, se presentan conceptos y definiciones fundamentales en
el ámbito de tecnologías Internet y se describen algunas herramientas tecnológicas
involucradas en el desarrollo y funcionamiento de aplicaciones Web, utilizadas en el actual
Sistema de Gestión de Pasantías (SIGEPAS) e implicadas en la suite de BPM escogida.
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Aplicaciones Web
Una aplicación web es un conjunto de herramientas utilizadas por el usuario que
interactúan entre sí y con diversos recursos en un servidor web a través de una red de
Internet o Intranet desde un navegador web. Esta tecnología también abarca la
manipulación de bases de datos para la realización de consultas y registros de información.
Una aplicación Web contiene páginas con contenido sin determinar, parcialmente o en su
totalidad. El contenido final de una página se determina sólo cuando el usuario solicita una
página del servidor Web. Dado que el contenido final de la página varía de una petición a
otra en función de las acciones del visitante, este tipo de página se denomina página
dinámica. (Adobe Dreamweaver, 2015)
En la actualidad, las aplicaciones web mantienen gran ventaja por su simplicidad a
nivel de mantenimiento y actualización, ya que al ser ejecutadas desde la Internet no
requieren ser distribuidas e instaladas en cada una de las estaciones de trabajo de sus
usuarios. En este sentido, estas aplicaciones no presentan incompatibilidades con el
Sistema Operativo porque son manejadas por el navegador, no ocupan espacio sobre el
disco duro y consumen pocos recursos de hardware gracias a que las tareas son
procesadas por un servidor. En el ámbito de aplicaciones web tienen principal importancia
dos componentes: clientes y servidores, donde el cliente es el encargado de iniciar
comunicación con el servidor mediante una red con el objetivo de solicitar recursos mientras
que el servidor se ocupa de atender dichas solicitudes para responder con el recurso o la
información requerida.
Arquitectura Cliente / Servidor
Las comunicaciones TCP/IP se rigen, básicamente, por la arquitectura cliente /
servidor, el cual es un modelo que provee usabilidad, flexibilidad, interoperabilidad y
escalabilidad en las comunicaciones. Esta arquitectura, tal como se muestra en la figura 21,
se compone de un cliente que envía un mensaje solicitando un determinado servicio o
recurso al servidor (realiza una petición), y este envía uno o varios mensajes con la
respuesta (provee el servicio o recurso), de este modo se satisface la obtención de
información por parte del cliente desde cualquier lugar donde este se ubique.
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Figura 21 Arquitectura Cliente – Servidor. Fuente: Tanenbaum (2002)
En el intercambio de información entre el cliente y el servidor que provee la
arquitectura cliente / servidor, destacan las siguientes ventajas:
Centralización del control: los accesos, recursos y la integridad de los datos son
controlados por el servidor de forma que un programa cliente defectuoso o no
autorizado no pueda dañar el sistema.
Escalabilidad: se puede aumentar la capacidad de clientes y servidores por
separado. Cualquier elemento puede ser aumentado (o mejorado) en cualquier
momento, o se pueden añadir nuevos nodos a la red (clientes y/o servidores).
Fácil mantenimiento: al estar distribuidas las funciones y responsabilidades entre
varios ordenadores independientes, es posible reemplazar, reparar, actualizar, o
incluso trasladar un servidor, mientras que sus clientes no se verán afectados por
ese cambio (o se afectarán mínimamente).
Patrón de diseño Modelo-Vista-Controlador
MVC es un patrón de diseño que considera dividir una aplicación en tres módulos
claramente identificables y con funcionalidad bien definida: El modelo, las Vistas y el
Controlador (Bascon, 2004), como se observa en la figura 22. Estos tres módulos o capas
en los que se estructura la aplicación se definen como:
1. Modelo: es el conjunto de clases que representan la información del mundo real
que el sistema debe procesar, sin tomar en cuenta la forma en la que dicha
información será mostrada ni los mecanismos que proveen estos datos al modelo,
CAPITULO II MARCO TEORICO
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es decir, sin tener relación con otra entidad dentro de la aplicación. El modelo
desconoce la existencia de las vistas y del controlador.
2. Vistas: son el conjunto de clases encargadas de mostrar al usuario la información
contenida en el modelo. Una o más vistas se asocian a un modelo, permitiendo,
por ejemplo, tener una vista mostrando la hora del sistema mediante un reloj
analógico y otra vista mostrando la misma hora como un reloj digital. Una vista
obtiene del modelo solo la información que necesita desplegar y se actualiza cada
vez que el modelo del dominio cambia por medio de notificaciones generadas por
el modelo de la aplicación.
3. Controlador: es un objeto encargado de dirigir el flujo del control de la aplicación
en consecuencia a mensajes externos, como datos introducidos por el usuario o
selecciones sobre el menú de opciones. A partir de estos mensajes, el controlador
se encarga de modificar el modelo o de abrir y cerrar vistas. El controlador tiene
acceso al modelo y las vistas, sin embargo, las vistas y el modelo no conocen la
existencia del controlador.
Figura 22 Modelo MVC. Fuente: miblogtecnico.wordpress.com/tag/asp-net-mvc-2
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Framework
En el ámbito de desarrollo de software, un framework o “marco de trabajo” es una
estructura conceptual y tecnológica para el desarrollo y/o implementación de una aplicación,
generalmente con artefactos o módulos que sirven como base para la organización y
desarrollo del software. Por lo general, incluyen soporte de programas, bibliotecas y un
lenguaje interpretado con el objetivo de facilitar el desarrollo y unificar los diferentes
componentes de un proyecto.
Entre las ventajas del uso de un framework podrían resaltar:
El programador no necesita plantearse una estructura global de la aplicación, sino
que el framework le proporciona un esqueleto que hay que “rellenar”.
Facilita la colaboración. Cualquiera que haya tenido que analizar el código fuente
de otro programador (o incluso con el propio, pasado algún tiempo) sabrá lo difícil
que es entenderlo y modificarlo; por tanto, todo lo que sea definir y estandarizar va
a ahorrar tiempo y trabajo a los desarrollos colaborativos.
Es más fácil encontrar herramientas (utilidades, librerías) adaptadas al framework
concreto para facilitar el desarrollo.
Facilita tanto el desarrollo como el mantenimiento de la aplicación.
Herramientas tecnológicas para el desarrollo de aplicaciones web
Cliente Web
El cliente web, también conocido como navegador, es el encargado de manejar todas
las funciones relacionadas a la manipulación y despliegue de datos, así como también,
permite al usuario formular los requerimientos y pasarlos al servidor, este proceso se
conoce como front-end. Entre las funciones que desempeña el cliente web, se encuentran:
Administrar la interfaz de usuario.
Interactuar con el usuario.
Procesar la lógica de la aplicación y hacer validaciones locales.
Generar requerimientos de bases de datos.
Recibir resultados del servidor.
Formatear resultados.
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Capa de Presentación y tecnologías de lado del cliente
Lenguaje de Marcado de Hipertexto (HTML)
El Lenguaje de Marcado de Hipertexto, es el lenguaje utilizado normalmente en la
WWW (World Wide Web) como estándar para la elaboración de documentos, definiendo
una estructura básica y un código para la definición del contenido como página web. Este
lenguaje está compuesto por etiquetas definidas a través de corchetes o paréntesis
angulares “<” y “>”.
HTML además de establecer enlaces entre diferentes documentos, describe el
contenido del documento referente a la presentación e interacción con el usuario, siendo el
navegador el responsable de mostrar la información de forma coherente.
La última versión publicada de HTML es la versión 5, conocida como HTML5, la cual
plantea una estructuración propia en la elaboración de documentos así como también se
agregan nuevas herramientas a través de APIs que permiten funcionalidades de
Drag&Drop, Geolocalización, trabajo en modo Off-Line, entre otros.
Hoja de Estilo en Cascada (CSS)
La Hoja de Estilo en Cascada o CSS por sus siglas en inglés (Cascade Style Sheet),
es un lenguaje para definir y crear la presentación de documentos estructurados en HTML
y XML, así como también XHTML.
Este lenguaje surge con el objetivo de separar la estructura de un documento de su
presentación, pudiéndose definir la información de estilo o código CSS en un documento
separado o en el mismo documento HTML, para este último existen dos casos, el primero
consiste en definir los estilos en la cabecera del documento mientras que en el segundo,
se define en cada etiqueta partículas mediante el atributo “style”.
Actualmente se encuentra la versión CSS 3.0 en la cual consiste en la incorporación
de nuevos mecanismos para mantener un mayor control sobre el estilo con el que se
muestran los elementos de las páginas, sin tener que recurrir a trucos o parches, que a
menudo complican el código de la web.
CAPITULO II MARCO TEORICO
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JavaScript
JavaScript es un lenguaje de programación interpretado, es decir, es un lenguaje de
programación donde sus instrucciones son ejecutadas directamente, sin previa compilación
del programa a instrucciones en lenguaje máquina.
Este lenguaje es usado principalmente del lado del cliente, con el fin de implementar
mejoras en la interfaz de usuario y páginas web dinámicas, sin embargo, existe una forma
de JavaScript para el lado del servidor, así como también es usado en aplicaciones
externas, mayormente “widgets”. Entre las ventajas que provee JavaScript, destacan:
1. Ligero de carga.
2. Fácil de integrar.
3. Cientos de aplicaciones disponibles para uso.
4. Puede agregar interactividad a elementos web (menús desplegables, efectos
visuales, manipular datos).
Actualmente todos los navegadores son compatibles con JavaScript.
JQuery
Es una librería óptima de JavaScript que permite la simplificación del desarrollo del
lado del cliente de una aplicación web, en cuanto a la interacción con los documentos HTML
mediante la manipulación del árbol DOM, el manejo de eventos, desarrollo de animaciones
y la implementación de la técnica AJAX.
Bootstrap
Se trata de un framework de software libre que integra HTML, CSS y JavaScript para
diseño de sitios y aplicaciones web con características responsive1 basándose en el
concepto de “Mobile First”.
Bootstrap tiene soporte para HTML 5 y CSS 3, y es compatible con la mayoría de los
navegadores web. La información básica de compatibilidad de sitios web o aplicaciones
está disponible para todos los dispositivos y navegadores. Existe un concepto de
1 Se refiere al diseño web que proporciona adaptabilidad en la visualización de las vistas para todos los dispositivos (tabletas, teléfonos y computadoras de escritorio).
CAPITULO II MARCO TEORICO
51
compatibilidad parcial que hace disponible la información básica de un sitio web para todos
los dispositivos y navegadores. Por ejemplo, las propiedades introducidas en CSS 3 para
las esquinas redondeadas, gradientes y sombras son usadas por Bootstrap a pesar de la
falta de soporte de navegadores antiguos. Esto extiende la funcionalidad de la herramienta,
pero no es requerida para su uso.
Entre los aspectos más relevantes de Bootstrap se encuentran:
Sistema de cuadrilla y diseño sensible: Bootstrap viene con una disposición de
cuadrilla estándar de 940 píxeles de ancho. Alternativamente, el desarrollador
puede usar un diseño de ancho-variable. Para ambos casos, la herramienta tiene
cuatro variaciones para hacer uso de distintas resoluciones y tipos de dispositivos:
teléfonos móviles, formato de retrato y paisaje, tabletas y computadoras con baja
y alta resolución (pantalla ancha). Esto ajusta el ancho de las columnas
automáticamente.
La hoja de estilo CSS: Bootstrap proporciona un conjunto de hojas de estilo que
proveen definiciones básicas de estilo para todos los componentes de HTML. Esto
otorga una uniformidad al navegador y al sistema de anchura, da una apariencia
moderna para el formateo de los elementos de texto, tablas y formularios.
Componentes re-usables: en adición a los elementos regulares de HTML,
Bootstrap contiene otra interfaz de elementos comúnmente usados. Ésta incluye
botones con características avanzadas (ejemplo: grupo de botones o botones con
opción de menú desplegable, listas de navegación, etiquetas horizontales y
verticales, ruta de navegación, paginación, etc.), etiquetas, capacidades
avanzadas de miniaturas tipográficas, formatos para mensajes de alerta y barras
de progreso.
Plug-ins de JavaScript: los componentes de JavaScript para Bootstrap están
basados en la librería jQuery de JavaScript. Los plug-ins se encuentran en la
herramienta de plug-in de jQuery. Proveen elementos adicionales de interfaz de
usuario como diálogos, tooltips y carruseles. También extienden la funcionalidad
de algunos elementos de interfaz existentes, incluyendo por ejemplo una función
de auto-completar para campos de entrada (input). La versión 3.0 soporta los
siguientes plug-ins de JavaScript: Modal, Dropdown, Scrollspy, Tab, Tooltip,
Popover, Alert, Button, Collapse, Carousel y Typeahead.
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Capa Servidor y tecnologías de lado del servidor
Las tecnologías de lado del servidor se refieren a aquellos lenguajes de
programación que son reconocidas por el servidor, proporcionando la capacidad de
procesar peticiones de usuario mediante la interpretación de un script para generar páginas
HTML dinámicamente como respuestas.
Servidor HTTP
Es el proceso encargado de atender a multiples clientes que hacen petición a algún
servicio o recurso administrado por él, este proceso es conocido con el término back-end.
El servidor usa el protocolo HTTP (Hypertext Transfer Protocol) o HTTPS (Hypertext
Transfer Protocol Secure) para la transferencia de peticiones y respuestas con el cliente.
Además, maneja todas las funciones relacionadas con la lógica del negocio y los recursos
de datos.
Las funciones que lleva a cabo el proceso servidor se resumen en los siguientes
puntos:
Aceptar los requerimientos de bases de datos que hacen los clientes.
Procesar requerimientos de bases de datos.
Formatear datos para trasmitirlos a los clientes.
Procesar la lógica de la aplicación y realizar validaciones a nivel de bases de datos.
Sistema Manejador de Bases de Datos (SMBD)
El sistema manejador de bases de datos es un conjunto de programas o tecnologías
encargados de manipular la creación y los accesos a una base de datos. Está compuesto
por un lenguaje de definición de datos (DDL), un lenguaje de manipulación de datos (DML)
y de un lenguaje de consulta (SQL).
El SMBD se encarga del control de los posibles aspectos que puedan afectar una
base de datos. Proporciona una interfaz entre la base de datos física y las peticiones de
usuario, interpretando las peticiones de entrada/salida del usuario y para luego mandarlas
al sistema operativo para la transferencia de datos entre la unidad de memoria secundaria
y la memoria principal. En general, los objetivos principales de un SMBD son:
Permitir la definición de todos los datos a almacenar en la base de datos
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Proveer un mecanismo para la manipulación de los datos
Establecer controles para la seguridad de los datos
Permitir accesos concurrentes a los datos
PostgreSQL
PostgreSQL es un sistema de gestión de bases de datos objeto-relacional,
distribuido bajo licencia de software libre permisiva (BSD) de código fuente disponible
libremente, siendo, entre su tipo, el más potente y robustas del mercado.
PostgreSQL utiliza un modelo cliente/servidor y usa multiprocesos en vez de
multihilos para garantizar la estabilidad del sistema. Un fallo en uno de los procesos no
afectará el resto y el sistema continuará funcionando.
Entre las principales características de PostgreSQL, se tienen:
Es una base de datos 100% ACID
Integridad referencial
Tablespaces
Two-phase commit
Juegos de caracteres internacionales
Múltiples métodos de autentificación
Acceso encriptado vía SSL
Completa documentación
Disponible para Linux y UNIX en todas sus variantes (AIX, BSD, HP-UX, SGI IRIX,
Mac OS X, Solaris, Tru64) y Windows 32/64bit.
Funciones/procedimientos almacenados (stored procedures) en numerosos
lenguajes de programación, entre otros PL/pgSQL (similar al PL/SQL de oracle),
PL/Perl, PL/Python y PL/Tcl
APIs para programar en C/C++, Java, .Net, Perl, Python, Ruby, Tcl, ODBC, PHP,
Lisp, Scheme, Qt y muchos otros.
Por otra parte, partiendo de que es un software de código abierto, puede ser extendido
de varias maneras por los usuarios, por ejemplo añadiendo nuevos tipos de datos,
funciones, operadores, funciones agregadas, métodos indexados.
CAPITULO II MARCO TEORICO
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Oracle SMBD
El Sistema de Gestión de Base de Datos Oracle está concebido con el fin de
manipular grandes cantidades de información, además de proveer un entorno multi-
usuarios hacia dichos datos. (Gutiérrez, C., 2015). Oracle SMBD se consideran como uno
de los sistemas de bases de datos más completos en cuanto al soporte de transacciones,
estabilidad, escalabilidad y soporte multiplataforma.
Entre sus principales características destacan:
Soporte y tratamiento de una gran cantidad de datos (Gbytes)
Soporte de gran cantidad de usuarios con acceso concurrente a los datos
Seguridad de acceso a los datos, restringiendo dicho acceso según las
necesidades de cada usuario
Conectividad entre bases de datos remotas (estructura de bases de datos
distribuidas)
Compatibilidad
Oracle SMBD es de licencia privativa y sus últimas versiones han sido certificadas
para poder trabajar bajo GNU/Linux.
En la siguiente sección, se estudia la metodología de desarrollo de software
implementada para la ejecución de la solución propuesta en este Trabajo.
CAPITULO III MARCO METODOLOGICO
55
3 CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Existen numerosas propuestas metodológicas que inciden en distintas dimensiones
del proceso de desarrollo de un software, dichas propuestas abarcan desde el control del
proceso, definiendo las actividades involucradas, los artefactos que deben producirse y las
herramientas que serán utilizadas. Un método es un conjunto de herramientas, técnicas y
procesos que dan soporte para facilitar el logro u obtención de una meta. En un ámbito de
desarrollo de software, el método consiste en que hacer, a lo largo de todo el ciclo de vida
del software, para construir un producto de calidad dentro de un presupuesto y tiempo
específico. Por otro lado, el ciclo de vida o ciclo de desarrollo se refiere a la vida de un
producto de software desde su definición, pasando por su diseño, implementación,
verificación, validación, entrega y operación y mantenimiento (Gutiérrez, 2011).
Metodología de desarrollo propuesta
Se propone una metodología basada en el enfoque de Playbacks, especialmente por
su orientación hacia desarrollos de proyectos BPM, considerando además el ciclo de vida
de procesos BPM para su aplicación en la solución al problema que se plantea en el capítulo
I, como se muestra en la figura 18.
Fases de desarrollo
Análisis de requisitos y diseño: analizar de forma general el problema a
solucionar e identificar los procesos existentes actualmente para re-estructurarlos
o renovarlos acorde a los nuevos requisitos. Determinar los flujos de procesos,
actores y roles involucrados en cada proceso y las notificaciones pertinentes.
Objetivos
Investigar sobre los procesos involucrados en la gestión de pasantías de la
Escuela de Computación
Identificar los problemas y debilidades del sistema actual
Estudiar la propuesta de la Comisión de Pasantía para el nuevo Sistema de
Gestión de Pasantías
CAPITULO III MARCO METODOLOGICO
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Definir los procesos a implementar
Actividades
Definición de los distintos grupos, roles y usuarios que componen al sistema
Determinación de los subprocesos que serán implementados así como los
actores involucrados en cada uno de estos en base a los requisitos
especificados en la propuesta realizada por la Comisión de Pasantías
Productos
Esquemas de los subprocesos y sus actores
Arquitectura y modelado: construir o modelar mediante la notación BPMN 2.0
utilizando la herramienta Bonita Studio los procesos planteados en la fase de diseño
y configurar o definir los datos y las variables de entrada y salida tales como la
organización, sus actores y las variables de negocio y/o proceso.
Objetivos
Modelar los procesos identificados en la fase anterior mediante la herramienta
Bonita Studio utilizando la notación BPMN 2.0, identificando las reglas del
negocio
Actividades
Definición de las variables de negocio dentro del sistema y modelado de los
subprocesos que componen el proceso de pasantía.
Creación de los formularios involucrados en cada tarea humana de los
procesos
Productos
Subprocesos modelados en notación BPMN 2.0
Formularios diseñados mediante el modulo UI Designer proporcionado por la
herramienta Bonita Studio
Ejecución y prueba: dar inicio a los procesos modelados para obtener y probar los
resultados generados. Verificar el cumplimiento de las reglas de negocio, corregir
errores en los formularios y confirmar la transferencia y persistencia de información.
Objetivos
Ejecutar los procesos modelados
Verificar la correcta ejecución de las reglas de negocio
CAPITULO III MARCO METODOLOGICO
57
Corregir los posibles errores en los formularios que componen a cada proceso
Actividades
Compilación y despliegue mediante la herramienta Bonita Studio los procesos
para su ejecución
Evaluación de todas las tareas ejecutadas en los procesos, comparando los
resultados esperados con los obtenidos y así verificar la ejecución o corregir
los errores encontrados
Productos
Procesos desplegados en el portal Bonita BPM Portal
Resultados de la ejecución de cada proceso a ser implantado
Implantación y optimización: implantar los procesos verificados desde el entorno
de producción en la fase anterior. Atender el comportamiento y comparar los
resultados con la información de la fase de modelado para detectar oportunidades
de mejora.
Objetivos
Implantar los subprocesos que han sido confirmados en la fase anterior
Detectar oportunidades de mejora en cada uno de los procesos implantados
Actividades
Configuración del entorno de producción para la implantación de todos los
procesos que conforman al nuevo Sistema de Gestión de Pasantías
Comparación de los resultados de ejecuciones con la información descrita en
la fase de modelado en busca de posibles mejoras del sistema
Productos
Documentación del sistema o Manual de usuario.
En la figura 23 se muestra el ciclo de vida de la metodología de desarrollo propuesta:
CAPITULO III MARCO METODOLOGICO
58
Análisis de requisitos y
diseño
Arquitectura y
modelado
Playback 1
Ejecución y
pruebas
Playback 2
Implantación y
optimización
Playback 3Playback 0
Modelado BPMN 2.0
Creación de
formularios web
(Angular.js, Bonita
API Engine)
Ejecución, prueba y
corrección de
subprocesos sobre
el entorno Bonita
BPM
Configuración del servidor web.
Implantación del sistema
Optimización
Investigación y recopilación
de información.
Determinación de los
subprocesos del proceso de pasantía en base a la
propuesta de la Comisión
de Pasantías.
Figura 23 Metodología de desarrollo propuesta. Adaptado por: Isaac Herrera (2016)
4 CAPITULO IV
MARCO APLICATIVO
En este Capítulo se describe la plataforma utilizada en el desarrollo del sistema, los
requisitos para el uso del mismo y las distintas fases de desarrollo de acuerdo a la
metodología propuesta en el Capítulo III.
Proyecto
El presente TEG se basa en el desarrollo del Sistema de Gestión de Pasantías
(SIGEPAS versión 2), con el objetivo de automatizar y controlar los subprocesos
involucrados en el proceso de pasantía descritos en el Capítulo II. Dicho sistema fue
producto de una solución propuesta ante la necesidad de controlar el desarrollo del proceso
de pasantía y de orquestar la comunicación y el flujo de tareas entre los distintos actores
que participan en cada una de las tareas humanas de este proceso.
La solución se ha desarrollado utilizando la suite Bonita BPM 7.1.5 en su versión
Community, la cual provee las herramientas y componentes necesarios para satisfacer los
requerimientos de dicha solución. Así mismo, luego de haber estudiado algunos Sistemas
Manejadores de Bases de Datos, se considera el uso de PostgreSQL para la persistencia
de datos obtenidos durante las ejecuciones del proceso de pasantía a través de Bonita BPM.
Dicha decisión se debe al aprovechamiento de las capacidades técnicas que ofrece este
sistema en cuanto a su poderosa estabilidad gracias a su enfoque multiprocesos y por ser
un software distribuido bajo licencia de código fuente disponible libremente.
Plataforma utilizada en el desarrollo del sistema
El desarrollo del Sistema de Gestión de Pasantías se llevó a cabo en una computadora
con las siguientes características:
Hardware:
o Procesador Intel Core i3-M330 2.13GHz
o Memoria RAM 4 GB
o Disco Duro 500 GB
Software:
o Sistema Operativo Windows 7 Professional – 32 bits
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
60
o Sistema Operativo Linux, distribución Ubuntu 14.04 – 64 bits
o Bonita BPM Community 7.1.5
o APACHE Tomcat
o Base de datos de desarrollo H2
o Navegador Google Chrome
Requisitos mínimos de sistema
Este sistema, al estar disponible como una aplicación web, puede ser ejecutado por
cualquier dispositivo con las siguientes características:
Procesador Dual-Core
Memoria RAM 512 MB
Conexión a Internet
Navegador Web
Aplicación de la metodología de desarrollo propuesta
A continuación se documenta el desarrollo del sistema en base a las distintas fases
de desarrollo de la metodología propuesta en el Capítulo III:
Análisis de requisitos y diseño
En esta fase se busca comprender el flujo de los distintos subprocesos que conforman
el proceso de pasantías, así como los actores involucrados en cada tarea humana que
requieren dichos flujos y exponer las principales debilidades del sistema actual,
considerando así la respectivas investigaciones realizadas en este trabajo para definir la
solución propuesta.
Como se describió en el Capítulo II, los subprocesos involucrados en el proceso de
pasantía son:
o Creación y apertura de semestres para el registro de pasantes
o Formalización de pasantías
o Aprobación de las formalizaciones de pasantías
o Entrega física y carga sobre el sistema de planillas de control de pasantías y
desempeño del pasante
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
61
o Carga sobre el sistema del informe final de pasantías
o Evaluación del pasante
o Asignación de calificaciones
Entre los puntos de fallo y consideraciones no tomadas en cuenta por el proceso
actual y que la solución desarrollada debe incorporar se encuentran:
o Notificaciones y control durante el desarrollo del proceso de pasantías.
o Validación de requisitos por parte de la Comisión
o Evaluación On-line por parte de los tutores organizacionales
o Mantenibilidad del sistema y facilidad de incorporación de cambios
o Incorporación de áreas de conocimiento para gestión de las postulaciones
en las ofertas de pasantía.
Los subprocesos a ser implementados son los siguientes:
o Registro de organizaciones
o Registro de aspirantes
o Registro de ofertas de pasantía
o Realización de pasantía
o Gestión de tutores organizacionales
o Gestión de tutores académicos
o Gestión de áreas de conocimiento
o Gestión de ofertas de pasantía
o Gestión de semestres
o Generación de reportes
o Generación de constancias
Los actores que interactúan en el proceso se estructuran de la siguiente manera::
o Actores: organizaciones, estudiantes, tutores y administración.
o Roles: académico, administrador, aspirante, organización, pasante e
invitado.
o Usuarios iniciales del sistema: administrador e invitado.
Las Figuras 24, 25, 26, 27 y 28 representan los subprocesos y actores involucrados
en estos:
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
62
Estudiante
Realizar pasantía
Generacion de constancias de
pasantia
Figura 24 Actor Aspirante.
Administrador
Gestión de tutores académicos
Gestión de áreas de conocimiento
Gestión de semestres
Generación de reportes, estadisticas
y constancias de tutorias
Modificación subareas de
conocimiento
Figura 25 Actor Administrador.
Organización
Registro de ofertas de pasantía
Gestión de tutores organizacionales
Gestión de ofertas de pasantía
Figura 26 Actor Organización.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
63
Invitado
Registro de estudiantes
Registro de organizaciones
Figura 27 Actor Invitado.
Tutor académico
Generacion de constancias de
tutorias
Modificación subareas de
conocimiento
Figura 28 Actor Tutor académico.
Arquitectura y modelado
En esta fase se inicia el modelado mediante BPMN 2.0 de los subprocesos planteados
en la fase anterior utilizando la herramienta Bonita BPM Studio además de definir el Modelo
de Datos de Negocio del sistema.
Para dar inicio con el modelado de los subprocesos planteados en la fase anterior
se consideró definir previamente el Modelo de Datos de Negocio mediante la interfaz
gráfica Bonita BPM Studio. Una vez definido el Modelo de Datos y para efectos de
este TEG, se empleó la herramienta de base de datos DbVisualizer para la obtención
de las estructuras de las tablas y posteriormente se mejoró su presentación
mediante la herramienta Microsoft Visio 2013 utilizando la notación que se describe
en la Figura 29, resultando así el Modelo Relacional que se observa en la Figura 30,
el cual se almacena en una base de datos de PostgreSQL.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
64
Uno
Muchos
Uno (solamente uno)
Cero o uno
Uno o muchos
Cero o muchos
Figura 29 Notación de cardinalidad del Modelo Relacional.
Figura 30 Modelo Relacional del Modelo de Datos de Negocio.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
65
A continuación se presentan los diagramas BPMN 2.0 que modelan los distintos
flujos de trabajo de los subprocesos planteados y que componen el proceso de
pasantía propuesto por la Comisión de Pasantías. Dicho modelamiento se realizó
mediante la interfaz gráfica Bonita BPM Studio, el cual provee de un diseñador para
tal fin:
Registro de organizaciones:
Como se observa en la figura 31, un usuario en rol de Invitado inicia el proceso
Registrar organización mediante un formulario en el que debe completar la información
referente a la organización que representa. Al enviar dicho formulario, el actor Administrador
recibirá una tarea llamada Revisión del Administrador en la cual debe verificar los datos de
la nueva organización, si dicha tarea no es atendida en un tiempo determinado, recibirá
contantes notificaciones hasta el cumplimiento de la misma. Una vez verificada la
información, si es aprobada se ejecutará la tarea de sistema Registrar organización la cual
efectuará el registro de la organización sobre el Sistema y posteriormente la tarea de
sistema Enviar correo de registro exitoso que enviará un correo electrónico a la organización
con el estado de su registro. Si el registro es invalidado, se ejecutará la tarea de sistema
Enviar correo de notificación, la cual enviará un correo electrónico anunciando a la
organización que fue rechazado su registro y las observaciones o motivos de rechazo por
parte del Administrador.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
66
Figura 31 Registro de organizaciones.
Registro de estudiantes:
Un usuario en rol de Invitado puede iniciar el proceso Registrar estudiante mediante
un formulario en el cual deberá cargar el documento de Kardex donde, una vez enviado, se
ejecutará la tarea de sistema Validar estudiante mediante el Kardex la cual se encarga de
analizar dicho documento para validar que el usuario es un estudiante de la Escuela de
Computacion. Si es valido, la tarea de sistema a continuacion, Registrar usuario Estudiante,
tomara los datos pertienentes del Kardex para efectuar el registro tales como nombres y
apellidos, cédula de identidad y correo electrónico, posteriormente se ejecutará la tarea de
sistema Notificar registro exitoso la cual enviará un correo electronico al estudiante para
notificarle el estado de su registro. Si es invalido, se ejecutará la tarea de sistema Notificar
estudiante invalido que enviará un correo electronico notificando la invalidez del registro,
dicha descripcion se muestra en la figura 32.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
67
Figura 32 Registro de estudiantes.
Validación de créditos:
Como se muestra en la figura 33, un usuario con el rol de Estudiante, podrá iniciar
el proceso Validar créditos, el cual le permite validar a través de su documento de Kárdex
el cumplimiento mínimo de ochenta (80) unidades de crédito aprobadas con el fin de habilitar
el Proceso de pasantías. A partir de un formulario cargará el documento que luego será
analizado por la tarea de sistema Validar créditos, si la ejecución es exitosa, es decir, el
estudiante cumple con el mínimo de créditos, se ejecuta la tarea de sistema Asignar rol de
Aspirante la cual asignara el rol Aspirante a dicho usuario dentro del Sistema,
posteriormente se enviará al estudiante un correo electrónico de notificación del estado de
la validación, por el contrario, si no se cumple la condición, se notificará al estudiante
mediante un correo electrónico.
Figura 33 Validación de créditos.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
68
Registro de oferta de pasantía:
Un usuario con el rol de Organización puede iniciar el proceso Registrar oferta de
pasantía mediante un formulario en el que deberá especificar la información sobre la oferta
que desea publicar como título, descripción, tutor organizacional encargado, objetivos, etc.
Una vez enviado el formulario, un Administrador deberá verificar la información de la oferta
mediante la tarea Revisión del Administrador, dicha tarea posee un temporizador encargado
de validar un tiempo determinado de atención para el envío o no de notificaciones para la
tarea en espera. Si la información de la oferta es válida, se ejecutará la tarea de sistema
Enviar correo de registro exitoso la cual notificará a la organización a través de un correo
electrónico el estado del registro, si por el contrario, la información es invalida, se notificará
a la organización que debe realizar correcciones mediante la tarea Corrección de
información de la oferta, repitiéndose el flujo de revisión tal como se muestra en la figura
34.
Figura 34 Registro de oferta de pasantía.
Gestión de tutores organizacionales:
En este proceso participan dos roles de usuario: el rol de Organización, y el rol
Administrador. El usuario con el rol Organización puede iniciar el proceso a través de un
formulario desde el cual podrá realizar tres acciones:
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
69
1. eliminar un tutor organizacional del sistema,
2. actualizar o modificar la información personal del tutor organizacional y/o
3. agregar un nuevo tutor organizacional.
Para las dos primeras acciones, una vez enviado el formulario se ejecutaran dos
tareas de sistema respectivamente, la primera eliminará la información del usuario del tutor
organizacional del sistema y la segunda procederá a actualizar la información del usuario
del tutor organizacional.
Para la tercera acción, la información del nuevo tutor organizacional deberá ser
revisada por un administrador a partir de la tarea Verificar información del tutor, si la
información es válida, la tarea de sistema Agregar tutor registrará el nuevo usuario en el
sistema, mientras que si es invalida, se enviará un correo de notificación a la organización
con las observaciones o el motivo de la desaprobación como se muestra en la figura 35.
Figura 35 Gestión de tutores organizacionales.
Gestión de tutores académicos:
Como se observa en la figura 36, el proceso Gestionar tutores académicos permite
a un usuario con el rol Administrador, a partir de un formulario, eliminar, actualizar o agregar
un nuevo usuario con el rol Tutor académico. Desde dicho formulario, el administrador podrá
seleccionar un tutor académico para eliminarlo del sistema, actualizar o modificar su
información personal o bien, incluir información para un nuevo registro. Una vez enviado el
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
70
formulario, se ejecutarán respectivas tareas de sistema y posteriormente, se enviaran las
respectivas notificaciones al correo electrónico del tutor académico sobre la acción
ejecutada por el administrador, ya sea que ha sido eliminado del sistema, su información ha
sido actualizada o bien, ha sido registrado como Tutor académico.
Figura 36 Gestión de tutores académicos.
Gestión de áreas y subáreas de conocimiento:
Este proceso, que se muestra en la figura 37, corresponde al usuario Administrador,
quien a través de un formulario podrá realizar tres acciones respecto a las áreas y subáreas
de conocimiento siendo éstas, áreas de la Licenciatura en Computación que serán
asignadas tanto a tutores académicos, ofertas de pasantía y escogidas por los Aspirantes
para la posterior postulación. Las tres acciones para este proceso son: eliminar, actualizar
o modificar un área de conocimiento del Sistema, ya sea al modificar el nombre de dicha
área o aplicar cambios sobre las subáreas asociadas a ésta, y agregar una nueva área de
conocimiento con sus respectivas subáreas asociadas. Al enviar el formulario con la acción
solicitada, se ejecutarán respectivas tareas de sistema encargadas de reflejar dichas
acciones sobre el Sistema.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
71
Figura 37 Gestión de áreas y subáreas de conocimiento.
Gestión de oferta de pasantías:
Los usuarios con rol de Organización podrán iniciar el proceso Gestionar ofertas
mediante el cual podrán actualizar la información de una oferta de pasantía y archivar o
desarchivar una oferta en particular a partir de un formulario donde se listan las ofertas
publicadas por la organización que inició sesión en el Sistema.
Como se observa en la figura 38, al enviarse el formulario, existen dos tareas de
sistemas encargadas de ejecutar la acción requerida sobre el Sistema, es decir, actualizar
la información de la oferta de pasantía o bien, archivar o desarchivar la oferta seleccionada.
La acción archivar/desarchivar permite habilitar o deshabilitar la oferta de pasantía para que
esté disponible o no en la lista de ofertas disponibles al momento de las postulaciones por
parte del Aspirante.
Figura 38 Gestión de oferta de pasantías.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
72
Gestión de semestres
Este proceso pertenece a los usuarios con rol Administrador y permite realizar las
acciones eliminar, agregar y/o actualizar la información de un semestre, pudiendo además
establecer cuál es el semestre activo a través del formulario. Como se observa en la figura
39, al ser enviado el formulario, existen tres tareas de sistema que ejecutaran las acción
solicitada sobre el Sistema. La información del semestre activo sirve a otros procesos para
la construcción de Objetos de Modelo de Negocio como por ejemplo Pasantía o bien, para
la generación de algunos reportes y constancias donde se desea visualizar información del
semestre actual.
Figura 39 Gestión de semestres.
Generador de constancias del Tutor académico:
Como se muestra en la figura 40, el proceso Generar constancia es iniciado por los
usuarios con los roles Administrador o Tutor académico quienes a partir de un formulario
podrán seleccionar dos opciones: Completa, la cual genera una constancia de todas las
pasantías tutoradas por el respectivo Tutor académico o PEII, que genera una constancia
de las pasantías tutoradas en los últimos dos años. Las dos tareas de sistema posteriores
al envío del formulario, se encargan de construir el documento en formato PDF con la
información de la constancia usando la librería de Java PDFBox para luego permitir la
visualización y descarga de la misma a través de la tarea Visualizar y/o descargar
constancia.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
73
Figura 40 Generador de constancias del Tutor académico.
Generador de constancias del Pasante
El proceso Generar constancias de pasante es iniciado por los usuarios con el rol
Aspirante/Pasante, quienes a partir de un formulario podrán accionar la generación de dos
constancias: Plan de trabajo, la cual describe la información del Plan de trabajo asignado
en la pasantía actual que desempeña el pasante o Pasantía aprobada, que genera la
constancia de aprobación de la pasantía por parte del estudiante. Como se muestra en la
figura 41, una vez enviado el formulario, dos tareas de sistema se encargan de generar el
documento PDF de acuerdo a la opción seleccionada y posteriormente se muestra dicho
documento a través de la tarea Visualizar y/o descargar constancia.
Figura 41 Generador de constancias del Pasante.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
74
Cambiar contraseña de acceso
El proceso Cambio de contraseña, como se observa en la figura 42, permite a los
usuarios con los roles Tutor académico, Tutor organizacional o Estudiante, modificar la
contraseña de acceso al Sistema. El proceso es iniciado mediante un formulario en el que
deben especificar la nueva contraseña, al ser enviado se ejecutarán dos tareas de sistema,
la primera encargada de reflejar el cambio en el Sistema y la segunda enviará una
notificación al correo electrónico del usuario con la información de la acción realizada.
Figura 42 Cambiar contraseña de acceso - Tutor académico.
Envió de correo masivo:
El proceso Enviar correo masivo, como se muestra en la figura 42 permite a un
usuario con el rol Administrador, enviar correos electrónicos de manera masiva a cada grupo
de actores del Sistema, siendo estos los Aspirantes, Tutores académicos y organizacionales
y Organizaciones, dichos grupos son seleccionados desde el formulario de iniciación del
proceso así como el mensaje a ser enviado.
Figura 43 Envío de correo masivo.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
75
Gestión de documentos:
Como se observa en la figura 44 un usuario con el rol Administrador puede iniciar el
proceso Gestionar documentos mediante el cual a través de un formulario especificará un
tipo de documento a cargar o actualizar sobre el servidor. Dichos documentos son
pertinentes al proceso de pasantías como por ejemplo el formato del informe final, normativa
de pasantía, procedimiento de pasantías, entre otros.
Figura 44 Gestión de documentos.
Realizar pasantía:
El proceso Realizar pasantía, como se observa en la figura 45, constituye el más
complejo dentro de SIGEPAS ya que es el proceso mediante el cual se desarrolla la
pasantía desde que el Aspirante se postula para una oferta publicada hasta que el Tutor
académico realiza la evaluación final.
El proceso es iniciado por el aspirante a partir de un formulario con la lista de ofertas
disponibles en base a sus subáreas de interés, una vez seleccionada una oferta y enviado
el formulario, se ejecutará una tarea de sistema en la que se envía un correo electrónico al
tutor organizacional encargado de dicha oferta de pasantía notificándole la nueva
postulación.
El tutor organizacional deberá revisar la información de la nueva postulación y, en
caso de aprobarla, definir las actividades del Plan de trabajo a través de la tarea Revisar la
postulación y asignar el plan de trabajo, ésta actividad contiene un temporizador encargado
de enviar un recordatorio al tutor organizacional cada cierto tiempo hasta que la tarea sea
cumplida.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
76
Si la postulación es rechazada, se envía una notificación al aspirante informando el
rechazo o bien, si es aceptada será notificado de su aceptación y la posterior necesidad de
confirmación del plan de trabajo asignado por el tutor organizacional mediante la tarea
Validar plan de trabajo.
El aspirante es notificado para revisar el Plan de Trabajo asignado por el Tutor
Organizacional, si el aspirante nota discrepancias con lo acordado en la entrevista puede
rechazar el plan de trabajo, y se enviará una notificación vía correo electrónico al tutor
organizacional para revisión, mientras que si es aceptada, se enviará una notificación al
administrador quien deberá revisar el plan de trabajo para su aprobación y asignar el tutor
académico a la nueva pasantía mediante una lista de tutores pertenecientes a las subáreas
de conocimiento de dicha oferta a partir de la tarea Aprobar plan de trabajo y asignar tutor
académico. Ésta tarea posee un temporizador encargado de ejecutar cada cierto tiempo
una notificación al administrador hasta que la misma sea cumplida. Si el administrador no
está de acuerdo con el plan de trabajo da sus observaciones y desaprueba, con esto el flujo
será devuelto al tutor organizacional con las observaciones o razones de rechazo, donde
dicho tutor deberá corregir la información mediante la tarea Corregir actividades del plan de
trabajo, esta tarea igualmente posee un temporizador como la tarea anterior. Una vez
corregidas las actividades las tareas de validación y notificaciones se repiten nuevamente.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
77
Figura 45 Realizar pasantía.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
78
Luego de hacer la asignación del tutor académico, la tarea humana Confirmar
asignación de tutor estará en espera de la confirmación de dicha asignación por parte de la
Comisión de Pasantías donde, si es rechazada, la siguiente tarea humana Asignar otro tutor
permitirá asignar otro tutor académico a la pasantía mientras que si es confirmada una tarea
de sistema enviará una notificación vía correo electrónico al tutor asignado informándole
sobre la acción ejecutada, el tutor deberá revisar la información de la pasantía asignada
desde la tarea Revisar información de pasantía asignada, pudiendo aceptarla o rechazarla,
para ésta última, deberá especificar las razones por las que ha rechazado de modo que al
retornar el flujo al administrador, éste podrá evaluar el motivo y tomar una decisión. Ésta
tarea también posee un temporizador para el recordatorio de estado de espera de la misma
y dos posteriores tareas de sistema, una para notificar al administrador que la asignación
de la pasantía fue rechazada y otra para notificar al pasante que el plan de trabajo ha sido
aprobado y puede proceder a desarrollar la pasantía.
Una vez aprobado el plan de trabajo, las tareas Llenar control de pasantía y Cargar
informe final de pasantía estarán disponibles para el pasante mediante las cuales éste
deberá, respectivamente, ir declarando cada una de las tareas realizadas durante el
desarrollo de la pasantía y/o cargar el informe final de pasantías para la revisión por parte
del tutor académico asignado. Paralelamente, la tarea Revisión de tareas realizadas por el
pasante podrá ser hecha por el tutor organizacional para visualizar cada una de las tareas
que el pasante va declarando. Al completarse un mínimo de doscientas cuarenta (240)
horas, el tutor organizacional podrá hacer una confirmación de culminación de la pasantía
desde la misma tarea de Revisión donde a su vez deberá realizar la Evaluación de
desempeño del pasante a través de una selección de opciones que se desplegará en el
formulario actual. Una vez enviado el formulario con la evaluación del pasante, se ejecutará
una tarea de sistema notificándole al pasante que el tutor organizacional ha dado por
concluida la pasantía.
Respecto a la tarea Cargar informe final de pasantía, el estudiante cargará el
documento del informe final a partir del formulario de la respectiva tarea y, una vez enviado,
el tutor académico será notificado vía correo electrónico informándole que posee una tarea
pendiente de Evaluar pasante, ésta tarea posee un temporizador para enviar recordatorios
cada cierto tiempo hasta que sea atendida. Mediante dicha tarea el tutor académico podrá
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
79
descargar el informe del pasante, visualizar información de la pasantía, la evaluación del
desempeño, entre otras, y realizar tres acciones: aprobar al pasante, reprobarlo o solicitar
la corrección del informe. Para las dos últimas, el tutor deberá especificar las observaciones
o motivos de reprobación o las correcciones necesarias, así mismo, podrá cargar un
documento con correcciones si lo prefiere. A continuación, se ejecutaran las tareas de
sistema encargadas de notificar al pasante vía correo electrónico sobre la acción ejecutada
por el tutor, si la pasantía es aprobada, el informe final será almacenado en el servidor, si
es reprobada el proceso concluye con la notificación de reprobación y, si se solicitan
correcciones, la tarea Corregir y cargar informe final de pasantía estará habilitada para el
pasante luego de que haya sido notificado sobre el requisito de corrección.
Los formularios involucrados en cada una de las tareas humanas requeridas en los
distintos subprocesos, consisten en vistas web que contienen formularios diseñados
mediante la herramienta Bonita UI Designer, incluida en el paquete de desarrollo Bonita
BPM Community. En las figuras 46 y 47 se observa el diseño de los dos formularios
involucrados en el subproceso “Registro de organizaciones”. Ver [Anexo C] para la
visualización del diseño del resto de los formularios.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
80
Figura 46 Registro de organizaciones.
Figura 47 Revisión de registros de organizaciones.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
81
Ejecución y prueba
Esta fase comprende el despliegue sobre Bonita BPM Portal de todos los
subprocesos modelados en la fase anterior, su ejecución y posteriores pruebas funcionales,
así como también la verificación de persistencia de datos y corrección de errores en el flujo
de trabajo que pudiesen surgir durante la ejecución de cada subproceso. A continuación, se
describe la ejecución de los subprocesos más importantes del Sistema y los resultados
obtenidos, empezando con la visualización de la vista de inicio de sesión al portal de Bonita
BPM que se observa en la figura 48:
Figura 48 Vista de inicio de sesión a BonitaBPM.
Registro de organizaciones: el usuario invitado que ingresa al sistema cuenta con
el subproceso Registrar organización, el cual es iniciado por el envío del formulario
con los datos de la organización y de sus tutores organizacionales tal como se
muestra en la Figura 49. En la Figura 50 se observa el mensaje de retroalimentación
referente al envió exitoso del formulario, mientras que en la figura 51 se muestra
como el usuario Administrador recibe el flujo de trabajo para revisar los datos del
nuevo registro, donde podrá validarlo y un correo electrónico será enviado a la
organización notificándole que ya puede iniciar sesión en el sistema al igual que sus
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
82
tutores organizacionales o bien, invalidarlo, enviándose así un correo electrónico
informando que el registro no fue procesado y se incluyen las observaciones que se
hayan descrito en el campo respectivo.
Figura 49 Formulario de registro de organización.
Figura 50 Mensaje de envío exitoso de datos de la organización.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
83
Figura 51 Revisión del registro de organización.
Registro de estudiantes: otro subproceso disponible para el usuario Invitado es
Registrar estudiante, el cual inicia mediante el formulario que se muestra en la Figura
52, enviándose el teléfono y la contraseña de acceso del estudiante que desea
registrarse en el Sistema así como su kárdex que servirá a la posterior tarea de
sistema para validar que dicha información pertenece a un estudiante de la Escuela
de Computación y extraer la información del estudiante. En la Figura 53, se muestra
un mensaje de retroalimentación luego de enviar el formulario de registro.
Finalmente, el resultado de la verificación será notificado al estudiante mediante el
correo electrónico especificado en el formulario de registro.
Figura 52 Formulario de registro de estudiantes.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
84
Figura 53 Mensaje de envío exitoso de datos del aspirante.
Validación de créditos: este subproceso estará habilitado para los usuarios con el
rol de Estudiante, es decir, una vez que el estudiante este registrado en el Sistema
y desee realizar la pasantía, podrá validar el total de créditos aprobados mediante
su kárdex a través del formulario mostrado en la Figura 54, donde además deberá
especificar las áreas y subáreas de conocimiento en las que está interesado
desarrollar su trabajo de pasantía. Una vez enviado el formulario, una tarea de
sistema se encargara de verificar que dicho estudiante cumple con un mínimo de 80
créditos, asignándole, de ser exitosa, el rol Aspirante de lo contrario será notificado
mediante un correo electrónico.
Figura 54 Validación de créditos.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
85
Registro de ofertas de pasantía: las organizaciones registradas, luego de iniciar
sesión, disponen del subproceso Registrar oferta de pasantía, el cual se inicia con
el envío de un formulario con los datos de la pasantía que desean ofertar como se
muestra en la Figura 55. Una vez enviado éste formulario se muestra el mensaje de
retroalimentación que se observa en la Figura 56 para luego enviar el flujo de trabajo
al Administrador, quien se encargara de validar o no la oferta de trabajo registrada
tal como se muestra en la Figura 57. Si la oferta no es válida, el Administrador
describe las observaciones por las cuales no fue aceptada y se regresa el flujo a la
organización para la corrección de los datos tal como se muestra en la Figura 58
para luego ser revisada nuevamente por el Administrador.
Figura 55 Formulario de registro de nueva oferta.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
86
Figura 56 Retroalimentación de envió exitoso.
Figura 57 Nueva oferta de pasantía.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
87
Figura 58 Corrección de datos de oferta de pasantía.
Realización de pasantía: este subproceso es iniciado únicamente por estudiantes
registrados en el sistema con el rol de Aspirante, donde a través de una lista de
ofertas disponibles en base a las subáreas seleccionadas al momento de validar sus
créditos, podrán visualizar información detallada y postularse para dichas ofertas, tal
como se muestra en la Figura 59, adicionalmente el aspirante deberá cargar un
documento de presentación como el kárdex o el curriculum vitae.
Una vez realizada la postulación, una notificación es enviada al tutor organizacional
a cargo para que proceda a revisar los datos de la oferta solicitada y el estudiante
postulado y así confirmar o no la aceptación del aspirante como se observa en la
Figura 60, si el aspirante es aceptado se deben especificar inmediatamente las
actividades que deberá desarrollar en la pasantía previamente discutido con el
estudiante, cumpliendo con abarcar un total de 240 horas al sumar las horas de
trabajo de todas las actividades como se muestra en la Figura 61. A continuación,
como se observa en la Figura 62, el flujo del subproceso regresa al aspirante quien
debe corroborar el plan de trabajo, para lo cual, si es validado se envía la información
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
88
al administrador quien debe aprobar o no dicha postulación, tal como se muestra en
el Figura 63, de lo contrario si el aspirante no valida el plan de trabajo, el subproceso
finaliza.
Cuando la información de la postulación llega al administrador, si es aprobado se
asignara inmediatamente un tutor académico a la pasantía, si no es aprobado, se
dispone de un campo “Observaciones” para especificar la razón de su
desaprobación y así enviar el flujo a la organización quien tendrá la posibilidad de
corregir los errores y nuevamente repetir el flujo descrito. Siendo aprobada la
postulación, como se muestra en la Figura 64, el tutor académico debe ejecutar una
tarea humana donde revisa la información de la pasantía asignada para aceptarla o
rechazarla, para esto último deberá especificar un motivo de rechazo, regresando el
flujo al administrador para la asignación de un nuevo tutor académico.
Luego de que el tutor académico acepta la tutoría, se inicia formalmente el desarrollo
de las pasantías, dividiéndose el flujo del subproceso en tres caminos, dos hacia el
Pasante donde en el primero deberá declarar durante el desarrollo de la pasantía
todas las tareas ejecutadas a través del formulario que se muestra en la Figura 65 y
en el segundo, como se muestra en la Figura 68, podrá cargar su informe de
pasantías para la evaluación por parte de su Tutor académico , y el otro camino
hacia la organización para la revisión de dichas tareas por parte del tutor
organizacional encargado mediante el formulario que se observa en la Figura 66.
Una vez que el Pasante ha completado un total de 240 horas de trabajo, se habilitara
la opción para hacer revisión de las tareas y posterior evaluación del desempeño del
pasante a través del formulario desplegado como se muestra en la Figura 67.
En este punto, el tutor académico podrá, desde el formulario que se muestra en la
Figura 69, visualizar y evaluar todos los datos acerca de la pasantía, tales como las
tareas del Control de Pasantías, las actividades definidas en el Plan de Trabajo, la
evaluación del Desempeño del Pasante, los datos del pasante y el documento de
Informe Final. Si la pasantía es aprobada, como se muestra en la Figura 72, se
notifica al Pasante, la calificación es guardada en el sistema y el informe almacenado
en el servidor, si el informe final requiere de correcciones, el tutor académico podrá
especificar sus observaciones como se muestra en la Figura 70, para enviarlas al
Pasante y este procederá a realizar las correcciones pertinentes mediante el
formulario que se observa en la Figura 71, devolviendo nuevamente el flujo del
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
89
subproceso hacia el tutor académico. Finalmente, si la pasantía es reprobada, el
tutor académico deberá especificar las observaciones o motivos de reprobación,
siendo éstas notificadas al pasante a través de un correo electrónico.
Figura 59 Postulación para oferta de pasantía - Aspirante.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
90
Figura 60 Revisión de nueva postulación - Organización.
Figura 61 Validación de horas totales del Plan de Trabajo.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
91
Figura 62 Validación del Plan de Trabajo - Aspirante.
Figura 63 Aprobación del Plan de Trabajo y asignación de Tutor Académico - Administrador.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
92
Figura 64 Revisión de asignación de pasantía (aceptada) - Tutor académico.
Figura 65 Declaración de Control de Pasantias - Pasante.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
93
Figura 66 Revisión del Control de Pasantías.
Figura 67 Evaluación de desempeño.
Figura 68 Carga del Informe Final de Pasantía - Pasante.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
94
Figura 69 Reprobación de la pasantía - Tutor Académico.
Figura 70 Solicitud de correcciones del informe final.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
95
Figura 71 Corrección del Informe Final - Pasante.
Figura 72 Aprobación de la pasantía - Tutor Académico.
Gestión de tutores organizacionales: las organizaciones luego de estar
registradas en el sistema, disponen del subproceso Gestionar tutores
organizacionales, mediante el cual pueden Agregar un nuevo tutor organizacional o
bien, actualizar o eliminar uno ya existente. En las Figuras 73 y 74 se observa la
vista que es desplegada por este subproceso, donde en la primera Figura se muestra
el formulario para agregar un nuevo tutor organizacional y en la segunda Figura el
formulario para actualizar los datos de un tutor o eliminar.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
96
Figura 73 Agregar nuevo tutor organizacional.
Figura 74 Actualizar o modificar datos del tutor organizacional.
Gestión de tutores académicos: este subproceso solo es ejecutado por el grupo
de Administradores del sistema, en el mismo es posible Agregar un nuevo tutor
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
97
académico o Actualizar o Eliminar uno existente. En las Figuras 75 y 76 se muestran
estas dos opciones. En la primera Figura se Agrega un nuevo tutor mientras que en
la segunda Figura se observa que el tutor agregado ha sido registrado y es posible
actualizar sus datos o eliminarlo. Una vez que un tutor académico es registrado, éste
podrá acceder al sistema a través del correo electrónico especificado y una
contraseña pre-establecida, ambos datos serán notificados vía correo electrónico.
Figura 75 Agregar tutor académico.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
98
Figura 76 Actualizar datos o eliminar tutor académico.
Gestión de áreas de conocimiento: los usuarios que pertenezcan al grupo de
administradores, podrán gestionar las áreas y subáreas de conocimiento definidas
sobre el sistema mediante el subproceso Gestionar áreas de conocimiento, el cual
ofrece dos opciones Agregar un área de conocimiento o Actualizar o Eliminar un
área o subárea existente; en las Figuras 77 y 78 se muestran estas dos opciones,
en la segunda Figura se observa como el área de conocimiento especificada en la
primera Figura fue registrada exitosamente. Es importante que el sistema mantenga
registros de áreas de conocimiento antes de ser publicado puesto que tanto las
ofertas de pasantías registradas por las organizaciones como los registros de
nuevos aspirantes requieren de esta información.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
99
Figura 77 Agregar una nueva área de conocimiento.
Figura 78 Actualizar/eliminar áreas/subáreas de conocimiento.
Gestión de ofertas de pasantía: las organizaciones luego de estar registradas en
el sistema, podrán hacer gestión de sus ofertas de pasantía, por lo que tendrán las
opciones de actualizar los datos de una oferta publicada o archivarla, tal como se
muestra en la Figuras 79. Una oferta archivada no estará disponible para ser
postulada por parte de los aspirantes, igualmente, como se observa en la Figura 80,
una oferta puede ser archivada o desarchivada en cualquier momento.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
100
Figura 79 Actualizar o archivar una oferta de pasantía.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
101
Figura 80 Oferta de pasantías archivadas.
Gestión de semestres: el subproceso Gestionar semestre estará disponible solo
para el grupo de Administradores del sistema, en este se podrán agregar o actualizar
los datos de un semestre como se observa en las Figuras 81 y 82. Es importante
que el sistema siempre tenga el registro de un semestre en estado activo, puesto
que en la ejecución del subproceso Postular para oferta de pasantía, éste parámetro
es considerado al momento de registrar una pasantía.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
102
Figura 81 Agregar nuevo semestre.
Figura 82 Actualizar o eliminar un semestre.
Cambiar contraseña de acceso: este subproceso pertenece a los actores con el
rol de Tutor académico, Tutor organizacional o Estudiante, quienes podrán cambiar
la contraseña de acceso a SIGEPAS a través del formulario que se muestra en la
Figura 83. Dicho formulario, como se observa en la Figura 84, posee una validación
a nivel de cliente para verificar que la nueva contraseña coincide en ambos campos
del formulario y así evitar perdida de información en la ejecución del subproceso.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
103
Figura 83 Cambiar/actualizar contraseña de acceso.
Figura 84 Validación de coincidencia de campos.
Modificación de subáreas de conocimiento: este subproceso, ejecutado por el
grupo de tutores académicos y/o el administrador, permite modificar la información
de un tutor académico respecto a sus subáreas de conocimiento asignadas
mediante la vista que se observa en la Figura 85. En este sentido, para evitar la
repetición de subáreas en la asignación para un mismo tutor académico, en la Figura
86 se muestra la existencia de la validación pertinente.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
104
Figura 85 Modificación de subáreas de conocimiento.
Figura 86 Validación de subáreas ya asignadas.
Generador de reportes: el subproceso Visualizar reportes, provee al grupo de
Administración ver reportes a través de la vista que se muestra en las Figura 87.
Este subproceso utiliza el API provisto por el motor de Bonita BPM para la
recuperación de data almacenada en la base de datos.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
105
Figura 87 Formulario generador/visualizador de reportes.
Generador de estadísticas: el subproceso Visualizar estadísticas permite al grupo
de Administración, como se muestra en las Figuras 88 y 89, visualizar estadísticas
en base a los criterios: aprobados, reprobados y retirados en un periodo determinado
y estadísticas relativas a una organización en específico.
Figura 88 Visualizar estadísticas por periodos de semestres.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
106
Figura 89 Visualizador de estadísticas por organización.
Generador de constancias: este subproceso permite tanto al grupo de
Administración como al rol Académico generar constancias de pasantías registradas
en SIGEPAS en dos formatos como puede observarse en la Figura 90, siendo éstas:
Completa para la descripción de todas las tutorías hasta el momento o PEII para la
descripción de pasantías tutoradas en los últimos dos años. El grupo de
Administración puede generar constancias de todos los Tutores académicos
mientras que un Tutor académico solo puede generar las constancias de sí mismo.
Figura 90 Generador de constancias del tutor académico.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
107
Generador de constancias – Pasante: este subproceso permite al rol Pasante la
generación de constancias sobre su perfil en SIGEPAS en base a dos opciones:
Constancia de pasantías aprobadas o Constancia del Plan de Trabajo. En la Figura
91 se muestra el formulario mediante el cual se generan dichas constancias.
Figura 91 Generador de constancias del Pasante.
Adicional al desarrollo del Sistema de Gestión de Pasantías sobre Bonita BPM, se
desarrolló la página Web de aterrizaje sobre el concepto de Single Page Application (SPA)
que servirá de interconexión entre el Portal del sistema BPM y los usuarios. Para dicha
página Web se implementaron las tecnologías HTML, CSS y JavaScript en autonomía a fin
de mantener la simplicidad de la misma. La dirección de acceso a ésta página Web es:
http://www.ciens.ucv.ve/sigepas
Implantación y optimización
Esta fase de desarrollo consiste en la puesta en producción del Sistema y todos los
procesos diseñados, desarrollados y debidamente probados en las fases anteriores, así
como también la monitorización de su ejecución para determinar oportunidades de
optimización. Para tal objetivo, y valiéndose de la herramienta Bonita BPM Studio, se
procedió, en primer lugar, a compilar todos los procesos en archivos con extensión .bar, los
esquemas de la Organización y del Modelo de Datos del Negocio. A continuación, se
descargó el Entorno de Producción Tomcat para la versión 7.1.5 a través de la página
Web oficial de Bonitasoft con el cual se ejecutó la implantación del sistema.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
108
Por otra parte, la Escuela de Computación de la Facultad de Ciencias proveyó de
un servidor con las siguientes características:
Hardware:
o Procesador Intel Xeon
o Memoria RAM 4 GB
o Disco Duro 1TB
Software:
o Sistema Operativo Linux, Distribución Ubuntu Server – 64 bits
Sobre dicho servidor se instaló y configuró el entorno de virtualización XEN
Hypervisor para la posterior instalación de una máquina virtual en la que se instaló y
configuró la plataforma de Bonita BPM en entorno Tomcat. Ver en anexo D los pasos de
instalación y configuración de XEN Hypervisor y la respectiva máquina virtual para Bonita
BPM. Una vez levantado el servicio de Bonita BPM se procedió a realizar el despliegue de
los siguientes archivos:
Archivos .bar de cada uno de los subprocesos de SIGEPAS compilados a partir de
Bonita Portal.
Archivo XML de la definición de la organización definida mediante Bonita Portal.
Archivo .zip contenedor del Modelo de Datos de Negocio.
Resultados de las pruebas
A continuación, en las tablas 7 y 8 se describen las pruebas funcionales ejecutadas
en dos partes, un primer conjunto de pruebas internas realizadas por el autor durante la
fase de ejecución y pruebas en la máquina local, y un segundo conjunto de pruebas
externas por parte del dueño del proceso.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
109
Pruebas internas
Tabla 7.1 Pruebas internas.
Prueba Resultados Solución
Despliegue de los subprocesos a partir del servidor Tomcat en la maquina local.
Despliegue exitoso. -
Configuración de archivos XML para la integración del SMBD PostgreSQL.
Integración exitosa. -
Despliegue del Modelo de Datos del Negocio a partir del portal Bonita BPM y verificación de la base de datos desde PgAdmin III.
Despliegue y verificación de la base de datos exitosos.
-
Evaluación de las respuestas del Engine API de Bonita BPM a partir de los formularios de usuario.
Algunas consultas al Engine API no fueron precisas o se encontraron oportunidades de mejora.
Se reevaluaron las consultas a BD definidas en el Modelo de Datos de Negocio y se diseñaron nuevas consultas personalizadas en base al requerimiento de la información en los formularios de usuario donde se detectaron las debilidades.
Ejecución de los subprocesos que conforman el proceso de pasantías.
Algunos errores de ejecución durante el envío de formularios de usuario al servidor debido a modificaciones realizadas en algunos contratos donde diferían los tipos de dato enviados y los esperados por el servidor.
Se revisaron las definiciones de datos en los formularios de usuarios para acoplarlos con los definidos en los contratos de los subprocesos y los definidos en el Modelo de Datos de Negocio.
Evaluación de los distintos reportes generados por el subproceso Visualizar reportes.
Algunos reportes no presentaban la información requerida o exacta. La presentación de algunos reportes presentaron oportunidades de mejora.
Se afinaron las consultas a BD, se diseñaron nuevas consultas personalizadas y se mejoró el procesamiento de datos mediante JavaScript en los reportes que lo requieren para mejorar su presentación.
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
110
Tabla 7.2 Pruebas internas.
Prueba Resultados Solución
Verificación de constancias generadas.
Se encontraron oportunidades de mejora respecto a la construcción de las constancias, por ejemplo, reducción de espacios, estructuración y presentación del contenido y correcciones ortográficas.
Se ajustaron los scripts desarrollados mediante Groovy para la creación de constancias en base a las mejoras requeridas.
Pruebas externas
Tabla 8.1 Pruebas externas.
Prueba Resultados Solución
Ejecución de subprocesos del rol Organización.
En el registro de ofertas de pasantía, no se admite una descripción de más de dos líneas. Ocurre un error al enviar el formulario de corrección de oferta de pasantía luego de que el registro es devuelto por parte de la Comisión de Pasantías.
Se redefinió el Datos de Negocio OfertaPasantia, asignando el tipo de dato texto a la columna descripción. Se corrigieron algunas variables no definidas adecuadamente en el contrato del subproceso.
Ejecución de subprocesos del rol Administrador.
Falta la opción de enviar correos masivos solo al grupo de tutores académicos activos. Al agregar áreas de conocimiento ocurre un error si se deja un campo vacío.
Se agregó la opción tutores académicos activos en el formulario de usuario para el envío de correo masivo y la respectiva consulta a BD. Se aplicaron condicionales mediante JavaScript para validar el cumplimiento de los campos requeridos en la creación de áreas de conocimiento.
Ejecución de subprocesos del rol Tutor académico.
Ejecución de tareas humanas y subprocesos exitosa.
-
CAPITULO IV MARCO APLICATIVO
111
Tabla 8.2 Pruebas externas.
Prueba Resultados Solución
Ejecución de subprocesos de los roles Estudiante y Aspirante.
El estudiante debe poder ver las pasantías a las que está postulado. El contador de postulaciones no se actualiza al postularse un estudiante. El estudiante debe poder actualizar sus subáreas de conocimiento de interés. El estudiante no debe postularse mas de una vez en la misma oferta de pasantía.
Se incluyó una columna en la lista de ofertas de pasantías mostrada en el formulario de usuario para la verificación de postulaciones realizadas. Se corrigió la consulta a BD para el contador de postulaciones. Se creó el subproceso Actualizar subáreas de conocimiento de interés. Se aplicó un condicional mediante JavaScript para evitar postulaciones repetidas.
Ejecución de subprocesos del rol Invitado
Ejecución de subprocesos exitosa.
-
Ejecución de subprocesos del rol Tutor organizacional
Ejecución de tareas humanas y subprocesos exitosa.
-
5 CONCLUSIONES
Con la culminación del presente Trabajo Especial de Grado, se dio por cumplido el
objetivo principal, el cual consistió en abordar la necesidad de controlar y optimizar la
ejecución del proceso de Pasantías de la Escuela de Computación de la Facultad de
Ciencias de acuerdo con la propuesta realizada por la Comisión de Pasantías, para lo cual
se utilizó la metodología de BPM mediante la plataforma Bonita BPM, a fin de aprovechar
sus beneficios para el análisis, diseño, automatización y control de los distintos flujos de
trabajo de todos los subprocesos involucrados en dicho proceso de Pasantías.
La versión anterior del Sistema de Gestión de Pasantías (SIGEPAS versión 1), se
mantuvo en funcionamiento a partir de su desarrollo en el año 2013 brindando para ese
entonces una solución exitosa ante las necesidades por parte de la Comisión de Pasantías.
Actualmente se tiene en ambiente de producción el Sistema SIGEPAS versión 2 que
solventa las debilidades de la versión anterior.
Por otra parte, se constató la gran ayuda aportada por la metodología de desarrollo
propuesta, la cual se fundamentó en el ciclo de vida BPM tomando herramientas
importantes de la metodología Playbacks, así pues el desarrollo de este sistema tuvo un
recorrido por las cuatro etapas del ciclo de BPM, siendo estas el análisis o descubrimiento
del proceso, su modelado a través de la notación BPMN, el despliegue y ejecuciones
necesarias para evaluar los resultados de cada subproceso y finalmente la implantación y
optimización de cada ejecución.
Adicionalmente, es importante resaltar el gran aporte tecnológico proporcionado por
la suite Bonita BPM para el desarrollo de este Sistema de Gestión de Pasantías, mediante
el cual se logró dar con la solución de manera precisa ya que dicha herramienta cuenta con
los módulos y componentes suficientes para automatizar cada uno de los subprocesos
descubiertos durante el análisis del proceso de pasantías. Así mismo, son de gran valor las
capacidades que posee esta suite de BPM en cuanto a conexión e integración con sistemas
de información externos, permitiendo automatizar no solo las tareas humanas involucradas
en los subprocesos sino también las tareas de sistema en las que son requeridos
CONCLUSIONES Y TRABAJOS FUTUROS
113
parámetros externos o conexiones con sistemas de mensajería para el envío de
notificaciones.
Cabe destacar, la importancia respecto a la validación del proceso de pasantía por
parte del dueño de dicho proceso como lo es la Comisión de Pasantías, ya que ésta debe
hacer regir cada una de las pasantías por la normativa de pasantías en computación y
controlar el flujo del proceso en cuanto a las aprobaciones y/o validaciones pertinentes
durante el desarrollo del mismo. Para tales fines, la solución propuesta mediante la
metodología BPM proporcionó gran ventaja y provecho ya que ésta provee un sistema de
flujo de trabajo que permite el control y la orquestación entre las distintas tareas humanas
y de sistema, dando cabida a diversas validaciones que permiten decidir de qué manera
debe proceder dicho flujo ante las distintas circunstancias o eventos ocurridos.
Así mismo, las investigaciones y estudios realizados dieron como resultado el
desarrollo exitoso de este Sistema de Gestión de Pasantías que servirá tanto a la
comunidad estudiantil y la Comisión de Pasantías de la Escuela de Computación, como a
las organizaciones interesadas en captar talentos de dicha Escuela para facilitar cada una
de las etapas involucradas en el transcurso de cada proceso de pasantía donde estos sean
actores implicados. Y, en este sentido, se ven beneficiadas igualmente las capacidades de
escalabilidad y optimización del sistema gracias a la ya mencionada metodología BPM.
Finalmente, se resalta el esfuerzo que conllevo la implementación de los subprocesos
generadores de constancias respecto a la integración de la librería de Java PDFBox con el
motor de Bonita BPM y su posterior uso a través de scripts Groovy. La correcta integración
de ésta librería fue posible gracias a la versatilidad y capacidades de escalabilidad que
posee Bonita BPM así como también los conocimientos en lenguajes de programación
adquiridos por el autor durante el estudio de pregrado que precede a este TEG.
CONCLUSIONES Y TRABAJOS FUTUROS
114
6 TRABAJOS FUTUROS
A partir de este trabajo se propone la realización de una solución de inteligencia de
negocios que permita obtener indicadores sobre las pasantías como las áreas de
conocimientos más ofertadas, las organizaciones que tienen más pasantes, los perfiles
académicos de los estudiantes por área de conocimiento, y otros análisis que puedan ser
útiles al diseño del currículo de la carrera y como apoyo a otras actividades de la Escuela
de Computación. Por otra parte, se propone la integración entre los sistemas CONEST y
SIGEPAS versión 2, con el objetivo de automatizar la calificación del pasante al final del
proceso Realizar pasantía.
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W3 Schools (2016). HTML Responsive Web Design. [Página Web en línea] Disponible en:
http://www.w3schools.com/html/html_responsive.asp [Consulta: 2016, marzo 17]
8 A N E X O S
ANEXOS
122
[ANEXO A]
[PLAN DE TRABAJO]
Datos del Pasante
Nombre y
Apellido
Nombre y Apellido del pasante.
Cédula Cédula. Opción Opción.
Teléfono Teléfono. E-mail Correo e.
Fecha de Inicio Fecha inicio. Fecha de
Culminación
Fecha culminación.
Empresa Nombre de la Empresa.
Dirección Dirección.
Tutor Organizacional
Nombre y
Apellido
Nombre y Apellido del Tutor Organizacional.
Profesión Profesión. Cargo Cargo
Teléfono Teléfono. E-mail Correo e.
Departamento Departamento.
Tutor Académico
Nombre y Apellido Nombre y Apellido del Tutor Académico.
Centro de
Investigación
Nombre del Centro de Investigación.
Teléfono Teléfono. E-mail Correo e.
Pasantía
Título Título propuesto para la pasantía.
Área de Proyecto Seleccione un área.
Resumen del
Proyecto
Ingrese resumen.
ANEXOS
123
Objetivo General
Ingrese Objetivo General
Objetivos Específicos
Objetivo 1.
Actividades Tiempo Estimado
Total horas
ANEXOS
124
_____________________________ __________________________
________________________
Firma del Tutor Organizacional Firma del Tutor Académico Firma de la Comisión
Sello de la Empresa de Pasantía
Observaciones de la comisión Fecha
ANEXOS
125
[ANEXO B]
[PROPUESTA PARA EL SISTEMA DE PASANTIA]
Comisión de Pasantias
La presente propuesta tiene como finalidad mejorar el proceso de pasantía actual,
en el cual el estudiante se puede inscribir en pasantía sin tener una oferta donde haya sido
aceptado, el plan de trabajo se genera después de inscribirse por lo que no se garantiza
que cumpla con los objetivos de lo que debe ser una práctica profesional, y la mayoría de
los aspirantes no conocen el proceso por lo que se generan múltiples consultas a la
comisión de los estudiantes que desean realizar pasantía.
Por otro lado no se lleva registro de las empresas y de las ofertas de pasantía que
esta trae.
Estudiante:
Todo estudiante que esté interesado en realizar pasantía y que cumpla los requisitos
académicos:
1- Se puede registrar en el sistema como aspirante a realizar pasantía
2- Debe ingresar el área y subárea de conocimiento donde desea realizar la pasantía
(puede ser más de una), por ejemplo las áreas pueden ser las desarrolladas en la
escuela
a. Base de datos
b. Sistemas de Información
c. Aplicaciones en Internet
d. Redes
e. Sistemas distribuidos y paralelos
f. Computación gráfica
g. Otra
3- El aspirante solicitará a la Empresa donde desee realizar la pasantía un plan de
trabajo asociado a la oferta publicada.
4- El aspirante sube un plan de trabajo para que sea aprobado por la comisión de
pasantía.
5- El aspirante puede inscribir la pasantía en el sistema Conest luego de tener
aprobado el plan de trabajo, donde se le asignará el tutor académico, donde
pasará a ser pasante.
6- Durante la pasantía el pasante llena el control de pasantía que debe ser entregado
a la comisión para su revisión.
7- Al culminar la pasantía debe cargar en el sistema el informe para su evaluación por
parte del tutor académico.
ANEXOS
126
La empresa:
Toda empresa que desee tener pasantes de la Escuela de Computación
1. Debe registrar los datos de la empresa
2. Debe registrar al tutor organizacional.
3. Puede subir ofertas de pasantía, indicando el área de conocimiento y subáreas,
por ejemplo Base de datos, subárea BD NoSQL.
4. Una vez que el estudiante contacte con la empresa, esta deberá asignarle un plan
de trabajo
5. Al culminar la pasantía la empresa firma y sella el control de pasantía, y llena la
planilla de evaluación de desempeño del pasante en línea.
La comisión de pasantía:
1. Dictará una charla al final de cada semestre a los aspirantes a pasantía para
explicar el proceso de pasantía.
2. Revisa y valida las ofertas de pasantía que publican las empresas
3. Revisa y aprueba los planes de trabajo de los estudiantes.
4. Registra a los estudiantes inscritos para el semestre
5. Asigna a los tutores académicos.
6. Notifica a los estudiantes y tutores de las fechas límites de cada etapa del proceso.
El sistema:
1. Permite el registro de los aspirantes
2. Muestra a los aspirantes las ofertas de pasantía activas, por el área o subárea de
conocimiento seleccionada.
3. Permite a la comisión, la inscripción de los aspirantes cuya inscripción fue
permitida por Conest para el semestre convirtiéndose en pasantes.
4. Lleva un control de las actividades del proceso de pasantía durante el semestre,
permitiendo enviar notificaciones en cada etapa.
5. Permite subir a los pasantes los documentos asociados con la pasantía
a. Estos podrán ser visualizados por el tutor, el pasante y el administrador
b. El plan de trabajo no puede ser modificado una vez que esté aprobado.
6. Permite la aprobación del plan de trabajo por los miembros de la comisión una vez
que el documento digitalizado asociado sea cargado al sistema.
7. Permite el registro de las empresas
8. Permite el registro del tutor organizacional.
9. Permite el uso de firmas digitalizadas a los tutores (académico y empresarial)
10. Permite al tutor académico subir observaciones y realizar la evaluación del informe
de pasantía a través del sistema.
11. Permite al tutor organizacional la evaluación del pasante en el sistema.
12. Permite a las empresas publicar ofertas de pasantía
ANEXOS
127
13. Permite llevar registro de los pasantes por empresa, por tutor, por semestre, por
área y sub área, entre otros.
14. Desactiva una oferta una vez que el pasante que la seleccionó inscriba la pasantía.
15. Permite realizar reportes de:
a. Estudiantes aprobados o reprobados por semestre
b. Estudiantes que han inscrito la misma oferta dos veces.
16. Permite generar
a. Constancia general e individual de pasantes por tutor
b. Carta de postulación
c. Plan de trabajo
ANEXOS
128
[ANEXO C]
[DISEÑO DE FORMULARIOS DE TAREAS HUMANAS]
Figura 92 Registro de estudiantes.
Figura 93 Validación de créditos.
ANEXOS
129
Figura 94 Registro de ofertas de pasantía.
Figura 95 Revisión de nueva oferta de pasantía.
ANEXOS
130
Figura 96 Corrección de oferta de pasantia.
Figura 97 Postulación para ofertas de pasantía.
ANEXOS
131
Figura 98 Revisión de postulación para oferta de pasantía.
Figura 99 Validación de plan de trabajo asignado.
ANEXOS
132
Figura 100 Aprobación del plan de trabajo y asignación de tutor académico.
Figura 101 Revisión de asignación de pasantía - Tutor académico.
ANEXOS
133
Figura 102 Declaración de tareas realizadas.
Figura 103 Revisión de tareas culminadas por el pasante.
ANEXOS
134
Figura 104 Carga del informe final de pasantías.
Figura 105 Evaluación de pasantías.
Figura 106 Corrección del informe final de pasantías.
ANEXOS
135
Figura 107 Gestión de tutores organizacionales.
ANEXOS
136
Figura 108 Gestión de tutores académicos.
Figura 109 Gestión de área y subareas de conocimiento.
ANEXOS
137
Figura 110 Gestión de ofertas de pasantía.
Figura 111 Gestión de semestres.
ANEXOS
138
Figura 112 Cambiar contraseña de acceso - Tutor académico.
Figura 113 Visualizador de reportes.
Figura 114 Visualizador de estadísticas.
ANEXOS
139
Figura 115 Generador de constancias del Pasante.
Figura 116 Generador de constancias del Tutor académico.
Figura 117 Modificación de subáreas de conocimiento.
ANEXOS
140
[ANEXO D]
[INSTALACION Y CONFIGURACION DE XEN HYPERVISOR Y BONITA BPM]
XEN HYPERVISOR
1. Instalando XEN: desde la consola de comandos o terminal se ejecutó el siguiente
comando, el cual realiza la instalación y configuración del entorno XEN y sus
dependencias:
sudo apt-get install xen-hypervisor-amd64
2. Configurando la red: se configuró la interfaz de red puente que se muestra en la
figura _ desde el directorio /etc/network/interfaces, mediante la librería bridge-utils
para la cual se ejecutó el siguiente comando de instalación desde la terminal:
sudo apt-get install bridge-utils
Figura 118 Configuración de interfaz de red puente.
3. Instalando la máquina virtual mediante PV manual: a partir de la librería lvm2, se
creó una partición de disco con un tamaño de 200GB sobre el cual se definió un
Volume Group de 128GB y un Logical Volume de 10GB. Los comandos ejecutados
desde la terminal fueron los siguientes:
sudo mkdir /mnt/vmdisks
sudo dd if=/dev/zero of=/mnt/vmdisk/bonita1 bs=1024M count=200
sudo losetup /dev/loop1 /mnt/vmdisk/bonita1
ANEXOS
141
sudo pvcreate /dev/loop1
sudo vgcreate -s 128G bonita-vg1 /dev/loop1
sudo lvcreate -L 10G -n bonita-lv1 bonita-vg1
4. Descargando las imágenes de Sistema Operativo: mediante el comando wget se
descargaron los archivos de imagen y kernel del Sistema Operativo Ubuntu Xenial
a patir del “mirror” especificado en dichos comandos. La ejecución fue la siguiente:
sudo mkdir -p /var/lib/xen/images/ubuntu-netboot
cd /var/lib/xen/images/ubuntu-netboot
sudo wget http://mirrors.coopvgg.com.ar/ubuntu/ubuntu/dists/xenial/main/
installer-amd64/current/images/netboot/xen/initrd.gz
sudo wget http://mirrors.coopvgg.com.ar/ubuntu/ubuntu/dists/xenial/main/
installer-amd64/current/images/netboot/xen/vmlinuz
5. Preparando la instalación del Sistema Operativo de la Máquina Virtual: se creó
un archivo llamado “ubuntu.cfg” en el directorio /etc/xen el cual contiene las
configuraciones y/o parámetros para la ejecución de la instalación del Sistema
Operativo de la Máquina Virtual. La figura _ muestra las configuraciones definidas
para dicho propósito.
Figura 119 Archivo de configuración para la Máquina Virtual.
6. Instalando el Sistema Operativo en la Máquina Virtual: se inició el proceso de
instalación del Sistema Operativo mediante el siguiente comando:
ANEXOS
142
sudo xl create -c /etc/xen/ubuntu.cfg
Una vez concluida la instalación, se configuró la librería pygrub como “Cargador de
arranque” mediante el siguiente comando y se comentaron las líneas mostradas
en la figura _ del archivo “ubuntu.cfg”.
sudo ln -s /usr/lib/xen-4.1/bin/pygrub /usr/bin/pygrub
Figura 120 Archivo de configuración luego de la instalación.
BONITA BPM
1. Configurando PostgreSQL: la configuración de Postgres consistió en la definición
del usuario y las bases de datos para la instalación de Bonita BPM, a continuación
se describen los comandos ejecutados para la creación del usuario propietario y las
bases de datos:
sudo -u postgres –i
createuser -P bonita_ciens
createdb -O bonita_ciens bonita_db (Base de datos de Bonita)
createdb -O bonita_ciens bonita_bdm (Base de datos del Modelo de Negocio)
Por otra parte, se modificó el archivo /etc/postgresql/9.5/main/postgresql.conf en el
cual se cambió el valor de la variable max_prepared_transactions a 100.
2. Instalando el entorno de producción Tomcat de Bonita: para efectos de este
Trabajo Especial de Grado, se descargo el paquete de producción para Tomcat
versión 7.1.5 desde la pagina oficial de Bonitasoft mediante el comando wget. Luego
se incluyó en el directorio /lib el conector de Postgres descargado mediante el
siguiente comando, asi como tambien las librerías de PDFBox, IVY y Commons.io.
sudo wget http://jdbc.postgresql.org/download/postgresql-9.3-1102.jdbc4.jar
ANEXOS
143
3. Configurado Bonita BPM para su despliegue usando PostgreSQL: ésta
configuración consiste en la modificación de varios archivos contenidos en el
paquete de producción Tomcat, en los cuales se definen los parámetros de conexión
a las bases de datos Postgres, a continuación se describen cada una de estas
modificaciones:
a. Abrir el archivo /conf/bitronix-resources.properties, comentar/eliminar los
bloques de código referentes a la configuración H2.
b. Descomentar y definir los parámetros sobre las configuraciones de
PostgreSQL. Especificar las credenciales y valores definidos para las bases
de datos en el paso 1. El primer bloque representa a la base de datos de
Bonita y el segundo representa a la base de datos del Modelo de Negocio.
c. Abrir el archivo /conf/Catalina/localhost/bonita.xml e igualmente,
comentar/eliminar las líneas de código de H2 y descomentar y definir los
atributos para la conexión a las bases de datos sobre PostgreSQL
d. Abrir el archivo /conf/server.xml y comentar/eliminar la línea de XML
perteneciente al Listener de H2.
4. Ejecutando el servicio de Tomcat: para poner en marcha el servicio del servidor
Tomcat, se ejecutó el archivo startup.sh ubicado en el directorio /bin, el cual hará el
despliegue de la plataforma que podrá ser accedida desde
http://localhost:8080/bonita.