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CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Departamento de Ingeniería Eléctrica

Sección de Computación

“SISTEMATIZACIÓN DE RUTAS DE VENTA UTILIZANDO CÓMPUTO

MÓVIL”

Tesis que presenta

Eduardo Rodríguez Flores

para obtener el grado de

Maestro en Ciencias

en la Especialidad de

Ingeniería Eléctrica

Director de la tesis: Dr. Adriano de Luca

México, D.F. Abril 2005.

i

ÍNDICE

RESUMEN

ABSTRACT

PROBLEMÁTICA

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Objetivo y Organización............................................................................... 1-3

2. JUSTIFICACIÓN Y CRITERIOS DE SELECCIÓN DE EQUIPO 2.1 Justificación ................................................................................................. 2-1 2.1.1 Descripción de las Justificaciones ............................................................... 2-1 2.2 Reseña Histórica ......................................................................................... 2-7 2.2.1 Historia del uso de las computadoras en las ventas .................................... 2-7 2.2.2 HandHelds y su evolución ........................................................................... 2-9 2.2.3 Desarrollo en nuestros días ......................................................................... 2-13 2.2.4 Historia del uso de las HandHeld en México ............................................... 2-14 2.3 Selección del equipo.................................................................................... 2-15 2.3.1 LapTops....................................................................................................... 2-18 2.3.2 LapTops de trabajo pesado ......................................................................... 2-19 2.3.3 HandHelds de uso ejecutivo ........................................................................ 2-19 2.3.4 HandHelds de uso rudo ............................................................................... 2-20 2.3.5 Equipo vestible (weareable) ........................................................................ 2-21 2.3.6 Toma de decisión para seleccionar el equipo.............................................. 2-22

3. APLICACIÓN 3.1 Empresa de estudio..................................................................................... 3-1 3.2 Justificación…………………………………………………………………………………………………………………………… .. 3-2 3.3 Operación actual ......................................................................................... 3-4 3.3.1 Personal involucrado ................................................................................... 3-5 3.3.2 Proceso de venta......................................................................................... 3-5

• Actividades de inicio de día ................................................................. 3-6 • Actividades del vendedor en ruta......................................................... 3-13 • Actividades durante la visita al cliente ................................................. 3-15 • Actividades de fin de día...................................................................... 3-23

ii

4. PROPUESTA DE SOLUCIÓN 4.1 Alcances del sistema utilizando Computo Móvil .......................................... 4-1 4.2 Propuesta de operación utilizando Cómputo Móvil...................................... 4-4

• Actividades de inicio de día ................................................................. 4-4 • Actividades del vendedor en ruta......................................................... 4-11 • Actividades durante la visita al cliente ................................................. 4-13 • Registro de cobranza........................................................................... 4-20 • Actividades de fin de día...................................................................... 4-23

4.3 Selección de Equipo .................................................................................... 4-33 4.3.1 Selección de la terminal portátil ................................................................... 4-33

• Intermec serie 700 ............................................................................... 4-36 • Symbol PDT8100 ................................................................................ 4-37

4.3.2 Selección de la impresora ........................................................................... 4-38 • Oneil 2i ................................................................................................ 4-39

4.3.3 Comunicación con el sistema administrativo ............................................... 4-40 • Conexión con terminales portátiles...................................................... 4-41

4.4 Selección de software de desarrollo ............................................................ 4-44 4.4.1 Selección del lenguaje de programación ..................................................... 4-44

• Embedded visual basic........................................................................ 4-44 • Embedded visual c++ .......................................................................... 4-44 • Java me ............................................................................................... 4-44

4.4.2 Selección del manejador de registros o del manejador de la BD................. 4-45 • Manejador de Bases de Datos............................................................. 4-45 • Manejador de Registros....................................................................... 4-45

5. CONSTRUCCIÓN DE LA APLICACIÓN 5.1 Diseño de la Aplicación ............................................................................... 5-1 5.1.1 Carga........................................................................................................... 5-1 5.1.2 Pedidos........................................................................................................ 5-10 5.1.3 Cobranza ..................................................................................................... 5-18 5.2 Puesta en marcha........................................................................................ 5-22 5.2.1 Pruebas ....................................................................................................... 5-22 5.2.2 Corrección de fallas ..................................................................................... 5-23 5.2.3 Implantación ................................................................................................ 5-23 5.3 Evaluación de la operación con el sistema móvil......................................... 5-24

6. CONCLUSIONES

iii

ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS

Figura 2.1 Ejemplos de HandHelds en los 80’s.................................................. 2-9 Figura 2.2 Telxon 701 con PCTCOS.................................................................. 2-9 Figura 2.3 Telxon PTC – 860 .............................................................................. 2-10 Figura 2.4 Equipos DOS con Symbol PDT–7500 y Symbol PDT...................... 2-11 Figura 2.5 Equipos de uso rudo con PocketPC y con PalmOs.......................... 2-13 Figura 2.6 Árbol de decisión para equipo móvil ................................................. 2-17 Figura 3.1 Actividades de Inicio de día............................................................... 3-6 Figura 3.2 Actividades del Vendedor en Ruta.................................................... 3-13 Figura 3.3 Actividades Durante la Visita al Cliente ............................................ 3-16 Figura 3.4 Actividades de Fin de Día ................................................................. 3-23 Figura 4.1 Actividades de Inicio de día............................................................... 4-4 Figura 4.2 Actividades del Vendedor en Ruta.................................................... 4-11 Figura 4.3 Actividades Durante la Visita al Cliente ............................................ 4-13 Figura 4.4 Registro de Cobranza ....................................................................... 4-20 Figura 4.5 Actividades de Fin de Día ................................................................. 4-23 Figura 4.6 Cunero de la Terminal Portátil PDT 8100 ......................................... 4-43 Figura 5.1 Diagrama de Procesos para Carga................................................... 5-2 Figura 5.2 Diagrama de Navegación de Pantallas para Carga .......................... 5-8 Figura 5.3 Diagrama de Clases Estáticas para Carga ....................................... 5-9 Figura 5.4 Diagrama de Procesos para Pedidos................................................ 5-10 Figura 5.5 Diagrama de Proceso Agregar Pedido............................................. 5-10 Figura 5.6 Diagrama de Proceso Captura de Productos.................................... 5-11 Figura 5.7 Diagrama de Navegación de Pantallas para Captura de Productos . 5-16 Figura 5.8 Diagrama de Pantallas para Productos en Movimiento .................... 5-16 Figura 5.9 Diagrama de Clases Estáticas para Pedidos .................................... 5-17 Figura 5.10 Diagrama del Proceso Cobranza ...................................................... 5-18 Figura 5.11 Diagrama de Navegación de Pantallas para Cobranza .................... 5-20 Figura 5.12 Diagrama de Clases Estáticas para Cobranza ................................. 5-21 Tabla 2.1 Lista de verificación para Selección de Equipo 2-22

RESUMEN

A últimos años, el uso de las computadoras portátiles abarca cada vez más

actividades, desde el ejecutivo que lo utiliza como agenda, libreta de anotaciones y

teléfono celular, hasta el levantador de lecturas en los medidores de electricidad y

gas de nuestras casas. El presente trabajo trata sobre el desarrollo de aplicaciones

que utilizan cómputo móvil como ayuda en las actividades de los vendedores de

mercancía a detalle, como son los de Bimbo o Sabritas. El trabajo se divide en dos

grandes bloques. En el primero se analizan los principales elementos a ser

considerados en el desarrollo de este tipo de aplicaciones, desde la tecnología

disponible hasta los criterios de negocio aplicables. En el segundo bloque se utilizan

los conceptos vistos en el primero para un caso de estudio real, el cuál es visto en

todas sus etapas a nivel de detalle, desde la justificación hasta la evaluación de los

resultados después de la implantación en las primeras rutas de venta.

ABSTRACT

In the last years, the use of portable computers covers more and more activities, from

an executive who uses them as an address book, note pad and cell phone, to the man

that records the electricity and gas consumption in the houses. The aim is the present

document is to show how the development that use portable computers helps to the

goods sellers activities in detail, as are Bimbo and Sabritas salesmen. This writing is

divided in to big blocks. The first one analyzes the principal elements to be considered

in the development of this kind of applications, from the available technology to the

applicable business criteria. The second block uses the concepts seen in the first

each real case of study, which is reviewed in detail in all its steps, from the

justification to the evaluation of the results after the first sales route implantation.

PROBLEMÁTICA

Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, el campo de la producción y

comercialización de productos, entre otros, se ha visto sometido a profundas

transformaciones con el fin de mejorar la eficiencia y con esto los costos,

considerando en esta, todos los parámetros que la caracterizan, como por ejemplo:

menor tiempo de respuesta, menos pérdidas, menores costos administrativos, etc.

La comercialización, como es fácil imaginar, tuvo que abocarse a la importante

necesidad de integrar en sus esquemas las nuevas tecnologías. Esta integración

modificó, en muchísimos casos, la forma de operar y de concebir los objetivos del

negocio, se pasó del simple hecho de vender más al de vender mejor. Al inicio, sin

experiencias previas, las tareas para realizar los cambios fueron muy arduas, en

muchas ocasiones fue a prueba y error, consumiendo mucho tiempo y recursos.

Como parte de los convenios patrocinados entre la Universidad Autónoma

Metropolitana y la industria, se planteó el proyecto de desarrollar un sistema que

permitiera asistir a vendedores de productos a detalle (como son los de Bimbo o

Sabritas) utilizando computadoras portátiles.

Como era de esperarse, el primer acercamiento entre el departamento de ventas y

nosotros como expertos en la tecnologías de cómputo, fue severamente confuso. No

existía algo a lo que pudiéramos hacer referencia como punto de partida. Era

sintomático que las dos partes esperaban que el otro diera la solución completa e

inmediata del problema.

Superado esta primera fase se inició el análisis de los puntos importantes en el ciclo

de venta, lo primero fue definir las secuencias de las acciones y las desviaciones

indeseables que se habían detectado. La adaptación de la tecnología móvil fue

inicialmente con el objetivo de solamente resolver los problemas detectados en la

operación sin tener en cuenta sus características específicas. En un segundo tiempo

fue cuando se inició el análisis de la tecnología misma para detectar, entre las

opciones disponibles, la más adecuada, y ofrecer, no solo correcciones a las

desviaciones, sino, mejoras que permitieran aumentar la eficiencia de la operación.

Al avanzar en este proceso de transformación, surgieron más problemas, por

ejemplo, si la tecnología sería aceptada, dada su carencia de preparación técnica, por

los agentes de venta y almacenistas, elementos de seguridad sobre el manejo de

bienes (tanto mercancía como dinero), diseño de interfaces hombre-máquina que

permitieran que los tiempos de captura no fueran mas allá de los que se consumen

en las operaciones manuales, entre muchos otros. Lo anterior fue realizado a través

de la elaboración de diversos prototipos que nos permitieran efectuar pruebas de

campo y determinar la efectividad de la solución planteada.

El presente trabajo propone los elementos para el análisis y toma de decisiones para

el desarrollo de aplicaciones de cómputo móvil en fuerzas de venta con base a las

experiencias obtenidas durante el desarrollo del proyecto, el cual fue implantado y

que actualmente funciona en cerca de 1000 rutas de venta.

Introducción Cap 1-1

1. INTRODUCCIÓN

La disminución de tamaño y costo de los equipos de cómputo, permitió el desarrollo

de un nuevo concepto en el uso de computadoras: el cómputo móvil [1]. Este consiste

en el uso de aplicaciones sobre computadoras que pueden ser portadas en la palma

de mano, con capacidades de cálculo y de comunicación, vía inalámbrica, similares a

equipos de mayor tamaño con algunas limitaciones, principalmente el tamaño de la

interfaz visual. La portabilidad así como la capacidad de utilizarlas mientras se

desarrollan las actividades a las que ayudan, ha permitido el desarrollo de

innumerables aplicaciones, donde se ha pasado, del uso de “escritorio” para registro

de datos y eventos ya ocurridos, al móvil que permite el control de las actividades

mientras éstas se realizan.

Desde finales de los 80´s hasta la actualidad, la utilización de computadoras

portátiles como auxiliares a los vendedores de ruta (i.e. Bimbo, Nestlé, CocaCola,

etc.) se ha incrementado y para algunas compañías sería imposible operar sin su

ayuda. Ahora vemos sistemas de control de almacén, basados en computadoras

móviles utilizadas por los almacenistas mientras acomodan la mercancía, sistemas

de mantenimiento, que dan órdenes a brigadas a través de computadoras portátiles

comunicadas por radiofrecuencia, o tomadores de lecturas de medidores de

diferentes servicios que pueden facturar en el sitio.

El presente estudio pretende dar una imagen integrada de los conocimientos

necesarios para el desarrollo de proyectos de automatización de la fuerza de ventas,

utilizando cómputo móvil. El término automatización es utilizado en el mercado para

denotar el uso de herramientas computarizadas para asistir al vendedor en sus

labores, tanto administrativas como ante sus clientes.

El estudio se divide en dos grandes secciones: en la primera se hace un análisis de

los elementos a considerar en un proyecto de este estilo: comienza con una breve

reseña histórica, elementos para justificar el proyecto y el análisis de las tecnologías

existentes y criterios para la selección del equipo. La segunda parte aplica los

conceptos de la primera en la solución de un problema real, el cual consistió en el


desarrollo de un sistema para la automatización de la fuerza de ventas en una

compañía de alimentos importante en su ramo: describe la operación antes de la

utilización de cómputo móvil y los principales problemas, los requerimientos

generales que debió cumplir el proyecto, la propuesta de operación considerando el

uso de cómputo móvil, y finalmente la selección de equipo y diseño de los principales

módulos. Esta solución se realizó al amparo de un convenio patrocinado con la

Universidad Autónoma Metropolitana.

1.1 OBJETIVO Y ORGANIZACIÓN

Objetivo

Sugerir los criterios generales que se pueden utilizar para el análisis y desarrollo de

sistemas de automatización de fuerzas de ventas utilizando cómputo móvil, y

aplicarlos a un caso de estudio para justificar, obtener requerimientos, proponer la

operación, seleccionar el equipo, construir e implantar un sistema de cómputo móvil

que asista a los vendedores de una empresa cuyo negocio es la venta, y distribución

de productos alimenticios a detalle.

Los criterios para su análisis se dividen en tres grupos:

Criterios para la justificación financiera

Criterios para la selección del equipo

Criterios sobre la operación

Los criterios sobre la operación se exponen a través del análisis de la operación de

una empresa y las oportunidades de mejora que ofrece el uso de la tecnología de

cómputo móvil. Aunque el análisis presenta una solución para una empresa en

específico, dada la variedad de su operación, tipos de productos e inclusión de todas

las fases del ciclo de venta en la automatización, nos permite mostrar una

panorámica general de los puntos a considerar para la implantación exitosa de un

sistema de cómputo móvil en empresas que distribuyan mercancías a sus clientes, a

través de vendedores, a nivel de detalle.


Organización

El estudio se presenta en dos grandes bloques dentro de los cuales se exponen los

conocimientos necesarios para realizar sistemas automatizados de fuerzas de venta

utilizando cómputo móvil, así como un caso práctico sobre una empresa del sector

alimenticio.

El primer bloque consta de:

• Los criterios que se pueden considerar en la Justificación Financiera al

Adquirir Cómputo Móvil para el Proyecto. Este es uno de los puntos más

importantes, porque como todo proyecto que puede llegar a consumir grandes

recursos humanos y financieros, tiene que justificarse en función de la

generación de valor a la empresa. Aunque algunos puntos son comunes a la

justificación de cualquier proyecto que implique automatización utilizando

computadoras, hay elementos interesantes desde el punto de logística y

operación que son propios de la tecnología móvil.

• Una breve Historia de los Equipos de Cómputo Móvil. Su ánimo es mostrar

que su uso no es nuevo y que se remonta a por lo menos dos décadas, pero

que con la disminución de costo de los equipos y su estandarización, ha

provocado un estallido en su uso en el último lustro. Se hace una breve reseña

de su uso en México, que a diferencia de otras tecnologías, ésta fue adoptada

en forma casi simultánea a Estados Unidos.

• Criterios para la Selección del Equipo. El mercado de equipo móvil presenta

un alto grado de especialización, ligado principalmente a dos factores: primero

a su alto contenido de soporte en campo de las aplicaciones, lo que lo ha

llevado a desarrollar equipos especiales, por ejemplo: equipos para utilizarse

en montacargas, vestibles o los que se colocan sobre alguna parte del cuerpo

o equipos para toma de lecturas de servicios, y segundo a que las empresas

proveedoras del ramo iniciaron con tecnologías propietarias, lo que generó

una gran diversidad de plataformas y acercamientos variados a los mismos

conflictos. En este punto se dan los criterios que pueden ser útiles para elegir

el equipo más adecuado a las necesidades del problema.


El segundo bloque consta de:

• El Planteamiento del problema real. Se hace una presentación del caso de

estudio con una breve introducción de lo que es la empresa, y se presenta en

forma detallada la forma de operación actual y los problemas que ésta

presenta. Este punto, además de dar a conocer el caso, mostrar los

principales problemas que se presentan en la operación, provee al lector

conocimientos acerca del funcionamiento de rutas de ventas y lo introduce a la

terminología del medio, como son la liquidación o la descarga.

• La Propuesta de Solución. Se propone una nueva forma de operación

utilizando cómputo móvil, tratando de eliminar o minimizar los problemas

expuestos en la operación manual. Utilizando los criterios expuestos sobre la

selección de equipo, se realiza la elección del mismo. Además se exponen

algunas disyuntivas de solución, y se menciona cual se eligió y por qué. Se

hace hincapié en la selección del lenguaje de programación y el administrador

de registros.

• La Construcción del Sistema de Cómputo Móvil. Se describe el diseño (a nivel

de caso de uso y de navegación de pantallas) de los módulos más

importantes. Se muestra como se construyó la aplicación y las soluciones a

algunos de los problemas planteados desde el punto de vista de la interfaz

usuario-máquina.

Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-1

2 JUSTIFICACIÓN Y CRITERIOS DE SELECCIÓN DE EQUIPO

2.1 JUSTIFICACIÓN Como se esperaría de cualquier inversión, los proyectos de automatización de

fuerzas de ventas utilizando equipo de cómputo móvil, se justifican en función de los

beneficios que su uso acarreé [2]. Hay justificaciones que dan beneficios económicos

claros, hasta las que no son fácilmente mesurables en estos términos, pero no por

ello son menos importantes. A continuación se hace una descripción detallada de las

principales justificaciones, algunas son extensiones de las presentadas por O´Driscoll

en su estudio del comercio móvil [3]. Algunos de estos criterios se utilizarán para

justificar el proyecto que se utiliza como caso de estudio en 3.2.

2.1.1 DESCRIPCIÓN DE LAS JUSTIFICACIONES

Para su revisión en este trabajo, se dividirán en:

• Aumento en las ventas

• Logísticas

• Disminución de costos

• Información para toma de decisiones

• Conclusiones

a) AUMENTO EN VENTAS

Este es uno de los puntos más socorridos para justificar la adquisición de cualquier

proyecto de ayuda a vendedores, pero es uno de los más difíciles de defender debido

a que son cualitativos y difícilmente cuantificables; más aún, si hubiera recetas

simples para aumentar las ventas, cualquiera las podría implantar.

Las principales razones esgrimidas en un posible aumento a las ventas son:

I) Mejorar la imagen de la compañía. Este es un punto muy común, ya que el

uso de los equipos permite dar una imagen más tecnológica a la empresa, ya

sea que la competencia la posea (por lo que se iguala) o no la posea (y se

toma ventaja) [2]. Es difícil probar esto, pero es de lo más argumentado.


Estimar un retorno de inversión con alguna base que no sea la de comparar

con otro caso similar es poco factible, y aún teniendo un caso similar sigue

siendo muy complicado medir la percepción que van a tener los clientes del

uso tecnológico de su proveedor.

II) Mejorar prácticas comerciales. Con la ayuda de la tecnología se pueden

llevar al punto de venta las políticas comerciales, que de otra forma sería

muy difícil o imposibles de implantar. Por ejemplo, a nivel de la compañía se

puede decidir que antes de levantar un pedido ante un cliente, el vendedor

debe consultar la cobranza de ese cliente para ejercer presión en los pagos.

En un equipo portátil se le puede obligar al vendedor a consultar la cobranza

antes de levantar el pedido, por lo que en el momento que su superior le

reclame la poca efectividad en la cobranza, no podrá argumentar no saber

que el cliente debía dinero antes de levantar el pedido.

Este ejemplo, aunque sencillo, es altamente valorado, ya que la disminución

en puntos porcentuales de una cartera voluminosa o la disminución en el

rechazo de pedidos por falta de cobranza, puede justificar la implantación de

cómputo móvil y es posible manejarlo de 2 maneras: como un porcentaje del

costo financiero sobre la cobranza, y como una disminución de costos por

mover mercancía que no va a ser entregada.

III) Información de gestión en el Punto de Venta. Se pueden obtener estadísticas

previas, imágenes de nuevos productos, descuentos y promociones en el

momento de la venta. Aquí se esperaría que con más información se pueda

gestionar espacios en anaqueles, para tiendas de autoservicio, y en tiendas

pequeñas tratar de presionar al tendero para que adquiera una mayor

cantidad de productos.

Este punto también resulta difícil de cuantificar para retorno de inversión,

pero considerar un aumento de unos cuantos puntos porcentuales de ventas

puede justificar el proyecto.

IV) Generar esquemas de costeo personalizados por cliente. Permite un trato

diferenciado con los clientes, así como diferentes precios de ventas,

descuentos por volumen, etc. Realizarlo manualmente requeriría un esfuerzo


y un nivel de escolaridad del vendedor que es difícil obtener en un mercado

de venta con mercancía a bordo. Utilizando cómputo móvil es muy simple

implantar esquemas complejos de costeo, además de evitar un fenómeno

común como es el de falsear la facturación para simular ventas a clientes

con mayores descuentos y el vendedor retenga el descuento no otorgado.

Al igual que el punto anterior, no hay justificación en el retorno de inversión

por él mismo, pero si por la implantación del trato diferenciado a los clientes.

V) Esquemas de venta diferenciados. Es posible manejar esquemas distintos al

tradicional, como la consignación o el préstamo de algunos elementos de

soporte o ayuda para los clientes (botellas o exhibidores). El control de estos

esquemas puede llegar a ser complejo como cuando se factura por

diferencias en la consignación; en este caso, el vendedor toma inventarios y

factura la diferencia entre lo que dejó originalmente y lo que queda.

La utilización de equipo portátil puede ayudar a automatizar estas tareas y

disminuir la presión sobre el nivel de escolaridad y entrenamiento del

vendedor, así como bajar los tiempos de visita del vendedor por cliente.

En suma, considerar el aumento en ventas como una justificación no es fácil, tendría

que fundamentarse más en ahorros al vender mejor que en vender más o

simplemente en permitir negocios nuevos, como el caso de la venta a consignación.

b) LOGÍSTICA

Logística es el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la

organización de una empresa o de un servicio, especialmente de distribución. [4].

Aunque los elementos logísticos tienen una fuerte influencia en los costos de venta,

aquí se presentan separados por su carácter más operativo y para darles una mayor

relevancia como justificantes en la implantación de sistemas de cómputo móvil:

I) Manejo del negocio. Existen empresas que por su volumen o tiempos de

respuesta requeridos sería imposible operar o sumamente costoso sin apoyo

tecnológico. En este caso, la ayuda del cómputo móvil es muy importante.

Por ejemplo, en el área farmacéutica se requiere que los pedidos sean

levantados por la noche y surtidos durante la mañana del día siguiente. Los


distribuidores farmacéuticos manejan alrededor de doce mil productos

diferentes y cada vendedor levanta en promedio, alrededor de 12 pedidos de

300 productos diferentes, por cliente. Supóngase una operación manual,

donde el vendedor levanta los pedidos en una hoja o formato preimpreso con

renglones para llenar, ya que el número de productos en el catálogo impide

utilizar formatos con el catálogo preimpreso (estamos hablando de 240 hojas

con 50 productos por hoja). Después lo envía vía fax, los dicta vía telefónica

o en el peor de los casos se presenta en el centro de distribución en

persona. Cuando los pedidos son recibidos en la oficina son capturados en

algún sistema de cómputo durante un par de horas. Con algunos cientos de

vendedores, la operación sería extremadamente compleja, propensa a una

gran cantidad de errores, y costosa debido al personal de oficina necesario.

En este ejemplo la justificación es simple: es casi imposible operar sin la

ayuda de equipos de cómputo móvil que permitan al vendedor levantar los

pedidos y transmitirlos directamente al sistema administrativo de inventario,

así como realizar la facturación sin necesidad de recapturas.

II) Procesos muy largos. Uno de los procesos más comunes es lo que en el

medio se le conoce como liquidación, que es el proceso que efectúa el

vendedor al final del día de venta; se compone del conteo de la mercancía de

regreso, cálculo de faltantes y sobrantes de producto, liquidación de valores,

tanto efectivo como cheques y una de las tareas más pesadas: la generación

de reportes de fin de día, que incluyen algunos estadísticos de venta e

incidencias.

Cuando estos procesos son manuales, los vendedores pueden tardar varias

horas en llevarlos a cabo, lo que disminuye por un lado el tiempo dedicado

por el vendedor a las actividades propias de venta y aumenta las jornadas de

trabajo, que es uno de los principales factores de rotación laboral. Al utilizar

cómputo móvil los cálculos de la liquidación son simples y se obtienen

directamente de la información generada durante la jornada, así como los

reportes de fin de día, que reflejan los tiempos reales de las visitas y no los

que inventa el vendedor al final del día.


c) DISMINUCIÓN DE COSTOS

Los costos se pueden a su vez subdividir en:

Costos de Administración:

I) Reducción del personal de oficina, para soporte a vendedores. Esta es una

de las justificaciones más simples de argumentar. Por ejemplo, se tiene

personal para capturar los pedidos de los vendedores o las liquidaciones; si

esa información es almacenada en la terminal y descargada al final del día

directamente en el sistema administrativo central, este personal podría

dedicarse a otras tareas y sólo se necesitaría tener unas cuantas personas

para el caso de que falle un equipo y el proceso se haga manual. Lo mismo

es aplicado al personal que administra y aplica los pagos a la cobranza, la

cual se automatiza y desaparecen sus funciones.

II) Capacidad de incrementar vendedores sin aumentar el costo administrativo.

Cuando el número de vendedores crece, generalmente el costo de la

estructura administrativa lo hace también, y en el mejor de los casos es lineal

con el aumento en las ventas.

La utilización de cómputo móvil permite que con una infraestructura central

bien organizada este crecimiento se soporte con un incremento menor en la

estructura administrativa (capturistas, cajeros, liquidadores, etc.).

Costos por Pérdidas

I) Disminución de devoluciones. Si la empresa maneja mercancía en

devolución, ya sea por mal estado (caducó su vigencia, mal empacado, etc.)

o por falta de desplazamiento, se puede dotar al vendedor con información

que permita al momento de vender un producto a un cliente que ha tenido

devoluciones repetidas del mismo, se genere una advertencia al vendedor

para que limite la venta según la capacidad de desplazamiento del cliente.

Este punto es difícil de cuantificar, pero una disminución pequeña del

porcentaje de devolución puede justificar un proyecto de automatización de

fuerza de ventas.


II) Control de activos en préstamo o comodato. Para ayudar a la administración

de los activos de la empresa en poder de los clientes, a las computadoras

portátiles se les puede dotar de módulos de inventario y registro de activos,

que permitan mantener control sobre su ubicación.

d) INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES

Este es uno de los puntos mas utilizados para la justificación de la inversión. Todas

las áreas de ventas consideran que si tienen más información sobre los hábitos y

características de sus clientes, así como del comportamiento de su competencia

estarán en mejor posición de incrementar las ventas. Lo anterior es parcialmente

cierto, ya que no sólo basta con tener la información, es necesario tener los

procedimientos y conocimientos para tomar decisiones con ella. Generalmente este

es uno de los beneficios que se obtiene después de mucho tiempo de implantado el

sistema, cuando la organización ha alcanzado la madurez necesaria.

I) Información detallada de consumo, cliente por cliente. Actualmente, la

optimización de los esquemas comerciales obliga a tener información

detallada de los hábitos de consumo de los clientes, los cuales pueden variar

de zona a zona y de forma estacional.

Sin la utilización de cómputo móvil, puede resultar complejo y costoso tener

esta información; la mayoría de las empresas que no poseen tecnología

manejan la información de sus ventas a nivel de vendedor y no saben el

detalle de lo que cada cliente consume.

II) Información del comportamiento del vendedor durante la ruta. Para optimizar

los costos de distribución, lo cual suele ser uno de los mayores problemas en

entregas al menudeo, es necesario optimizar los recorridos de los

vendedores, y para esto se necesita información detallada de visitas y

tiempos. Una forma de llevarlo a cabo es con bitácoras llenadas a mano por

el vendedor y después capturadas en algún sistema administrativo. Este

esquema generalmente no funciona, ya que las bitácoras son llenadas al

final del día con datos inventados.


Con la utilización de cómputo móvil es posible generar esta información

durante la operación diaria, sin que el vendedor tenga que alimentarla.

Cuando se elige un cliente para visitar, es cuando se considera que inicia la

visita, cuando se levanta un pedido éste se registra, etc. Al final del día se

tiene una bitácora detallada del orden, duración y actividades realizadas por

el vendedor, cliente por cliente.

III) Información sobre productos y desplazamientos de la competencia. Esta

información puede ser sumamente valiosa, por ejemplo si la competencia

disminuye el precio de un producto o lanza una promoción. La capacidad de

contrarrestar su efecto dependerá fuertemente del tiempo que tarden en

enterarse y reaccionar los niveles directivos de la organización.

Para ayudar se puede dotar a los equipos móviles de módulos de encuestas,

donde se registren precios de competencia o promociones; esta información

al ser descargada al final del día y procesada, permitiría tomar acciones

rápidas a niveles ejecutivos.

e) CONCLUSIÓN

El justificar la inversión en un proyecto de automatización de fuerza de ventas debe

estar más enfocado en el concepto de vender mejor que en el de vender más, donde

vender mejor significa hacerlo con un menor costo, una mayor eficiencia y con

información suficiente que ayude a una mejor toma de decisiones y que permita

mejorar el proceso en forma continua.

2.2 RESEÑA HISTÓRICA

2.2.1 HISTORIA DEL USO DE LAS COMPUTADORAS EN LAS VENTAS

El uso de la computación en las ventas nació como soporte administrativo, en

actividades como: el surtido de productos, administración del crédito y facturación,

sustituyendo los equipos electromecánicos de cálculo, impresión y actividades

manuales. Estas actividades relacionadas a las ventas estaban muy lejanas del

vendedor; prácticamente el vendedor sólo entregaba documentación y esperaba

reportes donde se le daba información de su gestión, que en el mejor de los casos se


utilizaba para informar al cliente sobre su situación, por ejemplo reportarle la

cobranza vencida o el estado de sus pedidos; en este momento los sistemas no

apoyaban propiamente la labor de ventas en campo, sólo ayudaban en lo que

conocemos como Soporte de Oficina.

A medida que las computadoras fueron mas pequeñas, disminuyeron los costos de

adquisición, logrando una confiabilidad aceptable y haciéndolas más amigables; la

captura de los datos inició su migración de los grandes centros de captura y

procesamiento hacia los lugares donde se generaban los datos; es cuando los puntos

de venta POS (Point Of Sales), hicieron su aparición en las tiendas departamentales

y de autoservicios. Los vendedores tuvieron contacto con las computadoras en sus

actividades diarias y pudieron registrar por ellos mismos sus ventas; además de la

inmediata disminución de los recursos humanos necesarios en la captura, pues ya no

era necesario registrar los movimientos, se tuvo como ventajas la disminución de los

errores en los datos, porque la captura pasó, de ser llevada a cabo por capturistas a

los mismos vendedores, quienes tienen una retroalimentación inmediata (emisión de

recibos), mayor interés en la calidad de la información, además de que pueden

generar reportes inmediatos a los cuadros superiores.

Este proceso de migrar cada vez más el uso de las computadoras hacia los usuarios

finales así como el registro y administración de los procesos automatizados, continúa

hasta hoy en día y es cada vez más raro encontrar personal de captura o que ejecute

procesos en las empresas. Pero aquellos vendedores que su labor la hacían fuera de

oficinas y grandes almacenes, esto es, en las instalaciones de los clientes,

continuaba sin tener una herramienta de cómputo que les ayudara con su labor. Fue

con la aparición de los equipos portátiles, como las LapTops y las HandHelds que se

pudo llevar los recursos de cómputo a las manos de la fuerza de ventas para

utilizarlos en donde se realiza su función. Primero como un apoyo de captura y

disminución del flujo de papel y después como una herramienta que le proveía

información para ayudarlo con su negociación, así como de información fidedigna a

las áreas de mercadotecnia y logística, para una mejor toma de decisiones.

Este cambio ha ido acompañado de la modificación en las funciones del vendedor,

que ha pasado de ser un simple levantador de pedido a un gestor de espacios (la


Figura 2.2. Telxon 701 con PCTCOS

llamada guerra de los anaqueles), y de la presentación de productos, donde el

objetivo primario de venderle al administrador del comercio donde se expenden sus

productos ha sido remplazado por venderle al cliente final, a través del intermediario.

¿De qué sirve sobrellenar un anaquel, si el producto se daña y caduca en los

anaqueles sin llegar al consumidor final? Actualmente con la ayuda de las

comunicaciones inalámbricas los vendedores tienen la posibilidad de consultar

existencias, estado de cobranza, promociones e información relevante en línea.

2.2.2 HANDHELDS Y SU EVOLUCIÓN

Una HandHeld (HH) es una computadora que puede ser guardada de forma cómoda

en el bolsillo y utilizada mientras se sujeta con la mano [6]. Actualmente a las

HandHelds también se les conoce como PDA’s (Portable Data Assistant).

Figura 2.1. Ejemplos de HandHelds en los 80´s: Symbol Plus y Telxon 610

PRINCIPIOS DE LOS 80’S

En esta época, aparecieron los primeros equipos portátiles; poseían procesadores

pequeños (8 bits, 4 Mhz) y memoria muy limitada (16Kb de memoria y 64Kb de

EPROM para almacenar las aplicaciones). Podían ser alimentados con pilas

desechables o recargables (NiCd) y tenían una autonomía de 8 hrs., suficiente para

utilizarlas durante una jornada de trabajo.

Para las comunicaciones se utilizaban moduladores

FSK, lo que les permitía comunicarse en forma remota

en una sola vía a través de una línea telefónica de voz, a

un máximo1200 bps.


Figura 2.3. Telxon PTC – 860

Lo anterior imponía fuertes restricciones sobre la complejidad de las aplicaciones,

principalmente la memoria, la cual se utilizaba tanto para guardar las aplicaciones

como los datos, lo que las limitaba a ser básicamente aplicaciones de captura de

datos, con pocas validaciones. Sus principales aplicaciones fueron la automatización

de fuerzas de ventas para el levantamiento de pedidos, e inventarios tipo batch.

Como sistema operativo utilizaban sistemas propietarios, como por ejemplo PCTCOS

de Telxon, y lenguajes también propietarios como TCAL de Telxon.

El que fueran sistemas propietarios imponía fuertes restricciones para que los

clientes pudieran cambiar de equipo y casi los obligaba a seguir comprándole al

mismo proveedor si no querían rehacer por completo sus aplicaciones. Los

principales proveedores eran los especializados en uso rudo, como Telxon, PSION y

Norand. Los precios oscilaban entre los $1,000 y los $2,500 USD por equipo, lo que

los hacía difíciles de adquirir, limitándolos sólo a grandes empresas.

FINALES DE LOS 80´S Y PRINCIPIOS DE LOS 90´S

Para entonces, el crecimiento del tamaño de la memoria fue espectacular y era

común encontrar equipos con 4 Mb, que almacenaban

aplicaciones y datos. Además se incorporaron los primeros

módems de dos vías, lo que permitía enviar y recibir datos

en forma remota.

En este momento las aplicaciones ya fueron capaces de

traer catálogos y permitir validaciones y cálculos in-situ. Los

sistemas operativos seguían siendo propietarios. Grandes

exponentes de estos tiempos fueron las PTC860 de Telxon

y su equivalente con una pantalla más pequeña la PTC710.

MEDIADOS DE LOS 90´S

Forzados por el mercado, los proveedores comenzaron a utilizar sistemas operativos

más “comerciales”; la mayoría de ellos optó por DOS de Microsoft, pero debido a que

estos equipos no eran PCs compatibles, cada uno de ellos adaptó partes del BIOS

para su configuración de hardware, así como funcionalidades especiales para la

administración de la memoria (por ejemplo RAMSAVER de Telxon), lo que impedía


migrar fácilmente aplicaciones entre equipos de la misma o de diferentes marcas. Las

máquinas utilizaban procesadores Intel o compatibles de 8 bits, con frecuencias de

reloj entre 4 y 10 Mhz y memoria hasta 16 Mb.

Esta ampliación de capacidades y la utilización de DOS como estándar de facto,

permitió utilizar herramientas para desarrollar en PC´s y crear aplicaciones en

lenguajes mas potentes como C; se pasó de sistemas simples de captura, a sistemas

bastante complejos, capaces de realizar facturaciones o controles de inventario. A

estos equipos se les agregó los primeros radios que permitieron utilizarlas en redes

locales con protocolos propietarios, principalmente para control de almacenes. Sus

costos, sin radio, oscilaban entre los $1,000 y los $2,500 USD. Si se les agregaba el

radio era común encontrar precios arriba de los $4,000 USD. En este momento los

fabricantes conservaban su tecnología propietaria y la basada en DOS.

FINALES DE LOS 90´S

Hasta este momento, el mercado era controlado por proveedores de equipo

especializado; hubo algunos intentos de lanzar equipos portátiles de bajo costo

(Apple) pero con poco éxito. Fue hasta que se lanzó la Palm, con su sistema

operativo PalmOS, que la utilización de las HH se popularizó en el mercado de

consumo, al proveer un equipo con características interesantes a bajo precio.

Figura 2.4. Equipos DOS con Symbol PDT–7500 (Procesador 386) y Symbol PDT–3100 (Procesador 8086 y

hasta 16 Mb de RAM)


Su reinado al principio fue disputado por Psion, una empresa inglesa especializada

en la fabricación de agendas electrónicas personales. Microsoft vislumbrando el

potencial, lanzó al mercado su sistema operativo especializado para equipos móviles

WindowsCE y utilizando su capacidad de mover el mercado, convenció a varios

fabricantes de adoptarlo (HP, Casio y Compaq). Dados sus requerimientos de

memoria y procesador, los equipos que utilizaban este sistema operativo eran mucho

más costosos que los basados en Palm. Los primeros equipos con WindowsCE

poseían procesadores de 75Mhz y 16M de RAM. Actualmente, la diferencia de precio

es mínima y los dos mantienen una posición importante en el mercado.

Los fabricantes de equipos especializados, al ver el gran éxito de los sistemas

operativos Palm y WindowsCE, los adoptaron para sus equipos de uso rudo. Symbol

con su modelo 1500 (con PalmOS) y con la 2700 (con WindowsCE) fueron de los

pioneros. Actualmente la mayoría de los fabricantes están lanzando sus nuevos

modelos con WindowsCE o PocketPC, el cual ha sido el más exitoso en este

mercado de uso rudo.

EN LA ACTUALIDAD

Al día de hoy, los equipos se pueden adquirir con WindowsCE 3.0, PocketPC 2002 o

Mobile 2003, y vienen dotados con procesadores Intel Scale de 400 Mhz y 64Mb de

memoria mínimo. Es común que vengan equipados con WiFi (red inalámbrica de 11 y

54 Mb) y Bluetooth para la comunicación con periféricos.

Como competencia se han lanzado algunos equipos con Linux y han tenido un éxito

relativo; pero existe una pregunta: ¿Será éste el sistema operativo del futuro para

equipos portátiles?


Figura 2.5. Equipos de uso rudo con PocketPC (izquierda y al centro) y con PalmOs (derecha)

2.2.3 DESARROLLO EN NUESTROS DIAS

a) COMUNICACIONES DE COBERTURA AMPLIA

Uno de los puntos más débiles del cómputo móvil son sus comunicaciones, ya que no

sólo dependen de adquirir el equipo, sino de que exista una infraestructura muy

costosa que necesita una gran cantidad de usuarios, para prorratear el costo. En este

punto se están realizando fuertes avances en México. La implantación de algunas

tecnologías se han bloqueado por la falta de clientes, pero a medida que los costos

bajen y las condiciones económicas de la población mejoren, se tendrán esquemas

mucho más rápidos y baratos de los que actualmente poseemos.

b) REDES DE ÁREA PERSONAL (PAN)

Este es una de las áreas de mayor desarrollo, gracias a la adopción de bluetooth

como estándar de interconexión de equipos personales. Actualmente es común

encontrar HH con esta tecnología así como los periféricos más comunes como

impresoras, lectoras de código de barras y audífonos.

Debido a la baja en los precios de las redes locales inalámbricas (802.11) y su mayor

fiabilidad, puede ser que en el futuro las dos tecnologías compitan. Actualmente sus

precios son muy cercanos y es común ver equipos, como impresoras, que tienen

interfaces tanto bluetooh como 802.11 simultáneamente.


c) AUTONOMÍA

La autonomía de los equipos está basada en tres puntos:

• Consumo de energía.

• La capacidad de almacenarla, esto es, las baterías.

• Software para disminuir el consumo.

En el ahorro o disminución de consumo, el comportamiento ha sido contradictorio;

por un lado el aumento en las capacidades de procesamiento, almacenamiento de

los datos y agregar periféricos (como los utilizados para soportar las redes

inalámbricas) aumenta la demanda de energía, mientras que las técnicas de menor

voltaje en los circuitos y las técnicas de hibernación han mejorado el consumo [7,8],

pero el resultado neto ha sido un aumento notable del consumo de energía, por

ejemplo los primeros equipos podían operar con un par de baterías AA de 1.5V a

1200 mAHr; las actuales operan con baterías de 9 V. a 2200 mAHr.

En contraste, los medios de almacenamiento de energía han tenido un avance lento;

aunque la tecnología de almacenamiento de energía ha mejorado, todavía uno de los

componentes que contribuyen fuertemente al volumen y peso de los equipos son sus

baterías. Aquí lo que se esperaría ver son sistemas livianos y de menor volumen a un

precio accesible.

d) CAPACIDAD

Como ha estado ocurriendo en la computación desde su creación, veremos equipos

cada vez más potentes a un menor precio, mayores capacidades de memoria y

procesadores más rápidos; el límite es desconocido.

e) SISTEMAS OPERATIVOS

Veremos al vencedor entre Palm, WindowsCE y Linux. En general podemos esperar

una homologación entre los sistemas operativos de escritorio y los portátiles, con lo

que se tendrían aplicaciones fácilmente portables entre los dos mundos,

considerando las limitaciones de la interfaz.


2.2.4 HISTORIA DEL USO DE LAS HANDHELD EN MÉXICO

Las primeras empresas en utilizar HandHelds para sus procesos fueron las

distribuidoras farmacéuticas, debido a la necesidad logística de poder levantar

pedidos en los puntos de venta (farmacias), transmitirlos de algún modo a los centros

de distribución y finalmente surtir al día siguiente. Este esquema impone fuertes

requisitos logísticos, como el de ser capaces de capturar los pedidos de los clientes

entre las 20:00 hrs y las 23:00 hrs, enviarlos a sus oficinas, preparar el surtido

durante la madrugada y después entregarlos a cada una de las farmacias por la

mañana. Si consideramos que hace algunos años se tenían cerca de 1,000

representantes y cada uno atendía alrededor de 10 farmacias, se tenían al día cerca

de 10,000 pedidos. El más grande de ellos en aquel momento, Casa Autrey (ahora

Casa Saba) introdujo un modelo de la marca MSI, seguida rápidamente por Nacional

de Drogas que introdujo un modelo de la marca Norand.

Después del éxito de su utilización, CFE decidió lanzar un sistema para el personal

que toma las lecturas, que como alcance original capturaba la lectura de los

medidores y facturaba in situ, propuesta que permitiría reducir los puestos de captura,

disminuir errores de captura y ahorrar varios días de cartera (cobranza) con los

consiguientes costos financieros. Para lo anterior se desarrolló una impresora portátil

del tamaño de un pequeño portafolio donde se colocaba la HH; este sistema

finalmente no pudo ser implantado con el alcance propuesto, debido principalmente a

problemas sindicales y se terminó sólo capturando las lecturas con algunas

validaciones locales para después descargar las lecturas en las oficinas y

posteriormente facturar en los equipos administrativos. Actualmente este sistema

sigue en operación con cera de 12,000 equipos.

Después de estos grandes consumidores de equipos portátiles, otras empresas como

Nestlé, CocaCola, PepsiCola, Drogueros y Proveedora de Medicamentos adoptaron

la tecnología, principalmente para la fuerza de ventas.

Una constante ha sido el tamaño de las empresas, esta tecnología ha estado

restringida a grandes empresas capaces de costearla y absorberla; el reto es tratar

de permitir el acceso a empresas más pequeñas. Con la disminución en el costo de

los equipos, el problema en el monto de la inversión disminuye, pero el de la madurez


para implantar procesos capaces de utilizar la tecnología continúa como una

limitación importante. Dado este último punto, aún no se vislumbra como las

empresas pequeñas puedan utilizar cómputo móvil en sus procesos.

2.3 SELECCIÓN DEL EQUIPO Ya tomada la decisión de dotar a la fuerza de ventas con equipo portátil, la pregunta

obligada es ¿Cuál?. El equipo que se vaya a elegir dependerá fuertemente de los

requerimientos de uso por parte de los usuarios: donde se va a usar, por cuánto

tiempo, interfaz de captura, etc., y de la aplicación que se espera ejecutar en ella [9].

En el mercado existe una amplia variedad de marcas, modelos y tecnologías.

A continuación se presenta un esquema que puede ayudar a la toma de decisión de

qué equipo adquirir. El esquema presentado considera que la mejor elección es el

equipo más económico y más comercial, que cumpla con los requerimientos de la

aplicación. Entiéndase por comercial la cantidad de unidades que de ese producto se

desplazan en el mercado y el número de proveedores que los ofrecen.

En seguida se presenta un árbol de decisión con los tipos de equipos disponibles en

el mercado; la presentación en forma de árbol no pretende ser un ejercicio formal de

clasificación, pero puede ser una ayuda gráfica, relativamente sencilla, en qué

apoyarse para tomar una decisión. Se entiende que puede haber varias posibilidades

que satisfagan una necesidad y que otros factores pueden ser los determinantes,

como el costo, la disponibilidad del equipo o el servicio, y que por lo tanto hay grados

de cumplimiento en el requerimiento. Por ejemplo, una aplicación por su demanda de

captura puede necesitar un teclado independiente, pero podría trabajar con algunas

molestias en un equipo con teclado simulado en pantalla; las dos posibilidades son

válidas, pero el teclado daría una mayor comodidad.

En los nodos se encuentran las preguntas que se tendrían que responder para irnos

por una opción u otra. En las hojas se encuentran los tipos de equipos propuestos;

De cada hoja existe en el mercado un sinnúmero de productos que cumplen con las

características.

Posterior al árbol, se da una explicación detallada de cada tipo de equipo móvil que

se considera como opción. Se trató de dar un tratamiento homogéneo que permitiera


Pantallas de formato completo

Trabajo pesado

Teclado Teclado

PenBasedde trabajoligero

LapTop detrabajo ligero

PenBased detrabajo pesado

LapTop detrabajo pesado

NO

NO

SI

NOSI SI

SI

Uso especializado

MontacargasDOS 4x16

SI NO

Teclado

Medición

NO

NO SI

NO SI

NO SI

Alta capacidadde procesamientoy almacenamiento

Trabajopesado

Vestible

Pantallas de formato completo

Trabajo pesado

Teclado Teclado

PenBasedde trabajoligero

LapTop detrabajo ligero

PenBased detrabajo pesado

LapTop detrabajo pesado

NO

NO

SI

NOSI SI

SI

Uso especializado

MontacargasDOS 4x16

SI NO

Teclado

Teclado numérico Y afnanumpérico

NO

NO SI

NO SI

NO SI

Alta capacidadde procesamientoy almacenamiento

Trabajopesado

Vestible

una comparación entre ellos. Primero se describen las características del equipo, se

analizan sus ventajas y desventajas y al final se da una conclusión de cuál puede ser

su uso. No se pretende decir si un tipo de equipo es mejor que otro, si no de mostrar

cual puede ser el más adecuado.

Cuando se describen los puntos de un equipo, tal vez puede causar confusión el

punto del sellado, aquí se utiliza para describir que tan resistente es la intrusión de

partículas sólidas (objetos y polvo) en sus diferentes diámetros, y de agua en

diferentes intensidades y ángulos, desde gotas, chorro directo, etc., hasta inmersión

temporal o permanente. La mayoría de los equipos utilizan para describir esta

característica, el código de Protección Internacional o más conocido como IPXY,

donde X denota la resistencia a la intrusión de sólidos, siendo el mayor nivel 6, que

no permite la entrada de polvo, y la Y denota el nivel de intrusión de líquidos, siendo

el mayor nivel el 8, que denota que el equipo puede permanecer sumergido sin sufrir

desperfectos [10].

Figura 2.6. Árbol de decisión para equipo móvil


2.3.1 LAPTOPS

La primera opción a ser considerada son las LapTops de uso ligero.

Característica Descripción Procesadores: PC compatibles Pentium o centrino, con frecuencias de reloj

de los 800Mhz a los 3.2 Ghz. o MAC con procesadores PowerPC G4 de 1.33 Ghz.

Memoria RAM: de 256Mb a 1Gb Almacenamiento secundario: Discos duros mecánicos de hasta 80Gb Pantallas: de 14” a 16” de color Teclados: Completos, de tipo QWERTY Peso: de 3 a 5 Kg. Autonomía: de 3 a 5 hrs Interfaces: USB, serie, paralelo, FireWire Sellado: Sin nivel de sellado, sensibles a polvo y agua Soporte de caídas: Nula o muy pequeña Ventajas: 1. Gran cantidad de proveedores

2. Precios bajos y a la baja (1000 a los 3000 USD) 3. Software fácil de encontrar 4. Las pantallas amplias permiten mostrar gráficos e

imágenes 5. El teclado completo permite captura fácil de textos y

números Desventajas:

1. Extremadamente frágiles, impide su utilización en ambientes con riesgo, y este puede ser desde un supermercado donde no haya una superficie plana para colocarla, hasta dejarla dentro de un auto a temperaturas que pueden alcanzar los 47°C.

2. Nivel de sellado pobre, no soporta polvo ni lluvia, lo que puede llegar a ser muy común en ambientes de almacén o venta en calle.

3. Muy pesadas para cargarlas por jornadas largas o junto con mercancía. (en el caso de vendedores que reparten)

4. Alto índice de robos, dado su alto valor comercial y su uso general

5. Pueden tener usos más allá del autorizado para el trabajo 6. Autonomía baja, a los más 5 hrs. de operación

PERFIL DE USUARIO:

Este tipo de equipo es adecuado para vendedores de perfil ejecutivo, no propio para

vendedores de rutas de perfil bajo, como aquellos que además de vender, reparten el

producto.


2.3.2 LAPTOPS DE TRABAJO PESADO Característica Descripción Procesadores: Pentium III con frecuencias de reloj de 800Mhz hasta 1Ghz. Memoria RAM: de 256Mb a los 512Mb Almacenamiento secundario: Discos duros mecánicos de hasta 20Gb Pantallas: de 14”o menores Teclados: Completos, de tipo QWERTY Peso: de 3 a 5 Kg Autonomía: máximo 6 hrs Interfaces: USB, serie, paralelo, FireWire Sellado: IP67 o superiores Soporte de caídas: Repetidas de 1.5m a 2m. Ventajas: 1. Software fácil de encontrar (son PC compatibles)

2. Las pantallas amplias permiten mostrar gráficos e imágenes

3. El teclado completo permite la captura fácil de textos y números

4. Son extremadamente fuertes para ambientes hostiles y caídas repetidas

5. Generalmente poseen periféricos especializados, como interfaces para sistemas de medición (inalámbrica o por lectores ópticos)

Desventajas:

1. Costo elevado, superiores a los 4000 USD para configuraciones pequeñas

2. Pocos fabricantes, el más conocido es Itronix 3. Muy pesadas para cargarlas por jornadas largas o junto

con mercancía. (en el caso de vendedores que reparten)

PERFIL DE USUARIO:

Equipo adecuado para personal de mantenimiento en plantas, supervisión industrial y

personal de toma de lecturas. Por su peso y costo no son adecuados para

vendedores de ruta, ni ejecutivos ni de bajo nivel, como los que entregan mercancía.

2.3.3 HANDHELDS DE USO EJECUTIVO

Son equipos portátiles de baja resistencia, cuyos usos principales son como

agendas, reproducir música y una mezcla con celular.

Característica Descripción Procesadores: Dependerá del sistema operativo, si es PocketPC sería

StrongArm o Xcale y para PALMOS hay una variedad mayor, como: OMAP 1510 o el mismo ARM.

Memoria RAM: de 8Mb a 64Mb Almacenamiento secundario: Discos duros de estado sólido hasta 1Gb Pantallas: De un máximo de 5” con pantallas en color o blanco y negro,

opcionalmente con pantallas de contacto (touch screen) Teclados: Sin teclado. Se les puede agregar teclado como periférico, en


configuraciones tipo máquina de escribir (QWERTY). Peso: de 500g a 800g Autonomía: 8hrs o más Interfaces: USB Sellado: No poseen Soporte de caídas: No soporta Ventajas: 1. Ligeras y muy portables por sus dimensiones.

2. Baratas: menos de 600 USD en configuraciones altas 3. Fáciles de usar 4. Disponibilidad de periféricos a bajo precio 5. Disponibilidad de proveedores

Desventajas:

1. La facilidad de encontrar software en todos los casos, es menor que en una PC compatible

2. Pantallas pequeñas comparadas con las LapTops. 3. Para algunas aplicaciones su fragilidad es su principal

desventaja. 4. Tiempo medio entre fallas bajo

PERFIL DE USUARIO:

Equipo adecuado para personal ejecutivo con un uso ligero y personal. Algunas

empresas los están empezando a utilizar para remplazar los equipos de uso rudo

como una forma de disminuir costos, pero su principal desventaja es su fragilidad.

2.3.4 HANDHELDS DE USO RUDO

Una HandHeld es una computadora que se puede portar en la mano. Dentro de está

tecnología hay equipos muy variados, desde los que utilizan sistemas propietarios

(Ej. SipherLab), hasta los que utilizan DOS, PocketPC o PalmOS. En general, estos

equipos se pueden clasificar en dos grandes grupos: De uso ligero y De uso pesado,

los cuales pueden tener un amplio rango de fortalezas.

Característica Descripción Procesadores: Intel 486 o equivalentes, StrongArm o propietarios Memoria RAM: de los 128Kb a los 64Mb Almacenamiento secundario: Discos duros de estado sólido hasta 1Gb Pantallas: de un máximo de 5” con pantallas en color o blanco y negro,

opcionalmente con pantallas de contacto (touch screen) Teclados: Sin teclado. Numéricos y alfanuméricos, generalmente con

una distribución no estándar Peso: de 500g a 800g Autonomía: 8 hrs o más Interfaces: USB, serie o especiales para lectores industriales Sellado: IP65 o superiores Soporte de caídas: Repetidas de 1.5m a 2m. Ventajas: 1. Ligeras y muy portables por sus dimensiones.

2. Son extremadamente fuertes para ambientes hostiles y


caídas repetidas 3. Generalmente poseen periféricos especializados, como

interfaces para sistemas de medición (inalámbrica o por lectores ópticos), lectores de código de barras o de memorias de contacto

4. Tiempo medio entre fallas muy alto 5. Al ser equipo poco común en el mercado el riesgo de robo

es menor y por lo tanto el costos de asegurarlo. Desventajas:

1. La facilidad de encontrar software en todos los casos es menor que en una PC compatible y depende fuertemente de la plataforma. Para las HH estándares como PocketPC hay una mayor variedad, pero para las que trabajan con sistemas propietarios, la disponibilidad es casi nula.

2. Pantallas pequeñas comparadas con LapTops. 3. Costo elevado: arriba de los 500 USD para

configuraciones pequeñas 4. Pocos fabricantes: Intermec, Itron y Symbol 5. Sus periféricos son costosos y muchos sólo son proveídos

por los fabricantes.

PERFIL DE USUARIO:

Este tipo de equipo es adecuado para personal que requiera un equipo ligero,

resistente, pero que no necesite ver mucha información a un tiempo, debido a que las

pantallas son pequeñas. Equipo propio para vendedores-repartidores, tomadores de

lecturas, brigadas de mantenimiento, sistemas de inventarios, etc. Se recomienda el

uso de teclados si la captura de datos va a ser intensiva, aunque estos pueden ser

remplazados por teclados que se muestran en las pantallas con una menor

durabilidad [11].

2.3.5 EQUIPO VESTIBLE (WEARABLE)

Son equipos que el usuario viste como si fuera ropa. Generalmente son equipos

resistentes, con interfaces especiales para ser usadas dejando las manos libres.

Característica Descripción Ventajas: 1. Ligeras y muy portables por sus dimensiones.

2. Son extremadamente fuertes para ambientes hostiles y caídas repetidas

3. Tiempo medio entre fallas muy alto 4. Poseen interfaces, que permiten su uso dejando las

manos libres Desventajas:

1. La facilidad de encontrar software en todos los casos es menor que en una PC compatible y depende fuertemente de la plataforma. Para las HH estándares como PocketPC hay una mayor variedad, pero para las que trabajan con sistemas propietarios la disponibilidad es casi nula,

2. Pantallas pequeñas comparadas con las HH 3. Costo elevado: arriba de los 1000 USD para


configuraciones pequeñas 4. Pocos fabricantes: Intermec, Itron y Symbol 5. Sus periféricos son costosos y muchos sólo son proveídos

solo por los fabricantes. 6. Requieren software de diseño especializado pensado

para disminuir las teclas necesarias para operarlos.

PERFIL DE USUARIO:

Equipo adecuado para personal que requiera un equipo ligero, resistente y que

necesitan las manos libres para cargar o mover objetos. Son apropiados para

almacenistas que trabajan en áreas de surtido de mercancías.

2.3.6 TOMA DE DECISIÓN PARA SELECCIONAR EL EQUIPO

Dada la clasificación anterior, las principales preguntas para la selección de un tipo

de equipo, no de una marca, se presenta en la siguiente lista de verificación:

PREGUNTA SI / NO

1. ¿Debe de soportar caídas?

2. ¿Debe de soportar polvo?

3. ¿Debe de soportar agua? (gotas, chorro o inmersión)

4. ¿Cuánto es el tiempo de autonomía que se requiere?

5. ¿Necesidades de almacenamiento?

6. ¿Capacidad de cómputo requerida de acuerdo a la aplicación?

7. ¿Qué periféricos se requieren, como sondas de lectura, lectores de código de barras, lectores de RFIds, etc.

8. ¿Se necesitan interfaces especiales, como puertos para lectores o puertos serie adicionales?

9. ¿Se necesitan capacidades inalámbricas ya sea de redes locales, amplias o personales del tipo Bluetooth?

10. Necesidades para el ingreso de datos, pantalla táctil, teclados numéricos o alfanuméricos. ¿Se necesita capturar muchos datos?, ¿de qué tipo son estos?, ¿los puede elegir de una lista o sobrepasan la capacidad de esta técnica?

Tabla 2.1. Lista de verificación para Selección de Equipo

La selección del proveedor sigue criterios comerciales, como el precio, la calidad

conocida de su soporte, si tiene representación local o en los sitios donde se van a

utilizar los equipos, tiempos de respuesta en reparación y entrega, etc.

Todos estos criterios se utilizarán en el caso de estudio (sección 4.3.1) como guías

para la selección del equipo.

Aplicación Cáp. 3-1

3. APLICACIÓN

Con el fin de dejar poner en practica los conceptos expuestos en el capítulo 2 y

explicar la operación de una empresa de distribución y los problemas que presenta

que pueden ser eliminados o disminuidos con el uso del cómputo móvil, se presenta

un caso práctico desarrollado bajo un convenio patrocinado entre la Universidad

Autónoma Metropolitana y una empresa de producción y distribución de productos

alimenticios. Inicia con el estudio de la operación actual y problemas que se

presentan, luego la propuesta de la operación nueva, la selección equipo de cómputo

móvil y se concluye con la construcción del sistema. Está empresa, por su variedad

de productos y esquemas de distribución, constituye un muy buen caso de estudio

para observar una amplia variedad de procedimientos que las empresas de

distribución siguen.

3.1 EMPRESA DE ESTUDIO La empresa está formada por distintas divisiones, cada una de ellas posiciona una

línea de productos bajo esquemas de distribución distintos, los cuales responden a la

naturaleza del producto y al mercado objetivo:

• Secos. Son los productos que forman la mayor parte de sus ventas: café

deshidratado, leche deshidratada, leche concentrada y edulcorada, etc.

• Congelados: Son los productos precocidos y congelados, los cuales necesitan

un manejo especial para mantenerlas a temperaturas menores a -20°C.

• Refrigerados: Son productos que necesitan una cadena de frío como los

anteriores pero en el intervalo de 0 a 6°C, En esta categoría se considera a los

quesos frescos y a los madurados.

• Cereales: Cereales empacados de diferentes granos: maíz, arroz, trigo, etc.

• Helados: Consisten en todos los productos impulsivos considerados en la línea

de helados, como los sorbetes, helados de leche y paletas de agua y leche.

• Chocolates: Productos de chocolate, tanto en barra para consumo masivo, así

como a granel para su uso en restaurantes y repostería.


• Agua embotellada: En presentaciones de botellas de ½ litro hasta garrafones

de 20 litros.

Para la distribución de los productos, se utilizan los siguientes esquemas:

Preventa. El vendedor se presenta ante el encargado de compras y levanta el

pedido, lo envía al centro de distribución, se surte, factura en el almacén, y se

entrega al cliente junto con la factura, uno o varios días después. Este

esquema lo maneja la división de secos y cereales.

Distribución con Mercancía a Bordo. Lo utilizan las demás divisiones, debido a

que su cliente objetivo (farmacias y misceláneas) son de menor tamaño y el

costo de oportunidad lo justifica El vendedor además de levantar el pedido,

trae la mercancía con él, lo que le permite surtir y facturar en el punto de venta.

3.2 JUSTIFICACIÓN Como se mencionó en 2.1, es necesario justificar el proyecto. A continuación se

analizarán los principales puntos que se consideraron tomando como base lo

expuesto en 2.1. Hay que tomar en cuenta, que la aplicación será utilizada por más

de 1000 vendedores en ruta, por lo que pequeños ahorros en lo individual pueden

llegar a sumar grandes ahorros en lo general.

a) AUMENTO EN VENTAS Mejorar la imagen de la compañía. Este punto es considerado pero no se le

da gran peso debido a que el valor de marca de la empresa es muy alto y el

uso o no de computadoras portátiles no afecta.

Mejorar prácticas comerciales. Este punto es considerado importante en dos

aspectos: disminuir la cartera vencida al aplicar mas firmemente los criterios

de no venta por cartera vencida y en la aplicación de descuentos

personalizados que con el manejo manual eran muy complejos de implantar.

Información de gestión en el Punto de Venta. Este punto también se

consideró importante ya que bajo el manejo manual, el vendedor difícilmente

tenía actualizada esta información.


Generar esquemas de costeo personalizados por cliente. Este punto es

considerado importante, debido a que se tienen graves problemas con el

control en el otorgamiento de descuentos por cliente.

Esquemas de venta diferenciados. Este punto no se considera aplicable, ya

que los únicos esquemas de venta que manejan es contado o crédito.

b) LOGÍSTICA Manejo del negocio. No es considerado importante, el negocio se ha

realizado por muchos años sin la ayuda de cómputo móvil.

Procesos muy largos. Es punto se considera importante, actualmente los

tiempos de liquidación (proceso llevado al final del día) les puede llegar a

tomar hasta 3 horas, además de que hay una gran cantidad de errores que

producen conflictos en la operación. Si consideramos que se tienen 1000

vendedores, si se disminuye el tiempo de liquidación de 3 a 1 hora (lo que se

considera posible) se tendría un ahorro de 2000 horas hombre al día, lo cual

puede justificar en gran parte el proyecto.

c) DISMINUCIÓN DE COSTOS

Costos de Administración:

Reducción del personal de oficina, para soporte a vendedores. Se espera

eliminar los puestos de capturistas de liquidación, capturistas en el área de

almacén, capturistas en el área de cobranza, gran parte del soporte de

oficina y parte de los cajeros considerando una disminución fuerte del tiempo

de dedicación para recibir valores por vendedor. Para la administración de

los equipos se considera utilizar el personal que actualmente administra los

centros de cómputo y crear un área centralizada de no más de 3 personas

para resolución de problemas y administración de cambios y versiones.

Capacidad de incrementar vendedores sin aumentar el costo administrativo.

Este punto es considerado muy importante, porque la empresa espera migrar

parte de la venta que realiza a través de distribuidores a vendedores propios,

por lo que espera un crecimiento en su número y basa parte de esta

estrategia en no incrementar fuertemente sus costos.


Costos por Pérdidas Disminución de devoluciones. No se considera un punto importante, tal vez

se espera lograr una pequeña disminución de las devoluciones al tener un

mejor control de las devoluciones por cliente.

Control de activos en préstamo o comodato. Este punto es considerado muy

importante, debido a que la empresa maneja cerca de 100,000 congeladores

en comodato para su división de helados, mas anaqueles para la división de

chocolates, y el control de estos ha sido muy complejo. Se espera agregar

un módulo para la solicitud de mantenimiento que ayude a mejorar el

servicio.

d) INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES Información detallada de consumo, cliente por cliente. Este punto es muy

importante, ya que actualmente se están desarrollando sistemas de minería

de datos para proveer información para toma de decisiones, desde nivel

supervisor de ventas hasta las gerencias nacionales de división.

I) Información del comportamiento del vendedor durante la ruta. Este punto es

considerado muy importante, porque se estima que el vendedor no está

haciendo un uso eficiente del tiempo y del equipo de transporte, se estima

que hay una gran cantidad de faltantes de visitas por un lado, y de exceso de

visitas a unos clientes por otro. Con la información que provea el sistema

esperan ayudar a reestructurar las rutas y tener indicadores de desempeño

que permitan evaluar si los ajustes son adecuados.

Información sobre productos y desplazamientos de la competencia. Este

punto no es considerado, debido a que la empresa obtiene esta información

a través de empresas especializadas (como A.C. Nielsen).

3.3 OPERACIÓN ACTUAL A fin de detectar las necesidades y poder elegir el equipo adecuado, a continuación

se hace un análisis de la operación actual; ésta es totalmente manual del lado del

vendedor, y por parte del área administrativa se cuenta con un sistema desarrollado

por la empresa con un nivel alto de automatización sobre una plataforma AS/400.


3.3.1 Personal involucrado

Las actividades de la ruta son efectuadas por uno o más empleados en los siguientes

roles:

• Vendedor: Empleado responsable de la atención de los clientes, facturación,

surtido de los productos y administración del inventario de mercancía en la

camioneta.

• Supervisor: Empleado que tiene varios vendedores a su cargo y su labor es

vigilar el buen cumplimiento de los procedimientos por parte de los

vendedores, además de apoyarlos en su labor de ventas con los clientes.

• Almacenista: Empleado encargado de suministrar y recibir la mercancía de los

vendedores. Son la contraparte de seguridad para el conteo de productos y

detección de faltantes y sobrantes en las mercancías.

• Cajero: Empleado que se encarga de recibir de los vendedores, los valores

recolectados durante la ruta: cheques y efectivo, y de generar el vale de

faltantes al vendedor, en caso de que sea necesario.

3.3.2 Proceso de Venta

Con el fin de analizar el proceso, se dividirán las actividades del vendedor en cuatro

grandes bloques:

• Las actividades de Inicio de día, que son las que realiza dentro del centro de

distribución o almacén por las mañanas antes de salir a visitar a sus clientes.

• Las actividades en ruta, esto es fuera del centro de distribución, pero sin estar

visitando un cliente.

• Las actividades frente al cliente, como el surtido de producto, facturación y

cobranza

• Las actividades de fin de día, que son las que se realizan después de visitar a

sus clientes en el centro de distribución o almacén.


a) ACTIVIDADES DE INICIO DE DÍA

Son las actividades que se realizan durante la mañana, inmediatamente de que el

vendedor llega al centro de distribución en el centro de distribución. Inician con el

registro de entrada del vendedor al centro de distribución y terminan con la salida del

centro de distribución para iniciar las visitas a los clientes. La descripción del detalle

de esta actividad, se presenta a continuación en el siguiente diagrama:

Registro de entrada delvendedor

Recoger laplantilla dela cobranza

Recoger facturas

en blanco

Recarga demercancía

para el mismodía

Actualización deinventario en el

sistema administrativo

Recoger lista de precios

Hay cobranza?

Se terminólos folios de

facturas?

¿Hay cambios de

precios?

Recarga odescarga demercancía

Solicitud de carga para eldía siguiente

Registro desalida del

centro

Seleccionar yordenar clientes

de la ruta

Asistió elvendedor

Cambio de vendedorasignado

SI

NO

NO

NO

NO

NO

NO

Llenado de formade producto parael día siguiente

SI

SI

SI

SI

SI

Se necesita asignar

ayudante

Asignación deayudante

SI

NORegistro de entrada delvendedor

Recoger laplantilla dela cobranza

Recoger facturas

en blanco


para el mismodía




Hay cobranza?

Se terminólos folios de

facturas?

¿Hay cambios de

precios?

Recarga odescarga demercancía



centro

Seleccionar yordenar clientes

de la ruta

Asistió elvendedor


SI

NO

NO

NO

NO

NO

NO

Llenado de formade producto parael día siguiente

SI

SI

SI

SI

SI

Se necesita asignar

ayudante

Asignación deayudante

SI

NO

Figura 3.1. Actividades de Inicio de día

Registro de entrada del vendedor

Dependiendo de las instalaciones, el vendedor firma la lista de asistencia o

utiliza el reloj de registro de entrada (checador).


¿Asistió el vendedor?

El supervisor verifica si el vendedor asignado a la ruta se presentó, si no lo hizo,

utilizará el procedimiento de Cambio de Vendedor Asignado para asignar a otro

vendedor; este puede ser un vendedor de otra ruta, un temporal, un ayudante o

incluso el mismo supervisor, si no hay nadie más disponible.

Cambio de vendedor asignado

Este punto es importante porque de la correcta asignación del vendedor y del

ayudante depende el pago de comisiones que generan las ventas. La

asignación de un nuevo vendedor es verbal y al momento de la liquidación el

número de vendedor es colocado en la liquidación.

PROBLEMAS: Falta de control formal. Si al fin del día no se realiza el ajuste, se producen

errores de asignación de comisiones, que después tienen que ser corregidos

a través de procedimientos administrativos complejos.

Seleccionar y ordenar clientes de la ruta

Cuando un cliente es dado de alta para ser atendido por un vendedor, se le

asigna el o los días de la semana que va a ser visitado. Este control se lleva a

cabo en forma manual por el vendedor a través de sus Hojas de Ruta. La Hoja

de Ruta es un documento que se elabora para cada cliente; en él se encuentran

los datos generales, condiciones comerciales (por ejemplo si la venta es a

crédito o solo contado), los días de visita, descuentos y lo vendido en forma

detallada en visitas previas. Al conjunto de todas las hojas de ruta de los

clientes asignadas a un vendedor, se le llama Rutero.

Durante las mañanas se eligen las hojas de ruta de los clientes a visitar ese día,

más algunos no programados, pero que tiene que visitarlos por condiciones

especiales, como: cobranza, entrega de productos no surtidos en una visita

previa, etc. A estos clientes se les llama Fuera de Ruta. El vendedor coloca las

hojas de ruta en el orden en que espera visitarlos; este orden se asigna con

base en el recorrido y horario disponible de los clientes para recibir al vendedor.


PROBLEMAS: Mantener vigente la información de los días de visita. Durante la operación

los vendedores realizan ajustes a los días de visita, los cuales no se reportan

y tampoco se anotan en la hoja de ruta, por lo que es difícil auditar por parte

de la empresa, que se cumplan los itinerarios y con ello mantener un alto

estándar en la periodicidad y puntualidad de las visitas.

Falta de información por parte del vendedor. Si el vendedor encargado no se

llega a presentar a laborar, no se tiene la información necesaria para asignar

fácilmente a otro vendedor a la ruta.

Falta de información para toma de decisiones. Al no tenerse la información

de los Ruteros en forma electrónica, esta no puede ser fácilmente utilizada

como entrada para sistemas especializados de análisis de ruta. Esta

situación complica la evaluación de los sistemas automatizados de análisis

de rutas para una posible adquisición.

Aumento de clientes Fuera de Ruta. Se tiene un alto índice de clientes que

no les correspondía ser visitados y se visitan, lo que incrementa fuertemente

los costos de distribución.

¿Se necesita asignar ayudante?

Dependiendo de la división, algunas rutas pueden utilizar un ayudante de

vendedor y otras no; en el caso de que sea necesario, el supervisor puede

asignar un ayudante a la ruta. Su asignación es importante porque al igual que

al vendedor, le corresponde un porcentaje de comisión sobre las ventas.

PROBLEMAS: No existe un control de la asignación del ayudante. No existe un registro de

dicha asignación, lo que provoca conflictos y trámites administrativos.

Asignación de ayudante

Asignación verbal del ayudante a la ruta. La asignación administrativa se lleva a

cabo al momento de la liquidación, donde se anota su número de empleado

para ser considerado para el pago de las comisiones.


¿Hay cobranza?

Se presenta el vendedor con el encargado de la cobranza para recoger las

facturas, notas de crédito y cheques devueltos, que tenga que cobrar en el día.

Por seguridad, generalmente sólo se lleva la cobranza de los clientes que se

tiene planeado visitar, pero en casos graves, puede llevarse la cobranza de

clientes fuera de ruta (no planeados para ser visitados). En otras divisiones se

observó que se llevaban todos los documentos de cobranza.

Recoger planilla de cobranza

El encargado de la cobranza entrega al vendedor un formato impreso por el

sistema administrativo, en original y copia, con el inventario de los documentos

por cobrar llamado planilla de cobranza, junto con los documentos originales. El

vendedor firma el formato impreso original y se lo entrega al encargado de la

cobranza.

PROBLEMAS: Pérdida de documentos o errores para agendarlos.

Manejo inadecuado por parte del vendedor. El vendedor puede decidir que

NO desea bloquear a algún cliente con cobranza vencida. Aquí se considera

que el vendedor no recibe comisión por la cobranza y sí por las ventas,

entonces si a un cliente por razones de cobranza no se le puede vender es

una pérdida de ingresos para el vendedor.

¿Se terminaron los folios de las facturas?

El vendedor revisa si todavía le quedan folios de facturas, es decir facturas en

blanco preimpresas y foliadas; si estima que no le son suficientes para el día de

venta, pasa a recoger facturas en blanco.

PROBLEMAS: Olvido del vendedor de recoger las facturas en blanco, saliendo a la ruta sin

facturas suficientes, impidiendo vender a clientes que exigen factura.


Recoger facturas en blanco

Pasa con su supervisor o la persona designada para tal fin y llena un formato

donde se anota el folio inicial y el folio final de las facturas en blanco que se le

están asignando. Dado que estos documentos tienen validez fiscal, se tiene que

vigilar en forma estricta su uso.

PROBLEMAS: Tiempo en el proceso. Depende del número y de la disponibilidad del

personal encargado el entregar los folios preimpresos.

Problemas en el control de los folios. En caso de discrepancias, se tiene que

acudir al archivo manual para ver las asignaciones.

Durante la ruta puede llegarse a perder algún folio. Esto provoca un

procedimiento complejo para cancelar dichos folios y en algunos casos se

tiene que recurrir a levantar un acta ante el ministerio público.

¿Hay cambios de precios?

Cuando hay algún cambio de precio o de condiciones en la venta de algún

producto, se le indica al vendedor por medio de mensajes en un pizarrón

colocado en su área de trabajo; si ya se han acumulado muchos cambios se le

pide que recoja una nueva lista de precios.

PROBLEMAS: El vendedor puede llegar a ignorar o no darse cuenta de los mensajes, con

la consiguiente falta de aplicación del precio o condición nueva.


Se le entrega un listado con los precios de todos los productos y condiciones

especiales en la venta de alguno de ellos.

PROBLEMAS: Logística en la elaboración de las listas. Puede que no estén listas

oportunamente. Se puede presentar el caso de que sea necesario responder

rápidamente a un cambio de precios o promoción de la competencia.

El vendedor no recoge la lista, e ignora los nuevos precios y condiciones.


¿Se recarga o descarga mercancía?

Durante la mañana se puede presentar que el vendedor necesite cargar algún

producto o descargar alguno que traiga en exceso. Las condiciones por lo que

se puede presentar lo anterior van desde un mal cálculo del vendedor al solicitar

el producto, hasta que llegó durante la noche producto al almacén que no se le

había surtido al vendedor el día anterior y le es entregado hasta la mañana

siguiente.

Recarga de mercancía para el mismo día.

El vendedor llena una solicitud a mano de los productos que desea cargar y se

la entrega al almacenista. El almacenista la surte y elabora un documento con la

carga solicitada (en original y varias copias). Después de contar el producto, el

original y las copias son firmadas de conformidad por el vendedor y el

almacenista.

PROBLEMAS: Manejo de papel.

Claridad en el llenado de las formas.

En caso de que se hayan agregado códigos de productos nuevos a la venta

hay que actualizar la papelería. Como lo anterior no se efectúa con la

suficiente frecuencia, las formas preimpresas con el listado de los productos

se vuelven obsoletas y se tienen que usar las áreas en blanco para anotar

los productos que no aparecen en la lista.

Actualización del inventario en el sistema administrativo

Una vez terminada la recarga, el almacenista entrega al área de captura dentro

del almacén, el documento con el contenido de la mercancía recargada, para

que sea capturado en el sistema de control de inventario. Es hasta este

momento que el stock del almacén se actualiza.


PROBLEMAS: Errores de captura, que provocan diferencias en el stock, tanto del almacén

como el de la camioneta.

Retrazo entre la salida de la mercancía y su actualización en el sistema

administrativo, provocando problemas de surtido de otras salidas generadas

por la pre-facturación, ya que por un tiempo aparecen productos en el stock

del almacén que ya no existen para ser entregados.

¿Hay una solicitud de carga para el día siguiente?

El vendedor anota en un formato los productos que solicita para la venta del día

siguiente. Estos productos se surten en el almacén durante el día y al regreso

del vendedor están listos para que se carguen en la camioneta, o pueden ser

agregados al stock de la camioneta durante la noche, por el personal del

almacén. Este procedimiento no es común en todas las divisiones de la

compañía.

PROBLEMAS: Legibilidad de la solicitud

Recaptura de la solicitud, con el consiguiente gasto de tiempo, personal y

errores de llenado.

Registro de salida del centro

Al momento de abandonar el centro de distribución para salir a ruta, el vigilante

que resguarda la puerta anota el número de placas del vehículo, vendedor,

kilometraje y en algunas divisiones la temperatura de la caja (productos

refrigerados y congelados).

PROBLEMAS: Errores en las anotaciones.

Dificultades para usar esta información en otras áreas, ya que requiere de su

captura.


b) ACTIVIDADES DEL VENDEDOR EN RUTA

Son las actividades que realiza el vendedor entre visita y visita a cliente. Las

actividades con cada cliente se analizan después.

Supervisión enruta

Salidas diversasno asociadas a

un cliente

Supervisión en ruta?

Conteo deproducto encamioneta

Salidas noasociadas a un cliente?

Hay clientespendientes?

Visitar clientes

Consulta destock?

Consulta manual del

stock

Figura 3.2. Actividades del Vendedor en Ruta

Supervisión en ruta

Para fines de determinar la calidad del servicio, los supervisores pueden

abordar al vendedor durante la ruta y efectuar algunas tareas de verificación:

Stock esperado.

Que no traiga productos de otras marcas para vender o artículos personales

que desee transportar.

Que haya cubierto el itinerario esperado.


Conteo de producto en camioneta

Con base en el stock inicial, a las salidas de producto por facturación y a salidas

diversas, el supervisor estima el stock que debe traer el vendedor en la

camioneta; en caso de algún faltante o sobrante, el supervisor anota estas

cantidades en una forma preimpresa.

PROBLEMAS: No se guarda la información de conteo. La información generada por la

supervisión, principalmente los faltantes de inventario, no tienen impacto si

no se consolidan durante la liquidación. Puede suceder que durante la

supervisión haya un faltante y el vendedor lo compense entregando de

menos a los clientes que faltan, y llegue a la liquidación sin faltantes.

El cálculo del stock esperado es muy tardado. El supervisor tiene que

calcular el stock esperado con base al stock inicial, facturación, devoluciones

y salidas diversas. Generalmente no se realiza este procedimiento por el

tiempo que hay que invertir en él.

¿Salidas no asociadas a un cliente?

Son movimientos generalmente de salida de mercancía, que no son entregados

a un cliente; por ejemplo la entrega de producto para degustación en mercados

públicos o como soborno a los agentes de tránsito.

Salidas diversas no asociadas a un cliente

El vendedor anota en cualquier hoja de papel o memoriza el movimiento, y al

final del día lo platica con su supervisor; si el supervisor lo autoriza, se llena un

formato especial de salida, para que el producto no sea considerado un faltante

al momento de la liquidación.

PROBLEMAS: Llenado de la documentación y costo de procesamiento administrativo,

desde la autorización hasta su descuento de los faltantes en stock.

No se tienen causas estandarizadas para estos movimientos, por lo que

hacer un análisis estadístico es muy difícil.


Visitar Clientes

Mientras haya clientes durante la ruta, se elegirá el siguiente para visitarlo.

Estos pueden ser clientes en ruta o fuera de ruta. Se considera que la ruta

terminó cuando se visitaron todos los clientes programados o un percance, falta

de tiempo o falta de producto, impiden continuar visitando clientes.

¿Consulta de stock?

Durante la ruta, el vendedor puede necesitar consultar su stock; si lo desea

pasa a la consulta manual del stock.

Consulta manual del stock

Se cuenta directamente el o los productos, que se necesitan conocer para el

stock, directamente en la camioneta.

c) ACTIVIDADES DURANTE LA VISITA AL CLIENTE Son las actividades que realiza el vendedor al visitar a un cliente, desde elegirlo de su Rutero hasta la venta, cobranza y demás actividades.

Selección del cliente

Consulta el Rutero para determinar cual es el siguiente cliente a visitar; puede

ser alguno de los programados (en ruta) o no programados (fuera de ruta). Si el

vendedor tiene experiencia en su ruta, generalmente recuerda la secuencia de

visitas sin consultar el rutero.

PROBLEMAS: Mal llenado de la forma de ventas. Dado lo laborioso del trabajo, cuando la

hoja de ruta de un cliente se llena con la información de las ventas

realizadas, difícilmente llenan una nueva forma, y terminan anotando en el

reverso de la hoja o simplemente dejan de hacerlo. La verificación del

llenado correcto es una tarea del supervisor.


Selección delcliente

Venta a crédito

Venta de contado

Devolución deproducto

Salidas diversas

Inventariode activos

en comodato

Causa de noventa

Causa de novisita

Actualización del libro de

ruta

El local no está abiertoo no se pudo

llegar?

Tienecobranza?

Tienecobranzavencida?

Autorizadaventa acrédito?

Va a comprar?

Registro decobranza

Compra a crédito?

Hay producto paradevolución?

Salidasdiversas?

Inventario deactivos?

Tieneproductosque surtir?

Surtido de productos en

camión

Modificacionesal pedido?

Cancelaciónde folio de

factura

Re-expediciónde facturas

A

A

NO

SI

SI

NO

NO

NO

SI

SI

NO

SI

NO

SI

NO

NO

NO

SI

SI

SI

NO


Venta a crédito

Venta de contado

Devolución deproducto

Salidas diversas


en comodato

Causa de noventa

Causa de novisita


ruta


llegar?

Tienecobranza?



Va a comprar?

Registro decobranza

Compra a crédito?


Salidasdiversas?




camión

Modificacionesal pedido?


factura

Re-expediciónde facturas

A

A

NO

SI

SI

NO

NO

NO

SI

SI

NO

SI

NO

SI

NO

NO

NO

SI

SI

SI

NO

Figura 3.3. Actividades Durante la Visita al Cliente

El rutero puede no estar actualizado. Si hay un cambio de datos del cliente o

de la secuencia de visita, en muchas ocasiones no se registra. Lo anterior

provoca serios problemas cuando hay un cambio de vendedor, ya que el

nuevo vendedor sólo cuenta con el rutero para guiarse.

Tomar información del rutero para análisis posteriores (estadísticos). No es

simple, implica que la información debe de ser capturada y correcta.

No se visita al cliente en el horario esperado, provocando mala calidad del

servicio. Para los clientes es muy importante que el vendedor los visite en el

horario esperado, para estar presente y tener el pedido y el dinero listos (en

caso de venta de contado).


¿El local no está abierto o no se puede llegar?

Si por alguna razón no se puede llegar al local o éste se encuentra cerrado, el

vendedor pasa al proceso de No Visita.

Causa de No Visita

El vendedor anota en la hoja de ruta la razón por la que no pudo visitar al

cliente.

PROBLEMAS: Falta de uniformidad en las causas.

La información no alimenta procesos posteriores; eventualmente se utiliza

para que el supervisor verifique con el cliente si lo anotado es cierto o no.

¿Tiene cobranza?

El vendedor revisa en la planilla de cobranza si el cliente que se está visitando

tiene facturas pendientes de cobro o cheques devueltos. Si los hay, debe pasar

a hacer su labor de cobranza.

PROBLEMAS: El vendedor ignora la cobranza, ya sea por olvido o por pactos extraoficiales

con el cliente.

En ocasiones no se cargan todos los documentos que adeuda el cliente.

Registro de la cobranza

Si el cliente decide liquidar o abonar a uno o más documentos de la cobranza,

se pueden presentarse dos casos:

a) El cliente liquida el total del documento. En este caso el vendedor hace

entrega del documento original al cliente, como comprobante de pago.

b) El cliente no liquida el total del documento. En este caso el vendedor anota

en el reverso del documento la cantidad que abonó el cliente; el cliente no

se queda con ningún comprobante del pago parcial.

PROBLEMAS: No existen comprobantes de pagos parciales para el cliente. Lo que da lugar

a que algunos vendedores puedan hacer malos manejos del dinero.


Los datos de la cobranza recolectada se capturan en el sistema

administrativo para su consolidación. Esto produce retrasos en la captura

(en algunos casos de días) y errores.

Retrazo en la captura de la cobranza. Lo que provoca bloqueos de venta a

clientes que efectivamente sí pagaron.

¿Va a comprar?

Si el cliente decide no comprar o no se le puede vender, el motivo se anota en la

hoja de ruta.

PROBLEMAS: Poco control sobre las causas.

Dificultad para utilizar esta información para análisis posteriores.

¿Tiene cobranza vencida?

Como política, no se está permitida la venta a crédito si el cliente tiene cobranza

vencida, pero sí se permite la venta de contado.

PROBLEMAS: Política difícil de verificar. El vendedor puede tomar la decisión de vender en

el punto de venta y sólo se le podría reprender al momento de verificar la

facturación en el fin de día. En estos casos el vendedor argumenta que no se

dio cuenta del estado de la cobranza o que el cliente es muy importante para

negarle la venta.

¿Autorizada venta a crédito?

Sólo a algunos clientes de la ruta se les autoriza la venta a crédito. Esta

autorización es otorgada por la empresa, previa solicitud del cliente. El límite de

crédito, número de días y demás condiciones son particulares para cada cliente.

PROBLEMAS: No se respeta el límite de crédito.

Se pueden otorgar créditos a clientes no autorizados, utilizando como

fachada de la venta a clientes que sí lo tienen autorizado.


Venta

El vendedor le pregunta al cliente que productos desea y además sugiere los

que necesita, con base en las existencias actuales y las ventas anteriores

(consultando su hoja de ruta); además puede considerar la existencia de

promociones o campañas publicitarias. Sobre una forma preimpresa de la

factura, el vendedor va anotando las cantidades de producto y valida

mentalmente contra el stock en la camioneta; cuando se terminan de pactar las

cantidades o durante el avance, a solicitud del cliente, el vendedor calcula el

total del pedido. El cálculo implica:

Aplicar la lista de precios, dependiendo del cliente (mayoreo, cadena de

tiendas, estanquillo, etc.)

Considerar diferentes tipos de descuentos: por volumen, por promociones,

por condiciones comerciales del cliente y por condiciones financieras del

cliente, además de considerar si paga de contado o utiliza crédito. Después

de lo anterior se aplican impuestos si los hay. Todas estas condiciones

pueden llegar a ser individuales para cada cliente.

Anotar los datos detallados del cliente para los requerimientos fiscales.

PROBLEMAS: Falta de datos del cliente o ilegibilidad de los mismos.

Anotación de productos que no se tiene en el stock, provocando que tenga

que cancelar la factura y elaborarla de nuevo.

Cálculos complejos; cuando se aplican descuentos e impuestos, las

posibilidades de que el vendedor se equivoque son altas.

No se pueden tener varias condiciones por cliente-ruta, ya que el vendedor

le es difícil administrarlas.

Las promociones se aplican en forma discrecional por el vendedor.

Las facturas emitidas durante la ruta se recapturan al final del día.

Se efectúan ventas a crédito a pesar de que el cliente tenga documentos

vencidos.


En ventas a crédito el vendedor no respeta el límite de crédito, generalmente

porque es complejo calcularlo o va contra sus comisiones al vender de

menos.

¿Hay producto para devolución?

En algunas divisiones, se acepta que el cliente pueda regresar productos en

buen o mal estado, con cargo total o parcial hacia la empresa. Esta devolución

se puede deber a una de las siguientes razones:

Producto en buen estado:

a) Porque el cliente no lo puede desplazar y negocia su devolución antes

del vencimiento.

b) En el caso de refrigerados o congelados, se puede presentar que al

cliente le falle el congelador o el refrigerador, por lo que se prefiere

recoger el producto antes de que se dañe por falta de condiciones de

frío y se le tenga que reponer con costo a la empresa.

Producto en mal estado:

a) Producto que caducó.

b) Producto que por alguna condición de fabricación tiene problemas. A

esto se le llama Falla Técnica.

Después de recibido el producto, el vendedor puede optar por el cambio físico,

esto es, regresar en su lugar los mismos productos en buen estado o productos

similares, o generar una nota de crédito que puede ser aplicada en compras

futuras. Generalmente se utiliza la primera acción, debido a que es más simple.

PROBLEMAS: Se pierde el rastro de la devolución con el cambio de producto. No se sabe

qué cliente devolvió qué evitando que se puedan tomar medidas para

disminuir las devoluciones. En algunas ocasiones el vendedor recibe el

100% de devolución del mismo producto.

Si se genera la nota de crédito, se presentan los mismos problemas que en

pedido, ya que se utilizan los mismos cálculos para determinar el costo.


¿Salidas diversas?

Las Salidas Diversas son entregas de mercancía no costeada al cliente, por

razones diferentes a la venta, como son: regalo de producto para degustación,

promoción por introducción de nuevos productos, productos promocionales sin

costo o promociones de regalo de producto. Estas salidas diversas tienen que

ser autorizadas por un supervisor en el proceso de fin de día.

Salidas diversas

El vendedor anota en una forma preimpresa los datos del cliente, el concepto de

la salida de mercancía y los productos que se le entregan al cliente.

PROBLEMAS: Tienen que recapturarse al final del día para calcular la liquidación.

No hay garantía de que el cliente anotado sea efectivamente al que se le

entregó el producto o inclusive que haya existido un cliente.

No existe validación contra las mercancías vendidas. Se utilizan las salidas

diversas para entregar regalo de productos por promoción y se puede

entregar producto de más o de menos.

¿Tiene productos que surtir?

Después de gestionar con el cliente los pedidos y las salidas diversas, si tiene

productos que surtir, pasa a surtido de productos en camión.

Surtido de productos en camión

El vendedor se dirige al camión a surtir el producto y lo surte cotejando con los

documentos que llenó ante el cliente; en caso de que se presente la falta de

algún producto, lo corrige sobre la forma preimpresa (factura o salida diversa).

Modificaciones al pedido y reexpedición de factura

Si hubo algún problema durante el surtido del producto o modificaciones

solicitadas por el cliente, el vendedor cancela el folio de la factura y reexpide

una nueva con la corrección.


PROBLEMAS: Control de la papelería. Al final del día debe de entregar tanto los folios

vigentes como los cancelados.

Tiempo en reexpedir la factura.

¿Inventario de activos?

Algunas de las divisiones manejan la opción de ofrecer algunos bienes en

comodato a los clientes, como los refrigeradores, congeladores, exhibidores,

etc. Bajo procedimiento, se le puede ordenar al vendedor levantar un inventario

de estos bienes a los clientes de la ruta.

Inventario de activos en comodato

En un formato preimpreso, el vendedor anota el número de cliente, el tipo de

bien, el número de serie (si aplica, ya que algunos bienes no tienen número de

serie) y el número de inventario de la compañía.

PROBLEMAS: Recaptura al fin de día la información recopilada durante la ruta.

Falta de legibilidad de los datos.

Falta de uniformidad en la descripción de los bienes.

Actualización del libro de ruta

Al final de la visita, el vendedor actualiza los datos del libro de ruta con:

Fecha y hora de visita.

Productos vendidos al cliente.

Anotaciones sobre la cobranza.

PROBLEMAS: El vendedor frecuentemente no anota los datos.

Tiempo invertido en llenar los formatos.


d) ACTIVIDADES DE FIN DE DÍA

Conteo de producto

Entrega de lacobranza

Preparaciónde la

documentaciónpara la liquidación

Llenado de planilla deliquidación

Creación del control de

carga

Autorización desalidas diversas

Liquidación conel cajero

Liquidación conel supervisor

Captura de ladocumentación

Generación dela liquidación


para el mismodía

Entrada alcentro de

distribución

Conteo o descarga deproducto?

Carga para eldía siguiente?

Carga demercancía

Inicia fin dedía?

Hay salidasdiversas? Recibo de

faltantes enliquidación

Hay cajero?

Hay faltantes?

No

Si

A

AActualización deinventario en el


Reporte de fin de día

Captura delcontrol de

carga



A

No

Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Conteo de producto

Entrega de lacobranza

Preparaciónde la

documentaciónpara la liquidación

Llenado de planilla deliquidación

Creación del control de

carga

Autorización desalidas diversas

Liquidación conel cajero

Liquidación conel supervisor

Captura de ladocumentación

Generación dela liquidación


para el mismodía

Entrada alcentro de

distribución

Conteo o descarga deproducto?

Carga para eldía siguiente?

Carga demercancía

Inicia fin dedía?

Hay salidasdiversas? Recibo de

faltantes enliquidación

Hay cajero?

Hay faltantes?

No

Si

A

AActualización deinventario en el



Captura delcontrol de

carga



A

No

Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Figura 3.4. Actividades de Fin de Día

Entrada al centro de distribución

Al momento de que el vendedor regresa al centro de distribución, el vigilante

toma los siguientes datos:

Fecha y hora de entrada.

Número de camión.

Número de vendedor.

Kilometraje que marca el odómetro del camión.

Temperatura del refrigerador o congelador, si aplica.


PROBLEMAS: La datos obtenidos no pueden ser fácilmente utilizados para su análisis

Inicia fin de día

El vendedor una vez en el centro de distribución, puede recargar producto y

volver a salir o iniciar el proceso de fin de día, y dar por terminada la ruta.

Recarga de mercancía para el mismo día

Descrito anteriormente

Actualización de inventario en el sistema administrativo

Descrito anteriormente

Entrega de la cobranza

El vendedor reúne las facturas que se llevó para cobro y que los clientes no

pagaron, junto con la planilla de cobranza, y las entrega al encargado de la

cobranza para su control; se asume que las que no regresa fueron pagadas y

deberán ser reportadas al cajero para la recepción del pago.

PROBLEMAS: Omisión de pagos parciales por parte del vendedor.

El control de la documentación es complejo y propenso a errores.

Forma adicional sobre lo cobrado, que se anexa al momento de liquidar en

caja, además de lo vendido en efectivo.

¿Conteo o descarga de producto?

Dependiendo de la división que se analice, se tienen los siguientes casos:

Se cuenta el producto en camioneta. Sólo los fines de semana y rara vez, se

descarga completamente, por ejemplo en la división de chocolates.

Los productos se descargan e ingresan al almacén todos los días, por

ejemplo en la división de helados.

Los productos son contados todos los días de la semana, y el fin de semana

o un día antes de un día festivo descargan la camioneta y regresan los

productos al almacén, por ejemplo en la división de refrigerados.


Conteo de producto

Utilizando el control de carga como base, el almacenista cuenta el producto en

la camioneta; las cantidades las anota en el control de carga de conformidad

con el vendedor.

Captura del control de carga

El almacenista determina la diferencia de productos entre los que se le

entregaron al vendedor y los que cuenta el almacenista al final del día. Ya

acordado con el vendedor, firman el control de carga.

¿Carga para el día siguiente?

Dependiendo de la división que se analice, la carga de productos para el día

siguiente se puede hacer, en presencia del vendedor durante las actividades del

fin de día, o en la noche en el centro de distribución por los empleados del

almacén, cuando el vendedor ya no se encuentra.

Creación del control de carga

El almacenista toma una forma en blanco, previamente foliada del control de

carga, y la llena con los datos del vendedor y la fecha. Del control de carga

anterior, traslada las cantidades de producto que tiene en el camión (si las hay).

Este control de carga quedará vigente hasta el fin del siguiente día.

Carga de mercancía

El almacenista, de conformidad con el vendedor, cuentan la mercancía a ser

cargada; las cantidades se anotan en el control de carga nuevo y se suman al

producto que quedó en el camión (si lo hay); esta suma se considera el stock

inicial del día siguiente.

Los procedimientos antes descritos donde interviene el almacenista, adolecen

de problemas comunes, estos se listan a continuación.


PROBLEMAS: Legibilidad en el llenado de las formas.

Recaptura en el sistema administrativo de los controles de carga, para

descontar de las existencias de almacén los productos cargados por los

vendedores.

Errores de captura, que provocan costosas correcciones en tiempo y

conflictos, ya que estos errores pueden representar cargos indebidos a los

vendedores.

¿Hay salidas diversas?

Si el vendedor generó alguna salida diversa durante la ruta, tiene que pasar con

su supervisor a que la autorice.

Autorización de salidas diversas

El vendedor se presenta con su supervisor, con las formas de salidas diversas

generadas durante la ruta; el supervisor tiene la prerrogativa de rechazarlas, de

modificar las salidas diversas a la baja o aceptarlas tal como se las presentan.

Si decide disminuirlas, modifica las cantidades directamente sobre las formas.

Termina firmando el documento de conformidad.

PROBLEMAS: No queda registro de rechazos, modificaciones a las salidas diversas ni de

causas, lo que no permite llevar estadísticos del comportamiento del

vendedor.

Preparación de la documentación para liquidación

El vendedor prepara la documentación para entregarla en el área de captura:

Control de carga, con las cantidades de producto con que regresó al centro

de distribución.

Facturas de crédito y contado, generadas durante el día.

Salidas diversas, autorizadas por el supervisor.

La planilla de cobranza.


Una vez relacionada la documentación, el vendedor obtiene los totales vendidos

y cobrados, y lo compara con el efectivo y cheques que trae; si son iguales

considera que la documentación está completa, si no, trata de encontrar el

origen de la diferencia, porque puede que no haya contado correctamente el

efectivo o sumado los documentos, o no haya considerado alguna factura.

PROBLEMAS: Lentitud del procedimiento, en algunos casos hasta 1 hora

Errores en las operaciones, que le provocan tener que repetirlas varias

veces, como medida de seguridad.

Generación de la liquidación

Después de lo anterior, el vendedor presenta la liquidación en el área de

procesamiento de datos, donde la documentación es capturada en el sistema

administrativo; si hay alguna duda sobre un número o letras, los capturistas le

preguntan al vendedor.

PROBLEMAS: Tiempo en esta tarea. Si no hay problemas le puede tomar unos 15 minutos,

pero si encuentra diferencias el proceso puede tardar hasta 1 hora.

Errores de captura, por parte del personal del área de procesamiento de

datos, que generan aclaraciones que se tardan en resolver y en algunas

ocasiones conflictos con los vendedores.

Tiempo de atención. En momentos pico puede haber varios vendedores

esperando a ser atendidos en el área de procesamiento de datos.

Generación de la liquidación

Después de capturados y procesados los documentos, se le entrega al

vendedor un documento impreso donde se le dice los totales vendidos, los

faltantes y sobrantes valorizados, si los hay, y el total de dinero que debe de

presentar en cheques y efectivo, no separa uno del otro, ya que no se tienen

información detallada de cómo pagó el cliente. El proceso en este punto no

puede detectar los montos por cada uno.


Llenado de la planilla de liquidación

El vendedor llena esta forma antes de presentarse con el cajero, relacionando:

Los cheques por número y cliente, y su total.

El efectivo, indicando el número de unidades por denominación y el total.

PROBLEMAS: Tiempo de llenado de la plantilla de cheques, en algunos casos el emisor del

cheque recibido puede no corresponder al del cliente que lo recibió, por lo

que se tiene que recordar cual cliente se lo dio.

¿Hay cajero?

Dependiendo de la hora en que el vendedor se presente con el cajero, puede

que éste ya no se encuentre porque su turno terminó. Lo anterior sucede

cuando las rutas son muy largar y se regresa tarde, o se tuvo un percance con

el vehículo. Cuando el cajero ya no se encuentra se presenta el vendedor ante

su supervisor para liquidar.

Liquidación con el supervisor

El vendedor coloca todos los valores junto con la planilla de liquidación en una

bolsa, se le sella con un fleje de seguridad y se introduce en la caja fuerte del

centro, el supervisor no verifica ni cantidades ni documentos; el cajero al día

siguiente los cuenta y termina el procedimiento.

Liquidación con el cajero

El vendedor se presenta con los valores, la planilla de liquidación y la

liquidación. El cajero cuenta los valores y revisa si los cheques son aceptados;

si rechaza alguno, se lo entrega al vendedor, por ejemplo cuando falta alguna

firma o está mal llenada la cantidad.

¿Hay faltantes?

El total de los valores se compara con el total de la liquidación; si es menor, se

genera un vale por el faltante, que se le descontará al vendedor vía nómina; si

es mayor (caso extraño) se puede regresar la diferencia al vendedor. En este

faltante se considera el monto por cheques rechazados.



Al terminar su día de labores, los vendedores deben de elaborar un reporte que

contempla la siguiente información:

Efectividad de la visita, que es el porcentaje de clientes que se les vendió o

se les cobró de entre todos los visitados.

Total de clientes visitados en ruta y fuera de ruta.

Causa de no venta, no visita o visita fuera de ruta de cada cliente.

Total cobrado.

Total vendido de contado y a crédito.

Total de productos vendidos por clave.

PROBLEMAS: El tiempo de elaboración, puede ser de hasta 30 minutos.

Por cansancio o falta de disciplina no se llenan en su oportunidad.

Errores en el llenado.

Si desea tomar información del reporte es necesario capturarla.

Se desea más información sobre la ruta, pero aumentar los requerimientos

del reporte puede ser inaceptable por los vendedores.

Propuesta de Solución Cáp. 4-1

4 PROPUESTA DE SOLUCIÓN

La propuesta de solución plantea la siguiente ruta:

• Alcances del sistema utilizando cómputo móvil. Objetivos generales del

sistema de acuerdo con los diferentes niveles de usuario del sistema.

• La propuesta de operación utilizando cómputo móvil. Se describe en forma

detallada cómo la aplicación propuesta articula la operación administrativa

desde el punto de vista de los usuarios.

• Selección de equipo. Con base a los requerimientos y las restricciones físicas

impuestas por la forma y el lugar de uso de los equipos, se proponen las

opciones y se elige un tipo de acuerdo a los criterios de selección propuestos.

• Selección de elementos de interfaz, con los sistemas administrativos así como

de elementos de desarrollo.

• Arquitectura de la aplicación. Se describe la arquitectura del sistema y su

colocación en los diferentes elementos (servidores y equipos portátiles) así

como los distintos módulos de la aplicación en el equipo portátil.

• Elementos de diseño de la aplicación en el equipo portátil. Los principales

casos de uso, bases de datos y navegación.

• Puesta en operación. Se describe la estrategia de pruebas y puesta en marcha.

• Evaluación de la operación, con el sistema móvil.

4.1 ALCANCES DEL SISTEMA UTILIZANDO CÓMPUTO MÓVIL Ya una vez conocida la operación manual, se procede a establecer los alcances del

sistema automatizado utilizando cómputo móvil.

Como una ayuda sobre las posibilidades de uso, se analizaron diferentes productos

de software, ya desarrollados en este campo, para ver cuál es la funcionalidad que

ofrecen. Se revisaron los siguientes:


• MOBILE ASCROUTE™ SOFTWARE

• Si Sales Pro™

La solución a un problema, antes de revisar los detalles, debe de darse en un marco

general de requerimientos funcionales, no funcionales y restricciones que debe de

cumplir. Estos requerimientos son las directrices sobre las que el proyecto en su

conjunto deberá desarrollarse. Para lo anterior se debe acordar con los usuarios de

los diferentes niveles (vendedores, ejecutivos, áreas técnicas y de operación) los

objetivos generales que se deben de cumplir. Para este estudio, se listan los

acuerdos tomados:

I) Minimizar la utilización de documentos preimpresos: facturas, notas de

crédito, controles de cobranza, etc., y algunos remplazarlos por documentos

impresos, generados durante la operación.

II) Pasar la mayor parte de las actividades al control del vendedor,

permitiéndole mayor autonomía, sin perder las reglas de seguridad y control,

con el fin de disminuir el tiempo que el vendedor invierte en interfaces con

otros sistemas u otras personas, por ejemplo el cálculo de la liquidación.

III) Disminuir las recapturas; para sólo tener una fuente de la información y que

la generación la realice quien la pueda hacer con la mayor calidad, que es

generalmente el usuario que lleva a cabo el proceso.

IV) Disminuir la interacción entre los diferentes roles. Que cada uno se limite a

manejar un subconjunto de la información, sin que sea importante como

llegó a ella, es decir, que el sistema automatizado sea el hilo conductor de la

operación; por ejemplo si el sistema genera un reporte, el que lo recibe no

debe de cuestionar su veracidad, sólo debe restringirse a hacer los cotejos

con la documentación, si ésto aplica.

V) Permitir de forma simple la implantación de los esquemas de facturación

corporativa para su utilización en los puntos de venta con mercancía a bordo.

Lo anterior por si desean en un futuro pasar o mezclar algunas de las

divisiones de prefactura a este esquema.


VI) De muy fácil operación. No debe entorpecer la operación y que permita con

el mínimo entrenamiento, ser utilizado por vendedores con un escaso o nulo

conocimiento de aplicaciones de cómputo.

VII) El sistema deberá ser lo suficientemente estable y robusto, permitiendo una

operación de bajo costo y una participación mínima del personal de

sistemas. En caso de fallas, se podrá recuperar por si mismo y permitir la

operación del vendedor.

VIII) El hardware deberá ser lo suficientemente robusto y autónomo, permitiendo

su uso durante la jornada de trabajo y una operación de bajo mantenimiento.

IX) Tener un equipo asignado por ruta, no por vendedor. Lo anterior permitirá

asignar al vendedor que va a atender la ruta.


4.2 PROPUESTA DE OPERACIÓN UTILIZANDO CÓMPUTO MÓVIL Se presenta la modificación del procedimiento especificado en el capítulo anterior,

utilizando cómputo móvil. En el esquema general, las actividades que son auxiliadas

por la terminal portátil se muestran en color verde, y aquellas que se realizan junto

con el sistema administrativo se muestran en color verde oscuro y las que continúan

siendo manuales se presentan en azul. Cuando se considera necesario, se hace

hincapié en los problemas que resuelve de los planteados en la operación manual.

a) ACTIVIDADES DE INICIO DE DÍA

Carga de datosen el equipo

móvil

Recoger laplanilla de

la cobranza


para el mismodía

Actualización electrónica del

inventario

Hay cobranza?

Recarga odescarga demercancía?


Asistió elvendedor


SI

NO

NO

NO

NO

Captura de solicitud de

carga

SI

SI

SI

SI

Cambio deayudante?

Asignación deayudante porel supervisor

SI

NOAlta del vendedor

Consulta stock?

Consulta del stock en

camioneta

Cambio devehículo?

Captura decambio devehículo

NO

NO

SI

A

Reordenar se-cuencia de

visita

Captura desalidas diversas

Reordenar secuencia de

visita?

Salidas diversas?


centro

NO

NO

SI

SI

A

Carga de datosen el equipo

móvil

Recoger laplanilla de

la cobranza


para el mismodía

Actualización electrónica del

inventario

Hay cobranza?

Recarga odescarga demercancía?


Asistió elvendedor


SI

NO

NO

NO

NO

Captura de solicitud de

carga

SI

SI

SI

SI

Cambio deayudante?

Asignación deayudante porel supervisor

SI

NOAlta del vendedor

Consulta stock?

Consulta del stock en

camioneta

Cambio devehículo?

Captura decambio devehículo

NO

NO

SI

A

Reordenar se-cuencia de

visita

Captura desalidas diversas

Reordenar secuencia de

visita?

Salidas diversas?


centro

NO

NO

SI

SI

A

Figura 4.1. Actividades de Inicio de Día


Carga de datos en el equipo móvil

El equipo se cargará con los datos iniciales necesarios para su operación. Los

datos se tomarán del sistema administrativo. Esta carga deberá de ser

automática y no requerir de asistencia por parte del personal de sistemas:

Catálogo de clientes con la ruta y la secuencia de visita preasignadas.

Catálogo de productos.

Datos necesarios para el calculo del precio producto-cliente.

Datos necesarios para la aplicación de ofertas, descuentos e impuestos.

Datos de la cobranza.

Stock inicial de la camioneta.

Personal que puede utilizar la terminal:

Vendedores

Ayudantes

Supervisores

Almacenistas

Cajeros

Vendedor asignado a la ruta

Vehículo asignado a la ruta.

Ayudante asignado a la ruta.

¿Asistió el vendedor?

Si el vendedor no asistió, el supervisor deberá de tomar el equipo y asignar un

nuevo vendedor a través de la terminal.

Cambio de vendedor asignado

El supervisor se deberá de dar de alta en la terminal con usuario y contraseña,

la terminal le presentará una lista con los empleados que pueden ser asignados

y deberá elegir uno de la lista. Entre los empleados elegibles también se

encontrarán los supervisores y los ayudantes. Elimina, junto de obligar al

vendedor a firmarse en el equipo con usuario y contraseña, los problemas en el

pago de comisiones, por errores en la asignación del vendedor.


Alta del vendedor

El vendedor deberá darse de alta en el equipo con su contraseña; sólo el

vendedor asignado se podrá de dar de alta.

¿Cambio de ayudante?

Si el ayudante asignado por el sistema al momento de la descarga de datos no

es el que va a salir a ruta con el vendedor, se tendrá que ejecutar el

procedimiento de asignación de ayudante por el supervisor.

Asignación de ayudante por el supervisor

El supervisor se dará de alta en la terminal con su identificador de usuario y

contraseña (sólo supervisores). La terminal le presentará una lista con los

empleados elegibles como ayudantes: vendedores, ayudantes y supervisores.

Se podrá elegir al vendedor asignado a la ruta como ayudante también.

¿Hay cobranza?

El vendedor se presentará ante el encargado de la cobranza para preguntar si

tiene cobranza pendiente para el día; si es así, pasará a recoger la planilla de la

cobranza, preimpresa por el sistema administrativo, junto con los documentos

originales. El encargado de la cobranza le entregará las facturas originales,

notas de crédito, notas de cargo y cheques devueltos, y se firmará la planilla de

la cobranza. Para ese momento, esta misma información el vendedor ya la

tendrá cargada en la terminal.

En este punto se decidió mantener el formato de la planilla de cobranza

preimpreso, debido a que el formato en que se presenta es tamaño carta

completo y no se podría imprimir en un equipo portátil. No se pudo condensar

con el área administrativa a un formato más pequeño.

¿Consulta stock?

Si lo desea, el vendedor estará en posibilidad de consultar el stock registrado en

la terminal. Las razones pueden ser varias, la principal es que si en la división

donde trabaja se le efectúa la recarga durante las noches sin su presencia, él

puede verificar que el stock registrado es el que tenga en la camioneta.


Consulta del stock en la camioneta

La terminal le mostrará el stock registrado en la camioneta, producto por

producto, en las unidades utilizadas para cada uno. Se le permitirá realizar

búsquedas e imprimir, por si desea tener un respaldo en documento. En este

punto como en otros donde se permite la impresión, se espera que el vendedor

al principio imprima frecuentemente y a medida que adquiera confianza en el

sistema irá disminuyendo su uso.

¿Cambio de vehículo?

Si el camión asignado a la ruta no es el que está registrado en la terminal o este

se descompuso y es necesario remplazarlo, se pasará al procedimiento captura

de cambio de vehículo.

Captura de cambio de vehículo

El vendedor capturará el número de vehículo y el kilometraje mostrado en el

odómetro; la validación de esta asignación se realizará al momento que el

vehículo abandone el centro de distribución. Estos datos se almacenarán en

una bitácora para su descarga en el sistema administrativo. Se decidió no

validar el número de camión o camioneta contra un catálogo porque el parque

vehicular es muy volátil.

¿Recarga o descarga de mercancía?

Por las razones anteriormente expuestas, el vendedor puede decidir cargar o

descargar mercancía.

Actualización electrónica del inventario

Con el fin de eliminar las recapturas y los errores en inventario causados por el

desfase entre el surtido y la actualización del inventario en el almacén, se

propone un esquema donde la terminal portátil se comunique directamente con

el sistema de control de inventario y se realice la actualización en línea. Pero si

por alguna razón el sistema de control de inventario no está activo, el sistema

debe de permitir la operación manual y no detener a los vendedores para salir a

su ruta. El proceso constará de tres fases:


Solicitud: El vendedor capturará, utilizando un catálogo de productos, los

artículos que desea cargar. Una vez revisado, puede optar por imprimir la

solicitud o simplemente entregar la terminal al almacenista.

Alta del almacenista en la terminal: El almacenista se dará de alta en la

terminal con su identificador de usuario y contraseña. Sólo podrán darse de

alta como almacenistas los empleados con este perfil.

Confirmación de la solicitud y surtido. Estarán disponibles dos mecanismos

para realizar la confirmación:

En línea: Consta de 3 etapas:

La solicitud: El sistema de control de almacén administra los

productos disponibles para venta en forma independiente de la

disponibilidad física, por lo que se puede presentar que el

producto esté físicamente en el almacén pero no esté disponible

para surtido de las rutas de autoventa. Por ello primero se le

envía una solicitud de producto, vía conexión de datos, de la

terminal portátil al sistema de almacén y este responderá con lo

que teóricamente puede surtir; con este proceso el producto en

el almacén se reserva y deja de estar disponible.

Surtido: El almacenista se dirige a las secciones del almacén a

tomar el producto, de acuerdo a las instrucciones proporcionadas

por el sistema de control de almacén. Aquí se puede presentar

que a pesar de decir que el producto está disponible, éste no se

encuentre físicamente en el almacén; por ello el almacenista

puede ajustar a la baja el producto solicitado. Los ajustes a las

cantidades las capturará en la terminal portátil.

Confirmación: El almacenista de nuevo enlazará el equipo móvil

con el sistema de almacén y se confirmará la salida física de los

productos del almacén. En el equipo portátil se imprimirá la

salida oficial del almacén (original y copia), la cual deberá de ser

firmada por el vendedor y el almacenista (original y copia

también). Si por alguna razón está confirmación no se da, el


sistema de control de almacén deberá de liberar los productos

reservados para poder ser asignados a otras órdenes.

Manual: El proceso manual constará de 3 etapas:

Surtido: El almacenista surtirá el producto del almacén, y en caso

de no tener producto disponible, ajustará las cantidades en la

terminal portátil. No hay solicitud al sistema de control de

almacén.

Confirmación en el Equipo Móvil: El almacenista confirmará en la

terminal portátil la carga, e imprimirá el comprobante oficial que

deberá ser firmado por el almacenista y el vendedor.

Captura en el sistema administrativo: La salida de mercancía se

recapturará en el sistema de control de almacén para reflejar el

ajuste en el stock y la asignación del producto al vendedor.

Bajo el esquema de confirmación en línea, se eliminan los problemas que se

presentan en la operación manual, como los errores en el stock y los desfases

entre el producto reportado en existencia y el que realmente posee el almacén,

además de eliminar la doble captura y sus errores (parte se elimina por el uso

de lectores de código de barras).

Captura de la solicitud de carga para

Si el procedimiento es aplicable a la división, el vendedor podrá capturar la

solicitud de mercancía para el día siguiente. La terminal presentará un listado de

los productos que el sistema administrativo le sugiere como carga, con base en

estadísticas o por manejo de lo que se le llama carga estándar. El vendedor

tendrá la libertad de modificarla a su conveniencia. Una vez terminada, imprime

la solicitud y se la entrega al almacenista para que se prepare el producto

durante el día y cuando regrese por la tarde esté listo para cargarlo.

¿Reordenar la secuencia de visita?

Como se vio en la operación manual, uno de los principales problemas con la

administración de la secuencia de visita es su mantenimiento, por lo que aquí se

proponen dos mecanismos:


El primero consiste en que el vendedor cambia la secuencia y la captura en

el equipo portátil.

El segundo es generar la secuencia con base a la secuencia real que utiliza

durante el día. Esta información se actualizará automáticamente durante las

descargas de fin de día y será cargada como secuencia nueva para cuando

esa ruta se vuelva a recorrer.

¿Salidas diversas?

El vendedor podrá realizar ajustes al inventario utilizando los siguientes

movimientos: dar de baja producto o pasarlo de buen estado a mal estado.

Captura de salidas diversas

El vendedor podrá capturar en la terminal portátil movimientos al inventario.

Deberá de registrar la causa, de una lista previamente cargada, lo que evitará la

no legibilidad, diversidad de opciones y facilitará el análisis estadístico; también

deberá registrar los productos y cantidades que desea afectar.

Dependiendo de la causa se efectuarán los movimientos al inventario; por

ejemplo si la causa es daño en tránsito, el producto será pasado de buen estado

a mal estado. Junto con los movimientos se validará en línea la existencia del

producto en el camión y en su caso se realizará la afectación al stock

almacenado en la terminal portátil.

Registro de salida del centro

Al momento de abandonar el centro de distribución, el vendedor capturará en la

terminal el kilometraje, y si es aplicable, la temperatura de la caja. Imprimirá el

comprobante de salida y se lo entregará al vigilante, el cual verificará que los

datos impresos sean correctos y permitirá la salida. Ya almacenados estos

datos, se descargarán en el fin de día para que sean registrados y procesados

por el sistema administrativo.


b) ACTIVIDADES DEL VENDEDOR EN RUTA

Alta del supervisor

Salidas diversasno asociadas a

un cliente

Supervisión en ruta?

Afectación delstock

Salidas diversas noasociadas a un cliente?

Consulta destock?

Consulta del stock en la terminal

Conteo deproducto encamioneta

Generación defaltantes y

sobrantes porinventario

Impresión desobrantes y

faltantes

Estadísticasde visita?

Muestraestadísticasde visitas

NO

NO

NO

NO

SI

SI

SI

SI

Figura 4.2. Actividades del Vendedor en Ruta

¿Supervisión en ruta?

El supervisor se podrá presentar por sorpresa a realizar labores de supervisión,

entre ellas el conteo del producto en la camioneta.

Alta del supervisor

El supervisor se dará de alta con su número de empleado y su contraseña. Sólo

se autorizará esta función a los supervisores.

Conteo de producto en camioneta

Utilizando la terminal portátil el supervisor contará el stock en camioneta de los

productos en buen estado, y si es aplicable, en mal estado.


Generación de faltantes y sobrantes por inventario

La terminal, con base en el stock teórico y lo contado por el supervisor,

generará los posibles faltantes y sobrantes en el stock. Estos se reportarán

durante las actividades de fin de día y no podrán ser contrarrestados con

movimientos posteriores, evitando que los vendedores puedan tomar productos

de clientes que visiten después.

Afectación al stock

La terminal ajustará el stock teórico de las cantidades capturadas a lo

inventariado por el supervisor.

Impresión de faltantes y sobrantes

Se generará un reporte impreso del inventario con los faltantes y los sobrantes;

este deberá ser firmado por el supervisor y el vendedor.

¿Estadísticas de visita?

El vendedor entre visita y visita, podrá consultar sus estadísticas de visita.

Muestra estadísticas de visita

La terminal mostrará el total de clientes de la ruta: los ya visitados, los que falta

de visitar y los clientes visitados fuera de ruta.

¿Salidas diversas no asociadas a un cliente?

Si por algunos de los eventos descritos en las actividades manuales el vendedor

está en la necesidad de hacer un movimiento al inventario no asociado a un

cliente (daño en tránsito, entrega para degustación o pago a servidores

públicos), pasará a la captura de salidas diversas no asociadas a un cliente.

Salidas diversas no asociadas a un cliente

El vendedor capturará la causa y los productos que se van a incluir. La terminal

validará las existencias y hará los ajustes correspondientes al stock.


¿Consulta de stock?

El vendedor podrá consultar el stock en la terminal, entre visita y visita a cliente.

Dependiendo del stock puede decidir detener la ruta y regresar al centro a

recargar.

Consulta de stock en la terminal

El vendedor podrá consultar el stock en la terminal, y si lo desea lo podrá

imprimir para revisarlo.

c) ACTIVIDADES DURANTE LA VISITA AL CLIENTE


Levantamientode pedido a

crédito

Levantamientode pedido de

contado

Captura delas salidas

diversas


en comodato

Causa de noventa

Causa de novisita


ruta


llegar?

Tienecobranza?



Va a comprar?

Registro decobranza

Compra a crédito?

Salidasdiversas?




camión

Cancelaciónde un pedidofacturado?


factura

Afectación definitiva del

stock

A

A

NO

SI

SI

NO

NO

NO

SI

SI

NO

SI NO

SI

NO

NO

NO

SI

SI

SI

NO

Excede límitede crédito?

Valorizacióndel pedido

Mensaje deerror

Generación eimpresión de

facturas

Afectacióndefinitiva del

stock


Captura dela devoluciónde producto

Impresión dela nota de

crédito

Afectacióndel stock pordevolución

Afectaciónde la cobranzapor devolución

Impresión del comprobante

Afectación definitiva del

stock

SI

SI

NO

Figura 4.3. Actividades durante la Visita al Cliente

Selección de cliente

La terminal presentará a los clientes en orden de visita. El vendedor deberá

elegir un cliente para iniciar las actividades ante cliente; puede ser el primero de

la lista o cualquier otro. Además de los en ruta, podrá elegir a los que no están


en ruta, los llamados fuera de ruta. Si selecciona uno de estos, la terminal le

pedirá que elija de una lista la causa de por qué lo está visitando. Tendrá las

opciones de buscar un cliente por su número, nombre o parte del nombre. Con

el fin de garantizar la asistencia del vendedor a cada uno de los clientes, se

agregará la opción de utilizar el escáner láser para leer una etiqueta que se

colocará en el local de los clientes y se almacenará en la bitácora interna, si el

cliente fue elegido, utilizando el teclado o el lector de código de barras.

¿El local no está abierto o no se pudo llegar?

Si la visita no se puede efectuar, el vendedor deberá de elegir la causa.

Causa de no visita

El vendedor deberá elegir de una lista, de causas de no visita (la que más se

acomode al porque no está visitando al cliente). Esta causa se almacenará en la

bitácora del sistema y se descargará durante el fin de día. El que se le obligue a

elegir una causa de un catálogo en lugar de que la describa, es con el fin de

poder efectuar un análisis estadístico automatizado.

¿Tiene cobranza?

La máquina revisa en forma automática si el cliente tiene cobranza; si es así

pasará automáticamente al módulo de registro de cobranza.

Registro de cobranza

Con el fin de implantar las políticas de cobranza que impiden vender productos

a crédito, si el cliente tiene cobranza vencida, se le agregará a los documentos

un estado generado por el sistema administrativo, de acuerdo a sus políticas, y

podrá tener alguno de los siguientes 3 valores:

No vencido: Son aquellos documentos que aún están dentro de su plazo de

pago. El cliente podrá pagarlos o no. Si el cliente desea pagarlos se deberá

aceptar el pago.

Vencido con cobro facultativo: Son aquellos documentos que ya están

vencidos pero que se encuentran en periodo de gracia. Si no son cobrados


en su totalidad, el vendedor deberá de capturar en la terminal una causa de

no cobro, para permitirle vender a crédito.

Vencido: Son documentos que si no son pagados en su totalidad no se

permite la venta a crédito.

¿Va a comprar?

Si el cliente no va a comprar, el vendedor deberá de registrar una causa de no

venta; no podrá abandonar la visita si no da esta causa.

Causa de no venta

La terminal le presentará un listado de causas de no venta; estas se

descargarán durante el fin de día para alimentar las estadísticas de efectividad

de la ruta. Se elimina el problema de su manejo y recaptura posterior que ocurre

durante el esquema manual.

¿Tiene cobranza vencida?

La terminal verificará si el cliente tiene algún documento con estado vencido, no

pagado o con estado de cobro facultativo sin causa de no cobro y con saldo. Si

cualquiera de las condiciones anteriores se presenta, sólo se permitirá la venta

de contado.

Levantamiento de pedido a crédito y Levantamiento de pedido de contado

El sistema permitirá el levantamiento de uno o varios pedidos a crédito. La

mecánica para los pedidos a crédito y de contado es la misma, la diferencia

radica en el costeo de los productos. Para la compra a crédito algunos

descuentos no son aplicables.

La terminal le mostrará los productos que tiene disponibles para venta; la

captura la podrá hacer buscando en el catálogo, utilizando una clave corta, por

descripción o por el código de barras. Al elegir un producto se presentará la

cantidad disponible para venta y permitirá capturar la cantidad negociada con el

cliente. No se permitirá capturar más que el disponible. Si el producto tiene una

o más promociones aplicables a ese cliente, el sistema las mostrará y permitirá

elegir una o ninguna.


Una vez elegida, el sistema calculará el costo del pedido. Al agregar un nuevo

producto puede que el precio de otros se modifique, por ejemplo, si un producto

participa con otros en un descuento por volumen, el agregar el nuevo producto

puede colocar el descuento en otro intervalo, con lo que el descuento

aumentaría (si se elimina podría suceder el efecto contrario). El vendedor podrá

modificar y eliminar productos del pedido, además de agregar productos.

Durante el proceso de captura de productos, se le deberá permitir al vendedor

consultar las ventas anteriores de ese producto del cliente, con el fin de analizar

el desplazamiento y negociar las cantidades del pedido.

Una vez capturados los productos del pedido, si hay alguna promoción de

regalo de producto aplicable, se presentarán las promociones y los productos

que se pueden regalar. El sistema permitirá capturar los productos de regalo

hasta por la cantidad autorizada. El vendedor podrá dar de menos si lo

considera pertinente, pero en los movimientos al stock solo quedará lo regalado.

Valorización del pedido

Como se mencionó, a medida que se agregan, modifican o eliminan productos

del pedido, el cálculo del costeo se ejecutará; con esto, el vendedor podrá

negociar con el cliente el pedido, en función de su capacidad de pago. El dato

del costo del pedido será utilizado discrecionalmente por el vendedor. Algunos

clientes con capacidad de compra se arredran al oír el monto del pedido y

pueden comprar de menos, mientras que otros, llegan a pedir de mas de lo que

pueden comprar y este dato lo puede utilizar el vendedor para advertirles sobre

esta posibilidad.

¿Excede el límite de crédito?

Ya terminado de capturar el pedido y valorizado, se valida que la suma de lo

que adeuda en documentos, más los pedidos a crédito levantados durante la

sesión, no superen el límite de crédito preestablecido al momento de cargar los

datos del cliente. Si es así, se emite un mensaje de error y no permitirá salir de

la captura de pedido hasta que se ajuste a las condiciones de crédito.


La validación se colocó como un evento único al final y no durante la captura del

pedido, porque el precio de los productos puede variar durante la captura y el

total se tiene hasta que todos los productos son capturados.

Esta opción elimina el problema de aplicación discrecional del límite de crédito.

Generación e impresión de facturas

Una vez terminada la captura del pedido y validado el límite de crédito (si es

aplicable), los pedidos quedarán en estado de Listos para Facturar. Mientras no

se facturen se podrán modificar sin necesidad de paso alguno. Una vez que el

vendedor decida facturarlos, se imprimirán la o las facturas en su impresora

portátil; el equipo generará los folios de facturación en forma automática.

Los pedidos quedan con estado de facturados y con un folio de facturación

asignado. Dependiendo si el pedido fue de contado o a crédito se imprimirán los

formatos correspondientes y el número de copias necesario para cada caso.

Lo anterior corregirá los problemas de legibilidad, cálculo, recaptura y manejo

de la papelería que se tiene en el sistema actual.

Afectación definitiva del stock

Una vez facturado el pedido, el producto reservado en el stock de la camioneta

pasa a Entregado a Cliente y ya no estará disponible para venta.

¿Hay producto para devolución?

Si el cliente tiene producto de devolución, el vendedor deberá de pasar a la

captura de devoluciones.

Captura de la devolución de producto

Los productos de la devolución deberán ser valorizados de la misma forma que

un pedido de contado, considerando los descuentos, promociones de descuento

e impuestos. No se considerarán las promociones de regalo.

Dependiendo de las razones que dieron origen a la devolución del producto, se

puede considerar un porcentaje de recompra del producto inferior al 100%. Este


porcentaje lo negocia el vendedor con el cliente por lo que no puede ser

calculado en forma automática.

El vendedor podrá capturar los productos de la devolución utilizando el

catálogo, el escáner láser o la clave corta de producto. Cada vez que capture un

producto se deberá de indicar el porcentaje al que lo tomará y el estado en que

lo está recibiendo (buen estado o mal estado), para evitar que cada vez que se

captura un producto se tenga que dar el porcentaje de recompra; se considerará

por omisión el porcentaje capturado en el producto anterior.

Una vez terminada la captura, el sistema valorizará la devolución.

Impresión de la nota de crédito

Una vez valorizada la devolución, el vendedor procederá a imprimir la nota de

crédito que amparará la recepción del producto. Esta nota podrá aplicarse a

compra inmediata de producto o quedar almacenada para futuras compras. No

se permitirá la devolución de efectivo contra notas de crédito.

Afectación del stock por devolución

Una vez impresa la nota de crédito que ampara la recepción de producto por

devolución, éste es agregado al stock de la camioneta; si es buen estado,

queda disponible para venta; si está en mal estado, el producto se abonará al

stock en mal estado y será considerado para la descarga y los inventarios. No

quedará disponible para venta.

¿Salidas diversas?

El vendedor podrá entregar mercancía al cliente por medio de una salida diversa

que deberá ser autorizada por su supervisor a fin de día.

Captura de las salidas diversas

El vendedor podrá capturar una o más salidas diversas. Para cada salida

diversa deberá de elegir una causa de un catálogo, y capturar los productos y

sus cantidades. Dado que las salidas diversas son de producto en buen estado,

la captura se validará contra el disponible en el stock.


Impresión del comprobante

Una vez terminada la captura de las salidas diversas, se podrán imprimir éstas,

con los datos del cliente y un folio asignado automáticamente por la terminal. El

vendedor recabará la firma en una copia del documento y se lo presentará a su

supervisor para la autorización durante las actividades de fin de día.

Afectación definitiva del stock

Descrito anteriormente.

¿Tiene productos que surtir?

Si el vendedor tiene productos que surtir al cliente, producto de ventas y/o

salidas diversas, deberá de dirigirse al camión a recoger la mercancía.

Surtido de productos en camión

El vendedor consultara la terminal portátil o sus documentos para armar la

entrega de productos. En este punto se podría presentar que a pesar de que el

stock automático en la terminal haya indicado que un producto estaba

disponible, el producto no se encuentre físicamente en el vehículo, por lo que

tendrá que cancelar el pedido y modificar la cantidad de producto que faltó.

¿Cancelación de un pedido facturado?

Si el vendedor, por que no pudo surtir los productos, o el cliente al momento de

entrega decide rechazar alguno, tendrá que pasar a cancelar el pedido ya

facturado.

Cancelación de folio de factura

Para fines fiscales, el sistema deberá cancelar el folio de la factura

(internamente lo marcará como cancelado) y el pedido quedará en modo de

edición para que pueda ser modificado. Se procederá a liberar hacia el stock los

productos de la factura para dejarlos disponibles para venta.

¿Inventario de activos?

La acción de levantar inventarios de activos va ha ser activada por

configuración, al momento de la carga de datos, por lo que su uso no será


discrecional por parte del vendedor. Si esta actividad está habilitada, se le

permitirá entrar a este módulo y capturar los diferentes activos de la compañía

como refrigeradores, congeladores, exhibidores, etc., de acuerdo a sus

características. Para facilitar su actividad, se podrá realizar utilizando el código

de barras colocado en los bienes. Esta información se almacenará en la

terminal y será descargada durante las actividades de fin de día.

Actualización del libro de ruta

Al finalizar la visita, la terminal dejará la información necesaria para que el libro

electrónico de ruta se actualice en forma automática; con esto evitará al

vendedor la necesidad de llenar a mano estadística, como qué productos fueron

vendidos y en que cantidades.

d) REGISTRO DE COBRANZA

La cobranza es una parte importante dentro de este proceso. Para explicar con

mayor precisión éste módulo, a continuación se presenta un diagrama más detallado:

Muestracondición de

error

Pagó mas queel saldo?

Pago menosque el saldo?

Causa de nocobro

Cambia aestado deno vencido

Hay montoa pagar?

Si

Si

Si

No

No

Aplicación depago a

un documento

Tiene estadode cobro

facultativo?

Captura dechequesCheques?

Captura deefectivoEfectivo?

No

No

No

Si

Si

Si

Figura 4.4. Registro de Cobranza


Aplicación de pago de documento

La terminal presentará al vendedor todos los documentos pendientes de pago,

tanto a favor del cliente como en contra. Presentará el tipo de documento, la

fecha de emisión, el estado y el saldo; puede que difiera del monto original,

debido a pagos parciales o recargos por el pago. Deberá de elegir uno a uno los

documentos y aplicarles un pago de acuerdo a lo que pacte con el cliente.

¿Pago más que el saldo?

Si el pago recibido es mayor que el saldo y el documento es a favor del cliente,

se generará un mensaje de error y no dejará aplicar el pago. Si el documento es

en contra del cliente, sí se permitirá aplicar un pago mayor.

¿Pago menos que el saldo?

Si el documento es en contra del cliente y se aplica una cantidad menor, pasará

a las validaciones correspondientes. Se considera que la aplicación de pagos

parciales, aunque no es una política que se incentive, está permitida, pero si el

documento no está totalmente pagado, se considerará como no pagado para

efectos de validaciones.

¿Tiene estado de cobro facultativo?

Si el documento tiene estado de cobro facultativo (vencido pero que aún permite

la venta a crédito) pasará a captura de causa de no cobro.

Causa de no cobro

Para los documentos con estado de cobro facultativo y no pagados, o con pago

parcial, el vendedor deberá de elegir una causa de por qué no cobró el total; si

no lo hace, no podrá capturar pedidos a crédito.

Cambia a estado de no vencido

Si el vendedor da una causa de no cobro a un documento con estado de cobro

facultativo, el sistema lo considerará no vencido para fines de venta a crédito.


¿Hay monto a pagar?

Se suman los montos a pagar, de documentos en contra del cliente, menos los

que son a su favor, más los pedidos de contado vendidos en esa visita. Si el

neto es en contra del cliente, se pasará a la captura de efectivo y cheques. No

se permite que quede un saldo a favor del cliente ya que no existe un

procedimiento para regresar efectivo.

¿Cheques?

El cliente puede pagar con uno o más cheques y pasa a la captura de cheques.

Captura de cheques

La terminal permitirá al vendedor la captura de uno o varios cheques. Para cada

uno se capturará el banco, número de cheque y monto. La suma de los cheques

no deberá de ser mayor al neto a pagar.

¿Efectivo?

Si el cliente paga una parte o el total del saldo en efectivo, el vendedor deberá

pasar a la captura en efectivo.

Captura en efectivo

Sólo se permitirá un pago en efectivo; este deberá de estar redondeado a 5

centavos como lo marca la ley para pagos en efectivo. La suma de cheques y

efectivo no deberá a exceder el neto a pagar.


e) ACTIVIDADES DE FIN DE DÍA

Impresión de lapreliquidación

Alta del supervisor

Verificación delefectivo

Consolidación de la

liquidación

Hay salidasdiversas?

Recibo de faltantes enliquidación

Hay cajero?

A


No

Si

No

Si

No

Si

NoAutorización desalidas diversas

Impresión de salidas diversas

definitiva

Generación defaltantes

Captura delefectivo

Impresión dela liquidación con efectivo

Verificación delos cheques

Alta del cajero

Impresión dela liquidación

definitiva

Hay faltantesen valores?

Alta del supervisor

Bandera desolicitud de

carga?

Hay cargasugerida?

Coloca cargasugerida como

solicitud de carga

Edita solicitudde carga

Impresiónsolicitud de

carga para eldía siguiente

Se imprimesolicitud

de carga?

Captura de material POP

Descargade datos

No

No

Si

Si

Si

Confirmación dela liquidación sin

cajero

Figura 4.5. Actividades de Fin de Día

Generación delreporte de cobranza

Entrada alcentro de

distribución

Banderade carga paradía siguiente?

Inicia fin dedía?

No

Si

No

Hay clientesno visitados?

Causa de novisita

obligatoria

Bandera deinventario?

Alta dealmacenista

Captura deinventario

Generación defaltantes ysobrantes

Afectación delstock porinventario

Bandera dedescarga?

Captura deinventario

Bandera de descarga

parcial?

Bandera de descarga

total?

Alta dealmacenista

Generaciónde sobrantes

Generación defaltantes ysobrantes

Impresión delcierre de control

de carga

Impresión del nuevo control

de carga

Generación deinformación de

carga

Afectación delstock pordescarga

Hay productoen camioneta?

Cierre del control de

carga


para el mismodía

Actualizaciónelectrónica del

inventario

ANo

No

No

No

No

No

Si

Si

Si

Si

SiSi

Si

Actividades enel centro dedistribución


Entrada al centro de distribución

El vendedor capturará en la terminal el kilometraje que marca el odómetro y

dependiendo de la compañía, la temperatura de la caja. Imprimirá el

comprobante de entrada y se lo entregará al vigilante, el cual verificara los datos

y permitirá la entrada.

¿Inicia fin de día?

La terminal le permitirá elegir al vendedor si da inicio a las actividades de fin de

día; en caso contrario pasa a las actividades en el centro de distribución.

Actividades en el centro de distribución

Actividades mencionadas en el inicio de día, como la recarga para el mismo día,

consulta de stock y la salida del centro de distribución.

¿Hay clientes no visitados?

La terminal verificará que todos los clientes que estaban considerados en ruta

hayan sido visitados o tengan causa de no visita; si falta alguno, pasa a la causa

de No visita obligatoria.

Causa de no visita obligatoria

La terminal presenta una lista de posibles causas de no visita; el vendedor

deberá elegir una y esa se le colocará a todos los clientes en ruta que tengan

estado de no visitado.

Generación del reporte de cobranza

La terminal generará un reporte donde se indica:

Documentos de la cobranza totalmente pagados.

Documentos de la cobranza parcialmente pagados.

Documentos no cobrados.

Facturas canceladas.

Facturas de pedidos de contado.

Facturas de pedidos a crédito.


Este reporte junto con los documentos se presenta al encargado de la cobranza

para su resguardo.

Esquemas de liquidación de la mercancía

Con el fin de acomodar en el sistema los diferentes esquemas de liquidación de

la mercancía, se implantará un esquema de banderas de configuración, que

podrán fijarse al momento de la carga de datos, de acuerdo a las necesidades

de cada división.

¿Bandera de inventario?

Si esta bandera está activa, la terminal considerará que no hay descarga de la

mercancía y se levantará el inventario por parte del encargado del almacén.

Alta del almacenista

El almacenista se da de alta con su número de empleado y contraseña.

Captura de inventario

La terminal presentará todos los productos que hay en el stock teórico de la

camioneta (en buen y mal estado) y permitirá capturar las cantidades, producto

del conteo de la mercancía. Se podrán agregar claves que no estaban

previamente en el stock.

Generación de faltantes y sobrantes

Después del inventario, se asume que los productos que están realmente en la

camioneta son los contados y que si falta un producto es un faltante que se le

deberá de cobrar al vendedor, y si sobra algún producto, fue causado por un

error de operación. Los sobrantes no se cruzan con los faltantes.

Afectación del stock por inventario

El stock teórico de la camioneta se ajusta a las cantidades obtenidas durante el

inventario.

¿Bandera de descarga?

Esta bandera indicará que dentro del procedimiento de manejo de la mercancía,

durante el fin de día podrá existir descarga de mercancía, parcial o total.


Alta de almacenista


Captura de inventario


¿Bandera de descarga parcial?

Si esta bandera está activa, indicará que se efectuará una descarga parcial, la

cual consistirá en que el vendedor descargue del camión lo que considere

conveniente y lo que quede se asumirá como que está en el stock del camión.

Generación de sobrantes

Si la descarga es parcial, se pueden presentar tres condiciones:

Que se descargue el total del stock teórico. El stock resultante en el camión

es cero.

Que se descargue menos que el stock teórico. Se asume que el resto se

queda en el camión.

Que se descargue más que el stock teórico. Se considera que no queda

nada en el camión y la cantidad en exceso se tratará como un sobrante.

Generación de faltantes y sobrantes


Impresión del cierre de control de carga.

El sistema imprimirá el cierre del control de carga del día, considerando las

cantidades cargadas de producto del día anterior, las cantidades entregadas a

los clientes, las cantidades descargadas y las que quedan en el camión (si no

fue una descarga total).

Afectación del stock por descarga

Se consolidará el stock en camión, considerando los productos descargados.


Cierre del control de carga

Con el fin de hacer compatible la nueva forma de operación con el sistema

administrativo que está en operación, se simulará una descarga total del camión

(cierre del control de carga del día).

¿Bandera de carga para el día siguiente?

Se plantean dos esquemas de carga de mercancía para el día siguiente:

Con el vendedor presente y utilizando la terminal portátil como medio de

captura.

Por las noches cuando el vendedor ya no esté presente. En este caso, la

carga se capturará en el sistema administrativo y se actualizará el stock

almacenado en la terminal portátil durante el proceso de carga de datos.

Esta bandera indicará si dentro del procedimiento de fin de día se realiza la

carga de producto, previamente preparado para el día siguiente.

Recarga de mercancía para el mismo día


Actualización electrónica del inventario


¿Hay producto en la camioneta?

Se verificará si en la camioneta queda producto; este puede ser la suma del que

quedó de la venta del día, más la carga de producto para el día siguiente.

Impresión del nuevo control de carga

Se generará el nuevo control de carga con el folio preasignado; en este se

consideran los producto cargados, más los que restaron de la operación del día.

Generación de información de carga

Para fines de hacer compatible la nueva operación con la actual, se plantea

simular una carga con todo el producto que está en el camión (producto que

quedó de la venta del día y de la carga para el día siguiente). Esta información

se almacena para su descarga durante las actividades de fin de día.


¿Hay salidas diversas?

Si durante las actividades de la ruta se levantaron salidas diversas que

requieren la autorización del supervisor, la aplicación deberá de pasar

automáticamente a la autorización.

Alta del supervisor

Cualquier empleado con rol de supervisor podrá darse de alta, proporcionando

su número de empleado y su contraseña personal.

Autorización de salidas diversas

El supervisor podrá rechazar total o parcialmente una salida diversa. No se le

permitirá agregar producto a la misma.

Generación de faltantes

Cualquier modificación de bajas, rechazo total o parcial, de una salida diversa

generará que el producto no aceptado pase automáticamente a ser un faltante

cobrable al vendedor. No se podrá compensar con algún sobrante de stock del

mismo producto.

Impresión de salidas diversas definitivas

Una vez que el supervisor haya terminado de aceptar o modificar las salidas

diversas presentadas para su autorización, se imprimirá el listado definitivo de

las salidas diversas aceptadas, para su firma. Se deberá de almacenar en la

base de datos la cantidad originalmente solicitada y la aceptada por el

supervisor, para futuras aclaraciones.

¿Bandera de solicitud de carga?

Si esta bandera está activa, permitirá al vendedor levantar una solicitud de

producto para ser surtida por el almacén al día siguiente.

¿Hay carga sugerida?

El sistema permitirá que pueda existir una solicitud sugerida por el sistema

administrativo. Si ésta existe se pasará a considerarla como solicitud en edición.


Coloca carga sugerida como solicitud de carga

La solicitud de carga sugerida se colocará como solicitud de carga, para que

pueda ser editada por el vendedor.

Edita solicitud de carga

El vendedor podrá agregar, eliminar y modificar cantidades de la solicitud de

carga. Estas cantidades reflejan sus estimados sobre lo que espera vender dos

rutas adelante; la carga se preparará durante el siguiente día laboral para ser

utilizada dos días adelante.

¿Se imprime solicitud de carga?

El vendedor podrá decidir si imprime o no la solicitud de carga. El procedimiento

esta concebido para que no se utilice papel y la solicitud de carga pase

directamente, vía el sistema administrativo, al control de almacén y a su surtido;

el papel sólo lo utilizaría para quedarse con un comprobante, mientras adquiere

la seguridad de que la nueva forma de operación funciona correctamente.

Impresión de la solicitud de carga para el día siguiente

La terminal imprime la solicitud de carga, indicando producto y cantidad

solicitada.

Impresión de la preliquidación

Este será el primer paso para la liquidación de los valores en caja. Se imprimirá

un reporte que consiste de:

Relación de los pedidos vendidos de contado.

Documentos de cobranza a los que se les efectuó un pago durante la ruta.

Faltantes de producto y su valorización.

Sobrantes de producto y su valorización.

Relación de cheques recibidos.

Total recibido en efectivo.

Total a liquidar, que incluye los valores recibidos de los clientes, más la

valorización de los faltantes. Los sobrantes no son considerados.


Este documento lo utilizará el vendedor para preparar los cheques y el efectivo

que va a entregar a la caja.

Captura del efectivo

La terminal le pedirá al vendedor que relacione por monedas y su

denominación, el total del efectivo a entregar.

Impresión de la liquidación con efectivo

La terminal imprimirá un documento similar al de la impresión de la

preliquidación, pero con el detalle del efectivo. Si el efectivo es inferior que el

esperado, indicará un faltante. Hay que recordar que la cantidad a liquidar

incluye los faltantes en producto.

¿Hay cajero?

Si a la hora en que esté listo el vendedor para entregar su liquidación es muy

tarde, quizá el cajero se haya retirado, por lo que pasará a un procedimiento

alterno de liquidación con su supervisor.

Alta del supervisor

El Supervisor se dará de alta en la terminal con su número de empleado y

contraseña.

Confirmación de la liquidación sin cajero

El supervisor deberá confirmar que el vendedor va a liquidar, sin utilizar al

cajero.

Alta del cajero

El cajero se dará de alta en la terminal con su número de empleado y su

contraseña.

Verificación de los cheques

La terminal permitirá al cajero modificar los datos de los cheques, incluyendo la

cantidad, o rechazarlos por considerarlos inválidos, por ejemplo por falta de

firma. Cualquier modificación en el monto a la baja, incluyendo el rechazo, se

considera como un faltante que el vendedor deberá liquidar en ese momento.


Verificación del efectivo

El cajero validará contra la preliquidación si el efectivo y las denominaciones

que el vendedor indicó son correctas; en caso de un error, podrá modificar las

cantidades directamente en la terminal. En caso de modificación de baja en la

cantidad de un cheque o cheques, o su rechazo, ésta se abonará al efectivo a

liquidar, por lo que la captura del cajero en este punto podrá variar.

Impresión de la liquidación definitiva

Una vez que el cajero y el vendedor estén de acuerdo, el cajero imprimirá la

liquidación definitiva que será un reporte similar a la de la preliquidación, pero

incluirá las posibles modificaciones a los cheques, el efectivo, en qué

denominaciones lo recibió y espacio para las firmas, tanto del vendedor como

del cajero. Esta información también se almacenará en la terminal para su

descarga en el fin de día, por lo que los comprobantes impresos sólo se

utilizarán en caso de falla del equipo.

¿Hay faltantes en valores?

Si en la liquidación llegara a ver algún faltante en: productos, cheques,

cobranza o venta de contado, y no se liquidó con efectivo, se generará un vale

por faltantes en liquidación que el vendedor deberá firmar y le será descontado

vía nómina. La terminal emitirá en forma automática este vale con los datos del

vendedor, la cantidad faltante (tanto en número como en letra), los datos del

vendedor y la leyenda donde éste se compromete a pagar.

Consolidación de la liquidación

Una vez terminada la liquidación, se procesarán los elementos estadísticos,

descargas y demás información, con el fin de dejarla lista para la descarga.

Captura de material POP

La terminal le permitirá al vendedor capturar un número de piezas colocadas de

material promocional. Esta información se presentará en el informe de labor

diaria y en los estadísticos que genera la terminal, junto con las actividades de

fin de día.



Con la información almacenada en la terminal, se emitirá en forma totalmente

automática, el reporte de fin de día, con lo que se eliminará la necesidad de

llenado por parte del vendedor; en él se reportará:

Estadísticas de la efectividad de las visitas.

Reporte sobre la cobranza.

Causas de no visita y no venta por cliente.

Productos vendidos durante la ruta.

Duración de cada visita e intervalos entre cada una de ellas.

Este reporte en una primera fase será para el vendedor y su supervisor, el cual

lo capturará para obtener sus reportes; en una segunda fase sólo será para el

vendedor, y supervisores así como niveles superiores podrán consultar la

información y los resúmenes dentro del sistema administrativo.


4.3 SELECCIÓN DE EQUIPO Dada la descripción de las actividades a automatizar con la terminal portátil, se

requerirá por cada vendedor:

• Una terminal portátil.

• Una impresora portátil, para ser portada por el vendedor.

• Un dispositivo para la carga y descarga de los datos.

A continuación se describe las necesidades para cada uno de los componentes y la

recomendación para su mejor funcionamiento de acuerdo a las recomendaciones

descritas en la sección 2.3.6 “selección de equipo”.

4.3.1 Selección de la terminal portátil

Se utiliza el esquema propuesto (sección 2.3.6), listando las preguntas, respuestas y

justificación.

1) ¿Debe de soportar caídas?

Si. Las actividades del vendedor se realizarán en lugares potencialmente

inseguros y la posibilidad de caídas es alta.

2) ¿Debe de soportar polvo?

Si. Su trabajo lo realiza en lugares como el almacén, su vehículo y las

tiendas de sus clientes, lo que se puede considerar como actividades a la

intemperie.

3) ¿Debe de soportar agua? (Gotas, chorro o inmersión)

Si. Parte del trabajo del vendedor lo hace a la intemperie, por lo que la

posibilidad que se exponga a lluvia ligera o en lugares húmedos como el

sureste, es alta. Soportar chorro de agua o inmersión es poco probable; si se

eligiera un equipo que soportara estas dos últimas condiciones, el costo y el

peso del mismo se elevarían sustancialmente.


4) ¿Cuánto es el tiempo de autonomía que se requiere?

Se requiere que soporte una jornada de trabajo, que inicia a las 7:00 hrs. y

en muchos casos puede llegar terminar a las 20:00 hrs. Se estima que 6 hrs.

de operación continua es suficiente, si no se desea utilizar algún esquema de

recarga en el vehículo.

5) ¿Necesidades de almacenamiento?

Se estima que cargando la aplicación, el total de las estadísticas de ventas y

la cobranza de todos los clientes, el espacio ocupado no supere los 10 Mb.

Es necesario que el medio de almacenamiento sea removible fácilmente

para poderlo pasar a otro equipo en caso de fallas.

6) ¿Capacidad de cómputo requerida de acuerdo a la aplicación?

Debe de permitir que el valor del pedido sea recalculado, captura por captura

de producto y no entorpezca el ingreso del pedido. Esto, con base en la

experiencia, descarta a los equipos con procesadores de menos de 33 Mhz.

7) ¿Qué periféricos se requieren, como sondas de lectura, lectores de código

de barras, lectores de RFIds, etc.?

Lector de código de barras láser de corto alcance. Se sugiere el de tipo láser,

por su índice de éxito a la primera lectura.

8) ¿Se necesitan interfaces especiales, como puertos para lectores, puertos

serie adicionales?

Se requiere que tenga un almacenamiento no volátil fácilmente

removible; puede utilizarse una interfaz PCMCIA por ejemplo.

Se requiere algún esquema de comunicación inalámbrica para

conectarse con la impresora, como IrDA o Bluetooth.

9) ¿Se necesitan capacidades inalámbricas ya sea de redes locales o amplias?

Que soporte en un futuro redes inalámbricas locales, para efectos de

comunicarse con el sistema administrativo. Actualmente no se cuenta con

estas facilidades en los centros de distribución.


10) Necesidades de ingreso de datos, pantalla táctil, teclados numéricos o

alfanuméricos.

Teclado numérico. Dado que la mayoría de la captura de los productos

se espera utilizando su clave numérica, se considera indispensable que

tenga un teclado numérico independiente. Si se utilizara uno sobre la

pantalla, además de pequeño para captura rápida, se degradaría

rápidamente bajo el nivel de uso que se espera. Las pantallas resistivas

de los equipos portátiles se deterioran rápidamente ante un uso intenso;

en algunos casos se observa que su duración es solo unos meses.

Cuando se utilice la descripción de producto para la búsqueda en

catálogo, podría utilizarse un teclado alfanumérico externo, pero los

equipos disponibles al agregar esta opción, el teclado resultante tiene

las teclas muy pequeñas. Debido a que el uso de esta opción se espera

no sea frecuente, se puede utilizar un teclado simulado en la pantalla

táctil.

Resumen:

Con base en lo anterior se recomienda una terminal portátil de uso rudo-ligero, con

un procesador arriba de los 33 Mhz, con capacidad de tener memoria volátil

removible, escáner láser de corto alcance integrado, puerto IrDA y pantalla sensible

al tacto.

Sobre el sistema operativo se tienen equipos con DOS, WinCE y PalmOS que

cumplen con estas condiciones. Dado el comportamiento del mercado, se prefiere

WinCE [12], ya que DOS es obsoleto y PalmOS en equipo rudo sólo es vendido por

una compañía (Symbol), lo que le restringiría en el futuro poder cambiar de

proveedor.

Opciones dentro del mercado Mexicano

Analizando el mercado en México se tienen las siguientes opciones:

• Intermec 700.

• Symbol PDT8100


A continuación se transcriben las características de cada una de ellas. Se señala en

rojo los puntos relevantes de acuerdo a las necesidades del equipo planteadas.

a) INTERMEC SERIE 700

Característica Descripción Physical Characteristics

Length: 184 mm (7.25 in.) Width: 89 mm (3.5 in.) Height: 38 mm (1.5 in.) Weight: Under 454 grams (16oz) with battery

Environment Operating Temp: -20° to +60°C (-4° to 140°F),0° to +40°C (+32° to 104°F) for Bluetooth compatible devices

Storage Temp: -30° to +70°C (-22° to +158°F) Relative Humidity: 5% to 95% (non-condensing) Rain & Dust Resistance: IP64 compliant Drop Spec: 5' drop, 26 times onto concrete

Power Battery Type: Lithium-Ion Battery System: 1800 mAh, customer replaceable Battery Life: 8-10 hours (application dependent) Recharging Time: 4 hours

Operating System Microsoft Windows for Pocket PC 2002 Hardware RAM Memory: 64MB (approximately 45MB available for

customer use) Microprocessor: Intel StrongARM SA-1110 RISC processor,

206MHz Internal Cards: * CompactFlash (32MB standard) * PC Card Type II (not user accessible) Display: Monochrome LCD, 3.8" (97mm), 240x320

pixels, Electroluminescent (EL) backlight Standard Communications

RS232, IrDA 1.1 (115kbps), 10 Base-T Ethernet

Scanners Integrated linear or PDF417 laser scanner Integrated Radio Options

LAN: 802.11b (Wi-Fi certified) WAN: GSM/GPRS, CDPD, DataTAC, Mobitex PAN: Bluetooth compatible wireless printing


b) SYMBOL PDT8100

Características Generales Beneficios Microsoft® Pocket PC Platform Portable convenience and a familiar, flexible

computing platform Rugged construction–sealed to IP54 standards with 4 ft./1.2 drop to concrete

Operates in harsh environments

WLAN or WWAN communication Anytime, anywhere information access Symbol's miniature scan engine High-performance scanning even in bright light 64 MB RAM, 32 MB ROM Ample storage capacity for data and

applications 1/4 VGA display Large, easy-to-read display (color optional) Rechargeable lithium-ion battery Maximum usage between charges Keyboard and touchscreen data entry Multiple modes of data entry for maximum

efficiency Multiple keyboard options (Choice of 28-, 37- and 47-key)

Optimized features, functionality and key layout for mobile applications

Back-lit keyboard Usable under low-light conditions IrDA port Enables data transfer to peripherals such as

printers User-accessible Compact Flash card slot

Provides flexibility for expansion and storage; protection against data loss

Physical Characteristics Descripción Dimensions: Overall: 8.4" L x 3.7" W x 1.8" D/213 mm L x 93.9 mm W x 45.7 mm D;

Grip Area: 3.0" W x 1.0" D/76.1 mm W x 25.4 mm D

Weight (including battery): 14.5 oz./410 g w/battery (batch version); 15.5 oz./440 g (wireless version)

Drop Specification: 4 ft. (1.2m) to concrete

Display: 1/4 VGA (320 x 240 portrait) with16-level grayscale, optional 64k color

Battery: 1550 mAh lithium-ion

Environmental Sealing: IP54 (windblown dust and rain)

Operating Temperature: Monochrome: Color:

-4° to 122° F/-20° to 50° C (or better depending on the application) 32° to 122° F/0° to 50° C (or better depending on the application)

Storage Temperature: -13o to 122o F/-25o to 50o C

Humidity: 5% to 90% RH noncondensing

Electrostatic Discharge (ESD): 8 kVdc air; 4 kVdc contact

Expansion Capabilities: Type 2 PC (internal); Type 2 CF (user-accessible)

Back-lit Display: EL

Back-lit Keyboard: LED

Keypads: Choice of 28-, 37-, 47-keys; plus 2 side scan keys

Performance Characteristics

Descripción

CPU: Intel SA1110 @ 206MHz

Operating Platform: Microsoft® Pocket PC

Memory: 64 MB RAM/32 MB ROM

Application Development: Fully compatible with Microsoft SDK for Pocket PCs; Symbol SDK available to support bar code scanning

Communications: IrDA 1.1; RS-232


Wireless Data Comunications

Descripción

Wireless Local Area Network: Optional IEEE standards-based Spectrum24 802.11 or 802.11b

Data Rate: 2 Mbps (frequency hopping) and 11 Mbps (direct sequence)

Frequency Range: Country dependent; typically 2.4 to 2.5 GHz

Output Power: 500 mW U.S.; 100 mW international

Wireless Wide Area Network: Monochrome only: Optional CDPD, GSM/GPRS; user-accessible SIM socket for GSM/GPRS

Antenna: Internal (WLAN), External (WWAN)

Peripherals & Accessories Descripción

Cradles: 1 slot serial charge cradle; 4 slot Ethernet charge cradle; Vehicle cradle (spare battery charge, terminal charger data interface)

Communication and Charging Cables:

DEX cable; auto-charge cable; serial/charge cable; printer cables

Speaker/Microphone: Integrated, plus headset jack Magnetic Stripe Reader (MSR):

Snap-on serial connection swipe reader attachment

4-Slot Universal Battery Charger (UBC):

Simultaneous charge of 1-4 batteries; requires adapters for PDT 8100 batteries

Other Accessories: Snap-on land line modem; carrying case; portable printer (8.5" format) with terminal slot

Regulatory Descripción

Electrical Safety: Certified to UL 1950, CSA C22.2 No 950, EN60950/IEC950 EMI/RFI: FCC Part 15 Class B, ICES-003 Class B, European Union EMC

Directive, Australian SMA Laser Safety: CDRH Class II, IEC Class 2

4.3.2 Selección de la impresora

Se desea una impresora portátil de uso rudo capaz de imprimir 2 tantos (original y

copia) y que se pueda comunicar en forma inalámbrica con la terminal portátil por

medio de IrDA.

Sobre la tecnología de impresión se tienen dos opciones: impacto con uso de cinta

entintada y térmica directa. No se tiene disponible en equipos portátiles la

transferencia térmica. Las impresiones serán para los clientes documentos con valor

fiscal, por lo que se requiere que la impresión no se deteriore al menos en 5 años,

para fines de archivo. Con base en el requerimiento anterior se recomienda la técnica

de impacto, debido a que no presenta el defecto de desvanecimiento del sistema de

impresión térmica.


Opciones dentro del mercado Mexicano

Después de revisar las opciones disponibles en el mercado mexicano, se recomienda

la siguiente opción (se señala en rojo las características solicitadas):

a) ONEIL 2I SPECIFICATIONS

Característica Descripción Physical Characteristics

Size: 7.375” x 4.675” x 2.415”, 187.3 x 118.7 x 61.3 mm Weight: 13.8oz / 391.2g

Environment Operating Temp: 0º C to 50º C Storage Temp: -30º C to 60º C Charging Temp: -10º C to 40º C Relative Humidity: 10% to 90% noncondensing ESD Protection: 8kV Air, 4 kV Contact

Print Technology Dot matriz: 1.85” (48.8mm) print width, 127 DPI, 5 dots/mm Print Head Life: 1,000,000 Dot Lines Print Speed: 1.9 lines per second Ribbon Cartridge: 600,000 Characters

Fonts & Languages: Memory Capacity: Flash/RAM Memory: 4/1 Mbit Available Fonts: 5 x 7 matrix Int’l Characters: Latin, Hebrew Graphics: Supports storage of graphics/logos in flash memory

Power Source (Input): Battery: User Replacable 6V Nickel Metal Hydride 1800 mAh (DR10)

DC Input: 12-15V, spike and surge protection built into the printer

Battery Characteristics:

Type: 6V NIMH 1800mAH (DR10) Endurance: Prints approx. 2,496” on a single battery charge Battery Life: 80% of original capacity after 300 cycles Recharging: 6-9 hours from AC Adapter or Cigarette Adapter

Communications: RS-232 Serial: Up to 38.4k baud. Cables available for most popular laptops and handhelds.

IrDA: IrDA compliant infrared data communications up to 115.2k baud.

Media: Roll Capacity: Carbonless, 2 ply Impact paper: 540” / 13.7m Paper Width: 2.25” / 57.2mm Number of Copies: Original + 1 copy


4.3.3 Comunicación con el sistema administrativo

Para la empresa de estudio, el sistema administrativo se ejecuta en un AS/400; la

comunicación con ella presenta retos interesantes:

• En primer lugar, la aplicación administrativa está desarrollada en RPG, con un

manejador de archivos propietario, no utiliza DB2/400 por lo que las

posibilidades de comunicación entre las terminales portátiles y este sistema

son muy limitadas. Considerando lo anterior se recomienda utilizar archivos

planos para la transferencia de datos (carga y descarga).

• El otro problema es la sincronización entre las aplicaciones que se ejecutan en

el AS/400 (que para fines prácticos le llamaremos SAC = Sistema de

Administración y Control), y la carga y descarga de los datos de las terminales

portátiles. Se exploraron varias posibilidades, las cuales se exponen a

continuación:

Utilizar un esquema de sincronización basado en streams, sockets o

semáforos. Aquí el problema es que aunque son esquemas soportados

por el AS/400 y el OS/400, el personal técnico nunca los ha utilizado y

no los aceptaron como propuesta.

Utilizar Rumba. Rumba es un software de IBM que permite la

comunicación entre equipos con Windows y AS/400, entre algunas de

sus funciones están la transferencia de archivos y la ejecución de

procesos remotos ordenados desde Windows o el AS/400. Está

propuesta se desechó debido a que generaba la necesidad de tener

una PC dedicada en cada centro de distribución y no se desea tener

personal encargado de la administración.

Archivos de sincronización. Para esta propuesta se planteó crear un

área de intercambio en el AS/400, que es un sistema de archivos PC

compatible en el AS/400. Cuando se almacena un archivo en esta área,

automáticamente se realiza la conversión de EBCDIC (nativo de

AS/400) a ASCII y viceversa, al retirar un archivo de esa área. Para

indicar que una terminal finiquitó su descarga dejaría un archivo de


bandera, indicando esta situación, por lo que la aplicación de interfaz en

el AS/400 sondearía para revisar si hay este tipo de archivos; en el

momento que lo haya inicia la integración de los archivos hacia el SAC.

Para la carga de archivos la interfaz que se ejecuta en el AS/400 deja

un archivo de bandera y la aplicación en la terminal sondea hasta

encontrar este archivo, iniciándose la carga de archivos. Para la

transferencia de archivos se propone la utilización de FTP el cual es

soportado por el AS/400 y las terminales portátiles.

La propuesta que se considera la más adecuada tomando en cuenta la experiencia

de los técnicos del AS/400 y los recursos disponibles fue archivos de sincronización.

a) CONEXIÓN CON TERMINALES PORTÁTILES

Otro aspecto importante es la conexión de las terminales portátiles a los AS/400, para

lo cual se propusieron los siguientes esquemas de comunicación:

Por el puerto serie

La Comunicación se realizaría utilizando un cable, del puerto serie de la terminal

a una PC como puente, utilizando ActiveSync.

Ventajas:

Economía en cuanto al hardware y al software. ActiveSync es gratuito; se

requiere una PC de bajas prestaciones y un cable simple.

La configuración del equipo es sencilla. En el caso del ActiveSync sólo hay

que elegir el puerto serie y generalmente no da problemas de instalación.

Desventajas:

Sólo soporta una máquina a un tiempo, lo que puede provocar cuellos de

botella al momento de la descarga.

Bajo uso frecuente, los cables se deterioran rápidamente, lo que puede

producir fallos recurrentes.

Se requiere una PC con Windows, la cual puede generar problemas de

administración, como su uso para otras actividades.


No permite un esquema centralizado para los equipos, en diferentes centros

de distribución.

Por radiofrecuencia (WiFi)

Consiste en que cada terminal portátil posea una tarjeta de red 802.11b y en

cada centro de distribución se instalen puntos de acceso inalámbricos.

Ventajas:

No es necesario que el vendedor se acerque a un sitio en específico, la

comunicación la podría realizar desde cualquier punto dentro de la

cobertura.

Soporta varias terminales comunicándose simultáneamente.

No necesita una PC como interfaz.

Desventajas:

Costo.

Necesita infraestructura de red donde se pueda comunicar la terminal.

Por cuneros

Comunicación se realizaría utilizando bases especiales, que permiten conectar

las terminales a la red. A estos dispositivos se les llama Cuneros.

Ventajas:

Permiten la comunicación simultánea de varias terminales.

Al tiempo que se cargan y descargan los datos, se pueden recargar las

baterías de las terminales.

No necesitan una PC como interfaz.

Desventajas:

Necesita infraestructura de red donde se colocan los cuneros.

El vendedor debe de poner su terminal en el cunero y esperar por el proceso

de descarga y carga de datos. Esto no es un problema en la aplicación

planteada, porque estas actividades se realizarían durante la noche.

Es de costo intermedio, entre el uso de ActiveSync e inalámbrico.


Comunicación inalámbrica utilizando bluetooth

Ventajas:

Similares al uso inalámbrico con 802.11b, pero con una cobertura mucho

menor (si no se utilizan antenas especiales).

Desventajas:

Sólo se puede comunicar una terminal a un tiempo.

El costo es similar al de 802.11b

Se requiere de una PC que sirva de puente con ActiveSync.

Con base a las opciones disponibles, la operación y el costo, se considera el uso de

cuneros la mejor opción.

El modelo y características de los cuneros dependen de la terminal portátil que se

elija. Debido a que no existen estándares, cada proveedor ofrece una solución

diferente para sus equipos.

Figura 4.6. Cunero de la Terminal Portátil PDT 8100


4.4 SELECCIÓN DE SOFTWARE DE DESARROLLO

4.4.1 Selección del lenguaje de programación

Para desarrollo bajo WinCE se tiene principalmente tres opciones:

a) EMBEDDED VISUAL BASIC

Esta herramienta es provista por Microsoft en forma gratuita. Se realizaron

pruebas de rendimiento y se le preguntó a gente que ha trabajado con esta

herramienta y se tienen las siguientes conclusiones:

Es fácil desarrollar.

Presenta problemas con su manejo de ADOCE.

Su desempeño es lento.

b) EMBEDDED VISUAL C++

Esta herramienta es proveída por Microsoft, también en forma gratuita. Se

realizaron pruebas de rendimiento y se preguntó a gente que ha trabajado con

esta herramienta y se tienen las siguientes conclusiones:

Es más complejo desarrollar que con Visual Basic.

Tiene algunos errores en las comunicaciones.

Su desempeño es excelente.

Hay proveedores de manejadores de registros y de bases de datos.

c) JAVA ME (MICRO EDITION) Se tiene que adquirir una licencia de máquina virtual por equipo.

Su desempeño es pobre.

Su facilidad de programación es la común a Java.

No hay muchos proveedores de manejadores de registros y de bases de

datos para esta plataforma bajo WinCE.

Basándose principalmente en el desempeño, el cual es un requisito fuerte del

proyecto, se decide por Embedded Visual C++.


4.4.2 Selección del manejador de registros o del manejador de la base de datos.

La primera disyuntiva en la decisión es sobre el uso de un manejador de bases de

datos o un manejador de registros. A continuación se hace un análisis de las ventajas

y desventajas para nuestra aplicación de cada uno de ellos:

a) MANEJADOR DE BASES DE DATOS • El manejo de los datos es más simple porque se puede utilizar SQL para su

acceso.

• Su rendimiento puede ser pobre, debido a que los equipos portátiles son de

baja capacidad de procesamiento y las versiones ligeras no tienen todos los

elementos de optimización.

• Se tiene que pagar una licencia por cada máquina (Oracle Light o Sybase

Ligth) o adquirir un servidor con el cual se deberán de sincronizar.

• Se puede utilizar la opción de sincronización de bases de datos, lo cual es un

esquema simple pero en muchas ocasiones es lento, y para nuestro caso no se

puede montar un servidor de los mencionados en AS/400

b) MANEJADOR DE REGISTROS • Su manejo es más complicado, ya que cualquier operación entre tablas tiene

que realizarse sin la utilización de SQL.

• Hay proveedores con amplia experiencia que venden licencias de desarrollo,

con lo que se evita tener que pagar una licencia por máquina, (en el caso de

cientos puede ser onerosa).

• Su desempeño es muy bueno; las optimizaciones son realizadas por el

programador

Con base a lo anterior se decidió utilizar un manejador de registros.

Después de revisar las opciones en el mercado se decidió por CodeBase de Sequiter

el cual su soporte es de buena calidad, además de que su costo es bajo (cerca de

500 USD por licencia de desarrollo).

Construcción de la aplicación Cáp. 5-1

5 CONSTRUCCIÓN DE LA APLICACIÓN

5.1 DISEÑO DE LA APLICACIÓN En este capitulo describimos el diseño de algunos de los módulos principales, con el

objetivo de mostrar como se implantaron los elementos de la propuesta de solución, y

como se dio cumplimiento a requerimientos sobre facilidad de uso, por lo que se hace

un fuerte hincapié en la interfaz hombre-máquina. Para lo anterior se muestran las

pantallas y la navegación. Como se verá, las pantallas no están en “estilo Windows”,

esto es, no se hace uso de pop-up menús ni de ventanas parciales o de navegación

entre varias pantallas simultáneamente. Con los puntos anteriores se desea forzar al

vendedor a seguir caminos claros de la operación, mostrar elementos de pantalla con

textos del tamaño necesario para que los pueda observar sin gran esfuerzo y a

moverse con el uso de pocas teclas en los módulos que son mas sensibles a los

tiempos de captura, como son el de carga y pedidos.

A continuación describiremos el diseño de 3 de los módulos principales de la

empresa de estudio: Carga, Pedido y Cobranza. Para lo anterior y basados en RUP

[13, 14 y 15], se presenta para cada módulo los diagramas de procesos, navegación

de las pantallas y diagrama de datos persistentes.

5.1.1 CARGA

Como se mencionó en el capitulo 4, a través del módulo de carga se realizará las

recargas y carga de producto en el almacén, la solicitud de la carga deberá ser

elaborada por el vendedor con los productos que a su criterio el necesita, y deberá

ser autorizada y consolidada por un almacenista. La afectación del stock en el

almacén podrá hacerse por una conexión a través de la red (a lo que se le llama

“electrónica”) o manualmente recapturando la salida de almacén generada por la

computadora portátil.


a) DIAGRAMA DE PROCESOS

Figura 5.1. Diagrama de Procesos para Carga

Como se muestra en la figura 5.1, la carga se puede dividir en la captura de

productos, de donde se puede pasar a la edición (eliminación o edición de

cantidades) y la liberación de la carga. Como se describió en el capitulo 4, la carga se

puede liberar manualmente, esto es, sin afectar automáticamente al sistema de

control de almacén o “electrónicamente”, donde la afectación al sistema de control de

almacén se a hace conectando la Terminal con el sistema de almacén vía la red de

local.

Captura de productos Impresión

Almacenista

Servidor Liberarelectronicamente

Carga Vendedor

<<uses>> <<uses>>

Liberación manual

Alta del almacenista

Elimina producto

Modifica producto

Edición de productos capturados

<<uses>>

Liberación decarga

<<extend>><<extend>>


b) DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

Carga • El vendedor pide la carga en el proceso de Fin de día.

• El sistema pregunta si se quiere la carga sugerida.

• El vendedor elige la opción OK.

• El sistema pide se le entregue la maquina al almacenista y que se identifique.

• El almacenista introduce sus claves.

• El sistema verifica el alta del almacenista.

• El sistema muestra los productos capturados.

• El almacenista elige la opción Liberar.

• El sistema presenta la opción de liberar Manualmente o Electrónicamente.

• El almacenista selecciona su opción.

• El sistema consolida la información capturada.

• El sistema imprime el reporte de lo capturado.

• Fin.

Captura de productos • El vendedor busca el producto que desea agregar en el Catalogo de productos.

• El vendedor selecciona el producto, dando un clic sobre él.

• El sistema muestra la pantalla de Captura de Producto.

• El vendedor introduce la cantidad deseada del producto seleccionado.


• El sistema guarda la información.

• El vendedor agrega los demás productos de la misma manera.

• El vendedor elige la opción Terminar.

• Fin.


Alta del almacenista • El sistema pide la clave del almacenista.

• El almacenista proporciona su clave.

• El sistema valida que la clave exista.

• El sistema pide el NIP del almacenista.

• El almacenista proporciona su NIP.

• El sistema verifica que el NIP pertenezca a la clave proporcionada y que el

empleado sea de tipo Almacenista.

• El sistema da acceso al almacenista.

• Fin

Elimina producto • El vendedor selecciona el producto a eliminar.

• El vendedor da un clic en el botón [Eliminar].

• El sistema pide confirmación.


• El sistema elimina toda referencia al producto capturado.

• Fin.

Modifica producto • El almacenista selecciona el producto que desea editar.

• El almacenista da un clic sobre el producto.

• El sistema muestra la pantalla de Edición de Producto.

• El almacenista modifica las cantidades.


• El sistema guarda la modificación.

• El sistema cierra la pantalla de edición de producto.

• Fin.


Liberación manual • El almacenista elige la opción Liberar, dando un clic sobre ella.

• El sistema muestra la pantalla de opciones de confirmación.

• El almacenista selecciona Confirmación Manual.

• El sistema consolida la información en archivo.

• El sistema imprime el reporte de la recarga.

• Fin

Liberar electrónicamente • El almacenista elige la opción Liberar, dando un clic sobre ella.

• El sistema muestra la pantalla de opciones de confirmación.

• El almacenista selecciona Enviar Solicitud.

• El sistema genera el archivo de solicitud.

• El sistema envía el archivo al servidor remoto.

• El almacenista selecciona Confirmación electrónica.

• El sistema obtiene el archivo confirmado del servidor.

• El sistema modifica el stock con el contenido del archivo.

• El sistema imprime el reporte de la recarga.

• Fin.

c) MODELO DE INTERFAZ

Pantallas principales

DCAPPRODSGEN

Es la pantalla principal de captura de

productos, el vendedor puede elegir un

producto utilizando su código de producto

asignado por la empresa, EAN/UPC

(código de barras) o presionar elegir en la

pantalla el símbolo de teclado para pasar a

una búsqueda alfabética. Lo anterior se


basa en que los vendedores conocen las claves de los productos mas vendidos y

sólo recurren a la búsqueda alfabética (que es mas lenta) en caso de ser poco

vendido o un producto nuevo.

CITECLADO

Para un mejor desempeño del vendedor durante la

búsqueda de productos. Se agregó un teclado

virtual de gran tamaño con funcionalidad especial. A

medida que se proporcionan la descripción, se

presenta el primer producto que cumple con el

criterio. Después puede regresar al listado de los

que cumplen y elegir cualquiera de ellos. Esto es

útil para capturar varias presentaciones de un

mismo producto.

CIPIDEUNPRODGEN

Esta es la pantalla auxiliar donde se captura

la cantidad del producto que se desea.

Dependiendo del producto o la configuración

del sistema se pedirán las siguientes

cantidades: Cajas, fracciones o piezas.

CIALTAALMACENISTA

Con esta pantalla se permite el alta del almacenista

en la aplicación a través de un número de empleado

y contraseña. El sistema validara que el empleado

sea un almacenista registrado.


CIPRODSCAPT

Esta pantalla muestra los productos

capturados por el vendedor, los cuales el

almacenista puede editar de acuerdo a la

disponibilidad. Después de aprobada la

carga el almacenista procederá a liberar la

carga.

CIMENUCONFIRMACION

En esta pantalla el almacenista

selecciona el tipo de confirmación de

carga que desea realizar para liberar la

carga. Como se explica en el nuevo

procedimiento, el objetivo es poder

consolidar la carga de la camioneta a

pesar de que no haya sistema

administrativo para consolidar los

inventarios en el almacén.


d) DIAGRAMA DE NAVEGACIÓN DE PANTALLAS

cIPrincipal

cISolcargaPrincipal cICaptProdsGen

Sel. Recarga / DoModal

cIMenuConfirmacion

cIPideUnProdGen

cIProdsCapt

cITeclado

cIAltaAlmacenista

Cancel

OnInitDialog[ sin carga predeterminada ] / DoModal

Ok / Guarda Empleado

Cancelar / Eliminar Capturado

Confirmacion manual / DestroyWindow

Enviar solicitud / Transmitir archivo

Confirmación Electronica / Obetner consolidación,

imprimir.

Ok, Cancel, Botón > / DestroyWindow

Cancelar / DestroyWindow

Seleccionar / DoModal

Terminar[ Sin productos ] / DestroyWindow

Terminar[ Con productos ] / DoModal

Teclado / DoModal

Aceptar, Cancelar

OnInitDialog / DoModal

Agregar / DestroyWindow

Liberar[ No Conf. manual ] / DoModal

Liberar[ Conf. manual ] / Consolidar,Imprimir

Modificar / DoModal

OnInitDialog[ Carga predeterminada ] / DoModal

Figura 5.2. Diagrama de Navegación de Pantallas para Carga

En la Fig. 5.2 se muestra la navegación de pantallas del módulo de carga, como se

ve, la captura de productos está centrada en la pantalla de selección de un producto

(clCapProdsGen), de la cual se puede pasar a capturar las cantidades de uno

(cPideUnProdGen), a buscar alfabéticamente con la ayuda de teclado en pantalla

(clTeclado). Una vez capturado los productos, se pasa a revisar el listado de los

productos capturados (clProdsCapt), donde se puede regresar a agregar mas,

modificar cantidades o eliminar el producto. También se aprecian las opciones de

confirmación electrónica o confirmación manual y la llamada a la alta del almacenista

(clAlmacenista), quien es el único que puede confirmar la solicitud de la carga.


e) MODELO DEL DOMINIO DEL PROBLEMA

Figura 5.3. Diagrama de Clases Estáticas para Carga

En la Fig. 5.3 se muestra las clases estáticas para el módulo de carga, la clase

cPedidoTemp es una tabla temporal donde se almacenan las capturas, en caso de

falla del software o del equipo durante el proceso de carga, al iniciarse el equipo

estas clases son destruidas, si la carga es consolidada, los datos afectan las tablas

en forma definitiva. Recuérdese que no se utiliza un manejador de bases de datos,

por la funcionalidad de recuperación en caso de falla tiene que efectuarse por

programación.


5.1.2 PEDIDOS

a) DIAGRAMAS DE PROCESOS

Vendedor

Agregar Pedido Eliminar Pedido Consultar Pedido

Facturación

Modificar Pedido

Pedidos

Causa No venta

<<extend>>

Figura 5.4. Diagrama de Procesos para Pedidos

Captura de Productos

Verifica Contado Verifica Crédito

Verifica Condiciónde Venta

Agregar PedidoVendedor

<<use>> <<use>>

Figura 5.5. Diagrama de Proceso Agregar Pedido


Captura de ProductosVendedor

PideUnProducto

<<use>>

Eliminar TodosEliminar Un Producto Modificar Un producto

<<extend>>

Cerrar

Productos en Movimiento

<<use>>

Figura 5.6. Diagrama de Proceso Captura de Productos

En la figura 5.4 se muestra las operaciones que se pueden hacer con los pedidos de

un cliente, (agregar, eliminar, consultar y facturar). Téngase en cuenta que para un

mismo cliente se pueden tener varios pedidos. En la 5.5 se presenta la selección del

tipo de pedido (a crédito o de contado) y las validaciones que se realizan en caso de

que sea a crédito. Por último, la Fig. 5.6 muestra la edición de un pedido, con las

clásicas, altas, bajas cambios.


Pedidos (Primer Pedido) • El vendedor selecciona pedidos del menú del cliente.

• El sistema crea una tabla temporal de productos, de los que trae en el stock

únicamente.

• El sistema verifica la Causa No venta

• El sistema utiliza el proceso Agregar Pedido.

• El sistema actualiza el control de encabezados de pedidos.

• Fin.


Liberar electrónicamente • El sistema Verifica Condición de Venta.

• El sistema obtiene el siguiente número consecutivo del pedido.

• El sistema utiliza el proceso Captura de Productos.

• El sistema actualiza el control de encabezados de pedidos.

• Fin.

Verifica Condición de Venta - Contado • El sistema pregunta si se desea continuar con el pedido de contado.

• El vendedor responde SI.

• El sistema actualiza el Tipo de Venta.

• Fin.

Verifica Condición de Venta - Crédito • El sistema verifica el límite de crédito del cliente.

• El sistema despliega el límite de crédito y permite al vendedor escoger entre

pedido de contado o crédito.

• El vendedor selecciona el Tipo de Pedido.

• El sistema actualiza el Tipo de Venta.

• Fin.

Pide un Producto • El vendedor selecciona un producto.

• El sistema pasa los parámetros de Encabezado, Producto y Cliente.

• El sistema obtiene el precio de la lista del producto.

• El sistema valida existencias de Stock.

• El sistema determina el tipo de producto (CF, PZA, granel) y adapta la pantalla.

• El sistema despliega datos del producto.

• El sistema trae las promociones inherentes al producto.

• El sistema carga las promociones al control.

• El sistema espera la respuesta del usuario.

• Fin.


Captura de Productos • El sistema pasa los parámetros de TipoMovimiento, ClaveMovimiento y Cliente.

• El sistema trae los productos disponibles del stock.

• El sistema los carga para visualizarlos en pantalla.

• El sistema habilita el scanner.

• El sistema actualiza el valor total del pedido en pantalla.


• Fin.

Productos en Movimiento • El usuario selecciona Terminar Captura de Productos.

• El sistema coloca encabezado de movimiento y cliente.

• El sistema trae los productos relacionados con el movimiento.

• El sistema carga los productos para mostrarlos en pantalla.


• Fin.



Pantalla donde el vendedor selecciona el

Tipo de Venta que el cliente le pide. Sólo

aparece si el cliente tiene permitida la

venta a crédito; en caso contrario indica

que la venta es obligatoriamente de

contado. También se valida si el cliente

no tiene impedimentos para venderle,

como cobranza vencida.


CICAPTURAPRODUCTOS

En esta pantalla el vendedor elije los productos

que el cliente le pide, utilizando la clave de

producto de la empresa. Muestra el total

acumulado del pedido (considerando descuentos

e impuestos) y permite, en forma similar a otros

productos, la búsqueda alfabética o la selección a

través del lector de código de barras.

CICAPTURAPRODUCTOS

Pantalla de selección de producto donde sólo

se muestran los productos que cumplieron

con el criterio de selección alfabético. El

vendedor puede elegir uno o más sin realizar

una nueva selección. Lo anterior le permite al

vendedor elegir diferentes presentaciones del

mismo producto, lo cual es una forma común

de ingreso del pedido.

Pantalla de captura de un producto. En este

caso es de Venta por Fracciones (se

configura de acuerdo al tipo de producto y la

venta autorizada al cliente).

Se muestran los campos principales, como

promociones aplicables de ese producto al

cliente que se está visitando, el precio de

venta y la descripción.


Pantalla que muestra datos adicionales del

producto y la información sobre las ventas en

visitas pasadas. El vendedor utiliza está

información para negociar las cantidades de

producto con el encargado del negocio.

Pantalla que muestra los pedidos levantados al

cliente, su estado (si es de contado o a crédito), y

si ya fue facturado o todavía puede modificarse

sin necesidad de cancelar la factura.



cICaptura Productos

Entrar

cIProductos EnPedido

Salir

Eliminar Todos

Eliminar UnProducto

Terminar

Terminar

cIPideUn ProductoOnTerminar( cEncPedDev, cCliente

)[ Modificar ] / DoModal

OnCapturaProducto( cEncPedDev, cProducto, cCliente )[ Nuevo ] /

DoModalOnTerminar

OnEliminarTodosOnEliminarUnProducto

OnModificar( cEncPedDev, cProducto, cCliente )[ Modificar ] / DoModal

OnTerminar[ Nuevo ]

OnTerminar[ Modificar ]

Figura 5.7. Diagrama de Navegación de Pantallas para Captura de Productos

Entrar

cIPedido Movimiento

cICaptura Productos

Eliminar Movimiento

Terminar

cIProductosEnPedido

OnTerminar

Facturacion

cIProductosEnPedido

Salir

Terminar

OnAgregar / DoModal

OnEliminar / DoModal

OnConsulta( cEncPedDev, cCliente )[ Consulta ] / DoModal

OnFactura( cEncPedDev, cCliente ) / Imprimir

OnModificar( cEncPedDev, cCliente )[ Modificar ] / DoModalOnTerminar

OnCancel

VerificaCondicionVenta

Figura 5.8. Diagrama de Navegación de Pantallas para Productos en Movimiento


La navegación en el módulo de pedidos se puede dividir en dos grandes bloques, en

a edición de un pedido y la edición de los pedidos. En la Fig. 5.7, se muestra la

edición de un pedido, donde se tiene la captura de un producto y la edición de los

productos de un pedido. En la Fig. 5.8 se muestra los movimientos aplicables a un

pedido, como son: el alta, baja, cambio, facturación y consulta.


cCli entei_Cons ecutivo : in tPoblacion : CStringEs tado : CStringFactEnCajas : CStringSoloCajas : CStringFechaProxVis ita : CStringCauVFueraRuta : CStringZonaIm p : CStringClvPrecAnt : CStringCauNVenta : CStringGrupoVenta : CStringCondFin : CStringCondCom : CStringCopias : CStringClas if : CStringLim Cre : CStringLis tPre : CStringAs ociacion : CStringConVenta : CStringRFCClie : CStringColC lie : CStringDirC lie : CStringNom Clie2 : CStringNom Clie : CStringNum Clie : CStringRutaNoRuta : CString

cEncPedDevcs _fechaFactura : CStringcs _caus aCancela : CStringcs _folioCancela : CStringi_tipoEnc : intcs _tipoVenta : CStringi_fo lios Ocupados : intcs _folioUltim o : CStringcs _folio Inicio : CStringi_totalProductos : in td_im porte : doublecs _es tado : CStringcs _idC liente : CStringcs _idPedDev : CString

n

1

n

1

cPedidoTempm_d_totalProducto : doublem_d_cantImpBase2 : doublem_d_porImpBase2 : doublem_d_antImpBase2 : doublem_cs_impTasaB2 : CStringm_cs_impTipoB2 : CStringm_d_cantImpBase1 : doublem_d_porImpBase1 : doublem_d_antImpBase1 : doublem_cs_impTasaB1 : CStringm_cs_impTipoB1 : CStringm_d_devXPiezaProm : doublem_d_cantDescFin5 : doublem_d_porDescFin5 : doublem_d_cantDescFin4 : doublem_d_porDescFin4 : doublem_d_cantDescFin3 : doublem_d_porDescFin3 : doublem_d_cantDescFin2 : doublem_d_porDescFin2 : doublem_d_cantDescFin1 : doublem_d_porDescFin1 : doublem_d_cantDescProm : doublem_d_porDescProm : doublem_d_cantDescVol : doublem_d_porDescVol : doublem_cs_tieneDescuentoVolumen : CStringm_d_cantDescApl : doublem_d_porDescApl : doublem_d_cantDescPacto : doublem_d_porDescPacto : doublem_cs_CodPacto : CStringm_d_porRecompra : doublem_cs_unidadRegalo : CStringm_cs_unidadSuma : CStringm_cs_codProm : CStringm_d_impBruto : doublem_d_prec ioLista : doublem_cs_lis taPre : CStringm_i_piezas : intm_l_fracGramo : longm_i_gruFact : intm_cs_estado : CStringm_cs_idPedDev : CStringm_cs_idCliente : CString

n

1

n

1

cProductom _cs _ad uana : C Str ingm _cs _fechaIm portacion : CStrin gm _cs _no PedAduanal : C Str ingm _i _unid adVentaMin : in tm _d_pes o Prom XP ieza : doublem _cs _GPCF : CStrin gm _cs _GPCC : CStr ingm _d_pes o XFrac : do ublem _i _fr acXCaj a : intm _cs _ti poProd : CStringm _cs _de s cripcion : CStrin gm _cs _c lave : CStringm _cs _en Pedido : CString

cStockm_s_ClvProducto : CStringm_l_PzSotckIni : longm_l_FGSotckIni : longm_l_FGPromo : longm_l_PzSalDiversa : longm_l_FGSalDiversa : longm_l_PzVentaAcum : longm_l_FGVentaAcum : longm_l_PzMalEdo : longm_l_FGMalEdo : longm_l_PzBuenEdo : longm_l_FGBuenEdo : long

1n

1n

1

0.. 1

1

0.. 1

Figura 5.9. Diagrama de Clases Estáticas para Pedidos


En la figura 5.9 se muestran las clases estáticas. Es de notarse, que el pedido

mientras se captura se almacena en un área temporal (no en la clase definitiva de

pedidos), lo anterior es necesario porque en caso de falla del sistema o de la

computadora portátil es posible recuperar la operación eliminando las tablas

temporales. Al final de la visita, la información de las tablas temporales pasa a otras

definitivas y estas son eliminadas. Hay que tener en cuenta que no se dispone un

manejador de bases de datos robusto por lo que algunos esquemas de seguridad

(como este) son implantados por programación.

5.1.3 COBRANZA

a) DIAGRAMA DE PROCESOS

Modificar Eliminar Ignorar

CobranzaVendedor

Imprimir

<<uses>>

Figura 5.10. Diagrama del Proceso Cobranza

En la figura 5.10 se muestra las operaciones básicas a realizar con la cobranza,

además de las clásicas altas, bajas y cambios se tiene la de ignorar, que como se vio

en el capitulo 4 es utilizada para indicar que un documento no va a ser pagado e

indicar la causa.


Modificar • El vendedor selecciona el documento a modificar.

• El vendedor da clic en Modificar.

• El sistema muestra la pantalla de edición de documento.

• El sistema inicializa las cantidades.


• El vendedor modifica el pago.


• El sistema verifica el pago.

• Fin

Eliminar • El vendedor selecciona el documento a eliminar.

• El vendedor da clic en Eliminar.

• El sistema pide confirmación de eliminación.


• El sistema pone a cero el pago del documento.

• Fin.

Ignorar • El vendedor selecciona el documento vencido, a ignorar.

• El vendedor da clic en Ignorar.

• El sistema pide Causa de No Pago.

• El vendedor selecciona la causa.

• El sistema marca como Ignorado a el documento.

• Fin.



CICOBPRINCIPAL

Pantalla de operaciones con documentos

de cobranza, aquí el vendedor podrá operar

con los documentos del cliente al que visita.


CIMODDOCUMENTO

Aquí se presenta la información de un

documento seleccionado por el vendedor

donde podrá modificar el pago que el

cliente desee hacer; además de mostrarle

el total pagado.

CIRESUMENCOBRANZA

Esta pantalla se muestra cuando el vendedor

inicia la visita a un cliente que tiene documentos,

mostrándole el estado de los mismos.


cIOpCliente

cICobPrincipal cIModDocumento

cIResumenCobranza

cICausaNoVis

Salir / DestroyWindow

Modificar / DoModal

Cancel / DestroyWindow

Eliminar, Imprimir

Sel. Cobranza / DoModal

OnInitDialog[ Cliente con documentos ] / DoModal

Ignorar / DoModal

Selección / DestroyWindowOK [Pago valido]/ DBUpdate, DestroyWindow

Figura 5.11. Diagrama de Navegación de Pantallas para Cobranza


En la figura 5.11 se muestra la navegación en el módulo de cobranza. Está centrada

en la pantalla que muestra los documentos que adeuda el cliente (clCobPrincipal) los

cuales trae cargados el equipo al momento de la carga de datos. Se puede mostrar

un resumen de la cobranza (especie de estado de cuenta), editar la cantidad a pagar

de un documento y elegir una causa de no cobro (se muestra NoVis por ser la misma

pantalla) para aquellos documentos vencidos con cobro facultativo.


cDocCobCausaNoPag : CStringEdoImp : CStringImpPagTran : CStringImpPagado : CStringImpTotal : CStringReferencia : CStringNumero : CStringEstado : CStringTipoMov : CStringCveCte : CString

cClientei_Consecutivo : intPoblacion : CStringEstado : CStringFactEnCajas : CStringSoloCajas : CStringFechaProxVisita : CStringCauVFueraRuta : CStringZonaImp : CStringClvPrecAnt : CStringCauNVenta : CStringGrupoVenta : CStringCondFin : CStringCondCom : CStringCopias : CStringClasif : CStringLimCre : CStringLis tPre : CStringAsociacion : CStringConVenta : CStringRFCClie : CStringColClie : CStringDirClie : CStringNomClie2 : CStringNomClie : CStringNumClie : CStringRutaNoRuta : CString

0..n1 0..n1

Figura 5.12. Diagrama de Clases Estáticas para Cobranza

En la figura 5.12 se muestra el diagrama de clases estáticas, donde se tiene la

asociación de la cobranza con el cliente.


5.2 PUESTA EN MARCHA

5.2.1 PRUEBAS

Como se describió en los requerimientos generales, la densidad de defectos de la

aplicación debe de ser muy baja para garantizar una operación libre de problemas. Si

consideramos que la aplicación se va a ejecutar en alrededor de 1000 equipos, en

diferentes centros de distribución del país, se acordó que no debían de presentarse

mas de 5 fallas graves de software (que impidan continuar con la operación) al día.

Para lograr el estándar de fallas solicitado se propuso el siguiente protocolo de

pruebas:

I) Pruebas funcionales. En esta fase se probó que la aplicación, en sus

diferentes módulos, se debía comportar de acuerdo a lo especificado.

El tiempo invertido en la realización de pruebas y correcciones a los

diferentes módulos, fue cerca de 1 mes.

Los principales problemas presentados fueron fallas menores y ajustes de

navegación, a solicitud de la gente de pruebas para mejorar el uso.

II) Pruebas integradas. Se probó que los módulos trabajaran en conjunto:

comunicaciones, interfaces y sincronización de datos. Se probaron ciclos

completos, desde la carga de datos, venta, liquidación, descarga y

generación de reportes en la aplicación administrativa que se ejecuta en el

AS/400.

El tiempo invertido en esta fase fue cerca de 2 meses.

Los principales problemas fueron: no graves con el formato de los datos,

graves con las comunicaciones, no se encontraba un esquema para conectar

las terminales portátiles directamente al AS/400, y su configuración de FTP

no era estándar por lo que se tuvo que colocar un servidor intermedio, el cual

a su vez tuvo problemas de seguridad y conectividad con el AS/400.

III) Pruebas de campo: Las pruebas de campo se realizaron en paralelo con

vendedores de ruta: primero uno durante una semana, después se

agregaron 9 más. Al agregar mas vendedores se presentaron problemas con


la aplicación en la terminal portátil, bajo condiciones que se desconocían: el

software se bloqueaba, impidiendo al vendedor continuar su trabajo. Lo

anterior fue considerado una falla grave que impedía la puesta en marcha del

proyecto. Se observó que el problema generalmente se presentaba durante

las consolidaciones, tanto al final del cliente como durante los procesos de

fin de día.

5.2.2 CORRECCIÓN DE FALLAS

Sobre la falla de la prueba de campo, se trató de localizar la anomalía y se

encontraron algunos problemas con el manejo de algunas cadenas y arreglos que

podían desbordarse, pero la incertidumbre continuaba sobre la posibilidad de que se

siguiera presentando la falla, por lo que se propuso un esquema que aumentara la

robustez de la aplicación en caso de que se presentaran fallas; este consistió en

colocar puntos de reinicio antes de los procesos mas largos, en caso de que el

sistema fallara (se congelara), el vendedor podría reiniciar el equipo y

automáticamente la aplicación restauraría el último estado guardado, continuando

con la aplicación después de este punto.

Después se descubrió que el problema se presentaba con la batería baja. Cuando la

batería disminuía su carga por debajo del 20% (que no es propiamente una condición

crítica), y si se realizaban escrituras masivas al FlashCard (común durante los

procesos de consolidación), se dañaban las tablas que se estaban actualizando.

Después de corregida la aplicación, se reanudaron las pruebas de campo y se

convino que si no se presentaba un error grave durante una semana se evaluaría la

posibilidad de ponerlo en producción.

5.2.3 IMPLANTACIÓN Una vez autorizada la aplicación para su instalación, se realizó una implantación que consistió en:

• Una semana de capacitación a vendedores durante las tardes. Durante esta, se

le entrenaría sobre los cambios administrativos y el uso de la aplicación.

• Instalación del software en los servidores (tanto AS/400) como servidor de FTP.

Al mismo tiempo que la capacitación se desarrollaba, se entrenaba al


responsable del área de procesamiento de datos del centro de distribución,

para la administración de los equipos y el uso del software de interfaz.

• Envío de vendedores con su equipo portátil. Esto se realizó después de la

primera semana y se mantenía una guardia en el centro de distribución para el

caso de dudas o problemas. Esta guardia permaneció alrededor de una

semana.

• El esquema se reprodujo a nivel nacional.

5.3 EVALUACIÓN DE LA OPERACIÓN CON EL SISTEMA MÓVIL Durante la primera fase se instalaron alrededor de 400 equipos en la fuerza de ventas

de chocolates y helados. Se consideró que el objetivo se había cubierto, se

disminuyeron tiempos de liquidación y se tuvo información detallada a nivel cliente de

las ventas y devoluciones. Se presentaron problemas menores, principalmente en las

comunicaciones, al aumentar el número de equipos. Se tuvo que cambiar el esquema

de asignación de direcciones IP de DHCP a NAT, lo que provoco fallas en el servidor

de comunicaciones. En un futuro se esperaría generar una nueva versión que

agregue módulos nuevos y una nueva interfaz con el nuevo sistema administrativo

basado en SAP.

Conclusiones Cáp. 6-1

6 CONCLUSIONES

Este trabajo plantea un esquema general para la utilización del cómputo móvil, en la

automatización de algunas de las tareas llevadas a cabo por los vendedores de ruta

durante sus actividades cotidianas.

Está dividido en dos grandes bloques; en el primero se cubren los antecedentes, así

como una breve historia, los elementos para la justificación financiera y los criterios

para la selección de equipos. En el segundo se toma una empresa ejemplo y se

realizan las fases de análisis de la operación actual, definición de los alcances de

automatización y criterios generales que debe de cumplir ésta, el planteamiento de la

operación utilizando cómputo móvil, donde se muestra una gama de posibilidades y

algunos problemas típicos como la interfaz y las comunicaciones, hasta la selección

de equipo y elementos del desarrollo, como el lenguaje y el manejador de bases de

datos.

Aunque la segunda parte de este trabajo implica también la solución en la empresa

ejemplo, los elementos son generales y fácilmente extrapolables a problemáticas en

otras empresas, cuidando las peculiaridades del producto que se distribuya y su

operación, como por ejemplo la industria refresquera, distribución de partes

automotrices, etc.

Se mostró, que además de los factores de éxito que se necesitan en cualquier

aplicación de cómputo, en los sistemas que involucran cómputo móvil se tienen

factores adicionales como el tipo de equipo (teclados, pantallas, tamaño, interfaces

especiales, etc.) la velocidad y facilidad de la captura y una estabilidad mucho

mayores que las requeridas en los sistemas de escritorio.

Desde el punto de vista de la interfaz con otros sistemas (administrativos, almacén,

etc.), dado que generalmente los sistemas móviles son los últimos en implantarse, los

demás sistemas no lo tienen considerado, por lo que la conexión del equipo móvil

con los demás sistemas es otro factor a ser fuertemente considerado.

La principal aportación de este trabajo es dar una imagen integrada del desarrollo de


estas aplicaciones, que a pesar de existir algunas en el mercado, no hay un estudio

sistemático de los elementos que deben ser considerados y que sirvan de guía para

aquellos que deseen incursionar en este fascinante, al menos para mí, campo del

desarrollo de aplicaciones, con un alto contenido de soporte de operación para

usuarios con un escaso o nulo conocimiento de la computación.

Sobre este tema siempre habrá mucho por hacer, no sólo por cambios tecnológicos

que impactan fuertemente sobre el alcance de las soluciones y sus costos, si no, y tal

vez aún más importante, los cambios en la forma de hacer negocios, y como las

empresas los implantan dentro de sus políticas comerciales.

Posibles trabajos futuros

Como todo trabajo desarrollado, siempre quedan puntos en los que se puede seguir,

a continuación se presentan algunos sobre los que se podría seguir trabajando en

este tema:

• Análisis de interfaces. Uno de los elementos críticos para el éxito de estos

proyectos es la interfaz hombre-máquina. Sobre este punto se podría explorar

desde el punto de vista de tiempos y facilidad de uso la mezcla teclado-

pantalla táctil-sonido, con el fin de disminuir: los tiempos de captura, el número

de errores de captura, el desgaste de las pantallas de contacto y el cansancio

que causa el uso del equipo. A partir de lo anterior se podrían crear reglas para

la selección del equipo con base en las necesidades de la aplicación y

patrones de interfaz (i.e. esquemas de búsqueda y selección) que mejoren el

nivel de uso y la velocidad de captura.

• Selección de equipo. El problema de elegir el equipo de cómputo adecuado es

muy antiguo, y en la mayoría de los casos está elección es llevada a cabo con

criterios poco claros, y mas aún, sin saber si esos criterios fueron elegidos con

base a una necesidad específica. En el cómputo móvil, los usuarios con gran

experiencia (que llevan varias generaciones de equipo con una aplicación

específica), han refinado sus criterios con base a prueba y error, pero los


inexpertos son vulnerables a las presiones y “recomendaciones” de los

vendedores. Sobre este punto se podría trabajar en generar criterios de

evaluación claros y reglas que permitan asociar esos criterios a necesidades

específicas. Parte de este punto se trató en las consideraciones de la interfaz,

pero hay elementos adicionales, como los periféricos necesarios, necesidades

de memoria y energía, etc.

• Dado los altos costos de los equipos y la implantación, las empresas necesitan

tener mayor certeza de que su inversión será productiva. La obtención de

indicadores de mejora a través del análisis de casos de estudio tanto exitosos

como fracasos, que permitan una mejor estimación de los impactos en los

costos y operación, podrían ayudar a mejorar las estimaciones de rentabilidad

y dar (si es aplicable) justificaciones claras de las mejoría que se podría

obtener con el uso de esta tecnología. Si uno se remite a la información que

dan los proveedores, están fuertemente sesgadas a su producto y no ofrecen

información clara, ya sea porque es confidencial o porque simplemente no les

interesa proporcionarla. Además, en los pocos casos en los que se consigue

información, esta es sobre casos en otros países, que aunque las necesidades

puedan ser similares, no son fácilmente aplicables en nuestro entorno, dados

principalmente por nuestra idiosincrasia, costos laborales y mas comúnmente

a la forma en que se desarrollan los negocios en nuestro país.

• Metodologías. Siguiendo la filosofía expresada por A. Cockburn en [16] sobre

el uso de las metodologías ágiles, y considerando que la mayoría de las

aplicaciones de cómputo móviles caen en equipos de desarrollo pequeños (al

menos la componente que se ejecuta en la computadora portátil) estos

sistemas son buenos candidatos para esté tipo de metodologías de desarrollo.

Con base en que él establece de que cada proyecto o tipo de desarrollo debe

hacer adaptaciones a la metodología de acuerdo a las necesidades, sería

interesante con base en pruebas obtener los ajustes al la metodología original

preservando los elementos que contribuyen positivamente, eliminar los que no

funcionan para este tipo de desarrollo y plantear los nuevos que podrían ser

útiles.


• Con el desarrollo de las comunicaciones inalámbricas de amplio rango y su

baja de costos, es de esperarse que muchas aplicaciones de cómputo móvil

que actualmente se realizan de forma local, esto es, la aplicación se ejecuta

en la computadora portátil y eventualmente se comunica con un sistema

administrativo para sincronizarse, se migren a una aplicación centrada en

servidores y en el equipo portátil sólo se ejecutaría un buscador de Internet,

este esquema plantea retos interesantes sobre los modelos de interfaz, el

estilo de navegación de las aplicaciones bajo Internet y como cambiará la

operación ya que se tenga la información de cómo se va desarrollando la ruta

en tiempo real desde las oficinas.

REFERENCIAS

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International Conference on Magnament Data, ACM SIGMOD RECORD, Vol,

22: 388-392. (1993)

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Disruptive Technology or Untethered Extension of business as usual?.

EBusiness Research Center Working Paper 08-2002. PennState. 2002.

[4] Diccionario de la Real Academia Española. 2004

[5] Coello, Carlos A. Breve Historia de la computación y sus pioneros. Fondo de

Cultura Económica. 2003.

[5] Minshall, T.H.W. A resource-based view of alliances: the case of handheld

computer industry. International Jornal of innovation Management, Vol.3, No. 2.

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in CPU Speed Setting for Mobile Computing. A dissertation submitted to the

graduate school in partial fulfillment of the requirements for the degree of doctor

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[8] Badrinath, R y Welling, G. Event Delivery Abstractions for Mobile Computing.

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[11] Mackenzie, Scott. Soukoreff, R. William. Text Entry for Mobile Computing:

Models and Methonds, Theory and Practice. Human-computer interaction.

Volume 17, pp 147-198. 2002

[12] Mastrianni, Steven J. Windows CE- the best choice in handheld systems for the

corporate mobile work force. A thesis presented to the faculty of the school of

computer science Kennedy-Western University. Master of Science in Computer

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[14] Kruchten, Philippe. The Rational Unified Process: An Introduction, Addison

Wesley 1999

[15] Kroll, Per. Kruchten, Philippe. The Rational Unified Process Made Easy: A

Practitioner's Approach Guide to Rational Unified Process. Addison Wesley

2003

[16] Cockburn, Alistair. Agile Software Development, Addison Wesley Professional

2001

departamento de ingeniería eléctrica sección de … · los agentes de venta y almacenistas,...

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