departamento de tecnologías de información … patronos web.pdfdepartamento de tecnologías de...

Departamento de Tecnologías de Información

Manual de uso de vistas de Sigma-Web

Página 1 de 23

Vista – Patronos web

Tabla de contenido Inicio de sesión ......................................................................................................................................... 2

Recuperación de contraseña ..................................................................................................................... 3

Página principal ........................................................................................................................................ 6

Perfil ........................................................................................................................................................ 7

Cuenta de usuario .............................................................................................................................................7

Autorización de usuarios ..................................................................................................................................8

Menú principal ......................................................................................................................................... 9

[PM_VI33] Carga planillas patronos web ................................................................................................. 10

Navegación .................................................................................................................................................... 10

General .......................................................................................................................................................... 10

Selección de tipo de planilla .......................................................................................................................... 10

Registros a procesar ...................................................................................................................................... 11

Registros a eliminar ....................................................................................................................................... 12

Importar y aplicar planillas ............................................................................................................................ 13

[PM_VI32] Histórico planillas patronos web ............................................................................................ 17

Navegación .................................................................................................................................................... 17

General .......................................................................................................................................................... 17

Histórico de planillas ..................................................................................................................................... 17

Detalles de planilla ........................................................................................................................................ 18

Reportes ........................................................................................................................................................ 18

Machote planilla formato Txt ................................................................................................................. 20

Machote planilla formato EXCEL y CSV .................................................................................................... 20

Ver reportes guardados .......................................................................................................................... 22

Descargar nuevamente un reporte ............................................................................................................... 23

Ver reportes pendientes ................................................................................................................................ 23



Página 2 de 23

Inicio de sesión

Figura 1. Página de inicio, muestra el formulario para iniciar sesión.

1. Ingresar la identificación. Número de cédula de identidad para personas físicas y cédula jurídica para

personas jurídicas.

2. Ingresar la contraseña respectiva.

3. Hacer clic en el botón “Acceder” para iniciar sesión.

Figura 2. Indica la sección de la pantalla donde se muestran las notificaciones del sistema.



Página 3 de 23

4. En esta sección se van a mostrar todas las notificaciones del sistema, como por ejemplo un error al

ingresar la contraseña incorrectamente al iniciar sesión.

Recuperación de contraseña

Figura 3. Link para navegar a la página para cambiar la contraseña.

1. Hacer clic en “¿Olvidó su contraseña?”.

Figura 4. Formulario que permite recuperar la contraseña del usuario.



Página 4 de 23

2. Ingresar la identificación de usuario.

3. Al hacer clic en el botón “Recuperar” se va a enviar un correo electrónico, asociado al usuario ingresado,

con las instrucciones para completar el proceso de recuperación de contraseña.

4. Botón “Cancelar”, hacer clic para volver al inicio de sesión.

Figura 5. Notificación de éxito en el proceso de recuperación de contraseña de usuario.

5. Se mostrará una notificación indicando que un correo ha sido enviado.

Figura 6. Ejemplo del correo que es recibido al solicitar la recuperación de contraseña

6. Muestra el código de usuario

7. Muestra la contraseña temporal para ingresar al sistema.

8. Ingresar de nuevo a la página para iniciar sesión con la contraseña temporal, lo que nos va a mostrar un

formulario para cambiar la contraseña.



Página 5 de 23

Figura 7. Formulario que permite cambiar la contraseña de usuario tras el proceso de restauración de la misma.

9. Ingresar la nueva contraseña.

10. Ingresar de nuevo la nueva contraseña para confirmar.

11. Hacer clic en el botón “Cambiar contraseña” para guardar los cambios.

12. Notificación que nos muestra que el usuario necesita una nueva contraseña.

13. Hacer clic en “Cancelar” para volver a la página de inicio de sesión.

Figura 8. Mensaje de confirmación de cambio de contraseña.

14. Al cambiar la contraseña con éxito, se va a mostrar un mensaje de confirmación.



Página 6 de 23

Página principal

Figura 9. Distribución del encabezado de la página principal.

1. Menú principal, haga clic para abrir. Este contiene una lista de consultas a las que se puede acceder.

2. Nombre del usuario que se encuentra actualmente en sesión.

3. Notificaciones, haga clic para abrir. Despliega una lista de las notificaciones recibidas.

4. Perfil, haga clic para abrir. Muestra una opción para ver el perfil de usuario y otra para cerrar la sesión

actual.

5. Salir, clic para cerrar la sesión actual.



Página 7 de 23

Perfil

Figura 10. Pasos para acceder a la página de Perfil de usuario.

1. Hacer clic en el ícono ubicado en la esquina superior derecha.

2. En el menú desplegado, hacer clic en “Perfil” para acceder al perfil.

En esta página podemos encontrar dos secciones, Cuentas de usuario y Autorización de usuarios que se describen

a continuación.

Cuenta de usuario

Figura 11. Contenido de la pestaña Cuenta de usuario que se encuentra en el Perfil de usuario.

1. Muestra información de usuario como su código, nombre, primer y segundo apellidos, correo

electrónico, último acceso, y su estado.

2. Actualizar contraseña, hacer clic para guardar los cambios una vez se haya ingresado la información

solicitada.



Página 8 de 23

Autorización de usuarios

Figura 12. Contenido de la pestaña Autorización de usuarios que se encuentra en el perfil de usuario.

3. Lista de usuarios autorizados, que pueden ser eliminados al seleccionar uno y luego hacer clic en la

opción “Revocar”.

4. Permite autorizar usuarios, según el período de tiempo especificado en el campo “Fecha de expiración”,

para que tenga acceso a realizar las funciones del usuario activo. Una vez completada la información

solicitada, hacer clic en la opción “Guardar”.



Página 9 de 23

Menú principal

Figura 13. Distribución del Menú principal y lista de las páginas disponibles para cada usuario según su rol.

1. Lista de los roles que posee el usuario activo.

2. Filtro de búsqueda, es opcional.

3. Lista de las consultas disponibles para el rol seleccionado en la opción 1.



Página 10 de 23

[PM_VI33] Carga planillas patronos web

Navegación

Figura 14. Navegación a la pantalla Carga de planillas patronos web desde el menú principal.

General

1. “Selección de tipo de plantilla”, muestra información respectiva a la planilla del tipo seleccionado para el

usuario activo.

2. Tabla “Registros a procesar”, muestra los detalles de cada funcionario asociado a la planilla seleccionada

anteriormente.

3. Tabla “Registros a eliminar”, muestra los detalles de los registros que han sido eliminados de la planilla

seleccionada.

Selección de tipo de planilla

Figura 15. Descripción de la planilla según su tipo para el periodo en curso.

1. Filtros de búsqueda.

2. Hacer clic en el botón “Buscar” para aplicar un filtro de datos.

3. Limpia los datos ingresados en la sección de filtros.

4. La información relacionada al tipo de planilla se muestra en la sección marcada como 3 de la imagen

anterior. Si hay datos que coincidan con los filtros se mostrarán en la tabla “Registros a procesar”.

5. Guardar el comentario (opcional).



Página 11 de 23

Registros a procesar

Figura 16. Lista de registros asociados a la planilla a procesar, y los mantenimientos respectivos a los mismos (agregar,

modificar, eliminar).

6. Filtros de búsqueda, son opcionales.

7. Hacer clic en el botón Buscar o presionar la tecla “Enter” para aplicar un filtro de datos.


9. Si hay datos asociados al tipo de planilla seleccionada anteriormente y estos coinciden con los filtros, sus

registros se mostrarán en esta tabla “Registros a procesar”.

NOTA: La tabla muestra solo los primeros 50 registros, puede hacer uso de los filtros para buscar uno en específico o bien

descargar el reporte “Planilla a cargar” para ver la totalidad de registros a procesar.

10. Seleccionar un registro de esta tabla va a permitir mostrar en un formulario dicha información para que

pueda ser modificada o bien eliminar el registro.

11.

• Hacer clic en el botón “Eliminar”, para eliminar el registro seleccionado.

• Modificar los campos del formulario editables y posteriormente hacer clic en el botón “Guardar

cambios” para guardar los cambios.

• Es posible cargar la planilla de forma manual, agregando cada registro uno a uno. Para crear un

registro nuevo, hacer clic en el botón “Nuevo”, llenar los campos solicitados y posteriormente

hacer clic en el botón “Guardar” *.

NOTA: Los campos no editables del formulario se muestran con un color gris oscuro.

12. La planilla puede ser cargada de forma “automática” por medio de un archivo tal y como se describe en

la sección Importar y aplicar Planillas que se encuentra más abajo.



Página 12 de 23

Registros a eliminar

Figura 17. Lista de los registros que han sido excluidos de la planilla a procesar.


14. Hacer clic en el botón “Buscar” o presionar la tecla “Enter” para aplicar un filtro de datos.


16. Los registros eliminados de la tabla “Registros a procesar” y que coincidan con los filtros aplicados, van

a ser desplegados en esta tabla “Registros a eliminar”.

17. Al seleccionar un registro de la tabla “Registros a eliminar” se va a mostrar su información en este

formulario, para que puedan ser modificados los campos permitidos.

18. Al hacer clic en el botón “Restaurar”, el registro que se encuentra seleccionado va a agregarse

nuevamente a la tabla “Registros a procesar”.

NOTA: Los campos no editables del formulario se muestran con un color gris oscuro.



Página 13 de 23

Importar y aplicar planillas

Figura 18. Botones para navegar a la carga automática de planilla mediante archivo (2) y proceso para aplicar la planilla

cargada (3).

1. Para las planillas de tipo mutual, tal y como se muestra en la imagen anterior, se van a mostrar dos

opciones adicionales a la tabla “Registros a procesar”: Importar y Aplicar.

2. Hacer clic en el botón “Importar” va a desplegar un recuadro para hacer la carga del archivo. Ver Fig. 19

para más detalles.

3. Hacer clic en el botón “Aplicar” va a desplegar un recuadro para procesar un depósito. Ver Fig. 20 para

más detalles.



Página 14 de 23

Importar

Figura 19. Pasos para validar automáticamente una planilla mediante un archivo.

Validar

Figura 20. Pasos para cargar automáticamente una planilla mediante un archivo.



Página 15 de 23

Figura 21. Pasos para detalle de errores de carga para una planilla mediante un archivo.

4. Puede descargar unas plantillas para tener una idea general del formato interno que se requiere de los

archivos a cargar.

5. Hacer clic en el botón “Choose file” para seleccionar el archivo desde su ordenador. El archivo puede ser

de tipo Hoja de Excel (.xlsx, .xls), Archivo de valores separados por coma (.csv), o Texto plano (.txt).

6. Una vez seleccionado el archivo, hacer clic en el botón “Validar carga” que le indicará si existe algún error

de formato o estructura.

7. Hacer clic en el botón “Cancelar” para cancelar el proceso.

8. Si la validación termina de manera satisfactoria entonces puede proceder a hacer clic en el botón “Iniciar

carga” para terminar el proceso, una vez finalizado se le actualizarán los datos cargados en pantalla.

9. Haga clic para volver al paso anterior de “Importar”.

NOTA: Al final del documento se muestran ejemplos del formato que deben tener los archivos de planillas a cargar en la Fig 19.



Página 16 de 23

Aplicar depósito

Figura 22. Distribución y pasos para aplicar un depósito de una planilla junto con la carga del comprobante de pago de la

misma.

10. Muestra información sobre la planilla actual.

11. Formulario con la información requerida sobre el depósito de la planilla. IMPORTANTE confirmar el

monto según la información que se muestra en el punto anterior.

12. Hacer clic en el botón “Choose file” para seleccionar el archivo del comprobante de pago desde su

ordenador. Este archivo puede ser de cualquier tipo, pero lo ideal es que sea un PDF.

13. Una vez se ha llenado el formulario y seleccionado el archivo del comprobante, hacer clic en el botón

“Procesar” para completar el proceso.

14. Hacer clic en el botón “Cancelar” para cancelar el proceso.



Página 17 de 23

[PM_VI32] Histórico planillas patronos web

Navegación

Figura 23. Navegación a la página Histórico planillas patronos web desde el menú principal.

General

Figura 24. Distribución de la pantalla Histórico planillas patronos web.

1. Tabla “Histórico planillas”, muestra información sobre las planillas asociadas al usuario activo.

2. Tabla “Detalle”, muestra los detalles de la planilla seleccionada en la tabla “Histórico planillas”.

3. Lista de las consultas disponibles para el rol seleccionado en la opción 1.

Histórico de planillas

Figura 25. Tabla que muestra el histórico de las planillas asociadas al usuario en sesión.



Página 18 de 23



3. Si hay datos que coincidan con los filtros se mostrarán en la tabla “Histórico planillas”.


5. Permite navegar por los resultados obtenidos en la búsqueda.

Detalles de planilla

Figura 26. Detalles de la planilla seleccionada en la tabla de históricos de planilla (Fig 26).



8. Si hay datos que coincidan con los filtros se mostrarán en la tabla “Detalles”.



Reportes

Figura 27. Menú de reportes disponibles: Planilla recibida, Comprobante de pago, y Comprobante de aplicación, dada

una planilla seleccionada.



Página 19 de 23

1. Para generar un reporte es necesario primero seleccionar un registro de la tabla “Histórico planillas”.

2. Reporte de “Planilla recibida”, hacer clic para generarlo.

3. Reporte de “Comprobante de pago”, hacer clic para generarlo.

4. Reporte de “Comprobante de aplicación”, hacer clic para generarlo.

Figura 28. Opciones de descarga para un reporte seleccionado.

Hacer clic en alguno de los reportes mostrados anteriormente, va a abrir un recuadro con la opción para

generar dicho reporte en formato Pdf (5) o Excel (6).



Página 20 de 23

Machote planilla formato Txt

Figura 29. Ejemplo de formato de archivo de planillas tipo csv o txt.

Para los archivos con extensión .txt el formato a utilizar es el que se muestra en la imagen anterior, siguiendo el

siguiente orden para la información de cada registro: número de cédula, tipo de identificación, primer apellido,

segundo apellido, nombre completo.

Consideraciones:

• Toda la información va escrita en mayúscula.

• El tipo de identificación puede ser uno de los siguientes valores según corresponda:

i. Cédula de identidad -> CE

ii. Cédula de residencia -> CR

iii. No indica -> NI

iv. Pasaporte -> PA

• Todos los datos deben estar separados por coma (‘,’) y sin dejar espacio antes o después de cada

una.

• Después del nombre no se pone coma (‘,’), se agrega un cambio de línea (‘ENTER’).

• El número de cédula inicia con 0, seguido del número respectivo.

• El primer y segundo nombre de la persona debe ir separado por un espacio.

Ej: NOMBRE1 NOMBRE2

Machote planilla formato EXCEL y CSV

Figura 30. Ejemplo de formato de archivo de planillas tipo Excel.

NOTA IMPORTANTE: Tanto para la planilla en formato EXCEL como la de CSV o TXT, es necesario agregar una fila

al inicio del documento como encabezado de las columnas, o bien puede estar vacía tal y como se muestra en la

figura 30.



Página 21 de 23

Para los archivos con extensión .csv o Excel, el formato a utilizar es el que se muestra en la imagen anterior, bajo

el siguiente orden para las columnas del documento:

• Columna A: número de cédula.

• Columna B: tipo de identificación.

• Columna C: primer apellido.

• Columna D: segundo apellido.

• Columna E: nombre completo.

Consideraciones:

• Toda la información va escrita en mayúscula.

• El tipo de identificación puede ser uno de los siguientes valores según corresponda:

i. Cédula de identidad -> CE

ii. Cédula de residencia -> CR

iii. No indica -> NI

iv. Pasaporte -> PA

• El primer y segundo nombre de la persona debe ir separado por un espacio.

Ejemplo: NOMBRE1 NOMBRE2.



Página 22 de 23

Ver reportes guardados

Una vez un reporte es generado este se guarda en un historial de reportes, donde podemos consultar … y

también es posible descargarlo nuevamente.

Figura 33. Pasos para ir a la sección de reportes guardados.

Figura 31. Sección de reportes guardados.

1. Hacer clic en la pestaña “Reportes guardados” para acceder a esta sección.


3. Hacer clic en el botón Buscar o presionar la tecla “Enter” para aplicar un filtro de datos.

4. Si hay reportes que se generaron anteriormente y estos coinciden con los filtros, sus registros se

mostrarán en esta tabla “Reportes generados”.



Figura 32. Descarga de reportes guardados.



Página 23 de 23

Descargar nuevamente un reporte

7. Una vez seleccionado un reporte de la tabla “Reportes generados”, hacer clic en el botón “Descargar”.

8. El reporte va a descargarse en el navegador.

Ver reportes pendientes

Figura 33. Lista de reportes pendientes por generar.

9. En esta tabla se va a mostrar una lista de los reportes que se encuentran en estado pendiente, es decir,

se mandaron a generar, pero aún no están disponibles.

10. Al seleccionar un registro de la tabla de “Reportes pendientes”, hacer clic en el botón “Actualizar” para

ver el último estado del mismo.

departamento de tecnologías de información … patronos web.pdfdepartamento de tecnologías de...

Documents