DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA

OBJETIVO:

Administrar el sistema de adquisición de bienes y servicios, insumos médicos y de

salud, materiales y equipos, garantizando su ejecución eficiente y oportuna,

conforme a los procesos administrativos establecidos institucionalmente y los

instrumentos legales en materia de contratación pública, medicamentos y otros

productos para la salud humana y la ley orgánica de la Contraloría General de la

República.

FUNCIONES:

Elaborar y garantizar el cumplimiento de las Normas y Procedimientos

administrativos relativos al sistema de adquisición de bienes y servicios de

conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Organizar un Registro de Proveedores por tipo de servicio, equipo, insumo,

reactivo, material o suministro que ofrecen y mantenerlo actualizado, a fin de

agilizar el proceso de adquisición.

Coordinar con las diferentes unidades ejecutoras de la Institución la formulación

de las correspondientes órdenes de compras, verificando que los bienes

solicitados en las mismas cumplan con los parámetros definidos por éstas.

Establecer los mecanismos de coordinación institucional orientados al

fortalecimiento de la organización y al funcionamiento del almacén, de manera

que se garantice la provisión de los insumos básicos requeridos por cada unidad

ejecutora.

Coordinar y dar seguimiento a las relaciones contractuales establecidas con los

proveedores.

Ejecutar y asesorar los procesos de compras en las diversas áreas laborales y

niveles jerárquicos de la Institución, con la finalidad de que se tome conciencia

sobre el procedimiento a seguir y se realice de conformidad con el mismo.

Coordinar con los departamentos involucrados en el proceso de recepción y

pago a proveedores y dar seguimiento a las entregas parciales y totales,

prórrogas, adendas, sanciones y otras tareas implícitas en el desarrollo del

sistema de compras.

Promover la capacitación permanente del personal de la Institución con

funciones administrativas, en lo relativo a la normativa legal y administrativa

que regula el sistema de compras, proveeduría y contratación de bienes y

servicios, en el ámbito gubernamental.

Establecer mecanismos efectivos de coordinación con el Departamento de

ejecución del Presupuesto Institucional, a fin de garantizar la existencia de

partidas necesarias para la adquisición de algún bien, insumo o servicio

requerido por la Institución.

Preparar informes ejecutivos sobre el estado de los procesos de adquisición de

insumos críticos, como medicamentos, alimentos, reactivos y otros., a fin de

tomar las medidas correctivas que pertinentes.

Organizar y coordinar la ejecución de los actos públicos relacionados con la

adquisición de bienes, servicios e insumos médicos requeridos para el

funcionamiento del ICGES.

Coordinar y orientar al personal de la Institución en la elaboración de los pliegos

de especificaciones requeridos para la adquisición de bienes y servicios.

Hacer las convocatorias correspondientes a los actos públicos.

Administrar la entrega de las especificaciones a los proveedores que soliciten

intervenir en el proceso.

Celebrar los actos públicos con la participación tanto de los proveedores que

intervienen en el acto como con los usuarios del bien o servicio solicitado.

Coordinar la imposición de multas a los proveedores que entreguen tardíamente

los bienes e insumos comprometidos en una orden de compra.

Coordinar con la Oficina de Asesoría Legal la elaboración de contratos y

cualquier consulta necesaria durante el proceso de adquisición de bienes y

servicios