ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

FEBRERO 4 DE 2015 LUGAR: GUARDERIA CLUB HOUSE

HORA: 7:00 p.m. Previa convocatoria escrita y por correo electrónico a los copropietarios del CONJUNTO RESIDENCIAL CAMINO DE ARRAYANES Mz. 14 P.H., para la ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS, se reunieron en las instalaciones de la GUARDERIA del Club House, con el siguiente orden del día:

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del Orden del Día

3. Elección de Presidente y secretario de la Asamblea

4. Elección de comisión verificadora del acta

5. Lectura y aprobación del Reglamento de la Asamblea.

6. Informes:

Informe Comité de Convivencia 2014

Informe de Gestión de 2014

Informe de Revisoría Fiscal a Estados Financieros 2014 7. Aprobación de Estados Financieros a diciembre 31 del 2.014. 8. Revisión y Aprobación de Presupuesto de Ingresos y Gastos del año 2015. 9. Elección del Administrador período 2.015 – 2.016 10. Elección del Consejo de Administración período 2.015 – 2.016 Elección del

Revisor Fiscal período 2.015 – 2.016 11. Elección Comité de Convivencia período 2.015 – 2.016 (3 principales, 3

suplentes) 12. Proposiciones y Varios.

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA 1. Verificación del quórum. Siendo las 7:20 de la noche, se informa que se cuenta con quórum de OCHENTA Y DOS POR CIENTO (52%) de acuerdo con relación adjunta Anexo No. 1; por lo tanto se puede deliberar y decidir.

2. Lectura y aprobación del Orden del Día. El Orden del Día se somete a

consideración y se aprueba unánimemente.

3. Elección de Presidente y secretario de la Asamblea. Postulan como Presidente al señor Juan Gonzalo Hurtado y Secretaria a Sandra V. Castillo. Esta propuesta se acepta por unanimidad.

4. Elección de comisión verificadora del acta. Se postulan los señores José Fernando Leyva, Casa 1, Marcos Valenzuela de la casa 34 y Carlos Campos de la casa 10, para verificar el contenido del acta de esta Asamblea. Quedan designados por unanimidad.

5. Lectura y aprobación del Reglamento de la Asamblea.

6. Informes: 6.1 . Informe Comité de Convivencia 2014. No se presenta informe. 6.2 . Informe de Gestión. Se había adjunto a la convocatoria de la Asamblea el

siguiente informe.

INFORME DE GESTION JUNIO A DICIEMBRE 2014

Sea esta la oportunidad para presentar agradecimientos tanto al Consejo que me eligió,

como a la comunidad, por su aceptación y colaboración en las actividades y desarrollo de

la administración. El Consejo ha trabajado mancomunadamente en la planeación y

seguimiento de las labores y actividades que requiere la copropiedad.

Inicié labores a partir de junio, momento en el cual se procedió a realizar un diagnóstico de

la copropiedad el cual fue presentado al Consejo, lo cual permitió tomar decisiones y el

desarrollo de las actividades correspondientes y necesarias para cumplir con los objetivos

propuestos respecto de la organización tanto administrativa como operativa.

En conjunto con el Consejo se trabajó en el marco de la Ley 275 de 2001 y el Reglamento

de Propiedad Horizontal. Se ha realizado el pago de las obligaciones comerciales y

tributarias.

ADMINISTRATIVA. Se digitó y procesado la contabilidad de enero a mayo/14, se organizó

el archivo que reposa en al Club House y se trasladó a la copropiedad el archivo muerto,

debidamente forrado en vinipel y marcado en cajas.

Conciliación cuenta Club House, ya que había consignaciones sin entregar y cuotas sin

pagar. La cuenta se concilió y se negociaron los intereses de mora, dejando la cuenta al

día.

Se enviaron comunicaciones con el fin de lograr los recaudos de la cartera atrasada.

Se levantó censo de residentes y propietarios.

SEGUROS DE LA COPROPIEDAD. Al recibo de la administración, se encontró que la

póliza vencía el día de la entrega, por llo que se procedió a cotizar, evaluar y contratar la

póliza de zonas comunes con CHUUB DE COLOMBIA, con vigencia de julio 18 de 2014 a

17 de julio 2015.

VIGILANCIA. Ante cada citación de reunión de seguridad de parte del Club House o

incidente que lo requiere, se han atendido estas, participando activamente y transmitiendo

en cada oportunidad la información pertinente a los propietarios y residentes.

MANTENIMIENTOS. Se contrató mantenimiento de equipo hidroneumático con

INGEFOR, no había contrato. Se cambió válvula de pie de una bomba y lavo tanque de

reserva; está pendiente el cambio de la segunda válvula de pie. El mantenimiento se

realiza mensualmente.

Cambio de llave de agua que no cerraba, de ahí el alto consumo de los meses abril, mayo

y parte de junio, cambio de ruedas de la zorra del conjunto, suministro de herramientas

básicas para los trabajos del todero, apertura de desagües para puestas de acceso que

estaban inundadas.

Revisadas las actas de consejo, se encuentra una persistente inconformidad de servicio

de jardinería. Se solicitaron cotizaciones a otros proveedores y se realizó el cambio de

proveedor.

Se han lavado pérgolas y limpiado la estructura con ACPM, de igual manera se limpiaron

todas las luminarias, numeración de las casas, puertas vehiculares, puertas de cuarto de

basuras, cuarto de bombas y cuarto eléctrico (carpintería metálica negra). Se limpiaron los

timbres de las casas.

Se lavaron y limpiaron periódicamente (cada dos meses) canales, rejas de desagüe y

cajas de inspección.

Se reparó la cámara No. 5 del circuito, que requirió el cambio del cable.

Se realizó mantenimiento a la banca de espera del jardín exterior.

Se reparó el sistema de iluminación perimetral, sustituyendo dos reflectores por LED y

cambiando el contactor que estaba dañado. El control de estas luces está ubicado en el

baño de la portería.

Se instalaron tres (3) reflectores LED que mejoraron la iluminación al interior de la

manzana. Se organizó la iluminación del jardín de ingreso y se instaló reflector LED.

Se ha podado el césped de las casas con regularidad (una vez por mes).

Se recargaron los extintores y se realizó mantenimiento a las cajas que los soportan.

Para solucionar el problema de la falta de citófono en todas las casas, se instaló la línea

telefónica en la portería y se actualizó la información, superando el problema.

Se realizó el mantenimiento del adoquín y las puertas de cuarto eléctrico, cuarto de

máquinas y cuarto de basuras; se adicionó el de las puertas de acceso y salida; y por

parte del todero, se hizo un barrido total con mortero, previa fumigación y lavado con

hidrolavadora.

EMPLEADOS. Cada mes, cumpliendo con el Régimen Laboral Colombiano, se cancelaron

los sueldos, auxilio de transporte y seguridad social correspondiente al todero.

Se entregó la dotación al todero (overol azul oscuro de dos piezas, botas con punta de

acero, guantes de PVC, carnaza, caucho y de inspección)

Se entregó la dotación al todero (overol azul oscuro de dos piezas, botas con punta de

acero, guantes de PVC, carnaza, caucho y de inspección)

ACTIVIDADES CULTURALES. En Octubre se decoró la copropiedad de acuerdo a la

ocasión y se apoyó al Club House en la logística del 31 de octubre.

En diciembre se hizo la decoración de Navidad de la manzana y elaboración del pesebre;

Día de Velitas, participación de la manzana 14, con censo de asistentes, colaboración en

la organización en la cocina de las viandas ofrecidas y logística de la celebración, se

elaboró el cronograma de Novenas, pero fue asumido por el Comité de convivencia; se

ofreció la Novena del 16 de diciembre; se organizaron 4 anchetas navideñas para los tres

guardas y el todero.

6.3. Informe de Revisoría Fiscal a Estados Financieros 2014.

7. Aprobación de Estados Financieros a diciembre 31 del 2.014.

Se someten a aprobación los Estados Financieros del 2014, con las modificaciones propuestas por la Revisoría Fiscal que consisten en: En primer lugar, trasladar al Fondo de Imprevistos, las siguientes partidas: Retención en garantía $750.000 (Crédito), Cuenta por pagar a Metálicas y Estructuras $3.480.000 (Crédito) y Anticipos $100.000 (Débito). En segundo lugar, se deben depreciar los activos que están en $1.845.200, que en este momento no está determinado a qué activos corresponde. Se debe aclarar que además del traslado contable al Fondo de Imprevistos, se trasladará el dinero a la cuenta destinada para tal fin. Si en algún momento aparece el proveedor para cobrar esta cuenta, deberá afectarse este Fondo de Imprevistos para pagar de allí dicha suma.

Con respecto a la depreciación y con el fin de no impactar de manera tan fuerte el Resultado del Ejercicio del 2014, sólo se depreciaran OCHOCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($850.000) en el 2014 y el resto se hará en el 2015. Se debe verificar a qué activos corresponde el valor de $1.845.200, contabilizado en ejercicios anteriores. Con estas modificaciones, los Estados Financieros se aprueban por unanimidad.

8. Revisión y Aprobación de Presupuesto de Ingresos y Gastos del año 2015. Se presenta el Proyecto de presupuesto que fue enviado con anterioridad a los asambleístas y que presenta un incremento en la cuota de administración del ocho punto uno por ciento (8,1%) y en la cuota del Club House un cinco punto cinco por ciento (5,5%).

Luego de una amplio debate y de discusión de los rubros que deben o no ser incrementados y del porcentaje de incremento, surgen dos posiciones: Una la de aceptar el incremento propuesto del ocho punto uno (8,1%), con el presupuesto presentado a la Asamblea y, la segunda de aprobar solo un incremento para la cuota de administración del cuatro punto sesenta y seis por ciento (4,66%) y el cinco punto cinco por ciento (5,5%) para el Club House. Se procede a votar y se aprueba la propuesta del presupuesto presentado a la Asamblea con un incremento en cuota de administración del ocho punto uno por ciento (8,1%) con una votación del CINCUENTA Y CINCO PUNTO CINCO POR CIENTO (55,5%) a favor y una votación por el aumento de solo el cuatro punto sesenta y seis por ciento (4,66%) del TREINTA Y TRES PUNTO TREINTA Y SEIS POR CIENTO (33,36%). El incremento se hace retroactivo a enero y se cobrará durante cuatro (4) meses para no impactar tan duro el bolsillo; de la misma manera, también que a partir del 2016, el incremento se haga desde enero de acuerdo al incremento del IPC. La Asamblea aprueba por unanimidad con un quórum del OCHENTA Y OCHO PUNTO NOVENTA Y UNO POR CIENTO (88,91%). El Consejo que se elija esta noche, deberá en lo posible, velar porque este presupuesto se ejecute con el mínimo de gastos que permitan llegar a mantener al cuota para el próximo año sin aumentos.

9. Elección del Administrador período 2.015 – 2.016.

La Asamblea por unanimidad con un quórum del OCHENTA Y OCHO PUNTO NOVENTA Y UNO POR CIENTO (88,91%), delega en el Consejo la potestad de elegir y remover al Administrador, de acuerdo con las necesidades de la comunidad.

10. Elección del Consejo de Administración período 2.015 – 2.016. Para conformar el Consejo de Administración de la copropiedad se proponen los

siguientes copropietarios:

El señor Darwin Ramírez recuerda que el Consejo deber ser comprometido y sólido, ya que se vienen cosas muy importantes este año, cuando está a portas de irse la constructora y existen problemas como el de la PETAR y se deben asumir muchas cosas más. Así que pide ser conscientes de esta problemática. También aclara que ser Consejero no implica ser el empleado de los vecinos y debe existir el respeto de los demás.

Se aprueba por unanimidad con un quórum del OCHENTA Y OCHO PUNTO NOVENTA Y UNO POR CIENTO (88,91%), la conformación del Consejo de Administración.

11. Elección del Revisor Fiscal período 2.015 – 2.016.

Se postula a la señora Amanda Pérez Vanegas como Revisora Fiscal y se aprueba por unanimidad con un quórum del OCHENTA Y OCHO PUNTO NOVENTA Y UNO POR CIENTO (88,91%). La señora Amanda Pérez, agradece el nombramiento, pero indica que revisado el presupuesto encuentra que el rubro asignado no alcanza a medio salario mínimo que era lo que ella había solicitado. Propone a la Asamblea considerar el aumento de sus honorarios a TRESCIENTOS TREINTA MIL PESOS ($330.000). La asamblea considera que es apropiado, por lo que determina que se disminuir el valor de la provisión del Mantenimiento de la Vía Arrayanes, en CINCUENTA Y CINCO MIL PESOS ($55.000) y trasladarlos a los honorarios de Revisoría Fiscal. Se aprueba por unanimidad con un quórum del OCHENTA Y OCHO PUNTO NOVENTA Y UNO POR CIENTO (88,91%).

12. Elección Comité de Convivencia período 2.015 – 2.016.

Se propone que el Comité de convivencia salga de los mismos miembros del Consejo, dado que el Comité en los últimos años no ha funcionado muy bien. Se acepta que de los Miembros del Consejo se extraigan los tres miembros del Comité de Convivencia y es aceptado por unanimidad con un quórum del OCHENTA Y OCHO PUNTO NOVENTA Y UNO POR CIENTO (88,91%). El comité de Convivencia, deberá trabajar en el Manual de Convivencia definitivo para la copropiedad, con el fin de ponerlo en marcha en este año.

13. Proposiciones y Varios. 13.1. Cotizar el mantenimiento de las fachadas. Esto de sebe presentar en una

Asamblea Extraordinaria. Se deberá para preparar la cotización y presentarlo en Cuota extraordinaria.

13.2. Se solicita entregar la Póliza de Zonas Comunes al señor Humberto Arias, para que revise con qué coberturas se cuenta, que pueda disminuir el valor de las pólizas individuales.

13.3. Se solicita trabajar en la educación de los niños y jóvenes para el control de la velocidad en bicicletas, respetar el sentido de la vía y el respeto de los patios y zonas privadas, tanto como de los bienes que se encuentran en dichas zonas.

Agotado el orden del día y siendo las once de la noche, se levanta la sesión.

JUAN GONZALO HURTADO SANDRA V. CASTILLO FLORIAN Presidente Secretaria. Comisión verificadora del acta. JOSE FERNANDO LEYVA MARCOS VALENZUELA

Casa No. 1 Casa No. 34 CARLOS CAMPOS Casa No. 10