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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA
REPUBLICA
INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO -
MECI VIGENCIA 2012
Radicado No:
1. Subsistema de Control Estratégico
Avances vigencia 2012
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante el Sistema Integrado de
Gestión de la Presidencia –SIGEPRE- recoge y armoniza las directrices de los requisitos definidos en
la Norma NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. De esta
forma, la entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la
asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los
objetivos y metas institucionales.
1.1 Componente Ambiente de Control:
Acuerdos compromisos o protocolos éticos. La Entidad cuenta con el Código de Excelencia Ética,
adoptado mediante Resolución 1004 de mayo 31 de 2007. En él se definen siete (7) valores, cinco (5)
acuerdos o compromisos éticos establecidos para el Departamento Administrativo de la Presidencia de
la Republica (en adelante el DAPRE) y un principio institucional de interés general y del bien común.
El Código de Ética está proyectado como una guía que busca la sana convivencia y la transformación
cultural. El código se construyó con la participación colectiva de los servidores públicos de la Entidad
y se encuentra publicado en la Intranet.
La Entidad, desde el Área de Talento Humano realiza las publicaciones en el DAPRE Web, en el
calendario de actividades, y en la cartelera institucional.
Durante la vigencia 2012, se dio difusión de la siguiente manera:
MES VALOR SIGNIFICADO
Enero Compromiso Firme disposición y convicción permanente para el logro de
los objetivos de la Presidencia de la República y actuar más
allá del deber que nos impone el ejercicio, como servidores
públicos
Febrero Lealtad Un actuar en el marco de los principios constitucionales e
institucionales, que permita una convicción profunda de
servicio por lo público
Marzo Tolerancia Aceptar y practicar activamente el reconocimiento por la
diferencia y la validez de trabajar con los demás, orientando
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nuestra conducta al logro de los resultados institucionales.
Abril Solidaridad Colaborar conjuntamente para el logro efectivo de la Misión
Institucional, los objetivos y Metas propuestos por la
Presidencia de la República.
Mayo Honestidad Todas las acciones de los servidores públicos de la Presidencia
de la República serán reconocidos por su integridad y
coherencia tanto en su pensar como en su actuar.
Junio Respeto Reconocer la dignidad que poseemos en igualdad de
condiciones todos los servidores públicos de la Presidencia de
la República y los ciudadanos que demanden nuestro servicio
Julio Responsabilidad Tener siempre presente que por todas y cada una de nuestras
acciones en cumplimiento de la misión institucional estaremos
dispuestos a dar respuesta oportuna y cierta, aceptando
libremente las consecuencias de nuestros actos.
Agosto Compromiso Firme disposición y convicción permanente para el logro de
los objetivos de la Presidencia de la República y actuar más
allá del deber que nos impone el ejercicio, como servidores
públicos.
Septiembre Lealtad Un actuar en el marco de los principios constitucionales e
institucionales, que permita una convicción profunda de
servicio por lo público
Octubre Tolerancia Aceptar y practicar activamente el reconocimiento por la
diferencia y la validez de trabajar con los demás, orientando
nuestra conducta al logro de los resultados institucionales.
Noviembre Solidaridad
Colaborar conjuntamente para el logro efectivo de la Misión
Institucional, los objetivos y Metas propuestos por la
Presidencia de la República. Diciembre
Por otro lado, la Oficina de Control Interno con el fin de fortalecer el principio de Autocontrol en la
Presidencia de la República, programó y convocó a las siguientes charlas, en el marco de la estrategia
Conociendo a nuestra Entidad:
1. El 23 de Abril de 2012, se realizó la Charla con la Alta Consejería Presidencial del Buen
Gobierno y la Gestión, dando alcance a los PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA
PÚBLICA, de esta forma la Oficina de Control Interno promueve el Autocontrol facilitando el
conocimiento de la Entidad y el papel de responsabilidad de los servidores públicos de la
Entidad.
2. El 25 de Junio de 2012, se realizó la Charla sobre el tema de TRANSPARENCIA Y LUCHA
CONTRA LA CORRUPCIÓN para la cual se convocaron todos los servidores públicos de la
Entidad a participar y conocer de la política del gobierno nacional y la importancia de ser
servidores íntegros y probos.
3. EL 30 de Julio de 2012, se realizó la Charla sobre LA INTERCULTURALIDAD,
FUNDAMENTO DE LA CONVIVENCIA PACÍFICA, en el marco de conocer a nuestra
Entidad a cargo del Director Gabriel Muyuy.
4. El 29 de agosto de 2012, se realizó la charla sobre la GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CGR,
RESOLUCIÓN 6368 DEL 22 DE AGOSTO DE 2011, la cual se convocó a los Jefes de
Control Interno del Sector Presidencia y sus equipos de trabajo.
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5. El 10 de septiembre de 2012, se realizó la Charla UNA MIRADA A LOS DERECHOS
HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO APLICADO A LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL DAPRE a cargo de la Directora del Programa
Presidencial de Derechos Humanos.
6. El 8 de octubre de 2012, se realizó la charla AFROCOLOMBIANOS EN UNA NACIÓN
MULTIÉTNICA Y PLURICULTURAL a cargo del Director del Programa Presidencial para
los Pueblos Afros.
7. El 16 de noviembre de 2012. Se realizó la Charla sobre LA ADMINISTRACIÓN DEL
RIESGO COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS a cargo
del Doctor Jairo Molina Lozano, profesor de la Escuela Superior de la Administración Pública
– ESAP.
8. El 19 de Noviembre de 2012, se realizó la Charla a cargo del Director Daniel Ávila Camacho
del PROGRAMA PRESIDENCIAL PARA LA ACCIÓN INTEGRAL CONTRA MINAS
ANTIPERSONAL.
Los eventos se realizaron en las fechas programadas y contaron con la asistencia de aproximadamente
ochenta funcionarios por cada una.
Finalmente, en los Subcomités de Control Interno realizados por los diferentes procesos de la Entidad,
la Oficina de Control Interno asistió como invitada para asesorar y realizar seguimiento a las
actividades efectuadas así como para promover la interiorización y aplicación de los acuerdos éticos, el
principio y los valores definidos en el Código de Excelencia Ética de la Presidencia de la República.
Desarrollo del Talento Humano.
Para la vigencia 2012, se adoptó mediante Resolución 1120 de 23 de abril de 2012, el Plan Anual de
Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación de la Presidencia de la República. A
continuación se presenta el resumen de las actividades realizadas en los (3) tres componentes, durante
la vigencia:
Cuadro 1. Capacitaciones 2012
Curso Asistentes Asistencia
1 Capacitación SIGEP especifico 20
2 Entrenamiento cliente LYNK todos 50
3 Simposio innovando gestión especifico 1
4 Inducción 08 marzo especifico -
5 Gestión de SIGOB especifico área 11
4
6 Gestión SIGOB especifico área 26
7 Charla principios y valores de buen
gobierno todos 90
8 Supervisión contratos especifico 24
9 Derecho disciplinario todos 257
10 Indicadores de gestión y balanced
scorecard especifico 2
11 certificación de ITIL especifico 15
12 Transparencia y lucha contra la corrupción todos 74
13 Charla- Proceso Atención al Usuario todos -
14 Armonización Auditorias especifico 26
15 Redacción de Hallazgos especifico 26
16 Charla principios para el control todos 54
17 Sensibilización SIGEPRE talento humano 12
18 Derecho de Familia todos 18
19 Curso HTML 5 y GSS3 especifico 1
20 Nómina y Pre nómina especifico 4
21 Inducción 13 de julio nuevos 43
22 Introducción a los computadores inscritos 20
23 Excel avanzado inscritos 10
24 Word intermedio inscritos 13
25 Excel intermedio inscritos 20
26 Power Point inscritos 9
27 Word avanzado inscritos 3
28 Actualización Manual de Contratación especifico 57
29 Mecánica Básica Automotriz especifico 19
5
30 Deberes y Derechos todos 18
31 Derechos Humanos todos 42
32 Gestión documental TRD todos 93
33 Formulación de estrategias y acciones para
el desarrollo integral - afrocolombiano todos 31
34 Gobierno en línea- Ciudadanía Digital todos 350
35 Evaluación del Desempeño todos 101
36 Medios magnéticos
-
37 Inducción todos 19
38 Pre pensionados todos 13
39 Charla Acción contra Minas Antipersona todos 14
40 Código Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso todos 25
41 Relaciones Interpersonales todos 6
42 Atención al Cliente todos -
43 Redacción y ortografía todos -
44 Comunicación Asertiva todos -
45 Informes de Alto Impacto especifico 6
46 Atención al cliente y Protocolo todos -
47 Seminario medios magnéticos especifico 5
48 Curso Togaf 9 especifico 1
49 Taller aspectos prácticos relacionados con
la finalización especifico 2
50 Desarrollo de aplicaciones WEB seguras especifico 5
Fuente: Área de Talento Humano
De las 50 actividades relacionadas, se evaluaron 24 equivalentes al 58% del total de actividades, de los
cuales el 77% calificaron como excelentes los temas expuestos porque aportan a la realización de sus
actividades laborales. El 22% los calificó como buenos y el 1% lo calificó como regular. El Área de
Talento Humano utilizará estos resultados para la identificación y priorización de necesidades en el
Plan Institucional de Capacitación vigencia 2013.
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Cuadro 2. Programa de Bienestar y Estímulos 2012
Objetivo 1 Programa Acciones Concretas Cobertura
Calidad Vida
Laboral
Campaña "Funcionario con excelencia" Todos
Mensajes sobre convivencia con el Padre Todos
Concurso "Estado, Entidad y Valores" A
través del Periódico Todos
Celebración misas y fiestas religiosas
Periódico mensual Todos
Carteleras 8
Calendario de actividades
80 Físicos y
publicación por
periódico
Objetivo 2 Programa Acciones concretas Cobertura
Satisfacción laboral
Medición de efecto del Programa de
Bienestar, Salud Ocupacional y
Capacitación 2011
Todos
Evaluación de intereses de Bienestar, Salud
Ocupacional y Capacitación Todos
Medición de Clima Organizacional 2011 Todos
Objetivo 3 Programa Acciones concretas Cobertura
Incentivos Trabajando
con calidad
Metodología, evaluación y Premiación del
Mejor Proyecto y equipo eficiente
Proyectos
Inscritos
Objetivo 4 Programa Acciones concretas Cobertura
Aprovechamiento
del tiempo libre
Incentivemos
el arte a través
del SENA
Clases de danza Todos
Clases de Pintura Todos
Cursos de Manualidades Todos
Objetivo 5 Programa Acciones concretas Cobertura
Facilitar a los
funcionarios
algunos trámites
externos a la
entidad
Regreso al
colegio
Entrega de los kits educativos de CAFAM,
con mayor cobertura para hijos de
Funcionarios
Menores de 15
años
Haciendo
diligencias sin
salir
Fondo Nacional de Ahorro Todos
Servicios Caja
de
Compensación
Stand informativo caja de compensación
sobre créditos, cursos, hoteles, convenios,
etc.
Todos
Objetivo 6 Programa Acciones concretas Cobertura
Calidad de vida Servicio
Social
Apoyo en gestión de colegios Interesados
Apoyo en gestión hospitalaria Interesados
Curso Taller para Pre pensionados 80
Atención psicosocial Interesados
Condolencias a funcionarios 13
Tours por Palacio de Nariño Chocolates para
niños
Objetivo 7 Programa Acciones concretas Cobertura
7
Motivación
Torneos Deportivos Inscritos
Fechas
importantes
Día de la secretaria Nivel Asistencial
Día del Conductor Nivel Asistencial
Deportes Equipos deportivos Inscritos
Uniformes selecciones Inscritos
Tradiciones
navideñas
Novenas navideñas por edificios Todos
Novena de Palacio con participación de
niños Todos
Fuente: Área de Talento Humano
Cuadro 3. Programa Salud Ocupacional 2012
Objetivo 1 programa Acciones concretas Cobertura Apoyo
1 Mantener un
adecuado
ambiente
ocupacional
Inspecciones Revisión plan de trabajo anual Responsables DAPRE - ARP
2 Programa de seguimiento de
accidentes e incidentes de
trabajo
5 a la fecha DAPRE - ARP
3 Prevención y capacitación sobre
accidentes de trabajo - folleto
Todos DAPRE - ARP
4 Investigación de accidentes de
trabajo.
Casos MEDILABORAL,
BRIGADIDSTA Y
COPASO
5 Evaluación de actividades Responsables DAPRE - ARP
6 Reglamento de higiene y
seguridad industrial
Responsables DAPRE
7 Actualización del programa de
Salud Ocupacional
Responsables DAPRE - ARP
8 Actualización matriz de riesgos Todas las
sedes
ARP
9 Seguimiento al uso de
extractores en sótanos
Sótanos DAPRE
10 Luxometría, determinar zonas ARP
Objetivo 2 programa acciones concretas Cobertura Apoyo
11 Seguridad
industrial
Trabajo seguro Entrega de elementos de
protección
111 DAPRE
12 Suministro de dotación de labor 163 DAPRE
13
Seguridad
industrial
Trabajo seguro
Capacitación manejo de
herramientas
Carpintería,
mecánicos
carros,
soldadura,
albañilería,
tapicería,
arreglos
locativos,
electricista,
cafetería y
cocinas.
ARP
14 Capacitación en trabajo seguro
en alturas y protocolos.
Inscritos 13 ARP
8
15 Capacitación COPASO Comité ARP
16 Revisión puestos de trabajo y
personal nuevo
42 ARP
Objetivo 3 Programa Acciones Concretas Cobertura Apoyo
17 Responder
adecuadamente
ante cualquier
contingencia
Fortalecimiento
de la brigada
de emergencia
y evacuaciones
de todo el
personal
Capacitación de brigadistas brigadistas ARP
18 Capacitación en pista 28 ARP
19 Dotación brigadistas - chalecos brigadistas
20 Captación y capacitación líderes
de Oficinas.
100 ARP Y DAPRE
21 Capacitación evacuaciones,
acorde a los protocolos
establecidos y a los planos de
emergencias por edificios.
36 ARP
22 Simulacros de evacuación todos ARP
23 Capacitación en evacuaciones
secretaría de seguridad
personas de
seguridad de
todos los
edificios
ARP
Objetivo 4 Programa Acciones Concretas Cobertura Apoyo
24 Trabajo
saludable
Prevención de
enfermedades
profesionales
semana de la salud - exámenes
médicos - stand de comida sana,
stand de medición de índice de
masa muscular, de toma de
tensión arterial, de citologías,
prueba calcáneo, de antígeno
prostático, vacunación contra la
influenza, etc.
535 ARP, CAJA DE
COMPENSACIÓN,
EPS
25 Examen médico ocupacional
periódico, incluye:
electrocardiogramas, glicemia,
perfil lipídico, optometría,
audiometría, nutricionista y
reporte final de médico con
énfasis osteomuscular.
535 ARP
26 presentación de resultados de
los exámenes ocupacionales
535 ARP
27 exámenes de ingreso y retiro 325 MEDILABORAL
28 Vigilancia
epidemiológica
prevención contra influenza -
tapabocas (sostenimiento)
síntomas DAPRE
29 prevención contra influenza -
alcohol glicerinado
consultorios DAPRE
30 campaña contra las gripas e
influenza
todos DAPRE
31 acondicionamiento físico-
servicio de gimnasio
20 en
promedio día
ARP Y CAFAM
32 seguimiento médico grupos de
riesgo: cardiovascular -
obesidad, sobre peso e
hipertensión
47 ARP MÉDICO
33 seguimiento médico grupos de
riesgo: audición
acorde a
grupo
ARP MÉDICO
9
34 seguimiento médico grupos de
riesgo: túnel del carpo
20 ARP MÉDICO
35 inspección puestos de trabajo
según recomendación médica
42 ARP GROSS
36 Inspección puestos de trabajo
acorde a riesgos
42 ARP GROSS
37 Primero la
salud
Servicio odontológico, servicio
de urgencias y limpieza. compra
de implementos
1 consultorio DAPRE
38 Servicio médico urgencias -
compra de implementos
1 consultorio DAPRE Y ARP
39 Capacitación en primeros
auxilios, en todos los edificios
se tiene gente entrenada.
Personal
entrenado
ARP
40 dotación de botiquines 45 DAPRE
41 Actualización panorama factor
de riesgo
todos ARP Y DAPRE
42 campaña "espacios libres de
humo"
todos ARP Y DAPRE
43 buenas prácticas ambientales -
refuerzo
todos ARP Y DAPRE
44 Acciones de la
política
ambiental
sostenimiento campaña de
segregación de residuos-
refuerzo uso de puntos
ecológicos
todos DAPRE
45 campaña cero papel todos DAPRE
Fuente: Área de Talento Humano
Estilos de Dirección
La Presidencia de la República, mediante Resolución No. 0575 de 3 de marzo de 2011, adopta el
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, “como una herramienta
de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección, evaluación y
control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los
servicios, de manera armónica con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). El Sistema de
Gestión de la Calidad adoptado, está enfocado hacia los diferentes procesos y procedimientos
establecidos por la Entidad”
La Entidad cuenta con un documento denominado Manual de Buen Gobierno (M-DE-03) que establece
el Estilo de Dirección para la Presidencia de la República. El nivel directivo se debe caracterizar por
una conducta regida por un conjunto de normas, pero al mismo tiempo se debe alinear el equipo
directivo dentro de un estilo de dirección unificado, en desarrollo de los principios propios de la
función administrativa y en especial a los que establecen que todas las personas y servidores públicos
están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.
Así mismo, la Alta Dirección suscribió un compromiso ético institucional mediante el Código de
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Excelencia Ética, que indica: (…) la Dirección de la Presidencia de la República, acoge el principio y
los valores establecidos en este documento, con la firme disposición y convicción de cumplir y actuar
con eficiencia, eficacia y efectividad para el logro de los objetivos y la misión institucional,
promoviendo su cumplimiento (…)”.
1.2 Componente de Direccionamiento Estratégico
Planes y Programas: En el marco de la Ley 152 de 1994 el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República se elaboró, con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo,
su Plan Indicativo o Estratégico 2010-2014 y su Plan Operativo anual con sus respectivos objetivos e
indicadores.
A continuación se presentan los resultados alcanzados en el cierre del Plan Estratégico y Plan
Operativo con corte a 31 de diciembre de 2012, el cual se encuentra publicado en el link SIGEPRE en
medición, análisis y mejora.
Plan Estratégico
Esquema Plan Estratégico 2010-2014 con corte al 31 de diciembre de 2012
Fuente: Aplicativo SIGEPRE – SVE. Plan Estratégico 2010-2014 Vrs 2.
Como se aprecia en el esquema de Planeación, el objetivo 5c. Reporta el 91.97% de cumplimiento, esto
se debe a los resultados del indicador de Oportunidad en la Atención de PSQR que corresponden a los
datos obtenidos a junio 30 de 2012. Actualmente se encuentra en ejecución el plan de mejoramiento
NCR-0195 AU - Alcance Hallazgo PSQRs ICONTEC 2012.
En relación al Objetivo 4 que reporta el 90.28% de cumplimiento, el cual registra los resultados de la
evaluación de los servicios de seguridad, apoyo logístico y conceptos legales por parte del Señor
Presidente en el 2011, se está ejecutando un Plan de mejoramiento sobre el Análisis de resultados -
Encuestas Clientes y tiene como fecha de aplicación de la encuesta de servicios misionales a los
clientes del DAPRE 2012 el 28 de febrero de 2013.
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Plan Operativo
Esquema Plan Operativo 2012 con corte al 31 de diciembre de 2012
Fuente: Aplicativo SIGEPRE – SVE. Seguimiento a Planeación Operativa 2012
De acuerdo al esquema de Planeación Operativa, se reflejan los resultados alcanzados al 31 de
diciembre de 2012. En relación al consolidado de Gestión de Planes de las Altas Consejerías, el
94.57% de cumplimiento se debe a que mediante Decreto 1897 de septiembre de 2012, se encargó al
Doctor Francisco Jose Lloreda Mera como Alto Asesor de Seguridad Nacional del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República, el empalme de las funciones se realizó a finales del
mes de enero. A la fecha está pendiente la aprobación de las tares del Plan Operativo de esta
dependencia. Cabe aclarar que las actividades han reportado avances y la no aprobación de la actividad
no implica su no cumplimiento.
En relación al consolidado de Indicadores Planes de las Secretarias, el 98.32% de cumplimiento se
debe al resultado de (91,16%) de los indicadores de la Secretaría Privada al realizar el seguimiento a
1724 comunicaciones de las 1924. A las 200 comunicaciones de diferencia se les está realizando
seguimiento, dado que llegaron al final del año 2012. Otro resultado es el (98,74%) de los indicadores
de la Casa Militar debido a que se capacitó a catorce (14) personas en Protección a Dignatarios de
diecisiete (17) cupos asignados.
En el consolidado de Indicadores Planes de los Programas Presidenciales, el 99.48% de
cumplimiento se debe al resultado de (97, 39%) de los indicadores del Programa Presidencial de los
Derechos Humanos y DIH al realizar 13 foros de 17 programados.
Por último, el consolidado de Indicadores Planes de Subdirección de Operaciones, el 98.59% de
cumplimiento se debe al resultado del Área Financiera del 90%, debido a que la dependencia formuló
cinco (5) funcionalidades y se desarrollaron cuatro (4). El cumplimiento de los indicadores del Área de
Información y Sistemas (84,70%) se debe a que se atendieron 1400 servicios de un total de 1642.
Planes y políticas sectoriales
Por otra parte, la Oficina de Planeación realizó la consolidación de la información reportada por las
áreas responsables de la ejecución del Plan de Desarrollo Administrativo Estratégico Sectorial al 31 de
12
diciembre de 2012. En la siguiente matriz, se puede observar los informes de resultados
correspondientes:
Política: Desarrollo del Talento Humano Estatal
Indicadores
Sectoriales Fecha
final
Meta Resultado Informe de avance
Capacitación
realizada en
ciudadano digital
11/12/12 100 350 Se llevó a cabo la Certificación en sitio para los
funcionarios que no se habían certificado, con un
total de 227 funcionarios certificados en la
primera jornada (13 al 16 de nov) y 123 en la
segunda jornada (3 al 4 de dic).
Política: Gestión de Calidad
Indicadores
Sectoriales Fecha
final
Meta Resultado Informe de avance
Trámites o
servicios
simplificados
31/12/12 3 3 Avance Alta Consejería para la Reintegración: Se logró la
simplificación de dos trámites:
1. El de acceso a beneficio de estímulo económico para la
empleabilidad para adquisición de vivienda, se modificó la
Resolución 163 de 2011 que dictaba en su artículo 21 los
requisitos para el beneficio mediante la Resolución 794 de
2012. Este cambio de requisitos ya está editado en el SUIT y
listo para aprobación del DAFP.
2. Para el trámite de acceso a gestión de cupo para formación
para el trabajo se efectuó la simplificación a nivel de
procedimiento de los documentos: cédula, coda, certificación
de último grado de escolaridad, aprovechando la
documentación del participante con la que ya cuenta la entidad
a través del sistema de información para la reintegración. el
procedimiento ya se encuentra modificado
Socialización por parte de la Alta Consejería para la
Reintegración: En este link se encontrará la publicación que se hizo para
socializar la modificación de los tramites:
http://www.reintegracion.gov.co/Es/prensa/noticias/Paginas/La-
ACR-explica-los-cambios-en-los-requisitos-para-que-las-
personas-en-Proceso-de-Reintegraci%C3%B3n--accedan-a-
vivienda-y-formac.aspx
Avance:
Se elaboró y validó el procedimiento de trámite de
autorizaciones de Comisiones al Exterior.
Se identificaron las necesidades de información para la
definición del sistema de comisiones al exterior.
Se presentó a la Dirección General la versión preliminar del
sistema de comisiones al exterior.
Se realizaron ajustes al sistema de comisiones al exterior.
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Se realizó revisión de ajustes del sistema de gestión de
comisiones al exterior por parte de la Dirección General.
Se realizó presentación de versión Piloto a la Dirección
General, ACR y Agencia Presidencial de Cooperación
internacional de Colombia.
Pendientes:
En el año 2013 está programada la aprobación por parte de la
Dirección General para implementación del sistema de gestión
de comisiones al exterior y respectivas capacitaciones.
Elaborar, aprobar y divulgar la directiva para reglamentar el
uso del sistema.
Política: Democratización de la administración pública - moralización y transparencia en la
administración pública
Indicadores
Sectoriales Fecha
final
Meta Resultado Informe de avance
Plan de trabajo
elaborado sobre
democratización
en línea.
30/06/12 1 1 A 30 de junio de 2012 se cumplió con la meta
establecida de elaboración del plan de trabajo.
Modelo de Operación por Procesos: El DAPRE en cumplimiento de su Misión y Visión Institucional
y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes, principalmente las del Señor Presidente
de la República, cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se
encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas.
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Estructura Organizacional: Se ajustó a los requerimientos del Plan de Gobierno de acuerdo con lo
establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para Todos”. El organigrama
se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República, con las últimas
actualizaciones realizadas al 19 de octubre de 2012, la cual corresponde a la versión 17.
http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Documents/D-DE-07_Organigrama.pdf
La Estructura de la Entidad versión 17, se ajustó a los requerimientos y está conformada de la siguiente
forma:
1. Despacho del Presidente de la República
2. Despacho del Vicepresidente de la República
3. Dirección del Departamento
3.1 Altas Consejerías Presidenciales
3.1.1 Alta Consejería Presidencial para la Gestión Pública y Privada.
3.1.2 Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones.
3.1.3 Alta Consejería Presidencial para las Regiones y la Participación Ciudadana.
3.1.4 Alta Consejería Presidencial para la Convivencia y Seguridad Ciudadana.
3.1.5 Alta Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer.
3.1.6 Alta Consejería Presidencial para Programas Especiales.
3.1.7 Alta Consejería Presidencial para Asuntos Políticos.
3.1.8 Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa.
3.1.9 Alta Consejería para Bogotá.
3.2. Secretarías
3.2.1 Secretaría Privada.
3.2.2 Secretaría Jurídica.
3.2.3 Secretaria de Transparencia.
3.2.4 Secretaría de Prensa.
3.2.5 Secretaría para la Seguridad Presidencial.
3.3. Alto Asesor de Seguridad Nacional.
3.4. Oficina del Alto Comisionado para la Paz.
3.5. Despacho Ministro Consejero.
3.6. Casa Militar.
3.7. Programas Presidenciales
3.7.1 Para el Sistema Nacional de Juventud "Colombia Joven".
3.7.2 Para los Derechos Humanos y DIH.
3.7.3 Para la Acción Integral contra Minas Antipersonal.
3.7.4 Para la Formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de la población
afrocolombiana, negra, Palenquera y Raizal.
3.7.5 Para la Formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de los pueblos Indígenas
de Colombia.
3.8 Subdirección General
15
3.8 Subdirección de Operaciones
3.8.1 Oficinas
3.8.1.1 Planeación
3.8.1.2 Control Interno
3.8.1.3 Control Interno Disciplinario
3.8.2 Áreas
3.8.2.1 Administrativa
3.8.2.2 Financiera
3.8.2.3 Contratos
3.8.2.4 Talento Humano
3.8.2.5 Área de Información y Sistemas
4 Órganos de Asesoría y Coordinación
4.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
4.2 Comisión de Personal.
Planta de Personal
La Entidad cuenta con una Planta de Personal Semi - global adoptada mediante Decreto No. 3444 de
2010 y modificado por los Decretos No. 4307 y 4759 de 2010; 513 y 2090 de 2011; 008, 649, 1710,
1888,1961, 2374 y 2772 de 2012.
Cabe resaltar que el último Decreto 2772 de 2012, suprimió 5 empleos, creó 161 y empezó a regir a
partir del 1 de enero de 2013.
A continuación se relaciona la conformación de la Planta del DAPRE al 31 de diciembre de 2012, así:
Provistos Vacantes Total Cargos
632 42 674 Fuente: Área de Talento Humano
De la misma manera, se encuentra ajustado el Manual Específico de Funciones, Competencias
Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal de la Entidad, adoptado mediante
Resolución No. 2707 del 15 de noviembre de 2011.
Durante la vigencia 2012, se modificó el Manual de Funciones por la resoluciones 1174 del 27 de abril,
2019 del 13 de julio, 3134 del 25 de septiembre, 4074 del 28 de noviembre de 2012 y 0031 del 13 de
enero de 20131.
1.3 Componente Administración del Riesgo
Contexto Estratégico, Identificación, Análisis y Valoración de Riesgos. La Entidad tiene definido
los Lineamientos para la Administración de los Riesgos (L-DE-01) versión 4, que permite a los
1 http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/DAPRE/Paginas/NormasEntidad.aspx
16
responsables de los procesos abordar metodológicamente la identificación, análisis y valoración de los
riesgos, así como el manejo y control de los mismos.
Para el mes de septiembre de 2012, se actualizó los lineamientos conforme al aplicativo SIGEPRE -
Módulo Gestión del Riesgo y fueron socializados por la Oficina de Planeación a todos los enlaces de
las dependencias y áreas de la Entidad, dando cumplimiento al Plan de Mejoramiento con ocasión de la
Evaluación a la Política de Administración del Riesgo efectuada por esta Oficina de Control en el
2011.
En el Módulo Gestión del Riesgo, los doce procesos de la Entidad programaron los respectivos
monitoreo en el aplicativo, el cual genera alertas tempranas con el fin de registrar el manejo y control
de los mismos.
Por último, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento y verificación a la implementación de los
controles definidos en los mapas de riesgo de los procesos, tanto en los Subcomités de Control Interno
así como en las Auditorias ejecutadas durante la vigencia 2012.
Política de Administración de Riesgos. La Oficina de Control Interno realizó un informe de auditoría
y evaluación a la Política de Administración del Riesgo de la Entidad y su cumplimiento en el mes de
diciembre de 2012. En el mes de enero, de acuerdo a los resultados de la mesa de trabajo, se presentó
el informe definitivo y se suscribió Plan de Mejoramiento asociado a la MEJORA NCR-0205.
Es importante señalar que se ha actualizado constantemente el Sistema de Seguridad Informática en la
implementación de la norma técnica 27001 en materia de riesgos informáticos, mediante campañas
presenciales y por medio de la Intranet, asegurando la amplia difusión de las directrices institucionales
en materia de riesgo.
Dificultades
Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión
institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas,
garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y oportunidad.
2. Subsistema de Control de Gestión
Avances
2.1 Componente: Actividades de Control
La Entidad cuenta con un aplicativo para el manejo de la información del Sistema de Gestión de la
Presidencia que se encuentra conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de
documentos, con respecto a la disposición final de los documentos asociados al SIGEPRE; dicho
documento determina que “Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos
únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo SGC”. Con la implementación de esta herramienta
se pretende tener un control gerencial de la gestión integral de la Entidad.
17
La herramienta tiene cuatro módulos que son:
1. BSC (Balanced Scorecard), que maneja dos temas: Indicadores de Proceso y los Planes
Operativos.
2. SGC (Sistema de Gestión de Calidad) que tiene tres temas, Documentos, Revisiones
Gerenciales y Mejoras.
3. Gestión del riego
4. Reuniones.
El uso del aplicativo SIGEPRE se dio inicio desde el mes de abril de 2012, asignando usuarios y
contraseñas a los jefes de las dependencias y a los funcionarios enlace encargados del cargue de
información al Sistema, a la fecha se encuentran funcionando los módulos de BSC: Planes e
Indicadores; SGC: Módulo de Mejoras y documentos, y por último el Módulo de Gestión del Riesgo.
El Sistema cuenta con un Mapa de Procesos, conformado por 12 procesos documentados (ver gráfico
en la página 14). La Entidad realizó una actualización en las caracterizaciones de los procesos de
Dirección, Misionales y de Soporte, con la participación de los responsables y equipos de trabajo. Las
actualizaciones se encuentran documentadas y publicadas en el aplicativo SIGEPRE en el Módulo
SGC, ingresando a través de la Intranet.
Cabe resaltar que en las caracterizaciones de todos los procesos, se estableció una columna de
Actividad Crítica de Control (ACC), lo que indica que se requieren controles específicos para mitigar
los posibles riesgos que se deriven de las mismas y que se evidencian en la Matriz de Riesgos de cada
proceso, publicado en el Módulo Gestión del Riesgo – Aplicativo SIGEPRE.
De acuerdo con lo establecido en la actividad 8 del procedimiento (P-DE-05) versión 4 Generación y
Control de Documentos, los formatos que se relacionan a continuación, se crearon, actualizaron y se
publicaron por la Intranet - Aplicativo SIGEPRE – Mapa de Procesos – Documentos y Formatos,
durante la vigencia 2012. Los cuales deben ser empleados por todos los servidores del DAPRE.
1. Proceso de Direccionamiento Estratégico (DE)
Código Documento y/o Formato Versión
F-DE-14 Plan Sectorial Desarrollo 7
D-DE-10 Mapa de Procesos 7
M-DE-02 Manual del SIGEPRE 10
F-DE-19 Documentación de Procedimientos 2
P-DE-01 Formulación y seguimiento de la planeación estratégica y operativa
institucional 5
P-DE-05 Generación y Control de Documentos del SIGEPRE 4
G-DE-02 Guía para la planeación estratégica y operativa institucional 8
L-DE-02 Lineamientos del Plan de Compras 7
F-DE-20 documento de Instructivo 2
18
F-DE-29 Formato usuarios SUIFP - SPI 1
F-DE-28 Modificación al acto administrativo de aprobación plan de compras 4
L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo 4
F-DE-18 Caracterización de Procesos 4
G-DE-01 Guía para la Elaboración y Control de Documentos 6
C-DE-01 Caracterización Direccionamiento Estratégico 7
P-DE-02 Formulación, Registro y Análisis de Indicadores 3
G-DE-03 Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE 3
F-DE-31 Formato actualización proyecto de inversión 1
F-DE-32 Matriz plan de compras vs proyecto de inversión 1
P-DE-07 Procedimiento de Gestión de Proyectos de Inversión 3
P-DE-08 Formulación y seguimiento planeación estratégica sectorial 1
G-DE-04 Guía para la Formulación y Seguimiento a la Planeación Estratégica Sectorial 1
D-DE-07 Organigrama 17
P-DE-03 Formulación, Ejecución y Seguimiento al Plan de Compras 6
F-DE-11 Formato de Acta 2
F-DE-30 caracterización de indicadores 3
M-DE-03 Manual de Buen Gobierno Presidencia de la República 1
2. Proceso Adquisición de Bienes y Servicios (BS)
Código Documento y/o Formato Versión
F-BS-06 Acta del Comité Ordenación del gasto 3
F-BS-08 Acto administrativo de justificación de la modalidad de selección de
contratación directa
2
F-BS-27 Antecedentes de Contratación (Fondo Paz) 1
C-BS-07 Caracterización proceso de Adquisición de Bienes y Servicios 7
F-BS-33 Certificación de ejecución del contrato 1
F-BS-30 Documento de insumos técnicos para la elaboración de los estudios
previos de procesos de concurso de méritos
1
F-BS-29 Documento de insumos técnicos para la elaboración de los estudios
previos de procesos de licitación pública
1
F-BS-26 Documento de insumos técnicos para la elaboración de los estudios
previos de procesos de selección de menor cuantía
2
F-BS-28 Documento de insumos técnicos para la elaboración de los estudios
previos de procesos de subasta inversa
1
F-BS-32 Estudios previos para contratación directa 1
F-BS-31 Estudios previos para la mínima cuantía 1
F-BS-04 Formato Acta audiencia de asignación y revisión de riesgos 2
F-BS-03 Formato de Acta audiencia adjudicación 2
F-BS-05 Formato de Acta de Liquidación de Contratos 3
F-BS-07 Formato de Acta de cierre proceso de selección 1
F-BS-02 Formato de Acta de clarificaciones y ajustes a la propuesta económica 2
F-BS-01 Formato de Acta reunión sustentación valor ofertado 2
F-BS-12 Formato de Informe de Supervisión 1
F-BS-09 Formato de certificación sobre la inexistencia de personal para celebrar
contratos de prestación de servicios
2
19
F-BS-25 Informe final de supervisión 2
F-BS-19 Lista verificación documentos Selección Abreviada a través de bolsa 3
F-BS-24 Listado de Verificación de Documentos Cesión 2
F-BS-22 Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa I 3
F-BS-23 Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa II 3
F-BS-20 Listado de Verificación de Documentos Proceso de selección de mínima
cuantía
3
F-BS-21 Listado de Verificación de Documentos Selección Abreviada Licitación
Pública Concurso de Méritos
3
M-BS-01 Manual de contratación 8
D-BS-01 Tabla de Cuantías 2
3. Proceso Atención al Usuario (AU)
Código Documento y/o Formato Versión
F-AU-07 Acuerdo de Nivel de Servicio 1
C-AU-12 Atención al Usuario 1
F-AU-03 Evaluación de Entidades Estatales 1
F-AU-04 Evaluación de la Población Beneficiaria. 1
F-AU-05 Evaluación del servicio Asesoría 6
F-AU-06 Evaluación del servicio Desarrollo de Proyectos 4
M-AU-01 Manual de Servicios Misionales 2
F-AU-01 Plan de control prod - serv No conformes 1
F-AU-02 Plan de tratamiento prod - serv No conformes 1
P-AU-02 Procedimiento Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y
Sugerencias 2
P-AU-01 Procedimiento para el tratamiento de servicios no conforme 3
F-AU-08 Sugerencias, Quejas y/o Reclamos 1
4. Proceso Evaluación, Control y Mejoramiento (EM)
Código Documento y/o Formato Versión
F-EM-16 Acta de Arqueo Caja Menor 2
C-EM-02 Caracterización proceso evaluación, control y mejoramiento 5
P-EM-06 Formulación, Seguimiento Planes de Mejoramiento 4
F-EM-11 Encuesta para la evaluación de audiencia pública de rendición
de cuentas 3
F-EM-05 Estado Planes de Mejoramiento 3
5. Proceso Gestión Administrativa (GA)
Código Documento y/o Formato Versión
F-GA-16 Autorización Salida de Elementos Personales 4
20
F-GA-28 Formato Solicitud servicio de cafetería 1
F-GA-30 Formato autorización retiro de vehículo 1
P-GA-07 Administrar y actualizar los bienes inmuebles 3
F-GA-10 Inventario individual de motocicletas 4
P-GA-04 Proveer transporte de bienes y personal 4
P-GA-12 Brindar servicio de aseo y cafetería 2
F-GA-24 Registro Hoja de Vida de Equipos 3
F-GA-31 Plan maestro de mantenimiento preventivo y correctivo de las sedes 1
F-GA-29 Recibo a satisfacción de vehículo en mantenimiento o reparación 1
F-GA-32 Recibo a satisfacción por mantenimiento preventivo o correctivo de
equipos electromecánicos
1
F-GA-05 lista de chequeo para mantenimiento preventivo o correctivo de
vehículos y motocicletas
4
P-GA-15 Asignar vehículos del nivel directivo y a esquemas de seguridad. 1
P-GA-16 Brindar el servicio de ruta nocturna 1
P-GA-03 Mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e
inmuebles
3
P-GA-17 Mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor 1
F-GA-09 Acta inventario de entrega de vehículos 7
C-GA-06 Caracterización Proceso de Gestión Administrativa 6
6. Proceso Gestión Documental (GD)
Código Documento y/o Formato Versión
M-GD-01 Manual del sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales 11
F-GD-06 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 6
F-GD-13 Rotulo de Carpeta 1
F-GD-07 INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL 4
F-GD-15 Control Préstamo (Afuera) 1
C-GD-10 Caracterización Gestión Documental 7
7. Proceso Gestión Financiera (GF)
Código Documento y/o Formato Versión
F-GF-13 Formato Solicitud de Bienes o Servicios por Caja Menor 7
L-GF-02 Lineamientos para la Administración de las Cajas Menores 3
F-GF-20 Constitución de cuentas por pagar 3
C-GF-09 Caracterización Proceso de Gestión Financiera 7
P-GF-07 Elaboración y Presentación de Estados Financieros 4
8. Proceso Gestión Jurídica (GJ)
Código Documento y/o Formato Versión
21
F-GJ-02 Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la
República 3
F-GJ-01 Solicitud de Comité de Conciliación 1
P-GJ-02 Atención de Procesos y Acciones Judiciales 2
F-GJ-06 Fallos por procesos interpuestos por la Presidencia de la
República 2
F-GJ-05 Fallos por procesos en contra de la Presidencia de la
República 2
F-GJ-07 Encuesta Evaluación del Servicio de Conceptos Legales. 1
F-GJ-04 Nuevas demandas y conciliaciones interpuestas por la
Presidencia de la República 2
F-GJ-03 Nuevas conciliaciones en contra de la Presidencia de la
República 1
9. Proceso Gestión de Asuntos Políticos (AP)
Código Documento y/o Formato Versión
C-AP-03 Caracterización Gestión de Asuntos Políticos 4
10. Proceso Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
(SA)
Código Documento y/o Formato Versión
F-SA-07 Acta de reuniones de la Secretaria de Seguridad 3
F-SA-09 Autorización ingreso visitantes 4
F-SA-08 Formato Avanzada Casa Militar 3
C-SA-05 Caracterización Proceso de Gestión de Seguridad, Apoyo
Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa 6
11. Proceso Talento Humano (TH)
Código Documento y/o Formato Versión
G-TH-01 Guía para el trámite de situaciones administrativas 1
P-TH-03 Tramite de Situaciones Administrativas 5
P-TH-12 Procedimiento entrega de dotación 1
F-TH-36 Formato Entrega dotación 1
P-TH-11 Viáticos y gastos de viaje al interior y exterior de Militares,
funcionarios y contratistas 3
F-TH-04 Control de documentos para la posesión legal del cargo 7
P-TH-04 Selección y vinculación de personal 5
C-TH-08 Caracterización Proceso Talento Humano 10
F-TH-07 Manifestación protectiva de la familia 4
F-TH-12 Listado de Asistencia 7
P-TH-02 Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales 4
F-TH-35 Solicitud de viáticos y gastos de viaje para contratistas fondos cuenta 1
F-TH-34 Resumen historia laboral exfuncionario 1
22
F-TH-33 Medición de cumplimiento de tareas e indicadores de compromisos
acordados 1
P-TH-05 Elaboración del Plan Institucional de Capacitación y Bienestar Social
e incentivos 5
F-TH-17 Historial laboral funcionario 4
F-TH-09 Cumplido de Comisión 6
12. Proceso Tecnología de Información y Comunicaciones (TI)
Código Documento y/o Formato Versión
F-TI-10 Formato Clasificación de la Información 1
G-TI-01 Guía para la clasificación de la información 1
F-TI-08 Formato Project Chárter 1
F-TI-09 Lista de Chequeo Alistamiento de Equipos 1
P-TI-02 Procedimiento Desarrollar proyectos de TI 1
P-TI-03 Proveer equipos de TI 1
F-TI-07 Entrega de usuario 2
P-TI-01 Procedimiento Evaluar iniciativas de TI 1
F-TI-11 Carpeta Compartida 1
F-TI-12 Compromiso y Reserva dispositivos móviles 1
13. OTRAS ACTUALIZACIONES
Adicional a los formatos, se generaron actualizaciones de los documentos relacionados:
Programa / Plan de comunicaciones de la Oficina de Planeación.
Se generó la Resolución 1269 del 09 mayo de 2012, por la cual se adopta la actualización del
Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE. Presentación en el aplicativo SIGEPRE “Tablero de Indicadores”.
Presentaciones en el aplicativo SIGEPRE “Mejoras”.
Registro de los datos para los indicadores.
Nomograma por procesos.
Estas actualizaciones pueden ser consultadas en el Aplicativo SIGEPRE SVE.
Por otro lado, en la intranet – Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento a la Planeación 2012 - pueden ser
consultados los seguimientos a la Planeación Operativa con corte al 31 de diciembre de 2012, así como
la Planeación Estratégica Institucional – Mapa estratégico 2010-2014, como se observa a continuación:
23
Igualmente, en la Intranet se pueden consultar los reportes de los Indicadores Institucionales al 31 de
diciembre de 2012, el cual se realiza conforme al Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de
Indicadores (P-DE-02).
2.2 Componente: Información
Sistemas de Información. La Entidad cuenta con un sistema de gestión de la seguridad de la
información, en el cual se definen disposiciones sobre el uso y prohibición de dispositivos USB y
Discos CD y DVD, el bloqueo Web Mail, la autenticación de WIFI, la aplicación DPL por perfil, la
implementación PGP para mail y dispositivos BB y la implementación de políticas firewall.
En la prestación del servicio vía web por el aplicativo ALTIRIS y la mesa de ayuda para los usuarios
de los servicios tecnológicos, identifica oportunidades de mejora para dar atención inmediata a las
necesidades de soporte técnico, adicionalmente se habilito como ayuda adicional la línea 3999 centro
de atención.
Así mismo, se cuenta con el aplicativo Gestión de Correspondencia SIGOB. Durante la vigencia 2012,
se presentaron nuevas funcionalidades y mejoras realizadas en el aplicativo, las cuales consistieron en:
Actualización de Despachos, Notificaciones, Generación de Documento PDF (Portable Document
Format) en la tramitación de correspondencia oficial Interna y Generación de Documento PDF
(Portable Document Format) desde el archivo.
24
2.3 Componente: Comunicación Pública.
El Departamento Administrativo de la Presidencia cuenta con la página Web,
http://wsp.presidencia.gov.co/Paginas/Presidencia.aspx que referencia información de importancia
relacionada con la Entidad sobre la gestión, ruedas de prensa, foros y seminarios, memorias de eventos
y publicaciones.
De otra parte, se generó la Resolución 3046 de 20 de septiembre de 2012, por la cual se reglamenta el
trámite interno del Derecho de Petición ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República. Los medios dispuestos son los siguientes:
Link: http://wsp.presidencia.gov.co/Gobierno/Entidad/Paginas/SQR.aspx mediante el cual los
ciudadanos puede hacer uso de sus derechos al realizar solicitudes, quejas o reclamos a la Entidad en
línea. Este tipo de interacción se ha desarrollado en mandato del Decreto 1151 de Gobierno En Línea,
lo que a su vez le permite a los ciudadanos en tiempo real conocer el estado de sus requerimientos. Así
mismo se dispone de la Línea de Atención Nacional 018000913666.
Dificultades
Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión
institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas las
dificultades, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y
oportunidad.
3. Subsistema de Control de Evaluación
Avances
3.1 Componente: Autoevaluación
La Entidad en la Autoevaluación del Control, ha caracterizado el Proceso de Evaluación, Control Y
Mejoramiento cuyo objetivo es Promover el Mejoramiento Continuo del Sistema Integrado de Gestión
de la Presidencia de la República, a través del establecimiento de escenarios de Autocontrol y
Autoevaluación. Para la vigencia 2012, se realizaron un total de 62 subcomités de Control Interno, en
los cuales la Oficina de Control Interno es invitada con voz pero sin voto, cuyo fin último es la asesoría
y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y/o procesos de la Entidad,
como lo establece la Resolución 4478 del 20 de diciembre de 2012, mediante la cual se recogen las
resoluciones anteriores que reglamentaban el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
así como el Subcomité de Control Interno.
Encuesta Evaluación SIGEPRE
Para el mes de Diciembre de 2012, se aplicó la Encuesta Interna de Evaluación al Sistema Integrado de
Gestión SIGEPRE, con el fin de conocer la percepción sobre los Subsistemas, componentes y cada uno
de los elementos así como evaluar su efectividad en las dependencias y/o procesos de la Entidad.
25
Se determinó realizar la encuesta a toda la población de la Entidad, de los cuales respondieron 655
servidores. La encuesta está compuesta por 66 preguntas. Se realizó análisis comparativo de las
vigencias anteriores al 2012, 2010 y 2011 para la obtención de un mejor análisis.
Gráfico 1. Comparativo Anual 2012, 2011 y 2010
Fuente: Oficina de Control Interno – Encuesta Evaluación SIGEPRE 2012
En la medición de los sub-sistemas, componentes y elementos de los años 2.010, 2.011 y 2.012 se tuvo
en cuenta la calificación del rango de 1 a 5. En este análisis de los sub - sistemas se observa la misma
tendencia que en los sistemas de los años anteriores. Sin embargo, el control estratégico y el control de
gestión tienen un promedio por debajo del control de evaluación con una calificación de 4,3. Esto
indica que, la percepción de los funcionarios sobre el sub – sistema de evaluación está bien valorado y
es aceptado, por lo tanto es de gran impacto socializar el control interno como mecanismo de mejora
continua.
Tabla 1. Comparativo 2011 Vs 2012
Subsistemas de control Interno 2011 2012 incremento %
Control Estratégico 3,89 4,03 3,47%
Control de Gestión 3,87 4,01 3,49%
Control de Evaluación 3,97 4,30 7,67%
Total General 3,91 4,11 4,94%
Por otro lado, al analizar los resultados de la vigencia 2012 (ver Tabla 1), se observa una calificación
total del sistema con un 4,11. Esta calificación nos eleva del criterio de SATISFACTORIO en el 2011
a ADEUCADO en el 2012, este criterio es el máximo según el MECI y presenta con relación a la
vigencia anterior un incremento del 5%.
A continuación se presentan los resultados por elementos del Sistema y se resaltan los 12 que
26
obtuvieron una calificación inferior a 4, que si bien reportan un criterio satisfactorio, son de análisis
para la toma de decisiones y definición de acciones que permitan garantizar el mejoramiento continuo
del SIGEPRE.
Autoevaluación de gestión.
Rendición de Cuentas.
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República realizó la Audiencia pública de
Rendición de cuentas el día 14 de diciembre: Hora: 9:00 a.m. – 12:00 m Lugar: Avenida Cr. 10 No. 26-
21. Crown Plaza- Tequendama Bogotá. Salón Bolívar, con el fin de dar a conocer a la Ciudadanía la
gestión desarrollada desde Agosto 2011 a Agosto de 2012. Los ejes fundamentales de la rendición se
desarrollaron en dos temas: 1. La coordinación frente a las políticas del gobierno, los logros alcanzados
y retos para el año 2013 en cumplimiento de los objetivos institucionales; y 2. Los resultados
alcanzados por las dependencias y área de apoyos para el fortalecimiento institucional a través de
mejores prácticas en la gestión de procesos administrativos, financieros, tecnológicos y de Talento
Humano.
1 a 5 1 a 5 0 a 5 1 a 5
SISTEMA SUB-SISTEMA COMPONENTE ELEMENTO 2.010 2.011 2.012 2.012
3,82 3,91 3,54 4,11
1. CONTROL ESTRATÉGICO 3,74 3,89 3,44 4,03
1.1. AMBIENTE DE CONTROL 3,73 3,90 3,39 4,01
1.1.1. ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS DE CONTROL 3,53 3,80 3,20 3,85
1.1.2. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 3,85 3,89 3,49 4,12
1.1.3. ESTILO DE DIRECCIÓN 3,93 4,00 3,48 4,07
1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 3,85 4,03 3,58 4,13
1.2.1. PLANES Y PROGRAMAS 3,90 4,20 3,71 4,23
1.2.2. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 3,88 4,06 3,55 4,15
1.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3,77 3,83 3,48 3,99
1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 3,62 3,75 3,35 3,95
1.3.1. CONTEXTO ESTRATÉGICO 0,00 3,79 3,24 3,86
1.3.2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 3,76 3,81 3,50 4,07
1.3.3. ANALISIS DE RIESGOS 3,64 3,76 3,41 4,03
1.3.4. VALORACIÓN DE RIESGOS 3,53 3,70 3,25 3,84
1.3.5. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 3,58 3,73 3,33 3,98
2. CONTROL DE GESTIÓN 3,86 3,87 3,43 4,01
2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL 3,89 3,92 3,68 4,20
2.1.1. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3,87 3,86 3,79 4,37
2.1.2. PROCEDIMIENTOS 3,99 3,99 3,79 4,25
2.1.3. CONTROLES 3,82 3,85 3,61 4,13
2.1.4. INDICADORES 3,87 3,90 3,59 4,13
2.1.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3,83 4,02 3,62 4,12
2.2. INFORMACIÓN 3,90 3,89 3,32 3,93
2.2.1. INFORMACIÓN PRIMARIA 3,74 3,76 3,06 3,80
2.2.2. INFORMACIÓN SECUNDARIA 3,95 3,84 3,27 3,87
2.2.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 4,02 4,07 3,63 4,11
2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA 3,78 3,80 3,29 3,89
2.3.1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 3,63 3,68 3,32 3,80
2.3.2. COMUNICACIÓN INFORMATIVA 3,70 3,73 3,12 3,87
2.3.3. MEDIOS DE COMUNICACIÓN 4,01 3,98 3,43 3,99
3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3,91 3,97 3,75 4,30
3.1. AUTO-EVALUACIÓN 3,89 3,93 3,79 4,30
3.1.1. AUTO-EVALUACIÓN DEL CONTROL 3,81 3,89 3,84 4,33
3.1.2. AUTO-EVALUACIÓN DEL GESTION 3,95 3,98 3,74 4,27
3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 0,00 4,00 3,74 4,30
3.2.1. EVALUACÓN INDEPENDIENTE 0,00 3,84 3,68 4,21
3.2.2. AUDITORÍA INTERNA 0,00 4,16 3,80 4,39
3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO 3,93 3,99 3,71 4,29
3.3.1. INSTITUCIONAL 3,91 3,97 3,68 4,29
3.3.2. PROCESOS 3,91 3,97 3,76 4,32
3.3.3. INDIVIDUAL 3,98 4,02 3,69 4,26
RESULTADO ENCUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.010, 2.011 Y 2.012
27
Revisiones Alta Dirección.
Por otro lado, la Alta Dirección ha dispuesto de un Comité Directivo, en donde se realiza seguimiento
semanal a la gestión adelantada por cada una de las dependencias, el cual permite la adopción de
acciones encaminadas al cumplimiento de los objetivos y metas de cada una de ellas.
Para el mes de Diciembre de 2012, la Alta Dirección realizó la Revisión del Sistema Integrado de
Gestión de la Presidencia de la República de acuerdo a la normatividad aplicable, en la cual se efectúan
dos Recomendaciones para la mejora, que consisten en 1. La identificación, análisis y valoración de los
riesgos de corrupción, y 2. Capacitar y acompañar a las dependencias en la Caracterización de los
productos y/o servicios y la implementación del Procedimiento para el tratamiento de servicio no
conforme. De la primera, se encuentran actividades asociadas a la Estrategia Implementación de
acciones que contribuyan a mejorar la transparencia, participación y servicio al ciudadano del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en el Plan Operativo de la Oficina de
Planeación y en la segunda, se solicitará una Oportunidad de Mejora por parte del Grupo de Atención
al Usuario.
Evaluación Proceso Auditor.
Por otro lado, el Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento solicitó a los responsables de los
procesos auditados calificar el proceso auditor, durante la vigencia 2012 se calificaron 32 de 39
auditores equivalente al 82% del total de la población, con el fin de establecer el grado de satisfacción
y de calidad del trabajo realizado como apoyo a la gestión de la Entidad para el logro de los resultados
esperados.
Posteriormente, se realizó el análisis comparativo para determinar en qué aspectos se han mejorado así
como los que deben ser reforzados, obteniendo los siguientes resultados:
Gráfico 2. Resultados Desempeño General de los Auditores 2012 vs 2011
Fuente: Proceso Evaluación, Control y Mejoramiento
Al realizar el análisis comparativo, se observa una disminución de 4 puntos porcentuales en cuanto a la
excelencia con que los auditores se desempeñaron en el ciclo de auditorías al pasar del 74% al 70%,
mientras que el desempeño Regular de los auditores se incrementó en 3 puntos porcentuales, en
relación con el análisis del 2011.
Si bien se observa un incremento en el desempeño regular, el análisis también presenta aspectos que
mejoraron significativamente en relación con los resultados de la vigencia anterior, como:
La claridad en la explicación de los hallazgos y conclusiones de la Auditoría mejoraron
74%
26%
70%
27%
3% 0%
20%
40%
60%
80%
DESEMPEÑOEXCELENTE
DESEMPEÑOBUENO
DESEMPEÑOREGULAR
2011
2012
28
notablemente su participación en la calificación excelente al pasar del 46% al 68%, es decir en
22 puntos porcentuales.
La oportunidad en la notificación del Plan de Auditorías así como el dominio y conocimiento
del Auditor respecto al proceso Auditado, mejoraron su participación en calificación excelente
al pasar cada una del 57% al 73% (16 puntos porcentuales) y 71% (14 puntos porcentuales),
respectivamente.
En general el comportamiento del Auditor, mejoró su participación en calificación excelente al
pasar del 68% al 76%, es decir en 8 puntos porcentuales.
La claridad de las preguntas con que se dirigió el Auditor, mejoraron su participación en
calificación excelente al pasar del 61% al 68%, es decir en 7 puntos porcentuales.
Aspectos por Mejorar
En el análisis comparativo, se observó que hubo aspectos que presentaron una disminución en su
desempeño excelente en relación con los resultados de la vigencia anterior, estos son:
El enfoque y orientación dados por el auditor, al pasar del 71% al 63% en el 2012. Disminuyó
en 8 puntos porcentuales.
El ambiente que propicia el auditor al inicio y durante la auditoria, al pasar del 79% al 73% en
2012. Disminuyó en 6 puntos porcentuales.
La seguridad del auditor para llevar a cabo el proceso de auditoría al pasar del 86% al 73% en
2012. Disminuyó en 13 puntos porcentuales.
La objetividad del auditor al analizar las evidencias durante la auditoria al pasar del 64% al
61% en 2012, disminuyó en 3 puntos porcentuales.
Por lo anterior, se establecieron las acciones a través de la Mejora OM-0044, que permitan mantener y
mejorar el desempeño de los auditores, con el fin de garantizar que los resultados de las auditorías
internas estén fundamentados en juicios acertados y críticos.
3.2 Componente: Evaluación Independiente
La Oficina de Control Interno, como responsable de la evaluación independiente del Sistema Integrado
de Gestión de la Presidencia de la República, elaboró en el mes de enero de 2012 el Programa Anual de
Auditorías, el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 14 de
febrero de 2012.
Se determinó que para dar cumplimiento a la Acción Estratégica de Promover una Gestión orientada al
resultado con mecanismos eficaces de seguimiento y medición, se realizaron a través de la vigencia, las
siguientes auditorías de acuerdo al Procedimiento de Auditorías Internas (P-EM-01), así:
29
Actividad Proceso / Dependencia
Auditorias Integrales
1. Proceso Gestión Documental
2. Proceso de Direccionamiento Estratégico
3. Proyecto de Inversión: Implementación de Acciones y Estrategias para el
Desarrollo Integral de la Población Indígena Nacional
4. Proyecto de Inversión: Implementación de Acciones Estratégicas, para la
Identificación, Investigación, Sanción y Disminución de Casos de
Corrupción en la Administración Pública
5. Proyecto de Inversión: Formulación de estrategias y acciones para el
desarrollo integral de la población afrocolombiana, negra, palenquera y
raizal
6. Proyecto de Inversión: Implantación de una política de desarrollo de la
población juvenil y el fortalecimiento de las formas organizativas y su
implementación en los diferentes espacios de participación juvenil
7. Proceso de Atención al Usuario
8. Proceso Gestión Financiera
9. Proceso Gestión Administrativa
10. Evaluación Administración Riesgos
Auditorías internas al Sistema
Integrado de Gestión 12 Procesos: 29 Auditorias en calidad
Auditorias Especificas 2 Contratos
2 Jurídica
Mesa de Red de hablantes 9 por Auditoria Internas
7 por Calidad
La Oficina de Control Interno dispone de una herramienta que facilita el seguimiento a los
compromisos de los asesores que conforman la planta de la Oficina de Control Interno en los temas
que a continuación se relacionan: Auditorías Internas Integrales, arqueos a cajas menores, informes de
Seguimiento, Informes de Ley, Participación en Subcomités de Control Interno y Evaluación de Planes
de Mejoramiento, es de anotar que durante la vigencia 2012, el cumplimiento de los compromisos de la
Oficina de Control Interno se encuentra en un nivel del 100%.
3.3 Componente: Planes de Mejoramiento
Durante la vigencia 2012, se solicitaron un total de 141 Mejoras las cuales se aprobaron en igual
número, como se detalla a continuación:
30
Tabla 2. Descripción Planes de Mejoramiento por Proceso e Institucional 2012
Fuente: Proceso Evaluación, Control y Mejoramiento – Módulo MEJORAS
La Oficina de Control Interno efectuó la Evaluación a la efectividad de las acciones implementadas
mediante los planes de mejoramiento suscrito con los procesos y/o dependencias de la Entidad,
concluyendo al 31 de diciembre de 2012, que de los 141 planes de mejoramiento formulados por las
diferentes fuentes, 13 corresponden a auditorías Externa y 128 a auditoría internas.
Además de este total (141), el 65% corresponde a la mejoras finalizadas; el 36% a las mejoras en
ejecución y seguimiento; el 9% a las mejoras canceladas y el 1% a la mejora trasladas a la Agencia
Presidencial para la Reintegración de Personas y Grupos Alzado en Armas, producto de la auditoria de
la Contraloría General de la República – Proyectos de inversión, hallazgo 9.
De los 92 planes de mejoramiento finalizados, 66 fueron efectivos, equivalente al 74 % y 26 no fueron
efectivos equivalente al 24%. De estos últimos, se reformularan planes de mejora con el fin de
garantizar acciones que cumplan con los criterios de solución en cuanto a la eliminación o reducción de
la causas que genera las No Conformidades.
En el aplicativo SIGEPRE, modulo mejoras se controla la información relativa a los Planes de
mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo
establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación, como se establece en el
Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento.
Planes de Mejoramiento Institucional
Durante la vigencia 2012, al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se le
practicaron dos auditorías externas, la primera de ellas realizada por el ICONTEC, con el fin de
verificar la permanencia del certificado en calidad y la segunda por la Contraloría General de la
República, dirigida a Proyectos de Inversión.
Como resultado de estas auditorías, las entidades competentes (CGR e ICONTEC), presentaron las
siguientes No conformidades / hallazgos:
FUENTE DEL HALLAZGO TOTAL
32
63
13
6
11
3
0
0
4
9
0
TOTAL 141
ESTADO DE LA MEJORA
ICONTEC
Tratamiento del Servicos No
conforme
Planes PQRS
Por Autocontrol
Por Análisis de Datos
Por Riegos
Auditorias Internas
Auditorias Iternas de Calidad
Contraloría General de la
RepúblicaOtras externas
Planes
31
ICONTEC
Del 24 al 26 de octubre de 2012, se llevó a cabo auditoría externa al SIGEPRE por parte del
ICONTEC, cuyo objetivo por parte del ente externo fue el de establecer la conveniencia y adecuación
del SIGEPRE, respecto a los requisitos de la norma NTC GP1000:2009 y el de evaluar la capacidad del
sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables
al alcance del sistema.
Finalizada la Auditoria, se determinó la Renovación del Certificado de Calidad del Sistema Integrado
de Gestión de la Presidencia de la República, así mismo se suscribió plan de mejoramiento para: las (3)
No Conformidades declaradas en la vigencia anterior y en estado abiertas para ésta vigencia, y (1) no
conformidad nueva declarada en la auditoria actual. Para un total de (4) No Conformidades menores
llevadas a Plan de Mejoramiento, las cuales se encuentran en paso de Ejecución y Seguimiento, con
fechas de vencimiento hasta el 30 de septiembre de 2013.
Nombre Tipo Código Paso Actual Fecha límite de
la Mejora
Hallazgo
Infraestructura
No Conformidad
Real
NCR-
194
Ejecución y
seguimiento
30/09/2013
19:16
32
Alcance Hallazgo
PSQR
No Conformidad
Real
NCR-
195
Ejecución y
seguimiento
30/04/2013
23:59
Alcance Hallazgo
medición y
seguimiento
No Conformidad
Real
NCR-
196
Ejecución y
seguimiento
30/04/2013
23:59
Alcance Hallazgo
percepción del
Cliente
No Conformidad
Real
NCR-
198
Ejecución y
seguimiento
30/06/2013
23:59
Fuente: Proceso Evaluación, Control y Mejoramiento – Aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras
En la actualidad, la Oficina de Control Interno realiza permanente seguimiento al cumplimiento de las
acciones y metas formuladas en los planes con los procesos y/o dependencias responsables.
Contraloría General de la República
La Contraloría General de la República para la vigencia fiscal 2011, no aplicó auditoría integral al
DAPRE, debido a que se realizó auditoría a los Proyectos de Inversión. Por lo tanto, para el
FENECIMIENTO DE LA CUENTA de la vigencia Fiscal 2011, la Contraloría realizará en el año
2013, Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
La Oficina de Control Interno en su rol de seguimiento y evaluación, presenta a continuación los
avances del Plan de Mejoramiento Contraloría General de la República VIGENCIA 2011 a Proyectos
de Inversión.
33
Fuente: Proceso Evaluación, Control y Mejoramiento – Informe de Resultados PM CGR a 31/12/2012.
En relación con el Plan de Mejoramiento con la Contraloría General de la República VIGENCIA 2010,
este Ente de Control realizó la verificación al cumplimiento del plan de mejoramiento, producto de la
Auditoria integral realizada en el 2011 y verificada en el 2012 en desarrollo de la auditoria a proyectos
de inversión, con corte a septiembre 30 de 2012 se presentó un avance del 92.01% y un 100,0% de
cumplimiento.
A continuación se presenta la observación que queda pendiente con corte a 31 de diciembre de 2012,
con el siguiente avance:
Hallazgo 7 de 2010.
7.2 Se tiene un avance de 28 traspasos de los 28 acordados. Cumplida.
7.3 Avance 21 de 21 traspasos a personas indeterminadas. Cumplida
7.4 Reportan 12 traspasos de 49 vehículos. Esta acción se encuentra en desarrollo y presenta un 24,5%
de avance, a cargo del Área Administrativa – Transportes, la meta vence a 30 de junio de 2013.
La Entidad una vez realizó el análisis de la solicitud y verifico los soportes de la misma, concedió la
prórroga para las actividades 7.2, 7.3 y 7.4 hasta el 30 de junio del 2013, y autorizó realizar el cambio
en el formato 51_000000_20120630 y reportarlo por el aplicativo SIRECI de la Contraloría General de
la República.
Los seguimientos que realiza la Oficina de Control Interno a los Planes de Mejoramiento se informan
mediante publicación en la página Web de la Entidad en el vínculo Nuestra Entidad, planes de
mejoramiento. Así mismo es importante resaltar, que la administración realiza un seguimiento
permanente al avance del cumplimiento del plan de mejoramiento por medio de los Comités de
Seguimiento, Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, Subcomités de Coordinación del
Sistema de Control Interno, visitas de auditoría interna y es un tema permanente de revisión por parte
de la Dirección del Departamento en el Comité de Coordinación.
34
Planes de Mejoramiento Individuales
Actualmente en el DAPRE, no se han suscrito Planes de Mejoramiento Individual, toda vez que estos
se formulan para aquellos funcionarios que pertenecen a la Carrera Administrativa y se realizan como
resultado de las Evaluaciones del Desempeño y los resultados de los Acuerdos de Gestión. Sin
embargo, es de informar que en la Vigencia Fiscal 2012 se celebraron los Acuerdos de Gestión con los
funcionarios del Nivel Directivo y los resultados de los compromisos asumidos fueron satisfactorios,
por lo que no fue necesario suscribir con ellos Planes de Mejoramiento Individual.
De igual forma sucedió con los Funcionarios de los niveles, asesor, profesional y asistencial, quienes
suscribieron en el mes de agosto de 2012 los compromisos laborales y comportamentales, y serán
evaluados por el Jefe inmediato del 1 al 15 de febrero de 2013, tiempo en el cual se deberá suscribir los
acuerdos propios de la vigencia 2013. Al 31 de diciembre, no se suscribieron planes individuales.
Dificultades
Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión
institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas,
garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y oportunidad.
Estado General del Sistema de Control Interno
Al comparar los resultados del ciclo de auditorías internas de la vigencias 2012 y 2011, teniendo en
cuenta que los ciclos se desarrollaron con un cubrimiento a los 12 procesos que componen el Sistema
Integrado de Gestión, se observa una mejora significativa en la estabilización del Sistema de la
Presidencia de la República, debido a:
Gráfico 1. Comparativo resultados Auditorías Internas 2012 vs 2011
1. Una reducción significativa de las No Conformidades Reales – NCR- en un 52.5% con relación a
las encontradas en la auditoría de la vigencia inmediatamente anterior. Esto indica que los procesos
están mejorando en la definición y aplicabilidad de controles para garantizar el cumplimiento de los
requisitos adoptados por el Sistema de Gestión de la Presidencia.
2. Una reducción igualmente significativa de las No Conformidades Potenciales – NCP - en un
40
27
47
21 12
42
0
20
40
60
NCR NCP OM
2011
2012
35
44.4%. Lo que indica que pese a las dificultades en materia de capacitación y manejo de la
administración de los lineamientos del riesgo, los procesos procuran por mantener controles sobre
las actividades críticas que pueden ser causa o amenaza sobre el logro de los objetivos
institucionales propuestos por la Entidad. De otra parte, el manejo particular dado por los procesos
hacen que el sistema de gestión muestre avances significativos en materia de prevención de los
riesgos que pueden afectar la calidad de los servicios prestados por los misionales, así como el
control de los procedimientos de los procesos de apoyo.
3. Las Oportunidades de Mejora –OM - muestran que se mantienen en un nivel similar al de la
vigencia anterior. Es decir, los procesos siguen trabajando en el autocontrol y la autoevaluación de
sus actividades y resultados, se hace necesario seguir trabajando en el impulso de los principios que
enmarca el sistema de gestión. Lo anterior debe estar orientado a invertir la proporción de planes de
mejoramiento formulados, por más planes de mejora por autocontrol que planes de mejora por
resultados de auditorías.
El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE se encuentra en la
segunda etapa de mantenimiento, el cual ha permitido realizar el mejoramiento continuo a los procesos,
mediante el ajuste a las caracterizaciones y de las mejoras resultantes de los procesos de auditoría
practicados tanto internamente como de parte de entes externos.
Es importante resaltar, que la Alta Dirección comprometida con el mantenimiento y mejora del
Sistema de Gestión, continuará encaminando los esfuerzos a que los procesos cada vez minimicen el
incumplimiento de requisitos que dan origen a las No conformidades Reales.
Recomendaciones
El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República se considera adecuado, en tanto que
en él se observa un significativo avance en la planificación del Sistema, la mejora en procedimientos
de actividades claves en los procesos, lo que asegura la identificación de controles, un mejor
conocimiento del Sistema y por ende, de mejora en su aplicabilidad. El sistema igualmente integra los
requisitos de la norma NTC GP 1000:2009, los subsistemas y elementos del MECI y el SISTEDA.
Sin embargo, la Oficina de Control Interno exalta la importancia de:
Impulsar y aplicar directrices para la mejora de la Comunicación organizacional, con el
propósito de profundizar en los aprendizajes de los servidores de la Entidad.
Definir una fase de capacitación, orientación sobre concepto y manejo de los Lineamientos de
la Administración del Riesgo, que garantice la apropiación teórica y práctica y de
responsabilidad al interior de los procesos por controlar los riesgos institucionales que puedan
afectar la eficiencia y eficacia de la gestión.
Y realiza las siguientes Recomendaciones:
Tener en cuenta los resultados de las auditorías internas, ya que éstas permiten la toma de
36
decisiones para la mejora del Sistema en general y por tanto se requiere que sean abordados en
el escenario de la Revisión por la Dirección y tenga alcance en planes que permitan garantizar
la conveniencia, adecuación y efectividad del mismo.
Operar más de cerca con los responsables de los procesos y sus equipos para evitar que se
reiteren aspectos no conformes detectados en ejercicios anteriores.
La Oficina de Control Interno considera que los aspectos mencionados pueden contribuir a lograr en el
corto plazo que en el Departamento Administrativo de la Presidencia los responsables y sus equipos
tengan un sistema de gestión que opera con calidad y con niveles altos de satisfacción de los clientes
por los servicios prestados, al igual que un sistema propositivo que impulsa la mejora continua.